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SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados

Manual de Ajuda
GEPAD – Gestão de Padarias

Índice de Ajuda

✗ Primeiro Acesso e Noções Básicas ...................... 003


✗ Configurando o Sistema ................................ 006
✗ Registrando o Sistema ................................. 008
✗ Telas do Sistema – Características .................... 009
✗ Segurança – Cadastrando Usuários ...................... 011
✗ Clientes e Fornecedores ............................... 012
✗ O Controle de Clientes/Fornecedores
✗ Controlando Pagamentos Fiado
✗ Status e Pendências
✗ Pontuação do Cliente
✗ Créditos de Consumo
✗ Produtos .............................................. 018
✗ O Controle de Produtos
✗ Montando Kits de Produtos
✗ Movimentando o Estoque
✗ Receitas
✗ Produção
✗ Sugestão de Preços (MARK-UP)
✗ Controle de Funcionários .............................. 029
✗ O Controle de Funcionários
✗ Comissões dos Funcionários
✗ Vales/Consumo de Produtos
✗ Caixa do Funcionário
✗ Pagamento de Salários
✗ Vendas ................................................ 034
✗ Abertura e Fechamento do Caixa/PDV
✗ Ponto de Venda (PDV)
✗ Apresentação
✗ Como fazer uma venda?
✗ Como abrir múltiplas vendas/comandas/mesas
simultaneamente?
✗ Conta do Funcionário
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✗ Todas as Funções
✗ Controle de Vendas
✗ O Controle de Vendas
✗ Orçamento Expresso
✗ Venda Externa
✗ Romaneios / Entregas
✗ Controle de Compras ................................... 049
✗ Ligações .............................................. 051
✗ Reservas de Produtos .................................. 052
✗ Central do Cliente .................................... 053
✗ Financeiro ............................................ 055
✗ Notas Fiscais ......................................... 057
✗ Criando modelos de notas
✗ Configurando os impostos das notas
✗ Tabela de naturezas de notas
✗ Emitindo notas fiscais
✗ Consultas .............................................. 065
✗ Estatísticas ........................................... 066
✗ Emissão de Documentos .................................. 070
✗ Criando Modelos de Documentos/Relatórios
✗ Emitindo Documentos/Relatórios Personalizados
✗ Ferramentas ............................................ 075
✗ LOG de Operações
✗ Importando E Exportando Informações
✗ Interpretador SQL

APÊNDICE

✗ Esquemas promocionais
✗ Entendendo o controle fiado
✗ Comunicação com a balança
✗ Configurando a aparência do sistema, logotipo e dados da
empresa
✗ Integração com software emissor de nota fiscal eletrônica
(NF-e) da receita
✗ Comissão de 10% sobre todas as vendas no ponto de venda
✗ Impressão de boleto bancário
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✗ Primeiro Acesso e Noções Básicas


Após a instalação do software, dois novos ícones devem ser criados na área de trabalho
de seu computador. Um deles dá acesso ao módulo de retaguarda, que contém quase
todas as funções do sistema. O segundo, PONTO DE VENDA, dá acesso ao PDV, onde
você pode realizar vendas de uma forma rápida, como o caixa de uma padaria ou
supermercado. Ao abrir o módulo de retaguarda (ou o PDV) você irá se deparar
inicialmente com uma tela de login (caso esteja no servidor) ou com uma tela de conexão
com o banco de dados (caso esteja em uma estação). A tela de conexão com o banco de
dados só é exibida da primeira vez em que o sistema é aberto ou quando ocorre algum
erro de conexão ao iniciá-lo. Para mais detalhes sobre a tela de conexão com o banco de
dados, consulte manual de ajuda no site http://www.soriodev.com.br, na página do seu
sistema. Voltando a tela de usuários, para acesso ao sistema, o usuário administrador que
vem cadastrado na instalação do sistema é:

USUÁRIO: ADM
SENHA: ADM

Utilize este login para primeiro acesso ao sistema ou caso não tenha alterado ainda. Após
entrar no sistema, você verá uma tela principal, parecida com esta:

Na tela acima existem 4 regiões grifadas. A região 1 (à esquerda) possui uma lista com 9
botões, de 0 a 8, que substituem os tradicionais “menus” dos sistemas comerciais padrão
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e da versão antiga do sistema. Ao clicar em um destes botões, será exibida na segunda


região (no centro) uma segunda lista de botões com as funções do sistema. Sendo assim,
sempre que for mencionada a palavra “menu” neste manual, estará se referindo a estes
botões. Na terceira região, à direita, encontra-se a “barra de alertas”. Ela estará sempre
visível e representará pendências existentes dentro do sistema. Estas pendências
referem-se a situações que requerem sua atenção, como uma conta vencendo, por
exemplo. Ao clicar no botão onde é exibido o alerta, será aberto o módulo correspondente
e a lista de pendências. Por fim, a quarta região, na área inferior, representa apenas uma
barra de status que trás algumas informações relevantes. Primeiramente, ela indica que a
tecla F11 é um atalho para a calculadora do Windows. Assim que o programa for aberto
esta tecla se torna ativa e global, ou seja, mesmo que o programa esteja minimizado e
você esteja momentaneamente trabalhando em outro programa, poderá usar esta tecla
para chamar a calculadora. Logo a seguir, são exibidos os endereços IP de rede e de
internet, auxiliando a conexão em rede, já que, para instalar o programa nos terminais,
você irá precisar indicar o endereço IP do servidor. Por fim, são exibidos também na barra
de status o usuário logado e algumas teclas de atalho, para personalizar as cores (temas)
do sistema, visualizar a tela sobre e a página de contato no site da SorioDev.

Você deve ter percebido na imagem anterior que no menu à direita existe um botão
FAVORITOS. Cada módulo que você acessar no sistema usando seu login de usuário
será memorizado em sua “conta” internamente. Toda vez que você abrir o sistema ou
clicar em FAVORITOS serão exibidos os módulos que você mais acessa naturalmente.
Ou seja, o sistema irá se adaptar aos seus hábitos, oferecendo os módulos que mais
utiliza de forma mais rápida. Após um certo tempo de uso, sua tela ficará parecida com a
imagem a seguir:
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Um ponto interessante a ressaltar é que na frente de cada botão existe um número (no
menu à direita) ou uma letra (no menu central). Se você pressionar o número ou a letra
correspondente, poderá “clicar” no botão sem usar o mouse, ou seja, estes números e
letras são as teclas de atalho daquele botão.
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✗ Configurando o Sistema

A primeira e mais importante função que você deverá acessar no sistema são suas
configurações. Você pode alterá-las a qualquer momento e elas definirão a forma como o
sistema irá se comportar.

As configurações do sistema podem ser acessadas no menu FERRAMENTAS, em


CONFIGURAÇÕES. Ao abrir esta tela, você verá diversas opções de configuração
organizadas em guias. Com o tempo, estas configurações eventualmente poderão mudar
um pouco após a atualização do sistema e, por isso, após fazer uma atualização é
interessante checar esta tela para verificar se algo novo que lhe interesse tenha
aparecido. Em geral, as configurações são muito importantes porque é através delas que
você pode personalizar a maior parte do sistema. Em geral, algumas configurações tem
uma importância maior para o sistema, entre elas:

Impressora Padrão de Notas Fiscais: sem selecionar uma impressora você não
conseguirá emitir notas. O sistema permite a pré-configuração de impressora para que
você possa usar uma impressora especificamente para emissão de notas, caso tenha
mais de uma impressora instalada no computador.

Logotipos dos Relatórios: permite definir um logo baseado em uma imagem no formato
jpg. O sistema possui uma função interna que faz o ajuste das medidas do logotipo para
que se adapte perfeitamente ao relatório.

Guia VENDAS/COMPRAS: nesta guia existem várias opções de configuração específicas


para vendas e compras, principalmente no que diz respeito a impressão. É possível definir
os modelos de relatórios que serão impressos (ou não) em cada evento: ao salvar um
orçamento, ao salvar uma venda, ao salvar uma venda em determinadas formas de
pagamento, etc.

Guia PDV: nesta é possível configurar todas as opções relativas ao PONTO DE VENDA,
incluindo se ele deve ser fechado diariamente ou não, se permite virada de dia, entre
diversas outras ações para automatizar ao máximo as operações do PDV.

Guia BOLETOS: permite configurar a impressão de boletos bancários. O sistema não


emite boleto registrado, ou seja, ele só imprime os formulários fornecidos pelo próprio
banco, já com o código de barras.

Guia IMPRESSORAS DE CUPOM: permite configurar a impressão de cupons para


vendas e compras. O sistema permite configurar uma impressora padrão e uma para a
cozinha (caso seja um restaurante, por exemplo). Para ambas, ao clicar no botão de
configuração, você verá uma nova tela com algumas opções de impressão. A mais
importante é o campo IMPRESSORA, pois nele você define onde ocorrerá a impressão.
Preferencialmente, você deve possuir uma impressora com comunicação via porta
paralela (lpt1, lpt2, …) ou porta serial (com1, com2 …) para que o sistema funcione mais
corretamente. Caso sua impressora seja USB, há uma forma de configurá-la, embora não
seja totalmente garantida: você deve compartilhar a impressora em rede e utilizar no
campo IMPRESSORA o nome de compartilhamento do computador e impressora, ou
seja, seu caminho na rede. Por exemplo, se o computador estiver conectado na rede com
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o nome de TERMINAL01 e a impressora com o nome de EPSON, será necessário indicar


no campo impressora o texto “\\TERMINAL01\\EPSON” (sem as aspas).
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✗ Registrando o Sistema

Além das configurações do sistema, é interessante também registra-lo com as


informações de sua empresa. Estas informações são eventualmente usadas nos demais
módulos do sistema. Para acessar o REGISTRO, vá ao menu FERRAMENTAS, em
REGISTRO DO SISTEMA e altere os dados. Você pode passar seus dados no sistema
mesmo estando usando uma versão demonstração. No topo da tela de registro você pode
indicar o nome da empresa e mais três linhas para serem impressas nos cabeçalhos de
todos os relatórios. Já na parte inferior, pode realmente indicar o cadastro das
informações da empresa. Através do botão REGISTRO você poderá ativar sua licença
quando fizer a compra. Neste ponto, você será orientado por nosso suporte.
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✗ Telas do Sistema - Características

O trabalho com o sistema é bastante simples, pois quase todas as telas dele seguem um
layout padrão. Pegaremos como exemplo o cadastro de produtos (você pode acessá-lo
pelo menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS:

Quando você abre a tela, mesmo após ter vários produtos cadastrados, o sistema irá
apenas exibir uma tela em branco com uma orientação para que você faça uma pesquisa.
Sendo assim, se você possui algum produto cadastrado e deseja encontrá-lo, deve clicar
em PESQUISAR. Perceba que na frente dos botões também existem teclas de atalho (F2,
F3 …), ou seja, você pode acessá-los sem o mouse. Após clicar em PESQUISAR, será
exibida uma nova tela, com vário campos em branco. Cada campo refere-se a uma
informação do cadastro do produto. Sendo assim, você pode preencher um ou mais
campos para fazer um filtro que facilite a visualização dos itens, principalmente se forem
muitos. Não entrarei em detalhes neste ponto, pois a própria tela é auto explicativa
(observe o rodapé da tela enquanto você se locomove de um campo para outro, pois nele
são exibidas dicas sobre o campo selecionado). Após informar os dados que deseja (ou
não informar nada, se quiser ver a lista inteira de produtos), clique em PESQUISAR
novamente (no botão PESQUISAR dentro da tela, no rodapé à direita). Feito isto, os itens
correspondentes à pesquisa vão aparecer. Se a tela continuar em branco, significa que
não há nada a visualizar.
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Você poderá adicionar registros pelo botão ADICIONAR. Quando faz isso, novamente,
uma nova tela será aberta. Ela será mais completa que a tela de pesquisa, pois nela irá
constar todos os campos possíveis de cadastro (o sistema não faz pesquisas usando
todos os campos do cadastro). Alguns campos devem aparecer grafados em marrom, em
uma tonalidade mais forte. Estes são campos de preenchimento obrigatório. Alguns
também podem aparecer “acinzentados”, sendo estes campos apenas de visualização, ou
seja, você não pode alterá-los. No geral, o sistema irá bloquear o que for preciso e lhe
orientar se tentar salvar um registro sem preencher corretamente os campos. Após digitar
tudo, clique em SALVAR ou em CANCELAR, se não quiser gravar oque foi feito. Assim
como a tela de pesquisa, na área inferior existem informações relevantes sobre o campo
selecionado, para ajudá-lo no preenchimento.

Além destas funções, você pode alterar um registro selecionado usando o botão
ALTERAR, ou excluí-lo, usando o EXCLUIR. No entanto, o sistema possui algumas
travas que impedem a exclusão de um registro quando ele for relacionado a outro em
outro módulo, por exemplo, um cliente que já possui vendas registradas.

Para emitir RELATÓRIOS, utilize este botão e selecione o relatório no menu. Os 2 últimos
relatórios em cada módulo representam as informações da lista da forma como estão
dispostas, ou seja, são as mesmas colunas com o mesmo espaçamento proporcional.
Você pode clicar com o botão direito sobre a lista de dados e em OCULTAR/EXIBIR
COLUNAS, para modificar tanto a lista de visualização de dados quanto os relatórios.

Finalizando, algumas telas podem ter ainda um botão AÇÃO e/ou um botão GRÁFICOS.
Quanto aos gráficos não há segredo, algumas telas podem permitir a visualização de
gráficos com base em alguns dados da pesquisa. No entanto, o botão AÇÃO requer mais
atenção. Como todos os módulos do sistema seguem um padrão em suas telas, as
funções adicionais vinculadas nestes módulos são armazenadas neste botão ação. Por
exemplo, no cadastro de clientes, o botão ação pode lhe fornecer um extrato de
movimentos fiado do cliente selecionado, uma lista de seus “status”, uma função para
pagar sua dívida fiado, entre outros recursos.
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✗ Segurança – Cadastrando de Usuários

Você pode limitar o nível de acesso que cada pessoa possui ao sistema, criando contas
de usuário para isso. Para criar o modificar contas de usuário, vá ao menu CADASTROS,
em CONTROLE DE USUÁRIOS. O controle já conta inicialmente com uma conta de
administrador para permitir acesso completo ao sistema. Esta conta não pode ser
removida, mas você pode alterar o usuário/senha de acesso.

Para criar um novo usuário, use o botão ADICIONAR. O bloqueio de acesso aos módulos
ou funções é feito no campo PERMISSÕES. Além de ser possível bloquear acesso aos
módulos, você também pode bloquear o acesso de algumas funções dentro do PDV e de
algumas funções dentro do sistema, relacionadas a todos os módulo como, por exemplo,
bloquear a exclusão de informações em qualquer módulo (ESPECIAL – PERMITIR
ESCLUSÕES NO SISTEMA).

Outro dado importante é o campo FUNCIONÁRIO. Para que seja possível acessar o PDV
(ponto de venda), é necessária uma abertura do caixa. Esta abertura é feita em nome de
um funcionário cadastrado no sistema. Neste controle de usuários você deve vincular o
usuário criado com o funcionário correspondente cadastrado. Assim, ao abrir o PDV com
seu login de acesso, o sistema saberá identificar qual funcionário está entrando no
sistema e será capaz de identificar se o caixa está aberto. Do contrário, o sistema avisará
que o caixa não está aberto ou o usuário não está vinculado com nenhum funcionário.
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✗ Clientes e Fornecedores
✗ O controle de clientes/fornecedores

O controle de clientes e fornecedores permite consultar, adicionar, alterar, excluir e emitir


relatórios de clientes e fornecedores, além de fornecer funções adicionais vinculadas a
este cadastro, como consulta de extrato fiado, de créditos de consumo, controle de status
e pendências e de pontos recebidos/consumidos (promoção). Tudo isso é possível
acessando o menu CADASTROS, em CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES. Ao
acessar, será exibida uma tela de pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como já foi explicado anteriormente no tópico “Telas do Sistema” o funcionamento deste


tipo de módulo, irei apenas ressaltar as informações mais relevantes deste cadastro.
Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema,
entre eles:

✔ Categoria e Classificação: são campos que permitem apenas classificar o


cliente, sendo úteis caso precise fazer pesquisas por grupos de clientes;
✔ Limite Fiado: define o valor máximo da dívida que o cliente pode assumir
comprando fiado;
✔ Saldo Fiado: define o valor atual da dívida. Este campo não pode ser
manualmente alterado, sendo movimentado automaticamente conforme são feitas
vendas fiado e pagamentos no sistema;
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✔ Créd. Consumo PDV: este campo é parecido com o Saldo Fiado, mas
refere-se a crédito concedido por pagamento antecipado. Ele só é válido para
vendas feitas no PDV, sendo que o crédito também é concedido pelo próprio PDV.
Basicamente, o cliente paga antes de consumir e, quando seu crédito se esgota,
ele faz um novo “depósito” (pagamento) para poder voltar a consumir;
✔ Compras no PDV: neste campo há 2 opções. Selecionando a primeira, você
instrui ao sistema para desconsiderar os créditos de consumo, ou seja, é o modo
padrão de se trabalhar. Selecionado a segunda, você indica que o cliente só pode
comprar se tiver crédito, bloqueando o fechamento da venda caso não tenha
(lembrando que só vale para o PDV);
✔ Tipo: indica se é cliente ou fornecedor;
✔ Tabela: indica a tabela de preço preferencial do cliente. Nos casos onde
seleciona o cliente antes do início da venda, o sistema irá capturar os preços de
produtos da tabela correspondente;
✔ Pontos: outro campo apenas para consulta, indica quantos pontos o cliente
possui atualmente. O sistema possui um esquema promocional que será melhor
detalhado a seguir, onde é possível conceder pontos para as compras de
determinados produtos. Estes pontos podem ser posteriormente trocados por
outros produtos;
✔ Ativo: indica se o cliente está ou não ativo. Uma vez que você registre
vendas ou qualquer outro tipo de movimento para o cliente dentro do sistema, não
será mais possível remove-lo. Sendo assim, você desmarca este campo para
torná-lo oculto no sistema.

