Aseguramiento de La Calidad Int

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 8
1. TÍTULO 10
1.1. LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 10
1.2. SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN 10
1.3. LINEAMIENTOS BÁSICOS 10
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
2.1. FORMULACIÓN 13
2.1.1. Preguntas secundarias 13
3. JUSTIFICACIÓN 14
4. OBJETIVOS 15
4.1. OBJETIVO GENERAL 15
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15
5. HIPÓTESIS 16
5.1. VARIABLES INDEPENDIENTES 16
5.2. VARIABLES DEPENDIENTES 16
5.3. VARIABLE INTERVINIENTE 16
6. MARCO DE REFERENCIA 17
6.1. MARCO HISTÓRICO 17
6.1.1. Historia de la serie ISO 9000 18
6.1.2. Antecedentes de ISO en la industria 19
6.1.2.1. Industria con calidad sin certificación ISO 20
6.1.2.2. Industria con calidad y certificación en Colombia 20
6.2. MARCO TEÓRICO 21
6.2.1. Generalidades sobre las Normas ISO 9000 21
6.2.1.1. Definición 21
6.2.1.2. Especificaciones 21
6.2.1.3. Teoría de procesos 22
6.2.1.4. La certificación ISO 9000 23
6.2.2. Ciclo administrativo de la calidad 23
6.2.3. Calidad total 24
6.2.4. El espiral del progreso 25
6.3. MARCO CONCEPTUAL 26
6.4. MARCO LEGAL 28
6.5. MARCO EMPRESARIAL 29
6.5.1. Presentación de la empresa - Reseña Histórica 29
6.5.2. Portafolio de productos 29
6.5.2.1. Línea liviana 29
6.5.2.2. Línea Pesada 31
6.5.2.3. Complementarios 33
7. DISEÑO METODOLÓGICO 35
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 35

7.2. POBLACIÓN Y MUESTRA 35
7.3. FUENTES PRIMARIAS 35
7.4. FUENTES SECUNDARIAS 35
7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 36
7.5.1. La Entrevista 36
7.5.2. La Observación 36
7.5.3. Análisis y conclusiones del diseño metodológico 36
8. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL
DE LA EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U. FRENTE
A LA NTC ISO 9001:2008 38
8.1. ANÁLISIS INTERNO 38
8.2. ANÁLISIS EXTERNO 39
8.3. ANÁLISIS DOFA 40
8.4. DIAGNÓSTICO FRENTE A LA NORMA 42
9. PLAN DE TRABAJO 66
9.1. OBJETIVO GENERAL 66
9.2. PROPÓSITO 66
9.3. METODOLOGÍA 66
9.4. CONTENIDO 68
CONCLUSIONES 71
RECOMENDACIONES 72
BIBLIOGRAFÍA 74
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Modelo de un Sistema de Gestión de Calidad basado en

procesos 22
Figura 2 Modelo del ciclo de la calidad 24
Figura 3 Ciclo de calidad para el desarrollo de un producto 25
Figura 4 Espiral del progreso 26
5
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Matriz DOFA 41

Tabla 2 Ponderación 42
Tabla 3 Diagnóstico de la compañía frente a la Norma 44
Tabla 4 Plan de trabajo diseño Sistema de Gestión de Calidad 70
6
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A MANUAL DE CALIDAD

ANEXO B CARACTERIZACIONES, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
7
INTRODUCCIÓN
Ante la creciente necesidad de mejorar los procesos y buscar la satisfacción

del cliente, se ha optado por la implementación del Sistema de Gestión de la
Calidad en muchas organizaciones a nivel nacional.
Lo que se pretende es promover la adopción de un enfoque basado en

procesos mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente. Es importante
anotar que la adopción del Sistema de Gestión de la Calidad es una necesidad
apremiante que deben asumir las empresas, debido a la competencia y a la
búsqueda de nuevos mercados, teniendo presente la constante mejora
continúa.
Confecciones Caroyco E.U., es una empresa dedicada a la confección de

dotaciones industriales, Cabe resaltar que la mayoría de las empresas del
sector textil tienen o están implementando un Sistema de Gestión de Calidad,
lo cual genera una ventaja competitiva a nivel estratégico, productivo y
comercial. Por ello la empresa en mención busca tener una estructura con
niveles de desempeño definidos e integrales mediante el diseño del Sistema
de Gestión de Calidad, basado en la NTC ISO 9001:2008, donde la empresa
logre altos niveles estándares de calidad en sus procesos encontrando así un
alto grado de reconocimiento en el mercado de textiles industriales.
Por consiguiente, dentro de las oportunidades que se tienen con la adopción

del Sistema de Gestión de Calidad están: El generar una ventaja competitiva
frente a las empresas del sector, concebir un mejor ambiente organizacional al
interior de la misma, lograr la conformidad del producto y del sistema, lo que
influirá de manera notoria en la satisfacción del cliente.
Por lo anterior, para Confecciones Caroyco E.U., es de vital importancia

entregar al cliente un producto de la mejor calidad que cumpla con sus
expectativas y necesidades , y para eso ve como una alternativa de solución
inmediata diseñar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma NTC
ISO 9001:2008, donde uno de sus propósitos es elaborar el Manual de
Calidad, para que sirva como guía a la empresa en obtener la organización
de sus procesos y la planificación de todas sus actividades y tareas a ejecutar,
generando una secuencia ordenada y lógica de cada una de las funciones
dentro de la estructura organizacional de la misma.
La metodología utilizada para el diseño del Sistema de Gestión de la Calidad

tiene como elemento esencial la participación de los funcionarios que trabajan
en la compañía. Es claro que sin el compromiso de los colaboradores, no se
puede evidenciar el cumplimiento de los principios de calidad así como el
progreso en el desarrollo del sistema. De esta manera
8
toda la información, inquietudes y sugerencias que tengan serán muy
importantes para alcanzar tanto el objetivo de la empresa como el de los
autores de este trabajo de grado. Pues a través de este proceso se busca la
estandarización de documentos, los cuales una vez aprobados, quedarán a
consideración de la compañía para una futura implementación, seguidos de
acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de los procesos involucrados en la empresa.
9
1. TÍTULO
Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para la empresa Confecciones

Caroyco E.U., basado en los requisitos de la Norma Técnica Colombiana ISO
9001:2008.
1.1. LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
 Gestión de la innovación.
1.2. SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN
 Dinámica de la innovación, indicadores, instrumentos y mediciones.
1.3. LINEAMIENTOS BÁSICOS
 Sistema de gestión de la calidad.
10
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La tendencia actual de un gran número de empresas productoras de diferentes

bienes y servicios, que proveen insumos así como elementos para la gestión
de las diferentes responsabilidades en el trabajo, han priorizado sus esfuerzos
por mejorar constantemente sus procesos, y de esta forma velar por ofrecer la
calidad apropiada en el producto o servicio relacionado con su objeto social,
no solo para efecto de satisfacer en primera instancia a cada uno de sus
clientes, sino también para fidelizarlos, de tal forma que sus comentarios y
referencias, permitan engrandecer la imagen de la compañía, así como ampliar
su nicho de mercado.
Por otra parte, no todas las organizaciones cuentan con las características
necesarias que les permitan ser flexibles para adaptarse a cambios en los
mercados, debido a su trayectoria y tradición en ellos, esto los hace participes
de culturas organizacionales y tienden a limitarse en cumplir con el despacho
de pedidos, a carecer de innovación en nuevos productos o a prestar un
servicio en condiciones mínimas, sin revisar a fondo que tan efectivo puede
ser este resultado, para los clientes y sus necesidades.
Del mismo modo, existen organizaciones que diseñan sus procesos sin
analizar y definir detalladamente su problemática interna y externa,
simplemente definen su estructura para cumplir con un requerimiento, para
realizar pruebas temporales o para generar controles sin tener una trazabilidad
adecuada de las actividades que les permita medirlas y tener una evidencia
para generar planes de acción, sin embargo aplican estrategias superficiales,
que finalmente no identifican si estos procesos realmente son efectivos y
generan óptimos resultados.
Es así, como hoy en día las compañías buscando mejorar la calidad de sus
productos o la prestación del servicio han optado por implementar un sistema
de gestión de la calidad basado en toda la normatividad ISO – 9000 “Enfoque
por Procesos”. Teniendo en cuenta que para su desarrollo e implementación
se debe disponer de recurso humano capacitado para su ejecución, la
disponibilidad de tiempo que cumpla con el óptimo desarrollo de cada actividad
y objetivo planteado, y considerar este proceso como cualquier inversión que
se realiza para obtener un beneficio propio a corto y largo plazo.
Para el caso del sector textil colombiano, algunas empresas como Coltejer,
textiles Omnes S.A., Satexto S.A., Miratex S.A., Fatextol S.A., Cintatex S.A.,
Invatex S.A., entre otras, que han implementado y certificado su Sistema de
Gestión de la Calidad, les ha mejorado el desempeño, coordinación y
productividad en sus procesos, esto se ve reflejado en la calidad sus
11
productos, permitiéndoles no solo la oportunidad de competir sobre la misma
base que los emporios textileros sino la apertura de nuevos mercados
nacionales y extranjeros.
De ahí que, Confecciones Caroyco E.U., que fue fundada en 1982 por la
señora Mireya Castellanos Sáenz, es una de las empresas caracterizada por
ofrecer productos de calidad para sus clientes, empresas como Cafam, 3M,
Algarra, Alquería, Invias, Estra, Bayer, Café de Colombia, son algunos de los
clientes a los cuales se les provee soluciones de dotaciones empresariales,
elaboradas con materiales de la más alta calidad. De esta manera es como
Confecciones Caroyco E.U., que pesar de que no cuenta con un Sistema de
Gestión de la Calidad ha continuado concentrando todos sus esfuerzos para
mejorar competitivamente, buscando una optima organización en el desarrollo
de su proceso administrativo y productivo que le permita generar confiabilidad
y buenos resultados frente a la realización de sus productos.
Confecciones Caroyco E.U., en la actualidad requiere como guía para el

desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad, el Manual de Calidad basado
en los requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008, donde se presenta el mapa
de procesos con sus respectivos procesos estratégicos, operativos y de
soporte cada uno de ellos definidos y estructurados para que sean pieza de
garantía en el cumplimiento y mejorar las actividades desarrolladas en la
empresa. Esto llevara a que se realicé una adecuada trazabilidad a los
productos que se elaboran.
Adicionalmente, al no contar con procedimientos y formatos definidos para el

control de los procesos en la elaboración de las prendas, no hay forma de
evidenciar el responsable y en que etapa del proceso de producción se
pudiesen presentar inconsistencias que como resultado afecten la calidad del
producto final.
El éxito del Sistema de Gestión de Calidad en Confecciones Caroyco E.U.,

depende del compromiso de la alta dirección, donde este debe proporcionar
los recursos físicos, técnicos y de personal necesarios para garantizar el
adecuado desarrollo, teniendo en cuenta sus actividades y volumen de sus
negocios, llegando a aumentar la confianza de los clientes y partes
interesadas, consolidar el trabajo donde se encaminen los esfuerzos hacia una
misma dirección que aporte grandes resultados en su desempeño y
productividad para beneficio del cliente final . Este propósito permitirá que
todos en la empresa hagan lo que deben hacer y se hable el mismo lenguaje
por parte de los colaboradores y directivos, además de mejorar la posición de
la empresa con relación a su competencia asegurando un futuro más
promisorio y con miras a la penetración en nuevos mercados.
12
2.1. FORMULACIÓN
Entendiendo la necesidad de la empresa Confecciones Caroyco E.U. y la

intención de este trabajo de grado:
¿Cómo el Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad permite evidenciar la

eficacia y eficiencia en los procesos de la empresa, de tal manera que el
producto ofrecido o servicio brindado cumpla con las expectativas y
necesidades del cliente?
2.1.1. Preguntas Secundarias
Mediante la identificación de procesos y la documentación de los mismos

¿en qué medida mejorará la calidad de los productos, la productividad de los
colaboradores y la atención al cliente?
El diseño y estandarización de los formatos requeridos en el diseño del manual

de calidad, ¿permitirá evidenciar no solo deficiencias sino aspectos a mejorar
para de esta forma obtener mayor control sobre los procesos?
¿En qué medida, la aplicación del manual de calidad como evidencia

documental del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, mejorará la
calidad consistente de la empresa con miras a satisfacer las necesidades o
expectativas del cliente?
13
3. JUSTIFICACIÓN
Gracias a la creciente e imparable internacionalización de la economía, la cual

ha llevado a un nivel de competencia exigente a los diferentes mercados de
manufactura, los niveles estratégicos de las organizaciones han venido
enfocando sus esfuerzos e inversiones en una dirección y gestión: Mejora de
los sistemas productivos, nuevos métodos de dirección, planificación y control
de operaciones, trabajo en equipo, gestión integrada y especial atención en el
factor humano son las armas fundamentales.
Por consiguiente, se encuentra la necesidad de adoptar estas metodologías

en las empresas colombianas con el fin de ser competitivas tanto en el
mercado nacional como internacional, generando un alto grado de
confiabilidad y desarrollo a nivel organizacional, es así que este trabajo de
grado tiene como objetivo principal diseñar un Sistema de Gestión de Calidad,
que sirva como guía y que permita optimizar y mejorar los procesos que hoy
en día se están llevando a cabo dentro de la empresa Confecciones Caroyco
E.U., quien a pesar de llevar una interesante trayectoria dentro del mercado,
ha subsistido gracias a la calidad de su producto final, sin embargo mediante
las visitas realizadas, los comentarios hechos por los colaboradores de la
empresa y nuestra visión de empresarios del futuro, se evidencia claramente
que la ausencia de la documentación y por ende el control de procesos, la no
generación de indicadores, entre otros aspectos, impactan directamente en su
debida optimización y control.
Por esta razón, el conocimiento y crecimiento profesional y laboral de las

personas involucradas en el estudio y desarrollo de esta investigación será
significativo, así como aquellas personas que tomen este trabajo para consulta
o referencia para otros estudios y aplicaciones.
14
4. OBJETIVOS
4.1. GENERAL
Diseñar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma NTC ISO

9001:2008 en la empresa Confecciones Caroyco E.U., que contribuya al
mejoramiento continuo de la empresa.
4.2. ESPECÍFICOS
 Diagnosticar el estado actual de la empresa, con base en el cumplimiento

de los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad.
 Identificar los procesos, diseñando el mapa de procesos y elaborando la

documentación respectiva.
 Elaborar el Manual de Calidad, orientando las políticas que deben seguirse

en la empresa Confecciones Caroyco E.U., definiendo el direccionamiento
estratégico, a través de la política y los objetivos de calidad.
15
5. HIPÓTESIS
El diseño un Sistema de Gestión de Calidad, basado en la Norma NTC ISO

9001:2008 en Confecciones Caroyco E.U., proporcionará una herramienta
necesaria para el mejoramiento la eficacia y eficiencia en sus procesos, así
como la competitividad de la empresa en el sector de textil.
5.1. VARIABLES INDEPENDIENTES
 Estructura documental.
5.2. VARIABLES DEPENDIENTES
 Diseño de procesos, caracterizaciones, procedimientos, manuales,

instructivos y registros.
5.3. VARIABLE INTERVINIENTE
 Ambiente de trabajo.
 Cultura organizacional.
 Normatividad ISO 9001:2008.
16
6. MARCO DE REFERENCIA
En la actualidad, la competitividad de las empresas y de las personas se basa

en el conocimiento que poseen para desarrollar una actividad específica. Pero
este conocimiento no es suficiente si no se desarrolla de una manera eficaz y
eficiente que permita la reducción de errores y la maximización de todo aquello
que le genere valor.
Uno de los conceptos que en la actualidad posee mayor importancia en el

desarrollo de actividades es la calidad. La calidad es un concepto muy
ambiguo, para algunos puede ser la durabilidad, la resistencia, la estética, etc.,
para otros puede llegar a ser simplemente la satisfacción de una necesidad.
Desde el punto de vista de la producción, para este caso, es la reunión de una
serie de especificaciones que debe tener el proceso de producción desde su
parte administrativa hasta la productiva, llegando así a la satisfacción de las
necesidades de los clientes.
El objetivo primordial del marco de referencia se fundamenta en analizar e

interpretar de la mejor manera las especificaciones conceptuales, teóricas,
históricas, legales e institucionales, que permitan desarrollar estrategias que
generen un concepto de calidad total en todos los procesos que desarrolla la
empresa Confecciones Caroyco E.U.
6.1. MARCO HISTÓRICO
A través del tiempo, los compradores han ido incrementado la exigencia para
sus proveedores en el cumplimiento de unos requisitos de un sistema de
calidad, sin embargo, esto generó el surgimiento de diferentes sistemas de
calidad exigidos por cada comprador teniendo en cuenta sus propios criterios
y necesidades, por lo tanto, una misma compañía debía adoptar dos, tres o
más sistemas diferentes con sus consecuentes inconvenientes.
La norma británica, denominada BS 5750 fue la primera a nivel mundial en

establecer los aspectos que se deben considerar por parte de un proveedor
para brindar confiabilidad a los compradores sobre el Sistema de Calidad de
la empresa.
Este documento contenía aspectos de Administración de Sistema de calidad,

así como elementos técnicos, administrativos y operativos de las empresas.
De la misma manera se establecieron normas en Canadá, las cuales
pretendían establecer todos aquellos elementos que debe considerar un
proveedor para poder brindar la confianza necesaria sobre el producto o
servicio que se está suministrando.
17
De esta manera surge entre 1946 y 1947 la International Standarization
Organization, ISO (Organización Internacional para la Normalización) “La ISO
es una organización universal fundada para promover el desarrollo de las
normas internacionales y actividades relacionadas que incluyen la valoración
de conformidad para facilitar el intercambio de bienes y servicios a nivel
mundial”.
La familia de normas ISO 9000 es el estándar de Aseguramiento de la Calidad

por excelencia acogido en más de cien países miembros alrededor del mundo.
Este organismo tiene su sede en la ciudad de Ginebra, Suiza.
A continuación se presenta en forma cronológica la información histórica del

desarrollo de las normas a través del tiempo:
1950 MIL-STD-105 Sampling Inspection Tables for Attributes.

1959 MIIQ-9858 Quality Program Requirements U.S. Departments of
Defence.
1962 PC-200-2 Quality Program Provisions for Space System
Contactors (Nasa).
1965 AQAP-1 Quality Control System Requirements for Industry
(OTAN).
1968 ANSI-ASQC General Requirements for Quality Program.
1974 CSA-Z-299 Quality Assurance Program Requirements.
1979 B.S. 5750 Quality System.
1985 UNE 73401 Garantía de Calidad en Centrales Nucleares.
1987 ISO 9000, 9001, 9002, 9003, 9004 Sistema de Calidad.
1988 ICONTEC-ISO 9000, 9001, 9002, 9003, 9004.
1991 NTC- ISO 9000-3 y 9004-2 Software y Servicios.
1992 NTC-ISO 9004-2 Servicios.
2000 NTC-ISO 9000, 9001, 9004.
ICONTEC. (2000). ISO 9000:2000. Manual para las pequeñas empresas. Instituto Colombiano
de Normas técnicas y certificación – ICONTEC.
6.1.1. Historia de la serie ISO 9000: Fue en 1979, cuando la ISO estableció el
ISO Technical Commitee 176 dirigido por el doctor D. Richard Freund, quien
había sido presidente de la ASQC (American Society for Quality Control) y
director corporativo de calidad de Eastman Kodak, Co. Tal comité tenía como
tarea desarrollar la serie de normas ISO 9000, en esencia, adoptando la
mayoría de los elementos de BS 5750. El ISO TC/176 realiza su labor a través
de grupos de trabajo (WG1, WG2, es decir, los WG) y subcomités (Los SC).
Siete años después de la fundación del TC/176, en junio de 1986, ISO TC/176
emitió la norma internacional ISO 8402:1986, Quality Vocabulary,
18
donde se describen y definen veintidós términos relacionados con la calidad y
los sistemas de calidad.
El 15 de marzo de 1987 el ISO TC/176 publica oficialmente la serie ISO 9000,

que abarca en su primera edición:
ISO 9000:1987 Normas de Administración de Calidad y

Aseguramiento de Calidad. Lineamientos para selección y uso.
ISO 9001:1987 Sistemas de Calidad - Modelo para aseguramiento
de calidad en diseño/ desarrollo, producción, instalación y servicio.
ISO 9002:1987 Sistemas de Calidad - Modelo para aseguramiento
de calidad en producción e instalación.
ISO 9003:1987 Sistemas de Calidad – Modelo para aseguramiento
de calidad en inspección final y ensayo.
ISO 9004:1987 Administración de Calidad, elementos del sistema
de calidad – Lineamientos.
La familia de Normas ISO se ha elaborado para asistir a las organizaciones,

de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de
gestión de la calidad eficaces.
En diciembre del 2000 se aprobaron las nuevas versiones de las siguientes

normas:
ISO 9001:2000 Recopila las normas ISO 9001, 9002, 9003,

versión/ 94.
ISO 9000:2000 Recopila las normas ISO 8402.
ISO 9004:2000 Recopila las normas ISO 9004-1, 9004-2, 9004-3,
de la versión 1994.
ICONTEC. (2000). ISO 9000:2000. Manual para las pequeñas empresas. Instituto Colombiano
de Normas técnicas y certificación – ICONTEC.
6.1.2. Antecedentes de ISO en la Industria: La certificación de los Sistemas de

Gestión de la Calidad según la Norma ISO 9001 es el punto culminante de la
aplicación de la Familia de Normas ISO 9000. Actualmente las organizaciones
que están en posición de cumplir con el compromiso que implica la
Certificación, poseen ventajas importantes al alcance de la Alta Dirección.
Estas normas consolidan años de conocimientos y experiencia en el campo de
la Calidad. De allí la importancia que tienen en el mundo de hoy, que va más
allá de una moda o de las exigencias a veces caprichosas de los clientes y los
organismos oficiales.
Se sabe que las organizaciones desarrollan y mantienen sistemas de Gestión

de la Calidad como un mecanismo para alcanzar sus objetivos de la Calidad.
19
Esto tiene sin duda un efecto positivo sobre la Calidad de los productos, la
eficacia en las operaciones y la rentabilidad de la organización. Este Sistema
de Gestión de la calidad se diseña y se implementa de acuerdo a un conjunto
de requisitos establecidos por la Alta Dirección, los cuales deberían cubrir
todas las fases del proceso de realización del producto, desde la identificación
de las necesidades de los clientes y otras partes interesadas, hasta la entrega
del producto al consumidor final.
La selección e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es una

decisión estratégica de la Alta Dirección de la organización.
Para establecer los requisitos del SGC se deberían considerar:
a. Los requisitos de los clientes y otras partes interesadas.

b. Los requisitos y las directrices de la alta dirección.
c. Los requisitos de un modelo (por ejemplo, ISO 9000).
d. Los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
La decisión de cuáles requisitos implementar está determinada por las

necesidades y los objetivos particulares de la organización, sus clientes y otras
partes interesadas, por los procesos de realización de los productos y por el
tipo y tamaño de la organización.
6.1.2.1. Industria con calidad sin certificación ISO: Todavía son muchas las
empresas que consideran que se trata de una moda pasajera que no les
incumbe, o que buscan únicamente una Certificación de Calidad para lucir en
sus catálogos. Otras fracasan al implantar procesos de mejora mal enfocados
y superficiales, basados en ideas incorrectas, que acaban siendo
abandonados con la consiguiente frustración y el convencimiento de que todo
el movimiento acerca de la calidad no sirve para nada.
Sin embargo, nadie discute que la mejor forma de operar en una empresa es
hacer correctamente, a la primera, y con el menor consumo de recursos, las
actividades necesarias para satisfacer cada vez mejor a los clientes, internos
y externos. En eso consiste precisamente un proceso de Gestión Integral o
Total de la Calidad. Se trata de mejorar continuamente cada una de las tareas
que se llevan a cabo en una empresa y, de este modo, lograr que sea cada
vez más competitiva.
6.1.2.2. Industria con calidad y certificación en Colombia: Para el sector de las

confecciones, se podrían mencionar gran cantidad de industrias que han
optado por implementar un sistema de gestión de calidad y así certificar sus
procesos con el fin de ofrecer a sus clientes un respaldo de calidad en todos
sus productos y servicios. Pero cabe resaltar y nombrar el caso de Arturo Calle,
empresa Colombiana certificada por Bureau Veritas bajo la norma NTC
20
ISO 9001:2000, dedicada al diseño, confección y comercialización de prendas
de vestir, accesorios y calzado para hombre. Empresa que cuenta actualmente
con 56 tiendas a nivel nacional y son pioneros en la mejora continua de sus
procesos administrativos y de calidad.
Al mismo tiempo, Manufacturas Austin Reed, ubicada en la ciudad de Pereira

y quien es productora de prendas de vestir para Arturo Calle, ha optado por
implementar un sistema de gestión de calidad basado en la norma NTC
9001:2000 garantizando la calidad en sus procesos y productos, y así poder
cumplir con los requisitos y condiciones de calidad que le exige el elaborar
prendas para esta gran marca.
6.2. MARCO TEÓRICO
Para llevar a cabo el diseño del Sistema de Gestión de Calidad para

Confecciones Caroyco E.U., se tomó como referencia la norma ISO
9001:2008, para lo cual se mencionarán diferentes aspectos que tienen alto
grado de importancia en el desarrollo de la estructura de un sistema de gestión
de calidad.
6.2.1. Generalidades sobre las Normas ISO 9000
6.2.1.1. Definición. ISO es un prefijo que llevan todas las normas

internacionales que emite la organización internacional de estándares y tiene
que ver no solo con el acrónimo de la organización, sino con la raíz griega
“isos” que significa igual, igualdad de estándares para facilitar la apertura de
mercados.
Todas las normas y en especial las internacionales, representan una intención

saludable para las empresas y los consumidores, puesto que suponen un
acuerdo que se ha alcanzado en una determinada materia. El cumplimiento de
este acuerdo es algo que beneficia el entendimiento entre unos y otros.
6.2.1.2. Especificaciones. Las normas ISO 9000 interesan a cualquier

empresa que quiera obtener mayor confianza respecto a su nivel de calidad,
ya sea de sus clientes o en el ámbito interno. Éstas pueden aplicarse en
cualquier tipo de sector o actividad en que opere la empresa, sea industrial o
de servicios, tal como se observa a continuación:
 La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión

de la calidad y especifica la terminología de los sistemas de gestión de la
calidad.
21
 La Norma ISO 9001, especifica los requisitos para los sistemas de gestión
de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su
capacidad para proporcionar productos o servicios que cumplan los
requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación y
su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.
 La Norma ISO 9004, proporciona directrices que consideran tanto la

eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo
de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la
satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.
 La Norma ISO 19011, proporciona orientación relativa a las auditorías de

sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental.
6.2.1.3. Teoría de Procesos: El enfoque a través de un sistema de gestión de

la calidad anima a las organizaciones a analizar los requisitos del cliente,
definir los procesos que contribuyen al logro de productos aceptables para el
cliente y a mantener estos procesos bajo control. Un sistema de gestión de la
calidad puede proporcionar el marco de referencia para la mejora continua con
el objeto de incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción del cliente
y de otras partes interesadas.
En conclusión, la Norma ISO 9001:2008 se fundamenta en un enfoque basado

en procesos que indica que cualquier actividad o conjunto de ellas que utiliza
recursos para transformar entradas en salidas puede considerarse como un
proceso, tal como se observa en la Figura 1. Para que las organizaciones
operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar procesos
interrelacionados y que interactúan entre sí.
Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos.

MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA
DE GESTION DE LA CALIDAD
de la dirección C
l
R
a
l
i e
t
e q Gestión de
Medición.
i
s
i
u los Recursos SGC Análisis y mejora f e
n i a
t s
c
c
n
i
e t Entradas Realización del Salidas
i t
ó
o Producto
(y/o Servicio)
Producto/
n
e
s
Actividades Flujo de
que aportan
valor
ICONTEC (2008).NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001:2008. SISTEMAS DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD. REQUISITOS. ICONTEC
22
6.2.1.4. La certificación ISO 9000. Consiste en que un organismo certificador
independiente testifica, mediante un examen o auditoria, que la empresa da
cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 9001. Es decir, que mediante
la certificación las empresas pueden demostrar su nivel de calidad en todos
sus procesos a los clientes, consumidores y al mercado en general. Lo que
representa una herramienta de garantía para ofrecer seguridad en la
elaboración de sus productos o servicios.
6.2.2. Ciclo Administrativo de la Calidad: El ciclo de la calidad, también

conocido como "Círculo de Deming", es el esquema básico para proceder
después del control, es una estrategia de mejora de la calidad. También se
denomina espiral del progreso.
Este ciclo fue diseñado para la mejora de procesos y tiene cuatro etapas:
"Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA), tal como se aprecia en la Figura 2,
y no es más que un ciclo de mejora continua. PHVA puede describirse en
esencia como:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir

resultados de acuerdo con los requisitos del cliente (Ya sea interno o externo)
y las políticas de la organización.
 Identificar el proceso que se quiere mejorar

 Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso
 Análisis e interpretación de los datos
 Establecer los objetivos de mejora
 Detallar las especificaciones de los resultados esperados
 Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos,
verificando las especificaciones
Hacer: Implementar los procesos o actividades, considerando la educación y

capacitación como requisito para seguir adelante con el ciclo.
 Ejecutar los procesos definidos en el paso anterior

 Documentar las acciones realizadas
Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los

productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados.
 Pasado un período de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar

datos de control y analizarlos, comparándolos con los objetivos y
especificaciones iníciales, para evaluar si se ha producido la mejora
esperada
23
 Documentar las conclusiones
Actuar: Ejecutar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los

procesos.
 Modificar los procesos según las conclusiones del paso anterior para
alcanzar los objetivos con las especificaciones iníciales, si fuese necesario 
 Aplicar nuevas mejoras, si se han detectado errores en el paso anterior.
 Documentar el proceso
A medida que esta rueda va girando, se avanza en la calidad del proceso al

que se le está aplicando.
Figura 2. Modelo del Ciclo de la Calidad
Fuente: (http://www.estrucplan.com.ar/articulos/verarticulo.asp?idarticulo=755)
6.2.3. Calidad total: Hablando del Sistema de gestión de la Calidad, los

productos y servicios, podría pensarse que la calidad total se presenta cuando
estos estuviesen conformes, es decir cuando cumplen con los requisitos y
características solicitadas por el consumidor después de haber pasado por una
interacción de procesos al interior de las organizaciones.
Por lo anterior, la definición de la calidad podría definirse con tres (3) tipos de
24
calidad diferentes, como se puede observar en la Figura 3:
 Calidad teórica, que será aquella que mida la calidad del diseño,
comparando las características solicitadas por el usuario y las
plasmadas en el proyecto.
 Calidad técnica, que contrastará las características reales del producto

con las que venían definidas en el proyecto.
 Calidad usuario, que es la que realmente importa al consumidor, ya

que comparará lo que han dado con respecto a lo que pidió.
Figura 3. Ciclo de calidad para el desarrollo de un producto.
Fuente: (Machuca, 1995)
Tradicionalmente el control de calidad ha venido funcionando mediante

inspección de los productos cuando estos eran finalizados. En el sector
industrial son numerosos los campos en los que la Calidad Total se ha vuelto
esencial como clave del éxito, es un objetivo crítico para incrementar la
competitividad en las empresas. (Machuca, 1995)
25
6.2.4. El espiral del progreso (Figura 4): Afirma que el logro de ésta implica la
realización de un cierto número de acciones o actividades independientes en
una progresión lógica, una vuelta de este espiral inicia con la investigación y
desarrollo del producto para crear una mejora en la aptitud del uso. Al final de
esta vuelta, la experiencia de uso crea una nueva idea, que inicia otra vuelta
de la espiral para una mejora ulterior, en términos generales las fases del
espiral del progreso se catalogan en:
 Investigación Figura 4. Espiral del Progreso

 Desarrollo
 Diseño
 Especificación
 Planificación
 Compras
 Instrumentación
 Producción
 Control del Proceso
 Inspección
 Ensayo
 Venta
 Servicio
Fuente:(Machuca, 1995)
6.3. MARCO CONCEPTUAL
Para el diseño de un sistema de gestión de la calidad se requiere del

conocimiento de algunos términos que al enlazarlos sobre sus significados,
dará luz para la adecuada interpretación así como la captación de ideas y
sustentos.
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una NO

conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una NO

conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a

proporcionar confianza en que cumplirán los requisitos de calidad.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios documentados.
26
Calidad: Grado en el que un conjunto de características (Rango diferenciador)
inherentes cumple con los requisitos (Necesidad o expectativa, generalmente
implícita u obligatoria).
Cliente: Organización o persona que recibe el producto o resultado de un

proceso.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al

cumplimiento de los requisitos de la calidad.
Documento: Información y su medio de almacenaje.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades y se alcanzan los

resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Especificación: Documento que establece requisitos.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una organización.
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para

cumplir los requisitos.
Mejora: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad

de cumplir con los requisitos de calidad.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Objetivo de la calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la

calidad.
Política de la calidad: Intenciones globales y de orientación de una

organización relativas a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta
dirección, proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los
objetivos de la calidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, que tienen como fin transformar elementos de entrada en
resultados.
Producto no conforme: Es aquel producto que no cumple con los mínimos
27
requisitos de calidad.
Producto: Resultado de un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita

(Habitual o una práctica común para la organización) u obligatoria.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación

y eficiencia del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos
establecidos.
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido los requisitos.
Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar

una organización con respecto a la calidad.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para

lograr dichos objetivos.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados y que interactúan

entre sí.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización

de todo aquello que está bajo consideración, puede estar relacionada con el
origen de los materiales y las partes entre otras.
Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que

se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica
prevista.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos especificados.
ICONTEC (2000). NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9000:2000. SISTEMAS DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD. FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO
6.4. MARCO LEGAL
Las normas que se van a manejar durante el diseño del sistema de gestión de
calidad son las siguientes:
28
 Normas ISO 9000: Normas de calidad y gestión continua de calidad
establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización
(ISO) que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad
sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios.
 Normas ISO 9001:2008 Elaborada por el Comité Técnico ISO/TC176 de

ISO Organización Internacional para la Estandarización y especifica los
requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse
para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con
fines contractuales.
6.5. MARCO EMPRESARIAL
6.5.1. Presentación de la empresa - Reseña Histórica: CONFECCIONES

CAROYCO E.U., es una empresa creada para progresar y forjar un futuro con
un porvenir fortalecido por las ambiciones e ilusiones de un mejor mañana,
superando los obstáculos y altibajos que puedan presentarse a lo largo del
camino.
Fundada en 1982 por la señora MIREYA CASTELLANOS SAENZ, desde su

comienzo la empresa se desarrolló con miras a suplir al sector comercial e
industrial del país de todos los elementos necesarios para el buen
funcionamiento interno en cuanto a la seguridad industrial.
El primero en confiar en su calidad y generador de esta bella idea, fue

