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CÓDIGO/DESIGNAÇÃO DA UNIDADE

9046 / Processos de caixas

CARGA HORÁRIA 25 horas

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Índice
Código/designação da unidade .......................................................................................... 1
Carga horária ..................................................................................................................... 1
Índice ......................................................................................................................... 2
Objetivo Geral .................................................................................................................... 3
Conteúdos Programáticos .................................................................................................. 3
Processos e procedimentos ............................................................................................... 4
Procedimentos de controlo interno ............................................................................... 4
Aspeto higiénico e fardamento .................................................................................. 5
Compras para consumo externo e interno ................................................................. 5
Valores abandonados nas lojas .................................................................................. 6
Roubos (assaltos à mão armada) ................................................................................ 8
Pagamento em caixa ...................................................................................................... 8
Emissão de faturas ................................................................................................... 11
Devoluções / anulações / abandonos / diferenças de valor ..................................... 12
Vales reembolso / vales devolução .......................................................................... 12
Procedimentos de sangria ........................................................................................ 14
Organização e manutenção de arquivo ............................................................................ 15

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OBJETIVO GERAL
 Enumerar e os procedimentos a seguir nas caixas.
 Identificar as regras de preenchimento e arquivo de documentos.

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
 Processos e procedimentos

o Procedimentos de controlo interno

 - Aspeto higiénico e fardamento


 - Compras para consumo externo
 - Compras para consumo interno
 - Atendimento a familiares e conhecidos
 - Pagamento de cheques a colaboradores
 - Atendimento prioritário
 - Bebidas alcoólicas e substâncias psicotrópicas
 - Segurança
 - Valores abandonados nas lojas
 - Roubos (assaltos à mão armada)

o Pagamento em caixa

 - Fundos de maneio
 - Emissão de faturas
 - Meios de pagamento
 - Formas de pagamento
 - Devoluções / anulações / abandonos / diferenças de valor
 - Receitas extraordinárias
 - Vales reembolso / vales devolução
 - Cartão cliente
 - Procedimentos de sangria

 Organização e manutenção de arquivo

o Documentos a preencher e arquivar


o Regras de preenchimento dos documentos
o Critérios de classificação e arquivo
o Regras de arquivo em papel e informático

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PROCESSOS E PROCEDIMENTOS
Procedimentos de controlo interno

Tipos de Controlo
Segundo Marçal e Marques (2011), é possível distinguir três tipos de controlo:
 Controlo da Organização
O organograma de uma entidade surge como resultado da definição e atribuição de
responsabilidades e da delegação de competências ou autoridade a indivíduos que, a
diferentes níveis hierárquicos, são responsáveis pelas tomadas de decisão e/ou execução
de decisões anteriormente tomadas a níveis mais altos da hierarquia. Uma clara
definição das responsabilidades e dos limites da autoridade, juntamente com uma
adequada segregação de funções contribui para o controlo total existente na entidade e
constitui um controlo de importância fundamental.
 Controlo dos procedimentos
Procedimentos de controlo inseridos no processamento e registo de determinadas
transações.
Inclui-se nesta categoria o controlo contabilístico que visa garantir a fiabilidade dos
registos contabilísticos, facilitar a revisão das operações financeiras autorizadas pelos
responsáveis e a salvaguarda dos ativos.
 Controlo dos sistemas de informação
O controlo dos sistemas de informação consubstancia-se nos dispositivos pelos quais a
informação é produzida e fornecida aos responsáveis pela gestão, de forma que possa
ser controlada, revista e usada.

Segundo Morais e Martins (2013) podem ser identificados cinco métodos de controlo
interno:
 Controlos administrativos: exercício de autoridade, estrutura orgânica, poder de
decisão e descrição de tarefas.
 Controlos operacionais: planeamento, orçamento, contabilização e sistemas de
informação, documentação, autorização, políticas e procedimentos, e métodos.
 Controlos para a gestão dos recursos humanos: recrutamento e seleção,
orientação, formação e desenvolvimento, e supervisão.
 Controlos de revisão e análise: avaliação do desempenho, análise interna das
operações e programas, revisões externas e outros.
 Controlo das instalações e equipamentos: inspeção das instalações e
equipamentos.

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Aspeto higiénico e fardamento

A principal vantagem da utilização de uniformes profissionais é a criação de um ambiente


profissional, mais formal e sem tantas variações de estilos. Isso ainda incentiva os
colaboradores a se sentirem parte de uma equipe, o que é excelente para o empresário
que deseja trabalhar a cultura da etiqueta profissional em sua organização.