O cadastro de clientes e fornecedores também possui algumas funções vinculadas que


auxiliam na consulta e controle dos seus dados. Estas funções estão disponíveis no botão
AÇÃO e serão detalhadas nos capítulos a seguir.
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✗ Clientes e Fornecedores
✗ Controlando Pagamentos Fiado

Conforme foi visto no último tópico, no cadastro do cliente existem 2 campos específicos
para o controle fiado: o LIMITE FIADO e o SALDO FIADO. Para auxiliar no controle de
pagamentos fiado existem ainda mais 2 funções, acessíveis no botão AÇÃO do controle
de clientes:

✔ CONTROLE DE PAGAMENTOS FIADO: é uma consulta que exibe toda a


movimentação da conta fiado do cliente, sendo elas as vendas e os pagamentos
realizados;
✔ RECEBER PAGAMENTO FIADO: é um pequeno módulo auxiliar para
receber pagamento fiado do cliente. É possível indicar a data do pagamento e o
valor que foi pago, permitindo que o cliente pague apenas uma parte de usa dívida
ou seu total.

Também é possível receber pagamentos fiado diretamente no ponto de venda, o que


facilita o movimento no caixa.
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✗ Clientes e Fornecedores
✗ Status e Pendências

Através do botão AÇÃO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES você tem


acesso ao módulo de STATUS. É um módulo bastante útil que permite adicionar eventos
nominais ao cliente.

Basicamente, o controle de STATUS DE CLIENTES/FORNECEDORES é um um bloco de


anotações avançado, onde você pode fazer qualquer marcação em nome do cliente,
adicionando observações, comentários e até advertências ou alertas. Você indica a
data/hora para cada registro, podendo selecionar uma categoria e um status para
classificá-lo. No campo DETALHES você pode discriminar o que quiser. Também pode
usar o campo DATA ALERTA (opcional) fazendo com que o status apareça na barra de
alertas da tela principal quando a data chegar.
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✗ Clientes e Fornecedores
✗ Pontuação do Cliente

Através do botão AÇÃO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES você tem


acesso ao módulo de CONTROLE DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS. O sistema
possui vários esquemas promocionais, como um preço promocional para o produto,
impressão de tickets para cada determinada quantia de compras e concessão de pontos.
Este módulo representa uma das formas de gerenciar este último esquema promocional.

No cadastro de cada produto você pode indicar duas pontuações: uma que é concedida
quando o cliente compra aquele produto e outra que representa o “valor do produto em
pontos”. Quando o cliente compra o produto, os pontos correspondentes são creditados
na sua conta de pontos. Quando ele acumula certa quantidade de pontos, pode optar por
troca-los por um dos produtos da promoção. Esta troca pode ser feita no menu
MOVIMENTOS, em CENTRAL DO CLIENTE. Após localizar o cliente, basta clicar em
TROCAR PONTOS.

No entanto, estas trocas e créditos são processos internos pouco visíveis. Este é o motivo
da existência do módulo acima. Através do CONTROLE DE PONTOS
RECEBIDOS/TROCADOS, do controle de clientes, é possível consultar toda a
movimentação de pontos da conta do cliente, os produtos que ele comprou e que geraram
pontos, e os produtos que ele ganhou pela troca de pontos. Resumindo, é um extrato de
pontos de sua conta.
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✗ Clientes e Fornecedores
✗ Créditos de Consumo

Através do botão AÇÃO do CONTROLE DE CLIENTES/FORNECEDORES você tem


acesso ao módulo de CONTROLE DE CRÉDITOS DE CONSUMO. Se você possui uma
casa noturna, lanchonete ou similar, é possível que você opte por realizar a venda de
tickets de consumo ao cliente, ou seja, o cliente paga antes de consumir na casa.
Conforme ele vai consumindo, ou seja, vai “comprando” produtos na casa, o crédito dele
vai diminuindo até chegar em um ponto onde ele só pode comprar se fizer um novo
pagamento e aumentar seus créditos. Todos este processo é feito apenas pelo PDV.

No CONTROLE DE CRÉDITOS DE CONSUMO do controle de clientes você pode


consultar um extrato do que o cliente pagou e do que ele consumiu, ou seja, um extrato
dos movimentos de sua conta de créditos.

Perceba que isso não é uma venda FIADO. Nas vendas FIADO, o cliente compra e vai
acumulando em sua conta até um certo limite estipulado por você e, em determinado dia,
faz o pagamento total ou parcial da sua conta, quitando a dívida. Já no formato de crédito,
o processo é inverso, ou seja, na verdade você deve ao cliente, pois ele paga antes de
consumir, enquanto no FIADO ele paga depois. Por pagar antes, não existe um limite de
créditos que ele possa ter. A única restrição é que o cliente só poderá consumir por crédito
e, não havendo saldo disponível, ele não pode comprar em nenhuma outra forma de
pagamento.
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✗ Produtos
✗ O Controle de Produtos

O controle de produtos permite consultar, adicionar, alterar, excluir e emitir relatórios de


produtos, além de fornecer funções adicionais vinculadas a este cadastro, como consulta
de histórico de compra e reajuste de preços. Tudo isso é possível acessando o menu
PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS. Ao acessar, será exibida uma tela de
pesquisa vazia, igual a imagem abaixo:

Como já foi explicado anteriormente no tópico “Telas do Sistema” o funcionamento deste


tipo de módulo, irei apenas ressaltar as informações mais relevantes deste cadastro.
Existem alguns campos em especial que definem o comportamento do cliente no sistema,
entre eles:

✔ Código de Barras: representa a forma mais fácil de identificar o produto no


momento da venda. Através de um leitor, a simples passagem do código por este
leitor de códigos de barras faz com que o sistema identifique o produto e adicione
na venda, usando o PDV. É mais prático usar o código que acompanha o produto.
No entanto, se o produto não tiver código próprio, você pode optar por deixar o
sistema preencher sozinho com um código interno ou criar seu próprio código
(recomendável). Caso sua empresa trabalhe com balanças de peso, não crie
códigos que comecem ou terminem com zeros para os produtos integrados com a
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balança (ex.: 0126, 4510, 0920 …);


✔ Saldo Fiado: define o valor atual da dívida. Este campo não pode ser
manualmente alterado, sendo movimentado automaticamente conforme são feitas
vendas fiado e pagamentos no sistema;
✔ Categoria: É um campo opcional que serve para classificar os produtos. É
comum o uso do nome do fornecedor, mas você pode classificar da forma que
achar melhor, ou simplesmente ignorá-lo;
✔ Unidade: Unidade de medida do produto;
✔ Custo: valor de compra do produto;
✔ Valor 1, Valor 2 … Valor 5: Representam 5 tabelas de preço diferentes para
um mesmo produto. A tabela usada por padrão pelo sistema é a TABELA 1;
✔ Valor Promo., Valid. Promo: Permite configurar uma promoção no sistema.
Se a data de validade da promoção for preenchida e ela for igual ou superior a data
de hoje, o sistema irá considerar o valor de promoção como sendo o preço padrão
do produto. Do contrário, ele irá considerar a tabela 1. O processo é automático, ou
seja, ao passar a data o sistema retira o produto da promoção;
✔ Estoque: indica quantas unidades de produto há em estoque. Não pode ser
manualmente alterado. O acerto do estoque é feito pelos módulos de compra e
venda, ou manualmente pelo módulo CONTROLE DE ACERTOS DE ESTOQUE,
do menu PRODUTOS;
✔ Estoque Mínimo, Estoque Ideal: o primeiro representa o mínimo que deve
haver em estoque. Quando atingido, o sistema começa a indicar este produto como
tendo estoque baixo. O Estoque Ideal é apenas informativo, quanto é o ideal
quando for realizar a compra;
✔ Ativo: indica se o produto está disponível para compra e venda. Se não
estiver fica oculto no sistema. Este campo é útil quando não precisar mais do
produto cadastrado, pois o sistema não permite remover produtos após serem
movimentados;
✔ Tab. Imposto: indica qual tabela de imposto deve ser usada quando for
gerada a nota fiscal. Se não emite notas, não precisa preocupar-se com este
campo. Se emite, mais a frente haverá um tópico inteiro sobre notas fiscais no qual
é discriminado como cadastrar tabelas de imposto;
✔ Comissão: você pode definir uma comissão de moeda ou em percentual
para o produto, caso trabalhe desta forma;
✔ Tipo: o campo mais importante do cadastro. Neste campo você classifica o
produto. Os produtos de REVENDA e MATÉRIAS PRIMAS são praticamente iguais
a nível de controle no sistema, ou seja, estes tipos são distintos apenas para
facilitar a classificação. O cadastro de produtos deste sistema é compartilhado com
diversos outros sistemas que possuem produção, por isso existe um tipo MATÉRIA
PRIMA. No entanto, você não precisa classificar o produto como matéria prima
neste sistema, assim como não precisará cadastrá-lo como produto próprio. O
PRODUTO PRÓPRIO é aquele que você produz. Outro tipo de produto é o
COMPLEMENTO. Um produto deste tipo é similar há uma borda de pizza numa
pizzaria, por exemplo, é um produto que é vendido em conjunto com outro. A
vantagem de classificar o produto como COMPLEMENTO está no fato de que,
amarrando ele com outro produto, o preço pode ser embutido, ou seja, o produto
não precisa ser exibido no relatório de venda ou no cupom, por exemplo. Por fim,
também há um tipo de produto conhecido como GENÉRICO. É provável que você
precise de apenas um cadastro de produto deste tipo. O produto genérico permite
que você defina o seu nome no momento da venda, através de um campo de
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observações que todos os produtos vendidos possuem. Desta forma, o sistema irá
considerar sempre que o nome do produto é o indicado nas observações. Este tipo
de produto permite a venda de itens que você não deseja cadastrar no sistema. É
interessante cadastrar o produto genérico com preço de venda sempre $ 1,00, pois
assim você pode definir o valor do produto na hora da venda, alterando a
quantidade;
✔ Pontos Venda, Pontos Troca: o primeiro indica quantos pontos o cliente
ganha ao comprar o produto. O segundo indica quantos pontos o cliente precisa ter
para trocar gratuitamente pelo produto;
✔ Usar na Balança, Unidade Balança: Caso trabalhe integrado com
balanças, estes campos permitem configurar o produto para que ele seja incluído
na lista que é gerada por um utilitário auxiliar que encontra-se no site da SorioDev.
Este utilitário monta arquivos de texto que podem ser importados por programas
como o Smart (FILIZOLA) e o MGV (TOLEDO), permitindo que os produtos e os
preços sejam enviados para a balança.
✔ Peso Un. Produção: caso o produto seja comercializado em unidades este
campo deve indicar o peso de uma unidade para que na montagem da receita seja
possível obter o rendimento, ou seja, quantas unidades serão produzidas com um
determinado peso de matéria prima. Um exemplo de um produto com estas
características seria um pão de leite vendido em unidades de 50g, por exemplo.
✔ Peso Unit. Venda: caso o produto seja vendido por peso mas seja dividido
em unidades (ex.: pão francês) é possível indicar neste campo o peso da unidade.
Esse campo é útil nos relatórios de produção, onde são indicados quantos kg do
produto serão produzidos e quantas unidades aproximadamente isso irá render.
✔ RECEITA e MODO DE PREPARO: são campos usados apenas para
impressão de receita e não interferem na produção do produto.
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✗ Produtos
✗ Montando Kits de Produtos

Kits de produtos são pacotes que unem vários produtos, permitindo que, ao selecionar o
kit, todos os itens que o compõem sejam adicionados na venda. Você pode montar estes
kits indo ao menu PRODUTOS, em KITS DE PRODUTOS. Para que seja possível
identificar o kit, é necessário que você crie uma lista de produtos com uma mesma
descrição. Exemplo:

DESCRIÇÃO PRODUTO
CAFÉ DA MANHÃ PINGADO
CAFÉ DA MANHÃ PÃO COM MARGARINA

Outro exemplo:

DESCRIÇÃO PRODUTO
COMPUTADOR COMPLETO PROCESSADOR
COMPUTADOR COMPLETO MEMÓRIA
COMPUTADOR COMPLETO HD
COMPUTADOR COMPLETO PLACA MÃE
COMPUTADOR COMPLETO MOUSE
COMPUTADOR COMPLETO TECLADO
COMPUTADOR COMPLETO GABINETE+FONTE
COMPUTADOR COMPLETO MONITOR

A seleção de um kit é possível apenas no PDV. Ao selecionar o kit, todos os produtos que
o compõe são adicionados na venda.

A vantagem do kit não está apenas no fato de ser possível selecionar vários produtos em
uma única operação; o kit também permite definir a quantidade de cada produto, o
desconto ou até mesmo um valor alternativo. Desta forma, o “COMPUTADOR
COMPLETO” acima poderia ter seu valor arredondado de “$ 2.011,45” para “$ 1.999,90”,
por exemplo, ou ainda, poderia ser concedido um desconto especial pela compra de um
pacote fechado de itens. Isto facilita a criação de promoções e cestas de produtos.

Para montar o kit, você deverá adicionar um registro para cada produto que irá compor
este kit, tomando o cuidado de usar o mesmo valor no campo DESCRIÇÃO, como
indicado acima.
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✗ Produtos
✗ Movimentando o Estoque

O estoque dos produtos é movimentado automaticamente quando são realizadas


compras e vendas. No entanto, você também pode criar movimentos de acerto do
estoque para as mais diversas finalidades: acerto inicial, perda, quebra, consumo, etc …

Os acertos de estoque são feitos no menu PRODUTOS, em CONTROLE DE ACERTOS


DE ESTOQUE. Para cada acerto você deve registrar a data/hora, produto, motivo
(discriminação do “porque” do acerto) e a quantidade de entrada ou de saída. Ao salvar o
movimento o estoque é acertado automaticamente.
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✗ Produtos
✗ Receitas

Para a montagem das receitas dos produtos é necessário que cadastre primeiramente a
matéria prima que irá compor a receita. Esta matéria prima deve ser cadastrada no
controle de produtos e é necessária a indicação correta das unidades de medida, pois
elas interferem na montagem da receita. Você também pode cadastrar um ou mais
produtos para representarem custos operacionais sobre a receita. Neste caso mencione a
palavra CUSTO na unidade de medida destes produtos. O produto que terá uma receita
deve ser cadastrado com o tipo PRODUTO PRÓPRIO.

Após cadastrada a matéria prima e o produto composto, selecione o produto composto no


CONTROLE DE PRODUTOS, clique no botão AÇÃO e em RECEITA DO PRODUTO.
Será exibida a seguinte tela:

O peso unitário indicado no alto da tela é o mesmo do campo PESO UN. PRODUÇÃO do
cadastro do produto e, portanto, tem o mesmo significado. Se o produto é produzido em
KG ele deve ser sempre 1, caso contrário, deve indicar o peso de uma unidade. Por
exemplo, se a unidade pesa 50g, o valor deste campo deve ser 0,05. Já a QUANTIDADE
BASE indica o peso do maior produto da matéria prima, sendo que ele pode ser usado
como referência para montar a receita através de percentuais sobre um determinado
material.
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Para adicionar produtos na lista, use o botão ADICIONAR e localize-os na próxima tela.
Para remover, selecione o produto na lista e use o botão EXCLUIR. Você pode alterar
apenas as colunas QUANTIDADE e PERCENTUAL na lista dos produtos.

Uma vez montada a receita, veja que no rodapé da tela são exibidos o CUSTO e o PESO
total da matéria prima. Logo abaixo você pode (e deve) definir o percentual de quebra
(caso tenha). A quebra de produção ocorre durante o processo de produção, onde parte
do peso da matéria prima se perde, podendo isso ocorrer pelos mais diversos motivos
(por exemplo, ao aquecer o pão a água se evapora). Definindo o percentual de quebra
temos no final o RENDIMENTO que será obtido com a quantidade indicada de matéria
prima. Este rendimento pode ser em peso ou unidades, de acordo com o PESO
UNITÁRIO no topo da tela.

Finalizando, use o botão SALVAR para gravar a receita. Se esquecer de usar este botão
a receita não é gravada e você a perde ao fechar a tela. O botão RENDER serve para
calcular a quantidade de matéria prima necessária para produzir certa quantia de produto
composto.

Após montar a receita, o custo do produto será montado com base no custo dos produtos
que compõem a receita. Um detalhe importante é o fato de que o sistema armazena
apenas 6 casas decimais para as quantidades da receita e, sendo assim, podem ocorrer
pequenas diferenças de arredondamento, geralmente na casa de “0,000001”, o que não
interfere significativamente no estoque, já que o próprio processo de produção com
certeza terá diferenças maiores que esta.

Você poderá posteriormente imprimir receitas dos produtos. Existem 3 modelos, ambos
acessíveis no botão RELATÓRIO do cadastro do produto: com custo, sem custo e com
10 rendimentos. Nas duas primeiras o sistema irá perguntar o rendimento e, após
mencionar, o relatório será exibido na tela. Na terceira o sistema irá deixar que você
indique até 10 rendimentos em uma segunda tela. Esta opção é ótima para servir como
referência para o setor de produção.
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✗ Produtos
✗ Produção

Uma vez que você possua produtos compostos com suas receitas devidamente
cadastradas no sistema é possível lançar a produção destes produtos. A produção faz a
baixa no estoque da matéria prima e aumenta o dos produtos compostos. A produção
pode ser registrada no menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUÇÃO. O registro é
bastante simples, sendo que você indica a data, o produto que será produzido e a
quantidade. O lançamento do estoque é automático ao salvar o registro.

Posteriormente ao registro da produção você pode imprimir relatórios para a produção na


cozinha. Para isso, vá ao menu PRODUTOS, em IMPRIMIR PRODUÇÃO PENDENTE.
Você deve fazer uma pesquisa por uma data de produção e assim poderá emitir um
relatório que será classificado por setor para que você destine os produtos a serem
produzidos para seus respectivos setores de produção (panificação, confeitaria, etc …).

Outro recurso útil para o dia a dia é a PRODUÇÃO PROGRAMADA, no menu


PRODUTOS. Neste módulo você pode agendar a produção de produtos de forma a
automatizar parcialmente o processo, indicando:

• DIA DA SEMANA: dia em que será feita a produção;


• HORA: hora de entrega;
• CLIENTE: para qual cliente será feita a produção. Se ela for agendada em
nome do cliente CONSUMIDOR o sistema irá considerar como produção para
venda no balcão. Já ser for registrada em nome de qualquer outro cliente, será
considerada como encomenda do cliente. Ou seja, se o cliente quer que você
entregue, por exemplo, 20KG de pães todas as segundas as 14:00, você pode
agendar selecionando o nome deste cliente. Já se você quer produzir para
revender no balcão, indique o cliente CONSUMIDOR. A diferença para o sistema
está no fato de que quando a produção é agendada em nome do CONSUMIDOR o
sistema gera apenas a produção. Já se ela for agendada em nome de outro cliente
ele gera também as vendas, para agilizar o processo;
• PRODUTO: o item que será produzido;
• ATIVO: se desmarcar esta opção ele permanece registrado no sistema
apenas para consulta e não irá mais gerar produção automática, ou seja, o registro
fica excluído da produção automática;
• QTDE: o quanto será produzido.

