Instructivo

ORIENTACIONES GENERALES

PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE GRADO EN LA ESPECIALIZACIÓN EN

GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

CONSIDERACIONES GENERALES

1. Se entiende por proyecto de grado, para optar al título de especialista, al

documento escrito y sustentado públicamente que resuelve un caso o un
problema aplicado que está vinculado al área de especialización del autor.

2. Es el requisito último para obtener el grado en los programas de

especialización; su aprobación es condición indispensable para obtener
dicho título.

3. Los trabajos de grado constituyen una aplicación directa, extensión o

profundización de los conocimientos sobre las áreas de cada
especialización, adquiridos en el programa.

4. Los trabajos deben estar soportados en la investigación y caracterizados por

aportes estratégicos obtenidos de las habilidades desarrolladas por los
estudiantes.

5. Los proyectos de grado deben ser un estudio disciplinado con respecto a

una empresa, preferiblemente real, o con proyectos viables con entornos
existentes.

1. PROPÓSITOS

A través del trabajo de grado se pretende que el estudiante:

• Desarrolle habilidades específicas en la realización de proyectos o en el

campo de aplicación de su área; es decir, que sea capaz de aplicar los
pasos de la elaboración de un proyecto con metodología científica para

Opción de Grado 1



resolver un problema relacionado con diferentes áreas de interés.

• Profundice en el estudio de algún tema específico relacionado con su

especialidad o con el aprendizaje de las materias que la conforman.

• Adquiera organizadamente conocimientos acerca de algún aspecto de

su especialidad. Vale destacar que lo más importante en esta etapa es
lograr que el estudiante aborde los problemas con disciplina científica,
que desarrolle un espíritu crítico y una actitud positiva hacia el uso de la
planificación y de la investigación como fuentes válidas, confiables y
útiles para orientar la toma de decisiones.

El trabajo de investigación deberá representar un proceso serio de los

estudiantes para analizar y tratar de dar solución a algún problema o desarrollar
una oportunidad de negocio detectada. Los resultados pueden tener
aplicación local (para una empresa en particular) o pueden constituir un serio
ejercicio, bien para establecer los fundamentos teóricos y conceptuales en
torno a un problema de la disciplina de interés; para definir y aplicar una
estrategia apropiada para resolverlo; o para desarrollar un producto
tecnológico, con una rigurosa fundamentación metodológica.

2. DEL TEMA

Las temáticas serán definidas por cada estudiante de acuerdo con sus intereses
de formación en la especialización, y con los aprendizajes asociados a cada
uno de los módulos trabajados.

3. DE LA METODOLOGÍA

El programa de la Especialización en Gerencia de Proyectos en inteligencia de

negocios entregará al estudiante las orientaciones para el desarrollo de su
proyecto y para la construcción de los documentos entregables. Se indicará el
cronograma de trabajo detallado con: las fechas de encuentro sincrónico, los
periodos de realimentación y el día y hora límite de entrega de los documentos
y de las sesiones de sustentación.

Opción de Grado 2



Se inscribirá al estudiante en un aula virtual. En esta se dispondrán las

herramientas de comunicación y orientación y encontrará los enlaces para
subir el material desarrollado. El programa asignará a los docentes revisores, de
los proyectos de grado, para que hagan retroalimentación de los proyectos en
el periodo de tiempo acordado. La entrega final se realiza en el mismo módulo.

4. DE LA FORMA

Algunas recomendaciones:

Redacción
Verifique varias veces su redacción y ortografía.

El estilo

El texto debe ser claro. La buena gramática y la escritura reflexiva harán el

trabajo más fácil de leer.

Frases cortas y concretas son generalmente preferibles a las largas y demasiado

estructuradas.
Las referencias bibliográficas son el medio adecuado de documentar
conceptos que no son propios. Debe ser específico y anotarlo como pie de
página.
El documento debe ser escrito siempre en voz activa y en modo impersonal.

Estructura sugerida del documento

La primera página debe tener el logo del POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO.

La página del título debe contener los siguientes datos:

título/autor/institución/fecha.

El índice del contenido debe contener los subtítulos de cada capítulo, así como
el título del capítulo.

La introducción comienza en la página uno. Las páginas iniciales deben estar

numeradas con números romanos, en minúsculas.

Opción de Grado 3



El orden del texto debe ser el indicado en el aparte dos de este documento
(METODOLOGÍA).

