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MANUAL DO FORMADOR

PRODUTO
RECURSOS HUMANOS

Governo da
UNIÃO EUROPEIA
Fundo Social Europeu República Portuguesa
Ficha Técnica

PROJECTO:
“Kit de apoio à Gestão –ERP´s” ANO DE EDIÇÃO: 2006

ENTIDADE PROMOTORA:
ADRAL – Agência de Desenvolvimento da Região Alentejo S.A

DIRECÇÃO, COORDENAÇÃO E GESTÃO:


ADRAL – Agência de Desenvolvimento da Região Alentejo S.A

ASSESSORIA TÉCNICA-PEDAGÓGICA:
IFH – INSTITUTO PARA A FORMAÇÃO HUMANA, LDA.

PRODUÇÃO DE CONTEÚDOS
ATLAS CAPITAL – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, LDA.

CONCEPÇÃO, EXECUÇÃO E DESIGN


ATLAS CAPITAL – ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS, LDA.
INSTITUTO PARA A FORMAÇÃO HUMANA, LDA.

Produção apoiada pelo:

Programa Operacional de Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS)

Co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia através do Fundo social Europeu .

Medida 4.2. Desenvolvimento e Modernização das Estruturas e Serviços de Apoio ao Emprego


Tipologia de Projecto 4.2.2 Desenvolvimento de Estudos e Recursos Didácticos
Acção Tipo 4.2.2.2 Recursos didácticos

1
Índice
Objectivos Gerais ............. 4
Pré-Requisitos ............. 5
Perfil do Formador ............. 6
Público-Alvo ............. 7
Plano Geral de Desenvolvimento de Módulos ............. 8
Léxico de Siglas Mais Usuais ............. 9

Introdução ao Tema ............. 10

Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho .............


1.1. Criar Funcionários ............. 16
1.2. Entidades Oficiais ............. 21
1.3. Dados da Organização ............. 23
1.4. Dados do Processamento ............. 25
1.5. Dados do Funcionário ............. 26
1.6. Exercícios práticos ............. 30

Módulo 2 – Processamento de Registos .............


2.1. Processamento de Vencimentos ............. 35
2.2. Alterações Mensais (faltas, prémios, outros) ............. 40
2.3. Gestão Contratual ............. 42
2.4. Gestão e planeamento de férias ............. 43
2.5. Processamento de Independentes ............. 44
2.6. Actividades de S.H.S.T ............. 45
2.7. Exercícios práticos ............. 47

Módulo 3 – Informação de Gestão e Legal .............


3.1. Mapas oficiais ............. 52
3.2. Mapas Internos ............. 57
3.3. Estatísticas e Consultas ............. 58
3.4. Férias e SHST ............. 60
3.5. Simulação de Vencimentos ............. 62
3.6. Exercícios práticos ............. 64

Módulo 4 – Outros utilitários .............


4.1. Actualização de Funcionários ............. 68
4.2. Formulários de Recolha ............. 69
4.3. Exercícios práticos ............. 70

Práticas
Conteúdos Didácticos Complementares ............. 73
Exercícios Práticos Globais ............. 85

Notas Finais
Soluções dos Exercícios ............. 88
Material de Apoio ............. 88
Bibliografia Aconselhada ............. 89 2
Contactos Úteis ............. 90
.............
Plano

3
Objectivos Gerais

Com este manual pretende-se auxiliar o formador a conduzir


acções de formação sobre a área Recursos Humanos das
aplicações de ERP´s (Enterprise Resource Planning) e suas
funcionalidades.

Tem como objectivos:

 Dotar o formador de uma planificação orientada


para a prática nos seguintes conteúdos temáticos:
a) Conceito e aplicação do software de
Gestão de Recursos Humanos;
b) Organizar e estipular parâmetros de
utilização;
c) Produzir registos e explorar fontes de
informação de gestão;
d) Avaliação das competências de cada
utilizador.

 Fornecer linhas de orientação metodológica na


condução de sessões formativas;

 Fornecer um conjunto de tarefas e exercícios bem


como a respectiva solução para acentuar o
carácter prático da formação;

 Servir de suporte à aplicação informática (CD) do


formando dedicado ao mesmo tema;

 Indicar bibliografia, entre outros recursos, para que


o formador se possa preparar e dominar um
conjunto de recursos possíveis de recomendar aos
formandos, consoante a necessidade de
aprofundar os temas. 4
Pré-Requisitos

Os formadores devem apresentar como pré-requisitos as


seguintes valências:

 Conhecimentos académicos nas áreas


económicas e empresariais;

 Experiência de formação nas áreas de gestão


e/ou tecnologias de informação;

 Conhecimentos sobre comunicação, relação


pedagógica, dinâmica de grupo e planificação;

 Responsabilidade e maturidade emocional;

 Capacidade de resolver problemas e lidar com


imprevistos;

 Gerir múltiplos factores em simultâneo;

 Capacidade de comunicação e expressão;

 Capacidade para trabalhar em equipa.

5
Perfil do Formador

Domínio Pedagógico

 Capacidade de motivar os formandos para a


aprendizagem dos conteúdos propostos;

 Capacidade para exemplificar e transpor; para


situações práticas; os conteúdos das
aplicações informáticas, enquadráveis na
realidade empresarial;

 Domínio de técnicas pedagógicas devidamente


adaptadas às temáticas introduzidas.

Domínio Técnico

 Competência e domínio das temáticas a


abordar;

 Experiência na organização de acções de


formação em sala e/ou em ambiente
empresarial;

 Curso de formação pedagógica de formadores.

6
Público-alvo
Os sistemas de informação para gestão (SIG), mais
conhecidos pela sigla em inglês de ERP (Enterprise
Resource Planning), são uma ferramenta essencial e
imprescindível hoje em dia nas organizações. Com este
manual disponibilizamos um conjunto de ferramentas de
índole didáctica e formativa para auxiliar à sua compreensão.
A importância assumida por estes sistemas advêm de dois
factores:
 Por um lado a exigência do mercado para respostas
às solicitações com a maior brevidade possível;
 Por outro o processamento da informação gerado
pelo tratamento dos dados armazenados nas bases
de dados, é vital para aferir do andamento dos
negócios e poder assim formular estratégias
correctivas atempadamente.

Responder com eficiência (just in time) aos anseios dos


parceiros de negócio (internos e externos) já não é
concebível nos dias de hoje, à velocidade a que a
informação é produzida, sem o recurso a poderosas
ferramentas baseadas em tecnologias de informação como
suporte de decisões em tempo oportuno.

Esta ferramenta de apoio à área de Recursos Humanos do


ERP (Enterprise Resource Planning), composto por um
Manual do Formador e por uma Aplicação Informática para o
Formando (CD) visa contribuir para uma rápida assimilação
dos conceitos e das formas de utilização desta aplicação por
parte do público alvo a que os mesmos se destinam,
nomeadamente:

 Decisores, Quadros, Formadores;


 Formandos em acções de Formação;
 Desempregados que pretendam reciclagem e / ou
adquirir novos conhecimentos; 7
 Activos que pretendam potenciar as suas competências.
Plano Geral dos Módulos

Módulos Objectivos

 Criar tabelas de  Criar fichas funcionário e de entidades oficiais;


Trabalho.
 Criar tabelas de dados complementares sobre
a organização;

 Definir as tabelas de dados complementares


para processamento e sobre os funcionários.

 Processamento de  Executar processamento de vencimentos;


Registos.
 Fazer alterações mensais ao vencimento;

 Executar Gestão contratual e Planeamento de


Férias;

 Assegurar actividades de S.H.S.T.

 Informação de Gestão e  Executar e imprimir de mapas oficiais;


Legal.
 Manipular mapas internos de gestão;

 Pesquisar estatísticas sobre o pessoal;

 Calcular Férias e Simulação de Vencimentos.

 Outros utilitários.  Completar dados de Funcionários;

 Completar formulários de Recolha.