Uma vez que você definiu no sistema a produção automática de vários itens, pressione o
botão AÇÃO e clique em GERAR VENDAS E PRODUÇÃO. Aqui vale ressaltar algumas
observações:

• para fazer este processo você tem que clicar em PESQUISAR antes e fazer
uma pesquisa de apenas 1 dia da semana (domingo, segunda, terça, …). Do
contrário, o sistema mostrará uma mensagem indicando isso;
• Na próxima tela você deve indicar as datas de produção e entrega. Todas as
vendas geradas por este método entrarão no sistema com forma de pagamento
FIADO e forma de entrega ROMANEIO, para que entre na lista de entregas
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pendentes. Se algum cliente não tiver saldo o processo não poderá ser concluído
(o sistema irá mostrar se o cliente não tem saldo na lista);
• Caso existam vários produtos para um mesmo cliente eles serão agrupados
em uma única venda;
• Não é possível desfazer o processo, sendo que você teria que excluir
manualmente as vendas geradas e os itens produzidos. No caso, excluindo a
venda a produção ligada a ela é automaticamente cancelada. Sendo assim, você
excluiria apenas a produção associada com o consumidor.
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✗ Produtos
✗ Sugestão de Preços (MARK-UP)

Este módulo tem por finalidade oferecer uma consulta para alerta-lo sobre produtos que
estão sendo vendidos por preços abaixo do recomendável. No cadastro do produto você
encontra um campo chamado MARK-UP, cuja finalidade é definir o lucro mínimo que você
deve obter com o produto para o negócio ser rentável. Sendo assim, o módulo de
sugestão de preços apresenta uma lista com todos os produtos em que um dos valores
de tabela lhe forneça um lucro inferior ao recomendado no campo MARK-UP do cadastro
do produto.
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✗ Funcionários
✗ O Controle de Funcionários

O controle de funcionários pode ser acessado no menu FUNCIONÁRIOS, em


CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS. Caso tenha lido este manual até este ponto, não
sentirá dificuldades em usá-lo, pois é igual aos demais cadastros que já vimos. Também
não há muitas informações em especial, apenas alguns campos que valem ser
ressaltados:

✔ Salário: valor do salário bruto do funcionário;


✔ Descontos: total de descontos no holerite do funcionário (INSS, IRPF ...);
✔ Adiantamento: valor do adiantamento, caso o funcionário receba;
✔ Vale Transporte: valor do vale transporte, caso o funcionário receba;
✔ Comissionar: indica se o funcionário recebe comissão e se ela é creditada
sobre todos os produtos ou apenas sobre serviços ou produtos vendidos;
✔ Crédito: representa comissões recebidas – consumos feitos pelo funcionário
no PDV (não inclui vales e créditos recebidos dentro do retaguarda);
✔ Nº Comanda: para que seja possível lançar vales e outros movimentos para
o funcionário diretamente do PDV, é necessário definir um número de comanda
para ele. Assim, ao abrir esta comanda no PDV o sistema saberá que trata-se de
um funcionário e permitirá que somente certas operações sejam realizadas;
✔ Limite Vales: você pode indicar o limite de vales (consumo de produtos) do
funcionário neste campo. Se não quiser limitar, deixe o valor em zero.
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✗ Funcionários
✗ Comissões dos Funcionários

Como foi visto no tópico anterior, há um campo no cadastro do funcionário que permite
definir que ele será comissionado. Também foi visto no tópico sobre o controle de
produtos que cada produto pode possuir uma comissão, definida em valor ou em
percentual. Caso o funcionário seja comissionado, todas as vendas de produtos que
possuam comissão feitas em seu nome poderão ser consultadas no menu
FUNCIONÁRIOS, em COMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS. Este módulo é uma simples
consulta da lista de comissões e não possui integração com o financeiro.

Vale ressaltar que, ao marcar o campo que indica que o funcionário é comissionado em
seu cadastro, somente as vendas feitas a partir deste ponto serão comissionadas. Ou
seja, caso você tenha feito vendas anteriormente e o campo COMISSIONAR não estava
marcado, estas vendas não poderão ser inclusas nas comissões.
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✗ Funcionários
✗ Vales/Consumo de Produtos

Quando um funcionário consome um produto da loja, você tem duas opções:

1. cadastra-lo como cliente, registrar a venda e cobrar o valor;


2. lançar um vale em seu nome.

O lançamento de vales está disponível no menu FUNCIONÁRIOS, em VALES. Para cada


produto consumido você deverá lançar um vale, indicando o produto, a quantidade e o
preço. A vantagem no uso dos vales é o fato de ele estar incluso no histórico do
funcionário, que veremos mais adiante, e também o fato de ser possível lançá-lo no
financeiro. Há um módulo no sistema, que será visto em breve, que permite o lançamento
da “folha de pagamento” do funcionário diretamente no fluxo de caixa, incluindo salário,
despesas, adiantamento, vale transporte, comissões, vales e eventuais movimentos
adicionais de sua conta.

Os vales dos funcionários também são contabilizados no sistema como movimentos de


estoque, ou seja, ao lançar o vale o estoque do produto em questão será reduzido
automaticamente.
SorioDev Desenvolvimento de Sistemas Personalizados

✗ Funcionários
✗ Caixa do Funcionário

Assim como o nome diz, o caixa do funcionário representa um fluxo de caixa individual
para cada funcionário. O objetivo deste módulo é o controle de despesas e receitas
adicionais em folha de pagamento. Para acessar o caixa do funcionário, vá ao menu
FUNCIONÁRIOS, em CAIXA DO FUNCIONÁRIO. Você deve lançar o movimento
indicando o funcionário, motivo e o valor, que pode ser a crédito (caso ele represente um
crédito para o funcionário), ou a débito, caso seja uma despesa.
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✗ Funcionários
✗ Pagamento de Salários

O módulo de pagamento de salários tem a finalidade de integrar todos os movimentos


financeiros dos funcionários com os movimentos financeiros do sistema, ou seja, o fluxo
de caixa. Para acessá-lo, vá ao menu FUNCIONÁRIOS, em PAGAMENTO DE
SALÁRIOS. O módulo abaixo será aberto:

Como você pode perceber, o pagamento é feito funcionário a funcionário, selecionando


um período de tempo. Após preencher os campos no alto da tela, você deve utilizar o
botão PESQUISAR para visualizar os movimentos. Na frente de alguns movimentos há
um botão “mais detalhes” que permite visualizar a origem daquele total mencionado.

Uma vez definidos todos os totais da lista (as horas extras podem ser manualmente
preenchidas), você deve utilizar o botão PAGAR para lançar os movimentos no financeiro.
Como forma de identificação dos lançamentos, será utilizado como mês de referência o
MÊS/ANO correspondente à data de início que você selecionou no alto da tela. Com base
nesta data inicial também é possível estornar (cancelar) os movimentos previamente
lançados, além de ser possível também consultá-los.

Exemplo:
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1. Para fazer o pagamento de janeiro/2009 do funcionário MANOEL: selecione


o funcionário na lista, indique no período a data inicial de 01/01/2009 e a data final
de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em PAGAR. Caso queira ver os
movimentos lançados, clique em CONSULTAR logo em seguida.
2. Para cancelar o lançamento de janeiro/2009 do funcionário MANOEL:
selecione o funcionário na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final
de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em ESTORNAR.
3. Para consultar o lançamento de janeiro/2009 do funcionário MANOEL:
selecione o funcionário na lista, indique a data inicial de 01/01/2009 e a data final
de 31/01/2009, clique em PESQUISAR e depois em CONSULTAR.

Independente da operação que deseja realizar (PAGAR, ESTORNAR ou CONSULTAR)


você sempre deverá fazer uma pesquisa antes (PESQUISAR).
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✗ Vendas
✗ Abertura/Fechamento do Caixa/PDV

O sistema permite a realização de vendas de 2 formas diferentes: através do CONTROLE


DE VENDAS E ORÇAMENTOS, no menu MOVIMENTOS, ou através do PONTO DE
VENDA (PDV). O PDV é um módulo especificamente para a realização de vendas
rápidas, muito usado em mercados, padarias, lanchonetes, etc. É recomendável que você
utilize este módulo para a realização de vendas, pois além de ser mais rápido também
traz mais recursos para auxiliá-lo no momento da venda. Já o CONTROLE DE VENDAS
E ORÇAMENTOS é um módulo de cadastro comum, parecido com um cadastro de
clientes ou de produtos, com o diferencial de permitir a inclusão da lista de produtos, ou
seja, são dois cadastros em um. O objetivo principal deste módulo e permitir consulta,
alteração e exclusão de vendas. Embora também possa ser usado para fazer vendas e
orçamentos, são raros os casos onde ele pode ser mais eficiente do que o PDV para a
realização de vendas. Estes 2 módulos serão melhor explicados nos próximos tópicos.

Para utilizar o PDV é necessária a abertura do caixa do funcionário. Se você acessou as


configurações do sistema, como mencionado em um dos primeiros tópicos (menu
FERRAMENTAS, CONFIGURAÇÕES), deve ter encontrado uma guia PDV. Nesta guia
há uma opção que lhe questiona sobre “Como controlar a abertura diária de caixa p/
uso do PDV?”. Esta opção permite que você escolha entre 3 opções:

1. Abrir e fechar o caixa todos os dias: selecionado esta opção, para que o
funcionário possa acessar o PDV ele terá que ter o seu caixa aberto todos os dias,
fechando o que estava aberto anteriormente. Por exemplo, se o funcionário
acessar o PDV em 05/01, é necessário abrir o caixa neste dia. Se ele for acessar
novamente em 06/01, é necessário fechar o caixa de 05/01 e abrir o novo em
06/01. O fechamento do caixa anterior pode ser a qualquer momento, não
necessitando ser no mesmo dia. No entanto, não pode haver 2 caixas abertos para
o mesmo funcionário e, sendo assim, você deve fechar o de 05/01 antes de abrir o
de 06/01.
2. Permitir fechamento no dia seguinte: esta opção é muito parecida com a
anterior, mas ela permite virar o dia com o caixa aberto. Se você utiliza a opção
anterior, quando o computador atingir meia noite, o caixa do funcionário será
bloqueado. Já usando esta opção, você poderia abrir o caixa em 05/01 e acessá-lo
em 05/01 e em 06/01 durante o dia todo. Ele só seria bloqueado em 07/01.
3. Permitir fechamento quando quiser: nesta opção você não precisa fechar
o caixa do funcionário. Ela é útil se você não necessita de fechamento diário de
caixa, permitindo que acesse o PDV indefinidamente.

Configurada esta opção, você pode começar a fazer aberturas de caixa. Para isso, vá ao
menu MOVIMENTOS, em ABERTURA/FECHAMENTO DE GAVETA/CAIXA. Será então
exibida uma tela como a demonstrada a seguir:
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No alto da tela, existem 2 campos de data que podem ser preenchidos para a realização
de pesquisas das aberturas feitas em determinado período. Por padrão, o sistema abre
esta tela pesquisando todas as aberturas do mês corrente. Você pode alterar o período e
usar o botão PESQUISAR para ver apenas as aberturas de determinado período.

No botão EXTRATO você encontra opções de relatório relativos aos movimentos de


abertura/fechamento.

Para abrir o caixa de um funcionário, clique em ABERTURA. O sistema pedirá que


selecione o funcionário e informe o troco da gaveta (valor em dinheiro que há na gaveta
no momento da abertura). Já para fechar o caixa, selecione um registro em aberto e
clique em FECHAMENTO. Você também pode consultar o subtotal de vendas até o
momento, mesmo com o caixa aberto, clicando em ATUALIZAR.

Como você pode perceber, o caixa é aberto em nome do FUNCIONÁRIO. No entanto, ao


abrir o PDV o sistema pedirá apenas sua senha de acesso. Por isso é importante
cadastrar um usuário para o funcionário que vai acessar o PDV e vincular este cadastro
do usuário com o do funcionário, conforme foi descrito no tópico sobre Segurança –
Cadastrando Usuários.

Finalizando, do lado esquerdo da tela acima é exibida a lista de aberturas/fechamentos e,


do lado direito, os dados da abertura selecionada no lado esquerdo.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Apresentação

O ponto de venda (PDV) é um módulo externo ao sistema, especificamente projetado


para a realização de vendas rápidas. Em sistemas comerciais, costuma-se dizer que o
sistema principal, que é o que estivemos vendo até este ponto deste manual, chama-se
retaguarda. Sendo assim, o software completo é composto pelo módulo RETAGUARDA e
pelo PDV.

O ícone para abertura do PDV deve estar localizado na área de trabalho do seu
computador, próximo ao ícone do próprio sistema. Ao abrir, você deverá se logar com
usuário/senha e, posteriormente, selecionar a comanda padrão de trabalho. Se só há 1
caixa na sua empresa, pode-se usar sempre a comanda 1 sem problemas. Já se sua
empresa possui 2 ou mais caixas, cada um deve entrar com um número de comanda
padrão diferente. Uma vez aberto, você verá uma tela igual a esta:

No topo da tela são relacionadas algumas informações da empresa, funcionário logado e


data/hora. Logo abaixo, na área central e esquerda, fica a lista de produtos da
venda/comanda atual. À direita você encontra, no alto, o campo onde entra com o código
de barras do produto e outro campo para pesquisa de produto por nome. Se você usa um
leitor de códigos de barras, basta passar o código no leitor e o produto é adicionado na
lista. Logo abaixo também encontra-se o nome e preço do último produto adicionado e a
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foto do produto, que também funciona como um banner rotativo, onde você pode
configurar uma lista de imagens que são trocadas após alguns segundos. Pressionando
F2 (atalho na área inferior da lista de produtos) você tem acesso a uma tela onde
encontra todas as funções do PDV e suas teclas de atalho:

Perceba que há uma imagem de uma letra na frente de cada função. Se você pressionar
esta letra, terá acesso a função diretamente no PDV, sem necessitar abrir esta tela.

Por fim, na área inferior você encontra informações sobre a comanda atual. É interessante
frisar neste ponto que quando falarmos de comanda estaremos falando da própria venda.
O PDV permite que você mantenha abertas várias vendas/comandas/mesas ao mesmo
tempo. Este esquema é especialmente útil em restaurantes e lanchonetes, ou em caixas
movimentados, quando há a necessidade do cliente voltar para a loja para pegar algum
produto que esqueceu, por exemplo. Com uma nova comanda você pode dar
continuidade a venda seguinte do próximo cliente, enquanto o cliente anterior não volta.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Como fazer uma venda?

Após abrir o PDV e estar em sua tela principal, o cursor deverá estar piscando sobre o
campo CÓDIGO. Se você possui um leitor de código de barras, basta passar o código do
produto para adicioná-lo na venda. Caso não possua, digite o código e tecle ENTER.
Caso não possua leitor e não saiba o código, tecle ENTER com o campo vazio para ir ao
campo seguinte, o NOME. Digite uma parte do nome do produto e tecle ENTER para
consultar uma lista. Use as setas do teclado para navegar na lista e pressione ENTER
novamente ao encontrar o produto. Uma outra opção também é utilizar a consulta de
preços (tecla de atalho R).

Quando o produto é adicionado na lista, ele entra sempre com quantidade 1. Você pode
alterar a quantidade pressionando a tecla asterisco (*). Também pode configurar o
sistema para que ele solicite a quantidade ao adicionar cada produto na lista, como foi
visto no tópico CONFIGURANDO O SISTEMA. Pressionando a tecla E (REMOVE ITEM)
você consegue eliminar o produto da lista e, pressionando a tecla N (CANCELA
COMANDA) você cancela a venda inteira, ou seja, todos os itens.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Como abrir múltiplas vendas/comandas/mesas
simultaneamente?

Como foi descrito anteriormente, o PDV trabalha com esquema de comandas. Uma
comanda é uma venda aberta. Você pode possui múltiplas comandas, ou seja, múltiplas
vendas abertas simultaneamente. Para abrir uma comanda você deve usar o campo onde
entra com o código do produto. Ao invés de entrar com o código de um produto, você
deve informar o número da comanda. É possível configurar o sistema para que, ao digitar
o número, caso ele não encontre um produto cadastrado, entenda este número como
sendo o número de uma comanda. No entanto, o normal e mais correto é digitar a letra C
antes do número. Por exemplo, digite C34 e tecle ENTER para abrir a comanda 34.

Uma vez que você tenha várias comandas abertas, seria difícil lembra-se de todos os
números. Por isso, há uma tela de gerência de comandas, que pode ser acessada pela
tecla O:

Nesta tela, além de serem listadas todas as comandas abertas, é possível:

1. TROCAR Nº: é possível trocar o número de uma comanda já aberta, clicando


neste botão e informando o novo número. Se já houver uma comanda com o novo
número informado, as comandas serão combinadas;
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2. APAGAR: permite cancelar a comanda e, se quiser, imprimir um ticket de


cancelamento;
3. BLOQUEAR: é possível bloquear uma comanda aberta para que não possa mais
ser alterada. Ao bloquear a comanda, você não conseguirá sequer acessá-la no PDV. Só
é possível bloquear comandas já abertas, ou seja, não é possível bloquear previamente
um determinado número;
4. DESBLOQUEAR: permite fazer o desbloqueio de comandas anteriormente
bloqueadas. A partir deste desbloqueio será possível acessar novamente a comanda.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) - Conta do Funcionário

Através do PDV é possível estabelecer um “controle paralelo” da conta dos funcionários.


Chamo isso de controle paralelo porque os valores lançados desta forma, embora entrem
nos respectivos módulos de vales e caixa do funcionário, não são contabilizados pelo
módulo de pagamentos a funcionários. Você pode lançar “comissões extras” e
“consumos diretos”.

Qualquer produto que seja comissionado pode conceder comissão a um funcionário


diferente do indicado na venda. Por exemplo, a venda é feita pelo caixa ROBERTO, mas
a MARIANA recebe a comissão de um determinado produto que ela vendeu ao cliente.
Para isso, pressione a tecla Q no PDV, ou use a função COMISSÃO FUNCIONÁRIO, na
tela de atalhos. Você será solicitado a selecionar o funcionário que será comissionado. A
comissão entrará como um crédito no CAIXA DO FUNCIONÁRIO e não no CONTROLE
DE COMISSÕES, como habitualmente ocorre. No entanto, é necessário observar que, se
o ROBERTO for um funcionário comissionado, ele também receberá a comissão, só que
a dele cairá no CONTROLE DE COMISSÕES. Por isso, tome cuidado ao usar esta
função, pois ela pode comissionar 2 ou mais funcionários ao mesmo tempo.