La Bibliografía: las referencias bibliográficas consultadas, en orden alfabético

por autor, deben aparecer según se estila en la literatura al respecto.

La presentación

Es muy importante no redundar en explicaciones que las mismas ilustraciones

muestran, a la vez no incluir más que las pertinentes. En el texto debe referirse a
las mismas ilustraciones cuando se trate de aclarar lo que no resulta obvio. No
es aconsejable dejar grandes espacios de papel en blanco. Evitar, en lo
posible, ideas vagas o innecesarias.

CONSIDERACIONES ESPECÍFICAS

METODOLOGÍA SUGERIDA: CASO DE NEGOCIO (Business Case)

Aquí se obtiene el primer acercamiento estructurado del proyecto que el

estudiante desea desarrollar. En éste, se debe incluir el Project Charter y la WBS,
un documento concreto de poca extensión y que contenga los siguientes
elementos:

• Título

En esta oportunidad el grupo de estudiantes establecen un título tentativo del

proyecto. Éste puede variar en la siguiente fase.

Descripción del proyecto

En esta primera etapa del proyecto no se plantea completamente el proyecto.

Se requiere únicamente mencionar los aspectos del contexto de la realidad de
la cual se va a originar el tema general y específico del mismo.

Opción de Grado 4



Justificación

La justificación preliminar se orienta a demostrar la importancia de realizar el

proyecto sobre el tema específico, seleccionado, en cuanto a la necesidad de
resolver una problemática o desarrollar una oportunidad, como también a la
utilización de los resultados obtenidos.

Objetivo general (incluido en el Project Charter)

Tiene como fin el señalar el alcance que tendrá el proyecto al finalizar el

desarrollo. Su redacción está muy relacionada con el tema específico. Se inicia
su enunciado con un verbo en infinitivo, tal como: describir, explicar, clasificar,
determinar, interpretar, analizar, entre otros.

Costo

Se debe establecer los costos que tentativamente se cree va a demandar el

proyecto. Obviamente se pretende que estos costos sean veraces para poder
efectuar un análisis real de la inversión.

Beneficios

Se deben presentar los diferentes beneficios que reportara el desarrollo del

proyecto.

Análisis de la inversión

Con los costos que se han establecido y teniendo en cuenta los beneficios se
puede efectuar un análisis de la inversión preliminar. Algunas de las
evaluaciones que le permitirán efectuar dicho análisis son:

o Rendimiento sobre la inversión.

o Valor presente neto.

o Tasa interna de retorno.

Opción de Grado 5



Riesgos (incluido en el Project Charter)

Es la “posibilidad” (no la certeza) de que algo suceda y pueda afectar el

proyecto. Las pérdidas por la materialización de los riesgos pueden manifestarse
como:

o Disminución en la calidad de los productos finales.

o Incremento de costos.

o Mayor tiempo de ejecución.

o Fallar en el proceso de alcanzar los objetivos del proyecto.

Por otra parte, a los riesgos se les puede dar una clasificación dependiendo de
la procedencia de los mismos:

Riesgos internos

o Procesos lentos de decisión.

o Procedimientos burocráticos.

o Disputas de poder.

o Resistencia a acuerdo y objetivos.

o Rotación de personal o ausencias inesperadas.

o Desempeño inferior del personal.

o Flujo insuficiente de fondos.

Opción de Grado 6



Riesgos externos

o Proveedores y subcontratistas

§ Problemas de tiempo: retraso.

§ Problemas financieros:

ü Quiebras.

ü Aumento de precios.

o Problemas de calidad.

o Incompetencia.

o Políticos o económicos

§ Cambios de regulación e Impuestos.

§ Riesgos políticos.

§ Huelgas o sabotaje.

o Fuerza Mayor

§ Riesgos de la naturaleza.

§ Accidentes.

§ Robos.

o Mercado

§ Sobre oferta: exceso de competencia.

§ Reducción de demanda: disminución de consumo.

§ Problemas de distribución.

Riesgos intrínsecos

• Tecnología inadecuada.

• Equipos o materiales inferiores.

Opción de Grado 7



• Diagnósticos equivocados.

• Desempeño inferior del personal del equipo o del cliente.

• Insuficiente dedicación.

• Capacitación inadecuada.

• Mala planeación.

• Defectuosa ejecución.

• Deficiente control.

Otras opciones consideradas

Teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos los proyectos presentados,

por los estudiantes, han sido estructurados de antemano por sus respectivas
compañías, éstos no han tenido la oportunidad de efectuar un análisis de
factibilidad del proyecto y de haber analizado las diferentes alternativas de
solución para la situación a resolver.