8
Léxico de Siglas Mais Usuais

Sigla Descrição

 SGI Sistema de Gestão Integrado


 ERP Enterprise Resource Planning (SIG)
 SGP Sistema de Gestão Primavera
 CRM Costumer Relationship Management (Gestão de relações com clientes)
 CAE Código de Actividade Económica
 FAQ Frequent Asked Question (Questões Frequentes)
 IVA Imposto Sobre Valor Acrescentado
 IRC Imposto sobre Sociedades Comerciais
 IRS Imposto sobre Pessoas Singulares
 HTML Hipertext Markup Languague
 SQL Strutured Query Language (Base Dados)
 IP Internet Protocolo
 IAPMEI Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas
 WIZARD Assistente de Procedimentos
 PC Computador Pessoal
 VBA Visual Basic for Application
 SHST Saúde Higiene e Segurança no Trabalho
 IDICT Instituto para o Desenvolvimento e Inspecção-Geral do Trabalho
 I.S.H.S.T Instituto para a Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho

9
Introdução ao Tema

No estágio actual da vida económica e empresarial as relações sociais e humanas, estão


na ordem do dia. Os Recursos Humanos também condicionam a definição das estratégias
empresariais. A sua importância ressalta bem evidente nas novas atribuições dos
departamentos de Recursos Humanos (Pessoal). Além das tradicionais tarefas de
selecção, recrutamento e processamento, hoje em dia é também exigido que trate da
formação e qualificação dos colaboradores de forma continuada, que se envolva em áreas
de mecenato e voluntariado social, que cumpra as normas de higiene e segurança no local
de trabalho, que cuide da envolvente legal que as relações laborais exigem, que
proporcione momentos de convívio e lazer para estimular o espírito de equipa e, por último
que faculte informações e meios para a alta direcção poder decidir, em tempo oportuno
sobre quais as melhores medidas a implementar. Tudo isto, tem por meta manter a força
laboral da organização constantemente qualificada e motivada, visando alcançar elevados
níveis de produtividade que garantam a sobrevivência da organização nos mercados
altamente competitivos em que ela se insere.

Pela panóplia de tarefas e responsabilidades inerentes há área de Recursos Humanos de


uma qualquer organização, é fácil de constatar que as mesmas só são implementáveis com
recurso a uma estrutura muito pesada (pessoal administrativo) ou com o auxílio de
ferramentas de produtividade empresarial. É aqui que se enquadram as aplicações
informáticas de Gestão de Recursos Humanos. Este tipo de aplicação adapta-se a
empresas de serviços, industriais, agrícolas ou sociais, privadas ou públicas (com
adaptações à respectiva formatação legal e jurídica) e de qualquer dimensão (da micro à
multinacional).

A grande mais-valia destas ferramentas é o de emagrecerem as estruturas intermédias das


empresas (serviços centrais ou administrativos). Se tomarmos como exemplo uma empresa
de 500 trabalhadores, nos dias de hoje uma equipa de 5 pessoas no departamento de
Recursos Humanos será suficiente para tratar de todas as tarefas que lhe são imputadas.
Num passado não muito longo (cerca de 20 anos), a mesma empresa, para tratar deste
número de colaboradores, teria de afectar ao departamento de Recursos Humanos cerca
de 15 pessoas.
10
A redução e simplificação dos departamentos resultam da automatização de processos e
simplificação das tarefas a desempenhar. Estas alcançam-se pela informatização de
processos repetitivos e sistemáticos, evitando desta forma que os utilizadores se libertem
para tarefas de maior valor acrescentado que ultrapassem o simples registos de dados
repetitivos.

Com este manual procuramos disponibilizar um roteiro de formação virado claramente para
o saber-fazer, com uma sequência de conteúdos e acções a desenvolver numa perspectiva
eminentemente prática demonstrando os aspectos principais da aplicação. O presente
manual aposta em ideias simples, conceitos práticos e pequenos “truques” em resultado da
nossa experiência enquanto utilizadores.

Em situações normais, após a instalação e a formação básica os utilizadores, de acordo


com o senso comum não utilizam mais de 30% das potencialidades da aplicação
informática. Aproveitando o conhecimento multidisciplinar que os formadores e técnicos
possuem, pretendemos estruturar um plano de actividades que possibilite ultrapassar esse
de manuseabilidade para realização de acções de formação em sala ou no local de
trabalho, com exercícios e planos de actividades que permitam testar conhecimentos ou
detectar falhas. Em complemento, é fornecido em anexo documentação de suporte para
uma melhor visualização da organização da área de Recursos Humanos no presente

11
Módulo 1

12
Módulo 1 – Criar Tabelas de Trabalho

PLANIFICAÇÃO

OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Compreender a - Criar fichas de - Método - Acetatos 10 min.


necessidade da funcionário e de Interrogativo;
criação de entidades oficiais;
Tabelas de
Trabalho - Criar tabelas de - Método - Computador 20 min.
dados Expositivo;
complementares
sobre a
organização;

- Definir as tabelas - Método - Computador 30 min.


de dados Demonstrativo.
complementares
para
processamento e
sobre os
funcionários.

13
À semelhança de outras aplicações
informáticas, também aqui é possível
que logo na abertura do programa sejam
despoletados alertas sobre
acontecimentos a ocorrer no curto prazo.
Exemplo disso serão as datas de
aniversário dos colaboradores ou datas
de fim de contratos de trabalho.

Figura 1

Para poder activar esta funcionalidade o utilizador deverá configurar no ADMINISTRADOR


os parâmetros da aplicação RECURSOS HUMANOS para este efeito, seguindo os
seguintes passos:

Administrador / Empresa / Recursos Humanos / Parâmetros do Exercício / Alertas

Dois toques com o cursor


do rato, para aceder à
janela de alertas
Acção
Identificar as configurações
possíveis da aplicação.

14
Figura 2
As opções que forem seleccionadas, , serão mostradas no arranque da aplicação, com
a antecedência de dias que se pretender relativamente à conclusão do evento.

Figura 3

Outra possibilidade do ecrã de entrada da aplicação (e que é semelhante a todas as


aplicações) é o de configurar a visualização (ou não) do NAVEGADOR. Este aparece no
lado esquerdo da aplicação e permite um acesso rápido às funcionalidades mais utilizadas
da aplicação ou a outros programas.

Para activar o NAVEGADOR basta escolher: Sistema / Navegador.

Ícones de atalho para os menus

Figura 4
Mais recursos e
Maior área de trabalho funcionalidades disponíveis

Dica:
Com o tempo e a prática, o utilizador terá tendência a experimentar todas as configurações
possíveis e a optar por aquela em que se sinta mais confortável e eficiente na utilização da
aplicação. Terá também tendência a utilizar os atalhos de acesso rápido aos menus 15

existentes na barra na parte superior do programa.


1.1. Criar Fichas de Funcionários

Na ficha de funcionário aplica-se o mesmo princípio formulado para as fichas de entidades


da gestão comercial. Quanto mais dados (informação) estiverem preenchidos nos
diferentes separadores, mais fácil será no futuro trabalhar com a aplicação, processar
dados e obter informação de gestão ou com fins legais.

Contudo, não é obrigatório o preenchimento de todos os campos sejam da ficha do novo


funcionário. Será sim importante que esta fique minimamente operacional. É possível
introduzir novos dados ou alterar alguns dos introduzidos posteriormente.

Acção
Realçar a importância
desta tabela no conjunto
da aplicação.

INFORMAÇÃO
PRINCIPAL
Listas = Consultar
funcionários já criados

Anular = Só é possível
se não existirem
registos associados

Figura 5

Os dados fundamentais a introduzir por separador são:

Identificação: Recomendamos o total preenchimento.


Dados: Data de admissão.
Dados fiscais: Preenchimento total.
Processamento: Não preencher campos das diuturnidades.
Sub. Férias: Indicar mês de Férias, bem como o número dias de Férias e
Sub. Natal a pagar.
Outros Movimentos: A preencher no caso de existir lugar a pagamento de outros 16
tipos de remunerações que não o vencimento mensal.
Pagamento: Indicar conta da empresa e forma de pagamento.
Reg. de Protecção: Implica os descontos a efectuar no recibo de vencimento.
Indicar obrigatoriamente o regime de segurança social e
outros (facultativo).
Inf. Profissional: Tipo de pessoal, situação e todos os campos de área do
balanço social (em baixo).
Carreira: Preencher habilitações literárias e nível de qualificação.
Contrato: Preencher contrato de trabalho e todos os campos da área da
situação actual (em baixo).
Agregado Familiar: Não é relevante. Só para efeitos de estatística.
Anexos: Não é relevante
Notas: Não é relevante. Registar notas soltas.

Dica:
Se, ao gravar os dados, a aplicação detectar a falta de algum dado relevante para o seu
bom funcionamento, será emitido um alerta com a indicação da informação em falta. É pois
necessário proceder ao preenchimento do campo indicado. Só assim será possível concluir
a ficha e gravar os dados introduzidos.