Cervecería Andina (Ahora Bavaria), que con su excelente referencia respaldó
su credibilidad con otros clientes tan importantes como él; tales como
Conalvidrios, Tecnoquímicas, Inversiones Changrila (Ahora Algarra), que a
pesar de la dura situación en algunos momentos, se mantienen aún confiando
siempre en la calidad que los ha caracterizado.
6.5.2. Portafolio de productos: En la actualidad la empresa cuenta con un

amplio portafolio de productos para lograr satisfacer las necesidades y
expectativas en solución de dotaciones para sus clientes. Este portafolio se
divide en tres líneas, liviana, pesada y complementarios. A continuación se
describe cada una de las líneas de producto que desarrolla la empresa:
6.5.2.1. Línea liviana: Diseñados especialmente pensando en la elegancia y

comodidad del área administrativa y de servicios de las empresas, que junto
con el departamento de ventas conforman la imagen corporativa de los
clientes.
29
Son confeccionados con materiales delicados y suaves que dan mayor
frescura y comodidad, tales como:
 Lino
 Dril
 Impermeable
 Dacrón
30
 Gabardina
 Algodón
 Jean
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/linealiviana.htm
6.5.2.2. Línea Pesada: Dirigida a suplir fundamentalmente la necesidad de

seguridad y protección en el desarrollo de las actividades industriales de los
clientes, es por ello que en esta línea se ofrece productos elaborados con
materiales diseñados para soportar el trabajo fuerte y pesado de la industria.
Para esta línea se utilizan materiales como:
31
 Dril
 Impermeable tempestad
 Impermeable
 Poliéster
32
 Jean
 Guata
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/lineapesada.htm
6.5.2.3. Complementarios: Creada principalmente para suplir las necesidades

que existen en aquellas prendas que son indispensables para tareas y labores
en plantas de producción, servicios generales, atención al público y algunas
zonas administrativas.
Para esta línea se utilizan materiales como:
 Lino
 Dril
33
 Dacrón
 Algodón
 Oxford
 Paño
Fuente: http://www.confeccionescaroyco.com/complementarios.htm
34
7. DISEÑO METODOLÓGICO
Para el desarrollo de este trabajo, se parte de un diagnóstico realizado frente

a la norma y de una descripción y análisis detallado de todos los procesos que
se llevan a cabo dentro de la empresa Confecciones Caroyco E.U, para de
esta forma tener claramente definidas las diferentes deficiencias y de esta
forma analizar y sugerir acciones que conlleven a eliminarlas.
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Tipo de estudio
El tipo de estudio a realizar es de carácter descriptivo, el cual involucra una

constante revisión bibliográfica de la Norma ISO 9001:2008.
7.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
Para el estudio no aplica población, la muestra de estudio para llevar a cabo

dicha investigación, es la empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U. de la
ciudad de Bogotá, donde cada fase del proyecto se desarrollo con la Alta
Dirección, los órganos de Administración, Operativos y de Control.
7.3. FUENTES PRIMARIAS
Charlas sostenidas con los colaboradores y personal administrativo de la

empresa Confecciones Caroyco E.U.
7.4. FUENTES SECUNDARIAS
Normas ICONTEC ISO 9001:2008 y la bibliografía relacionada en el trabajo

adjunto, entre los que se encuentran los siguientes autores: Ishikawa K.
(2007), Evans J. (2008), Harrington J. (1990), Moreno M. (2001), Gutiérrez H.
(2005), Münch L. (1992), Summers D. (2006), Camisón C. (2007), entre
otros.
35
7.5. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Para la realización del análisis de la información obtenida, se requirió de

codificación y tabulación de los datos en cuadros, gráficas, procesos y
procedimientos, documentos ordenados de forma metódica según las Normas
ICONTEC ISO 9001:2008.
Algunos de los métodos empleados para la realización de esta investigación

se relacionan a continuación:
7.5.1. La entrevista: Como instrumento de recolección de información, para

esta investigación se realizaron entrevistas personalizadas que a través de una
lista de chequeo general permitía abarcar todos los temas del proceso
específico. Inicialmente se entrevisto a Rosa Herminda Duarte quien es la
encargada del área administrativa y de producción, y a Mireya Castellanos
Sáenz quien es la fundadora y gerente de la empresa Confecciones Caroyco
E.U. Posteriormente se llevaron a cabo entrevistas personalizadas a todos los
colaboradores que participaban en cada uno de los procesos de la empresa,
es decir partiendo de los procesos estratégicos, pasando por los misionales y
finalizando con los procesos de apoyo y soporte.
Esta información dará luz para analizar e interpretar el estado actual de la

empresa, relacionado con temas de identificación de procesos y
documentación de procedimientos. Dicha información contribuirá
enormemente a mitigar las deficiencias así como las situaciones y eventos que
impiden optimizar los tiempos de producción o la aplicación de técnicas no
óptimas para cada uno de los procesos.
7.5.2. La observación: Utilizando este instrumento de recolección de

información, se realizó la visita a la empresa CONFECCIONES CAROYCO
E.U. con número de NIT 900.062.898-7, ubicada en la Calle 78 A Nº 79 T-26
en la ciudad de Bogotá, en la cual se pudo identificar las diferentes áreas de
producción, las instalaciones de la empresa, las personas que laboran en ella,
los productos que fabrican y el funcionamiento general del proceso.
7.5.3. Análisis y conclusiones del diseño metodológico: Adoptando la

ejecución de la metodología propuesta, esta permite a la empresa contar con
una estructura organizacional y funcional que fortalece los procesos
administrativos y operativos, proporcionando el buen funcionamiento en todas
las líneas de negocio de la empresa.
36
Esta metodología ofrece un contexto para una buena gestión aplicable a la
empresa, ya que especifica un grupo de aspectos que deben incluirse a partir
de los elementos con que cuenta la empresa, es decir, a partir de lo que
Confecciones Caroyco E.U., hace en el presente.
Este diseño metodológico, especialmente hace énfasis en el cliente, pero

también debe resaltar la importancia de otras partes interesadas, como los
accionistas, directivos, y empleados quienes esperan sacar algún provecho de
la empresa.
El diseño del Sistema de Gestión de Calidad, tiene como eje central la mejora
continua, que a través de planes de acción o mejoramiento. La empresa
avanzará en la calidad del producto para luego continuar con la satisfacción
del cliente.
37
8. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA
EMPRESA CONFECCIONES CAROYCO E.U. FRENTE A LA NTC ISO
9001:2008
Hoy en día una de las ventajas competitivas que existen en comparación con
otras empresas del sector, es en cuanto a la aplicación de normas
estandarizadas de calidad en todo el proceso productivo, buscando estrategias
empresariales y toma de decisiones a nivel gerencial donde el principal
objetivo sean los clientes, la conservación de los actuales y la búsqueda de los
potenciales.
8.1. ANÁLISIS INTERNO
Actualmente Confecciones Caroyco E.U., es una pequeña empresa con buena

imagen en el ramo de la industria. Su mercado es a nivel nacional,
especialmente Bogotá. En busca de la excelencia innovan permanentemente,
cuyo desempeño en un ambiente de trabajo propicio para el crecimiento
profesional e individual, se traduce en índices racionales de productividad.
Para la empresa Confecciones Caroyco E.U., los elementos internos tales

como la mejora continua en los procesos y en los resultados financieros, la
confianza de los clientes y partes interesadas en nuestros productos, así como
el buen desempeño y productividad de nuestros colaboradores, corresponden
al manejo que la Alta Dirección desee obtener, de tal manera que se pueden
identificar debilidades mas especificas tales como deficiencia en la función de
capacitación, rezago en tecnología de información integral, inadecuada
asignación de la carga laboral, baja productividad, inexistencia de escala
salarial correctamente definida; para asegurar competitividad no hay adecuada
definición y estandarización de cargos y estructura, inadecuada selección y
desarrollo de personal, enfoque de áreas o islas en cambio de enfoque de
procesos que aseguren visión integral de negocio, desactualización y
aplicación de los manuales de procedimientos finalmente se denota que no
existe cultura de excelencia competitiva a través del servicio.
De otra parte se encontraron e identificaron fuertes políticas organizacionales

tales como alto arraigo de las personas hacia la compañía, aceptable ambiente
de trabajo, apreciable mejoramiento de la imagen frente a nuestros clientes,
adecuada cobertura a nivel nacional.
38
8.2. ANÁLISIS EXTERNO
Confecciones Caroyco E.U., mantienen excelentes relaciones con el Estado,

las instituciones financieras, los proveedores y asociados comerciales,
procurando siempre la solidez de la empresa mediante una administración
ponderada, que le garantice su permanencia en el mercado, generando
dividendos satisfactorios para la comunidad empresarial.
El análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el

contexto puede presentarle a la empresa.
De carácter político (Amenaza y/o Oportunidad):
 Actualmente está pendiente de firmar el TLC con USA y Chile con

oportunidades o llegada de competencia
 Política de seguridad democrática - ventas
 Plan nacional de desarrollo 2019 2do centenario
De carácter legal (Amenaza):
1. Legislación
 Alta vulnerabilidad por lentitud e inseguridad jurídica
2. Económicas
 Alta correlación entre el desempeño de la economía y el desempeño del

sector textil
 Alta sensibilidad de la economía colombiana respecto del desempeño de
la economía global
De carácter comercial (Oportunidad):
 Apalancamiento de competidores por pertenecer a grupos financieros con

banca propia
De carácter tecnológico (Oportunidad):
 Creciente adopción de herramientas tecnológicas para comercializar,

operar el negocio y servir
 Agresividad competitiva por concurrencia de jugadores extranjeros
multinacionales
39
Por lo anterior, este tipo de análisis general, donde su visión y perspectiva
depende de la manera en que la Alta Dirección decida aplicarlos o en su
defecto mitigarlos, comprende de un mayor detalle que se presenta a
continuación en la Matriz DOFA.
8.3. ANÁLISIS DOFA
Para llevar a cabo el diseño de un Sistema de Gestión de Calidad que cumpla

con los requisitos necesarios para llegar a implementar el SGC en la empresa,
es necesario realizar un análisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas
y amenazas de la empresa a través de la utilización de la herramienta de
direccionamiento estratégico (Ver Tabla 1. Análisis DOFA).
40
Tabla 1. Matriz DOFA
41
8.4. DIAGNÓSTICO FRENTE A LA NORMA
El diagnóstico de la compañía se ha evidenciado de dos (2) maneras, el

primero a través de la matriz DOFA como se mencionó anteriormente, y el
siguiente por medio de la comparación de cada ítem de la Norma con respecto
a la posición inicial o actual que presentaba la compañía en dicho periodo (Ver
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma) estableciendo los
planes de acción a ejecutar para contrarrestar las falencias y debilidades,
teniendo en cuenta los responsables de la ejecución de dichos planes. Cabe
resaltar que el representante de la dirección debe ser el Director de Gestión
de la Calidad y deberá cumplir con las responsabilidades estipuladas en el
numeral 5.5.2 de la norma.
Para la realización del diagnóstico comparativo frente a la norma, se definieron

unos rangos, previo análisis de los autores; con el fin de establecer en qué
estado se encuentra la empresa, respecto a los requisitos de la norma. Fue así
como subjetivamente se obtuvieron los siguientes rangos:
Tabla 2. Ponderación
PORCENTAJ
SITUACIÓN ACTUAL DESCRIPCIÓN DEL RANGO
E
Cuando la actividad NO existe, la
documentación no se ha elaborado,
No Existe 0% - 1%
y no se presenta registro de
evidencia.
Cuando la actividad existe, pero no
2% - 29%
se cuenta con la suficiente
organización para su ejecución
Cuando se tienen datos, pero estos
no han sido definidos en el sistema
de gestión de la calidad, es decir no
han sido documentados, por lo cual 30% - 40%
Parcialmente su evidencia sirve como base para
realizar la documentación y
estandarización del proceso según
los requisitos de la norma.
Cuando se tienen los respectivos

datos pero no hay un cumplimiento 41% - 50%
adecuado del numeral según el
requisito de la norma.
42
Nota 1: La escala porcentual se definió subjetivamente por los autores de este
proyecto, conforme a las descripciones que se elaboraron para cada rango.
Nota 2: En la situación actual solo se puede apreciar un 50% como máximo

de ejecución en cada ítem de la norma, pues la compañía no cuenta con un
sistema de gestión de la calidad, por lo cual solo se puede evidenciar una serie
de documentos o registros pero no estandarizados.
Es importante anotar que el porcentaje de ejecución total del diagnóstico de la

compañía frente a la Norma, evidencia un 14.64%, esta cifra fue obtenida
realizando un promedio entre los porcentajes ponderados para cada numeral
de la norma.
A continuación se ilustra el detalle del diagnóstico emitido:
 50 ítems validados de la norma cada uno equivalen al 100% es decir

que se medio sobre un 5000 % (50 ítems * 100% = 5000%).
 La sumatoria del resultado de cada ítems fue de 732 % esto dividido el
numero de ítems nos da como resultado el 14.64% de la ejecución
frente a la norma (732%/50 = 14.64%).
∑ Situación Actual No. Ítems Calificados % Ejecución frente a

(%) según Norma la Norma
732% 50 14.64%
43
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma
DIAGNÓSTICO COMPARATIVO DE LA SITUACIÓN ACTUAL FRENTE A LA NORMA ISO 9001:2008

CAPÍTULO 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
REQUISITOS SEGÚN LA NORMA SIT. ACTUAL OBSERVACIONES PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE
REQUISITOS GENERALES
La organización debe establecer, documentar, • La Compañía no cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad. Por • Creación de S.G.C. Director de Gestión
implementar, y mantener un sistema de gestión de la lo tanto no se pude evidenciar la presencia de la documentación • Elaboración del Macro Proceso y sus de la Calidad
calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo NO EXISTE Grupos Primarios
correspondiente. respectivas caracterizaciones.
1%
con los requisitos de esta norma internacional. • Se deben implementar las acciones
necesarias para cumplir con la mejora
continua
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2. 1 GENERALIDADES
La documentación del sistema de gestión de la calidad • Confecciones Caroyco cuenta con una Misión y Visión, pero éstas • Elaboración de procedimientos que Director de Gestión
debe incluir: serán cambiadas para ajustarse a los requerimientos de calidad. permitieran contar con bases, sobre las de la Calidad
a. Declaraciones documentadas de una política de la • Se cuenta con algunos registros que la Compañía necesita para cuales trabajar en cada área de la compañía. Directores de Área
calidad y de objetivos de la calidad. controlar la producción, entre estos están: La orden de producción, teniendo en cuenta que dichos Alta Dirección
b. Un manual de la calidad. orden de pedido, entre otros, los cuales deberán ser modificados y procedimientos se deben establecer,
c. Los procedimientos documentados requeridos en mejorados. documentar, implementar y mantener.
esta norma internacional.
d. Los documentos necesitados por la organización
para asegurarse de la eficaz planificación, operación y PARCIALMENTE
control de sus procesos. 5%
e. Los registros requeridos por esta norma
internacional.
Director de Gestión
• No existe un manual de la calidad.
de la Calidad
• No se evidencia una interacción entre los procesos de la Compañía,
pues estos no están plenamente identificados.
• Establecer mantener un manual de calidad. Alta Dirección
L a organización debe establecer y mantener un manual
de la calidad que incluya:
• Elaboración del Macro Proceso en forma
explicativa en donde se evidencia las etapas
a. El alcance del sistema de gestión de calidad,
o los procesos que intervienen en la
incluyendo
MANUALlos DEdetalles y la justificación de cualquier
LA CALIDAD consecución del objetivo de la Compañía.
exclusión.
b. Los procedimientos documentados establecidos para
el sistema de calidad, o referencia a los mismos. NO EXISTE
c. Una descripción de la interacción entre los procesos 1%
del sistema de calidad.
44
Tabla 3. Diagnóstico de la Compañía frente a la Norma (Continuación).

CAPÍTULO 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de En la Compañía no hay presencia de un Sistema de Gestión de • Documentar, divulgar e implementar, un • Director de Gestión
la calidad deben controlarse. la Calidad, por lo cual, no se puede evidenciar un control en los de la Calidad
procedimiento en el cual se estipule el control
Los registros son un tipo especial de documento y deben
documentos que exige la norma internacional. que la Compañía tendrá acerca de los • Directores de Área
controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4.
documentos pertinentes para el S.G.C.
Debe establecerse un procedimiento documentado que
defina los controles necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación
antes de su emisión
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente
c. Asegurarse de que se identifican los cambios y el
estado de revisión actual de los documentos
d. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentran disponibles en los NO EXISTE
puntos de uso. 1%
e. Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fácilmente identificables
f. Asegurarse de que se identifican los documentos de
origen externo y se controla su distribución
g. Prevenir el uso no intencionado de los documentos
obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el
caso de que se mantengan por cualquier razón.
CONTROL DE LOS REGISTROS
Los registros deben establecerse y mantenerse para Los registros son la evidencia demostrable del cumplimiento de • Elaborar, divulgar e implementar un • Director de Gestión
proporcionar evidencia de la conformidad con los las actividades desempeñadas. Como registros se pueden procedimiento que permita cumplir con las de la Calidad
requisitos así como de la operación eficaz del sistema de estipular ciertas disposiciones en lo que se refiere a la disposiciones de la norma internacional. • Directores de Área
gestión de la calidad. Los registros deben permanecer comercialización y producción. Y de estos la Compañía no cuenta
legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe con un control estandarizado, pues no se ha estipulado un
establecerse un procedimiento documentado para definir periodo de tiempo para la retención de los mismos. Además hay
los controles necesarios para la identificación, el PARCIALMENTE registros innecesarios y obsoletos.
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo 10%
de retención y la disposición de los registros.
45

CAPÍTULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su • La alta dirección ha establecido el compromiso que conlleva la • Establecer un procedimiento en donde se
compromiso con el desarrollo e implementación del implementación del S.G.C. Aunque dicho compromiso existe, no se ha evidencie los pasos necesarios para las Alta Dirección
sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora estipulado de manera formal su evidencia. revisiones que debe de ejecutar la Gerencia.
continua de su eficacia. • Con respecto a los otros ítems de la norma, aun no se puede mostrar • Asegurar la disponibilidad de los recursos a
a. Comunicando a la organización la importancia de la evidencia, pues hasta la fecha se ha estipulado la necesidad y el través del uso de herramientas de planeación
satisfacer tanto los requisitos del cliente como los compromiso de ejecutar el desarrollo del S.G.C. presupuestal.
legales y reglamentarios NO EXISTE
b. Estableciendo la política de la calidad 1%
c. Asegurando que se establecen los objetivos de la
calidad
d. Llevando a cabo las revisiones por la dirección, y
e. Asegurando la disponibilidad de los recursos.
ENFOQUE AL CLIENTE
La alta dirección debe asegurarse de que los requisitos del • Independientemente del área que maneja en forma directa a los • Revisar y aprobar mecanismos que Alta Dirección
cliente se determinan y se cumplen con el propósito de clientes, es responsabilidad de la alta dirección el asegurarse que los permitan implementar la satisfacción del
aumentar la satisfacción del cliente. PARCIALMENTE
40% requisitos de los clientes son cumplidos a cabalidad, para ello es cliente, a través del reporte de quejas,
importante tener en cuenta los numerales 7.2.1 y 8.2.1 de la norma. En reclamos y sugerencias.
la Compañía, existe un cierto control pero se hace necesario formalizarlo
a través del S.G.C. Se cuenta con acceso a reportes del sector,
conversaciones telefónicas, entre otros.
POLÍTICA DE LA CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que la política

de calidad: • No existe una declaración de la política de la calidad. Por lo tanto no Alta Dirección
a. Es adecuada al propósito de la organización • Establecer una política de la calidad, en la
se puede evidenciar su divulgación, además no es posible medir su cual se evidencie las intenciones globales de Directores de Área
b. Incluye un compromiso de cumplir con los comprensión frente a los colaboradores. la calidad para Impresos Montes.
requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del
sistema de gestión de la calidad
c. Proporciona un marco de referencia para
establecer y revisar los objetivos de la calidad
d. Es comunicada y entendida dentro de la
organización NO EXISTE
e. Es revisada para su continua adecuación. 1%
46

PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS DE LA CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos • No existen objetivos de la calidad. Estos deben de implicar lo que la • Elaboración y diseño de los objetivos de la Alta Dirección
de la calidad, incluyendo aquellos necesarios para Compañía pretende con la calidad, teniendo en cuenta que estos calidad, tomando como base o referencia la Directores de Área
cumplir los requisitos para el producto (7.1 a.), se concuerden con la política. política de la calidad.
establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro
de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser NO EXISTE
medibles y coherentes con la política de la calidad. 1%
PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que: • La Compañía no cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad, por • Planificar el SGC, a través del Director de Gestión
a. La planificación del sistema de gestión de la calidad ello no se pude aun hablar de la planificación de dicho sistema. cumplimiento del requisito 4.1 de la norma. de la Calidad
se realiza con el fin de cumplir los requisitos citados Se debe de establecer un cronograma de Alta Dirección
en 4.1, así como los objetivos de la calidad, y se actividades para la implementación del SGC.
mantiene la integridad del sistema de gestión de la NO EXISTE • Establecer un compromiso juramentado
calidad cuando se planifican e implementan cambios 1% por parte de la gerencia, en donde se
en este. evidencie la responsabilidad de mantener el
SGC, a través del tiempo.
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que las

responsabilidades y autoridades están definidas y
• Se evidencia la presencia de un organigrama, aunque se ha • Readecuar el organigrama. Alta Dirección
planteado la necesidad de reformarlo. Director Administrativo
son comunicadas dentro de la organización. PARCIALMENTE
• Los colaboradores saben cuales son sus funciones, pero no están
• Elaborar un manual en donde se estipule el Director Gestión de la
25% perfil del cargo y las funciones de los
documentadas calidad
colaboradores.
• El personal del área de producción no tiene claramente definido su
superior inmediato.
47

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección debe designar un miembro de la • No se ha nombrado aun el representante de la dirección, pues • Evidenciar mediante un acta de Director de Gestión
dirección quien, con independencia de otras el SGC, hasta ahora esta en creación. nombramiento el representante de la de la Calidad
responsabilidades, debe tener la responsabilidad y NO EXISTE
dirección a través de un consenso con los
autoridad que incluya: 1%
socios.
a. Asegurarse de que se establecen, implementan
y mantienen los procesos necesarios para el
sistema de gestión de la calidad
b. Informar a la alta dirección sobre el desempeño
del sistema de gestión de la calidad y de cualquier
necesidad de mejora, y
c. Asegurarse de que se promueva la toma de
conciencia de los requisitos del cliente en todos los
niveles de la organización
COMUNICACIÓN INTERNA
La alta dirección debe asegurarse de que se • No existe un control eficaz, para la comunicación interna, • Para evidenciar la comunicación Director de Gestión
establecen los procesos de comunicación PARCIALMENTE viéndose reflejado en la inconformidad de los colaboradores. Es de la Calidad
interna, es factible y necesario crear los
apropiados dentro de la organización y de que la 35% importante anotar que dicha comunicación no tiene que ver Grupos primarios, con los cuales se Directores de Área
comunicación se efectúa considerando la eficacia directamente con el SGC, pues este se encuentra en creación. establecerán comités para trabajar con Grupos Primarios
del sistema de gestión de la calidad. cada área los aspectos a analizar para la
mejora del SGC.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

5.6.1. GENERALIDADES
La alta dirección debe, a intervalos planificados, • No hay evidencia de las revisiones de la alta dirección al SGC, • Establecer un procedimiento en donde
revisar el sistema de gestión de la calidad de la NO EXISTE pues este se esta creando. Alta Dirección
quede evidencia de cada cuanto se harán
organización, para asegurarse de su conveniencia, 1% las revisiones y que pasos se han de
adecuación y eficacia continuas. La revisión debe tener en cuenta.
incluir la evaluación de las oportunidades de mejora • Realizar un cronograma de revisiones
y la necesidad de efectuar cambios en el sistema por parte de la gerencia, en donde quede
de gestión de la calidad, incluyendo la política de la estipulado la fecha de ejecución de la
calidad y los objetivos de la calidad. revisión y sus respectivos hallazgos.
Deben mantenerse registros de las revisiones por
la dirección.
48
CAPITULO 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN
La información de entrada para la revisión por la • No existe información para la revisión pues aun no esta • Establecer acciones preventivas y Alta Dirección
dirección debe incluir: estipulado el plan de las respectivas revisiones. correctivas, de tal forma que se logren Director de Gestión
a. Resultados de auditorías evaluar y medir. de la Calidad
b. Retroalimentación del cliente • Evaluar el producto no conforme.
c. Desempeño de los procesos y conformidad del • Evaluación de las encuestas de
producto satisfacción del cliente.
d. Estado de las acciones correctivas y
preventivas NO EXISTE
e. Acciones de seguimiento de revisiones por la 1%
dirección previas
f. Cambios que podrían afectar al sistema de
gestión de la calidad y
g. Recomendaciones para la mejora.
RESULTADOS DE LA REVISIÓN
Los resultados de la revisión por la dirección deben NO EXISTE • No hay evidencia de los resultados de las revisiones, pues no • Establecer planes de acción, a través
incluir todas las decisiones y acciones relacionadas 1% se cuenta con la información para estas. de los resultados de las revisiones, con Alta Dirección
con: el fin de establecer la mejora continua del
a. La mejora de la eficacia del sistema de gestión SGC.
de la calidad y sus procesos
b. La mejora del producto en relación con los
requisitos del cliente, y
c. Las necesidades de recursos.
49

CAPÍTULO 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
PROVISIÓN DE RECURSOS
La organización debe determinar y proporcionar los • Quien coordina la provisión de los recursos es la gerencia. Es • Elaborar presupuestos para el Directores de
recursos necesarios para: importante aclarar que el gerente se encuentra comprometido en mantenimiento del SGC, así como el de área
a. Implementar y mantener el sistema de gestión la implementación del SGC, y tiene la plena disposición para infraestructura, capacitaciones, entre
de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, PARCIALMENTE proveer los recursos necesarios con el fin de lograr establecer el otros.
y 20% SGC en Confecciones Caroyco.
b. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de sus requisitos.
RECURSOS HUMANOS
GENERALIDADES
El personal que realice trabajos que afecten a la Director

calidad del producto debe ser competente con base
• El personal que trabaja en la Compañía, cumple con los • Establecer las competencias
Administrativo
requisitos con base en su experiencia y habilidades, pero no necesarias para cada puesto de trabajo.
en la educación, formación, habilidades y PARCIALMENTE
experiencia apropiadas. 35%
existe un control ordenado y adecuado de dicha información, • Elaborar perfiles de cargo, en donde
debido a que la persona que ejecuta dicha función no tiene queden estipuladas las funciones del
claramente definidas sus responsabilidades. personal y sus requisitos necesarios en
cuanto a formación, educación y
responsabilidades.
•Cuando el personal no cumpla con la
formación necesaria para el cargo, se le
podrá avalar a través de la homologación
de la experiencia.
• Soportar los registros de educación y
formación que dicen tener los
colaboradores en su hoja de vida.
COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN
La organización debe: • Con base en las requisiciones del personal, por parte de los • Planificar las capacitaciones del Director
a. Determinar la competencia necesaria para el Directores de área, se determina de forma práctica las personal para la Compañía, teniendo en Administrativo
personal que realiza trabajos que afectan a la calidad características adecuadas para el personal. cuenta una evaluación de necesidades,
del producto • No se cuenta con un estándar de competencias, pero a través de acuerdo a cada área.
b. Proporcionar formación o tomar otras acciones del SGC, se quiere lograra este objetivo. • Permitir que los colaboradores evalúen
para satisfacer dichas necesidades • Las capacitaciones que maneja la Compañía para sus los conferencistas de las capacitaciones,
c. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas PARCIALMENTE para así establecer un mayor control en la
colaboradores, son mínimas, debido a la falta de provisión de
d. Asegurarse de que su personal es consciente de 25% recursos. eficacia de los conocimientos adquiridos.
la pertinencia e importancia de sus actividades y de • No hay registros adecuados en donde se evidencie la formación, • Adecuación de competencias para cada
cómo contribuyen al logro de los objetivos de la puesto de trabajo.
educación, habilidades y experiencia del personal.
calidad, y • Perfiles de cargo.
e. Mantener los registros apropiados de la
educación, formación, habilidades y experiencia.
50
CAPÍTULO 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
INFRAESTRUCTURA
La organización debe determinar, proporcionar y • Confecciones Caroyco, realiza mantenimiento correctivo a toda • Elaborar un plan de mantenimiento. Director de
mantener la infraestructura necesaria para lograr la su infraestructura. Dicho mantenimiento aplica a las oficinas • Construir manuales de mantenimiento. Producción
conformidad con los requisitos del producto. La administrativas, así como también a la planta. • Establecer listas de chequeo. Director
infraestructura incluye, cuando sea aplicable: • La compañía cuenta con los equipos necesarios, así como con Administrativo
• Documentar, divulgar e implementar un
a. Edificios, espacio de trabajo y servicios las máquinas, aunque seria mejor que estas últimas fueran procedimiento de mantenimiento, en
asociados PARCIALMENTE modelos más recientes. donde se describan los pasos a seguir
b. Equipo para los procesos, (Tanto hardware 35% para el mantenimiento preventivo y
como software), y correctivo.
c. Servicios de apoyo tales (Como transporte o
comunicación).
AMBIENTE DE TRABAJO
La organización debe determinar y gestionar el PARCIALMENTE • En la Compañía se cuenta con un aceptable ambiente de • Realizar una evaluación del Clima Director
ambiente de trabajo necesario para lograr la 30% trabajo, lo importante es definir cual ha sido su causa y gestionar Organizacional, para así evidenciar las Administrativo
conformidad con los requisitos del producto. su mejora. posibles causas del no adecuado
ambiente de trabajo y poder establecer
mejoras.
• Realizar cada 6 meses una evaluación
del desempeño de los colaboradores de
la Compañía.
• Establecer el programa de Salud
Ocupacional.
• Actualizar el reglamento interno de
trabajo.
• Conformación del COPASO.
• Señalización y demarcación.
51
CAPÍTULO 7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
La organización debe planificar y desarrollar los • Para la realización del producto, en cada etapa del proceso se • Establecer los registros adecuados, con Director de
procesos necesarios para la realización del evidencia una verificación y revisión por parte de los operarios. Lo el fin de lograr evidenciar la trazabilidad
producto. La planificación de la realización del Producción
mencionado anteriormente, no se registra con evidencia objetiva, del producto.
Operarios
producto debe ser coherente con los requisitos de pues solo se hace en forma visual, lo cual no permite tener una • Elaboración de los objetivos de la
los otros procesos del sistema de gestión de la trazabilidad para la planificación de la realización del producto. calidad.
calidad (Véase 4.1). • Elaborar un procedimiento para la
planificación de la producción.
Durante la planificación de la realización del
producto, la organización debe determinar, cuando
sea apropiado, lo siguiente:
a. Los objetivos de la calidad y los requisitos para
el producto;
b. La necesidad de establecer procesos,
documentos y de proporcionar recursos
específicos para el producto; PARCIALMENTE
c. Las actividades requeridas de verificación, 10%
validación, seguimiento, inspección y
ensayo/prueba específicas para el producto así
como los criterios para la aceptación del mismo;
d. Los registros que sean necesarios para
proporcionar evidencia de que los procesos de
realización y el producto resultante cumplen los
requisitos (Véase 4.2.4).
El resultado de esta planificación debe presentarse
de forma adecuada para la metodología de
operación de la organización.
PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
La organización debe determinar • La Compañía, tiene en cuenta los requisitos del cliente, para • Implementar un buzón de sugerencias. Director
a. Los requisitos especificados por el cliente, lograr el cumplimiento de la satisfacción de sus necesidades.
incluyendo los requisitos para las actividades de
• Análisis de los factores externos que Comercial
intervienen en la preservación del Director de
entrega y las posteriores a la misma,
b. Los requisitos no establecidos por el cliente
producto. Producción
pero necesarios para el uso especificado o para PARCIALMENTE
el uso previsto, cuando sea conocido, 30%
c. Los requisitos legales y reglamentarios
relacionados con el producto, y
d. Cualquier requisito adicional determinado por
la organización.
52

REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO
La organización debe revisar los requisitos • Se tienen en cuenta los requisitos, y estos son
revisados, antes • Delegación de responsabilidades, a Director Comercial
relacionados con el producto. Esta revisión debe de la presentación final al cliente, pero no se cuenta con un través del establecimiento de los registros Director de
efectuarse antes de que la organización se registro para dicha revisión, lo que implica que no haya un necesarios. Producción
comprometa a proporcionar un producto al cliente responsable directo, que responda por las inconformidades en • Validar el producto terminado en el área Director
(Por ejemplo envío de ofertas, aceptación de caso de que se presentaran. de acabados de acuerdo a los requisitos Administrativo
contratos o pedidos, aceptación de cambios en los exigidos por el cliente.
contratos o pedidos) y debe asegurarse de que:
a. Están definidos los requisitos del producto,

b. Están resueltas las diferencias existentes entre
los requisitos del contrato o pedido y los
expresados previamente, y
c. La organización tiene la capacidad para cumplir
con los requisitos definidos. PARCIALMENTE
Deben mantenerse registros de los resultados de la 20%
revisión y de las acciones originadas por la misma
(Véase 4.2.4).
Cuando el cliente no proporcione una declaración
documentada de los requisitos, la organización
debe confirmar los requisitos del cliente antes de la
aceptación.
Cuando se cambien los requisitos del producto, la
organización debe asegurarse de que la
documentación pertinente sea modificada y de que
el personal correspondiente sea consciente de los
requisitos modificados.
COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
La organización debe determinar e implementar

disposiciones eficaces para la comunicación con
PARCIALMENTE • La información del producto, es correcta, pero no se deja • Elaboración de encuestas para la Director Comercial
20% evidencia de ello. comprobación de la satisfacción del Director
los clientes, relativas a: Administrativo
a. La información sobre el producto, • Los pedidos se recogen a través del diligenciamiento de cliente.
b. Las consultas, contratos o atención de pedidos,
formatos, pero en ocasiones estos pedidos (En temporada) son • Toma de acciones preventivas y
almacenados en forma incorrecta, debido al aumento de la correctivas a través del análisis de las
incluyendo las modificaciones, y
demanda. encuestas citadas anteriormente.
c. La retroalimentación del cliente, incluyendo sus
quejas. • No se tiene un registro de las quejas de los clientes, para así de • Evidenciar los pedidos de los clientes a
esta forma establecer acciones necesarias en pro del cliente. través de formatos prácticos y ágiles.
53

DISEÑO
PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
• Es importante anotar que el diseño solo se evidencia en los • Documentar, divulgar e implementar un Director de
La organización debe planificar y controlar el procesos de corte, cuando son fabricados los moldes de medidas. procedimiento en el cual se estipule los Producción
diseño y desarrollo del producto. • No se tienen claramente definidas las responsabilidades para pasos a seguir en el diseño, con el fin de Coordinador de
Durante la planificación del diseño y desarrollo la cada una de las personas que hacen parte de dicha área. cumplir con los requisitos de la Norma, Diseño y Confección
organización debe determinar: para así lograr satisfacer las necesidades
a. Las etapas del diseño y desarrollo, de los clientes.
b. La revisión, verificación y validación, apropiadas
• Establecer las responsabilidades y
para cada etapa del diseño y desarrollo, y
funciones para cada una de las personas
c. Las responsabilidades y autoridades para el que hacen parte de dicha área.
diseño y desarrollo.
La organización debe gestionar las interfaces entre
los diferentes grupos involucrados en el diseño y PARCIALMENTE
desarrollo para asegurarse de una comunicación 35%
eficaz y una clara asignación de responsabilidades.
Los resultados de la planificación deben
actualizarse, según sea apropiado, a medida que
progresa el diseño y desarrollo.
ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO
Deben determinarse los elementos de entrada • Existen los elementos de entrada para el diseño de los • Establecer un formato en donde se Director Comercial
relacionados con los requisitos del producto y productos pueda dejar evidencia de los Director de
mantenerse registros (Véase 4.2.4). Estos •El problema radica en que no existen los registros apropiados requerimientos que se tienen, según el Producción
elementos de entrada deben incluir: para evidenciar cuales son los requerimientos y entradas para el desarrollo de cada producto. Coordinador de
diseño de los productos. Diseño y
a. Los requisitos funcionales y de desempeño, Confección
b. Los requisitos legales y reglamentarios
aplicables,
c. La información proveniente de diseños previos PARCIALMENTE
similares, cuando sea aplicable, y 40%
d. Cualquier otro requisito esencial para el diseño
y desarrollo.
Estos elementos deben revisarse para verificar su
adecuación. Los requisitos deben estar completos,
sin ambigüedades y no deben ser contradictorios.
54

• Los resultados del diseño, están evidenciados a través de los • Se debe de establecer un registro Diseñador
moldes finales, los cuales deben ser aprobados previamente por apropiado para controlar cada una de las Coordinador de
Los resultados del diseño y desarrollo deben el Coordinador de Diseño y Confección. salidas para el diseño, de tal forma que Diseño y Confección
proporcionarse de tal manera que permitan la • Se debe dejar un registro de dicha labor ejecutada. se obtengan evidencias de la labor
verificación respecto a los elementos de entrada desempeñada por los diseñadores.
para el diseño y desarrollo, y deben aprobarse
antes RESULTADOS
de su liberación. DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Los resultados del diseño y desarrollo deben:
a. Cumplir los requisitos de los elementos de

entrada para el diseño y desarrollo, PARCIALMENTE
b. Proporcionar información apropiada para la 30%
compra, la producción y la prestación del servicio,
c. Contener o hacer referencia a los criterios de
aceptación del producto, y
d. Especificar las características del producto que
son esenciales para el uso seguro y correcto.
REVISION DEL DISEÑO Y DESARROLLO
• Dicha revisión se lleva a cabo, pero no esta claramente • Cada diseñador debe revisar Diseñador
En las etapas adecuadas, deben realizarse definida según los requisitos de la Norma. constantemente cada una de las etapas Coordinador de
revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de establecidas en la planificación, para ello Diseño y
acuerdo con lo planificado (véase 7.3.1) debe registrar en un formato especial, los Confección
a. Evaluar la capacidad de los resultados de hallazgos y revisiones.
diseño y desarrollo para cumplir los requisitos,
b. Identificar cualquier problema y proponer las
acciones necesarias.
Los participantes en dichas revisiones deben incluir PARCIALMENTE
representantes de las funciones relacionadas con 15%
la(s) etapa(s) de diseño y desarrollo que se está(n)
revisando. Deben mantenerse registros de los
resultados de las revisiones y de cualquier acción
necesaria (Véase 4.2.4).
55

VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Se debe realizar la verificación, de acuerdo con lo • En la Compañía, no se habla de verificación, como aparece en • Establecer un registro apropiado en Diseñador
planificado (Véase 7.3.1), para asegurarse de que la norma ISO 9001:2008, pero el diseñador evalúa en sus donde el diseñador deje evidencia de la Coordinador de
los resultados del diseño y desarrollo cumplen los revisiones que los requisitos en el diseño se cumplan. verificación de los requerimientos y Diseño y Confección
requisitos de los elementos de entrada del diseño y necesidades establecidas para el diseño,
desarrollo. Deben mantenerse registros de los con el producto creado y diseñado.
resultados de la verificación y de cualquier acción PARCIALMENTE
que sea necesaria (Véase 4.2.4). 10%
VALIDACION DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Se debe realizar la validación del diseño y • Esta es realizada en la Compañía, bajo la responsabilidad del
desarrollo de acuerdo con lo planificado (Véase diseñador, pero no existen los registros apropiados.
• Crear un registro apropiado en donde Coordinador de
7.3.1) para asegurarse de que el producto se evidencie la validación del diseño. Diseño y
resultante es capaz de satisfacer los requisitos para Confección
su aplicación especificada o uso previsto, cuando
sea conocido. Siempre que sea factible, la
validación debe completarse antes de la entrega o PARCIALMENTE
implementación del producto. Deben mantenerse 15%
registros de los resultados de la validación y de
cualquier acción que sea necesaria (Véase 4.2.4).
CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO
Los cambios del diseño y desarrollo deben Diseñador

• Cuando existen cambios en el diseño se efectúan las etapas • Registrar la presencia de los cambios Coordinador de
identificarse y deben mantenerse registros. Los respectivas para cumplir con los requisitos establecidos, pero no en el diseño, a través de un formato
cambios deben revisarse, verificarse y validarse, Diseño y
existe un control, y tampoco hay registros para esta tarea. apropiado para tal fin.
según sea apropiado, y aprobarse antes de su Confección
implementación. La revisión de los cambios del
diseño y desarrollo debe incluir la evaluación del
efecto de los cambios en las partes constitutivas
y en el producto ya entregado. PARCIALMENTE
Deben mantenerse registros de los resultados de 20%
la revisión de los cambios y de cualquier acción
que sea necesaria (Véase 4.2.4).
56


COMPRAS
PROCESO DE COMPRAS
La organización debe asegurarse de que el

producto adquirido cumple los requisitos de compra • El proceso de compras en la Compañía esta un poco • Documentar, divulgar e implementar un Director
desorganizado, este es responsabilidad del Director procedimiento para el proceso de Administrativo
especificados. El tipo y alcance del control aplicado compras.
Administrativo.
al proveedor y al producto adquirido debe depender
del impacto del producto adquirido en la posterior • Se lleva a cabo bajo requisiciones de cada área y a través de la • Establecer registros para dejar
previa aprobación del comité de compras cuando es necesario. evidencias de las selección, evaluación
realización del producto o sobre el producto final.
• No se cuenta con registros para la selección, evaluación y y reevaluación de proveedores.
La organización debe evaluar y seleccionar los
proveedores en función de su capacidad para revaluación de proveedores. • Tener evidencia y soportes de los
suministrar productos de acuerdo con los requisitos • Los proveedores, que tiene la Compañía, son calificados y proveedores.
PARCIALMENTE
de la organización. Deben establecerse los criterios además tienen un historial apreciable con la Compañía.
25%
para la selección, la evaluación y la re-evaluación.
Deben mantenerse los registros de los resultados
de las evaluaciones y de cualquier acción
necesaria que se derive de las mismas (Véase
4.2.4).
INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS
La información de las compras debe describir el • Para garantizar la información de las compras, cada operario de • Planificar y estudiar las Director
producto a comprar, incluyendo, cuando sea área tramita con el director administrativo la necesidad de los especificaciones requeridas para cada Administrativo
apropiado: suministros y materias primas necesarias para la ejecución de su producto.
Directores de Área
a. Requisitos para la aprobación del producto, trabajo. Es responsabilidad de cada operario evidenciar las
procedimientos, procesos y equipos, especificaciones y requisitos generales para cada producto.
b. Requisitos para la calificación del personal, y • Hace falta un mayor control y planificación.
c. Requisitos del sistema de gestión de la calidad.
La organización debe asegurarse de la PARCIALMENTE
adecuación de los requisitos de compra 25%
especificados antes de comunicárselos al
proveedor.
57

VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS
La organización debe establecer e implementar la • En ocasiones los productos comprados, no son revisados en el • Revisar los productos que llegan a la Funcionarios
inspección u otras actividades necesarias para momento que llegan a la Compañía. Por ello en muchas se Compañía. Compañía
asegurarse de que el producto comprado cumple presentan inconformidades en el producto cuando ya se ha • Registrar cuando un producto
los requisitos de compra especificados. empezado a utilizar lo, de tal forma que se generan demoras y comprado no cumple con las
Cuando la organización o su cliente quieran llevar retrasos en la producción. especificaciones, en un formato creado
a cabo la verificación en las instalaciones del para este fin.
proveedor, la organización debe establecer en la PARCIALMENTE
información de compra las disposiciones para la 15%
verificación pretendida y el método para la
liberación del producto.
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DELA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La organización debe planificar y llevar a cabo la • Elaborar

producción y la prestación del servicio bajo • Para los productos de línea se cuenta con una planificación de la planificación de la Director de
la producción. producción para los productos que se Producción
condiciones controladas. Las condiciones producen en la Compañía, teniendo en
controladas deben incluir, cuando sea aplicable cuenta los tiempos de entrega y los
a. La disponibilidad de información que describa responsables para cada etapa.
las características del producto,
b. La disponibilidad de instrucciones de trabajo,
cuando sea necesario,
c. El uso del equipo apropiado, PARCIALMENTE
d. La disponibilidad y uso de dispositivos de 10%
seguimiento y medición,
e. La implementación del seguimiento y de la
medición, y
f. La implementación de actividades de
liberación, entrega y posteriores a la entrega.
58

VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
NO APLICA
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
Cuando sea apropiado, la organización debe • Para la identificación y trazabilidad del producto la Compañía • Crear registros de tal forma que se Director de
identificar el producto por medios adecuados, a cuenta con la Orden de producción. Para evidenciar el estado del evidencie en que proceso de producción Producción
través de toda la realización del producto. producto solo se cuenta con dicha orden y con la planificación de esta el producto.
La organización debe identificar el estado del la producción.
producto con respecto a los requisitos de PARCIALMENTE •En ocasiones no se sabe en que proceso va el producto, por la
seguimiento y medición. 20% falta de organización y retrasos cuando entra a producción otro
Cuando la trazabilidad sea un requisito, la producto no planificado.
organización debe controlar y registrar la
identificación única del producto (Véase 4.2.4).
PROPIEDAD DEL CLIENTE
La organización debe cuidar los bienes que son