Além de facilitar a identificação do funcionário, os uniformes também são importantes


para a segurança do trabalho, já que, em muitas profissões, uma vestimenta adaptada
evita riscos de acidentes.

Compras para consumo externo e interno

O consumo é uma atividade económica (uma das principais, ao lado da produção,


distribuição, repartição dos rendimentos e acumulação) que consiste na utilização,
destruição ou aquisição de bens ou serviços. Este ato pode ser efetuado pelas famílias,
empresas ou outros agentes económicos, tornando-se estes consumidores, permitindo
também satisfazer as respetivas necessidades.

Num estudo, 46% dos consumidores portugueses acreditam que tinham em 2017 menor
capacidade para adquirir bens e serviços do que em 2016. A conclusão é do mais recente
estudo, que revela ainda que para 15% dos portugueses, por sua vez, o poder de compra
tem estado a aumentar ao longo deste ano e que para 38% o poder de compra tem-se
mantido estável.

Ainda assim, a diminuição do número de portugueses que consideram que o seu poder
de compra baixou tem vindo a diminuir. De acordo com o estudo, “se em 2016 o total de
consumidores nacionais com essa perceção tinha atingido 57%, em 2017 o valor baixou
11 pontos percentuais e ficou-se pelos 46%. Este é um número acima da média global
dos 15 países inquiridos no âmbito do estudo, que é cerca de 37%.”
Pedro Camarinha, Diretor de Distribuição do Cetelem, refere que “notamos uma
melhoria geral do poder de compra, porém quase metade dos inquiridos dizem que a sua
capacidade financeira está a diminuir. A confirmar-se a tendência, poderá ter impacto no
consumo interno, uma das alavancas para o crescimento da nossa economia”.

Nos processos de caixas, é necessário ter em conta o atendimento prioritário. Algumas


questões postas no Instituto Nacional para Reabilitação, e respetivas respostas, sobre
este assunto, são postas em baixo:

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2 - Qual o Diploma que prevê o regime do atendimento prioritário nas entidades privadas?

O Decreto-Lei n.º 58/2016, de 29 de agosto, que prevê o atendimento prioritário às pessoas com deficiência ou
incapacidade, pessoas idosas, grávidas e pessoas acompanhadas de crianças de colo, em todos os serviços das
entidades privadas que prestem atendimento presencial ao público, alargando a sua aplicação também aos
serviços Públicos em toda a matéria que não se encontrar prevista no Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril.

3 - Quem beneficia desse regime de prioridade?

Os seguintes grupos de utentes, conforme definido no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 58/2016, de 29 de agosto:

Pessoa com deficiência ou incapacidade, que, por motivo de perda ou anomalia, congénita ou adquirida, de
funções ou de estruturas do corpo, incluindo as funções psicológicas, apresente dificuldades específicas
suscetíveis de, em conjugação com os fatores do meio, lhe limitar ou dificultar a atividade e a participação em
condições de igualdade com as demais pessoas e que possua um grau de incapacidade igual ou superior a 60 %
reconhecido em Atestado Multiusos;
Grávidas;
Pessoa idosa, que tenha idade igual ou superior a 65 anos e apresente evidente alteração ou limitação das
funções físicas ou mentais;
Pessoa acompanhada de criança de colo, que se faça acompanhar de criança até aos dois anos de idade.

4 - Existe mais algum grupo de utentes que tenham direito a prioridade no atendimento?

Existe. Os advogados e solicitadores no exercício das suas profissões, sempre que se dirijam a secretarias judiciais
ou outros serviços públicos, enquanto representantes dos seus clientes.

5 - Existe alguma forma de exclusão de aplicação do presente decreto-lei?

Existe. No caso de atendimento por entidades prestadoras de cuidados de saúde quando, atendendo à natureza
dos serviços prestados designadamente, por estar em causa o direito à proteção da saúde e do acesso à
prestação de cuidados de saúde, a ordem do atendimento deva ser fixada em função da avaliação clínica a
realizar, impondo-se a obediência a critérios distintos dos previstos no presente decreto-lei.

Bem como, para os portadores de convocatórias ou os utentes com marcação prévia, feita nomeadamente por
telefone ou online, estes têm prioridade no atendimento junto do serviço público ou privado para o qual foram
convocados ou junto do qual procederam à marcação prévia.

6 - Como proceder no caso de existir 2 ou mais pessoas em espera que tenham direito ao regime do atendimento
prioritário?