Vejamos um exemplo padrão do preenchimento duma ficha de um funcionário novo, com


os dados mínimos necessários:

1. Identificação
Consulta rápida

17
Figura 6
2. Datas 3. Dados Fiscais

Figura 7 Figura 8

4. Processamento 5. Subsídio de Férias

Figura 9 Figura 10

6. Outros Movimentos 7. Pagamento

Figura 11 Figura 12

18
8. Regimes de Protecção 9. Informação Profissional

Figura 13 Figura 14

10. Carreira 11. Contrato


É obrigatório para empresas com mais de 50
Gere a informação relativa aos contratos assinados,
trabalhadores, já que estas têm de preencher o mapa
mantendo o cadastro actualizado
Balanço Social.

Figura 15 Figura 16

12. Agregado Familiar Final Correcto ou incorrecto

Gravar

Figura 17

Em caso de incoerência de informação será


emitido um alerta com indicação do ERRO a
Figura 17 corrigir.

19
Observações:
 É possível reformular a informação introduzida como por exemplo o valor do
vencimento, alteração do número de dependentes, moradas, etc.;
 Será conveniente a criação de algumas tabelas acessórias, como sejam:
1) Os estabelecimentos associados à empresa;
2) As entidades tais como as repartições de Finanças, Sindicatos, entre
outros, vão ser solicitadas para o preenchimento das fichas de funcionários.
 No menu contexto é possível aceder directamente à informação de outras áreas do
programa que lidem com o
funcionário.

Figura 18

Como vimos, um dos separadores que é necessário preencher é o dos “Dados Fiscais”
(terceira etapa). A informação necessária a este é fornecida pela aplicação e está pronta a
ser utilizada. Neste momento, o que convém saber ou recordar é o seguinte:
 As tabelas de IRS são alteradas todos os anos, aquando da aprovação do
Orçamento Geral do Estado;
 Os valores e escalões são conhecidos até ao final do ano em curso para
aplicação nos recibos de vencimento do ano seguinte;
 Por norma, as tabelas dos escalões de IRS só estão disponíveis a partir de
Fevereiro, pelo que nos processamentos de Janeiro ainda são utilizados os
valores do ano anterior, sendo efectuados os acertos no mês de Março;
 Os quadros são fornecidos pelo programa para actualização de forma
gratuita e são de fácil instalação.

Codificação dos vários


tipos de rendimentos,
conforme a legislação
fiscal portuguesa

20
Figura 19
Valor de imposto a aplicar a Tabelas de imposto a aplicar a colaboradores
rendimentos eventuais, não fixos. com rendimentos mensais fixos e regulares

Como se pode observar, o valor da taxa a aplicar depende do vencimento, do estado civil
(ser casado ou não), do número de filhos, se o cônjuge trabalha, da existência de
deficientes a cargo ou de se ser pensionista (reformado).

Acção
Realçar que estes valores e
taxas de IRS são alterados
todos os anos.

1.2. Entidades Oficiais

O menu instituições visa criar fichas e registos das entidades oficiais com quem a
organização tem de lidar no seu dia a dia e cujos assuntos gravitem em torno dos seus
Recursos Humanos (como sejam a Segurança Social, Finanças, Seguros e Sindicatos).
Algumas destas tabelas, não sendo nucleares, fazem falta para um correcto e completo
preenchimento das fichas de funcionários e posterior preenchimento de alguns mapas
legais tais como sejam o Mapa de Remunerações (segurança social), o Quadro de Pessoal
ou o Balanço Social1 que mais não é do que um apanhado integral das características
sócio-profissionais da empresa.

21
1
Obrigatório para empresas com mais de 50 trabalhadores.
Tabelas
auxiliares legais

1
1

Figura 20

3
2

Estas tabelas auxiliares não vêm


preenchidas de origem, sendo importante
recolher a informação necessária e criar as
respectivas listas e fichas. Se não existirem
trabalhadores sindicalizados, não é
necessário preencher os dados deste menu (sindicatos). O mesmo se passa com a
componente de seguros. Só será necessário o seu preenchimento se a empresa ou os
trabalhadores descontarem para regimes de protecção complementares, i.e. fundos de
pensões.

Acção
Realçar a vantagem de ter
todos os campos preenchidos
com a informação necessária.
22
1.3. Dados da Organização

Acção
Explicar o conceito de centro de
custos

Tabelas
complementares
Figura 21

Estas tabelas também não vêm preenchidas de origem com o software, uma vez que estas
são diferentes de empresa para empresa.
Mesmo que a empresa seja de pequena dimensão e não possua mais do que um
estabelecimento, nem esteja organizada em departamentos ou tenha contabilidade
analítica, recomendamos, pelo menos, a criação do estabelecimento “sede” que pode ter o
código 00, por forma a facilitar o preenchimento dos quadros de pessoal e mapas de
carácter legal.

Dados necessários:

Identificação com
os dados da firma

Figura 22

Figura 22 Figura 23 23
Figura 24
Este visto valida se o SHST – Saúde Higiene e Segurança no
número introduzido Trabalho
está conforme a norma
Este tipo de serviço é normalmente
adquirido a por empresas externas
especializadas nesta área, que prestam
os dois tipos de serviço em simultâneo:
segurança/higiene + saúde.

Mas, em empresas de maior dimensão


a legislação obriga a que à existência
de um departamento interno de
Medicina do Trabalho, para responder a
estes serviços.

Também é normal em empresas de


obras públicas, que a área de
segurança e fiscalização seja separada
das tarefas de saúde. Estamos a falar
de grandes obras e empreitadas que
exigem tratamento diferenciado.
Figura 25

Medicina no trabalho

Figura 26

Dica:
Existem normas e procedimentos de segurança e higiéne em praticamente todas as
actividades e áreas empresariais e sociais, abrangendo desde os instrumentos de trabalho,
ao manuseamento das matérias-primas, passando pelas condições físicas do local de
trabalho. Para mais informações, consultar a bibliografia e os Link´s de sites de referência 24
indicados no fim do manual.
1.4. Dados do Processamento

O menu “Dados de Processamento”, trata muita


informação padrão comum a todas as áreas, já que
está devidamente formalizada e padronizada pelas
normas legais em vigor. A pensar nisso, o fabricante
do software disponibiliza muita informação já inserida,
visto ser de interesse geral.

Figura 27

Se efectuarmos, por exemplo uma


F4
consulta aos tipos de remunerações já
disponibilizados, verificamos que estão F4
contempladas todas as tipologias
consideradas no nosso ordenamento
fiscal e legal, com as respectivas
opções de afectação já validadas
(activando ou não activando a
respectiva check-box).
Figura 27

Como é intuitivo, poder-se-á alterar sempre as nomenclaturas existentes ou criar novas.


Não é um procedimento difícil. No entanto para uma correcta parametrização, exige algun
conhecimento das matérias a tratar.

O mesmo se passa relativamente às


faltas. Como se pode visualizar na
figura ao lado, as tipologias mais
comuns já se encontram criadas (com a
afectação das suas implicações
nalgumas remunerações).
Figura 28

O mesmo se passa para todas as outras opções disponibilizadas para esta área dos dados,
já que se trata de tabelas de apoio e suporte à criação das fichas de funcionários onde,
como já vimos, todas as informações podem ser solicitadas durante a sua criação.
Aconselhamos a verificar as diferentes opções. 25
1.5. Dados do Funcionário

Uma vez que nos encontramos na área principal do programa, a principal tabela a ser
constituída é ficha de funcionário. Todas as outras tabelas são complementares.
Mais uma vez, e à semelhança do capítulo anterior podemos constatar que as opções a
indicadas no menu “Dados do Funcionário” (categorias, habilitações, profissões, países,
tipos de horários, entre outros) são comuns a todas as organizações, independentemente
da sua dimensão ou actividade. Deste modo, estas todas encontram-se já construídas no
interior da aplicação informática, existindo a possibilidades e serem utilizadas ou mesmo
enquadradas legalmente de acordo com a legislação vigente.

Nesta secção do menu “tabelas”, está


concentrada toda a informação relativa à
definição e características sociais e
profissionais dos futuros funcionários da
organização.
Este tipo de informação vai permite
segmentar os dados que serão
solicitados nos diferentes separadores
Figura 29
da ficha de funcionário. Esta área visa
ainda a estruturação da informação com o objectivo de permitir preencher os quadros
legais, tais como o balanço social.

Alguns exemplos:

Dica:
Utilize a tecla F4 ou listas para aceder ao portefólio. Também se podem criar novos.