• En ocasiones los clientes entregan para la elaboración de sus • Establecer un procedimiento en el cual Director de
propiedad del cliente mientras estén bajo el control se estipulen los requisitos a para Producción
productos a la Compañía, archivos magnéticos, papel, películas,
de la organización o estén siendo utilizados por la preservar los productos que los clientes Director Comercial
entre otros, el problema radica que en la Compañía no se
misma. La organización debe identificar, verificar, evidencia bajo un registro que los clientes han entregado dicho entregan a la Compañía, para cumplir
proteger y salvaguardar los bienes que son material. con el desarrollo del producto final.
propiedad del cliente suministrados para su • Registrar los productos que lleguen a la
utilización o incorporación dentro del producto. PARCIALMENTE Compañía, por parte de los clientes,
Cualquier bien que sea propiedad del cliente que 20% como elementos de entrada para la
se pierda, deteriore o que de algún otro modo se producción.
considere inadecuado para su uso debe ser
registrado (Véase 4.2.4) y comunicado al cliente.
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
• Documentar, divulgar e implementar un Director de

La organización debe preservar la conformidad del • La compañía, cuenta con un proceso de logística, en donde se
procedimiento en el cual se estipulen los Producción
producto durante el proceso interno y la entrega al almacena el producto y se procura preservar el producto.
Coordinador de
destino previsto. Esta preservación debe incluir la • No hay un adecuado control para todos los productos que se pasos necesarios para preservar las
almacenan en la Compañía. diferentes clases de productos que se Logística
identificación, manipulación, embalaje,
almacenamiento y protección. La preservación PARCIALMENTE almacenan en la compañía.
debe aplicarse también, a las partes constitutivas 35%
de un producto.
59

7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN
La organización debe determinar el seguimiento y • Documentar, divulgar e implementar un Director de

la medición a realizar, y los dispositivos de • La Compañía no cuenta con un proceso o sistema de medición. procedimiento de medición, para así Producción
Los dispositivos que hay para la medición, no han sido calibrados evidenciar los dispositivos necesarios al
medición y seguimiento necesarios para
y en ocasiones algunos de estos dispositivos están en mal estado. realizar la medición de los procesos
proporcionar la evidencia de la conformidad del
ejecutados en la Compañía.
producto con los requisitos determinados (Véase
7.2.1). • Establecer cuales son los dispositivos
La organización debe establecer procesos para necesarios para la medición en la
asegurarse de que el seguimiento y medición compañía.
pueden realizarse y se realizan de una manera • Estipular el tiempo de vida útil para cada
coherente con los requisitos de seguimiento y uno de los dispositivos, establecer la
medición. planificación para la calibración de los
Cuando sea necesario asegurarse de la validez de mismos.
los resultados, el equipo de medición debe:
a. Calibrarse o verificarse a intervalos
especificados o antes de su utilización, comparado
con patrones de medición trazables a patrones de
medición nacional o internacional; cuando no
existan tales patrones debe registrarse la base
utilizada para la calibración o la verificación
b. Ajustarse o reajustarse según sea necesario;
c. identificarse para poder determinar el estado de
calibración;
d. Protegerse contra ajustes que pudieran
invalidar el resultado de la medición:
e. Protegerse contra los daños y el deterioro
durante la manipulación, el mantenimiento y el NO EXISTE
almacenamiento. 1%
Además, la organización debe evaluar y registrar la
validez de los resultados de las mediciones
anteriores cuando se detecte que el equipo no está
conforme con los requisitos. La organización debe
tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y
sobre cualquier producto afectado. Deben
mantenerse registros de los resultados de la
calibración y la verificación (Véase 4.2.4).
Debe confirmarse la capacidad de los programas
informáticos para satisfacer su aplicación prevista
cuando éstos se utilicen en las actividades de
seguimiento y medición de los requisitos
especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de
iniciar su utilización y confirmarse de nuevo cuando
sea necesario.
60
CAPÍTULO 8 MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA

REQUISITOS SEGÚN LA NORMA SIT. ACTUAL OBSERVACIONES PLAN DE ACCION RESPONSABLE
GENERALIDADES
La organización debe planificar e implementar los • No existe una planificación adecuada para la medición de los • Determinar e implementar el uso de Directores de Área
procesos de seguimiento, medición, análisis y procesos involucrados en el desarrollo de la Compañía. Se mide técnicas estadísticas. Con las cuales sea
mejora necesarios para: la calidad del producto, pero sin dejar evidencia, además no se posible detectar causas y consecuencias
a. Demostrar la conformidad del producto, han establecido el uso de técnicas estadísticas para el posterior a través de la mejora continua.
b. Asegurarse de la conformidad del sistema de análisis de los resultados obtenidos en la producción. •Realizar continuamente el seguimiento a
gestión de la calidad, y PARCIALMENTE los procesos, dejando para ello evidencia
c. Mejorar continuamente la eficacia del sistema 5% en registros apropiados.
de gestión de la calidad.
Esto debe comprender la determinación de los
métodos aplicables, incluyendo las técnicas
estadísticas, y el alcance de su utilización.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
• La Compañía, maneja un buen servicio al cliente, pero no se • Implementar el uso de encuestas para Director Comercial
Como una de las medidas del desempeño del
cuenta con un proceso adecuado de seguimiento de la la satisfacción del cliente.
sistema de gestión de la calidad, la organización
debe realizar el seguimiento de la información
satisfacción de los clientes. • Realizar un análisis de la situación
relativa a la percepción del cliente con respecto al PARCIALMENTE planteada por los clientes a través de las
cumplimiento de sus requisitos por parte de la 10% encuestas de satisfacción.
organización. Deben determinarse los métodos • Toma de decisiones a través del análisis
para obtener y utilizar dicha información. obtenido.
61
CAPÍTULO 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO

La organización debe medir y hacer un • Para dicha medición, en cada sitio de trabajo de producción, los • Establecer el modo en el cual se debe Director de
seguimiento de las características del producto operarios se hacen responsables del producto en proceso, por llevar a cabo la liberación del producto. Producción
para verificar que se cumplen los requisitos del ello deben de inspeccionar el producto que van obteniendo a • Dejar evidencia por medio de registros Operarios
mismo. Esto debe realizarse en las etapas medida que realizan su labor. El Director de Producción es quien de las inconformidades presentadas.
apropiadas del proceso de realización del producto valida dichos productos. Es importante anotar que en ocasiones • Medir el proceso de producción a
de acuerdo con las disposiciones planificadas. dicho director, por contar con acumulación de trabajo, delega través del uso de indicadores de gestión.
Debe mantenerse evidencia de la conformidad con dicha función a los operarios, por ello no existe un adecuado • Identificar los requisitos del cliente, a
los criterios de aceptación. Los registros deben control para el seguimiento y la medición del producto. través de evidencias objetivas, con el fin
indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la • No se cuenta con evidencia objetiva clara, para la conformidad obtener una percepción de los criterios
liberación del producto. PARCIALMENTE de los criterios de aceptación. de aceptación.
La liberación del producto y la prestación del 15%
servicio no deben llevarse a cabo hasta que se
hayan completado satisfactoriamente las
disposiciones planificadas , a menos que sean
aprobados de otra manera por una autoridad
pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

La organización debe asegurarse de que el
producto que no sea conforme con los requisitos, • Con respecto al manejo del producto no conforme, en la • Documentar e implementar un Todo el personal
se identifica y contraía para prevenir su uso o Compañía, se establecen acciones para eliminar la no procedimiento en donde se estipulen los
entrega no intencional. Los controles, las conformidad detectada. pasos a seguir en cuanto al control del
responsabilidades y autoridades relacionadas con • No se cuenta con los controles, ni responsabilidades, para el producto no conforme.
el tratamiento del producto no conforme deben manejo del producto no conforme. • Identificar el producto no conforme a
estar definidos en un procedimiento documentado. • No hay registros que permitan interpretar la naturaleza de las través de evidencia objetiva.
La organización debe tratar los productos no no conformidades. • Identificar la trazabilidad del producto
conformes mediante una o más de las siguientes no conforme.
maneras:
a. Tomando acciones para eliminar la no
conformidad detectada;
b. Autorizando su uso, liberación o aceptación
bajo concesión por una autoridad pertinente y,
cuando sea aplicable, por el cliente; PARCIALMENTE
c. Tomando acciones para impedir su uso o 15%
aplicación originalmente previsto.
Se deben mantener registros de la naturaleza de
las no conformidades y de cualquier acción tomada
posteriormente, incluyendo las concesiones que
se hayan obtenido. Cuando se corrige un producto
no conforme, debe someterse a Una nueva
verificación para demostrar su conformidad con los
requisitos.
Cuando se detecta un producto no conforme
después de la entrega o cuando ha comenzado su
uso, la organización debe tomar las acciones
apropiadas respecto a los efectos, o efectos
potenciales, de la no conformidad.
62

ANÁLISIS DE DATOS
La organización debe determinar, recopilar y analizar los • La Compañía no cuenta con el manejo de un análisis de datos, • Se deben analizar y tomar acciones de Directores de Área
datos apropiados para demostrar la idoneidad y la esto como consecuencia del no control en el seguimiento y los datos obtenidos en los siguientes Alta Dirección
eficacia del sistema de gestión de la calidad y para medición. Además no se pueden analizar los datos generados registros:
evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la por el SGC, pues este no está implementado. • Evaluación de proveedores
eficacia del sistema de gestión de la calidad. Esto debe • Indicadores de gestión.
incluir los datos generados del resultado del seguimiento • Encuestas de satisfacción del cliente.
y medición y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. • Reporte de No conformidades.
El análisis de datos debe proporcionar información • Acciones preventivas y correctivas
sobre:
a. La satisfacción del cliente (Véase 8.2.1), NO EXISTE
b. La conformidad con los requisitos del producto 1%
(Véase 7.2.1),
c. Las características y tendencias de los procesos y de
los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a
cabo acciones preventivas,
d. Los proveedores.
MEJORA
MEJORA CONTINUA
La organización debe mejorar continuamente la eficacia • No se puede hablar de mejorar continuamente el SGC, pues • Generar acciones de mejoramiento en Toda la Compañía
del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de este no se ha implementado aun en la Compañía. forma sistemática, frente a cada
la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los oportunidad de mejora del SGC.
resultados de las auditorías, el análisis de datos, las NO EXISTE
acciones correctivas y preventivas y la revisión por la 1%
dirección.
Directores de Área
• En la Compañía, se toman acciones correctivas para evitar la Alta Dirección
reincidencia de las no conformidades tanto en el producto como
La organización debe tomar acciones para eliminar la
en el servicio. No se cuenta con registros adecuados y hace falta
• Documentar e implementar un
causa de no conformidades con objeto de prevenir que procedimiento en donde se estipulen las
un procedimiento documentado en el cual se describan las
vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser actividades a seguir para el control de las
actividades a desarrollar para dar cumplimento a las acciones
apropiadas a los efectos de las no conformidades acciones correctivas y preventivas.
respectivas.
encontradas. • Definir responsabilidades y
Debe establecerse un procedimiento documentado para autoridades para la consecución de las
ACCIÓN
definir CORRECTIVA
los requisitos para: acciones a tomar.
a. Revisar las no conformidades (Incluyendo las quejas • Evidencia de las auditorias internas.
de los clientes)
b. Determinar las causas de las no conformidades, PARCIALMENTE
c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para 15%
asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a
ocurrir,
d. Determinar e implementar las acciones necesarias,
e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f. Revisar las acciones correctivas tomadas.
63

AUDITORÍA INTERNA
La organización debe llevar a cabo a intervalos

• No existen las auditorias internas en la Compañía. Debido a • Documentar, un procedimiento en el Director
planificados Auditorías internas para determinar si Administrativo
que aun el SGC, no se ha comenzado a implementar. cual se describa el desarrollo para las
el sistema de gestión de la calidad:
auditorias internas de calidad.
a. Es conforme con las disposiciones planificadas
(Véase 7.1), con los requisitos de esta Norma • Establecer un cronograma para la
realización de las auditorias.
Internacional y con los requisitos del sistema de
gestión de la calidad establecidos por la • Realizar un curso de capacitación para
organización, auditores internos.
b. Se ha implementado y se mantiene de manera • Nombrar un auditor Principal y
eficaz. establecer sus funciones y
Se debe planificar un programa de auditorias responsabilidades.
tomando en consideración el estado y la
importancia de los procesos y las áreas a auditar,
así como los resultados de Auditorías previas. Se
deben definir los criterios de auditoria, el alcance
de la misma, su frecuencia y metodología. La
selección de los auditores y la realización de las
Auditorías deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoría. Los
NO EXISTE
auditores no deben auditar su propio trabajo.
1%
Deben definirse, en un procedimiento
documentado, las responsabilidades y requisitos
para la planificación y la realización de Auditorías,
para informar de los resultados y para mantener los
registros (Véase 4.2.4).
La dirección responsable del área que esté siendo
auditada debe asegurarse de que se toman
acciones sin demora injustificada para eliminar las
no conformidades detectadas y sus causas. Las
actividades de seguimiento deben incluir la
verificación de las acciones tomadas y el informe
de los resultados de la verificación (Véase 8.5.2).
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
La organización debe aplicar métodos apropiados • Definir e implementar los procesos de la

para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la • Los procesos no están claramente definidos, además no se Directores de
puede hablar de la interacción entre los mismos, pues no se Compañía, teniendo en cuenta el SGC. Área
medición de los procesos del sistema de gestión de
cuenta aun en la Compañía con una demarcación y análisis de • Medir los procesos a través de la
la calidad. Estos métodos deben demostrar la
cada uno de los procesos que intervienen en la producción de la derivación de los objetivos de la calidad,
capacidad de los procesos para alcanzar los
NO EXISTE Compañía. Por lo tanto no existe un seguimiento y medición para utilizando para ello objetivos específicos
resultados planificados. Cuando no se alcancen los
1% estos. para los procesos, los cuales se medirán
resultados planificados, deben llevarse a cabo
a través de indicadores de gestión.
correcciones y acciones correctivas, según sea
conveniente, para asegurarse de la conformidad
del producto.
64

8.5.3 ACCIÓN PREVENTIVA
La organización debe determinar acciones para Directores de Área

• No existe un manejo para las acciones preventivas. Pues las • Documentar e implementar un
eliminar las causas de no conformidades NO EXISTE
causas de no conformidades potenciales no son controladas. procedimiento en donde se estipulen las
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las 1% actividades a realizar para llevar a cabo
acciones preventivas deben ser apropiadas a los las acciones preventivas y correctivas.
efectos de los problemas potenciales.
Debe establecerse un procedimiento

documentado para definir los requisitos para:
a. Determinar las no conformidades potenciales y

sus causas,
b. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la
ocurrencia de no conformidades,
c. Determinar e implementar las acciones
necesarias,
d. Registrar los resultados de las acciones
tomadas, y
e. Revisar las acciones preventivas tomadas.
65
9. PLAN DE TRABAJO
9.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema de Gestión de Calidad en Confecciones Caroyco E.U., que

garantice cumplir con los requisitos mínimos enunciados en la norma NTC ISO
9001:2008 y muestre la estructura documental de las empresa siendo la
semilla para una adopción con enfoque de procesos, de servicio y de calidad.
9.2. PROPÓSITO
El Sistema de Gestión de Calidad, busca suministrar a la empresa la

orientación necesaria para su optimización y desarrollo de sus Operaciones,
asegurando la integración para todos los procesos donde se trabajan objetivos
comunes por caminos comunes, unificando la terminología Organizacional y
cómo se desarrollan las actividades y operaciones dentro de Confecciones
Caroyco E.U.
9.3. METODOLOGÍA
A continuación se presentan las herramientas e instrumentos para el desarrollo

del trabajo:
 Levantamiento de información de estructura, procesos, planeación

estratégica, normatividad, etc.
 Entrevistas con la Gerencia para obtener un panorama general de
empresa en cuanto al SGC.
 Entrevista con cada funcionario para determinar las responsabilidades,
funciones, elaboración de procedimientos, identificación de mejores
prácticas y oportunidades de mejora a los procesos.
 Identificar el tipo de transacciones (Registros, listados, correos, etc.)
que se hacen en cada una de las actividades.
 Analizar la información y preparar los documentos que conforman el
Manual de calidad.
 Presentación del Manual de Calidad como propuesta de aplicación a la
empresa con el fin de optimizar los procesos y los recursos requeridos.
Para la ejecución del plan de trabajo, el diseño seguirá la metodología para la

realización de los proyectos, utilizando un enfoque de gestión del desempeño
que medirá el avance del trabajo con respecto a los objetivos planteados (Ver
66
Tabla 4). El proyecto se desarrollará haciendo las siguientes actividades que
se definen como el ciclo de vida del plan de trabajo y que generan en algunos
planes de gestión subsidiarios para su ejecución, supervisión y control:
1. Mapa de procesos: Las Actividades realizadas en esta fase generan

un documento en Word con la información necesaria para registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática la información de la Empresa,
aprobado y con una primera iteración de socialización.
2. Caracterizaciones: Las actividades realizadas en esta fase

proporcionan un documento en Excel con la descripción detallada de los
procesos que componen el mapa de proceso de la Empresa, aprobado y
con una primera iteración de Socialización.
3. Procedimiento: Las actividades realizadas en esta fase generan

documentos en Word con la definición de las actividades generales, por
proceso, de la Empresa.
4. Instructivos y formatos Las actividades realizadas en esta fase

permiten que la organización diseñe los formatos y conozca en detalle las
actividades de un proceso aprobados y con una primera iteración de
socialización.
5. Manual de calidad: Las actividades realizadas en esta fase permiten

que la Organización conozca la información del Sistema de Gestión de
Calidad que la empresa ha adoptado, aprobado y con la primera iteración
de socialización a todos los niveles de la empresa.
Factores de Éxito:
1. Contar con toda la información necesaria para realizar cada fase

programada.
2. Contar con el respaldo y trabajo de la Alta Dirección y todas las áreas

de la Empresa.
3. Gestionar el Sistema de Gestión de Calidad como un proyecto de

revisión anual.
4. Mantener un equipo interdisciplinario que haga seguimiento periódico.
5. Asegurarse que el proyecto está alineado con la estrategia de

Confecciones Caroyco y sus objetivos.
67
6. Asegurarse de que se da efectiva divulgación a las fases a desarrollar.
Dependencias/Restricciones del Proyecto:
1. La Alta Dirección debe tener conocimiento de las actividades que se

desarrollan en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
2. Para el desarrollo de este Plan se requiere de información referente a

los procesos de cada área de las que conforman la empresa.
3. El tiempo para el desarrollo del plan está ligado a la disponibilidad de

los líderes que trabajarán en cada nivel de acuerdo a lo programado.
9.4. CONTENIDO
FASE 1. MAPA DE PROCESOS
1. Identificación de los procesos de la empresa.
2. Elaboración del mapa de procesos.
3. Validación y aprobación del mapa de procesos.
FASE 2. CARACTERIZACIONES
1. Redactar la estructura preliminar (Objeto, alcance líder, descripción del

proceso).
2. Identificar los procedimientos asociados al proceso.
3. Diagramar la caracterización del proceso en formato estándar.
4. Validar y aprobar la caracterización por el líder usuario.
5. Divulgar las caracterizaciones.
FASE 3. PROCEDIMIENTOS
1. Redactar la estructura preliminar (Objeto, alcance, definiciones).
2. Levantamiento de la información (Desarrollo, documentos asociados).
3. Redactar las actividades del procedimiento.
68
4. Validar, ajustar y aprobar con los líderes usuarios.
FASE 4. INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
1. Redactar el objeto del instructivo.
2. Levantamiento del detalle de la actividad.
3. Hacer el instructivo.
4. Validar, ajustar y aprobar con el líder usuario.
FASE 5. MANUAL DE CALIDAD
1. Definir el contenido.
2. Identificar la información a incorporar.
3. Desarrollar el índice o contenido.
4. Definir políticas del manual de calidad.
5. Diseñar estructura.
6. Diseño de la portada y el formato del manual.
7. Planeación estratégica.
8. Elaborar la estructura documental y organizacional de la empresa.
9. Anexos.
69
Tabla 4. Plan de trabajo Diseño Sistema de Gestión de Calidad
PLAN DE TRABAJO
DISEÑO MANUAL DE CALIDAD
CONVENCIONES:
R: Resonsable A: Apoya/Ayuda S: Supervisa
% PARA oct-09 nov-09 dic-09 ene-10 feb-10 mar-10 abr-10

NO. DETALLE ACTIVIDAD CAMILO JOSÉ
MEDIR HORAS
Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem Sem
AVANCE
NIETO TÉLLEZ 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. FASE 1. MAPA DE PROCESOS
1.1 Identificación de los procesos de la empresa A A 100% 16
1.2 Elaboración del mapa de procesos R R 100% 8
1.3 Validación y aprobación del mapa de procesos. 0%
2. FASE 2. CARACTERIZACIONES
Redactar la estructura preliminar (objeto, alcance líder,
2.1 R R 100% 36
descripción del proceso)
2.2 Identificar los procedimiento asociados al proceso R R 100% 18
2.3 Diagramar la caracterización del proceso en formato estándar R R 100% 36
2.4 Validar y aprobar la caracterización por el líder usuario 0%
2.5 Divulgar las caracterizaciones A A
3. FASE 3. PROCEDIMIENTO
3.1 Redactar la estructura preliminar (Objeto, alcance, definiciones) R R 100% 54
Levantamiento de la información (Desarrollo, documentos
3.2 R R 100% 108
asociados)
3.3. Redactar las actividades del procedimiento R R 100% 54
3.4 Validar, ajustar y aprobar con los líderes usuarios 0%
4. FASE 4. INSTRUCTIVOS Y FORMATOS
4.1 1. Redactar el objeto del instructivo R R 100% 54
4.2 2. Levantamiento del detalle de la actividad R R 100% 108
4.3 3. Hacer el instructivo R R 100% 54
4.4 4. Validar, ajustar y aprobar con el líder usuario 0%
5. FASE 5. MANUAL DE CALIDAD
5.1 Definir el contenido
5.1.1 Identificar la información a incorporar R R 100% 2
5.1.2 Desarrollar el índice o contenido R R 100% 4
5.1.3 Definir políticas del manual de calidad A A 100% 16
5.2 Diseñar estructura
5.2.1 Diseño de la portada y el formato del manual R R 100% 2
5.2.2 Planeación estratégica A A 100% 60
Elaborar la estructura documental y organizacional de la
5.2.3 R R 100% 3
empresa
5.2.4 Anexos. R R 100% 8
70
CONCLUSIONES
Terminado el plan de trabajo se determina que el SGC a través de su Manual

de Calidad es un esfuerzo para lograr un objetivo específico mediante una
serie especial de actividades interrelacionadas y la utilización eficiente de los
recursos, sin rebasar el presupuesto en una fecha determinada y sobre todo,
con entera satisfacción del cliente.
El manejo y dominio de una planeación, teniendo diferentes alternativas,

opciones y sistemas, asegura disminuir el índice de error en un alto porcentaje.
Proyectando rentabilidad, calidad, satisfacción y competencia.
Establecer anticipadamente lo que ha de hacerse y cómo se reconoce a los

proyectos como función básica del proceso administrativo: Planear y preparar
un programa de trabajo para la ejecución de un tema de cualquier naturaleza
ayuda a la culminación de ese objetivo más rápida y eficientemente.
El uso de las técnicas estadísticas permiten a la Alta Dirección analizar y

evaluar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, así como
incrementar la participación del personal en las oportunidades de mejora de la
Compañía.
La elaboración del diagnóstico frente a la Norma, permitió evidenciar la

carencia de una gestión empresarial asociada a la calidad. Lo que permite
desarrollar un modelo basado en procesos que estructure organizacional y
funcionalmente la empresa.
El diseño de SGC, sirve como guía a la empresa en iniciar su proceso de

implementación, de tal manera que se ve fortalecida en la operación de todos
sus procesos, generando calidad y confianza en sus productos alcanzando la
satisfacción de los clientes.
71
RECOMENDACIONES
Fortalecer las actividades emprendidas hacia la planificación estratégica,

teniendo en cuenta las revisiones posteriores y los ajustes concernientes a la
política y objetivos de la calidad para así cumplir con los requisitos y la mejora
continua de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
Fortalecer los canales y medios de comunicación organizacional y personal.
Desarrollar sensibilizaciones a todo el personal de la empresa, donde se de a

conocer el proceso de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad y
cómo ellos son participes activos de dicho proceso.
Concientizar al personal de la importancia de mantener el Sistema de Gestión

de la Calidad, los beneficios que se tendrán si se cumplen a cabalidad los
requisitos de la Norma y de la compañía.
Generar espacios de convivencia y bienestar para los colaboradores y

evidenciar el compromiso de la gerencia con cada uno de ellos mediante su
participación.
Desarrollar la actitud y competencia de reconocimiento del trabajo, ya que es

un factor de éxito en el desempeño.
Una vez desarrollado e implementado el SGC, buscar la certificación de la

empresa en Calidad a través de los entes que brindan este tipo de servicios.
Fortalecer las estrategias promocionales de nuevos productos para su

comercialización.
Acentuar la medición y análisis en los procesos que intervienen en el Sistema

de Gestión de la Calidad, como herramienta fundamental para la toma de
decisiones mediante planes de acción.
Fortalecer la comunicación interna entre las áreas, con el fin de establecer

estrategias mancomunadas hacia el crecimiento del sistema.
Mejorar la ejecución para la asignación de los recursos en cada área,

fortaleciendo la realización y aprobación de presupuestos.
Realizar monitoreos periódicamente para evaluar el control de los procesos

productivos por parte de la Dirección Administrativa, para así tomar las
72
respectivas acciones correctivas o preventivas y de esta manera asegurar el
cumplimiento del diseño de Gestión de Calidad.
Identificar las acciones preventivas y correctivas ya que no se evidencia la

mejora de los procesos ni cumplimiento de metas por eso trabajar en este tema
seria de gran ayuda para evitar la reaparición de problemas y prevenir su
ocurrencia, esto se evidenciaría en el informe de la auditoría interna, así como
a través de la encuesta de satisfacción del cliente.
Para el desarrollo de las acciones preventivas y correctivas se pueden realizar

talleres con la participación de todos los funcionarios de la Compañía, cada
Funcionario debe generar acciones preventivas y correctivas de acuerdo a su
sitio de trabajo teniendo en cuenta las causas del problema identificado.
73
BIBLIOGRAFÍA
 Camisón C. (2007). Gestión de la calidad: Conceptos, enfoques y

sistemas. (1ra. Ed.). España: Pearson Prentice Hall.
 Domínguez J. (1995). Dirección de Operaciones. Aspectos tácticos y

operativos en la producción del servicio. (1ra. Ed.). España: Mc Graw
Hill.
 Evans J. (2008). Administración y control de la calidad. (7a. Ed.).

México: Cengage Learning Editores S.A.
 Gutiérrez H. (2005). Calidad total y productividad. (2a. Ed.). México: Mc

Graw Hill.
 Harrington J. (1990). El coste de la mala calidad. (1ra. Ed.). España:

Ediciones Díaz de Santos S.A.
 ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000, Sistemas de

Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Bogotá, Diciembre
de 2.000
 ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2000, Sistemas

de Gestión de la Calidad. Requisitos Tercera versión. Bogotá,
Diciembre de 2.000.
 ICONTEC, Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, Sistemas

de Gestión de la Calidad. Requisitos cuarta versión. Bogotá, Noviembre
de 2.008.
 Ishikawa K. (2007). ¿Qué es el control total de la calidad? (12a. Ed.).

Colombia: Editorial Norma.
 Moreno M. (2001). Gestión de la calidad y diseño de organizaciones.

(1ra. Ed.). España: Pearson Prentice Hall.
 Münch L. (1992). Más allá de la excelencia y de la calidad total. (1ra.

Ed.). México: Editorial Trillas.
 Summers D. (2006). Administración de la calidad. (1ra. Ed.). México:

Pearson Prentice Hall.
74
ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD
CONFECCIONES CAROYCO E.U.
Confecciones Caroyco E.U.
MANUAL
DE
CALIDAD
JOSÉ TÉLLEZ – CAMILO NIETO
MANUAL DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 CÓDIGO: DAMC-001 VERSIÓN: 01
Contenido
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 4
2. RESEÑA HISTÓRICA ...................................................................................... 4
3. OBJETO DE LA APLICACIÓN DEL MANUAL ............................................... 5
4. ALCANCE ........................................................................................................ 5
5. EXCLUSIÓN .................................................................................................... 5
6. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ............................................................... 6
7. JUSTIFICACIONES ......................................................................................... 6
8. ESTRUCTURA DOCUMENTAL .......................................................................... 7
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................... 8
10. REVISION POR LA DIRECCIÓN .................................................................. 9
11. COMUNICACIÓN INTERNA ......................................................................... 9
12. MEJORA CONTINUA ................................................................................... 9
13. PLANEACIÓN ESTRATEGICA .................................................................... 9
13.1. Política de Calidad ................................................................................... 9
13.2. Misión ....................................................................................................... 10
13.3. Visión ....................................................................................................... 10
13.4. Objetivos de Calidad ............................................................................... 10
13.5. Valores ..................................................................................................... 10
14. GESTIÓN POR PROCESOS ....................................................................... 11
14.1. Mapa de Procesos ................................................................................... 11
15. PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001: 2008 ..... 12
16. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ..... 13
Elaboró: Revisó: Aprobó:

José Téllez – Camilo Nieto Dirección Administrativa Gerencia
DOCUMENTO VÁLIDO SI POSEE SELLO DE CONTROL

CALIDAD
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Enfoque del Sistema de Gestión de la Calidad
El Sistema de Gestión de la Calidad de CONFECCIONES CAROYCO E.U. basado

en la norma ISO 9001:2008, está enfocado y direccionado en la satisfacción del
cliente y en la administración de la organización por medio de la gestión por
procesos.
La Organización, a través de su Modelo de Operación basado el Sistema de

Gestión de la Calidad “SGC” ha decidido estructurar procesos mediante los cuales
se gestionan todas sus actividades y recursos en busca del resultado deseado,
teniendo en cuenta una adecuada interacción entre sus áreas con tareas y
responsables definidos, fomentando así la participación y el liderazgo; enfocando y
direccionando a toda la organización hacia el mejoramiento continuo.
En CONFECCIONES CAROYCO E.U., la información precisa y objetiva, es la base

para la toma de decisiones que permitan una adecuada gestión en busca del
cumplimiento de los requisitos, expectativas y necesidades de sus clientes.
2. RESEÑA HISTÓRICA
CONFECCIONES CAROYCO es una empresa creada para progresar y forjar un

futuro con un porvenir fortalecido por las ambiciones e ilusiones de un mejor
mañana, superando los obstáculos y altibajos que puedan presentarse a lo largo del
camino.
Fundada en 1982 por la señora MIREYA CASTELLANOS SAENZ, desde su

comienzo la empresa se desarrollo con miras a suplir al sector comercial e industrial
del país de todos los elementos necesarios para el buen funcionamiento interno en
cuanto a la seguridad industrial.
El primero en confiar en su calidad y generador de esta bella idea, fue Cervecería

Andina (Ahora Bavaria), que con su excelente referencia respaldó su credibilidad
con otros clientes tan importantes como él; tales como Conalvidrios,


CALIDAD
Tecnoquímicas, Inversiones Changrila (Ahora Algarra), que a pesar de la dura

situación en algunos momentos, se mantienen aún confiando siempre en la calidad
que los ha caracterizado.
3. OBJETO DE LA APLICACIÓN DEL MANUAL
Establecer el alcance que tiene el Sistema de Gestión de la Calidad para

CONFECCIONES CAROYCO E.U., además de hacer referencia de los
procedimientos documentados establecidos en él, haciendo relación a la interacción
que tienen los procesos definidos, y a través de los cuales se da cumplimiento a los
requisitos del cliente.
El Sistema de Gestión de la Calidad descrito en este manual aplica a todas las

actividades que están directamente relacionadas con la prestación del servicio y en
sus relaciones con los clientes y los proveedores, en búsqueda del cumplimiento de
la Política de la Calidad y del logro de los Objetivos de la Calidad definidos para la
Organización.
4. ALCANCE
CONFECCIONES CAROYCO E.U. Ha definido la implementación de un Sistema

de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001 Versión 2008, haciéndolo de obligado
cumplimiento para todas las áreas y actividades de la empresa con cubrimiento en
la ciudad de Bogotá.
El alcance de la certificación establecido por Confecciones Caroyco es:
DISEÑO, CONFECCIÓN Y COMERCIALIZACION DE PRENDAS DE VESTIR
INDSUTRIALES.
5. EXCLUSIÓN
El S.G.C. de Confecciones Caroyco E.U., no aplica para el siguiente numeral de la

norma ISO9001:2008.


CALIDAD
“7.5.2 Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del

Servicio: La Compañía, no requiere validar sus procesos debido a que éstos se
pueden verificar durante su ejecución, disminuyendo la posibilidad que se presenten
fallas después de que el producto este terminado.
6. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
Mireya Castellanos Sáenz Gerente General de CONFECCIONES CAROYCO E.U.,

asume la responsabilidad en la aplicación de la política de la calidad y declara su
compromiso de suministrar prendas de vestir industriales masculinas y femeninas
de alta calidad que satisfagan las necesidades de nuestros clientes, bajo las
normas, políticas y principios establecidos en la organización.
La Gerencia declara de carácter obligatorio el cumplimiento en todas las áreas en

las actividades relacionadas con la calidad.
7. JUSTIFICACIONES
CONFECCIONES CAROYCO E.U. pensando en cada uno de sus empleados,

clientes y proveedores ha decido implementar un Sistema de Gestión de Calidad
que permita satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a través
de la adecuada organización, optimización y control de todos nuestros procesos.
Como propósito al implementar el Sistema de Gestión de la Calidad en

CONFECCIONES CAROYCO E.U. buscamos:
* Generar mayor confianza y credibilidad en nuestros clientes y proveedores.

* Mejorar el desempeño, el orden y la coordinación de actividades, y la
productividad de la organización.
* Orientar todos nuestros esfuerzos y objetivos empresariales, basados en las
expectativas de nuestros clientes.
* Demostrar la capacidad de la organización para ofrecer permanentemente
productos y servicios con estándares internacionales de calidad.


CALIDAD
* Establecer la funcionalidad de los procesos bajo normas estándar y mantenerlos

continuamente actualizados acorde a las tendencias administrativas y tecnológicas.
8. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
¿Qué se hace?
Descripción del sistema, Política, MANUA
1er. Nivel
Objetivos respuesta a requisitos L DE
aplicables CALIDA
Información especificada
sobre: MANUAL DE 2do. Nivel
Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, PROCEDIMIENT
OS
Proporcionan detalles
Técnicos sobre como 3er. Nivel
Hacer el trabajo Y MAPAS
registrar los INSTRUCTIVOS
resultados
FORMATOS
REGISTROS.
La estructura documental define la manera como está documentado el Sistema de

Gestión de la Calidad, esta estructura se presenta en forma de pirámide en donde
el grado de información aumenta hacia la base de la pirámide.
Los documentos de origen externo actúan como elementos de soporte para el

correcto funcionamiento del sistema entre ellos tenemos: fichas técnicas, Catálogos.
Normas ISO 9000 y 9001, etc.
Los documentos de origen interno se identifican de acuerdo a su letra inicial en la

codificación de la siguiente manera:


CALIDAD
 MANUAL DE CALIDAD = MC
 PROCEDIMIENTO = PR
 INSTRUCTIVO DE TRABAJO = IT
 REGISTRO DE CALIDAD = RC
 PLAN DE CALIDAD = PC
9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El Gerente es la máxima autoridad de la organización, se reúne una vez por año

con las Direcciones para deliberar los estados financieros del año fiscal anterior y el
movimiento administrativo, contable y financiero según la agenda de trabajo y así
mismo, diseñar objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo.
Gerente. Es el representante legal de la entidad en todas las acciones

administrativas, financieras, contables, jurídicas y de acciones legales en su
entorno.
Existen tres áreas definidas, productiva, administrativa y de comercialización.


CALIDAD
Las responsabilidades del personal de la empresa están definidas en los perfiles del
cargo, caracterizaciones, procedimientos, instructivos.
10. REVISION POR LA DIRECCIÓN
Se ha establecido realizar la revisión por la dirección después de la primera

Auditoría Interna de Calidad y posteriormente se realizará semestralmente. La
misma se desarrollara con la participación del Gerente, las Direcciones y el
coordinador de calidad, evidenciándose en el formato “Acta de Reunión”.
11. COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna en esta Empresa se realiza a través de reuniones formales

e informales con el personal involucrado en el Sistema de Gestión de la Calidad. En
otras ocasiones por intermedio de la cartelera se informe sobre las novedades y
boletines según la ocasión como información general.
12. MEJORA CONTINUA
La mejora continua se evidencia a través de las acciones Correctivas, Preventivas

y de Mejoras, Auditorías Internas de Calidad, análisis de los Indicadores de Gestión,
cumplimientos de las metas establecidas, la mejora en la realización de los
productos y de los procesos, la tecnificación de las materias primas y de la
infraestructura de la organización, realización de las revisiones por la dirección
13. PLANEACIÓN ESTRATEGICA
13.1. Política de Calidad
Confecciones Caroyco E.U. en su Política de calidad asegura satisfacer las

necesidades y expectativas que tienen nuestros clientes sobre las prendas de uso
industrial que diseñamos, confeccionamos y comercializamos a nivel nacional de
forma directa y exclusiva, buscando el desarrollo y crecimiento personal, social y
profesional de todos nuestros colaboradores y de la organización en general.


CALIDAD
13.2. Misión
Confecciones Caroyco E.U., es consciente de la importancia que tiene la
seguridad industrial en el desarrollo de las actividades del sector empresarial de
nuestro país, por tanto diseñamos y confeccionamos un amplio portafolio de
soluciones en dotaciones empresariales, elaboradas con materiales de la más alta
calidad, respaldadas por las mas importantes marcas de nuestro país. Brindando
así mayor confianza y seguridad a nuestros clientes, y de esta manera fomentar el
desarrollo integral de la organización y el bienestar de su talento humano.
13.3. Visión
Ser líderes nacionales en el diseño, confección y comercialización en dotaciones
empresariales, logrando el afianzamiento y aceptación de nuestros clientes,
manteniendo estándares internacionales de calidad con el único propósito de
brindar soluciones confiables al sector comercial e industrial de nuestro país.
13.4. Objetivos de Calidad

 Mantener un nivel de satisfacción del 90% de las necesidades y expectativas
de nuestros clientes.
 Desarrollar y capacitar el recurso humano
 Eficiencia en respuesta a reclamos
 Eficacia en despachos
 Aportar económicamente al desarrollo de programas dirigidos al bienestar y
apoyo de la comunidad.
13.5. Valores
 Honestidad
 Liderazgo
 Responsabilidad


CALIDAD
 Perseverancia
 Entusiasmo
 Servicio
14. GESTIÓN POR PROCESOS
La norma ISO 9001:2008 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos

cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de
la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus
requisitos.
Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y
controlar numerosos procesos relacionados entre sí. En CONFECCIONES
CAROYCO E.U se han definido 9 procesos, agrupándolos según su función en tres
grupos:
14.1. Mapa de Procesos


CALIDAD
 Procesos Estratégicos: Procesos de alta gerencia, que dirigen o dan norte a la

organización.
 Procesos Operativos: Procesos que están directamente relacionados con la
misión. Allí se diseñan, confeccionan y comercializan las prendas de vestir a
partir de los requerimientos del cliente.
 Procesos de Soporte: Procesos que apoyan o dan sustento para lograr el
adecuado funcionamiento de la organización.
15. PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001: 2008
15.1. Control de documentos: Establece control sobre presentación, codificación,

contenido, revisión, aprobación y distribución de documentos según el
numeral 4.2.3.
15.2. Control de registros: Define los parámetros para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición
final de los registros, según numeral 4.2.4.
15.3. Control de producto No conforme: Determina los criterios, pasos,
responsabilidades y autoridades para la identificación, el control, el
tratamiento y la disposición final del producto No Conforme, según el numeral
8.3.
15.4. Acciones correctivas: Permite dar tratamiento a las no conformidades
reales (Aquellas que ya ocurrieron), determinar sus causas, evaluar y
plantear planes de acciones, implementar las acciones correspondientes,
registrar los resultados, realizar seguimiento y verificar la eficacia de las
acciones tomadas, según el numeral 8.5.2.
15.5. Acciones preventivas: Permite dar tratamiento a las no conformidades
potenciales (Aquellas aun no han ocurrido pero que podrían ocurrir),
determinar sus causas, evaluar y plantear planes de acción, implementar las
acciones correspondientes, registrar los resultados, realizar seguimiento y
verificar la eficacia de las acciones tomadas según el numeral 8.5.3
15.6. Auditoría interna: Establece los pasos a seguir para programar y realizar
auditorías internas, así como dar tratamiento y seguimiento a los hallazgos,


CALIDAD
según numeral 8.2.2.

16. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
El control de los equipos de medición se efectúa por parte del Director de

Producción, el cual se encarga de realizar la inspección respectiva teniendo en
cuenta la importancia y uso de los dispositivos. Además éste se encarga de
programar el momento en el cual los dispositivos requieren de calibración o cambio
de acuerdo a su estado.
Validación
La validación se lleva a cabo en diferentes procesos de la empresa tales como:
 Selección del personal donde se evalúa las competencias labores de los
aspirantes de acuerdo a la necesidad que se requiera.
 Proceso de Diseño la validación se lleva a cabo con la aprobación del diseño por
parte del Coordinador. Para el caso se debe diligenciar el formato respectivo. Si
se detectan errores en el producto ya finalizado que obliguen a determinar un
cambio o rediseño, se deben repetir todas las etapas anteriores.
17. DEFINICIONES
 Documentación: Es el conjunto de procedimientos, instructivos y registros que
hacen parte del sistema de gestión de la calidad. Esta puede ser de carácter
interna: desarrollada por la empresa, o de carácter externa: desarrollada por
alguna entidad especializada y que se toma como referencia en cualquier
actividad de un proceso.
 Procedimiento: Exposición por escrito, que enseña la finalidad y forma

específica para llevar a cabo, controlar y registrar una actividad o un proceso
dentro de una organización.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados,


CALIDAD
mediante el uso de recursos apropiados y controles establecidos.
 Instructivo de trabajo: Documento que describe detalladamente la forma de

realizar una tarea específica involucrada en un procedimiento, o de carácter
informativo o descriptivo.
 Registro de calidad: Documento que recopila la información necesaria para

procesar una actividad cumpliendo con los requisitos de calidad, presentando
resultados obtenidos o evidencia de actividades desempeñadas.
 Diagrama de flujo: Gráfico secuencial, sistemático y organizado que detalla los

pasos a seguir y los responsables en el desarrollo de una actividad.
 Manual de la calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una organización.
 Plan de la calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato específico.
 Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión que establece políticas

y objetivos para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
 Aseguramiento de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a

proporcionar confianza de que se cumplen los requisitos de la calidad.
 Consideraciones Generales: Establece las condiciones o recomendaciones

que se deben tener en cuenta antes de la elaboración o ejecución de las
actividades de un procedimiento.
 Desarrollo: Describe detalladamente las actividades a seguir para la ejecución

del procedimiento. Esta se puede hacer mediante un diagrama de flujo, o una
descripción escrita de cada actividad.


CALIDAD
 Diagrama de flujo: Representación gráfica por medio de símbolos específicos

de las actividades que componen el proceso que representa el procedimiento, y
que muestra de manera clara la secuencia en que se realizan estas actividades
y los responsables de acometerlas.
 Referencias: Indica los documentos, registros y manuales de referencia tenidos

en cuenta para la elaboración del procedimiento.
 Lista de ediciones: Indica el número de edición, fecha y una descripción breve

de los puntos actualizados en el documento.
 Anexos: Son parte integral del procedimiento, deben estar debidamente

identificados. A ellos se remite para dar claridad a lo expuesto en el
procedimiento, estos pueden ser tablas, gráficos, cuadros y listados entre otros.


ANEXO B: CARACTERIZACIONES, PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS
CARACTERIZACIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
VERSIÓN No: 01 GCMC-001 VIGENTE A PARTIR DE: 00 - 00 - 0000

OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO
Establecer estratégias a través de un marco de referencia basado Aplica a todos los niveles de responsabilidad y procesos de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
en las políticas organizacionales, misión, visión y objetivos de la
calidad de la organización, permitiendo realizar la revisión del
Sistema de Gestión de la Calidad. LÍDER DEL PROCESO
Gerente de la Empresa
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
La Revisión por la Dirección parte de la información de entrada (Retroalimentacion del cliente, desempeño de los procesos, recomendaciones para la mejora, etc.), donde los responsables por
proceso exponen ante la Alta Dirección los resultados de su gestión, presentando resultados que derivan a tomar todas las decisiones y acciones relaciones con la mejora de la eficacia en la
ejecución de los procesos, mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente y las necesidedas de recursos.
Versión
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario
Doc.
• Informes de Auditorías Internas de la
Calidad, GCPR-005, o Externas.
• Informe de la evaluación de la Política de
la Calidad.
* Gestión de la calidad • Compromisos en cuanto a tiempos y acciones * Gestión de la calidad
• Información generada por las Partes
* Gestión comercial para mejorar los productos, los procesos y el * Gestión comercial
Interesadas.
* Planificación y diseño del prod. Sistema. * Planificación y diseño del prod.
• Los resultados de los Indicadores de
* Gestión de la producción REVISIÓN POR LA GERENCIA * Gestión de la producción
Gestión. 01
* Logistica y distribución GR-PR-001 • La determinación y suministro de los recursos * Logistica y distribución
• Acciones Correctivas y Preventivas,
* Compras necesarios para el Sistema de Gestión de la * Compras
GCPR-004.
* Gestión humana Calidad. * Gestión humana
• Seguimiento a los compromisos
* Gestión financiera * Gestión financiera
generados en anteriores Revisiones por la
Gerencia.
• Cambios y recomendaciones de mejora,
que puedan afectar al Sistema.
CRITERIOS Y MÉTODOS DE CONTROL
DOC. Y REGISTROS
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS RECURSOS INDICADORES
ASOCIADOS
* Gestión de la Calidad
* Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano
Correspondencia con la razón * Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunic.)
de ser de la organización. * Logística y Distribución * Instalaciones
* Compras * Insumos (Útiles de Papeleria).
* Gestión Humana
* Gestión Financiera
Correspondencia con el
* Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunic.)
horizonte fijado para la
* Logística y Distribución * Instalaciones
organización.
* Gestión Humana
* Gestión Comercial * Norm a Técnica Colombiana-ISO-
9001 vers ión 2008 Sis temas de
Gestión de la Calidad (Requis itos ).
Adecuación a los propósitos * Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunic.)
de la organización. * Logística y Distribución * Instalaciones 1. Núm ero DE EMPLEADOS
Todos los siguientes docum entos:
* Compras * Insumos (Útiles de Papeleria). CAPACITADOS EN LA POLITICA
* Misión. DE LA CALIDAD
* Gestión Humana
* Gestión Financiera * Visión. Núm ero DE EMPLEADOS DE
* Gestión de la Calidad CAROYCO E.U.
* Gestión Comercial * Política de la Calidad.
Corresponden a los
* Gestión de la Producción * Objetivos de la Calidad. * Equipo ( Cómputo, comunic.)
1 establecido en la Política de x 100
la Calidad.
* Compras * Formato Libre Actas de Revisión * Insumos (Útiles de Papeleria).
* Gestión Humana por la Dirección.
* GCPR-004 Procedim iento 2. CRITERIOS REVISADOS EN LA
* Gestión de la Calidad REUNIÓN DE DIRECCIONAMIENTO
* Gestión Comercial Acciones Preventivas y Correctivas .
ESTRATÉGICO
Cubrimiento de todos los * GCPR-004-FT01 Solicitud de
* Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunic.) Núm ero TOTAL DE CRITERIOS
colaboradores de la Acciones Preventivas y Correctivas .
organización.
* Compras *GCPR-004-FT02 Plan de Acción.
* Insumos (Útiles de Papeleria).
* Gestión Humana
Relación entre lo entendido * Planificación y Diseño del Prod. * Recurso Humano
como Política de la Calidad y * Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunic.)
lo interpretado por los * Logística y Distribución * Instalaciones
colaboradores. * Compras * Insumos (Útiles de Papeleria).
* Gestión Humana
Cubrimiento de todo el
Sistema de Gestión de la
Calidad.
* Gestión Humana
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
REVISIÓN POR LA GERENCIA
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 GRPR-001
1. OBJETIVO
Establecer un adecuado control y evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad a través

de la Gerencia, para verificar su implementación, mantenimiento y mejora.
2. ALCANCE
Se aplica en el control de todo el Sistema de Gestión de la Calidad y su frecuencia no será
inferior a una evaluación por semestre.
3. DEFINICIONES
Ver la Norma NTC ISO 9001:2008

 La Norma: Término utilizado para referirse a La Norma NTC-ISO9001:2008
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Auditor Principal: Presentar el informe derivado de las Auditorías Internas y los
resultados obtenidos.
4.2 Directores de Área: Desarrollar las actividades requeridas para la implementación del
Sistema de Gestión de la Calidad, y preparar la información correspondiente de su Área, a
través de los Indicadores de Gestión definidos, así como las Acciones Preventivas ejecutadas.
4.3 Director encargado del Sistema Gestión de la Calidad: Velar por la implementación,
mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. Preparar la información
correspondiente a las Acciones Correctivas y Preventivas del sistema. Controlar los
compromisos generados en Revisiones por la Gerencia, efectuadas previamente.
4.4 Gerente: Revisar los informes presentados por cada una de las áreas y tomar decisiones
en grupo, para el cumplimiento de los compromisos a que haya lugar.
5. DESARROLLO
Los Directores de Área, según previa programación y con pleno conocimiento de tiempos,
preparan los informes para presentar a la Gerencia, según los parámetros preestablecidos;
estos informes deben evidenciar el avance o estado del Sistema de Gestión de Calidad en
cada área, así como las No Conformidades encontradas.
Elaboró: Cargo: Firma:
José Téllez – Camilo Nieto Gestor de Calidad
Revisó: Cargo: Firma:
Director Administrativo
Aprobó: Cargo: Firma:
Gerente
1 de 3
REVISIÓN POR LA GERENCIA
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 GRPR-001
El Director (e) de Gestión de la Calidad cita a reunión a los Directores de Área, al Auditor
Principal, al Gerente y demás personal que se requiera para la actividad, especificando los
temas a tratar.
Estas reuniones se efectúan cada mes y en ellas se tratan los temas que apliquen. Lo anterior
implica, por ejemplo, que se pueden revisar o no los informes de Auditoria Interna o externa,
siempre y cuando se hayan presentado. En caso de ser necesaria, por cualquier razón, una
reunión extraordinaria, esta sigue los mismos parámetros de una reunión previamente
programada.
Durante la reunión, se presentan los informes y se analizan, para verificar el cabal

cumplimiento de los objetivos y las metas del Sistema de Gestión de la Calidad, se revisan las
tareas y metas individuales concretadas en reuniones anteriores, se diligencia, como
evidencia, el GRPR-001-FT01, Acta de Reunión, donde se concretan las metas o conclusiones
de la reunión, y se programa la siguiente.
Por lo menos cada seis (6) meses se debe hacer una revisión global a todos los ítems
relacionados en el numeral 5.1 de la norma ISO 9001:2008, Información para la revisión.
5.1 Información para la revisión
 Informes de Auditorías Internas de la Calidad, GCPR-005, o Externas.

 Informe de la Evaluación de la Política de la Calidad.
 Información generada por las Partes Interesadas.
 Los resultados de los Indicadores de Gestión.
 Acciones Correctivas y Preventivas, GCPR-004.
 Seguimiento a los compromisos generados en anteriores Revisiones por la Gerencia.
 Cambios y recomendaciones de mejora, que puedan afectar al Sistema.
5.2 Información de la revisión
 Compromisos en cuanto a tiempos y acciones para mejorar los productos, los

procesos y el Sistema.
 La determinación y suministro de los recursos necesarios para el Sistema de Gestión
de la Calidad.
De estas reuniones se guarda la evidencia correspondiente en el Formato GRPR-001-FT01,

Acta de Reunión.
2 de 3
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Acciones Preventivas y Correctivas GCPR-004

Auditorías Internas de la Calidad GCPR-005
Acta de Reunión ADPR-007-FT01
Informe de la Evaluación de la Política de la Calidad
3 de 3
CARACTERIZACIÓN
PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO (Áreas Interrelacionadas)
Implementar, mantener y mejorar el SISTEMA DE GESTIÓN DE LA Aplica a todos los niveles de responsabilidad y procesos de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
CALIDAD, garantizando el control, seguimiento y medición en la
LIDER DEL PROCESO
ejecución de los procesos de acuerdo por lo establecido en la
documentación del SGC, dando cumplimiento a los requisitos de la Gerente de la Empresa y Directores de Área en cada uno de sus niveles de responsabilidad dentro de la
Norma NTC ISO 9001:2008 Organización
Parte de gestionar la calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa, así mismo las actividades asociadas que se desarrollan en la organización, permitiendo identificar fortalezas
y debilidades, con la finalidad de proporcionar una base para el mejoramiento continuo posibilitando el reconocimiento y liderazgo en el mercado.
Versión
Doc.
* Direccionamiento Estratégico * Direccionamiento Estratégico
* Gestión Comercial * Elaboración de Manuales * Gestión Comercial
* Norma NTC ISO 9001:2008
* Planificación y Diseño del Prod. * Elaboración de Procedimientos * Planificación y Diseño del Prod.
* Normas Técnicas para elaboración de la
* Gestión de la Producción ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS * Elaboración de Formatos * Gestión de la Producción
1 Documentación. 01
* Logística y Distribución (GCPR-001) * Elaboración de Instructivos de Trabajo * Logística y Distribución
* Solicitud de Creación, Modificación y
* Compras * Elaboración de Protocolos * Compras
Anulación de Documentos.
* Gestión Humana * Elaboración de Planes de Calidad * Gestión Humana
* Gestión Financiera * Gestión Financiera
* Gestión Comercial * Listado General * Gestión Comercial
* Elaboración de Manuales
* Planificación y Diseño del Prod. * Solicitud de Modificación o Anulación * Planificación y Diseño del Prod.
* Elaboración de Procedimientos
* Gestión de la Producción CONTROL DE DOCUMENTOS de Documentos * Gestión de la Producción
2 * Elaboración de Instructivos de Trabajo 01
* Logística y Distribución (GCPR-002) * Control de Creación y Cambio de * Logística y Distribución
* Elaboración de Protocolos
* Compras Documentos * Compras
* Elaboración de Planes de Calidad
* Gestión Humana * Listado Maestro de Documentos * Gestión Humana
* Gestión Comercial * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Planificación y Diseño del Prod.
* Gestión de la Producción CONTROL DE REGISTROS * Gestión de la Producción
3 * Procedimiento Elaboración de Documentos * Listado Maestro de Registros 01
* Logística y Distribución (GCPR-003) * Logística y Distribución
* Compras * Compras
* Gestión Humana * Gestión Humana
* Procedimiento Elaboración de Documentos

• Producto y/o Servicio No Conforme.
* Direccionamiento Estratégico • Quejas y Reclamos. * Direccionamiento Estratégico
* Gestión Comercial • Revisiones por la Gerencia. * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. • Análisis de la Competencia (Estándares, * Reporte de Quejas, reclamos o no * Planificación y Diseño del Prod.
ACCIONES CORRECTIVAS Y
* Gestión de la Producción Productos, Servicios). conformidades y solicitud de acciones * Gestión de la Producción
4 PREVENTIVAS 01
* Logística y Distribución • Resultados de Auditorías (Primera, preventivas y correctivas. * Logística y Distribución
(GCPR-004)
* Compras segunda y tercera parte). * Plan de Acción * Compras
* Gestión Humana • Oportunidades de Mejoramiento. * Gestión Humana
* Gestión Financiera • Tecnología y Sistematización de Procesos. * Gestión Financiera
• Desperdicios - Reprocesos (Producto,
Tiempo, Personal).
* Cronograma General de Auditorías

* Plan Especifico de Auditorías
* Lista de Verificación de Auditorías
* Plan de Auditoria
AUDITORÍAS INTERNAS DE LA * Acta de Apertura y Cierre de Auditoria
* Gestión de la Producción * Gestión de la Producción
5 * Procedimiento Elaboración de Documentos CALIDAD * Observación de Auditoria Interna de 01
* Logística y Distribución * Logística y Distribución
(GCPR-005) Calidad
* Compras * Compras
* Informe de la Auditorías Interna de la
Calidad
* Seguimiento de la Auditoria Interna de la
Calidad
CRITERIOS Y METODOS DE CONTROL
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS RECURSOS INDICADORES DE GESTIÓN
* Direccionamiento Estratégico
Que los documentos satisfagan
1 los requisitos de la Norma y la * GCPR-001 Elaboración de Documentos.
Compañía.
* Compras * Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana
* Direccionamiento Estratégico * GCPR-002 Control de Documentos.
* Gestión Comercial * GCPR-002-FT01 Listado General.
Que los cambios o anulaciones * Planificación y Diseño del Prod. * GCPR-002-FT02 Solicitud de * Recurso Humano
no contravengan los requisitos * Gestión de la Producción Modificación o Anulación de Documentos. * Equipo ( Cómputo, comunic.) 1. NÚMERO DE QUEJAS EN EL
2
de la norma o el desarrollo de * Logística y Distribución * GCPR-002-FT03 Control de Creación y * Instalaciones PERIODO
los procesos. * Compras Cambio de Documentos. * Insumos (Útiles de Papelería).
* GCPR-002-FT04 Listado Maestro de NÚMERO DE PEDIDOS EN EL PERIÓDO
* Gestión Humana
Documentos.
* Recurso Humano
Que se le entregue copia de los * Planificación y Diseño del Prod.
* GCPR-003 Control de Registros. * Equipo ( Cómputo,
documentos a las áreas que * Gestión de la Producción
3 * GCPR-003-FT01 Listado Maestro de comunicaciones)
verdaderamente interactúan en * Logística y Distribución Registros * Instalaciones 2. NÚMERO DE ACCIONES
dichos documentos. * Compras
* Insumos (Útiles de Papelería). PREVENTIVAS EJECUTADAS
* Gestión Humana
* Gestión Financiera NÚMERO DE ACCIONES
x 100
* Direccionamiento Estratégico PREVENTIVAS PROPUESTAS
* Gestión Comercial * GCPR-004 Acciones Preventivas y
* Planificación y Diseño del Prod. Correctivas. * Recurso Humano
* Gestión de la Producción * GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, * Equipo ( Cómputo, comunic.)
4
* Logística y Distribución Reclamos o no conformidades y solicitud * Instalaciones
* Compras de acciones preventivas o correctivas. * Insumos (Útiles de Papelería).
* GCPR-004-FT02 Plan de Acción.
* Gestión Humana
* Gestión Financiera 3. NÚMERO DE NO CONFORMIDADES
* GCPR-005 Auditorías internas de la EN EL PROCESO
Calidad.
* GCPR-005-FT01 Cronograma General de NÚMERO DE NO CONFORMIDADES DE
Auditoría. LA COMPAÑIA
* Direccionamiento Estratégico * GCPR-005-FT02 Plan Específico de
* Gestión Comercial Auditoría.
* GCPR-005-FT03 Lista de Verificación de
Auditoría.
* Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunicac.)
5 * GCPR-005-FT04 Plan de Auditoría.
* Logística y Distribución * GCPR-005-FT05 Acta de Apertura y * Instalaciones
* Compras Cierre de Auditoría. * Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana * GCPR-005-FT06 Observación de
* Gestión Financiera Auditoría Interna de la Calidad.
* GCPR-005-FT07 Informe de la Auditoría
Interna de la Calidad.
* GCPR-005-FT08 Seguimiento de la
Auditoría Interna de la Calidad.
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 GCPR-001
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para el diseño y elaboración de los documentos que soportan el
Sistema de Gestión de la Calidad en la Empresa.
2. ALCANCE
Este documento aplica al Manual de la Calidad, Procedimientos, Formatos, Instructivos, Plan

de la Calidad y Protocolos, utilizados en las diferentes áreas de la Compañía.
3.1 Directores de Área: Revisión, divulgación e implementación de los documentos

relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad del área.
3.2 Director encargado de Gestión de la Calidad: Elaborar, revisar y verificar que los
lineamientos descritos en el presente procedimiento sean cumplidos en cada uno de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía.
3.3 Funcionarios de la Compañía: Colaborar activamente en el levantamiento de información

para la construcción de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad;
además, cumplir con lo establecido en el presente documento, en caso de ser asignados para
la elaboración de los mismos.
3.4 Gerente de la Empresa: Revisión y aprobación de los documentos de la Compañía.
4. DEFINICIONES
4.1 Documentación: Escritos donde se consigna información referente a un área o actividad

de la Compañía.
4.2 Elaboración: proceso a través del cual se construyen documentos para respaldar una
actividad.
4.3 Estructura Documental: Corresponde a la forma como están organizados los documentos
del Sistema de Gestión de la Calidad en CONFECCIONES CAROYCO, y se muestra en la
siguiente hoja:

Gerente
1 de 8
4.4 Nivel: Cada lugar de la escala en la jerarquía de los documentos que existen dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad.
DESCRIPCIÓN NIVEL OBSERVACIONES

Documento que enuncia la Política, describe la Compañía
Manual de la y explica el Sistema de Gestión de la Calidad
Calidad implementado bajo la norma ISO 9001:2000.
Carpeta donde se conservan todos los originales de los
Manual Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, los
Procedimientos cuales especifican la manera de realizar una actividad.
Carpeta donde se conservan los originales de los

Manual de
Instructivos de trabajo (Describen la forma de ejecución de
Instructivos de
una actividad especifica), de los Formatos (Utilizados
Trabajo y Formatos
para recolección de datos).
5. DESARROLLO
A continuación se describe la forma de elaboración de documentos de acuerdo con el

Sistema de Gestión de la Calidad (Encabezado, cuerpo o contenido y pie de página).
5.1 Encabezado:
5.1.1 Manual de la Calidad: El encabezado está distribuido en dos (2) filas donde cada una
contiene diferentes campos, los cuales se describen a continuación:
 Logosímbolo y/o Nombre de la Compañía: Se escribe el nombre de la Empresa con

su logosímbolo; en caso de no tener logosímbolo, con el nombre es suficiente.
 Título: Indica el nombre del documento.
 Vigente a Partir de: Fecha en la cual el documento es aprobado y se inicia su

aplicación (DD/MM/AAAA).
 Versión: Corresponde al consecutivo de la edición del documento, teniendo en cuenta

que los documentos originales inician con versión 1.
 Código: Corresponde a la identificación del documento, el cual se compone de cuatro

(4) letras y tres (3) dígitos, separado por guiones, de acuerdo al siguiente esquema:
2 de 8
Las dos primeras letras identifican el área de gestión de la Compañía que origina el
documento, según la siguiente nomenclatura:
GR: Gerencia.
GC: Gestión de Calidad
AD: Dirección Administrativa.
CM: Dirección Comercial.
PD: Dirección de Producción.
La tercera y cuarta letra, identifican el tipo de documento:
Manual de Calidad MC
Procedimiento PR
Instructivos de trabajo IT
Protocolo PT
Plan de la Calidad PC
Los tres dígitos numéricos, identifican el consecutivo para el Control de Documentos

GCPR-002, según el origen del documento, de acuerdo a la descripción anterior.
Nota: Para los Formatos, además de la codificación mencionada anteriormente, se debe

agregar las letras FT que los identifican, seguidas de dos dígitos numéricos que corresponden
al consecutivo para el control, así:
GCPR-001-FT01
CONTROL DE DOCUMENTOS
5.1.2 Procedimientos: Ver numeral 5.1.1.
5.1.3 Formatos: Están distribuidos en tres columnas sin borde. En la primera, lleva el
logosímbolo; en la segunda, el nombre del Formato; y en la tercera, el código, la fecha de
aprobación y la versión.
GCPR-003-FT01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
3 de 8
5.1.4 Instructivos de Trabajo: Ver numeral 5.1.1
5.1.5 Protocolos: Ver numeral 5.1.1
5.1.6 Plan de la Calidad: Ver numeral 5.1.1
5.2 Cuerpo o Contenido:
5.2.1 Manual de la Calidad: Se estructura en cuatro secciones así:
 Primera sección: Preliminares.
 Segunda sección: Identidad Corporativa.
 Tercera sección: Gestión de Procesos.
 Cuarta sección: Descripción del Sistema de Gestión de la Calidad.
Nota: En la primera sección del manual se describe el mecanismo de aprobación para cada
sección.
5.2.2 Procedimientos:
Su estructura es la siguiente:
1. OBJETIVO: Indica la razón de ser o el “para qué” del documento.
2. ALCANCE: Límites o fronteras dentro de los cuales el documento tiene aplicación.
3. RESPONSABILIDADES: Cargos y actividades relevantes para la aplicación del

documento.
4. DEFINICIONES: Aclaración de términos para lograr un adecuado entendimiento del

documento.
5. DESARROLLO: Descripción de las actividades que se deben ejecutar para el buen

desempeño de un proceso. Su presentación puede ser por redacción en bloque, o
diagramas de flujo, o proceso, o matriz.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Listado de documentos de carácter externo

(Normas, Manuales, Reglamentos, Leyes, Disposiciones, Procedimientos, Instructivos,
Acuerdos, Estatutos, entre otros), e internos (Procedimientos, Instructivos y Formatos,
etc.), que son requeridos para el desarrollo adecuado de las actividades.
4 de 8
Nota: En caso de no disponer de información para los numerales 4 y 6, se escribe la frase

“NO APLICA”.
5.2.3 Formatos: Su estructura es libre y corresponde a las necesidades de cada área. Los
Formatos, una vez aprobados, pueden ser impresos en diferentes tamaños, de acuerdo a la
necesidad; igualmente, para documentos electrónicos, su apariencia puede ser diferente, sin
modificar su estructura.
5.2.4 Instructivos de trabajo: Su estructura es libre y se pueden utilizar diagramas de flujo,

gráficas, fotografías, videos, grabaciones magnetofónicas, entre otros. La redacción del
documento debe ser clara, precisa y coherente; debe tener uniformidad en la terminología.
5.2.5 Protocolos: Se estructuran de igual forma que los Procedimientos, (Ver numeral 5.2.2);
además, pueden contener dentro de su desarrollo, uno o varios de los siguientes ítems:
 Preparación para la ejecución de una actividad.
 Ejecución detallada de la actividad.
 Problemas frecuentes en la ejecución de la actividad y cómo manejarlos.
 Espacio destinado para la retroalimentación, la cual se hace en los talleres de servicio

que se programen.
Los protocolos pueden ir acompañados de fotos, gráficos, diagramas, flujogramas u otras

herramientas que faciliten la comprensión del documento.
5.2.6 Plan de la calidad: Puede ser estructurado en forma matricial, incluyendo variables
como: Etapas, variable crítica, método de control, responsable, recursos, documentos
relacionados, registros relacionados y demás variables que faciliten la presentación y
entendimiento de la información contenida.
5.3 Pie de Página:
5.3.1 Manual de la calidad: Consiste en colocar contra el margen derecho el número de

página en el formato n de m. (Ejemplo, 1 de 10).
En la primera sección del documento se describe el mecanismo de aprobación.
5.3.2 Procedimientos: Consisten en tres filas de tres campos con marco negro cada uno; van
en la primera página del documento y en ellos se consigna el nombre, cargo y la firma de
5 de 8
quien elaboró, revisó y aprobó el documento. Además, en el margen inferior derecho, el

número de página en el formato n de m. Ejemplo: 1 de 10.
5.3.3 Formatos: No llevan pie de página; su aprobación se evidencia a través del Formato
GCPR-002-FT03, Control de Creación y Cambio de Documentos.
5.3.4 Instructivos de Trabajo: Ver numeral 5.3.2
5.3.5 Protocolos: Ver numeral 5.3.2
5.3.6 Planes de la Calidad: Ver numeral 5.3.2
5.4 Requisitos Generales:
El idioma utilizado para redactar los documentos es el español. Los documentos externos
(Normas, Manuales, Códigos, Gráficos, Instructivos, etc.), pueden divulgarse en su idioma
original.
Se debe tener en cuenta el Procedimiento GCPR-002, Control de Documentos, donde se

registra la forma de verificar, editar, modificar, aprobar, anular, distribuir y divulgar los
documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.
Nota: El sistema de numeración para las divisiones y subdivisiones de estos documentos, no

debe sobrepasar los tres (3) dígitos.
Ejemplo:
1. DESARROLLO
A continuación se describe la forma de elaboración de la documentación

relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad (Encabezado, cuerpo o
contenido y pie de página).
1.1 Encabezado:
1.1.1 Manual de la Calidad: El encabezado esta distribuido en dos (2) filas y dos
columnas donde cada una contiene diferentes campos, los cuales se describen
a continuación:
Logotipo y/o nombre de la compañía: Se escribe el nombre de la Compañía,

con su logo; en caso de no tener logo, con el nombre es suficiente.
 Título: Indica el nombre del documento.

6 de 8
 Versión: Corresponde al consecutivo de la edición del documento,

teniendo en cuenta que los documentos originales inician con versión 1.
Si hay una subdivisión adicional se utilizan viñetas, preferiblemente punto negro (•).
5.5 Papel y tipo de letra:
El original de cada documento debe estar:
 Escrito por una sola cara, a excepción de los formatos.
 En hoja tamaño carta, a excepción de los formatos.
 En letra Arial tamaño 8, 12, ó 16, según aplique, con interlineado sencillo.
 Con viñetas redondas y rellenas, de color negro (•).
 Con un (1) espacio entre párrafos.
5.6 Redacción
El documento se debe redactar de manera impersonal, en presente y tiempos activos, fijando

claramente su contenido, separando adecuadamente párrafos e ideas, y utilizando viñetas,
subrayado, alineaciones, notas al pie o, cualquier otra herramienta que facilite el entendimiento
del documento.
5.7 Márgenes
El texto de los documentos originales, preferiblemente debe escribirse teniendo en cuenta las
siguientes márgenes:
Margen Izquierdo, 2 cm. Margen derecho, 2 cm.

Margen Superior, 1.5 cm. Margen Inferior, 1.5 cm.
5.8 Espacios en Blanco: Los espacios en blanco que quedan en los documentos, que
sobrepasan aproximadamente una tercera parte de la hoja, ameritan llevar impresa, en
diagonal, la observación:
INTENCIONALMENTE DEJADO EN BLANCO
7 de 8
Control de Documentos GCPR-002

Control de Creación y Cambio de Documentos GCPR-002-FT03
8 de 8
ELABORACIÓN
CONTROL DEDE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS

GCPR-002
1. OBJETIVO
Garantizar que la documentación de origen interno y externo referenciada en el Sistema de

Gestión de la Calidad, sea administrada y controlada por parte de la persona delegada para
tal fin.
2. ALCANCE
Este Procedimiento cubre las actividades de elaboración, revisión, aprobación, distribución y

divulgación, modificación, anulación y disposición de los documentos internos, y disposición
de los documentos externos. Es aplicado en todas las áreas de la Compañía, para garantizar
el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
3.1 Gestores de la Calidad: Editar, registrar, distribuir, controlar y, en general, administrar la

documentación original que conforma el Sistema de Gestión de la Calidad, así como el control
de los cambios de dicha documentación. De otra parte, debe velar porque el Manual de la
Calidad describa el Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía, dando respuesta a los
requisitos de la norma ISO 9001:2000.
3.2 Funcionarios de la Compañía: Colaborar activamente en el levantamiento de información

para la construcción de los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad;
además, cumplir con lo establecido en el presente documento, en caso de ser asignados para
la elaboración y control de los mismos.
3.3 Gerente y Directores de Área: Elaboración, revisión, aprobación, divulgación e

implementación de los documentos del área, y control de los documentos externos o de otras
áreas, que interactúen con su gestión.
4. DEFINICIONES
4.1 Documentación Original: Documentos que presentan la evidencia de la aprobación de

su contenido (Firmas), y que sirven para tomar las copias para la distribución a las áreas
interesadas.
4.2 Listado Maestro: El inventario actualizado de documentos relacionados con temas

específicos (Ejemplo: Listado Maestro de Documentos, Proveedores, etc.).

Gerente
1 de 4
5. DESARROLLO.
El control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad implementado en la Compañía,

se realiza y ejecuta bajo los siguientes parámetros:
5.1 Control de Documentos
5.1.1 Elaboración de Documentos: Los responsables de cada área, o él funcionario

delegado, elaboran los documentos de acuerdo a sus necesidades; el responsable del área
revisa y aprueba la documentación (Planes de Calidad, Procedimientos, Instructivos,
Formatos, etc.), teniendo en cuenta el esquema que se presenta a continuación, basado en la
estructura organizacional de la compañía, de acuerdo a lo establecido en la norma ISO
9001:2000, según el requisito relacionado, y en el Procedimiento GCPR-001, Elaboración de
Documentos.
CRITERIOS GENERALES
- A Gerente
A R Responsables de Área (Productiva, Comercial, Creativa, Contable,
Administrativa, Gestión de la Calidad) y Auditor Principal
R-E E Otros Cargos
Convenciones: A = Aprueba R = Revisa E = Elabora
Nota: En los criterios generales, los funcionarios que pertenecen al nivel 2, pueden también
aprobar documentos elaborados y revisados por funcionarios del mismo nivel.
El Director encargado de Gestión de la Calidad, colabora con las demás áreas de la Compañía
y las apoya en la elaboración de los documentos del Sistema, a fin de obtener documentación
acorde a lo especificado y requerido.
5.1.2 Edición y Revisión de Documentos: El documento es editado por el Gestor de la

Calidad, cumpliendo con lo establecido en el Procedimiento GCPR-001, Elaboración de
Documentos, y revisado (Una o más veces) por los responsables de área, para su posterior
aprobación.
5.1.3 Aprobación de Documentos: Si el documento editado y revisado cumple con las

expectativas y los requerimientos del caso, se procede a fírmalo o avalarlo, por quien lo
elaboró, revisó y aprobó.
5.1.4 Distribución de Documentos: Oficializado el documento, uno de los responsables de

la revisión o aprobación del mismo, procede a diligenciarlo en el Formato GCPR-002-FT01,
Listado General; en la opción “Distribución” diligencia el nombre del documento a distribuir.
2 de 4
A continuación, en las casillas de “nombre y cargo”, selecciona a quienes el Gestor de la

Calidad debe distribuir copia del documento, acción que se evidencia en el mismo formato con
la recolección de la firma de quien recibe. Dicho registro se archiva en el área de calidad y se
conserva en su carpeta respectiva.
Los documentos distribuidos a funcionarios internos o externos de la Empresa, que no

requieran de actualización (Ej. nueva versión del documento), se deben identificar antes de
entregarlos, con el sello de "COPIA NO CONTROLADA"; los demás documentos deben llevar
el sello “COPIA CONTROLADA” y se catalogan como documentos controlados.
5.1.5 Divulgación de Documentos: Si el funcionario que elaboró el documento corresponde

al nivel 3, los que determinan quiénes deben conocer el contenido de este, son quienes
revisaron o aprobaron el documento. La divulgación la realiza quien elaboró, revisó o aprobó
el documento, dejando registro en el Formato GCPR-002-FT01, Listado General, en la opción
divulgación, y luego debe ser archivado en el área de Gestión de la Calidad.
5.1.6 Modificación o Anulación de Documentos: Cuando se requiera la modificación o

anulación de un documento vigente del Sistema de Gestión de la Calidad, esta acción debe
ser solicitada por los gestores de la Calidad de la Empresa, a través del Formato GCPR-002-
FT02, Solicitud de Modificación o Anulación de Documentos, diligenciado y firmado por quien
revisó o aprobó el documento vigente. La solicitud es analizada por los gestores de la Calidad,
teniendo en cuenta que dicho cambio no contravenga lo estipulado en la norma ISO 9001:2000.
Al documento se le actualiza la versión; además, esta situación se refleja en el Formato GCPR-
002-FT04, Listado Maestro de Documentos, y en su respectivo documento electrónico.
Adicionalmente, los gestores de la Calidad diligencia el Formato GCPR-002- FT03, Control de
Creación y Cambio de Documentos, en el cual registra los cambios que ha sufrido el
documento desde su origen o primera versión.
Para el cambio en el documento se debe cumplir lo establecido en los numerales 5.1.2, hasta
el 5.1.5, del presente documento.
Los gestores de la Calidad recolecta las copias distribuidas de los documentos de la versión
anterior, procediendo a su destrucción o reutilización, dejando una marca (Ej.: Una “X” de
tamaño considerable) para que su contenido no sea tenido en cuenta. El documento original
de la versión anterior es identificado en cada una de sus páginas con el sello de
“DOCUMENTO OBSOLETO”; este documento se archivará en la carpeta de Documentos
Obsoletos.
5.2 Documentos Externos: Corresponden a los documentos tales como Normas,

Reglamentos, Pliegos, Especificaciones, Planos, Formatos, Instructivos, entre otros, que
pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad, los cuales se controlan así:
5.2.1 Licitaciones: Durante el proceso licitatorio se pueden recibir Pliegos, Términos de

Referencia, Especificaciones Técnicas, Planos, Manuales, entre otros.
3 de 4
Estos documentos son administrados por el responsable de licitaciones, y se controlan una

vez sea adjudicado el proyecto. El responsable de licitaciones entrega los documentos al
Director y/o Residente del proyecto, relacionándolos en un oficio o memorando de entrega, e
informando a los gestores de la Calidad para que actualice el Formato GCPR-002-FT04,
Listado Maestro de Documentos, en donde se especifica el área en que se encuentra el
documento. En caso de no ser adjudicada la licitación, los documentos no se registran en el
Listado Maestro de Documentos sino que se archivan durante un período de tiempo
determinado y luego se procede a su destrucción.
5.2.2 Otras Áreas de la Compañía: Normas, Códigos, Reglamentos y demás documentos

de obligatorio cumplimiento, se ubican físicamente en el área de uso directo. El responsable
de área informa al Los gestores de la Calidad para registrar la información en el GCPR-002-
FT04, Listado Maestro de Documentos, en la sección de Externos.
El responsable de la administración de los documentos externos, debe informar al área de

Gestión de la Calidad cualquier cambio que se suceda en ellos.
Estos documentos se utilizan conservando su esquema y diseño; cualquier modificación o

anulación de estos, es determinada por la entidad que los emite.
Nota: En caso de tener duda sobre la vigencia del documento, el responsable de éste se
comunica con la entidad emisora para confirmar la vigencia del documento que tiene en su
poder.
Elaboración de Documentos GCPR-001

Listado General GCPR-002-FT01
Solicitud de Modificación o Anulación de Documentos GCPR-002-FT02
Control de Creación y Cambio de Documentos GCPR-002-FT03
Listado Maestro de Documentos GCPR-002-FT04
4 de 4
ELABORACIÓN DEREGISTROS
CONTROL DE DOCUMENTOS
VIGENTE
VIGENTE A PARTIR
A PARTIR DE:
DE: 00/00/0000
00/00/0000 VERSIÓN:
VERSIÓN: 1 1 GCPR-001
GCPR-003
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la identificación, recolección, indización acceso,

clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros.
2. ALCANCE
El presente documento aplica a los registros de las diferentes áreas de la Compañía,

relacionados directamente con el Sistema de Gestión de la Calidad.
3.1 Gestor de la Calidad: Administración y control del Listado Maestro de Registros.
3.2 Directores de Área: Administración de los Registros, según lo establecido en el Listado

Maestro de Registros.
4. DEFINICIONES
4.1 Formato: Plantilla para ser diligenciada.
4.2 Registro: Formato diligenciado que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.
4.3 Clasificación: Puede corresponder al tipo de documento (Interno o Externo) y su medio

de almacenamiento (Físico o Electrónico).
4.4 Indización: Forma de ordenar la documentación en un archivo; puede ser por orden
alfabético, numérico, consecutivo o cualquier otra forma.
5. DESARROLLO
5.1 Identificación: En el Formato GCPR-003-FT01, Listado Maestro de Registros, se

detallan para cada Registro, datos como el código, el título y la versión del documento.
5.2 Recolección y Archivo: Los Registros generados en desarrollo de las actividades en las
diferentes áreas de la Compañía, son administrados y están bajo la responsabilidad de los
Encargados del Área. Los Registros son recolectados y archivados a medida que transcurren

Gerente
1 de 2
las actividades desarrolladas en la Compañía, cuidando de que se encuentren legibles y en

buen estado.
 Todo Registro debe ser revisado por quien recolecta, para determinar su adecuado
diligenciamiento; si este documento no cumple con lo mencionado anteriormente, es
devuelto al funcionario que lo entrega o a quien lo diligencia, informándole la
inconsistencia presentada en el mismo, para que se tomen las medidas del caso.
 Todo Formato debe ser diligenciado en tinta (Esfero o bolígrafo) en cada una de sus
casillas; en caso de no disponer de datos se escribe la sigla N.A. (No aplica), o se cruza
con una línea el espacio correspondiente.
5.3 Área de Archivo, Conservación y Acceso: Determinación física del sitio donde se ubican
los Registros, considerando el área y el mueble (Archivador, estante, escritorio, módulo, otros)
respectivo para cada Registro. La ubicación adecuada permite que los Registros estén
protegidos para prevenir el deterioro o daño, facilita la consulta por parte del personal
autorizado o con acceso y disminuye la posibilidad de pérdida del mismo.
5.4 Clasificación: Permite determinar si el registro es interno o externo, físico o electrónico.
5.5 Indización: Se hará de acuerdo con las necesidades de cada área.
5.6 Tiempo de Retención y Disposición Final: Período de tiempo en el cual el Registro es

almacenado y la acción que se debe tomar una vez superado este tiempo, (Ejemplo:
Destrucción, reciclaje, microfilmación, encuadernación para archivo permanente, otros).
Nota 1: Cuando contractualmente el Cliente (Entidad Contratante y/o Interventoría) requiera

consultar o evaluar los Registros de área de la Compañía, estos deben estar a su disposición
por el tiempo acordado.
Nota 2: El responsable de área, da respuesta a los requerimientos del Listado Maestro de

Registros y los suministra al Director de Gestión de la Calidad, quien mantiene actualizada
dicha información.