Já com relação aos consumos, lembre-se que vimos anteriormente no tópico sobre
funcionários que é possível definir um número de comanda no cadastro do funcionário.
Vamos supor que você tenha uma funcionária MARIANA, como no exemplo acima. O
número de comanda que definimos para ela é 300. No PDV, ao escrever C300 no campo
do código do produto e tecla ENTER, você abrirá a comanda desta funcionária. Por ser
uma comanda de funcionário, certas operações serão proibidas, como fechar para cliente,
por exemplo. Você poderá adicionar produtos normalmente e, no final, para fechar, usará
a função FECHAR PARA FUNCIONÁRIO (tecla de atalho V). As comandas abertas e
fechadas desta forma entram como vales para os funcionários.

Como pode perceber, os processos acima fazem lançamentos no caixa do funcionário e


no controle de vales, como você faria dentro do módulo retaguarda. No entanto, existe
uma característica que diferencia este processo do lançamento interno no sistema. você
pode perceber que no cadastro do funcionário há um campo CRÉDITO. Este campo tem
um comportamento parecido com o campo do saldo fiado do cadastro do cliente. Nele são
totalizados os créditos que o funcionário recebe NO PDV e os consumos que ele faz
TAMBÉM NO PDV. Isto serve, na verdade, como um segundo caixa para o funcionário e
pode ser usado para liberar ou não seu consumo no PDV, já que existe uma opção no
cadastro de usuários que permite bloquear a venda para funcionário sem crédito.

Finalizando, além da comissão e dos consumos, é possível também lançar créditos e


débitos para o funcionário pelo módulo CRÉDITO FUNCIONÁRIO (tecla de atalho “+”).
Com isso você pode ter uma conta paralela para o consumo do funcionário no PDV.
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✗ Vendas
✗ Ponto de Venda (PDV) – Todas as Funções

Veremos a seguir uma lista das funções do PDV:

• QUANTIDADE: permite alterar a quantidade do produto selecionado na


venda;
• REMOVER ITEM: permite remover o produto da lista da venda;
• IMPRIMIR COZINHA: funciona apenas com produtos “compostos” (produção
própria). Esta função permite imprimir um pedido de produção na cozinha para o
produto selecionado;
• OBS. PRODUTO: permite definir observações para o produto;
• COMPLEMENTO/ACABAM.: permite adicionar um novo produto na venda
vinculando-o com o produto selecionado. A principal vantagem deste recurso está
no fato de que, através das configurações do sistema, é possível definir que este
tipo de produto não seja impresso na venda. Ao invés disso seu valor é somado ao
valor unitário do item ao qual foi amarrado, não comprometendo o total da soma
dos itens. No sistema será como se ele tivesse sido vendido mas para o cliente é
como se ele não existisse;
• CONSULTA PREÇO: esta função tem 3 finalidades: possibilitar a consulta
do preço de um produto, localizar produtos combinando várias informações na
pesquisa para que ele seja adicionado na lista de produtos e dividir o produto entre
várias comandas (ex.: dividir uma garrafa de bebida em 4 mesas);
• GAVETA: permite consultar os movimentos da gaveta e realizar
sangrias/suprimentos (saídas/entradas de dinheiro na gaveta);
• DESCONTO/ACRÉSCIMO: permite conceder descontos ou acréscimos a
um item da comanda ou na comanda inteira;
• TABELA DE PREÇO: permite definir a tabela de preço da comanda atual.
Somente os novos produtos adicionados serão afetados;
• CRÉDITO AO CLIENTE: permite dar crédito ao cliente, caso ele só possa
consumir nesta modalidade;
• RECEBER FIADO: permite receber valores de clientes devedores que
compram nesta forma de pagamento;
• KIT DE PRODUTOS: permite selecionar e adicionar um kit na venda
(adiciona os produtos que compõem o KIT);
• TEMAS/CORES: permite configurar as cores do PDV;
• CONFIGURAR: permite definir diversas opções de configuração do PDV e
do sistema. Este é um módulo que tende a ser atualizado constantemente, pois
nele é definida a forma como o sistema deve se comportar (por exemplo, se ao
fechar uma venda, deve imprimir cupom ou relatório em papel A4). São diversas
opções de configuração, todas bem explicativas;
• IMPRESSORA FISCAL: esta função serve apenas para PDV ligado com
algum modelo de impressora fiscal, desde que este modelo seja suportado pelo
PDV;
• CANCELA COMANDA: permite cancelar a comanda inteira. Caso haja
apenas uma comanda aberta, será aberta uma nova comanda ao cancelar (sempre
há uma comanda aberta no PDV);
• IMPRIMIR COMANDA: imprime a comanda para o cliente;
• IMPRIMIR TUDO NA COZINHA: similar a função IMPRIMIR COZINHA, mas
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nesta, todos os produtos compostos (próprios) da comanda são enviados para a


impressora da cozinha;
• PAGAMENTO PARCIAL: permite fazer um pagamento parcial da comanda
antecipadamente;
• SELECIONA CLIENTE: permite selecionar o cliente da comanda;
• SELECIONA FUNCIONÁRIO: permite selecionar o funcionário da comanda;
• GERENCIA COMANDAS: permite administrar as comandas, consultando as
abertas, apagando, trocando número, combinando comandas, bloqueando e
desbloqueando;
• FECHAR VENDA RÁPIDA: permite fechar a venda à vista, para o
CONSUMIDOR ou para o cliente selecionado;
• FECHAR VENDA AO CLIENTE: permite fechar a venda incluindo formas de
pagamento a prazo, como PARCELADO e FIADO. Caso o cliente selecionado na
comanda seja o CONSUMIDOR, será solicitado que selecione o cliente, caso
contrário, será exibida a tela de fechamento diretamente;
• FECHAR VENDA FIADO: é exatamente igual ao fechamento acima, mas
não exibe tela de fechamento, pois o sistema entende que o pagamento será
integralmente feito em FIADO. Caso o cliente selecionado seja o CONSUMIDOR, o
sistema pedirá que selecione outro, caso contrário, tentará fechar a comanda
diretamente, exibindo uma mensagem de confirmação antes;
• FECHAR PARA FUNCIONÁRIO: permite fechar a comanda atual para o
funcionário selecionado. Este fechamento na verdade é o VALE DE
FUNCIONÁRIO, onde se registra o consumo de mercadorias por funcionários. Para
fechar uma comanda usando esta função é necessário que seja uma comanda de
funcionário, e não de cliente;
• SAIR DO PDV: fecha o PDV (sai do sistema).
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✗ Controle de Vendas
✗ O Controle de Vendas

Além do Ponto de Venda (PDV), também é possível vender diretamente pelo retaguarda.
No entanto, este controle de vendas é mais indicado para consultas do que propriamente
para vendas pois, como viu anteriormente, o PDV é repleto de recursos e muitos deles
não estão disponíveis no módulo de vendas do retaguarda.

Não há muito segredo em se utilizar este controle de vendas, sendo que ele é idêntico
aos demais cadastros que vimos até aqui, diferindo apenas por um detalhe: ele é um
cadastro duplo, ou seja, você cadastra a venda e seus itens. Os itens são exibidos na
própria tela do cadastro, ao contrário do que ocorria em versões anteriores deste sistema,
onde a lista de produtos só era vista depois de salvar a venda. De certa forma isso não
mudou muito pois antes de adicionar um produto a venda deve ser salva. No entanto,
você não precisa (e não deve) clicar em salvar para isso. Quando tentar adicionar o
primeiro produto na venda, caso ela não tenha sido salva ainda, o sistema lhe avisará
sobre isso e lhe perguntará se deseja salvar para prosseguir. Existem alguns campos na
venda que precisam ser observados:

• STATUS: este campo não é obrigatório e você pode usar como quiser.
Basicamente, você pode digitar o status da venda. A lista é composta pelos status
de todas as vendas, ou seja, se houver uma venda com STATUS PENDENTE e
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outras com status COMPLETA, haverão 2 itens na lista de status: PENDENTE e


COMPLETA;
• FORMA DE ENTREGA: permite definir a forma como será feita a entrega,
apenas para controle;
• GARANTIA: você pode descrever a garantia da venda;
• CUPOM ABATIDO: refere-se a um esquema promocional onde a cada certo
valor em compras o cliente tem direito a um cupom, que pode ser usado para troca
de produtos (por exemplo, junte 10 cupons e troque por algum produto). Após o
cliente fazer a troca você pode marcar este campo para indicar que já foi baixado,
evitando que outra pessoa venha com uma cópia do cupom alegando querer trocar
por mercadorias;
• PAGO: indica se a venda foi quitada ou se já foi fechada a forma de
pagamento. Se este campo não for marcado, o sistema irá considerar a venda
como ORÇAMENTO.

Através do botão RELATÓRIO você pode imprimir vários tipos de relatórios e


comprovantes:

• CUPONS PROMOCIONAIS: refere-se aos cupons promocionais que podem


ser trocados por produtos (promoção detalhada no campo CUPOM ABATIDO);
• VENDA/ORÇAMENTO: impressão padrão da venda, em cupom ou papel
comum. Ao salvar a venda o sistema o questiona se deseja imprimi-la;
• FATURA DE PAGAMENTO FIADO: caso a venda tenha sido fechada na
forma fiado, através desta opção pode imprimir ou reimprimir um vale que pode ser
assinado pelo cliente;
• CONTRAVALE PELO TROCO DO PAGAMENTO EM TICKET: se o cliente
pagar em ticket um valor superior ao da venda, você pode imprimir este contravale
para ele. O cliente poderá apresentar este vale na próxima vez que comprar como
parte do pagamento (considere-o como dinheiro);
• EXTRATO DE PAGAMENTOS: imprime uma listagem de parcelas e
vencimentos, para simples conferência;
• CARNÊS DE PAGAMENTO: imprime carnês ao cliente (carnês da loja);
• BOLETOS: imprime boletos para o cliente, apenas para as parcelas
pendentes;
• ANÁLISE CUSTO/BENEFÍCIO: emite uma análise de custo da venda.

Vale ressaltar que, além dos custos individuais dos produtos, você pode adicionar outros
custos na venda, que são incluídos no relatório de custo indicado acima. Para isso, vá ao
botão AÇÃO, em CUSTOS DA VENDA. Será aberta uma nova tela de cadastro na qual
pode adicionar custos à vontade. Ainda no botão AÇÃO você encontra vários recursos,
como conceder ou cancelar desconto ou acréscimo nos itens da venda e emitir uma nota
fiscal somente da venda selecionada.

Para finalizar, de acordo com a forma de entrega você pode fazer o controle através do
módulo ENTREGAS PENDENTES DAS VENDAS, no menu ENTREGAS. Neste módulo
é possível consultar todas as entregas pendentes e como será feita a entrega (o cliente
vem retirar ou delivery ou romaneio). Delivery representa entrega rápida, no dia. Já
romaneio representa entrega de encomenda no dia seguinte.
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✗ Controle de Vendas
✗ Orçamento Expresso

Como foi visto anteriormente, é possível lançar vendas e orçamentos através do PDV ou
mesmo dentro do módulo RETAGUARDA. No entanto, algumas empresas podem atuar
em ramos muito competitivos do mercado, tendo suas vendas modeladas dinamicamente.
Visando facilitar este tipo de ocorrência, o sistema conta com um módulo chamado de
ORÇAMENTO EXPRESSO. O objetivo deste módulo em si não é agilizar a montagem do
orçamento, mas sim permitir que você tenha acesso a mais informações dos produtos na
hora em que monta o orçamento, principalmente do custo. Desta forma você pode
negociar o valor com o cliente enquanto monta o orçamento.

Além disso, o módulo Orçamento Expresso também apresenta alguns recursos bem úteis
para a montagem dinâmica do orçamento:

• VALOR PRETENDIDO: ao lado do campo VALOR, abaixo da lista de produtos, há


um botão que, quando pressionado, abre uma tela onde você informa o valor pretendido.
Vamos supor que o orçamento tenha ficado em $ 2.023,90 e você quer arredondar para $
2.000,00 para o cliente, esta função tem esta finalidade. Quando faz o arredondamento do
valor total o sistema recalcula os preços de cada item para que, no final, o total seja o
mais próximo possível do que você quer. Naturalmente, como o valor é recalculado para
cada produto da lista, podem ocorrer pequenas diferenças de centavos;
• FORMAS DE PAGAMENTO: você pode indicar até 3 formas para o cliente, dando
descontos ou acréscimo sobre cada uma;
• GARANTIA / VALIDADE: também pode definir uma garantia textual e uma data de
validade do orçamento;
• IMPRESSÃO: o Orçamento Expresso possui um método próprio de impressão que
considera todas as informações do orçamento que está sendo feito. Uma vez que você
grava o orçamento, algumas informações vão para as observações da venda/orçamento,
como por exemplo as formas de pagamento, já que a venda só pode ter uma forma no
final.
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✗ Controle de Vendas
✗ Venda Externa

O módulo VENDAS EXTERNAS do menu MOVIMENTOS permite registrar a retirada de


produtos por vendedores de rua. O registro é feito selecionando uma data, funcionário
(vendedor), produto e quantidade. Ao retornar a empresa é necessário voltar ao registro
do movimento, alterá-lo e indicar quanto ele vendeu e quanto devolveu. Este
procedimento é necessário para fazer a reposição do estoque, até porque este módulo
não registra a venda propriamente, apenas a saída dos produtos para venda externa. As
vendas feitas pelo vendedor ainda devem ser posteriormente registradas no Controle de
Vendas.
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✗ Controle de Vendas
✗ Romaneios / Entregas

Como mencionado em tópicos anteriores, as vendas possuem um campo que permite


definir a forma de entrega, que pode ser CAIXA, ROMANEIO, DELIVERY e VEM
BUSCAR. A forma CAIXA, que é a padrão do sistema, não gera nenhum tipo de controle
de entrega. Nas formas DELIVERY e VEM BUSCAR o controle é feito via consulta de
ENTREGAS PENDENTES DAS VENDAS, no menu ENTREGAS. Estes são formatos de
entrega geralmente usados para vendas de produtos que serão entregues ou retirados no
mesmo dia. No entanto, existe ainda a forma de entrega ROMANEIO. Este é o formato de
entrega mais completo pois permite além da consulta de pendências o controle da
entrega. Para registrar a entrega ou transporte das mercadorias você deve utilizar o
módulo ROMANEIOS/ENTREGAS, do menu ENTREGAS. Neste módulo você faz
inicialmente o registro do funcionário/motorista, data e hora de entrega e, caso queira,
placa do veículo. Ao salvar o registro o sistema mostrará uma tela onde poderá selecionar
os produtos que serão entregues. Esta tela também pode ser acessada pelo botão AÇÃO,
em PRODUTOS TRANSPORTADOS, caso tenha feito o registro da entrega
anteriormente. Nesta tela você usa o botão PESQUISAR, que oferece várias opções de
pesquisa: vendas de hoje, de ontem, últimos 7 dias, entre outras.

Após fazer a pesquisa, na parte superior serão exibidos os produtos vendidos a serem
entregues e, na parte inferior, uma lista dos produtos selecionados para serem entregues
no transporte atual. Basta usar os botões ADICIONAR para mover produtos da lista
superior para a inferior, incluindo eles no romaneio. Os botões REMOVER voltam os
produtos da lista inferior para a superior, fazendo com que eles fiquem pendentes de
entrega novamente.
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✗ Controle de Compras
Observando o tópico anterior sobre o Controle de Vendas você também conseguirá
entender o controle de compras, pois é muito similar. A diferença básica são alguns
relatórios e funções a menos, e alguns campos adicionais, como o número da nota e o
valor do frete.

A diferença mais marcante do controle está no cadastro dos produtos comprados:

Como pode ver, você pode comprar usando o valor do dólar, fazendo a compra em
pacotes ou unidades e ainda já realizar o acerto nos valores de venda. Detalhando melhor
os campos:

• QTDE LOTE: define quantos “lotes” você está comprando. Se observar o


capítulo sobre produtos, verá que há um campo no cadastro de produtos onde você
pode definir a quantia que usa na compra (por exemplo, se cada fardo de
refrigerante tem 6 unidades você define esta quantidade no cadastro de produtos).
Ao comprar, esta quantidade é multiplicada pela quantidade do lote (por exemplo,
se comprou 3 fardos, a quantidade total é de 3x6 = 18 unidades);
• VALOR LOTE DOLAR: valor do lote em DOLAR (ou outra moeda que
quiser). A cotação da moeda deve ser atualizada nas configurações do sistema
antes da compra ser iniciada;
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• VALOR LOTE: valor do lote, em moeda vigente. Quando fala-se em lote,


entenda-se pelo pacote comprado, como descrito em QTDE LOTE. É bastante
comum os fornecedores, em alguns ramos de atividade, venderem pacotes de
produtos, sendo que você revende em unidade. Como é possível definir quantas
unidades vem em um pacote, usando este campo você define o valor do pacote;
• QTDE: unidades que estão sendo compradas;
• VALOR EM DOLAR: valor unitário em DOLAR;
• VALOR UNITÁRIO: custo unitário do produto;
• ACRESCIMO/DESCONTO: ambos unitários e em moeda vigente;
• ALÍQUOTA N.F: caso pretenda gerar uma nota de compra, defina a alíquota
de imposto que incidirá sobre o produto.

Além destes campos, existe um campo lucro e um valor, para cada tabela de venda,
permitindo que atualize o cadastro de produtos diretamente da compra.

Um detalhe importante: ao registrar uma compra no sistema o estoque não entra


automaticamente no controle de produtos. Isso ocorre porque foi implantado neste
sistema um controle de entregas dos produtos comprados, que permite realizar a entrega
total ou parcial de um item comprado. Desta forma é possível gerenciar no sistema a
entrega de grandes compras fracionadas. Para registrar a entrega da compra, vá ao menu
ENTREGAS em COMPRAS A ENTREGAR. Faça uma pesquisa das compras pendentes
e use as funções do botão AÇÃO para dar baixa na entrega. Você pode fazer a entrega
de um produto, de parte de um produto ou de todos ao mesmo tempo. Registrando a
entrega o estoque do produto será finalmente acertado com a entrada da compra.
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✗ Ligações
O CONTROLE DE LIGAÇÕES está localizado no menu MOVIMENTOS e possibilita o
cadastro de ligações realizadas e recebidas. Este é um controle que não possui vínculos
com os demais módulos do sistema, sendo um simples cadastro para administração
interna. Não é necessário ter o contato cadastrado, já que você pode descrever o nome e
o telefone na própria ligação, além de controlar o status e poder detalhar maiores
informações no campo DETALHES.
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✗ Reservas de Produtos

Através do módulo RESERVA DE PRODUTOS PARA CLIENTES do menu


MOVIMENTOS você pode deixar reservados produtos com ou sem estoque para seus
clientes. Para agendar a reserva é necessário indicar a data, cliente, produto e quantidade
reservada. O campo FINALIZADO permite controlar o término da reserva. Enquanto ele
estiver desmarcado aquela reserva baixa o estoque do produto e, quando finalizar a
reserva, desmarque o campo para que o produto volte ao estoque. Caso o cliente esteja
levando o produto a própria venda fará uma nova baixa do estoque.