Tipos de pessoal

F4
Nesta área é criada
codificação para o tipo de
relação laboral. Os dados
apresentados já vêm pré-
configurados
Figura 30
.
26
Regimes de Trabalho

F4
Nesta área é disponibilizada a
codificação para o tipo de
relação existente entre o
trabalhador e a empresa.

Figura 31

Habilitações Literárias

Informação também já
disponibilizada. Está
conforme a codificação do
sistema nacional de
habilitações

Figura 32

Tipos de Horários
F4

Informação já disponibilizada.
Estão codificadas as
situações mais utilizadas.

Figura 33

Regimes de Trabalho

F4
Estão identificados vários
tipos de situações possíveis,
de acordo com a legislação
que rege as relações laborais.

Figura 34 27
Aplica-se o mesmo para todas as opções não descritas
atrás e que constem dos menus “dados do funcionário”
e “dados de processamento”. Ou seja, o fornecedor e
fabricante do software simplifica o trabalho dos Figura 35

utilizadores, disponibilizando uma aplicação (neste caso Recursos Humanos) já com


inúmeros códigos incluídos e parametrizações desenhadas. Isto só é possível para tipos de
dados de carácter legal, fiscal ou informação de âmbito universal que satisfaça o maior
número possível de utilizadores. Logicamente, todos os temas e respectivos menus que
ultrapassem este âmbito universalista estão vazios. Os mesmos deverão ser criados e
codificados pelas entidades que instalem a aplicação informática.

Encontramos então as tabelas: Dados de Pagamento, de Independentes, Actividades,


S.H.S.T, bem como Fichas de Funcionários.

Alguns exemplos:

F4

Figura 36

As tabelas de independentes são destinadas a


colaboradores externos, como por exemplo os
profissionais liberais (advogados ou contabilistas) ou
pessoal eventual como os prestadores de serviços
(limpeza e manutenção).

Além da identificação do independente convêm preencher os campos do separador “fiscal”


relativo a honorários, taxa de IRS retido na fonte e regime de IVA. 28
As actividades de S.H.S.T. são uma componente recente deste tipo de software, enquanto
parte integrante dos mesmos. Existia software para tratamento desta temática, mas
utilizado de forma isolada e autónoma. Com a sua inclusão na aplicação de Recursos
Humanos, ganha-se em produtividade e eficiência já que estas actividades sendo uma
obrigação de carácter legal, implicam o cumprimento de determinadas formalidades e
prazos que exigem um controlo atempado e cuidado sob pena da empresa sofrer
penalidades financeiras.

Saúde, Higiene e Segurança no Trabalho

É obrigatória em todas as empresas e


instituições.

Figura 37

A maior parte das componentes do


menu S.H.S.T são desenhadas para
F4
responderem a obrigações legais,
pelo que exigem algum trabalho
administrativo. A melhor forma de a
aplicação simplificar o trabalho ao
utilizador é através da
disponibilização de listas com a
nomenclatura de todas as variáveis
Figura 38 utilizadas em cada opção/menu,
como podemos observar na figura.

Dica: 29
Podem ser acrescentadas novas categorias, em todas as opções.
1.6. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 25 minutos


Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Médio

Objectivo:
Saber criar tabelas de trabalho, funcionários.

Desenvolvimento
 Criar um funcionário preenchendo todos os campos
obrigatórios;
 Preencher a ficha do funcionário não deixando nenhum
dos campos vazios;
 Criar, pelo menos, 4 funcionários no programa.

Sugestões
Tabelas / Funcionários / Ficha.

30
FICHA DE AVALIAÇÃO 1

Indique a resposta correcta.

1. É possível pesquisar um funcionário na ficha de funcionários colocando


apenas o código do funcionário.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. Não é possível definir 50 horas de trabalho semanal para um funcionário.


a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. Em que separador da ficha de funcionário é introduzido o valor mensal a


pagar ao funcionário?
a) Dados Fiscais;
b) Pagamento;
c) Processamento;
d) Carreira;
e) Contrato.

4. O campo Instrumento relativo à Regulamentação do Trabalho é um campo


facultativo.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

5. Na tabela Períodos, que dados deve ser definidos?


a) Período, data de início, data de fim, mês de processamento;
b) Mês de processamento, dias úteis, dias do mês;
c) Código, descrição, ano;
d) Todas as hipóteses anteriores.

31
Soluções: Página 88 Dificuldade: Média
Módulo 2

32
Módulo 2 – Processamento de Registos

PLANIFICAÇÃO

OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Compreender o - Executar - Método - Acetatos 05 min.


processamento processamento de Interrogativo;
de remunerações vencimentos - Método - Computador 10 min.
e respectivas mensalmente; Demonstrativo;
alterações.
- Fazer as - Método 05 min.
alterações mensais Expositivo;
(faltas, prémios,
etc.);

- Executar a Gestão - Método - Computador 10 min.


contratual e o Demonstrativo;
cadastro social;

- Definir os períodos - Método - Computador 15 min.


de férias; Demonstrativo;

- Definir as - Método 05 min.


entidades Expositivo;
independentes; - Método - Computador 10 min.
Demonstrativo;

- Assegurar - Método - Computador 10 min.


actividades de Demonstrativo.
S.H.S.T..

33
Esta área da aplicação trata-se do núcleo da aplicação, uma vez que é nela que o utilizador
ocupa o tempo de trabalho a produzir os registos necessários à gestão das relações entre
os colaboradores (internos ou não) e a organização.

Como já frisamos o desenvolvimento alcançado pela a actividade económica obriga as


empresas a utilizarem o máximo das suas potencialidades por forma a tornarem-se mais
eficientes e produtivas. Para tal, é necessário agilizar ao máximo todos os processos de
registos procurando proporcionar tomadas de decisão em tempo oportuno.

Todavia, esta realidade não significa que nalgum momento, nalgum local, fiquem registados
os dados que vinculam. Ora, se a primeira parte do trabalho numa aplicação é criar e
parametrizar as tabelas necessárias (obrigatórias ou não), numa segunda fase dever-se-à
proceder aos registos periódicos e criar informação nova. É sobre esta temática que este
módulo incide.

Acção
Apresentar os acetatos de como
organizar os Recursos humanos

34
2.1. Processamento de Vencimentos

Nesta área da aplicação vamos produzir os recibos de vencimento, de forma automática ou


manual, registar as alterações eventuais, bem como processar férias e actividades de
S.H.S.T..

A tarefa principal aqui executada


área é o processamento dos
vencimentos mensais. Como tal,
todas as alterações a registar
deverão ser realizadas
antecipadamente, uma vez que têm
implicações no vencimento do
colaborador (como férias, faltas e
remunerações eventuais). Assim a
figura ao lado apresenta uma seta a
evidenciar o sentido do trabalho diário Figura 39

do utilizador, responsável pelo processamento e operação da aplicação informática.

Processamento Manual

Campos a preencher:
1
2 3
1. Código do funcionário;
2. Tipo de processamento;
3. Período.

Período sugerido será


sempre o seguinte ao
já processado

Figura 40

Os descontos (campos) associados ao funcionário só são visíveis após a introdução do


código respectivo. O motivo? Todos os funcionarmos estão sujeitos às mesmas regras,
mas os descontos podem ser executados para diferentes entidades e com diferentes 35
taxas.
Exemplo e observações

1
2

4
5

Ao digitar o código do funcionário Fornece informação sobre o último


Figura 41 são automaticamente carregados os vencimento. Esta área está sem acesso
tipos de remuneração e valores que (cinzenta), porque já foi processado e pago.
foram definidos na sua ficha.

(1)
Após identificar o funcionário pelo código, a tarefa seguinte será escolher o motivo do
processamento: Vencimento, Sub. Férias, etc. Em todos os campos identificados com uma
chave, os valores são preenchidos automaticamente.

(2)
Os dias de processamento são contados automaticamente pela aplicação, dependendo dos
dias úteis do mês.

(3)
A remuneração identificada nesta linha é uma remuneração ocasional, deste mês (não tem
chave). Pode ser introduzida directamente na linha ou através do menu “alterações mensais”).

(4)
Os descontos da Segurança Social aplicam-se a todos trabalhadores, sendo a taxa normal de
desconto de 11%. A empresa contribuirá com 24,75% calculado sobre o valor base.

(5)
Os descontos do IRS, variam, visto que a taxa a aplicar depende montante do vencimento base
e do agregado familiar. Tem importância neste caso o número de dependentes a cargo e a
situação laboral do cônjuge (se trabalha ou não).

