MAESTRÍA EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE COSTOS Y ADQUISICIONES

FORO 1

23/06/2018 CAMPUS ATIZAPÁN

PROFESOR: OSCAR ENRIQUE DÍAZ SANTOS

MICHELLE ALEXA GUZMÁN BETANCOURT

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN DE COSTOS?

La planificación de gestión de costos es muy importante porque parte del alcance del
proyecto. Debe definirse de manera precisa y detallada qué es lo que se espera del
proyecto; qué y cómo se obtendrá, los requerimientos y las especificaciones de lo que se
quiere y no se quiere. Si el alcance está poco definido o no está bien definido, se tendrá
poca precisión en la estimación de los costos.

Son también todas las actividades involucradas a realizar para poder concretar un proyecto,
entonces puede definirse que es la forma en la que se administrarán las tareas y se
costearán las mismas. Pero la planificación de la gestión de costos no solo abarca esa parte
de un proyecto, se trata de analizar, prever, controlarla forma en la que se administran los
recursos y el saber si un proyecto es rentable o no.

Se evalúan riesgos, el ambiente interno y externo respecto a la empresa, las condiciones

de mercado, las tasas, etc.

Sirve para gestionar las entradas en combinación con las herramientas para obtener salidas
de forma óptima. Pero los costos irán recorriendo cada etapa del proyecto por lo que se
debe estar preparado para cambios y evaluar que esos cambios no afecten de manera
significativa la línea base ni el alcance. Entonces una planificación en la gestión de costos
ayudará a mejorar estimaciones de costos de los proyectos y hará más fácil el control más
adelante. Este control debe estar guiado por normas, documentos, guías de proyectos ya
realizados.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES DE UN PROYECTO?

“Selección de proveedor”. Para poder brindar un producto o servicio de calidad, se deben

de manejar recursos de calidad. Esto quiere decir que se tiene que planear a qué proveedor
comprarle, con que “equipos de apoyo” se debe de aliar la organización para obtener
resultados esperados. Es importante planificar quién y en qué tiempo ofrece los servicios o
productos, entonces al planificar se investigan y se informa sobre el tiempo desde que se
solicita el servicio y/o producto y en qué momento se entregará. Claramente influye mucho
el tiempo en el que se reciba ese suministro, puesto que en un proyecto se definen tiempos
y no puede tardarse más de ese tiempo planeado.
Pero la planificación de adquisiciones define en términos de costos y tiempo también, si los
recursos los puede proporcionar la misma organización. Los juicios de expertos se
encargan de evaluar propuestas de vendedores.

Es ahí donde entra el proceso de gestión de contrato en donde se administran las órdenes
de compra.

La gran e importante utilidad es que los proveedores suministran los recursos con los que
se trabajará a lo largo de todo el proyecto. Se debe tener seguro y definido el tiempo en el
que se proporcionará a la organización la materia prima. Es tan importante el tiempo puesto
que la gestión de costos se va rigiendo por un cronograma.

Se busca de un proveedor menor costo, mayor calidad, presupuestos fijos, reducir tiempos.

¿CUÁL LA IMPORTANCIA Y UTILIDAD DE LA ESTIMACIÓN DE COSTOS DE UN

PROYECTO?

Es sumamente importante el saber cuánto quiere y/o cómo desea una empresa obtener
ganancias. Por lo tanto se requiere saber de cuánto es necesario gastar para producir un
producto o servicio, los recursos financieros necesarios para poder llevar a cabo las
actividades totales que componen un proyecto.

Estimar, aproximar un costo del proyecto total considerando no gastar de más y

gestionando el aspecto financiero a lo más conveniente. Entonces engloba la calidad de
recursos y del producto final. También se consideran las reservas para algún problema (se
analizan riesgo del proyecto y se guarda cierta cantidad de dinero), incertidumbre.

Sirve sobre todo para la toma de decisiones en todos los departamentos de la organización,
prever y controlar los recursos. También se implementan métodos para la mejora de
administración de las operaciones.

¿PORQUE ES IMPORTANTE REALIZAR ACTUALIZACIONES EN EL PLAN DE

GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO?

Es importante estar documentando cada movimiento, cumplimiento de entregable con el

cliente. Durante todo el proyecto estarán surgiendo cambios, modificaciones para una mejor
gestión de costos, ya sea para: ahorrar en materia prima, cambio de determinadas
especificaciones (que no alteren en absoluto el alcance del proyecto), minimizar costos en
operaciones, etc. Por esa misma razón, el proyecto debe llevar bien documentado cada
cambio y que el cliente lo acepte.

Se deben realizar actualizaciones sobre información, de manera documentada y detallada

qué cambios se hicieron, qué modificaciones, fechas y firmas de autorización. Se tienen
que estar elaborando nuevas versiones de entregables y algo que lo respalde de manera
escrita.

Es muy importante porque si algún cambio no se documentó, ni se autorizó, el cliente no lo

va a aceptar y por ende los gastos incrementarían de manera innecesaria. Hay que estar
evaluando y controlando cada proceso de forma documentada.