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Los planes de acción permiten que al interior de cada dependencia se organicen las

acciones para cumplir con la ejecución del Plan Estratégico, así como realizar seguimiento
y auto evaluación de forma que se genere información clara y consistente sobre los
avances en el cumplimiento de las metas establecidas.
En este sentido, los planes de acción como instrumento de ejecución del Plan Estratégico
son útiles para:
1. Organizar las actividades que deben realizar las distintas dependencias de la
administración en torno a sus objetivos y programar la ejecución de proyectos de inversión.
2. Programar la ejecución del Plan Estratégico en el tiempo, asignando responsabilidades
en el cumplimiento de los resultados esperados de conformidad con la misión y objetivos
institucionales de cada dependencia.
3. Precisar los objetivos y metas para cada año de la entidad.
4. Programar la asignación de recursos de acuerdo con su disponibilidad y las metas de
pagos fijadas según su validez.
5. Organizar la información para realizar seguimiento y autoevaluación del plan de
desarrollo en términos de resultados y productos, que permitan conocer el estado de
avance según el cumplimiento de los objetivos del Plan Estratégico.
6. Elaborar los informes de gestión que la autoridad debe presentar al terminar su
vigencia, así como facilitar la presentación de resultados a la ciudadanía sobre los avances
del Plan Estratégico.