Listado Maestro de Registros GCPR-003-FT01
2 de 2
ELABORACIÓN
ACCIONES DE DOCUMENTOS
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
VIGENTE
VIGENTE A PARTIR
A PARTIR DE:
DE: 00/00/0000
00/00/0000 VERSIÓN:
GCPR-004
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para la implementación de las Acciones Preventivas y/o

Correctivas, con el fin de controlar o eliminar las causas de No Conformidades Reales o
Potenciales de la Compañía.
2. ALCANCE
Los lineamientos establecidos en este procedimiento, aplican para las Acciones Preventivas
y/o Correctivas que se realicen al Sistema de Gestión de la Calidad, y deben ser seguidos por
todas las áreas de la Compañía.
3.1 Directores de Área: Responsables de la revisión de todas las No Conformidades Reales

y/o Potenciales, y de la toma de acciones acordes a las necesidades, para determinar las
causas y establecer los procedimientos específicos, que conduzcan a su eliminación.
3.2 Operarios de Producción: Responsables de la revisión del producto, detección e informe

de No Conformidades Reales o Potenciales, y de la verificación de las acciones específicas
para su eliminación o control.
3.3 Funcionarios de la Compañía: Es responsabilidad de todo el personal de la Compañía

generar solicitudes de Acción Correctiva y/o Preventiva, cuando el desempeño de su labor así
lo amerite.
4. DEFINICIONES
4.1 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad,
Defecto, u otra situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.
4.2 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el fin de evitar que ocurra.
4.3 Corrección: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada. Es una acción
tomada sobre el efecto, no sobre la causa. Puede ser denominada como tratamiento a la No
Conformidad.
Revisó Cargo: Firma:
1 de 4
4.4 No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado (Por la norma ISO

9001:2000, por los Procedimientos - Instructivos de la Compañía, por el cliente, etc.).
5. DESARROLLO
5.1 Generalidades:
Cualquier área o persona de la Compañía puede generar una solicitud de Acción Correctiva
y/o Preventiva.
Cuando se detecta una No Conformidad Real, se ejecuta una corrección o tratamiento para
evitar que la No Conformidad trascienda; es decir, se toman acciones según la situación que
se esté presentando.
5.2 Datos de Entrada:
Como fuentes de información para determinar la necesidad de tomar Acciones Correctivas o

Preventivas, se presentan las siguientes alternativas, sin implicar que puedan existir algunas
diferentes a las registradas a continuación:
 Producto y/o servicio No Conforme.
 Quejas y reclamos.
 Revisiones por la Gerencia.
 Indicadores por Áreas. Tendencias del proceso. Tendencias del mercado.
 Impacto ambiental.
 Análisis de la Competencia (Estándares, productos, servicios).
 Optimización de funciones.
 Entrenamiento para cubrir nuevos campos de trabajo.
 Resultados de auditorías (Primera, segunda y tercera parte).
 Nuevas normas del sector, a implementar.
 Oportunidades de mejoramiento.
 Tecnología y sistematización de procesos.
 Desperdicios - Reprocesos (Producto, tiempo, personal).

2 de 4
 Entre otros.
5.3 Registro:
Cuando la No Conformidad Real o Potencial es detectada, el mismo funcionario que la detectó

debe diligenciar el Formato GCPR-004-FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, especificando la información
requerida, y presentarla a los gestores la Calidad para realizar el tramite respectivo. De ser
necesario, se puede adicionar información que soporte lo contenido en el Formato.
5.4 Manejo:
Toda No Conformidad debe ser atendida según sus características, y debe ser tratada con el
fin de evitar que la situación se complique, reaccionando de forma diligente. El gestor de la
Calidad con el Director del área implicada, deben cumplir los siguientes pasos:
 Identificar la No Conformidad (Real o potencial) y el impacto (Si es necesario).

Conocer claramente la situación.
 Analizar las posibles causas de la No Conformidad.
 Determinar la causa raíz o principal, que genera la No Conformidad.
 Establecer las posibles soluciones.
 Determinar la acción específica que se estima debe eliminar la causa raíz de la No

Conformidad. De ser necesario, se puede diligenciar como anexo el Formato GCPR-
004-FT02, Plan de Acción.
 Implementar la Acción Preventiva o Correctiva.
 Verificar la eficacia de la acción tomada.
 Hacer el seguimiento a la acción tomada.
 Si la Acción Preventiva o Correctiva es eficiente y requiere de estandarización, se

procede según lo definido en el Procedimiento GCPR-001, Elaboración de Documentos
y GCPR-002, Control de Documentos.
Para efectos del manejo de las No Conformidades reportadas por Auditorías, se aplica el
Procedimiento GCPR-005, Auditorías Internas de la Calidad, así como lo dispuesto en el
presente procedimiento.
3 de 4

Control de Documentos GCPR-002
Auditorias Internas de la Calidad GCPR-005
Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades
y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas GCPR-004-FT01
Plan de Acción GCPR-004-FT02
4 de 4
ELABORACIÓN
AUDITORÍAS DE DOCUMENTOS
INTERNAS DE LA CALIDAD
VIGENTEAAPARTIR
VIGENTE PARTIRDE:
DE:00/00/0000
00/00/0000 VERSIÓN:
GCPR-005
1. OBJETIVO
Describir el Procedimiento para la planificación, preparación, ejecución y seguimiento de las

Auditorías Internas de la Calidad en Confecciones Caroyco E.U., con el fin de verificar el
cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, de acuerdo a las disposiciones
de la norma ISO 9001:2000.
2. ALCANCE
Este Procedimiento aplica para todas las áreas de la Compañía, en cuanto a la verificación del
cumplimiento de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de la Calidad,
implementado.
3.1 Auditor Principal: Coordinar el grupo de Auditores Internos. Puede tomar decisiones con
respecto a la conducción de la Auditoría y a cualquier observación acerca de la misma; realizar
la planeación, programación y verificación de la ejecución de las Auditorías; definir el alcance
de las Auditorías; hacer el seguimiento de las Acciones Correctivas a las No Conformidades
encontradas en las Auditorías, cuando sea requerido; recibir el informe de los Auditores y
presentar el informe de Auditoría a la Alta Dirección. Seleccionar los Auditores Internos, junto
con el Director encargado del Sistema de Gestión de la Calidad y controlar los Registros de
las Auditorías.
3.2 Gestores de la Calidad: Auditar el elemento 8.2.2, Auditorías Internas de la norma ISO
9001:2000; suministrar los recursos necesarios (Tiempo, documentos) para facilitar la
Auditoría, y apoyar al Auditor Principal en cuando sea procedente.
3.3 Directores de Área: Deben informar sobre el objetivo y el alcance de la Auditoría, a todo
el personal involucrado en la actividad auditada; tomar las Acciones Correctivas basadas en
los resultados de Auditoría y hacer el seguimiento necesario.
3.4 Personal Auditado: Proporcionar todos los recursos necesarios y la información

adecuada para que los Auditores aseguren un proceso efectivo; facilitar al Auditor los
documentos y elementos requeridos sobre el Sistema de Gestión de la Calidad
específicamente sobre el concepto a auditar; facilitar el proceso de Auditoría (Ser un apoyo al
proceso, no un obstáculo); determinar e iniciar Acciones Correctivas a las No Conformidades

Gerente
1 de 6
ELABORACIÓN
AUDITORÍAS DE DOCUMENTOS
INTERNAS DE LA CALIDAD
VIGENTEAAPARTIR
VIGENTE PARTIRDE:
DE:00/00/0000
00/00/0000 VERSIÓN:1 1
VERSIÓN: GCPR-001
GCPR-005
resultantes de la Auditoría.
3.5 Auditores Internos: Ejecutar las Auditorías según el alcance designado (S.G.C., Proceso,
Procedimiento, Área, etc.); cumplir con el Procedimiento GCPR-005, Auditorías Internas de la
Calidad; informar al responsable del área respectiva, los resultados de la Auditoría; verificar
las Acciones Correctivas tomadas como resultado de la Auditoría; diligenciar el Formato
GCPR-004-F01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones
Preventivas o Correctivas, y entregar al Auditor Principal los informes y documentos
relacionados con la Auditoría. Mantener una posición objetiva e independiente sobre la tarea
ejecutada.
4. DEFINICIONES
defecto, u otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.
4.2 Auditor: Persona entrenada y calificada para efectuar Auditorías de la Calidad.
4.3 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de

la Auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de Auditoría.
4.4 Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
4.5 Hallazgo: Resultados recopilados en la evaluación de la evidencia de la Auditoría. Estos

hallazgos deben estar documentados en forma clara, concisa y respaldada por evidencia.
4.6 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito en un proceso que impide su aprobación.
4.6.1 No Conformidad Mayor: Incumplimiento total de un requisito o compromiso pactado,

que rompe el Sistema de Gestión de la Calidad que contraviene la norma ISO 9001:2000, o
que afecta la calidad del servicio ofrecido. Falta o ausencia de control.
4.6.2 No Conformidad Menor: Incumplimiento parcial de un requisito o compromiso pactado,

que afecta el Sistema de Gestión de la Calidad; omisión parcial a la norma ISO 9001:2000,
que afecta ligeramente la calidad del producto o servicio ofrecido. No aplicación adecuada de
control. Aspectos aislados y no repetitivos.
4.7 Observación: Toda situación de desvío con evidencia objetiva no contundente, que no
requiera de una Acción Correctiva.
4.8 Registro: Documento que contiene resultados obtenidos, o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.
2 de 6
5. DESARROLLO
5.1 Planificación de las Auditorías Internas: El Auditor Principal, planifica las auditorías a
ejecutar al Sistema de Gestión de la Calidad durante el año (Mínimo una por semestre), a
través del Formato GCPR-005-FT01, Cronograma General de Auditoría. Adicionalmente, para
cada auditoría diligencia el Formato, GCPR-005-FT02, Plan Específico de Auditoría, en donde
se relacionan los procesos a auditar, el auditor y el auditado, entre otros. Para la planeación
se debe tener en cuenta lo siguiente:
 Definir el alcance de la auditoría:

 A todo el sistema de calidad: para evaluar el desempeño general.
 A uno o varios procesos en particular: Para efectuar seguimiento sobre auditorias
anteriores o por quejas de los clientes (Internos o externos).
 Designar los Auditores correspondientes; estos deben ser independientes al área en
donde se realiza la auditoria.
 Para efectos de este procedimiento, el objetivo de las Auditorías es: “Proporcionar
Evidencia de Cumplimiento de lo requerido por la norma ISO 9001:2000 y lo establecido
por el Sistema de Gestión de la Calidad, que permita conducir a la Compañía hacia la
adecuada aplicación y el mejoramiento continuo”.
5.2 Preparación de las Auditorías Internas de la Calidad: El auditor responsable de realizar

la Auditoría debe diligenciar el Formato GCPR-005-FT03, Lista de Verificación de Auditoría,
que resume las preguntas preparadas a su auditado; para ello debe contemplar lo siguiente:
 Identificar los documentos de referencia para la realización de la auditoría, como son:

La norma ISO 9001:2000, el Manual de la Calidad, los Procedimientos, Instructivos,
Formatos, y demás documentos aplicables.
 Determinar en el Formato GCPR-005-FT04, Plan de Auditoría, la fecha, el lugar y la

hora en las cuales se realizará la auditoría; los auditados y la duración esperada de las
actividades.
 Coordinar con el responsable del área, la fecha y tiempos de la auditoría.
 Realizar una visita previa al área a auditar (Si se requiere).
5.3 Ejecución de la Auditoría Interna de la Calidad.
Una vez informado el interesado a través de un comunicado (Carta o memorando) en donde

se indica el día, la fecha, hora y alcance de la auditoría, se procede a ejecutarla de la siguiente
forma:
3 de 6
5.3.1 Apertura: Realizar la reunión de apertura de la auditoría, en la cual se hace la

respectiva presentación del (los) Auditor (es) designado (s). Se informa sobre el alcance de la
Auditoría y el tiempo de duración de la misma; se debe dar una explicación acerca del manejo
de los hallazgos (No Conformidades y Observaciones), y establecer la fecha y hora de la
reunión de cierre. Formato GCPR-005-FT05, Acta de Apertura y Cierre de Auditoría.
5.3.2 Ejecución:
 Realizar la auditoría utilizando para ello las preguntas registradas en el Formato GCPR-
005-FT03, Lista de Verificación de Auditoría. Dejar la evidencia de los hallazgos en este
mismo Formato. Si requiere efectuar más preguntas de las inicialmente registradas,
consígnelas en el Formato en mención.
 Utilizar la entrevista, la observación y la búsqueda de evidencia, como herramientas de

la Auditoría.
 Informar a los auditados los hallazgos detectados en su auditoría.
 Evaluar y clasificar los hallazgos. Diligenciar el Formato GCPR-004-FT01, Reporte de

Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o
Correctivas y el Formato GCPR-005-FT06, Observación de Auditoría Interna de la
Calidad, según aplique.
 Diligenciar el Formato GCPR-005-FT07, Informe de Auditoría Interna de la Calidad.
5.3.3 Cierre:
 El Auditor debe presentar al Jefe de Área correspondiente los resultados de la

Auditoría.
 El Jefe de Área debe establecer la fecha límite de implementación de la Acción

Correctiva.
 El Jefe de Área, de manera conjunta con sus subalternos (Si aplica), determina las
causas y las Acciones Correctivas necesarias para atacar la No Conformidad, y
diligencia el Formato GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas, el cual debe ser
devuelto al Auditor Interno para su adecuado archivo, tomando previamente una (1)
fotocopia.
 De ser necesario, se puede diligenciar como anexo el Formato GCPR-004-FT02, Plan

de Acción.
4 de 6
 Diligenciar el cierre en el Formato GCPR-005-FT05, Acta de Apertura y Cierre de

Auditoría.
5.4 Informe:
5.4.1 El Auditor Interno de la Calidad entrega al Auditor Principal, los Formatos GCPR-004-
FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas
o Correctivas, GCPR-005-FT07, Informe de Auditoría Interna de la Calidad y GCPR-005-FT06,
Observación de Auditoría Interna de la Calidad, según aplique.
5.4.2 El Auditor Principal elabora un informe de las auditorías internas de la calidad realizadas
y sus resultados, presentándolo en el Formato GCPR-005-FT08, Seguimiento de Auditoría
Interna de la Calidad. Lo debe presentar en las reuniones de revisión por la Gerencia, o en las
reuniones de comité de la calidad según sea requerido.
5.5 Seguimiento:
5.5.1 Como parte de la Auditoría, es responsabilidad del auditor interno, verificar la eficacia
de las Acciones Correctivas tomadas para el cierre de No Conformidades detectadas.
5.5.2 Los Auditores Internos deben hacer seguimiento de los resultados de la auditoría en las
fechas planeadas, y reportarlos al auditor principal diligenciando el Formato GCPR-004- FT01,
Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o
Correctivas, aplicable.
5.5.3 Si no se realiza la implementación de la Acción Correctiva en la fecha estipulada o si

no se alcanzan los resultados planificados, se debe dar una nueva fecha de cumplimiento, y
si en esta fecha no se cumple, se debe informar al superior correspondiente, incluyendo al
Auditor Principal.
5.6 Requisitos del Auditor Principal
5.6.1 Cumplir con el perfil establecido.
5.6.2 Ocupar un cargo directivo dentro de la Compañía.
5.6.3 Ser asignado por la Gerencia mediante carta de nombramiento con copia a su Hoja de
Vida.
5.7 Requisitos para ser Auditor Interno de la Calidad
5.7.1 Cumplir con el perfil establecido.
5 de 6
5.7.2 Aprobar el curso de auditores internos con una nota mínima de 70 puntos sobre 100.
Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades y Solicitud de

Acciones Preventivas o Correctivas GCPR-004-FT01
Plan de Acción GCPR-004-FT02
Cronograma General de Auditoría GCPR-005-FT01
Plan Específico de Auditoría GCPR-005-FT02
Lista de Verificación de Auditoría. GCPR-005-FT03
Plan de Auditoría GCPR-005-FT04
Acta de Apertura y Cierre de Auditoría. GCPR-005-FT05
Observación de Auditoría Interna de la Calidad. GCPR-005-FT06
Informe de Auditoría Interna de la Calidad. GCPR-005-FT07
Seguimiento de Auditoría Interna de la Calidad. GCPR-005-FT08
6 de 6
GCPR-002-FT01
LISTADO GENERAL 00/00/0000
VERSIÓN: 1
FECHA: ASISTENCIA: DISTRIBUCIÓN: DIVULGACIÓN:
TEMA O DOCUMENTO:
NOMBRE CARGO FIRMA
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD: NOMBRE
CARGO
FIRMA
GCPR-002-FT02
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE
00/00/0000
DOCUMENTOS VERSIÓN: 1
TÍTULO DEL DOCUMENTO FECHA DE SOLICITUD

CÓDIGO
MODIFICACIÓN
ANULACIÓN:
JUSTIFICACIÓN:
SOLICITUD: (Nombre y firma de quien solicita la modificación o anulación)
NOMBRE: FIRMA:
APROBACIÓN (Marcar con X en el recuadro, en dado caso)
NOMBRE: FIRMA:
RECHAZADA: (Marcar con X en el recuadro, en dado caso)
NOMBRE: FIRMA:
OBSERVACIÓN:
GCPR-002-FT03
CONTROL DE CREACIÓN Y CAMBIO DE DOCUMENTOS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Título: Código:
VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE OBSERVACIONES

GCPR-002-FT04
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
NOMBRE DE ÁREA:
CÓDIGO REQUISITO VERSIÓN
TÍTULO DEL DOCUMENTO VIGENCIA
(Interno Ext) O ENTIDAD VIGENTE
Fecha de Impresión
23/11/2010
GCPR-003-FT01
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
QUIEN ÁREA DE ARCHIVO CLASIFICACIÓN PERÍODO DISPOSICIÓN

INDIZADO (ARCHIVO, GAVETA, ACCESO (INTERNO O
CÓDIGO TÍTULO REGISTRO VERSIÓN GENERA RECOLECTA ARCHIVA ESTANTE, OTROS) EXTERNO) RETENCIÓN FINAL
REPORTE DE QUEJAS, RECLAMOS O NO
CONFORMIDADES Y SOLICITUD DE ACCIONES GCPR-004-FT01
PREVENTIVAS O CORRECTIVAS 00/00/0000
VERSIÓN: 1
I. QUEJAS, RECLAMOS Y ACCIONES CORRECTIVAS O I. AUDITORÍA INTERNAS DE CALIDAD

PREVENTIVAS (Reporte de No Conformidad)
(Solicitud de Acción)
QR
A.C. A.P. No. N.C. > N.C.< No.
Quien Diligencia: Auditor:
Cargo:
Teléfono:
Responsable Área: Auditado:
Área Involucrada: Área:
Fecha Solicitud: Fecha Auditoria: Auditoria No.
II. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD / HECHOS / ASPECTOS A CONTROLAR O MEJORAR:

Diligenciado por
Auditor o Quien
diligencia
Firma del Auditor o de Quien Reporta:
III. ANÁLISIS DE CAUSAS:

Diligenciado por Responsable de Área
Firma del Responsable de Área:
IV. ACCIÓN A TOMAR PARA ELIMINAR LAS CAUSAS:
Firma del Auditor o de Quien Reporta:
Fecha Propuesta de Implementación:
V. Primer Seguimiento (resultado):

Diligenciado por el Auditor o Responsable del
Realizado por (nombre): Nueva Fecha

SI SI
¿Acción Propuesta ¿Se cumplió el Seguimiento:
Seguimiento
Fecha de Seguimiento: Cumplida? Objetivo?

NO NO
VI. Segundo Seguimiento (resultado):
Realizado por (nombre): Firma Responsable

SI SI
¿Acción Propuesta ¿Se cumplió el de Área:
Fecha de Seguimiento: Cumplida? Objetivo?
NO NO
NOTA: DE SER REQUERIDO PUEDE REGISTRAR INFORMACIÓN AL RESPALDO DE ÉSTE

DOCUMENTO
PLAN DE ACCIÓN
GCPR-004-FT02
00/00/0000
VERSIÓN: 1
FECHA PROPUESTA
ACTIVIDAD RESPONSABLE CUMPLIDO REPROGRAMADO OBSERVACIONES
ITEM DE TERMINACIÓN
(DESCRIPCIÓN) (EJECUCCIÓN) (IMPLEMENTACIÓN) (SI/NO) (NUEVA FECHA) RECURSOS NECESARIOS
OBSERVACIONES:
GCPR-005-FT1
00/00/0000
CRONOGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA
VERSIÓN 1
AÑO:
ENERO FEBERRO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
AUDITORÍA N°
1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S 1S 2S 3S 4S
GCPR-005-FT2
00/00/0000
PLAN ESPECÍFICO DE AUDITORÍA
VERSIÓN: 1
PROCESO REQUISITO DOCUMENTOS AUDITOR AUDITADO FECHA HORA

LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA GCPR-005-FT03
00/00/0000
VERSIÓN: 1
FECHA (DD-MM-AAAA): AUDITADO (Nombre o Cargo): AUDITOR (Nombre- Firma): AUDITORÍA No:
ALCANCE
RESPUESTA
ÍTEM PREGUNTA (MARQUE X) HALLAZGO
C NC
NOTA: DE SER REQUERIDO PUEDE REGISTRAR INFORMACIÓN AL RESPALDO DE ÉSTE DOCUMENTO

GCPR-005-FT04
PLAN DE AUDITORÍA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
AUDITORÍA Nº.
ALCANCE AUDITORÍA
(PROCESO O REQUISITO):
FECHA APERTURA AUDITORÍA: FECHA CIERRE AUDITORÍA:
FECHA HORA AUDITOR AREA ALCANCE
OBSERVACIONES
AUDITOR AUDITOR
FIRMA FIRMA
NOMBRE NOMBRE
GCPR-005-FT05
ACTA DE APERTURA YCIERRE DE AUDITORÍA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
AUDITORÍA No.
ALCANCE:
APERTURA
FECHA(AAAA-MM-DD) HORA(00:00): SITIO:
OBSERVACIONES:
Nota: Registrar en el campo de “Observaciones” el itinerario planteado para la auditoría (auditado-hora). Si requiere más espacio,
utilice el reverso de éste documento.
REGISTRO
ASISTENTES APERTURA CIERRE

NOMBRE CARGO FIRMA FIRMA
CIERRE
FECHA(AAAA-MM-DD) HORA(00:00): SITIO:
OBSERVACIONES:
OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA GCPR-005-FT06
00/00/0000
CALIDAD VERSIÓN: 1
FECHA (AAAA-MM-DD): AUDITOR (Nombre- Firma): AUDITORÍA No:
ALCANCE:
OBSERVACIONES
APLICACBLE A:
No. (Requisito, Descripción
documento, etc)
GCPR-005-FT07
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD 00/00/0000
VERSIÓN: 1
FECHA AUDITORÍA (AAAA-MM-DD):

AUDITORÍA No.
ALCANCE:
NO
CONFORMIDAD IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE
(MARQUE X) TOMAR LA ACCIÓN FECHA
RNC No.
APLICACBLE A: SOBRE LA NO SEGUIMIENTO
> < (Requisito, BREVE DESCRIPCIÓN CONFORMIDAD
documento, etc)
FORTALEZAS/DEBILIDADES:
OBSERVACIONES/OPORTUNIDADES DE MEJORA (Breve Resumen):
AUDITOR
NOMBRE: FIRMA: FECHA DE ENTREGA(AAAA-MM-DD):
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD GCPR005-FT08
00/00/0000
VERSIÓN: 1
IDENTIFICACIÓN SEGUIMIENTO
EFICACIA
AI TIPO APLICABLE A: (Requisito, ÁREA RESPONSABLE PRIMER SEGUNDO OBSERVACIONES
FECHA FECHA
documento, etc) RESPONSABLE
Nº > < SEGUIMIENTO FECHA S N FECHA S N
FECHA (AAAA-MM-DD): AUDITOR PRINCIPAL (Nombre- Firma): DIRECTOR DEGESTIÓN DE LA CALIDAD (Nombre- Firma):
CARACTERIZACIÓN
PROCESO DE GESTIÓN COMERCIAL

Establecer estrategias comerciales encaminadas a la búsqueda Aplica a toda la estructura comercial de CONFECCIONES CAROYCO E.U., en todos sus productos.
de nuevos clientes para los productos que se comercializan
LÍDER DEL PROCESO
teniendo en cuenta los requerimientos y especificaciones
pactadas por los mismos. * Director Comercial
El proceso parte de la búsqueda de nuevos clientes a través de la investigación de mercados, referidos, invitaciones y licitaciones, etc., donde se identifican las necesidades de estos para ofrecer
productos de confección industrial y complementarios logrando satisfacer las expectativas del cliente.
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario Versión Doc.

* Cliente
* Cotización
* Base de Datos * Orden de Producción
COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS * Diseño y Planificación de la
1 * Cliente * Mercado objetivo a atacar * Acta de Visita al Cliente 1
(CMPR-001) Producción
* Requerimiento del cliente. * Registro de Actualización de los
* Gestión de la Producción
clientes
* Logística y Distribución
* Diarios oficiales y periódicos
* Pre-pliego * Cliente
* Documentos facilitados por los
* Pliego Definitivo * Gestión Comercial
Intermediarios y/o sucursales
PARTICIPACIÓN EN LICITACIONES * Documentos Anexos * Diseño y Planificación de la
2 * Cliente * Paginas Web 1
(CMPR-002) * Orden de Producción Producción
* Cualquier otro medio de información
* Registro de Actualización de los * Gestión de la Producción
con el cual la compañía se entere del
clientes * Logística y Distribución
concurso público ó privado.
* Gestión de Calidad
* Solicitud de Acciones Preventivas o
QUEJAS, RECLAMOS O * Gestión Comercial
* Reporte de Quejas, Reclamos o no Correctivas
3 * Cliente SUGERENCIAS * Diseño y Planificación de la 1
Conformidades * Formato de Seguimiento a
(CMPR-003) Producción
Contratos.
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS RECURSOS INDICADORES
* Recurso Humano
Necesidades, cantidades, CMPR-001 Comercialización de
* Gestión de la Calidad Productos.
* Equipo ( Cómputo, comunic.)
1,2 referencias, diseños,
* Gestión Comercial * Instalaciones
acabados.
* CMPR-003 Quejas, Reclamos y * Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Comercial Sugerencias. * Recurso Humano
Los precios coincidan con * Planificación y Diseño del Prod. * Equipo ( Cómputo, comunic.)
1,2
las cantidades. * Gestión de la Producción * PDPR-00 Control del Producto No * Instalaciones
* Logística y Distribución * Insumos (Útiles de Papelería). 1. NÚMERO DE PROPUESTAS
Conforme.
APROBADAS
La veracidad de los valores * Gestión Comercial * Recurso Humano
* PDPR-005 Preservación del NÚMERO DEPROPUESTAS ENVIADAS
presentados en la * Planificación y Diseño del Prod. Producto y de la Propiedad del
1,2
cotización y la capacidad * Gestión de la Producción Cliente. * Instalaciones
de cumplir para la empresa. * Logística y Distribución * Insumos (Útiles de Papelería).
* CMPR-001-FT01 Solicitud de 2. TOTAL DE VENTAS ACUMULADAS
* Recurso Humano
La orden de compra Cotización
* Gestión de la Calidad * Equipo ( Cómputo, comunic.)
1,2 coincida con la propuesta PRESUPUESTO ANUAL DE VENTAS DE
* Gestión Comercial * Instalaciones
comercial. * CMPR-001-FT02 Seguimiento CAROYCO E.U. x 100
* Insumos (Útiles de Papelería).
Semanal de Clientes
* Recurso Humano
* Gestión Comercial *CMPR-002-FT01 Acta de Control
Relación de las * Equipo ( Cómputo, comunic.)
2 * Planificación y Diseño del Prod. para Licitaciones 3. NÚMERO DE RECLAMOS
Licitaciones Presentadas * Instalaciones GESTIONADOS CON RESPUESTA DE
* Insumos (Útiles de Papelería). MEJORA
* Logística y Distribución * CMPR-003-FT01 Consecutivo de
* Gestión de la Calidad Quejas Reclamos y Sugerencias
* Recurso Humano NÚMERO TOTAL DE RECLAMOS
La correcta aplicación de la * Gestión Comercial PRESENTADOS
3 determinación y análisis de * Planificación y Diseño del Prod. * CMPR-003-FT02 Encuesta de
* Instalaciones
la satisfacción del cliente * Gestión de la Producción Satisfacción
* Gestión de la Calidad * GCPR-004-FT01 Reporte de
Quejas, Reclamos o No * Recurso Humano
La inmediatez en la * Gestión Comercial
Conformidades y Solicitud de * Equipo ( Cómputo, comunic.)
3 recepción y solución de las * Planificación y Diseño del Prod.
Acciones Preventivas o Correctivas * Instalaciones
quejas y los reclamos * Gestión de la Producción
COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 CMPR-001
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para la comercialización de productos en CONFECCIONES

CAROYCO E.U., dividiendo el proceso en etapas para facilitar su operación y ofrecer un mejor
servicio al cliente antes, durante y después de la compra.
2. ALCANCE
Desde la búsqueda de posibles clientes, la identificación de sus requerimientos, y el

seguimiento del proceso para determinar el nivel de satisfacción del cliente por el servicio
prestado como resultado del diseño de estrategias, planes de mercadeo, identificación de
nichos de mercado y servicios. Aplica para todos los productos desarrollados en
3.1 Director Comercial: Planear, dirigir y controlar la estrategia comercial de la compañía de

acuerdo con las metas establecidas por la Gerencia con base en el plan de mercadeo. Estudio
de factibilidad para nuevos puntos de venta, enlace directo con los distribuidores a nivel
nacional e internacional. Determinar las condiciones comerciales de las ofertas de productos
y/o servicios.
3.2 Director de Producción: Establecer en coordinación con el departamento comercial la

planeación de la producción de acuerdo con la capacidad instalada y garantizar así el
cumplimiento de los requerimientos de los clientes. Realizar el estudio de consumo de material
en cada centro de costo en coordinación con la Dirección Administrativa y determinar el costo
de elaboración de los productos para presentar a los clientes.
3.3 Ejecutivos de Venta: Búsqueda de clientes, visita a estos, presentación del Brochure de
la compañía, presentación de ofertas comerciales formales, construcción y presentación de
licitaciones; verificación del cumplimiento en los tiempos de elaboración, los requerimientos y
entrega del producto vendido para medir la satisfacción del cliente. Apoyo a la gestión de
recaudo.
4. DEFINICIONES
No Aplica

Gerente
1 de 4
5. DESARROLLO
El proceso de comercialización de productos en CONFECCIONES CAROYCO E.U., se ha
dividido en tres etapas:
1. Preventa.
2. Venta.
3. Posventa.
PRODUCTOS DE CONFECCIONES CAROYCO E.U.

TAREA RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Puede realizarse a través de cualquiera de los siguientes medios:

 Puntos de Venta Directos.
1. BÚSQUEDA DE  Distribuidores.
Director
CLIENTES Y/O  Clientes Directos.
Comercial
MERCADOS.  Franquiciados.
 Páginas de internet
 Bases de Datos
 El cliente visita el punto de venta se le presenta el catalogo o el

muestrario del año.
 Las empresas que quieren ser distribuidoras o franquiciadas
2. PRESENTACIÓN DE
contactan al Director Comercial quien investiga la ubicación
CONFECCIONES Director
propuesta.
CAROYCO E.U A LOS Comercial
POSIBLES CLIENTES.  A los clientes representativos se les envía por correo el catálogo de
productos del año.
 Para los Clientes Directos se les realiza una visita y se les presenta el
Brochure, muestrario o catalogo.
 Punto de Venta: Cotización verbal y/o escrita por mostrador

3. CONSTRUCCIÓN DE  Distribuidores o Franquiciados: una vez presentados los requisitos por
Director el cliente y aprobados por el Director Comercial se le envía una carta
LA PROPUESTA
Comercial estipulando las condiciones.
COMERCIAL.
 Clientes Directos: De acuerdo al producto solicitado se especifican los
valores y se envía la propuesta.
3.1 PROPUESTA
COMERCIAL POR
NO APLICA NO APLICA
SOLICITUD DE UN
CLIENTE.

Gerente
2 de 4
COMERCIALIZACIÓN
COMERCIALIZACIÓN DE
DE PRODUCTOS
PRODUCTOS
VIGENTE
VIGENTE A PARTIR
A PARTIR DE: 00/00/0000
DE: 00/00/0000 VERSIÓN:VERSIÓN:
1 1 CMPR-001
CMPR-001
3.2 PROPUESTA
COMERCIAL COMO
RESPUESTA A UNA
LICITACIÓN, NO APLICA NO APLICA
INVITACIÓN O
CONVOCATORIA.
 Punto de Venta: No se realiza ya que su aceptación o negación es

inmediata.
4. SEGUIMIENTO A LAS Director  Distribuidores o Franquiciados: El solicitante contacta al Director
PROPUESTAS. Comercial Comercial e informa de tal hecho.
 Clientes Directos: El Ejecutivo de Venta realiza el seguimiento
telefónico en los días posteriores a la presentación.
Clientes Directos: El cliente genera la orden de compra respectiva y la

envía al Ejecutivo de Venta.
Director Comercial debe:
 Verificar las cantidades solicitadas contra la proyección de ventas y

los volúmenes de inventario para cada cliente (Excepto los
Director
5. ACEPTACIÓN DE LA distribuidores y clientes institucionales).
Comercial y
PROPUESTA  Si es una orden de pedido, (Distribuidores y clientes institucionales)
Director
COMERCIAL. se ingresa al sistema de información y esta se entrega al almacenista
Administrativo.
para que genere la el Formato CMPR-004-FT01 Remisión.
 Si es una solicitud de pedido (Puntos de venta y franquiciados) se
determinan las cantidades a despachar y se entregan al almacenista
para que genere el Formato CMPR-004-FT06 Nota de Traslado.
 Una vez aceptada por el cliente la propuesta verbal debe proceder a

alistar los productos solicitados.
5.1 VENTA SIN  Debe digitar en el sistema las referencias, las cantidades y los
Director
CONTRATO porcentajes de descuento correspondientes a los productos alistados
Comercial
e imprimir la Factura.
 Recibir el dinero o documento valor correspondiente según las
políticas establecidas y entregar la mercancía al cliente.
5.2 VENTA CON

CONTRATO NO APLICA NO APLICA
COMERCIAL
 Debe visitar o comunicarse con el cliente e indagar sobre la

6. SEGUIMIENTO A LA percepción que este tiene sobre el producto o servicio ofrecido,
Director además puede ofrecer nuevos productos o servicios, utilizando la
PERCEPCIÓN DEL
Comercial metodología descrita en el numeral 2 de esta matriz y aplicar la
CLIENTE
encuesta de satisfacción.
3 de 4
 Para recopilar los conceptos negativos del cliente se debe ejecutar los
procedimientos CMPR-003 Quejas, Reclamos y Sugerencias, GCPR-
004 Acciones Preventivas y Correctivas y diligenciar el Formato
GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No Conformidades
y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas.
 Una vez aplicado el Formato CMPR-004-FT09 Encuesta de
Satisfacción del Cliente a todos los clientes, los resultados deben ser
tabulados y presentados al Director Comercial y Gerente. Dicha
actividad debe ser realizada como mínimo dos veces al año.
NOTA: La garantía puede ser la corrección, la repetición o cambio del

producto.
Director
7. GARANTIAS
Comercial  Una vez el cliente presenta la reclamación se debe proceder a
inspeccionarlo y corroborar que esta sea valida, en caso contrario
debe informar al cliente el porque no lo es.
8. REPORTE MENSUAL Director Informe de Movimientos en Puntos de Venta y distribuidores para

DE ACTIVIDADES Comercial establecer Ventas vs Producción vs Proyección
Remisión CMPR-004-FT01
Solicitud de Cotización CMPR-004-FT02
Documentos de Licitación CMPR-004-FT03
Orden de Pedido CMPR-004-FT04
Nota de Traslado CMPR-004-FT06
Orden de Producción CMPR-004-FT08
Encuesta de Satisfacción del Cliente CMPR-004-FT09
Seguimiento Semanal de Clientes CMPR-004-FT10
4 de 4
COMERCIALIZACIÓN
PARTICIPACIÓN EN DE
LICITACIONES
PRODUCTOS

CMPR-002
1. OBJETIVO
Describir las actividades a seguir para la presentación de licitaciones en las que participe
2. ALCANCE
Cubre el análisis y presentación de las licitaciones en que participe. Aplica para todos los
productos desarrollados en CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3.1 Gerente: Aprobar y dar trámite oportuno a todos los puntos que se encuentran en el pliego
de Licitaciones.
3.2 Director Comercial: Planear, dirigir y controlar la estrategia comercial de la compañía de

acuerdo con las metas establecidas por la Gerencia con base en el plan de mercadeo.
3.3 Director de Producción: Establecer en coordinación con el departamento comercial la

planeación de la producción de acuerdo con la capacidad instalada y garantizar así el
cumplimiento de los requerimientos de los clientes. Realizar el estudio de consumo de
materiales en cada centro operativo en coordinación con la Dirección Administrativa y
determinar el costo de elaboración de los productos para presentar a los clientes.
3.4 Ejecutivos de Venta: Búsqueda de clientes, visita a estos, presentación del Brochure de
la compañía, presentación de ofertas comerciales formales, construcción y presentación de
licitaciones; verificación del cumplimiento en los tiempos de elaboración, los requerimientos y
entrega del producto vendido para medir la satisfacción del cliente.
4. DEFINICIONES
4.1 INFORME DE LA LICITACIÓN: Es el documento final a entregar a la empresa oferente,

revisado y aprobado por el Gerente Comercial y el Gerente General respectivamente, el cual
contiene la información requerida en la licitación con los respectivos anexos.

