PROCEDIMIENTO Código PO_SSMA-P-001

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PROCEDIMIENTO DE
SEGURIDAD EN
OFICINAS

Cargo Nombre Firma Fecha

Elaborado por: Coordinador SSMA Willbert Kelway xx-07-2018

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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y proveer la información en la prevención de riesgos laborales en las áreas
destinadas a tareas de tipo administrativo.

2. ALCANCE
Aplicables a todas las áreas que realizan actividades administrativas en LA EMPRESA

3. RESPONSABILIDADES

Gerencias: Facilitar los recursos para cumplir con el presente procedimiento.

Jefes: Verificar y cumplir con el presente procedimiento aplicable a su actividad.
Supervisor de SSMA: Verificar el cumplimiento del presente procedimiento.
Trabajadores: Conocer, comprender y cumplir con los requerimientos de seguridad, salud y medio
ambiente de este procedimiento aplicable al trabajo que ejecutan.

4. DEFINICIONES

Peligro: Fuente, situación con un potencial de causar daños en términos de lesión humana,
enfermedad, daño a la propiedad, daño al entorno del lugar de trabajo o una combinación de estos.
Riesgo: Combinación de la probabilidad y las consecuencias de la ocurrencia de un suceso peligroso
específico.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PO-SSMA-P-017 Procedimiento de identificación de peligro / aspecto ambiental, evaluación de riesgo

/ impacto ambiental y determinación de controles
OHSAS 18001 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental

6. CONDICIONES GENERALES Y/O POLÍTICAS

 Usar ropa de trabajo adecuada, acorde con la naturaleza de su trabajo.

 No colocar cerca de los bordes de escritorios o mesas, artefactos como: teléfonos, máquinas y/o
equipos de oficina.
 Desconectar los equipos eléctricos antes de limpiarlos.
 No limpiar las máquinas con líquidos inflamables.
 Si alguna máquina o equipo eléctrico produce chispas, humo o choque eléctrico, desconectar e
informar rápidamente.
 No dejar las gavetas de los escritorios abiertas, se deberán cerrar inmediatamente después de
haberlas usado.
 Evitar inclinarse hacia atrás en las sillas.
 Solicitar ayuda en caso de mover equipos o muebles pesados.
 No manipular con las manos húmedas los artefactos eléctricos de limpieza.
 Evitar colocar en el piso los cables eléctricos o de teléfono sin protección.
 Guardar en gavetas los lápices afilados, cortapapeles, tijeras, alfileres y otros objetos punzantes.
 Desconectar las estufas, equipos de ventilación, calefactores, hervidores, máquinas de preparar
café entre otros, al finalizar la jornada de trabajo.
 El trabajador es responsable del cuidado de los bienes y recursos que le son confiados para el
desarrollo de su trabajo.
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

7.1. ACCIDENTES POR CAÍDA

Son frecuentes los accidentes por caída al mismo nivel debido a resbalones, tropezones, etc. Para
evitarlos se deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes recomendaciones de seguridad:
• Las zonas de paso deben estar libres de obstáculos que dificulten el paso: papeleras, archivadores,
etc.
• Evitar que los cables eléctricos, cables de ordenadores, de teléfono, etc. estén situados en las
zonas de paso.
• En el caso de que se produzcan derrames, éstos deben ser limpiados rápidamente evitando
posibles resbalones.
• Deberá evitarse la presencia de irregularidades en el suelo que puedan originar caídas: baldosas
sueltas, bordes de moquetas levantados, etc.
• Cuando los suelos estén en condiciones especialmente resbaladizas: (por ejemplo suelos recién
fregados o recién encerados) es conveniente advertir dichas circunstancias mediante señalización
adecuada.

7.2. USO DE ESCALERAS.

ESCALERAS MANUALES.

