LA IMPORTANCIA DE BPM (Gestión

por Procesos) EN LAS

ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Las administraciones públicas no tienen la presión
competitiva que las empresas privadas, pero los
ciudadanos demandan más efectividad en los
servicios.

BPM, la Gestión Por Procesos, es importante para

todas las Administraciones Públicas para:

1.- Conseguir la Excelencia del Servicio Público:

 Descubrir las ineficiencias de los procesos

 Mejorar la calidad de los procesos de principio a fin
 Incrementar la efectividad
 Medir, evaluar y controlarlos procesos identificando
puntos críticos y soluciones de mejora continua.
 Prevenir posibles errores

2.- Satisfacer a los Ciudadanos:

 Facilitar los trámites de los ciudadanos con las

AA.PP.
 Mejorar los servicios a los ciudadanos
 Desarrollar el e-Gobierno (Gobierno Electrónico) o
la e-Administración (Administración Electrónica-
Ventanilla Unica para el Servicio completo al
Ciudadano a través de Internet),
 Analizar el impacto al ciudadano de los cambios a
implantar en los procesos

3.- Cumplir con las Leyes y Normativas:

 Responder con agilidad a la nueva legislación
 Asegurar el cumplimiento de la ley ante el
crecimiento continuo de normativas que regulan las
gestiones de la Administración
 Tener agilidad y flexibilidad para adaptarse a los
cambios legislativos
 Ejecutar obligatoriamente los procedimientos
conforme a las normativas

4.- Obtener ahorros de costes:

 Ahorro de tiempos de resolución.

 Ahorros financieros.
 Ahorros de Recursos
 Ahorro de Papel al utilizar Expedientes electrónicos
 Controlar los silencios administrativos para que
evitar pérdidas económicas
 Racionalizar las estructuras organizativas y el
establecimiento de sus funciones.
 Estandarizar procesos en todas las
Administraciones Públicas evitando redundancias

5.- Mejorar la Productividad:

 Conseguir la mejora del rendimiento de los

recursos que participan en los procesos para
obtener los objetivos deseados.
 Redirigir a los funcionarios a actividades de mayor
valor
 Tomar decisiones más rápidas y adecuadas con
información de cada proceso en tiempo real
 Combinar correctamente personas, procesos y
tecnología para mejorar la productividad y el valor
 de cualquier operación, reduciendo los costes al
nivel deseado.
 Disponer de la capacidad para lograr los mejores
resultados en términos de calidad, servicio,
satisfacción, rentabilidad y productividad,
empleando los recursos adecuados, racionalizando
y simplificando los procesos y controlando el gasto.
 Enfocar el trabajo de los recursos humanos
evitando malos resultados.
 medir la productividad de los servicios y
funcionarios
 Crear procesos independientes de las personas
que los ejecutan, consiguiendo continuidad y
solidez.
 Aumentar los niveles de productividad y
competitividad a través de la automatización y
gestión de los procesos.
 Aumentar la productividad al detectar y corregir el
uso ineficiente de los recursos (tiempos muertos,
cuellos de botella…)
 Homogenizar las actividades en el desempeños de
las funciones de cada puesto de trabajo

6.- Mejorar la Comunicación:

 Mejorar la colaboración y coordinación entre

distintos entes administrativos
 Automatizar flujos de trabajo entre diferentes
organizaciones públicas
 Mejorar la visibilidad de la situación de los
expedientes
 Seguimiento total de los procesos administrativos
abiertos
 Compartir y unificar información
 Permitir integrar y articular los Sistemas de
Información con los Procesos.

7.- Controlar los Riesgos

 Minimizar los riesgos operativos

 Controlar la utilización de los presupuestos
 Conseguir una trazabilidad completa de las
actividades ofreciendo un control absoluto de lo
que ocurre y queremos que ocurra en cada
proceso, evitando el uso corrupto
 Facilitar la adopción y el cumplimiento de los
presupuestos y los tiempos de ejecución,
permitiendo tomar acciones preventivas o
correctivas en el momento oportuno.
 Control del fraude para evadir impuestos
 Asegurar la privacidad y seguridad en todos los
niveles de interacción

8.- Valorar el servicio

 Monitorizar indicadores relevantes que permitan

medir la eficiencia y eficacia de los servicios al
ciudadano
 Medir la Productividad de los procesos alineada a
los objetivos estratégicos
 Medir la utilización de recursos
 Medir los tiempos de ejecución y respuesta
 Medir los beneficios de los procesos cara a los
ciudadanos
http://pedrorobledobpm.blogspot.pe/2014/01/la-importancia-de-bpm-gestion-por.html
Gestión por procesos en la
Administración Pública
Publicado el 08/04/2014 por Audifilm

Que la administración pública y la empresa

privada son diferentes es un punto indiscutible. Que el ciudadano está muy habituado a trabajar
con empresas privadas y obtener un nivel de calidad en los servicios, o en los productos hace
que espere niveles semejantes desde la administración pública, esto es una realidad. Por ello
los ciudadanos esperan:

- Procedimientos claros y en el mismo idioma (lenguaje) que el que utiliza habitualmente, es

decir que el sistema sea comprensible para el ciudadano.

- Que el sistema administrativo responda a sus necesidades.

- Que sea un proceso accesible.

Según la actual normativa desde las administraciones públicas se debe asegurar la continua
mejora de los procedimientos, servicios y prestaciones públicas, teniendo en cuenta los
recursos disponibles, de manera que los ciudadanos puedan resolver sus asuntos mediante
sistemas telefónicos, informáticos o telemáticos.

Para poder acometer estas tareas desde la administración pública y ser lo más eficaces posible
es importante la implantación de conceptos como la Gestión por Procesos, en sus siglas
inglesas BPM.
En un artículo recientemente publicado “La importancia de BPM (Gestión por Procesos) en las
Administraciones Públicas” se hace un resumen de los beneficios obtenidos por una filosofía
basada en este concepto. Son ocho los puntos en los que se obtiene mejoras:

1.- Conseguir la excelencia del servicio público, mediante la mejora de los procesos e
incremento de la productividad.

2.- Satisfacer a los ciudadanos, facilitando el acceso y mejores servicios a través del
Gobierno y la Administración Electrónica.

3.- Cumplimiento de las leyes y normativas, a través de la agilidad y flexibilidad en los cambios
administrativos.

4.- Ahorro en los costes, gestionando y racionalizando las estructuras, uso de expedientes
electrónicos y realizando una estandarización de los procesos.

5.- Mejora de la productividad, mediante la mejora en la toma de las decisiones con información
de los procesos en tiempo real, y combinando de forma correcta personas, procesos y
tecnología.

6.- Mejora de la comunicación, mediante la integración de los sistemas de información,

automatización de los procesos y coordinación entre los entes administrativos.

7.- Control de los riesgos, minimizando riesgos operativos, controlando el uso de los
presupuestos y el fraude.

8.- Valoración del servicio, a través de la monitorización de los indicadores principales, la

productividad y el uso de los recursos.

En los momentos en los que nos encontramos, no nos podemos permitir el lujo de esperar, hay
que actuar y realizar las modificaciones necesarias para mejorar y optimizar todos los procesos
dentro de la administración pública. Mediante el uso de BPM, no solo se mejoran los procesos,
si no que además se crea una estructura eficaz y con nuevas posibilidades de futuro.

Esta entrada fue publicada en Administración Pública, Genesys y etiquetada aapp, BPM por
Audifilm. Guarda enlace permanente.

http://www.audifilm.com/2014/04/08/gestion-por-procesos-en-la-administracion-publica/