Este módulo é ideal para ser usado junto com uma configuração do sistema que impede a
venda de produtos com estoque zero no PDV. Esta configuração pode ser acessada no
menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES, na guia PDV, desmarcando o campo
PERMITIR VENDAS DE PRODUTOS COM ESTOQUE ZERO. No entanto, para usar esta
opção é necessário que controle muito bem seu estoque, pois caso esqueça de lançar
uma compra, por exemplo, o PDV pode acabar ficando bloqueado para vender os
produtos comprados que estão com estoque zero, gerando um transtorno para o cliente.
Mesmo sem marcar esta configuração o módulo de reservas ainda é útil caso realize um
bom controle do seu estoque.
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✗ Central do Cliente
Este é um módulo situado também no menu MOVIMENTOS. A finalidade da CENTRAL
DO CLIENTE é, a partir de um cliente selecionado, tornar possível a execução de
diversas operações. Muitas das operações deste módulo não estão disponíveis em outros
locais do sistema, ou seja, só podem ser executadas deste módulo.

Nesta tela a busca é feita por código, nome e telefone, simultaneamente. Ou seja, no
exemplo acima (cliente código 1723, EDUARDO SÓRIO NETO) eu conseguiria achar o
cliente tanto digitando 1723 como digitando EDUARDO ou SÓRIO ou NETO, por
exemplo. Para fazer a pesquisa, você deve informar o valor no campo PESQUISAR e
teclar ENTER.

As seguintes funções estão disponíveis na central do cliente:

• VENDER: ao clicar neste botão você abre uma nova venda para o cliente
selecionado. A venda, assim como as demais funções abaixo, já vem preenchida com
dados do cliente (no caso da venda, o código e o nome);
• LIGAÇÃO: abre uma chamada telefônica do ou para o cliente;
• CONTAS A RECEBER: consulta as contas a receber do cliente;
• TODAS AS CONTAS: consulta todos os movimentos financeiros do cliente,
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pendentes ou já pagos;
• TROCAR PONTOS: permite trocar pontos que o cliente ganhou ao comprar
determinados produtos por outros produtos que você definiu. Como mencionado
anteriormente, no cadastro de produtos você pode definir 2 pontuações: uma que o cliente
ganha quando compra o produto e outra que representa o quanto o produto vale, em
pontos. A cada compra o cliente ganha pontos se o produto for pontuado. Com base no
total de pontos que o cliente já possui, ele pode trocar pode determinados produtos. Ao
fazer a troca os pontos são abatidos do seu cadastro automaticamente;
• PAGAMENTO FIADO: permite pagar a dívida fiado do cliente, total ou
parcialmente;
• STATUS: permite consultar, adicionar, alterar ou excluir STATUS dos clientes (ver
capítulo sobre controle de clientes para mais detalhes sobre STATUS DE CLIENTES);
• NOTAS PENDENTES: usando este módulo você pode fazer o lançamento de
notas fiscais baseado nas vendas do cliente. A vantagem deste método é que é possível
selecionar os itens que irão na nota. Você pode emitir uma nota de apenas um ou alguns
produtos de uma venda, assim como pode emitir uma nota única de várias vendas de
uma só vez. Em versões anteriores do sistema, este módulo ficava disponível para
acesso direto da tela principal. Neste sistema ele só pode ser acessado da central do
cliente;
• HISTÓRIO: esta consulta também só pode ser acessada da central do cliente e
permite a visualização de um extrato que dá enfase na movimentação de vendas fiado,
embora também relacione outras vendas;
• CADASTRO: dá acesso rápido ao cadastro de clientes;
• ESTATÍSTICAS: este módulo permite obter algumas informações sobre do cliente
e suas compras, como o lucro obtido, ticket médio, produto mais comprado em valor e
produto mais comprado em quantidade. Apenas a nível de informação, “ticket médio” é a
denominação que recebe o valor médio de uma venda. Por exemplo, o cliente faz duas
compras com você, sendo que na primeira ele compra $ 1.000,00 em produtos e, na
segunda, compra $ 2.000,00 em produtos. No total, o cliente comprou $ 3.000,00 em
produtos em 2 compras, resultando num ticket médio de $ 1.500,00.
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✗ Financeiro

O módulo FINANCEIRO é o mais importante e utilizado do sistema, sendo que nele são
lançados todos os movimentos derivados de vendas e compras do sistema.

O primeiro e mais importante módulo é o FLUXO DE CAIXA E PENDÊNCIAS, localizado


no menu FINANCEIRO. Neste módulo você pode consultar todos os movimentos
lançados no sistema. Primeiramente, vamos entender quais campos pertencem a este
módulo e suas finalidades:

• DATA: representa a data em que o movimento foi lançado;


• VENCIMENTO: representa a data em que o movimento vencerá;
• PAGAMENTO: representa a data em que o movimento foi pago;
• CLIENTE/FORNEC: indica se o movimento está ligado com algum cliente ou
fornecedor;
• CONTA: representa a conta financeira onde será creditado ou debitado o
valor. Entenda-se por conta, por exemplo, uma conta corrente bancária, uma
poupança ou mesmo a conta CAIXA. O campo CONTA é digitável, mas você pode
perceber que ele é também um campo do tipo lista. Quando você lança um
primeiro movimento na conta “C/C BANCO DO BRASIL”, por exemplo, esta conta
será inclusa na lista para que, num próximo lançamento, ela esteja disponível
apenas para você selecionar. Sendo assim, cabe uma ressalva importante: caso
possua várias contas bancárias e, eventualmente, 2 ou mais contas em um mesmo
banco, procure identifica-las de forma a evitar falha de interpretação. Por exemplo,
indique o número da conta (“C/C B. BRASIL – 4578-54). Uma vez que a conta está
na lista, ela só poderá ser removida caso você remova ou altere todos os
movimentos lançados nesta conta, de forma que, no final, não haja mais nenhum
movimento lançado nela;
• CATEGORIA: este campo permite classificar o lançamento. Exemplos:
AGUA, LUZ, TELEFONE, ALUGUEL, VENDA, COMPRA, DEPÓSITO, SAQUE,
MATERIA DE ESCRITÓRIO, DESPESAS GERAIS … O comportamento dele é
igual ao do campo CONTA no que diz respeito à montagem da lista de categorias;
• FORMA DE PAGAMENTO: indica a forma do lançamento (DINHEIRO,
CHEQUE, CARTÃO …) e também é uma lista montada com base em lançamentos
anteriores, como as duas acima;
• DOCUMENTO: permite relacionar o número de um documento vinculado ao
movimento (uma nota fiscal, número de cheque ou de boleto, por exemplo);
• HISTÓRICO: permite detalhar melhor o movimento. Você pode, por
exemplo, indicar o mês de referência ou alguma observação importante;
• TRANSF. CONTAS: permite indicar se o movimento representa uma
transferência entre 2 contas “cadastradas” no fluxo de caixa. Isso é necessário para
a contabilidade de algumas estatísticas, principalmente a de Resultado do Ano, que
conta com um ponto de equilíbrio calculado pelas receitas e despesas do fluxo de
caixa. A presença dos movimentos de transferência entre contas influenciaria
negativamente esta estatística.
• CRÉDITO/DÉBITO: caso o movimento represente um valor que você está
recebendo ou irá receber, indique este valor no campo CRÉDITO. Já se for um
valor a pagar, indique-o em DÉBITO. Deixe o outro campo com valor zero,
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indicando o valor ou no débito ou no crédito apenas;


• OBSERVAÇÕES: permite indicar quaisquer observações adicionais que
deseje. O campo HISTÓRICO deve ser usado para indicar informações mais
específicas da conta, já as OBSERVAÇÕES, para indicar algum detalhe adicional
que não está diretamente relacionado, por exemplo, um resultado de negociação,
juros aplicados, etc ...

No fluxo de caixa você pode personalizar bastante as pesquisas, de forma a obter os mais
variados resultados. Vamos ver alguns exemplos:

• quero consultar as contas a receber: clique em PESQUISAR e marque a opção


SIM nos campos SÓ CRÉDITOS e PENDENTES;
• quero consultar as contas a pagar: clique em PESQUISAR e marque a opção
NÃO em SÓ CRÉDITOS e SIM em PENDENTES;
• quero consultar as contas a receber nos próximos 7 dias: repita os passos do
primeiro item acima mas também seleciona a opção PRÓXIMOS 7 DIAS no campo
VENCIMENTO;
• quero consultar todos os movimentos, com exceção de contas a receber e a
pagar, ou seja, só os movimentos já pagos/recebidos: clique em PESQUISAR e
marque a opção NÃO no campo PENDENTES.

Como pode ver, existem várias opções de pesquisa que permitem até mesmo transformar
o fluxo de caixa em um controle de contas a receber ou a pagar. No entanto, como o
controle de contas a receber e a pagar gerou dúvidas em versões anteriores de sistemas
como este, foram inclusos ao controle financeiro dois módulos adicionais, ambos
acessíveis no menu FINANCEIRO: CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR. Os 2
módulos são versões resumidas do próprio Fluxo de Caixa e já trazem os resultados de
pesquisas filtrados. O Contas a Receber exibe apenas créditos e o contas a Pagar,
apenas débitos. Eles também permitem, além de consultar, adicionar novos movimentos,
de forma mais resumida e com menos campos.

Ainda no menu FINANCEIRO existem também algumas consultas que permitem obter o
saldo dos movimentos do caixa, agrupando-os por conta, por categoria, por forma de
pagamento e por data. No módulo SALDOS DAS CONTAS você consegue obter o saldo
atual de cada conta, com totais de créditos e débitos. Em TOTAL POR CATEGORIA você
consegue agrupar os totais por cada categoria, obtendo os totais de vendas, compras,
aluguel, agua, luz, telefone, despesas, entre outros. Em TOTAL POR FORMA DE
PAGAMENTO você obtém o total de créditos e débitos, além do saldo, por forma de
pagamento (DINHEIRO, CHEQUE, CARTÃO …). Por fim, no TOTAL POR DATA você
obtém um extrato dia a dia dos movimentos, com créditos, débitos e saldo por dia. Em
todas estas consultas é possível filtrar os movimentos por data.
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✗ Notas Fiscais
✗ Criando Modelos de Notas

Antes de começar a emitir notas fiscais pelo sistema você precisa configurar um ou mais
modelos de notas. Você precisará de mais de um modelo apenas caso emita 2 tipos de
nota fiscal. O sistema permite a emissão de notas de venda, venda e serviço e apenas
serviço. Para criar ou configurar modelos de notas, vá ao menu NOTAS FISCAIS, em
MODELOS DE NOTAS FISCAIS. No cadastro do modelo você define apenas 2
informações: NOME e TIPO. Em nome você apenas discrimina um nome para identificar
este modelo no controle de notas. Já em tipo você deve selecionar um entre os tipos
disponíveis, de acordo com o que precisa. De acordo com o tipo selecionado serão as
informações disponíveis na impressão da nota. Ao salvar o modelo, uma nova tela é
exibida:

Todas as medidas da nota são definidas em milímetros e é possível estabelecer uma


precisão fracionária de milímetros, como pode ver na imagem acima. Além das medidas
de cada campo da nota, você pode definir as medidas da página da nota, a altura do
cabeçalho, do rodapé e da linha de produtos, além de ser possível usar uma imagem
escaneada da nota como referência para facilitar a edição.

Durante a edição do modelo é necessário estar atento ao fato de que os campos devem
ter suas medidas definidas de forma relativa a parte da nota onde ela se localiza
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(cabeçalho, linha de produtos ou rodapé). Apenas a nível de informação, numa nota fiscal
de venda e serviço, os serviços fazem parte do rodapé. Veja um exemplo abaixo:

Um exemplo bem superficial de nota fiscal. Neste modelo, observe que o campo do
rodapé, por exemplo, tem sua margem superior relativa ao rodapé e não a nota. Por uma
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questão de praticidade, o rodapé é alinhado na área inferior da página, enquanto o


cabeçalho e linha de produtos são alinhados no tipo. Sabendo disso fica mais fácil medir a
posição do campo na nota. A seguir, veja como calcular as medidas nas notas.

MARGEM ESQUERDA

Independente de o campo estar no cabeçalho, na linha de produtos ou no rodapé, a forma


de se calcular é a mesma. Usando uma régua, faça a medição de quantos milímetros há
entre a lateral esquerda da página e o local onde o campo começará a ser impresso.
Subtraia desta medida a margem esquerda que você atribuiu nas medidas da página, no
rodapé da tela de medidas. Esta será a medida da margem esquerda do campo.

Exemplo: ao medir com uma régua você constata que o campo começará a ser impresso
a partir do milímetro 11. Vamos supor que a margem esquerda da pagina que você definiu
é de 10 milímetros. Sendo assim 11-10 = 1 mm, ou seja, a margem esquerda deste
campo é de 1 mm.

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NO CABEÇALHO

O processo para a medição da margem superior de um campo que está no cabeçalho da


nota é o mesmo para a medição da margem esquerda. Suando a régua você faz a
medição para saber quantos milímetros há entre o tipo da página e o ponto onde será
impresso o campo. Desta medida você subtrai a margem superior da página.

Exemplo: o campo é impresso a 33 mm do topo da página e a margem superior é de 10


mm. Neste caso, subtrai 33 – 10 = 23, ou seja, a margem superior do campo é 23 mm.

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NA LINHA DE PRODUTOS

A medição da margem superior para a impressão da lista de produtos na nota é a mesma


do cabeçalho. No entanto, você deverá subtrair, além da margem da página, a altura do
próprio cabeçalho.

Exemplo: o campo é impresso a 84 mm do topo da página, a margem superior é de 10


mm e a altura do cabeçalho é de 73 mm. Neste caso, subtrai 84 – 10 - 73 = 1, ou seja, a
margem superior do campo é 1 mm. Geralmente a margem superior dos campos da lista
de produtos não é superior a 1 mm, podendo ser até menos que isso (caso queira
comprimir a lista de produtos para ques caibam mais itens em uma mesma nota).

MARGEM SUPERIOR DE UM CAMPO NO RODAPÉ

A medição da margem superior de um dos campos presentes no rodapé da nota é


parecida com as da margem superior. No entanto, observe que o rodapé está alinhado na
parte inferior da nota e, por isso, é necessário a consideração de mais medidas no
cálculo. Para o cálculo, use uma régua e verifique a posição em que o campo, que está
no rodapé, é impresso, em milímetros, com relação ao topo da página. Depois, faça um
segundo cálculo (você pode marcá-lo, pois será o mesmo para todos os campos do
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rodapé), subtraindo da altura da página a altura do rodapé e a margem inferior da página.

Vamos a um exemplo: supondo que a altura da página da sua nota seja de 250 mm, que
a altura do rodapé seja de 65 e que a margem inferior da página seja de 10. Você deverá
fazer o seguinte cálculo: 250 – 65 – 10 = 175. Agora, supondo que a altura do campo que
você mediu é de 180 mm, subtraia 180 – 175 e você terá a margem superior do campo no
rodapé, que será de 5 mm. Veja este exemplo em uma imagem:

É claro que toda esta explicação serve apenas como uma base para que você entenda a
lógica e possa achar as medidas da nota mais rapidamente. Você não precisa se
preocupar com a precisão num primeiro momento. O ideal é fazer um acerto inicial,
imprimir a nota, de preferência em papel comum, e verificar as diferenças nas medidas.
Também pode usar uma nota modelo e ir acertando a diferença gradualmente, até
alcançar o desejado.

Voltando a tela de medidas, para gravar as medidas você deve usar o botão SALVAR.
Também pode pré-visualizar a impressão no botão VISUALIZAR (é necessário ter uma
nota já emitida) para verificar o resultado.
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✗ Notas Fiscais
✗ Configurando os Impostos das Notas

Para a emissão automatizada de notas fiscais no sistema é imprescindível a configuração


de tabelas de impostos. As tabelas serão usadas para calcular os totalizadores de
impostos da nota de forma automática, sem que seja necessária a sua intervenção.

Quando o assunto é nota fiscal, a legislação que aborda o assunto é muito abrangente e
considerando que cada estado brasileiro possui sua própria legislação, as formas de
cálculo são muitas. Existem diversos fatores que podem influenciar no valor do imposto.
Alguns produtos podem ter alíquota diferenciada, outros podem possuir redução de base
de cálculo. Existem ainda produtos com substituição tributária e até mesmo produtos
isentos de ICMS. Além disso, sobre a nota ainda podem incidir o IPI e o ISS (este último
em notas de serviços). Se você presta serviços, ainda podem haver mais impostos que
incidem sobre a nota e variam em função do total da nota, podendo ou não aparecer nela
de acordo com este total.

Para resolver todas estas questões existem 2 módulos que permitem definir a tributação
nas notas, ambos no menu NOTAS FISCAIS:

TABELAS DE IMPOSTOS

Este módulo permite criar “definições” de impostos. Cada produto que você vende pode
se enquadrar em alguma destas definições. No cadastro do produto há um campo que faz
referência a esta tabela. Ou seja, você deve cadastrar neste módulo as variações de
impostos que seus produtos possuem. Por exemplo, se você possui um produto com
alíquota de ICMS de 18%, outro com alíquota de 12%, outro com redução de base e mais
um que é isento, você precisará ter 4 tabelas cadastradas, uma para cada situação
dessas. No cadastro do produto você fará o vínculo, indicando que o produto é tributado
na tabela ISENTO ou na tabela de 18%, por exemplo. Desta forma fica mais fácil atualizar
a lista de produtos caso ocorram mudanças na legislação, já que no cadastro do produto
existe apenas um campo de referência e todas as informações da tabela ficam no módulo
de TABELAS DE IMPOSTOS.