Un elevado número de accidentes ocurren al intentar acceder de forma incorrecta a los niveles
superiores de las estanterías. Evítelos adoptando las siguientes recomendaciones:
• Utilice siempre escaleras de mano o medios adecuados, y hágalo de forma segura. Evite accesos
improvisados, como pilas de cajones, sillas o mesas. No trepe por las estanterías.
• Verifique el buen estado de conservación de las escaleras antes de cada uso (peldaños
insuficientes o en mal estado, elementos deformados o desgastados).
• Fije la escalera de forma segura con puntos de apoyo antideslizantes para evitar que la escalera
resbale por su base o por el apoyo superior.
• No coloque la escalera delante de puertas, a menos que bloquee su apertura o que otra persona
la controle.
• Utilice la escalera apropiada para cada trabajo y altura a alcanzar.
• Si el trabajo requiere un desplazamiento lateral cambie de sitio la escalera.
• No intente pasar de una escalera portátil a un estante o plataforma.
• Cuando transporte la escalera actúe con precaución para evitar golpear a otras personas.
• Esté atento por donde pisa para evitar tropezar con obstáculos.
• No utilice las escaleras de tijera como escaleras de apoyo, puesto que al no estar preparadas
para ello pueden resbalar.
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ESCALERAS FIJAS.

Se producen también muchos accidentes por caídas o tropiezos en las escaleras fijas de los edificios
de oficinas. Para prevenir estas caídas tenga en cuenta los siguientes consejos:
• Mantenga la escalera en un correcto estado de orden y limpieza, sin objetos que puedan
obstaculizar el paso ni sustancias que provoquen resbalones.
• Todos los escalones deben ser iguales y contar con bordes antideslizantes
• Informe a su jefe inmediato de cualquier desperfecto o situación insegura que observe en la
escalera.
• No circule demasiado de prisa y preste atención cuando circule por ellas, un descuido o
distracción puede tener consecuencias graves.
• Baje o suba los escalones siempre de a uno. Baje o suba los escalones siempre de a uno.

7.3. GOLPES EN ESTANTERÍAS, ARMARIOS Y ARCHIVADORES.

Asegurar y utilizar correctamente las estanterías y armarios le ayudará a evitar accidentes.

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• Puede fijar el armario o estantería al suelo o a la pared, o incluso entre sí, para mejorar su
estabilidad y evitar su basculamiento.
• Llena los cajones de abajo a arriba, y de atrás hacia delante. Los elementos más pesados se
colocarán siempre en los cajones inferiores
• Si los cajones superiores están demasiado cargados puede provocar su vuelco. Comience a
llenarlos por los niveles inferiores.
• Las estanterías deben tener topes fijos o móviles que impidan la caída de los objetos almacenados.
• Los cajones deben disponer de topes que impidan su salida accidental de la guía.
• Informe a su superior inmediato de cualquier situación insegura que observe en armarios o
estanterías.
• Evita colocar sobre los armarios objetos susceptibles de caerse.
• Si después de todas estas recomendaciones el armario o estantería vuelca, apártese y no intente
sujetarlo.

7.4. SEGURIDAD CON MATERIALES DE OFICINA

• Nunca deje al alcance de la mano objetos punzantes o filosos como alfileres, chinches o tijeras.
• Es conveniente guardarlos por separado y en recipientes seguros.
• Recuerde que el papel tiene bordes que pueden ocasionar cortes.
• Utilice el portalápiz. En el escritorio los lápices deben mantenerse con las puntas hacia dentro.
• No deje objetos de vidrio en el borde de los escritorios o mesas, pueden caer con facilidad.

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7.4.1. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL CUCHILLO CARTONERO.

El Cuchillo Cartonero es una herramienta de mano que sirven

para cortar cartones, papeles y plásticos delgados.
Constan de un mango metálico o plástico desmontable para
permitir el cambio de las hojas de corte y de una hoja afilada
por uno de sus lados.

 Evite usar cuchillos con hoja desgastada.

 Nunca debe realizar el Corte en dirección hacia el cuerpo.
 Los cuchillos con Mango deteriorado deben ser reemplazados.
 No colocar las manos en situación desprotegida.
 Sacar solo el largo de filo necesario para el corte.
 No emplear como destornillador o para hacer palanca.
 Evite las bromas mientras trabaja con esta herramienta.
 Mantener distancias apropiadas entre los operarios que utilizan cuchillos simultáneamente.
 El mango debe ser seguro y la cuchilla afilada. El cuchillo desafilado es más peligroso que un
cuchillo afilado.
 Coloque su funda en la caja de herramientas, puede cortarse al ir a tomar otra cosa.
 Sacarlo Exclusivamente cuando va a ocuparlo.
 Una vez ocupado no lo guarde en sus Bolsillos.