(6) Concluir o processamento. Gravar.


36
Nos meses em que existir lugar ao pagamento do Subsídio de Férias ou de Natal 1 a
aplicação emitirá um alerta para que se realizem os respectivos processamentos. Desta
forma, o processamento correspondente ao mês de férias será conforme o que estiver
definido na ficha do funcionário, sendo, o Subsídio de Natal efectuado no mês de
Novembro.

Para consultar os
vencimentos já realizados

Figura 42

Dica:
Nestes processamentos não é atribuído Subsídio de Refeição.
Mês de férias = Dias Úteis de Gozo. 37
Subsídio de Natal = Mês adicional, 13º período de processamento (30 dias).
Uma utilidade muito interessante da aplicação é o apuramento dos valores de fim de
contrato, resultantes do cálculo automático de todos os valores a pagar ao colaborador
resultantes do fim da relação laboral com a empresa.
Exemplo
Consulta rápida

Incide sobre a totalidade


dos rendimentos

Figura 43

A aplicação calcula o valor proporcional aos Subsídios de Férias e Natal,


no caso do final do contrato ocorrer no mesmo ano. Se o contrato for
plurianual é calculado o valor da indemnização adicional. Um mês por
cada ano de trabalho, além dos mencionados subsídios no caso de ainda
Acção
não estarem pagos.
Testar várias situações
de remuneração.

Dica:
Conferir sempre os cálculos dos valores apresentados. As verbas podem ser elevadas.

Dica:
Atenção às datas. Os processamentos normais devem ser efectuados com a data do último
dia do mês, mesmo se o trabalho for realizado uns dias antes.

Dica:
A data do último processamento também será a considerada para fim de contrato. 38
Processamento Automático

O processamento automático é indicado para todos os funcionários que não tenham faltas.
É possível executar esta tarefa com vários tipos de restrições, para maior controlo. Se
existir lugar neste período ao pagamento do Subsídio de Férias para qualquer colaborador
o programa emite um aviso.

Figura 44

Indicar o primeiro e o último


funcionário a processar.
Resulta se forem seguidos.

Basta seleccionar com o


cursor do rato (ficando azul)
os funcionários pretendidos.

Neste separador podem ser


introduzidas novas
remunerações, que afectarão
somente o processamento
indicado. Exemplo de adições:
 Prémios de Desempenho;
 Gratificações de Gerência. 39

Figura 45
2.2. Alterações Mensais

Nesta área do processamento registam-se as variações mensais que ocorram nas


seguintes rubricas:

 Faltas;
 Horas Extras;
 Remunerações;
 Descontos;
 Longas
Ausências.

É preciso escolher:
 Nome do funcionário;
 Dia;
 Motivo da falta;
 Tempo.

Figura 46

Depois de indicado o código do colaborador, é necessário escolher qual o separador de


trabalho, faltas, horas extra, remunerações/descontos ou ausências prolongadas.

Separador de registo de faltas

Sequência de tarefas:
1. Indicar o código funcionário;
1
2. Escolher a razão / separador;
2
3. Indicar o dia;
3
4. Indicar o motivo;
5. Indicar o número de horas;
6. Adicionar, para validar.
4
5

Em caso de erro
6
Remover
Figura 47

A operação de registo de faltas deverá ser repetida tantas vezes quantas os funcionários
que tiverem ausências ao trabalho (justificadas ou não), como no caso de greve ou 40
doença. As faltas, por lei, implicam a perca do direito à remuneração correspondeste.
Separador de Registo de Horas Extra

Igual ao das faltas. É necessário


seguir os mesmos passos.

Rodando a barra
muda de mês.
Apaga o registo

Figura 48

Separador de Registo de Remunerações / Descontos

F4

F4
Sequência de tarefas:
1. Indicar o código funcionário;
2. Escolher Remuneração, ou
3. Desconto;
4. Introduzir o valor;
5. Gravar.
Figura 49

Dica:
Em caso de erro verificado após a impressão do recibo de ordenado, é sempre possível 41
anular o mesmo e refazer todo o processamento para o mês em causa.
Separador de Registo de Ausências prolongadas.

Para mais informação e


acesso directo, pode consultar
o menu de “Contexto”

Sequência de tarefas:
1. Indicar o código funcionário;
2. Escolher o Separador Ausências;
3. Escolher o motivo da Ausência;
4. Indicar o período temporal;
5. Adicionar.

Figura 50

2.3. Gestão Contratual

Através da opção de gestão contratual e respectivas sub-opções (“Renovação” e “Fim de


Contrato”) é possível à empresa gerir, da melhor forma estes dossiers, realizando um
acompanhamento e gestão eficiente dos mesmos.

Sequência de tarefas:
1. Escolher Separador Restrições;
2. Escolher os funcionários;
3. Actualizar;
4. No Separador Resultados,
verificar os dados apresentados.

Uma boa utilização


desta facilidade
implica criar um plano
de renovação para
cada funcionário.

42
Figura 51
Figura 52
EXEMPLOS de OFICIOS DE
RESCISÃO DE CONTRATO

2.4. Gestão e Planeamento de Férias

A política de marcação de férias, com respeito pelo normativo legal deve ser bem planeada
e validada pelos responsáveis da organização.

Sequência de tarefas:
1. Escolher o funcionário;
2. Apontar com o rato os dias
para marcar, até perfazer
o total a que tem direito;
3. Gravar.

Figura 53

Dica:
Evite ao máximo a ausência de funcionários em altura de maior trabalho, sobretudo em
actividades sazonais.
43
Nunca permitir que dois responsáveis estejam de férias em simultâneo.
2.5. Processamento de Independentes

Para processar os independentes, estes têm de ter, naturalmente, fichas criadas. Para isso
o utilizador tem de proceder como se estivesse a criar uma ficha de funcionário. A
informação solicitada é semelhante, sendo também necessário definir quais as actividades
ou serviços prestados por terceiros ou independentes.

Ver Tabelas / Independentes / Fichas.


Ver Tabelas / Actividades.

Dados fiscais Fundamentais

Consulta de honorários pagos

Criar actividades.
Preencher código, nome, valor e unidade.

Figura 54

Como registar então actividades para os independentes?

Sequência de tarefas:
1. Escolher o independente;
2. Novo;
3. Escolher actividade;
44
4. A duração;

Figura 55 5. Gravar.
2.6. Actividades de S.H.S.T

A área de S.H.S.T, incluída na aplicação Recursos Humanos, tem


como finalidade principal a administração dos serviços de
Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho de uma organização, e a
produção do relatório anual das actividades desenvolvidas em
concordância com a legislação em vigor. Figura 56

A gestão das actividades de S.H.S.T. passa inicialmente, pela definição das tabelas base
de acordo com as necessidades da organização. Após esta definição é possível registar
acções médicas, doenças profissionais, acidentes de trabalho, entre outras actividades.

No que diz respeito às acções médicas é possível ainda definir, para cada uma,
periodicidades de realização. Por exemplo, podemos definir que determinado exame deve
ser realizado de 12 em 12 meses para todos os funcionários cuja idade seja superior a 45
anos.

Vejamos um desenho esquemático de apresentação deste módulo

Tratado na área de
TABELAS
Tratado na área de
EXPLORAÇÃO
Tratado na área de
PROCESSAMENTO

Fonte: Primavera Software


Figura 57
Obrigatório para empresas
com mais de 50 trabalhadores.
menos opções.
45
Como podemos observar, o registo das actividades de S.H.S.T. está segmentado em duas
rubricas: Uma área de cuidados de saúde e outra área de segurança e higiene.

Figura 58

Acções Médicas
Sequência de tarefas: 3

1. Seleccionar a
actividade;
2. Carregar em novo;
3. Preencher dados;
4. Gravar.
Consultar dados de um
ou vários funcionários
4
Figura 59

Doenças Profissionais
Sequência de tarefas:

1. Seleccionar a actividade;
2. Carregar em novo;
3. Preencher dados;
4. Gravar.

Figura 60

O processo repete-se
para todas as outras
actividades.

O quadro aparece com a informação introduzida


Resultado Final

46

Figura 61
2.7. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 25 minutos


Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Médio

Objectivos:
Efectuar o processamento de vencimentos dos funcionários;
Efectuar alterações ao processamento.