Gerente
1 de 3
COMERCIALIZACIÓN
PARTICIPACIÓN ENDE
LICITACIONES
PRODUCTOS
VIGENTE
VIGENTE A PARTIR
A PARTIR DE: 00/00/0000
1 1 CMPR-001
CMPR-002
5. DESARROLLO
5.1 El Área Comercial consulta semanalmente las licitaciones que aparecen en los diferentes
medios de comunicación, dentro de estos medios, la empresa indaga en los periódicos locales,
nacionales, correo electrónico e invitaciones de empresas a las cuales se les ha enviado la
presentación de CONFECCIONES CAROYCO E.U.
En los casos de las invitaciones, el Director Comercial analiza el pliego de la licitación y los
términos de referencia. Posteriormente solicita instrucción para proceder a elaborar.
5.2 El Área Comercial analiza la información recolectada en puntos como: Costo del pliego,
fecha de cierre, objeto etc., entregando dicha información al Gerente Comercial para que se
inicie el proceso de análisis de la participación en la licitación. Para los casos en que se utiliza
como fuente de información un periódico, el Director Comercial recorta el aviso y resalta la
información relevante (Objeto, Fechas y Costos) para entregarlo al Gerente.
Para el caso de los pliegos con un costo superior a $500.000, el Director Comercial consulta
con la Gerente General sobre la compra del mismo. Con respecto a la fecha de cierre,
analiza que se tenga mínimo una semana de plazo para poder diligenciar el informe de la
entrega de la licitación.
Una vez analizada la información y verificado el objeto de la licitación por el Gerente Comercial,
este solicita al Área Comercial que acuda a la empresa o institución oferente para leer y
analizar en detalle el pliego de la licitación, tomando nota de los aspectos básicos como son:
Objeto de la licitación, capacidad económica, certificaciones, valor y cierre de la licitación, entre
otros.
El Director Comercial consigna los datos obtenidos de la consulta del pliego en el registro
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES, código CMPR002-FT-01, el cual entrega al
Gerente, quien define la participación en la licitación. Para los casos en que la licitación sea de
origen externo, el recorte de la licitación se envía por FAX a la ciudad respectiva
El Director Comercial informa a la Gerencia General sobre la licitación, una vez analizada la
licitación, este define la compra o no del pliego. En caso de que la decisión sea no comprar la
licitación, se anula la investigación y se termina el proceso.
5.3 Si la decisión es comprar los pliegos de la licitación, esta elabora un Comunicado Interno
para la Dirección Administrativa a fin de que se realicen los trámites para la compra del pliego.
Una vez recibido el pliego, analiza en detalle la información esencial de la licitación en el

registro ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES, para que posteriormente sean resueltas
en la visita y/o audiencia de la entidad oferente.
2 de 3
5.4 Para el caso de una licitación para prestar un servicio de maquila, etc., El Director
Comercial visitan las instalaciones del posible cliente a fin de verificar los insumos para la
prestación del servicio y el número de personas requeridas para efectuar la labor.
5.5 El Área Comercial una vez analizado el pliego, relaciona los documentos necesarios para
la licitación y los solicita por escrito a los responsables de las diferentes áreas, en esta
actividad, entrega la fotocopia de los documentos requeridos según la licitación, como
constancia de la solicitud, cada unos de los encargados de área consigna su respectiva firma.
Según los requerimientos de la licitación el Área Comercial elabora el informe de la licitación,

el cual contienen entre otras las siguientes partes: Presentación general de la empresa,
presentación del servicio requerido, cuadro de costos, certificaciones, pólizas y documentos
financieros.
5.6 Se entrega el informe de la licitación al Director Comercial quien se encarga de revisar el

informe a fin de verificar todos los aspectos de la presentación, una vez revisado y/o realizado
las respectivas modificaciones lo entrega a la Gerencia General, con el respectivo visto bueno
o firma de revisión.
5.7 El Gerente verifica el informe y lo aprueba a través de su firma, posteriormente el Director

Comercial numera cada una las hojas, organiza las fotocopias según se requiera y dispone
que se anille o empaste el informe final que se presenta formalmente, posteriormente elabora
el sobre de presentación (Sobre de Manila) con los datos requeridos en la licitación.
5.8 El Gerente o Director Comercial entrega el informe de la licitación a la entidad y radica

una copia de la misma para el archivo de la empresa.
Si la empresa obtiene la adjudicación del contrato se formalizan los documentos, si no se

obtiene la adjudicación del contrato se archivan los documentos y el Director Comercial, indaga
en la entidad los motivos de la no adjudicación de la licitación con el fin de informar a la
Gerencia General.
Acta de Control para Licitaciones CMPR-002-FT-01

Pre-Pliego
Pliego Definitivo
3 de 3
COMERCIALIZACIÓN
QUEJAS, RECLAMOSDE
Y SUGERENCIAS
PRODUCTOS
VIGENTE
VIGENTE A PARTIR
A PARTIR DE: 00/00/0000
DE: 00/00/0000 VERSIÓN:
VERSIÓN: 1 1 CMPR-001
CMPR-003
1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento que permita la adecuada recepción y pronta solución de las

quejas, reclamos o sugerencias del cliente externo o interno, además de eliminar las causas
de la No Conformidad presentada y permitir así el mejoramiento continuo. Fomentar la buena
gestión de las diferentes áreas de la empresa, detectando los puntos débiles y buscando
corregir las posibles inconsistencias.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a la totalidad de Áreas de la Compañía.
3.1 Directores de Área: Dar trámite oportuno a las quejas, reclamos ó sugerencias entregados
por el Director Administrativo encargado de Gestión de la Calidad, generando la respectiva
Acción Correctiva (si aplica), ver procedimiento GCPR-004 Acciones Preventivas y Correctivas
sí aplica.
3.2 Director Administrativo encargado de Gestión de la Calidad: Recibir, radicar,

direccionar y velar porque las quejas, reclamos ó sugerencias provenientes de las diferentes
áreas de la Compañía sean atendidas y resueltas oportunamente.
3.3 Gerente: Dar tramite oportuno a las decisiones.
3.4 Secretaria: Recibir las quejas, reclamos ó sugerencias llegadas a la Compañía y

remitirlas inmediatamente al Director Administrativo
4. DEFINICIONES
4.1 Queja: Acción mediante la cual una persona natural o jurídica manifiesta su
disconformidad con algo o alguien.
4.2 Reclamo: Acción mediante la cual se pide o exige con derecho una cosa o la ejecución
de una actividad.

Gerente
1 de 3
COMERCIALIZACIÓN
QUEJAS, RECLAMOSDE
Y SUGERENCIAS
PRODUCTOS
VIGENTE
VIGENTE A PARTIR
A PARTIR DE: 00/00/0000
1 1 CMPR-001
CMPR-003
4.3 Sugerencia: Acción mediante la cual se insinúan ideas para mejorar el desempeño de
una persona o actividad.
5. DESARROLLO
TAREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES

A través de un comunicado o carta que
incluya las formas de instaurar una queja,
reclamo ó sugerencia:
1. Telefónicamente: comunicarse con el

Director de Gestión de la Calidad.
a) Informar a los 2. Personalmente: diligenciando el
clientes la existencia formato GCPR-004-FT01 Reporte de
del procedimiento de Director Comercial Quejas, Reclamos o no Conformidades
quejas, reclamos ó y Solicitud de Acciones Preventivas o
sugerencias de la Correctivas que se encuentra ubicado
Compañía. en la recepción de la empresa.
3. Vía E-mail: enviando la información
correspondiente a la queja, reclamo ó
sugerencia al correo @hotmail.com
Las quejas, reclamos ò sugerencias

Director recibidos por cualquier medio deben ser
b) Recibir la queja, Administrativo registradas en el formato GCPR-004-
reclamo ó encargado de FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o no
sugerencia. Gestión de la Conformidades y Solicitud de Acciones
Calidad. Preventivas o Correctivas diligenciando
las secciones 1 y 2.
e) Direccionar y Director
entregar la queja, Administrativo
reclamo ó sugerencia encargado de Diligencia el formato Consecutivo de
al Director de Área Gestión de la Quejas, Reclamos ó Sugerencias.
respectivo. Calidad.
Validar si realmente la queja, reclamo ó

f) Verificar los hechos sugerencia es consistente, en caso de ser
Director de Área ó
y determinar las afirmativa se procede a diligenciar en la
Coordinador
causas. sección 3 –análisis de causas-
Correspondiente
determinando la de mayor incidencia.
2 de 3
Registra los resultados en el formato

GCPR-004-FT01 en la Sección 4 –Acción
a tomar para eliminar las causas- y se
comunica a la persona que reportó.
g) Informar a la  Tiempo de Respuesta:

persona natural o El Director o Coordinador correspondiente
jurídica que reportó, Director de área o al área involucrada en la queja, reclamo ó
los resultados del Coordinador de área sugerencia, debe comunicarse con el
tratamiento. usuario dentro de los dos días hábiles
siguientes a la instauración de esta, con el
fin de confirmar su recepción e informar
sobre la acción a tomar.
h) Ejecución de De acuerdo a la acción determinada

Acción Correctiva o Director de área o ejecuta el procedimiento de Acciones
Preventiva sí aplica. Coordinador de área Correctivas y Preventivas.
i) Reportar al Director Entrega el formato GCPR-004-FT01

de Gestión de diligenciado en su totalidad junto con las
Director de área o
Calidad el cierre de acciones preventivas o correctivas que se
Coordinador de área
la queja, reclamo o determinaron.
sugerencia.
Diligencia el formato Consecutivo de
Director Quejas, Reclamos ó Sugerencias –fecha
J) Recepcionar, Administrativo de cierre-.
controlar e informar. encargado de Elabora informe mensual para presentar
Gestión de la a la Gerencia sobre las quejas, reclamos
Calidad. ó sugerencias que se presentaron en el
periodo (Formato Libre)
Consecutivo de Quejas, Reclamos ó Sugerencias

Acciones Correctivas y Preventivas
Reporte de Quejas, Reclamos o no Conformidades
y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas GCPR-004-FT01
3 de 3
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES
Fecha de elaboración: (aaaa-mm-dd): 2 - -

Elaborado por:
DATOS BÁSICOS DE LA LICITACIÓN

OBJETO:
FACTORES DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN:
PRESUPUESTO:
FECHA DE APERTURA:
AUDIENCIA DE ACLARACIONES Y/O VISITA A INSTALACIONES:
CONSULTA Y VENTA DE PLIEGOS:
VALOR DEL PLIEGO:
FECHA, LUGAR Y HORA DE CIERRE:
1/2
ACTA DE CONTROL PARA LICITACIONES
INFORMACIÓN GENERAL DE LA LICITACIÓN
ACTIVIDAD A REALIZAR - Director Comercial -

PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN NO PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN
OTRO:
FIRMA APROBACIÓN:
COMPRA DEL PLIEGO - Gerente General -
COMPRAR EL PLIEGO NO COMPRAR EL PLIEGO
OTRO:
FIRMA APROBACIÓN:
2/2
CONSECUTIVO DE QUEJAS RECLAMOS O SUGERENCIAS CMPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIÓN: 1
DIRECCIONAMIENTO
CONSECUTIVO FECHA DE CIERRE
ÁREA FECHA DE ENTREGA FIRMA
CMPR-003-
FT02
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Nombre o Razón social del Cliente:

Fecha:
Objetivo: Conocer el grado de satisfacción de los clientes con relación a los productos y servicios que suministra CONFECCIONES
CAROYCO S.A.
1. PRODUCTOS O SERVICIOS RECIBIDOS.
Indique con una X los tipos de productos o servicios que ha adquirido a través de nuestra Empresa:
Línea Liviana Línea Pesada Complementarios

Lino Dril Lino
Dril Impermeable Tempestad Dril

Impermeable Impermeable Dacrón
Dacrón Poliéster Algodón
Vades Jean Oxford
Gabardina Guata Paño
Algodón
Jean
Otros, ¿cuáles? .
Servicios:
Confección Estampado Abotonado Colocación de Accesorios
Otros, ¿cuáles? .
2. GESTIÓN DE NUESTRO PERSONAL.
¿Cómo califica la atención y asesoría que recibe por parte de nuestros funcionarios?
Excelente Buena Regular Mala
Comentarios:
3. PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES Y LISTAS DE PRECIOS.
Las cotizaciones y listas de precios son:
a. ¿Completas? Si No
b. ¿Presentación clara del producto? Si No
c. ¿Claras y legibles? Si No
d. ¿Competitivas en precio? Si No
4. NUESTROS PRODUCTOS
Los productos han sido recibidos:
a. ¿En el tiempo establecido? Si No No

b. ¿En las cantidades convenidas? Si No No
c. ¿Con las especificaciones requeridas? Si
d. ¿Con la calidad esperada? Si
5. NUESTROS SERVICIOS DE ESTAMPADO Y TERMINADOS
Los servicios han sido prestados:
a. ¿En el tiempo establecido? Si No

b. ¿Según lo convenido? Si No
c. ¿Con el personal competente? Si No
d. ¿Con la calidad esperada? Si No
6. GARANTÍAS OFRECIDAS
¿Cómo califica las garantías que ofrecemos frente a los productos o servicios que comercializa la compañía? (Cambio de productos
defectuosos, reprocesos realizados, etc.)
Excelentes Buenas Regulares Malas
Comentarios
7. COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
¿Es usted informado del avance de la orden de trabajo?
Si No
Comentarios
8. GESTIÓN POSTVENTA
Considera que el servicio que se le presta después de la venta es:
Excelente Bueno Regular Malo
9. ¿Cómo ha recibido las respuestas a sus solicitudes de garantías, quejas, reclamos o sugerencias?
Inmediata Rápida en el tiempo convenido tarde Nunca me responden.
10. ¿Qué aspectos cree usted que debe mejorar Confecciones Caroyco E.U., Para satisfacer plenamente sus necesidades y
expectativas?
Comentarios
11. ¿Existe la posibilidad de realizar nuevos negocios con Confecciones Caroyco E.U...?
Comentarios
12. ¿Qué productos nuevos quisiera usted encontrar en Confecciones Caroyco E.U., o qué le cambiaría a los ya existentes?
Comentarios
CARACTERIZACIÓN DISEÑO Y PLANIFICACIÓN DE PRODUCTO

Creación y desarrollo de implementos industriales, modelo y Aplica al proceso de diseñar el producto o en su defecto para su planificación en producción de la Empresa
demás acabados acorde de la necesidades del mercado, con el CONFECCIONES CAROYCO E.U.
fin de programar la producción, asignando turnos de confección,
LÍDER DEL PROCESO
de personal, para determinar y controlar las materias primas e
insumos requeridos, así como los tiempos de respuesta para * Director de Producción
nuevos trabajos.
El proceso parte de confeccionar un modelo basado en un patrón estándar nacional e internacional o crear un modelo de cualquier implemento industrial basado en una solicitud efectuada por el Director
Comercial previa información del cliente, y de acuerdo con la materia prima e insumos requeridos finaliza con la planificación para su elaboración dentro de las diferentes fases del proceso productivo.

* Control para las etapas del Diseño
* Cliente
* Cliente * Solicitud de Diseño DISEÑO DE PRODUCTOS * Modelos Finales
1 * Gestión Comercial 01
* Gestión Comercial * Orden de Trabajo (PDPR-001) * Orden de Pedido (Especificaciones
Técnicas del Modelo).
* Orden de Producción * Cliente
* Cliente PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN * Programa Maestro de Producción
2 * Orden de Pedido * Gestión Comercial 01
* Gestión Comercial (PDPR-002) * Estado de Producto en proceso
* Modelo Final * Gestión de la Producción
* Recurso Humano
* Planificación y Diseño del Prod.
Que la información * Equipo ( Cómputo, Software,
1 suministrada sea suficiente comunic.)
ara e proceso. * Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana
* Recurso Humano
* Equipo ( Cómputo, Software,
La factibilidad del diseño y * Gestión de la Producción
1 comunic.)
las etapas. * Logística y Distribución
* Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana
* Recurso Humano
Tiempo de ejecución de los * Gestión de la Producción
1 comunic.)
diseños * Logística y Distribución
* Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana
* Recurso Humano
La aprobación del modelo * Equipo ( Cómputo, Software,
1 por el cliente o Coordinador comunic.)
de Diseño y Confección * Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería). 1. NÚMERO DE DISEÑOS
* Gestión Humana
ELABORADOS POR MES
* Recurso Humano
* Planificación y Diseño del Prod. NÚMERO TOTAL DE DISEÑOS
Generar las órdenes de * Gestión de la Producción ACEPTADOS POR EL CLIENTE EN
1 comunic.)
pedido respectivas * Logística y Distribución EL MES
* Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana
* PDPR-001 Diseño de Productos
* Gestión Comercial * PDPR-002 Planificación de la Producción * Recurso Humano 2. NÚMERO DE PRODUCTOS QUE
* Planificación y Diseño del Prod. * PDPR-001-FT01 Orden de Trabajo
Especificaciones técnicas * Equipo ( Cómputo, Software, SATISFACEN LA NECESIDADDEL
* Gestión de la Producción * PDPR-001-FT02 Control para las etapas CLIENTE
2 de las materias primas y comunic.)
* Logística y Distribución del diseño.
productos a elaborar * Instalaciones
* Compras * CMPR-004-FT08 Orden de Producción NÚMERO TOTAL DE PRODUCTOS
* Gestión Humana * Moldes de Confección REQUERIDOS
x 100
* Gestión Comercial * Relación de Acabados.
* Recurso Humano
* Planificación y Diseño del Prod. * PDPR-003 Elaboración del Molde
Diligenciar tiempo y fechas * PDPR-004 Corte y Costura * Equipo ( Cómputo, Software,
2 de entrega estimadas en la * PDPR-005 Acabados comunic.) 3. TIEMPO REAL DE ENTREGA
orden de Producción * ADPR-006-FT08 Solicitud de Compras * Instalaciones
* Compras TIEMPO DE PROGRAMACION DE
* Minuta * Insumos (Útiles de Papelería).
* Gestión Humana ENTREGA
* Recurso Humano
Asignar tiempos para * Equipo ( Cómputo, Software, 4. CANTIDAD ENTREGA DE
2 imprevistos y poder cubrir comunic.) PRODUCTO TERMINADO
posibles fallas. * Instalaciones
* Compras
* Insumos (Útiles de Papelería). CANTIDAD ORDENADA DE
* Gestión Humana
MATERIA PRIMA PARA
* Gestión Comercial PRODUCCIÓN
* Recurso Humano
Que los valores sean * Equipo ( Cómputo, Software,
2 verídicos para determinar la comunic.)
cola de producción. * Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana
DISEÑO DE PRODUCTO
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 PDPR-001
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para el diseño de productos, con el fin de cumplir con las exigencias
de la Norma ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestión de la Calidad y así entregar un
producto conforme al cliente a través de la innovación y la creatividad.
2. ALCANCE
Las etapas establecidas en este procedimiento, se deben de tener en cuenta cada vez que se
realice un diseño de un producto de línea y/o cada vez que por requerimientos específicos de
la empresa se adapte o cambie un producto por la aceptación del cliente y debe ser seguido
sin excepciones.
Así mismo este procedimiento aplica a la planificación y control de los diseños de patrones
de medida que genera el área de diseño de la compañía CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3.1 Coordinador de Diseño: Establecer de común acuerdo con el Director Comercial y/o el
Coordinador de los puntos de venta y productos de línea, con base en sondeos realizados, los
diseños que se elaboraran para la próxima temporada. Verificar la ejecución del proceso de
diseño.
Gestionar el proceso de aprobación de los artes y diseños para los productos de línea,
presentados por los diseñadores a cargo.
3.2 Director Comercial: Recopilar y determinar la aceptación del cliente en cuanto a los
diseños de los productos de línea y las expectativas para la nueva temporada.
3.3 Director de Producción: Guiar a los diseñadores en la distribución adecuada para los
montajes de los diseños que estos realicen.
4. DEFINICIONES
4.1 Diseño: Proceso mediante el cual se crean bocetos y se transforman en artes finales,
que satisfagan los requerimientos y necesidades del cliente.

Gerente
1 de 7
DISEÑO DE PRODUCTO
5. DESARROLLO
Para describir el proceso de Diseño, se ha recurrido a una matriz de actividades, teniendo en

cuenta los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000 para el Sistema de Gestión de la
Calidad.

Gerente
2 de 7
DISEÑO DE PRODUCTO
PRODUCTOS DE CONFECCIONES CAROYCO E.U.

ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Tomando como referencia las ventas del periodo anterior,

se determinan cuales de los diseños tuvieron más
PLANTEAMIENTO DE LA
aceptación y con base en esta información se Coordinador de Diseño y/o Gerente
NECESIDAD
determina que confecciones se elaborarán para la
siguiente temporada.
Una vez determinadas las referencias y/o nuevos diseños
a producir para la nueva temporada, en la sección 1
Entrada para el Diseño del Formato Control Para las
Etapas del Diseño, PDPR-001-FT02, se consigna la
VISUALIZACIÓN DE LA información correspondiente a cada referencia.
Coordinador de Diseño y Confección
IDEA De acuerdo con la información y los requerimientos
suministrados por el Director Comercial, el coordinador de
diseño procede a crear los diseños de las referencias
determinadas anteriormente.
DETERMINAR
FACTIBILIDAD DE NO APLICA NO APLICA
EJECUCIÓN

Gerente
3 de 7
DISEÑO DE PRODUCTO
Se determinan las etapas o actividades a ejecutar, los

responsables y las observaciones si las hay y se
PLANIFICACIÓN DISEÑO Coordinador de Diseño y Confección
consignan en la sección 2 del Formato Control Para las
Etapas del Diseño, PDPR-001-FT02.
De acuerdo con la información y los requerimientos
suministrados por el Director Comercial acerca de los
RETROALIMENTACIÓN EN productos a elaborar, se realiza una retroalimentación
aprovechando diferentes medios (Internet, libros, Director Comercial
FUENTES O
revistas, diseños previos, entre otros) con el fin de Coordinador de Diseño y Confección
REFERENCIAS
analizar la tendencia del mercado y así tener un punto
de partida claro para el desarrollo de los productos.
Una vez determinadas las referencias a producir,
mediante el uso de los diferentes programas de diseño y
las imágenes con que cuenta la compañía, se
desarrollan diferentes pre-modelos, los cuales se
confeccionan y con esta muestra física se analiza si el
diseño que sé esta planteando está cumpliendo con lo
DESARROLLO Y
esperado, y así continuar con el desarrollo del mismo o
CONFECCIÓN DE Coordinador de Diseño y Confección
replantearlo, estos son comparados con los requisitos
MODELOS
anteriormente estipulados por el Director Comercial para
llegar a uno o varios modelos. Los cuales son
presentados a éste para su revisión. De tal hecho se
debe dejar registro en la sección 3 en la parte de
descripción de salida del Formato Control Para las
Etapas del Diseño, PDPR-001-FT02.

Gerente
4 de 7
DISEÑO DE PRODUCTO
Entregado el modelo al Director Comercial este los

compara con la necesidades y requisitos planteados
anteriormente, les hace las correcciones necesarias que
estipule, las entrega al diseñador para que efectúe los
cambios, ya sean parciales o totales; si el modelo es
REVISIÓN DE Director Comercial
aprobado sin cambios, lo aprueba con su firma con el fin
MODELOS Gerente
de continuar desarrollando los diferentes motivos que
conforman cada referencia. Se debe diligenciar la sección
3 correspondiente a la descripción de la revisión y
hallazgos según el Formato Control Para las Etapas
del Diseño, PDPR-001-FT02.
Una vez aprobado el modelo en la sección anterior, se
desarrollan los diferentes motivos que hacen parte a cada
referencia, cuando han sido finalizados, son entregados
VERIFICACIÓN DE al Director Comercial para su revisión final y aprobación Director Comercial
MODELOS general. Se debe diligenciar la sección 3 correspondiente Gerente
a la descripción de la revisión y
hallazgos según el Formato Control Para las Etapas del
Diseño, PDPR-001-FT02.

Gerente
5 de 7
DISEÑO DE PRODUCTO
Se realiza con la aprobación del Director Comercial de

acuerdo a las condiciones establecidas previamente.
Para ello se debe diligenciar la sección 4 del Formato
Control Para las Etapas del Diseño, PDPR-001-FT02.
Director Comercial
VALIDACIÓN En caso de que aparezcan necesidades de cambio por
Coordinador de Diseño y Confección
errores en el cuerpo del producto, detectados con
posterioridad a su producción o por apreciación del
responsable de creación en la validación, se deben repetir
la totalidad de las etapas anteriores.
Aprobados todos los bocetos, estos se convierten en
artes o bocetos finales, y se procede a realizar el montaje
con previa asesoría del Director de Producción con el fin
de optimizar al máximo el papel y cumplir con los
requerimientos técnicos de las diferentes máquinas con
las cuales cuenta la compañía. Director de Producción
MONTAJE
Posteriormente se procede a enviar el archivo en medio Coordinador de Diseño y Confección
magnético para bajar a película.
Cuando se envíen los archivos para bajar a película se
debe diligenciar el Formato PDPR-001-FT01 Orden de
Trabajo. Los diseños aprobados deben ser archivados.
NOTA: A medida que se cumple cada etapa planeada se debe dejar evidencia, si esta no es cumplida se debe reprogramar
dejando para ello su respectiva evidencia en la sección 2 (Planificación del diseño) del Formato Control Para las Etapas del
Diseño, PDPR-001-FT02.

Gerente
6 de 7
DISEÑO DE PRODUCTO
Con respecto a la Revisión, esta es la confirmación del cumplimiento de las etapas de

planeación. Para este ítem se debe diligenciar la sección 3 que corresponde a la revisión y
hallazgos según el Formato Control Para las Etapas del Diseño, PDPR-0001-FT02.
Orden de Trabajo PDPR-001-FT01

Control Para las Etapas del Diseño PDPR-001-FT02

Gerente
7 de 7
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
1. OBJETIVO
Determinar la Programación de la Producción de acuerdo a la cantidad de pedidos tanto del

los productos de línea como de los publicomerciales de acuerdo a su prioridad.
Programar la Producción de acuerdo al volumen y al tiempo de ejecución de cada uno de los

productos elaborados por la compañía según su prioridad, teniendo en cuenta la utilización de
la capacidad instalada y del personal disponible.
2. ALCANCE
El presente documento debe ser aplicado en su totalidad al área productiva.
3.1 Director de Producción: Coordinar las actividades en las diferentes etapas del proceso
de prensa, asignando prioridades de tal manera que se cumpla con las fechas de entrega del
producto terminado.
De igual manera hacer cumplir los requerimientos de calidad aplicable a cada centro de
proceso así como al producto, del mismo las normas del reglamento interno de trabajo.
4. DEFINICIONES
4.1 Orden de Producción: Es un documento donde se consignan las especificaciones de

los procesos que deben realizar en cada centro de trabajo.
Este documento sirve de guía para el personal de producción al momento de ejecutar sus
tareas.
4.2 Minuta: Es un documento en el cual aparecen los tiempos empleados por el operario en
la ejecución de un producto u actividad respectiva.
4.3 Programa Maestro de Producción: Su propósito es satisfacer la demanda de cada una

de la línea de productos elaborados por la compañía.

Jose Tellez – Camilo Nieto Gestor de Calidad
Gerente
1 de 4
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
5. DESARROLLO
PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN
Demanda del producto A de todas las fuentes
Demanda Mensual (Cantidad del Producto)

Fuentes de Demanda Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
Pedidos dentro de la Compañía
Pedidos de Puntos Afiliados
Demandas de los Clientes
Demanda Total para A-16
Demanda del producto B de todas las fuentes
Demanda Mensual (Cantidad del Producto)

Fuentes de Demanda Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
Pedidos dentro de la Compañía
Pedidos de Puntos Afiliados
Demandas de los Clientes
Demanda Total para B-12
Para cada producto, se toma la demanda total, teniendo en cuenta el inventario inicial y se
determina en que semanas el inventario final decrece por debajo del stock mínimo.
Programa Maestro de Producción
Mes 01(Cantidad de Productos “A”)

Producto Final “A” Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
Demanda Total
Inventario Inicial
Producción Requerida
Inventario Final
2 de 4
Programa Maestro de Producción
Mes 01(Cantidad de Productos “B”)

Producto Final “B” Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
Demanda Total
Inventario Inicial
Producción Requerida
Inventario Final
Cálculos:
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Semana Inv. Inicial Demanda Saldo Producción Inventario
Total (2 – 3) Requerida final
(2 + 5 - 3)
1
2
3
4
5
6
Nota 1: Debe existir unas existencias de seguridad para cada producto, el tamaño del lote a
producir según la orden de producción y el inventario inicial de cada semana por cada uno de
los productos.
Nota 2: El lote a producir según orden de producción, se obtiene si la columna (4) es menor
que la existencia de seguridad del producto; de lo contrario es cero.
Plan de Capacidad Aproximado de Producción (Horas – Maquina)
Centros de Trabajo Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

Cortadora Adast Max.
Fileteadora
Multhilith (Cosedora)
Thompson (Cosedora)
Abdik (Cosedora)
Heidelberg
Troqueladora
Kluge
3 de 4

Estado de Producto en Proceso PDPR-002-FT01
4 de 4
CARACTERIZACION GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

Desarrollar los requerimientos de la Orden de Producción, Aplica al proceso de Producción de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
referente a la confección de prendas de vestir bajo LÍDER DEL PROCESO
parámetros establecidos por la empresa y las necesidades
o expectativas del cliente. * Director de Producción
El proceso de Producción parte de la recepción de la Orden de Producción donde especifica el producto a confeccionar y sus ca racterísticas técnicas que una vez ejecutado
en cada una de las fases de producción, se verifica su conformidad, finalizando con la entrega para su embalaje y distribució n.
No. Proveedor Entrada PROCEDIMIENTO Salida Cliente o Usuario Versión

* CMPR-004-FT08 Orden de CORTE Y COSTURA * Registro de Operación
1 * Diseño y Planificación del Producto * Fase de Acabados 01
Producción. (PDPR-004) * Producto Terminado de Costura
* ADPR-000-FT00 Registro de
* Registro de Operación
materia prima recibida. ACABADOS
2 * Diseño y Planificación del Producto * Producto Terminado con * Fase de Almacenamiento 01
* CMPR-004-FT08 Orden de (PDPR-005)
Acabados
Producción.
* PDPR-005-FT01Producto No
* Proceso de Logística y
* Producto Terminado con CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME Conforme
3 * Gestión de la Producción
Acabados (PDPR-006) * PDPR-005-FT02 Registro de
Distribución 01
* Cliente
Producto No Conforme
PROCESOS
ACTIVIDAD A CONTROLAR DOC. Y REGISTROS ASOCIADOS RECURSOS INDICADORES
RELACIONADOS
* Recurso Humano
* Diseño y Planif. del Prod.
* Maquinaria
Cantidades de tela, textura, * Gestión de la Producción
1 * Instalaciones
color y tipo. * Logística y Distribución
* Materia Prima
* Compras
* Insumos (Acabados)
* Recurso Humano
* Maquinaria
1 La manipulación de las telas * Instalaciones
* Materia Prima
* Gestión Humana
La oportunidad en el cambio; el
* Diseño y Planif. del Prod. * Recurso Humano
momento en que se debe
* Gestión de la Producción * Maquinaria
efectuar es cuando la tela sale
1 * Logística y Distribución * Instalaciones
con pelusa, motosiada, etc.,
* Compras * Materia Prima
cuando la maquina presenta
* Gestión Humana * Insumos (Acabados)
ruido o cuando arruga la tela.
* Recurso Humano
La coincidencia en cantidades * Maquinaria
1 y especificaciones con la * Instalaciones
Orden de Producción. * Materia Prima
* Compras
* Gestión Humana
* Gestión Comercial * Recurso Humano

En caso de repetición que se * Diseño y Planif. del Prod. * Maquinaria
1 ajuste a las expectativas del * Gestión de la Producción * Instalaciones
cliente. * Logística y Distribución * Materia Prima
* Compras * Insumos (Acabados)
* Gestión Comercial * Recurso Humano

* Gestión de la Producción * Maquinaria EFICIENCIA EN LA REALIZACIÓN
1 Utilización del método descrito. * Logística y Distribución * Instalaciones DEL TRABAJO
* CRPR-001-FT01 Orden de Pedido
* Compras * CRPR-001-FT02 Entrada, * Materia Prima
1. NÚMERO DE TRABAJOS
* Gestión Humana Planificación, Revisión, Verificación y * Insumos (Acabados)
REPETIDOS
Validación del Diseño.
* CMPR-004-FT08 Orden de NÚMERO DE TRABAJOS
* Diseño y Planif. del Prod. Producción * Recurso Humano REALIZADOS
* Gestión de la Producción * Relación de Acabados. * Maquinaria
2 Revisión de estado. * Logística y Distribución * PDPR-002 Procedimiento de Costura * Instalaciones
* Compras * PDPR-003 Procedimiento de * Materia Prima x 100
Acabados 2. NÚMERO DE TRABAJOS
* ADPR-006-FT08 Solicitud de DEVUELTOS EN ACABADOS
Compras
* PDPR-002-FT01 Estado de Producto NÚMERO DE TRABAJOS
* Diseño y Planif. del Prod. * Recurso Humano DESPACHADOS
en Proceso
* PDPR-006 Control de Producto No
2 Conteo de producto. * Logística y Distribución * Instalaciones
Conforme
* Compras * Materia Prima 3. NÚMERO DE UNIDADES DE
* Minuta
* Gestión Humana * Insumos (Acabados) PRODUCTO NO CONFORME EN EL
PERIODO

Verificar el tipo de acabado
que se le realiza al producto.

Que los acabados sean
acordes al tipo de producto

Cumplimiento de las etapas * Gestión de la Producción * Maquinaria
2 descritas en el estado de * Logística y Distribución * Instalaciones
producto en proceso. * Compras * Materia Prima

CORTE Y COSTURA
1. OBJETIVO
Describir las etapas de las diferentes actividades que componen el proceso de corte y costura;
en la elaboración del producto.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajos de confecciones que se realicen en la Empresa.
3.1 Auxiliar de Corte: Prestar apoyo en el proceso de impresión, como ayudante de las
máquinas impresoras para hacer más eficiente el trabajo en las mismas, en cuanto a calidad
y rendimiento.
3.3 Cortador: Recibir la orden de producción y firmar, verificando que la documentación que
le entregan esté de acuerdo con la relación de documentos y material adjunto de la misma.
Realizar los procesos de corte y refile teniendo en cuenta los requisitos de calidad para este
centro de proceso, tales como: Refilar por todos los costados las telas que se van a
confeccionar para eliminar la pelusa, dar un tiempo prudencial de secado a los trabajos antes
de cortar o refilar, además de las instrucciones para el proceso contenidas en la orden de
producción.
Antes de proceder a cortar debe verificar requisitos de calidad del material como: calidad de la
tela, gramaje, calibre, cantidad y tamaño.
Suspender la ejecución del trabajo e informar, de manera inmediata, al director de producción

ante cualquier evento imprevisto que afecte la calidad del producto; y de igual manera cuando
se presenten fallas o desperfectos en las máquinas o equipos a su cargo.
Acatar las órdenes e instrucciones impartidas por el director de producción, respecto al

desarrollo de las actividades propias del trabajo y el ambiente laboral.
Efectuar los cambios de cuchilla e informar al director de producción para que expida la orden
de trabajo para el afilado del repuesto.

Gerente
1 de 7
CORTE Y COSTURA
Efectuar una correcta lubricación diaria, semanal y mensual de acuerdo con el manual de
lubricación de las máquinas y/o según lo recomendado por el técnico mecánico.
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las máquinas y equipos a su cargo,
haciendo un chequeo de las piezas o puntos recomendados por el técnico mecánico.
Usar correctamente las herramientas y aditamentos auxiliares que le fueron entregados en

inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellos en caso de pérdida.
Mantener el sitio de trabajo ordenado y aseado, lo mismo que las máquinas y equipos a su
cargo.
Cuando recibe el material que le entrega el almacenista, debe verificar que el registro que
aparece en la orden de producción corresponda a lo recibido.
Diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada operación; y el
de estado de producto en proceso, indicando el último proceso realizado (Corte o refile) y
colocarlo en cada pila.
Entregar la orden de producción, con la documentación completa, a la persona que efectuará

el siguiente proceso.
3.4 Director de Producción: Programar la producción, coordinando con el departamento de

ventas las fechas de entrega, teniendo en cuenta la producción que se encuentra en turno.
Elaborar las órdenes de producción (CMPR-004-FTO8), mediante los pedidos que emite el
departamento de ventas, programando los correspondientes montajes y diligenciar la orden de
trabajo (CRPR-001-FT01) para que el fotolito elabore los moldes, o coordinar con diseño la
elaboración de los artes.
Diligenciar la solicitud de los materiales e insumos; lo mismo que la orden de trabajo (CRPR-
001-FT01), para los trabajos contratados con terceros.
Dirigir y coordinar las actividades en todos los centros de proceso, prestar apoyo técnico y
supervisar su desarrollo.
Verificar y hacer cumplir los requisitos de calidad aplicables a cada centro de proceso y
diligenciar la planilla de registro de producto no conforme (PDPR-004-FT01).
Programar y supervisar los mantenimientos correctivos y preventivos; lo mismo que la

lubricación y limpieza de todas las máquinas y equipos del departamento de producción, y
diligenciar la solicitud de los repuestos.
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CORTE Y COSTURA
Cumplir y hacer cumplir las normas del Reglamento Interno de Trabajo y de Higiene y
Seguridad.
3.5 Estampador: Recibir la orden de producción y firmar, verificando que la documentación

que le entregan esté de acuerdo con la relación de documentos y material adjunto de la misma.
Realizar los procesos de estampado, cumpliendo con los requisitos de calidad para este centro
de proceso, tales como: estampados uniformes sin cortes ni porosidades.

se presenten fallas o desperfectos en las máquinas o equipos.

lubricación de la máquina y/o según lo recomendado por el técnico mecánico.

inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellas en caso de pérdida.
cargo.
Registrar en cada orden de producción el consumo de cinta de estampar, en el recuadro de

control de salida de materiales.
También debe diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada
operación; y el de estado de producto en proceso, indicando el último proceso realizado
(Estampado) y colocarlo nuevamente en la pila.

3.7 Costurero: Recibir la orden de producción y firmar, verificando que la documentación que
le entregan esté de acuerdo con la relación de documentos y material adjunto de la misma.
3 de 7
CORTE Y COSTURA
Suspender la ejecución del trabajo e informar, de manera inmediata, al Director de Producción



inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellas en caso de pérdida.
cargo.
Diligenciar los formatos de la minuta, registrando los tiempos exactos de cada operación; y el
de estado de producto en proceso, indicando el último proceso realizado y colocarlo
nuevamente en la pila.