COMO ELABORAR EL PLAN DE ACCION


El plan de acción es un trabajo en equipo, por ello es importante reunir a los demás
trabajadores y a los miembros de la entidad y formalizar el grupo llamándolo “Comité de
planeamiento” u otra denominación.
El plan debe llevar los siguientes elementos.
 Que se quiere alcanzar (objetivo)
 Cuánto se quiere lograr (cantidad y calidad)
 Cuándo se quiere lograr (en cuánto tiempo)
 En dónde se quiere realizar el programa (lugar)
 Con quién y con qué se desea lograrlo (personal, recursos financieros)
 Cómo saber si se está alcanzando el objetivo (evaluando el proceso)
 Cómo determinar si se logró el objetivo (evaluación de resultados)
Los planes de acción solo se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha
seleccionado la estrategia a seguir.
La elaboración del plan de acción de cada dependencia necesariamente debe contar con la
participación de los siguientes actores:
 El jefe de la dependencia responsable de liderar el proceso.
 Equipo de trabajo de la dependencia el cual participa en la revisión de la misión,
competencias y responsabilidades de la dependencia.
 Un delegado de la oficina de planeación que apoye y oriente el proceso de
elaboración de los planes de acción teniendo en cuenta las prioridades del Plan
Estratégico.
La oficina de planeación, o quien haga sus veces, deberá apoyar técnicamente a los
elaboradores del plan de acción para que las decisiones que allí se tomen conduzcan al
cumplimiento de los objetivos trazados en el Plan Estratégico y sean coherentes con la
capacidad técnica y financiera de cada entidad.
Al momento de la preparación de la propuesta del plan de acción, cada dependencia debe
tener en cuenta los siguientes aspectos:
1.- Revisar la misión y funciones de la dependencia
Consiste en clarificar y socializar la misión y funciones de la dependencia en el contexto de
los objetivos del Plan Estratégico y del marco legal e institucional que rige su naturaleza,
para ello debe hacerse una revisión de las normas de carácter general que definen las
competencias en cada sector (Constitución, leyes, decreto legislativos y supremos) de
acuerdo a las disposiciones internas (acuerdos, decretos, resoluciones).
2.- Revisar y socializar los objetivos, programas, metas y el plan de inversiones del
Plan Estratégico
La revisión de los programas y metas establecidos en el Plan Estratégico permite a cada
uno de los organismos de la administración tener presente los compromisos asumidos por
el gobernante.
Este ejercicio facilita la articulación y coherencia entre las metas de mediano plazo con los
proyectos y actividades que se llevarán a cabo en una determinada vigencia, de tal manera
que la ejecución de los recursos esté encaminada a cumplir con los resultados esperados.
3.- Identificar la capacidad institucional
Cada dependencia debe identificar su disponibilidad de procedimientos, instrumentos,
recursos humanos, económicos e institucionales adecuados para cumplir los objetivos y
metas propuestos en el Plan Estratégico.
4.- Conocer el estado actual de los proyectos, valor y duración.
Es probable que el primer año de gestión la administración en la entidad se encuentren con
un gran número de proyectos ya iniciados, los cuales se deben incorporar en el plan de
acción para garantizar su culminación.
En este caso, los proyectos en ejecución quedan comprendidos en el Plan Estratégico, y se
incluyen en el seguimiento y evaluación al mismo.
5.- Conocer los recursos disponibles.
Una de las condiciones para que los planes de acción sean verdaderos instrumentos de
ejecución organizada y eficiente del Plan Estratégico, es que las dependencias de la
administración, cubran el carácter de unidades ejecutoras. En esta perspectiva, es
importante que conozcan el monto y fuente de los recursos con los que se financiarán las
acciones de las cuales son responsables y participen de manera activa en el proceso de
programación del presupuesto.
En este sentido, es clave armonizar lo establecido en el POI y la formulación del Plan de
Acción de forma que los dos instrumentos sean coherentes y permitan un mejor ejercicio de
monitoreo.
6.- Definir los proyectos y actividades a ejecutar por las dependencias durante la
vigencia.
Cada dependencia, sobre la base del análisis de resultado de los puntos anteriores, definirá
las actividades que realizará durante el respectivo año. Cada proyecto de inversión
formulado y aprobado en el Plan de Inversiones se constituye en una unidad operacional
que vincula recursos y actividades en un período de tiempo. Su objetivo es contribuir al
cumplimiento de las metas definidas en el Plan Estratégico, por esta razón, es el
componente básico del Plan de Acción.
7.- Incluir actividades funcionales.
Describir las actividades relacionadas con el cumplimiento de las funciones de la
dependencia así no esté explícitamente dentro del Plan Estratégico. Es importante que el
plan de acción refleje todas las acciones que la dependencia debe desarrollar porque éstas
de manera indirecta aportan al cumplimiento de las metas específicas del plan.
8.- Establecer las metas.
Una vez definidas las acciones que va a adelantar una dependencia, es fundamental incluir
las metas de cada programa, subprograma o proyecto para facilitar el seguimiento y
evaluación de las metas establecidas en el Plan Estratégico.
9.- Construcción de indicadores.
Es importante que se definan indicadores que permitan medir el avance y cumplimiento de
las metas definidas en el plan de acción.
Contenido de los planes de Acción
Aunque la Ley no establece el contenido de los planes de acción, dando autonomía a las
entidades en su formulación y diseño de conformidad según los requerimientos y
necesidades propias de información para la programación, ejecución, seguimiento y
evaluación del Plan Estratégico, se recomienda que su contenido mínimo sea el siguiente:
 De acuerdo con la estructura del Plan Estratégico incluir los Ejes o dimensiones,
objetivos, programas y/o subprogramas que definidos y aquellos aspectos
relacionados con su misión, visión y objetivos institucionales.
 Proyectos que son responsabilidad de la dependencia que conlleven a alcanzar uno
o varios de los objetivos propuestos en el Plan Estratégico.
 Ponderación de los proyectos anteriormente señalados.
 Meta de producto. Corresponde a la meta de cada uno de los proyectos.
 Indicadores sobre los cuáles se va a medir el estado de avance de los proyectos.
Este debe incluir el valor actual y el esperado para el año.
 Descripción de acciones o actividades que debe adelantar la dependencia para el
desarrollo de programas o subprogramas y proyectos que están bajo su
responsabilidad.
 Costo en el que debe incurrir la entidad para desarrollar cada uno de los proyectos
y/o acciones.
 Duración estimada de la ejecución de cada uno de los proyectos y/o acciones.
 Persona responsable de coordinar y supervisar lo concerniente a cada uno de los
programas, subprogramas, proyectos y/o acciones.
 Descripción de las diferentes fuentes de financiación con las que cuenta la entidad
para financiar cada uno de los programas, subprogramas, proyectos y/o acciones.
 Observaciones pertinentes para cada programa, subprograma, proyecto y/o acción.
A partir de lo anterior, las entidades bajo la coordinación de los organismos de planeación,
podrán establecer el contenido y alcance de los planes de acción y consolidar las
estrategias para asegurar de manera conjunta y articulada el cumplimiento de los objetivos
del POI y, en consecuencia del Plan Estratégico.

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