PROCEDIMIENTO PARA EL ACCESO DE PERSONAS AJENAS A LA EMPRESA

OBJETIVO:

Lo que se busca es llevar un control y registro organizado del ingreso y salida de personal

que no pertenece a la empresa, tanto por motivo de seguridad de las instalaciOne¡ y

equipos de la empresa como para evitar confusiones de tipo laboral con personal que no

mantiene vínculo de trabajo con la empresa.

ALCANCE:

Este procedimiento deberá ser aplicado a todas aquellas personas ajenas a la empresa

que por motivos específicos se encuentran autorizadas para ingresar a sus instalaciones,

incluyendo al personal enviado por aquellas empresas con las que se mantiene un víncuio

contractual de tipo civil o comercial. (y.

.)J'~
.', ~~~~~
e'" .¡(""
METODOLOGíA: ~

A. REGLAS GENERALES:

1. Se encuentra prohibido el ingreso de personas no autorizadas.

2. Todo personal ajeno a la empresa deberá ingresar por la puerta principal,

quedando prohibido el ingreso por cualquier otra vía de acceso.

3. Antes del ingreso, el personal de recepción o vigilancia será el encargado de kl

identificación de las personas foráneas que desean ingresar a la empresa,

solicitándoles su documento de identidad, carnet de extranjería o pasaporte, y de

verificar la autorización para su acceso.

4. La autorización para el ingreso de terceros se podrá realizar por cualquier vía:

llamada telefónica, correo electrónico o por cualquier otro medio idóneo para

realizar un aviso oportuno al personal de recepción o vigilancia de la empresa.

5. El recepcionista o vigilante se deberá comunicar con la persona/sección

destinataria para que de su conformidad para el ingreso y de ser el caso disponga

que alguien acompañe al visitante al lugar de destino.

6. Se deberá llevar un Registro de Control de Acceso de Personal Foráneo o su

equivalente al cuaderno de ocurrencias, donde se deberá consignar los datos de

identificación de las personas que ingresan: nombre, tipo de documento de

Identidad, número de documento de identidad, motivo de su ingreso (de forma

concisa), calificación (proveedor, cliente, visitante o personal de terceros), hora de

llegada y salida, y la razón social de la empresa por la que vienen (Ejm: Fruta

Verde S.A.)

7. Se deberá entregar al personal foráneo un fotocheck que lo identifique como

cliente/visitante/personal de tercero y en los casos que corresponda el pase de

acceso (revisar punto B). U)V'\ f'clJu;.. ir ~tIX.

8. Queda prohibido el ingreso del personal foráneo a las áreas u oficinas de la

empresa para las que no se encuentra autorizado su acceso.

9. Al momento de su salida el personal foráneo deberá entregar en recepción el

fotochek y el pase firmado por el encargado del área a la que tuvo acceso, cuando
~~~c\,~ ~r-'" o.~
corresponda.

10. Se deberá registrar la salida en el Registro de Control de Acceso de Personal

Foráneo o su equivalente al cuaderno de ocurrencias.

B. CASOS ESPECíFICOS:

Además de las reglas generales establecidas para el acceso de personal ajeno a la

empresa, se deberán observar las siguientes pautas establecidas para cada uno de

los casos específicos que se enumeran a continuación:

1) Proveedores/Clientes:

Alcances:
 11

Dentro de esta categoría se encuentran los proveedores y clientes,

incluyendo los transportistas y estibadores enviados por éstos.

Metodología:

- Para su ingreso este personal se deberá identificar con el personal de

recepción o vigilancia, indicando la razón social del cliente o proveedor

en cuya representación vienen a la empresa.

- Una vez identificada la persona se consignarán sus datos en el pase de

acceso, el cual le será entregado.

- Además del pase se le hará entrega de un fotocheck con el que se le

identificará como "proveedor/c1iente". Si son varias personas, cada una

de ellas deberá contar con un fotocheck.

- Para el ingreso de varias personas que vengan por un mismo cliente o

proveedor o para el caso de camiones repartidores, bastará consignar en

el anverso del pase los datos de identificación de una sola persona,

debiendo consignar solamente en el reverso del pase una lista con los

nombres de sus acompañantes.

La documentación de cargo de recepción de los productos (facturas,

guías de remisión, entre otros), deberá ser manejada solamente por el

personal de la empresa Enrique Cassinelli, quedando prohibido el acceso

del personal de los clientes o proveedores al resto de las instalaciones,

salvo autorización expresa (escrita) de Administración o la Gerencia

General.

- A su salida este personal deberá entregar el pase de acceso firmado por

el encargado del almacén o funcionario con el que se haya entrevistado.

2) Visitantes:

Alcances:
 Dentro de esta categoría se encuentran todas aquellas personas que no se

enmarcan dentro de las categorías de p oveedores/ clientes y personal de

terceros sino que, por motivos específicos, vienen a entrevistarse con una

determinada persona de la empresa.

Metodología:

- Al ingreso este personal se deberá identificar con el personal de

recepción o vigilancia, quienes se encargarán de tomar sus datos y

consignarlos en el pase de acceso.

- Una vez que se ha identificado al visitante se le hará entrega del pase de

acceso.

- Además del pase se le entregará un fotocheck con el que se le

identificará como "visitante". Si son varias personas, a cada una de ellas

se les deberá hacer entrega del fotochek.

- Si se tratan de varias personas que vengan por un mismo asunto bastará

consignar en el pase los datos de identificación de una sola persona,

bastando con consignar al reverso del pase la lista con los nombres de
1._

sus acompañantes.
_~.,4....A.-_
-
3) Terceros con desplazamiento continuo:

Alcances:

En esta categoría se encuentran comprendidas todas aquellas personas que

continuamente son enviadas a las instalaciones de la empresa por

compañías con las que se mantiene un vínculo contractual y que en virtud a

los pactos celebrados con la empresa, la compañía asume a su cargo la

realización de determinadas actividades a ser 11 or el referido

personal, las mismas que demandan un ingreso continuo a la empresa.

Por continuo se debe entender al desplazamiento que tiene una duración

de entre cuatro a siete días a la semana

Metodología:

- La empresa solicitará a la compañía, a cuyo cargo se encuentra la

contratación de los servicios de este personal, que remitan una carta de

presentación en donde se consigne el nombre y DNI de la (s) persona (s)

a la (s) cual (es) estará(n) enviando. A la persona que no se encuentre en

la lista (carta) enviada, no se le permitirá ingresar.

- Para su ingreso sólo se requerirá que el tercero enviado se identifique

con el personal de recepción o vigilancia, quienes se encargarán de

tomar sus datos y los registraran en el Registro de Control de Acceso de

Personal Foráneo o su equivalente a cuaderno de ocurrencias, indicando

la hora de llegada y salida.

- No se le entregará pase de acceso, ni fotochek.