4. DEFINICIONES
4.1 Orden de Producción: Es un documento donde se consignan las especificaciones de los

procesos que deben realizar en cada centro de trabajo.
Este documento sirve de guía para el personal de producción al momento de ejecutar sus
tareas.
4.2 Minuta: Es un documento en el cual aparecen los tiempos empleados por el operario en
la ejecución de un producto u actividad respectiva.
5. DESARROLLO
Para describir el proceso de prensa, se debe partir de los dos tipos de productos, de línea y
publicomerciales que elabora la Compañía, ya que la producción para ambos es la misma, y
puede variar en los requerimientos y especificaciones que pueda exigir el cliente.
4 de 7
CORTE Y COSTURA
5.1 PRODUCTOS DE LINEA Y PUBLICOMERCIALES
ACTIVIDAD PROCESO RESPONSABLE

 Analizar la orden de producción para conocer las
especificaciones del material a cortar.
 Con la orden de producción solicitar el material al

almacenista y transportarlo a la cortadora.
 Una vez cortado el material se diligencia el formato de

Estado de Producto en Proceso (PDPR-002-FT01), en
el cual debe señalar los procesos por los que pasará el
producto, según la orden de producción; y marcar el
proceso ya realizado (Corte o refile).
CORTE Cortador
 Realizado lo anterior el cortador transporta el material a
la sección en donde se efectuará el siguiente proceso y
lo entrega, junto con la orden de producción, a la
persona encargada.
 Según el tipo de trabajo, la tela o material

confeccionado, debe pasar nuevamente por la sección
de corte para el proceso de refile. En este proceso se le
da el tamaño final al producto, según especificación de
la orden de producción.
5 de 7
CORTE Y COSTURA
 Cuando se va a estampar se gradúa la temperatura en

el tablero para 260 grados (La plancha tarda en llegar
a esta temperatura entre 30 y 40 minutos), mientras
tanto se adelantan las operaciones de montaje y
registro de los clisés, de la siguiente manera: 1º. Se
atornillan las platinas de cobre en la plancha de la
máquina, según la ubicación de la imagen a trabajar,
para después pegar los clisés sobre estas platinas; 2º.
En un pliego del material a estampar se cortan
pequeñas ventanas en las partes de imagen, de tal
ESTAMPADO manera que se puedan casar las imágenes del pliego
con las de los clisés; una vez casadas las imágenes,
se pegan los clisés con cintas al pliego y se aplica
pegante bóxer, tanto al respaldo de los clisés como al
área de la platina de cobre donde se van a fijar los
clisés; 3º. Se colocan en la platina de la cama cuatro Operario
hojas de material de 250 gr a tamaño 35x50 y
transcurrido un espacio de tiempo de 6 a 10 minutos,
de aplicado el pegante, se coloca sobre las guías de la
máquina el pliego con los clisés y se cierra ésta
activándole la presión y dejándola así por un espacio
de 5 minutos; 4º. Por último, después de fijados los
clisés en las platinas de cobre se hacen movimientos
mínimos a los clisés o a las guías de registro de la
máquina, para terminar de casar las imágenes.
6 de 7
CORTE Y COSTURA
 Se calibra la presión, para lo cual se sacan pruebas

sucesivas que van indicando los ajustes que hay que
hacer a los 6 tornillos que regulan la presión de la
platina de la cama, hasta obtener una presión uniforme
en toda la imagen a estampar.
 Si el trabajo a realizar es un estampado, se procede a
cortar los rollos de cinta de tal manera que el ancho de
la cinta sobrepase en 5 milímetros el ancho de la
imagen a estampar por cada lado. La cantidad de rollos
a cortar se calcula dividiendo la longitud total del rollo
(400 pies o 12.000 cm aprox. el más usado) entre la
longitud del avance o recorrido de la cinta que debe
ESTAMPADO hacer la máquina para estampar cada hoja.
 Se colocan los rollos en los dispositivos de
alimentación y recogido de la cinta, de acuerdo a la
ubicación de las imágenes a estampar.
 El avance o recorrido de la cinta se gradúa en la
máquina, y el espacio entre cada recorrido debe ser el
mínimo que permita el brazo o dispositivo que lo
regula.
 Realizado lo anterior se empieza el tiraje, ya sea de
estampado. Durante el tiraje se debe revisar
constantemente la calidad del estampado, porque
pueden suceder desajustes en la presión o la
temperatura.
Nota: la Minuta, se debe diligenciar por cada uno de los operarios, tomando los tiempos
respectivos en la realización de su trabajo o cualquier otra actividad designada por su superior
inmediato dentro de la jornada laboral.

Minuta Formato Libre
7 de 7
CORTE
ACABADOS
Y COSTURA

PDPR-005
1. OBJETIVO
Describir las diferentes actividades que componen el proceso de acabados para los productos
elaborados en la Empresa.
2. ALCANCE
Aplica a todos los trabajos de confecciones que se realizan en la empresa y que interviene en
el área de acabados.
3.1 Coordinador de Acabados: Recibir la orden de producción y firmar, verificando que la

documentación que le entregan esté de acuerdo con la relación de documentos y material
adjunto de la misma.
Asignar la ejecución de los trabajos y participar en la elaboración de los mismos, supervisando

su correcta elaboración de acuerdo a las instrucciones de la orden de producción.
Cumplir y hacer cumplir los requisitos de calidad exigidos para este centro de proceso.
Acatar las órdenes e instrucciones impartidas por el director de producción respecto al


Cada vez que se termine la elaboración de un producto o se hagan entregas parciales debe
registrar la cantidad a entregar en la orden de producción; y diligenciar el documento entrada
de producto terminado (PDPR-003-FT01) para entregarlo junto con el producto terminado y la
correspondiente orden de producción al almacenista.
Dejar en el archivo muestras finalizadas de todos los trabajos que se elaboren en la empresa,
colocando en ellas los datos correspondientes de: número de orden de producción, fecha,
cantidad, numeración, cantidad de copias y juegos, y persona que empacó.
Mantener el archivo de muestras ordenado y aseado.

Gerente
1 de 6
CORTE Y COSTURA
Semanalmente debe realizar una limpieza general a las máquinas y equipos a su cargo.
Velar porque los sitios de trabajo permanezcan ordenados y aseados, lo mismo que las
máquinas y equipos.

inventario, para el desarrollo de sus labores, y responder por ellos en caso de pérdida.
Diligenciar el formato de la minuta y verificar que todo el personal de la sección haga lo propio,
registrando los tiempos exactos de cada operación; también el formato de estado de producto
en proceso (PDPR-004-FT02), indicando el último proceso realizado y colocarlo nuevamente
en cada pila.
3.2 Director de Producción: Programar la producción, coordinando con el departamento de

ventas las fechas de entrega, teniendo en cuenta la producción que se encuentra en turno.
Elaborar las órdenes de producción (CMPR-004-FTO8), mediante los pedidos que emite el
departamento de ventas, programando los correspondientes montajes y diligenciar la orden de
trabajo (CRPR-001-FT01) para que el fotolito elabore los moldes, o coordinar con diseño la
elaboración de los diseños.
Diligenciar la solicitud de los materiales e insumos; lo mismo que la orden de trabajo (CRPR-
001-FT01), para los trabajos contratados con terceros.
Dirigir y coordinar las actividades en todos los centros de proceso, prestar apoyo técnico y
supervisar su desarrollo.
Verificar y hacer cumplir los requisitos de calidad aplicables a cada centro de proceso y
diligenciar la planilla de registro de producto no conforme (PDPR-004-FT01).
Programar y supervisar los mantenimientos correctivos y preventivos; lo mismo que la

lubricación y limpieza de todas las máquinas y equipos del departamento de producción, y
diligenciar la solicitud de los repuestos.
4. DEFINICIONES
4.1 Revisar: Es el último control que se le efectúa al producto, para desechar unidades en mal
estado ya sea por calidad de la tela y brillado o rayones, roturas, manchas, arrugas y en general
todo aquel producto que no reúne los requisitos de conformidad.
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CORTE Y COSTURA
4.2 Contar: Con este proceso de conteo se determina que cantidad de producto terminado
sale finalmente.
Se cuenta separando por cantidades, según las instrucciones de fajillado y empaque que se
indique en la orden de producción.
4.3 Coser: Es el proceso de coser una forma o producto con gancho de alambre.
4.4 Emparejar: Es disponer las hojas o pliegos de tal manera que queden alineadas o parejas
por los cantos, simulando un bloque. Este proceso se realiza para preparar el producto para el
siguiente proceso
4.5 Fajillar: Es la operación de asegurar con bandas de papel o plástico (Fajillas), un producto
separándolo en pequeñas cantidades, para facilitar su manejo en las operaciones de empaque
o distribución. El fajillado también se puede efectuar con bandas de caucho, según el tipo de
producto.
4.6 Perforar: Es el proceso de abrir huecos a una forma, que pueden ser para colgar, colocar
botones tanto de la chaqueta como del pantalón.
4.7 Rotular: Es la operación de diligenciar el rótulo que identifica al producto y pegarlo en

cada paquete.
El rótulo contiene los datos del cliente, cantidad y tipo de producto.
4.8 Orden de Producción: Es un documento guía, en donde están consignadas las

especificaciones del producto y de los procesos que se deben realizar en cada centro de
proceso, además es el documento soporte para solicitar los correspondientes materiales.
4.9 Minuta: Es un documento en el cual los operarios consignan el tiempo empleado en la

ejecución de cada proceso.
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CORTE Y COSTURA
5. DESARROLLO
5.1 PRODUCTOS DE LINEA LIVIANA
LINO DRIL IMPERMEABLE DACRÓN ALGODON

1. Revisar 1. Revisar 1. Primer refile 1. Revisar 1. Refilar
2. Refilar 2. Contar 2. Revisar 2. Contar 2. Revisar
3. Coser 3. Refilar 3. Contar 3. Refilar 3. Contar
4. Contar 4. Perforar 5. Emparejar 4. Perforar 4. Emparejar
5. Empacar 5. Pegar Adhe. 6. Segundo refile 5. Contar 5. Contar
6. Empacar 7. Troquelar 6. Empacar 6. Empacar
8. Tercer refile
9. Perforar
10. Contar
11. Pegar Adhe.
12. Empacar
RESPONSABLE:
Coordinador de Acabados
GABARDINA JEAN OXFORD PAÑO

1. Primer refile 1. Revisar 1. Revisar 1. Revisar
2. Revisar 2. Contar 2. Contar 2. Contar
3. Contar 3. Intercalar 3. Levantar 3. Refilar
4. Intercalar 4. Emparejar 4. Empacar 4. Intercalar
5. Emparejar 5. Primer refile 5. Contar 5. Perforar
6. Seg. refile 6. Primer levante 6. Pegar Adhesivo 7. Contar
7. Tercer refile 7. Seg. refile 7. Empacar 8. Pegar Adhesivo
8. Contar 8. Seg. levante 9. Empacar
9. Pegar Adhesivo 9. Emparejar
10. Empacar 10. Tercer refile
11. Cuarto refile
12. Perforar
13. Quinto refile
14. Contar
15. Pegar Adhesivo
16. Empacar
RESPONSABLE:
Coordinador de Acabados
4 de 6
CORTE Y COSTURA
5.2 PRODUCTOS LINEA PESADA
PRODUCTO PROCESO PRODUCTO PROCESO RESPON.

Se debe: Se debe:
1. Revisar 1. Revisar
2. Contar 2. Contar
3. Refilar 3. Intercalar
DRIL
4. Perforar 4. Emparejar
5. Pegar Adhe. 5. Primer refile
6. Empacar 6. Primer levante
7. Seg. refile
Se debe: JEAN 8. Seg. levante
1. Revisar 9. Emparejar
2. Contar 10. Tercer refile
3. Levantar 11. Cuarto refile
IMPERMEABLE
4. Empacar 12. Perforar
TEMPESTAD
5. Contar 13. Quinto refile
6. Pegar 14. Contar
Adhesivo 15. Pegar Adhesivo
7. Empacar 16. Empacar Coordinador
. de Acabados.
Se debe:
1. Revisar
2. Contar
3. Empacar Se debe:
IMPERMEABLE 4. Contar 1. Primer refile
5. Pegar 2. Revisar
Adhesivo GUATA 3. Contar
6. Empacar 4. Intercalar
5. Emparejar
Se debe: 6. Seg. refile
1. Revisar 7. Tercer refile
2. Emparejar 8. Contar
POLIESTER 3. Contar, 9. Pegar Adhesivo
4. Empacar 10. Empacar
Nota: El encargado de acabados debe diligenciar el formato PDPR-003-FT01, entrada de

almacén, donde se describe el producto ya terminado que va a ser entregado al almacén
general por parte del área de acabados.
5 de 6
CORTE Y COSTURA
El encargado de acabados debe diligenciar el formato PDPR-002-FT01, estado de producto

en proceso, en el cual debe marcar la etapa del proceso que se ha cumplido en dicha sección
de acuerdo al desarrollo que se enuncia.
El Formato Libre de la Minuta, se debe diligenciar por cada uno de los operarios, tomando los
tiempos respectivos en la realización de su trabajo o cualquier otra actividad designada por su
superior inmediato dentro de la jornada laboral.

Entrada de Almacén PDPR-003-FT01
Minuta Formato Libre
6 de 6
CONTROL DEL
CORTE
PRODUCTO
Y COSTURA
NO CONFORME
VIGENTE A
VIGENTE A PARTIR
PARTIR DE:
DE: 00/00/0000
00/00/0000 VERSIÓN:11
VERSIÓN: PDPR-004
PDPR-006
1. OBJETIVO
Establecer el método para identificar y controlar el producto o servicio no conforme, para

prevenir su uso o entrega no intencional. Además establecer las responsabilidades,
autoridades y la disposición final del mismo.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de producto o servicio no conforme detectado en las diferentes
áreas de la Compañía.
3.1 Almacenista: Reportar, identificar y registrar la existencia de producto no conforme en la

recepción de materias primas o insumos. Además, identificarlo en producto terminado.
3.2 Director Administrativo: Junto con el comité de compras determinar la disposición final
de materias primas no conformes.
Como responsable del Sistema de Gestión de Calidad debe recepcionar las quejas y reclamos
de los clientes identificando las correspondientes a servicio no conforme y direccionándolas
según corresponda. Además, de coordinar las acciones preventivas y/o correctivas para dar
solución al producto o servicio NO CONFORME detectado en desarrollo de las actividades del
Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía.
3.3 Director Comercial: Determinar la disposición final de los productos no conformes durante
el proceso, almacenamiento y devoluciones en productos de línea o Publicomerciales.
3.4 Director de Producción: Identificar y registrar el producto no conforme en proceso,

registrar y junto con el Director Comercial, definir la disposición final del producto terminado no
conforme.
3.5 Operarios: Identificar e informar a su superior inmediato sobre el producto no conforme en

proceso.
4. DEFINICIONES
Defecto, u otra situación no deseable existente, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.

Gerente
1 de 3
CONTROL DEL
CORTE
PRODUCTO
Y COSTURA
NO CONFORME

PDPR-006
4.2 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
Potencial u otra situación potencialmente indeseable, con el fin de evitar que ocurra.
4.3 Derogación: Producto o servicio que no cumple con alguno de los requisitos exigidos, el
cual es aprobado por el usuario.
4.4 Producto o Servicio No Conforme: Incumplimiento de un requisito, generando un

producto o un servicio que no cumple especificaciones.
5. DESARROLLO
Un producto o servicio NO CONFORME puede ser detectado durante los procesos

administrativos o productivos de la compañía respectivamente .
5.1 PRODUCTO NO CONFORME: Durante las diferentes etapas del proceso desde materia
prima, producto en proceso y producto terminado e incluso después de entregado el producto
al cliente se puede presentar producto no conforme (Devoluciones). Un producto es no-
conforme cuando no cumple especificaciones y la autoridad correspondiente así lo determina,
este tipo de producto debe ser identificado visualmente así:
Producto Referencia
Cliente Cantidad
Disposición Causa
PDPR-004-FT01
PRODUCTO NO CONFORME 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Nota 1: El STICKER de identificación debe ser diligenciado y colocado sobre el producto, el

lote o área de almacenamiento.
El Director de Producción debe controlar el PDPR-004-FT02 Registro de Producto No
Conforme, el cual lleva la trazabilidad del producto no conforme en la compañía. De acuerdo
a la incidencia de la causa determinada se toma o no una acción correctiva, en caso positivo
se debe diligenciar el formato GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas, Reclamos o No
Conformidades y Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas.
2 de 3
CORTE Y COSTURA
RESPONSABL
RESPONSABLE RESPONSABLE
ORIGEN E DEL REGISTRO
DEL REGISTRO DISPOSICIÓN
STICKER
MATERIA PRIMA Almacenista Almacenista PDPR-004-FT01 Director
Administrativo
PDPR-004-FT02
ADPR-006-FT04
PRODUCTO EN Director de Director de PDPR-004-FT01 Director de
PROCESO Producción y/o Producción y/o Producción y/o
PDPR-004-FT02
Operario Operario Comercial
PRODUCTO Almacenista Director de PDPR-004-FT01 Director de
TERMINADO Producción y/o Producción y/o
PDPR-004-FT02
Operario Director Comercial
DEVOLUCIONES Almacenista Almacenista y/o PDPR-004-FT01 Director Comercial
PUBLICOMERCIALES Coordinador Ventas y/o Coordinador
PDPR-004-FT02
Publicomerciales Ventas
Publicomerciales
DEVOLUCIONES Almacenista Almacenista y/o PDPR-004-FT01 Director Comercial
PRODUCTOS DE Coordinador y/o Coordinador
PDPR-004-FT02
LÍNEA Productos de Línea. Ventas Productos
de Línea
Nota 2: Si el producto NO CONFORME es aceptado y aprobado por derogación del Cliente,

debe ser registrado en un acta (Formato libre), describiendo la no conformidad y la aprobación
(Derogación) del mismo, registrando las firmas de los responsables, tanto del Cliente como el
de la compañía.
5.2 SERVICIO NO CONFORME
Este corresponde a las quejas y reclamos de los clientes por servicio, estas quejas son
tramitadas conforme al Procedimiento CMPR-003, Quejas, Reclamos o Sugerencias
diligenciando el GCPR-004-FT01, Reporte de Quejas, Reclamos o No conformidades y
Solicitud de Acciones Preventivas o Correctivas y cuando afectan la imagen de la Compañía,
costos, o calidad de un producto o de un proceso, son tramitadas como acción correctiva o
preventiva ver el Procedimiento GCPR-004 Acciones Preventivas y Correctivas.
Quejas, Reclamos o Sugerencias CMPR-003

Producto No Conforme PDPR-004-FT01
Registro de Producto No Conforme PDPR-004-FT02
Reporte de Quejas, Reclamos o No conformidades y Solicitud
de Acciones Preventivas o correctivas GCPR-004-FT01
Reporte de inconformidades en producto o servicio ADPR-006-FT04
3 de 3
CACARTERIZACIÓN LOGÍSTICA Y DISTRIBUCIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE DEL PROCESO (Áreas Interrelacionadas)
Garantizar la preservación y el control de los diferentes Aplica al ingreso y/o salida de insumos, materias primas y producto terminado en el almacén que es
productos elaborados en la Empresa a través de un manejado y distribuido por CONFECCIONES CAROYCO E.U
adecuado manejo, identificación, almacenamiento,
LÍDER DEL PROCESO
embalaje y distribución en optimas condiciones (tiempo
oportuno y cantidades requeridas). * Director de Producción
La fase de Logística parte de mantener los niveles óptimos de materia prima e insumos, así como el almacenamiento del Producto Terminado, donde debe ser la entrada para la fase
de distribución en las mejores condiciones para el cliente.
Versión
Doc.
* Orden de Producción * Salida de Almacén
* Orden de Compra * Vale por Préstamo de Herramientas
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO
* Proceso de Gestión de la * Remisión * Control de Empaque * Proceso Gestión Comercial.
1 TERMINADO. 01
Producción. * Nota de Traslado * Relación de Remesas * Cliente
(PDPR-007)
* Entrada de Almacén * Autorización Para Traslado
* Nota de Entrada * Registro Devoluciones
* Orden de producción
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE
* Proceso de Gestión de la * Salida de Almacén * Cajas con rotulo de identificación * Proceso Gestión Comercial.
2 PRODUCTO 01
Producción. * Remisión * Plantilla de Ruta * Cliente
(PDPR-008)
* Rotulo
* Remisión PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO Y
* Proceso de Gestión * Inventario de producto, propiedad * Proceso Gestión Comercial.
3 * Entrada de Almacén PROPIEDAD DEL CLIENTE 01
Comercial del cliente. * Cliente
* Nota de Entrada (PDPR-009)
PROCESOS DOC. Y REGISTROS
ACTIVIDAD A CONTROLAR RECURSOS INDICADORES
RELACIONADOS ASOCIADOS
* Recurso Humano
Verificación del producto * Diseño y Planif. del Prod.
* Maquinaria
recibido contra las * Gestión de la Producción
1 * Instalaciones
especificaciones de la * Logística y Distribución
* Materia Prima
orden de compra. * Compras
* Recurso Humano
Coincidencia de las * Maquinaria
1 cantidades solicitadas * Instalaciones
con las entregadas. * Materia Prima
* Compras
Coincidencia de las
cantidades registradas en
* Recurso Humano
la entrada de almacén y * Gestión Comercial
* Maquinaria
las recibidas en este y * Diseño y Planif. del Prod. * ADPR-006-FT06 Orden de
1 * Instalaciones
además que se * Gestión de la Producción Compra
encuentren en perfectas * Logística y Distribución * ADPR-006-FT07 Nota de Entrada * Materia Prima ENTREGA OPORTUNA
* ADPR-006-FT08 Solicitud de * Insumos (Acabados)
condiciones físicas
Compra 1. NÚMERO DE ENTREGAS
(Estado).
* ADPR-009 Almacenamiento REALIZADAS
* Recurso Humano
* Diseño y Planif. del Prod. * CRPR-001-FT01 Orden de
Rotulación y clasificación * Maquinaria NÚMERO DE ENTREGAS
* Gestión de la Producción Trabajo
2 de las materias primas e * Instalaciones PROGRAMADAS
* Logística y Distribución * ADPR-009-FT01 Solicitud de
insumos. * Materia Prima
* Compras Compra Caja Menor x 100
* CMPR-004-FT01 Remisiones
* Gestión Comercial * CMPR-004-FT06 Nota de * Recurso Humano 2. CANTIDAD DE MATERIA
* Diseño y Planif. del Prod. Traslados
El correcto embalaje y * Maquinaria PRIMA E INSUMOS
* Gestión de la Producción * ADPR-009-FT02 Salida de DETERIORADOS
2 completo diligenciamiento * Instalaciones
* Logística y Distribución Almacén
de las remisiones * Materia Prima
* Compras * PDPR-007-FT01 Entrada de TOTAL DE MATERIAS PRIMAS
* Gestión Humana Almacén ALMACENADAS
* ADPR-009-FT04 Control de * Recurso Humano
Verificación de las * Gestión Comercial Empaque * Maquinaria
cantidades y que se * Diseño y Planif. del Prod.
2 * Instalaciones
encuentren en buen * Gestión de la Producción
* Materia Prima
estado * Logística y Distribución
ALMACENAMIENTO Y LOGISTÍCA DE PRODUCTO TERMINADO
VIGENTE A PARTIR DE:00/00/0000 VERSIÓN: 1 PDPR-007
1. OBJETIVO
Establecer los pasos necesarios para la recepción de insumos, materia prima, producto
terminado, así como el alistamiento y despacho de los productos. Teniendo en cuenta para
ello el control de inventario.
2. ALCANCE
Debe aplicarse a la totalidad de insumos, materias primas, productos que ingresen al

almacén y que posteriormente deben ser distribuidos a los clientes.
3.1 Almacenista: Controlar el alistamiento de los pedidos y el despacho; diligenciando las

salidas de las mismas y la entrega de mercancía a la transportadora o al conductor de la
compañía. También debe preservar el producto almacenado.
3.2 Conductor: Transporte, preservación y entrega de los productos de línea y

publicomerciales a clientes institucionales, franquiciados y empresas transportadoras.
3.3 Director Administrativo: Llevar el control de los pedidos (Compras ADPR-006), atender
la solicitud de materias primas e insumos generados por el almacenista.
4. DEFINICIONES
4.1 Embalaje: Es el proceso que se requiere para empacar la mercancía (Rotular, zunchar)
y que de esta forma llegue en óptimas condiciones al destinatario.
5. DESARROLLO
El proceso se ha dividido así:
5.1 Solicitud y Recepción de Materia Prima e Insumos
5.1.1 El Almacenista debe diligenciar parte del formato Solicitud de Compra ADPR-006- FT08,
con los datos que los operarios generan cuando se presenta el agotamiento de los insumos.
Gerente
1 de 5
ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO
5.1.2 Posteriormente el almacenista envía a la Dirección Administrativa dicho formato, para

que así se proceda a elaborar la Orden de Compra ADPR-006-FT06.
5.1.3 Una vez las materias primas e insumos llegan al almacén, el almacenista debe de
verificar que lo recibido sea igual a lo que se encuentra especificado en la orden de compra.
Cuando no hay relación entre lo entregado por el proveedor y lo que aparece estipulado en la
orden de compra, el almacenista comunica a la Dirección Administrativa, para que esta
solucione el impace con el respectivo proveedor.
5.1.4 Si lo que trae el proveedor es igual a lo estipulado en la Orden de compra, el Almacenista

debe elaborar una Nota de Entrada ADPR-006-FT07, la cual va directo al sistema y en esta
debe quedar constancia del visto bueno del almacenista.
5.1.5 En ocasiones los proveedores hacen entregas parciales, para ello el almacenista debe
de exigirles la remisión respectiva, con el fin de verificar que lo estipulado en dicha remisión es
lo que el proveedor esta entregando.
5.1.6 Para manejar las solicitudes de insumos en pequeñas cantidades, el almacenista

maneja el Formato Solicitud de Compra Caja Menor ADPR-009-FT01, este se diligencia con
previa autorización del Director de Producción. Dicha solicitud de compra debe ir sustentada
con la factura de compra respectiva y con el sello de recibido por parte del almacenista.
5.2 ALMACENAMIENTO
Se han determinado algunos criterios básicos en el PDPR-009, Preservación y Propiedad del

cliente.
5.2.1 Insumos y Materias Primas: Para el almacenamiento de los insumos y materias

primas, se deben de organizar por referencias. El almacenista tiene en cuenta la clase de
insumo para así colocarlo en un sitio estratégico. Con el fin de que se gestione la preservación
del mismo.
5.2.2 Productos Terminados: Para estos productos se cuenta con unos estantes, los cuales
se demarcan con cada una de las referencias de los productos, para de esta forma organizarlos
de acuerdo a sus especificaciones.
5.3 ENTRADAS DE ALMACEN
5.3.1 Productos de Línea Terminados: El almacenista recibe por parte del Coordinador de
acabados el Formato Entrada de Almacén PDPR-007-FT01, en el cual se describe la cantidad
de producto de línea terminado que esta entrando al almacén general.
2 de 5
De esta forma el almacenista verifica dicha entrada, almacena el producto terminado y lo
ingresa al sistema.
5.3.2 Trabajos subcontratados para confección: El almacenista debe recepcionar los

trabajos que debido a su realización, no se pueden llevar a cabo en la Empresa y requieren de
procesos específicos para los cuales se utiliza la subcontratación de empresas para tal fin.
Posteriormente debe entregar dicho material al Director de Producción o al Funcionario
responsable del contrato (Según aplique).
5.4 SALIDA DE ALMACEN
5.4.1 Esta salida de almacén aplica para los insumos y materias primas, que van para el
proceso de transformación.
5.4.2 Para los insumos y materias primas, se maneja el formato Salida de Almacén ADPR-
006-FT02, este lo debe diligenciar el almacenista y tiene además que evidenciar la firma de
quien recibe el insumo o materia prima según aplique.
5.4.3 El almacenista maneja el Formato Vale por Préstamo de Herramientas ADPR-006-

FT03, para controlar la salida de las herramientas que tiene a su cargo. Este formato se utiliza
cuando debe prestar alguna herramienta o elemento de trabajo que necesiten los operarios.
5.5 ALISTAMIENTO DE PEDIDOS: Este alistamiento de pedidos solo es manejado para los
Productos Terminados.
5.5.1 Con la Orden de Pedido CMPR-004-FT04, el almacenista debe proceder a alistar las
cantidades solicitadas por cada cliente en una estiba para proceder a su embalaje.
5.6 EMBALAJE: Este paso aplica para los productos Terminados listos para distribución.
5.6.1 El almacenista (Cuando aplique) debe colocar la película protectora desde el fondo de
la caja (Solo para envíos fuera de Bogotá), contar e introducir los productos alistados, además
debe diligenciar el formato Control de Empaque ADPR-006-FT04. Este formato debe de tener
el visto bueno del almacenista, solo así el auxiliar de almacén puede introducir el original en la
caja y archivar la copia con la Orden de Pedido, lo anterior para disminuir el riesgo de faltantes
en empaque de pedidos.
5.6.2 El almacenista (Cuando aplique) debe zunchar y rotular la caja con el formato Rotulo y
colocarla en el área de producto para despacho.
3 de 5
5.7 ENVIO Y/O ENTREGA:
5.7.1 Para los envíos fuera de Bogotá el Almacenista comunica a la Dirección Administrativa
la necesidad de contactar a la empresa transportadora. Para tal fin el Director administrativo
se encarga de la contratación de los servicios previo cumplimiento del procedimiento Compras
ADPR-006. Adicionalmente el almacenista debe diligenciar la Guía de Envío con el Formato
Relación de Remesas ADPR-006-FT05.
5.7.2 Terminado el recorrido, el conductor debe entregar al almacenista las devoluciones (Si
las hay) y la copia firmada de la nota de traslado al Director Administrativo, para que este les
dé tramite y los archive.
5.8 DEVOLUCIONES
5.8.1 Licitaciones y Clientes institucionales: En ocasiones cuando se presentan

devoluciones de mercancía, el almacenista debe verificar que lo que le están devolviendo
concuerda con lo diligenciado en el Formato Relación de Remesas ADPR-009-FT05.
Posteriormente debe de separar la mercancía devuelta de la que hay actualmente en
estantería en el almacén. Para ello debe diligenciar el Formato Nota Devoluciones ADPR- 009-
FT07.
Nota: Durante el transporte de producto en la ciudad el conductor es responsable por la

manipulación preservación, por esto debe ejecutarlo de tal forma que no sufra daño.
5.9 CONTROL DE INVENTARIOS
5.9.1 El almacenista maneja un control de inventarios mensual y anual. El mensual lo elabora

para los insumos y materias primas, mientras que el anual es para los productos terminados.
5.9.2 El almacenista recibe un listado de insumos y materia primas en el cual se identifican

las referencias de los mismos, para ello el almacenista debe de colocar las cantidades que hay
en el almacén general de dichos productos. Cuando hay algún producto que no esta en el
respectivo listado, el almacenista procede a realizar una anotación, indicando que dicho
producto no se encuentra listado, pero que si hay existencias de este.
5.9.3 El control de inventarios de producto terminado, se realiza a través de un conteo físico

al igual que en el control de inventarios para insumos y materias primas. El almacenista debe
de actualizar el inventario a través de las Entradas de Almacén que llegan de la sección de
acabados, así al finalizar del año debe contar los productos que han quedado en los estantes
referenciados respectivamente.
4 de 5

Orden Pedido CMPR-004-FT04
Orden Pedido TC CMPR-004-FT02
Nota de Traslado CMPR-004-FT06
Nota de Entrada ADPR-006-FT07
Compras ADPR-006
Solicitud de Compra Caja Menor ADPR-009-FT01
Salida de Almacén ADPR-009-FT02
Vale por Préstamo de Herramientas ADPR-009-FT03
Control de Empaque ADPR-009-FT04
Relación de Remesas ADPR-009-FT05
Autorización Para Traslado ADPR-009-FT06
Registro Devoluciones ADPR-009-FT07
Salida de Almacén Servicio de Impresión ADPR-009-FT08
Orden de Compra ADPR-006-FT06
Solicitud de Compra ADPR-006-FT08
Rotulo Formato Libre
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DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento de todas las operaciones a seguir para el correcto despacho
de productos y distribución.
2. DEFINICIONES
Remisión: Documento soporte de entrega de producto donde se relacionan los artículos

y cantidades.
Lista de Empaque: Documento soporte de entrega de producto donde se relacionan los

códigos de referencia del productor, descripción de los artículos y cantidades que entrega.
Algunos pueden presentar cantidades totales por referencia y por unidad de empaque.
Unidad de empaque o embalaje: Forma y medio mediante la cual se empacan los

productos para su transporte y almacenamiento. Estos pueden ser cajas, bolsa,
contenedor, rollos, etc.
Unidad a Granel: Es el producto en unidades sueltas, es decir, no contenidas en una
unidad de empaque.
Entrega Directa: Es cuando el proveedor entrega su producto directamente mediante un

documento remisorio o una lista de empaque.
Entrega por transportadora: Es la entrega de productos por medio de una

transportadora empleando como documento soporte una guía de transporte.
Guía: Documento de entrega de producto que utiliza una compañía de transportes

donde relacionan las unidades de embalaje enviadas.
3. DESARROLLO
AUTORIZACION DE RECIBO DE PRODUCTO TERMINADO DEL PROCESO DE

PRODUCCION DE CONFECCIONES CAROYCO E.U.
3.1 El Coordinador recibe la remisión y/o orden de producción del Director de

Producción y verifica la información que trae el documento.
4. REVISIÓN DE CANTIDADES:
Recibo de producto entregado por el proceso de producción de Confesiones

Caroyco E.U.
4.1 El coordinador de logística verifica la totalidad de unidades de la entrega en

presencia del funcionario del proceso de gestión de la producción.
Gerente
1 de 4
DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO
4.2 Cuando se trata de producto en cajas se deben tener las siguientes consideraciones:
Verificar la cantidad de unidades por caja en cuanto a total por referencia y total por
talla Vs la remisión y/o orden de producción, como también su estado de limpieza.
Adicionalmente cuando se requiera se debe identificar cada caja con el rotulo de
IDENTIFICACION DE PRODUCTO EN CAJA.
4.3 Faltantes de producto: En el caso que un recibo de producto presente faltantes en las
unidades debe relacionar en remisión y/o orden de producción la novedad describiendo
referencia y número de unidades que faltan.
4.4 Registro Recepción de Producto: El Coordinador de Logística firma y sella la remisión

y/o orden de producción por el producto recibido.
4.5 Almacenamiento de productos que se encuentran dentro de cajas: Estos productos se

almacenan por línea, orden de corte, color y talla utilizando las estanterías.
Recibo de producto materia prima, suministros e insumos de proveedores y

terceros.
4.6 Entrega directa: Se verifica la totalidad de unidades de embalaje y unidades físicas

de la entrega en presencia del proveedor.
4.7 Entrega por transportadora: Se verifica la cantidad de unidades de embalaje que

especifica la guía de transportes.
Nota: En los dos casos se debe verificar el estado y apariencia física de las unidades
de embalaje o unidades a granel.
4.8 Faltantes de producto: En el caso que un recibo de producto presente faltantes en las
unidades se debe relacionar en la remisión o guía de transporte la novedad
describiendo referencia y número de unidades que faltan. Se debe dar aviso al Director
de producción para que reporte la novedad al proveedor y trasportadora.
4.9 Averías de producto: Si las unidades de embalaje se encuentra en mal estado o abierto
se revisa su contenido en presencia del proveedor o funcionario de la transportadora,
el coordinador de recibo y despacho, para verificar que no existan faltantes o que el
producto no esté en mal estado.
4.10 Registro Recepción de Producto: El Coordinador de Recibo y Despacho firma y

sella la remisión del proveedor o la guía de la transportadora por el producto recibido.
5. DESPACHO DE PRODUCTOS DESDE CONFECCIONES CAROYCO E.U.
5.1 Generación de Remisión: El Director de producción debe generar una remisión donde
se especifique el nombre del destinatario, dirección, teléfono y la descripción
2 de 4
del producto por referencia talla y color según lo establecido en la negociación
realizada con el cliente.
NOTA: El director de Producción debe generar cuatro (4) copias de la remisión, y se

distribuirán de la siguiente manera:
 Una copia será guardada por la dirección de producción.
 Tres copias deben ser entregada al coordinador de recibo y despacho una para que
realice el alistamiento del producto, una para el cliente y una donde se evidencie el
recibo el producto por el mismo, esta debe ser entregada al director de producción
como confirmación de la entrega del producto.
5.2 Alistamiento de Producto: El coordinador Logística realiza las siguientes operaciones:

 Ubican el producto en la estantería según rotulo de identificación de cajas por
destino, proveedor o entidad con quien se realizo la negociación y se le elaboro el
producto.
 Se realiza el alistamiento del producto verificando referencia, talla y color
basándose en las especificaciones hechas en la remisión del proveedor.
5.3 Verificación: Se debe verificar que lo distribuido físicamente en cada caja concuerde
con la descripción de la remisión emitida y la información del rotulo.
5.4 Identificación de Producto en cajas: El coordinador de logística de confecciones

Caroyco E.U identifica las cajas que se van a despachar en una de las caras laterales
con el rótulo de identificación de producto a despachar, y enumeradas según cantidad
por remisión.
Si el despacho es por transportadora, adicional al rótulo de identificación de producto

a despachar, se debe emplear el rotulo que contiene la dirección del destino. Cada
rótulo se debe pegar en las caras laterales de la caja.
Despacho por medio de terceros
5.5 Cargue de Vehículo: El coordinador de Logística de Confecciones Caroyco E.U define

la ruta de entregas con el fin que de esta manera se cargue el vehículo.
5.6 La tripulación carga el vehículo según ruta y la remisión de producto por destino de
entrega verificando la cantidad de cajas.
5.7 Se chequea que las cajas se encuentren totalmente selladas y tengan su rotulo de
identificación de producto a despachar. En caso contrario, se da aviso al Coordinador
de recibo y despacho.
5.8 El director de producción según la Planeación de despachos debe informar vía e-mail
o telefónicamente a cada cliente la confirmación del despacho del pedido según lo
acordado en la negociación.
3 de 4
5.9 Coordinador de recibo y despacho verifica el cierre del vehículo en presencia del
trasportador y entrega la respectiva documentación para la entrega.
Despacho por medio de Transportadora:
5.10 El coordinador de Logística de confecciones Caroyco E.U., solicitan a la

transportadora el servicio de recogida indicando hora y tipo de vehículo según el
volumen de producto a enviar.
5.11 Se diligencia la guía de transporte por destino indicando el número de unidades a

enviar.
NOTA: Se debe especificar en la guía el envío de los documentos soportes para la

entrega y recibo del producto por cliente.
5.12 Se chequea que las cajas se encuentren totalmente selladas, tengan su "rotulo de
identificación de producto a despachar" y el rotulo que contiene la dirección del destino.
En el rotulo de dirección de cada caja o contenedor se debe colocar el número de la
guía de envío de la compañía de transportes con el fin de identificar el producto en el
lugar destino.
5.13 El personal de la transportadora revisa cantidades de producto por guía y el tipo

de empaque y carga su vehículo. El personal de la transportadora emite el "Recibo de
Mercancías" donde se registra los números de las guías, el total de unidades de
empaque entregadas, el código del personal que recibe por parte de la transportadora
y la firma de recibido.
5.14 El director de producción debe informar vía e-mail o telefónicamente a cada cliente
la confirmación del despacho del pedido por la trasportadora según lo acordado en la
negociación.

Salida de Almacén ADPR-009-FT02
Control de Empaque ADPR-009-FT04
Relación de Remesas ADPR-009-FT05
Autorización Para Traslado ADPR-009-FT06
Formato Libre
4 de 4
PRESERVACION DEL PRODUCTO Y DE LA PROPIEDAD DEL
CLIENTE
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para garantizar que las materias primas, los productos, los insumos,
inclusive los suministrados por el cliente, se conserven bajo especificaciones durante todo el
proceso productivo.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las materias primas, el producto en proceso, el producto
terminado y el producto suministrado por el cliente que interviene en el proceso productivo
cumpliendo con el manejo, almacenamiento, embalaje, transporte y entrega de las mismas.
3.1 Almacenista: Inspeccionar, almacenar y conservar los productos y materias primas que
ingresen al almacén; controlar y registrar adecuadamente las entradas y salidas de almacén
de acuerdo a las instrucciones dadas por el director de producción y el director administrativo.
Gestionar, verificar y controlar las condiciones de almacenamiento y preservación de los
productos y materias primas. Control y preservación de las materias primas suministradas por
el cliente, éstas pueden ser papel, planchas y diseños físicos o magnéticos.
3.2 Conductor o Mensajero: Recolección y preservación durante el transporte de materias

primas o cualquier producto.
3.3 Director de Producción: Establecer las condiciones para garantizar que los productos y
la materia prima mantenga sus especificaciones durante el proceso. Definir las
responsabilidades y controles para la protección del producto y de las materias primas en los
diferentes sitios de trabajo. Reportar cualquier anomalía de los productos y la materia prima a
la Dirección Administrativa o Dirección Comercial según corresponda. Administración y control
del uso de las materias primas, planchas que sean propiedad del cliente y determinación de
responsables para el manejo y preservación de estos productos.
3.4 Operarios: Almacenar los productos y materias primas conforme a las instrucciones
recibidas del Director de Producción o Almacenista e informar inmediatamente cualquier
anomalía en las mismas.
4. DEFINICIONES
4.1 Almacén: Lugar en el cual se ubican y conservan productos y materia prima para ser
usados en la producción.