Se houver várias pessoas naquelas circunstâncias na mesma fila de espera, o atendimento é feito por ordem de
chegada.

Valores abandonados nas lojas

Com alguma frequência, os utentes perdem documentos ou objetos pessoais durante as


suas deslocações, seja nos próprios meios dos transportes públicos (autocarro, metro,

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comboio, barco ou outros), seja em paragens, estações ou outras instalações do
operador.

Os principais operadores de transporte público de passageiros disponibilizam, nas suas


páginas na internet, informação sobre o assunto, indicando aos utentes os
procedimentos a seguir. Estes traduzem-se, essencialmente, em contactar com os
respetivos centros de atendimento e linhas de apoio ao cliente, para obter informação
relativa ao eventual local onde se encontre o objeto perdido ou, ainda, preencher um
formulário online, com obrigatoriedade de identificação completa do utente, data da
ocorrência e descrição do objeto perdido.

Os objetos, valores ou documentos abandonados, encontrados nos transportes públicos


ou instalações dos operadores devem ser entregues por quem os encontrou nos centros
de apoio ao cliente ou equivalente do respetivo operador, caso este possua uma
estrutura de receção de objetos perdidos, ou junto das forças de segurança (PSP e GNR).

Os diversos operadores de transporte podem definir os prazos para reclamação dos bens
perdidos, assim como o seu destino em caso de não reclamação. No que respeita a
prazos de reclamação, deve, todavia, ser observado o disposto no artigo 1323° do Código
Civil, segundo o qual o prazo para reclamação do achado de coisas móveis perdidas é de
um ano, findo o qual “o achador faz sua a coisa perdida”.

É claro que esta regra não é aplicável a todos os objetos perdidos. Por exemplo, se o bem
é perecível, pode, desde logo, ser destruído ou entregue a uma instituição de
solidariedade social ou fins beneficentes, se ainda dentro do prazo de validade. Os
documentos de identidade e quaisquer outros documentos nominativos emitidos a favor
de uma pessoa, quando não reclamados nos prazos fixados pelos operadores, devem ser
entregues às forças de segurança ou encaminhados para as respetivas entidades
emissoras.

Os objetos perdidos podem, também, ser pesquisados no portal de “perdidoseachados”,


disponível para todos os cidadãos a partir do endereço
http://perdidoseachados.mai.gov.pt, onde se encontram registados, de forma
centralizada, os objetos perdidos e achados entregues às forças de segurança.

No momento em que o bandido tira o revolver da cintura ou anuncia verbalmente o


assalto, a vitima não deve tentar fugir, correndo ou acelerando moto ou carro. Nesses
casos normalmente o marginal faz um disparo na direção da vitima que tenta evadir-se.

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Roubos (assaltos à mão armada)

 Jamais reaja, pois 80% das vítimas que tentaram impedir um assalto foram
baleadas.
 Não realize movimentos bruscos, pois o criminoso pode imaginar que você esta
esboçando uma reação ou tentando pegar uma arma de fogo.
 Iniciado o roubo permaneça imóvel, mostrando sempre as mãos e siga as
determinações do bandido.
 Antes de realizar qualquer movimento (principalmente com as mãos) avise
verbalmente o marginal para que ele não leve um susto e acabe acionando o
gatilho do revolver.
 Após anunciar o movimento que pretende realizar, faça-os de maneira lenta, sem
afobação.
 Não olhe para os olhos do marginal, pois isso pode irritá-lo, tornando-o ainda mais
tenso.
 Não tente negociar bens num momento tão crítico e perigoso. Pense somente na
sua integridade física e mental e por isso entregue todos os pertences que o
marginal ordenar.
 Mesmo que você tenha certeza que o ladrão possui uma arma de brinquedo, não
tente dominá-lo, pois eles sempre estão acompanhados e o comparsa pode te ferir
pelas costas.

Pagamento em caixa
O fundo de maneio é uma almofada financeira que todas as empresas devem assegurar
para que, a curto prazo, tenham capacidade de gerar liquidez (dinheiro) e consigam
enfrentar, sem dificuldades, possíveis atrasos nos recebimentos (da parte dos seus
clientes) e hipotéticas antecipações (não previstas de pagamentos, aos fornecedores). No
fundo, este mecanismo funciona para as empresas da mesma forma que uma rede
funciona para os trapezistas: salvaguarda e protege.