Por lo tanto, es aquí donde el estudiante pondrá en juego su conocimiento y

propondrá alternativas que pudieran haberse tenido en cuenta y analizará
cuáles son las posibles causas que llevaron a una decisión diferente, a pesar de
que las soluciones planteadas son viables. Se deben establecer un mínimo de
dos opciones alternativas.

Estrategia del negocio

Sabemos que la naturaleza humana opone resistencia al cambio. Por lo tanto,

el grupo de estudiantes debe de precisar que estrategias utilizaran para:

• Vender el proyecto en la alta gerencia y así obtener los fondos y

recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

• Cómo manejarán el impacto sobre la organización y sobre las

personas que allí laboran.

Opción de Grado 8



Cronograma inicial

Se debe establecer un cronograma tentativo, que si bien no está totalmente

detallado en sus tareas, tiempos y recursos, si debe mostrar la panorámica
general del proyecto y arrojar los tiempos y recursos estimados que se invertirán
en desarrollo del proyecto.

Implicaciones si no se hace

Cuando los proyectos son propuestos por los estudiantes es posible que la
compañía no le preste mucho interés a lo propuesto. Esto se puede presentar
porque la estrategia de venta, ante la alta gerencia, no fue la mejor, porque no
existen los recursos, porque no se presentaron alternativas para la realización
del mismo, etc. Siempre es bueno dejar una constancia de las implicaciones
que tendrá la organización sino se realiza el proyecto. Estas implicaciones hay
que mostrarlas desde todos los puntos de vista y desde los posibles escenarios
que vivirá la organización.

PROYECTO DE GRADO PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE

NEGOCIOS

Una vez ha sido ha sido revisado y retroalimentado el Business Case por parte
del docente, asesor de la Especialización en Gerencia de Proyectos en
inteligencia de negocios, el grupo de estudiantes presentará lo que en la
terminología de proyectos se denomina Plan del Proyecto. Por otra parte, este
Plan del Proyecto ha sido nutrido con algunos elementos propios de los
procesos investigativos, que en ninguno de los casos desvirtúa el propósito del
proyecto de énfasis pero que sí le da un soporte mucho más fuerte.

Se sugiere que el Plan del Proyecto esté orientado a las áreas del conocimiento
del PMI (costos, alcance, calidad, riesgos, recursos humanos, adquisiciones,
tiempo, integración y comunicaciones) y debe de tener como mínimo los
siguientes ítems:

Opción de Grado 9



Título definitivo

Tiene como objetivo presentar en pocas palabras el contenido del proyecto. El

diseño del título debe estar relacionado con el tema específico, el problema u
oportunidad; y los objetivos del proyecto.

Planteamiento del problema o de la oportunidad de negocio

Se debe hacer en términos concretos y exponiendo los objetivos del proyecto,

las diferentes variables que intervienen y que pueden hacer o no posible el
desarrollo del proyecto e indicando la relación existente.

Justificación

La justificación del proyecto está orientada a demostrar la importancia de

resolver el problema o de captar la oportunidad. Importancia que puede
deberse a un aporte teórico; a la necesidad de solucionar o modificar la
situación problemática y a la forma de utilizar los aportes teóricos,
metodológicos o prácticos que puedan darse como resultado del desarrollo del
proyecto

Objetivos

Los objetivos se plantean teniendo en cuenta las acciones observables que se

realizarán para resolver el problema formulado.

• General

Tiene como fin señalar, en términos de conocimiento, el resultado que se desea

obtener en el proyecto. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo.

• Específicos
Tiene como fin señalar los resultados o metas parciales que deben
concluirse para obtener el logro del objetivo general. Se inicia su
formulación con un verbo en infinitivo.

Opción de Grado 10



Antecedentes

Es el resumen de los resultados obtenidos por proyectos encaminados a dar

solución a la situación problemática.

Puede comentarse, en este marco, las razones institucionales o políticas que

propiciaron la realización del proyecto y hacer el comentario pertinente sobre si
el tema fue tomado de alguna recomendación propia de la empresa o si es
una alternativa totalmente nueva.

Marco teórico

Será una descripción detallada de cada uno de los elementos esenciales de la

teoría, los cuales servirán como base para soportar el desarrollo del proyecto.