O Controle de Alíquotas para Notas Fiscais (TABELAS DE IMPOSTOS) possui os campos


que definem a forma como o imposto é calculado. São eles:

• DESCRIÇÃO: este campo não influencia no cálculo e serve apenas para identificar
a tabela, para que seja mais fácil de você selecioná-la no cadastro de produtos ou
em algum outro módulo;
• LINHA 1, 2 e 3: em alguns casos a tributação especial de um produto exige que
seja impresso no rodapé da nota algumas referências, como o número da
lei/decreto que definiu aquela tributação. Estes campos permitem que você defina
este texto que será impresso no rodapé da nota fiscal;
• CÓD. ECF: caso use o PDV integrado com impressora fiscal, este campo será
usado para definir o código do imposto na impressora fiscal. Neste caso, procure
mais informações com um técnico responsável pela sua impressora fiscal;
• ICMS: alíquota de ICMS. Caso seja isento, deixe com valor zero;
• ICMS SUB. TRIB.: quando a tributação for por substituição tributária defina a
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alíquota neste campo;


• RED. BASE CALC.: permite definir o percentual de redução de base de cálculo;
• ISS: permite definir a alíquota de ISS;
• IPI: alíquota de IPI sobre o produto;
• TRIBUTAÇÃO ICMS: normalmente será muito raro precisar fazer uma alteração
neste campo. Faça apenas com a aprovação do seu contador. Este campo indica
se o ICMS é tributado na COMPRA (padrão) ou na VENDA. Quando o ICMS for
tributado na venda o valor do imposto é subtraído do total da nota fiscal;
• TRIBUTAÇÃO IPI: assim como o campo anterior, mude apenas com orientação do
contador. Este campo indica se o IPI é tributado na venda ou na compra. Sendo
tributado na compra o valor do IPI é somado ao total da nota fiscal. Já sendo
tributado na VENDA, o padrão, ele é apenas deduzido e não influencia no total da
nota;
• SIT. TRIB.: este campo, assim como a descrição, também não influencia no cálculo
do imposto. Em alguns modelos de notas é mencionada a situação tributária do
produto e este campo permite isso.

IMPOSTOS ADICIONAIS DAS NOTAS

Caso você emita notas fiscais de serviço é possível que hajam algumas tributações
adicionais na nota fiscal. Estas tributações geralmente são impressas na lista de serviços
da nota, abaixo dos serviços que você prestou. É possível configurar este tipo de
tributação através do módulo de IMPOSTOS ADICIONAIS DAS NOTAS. Este módulo
conta com os seguintes campos:

• DESCRIÇÃO: este campo representa a identificação imposto e será impresso na


nota, abaixo da lista de serviços;
• CÁLCULO: indica a base de cálculo deste imposto, que pode ser sobre os
produtos, serviços ou total da nota;
• SOMA: permite definir qual o comportamento do cálculo, indicando se o valor será
somado ao total da nota, subtraído ou simplesmente deduzido (não soma e não
subtrai);
• PERCENTUAL: indica o percentual do imposto;
• P/ NOTAS MAIORES: geralmente este tipo de imposto é calculado quando o total
da nota fiscal ultrapassa certo valor. Neste caso, use este campo para definir a
partir de qual valor a nota deverá incluir este imposto.

Esta tabela de impostos adicionais geralmente é válida apenas para notas de prestação
serviço. Atualmente (janeiro/2009), por exemplo, quando a nota de serviço ultrapassa R$
5.000,00 é necessário incluir alguns impostos adicionais nela.
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✗ Notas Fiscais
✗ Tabela de Naturezas de Notas

O módulo TABELA DE NATUREZAS do menu NOTAS FISCAIS representa apenas uma


tabela com as possível naturezas de notas. O sistema já vem com algumas cadastradas
mas você pode incluir suas próprias naturezas. Explicando de uma forma rápida, a
natureza identifica o motivo da nota fiscal (venda, serviço, devolução, etc …). As
naturezas não influenciam no cálculo da nota, sendo apenas uma tabela.
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✗ Notas Fiscais
✗ Emitindo Notas Fiscais

A emissão de uma nota fiscal no sistema pode ser feita de 3 formas:

• Através do CONTROLE DE VENDAS: no botão AÇÃO do CONTROLE DE


VENDAS há uma função que permite emitir a nota fiscal da venda selecionada;
• Através da CENTRAL DO CLIENTE: neste módulo visto anteriormente você pode
emitir uma nota com base em parte ou em todos os produtos vendidos para o
cliente para os quais ainda não foram emitidas notas. É possível emitir uma nota de
uma parte de uma venda ou mesmo de várias vendas simultaneamente, agilizando
o processo. Você usará este módulo apenas caso tenha costume de realizar várias
vendas mensalmente para determinados clientes da empresa. Neste caso, ao
invés de emitir uma nota por venda você pode emitir uma nota para todas.
• Através do módulo EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS, do menu NOTAS FISCAIS:
neste módulo você pode adicionar manualmente a nota, além de poder alterar
notas já emitidas. Não é possível excluir uma nota emitida, pois esta é uma
exigência legal.

O cadastro da nota fiscal em si é idêntico ao da venda e ao da compra, havendo uma lista


de produtos vinculada. Com base na emissão de uma nota, além da impressão da própria
nota você pode também emitir boletos não registrados ou duplicatas. Para isso, na nota
fiscal você deve indicar as datas de vencimento e valores das parcelas. É
importantíssimo destacar que a nota fiscal não possui integração com o estoque ou
com o financeiro, ou seja, ao lançar uma nota não é feita baixa de estoque e nem
lançamentos no caixa. A nota neste sistema é meramente um documento fiscal emitido
com base nas vendas que você já registrou no sistema. Sendo assim, somente as vendas
em si fazem a baixa de estoque e o lançamento financeiro.

Outro detalhe que vale ressaltar: você pode emitir boletos não registrados diretamente da
venda. Emita os boletos das notas apenas em casos onde, por exemplo, você emite notas
de várias vendas acumuladas de uma só vez e é um pré-requisito do cliente o pagamento
com boleto no valor da nota. Do contrário, você pode emitir um boleto para cada venda
realizada. Já as DUPLICATAS são documentos de pagamento de nota e, por isso, só
podem ser emitidos sobre uma nota fiscal, já que contem o número da nota.
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✗ Consultas

Como foi visto nos tópicos anteriores, geralmente os módulos de controle representam
cadastro e consulta ao mesmo tempo. Por exemplo, em Controle de Clientes e
Fornecedores você pode não apenas cadastrar cliente, mas também consultá-los.
Entretanto também existem algumas consultas que obtém dados de operações realizadas
no sistema e não de módulos de controle propriamente dito. Estas consultas podem ser
acessadas no menu CONSULTAS. São elas:

• COMANDAS CANCELADAS: nesta consulta você pode visualizar as comandas


que foram canceladas no PDV. A consulta traz informações como data/hora,
número da comanda, funcionário e usuário que cancelou;
• COMANDAS BLOQUEADAS: esta consulta permite visualizar as comandas
atualmente bloqueadas. Ela não permite ver o histórico de bloqueios em si, apenas
as comandas que ainda estão bloqueadas são exibidas. Após desbloquear a
comanda ela desaparece desta consulta;
• COMANDAS ABERTAS: permite ver as comandas atualmente abertas no PDV e
seus valores;
• HISTÓRICO DOS PRODUTOS: esta consulta permite consultar detalhes sobre
todos os movimentos de estoque dos produtos, incluindo acertos, vendas, compras
e quaisquer outros movimentos que tenham interferido no estoque dos produtos;
• PRODUTOS VENDIDOS AO CLIENTE: permite consultar os itens vendidos aos
clientes e ir até a venda que gerou o movimento, facilitando a localização no caso
de trocas ou devoluções;
• DOCUMENTOS EMITIDOS: permite consultar os documentos emitidos pelo
sistema. Entenda-se documento como sendo um relatório personalizável. Mais
adiante veremos um tópico para explicar mais detalhadamente este assunto. Os
documentos são associados a determinados módulos, ou seja, você cria um
modelo que só será usado no módulo de vendas, outro no módulo de clientes, e
assim por diante. Ao emitir o documento deste módulo, uma cópia do documento
emitido é gravada e pode ser consultada posteriormente neste módulo. Além de
consultar você pode reimprimir o documento, abrindo-o num editor de texto externo
que suporte o formato RTF. Para isso, vá ao botão AÇÃO, em ABRIR
DOCUMENTO EMITIDO.

Além das consultas acima, o menu CONSULTAS lhe dá acesso ao módulo de


ESTATÍSTICAS que em versões anteriores dos sistemas era disponibilizado em um menu
próprio. No próximo tópico veremos mais detalhes sobre este módulo.
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✗ Estatísticas

O módulo de ESTATÍSTICAS pode ser acessado no menu CONSULTAS. Embora ele


tenha sido separado em um módulo, na verdade é composto por vários submódulos, um
para cada estatística disponível. Ao acessá-lo você verá uma tela parecida com esta:

Nesta tela, as estatísticas são agrupadas em categorias, disponíveis nas guias superiores
(PERIÓDICAS, PREVISÕES …). Ao clicar em uma destas guias você pode ver na lista
abaixo a lista de botões que dá acesso as diferentes estatísticas do sistema. Algumas
estatísticas do sistema:

• RESULTADO DO ANO: disponível na guia PERIÓDICAS, esta estatística lhe


fornece vários totalizadores mês a mês, de forma a tornar possível a comparação
de resultados mensais, do total do ano e da média mensal. Após clicar nesta
estatística, uma pequena tela se abrirá e nela você deve indicar o ano e a meta
deste ano, em moeda corrente. Esta meta deve representar o lucro, em moeda
corrente, que você quer obter no ano. Após selecionar estes valores, clique em
PESQUISAR e verá a estatística sobre a forma de um relatório, que poderá se
impresso (preferencialmente no primeiro fim do último dia do ano ou primeiro do
ano seguinte).
• EVOLUÇÃO MENSAL: a evolução mensal permite consultar a evolução de suas
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contas mês a mês, ou seja, o saldo total da soma das contas no fim de cada mês,
apresentando também um percentual de evolução. Por exemplo, você possui em
Janeiro/2009 $ 2.000,00 em dinheiro e $ 3.000,00 em uma conta corrente, ou seja,
tem $ 5.000,00. Em Fevereiro/2009 você obtém um lucro de $ 4.000,00 com
vendas à vista e gasta mais $ 1.500,00 com suas despesas fixas (água, luz,
telefone …). No final do mês você terá o saldo do mês anterior ($ 5.000,00) + saldo
do mês atual ($ 4.000,00 - $ 1.500,00 = $ 2.500,00), ou seja, o saldo de suas
contas subirá para $ 7.500,00), um aumento de 50% no saldo das contas.
• VENDAS POR PERÍODO: permite ver o total de vendas por agrupado por dia.
Também é exibido o custo destas vendas, o lucro e o ticket médio, com um
relatório que apresenta totalizadores destes valores.
• RESULTADO DO PERÍODO: permite verificar totalizadores de um período de
tempo definido por uma data inicial e uma final. A maior parte dos totalizadores
refere-se as vendas, totais por forma de pagamento e totais por cartão.
• PREVISÃO FINANCEIRA: na guia PREVISÕES você encontra esta estatística,
cuja finalidade é lhe dizer se, com base no saldo atual de suas contas e no que
você tem para receber e para pagar, possuirá saldo para cobrir suas dívidas.
Mesmo sendo uma previsão, o objetivo desta consulta é muito simples e ela se
baseia apenas em resultados, ou seja, em movimentos já realizados. Ela não
considera, por exemplo, o provável volume de vendas no período envolvido. Prever
o volume de vendas é algo arriscado, já que muitos fatores externos ao sistema
influenciam nisso. Por isso, a previsão em si tem a finalidade de apenas informá-lo
se, baseado no que você já possui, terá caixa para cobrir suas despesas futuras.
• PREVISÃO DE ESTOQUE: Esta previsão pode ajudá-lo bastante na formulação e
manutenção do seu estoque. Sua finalidade principal é lhe mostrar em qual data o
estoque de cada produto chegará ao fim. Esta consulta tenta prever seu volume de
vendas, o que, como mencionado acima, é algo arriscado. Suas vendas podem
variar de mês a mês, de acordo com o tipo de produto que vende, condições do
mercado, do clima, da região onde está, da cotação da moeda, entre outras
variáveis que interferem em suas vendas. No entanto, baseando-se na média dos
últimos 90 dias, esta estatística lhe fornece a média de saídas diárias e mensais de
cada produto. De acordo com o seu tipo de negócio ela pode ser razoavelmente
precisa ou apresentar várias falhas. O interessante é que inicialmente você use
esta consulta para aprender com seu negócio. Após certo tempo de adaptação
você conseguirá notar a margem de erro e usar esta margem para identificar
melhor quando será o provável término do estoque de cada produto para que você
possa providenciar a compra deste produto. Para facilitar a visualização está
consulta oferece tonalidades de cores para cada registro, que variam de roxo,
vermelho,laranja, amarelo, verde e azul, de acordo com a provável data de término
do estoque.
• CURVA ABC: situada na guia OUTRAS, a CURVA ABC é uma das principais
estatísticas administrativas do sistema. A CURVA ABC procura ordenar as
informações, lhe informando as que apresentam maior movimentação no topo da
lista e as menos representativas no fim da lista. Por exemplo, no topo da lista você
pode visualizar os produtos que mais vendem e, no final da lista, os produtos que
lhe geram menos lucro por venderem menos. Partindo deste princípio, a consulta
permite agrupar vendas por produto, cliente e funcionário, usando o valor bruto ou
o lucro como totalizador. Na primeira coluna é apresentado o nome do produto ou
cliente ou funcionário. Na segunda, o total de vendas. A partir da terceira é que
realmente começa a haver a análise dos dados. Na terceira coluna é apresentado
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o percentual que aquele produto (ou cliente/funcionário) representa no total de


suas vendas. Na terceira coluna ocorre um agrupamento do total apresentado na
segunda coluna do registro atual com a do registro anterior. Por exemplo, o
primeiro produto vender $ 2.000,00 e o segundo vendeu $ 1.000,00. Na primeira
linha, a do primeiro produto, o valor desta quarta coluna será $ 2.000,00. Já na
segunda linha, o total será de $ 3.000,00. Se o terceiro produto da lista tiver
vendido $ 500,00, esta quarta coluna terá o valor de $ 3.500,00, ou seja, ela é
acumulativa, somando as vendas dos produtos anteriores com a do atual. Isto
serve de referência para a quinta coluna, que representa o total que este acúmulo
representa no total da vendas. Vamos tomar como exemplo as vendas acima
(PRODUTO A = 2.000,00 / PRODUTO B = 1.000,00 / PRODUTO C = 500,00).
Vamos supor que o total de minhas vendas foi de 10.000,00. Sendo assim, o
PRODUTO A representa 20% de minhas vendas (coluna 3). O PRODUTO B
representa 10% de minhas vendas (coluna 3) e os produtos A+B juntos
representam 30% de minhas vendas (coluna 5). Os produtos A+B+C
representam 35% das minhas vendas (coluna 5). É desta forma que você analisa
estas informações. A última coluna representa o % unitário, ou seja, se sua lista
tem 10 produtos, o valor desta coluna sempre será 10%. Se sua lista tem 20
produtos, o valor desta coluna será 5% (100/20). Se sua lista de produtos tem 1000
itens, esta coluna será 0,10%. Desta forma é possível fazer a última comparação.
Ainda usando o exemplo acima, vamos supor que minha lista tem 20 itens, ou seja,
o percentual unitário é 5%. Se todos produtos tivessem o mesmo valor e o mesmo
volume de vendas, cada um representaria 5% da minhas vendas. No entanto, o
primeiro representa 20% e o segundo representa 10%, Sendo assim, estes
produtos estão acima da média.
• VENDA CASADA: esta estatística permite verificar quais produtos vendem mais
juntos, numa mesma venda. Esta estatística é auto-explicativa e, por isso, não
detalharei muito. Você pode filtrar um período, definir que sejam exibidos apenas
os primeiros “n” registros e que haja um suporte mínimo percentual. O SUPORTE
nada mais é que o percentual de vendas em que um produto é vendido com outro.
Exemplo: houveram 200 vendas. Em 40 delas o PRODUTO A foi vendido junto
com o PRODUTO B. Isso significa dizer que o SUPORTE de A+B ou de B+A é de
20% (40/200 x 100). Existe também um outro fato, chamado de CONFIANÇA. A
confiança não considera o total de todas as vendas mas sim o total das vendas do
primeiro produto. Exemplo: o PRODUTO A saiu em 200 vendas, mas em 40 delas
o cliente também levou o PRODUTO B. Isso significa dizer que a CONFIANÇA de
PRODUTO A + PRODUTO B é de 20% (40/200 x 100). Agora, supondo que o
PRODUTO B só tenha saído em 60 vendas, isso significa dizer que a CONFIANÇA
de PRODUTO B + PRODUTO A é de 66,7% (40/60 x 100). Perceba que a
CONFIANÇA de A + B pode ser diferente da CONFIANÇA de B + A, pois a
confiança considera o percentual de vendas em que o segundo produto foi vendido
junto com o primeiro numa mesma venda baseando-se no total de vendas do
primeiro produto, ou seja, a ordem de apresentação dos produtos interfere no
resultado. Se você tiver muita dificuldade na compreensão destes 2 fatores, clique
sobre um item da lista após a pesquisa e leia o rodapé da tela. Nele é indicado de
forma literal como entender estes registros.
• ANÁLISE DE RISCO: esta consulta é bastante útil no seu dia a dia pois permite
visualizar algumas situações de risco em seu sistema. Estas situações podem ser
clientes com dívidas muito altas, dias em que o saldo de suas contas não serão
suficientes para cobrir suas contas a pagar e vendas em que determinado produto
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foi vendido abaixo do custo, gerando prejuízo. Você pode definir uma data mínima
para a pesquisa de vendas e um valor máximo para a dívida do cliente, além de
selecionar quais opções deseja pesquisar. Além de localizar estes movimentos de
risco este módulo permite que você vá rapidamente àquele registro usando o botão
IR PARA.
• CLIENTES DEVEDORES: esta estatística permite obter o valor das dívidas em
FIADO e em CONTAS A RECEBER dos clientes devedores. Estes valores podem
ser obtidos em outras consultas no sistema, mas somente nesta é possível obter
os 2 valores de uma só vez, de forma conjunta e totalizando as dívidas.
• TOTAL DO ESTOQUE: permite visualizar o valor total do estoque no valor de custo
e nas tabelas de venda. O total é agrupado por categoria e por setor e, no final da
lista de dados, é calculado um total geral do estoque.
• TOTALIZAÇÃO DE VENDAS: permite cruzar informações das vendas para obter
diversos totalizadores. Por exemplo, você pode consultar o total de vendas por
cliente, por produto, por categoria de cliente e produto, por bairro, por cidade, por
funcionário, entre outras. É possível consultar todas as vendas ou apenas de um
período indicado.
• CUSTO BENEFÍCIO POR PRODUTO: esta consulta está disponível na guia
CUSTOS e permite calcular o custo/benefício de cada produto, agrupando as
vendas. É considerado como custo o valor de custo do cadastro do produto no
momento da venda, e como valor de venda o valor unitário do produto usado
naquela venda, subtraindo o desconto unitário e acrescendo o acréscimo. Ou seja,
se na venda 2005 você vendeu 20 unidades do PRODUTO A que custa $ 1,00 por
$ 1,80, dando $ 0,20 de desconto unitário, isso significa dizer que o custo total
deste produto nesta venda foi de $ 1,00 x 20 = $ 20,00. Já o valor total de venda foi
de ($ 1,80 – $ 0,20) x 20 = $ 32,00. Ou seja, o lucro da venda foi de $ 12,00, ou
seja, 60% ((12 / 20) x 100). Ao considerar estes valores o sistema soma todas as
vendas de cada produto. Entretanto, não são considerados os custos adicionais da
venda e os custos da empresa neste cálculo. Por isso, o lucro obtido com esta
estatística é parcial. Para se saber o custo de um determinado produto seria
necessário considerar além do seu custo, o custo da venda rateado entre os
produtos vendidos na venda e o custo da empresa rateado entre todas as vendas.
Este é um cálculo muito abrangente e pesado para se realizar e, por isso, esta
estatística considera apenas uma análise resumida para agilizar a apresentação
dos resultados.
• CUSTO BENEFÍCIO POR CLIENTE: igual ao custo por produto acima, mas
agrupado por cliente, ao invés de por produto.
• CUSTO BENEFÍCIO POR FUNCIONÁRIO: igual as duas estatísticas acima, mas
agrupado por funcionário.
• CONSUMO DE MATÉRIA PRIMA: exibe as quantidades de matéria prima
ESTIMADAS consumidas em um período com base na produção registrada. A
consulta é estimada porque não prevê alterações na receita do produto que podem
ocorrer com o passar do tempo. Esta consulta parte da premissa que o produto não
sofre alterações na receita.
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✗ Emissão de Documentos
✗ Criando Modelos de Documentos/Relatórios