Como cada empresa tem as suas próprias necessidades, o montante que deve constituir
o fundo de maneio varia muito. Aliás, dentro da mesma empresa, o valor do fundo de
maneio necessário para satisfazer as necessidades financeiras da companhia pode oscilar
bastante ao longo do ano. É o que acontece, por exemplo, com as empresas que têm
negócios mais sazonais.

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Em termos financeiros, o fundo de maneio é apurado pela diferença entre o valor do
ativo circulante e o valor do passivo circulante de uma empresa. Trocado por outras
palavras significa que é calculado pela diferença entre os montantes que a empresa
espera converter em dinheiro no curto prazo (um ano) e os compromissos que a empresa
tem de pagar nesse mesmo período – e aqui estão incluídas as dívidas a fornecedores,
impostos, empréstimos bancários, encargos sociais e os salários.

Desta forma, variáveis como os prazos médios de recebimento, os prazos de pagamento,


os ‘stocks’ de matérias-primas e de produtos acabados podem influenciar o cálculo do
fundo de maneio. Sendo que para limitar o investimento que as empresas têm de fazer
no fundo maneio, os gestores podem adotar várias medidas, como a minimização das
quantidades e valores em ‘stock’; a diminuição dos prazos e montantes em recebimento;
e a maximização dos prazos e montantes de pagamento.

Abaixo encontram-se dois exemplos (um positivo e outro negativo) de empresas com
diferentes formas de gerir o seu fundo de maneio.

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Emissão de faturas

O que é uma Fatura? Documento que discrimina todos os elementos que envolvem a
transação (dados do comerciante, dados do cliente, produtos/serviços a ser
transacionados, taxas de IVA, valores). Esta deverá ser sempre emitida, mesmo que não
solicitada pelo cliente.

Não basta aderir ao regime para adiar o pagamento do IVA ao Estado. Há que saber
como emitir recibos no IVA de caixa. Para que sejam válidos, as faturas e os recibos
devem conter a designação “IVA – regime de caixa”. Os documentos devem ainda
obedecer a uma ordem sequencial específica, distinta das faturas emitidas para
transações abrangidas pelo regime geral.

Emitir uma fatura é obrigatório, mas a imposição coloca-se também na informação a


conter neste documento comprovativo da venda de um bem ou serviço. Veja de seguida
quais os elementos necessários para emitir uma fatura.

Os elementos a conter numa fatura são elencados no ponto 5 do Artigo 36º do CIVA
(Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado), alterado a 1 de janeiro de 2013. Para
que a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) possa caracterizar a atividade comercial. A
primeira regra é que toda a fatura deve ser datada e numerada sequencialmente.
Acrescentam-se os seguintes elementos:
 As faturas devem conter o nome, firma ou denominação social e respetiva morada
do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
 Deve constar da fatura o nome e morada do destinatário ou adquirente (mas
apenas para sujeitos passivos de IVA);
 A fatura deve incluir o NIF dos sujeitos passivos de imposto;
 A quantidade e designação do bem ou serviço transacionado; se forem vários e
sujeitos a taxas distintas, indicar separadamente;
 Preço líquido de imposto;
 Taxas aplicáveis e o valor do imposto devido;
 Se se aplicar a isenção do IVA, indicar o motivo (apenas na emissão de uma fatura
dita “normal” e não numa fatura simplificada;
 Se não coincidir com a data de emissão da fatura, indicar a data em que os bens
foram colocados à disposição ou os serviços realizados.

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Devoluções / anulações / abandonos / diferenças de valor

Em conformidade com a legislação europeia, um comerciante tem a obrigação de reparar


ou substituir o bem adquirido ou de oferecer uma redução do preço ou o reembolso ao
consumidor se o bem em questão se revelar defeituoso ou não tiver a aparência ou
funcionar como anunciado.

Se tiver comprado um produto ou um serviço em linha ou fora de um estabelecimento


comercial (por telefone, por correspondência ou a um vendedor porta a porta), tem
também direito a cancelar a compra e devolver os bens adquiridos no prazo de 14 dias,
por qualquer motivo e sem tem de dar qualquer justificação. É muito comum o
consumidor levar o produto para conserto e passado determinado tempo, não retorna
para buscá-lo. Nesses casos o fornecedor entende que pode vendê-lo.

Sem penetrar nos vários motivos que levam o consumidor a “abandonar” o produto, a
questão deve ser esclarecida para evitar transtornos futuros. O assunto diz respeito ao
direito de propriedade. Portanto, deve seguir os ditames legais.