7.5. REGLAS BÁSICAS CONTRA RIESGOS ELÉCTRICOS.

Las instalaciones eléctricas están dotadas de diferentes dispositivos de seguridad contra riesgos
eléctricos, sin embargo, es necesario tener en cuenta las siguientes normas básicas de seguridad.
A. Verifique el estado de un equipo o instalación antes de su uso: cables, clavijas, carcasas, etc.
Compruebe que los alargadores y bases de enchufe disponen del mismo número de contactos de
conexión que el aparato a utilizar.
B. Opere únicamente los mandos previstos por el constructor o el instalador y no altere los
dispositivos de seguridad. Para desconectar un equipo tire de la clavija, nunca del cable.
C. No utilice equipos ni instalaciones cuando estén mojados, cuando sea Vd. quién esté mojado o en
presencia de agua y humedad. Los equipos eléctricos se depositarán en lugares secos y nunca
deberán mojarse.
D. Como primera medida, en caso de incidentes o avería, desconecte la corriente.
E. Nunca sobrecargue los tomacorrientes: coloque un solo enchufe por cada toma. Esto impide que
se recaliente la instalación y previene posibles incendios.

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F. Si detecta algún problema en la instalación o en algún equipo, llame a un especialista.

G. Evite dejar líquidos cerca de instalaciones eléctricas: un derrame puede provocar cortocircuitos.
H. No toque directamente a una persona electrizada, desconecte la corriente y en caso que ello no
fuera posible, desengánchela con un elemento aislante (listón, tabla, silla de madera, etc.).
I. En caso de avería, o cualquier otra anomalía informe de la misma a su jefe inmediato o al área de
mantenimiento.
J. Deje de utilizar los aparatos e impida que los demás también los utilicen.

7.6. PUERTAS.

No debe subestimar los accidentes que pueden provocar las puertas. A veces derivan en situaciones
cómicas, pero no siempre es así. A menudo producen accidentes de gravedad. Diferentes tipos de
puerta pueden provocar distintos tipos de accidente:
• Puertas acristaladas: Su señalización, mediante un círculo adhesivo u otro tipo de señal, advertirá
de la existencia del cristal.
• Puertas de vaivén: Ábralas con precaución y preste atención en no golpear a nadie situado al otro
lado de la puerta.
• Puertas giratorias: Gírelas suavemente y con prudencia. Nunca gaste bromas con ellas, un golpe
puede ser muy grave.
• Puertas de dimensiones reducidas: Para evitar golpes de la cabeza contra el dintel coloque algún
tipo de acolchado y señalícelo mediante franjas amarillas y negras.
• Puertas de emergencia: No almacene objetos delante de estas puertas y mantenga limpio y libre
sus accesos. Conviene que las puertas abran hacia fuera y estén bien señalizadas.

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7.7. ORDEN Y LIMPIEZA.

El orden y la limpieza forman parte de nuestro trabajo, ya que debemos cuidar que nuestro puesto de
trabajo esté limpio, que no haya cosas innecesarias y que todas las necesarias estén en su sitio.
• Coloque todos los utensilios, herramientas y productos en armarios, estantes y receptáculos
adecuados. No deje las tijeras sobre las estanterías, guárdelas en el cajón. Todo debe resultar
fácilmente accesible, especialmente las cosas de uso común.
• Deje los pasillos despejados, libres de obstáculos facilitando el paso de las personas y evitándolas
caídas por tropiezos. No sobrecargue las estanterías, pisos, ni obstruya las zonas de paso,
delimitando, para ello, las zonas de almacenamiento. Los materiales más pesados se colocarán en
zonas más accesibles.
• Coloque el material en desuso, roto, basuras, desperdicios, etc. en recipientes adecuados.
• Utilice la papelera para depositar papeles. Nunca tire cristales rotos o elementos cortantes en la
papelera.
• Los productos químicos deben guardarse en sus recipientes originales, claramente señalizados, y
nunca en otros recipientes que puedan inducir a confusión.
• Evite que se produzcan derrames. Si se han producido, retírelos y limpie la zona de forma rápida
y adecuada.

7.8. POSICIONAMIENTO POSTURAL EN LOS PUESTOS DE TRABAJOS

La rápida difusión de las nuevas tecnologías ha dado lugar a la existencia de numerosos puestos de
trabajo que, si bien agilizan el desarrollo de diferentes tareas, obligan al usuario a permanecer, de
manera prolongada, en determinadas posturas de trabajo que pueden perjudicar su salud.