Desenvolvimento
 Efectuar o processamento do primeiro funcionário, de
forma manual, para o mês de Janeiro do ano em
trabalho;
 Efectuar o processamento de todos os funcionários, de
forma automática, para o mês de Fevereiro do ano em
trabalho;
 Atribua o pagamento de 20 horas extraordinárias ao 3º
funcionário;
 Efectue o lançamento de 5 dias de férias para o 4º
funcionário no mês em processamento.

Sugestões
Processamento / Processamento Manual;
Processamento / Processamento Automático;
Processamento / Alterações Mensais / Por Funcionário. 47
FICHA DE AVALIAÇÃO 2

Indique a resposta correcta.

1. O processamento de vencimentos é realizado manual ou automáticamente


não podendo usar ambos procedimentos para o mesmo mês.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. É possível alterar um recibo depois deste emitido.


a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. A renovação do contrato de um funcionário pode ser feita:


a) Com apenas dois cliques do cursor do rato;
b) É um procedimento complexo;
c) Depende da empresa;
d) Terá que ser introduzida a informação novamente.

4. Na marcação de férias é possível:


a) Alterar o número de dias marcados;
b) Alterar o mês do pagamento do subsídio de férias;
c) Alterar a cor em que os dias de férias aparecem marcados;
d) Alterar a quantidade de dias de férias a que o funcionário tem
direito.

5. Não é possível marcar férias para todos os funcionários ao mesmo tempo.


a) Verdadeiro;
b) Falso.

48
Soluções: Página 88 Dificuldade: Média
Módulo 3

49
Módulo 3 – Exploração da Informação

PLANIFICAÇÃO

OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Descrever a - Definir mapas - Método 05 min.


informação oficiais para Interrogativo;
disponível na entidades externas:
aplicação. Sindicatos, - Método 05 min.
Segurança Social, Expositivo;
Balanço Social,
Quadro de Pessoal - Método - Computador 20 min.
(IDICT), Declaração Demonstrativo;
de Rendimentos;

- Criar mapas internos - Método 05 min.


tais como recibos de Expositivo;
vencimento, mapa
de férias, liquidação - Método - Computador 15 min.
de IRS, etc.; Demonstrativo;

- Pesquisar - Método - Acetatos 05 min.


estatísticas e Interrogativo;
consultas diversas
com informação de - Método - Computador 15 min.
gestão; Demonstrativo;

- Calcular as férias - Método - Computador 15 min.


(mapas e painel de Demonstrativo;
bordo);

- Executar simulação - Método - Computador 05 min.


de vencimentos; Demonstrativo;

- Criar mapas - Método - Computador 20 min.


necessários a nível Demonstrativo;
da S.H.S.T.;

- Criar alertas - Método - Computador 15 min.


(contrato, Demonstrativo.
aniversários, etc.).
50
Todos os sistemas de informação para gestão, implementados nas organizações, têm por
fim último a obtenção de informação sistemática sobre o negócio da empresa, e a obtenção
de informação atempada e estruturada sobre a sua actividade económica. Este fim será
alcançado com o tratamento dos dados que as aplicações
armazenam.

Como já observámos noutras aplicações informáticas de


gestão e, o módulo de exploração tem por finalidade obter
resultados para informação de gestão, analisar dados para a
tomada de decisões e produzir informação de carácter legal.

Figura 62

Acções

1. Reproduzir os mapas legais a entregar (Segurança Social, Quadro de


Pessoal, Declaração de Rendimentos);

2. Extrair Recibos de Vencimento, Folhas de Férias e Liquidações de IRS;

3. Listar mapas estatísticos;

4. Obter impressão de consultada ao histórico do colaborador;

5. Usar a folha de ferias para recolher datas pretendidas, obter a


colaboração dos formandos na simulação

6. Extrair mapas e listagens sobre actividades de S.H.S.T

7. Criar alertas sobre as datas de aniversário dos colaboradores

51
3.1. Mapas Oficiais

Neste menu do módulo de exploração, podemos gerar


informação para consumo externo, ou seja, para responder
às solicitações legais, fiscal e de terceiros.

Relembramos que neste módulo não se produz informação


de qualquer espécie, não se introduzem registos, só é
possível realizar consultas.
Figura 63

Os menus de seguros e sindicatos são muito fáceis de consultar. Existindo cada vez menos
indivíduos sindicalizados estes quadros, raramente apresentam valores.

Vejamos como fazer:

Figura 64

As maiores solicitações na produção de mapas oficiais, são os mapas da Segurança


Social, produzidos mensalmente. São eles que evidenciam os valores de vencimentos e
descontos efectuados pela aplicação da Taxa Social Única, em 11% pelo trabalhador e em
24.75% pela entidade empregadora para a Segurança Social. Convém referir que esta
informação é remetida para a entidade via Internet. A este processo chama-se
desmaterialização e informatização de
procedimentos, cada vez mais em voga. 52
Figura 65
Vejamos como se produz o mapa de remunerações a entregar mensalmente na Segurança
Social, com vista a fazer prova dos vencimentos pagos e do apuramento das respectivas
contribuições a liquidar.

Figura 66

Sequência:
1. Escolher o mês a declarar, se for diferente do indicado;
2. Seleccionar o tipo processamento;
3. No separador de restrições escolher as opções pretendidas se for caso disso;

4. Processar;

5. Imprimir.

53

Figura 67
Também, é nesta área do programa que se obtêm diversos mapas legais/oficiais para
entrega aos funcionários (declaração de rendimentos) ou a entidades oficiais (Ministério do
Trabalho, Finanças e Segurança Social). Relativamente ao quadro de pessoal, como já
referimos, deve ser entregue no ISHST durante o mês de Novembro, em formato electrónico
(via Internet) ou em formato magnético (disquete). Para quem não possua uma aplicação
informática para tratamento destes assuntos deve introduzir esta informação pela Internet
recorrendo a uma aplicação disponibilizada pelo instituto ISHST. Esta entrega é uma
obrigação legal para as organizações e a sua falta pode levar à aplicação de sanções.

Entregar aos Funcionário

Com é costume sempre


que visualizamos o
separador restrições, é
possível segmentar a
consulta de informação.

Neste separador é possível


configurar quais os itens que serão
descritos na declaração impressa.

Aumentar ou diminuir a árvore.

Esta declaração impressa e assinada pela empresa, deve ser


entregue a cada trabalhador até ao dia 10 de Fevereiro do ano
seguinte a que dizem respeito os rendimentos. Através desta os
colaboradores podem por sua vez preencher a respectiva declaração
de rendimentos para ser entregue em sede de IRS – Categoria A.
Para os Independentes, o processo é semelhaste, embora a
declaração por se enviada até ao fim de Março – Categoria B.

Figura 68

54
Nesta área da exploração podemos visualizar os vários tipos de rendimentos pagos pela
empresa (categorias) e a quem. É uma forma dos serviços de Finanças poderem controlar
(cruzar) dados, para possíveis fugas à declaração de rendimentos e respectivos impostos.

1
Só aplicável a residentes.

A folha de rosto apresentada


faz uma síntese dos vários
tipos de rendimentos
(categorias) auferidos.

Sequência de tarefas:
1. Processar dados;
2. Processamento em curso;
3. Mudar de separador e verificar a
necessidade de eventuais correcções;
4. Para visualizar a folha “fiscal”
4 seleccionar imprimir;
5. Usar botão direito do rato para mais
opções.
6. Gravar

Figura 69

5
1

55
Quanto ao balanço social, obrigatório para empresas com mais de 50 trabalhadores, trata-
se de um mapa que caracteriza social e economicamente a comunidade de colaboradores
da organização. Muita da informação necessária é fornecida automaticamente pela
aplicação, que vai pesquisar dados às fichas de funcionários e aos dados introduzidos
mensalmente. No entanto, também é possível alterar ou introduzir dados directamente nos
mapas apresentados.

Este módulo da aplicação é fácil de entender e de compreender, não apresenta o seu


preenchimento qualquer dificuldade. O mesmo encontra-se estruturado em seis áreas de
informação. Vejamos alguns exemplos de quadros apresentados:

A informação só aparece após


1. Empresa (informação institucional) processamento.

Figura 70

2. Emprego

Figura 71
Figura 72

3. Custos c/ Pessoal 4. Higiene e Segurança

Figura 73 Figura 74

5. Formação profissional 6. Protecção Complementar

56
Figura 75 Figura 76
3.2. Mapas Internos

Das opções constantes desta área do módulo de exploração ressalta, como mais
importante, a possibilidade de emissão dos recibos de vencimento dos colaboradores.