O consumidor não perde a propriedade do bem somente porque negligenciou no


cumprimento de sua obrigação. O fato de esquecer ou atrasar para retirar a coisa
deixada para conserto não pode implicar em abandono e consequente mudança de
titularidade de domínio. Afinal, o bem ficou na empresa para avaliação dos serviços a
serem feitos e não há motivação legal para caracterização de abandono, mesmo porque
isto não ocorre sem a vontade do proprietário da coisa.

Por definição, abandono é um comportamento consciente do dono da coisa direcionado


para se desfazer do bem. Consequentemente, deve haver sua manifestação. Não se dá o
abandono por presunção ou por esquecimento.

Vales reembolso / vales devolução

A devolução por crédito emite um documento de facturação (crédito), onde constam


todos os artigos devolvidos, podendo posteriormente ser descontado o valor numa outra
venda.

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Uma outra forma de devolução é a devolução por numerário. Nesta opção são emitidos
dois documentos: um documento de facturação (crédito) e um recibo, onde inclui o
respectivo documento de facturação que lhe deu origem.
Esta opção é utilizada quando existe uma factura já regularizada e o cliente pretende que
o valor do reembolso lhe seja entregue em numerário. Esta funcionalidade está
disponível em todas as gamas, no módulo PHC POS, a partir da versão 2007.

Os Vales de Reembolso, em modo touch, são uma opção do ecrã principal, sendo
necessário que o utilizador/operador possua o acesso a vales de reembolso, para que
esta funcionalidade se encontre disponível. Além disso, é necessária estar activa a opção
“É um documento para Vales de Reembolso (POS)”, na página Integração, no ecrã de
Configuração de Documentos de Facturação.

O utilizador deve activar a referida opção para todos os documentos de crédito, sobre os
quais pretenda que o software efectue o controlo de artigos devolvidos, sendo que tem
de existir pelo menos um documento de crédito, com a referida configuração activa.

Quando se selecciona um documento entre os apresentados, filtrados ou não, por


exemplo, por Loja ou Cliente, ficam disponíveis as linhas do documento com os artigos
vendidos. Para seleccionar as linhas do documento, correspondentes aos artigos a
devolver, deve tocar no campo “Devolver?”, assim como verificar a quantidade que o
cliente pretende devolver.
Ao clicar em OK, essa linha é copiada automaticamente para a grelha dos Artigos
Devolvidos. Caso pretenda alterar a quantidade a devolver a aplicação valida se a
quantidade é menor ou igual à do documento original.
Quando um documento na sua totalidade, ou uma linha do mesmo, é devolvido, deixa de
estar disponível a sua devolução, na listagem de documentos.

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Após emissão dos documentos é mostrado um relatório com a identificação dos
documentos emitidos.

Assim, visto que a emissão de vales de reembolso em touchscreen é uma realidade de


muitos negócios pensámos, através desta ferramenta, na celeridade e facilidade de
configuração que permite aos nossos clientes a emissão deste tipo de documento.

Vales devolução:

Há lojas que deixam trocar um bem apenas por outro igual ou equivalente. Outras que
permitem a troca por outro produto, mesmo que não tenha nada a ver. Outras ainda dão
vales com dinheiro que as pessoas poderão usufruir durante um determinado período de
tempo noutras compras, caso não queiram adquirir naquele momento algo novo.

Procedimentos de sangria

O termo “sangria” é quase do senso comum para quem trabalha ou já passou por um
super ou hipermercado, já que a sangria de caixa é feita várias vezes ao longo de um

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turno pelo operador. Mas a operação pode ser realizada em qualquer tipo de negócio ou
atividade.

Quando as transações são muitas e o modo mais comum de pagamento é o dinheiro, é


frequente a caixa onde são realizadas acumular valores muito elevados. E muito para
além daquilo que é definido como o fundo de maneio. Pouco seguro e demasiado
apelativo para ladrões, por exemplo. Logo, impõe-se a necessidade de realizar uma
sangria de caixa.

Na prática, sangria de caixa é o nome dado à operação de recolha de valores em excesso


na caixa para um outro local mais seguro. Regra geral, a caixa central ou a tesouraria. Daí
que se utilize também a expressão “alívio da caixa” para descrever esta operação. Um
dos principais aspetos que a caracteriza é o facto dessa remoção não ter uma
programação pré-definida. Pelo contrário, pode ocorrer sempre que o operador entenda
necessário.

Valores devem ser registados!