Alcance

El proyecto debe tener bien definido los puntos que se abarcarán durante el
desarrollo. Es todo el trabajo necesario que se debe ejecutar para lograr el
cumplimiento del objetivo planteado. Estos servirán de alimentación al proceso
de planificación. En esta parte se debe incluir el Project Charter y la WBS del
proyecto.

Entregables

Se tiene que determinar cuáles son los elementos tangibles que se entregarán
como resultado del desarrollo del proyecto. Esto puede estar representado en:
diseños, planos, diagramas, especificaciones, políticas, procedimientos,
software, etc.

Escala

Cuál es la duración en el tiempo que requerirá el proyecto para lograr el

objetivo general bajo el alcance previsto.

Opción de Grado 11



Organización y recursos

Al interior cómo está organizado, el proyecto y quién aportará los recursos

necesarios para la ejecución.

Restricciones y dependencias

Qué restricciones puede tener el desarrollo del proyecto. Estas pueden ser de
orden legal, financiero, ecológico, etc.

En algunos casos, el desarrollo del proyecto depende de la vigencia de una ley

o del desembolso de dinero por parte de un banco o de una entidad
internacional. Esto debe quedar totalmente claro y detallado.

Administración de los riesgos

En la administración de los riesgos se debe de tener en cuenta algunos puntos:

o Identificar los Riesgos

o Estimar el impacto de los riesgos (de muy bajo (1) a muy alto (5) en
cuanto a:

§ Plazos.

§ Costos.

§ Calidad.

§ Imagen.

§ Sensibilidad o “Criticidad del área”.

o Estimar la probabilidad de ocurrencia (de muy baja (1) a muy alta

(5), dentro de un ambiente normal de control.

o Calificar los riesgos:

Opción de Grado 12



impacto X probabilidad

o Definición de la manejabilidad del riesgo.

o Priorizar los riesgos.

o Definir enfoque y plan de acción para cada riesgo

§ Aceptar y convivir con el riesgo.

§ Aceptar y preparar plan correctivo, si el riesgo se materializa.

§ Disminuir.

§ Eliminar.

§ Transferir.

• Estrategias de Contingencia.

Plan de trabajo

Es la parte que tiene que ver con la implementación del proyecto, la cual
servirá posteriormente para hacer el control correspondiente de los mismos. En
el proceso de implementación de un proyecto se debe tener en cuenta
algunos elementos, tales como:

o Políticas de la compañía.

o Organigrama de la empresa.

o Especificaciones.

o Contrato.

o Regulaciones gubernamentales.

o Plan de proyecto escrito.

o Presupuesto del proyecto.

o Cronograma (Baseline).

Opción de Grado 13



En lo correspondiente al plan del proyecto es deseable que se evidencien

mínimo los siguientes ítems:

• Qué tareas se realizarán.

• Cuándo se realizarán las tareas.

• Dónde se realizarán.

• Quiénes las realizarán.

• Formación de equipos y sub-contrataciones.

• Integración de costos y calendario de actividades.

• Jerarquías.

• Línea base, ruta crítica, reportes y riesgos.

• Qué se puede medir.

Ejecución del Proyecto

Las siguientes son las actividades que se deben ejecutar durante el desarrollo
del proyecto:

Monitoreo y Control

Como lo muestra el diagrama, en la

Recoger Información
Análisis y Conclusiones
Decisiones/Aprobaciones
actividad de monitoreo se tienen que
Consolidación de datos
ejecutar tres labores: recoger
información, efectuar un análisis y
Monitoreo derivar, de allí, las conclusiones que le
permitan evidenciar el estado en el
cual se encuentra el proyecto.

Plan de enmienda
Control Una vez se tiene el estado real del
proyecto, se pasa a la fase de control
Acciones
en la cual se deben de tomar algunas
decisiones que permitan que el
proyecto se ejecute según lo

Opción de Grado 14



planeado. Si se encuentran problemas o se presentan los riesgos analizados es

necesario recurrir a los planes de contingencia, de los cuales se derivaran
acciones. Es importante resaltar que no sólo por la presentación de riesgos es
necesario hacer virajes en el proyecto, a veces es necesario introducir cambios
los cuales también tienen que ser administrados para que no se desvirtúe el
objetivo del proyecto.