Estes são impressos em duplicado numa folha A4, com toda a informação sobre o
processamento mensal respeitante ao funcionário. Há também a possibilidade de
visualizar, no mesmo documento (ou em separado se for mais conveniente), os Subsídios
de Ferias ou de Natal com o mês do respectivo. A leitura do documento é muito fácil e
intuitiva.

Sempre que possível, a empresa


deverá obter uma assinatura do
funcionário.

Em alternativa, deverá efectuar a


liquidação com meios de pagamento
que tenham meios de prova
exemplo; cheque ou transferência

Figura 77
bancária.

Outras possibilidades de informação:

Folha de Férias:
Neste relatório podemos analisar e
observar uma lista de todos os
vencimentos pagos e respectivas
rubricas consideradas.

Figura 78

Figura 79 Figura 80

Informação sobre a retenção de IRS efectuada sobre Demonstração dos valores que 57
os vencimentos compõem o vencimento
3.3. Estatísticas e Consultas

Extracto de Funcionário (Consultas / Extracto de Funcionário).

Através desta opção “Extracto de Funcionário” é possível consultar todos os valores


recebidos por um colaborador e que tipo de rendimentos lhe foram liquidados.

Opção contexto para


mais consultas

Esta área só funciona se estiverem


configuradas as parametrizações para
a contabilidade

Figura 81

Custos com pessoal:


Nesta janela visualizamos o custo mensal da massa salarial da empresa, agregado e por
rubricas (descontos e custos da empresa)
Caso se deseje uma
representação gráfica da
informação ou exportar a
informação para outro
aplicativo, é necessário
seleccionar a área
pretendia e usar o botão
direito do rato.

Figura 82

Utilizando o separador das restrições, é também possível


seleccionar a informação segundo uma multiplicidade de
variáveis. No separador configurações, é dado ao utilizador a
possibilidade escolher outras variáveis para serem 58
Figura 82
consideradas e visualizadas na grelha de custos.
Alertas
Os alertas estão organizados em três categorias, a saber: Funcionários, Independentes e
SHST.

Este modo de exploração não cria alertas.


Os alertas são geridos pela aplicação em
função dos dados introduzidos e dos
registos efectuados. Para que funcionem,
tem de ser definidos no administrador.
Figura 84

Para configurar alertas na aplicação Recursos Humanos é necessário abrir a aplicação


Administrador e seguir os passos indicados na figura 85. Escolher a empresa (1+2) e a
opção parâmetros dos Recursos Humanos (3).
Para aceder à janela de configuração de alertas
1 2
pressionar o cursor do rato duas vezes em
parâmetros do exercício.
3

Figura 85

Depois basta activar as opções


pretendidas e indicar os dias de
antecedência do alerta e gravar.
59
3.4. Férias e SHST

Esta opção permite consultar mapas de férias com os períodos de ausência planeados
podendo a sua consulta ser catalogada ou restringida às diferentes opções disponíveis.

Acção
Listar Mapas em
diferentes combinações
de critérios

Figura 86

Acção
Relatar com a
colaboração dos
formandos a informação
constante no quadro.

Figura 87
60
Esta área da aplicação permite também visualizar os mapas de S.H.S.T, com a informação
introduzida para cada funcionário. Convêm, lembrar que a obrigatoriedade dos exames em
medicina do trabalho é aplicável para quem entra na empresa pela 1ª vez ou com uma
frequência bianual para quem já trabalha, sendo que os colaboradores com mais de 45
anos terão de realizar exames médicos anualmente.

Nesta opção podemos consultar todas as


actividades de S.H.S.T executadas e
programadas.

Figura 88

O utilizador volta a ter mais uma vez a possibilidade de restringir as consultas de acordo
com o interesse da sua pesquisa.
Uma outra vantagem deste módulo é o preenchimento do relatório anual, embora seja
pratica do mercado este relatório ser normalmente preenchido e entregue pelas empresas
de medicina do trabalho (entidades privadas e fornecedoras destes serviços) no âmbito das
suas tarefas e competências
contratadas.

Este relatório da aplicação é uma


cópia digital dos formulários oficiais,
o que facilita o seu preenchimento.

61

Figura 89
3.5. Simulação de Vencimentos

Os dados essenciais a introduzir são; valor vencimento, subsídio de refeição e IRS.

Simulação simples
O utilizador deve preencher os dados apresentados nos diferentes separadores.

Figura 90

Simulação completa
A informação apresentada é a mesma, mas com o apoio de um assistente (wizard) irão
aparecendo várias janelas (equivalentes aos separadores da simulação simples) com
opções de preenchimento de campos, conforme os casos que se pretende simular.

Implicações de aumentos
salariais sobre o vencimento
dos colaboradores actuais.

62
Figura 91
Figura 92
Próximo = Novo Funcionário
Cancelar = Nova Simulação

No final da simulação é apresentado um quadro resumo com a análise das implicações


para a empresa, nomeadamente os custos totais assumidos com as opções escolhidas. É
também possível visualizar os valores a serem atribuídos às diferentes componentes do
vencimento.

Com este aplicativo, a empresa pode partir de um valor base (ilíquido) e verificar no fim
qual o custo total dessa opção, podendo ainda realizar testes com vários itens para saber
qual a opções mais vantajosa no caso de querer chegar a um valor liquido a negociar com
63
o colaborador.
3.6. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 15 minutos


Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Médio

Objectivos:
Identificar a necessidade dos mapas oficiais;
Saber como emitir os mapas oficiais.

Desenvolvimento
Emitir os seguintes mapas:
 Mapa de declaração de rendimentos para a Segurança Social;
 Recibos processados anteriormente;
 Estatística de custos com o pessoal;
 Mapa de Férias do pessoal.

Sugestões
Exploração / Mapas Oficiais;
Exploração / Mapas Internos;
Exploração / Estatística;
Exploração / Férias.
64
FICHA DE AVALIAÇÃO 3

Indique a resposta correcta.

1. É possível emitir um mapa com a declaração de rendimentos para a


Segurança Social.
a) Verdadeiro;
b) Falso.

2. Os recibos emitidos manualmente são diferentes dos de emissão automática.


a) Verdadeiro;
b) Falso.

3. No mapa de férias é possível:


a) Filtrar por departamento;
b) Filtrar por estabelecimento;
c) Filtrar por categoria de funcionário;
d) Filtrar por funcionário;
e) Todas as anteriores.

4. Na simulação de vencimentos:
a) Não é possível simular o vencimento sobre o valor líquido ;
b) Simular o vencimento sobre o valor ilíquido para vários
funcionários ao mesmo tempo;
c) Criar um funcionário directamente após a simulação.

65
Soluções: Página 88 Dificuldade: Média
Módulo 4

66
Módulo 4 – Outros Utilitários

PLANIFICAÇÃO

OBJECTIVOS OBJECTIVOS
METODOLOGIA MATERIAL TEMPO
GERAIS ESPECÍFICOS

- Outros - Completar dados - Método - Acetatos 10 min.


Utilitários de Funcionários; Interrogativo;

- Completar - Método - Computador 20 min.


formulários de Expositivo;
Recolha.
- Método - Computador 30 min.
Demonstrativo.

67
Neste módulo apresentamos alguns utilitários que contribuem para que a gestão diária do
departamento de Recursos Humanos tenha as suas funções mais simplificadas e
consequentemente possa operar com maior rapidez e eficiência.

4.1. Actualização de Funcionários

Utilitários / Funcionários / Dias de Ferias e Subsídios


Esta opção permite ao utilizador
determinar quantos dias de férias
adicionais terá direito o trabalhador,
bem como quantos dias terão de ser
retirados ao subsídio de férias e ao
13.º mês (natal) por faltas dadas.
Utilizando o separador das
restrições, esta tabela pode ser
aplicada a um só trabalhador ou a

Figura 93
vários.
Para activar as diferentes opções disponíveis, basta activar as check-box (caixas). Sempre
que se modificarem as configurações deve-se actualizar a informação na tabela.

Utilitários / Funcionários / Actualização do Vencimento


Esta é uma opção muito útil, já
4
3 1
1 1 que permite actualizar de numa
2 única vez os vencimentos de
1
todos os funcionários.

Sequência de tarefas:
1. Atribuir percentagem de aumento
2. Definir aumento mínimo absoluto
3. Actualizar
4. Se estiver tudo correcto gravar.
4
1
68
Figura 94
Zona onde se pode analisar
o impacto das alterações.
4.2. Formulários de Recolha

Utilitários / Formulários de recolha / Declaração IRS

O Mapa de “Informação e Recolha Legal”


segundo o código do IRS, é apenas um
relatório para imprimir, não se servindo de
qualquer dado registado na aplicação.