Uma novidade na nova versão do sistema (4.x) foi a introdução de em emissor de


documentos. O documento na verdade é um relatório personalizável. Os documentos são
editados dentro do próprio sistema usando um pequeno editor de texto com suporte ao
formato rtf. Este editor, embora simples, oferece todas as principais funções para se criar
um documento profissional, como formatação de fonte, parágrafo, marcadores e
alinhamento de texto.

Você deve primeiramente criar modelos de documentos. Estes modelos são textos que
contém alguns marcadores especiais. Exemplo:

“Prezado sr.(a) #NOME#,

Viemos por meio desta informar que ….”

O marcador geralmente é delimitado por sustenidos (#).

Para criar modelos de documentos, vá ao menu CADASTROS, em MODELOS DE


DOCUMENTOS. O sistema já deve vir com alguns modelos de exemplo cadastrados,
mas você pode alterá-los ou até incluir novos. Ao alterar ou criar um modelo você indica
apenas 2 informações: NOME e TIPO. O nome servirá para identificá-lo no módulo
correspondente e o tipo permite definir a qual módulo o documento pertencerá. Você pode
criar documentos para diversos módulos: cadastro de CLIENTES, de VENDAS, de
FLUXO DE CAIXA, de FUNCIONÁRIO, etc. De acordo com o cadastro relacionado, o
documento poderá ter diferentes marcadores para representar informações deste
cadastro. Após salvar o documento, uma nova tela contendo um editor de texto é aberta,
na qual você pode editar o modelo do documento.
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A imagem acima refere-se ao editor de modelos, já com um documento sendo editado. No


topo da tela você tem uma barra de ferramentas com as funções disponíveis no editor. O
primeiro botão permite abrir um documento RTF salvo em um arquivo. O segundo botão
permite salvar o documento aberto internamente. O terceiro permite salvar o documento
em um arquivo, sendo que poderá futuramente usar o primeiro botão para abri-lo. Os
demais botões são funções de impressão e de formatação de texto.

À esquerda da tela exite uma lista com os possíveis marcadores que podem ser
colocados dentro do documento. Ao clicar sobre um marcador é exibida a descrição de
qual informação ele representa no rodapé.

No alto da tela existe uma guia chamada DICAS DE USO que lhe oferece algumas dicas
para criar o documento. Também há uma guia de ATALHOS que exibe teclas de atalho
para funções do editor.

Existem 2 dicas interessantes que vale ressaltar. A primeira delas, é possível ocultar uma
parte do texto se o campo que representa um marcador estiver vazio. Vamos pegar como
exemplo a imagem acima: no meio do documento existe um local escrito assim:

Validade Orçamento: #VEN_DATAVALIDORCAM#

Vamos supor que você quer ocultar este campo caso a data do orçamento esteja em
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branco, ou seja, caso a venda tenha sido fechada diretamente sem ter sido emitido um
orçamento antes. Isso é possível usando o marcador SE-NULO:

#=SE-NULO[#VEN_DATAVALIDORCAM#]# Validade Orçamento:


#VEN_DATAVALIDORCAM# #=FIM-SE-NULO[#VEN_DATAVALIDORCAM#]#

No exemplo acima os marcadores grifados em vermelho são os que devem ser incluídos
para que o texto seja ocultado. Tudo que houver entre o início e o fim do marcador será
removido do documento caso o marcador identificado pelo SE-NULO, que no caso é o
#VEN_DATAVALIDORCAM#, esteja vazio.

A segunda dica citada refere-se ao alinhamento do campo. É possível acrescer espaços


antes e/ou depois do marcador de forma que ele seja alinhado. Na imagem que vimos
sobre o editor, perceba que está sendo usada uma fonte diferente no documento:
COURIER NEW. Esta fonte é assim:

Exemplo de fonte COURIER NEW


Perceba que os caracteres da linha acima estão alinhados com o
desta linha

A fonte COURIER NEW é uma das fontes que possui todos os caracteres do mesmo
tamanho, ou seja, o texto das linhas fica alinhado, como se tivesse sido feito em uma
máquina de escrever. Como o espaço também é considerado um caractere, é possível
alinhar os marcadores de forma que eles criem, por exemplo, uma coluna:
PRODUTO QTDE UNITÁRIO VALOR
-----------------------------------------------------------------------------
#INICIO_ITENSVENDIDOS##PRO_NOME#E046 #VEI_QTDE#D007 #CUNITARIO#D011 #CTOTALITEM#D013
#FIM_ITENSVENDIDOS#--------------------------------------------------------------------
---------
TOTAL #VEN_TOTAL#D015

Neste exemplo acima, perceba que na frente de cada marcador exite um texto adicional:

#PRO_NOME#E046 – o E046 indica que o campo #PRO_NOME#E046 que deverá ser


substituído pelo nome do produto e que ficará alinhado à esquerda, sendo que serão
acrescidos espaços depois até atingir 46 caracteres.

#VEI_QTDE#D007 0 o D007 indica que o campo #VEI_QTDE#D007 que deverá ser


preenchido com a quantidade vendida será alinhado à direita, sendo que serão acrescidos
espaços antes do campo até atingir 7 caracteres.

O alinhamento é definido pela tecla na frente do tamanho, que pode ser E (esquerda), D
(direita) ou C (centro). Logo após a letra é definido o tamanho, que sempre deve ser
referenciado por 3 dígitos:

D002 – 2 caracteres, alinhamento à direita


C067 – 67 caracteres, alinhamento no centro
E210 – 210 caracteres, alinhamento à esquerda

No exemplo acima, perceba que também há um marcador para delimitar o início da lista
de produtos (#INICIO_ITENSVENDIDOS#) e outro para delimitar o fim
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(#FIM_ITENSVENDIDOS#). Estes marcadores simplesmente desaparecem quando o


documento é gerado. O conteúdo entre o marcador de início e o de fim será repetido até o
fim da lista de produtos. Este tipo de marcador está presente em alguns tipos de
documentos onde existem sub listas envolvidas (como no caso da venda, onde há a lista
de produtos e a lista de pagamentos). Geralmente este tipo de marcador é usando da
forma como demonstrado acima, o início em uma linha e o fim na linha de baixo,
permitindo a criação de uma lista.

Para o exemplo citado anteriormente:


PRODUTO QTDE UNITÁRIO VALOR
-----------------------------------------------------------------------------
#INICIO_ITENSVENDIDOS##PRO_NOME#E046 #VEI_QTDE#D007 #CUNITARIO#D011 #CTOTALITEM#D013
#FIM_ITENSVENDIDOS#--------------------------------------------------------------------
---------
TOTAL #VEN_TOTAL#D015

Nós teríamos um relatório do tipo:


PRODUTO QTDE UNITÁRIO VALOR
-----------------------------------------------------------------------------
PRODUTO A 1,5 $ 10,00 $ 15,00
PRODUTO B 5 $ 5,00 $ 25,00
PRODUTO C 0,2 $ 12,00 $ 2,40
-----------------------------------------------------------------------------
TOTAL $ 42,40

Perceba que graças ao estilo da fonte, aos marcadores de início e fim e aos marcadores
com o tamanho de cada campo foi possível criar uma lista de dados com colunas.

Você perceberá melhor o funcionamento destes marcadores criando documentos e


realizando testes conforme altera estes documentos, até obter um alinhamento perfeito.
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✗ Emissão de Documentos
✗ Emitindo Documentos/Relatórios Personalizados

A criação do modelo do documento mencionada no tópico anterior é o ponto mais


complexo do processo de emissão de documentos. Uma vez criado o modelo para um
determinado módulo, basta ir até este módulo, fazer uma pesquisa para encontrar alguma
informação a ser impressa e clicar no botão RELATÓRIO. O nome do modelo de relatório
que você criou deverá constar na lista que aparecerá no menu, numa das posições
inferiores. Se você criou vários modelos para um mesmo módulo deverão aparecer várias
opções de relatório.

Ao clicar num destes relatórios que você criou, o sistema exibirá uma mensagem
indicando que o documento será aberto em um editor e que você poderá alterá-lo antes
de realmente fazer a impressão. Use o quarto botão deste editor para imprimir o
documento. No rodapé da tela, à direita, também haverá um botão que permite editar o
documento em um editor externo, que suporte o formato RTF (praticamente todos os
editores de texto atuais suportam este formato). Após a edição e/ou impressão do
documento, uma cópia do que foi feito ficará gravada no consulta de DOCUMENTOS
EMITIDOS, do menu CONSULTAS, como vimos anteriormente. Você poderá reabrir o
mesmo documento futuramente, inclusive com as alterações feitas, para reimprimi-lo,
caso precise.
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✗ Ferramentas
✗ LOG de Operações

As operações realizadas nos módulo de controle do retaguarda e nos módulos de


consulta são registradas no sistema e podem ser posteriormente consultadas através do
menu FERRAMENTAS, em LOG DE OPERAÇÕES. Este é um módulo administrativo que
permite consultar quais operações foram realizadas, em quais módulos, quando e por
quem. Ou seja, é um módulo que faz parte da área de segurança do sistema, útil para
identificar possíveis acessos ou alterações indevidas em alguma informação. É
interessante também limpar este módulo periodicamente para que ele não acumule
muitos registros antigos. Para isso, use o botão “EXCLUIR + 60 DIAS” ou o botão
“EXCLUIR + 30 DIAS”.
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✗ Ferramentas
✗ Importando e Exportando Informações

Uma novidade neste sistema é a capacidade de importar informações. Esta função está
disponível no módulo IMPORTAR DADOS, do menu FERRAMENTAS. O sistema pode
importar dados armazenado em um arquivo CSV. Um arquivo CSV armazena informações
em colunas que são separadas por um delimitador, geralmente “;” (ponto e vírgula).
Exemplo:

PRODUTO;VALOR
PRODUTO A;50,00
PRODUTO B;12,84
PRODUTO C; 187,14

Ou seja, um arquivo CSV nada mais é que um simples arquivo de texto com informações
separadas por delimitadores, onde cada linha do arquivo representa um registro. Estes
arquivos podem ser criados através do Microsoft Excel ou de outros editores de planilhas,
ou mesmo através de alguns editores de bancos de dados, como o Microsoft Access.
Você pode, por exemplo, copiar uma tabela de um site para o Excel e dele salvar o
arquivo CSV.

O sistema possibilita a importação de clientes ou de produtos., permitindo também que


defina qual delimitador está sendo usado (; ou , ou TAB). Você também pode pular a
primeira linha, caso ela contenha os títulos das colunas. Após selecionar o arquivo você
deve selecionar nos campos da lista inferior quais colunas correspondem a quais campos.
Caso você queira que algum dos campos tenha um valor fixo, basta digitar este valor, ao
invés de selecionar uma coluna. Por fim, no rodapé da tela você deve selecionar a “chave
primária” que será usada para comparação, a fim de evitar registros duplicados.

IMPORTANTE: antes de fazer a importação de dados, faça um backup do seu banco


de dados, pois se cometer um erro na importação, poderá encher o cadastro de
lixo, informações inúteis que foram capturadas da forma errada. Neste caso não é
possível desfazer a importação. Para cancelar o que você importou sem ter que
apagar manualmente cada registro você terá que restaurar o backup que fez.

A exportação de informações, assim como a importação, é feita em arquivos CSV. Você


pode selecionar o que deseja exportar (clientes ou produtos) e o delimitador que deseja
usar. Como trata-se de uma exportação você não precisa se preocupar em fazer um
backup antes pois ela não interfere no seu cadastro.
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✗ Ferramentas
✗ Interpretador SQL

No menu FERRAMENTAS você pode encontrar um interpretador SQL. Neste tutorial


estou descrevendo-o para ensinar você a fazer o contrário do que tutorais geralmente
ensinam: para que você NÃO O UTILIZE.

O interpretador é um recurso que permite não só manipular os dados dentro do seu banco
de dados de forma livre, mas também a estrutura. A execução de um comando errado
podem comprometer totalmente seu banco de dados. Este é um recurso que só pode ser
usado com a instrução da SorioDev, sendo uma ferramenta útil do nosso suporte.
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APÊNDICE
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✗ Esquemas promocionais
Neste sistema você pode encontrar 3 diferentes esquemas promocionais para oferecer a
seus clientes:

• Preço promocional do produto: no CONTROLE DE PRODUTOS existem dois


campos que permitem definir um valor promocional para o produto e a data de
validade deste valor. O sistema remove a promoção automaticamente ao
ultrapassar a data definida, sem que seja necessária a sua intervenção.
• Troca de pontos por produtos: também no CONTROLE DE PRODUTOS você
encontra mais dois campos para este esquema promocional. São eles o PONTOS
VENDA e o PONTOS TROCA. O primeiro define quantos pontos o cliente vai
ganhar ao comprar o produto. Caso não queira dar pontos ao cliente basta deixar
seu valor como zero. Já o segundo indica quantos pontos vale o produto em
questão, ou seja, quantos pontos o cliente precisa para ganhar este produto. Você
também pode deixar este campo com valor zero para indicar que este produto não
pode ser ganho com pontos, ou seja, para indicar que ele não está na promoção.
No CONTROLE DE CLIENTES também há um campo PONTOS que indica
quantos pontos ele possui atualmente. Além disso, usando a função CONTROLE
DE PONTOS RECEBIDOS/TROCADOS, no botão AÇÃO deste controle, você
consegue consultar um extrato de pontos do cliente. A troca de pontos por produtos
só pode ser registrada em um único local do sistema: na CENTRAL DO CLIENTE,
do menu MOVIMENTOS. Neste módulo há um botão TROCAR PONTOS que
permite realizar a troca. Após localizar o cliente e pressionar este botão será
exibida uma lista com todos os produtos pelos quais o cliente pode trocar, com
base nos pontos que ele possui no momento. Se não aparecer nenhum produto na
lista significa que o cliente ainda não tem pontos suficientes para trocar por
nenhum produto. Para fazer a troca basta marcar a caixa de verificação na frente
do produto e clicar em TROCAR.
• Cupons promocionais: este esquema de promoção permite que você emita
cupons para o cliente a cada certa quantia em vendas. Por exemplo, você define
que a cada $ 50,00 em vendas o cliente ganha um cupom. Se ele fizer, por
exemplo, uma compra de $ 140,00 ele irá ganhar 2 cupons. Já se a compra for de
$ 150,00 ele ganhará 3. O cupom pode ser impresso do CONTROLE DE VENDAS,
do menu MOVIMENTOS. A impressão pode ser feita no botão RELATÓRIO, em
CUPONS PROMOCIONAIS. Já para o valor mínimo em compras (no exemplo
acima, $ 50,00), vá ao menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES. Na guia
DIVERSOS informe o valor no campo VALOR DO CUPOM PROMOCIONAL. Use
o campo MENSAGEM DO CUPOM PROMOCIONAL para definir um texto
explicativo ao cliente, que será impresso em cada cupom. Por exemplo: “Troque 10
cupons por um Aparelho de DVD” ou, se quiser algo mais “genérico”, “Confira os
produtos disponíveis na promoção indo a nossa loja”. É importante ressaltar que,
por ser impresso via sistema, o cupom pode ser facilmente falsificado. Para evitar
isso, no controle da venda há um campo CUPOM ABATIDO que deve ser marcado
sempre que o cliente fizer a troca de produtos por cupons. No próprio cupom
impresso há uma indicação de qual venda o gerou na numeração: V-000000-0,
onde V representa VENDA, 000000 é o número da venda e o último dígito
representa o número do cupom. Se a venda 48 gerar 2 cupons, por exemplo, as
numerações serão: V-000048-1 e V-000048-2.
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Algumas dicas para usar as promoções de forma a evitar problemas:

• Ao usar a promoção através do preço promocional do produto, procure selecionar


produtos chave que sirvam para atrair o cliente para consumir outros produtos.
Você pode fazer isso usando a estatística de VENDAS CASADAS em conjunto
(consulte o tópico sobre estatísticas). Desta forma você identifica produtos que
costumam ser comprados juntos pelo cliente. Fazendo esta identificação você pode
colocar um dos produtos em promoção para estimular o consumo do outro.
• Tome muito cuidado ao usar os esquemas promocionais de pontos e de cupons.
Procure definir produtos populares como prêmios da promoção para atrair clientes
e tenha em vista o lucro que você irá obter para que o cliente leve o produto
gratuitamente, pois do contrário você pode acabar com prejuízo. Por exemplo, a
cada $ 50,00 em compras o cliente ganha um cupom e pode trocar 10 cupons por
um produto que custa $ 100,00. Veja que ao comprar $ 500,00 em produtos o
cliente já poderá ter os 10 cupons. Se sua margem de lucro média for de 20%
sobre os produtos vendidos, isso significa dizer que seu lucro os os produtos que
geraram os cupons ao cliente foi de $ 100,00, exatamente o mesmo valor do
produto que o cliente poderá ganhar com os cupons, ou seja, você teve $ 0,00 de
lucro por conta do cálculo errado na hora de montar a promoção. O mesmo vale
para o esquema de pontos que aliás é mais complexo, pois pode envolver vários
produtos.
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✗ Entendendo o controle fiado


No ramo comercial é relativamente comum vender a clientes de confiança com
pagamento em “caderneta” ou o conhecido “fiado”. Nesta “forma de pagamento” o cliente
assume um compromisso labial de quitar sua dívida futuramente. A empresa também
pode estipular uma data onde costuma fazer suas cobranças a grandes clientes que
compram em volume e, desta forma, torna-se necessário o uso da conta fiado para
agrupar os valores a serem pagos.