Reuniones de seguimiento

Para determinar el estado del proyecto y de socializar los diferentes problemas

y beneficios que se han obtenido es necesario que, con cierta periodicidad, se
efectúen las reuniones de seguimiento. En estas se deben de ejecutar las
siguientes acciones:

o Controlar el progreso global.

o Definir los cambios que tienen impacto en la definición del

proyecto (funciones, plazos y costos).

o Asignar recursos.

o Arbitrar los conflictos.

o Establecer prioridades.

o Tomar decisiones sobre los informes presentados.

o Dar a conocer estudios complementarios.

Reportes de estado

De cada una de las reuniones de seguimiento tiene que salir, como resultado,
un documento el cual debe contener los siguientes ítems:

o Fecha del reporte.

o Cubrimiento del reporte (temporización).

o Estado en presupuesto

§ Baseline

§ Forecast

Opción de Grado 15



o Estado en tiempo.

o Resumen de actividades.

o Problemas.

o Riesgos.

o Actividades próximo periodo.

Administración de cambios

Se entiende por cambio una modificación de las condiciones de realización del

proyecto. Algunos ejemplos son:

• Modificación de las necesidades o de las especificaciones.

• Cuestionar una parte del documento ya aprobada.

• Modificación en la organización del proyecto.

Planteamiento del cambio Para realizar la administración de los cambios

podemos seguir los pasos que sugiere el siguiente
diagrama de flujo:
Estimado Inicial

N En un comienzo, se debe verificar si el cambio

Cancel ¿Seguimos?
planteado difiere mucho de lo planeado, y allí se
debe tomar una decisión de sí se acepta o no esa
S modificación. Luego, es necesario que se evalué el
impacto que tendrá sobre el proyecto y sobre los
Evaluar impacto integrantes, a fin de caer en desmotivación de los
últimos y perdida de los objetivos del primero.

N
Cancel ¿Autorizado?
Cuando se ha logrado una concertación sobre las
S
acciones a seguir, es necesario modificar el plan de
trabajo y de allí derivar una nueva línea base que
Crear una nueva línea base
permita establecer un nuevo control, teniendo en
cuenta el cambio introducido al proyecto.

Opción de Grado 16



Es necesario tener presente que se presentarán ocasiones donde es mejor

desechar un cambio propuesto en aras de lograr el objetivo final del proyecto:
dentro de los tiempos estipulados y con los recursos asignados.

Administración de riesgos

Durante el desarrollo del proyecto es donde se pone en práctica la teoría sobre

cómo efectuar la administración de los riesgos.

Entrenamiento

Es muy posible que los proyectos requieren, para su desarrollo, el entrenamiento

de las personas que van a estar involucradas en el mismo o de las personas
que van a ser usuarias directas de algunos de los entregables, producto del
desarrollo del proyecto. Por lo tanto, es necesario que este ítem se tenga claro y
que haga parte integral de la plantación del proyecto, teniendo en cuenta las
etapas que este abarca.

Cierre

El cierre del proyecto se verifica cuando al hacer la evaluación de los objetivos

específicos se llega a la conclusión cumplida y que estos han permitido
alcanzar el objetivo general.

Luego, se procede a las pruebas en conjunto que permitan ver los resultados
obtenidos en forma sinérgica. Cuando esto se obtiene se está listo para el
siguiente paso: la entrega al cliente.

Entrega a operación

Esta es la etapa final del proyecto donde se hace la entrega al cliente del
proyecto culminado y se espera que este sea de total satisfacción para él.
Protocolariamente el proyecto se entrega formalmente una vez las partes han
firmado el acta de entrega.

Opción de Grado 17



El acta de entrega estipula que el cliente recibe a entera satisfacción los

resultados del desarrollo del proyecto.

Documento Final

Este es un compendio de todos los documentos generados durante el desarrollo

del proyecto. Desde el Business Case hasta el acta de entrega; incluyendo los
entregables.

Este debe estar bajo los parámetros establecidos por el ICONTEC, para la
presentación de trabajos escritos.

El documento final es entregado a los jurados para su correspondiente

evaluación.

Presentación del proyecto

Esta es una presentación donde el estudiante buscará convencer al jurado que

su proyecto es viable y que merece que se le asigne los recursos necesarios
para su ejecución.

En esta presentación, los jurados emitirán su veredicto de la aceptación,

corrección o no aceptación del proyecto.

Entrega Final

Una vez tanto el texto como la presentación del proyecto haya sido aceptada
por los jurados, el grupo de estudiantes debe presentar dos copias en CD. Este
debe venir debidamente marcado: tanto en la carátula del estuche como en
el disco.

Opción de Grado 18