Mas e esse dinheiro não é contabilizado para apurar o total da caixa? Claro que sim.
Mesmo sendo encaminhado para outro local, através de um envelope, por exemplo, o
montante de cada sangria de caixa é contabilizado no total das transações a apurar no
final do expediente. E se não houver acompanhamento e registo dessas sangrias, o
operador corre o risco de não ter as contas a baterem certo.

Esse risco é minimizado quando se utilizam programas informáticos de faturação que já


preveem a operação sangria de caixa, ficando registada a ação e o valor em causa. Esse
mesmo valor é abatido ao dinheiro que deveria estar na caixa na hora de fechar as contas
e se apurar o saldo final.

ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO DE ARQUIVO

Um documento produzido, recebido e mantido a fim de provar e/ou informar por uma
organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das
suas atividades. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista
funcional.

O documento de Arquivo deve espelhar aquilo que foi comunicado, decidido ou a ação
que foi tomada; deve ser capaz de suportar as necessidades do negócio com que se

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relaciona e ser usado para fins de atribuição de responsabilidade; deve incluir ou ser de
forma persistente associado a meta - informação necessária para documentar uma
transação, caracteriza-se pela sua:

 Autenticidade, garantindo que a sua conservação permanece intacta, sem


qualquer alteração.
 Fidedignidade, sendo digno de crédito, representando de modo fiel as transações,
atividades ou factos que atesta.
 Integridade permanecendo o seu conteúdo completo e inalterado.
 Utilização através da sua localização, recuperação, apresentação e interpretação
no contexto das funções e atividades da organização.

Concepção e implementação
1. Investigação Preliminar: identificação e documentação da função, missão e
estrutura da organização, através de recolha de informação sobre o ambiente
político e organizacional, factores críticos e pontos fracos na gestão de
documentos de arquivo.
2. Análise funcional: reconhecer e documentar cada função, atividade, transação, e
estabelecer a respectiva hierarquia, conceder um plano de classificação, identificar
e documentar o fluxo dos processos de negócio e as respectivas transações de
controlo de acesso.
3. Identificação de requisitos: dos documentos de prova e de informação sobre cada
função organizacional, atividade e transação, satisfeitos através da produção de
documentos de arquivo.
4. Avaliação de Sistemas existentes: sobre o seu desempenho, atendendo aos
requisitos dos documentos de arquivo.
5. Identificação de estratégias: para cumprimento dos requisitos de documentos de
arquivo.
6. Desenho do Sistema de Arquivo: de modo que este deva suportar e não dificultar
os processos de negócio.
7. Implementação do Sistema de Arquivo: sob a forma de gestão de projeto.
8. Controlo, ajustamento e revisão: através da recolha sistemática de informação
sobre o desempenho do Sistema de Arquivo, saber os indicadores de desempenho,
efectuar monitorizações e avaliações contínuas e desenvolver ações corretivas.

 Características
 Fidedignidade ao permitir que sejam integrados de forma sistemática todos os
documentos produzidos no âmbito da atividade que o Sistema abarca, ao

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organizar os documentos de modo que estes reflitam a entidade que os produz e
os seus processos de negócio, ao proteger os documentos de alterações,
eliminações ou transferências não autorizadas, ao funcionar sistematicamente
como a fonte primária de informação sobre as ações documentadas e ao fornecer
acesso a todos os documentos relevantes e a meta-informação relacionada.
 Integridade ao possibilitar que o documento permaneça completo e inalterado,
aplicando medidas de controlo, como a monitorização de acesso, verificação de
utilizadores, eliminação autorizada e segurança.
 Conformidade em virtude dos Sistemas geridos estarem de acordo com os
requisitos organizacionais.
 Inteligibilidade na gestão dos documentos que resultam da totalidade das
atividades da organização.
 Sistematização em virtude de todos os documentos serem produzidos, geridos e
mantidos sistematicamente.

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 Maria João Pais, Maria da Luz Oliveira, Maria Manuela Góis, Belmiro Gil Cabrito
(2013). Economia A: 10º Ano 1 ed. Lisboa: Texto Editores. p. 57
 Conselho Internacional de Arquivos. Documentos de Arquivo Electrónicos: Manual
para Arquivistas. http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/ica_estudo16.pdf
 REINOTE, Ana R. D., Instrumento de apoio à gestão estratégica, patrimonial,
administrativa e Financeira, INSTITUTO SUPERIOR DE CONTABILIDADE E
ADMINISTRAÇÃO DE COIMBRA

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