Quando você fecha uma venda sob a forma fiado o comportamento do sistema é quase
como se o financeiro da venda não existisse. Na verdade ocorre um lançamento, mas ele
é feito no cadastro do cliente, em um campo que agrupa o valor da dívida atual do cliente.
Resumindo, você deve definir no cadastro do cliente um limite de crédito, que representa
o valor máximo que o cliente pode dever para você nestas compras fiado. Um segundo
campo faz a totalização do valor atual de sua dívida. Este valor é acrescido sempre que
uma venda é paga total ou parcialmente nesta forma. Quando o cliente vem quitar sua
dívida, através de uma função disponível no botão AÇÃO do CONTROLE DE CLIENTES
ou também disponível na CENTRAL DO CLIENTE do menu FINANCEIRO, você faz o
lançamento do pagamento e este lançamento realiza a baixa do valor da dívida do cliente
e faz o lançamento no fluxo de caixa, finalizando o processo financeiro que se iniciou com
as vendas que geraram o valor da dívida.

De forma geral, é extremamente recomendável que você não venda fiado, a menos que
tenha certeza do pagamento pelo cliente, ou seja, que o cliente seja de extrema confiança
e isso seja comprovado. Não raro, pequenas quebram por vender fiado a clientes
inadimplentes.

Outra coisa que é preciso deixar claro, FIADO é diferente de A PRAZO (ou
PARCELADO). Quando você fecha uma venda PARCELADA no sistema, serão lançados
movimentos financeiros com data de vencimento, ou seja, prazo para o pagamento. Você
receberá alertas destes vencimentos e poderá até emitir documentos para o pagamento,
como boletos ou carnês. Já a venda FIADO não tem prazo para pagamento, sendo que
você deve estipular uma data mensal na qual faz a cobrança dos clientes ou
simplesmente deixá-los comprar até atingir o limite para cobrá-los.

De certa forma, tanto as vendas FIADAS como as PARCELADAS trazem riscos para
você, pois não há garantia de recebimento, por mais que tente se garantir com
documentos fiscais que permitam protestar a dívida. No entanto, a venda fiado, por ser
mais informal e geralmente decorrente de acordos “boca a boca” traz mais riscos.
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✗ Comunicação com a balança


Em muitos ramos comerciais o uso de balança para a medição de produtos é
indispensável. O sistema pode se adaptar a esta realidade de duas formas diferentes:

Leitura do Código de Barras

É possível configurar no sistema um código para a interpretação dos códigos de barras


impressos pela balança. Esta configuração deve ser feita no menu FERRAMENTAS, em
CONFIGURAÇÕES. Vá até a guia PDV e em CONFIGURAÇÃO DE LEITURA DE
CÓDIGOS NA BALANÇA você define um texto especial que o programa usa para
interpretar o código de barras da balança. Já existem alguns modelos na lista, mas é
interessante que entenda o que este código significa. Você irá descrever no campo as
posições dos dígitos da etiqueta, o que cada posição representa. Isto é feito usando-se
algumas letras com significados especiais, a saber:

• A – use esta letra para indicar uma posição na etiqueta onde é impresso um
número que não irá usar. Na grande maioria das etiquetas, por exemplo, o primeiro
número indica um código de controle que você pode marcar com esta letra.
• P – indica uma posição na etiqueta onde é impresso o código do produto.
• Q – indica uma posição na etiqueta onde é impresso ou o valor ou o peso do
produto. De acordo com as configurações da própria balança, ela pode imprimir o
valor total do produto ou o seu peso na etiqueta.
• $ - este é um caractere especial que faz o programa entender que na etiqueta é
impresso o preço do produto. Se não mencionar este caractere no início do campo,
o sistema vai entender que a etiqueta é impressa com o peso do produto.
• # - este caractere força o sistema a ler 3 casas decimais no peso/preço, ao invés
das 2 por padrão.

Vamos exemplificar: a balança imprimiu o código 2002304001020. Você sabe que o


produto impresso tem o código 2304, o preço do KG é $ 5,00 e a balança pesou 204
gramas, dando um valor de $ 1,02. Neste caso, desmembrando a etiqueta acima temos

2 002304 00102 0
A PPPPPP QQQQQ A

Perceba que a balança imprimiu o preço. Neste caso, devemos acrescer o caractere $ na
frente do código, assim:

$APPPPPPQQQQQA

Sendo assim, o código acima seria usado para a leitura da etiqueta. Suponha que a
mesma pesagem feita acima tivesse resultado numa etiqueta assim: 2002304002040.
Neste caso, o código da etiqueta seria quase o mesmo, mas assim: APPPPPPQQQQQA. Ou
seja, sem o símbolo $ na frente.

Neste ponto você deve ter percebido que os espaços reservados não usados na etiqueta
são preenchidos com zeros. Por exemplo, o espaço do código do produto:
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2 002304 00102 0
A PPPPPP QQQQQ A

Perceba que 2 zeros foram acrescidos ao código do produto. Dependendo da balança,


estes zeros podem ser acrescidos na frente, como no exemplo acima, ou atrás, como no
exemplo abaixo:

2 230400 00102 0
A PPPPPP QQQQQ A

Devido a esta ocorrência existem algumas precauções que você deve tomar em seu
sistema:

Procure definir o código de todos os produtos de balança com o mesmo tamanho. Você
pode usar 4 dígitos, o que normalmente ocorre na empresas. Por exemplo: 1221, 1491,
4563, 7814 …
Nunca utilize zeros na frente o atrás do código. Exemplos: 1010, 0023, 1000, 4500, 0570
… Nestes casos, ao fazer a leitura limpando os zeros à frente e atrás. Por exemplo, no
código 1010 o sistema leria 101. No código 0023 o sistema leria 23. No código 0570, o
sistema iria entender 57. Assim, não seria possível localizar o produto.

Sincronização de Produtos e Preços com a Balança

Além da simples leitura das etiquetas da balança você pode também enviar sua lista de
produtos para a balança. Caso utilize alguma balança das marcas FILIZOLA ou TOLEDO,
é provável que também utilize o software fornecido por estas marcas para fazer a
comunicação com a balança. No caso da FILIZOLA, o software é o SMART e, no caso da
TOLEDO, o MGV. Estes programas possuem cadastros de produtos com preços, além de
algumas configurações da balança, como a do teclado. Ambos também possuem o
recurso de importar arquivos para preencher suas tabelas e é neste ponto eu o sistema
pode ajudar. Na página de download do programa em nosso site você pode encontrar um
utilitário que permite exportar arquivos para as balanças, bastando que você selecione
algumas opções para a exportação. No cadastro de produtos você também deve indicar
se o produto vai na balança ou não, e se é medido em peso ou em unidade. Os arquivos
são gerados geralmente na pasta onde o software da balança está instalado, mas você
pode definir a pasta correta caso o utilitário não consiga encontrá-la.

Caso tenha dúvidas, você também poderá contar com o suporte da TOLEDO e da
FILIZOLA para os seus programas, sobre como importar produtos ou mesmo sobre como
usar o programa com as suas necessidades.
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✗ Configurando a Aparência do Sistema, Logotipo e Dados


da Empresa

É possível personalizar o sistema de muitas formas. A primeira e mais visível é o estilo


visual do sistema. Para isso, quando estiver na tela principal, onde aparecem os menus,
pressione F2 (há uma indicação desta tecla de atalho no canto inferior esquerdo). Será
exibida uma tela na qual pode aplicar diversos efeitos e cores em todo o sistema. O
mesmo pode ser feito no PDV (verifique a tela de atalhos do PDV).

Outra personalização aplicável ao sistema diz respeito ao cabeçalho dos relatórios. Você
pode definir o logotipo de sua empresa, indo ao menu FERRAMENTAS, em
CONFIGURAÇÕES. No rodapé da tela há o LOGOTIPO DOS RELATÓRIOS, que deve
preferencialmente possuir um tamanho retangular. No entanto, esta nova versão do
sistema é capaz de ajustar o logotipo automaticamente, além de salvá-lo em banco de
dados para que você não precise abri-lo em todos os computadores na rede.

Além do logotipo, você pode incluir dados da sua empresa no cabeçalho dos relatórios.
Para isso, vá ao menu FERRAMENTAS, em REGISTRO DO SISTEMA e clique em
ALTERAR. No topo da tela são indicadas quais informações vão no relatório. Após definir
as informações, clique em SALVAR.

Com todas estas personalizações o sistema pode ficar com a cara de sua empresa,
incluindo cores, logotipo e dados da empresa.
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✗ Integração com software emissor de nota fiscal


eletrônica (NF-e) da receita

Caso sua empresa precise emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e) e utilize o software da
receita (http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/emissor.aspx) é possível transferir a lista
de clientes e produtos cadastrados para o software da receita. Também é possível emitir a
nota fiscal completa em nosso software e já exportá-la pronta para ser validada, assinada
e enviada pelo software da receita.

Para transferir os clientes, vá ao menu CADASTROS, CONTROLE DE


CLIENTES/FORNECEDORES, faça uma pesquisa dos clientes que quer transferir e
clique em AÇÃO, EXPORTAR ARQUIVO TXT PARA PROGRAMA EMISSOR DE NF-E
DA RECEITA. É importante saber que somente os clientes com CPF ou CNPJ serão
inclusos no arquivo, pois estas informações são as chaves para verificação de duplicidade
no módulo de importação do software da receita, além de serem campos de
preenchimento obrigatório.

Para transferir os produtos, vá ao menu PRODUTOS, em CONTROLE DE PRODUTOS.


Clique em AÇÃO, EXPORTAR ARQUIVO TXT PARA PROGRAMA EMISSOR DE NF-E
DA RECEITA. No produto o código de barras é a referência chave.

Já para transferir as próprias notas fiscais, vá ao menu NOTAS FISCAIS, EMISSÃO DE


NOTAS FISCAIS. Localize as notas que deseja enviar ao programa da receita, clique em
AÇÃO e em EXPORTAR ARQUIVO TXT PARA PROGRAMA EMISSOR DE NF-E DA
RECEITA. O software é capaz de identificar as notas que você já enviou, evitando que
envie a mesma nota duas vezes sem necessidade. Para isso há um campo EXPORTADA
no cadastro da nota fiscal que é automaticamente marcado quando você gera o arquivo
da nota.

É recomendável que você crie uma pasta em seu computador apenas para receber estes
arquivos de texto a fim de evitar erros no software da receita (em testes realizados
verificamos que se existirem mais arquivos na pasta onde estão os arquivos a serem
importados o programa da receita pode não identificá-los).

No software da receita, vá ao menu SISTEMA, em IMPORTAR ARQUIVOS. Clique em


LOCALIZAR e procure pela pasta onde salvou os arquivos gerados pelo nosso programa.
Marque os arquivos que vai importar e clique em IMPORTAR.

É possível que o software da receita apresente uma mensagem de erro indicando


“caracteres inválidos no arquivo”. Se isto ocorrer faça uma verificação no cadastro de
clientes (ou produtos) e localize se existe algum item cadastrado com acentuação ou
símbolos e tente alterá-los.

Considerações Importantes

O software emissor de NF-e da receita realiza a validação de algumas informações ao


fazer a importação e, por isso, é importante que as informações dos cadastros
relacionados estejam corretamente preenchidas. No cadastro do cliente, preencha
completamente o ENDEREÇO e indique o CPF/CNPJ válido. Se o cliente for pessoa
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física ou se não possuir inscrição estadual deixe o campo RG ou I.E em branco ou


preencha com ISENTO. No cadastro de produtos indique o PREÇO, o CÓDIGO DE
BARRAS e a UNIDADE DE MEDIDA. Vincule o produto com uma tabela de imposto
cadastrada no sistema (se preciso cadastre mais tabelas para contemplar produtos com
diferentes tipos de tributação). As tabelas de impostos podem ser cadastradas no menu
NOTAS FISCAIS, em TABELA DE IMPOSTOS. Preencha todos os campos de situação
tributária no cadastro destas tabelas de impostos para evitar erros na importação ou na
validação da nota, como SITUAÇÃO TRIB. ICMS, ORIGEM ICMS, MODALIDADE ICMS,
SITUAÇÃO TRIB. IPI, SITUAÇÃO TRIB. PIS e SITUAÇÃO TRIB. COFINS. Consulte seu
contador para obter todas estas informações.

Após importar a nota fiscal no programa da receita verifique se os valores estão corretos,
pelo menos nas primeiras tentativas. Caso tente validar várias notas ao mesmo tempo e o
processo falhe, acesse o cadastro da nota (marque ela e clique em DETALHES) e tente
fazer a validação diretamente do cadastro dela, pois nele são mencionadas quais
informações estão incorretas.
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✗ Comissão de 10% sobre todas as vendas no ponto de


venda

Caso comum em alguns estabelecimentos é a cobrança dos 10% do garçom no


fechamento da venda, principalmente em lanchonetes e restaurantes. Configurar isso no
programa é muito simples:

1. Primeiramente é necessário que o funcionário seja comissionado. Vá ao


cadastro dele e selecione a opção “0 = PRODUTOS E SERVIÇOS” no campo
comissionar (ou a opção 2);
2. Cadastre um produto no CONTROLE DE PRODUTOS que represente o
acréscimo. Não é necessário definir um valor para o produto, mas indique que o
percentual de comissão é 100%, para que ele caia integralmente na comissão do
funcionário;
3. Vá ao menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES. Na guia PDV indique
o valor 10 no campo “Percentual de acréscimo automático no total da comanda”.
No campo logo abaixo (“Caso defina percentual acima, cadastre um produto e
selecione-o aqui”), selecione o produto que cadastrou para representar o
acréscimo.

Pronto, com isso feito todas as vendas no PDV terão 10% de acréscimo automático (não
é possível personalizar qual vai ou não, todas as vendas terão). O único cuidado que
deverá tomar é selecionar o funcionário antes de fechar a comanda (não precisa ser no
início, mas deve ser antes do fechamento).
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✗ Impressão de boleto bancário

Antes de emitir boletos no sistema você precisará entrar em contato com o gerente de sua
conta corrente e indicar a ele que deseja emitir boletos, para formalizarem um contrato
junto a seu banco. Nosso sistema suporta apenas boletos não registrados. O boleto
registrado é conhecido pelo banco antes do pagamento, sendo que você emite um
arquivo de remessa e envia-o ao banco logo após a emissão do boleto. Com isso é
possível protestar o cliente junto ao SERASA ou SPC. Já o boleto não registrado só é
conhecido pelo banco quando ocorre o pagamento e, por isso, não permite protesto. Caso
opte por emitir boletos registrados deverá solicitar ao banco um programa para emiti-los
ou emiti-los on-line pelo site do banco.

A impressão de boletos bancários no sistema é feita através do Fluxo de Caixa, no botão


RELATÓRIO. Você tem a opção de imprimir o boleto apenas de uma conta selecionada,
com pré-visualização na tela, ou os boletos para todas as contas na lista, sem pré-
visualização (imprime diretamente na impressora).

No entanto, antes de emitir boletos é necessário configurá-los no sistema. Para isso vá ao


menu FERRAMENTAS, em CONFIGURAÇÕES. Entre na guia BOLETOS no topo da tela.
Você deverá obrigatoriamente informar o número e dígito verificador da agência e da
conta. Também deverá informar o código do banco e o número da carteira. O sistema não
suporta o envio e recebimento de arquivos de remessa bancários e, por isso, você poderá
emitir apenas boletos não registrados via sistema. O número da carteira para boleto não
registrado varia de banco para banco, sendo que você deverá obter esta informação junto
ao seu banco. No campo número do último boleto pode informar em qual numeração
deseja iniciar a emissão de boletos. Este número é impresso no campo NOSSO
NÚMERO no boleto e aparecerá no extrato da sua conta, permitindo que identifique o
pagamento. O número não pode repetir, ou seja, cada boleto terá o seu, iniciando da
numeração indicada neste campo. Em impressora padrão de boletos pode selecionar em
qual impressora eles serão impressos. Em vencimento mínimo é recomendável que
indique quantos dias dará de vencimento para o boleto. Por padrão o sistema usa a data
de vencimento que está no Fluxo de Caixa, mas caso ela seja muito curta ou a conta já
tenha vencido o sistema usará o valor indicado neste campo (em dias) para gerar uma
nova data de vencimento apenas para o boleto. No campo PLANO DE CONTA você pode
informar em qual conta seus boletos serão creditados. O sistema sempre irá alterar o
lançamento no Fluxo de Caixa para que entre nesta conta quando emitir o boleto. Par
finalizar, existem 2 logotipos que pode selecionar para personalizar o boleto, sendo o
primeiro o logotipo do banco. Caso não use uma imagem o sistema irá imprimir o nome
do banco no lugar do logotipo. Já o segundo logotipo é o cabeçalho. Você pode usar uma
imagem qualquer e ela será impressa acima do boleto. A imagem pode conter o logotipo
da sua empresa, instruções de impressão e/ou pagamento ou qualquer outra informação
que deseje. Ela pode ter a largura máxima de uma folha A4 e a altura deve ser regulada
para não jogar parte da impressão do boleto em uma segunda página. No rodapé da tela
há um botão VISUALIZAR BOLETO que permite uma visualização rápida, ajudando a
verificar se a imagem ficou adequada.