Figura 95

Utilitários / Formulários de recolha / Alterações Mensais

A opção do mapa a imprimir deve ser efectuada consoante o tipo de informação que se
pretende recolher.

Figura 96

Utilitários / Formulários de recolha / Marcação de Férias

Figura 97

Como o próprio nome indica, este relatório servirá para recolher as intenções dos 69
funcionários para a marcação das suas férias.
4.3. Exercícios Práticos

FICHA DE ACTIVIDADE

Tempo de Execução: 5 minutos


Local: Posto de Trabalho
Grau de Exigência: Baixo / Médio

Objectivos:
Saber como fazer actualizações aos vencimentos dos funcionários;
Conhecer os utilitários disponíveis no programa.

Desenvolvimento
 Faça uma actualização de vencimento por lote para todos os
funcionários, sem retroactivos no valor de 4%;
 Navegue pelos menus dos utilitários de forma a tomar
conhecimento dos campos a preencher em cada um dos
formulários dos utilitários.

Sugestões
Utilitários / Funcionários / Actualização de Vencimento. 70
FICHA DE AVALIAÇÃO 4

Indique a resposta correcta.

1. Na actualização de cadastro actua sobre:


a) Cadastro de Faltas;
b) Cadastro de Horas Extra;
c) Cadastro de Pessoal;
d) Férias Gozadas;
e) Todas as anteriores mas apenas após a data seleccionada.

2. O serviço de cálculo de diferenças de IRS permite.


a) Calcular quanto o funcionário vai pagar de IRS;
b) Calcular as diferenças que a empresa terá no final do ano;
c) Permite ajustar após alterações os valores já lançados;
d) Permite fazer correcções de lançamentos futuros.

3. No serviço de importação de tabelas permite importar:


a) Tabelas de Fornecedores;
b) Tabelas de Férias e de Feriados;
c) Tabelas de Férias, de Feriados e de Funcionários;
d) Tabelas de Funcionários.

71
Soluções: Página 88 Dificuldade: Média
Práticas

72
Conteúdos Didácticos Complementares

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75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
Exercícios Práticos Globais

FICHA DE AVALIAÇÃO - 5 (exercícios do CD FORMAÇÃO)

Indique a resposta correcta.

1. O registo de colaboradores independentes pode ser feito:


a. Apenas na Tabela de Funcionários;
b. Apenas na Tabela de Independentes; X
c. Na Tabela de Funcionários ou na Tabela de Independentes.

2. “A forma de preencher a ficha dos trabalhadores independentes é


semelhante à dos funcionários da empresa.”
a. Verdadeiro;
b. Falso.

3. O registo das faltas dos funcionários é feito:


a. Em zona própria na ficha do funcionário;
b. Em zona própria no cadastro do funcionário;
c. Quando se processa o vencimento;
d. Todas as anteriores;
e. Nenhuma das anteriores. X

4. A impressão dos recibos de vencimento pode ser feita:


a. Apenas no momento do processamento do recibo;
b. Em qualquer altura, para qualquer mês processado; X
c. Em qualquer altura, até ao processamento do próximo mês.

Solução: Página 88 Dificuldade: Baixa 85


FICHA DE AVALIAÇÃO - 5 (exercícios do CD FORMAÇÃO)

….. Continuação

Indique a resposta correcta.

5. “A simulação de vencimentos permite fazer uma simulação apenas


sobre o valor líquido, sendo útil porque nos permite visualizar os valores
previsionais para um recibo sem ter que o criar efectivamente.”
a. Verdadeiro;
b. Falso.

6. Como é feita a abertura de ano?


a. Através dos Serviços, no Administrador;
b. Através dos Utilitários, no Recursos Humanos;
c. Não é necessário fazer abertura de ano.

7. “Os diagnósticos correctivos são providos de um assistente que facilita


a sua utilização.”
a. Verdadeiro;
b. Falso.

86
Solução: Página 88 Dificuldade: Baixa
Notas

87
Soluções

Ficha de Avaliação nº 1
Soluções: 1-a / 2-b / 3-c / 4-b / 5-d

Ficha de Avaliação nº 2
Soluções: 1-b / 2-a / 3-a / 4-b / 5-b

Ficha de Avaliação nº 3
Soluções: 1-a / 2-b / 3-e / 4-c

Ficha de Avaliação nº 4
Soluções: 1-e / 2-c / 3-d

Ficha de Avaliação nº 5
Soluções: 1-b / 2-a / 3-e / 4-b / 5-b / 6-a / 7-a

Material de Apoio

VÍDEO PROJECTOR

COMPUTADOR PORTATIL

QUADRO DE PAREDE

CD DE FORMAÇÃO DO FORMANDO

88
Bibliografia Consultada

Victor Seabra Franco, Carlos Cainao Pereira (2002) Vários (2004)


Contabilidade Analítica Códigos do I.R.S e I.R.C
Edição: Rei dos Livros Edição Rei dos Livros

Sérgio Pereira Carmelo (2005) Manuel Nogueira Serens (2005)


Manual Casos Práticos Contabilidade Sociedades Código das Soc. Comerciais, 12ª Edição
Edição da Universidade Lusíada Edição: Livraria Almedina

Eugene F. Brigham, Michael C. Ehrhardt (2006) Manuel João Pereira (2006)


Administração Financeira Sistemas de Informação
Edição: Thompson Learning Edição: Universidade Católica

Carlos Baptista da Costa, Gabriel C. Alves (2001) Vários (2005)


Casos Práticos de Auditoria Financeira Manuais técnicos Primavera
Edição: Visilis Editores Edição Primavera

António Borges (2003) Idalberto Chiavenato (1990)


Elementos de Contabilidade Geral, 22ª Edição Iniciação à Administração Financeira
Edição: Áreas Editora Edição: Mc Graw-Hill

Vários (2006) José Alves Rodrigues (2004)


Código das Sociedades Comerciais, 4ª Edição Código do IVA, 19ª Edição
Editora: Dislivro Editora: Rei dos Livros

Denis Alcides Rezende (2005) IAPMEI (2001)


Sistemas de Informação Organizacionais Guia de Aspectos Legais para PME´s
Guia Prático para projectos Guia de Plano de Negócios
Edições Atlas Edição IAPMEI
Ralph Stair (2006) IAPMEI (2002)
Princípios de Sistemas de Informação Guia de Gestão de PME´s / IAPMEI
Edição: Thompson Learning

Dinnelly, Jonh Ivancevich (2000) Carlos Baptista da Costa (2000)


Administração Princípios de Gestão Empresarial Auditoria Financeira 7ª Edição
Edição: Mc Graw-Hill Edição: Rei dos Livros
Bruno Cortes (2005) Maribel Yasmina Santos (2006)
Sistemas de Suporte à Decisão Business Intelligence 89
F.C.A – Editora Informática F.C.A – Editora Informática
Contactos Úteis

Parque Industrial e Tecnológico de Évora


Rua Intermédia nº 4 e 6
7005-513 Évora
Tel. +351 266 769 150
Fax: +351 266 769 156
E-Mail: geral@adral.pt
http://www.adral.pt

Rua Intermédia, Lt. 10 – P.I.T.E


7005-516 Évora
Tel.: +351 266 735 449
Fax: +351 266 736 016
E-mail: geral@atlascapital.pt

IFH – Instituto de Formação para o Desenvolvimento Humano, Lda.


Av. dos Combatentes da Grande Guerra, 1C
2890 Alcochete
Tel. 210 849 162 - Fax. 210 849 164
E-mail: recursosdidacticos@ifh.pt
http://www.ifh.pt

PRIMAVERA BUSINESS SOFTWARE SOLUTIONS, S.A.


Edifício Olympus II
Rua Cidade do Porto, 79
4709-003 Braga
Telef. +351 253 309 900
Fax: +351 253 309 909
http://www.primaverabss.com
http://www.primaverasoft.pt

Páginas Web (Links) de interesse:

http://www.jurinfor.pt/ (Legislação – Português)


http://www.mtss.pt (Ministério do Trabalho e Segurança Social – Português)
http://www.iefp.pt (Inst. Emprego Formação Profissional - Português)
http://www.etf.europa.eu (Agencia Europeia de Formação - Inglês)
http://www.unesco.org (ONU – Educação, Ciência e Cultura – Varias Línguas)
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