7.8.1. RIESGOS GENERALES:

 Trastornos músculo-esqueléticos.
 Fatiga visual.
 Fatiga mental.
 Estos riesgos están en función de diversos factores:
 Exigencias de la tarea: tiempo de uso, atención requerida, etc.
 Configuración física del puesto: pantalla, asiento, mesa de trabajo, etc.
 Características individuales del usuario: agudeza visual, etc.
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7.8.2. MEDIDAS GENERALES DE SEGURIDAD

 El mobiliario debe estar diseñado o adaptado para esta postura, de preferencia que sea
regulables en altura, para permitir su utilización por la mayoría de los usuarios.

 El plano de trabajo debe situarse teniendo

en cuenta las características de la tarea y las medidas antropométricas de las personas; debe
tener las dimensiones adecuadas que permitan el posicionamiento y el libre movimiento de
los segmentos corporales. Se deben evitar las restricciones de espacio y colocar objetos que
impidan el libre movimiento de los miembros inferiores.

 Las actividades en la entrada de datos tendrán como mínimo una pausa de diez (10) minutos
de descanso por cada 50 (cincuenta) minutos de trabajo, y no serán deducidas de la jornada
de trabajo normal.
 Se incentivarán los ejercicios de estiramiento en el ambiente laboral.
 Todos los empleados asignados a realizar tareas en postura sentada deben recibir una
formación e información adecuada, o instrucciones precisas en cuanto a las técnicas de
posicionamiento y utilización de equipos, con el fin de salvaguardar su salud.

Los asientos utilizados en los puestos de trabajo deberán cumplir los siguientes requisitos
mínimos de confort:
 La silla debe permitir libertad de movimientos. Los ajustes deberán ser accionados desde la
posición normal de sentado.
 La altura del asiento de la silla debe ser regulable (adaptable a las distintas tipologías físicas
de las personas); la ideal es la que permite que la persona se siente con los pies planos sobre
el suelo y los muslos en posición horizontal con respecto al cuerpo o formando un ángulo
entre 90 y 110 grados. Con esas características, la altura de la mesa se concretará a la altura
del codo.

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 En trabajos administrativos, la silla debe tener al menos 5 ruedas para proporcionar una
estabilidad adecuada
 Las sillas de trabajo deberán tener un tapiz redondeado para evitar compresión mecánica del
muslo; el material de revestimiento del asiento de la silla es recomendable que sea de tejido
transpirable y flexible y que tenga un acolchamiento de 20 mm. de espesor, como mínimo.
El material de la tapicería y el del revestimiento interior tienen que permitir una buena
disipación de la humedad y del calor. Así mismo, conviene evitar los materiales deslizantes.
 El respaldo de la silla debe ser regulable en altura y ángulo de inclinación. Su forma debe ser
anatómica, adaptada al cuerpo para proteger la región lumbar.
 Los reposa brazos son recomendables para dar apoyo y descanso a los hombros y a los
brazos, aunque su función principal es facilitar los cambios de posturas y las acciones de
sentarse y levantarse de la silla.

7.8.3. PAUTAS BÁSICAS PARA REALIZAR PAUSAS ACTIVAS

Para prevenir la aparición de posibles trastornos musculo esqueléticos es recomendable llevar

a cabo suaves ejercicios de relajación con la cabeza, hombros y espalda, para actuar sobre la
columna vertebral y mejorar la irrigación sanguínea.

 Inclinar lentamente la cabeza hacia atrás y bajar la barbilla hasta el pecho.

 Girar lentamente la cabeza de derecha a izquierda.

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 Inclinar la cabeza lateralmente, de lado a lado.

 Subir y bajar los hombros con los brazos caídos a lo largo del cuerpo.

 Con las manos en la nuca y la espalda recta, flexionar lateralmente la cintura y dejar caer
los brazos de forma alternativa.

 Con los brazos flexionados a la altura del pecho uno sobre otro, dirigir al máximo los codos
hacia atrás y volver a la posición de partida.

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 Dada la fatiga visual provocada por uso de pantallas de visualización de datos, es

aconsejable realizar unos sencillos ejercicios de relajación durante la jornada de trabajo:

1. Parpadear a menudo y mirar a lo lejos de vez en cuando.

2. Cerrar los ojos y girar el globo ocular en todas direcciones.
3. Presionar ligeramente los párpados con los dedos o las palmas de las manos.
4. Realizar pequeños masajes musculares colocando los índices por encima las mejillas.
5. Presionar por encima de las cejas con ayuda del pulgar y el índice.

8. REGISTRO

No Aplica

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