Gerente
1 de 4
PRESERVACION DEL PRODUCTO Y DE LA PROPIEDAD DEL
CLIENTE
4.2 Cliente: Entidad pública o privada con quien se firma un contrato para la prestación de
servicios o comercialización de productos.
4.3 Conservación: Actividades de almacenamiento, protección y mantenimiento de los

diferentes productos incluidos los suministrados por el Cliente.
4.4 Materia Prima: Insumo requerido para la elaboración de un producto.
4.5 Producto: El resultado de un proceso.
4.6 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un bien o servicio a la compañía.
5. DESARROLLO
Los productos recibidos se identifican en el Formato CMPR-004-FT02, Orden de Pedido que

es diligenciado por el Director Comercial y se direcciona hacia el área correspondiente. En
caso que un producto suministrado por el Cliente pierda sus propiedades, se dañe, se extravié,
o se deteriore, cuando se encuentren en poder de la compañía; se le informa al Cliente, se
establecen responsabilidades y se toman las medidas del caso dejando el registro
correspondiente.
Para garantizar la protección del producto se debe cumplir lo estipulado en los ítems que a
continuación se enuncian:
5.1 MANEJO
5.1.1 Archivos Magnéticos: (Diseños que pueden estar en CD, disco óptico, zip, diskette) no
deben estar expuestos a campos magnéticos, fuentes húmedas, ni temperaturas elevadas. Se
debe tener cuidado de no golpearlos ni perforarlos.
5.1.2 Archivo Físico: Comprenden los diseños, artes, originales, bocetos, los cuales no
deben ser doblados, manchados, manipulados de manera incorrecta, ni exponerlos a fuentes
húmedas y en general a todo tipo de agentes que puedan alterar su composición y estructura.
5.1.3 Papel: Evitar la manipulación con las manos sucias, y no debe ser expuesto a fuentes
húmedas o demasiado calientes.
5.1.4 Herrajes: Dependiendo del material en que esté construido, se deben tener en cuenta
algunas de las especificaciones anteriormente contempladas.
Nota: Todas las clases de archivos, materias primas y herrajes que sean suministrados por el
cliente deben estar relacionados en el Formato CMPR-004-FT02, Orden de Pedido TC
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5.2 ALMACENAMIENTO
5.2.1 Archivos Magnéticos: Deben ser almacenados en sus cajas originales, rotulado y
archivado de acuerdo con lo registrado en el Formato CRPR-001-FT03 Control de entrada
archivos publicomerciales
5.2.2 Archivo Físico: Se deben identificar y archivar debidamente evitando que se altere su
composición y su estructura.
5.2.3 Producto en Proceso y Terminado: Se debe evitar la presencia de humedad, y la

exposición a altas temperaturas y en general cualquier agente que pueda deteriorar su
composición y estructura.
5.2.4 Telas: Debe ser almacenado en su respectivo lugar sobre estibas y sin superar la altura
máxima (250 cm). Debidamente identificado y recubierto en Strech diligenciando El Formato
ADPR-006-FT07 Nota Entrada Almacén cuando es materia prima y el Formato PDPR-003-
FT01 Entrada de Almacén, cuando es producto terminado.
5.2.5 Herrajes: Debe ser almacenado en su empaque original y siguiendo las

especificaciones técnicas suministradas por el proveedor.
5.3 EMBALAJE
5.3.1 Documentos Magnéticos: N.A.
5.3.2 Documentos Físicos: Debe ser embalados en hojas protectoras de papel o plástico.
5.3.3 Productos en Proceso y Terminado: Deben ser embalados en paquetes envueltos en

papel de empaque o en cajas de cartón debidamente zunchado. (Cuando es fuera del país,
además de esto debe ir envuelto en plástico)
5.3.4 Papel: N.A.
5.3.5 Herrajes: N.A.
5.4 TRANSPORTE Y ENTREGA
Aplica para todos los documentos y materias primas suministrados por los clientes y para la
entrega de productos en proceso y terminados.
5.4.1 Archivos Magnéticos: Debe ser entregado dejando registro de esto en un acta de
formato libre.
3 de 4
5.4.2 Archivos Físicos: Debe ser entregado en carpetas o sobres de Manila dejando registro
de esto en un acta de formato libre.
5.4.3 Producto en proceso y Terminado: Debe ser entregado en los vehículos de la

empresa o transportador contratado, diligenciando las remisiones y guías de transporte.
Nota: El producto no conforme, debe ser manejado y almacenado según lo estipulado en el

Procedimiento PDPR-004 Control de Producto No Conforme. Si por algún motivo, la forma de
almacenamiento es condicionada por el cliente, se deben implementar los criterios por ellos
exigidos, en cuanto a su administración (Formatos, Procedimientos, Instructivos, entre otros).
Control de Producto No Conforme PDPR-004

Nota de Entrada Almacén ADPR-006-FT07
4 de 4
PDPR-003-FT01
00/00/0000
ENTRADA DE ALMACEN VERSIÓN: 1
CLIENTE: FECHA:
CÓDIGO O.P CANTIDAD DESCRIPCIÓN REFERENCIA
Persona que entrega:
Almacenista:
CARACTERIZACIÓN PROCESO DE COMPRAS

Garantizar el suministro adecuado y oportuno de los productos o Aplica a todas las Areas de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
servicios acordes con los requisitos de calidad establecidos por la LÍDER DEL PROCESO
Empresa para de esta forma satisfacer las necesidades del cliente. * Director Administrativo
El proceso inicia con el establecimiento o adopción de criterios de selección, evaluación y reevaluación de proveedores, para efectuar una compra técnica de productos (Insumos y suministros)
y/o servicios y para verificar que cumplan con las especificaciones requeridas, ya sea en las instalaciones de la Empresa o en las del proveedor.
Versión
Doc.
* Solicitud de Documentos a Proveedores ADPR-006-FT01
* Gestión de la Calidad * Gestión de la Calidad
* Selección de Proveedores ADPR-006-FT02
* Listado Maestro de Proveedores ADPR-006-FT03
* Reporte de Inconformidades en Prod. o Serv. ADPR-006-FT04
1 * Solicitud de Compra ADPR-006-FT08 COMPRAS * Evaluación de Proveedores ADPR-006-FT05 01
* Orden de Compra ADPR-006-FT06
* Compras * Compras
* Nota Entrada Almacén ADPR-006-FT07
* Registro de Compra ADPR-006-FT09

DOC. Y REGISTROS
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS RECURSOS INDICADORES
ASOCIADOS
El completo diligenciamiento de la
infromación tecnica del Producto
o Servicio.
* Gestión Humana
* Gestión Comercial * ADPR-006 Compras.
Que los proveedores estén * ADPR-006-FT01 Solicitud de
seleccionados e incluidos en el Documentos a Proveedores.
listado maestro de proveedores. * ADPR-006-FT02 Selección de
Proveedores.
* Gestión Humana
* ADPR-006-FT03 Listado
* Gestión de la Calidad Maestro de Proveedores.
* Gestión Comercial 1. NÚMERO DE PROVEEDORES
El cumplimiento de APROBADOS SEGUN
* Planificación y Diseño del Prod. * ADPR-006-FT04 Reporte de * Recurso Humano
especificaciones (Cantidad, EVALUACIÓN
* Gestión de la Producción Inconformidades en Producto o * Equipo ( Cómputo, comunic.)
Referencias, etc.) y si existe
* Logística y Distribución Servicio. * Instalaciones TOTAL DE PROVEEDORES
alguna diferencia que sea
registrada en el ADPR-006-FT04.
* Gestión Humana * ADPR-006-FT05 Evaluación de
* Gestión Financiera Proveedores.
1 x 100
* Gestión Comercial * ADPR-006-FT06 Orden de
Que la evaluación sea aplicada a Compra.
la totalidad de proveedores de
productos o servicios, teniendo en * ADPR-006-FT07 Nota Entrada 2. NÚMERO DE COMPRAS SIN
* Logística y Distribución * Instalaciones RECHAZOS
cuenta el ADPR-006-FT04 de Almacén.
cada uno de ellos.
* Gestión Humana TOTAL DE ORDENES DE COMPRA
* ADPR-006-FT08 Solicitud de
Compra.
* Gestión Comercial * ADPR-006-FT09 Registro de
* Planificación y Diseño del Prod. Compra. * Recurso Humano
Que el seguimiento se realice a
periodos óptimos para cada uno
* Logística y Distribución * Paginas Amarillas. * Instalaciones
de ellos.
* Gestión Humana
Revisión de la debida aprobación * Gestión de la Producción * Equipo ( Cómputo, comunic.)
de la Orden de Compra. * Logística y Distribución * Instalaciones
* Gestión Humana
COMPRAS
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADPR-006
1. OBJETIVO
Establecer criterios de selección, evaluación y reevaluación de proveedores, para efectuar una

compra técnica de productos y/o servicios y para verificar que cumplan con las
especificaciones requeridas, ya sea en las instalaciones de la Empresa o en las del proveedor.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la compra de bienes o servicios que tienen incidencia en la
calidad del producto final.
3.1 Almacenista: Recepción, verificación, almacenamiento y preservación de materias primas

e insumos. Reporte de inconsistencias en cuanto a cantidades, calidad y estado del producto
recibido.
3.2 Comité de Compras: Aprobación de compras con monto superior a 1 SMLV. Está
conformado por el Director Comercial, Director Administrativo y Coordinador Ventas
Publicomerciales. (Para la aprobación de una compra debe llevar obligatoriamente la Firma del
Director Comercial y el visto bueno de cualquiera de los otros dos que conforman el comité.
En el evento que el Director Comercial no se encuentre la firma de este se reemplazara por la
del Gerente).
3.3 Director de Producción: Efectúa la negociación de las compras correspondientes a

insumos y materias primas que por efectos de capacidad productiva o especialidad del trabajo
no se puedan realizar a través otra área.
3.4 Director Administrativo: Selecciona y evalúa proveedores y mantiene actualizados los

listados maestros. Aprueba las compras hasta 1 SMLV y efectúa las compras a excepción de
la negociación de insumos y materias primas en producción.
3.5 Directores de Área: Establecen y documentan las pruebas, inspecciones, verificaciones

y aprobaciones a los productos que así lo requieran.
4. DEFINICIONES
4.1 Compra Técnica: Compra que cumple especificaciones preestablecidas.
4.2 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o presta un servicio.

Gerente
1 de 5
COMPRAS
4.3 Proveedor Único: Organización o persona que suministra un producto o servicio, el cual
no puede ser suministrado por ningún otro proveedor.
4.4 Subsanar: Actividad a través de la cual se aprueba la recepción de un producto o servicio,

aunque no cumpla las especificaciones establecidas en la negociación.
5. DESARROLLO
5.1 Selección de Proveedores: Para disponer de proveedores con capacidad para cumplir
los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe cumplir con los siguientes pasos:
5.1.1 Dependiendo de los requerimientos de la Empresa, el Director Administrativo establece

la necesidad de seleccionar proveedores para adquirir productos o servicios.
5.1.2 El Director Administrativo solicita al proveedor la documentación necesaria para ser

tenido en cuenta. Esta documentación corresponde a lista de precios, certificaciones de
clientes, catálogos de productos, entre otros. Para tal fin, envía al proveedor el Formato ADPR-
006-FT01, Solicitud de Documentos a Proveedores.
5.1.3 Una vez recibidos los documentos anteriormente relacionados, el Director Administrativo
los revisa y verifica que estén completos; a continuación, procede a diligenciar el Formato
ADPR-006-FT02, Selección de Proveedores.
5.1.4 Si el proveedor cumple con los parámetros exigidos de selección, es incluido en el

documento ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores, y la documentación es
archivada en la carpeta correspondiente a proveedores.
5.1.5 Si el proveedor no cumple con los parámetros exigidos de selección, el Director

Administrativo lo contacta y le informa, para establecer la posibilidad de corregir o eliminar las
causas de no selección.
5.1.6 Si el proveedor soluciona las causas de no selección, se repiten los pasos de los
numerales 5.1.3 y 5.1.4.
5.2 Evaluación de Proveedores: Para mantener la continuidad de proveedores en el Listado

Maestro correspondiente, se debe cumplir con los siguientes pasos:
5.2.1 Cada seis meses, el Director Administrativo debe evaluar a los proveedores, siempre y
cuando estos hayan suministrado productos o servicios a la Empresa.
5.2.2 A medida que se ejecutan las compras de productos, bienes o servicios, el Director
Administrativo, o de Producción según el caso, debe diligenciar el Formato ADPR-006-FT04,
Reporte de Inconformidades en Productos o Servicios, y archivarlo como soporte para la
evaluación de proveedores (Cada vez que se presente una No conformidad con el producto o
servicio suministrado).
2 de 5
COMPRAS
5.2.3 Una vez transcurrido el semestre, el Director Administrativo debe diligenciar el Formato
ADPR-006-FT05, Evaluación de Proveedores; para tal hecho, se debe apoyar en el Formato
ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores, y ADPR-006-FT04, Reporte de
Inconformidades en Productos o Servicios.
5.2.4 Si el proveedor aprueba la evaluación, es mantenido o incluido en el ADPR-006-FT03,

Listado Maestro de Proveedores.
5.2.5 Si el proveedor no aprueba la evaluación pero tradicionalmente ha cumplido, se archiva

en la carpeta de proveedores en estudio.
5.2.6 Para el caso de proveedores únicos que no aprueben la evaluación, se les debe dar el
tratamiento de proveedores en estudio.
5.2.7 Si el proveedor no aprueba la evaluación y tradicionalmente no ha cumplido, se elimina

del ADPR-006-FT03, Listado Maestro de Proveedores.
5.2.8 El Director Administrativo efectúa el seguimiento al desempeño del proveedor en

estudio, y, si cumple, se ejecuta el paso descrito en el numeral 5.2.4; en caso contrario, se
elimina del ADPR-006-FT03 Listado, Maestro de Proveedores.
5.3 Compra Técnica: Para lograr que el producto o el servicio requerido cumpla con las
especificaciones, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
5.3.1 El Director Administrativo debe verificar la necesidad de compra de un producto o un

servicio del área que lo solicite.
5.3.2 Para solicitar productos o servicios al Director Administrativo, los funcionarios

responsables deben diligenciar el Formato ADPR-006-FT08, Solicitud de Compra.
Describiendo claramente las características del producto o servicio solicitado.
5.3.3 A continuación, el Director Administrativo debe buscar en el ADPR-006-FT03, Listado

Maestro de Proveedores, si existen proveedores que proporcionen el producto o servicio
requerido, y solicitar como mínimo tres cotizaciones. Cuando aplique se solicitan por escrito y
deben describir exactamente el producto o servicio solicitado, y las condiciones comerciales
para la posible compra. De lo contrario en el Formato ADPR-006-FT08, Solicitud de Compra
se deben registrar las cotizaciones telefónicas realizadas a los tres proveedores. Cuando se
requieran muestras del producto, se solicitan al proveedor.
5.3.4 Si no existe proveedor que proporcione el producto o servicio requerido, se debe ejecutar
el proceso de selección de proveedores descrito en el numeral 5.1. De requerirse un producto
o un servicio de forma inmediata que no lo suministre ninguno de los proveedores
seleccionados o en estudio, previa autorización del Director Comercial o el Gerente se realizará
la compra.
3 de 5
COMPRAS
5.3.5 El Director Administrativo debe seleccionar la oferta que mejor cumpla con las
condiciones y especificaciones requeridas, y diligenciar el Formato ADPR-006-FT06, Orden de
Compra. Las compras serán autorizadas, dependiendo del valor, por el Director Administrativo
hasta 1 SMLV, o por el Comité de Compras superior a 1 SMLV.
5.3.6 Una vez aprobada la compra, el Director Administrativo debe enviar la Orden de Compra
al proveedor.
5.3.7 Si existe la necesidad de realizar verificación del producto en las instalaciones del
proveedor, el Director Administrativo o el Funcionario delegado, debe hacerlo de acuerdo a lo
establecido en el numeral 5.4 de este documento, y debe dejar registro de esto en formato
libre; como mínimo debe consignar los datos del producto o servicio verificado y las
percepciones de la verificación.
5.3.8 El producto o servicio debe ser recibido por el almacenista, el cual ingresa los datos al
sistema de acuerdo a lo registrado en el Formato ADPR-006-FT06, Orden de Compra para
generar el ADPR-006-FT07, Nota Entrada Almacén. Cualquier diferencia entre lo recibido y lo
consignado en la orden de compra (Referencia, cantidad, estado, etc.), debe ser informado al
Director Administrativo para que este autorice o no su ingreso. Debe registrarse en el Formato
ADPR-006-FT04, Reporte de Inconformidades en Productos o Servicios, y archivarse en la
carpeta correspondiente.
5.3.9 Una vez presentado el ADPR-006-FT07, Nota Entrada Almacén, y la factura, al Director
Administrativo, este debe verificar las cantidades, precios y condiciones comerciales, y
proceder a ingresar la factura al sistema generando el Formato ADPR-006-FT09, Registro de
Compra. A continuación, entrega la factura a la secretaria para su archivo.
5.4 Verificación del Producto en las instalaciones del proveedor: Cuando se requiera la
verificación del producto en las instalaciones del proveedor (Definido documentalmente), se
debe cumplir con los siguientes pasos:
5.4.1 El Director Administrativo, con la ayuda del área que solicita el producto o servicio,
establecen la necesidad de efectuar la verificación del producto en las instalaciones del
proveedor, y le informa a este en el momento de solicitar la cotización.
5.4.2 El Director Administrativo, con la ayuda del Área que solicita el producto o servicio,
establecen y documentan las condiciones para la verificación del producto y el método para la
liberación del mismo, si es aplicable.
5.4.3 El Director Administrativo o el funcionario delegado, efectúa la verificación, y si cumple

con las condiciones establecidas, teniendo en cuenta el método para la liberación del producto,
autoriza el despacho.
5.4.4 Si el producto no cumple con las condiciones establecidas, se informa al proveedor y se

plantea la posibilidad de solucionar las diferencias.
4 de 5
COMPRAS
5.4.5 Si el proveedor soluciona las diferencias, el Director Administrativo o el funcionario

delegado realiza una nueva verificación, y, si cumple, autoriza el despacho del producto y
registra tal situación en un acta de formato libre.
5.4.6 Si el proveedor no soluciona las diferencias en las especificaciones, el Director

Administrativo o el funcionario delegado, dependiendo de las especificaciones técnicas, puede
autorizar el despacho del producto por subsanación y registrar tal situación en un acta de
formato libre.
5.4.7 En caso de que las especificaciones técnicas no lo permitan, no se autoriza el despacho

del producto o servicio, y, el Proveedor, debe remplazarlos o en su defecto se cancela la
compra.
Solicitud de Documentos a Proveedores ADPR-006-FT01

Selección de Proveedores ADPR-006-FT02
Listado Maestro de Proveedores ADPR-006-FT03
Reporte de Inconformidades en Producto o Servicio ADPR-006-FT04
Evaluación de Proveedores ADPR-006-FT05
Orden de Compra ADPR-006-FT06
Nota Entrada Almacén ADPR-006-FT07
Solicitud de Compra ADPR-006-FT08
Registro de Compra ADPR-006-FT09
5 de 5
ADPR-006-FT01
SOLICITUD DOCUMENTOS PROVEEDORES

00/00/0000
VERSIÓN: 1
INCLUSIÓN O ACTUALIZACIÓN LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES
Nombre o Razón Social Completa:

(indicar si es Ltda., S.A. u otra.)
Nit o C.C. No.
Dirección:
Ciudad: Teléfonos: Fax:
A.A. Pagina web:
Contacto: E-Mail:
Productos o servicios:
AGENTE RETENEDOR DE:
Retención en la Fuente: Sí Régimen Tributario:

No Gran contribuyente
No Gran Contribuyente
IVA: Sí Común
No Simplificado
ICA: Sí
No
Encargado de Facturación:
Firma y sello del proveedor:
DOCUMENTOS QUE DEBE ANEXAR (FOTOCOPIAS)
.-Fotocopia Certificado de Existencia y Representación de la sociedad o fotocopia de la cédula

de ciudadanía si es persona Natural.
.-Lista de productos con precios actualizados.
.-Certificado de Calidad ( Si se tiene)
.- Referencias Comerciales
.- Referencias Bancarias
La información solicitada será utilizada únicamente para actualizar nuestra base de datos de proveedores.
ADPR-006-FT02
00/00/0000
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
VERSIÓN: 1
Nombre del proveedor: Nit o cédula:

Especialidad:
Teléfono: Dirección: Fax:
Página web: E-mail: Contacto:
Marcar únicamente un puntaje por cada ítem.
ITEM REQUISITO PÁRAMETRO PUNTAJE OBSEVACIONES (si aplica)

Posee certificado de calidad
1 CERTIFICADO DE CALIDAD
No posee certificado de calidad
CUMPLIMIENTO EN VENTA Las referencias comerciales y/o bancarias confirmadas son
DE PRODUCTO O SERVICIO adecuadas.
2
SIMILAR EN OTRAS Las referencias comerciales y/o bancarias confirmadas no son
COMPAÑIAS adecuadas
CONDICIONES Es mayor o igual a 60 Días
COMERCIALES QUE OFRECE Es mayor o igual a 30 Días
EL PROVEEDOR (Las Políticas de venta, Pagos y
3 A partir del vencimiento cobra intereses de mora
condiciones preliminares entregas
pueden variar según el tipo y Ofrece descuentos por pago de contado
cantidad de producto pedido) No ofrece descuento y el pago es de estricto contado
FACILIDADES DE ENTREGA Entrega el producto incluyendo el transporte

DEL PRODUCTO O
Políticas de venta, Pagos y
4 SERVICIO(Las condiciones Entrega el producto sin incluir el transporte
entregas
pueden variar según la cantidad
de producto) No entrega el producto en la Compañía
Registro de cámara y Comercio

Ofrece listas de precios y/o especificaciones técnicas del
5 DOCUMENTACIÓN EFECTIVA producto
Envía cotizaciones por escrito solicitadas
Ofrece cotizaciones verbales
TOTAL ACUMULADO PUNTOS
RESULTADO DE LA SELECCIÓN
ITEM CRITERIOS RESULTADO SEGÚN CRITERIO OBSERVACIONES
Si el proveedor no cumple con los requisitos 2 ó 3 Acción a tomar:

1 EL PROVEEDOR SE RECHAZA
ó el puntaje es inferior a 6 puntos
Si el puntaje acumulado es igual o mayor a 10
2 EL PROVEEDOR ES ACEPTADO
puntos Fecha de cumplimiento:
Cumplido: Si No
3 Si el puntaje acumulado está entre 6 y 9 puntos El PROVEEDOR ES PUESTO EN ESTUDIO
Quien realiza seguimiento:
Para proveedores únicos que no aprueban la selección se consideran proveedores en estudio y se realiza la compra.
Notas:
Diligenciado por: Fecha de Selección:
Nombre: Firma: Cargo:
Para el punto 1 el puntaje es 2 o 0, el punto 2 es 2 o 0, el punto 3 es 4, 3, 1, 2 o 0, el punto 4 es 3, 2 o 0.

el punto 5 es 3,2 o 2 Estos puntajes van en orden de acuerdo a cada ítem.
ADPR-006-FT3
LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES 00/00/0000
VERSION:1
NOMBRE PRODUCTO/SERVICIO DIRECCIÓN TELÉFONOS FAX E-MAIL CONTACTO
FECHA: DILIGENCIADO POR: FIRMA: CARGO:

ADPR-006-FT4
REPORTE DE INCONFORMIDADES EN PRODUCTO O SERVICIO 00/00/0000
VERSIÓN:1
NOMBRE DE QUIEN
FECHA DESCRIPCIÓN DE LA INCONFORMIDAD ACCIÓN TOMADA CARGO
REPORTA
REPORTADO POR:
Cantidad
Referencia
Tiempo de Entrega
Elaboró:
ADPR-006-FT05
00/00/0000
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
VERSIÓN: 1
Nombre del Proveedor: Nit o cédula:

Marcar únicamente un puntaje por cada ítem. El No cumplimiento de algún requisito por parte del proveedor, determina una acción para eliminar las
causas que generan la No conformidad.
ITEM REQUISITO PARAMETRO PUNTAJE OBSEVACIONES
CUMPLIMIENTO DE Cumple totalmente con lo establecido VER REPORTE DE
1 ESPECIFICACIONES DEL Cumple corrigiendo no conformidades INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO No cumple lo establecido PRODUCTO O SERVICIO
Cumple de forma oportuna de acuerdo a lo convenido
OPORTUNOS EN LA Cumple parcialmente sin afectar el desarrollo del proceso VER REPORTE DE
2 ENTREGA DEL PRODUCTO O INCONFORMIDADES EN
SERVICIO No cumple con la entrega o cumple parcialmente afectando el PRODUCTO O SERVICIO
desarrollo del proceso
Cumple con las cantidades acordadas
CUMPLIMIENTO DE VER REPORTE DE
Cumple parcialmente sin afectar el desarrollo del proceso
3 CANTIDADES DEL INCONFORMIDADES EN
PRODUCTO O SERVICIO No cumple con las cantidades o cumple parcialmente afectando el PRODUCTO O SERVICIO
desarrollo del proceso
No ha presentado producto no conforme
EFICACIA PARA ATENDER VER REPORTE DE
Ha presentado producto no conforme y lo ha atendido eficazmente
4 RECLAMOS AL PRODUCTO INCONFORMIDADES EN
NO CONFORME PRODUCTO O SERVICIO
Ha presentado producto no conforme y no lo ha atendido eficazmente
CUMPLIMIENTO DE LAS Cumple con las condiciones comerciales pactadas VER REPORTE DE
5 CONDICIONES INCONFORMIDADES EN
COMERCIALES No cumple con las condiciones comerciales pactadas PRODUCTO O SERVICIO
TOTAL ACUMULADO PUNTOS
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
DESCRIBIR LA ACCION Y LAS
ITEM CRITERIOS FECHAS DEL SEGUIMIENTO
PLANIFICADO, SI APLICA
El proveedor que obtenga un puntaje menor a 10, o que no obtenga puntos en los ítems 1 y 4, debe ser Acción a tomar:
1
retirado del Listado Maestro de Proveedores
El proveedor que obtenga puntos en los ítems 1 y 4 y su puntaje sea mayor o igual a 10 y menor o igual
2
a 14 , entra en estudio Fecha de cumplimiento:
Cumplido: Si No
Si el puntaje obtenido es mayor a 14 puntos, el proveedor continúa en el Listado Maestro de
3 Quien realiza seguimiento:
Proveedores
Si el proveedor en estudio no cumple con las acciones pactadas para eliminar la causa de la No conformidad, es eliminado del Listado
Maestro de Proveedores. Cuando se trate de un proveedor único y el resultado de su evaluación amerite su retiro del Listado Maestro de
Proveedores, se le da tratamiento de proveedor en estudio.
Notas:
Diligenciado por: Fecha de Evaluación:
Nombre: Firma: Cargo:
Para el punto 1 el puntaje es 4, 2 o 0, el punto 2 es 4, 1, o 0, el punto 3 es 4, 2, o 0, el punto 4 es 4, 3 o 0.

el punto 5 es 4 o 0 Estos puntajes van en orden de acuerdo a cada ítem.
ADPR-006-FT6
ORDEN DE COMPRA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Señores: Fecha:
Dir.: Fec. Ent.
Ciudad: Tel:
Pago:
Producto Descripción Referencia Cantidad Vr. Unitario Vr. Total
Neto a pagar
Elaboró Autorizó Acepta (Firma y Sello) C.C.: de

ADPR-006-FT7
NOTA ENTRADA ALMACÉN 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Señores: Nit. Fecha:

Dirección:
Ciudad: Teléfonos:
Vendedor:
Por medio de la presente damos entrada a los artículos relacionados a continuación

Por concepto de: Valor
Elaboró Aceptada Firma Nit:

ADPR-006-FT08
SOLICITUD DE COMPRA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
Solicitud de Materiales Cotización

Fecha Cantidad Unidad Descripción Destinatario Proveedor Valor Proveedor Valor Proveedor Valor Cotizador
ADPR-006-FT09
REGISTRO DE COMPRA 00/00/0000
VERSIÓN: 1
A Favor de: Fecha:

Cedula/ NIT: Valor:
Fact.No.: Del: Orden: Vencimiento:
Por concepto de: Cantidad Valor
Total
Aprobado Revisado Contabilizado

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTION HUMANA

Contribuir al desarrollo del Talento Humano de la Empresa, Aplica a los procesos de Talento Humano desarrollados por la Dirección Administrativa de la Compañía
asegurando la efectividad en la aplicación de los procesos de
selección, contratación e inducción del personal que ingresa, LÍDER DEL PROCESO
además de ciertas actividades para la administración de los
colaboradores, apoyados en procesos * Director Administrativo
de formación y ambiente de trabajo.
El proceso inicia con el diligenciamiento de un requerimiento del director de área en donde es necesitado el colaborador. Luego de hacer el requerimiento, se procede a la aprobación
por parte de la gerencia para el nuevo cargo. Posteriormente se da paso al procedimiento de selección del personal, en donde se realiza un estudio de los candidatos con sus
respectivas pruebas y se realiza la vinculación del empleado, el cual cuenta con procesos de inducción, dotación y de reportes de accidentes laborales.
Versión
Doc.
* Perfil Cargo Tipo
* Hojas de Vida
* Entrevista de Personal
* Verificación de Referencias
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y * Visita Domiciliaria
1 * Formato Requisición de Personal. CONTRATACIÓN DE PERSONAL * Referenciación Laboral 01
(ADPR- 001) * Declaración Juramentada
* Compras * Compras
* Programa de Entrenamiento
* Control de Asistencia
* Investigación de Incidentes y
Accidentes de Trabajo
INDUCCIÓN DE PERSONAL * Manual de Inducción General
2 * Logística y Distribución * Inducción al Cargo y a la Compañía * Logística y Distribución 01
(ADPR - 002) * Manual de Inducción al Cargo
* Compras * Compras
* Gestión Comercial * Instructivo de Evaluación General * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. de Capacitación * Planificación y Diseño del Prod.
* Propuestas de Capacitación
* Gestión de la Producción * Instructivo de Necesidades de * Gestión de la Producción
CAPACITACIÓN DE PERSONAL * Evaluación de Capacitación
3 * Logística y Distribución Capacitación * Logística y Distribución 01
(ADPR - 003) * Formato Individual de Capacitación
* Compras * Evaluación de Necesidades de * Compras
* Formato General de Capacitación
* Gestión Humana Capacitación * Gestión Humana
* Instructivo de Evaluación de
Desempeño
* Cronograma de Evaluación de EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO * Evaluación de Desempeño
4 * Logística y Distribución * Logística y Distribución 01
Desempeño (ADPR - 004) * Evaluación de Clima Organizacional
* Compras * Compras
* Descripción de Competencias
* Evaluación de Desempeño
* Solicitud de Personal ELABORACIÓN DE PERFILES DE CARGO * Manual de Perfiles de cargo
5 * Logística y Distribución * Logística y Distribución 01
* Formato Perfil de Cargo (ADPR - 005) * Descripción de Competencias
* Compras * Compras
DOC. Y REGISTROS
ACTIVIDAD A CONTROLAR PROCESOS RELACIONADOS RECURSOS INDICADORES DE GESTIÓN
ASOCIADOS
* Planificación y Diseño del * ADPR-001 Reclutamiento, selección y
contratación de Personal. * Recurso Humano
Prod.
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal * Equipo ( Cómputo, comunic.)
Que el personal escogido * Gestión de la Producción
1 * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
cumpla con el perfil. * Logística y Distribución * Hoja de Vida * Insumos (Útiles de
* Compras * Contrato Papelería).
* Gestión Humana * Afiliaciones
Control de pagos y Prod.
descuentos que sean * Gestión de la Producción
1 * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
debidamente soportados * Logística y Distribución * Hoja de Vida * Insumos (Útiles de
(HORAS EXTRAS) * Compras * Contrato Papelería).
* Planificación y Diseño del * ADPR-001 Reclutamiento, selección y * Recurso Humano
contratación de Personal.
Prod. * Equipo ( Cómputo,
* ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal
Velar porque la información * Gestión de la Producción comunicaciones)
1 * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista
este completa HV. * Logística y Distribución * Hoja de Vida * Instalaciones
* Compras * Contrato * Insumos (Útiles de
* Gestión Humana * Afiliaciones Papelería).
Prod.
Cumplimiento de Labores y * ADPR-001-FT01 Solicitud de Personal * Equipo ( Cómputo, comunic.)
1 Horario (Reglamento Interno * ADPR-001-FT02 Registro de Entrevista * Instalaciones
* Logística y Distribución * Hoja de Vida
de Trabajo). * Insumos (Útiles de
* Compras * Contrato Papelería).
* ADPR-003 Capacitación de personal
* Gestión Comercial * ADPR-003-FT01 Solicitud de Personal
* Planificación y Diseño del * ADPR-003-FT02 Registro de Entrevista
* Recurso Humano 1. NÚMERO DE VACANTES
Prod. * ADPR-003-FT01 Evaluación de
CUBIERTAS
Que el plan de Capacitación necesidades de capacitación * Equipo ( Cómputo, comunic.)
3 se aplique a la totalidad del * ADPR-003-FT02 Evaluación de * Instalaciones NÚMERO TOTAL DE SOLICITUDES
* Logística y Distribución Capacitación
personal * Insumos (Útiles de
* Compras * ADPR-003-FT03 Formato individual de Papelería).
* Gestión Humana capacitación
2. NÚMERO DE COLABORADORES
* Gestión Financiera * ADPR-003-FT04 Formato General de
QUE SUPERAN EL PERIODO
Capacitación
PRUEBA
* ADPR-003 Capacitación de personal
* Gestión Comercial * ADPR-003-FT01 Solicitud de Personal
NÚMERO TOTAL DE INGRESOS
* Planificación y Diseño del * ADPR-003-FT02 Registro de Entrevista
* ADPR-003-FT01 Evaluación de * Recurso Humano
Prod.
Que cumpla con la función necesidades de capacitación * Equipo ( Cómputo, comunic.)
3 para la cual fue creado * ADPR-003-FT02 Evaluación de * Instalaciones
* Logística y Distribución Capacitación
3. ÍNDICE DE FRECUENCIA X
(COPASO) * Insumos (Útiles de ÍNDICE SEVERIDAD x 100
* Compras * ADPR-003-FT03 Formato individual de Papelería).
* Gestión Humana capacitación
1000
* Gestión Financiera * ADPR-003-FT04 Formato General de
Capacitación
* ADPR-004 Evaluación de Desempeño 4. NÚMERO DE ACTIVIDADES

* ADPR-004-FT01 Evaluación de REALIZADAS
* Gestión Comercial Desempeño
* Planificación y Diseño del * ADPR-004-FT02 Cronograma Evaluación NÚMERO DE ACTIVIDADES
de Desempeño * Recurso Humano PROGRAMADAS
Que se realicen seguimientos Prod.
* ADPR-004-FT03 Descripción de * Equipo ( Cómputo, comunic.)
de la eficacia de las acciones * Gestión de la Producción
4 Competencias * Instalaciones
tomadas en la Evaluación de * Logística y Distribución * ADPR-004-FT04 Evaluación del Clima 5. NÚMERO DE DÍAS SIN
* Insumos (Útiles de
Desempeño * Compras Organizacional ACCIDENTES DE TRABAJO
Papelería).
* Gestión Humana * GCPR-004-FT01 Reporte de Quejas,
* Gestión Financiera Reclamos o No Conformidades y Solicitud
de Acciones Preventivas o Correctivas.
* GCPR-004-FT02 Plan de Acción
* Planificación y Diseño del
* Recurso Humano
Prod.
El perfil debe ser adecuado * Gestión de la Producción
5 * ADMN-001 Manual de Perfiles del Cargo * Instalaciones
al puesto de trabajo. * Logística y Distribución * ADIT-007 Diccionario Competencias * Insumos (Útiles de
* Compras
Papelería).
* Gestión Humana
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE
PERSONAL
1. OBJETIVO
Establecer parámetros para un adecuado proceso de incorporación y asignación de personal

a las diferentes áreas de la Empresa.
2. ALCANCE
Seleccionar colaboradores para las Áreas Directivas, Administrativas y Operativas que

ingresen a Confecciones Caroyco.
3.1 Director Administrativo: Recepcionar las solicitudes de personal, e iniciar el proceso

de reclutamiento; una vez cumplida la selección, realizar la contratación respectiva.
3.2 Directores de Área: Detectar y comunicar a la Dirección Administrativa o Gerencia, la

necesidad de contratar personal nuevo, ya sea por cargos vacantes o por la creación de un
nuevo cargo.
3.3 Gerente: Realizar el proceso de selección, conforme a lo descrito en el presente

documento y a los requerimientos del cargo.
4. DEFINICIONES
4.1 Contratación: Es la oficialización de la relación laboral entre el empleado seleccionado y

la Empresa.
4.2 Reclutamiento: Acción mediante la cual son recepcionadas las hojas de vida de los
posibles candidatos a desempeñar un cargo.
4.3 Selección: Proceso a través del cual se escogen las hojas de vida que cumplen con el
perfil para desempeñar un cargo, en particular.

Gerente
1 de 4
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE
PERSONAL
5. DESARROLLO
TAREA ACTIVIDADES RESPONSABLE

1. El Director de Área solicitante
Requerimiento Director diligencia el Formato ADPR-001-FT01 Director de Área
de Área Solicitud de Personal y lo envía al
Director Administrativo.
2. La recolección de las hojas de vida
se realiza en la recepción por parte de Secretaria de la
Reclutamiento la Secretaria, quien verifica nombres, Empresa
teléfonos, dirección y cargo solicitado.
Finalmente, son archivados por área.
3. Se solicitan hojas de vida de
posibles candidatos a nivel externo por
medio de aviso clasificado o con
Director
Solicitud Candidatos a empresas de personal temporal.
Administrativo
Nivel Externo Eventualmente se reciben hojas de
vida de personal recomendado por
colaboradores actuales en
Confecciones Caroyco E.U
4. La secretaria llama telefónicamente
Llamado Telefónico y a los candidatos y los cita a entrevista Secretaria de la
Citación a de acuerdo a las hojas de vida Empresa
Precandidatos suministradas por el Director
Administrativo.
5. La primera entrevista la realiza la Director
Entrevista Dirección
Dirección Administrativa a manera de Administrativo
Administrativa
filtro inicial.
El Director Administrativo diligencia el
Formato ADPR-001-FT02 Registro de
Entrevista donde se consigna la
Registro Resultado información solicitada y de cumplir el Director
Primera Entrevista candidato con los requisitos para el Administrativo
cargo, se pasa a entrevista con el
Gerente o en su defecto se da por
terminado el proceso.
7. La segunda Entrevista es realizada
Entrevista Gerente de la
por el Gerente, previo concepto del Gerente
Empresa
Director Administrativo.
8. El Gerente verifica la información
Registro Resultado consignada en el Formato ADPR-001-
Gerente
Segunda Entrevista FT02 Registro de Entrevista donde se
complementa y da su concepto; de
2 de 4
cumplir el candidato con los requisitos
para el cargo se continúa con el
siguiente nivel del proceso de
selección o en su defecto la no
continuidad.
9. Posterior a las entrevistas los
preseleccionados pasan a realizar una Director
Preseleccionados a prueba de habilidad, donde se Administrativo
Prueba de Habilidad - evidenciará la capacidad e idoneidad y
Nivel Operativo para la realización de la labor Directores de
determinada. Área
10. En el Formato ADPR-001-FT03

Prueba de Habilidad de Preselección
Registro de Resultados se registran los resultados de la Directores de
de Prueba de Habilidad misma, según los ítems determinados Área
y se especifica la aprobación o no de
la prueba.
11. Se verifican los registros donde
están especificados los conceptos
(entrevistas y pruebas) y se toma la
decisión final.
De acuerdo con las Hojas de vida de
los colaboradores, que han trabajado
Selección Final del
en la Empresa en la temporada Gerente
Colaborador
anterior al año que se esté
contratando, y para desempeñarse en
el mismo cargo se omitirán los pasos
de: preseleccionados a prueba de
habilidad y registro de resultados de
prueba de habilidad.
Aplicación a 12. Se inicia la contratación con la
Contratación verificación de la documentación Director
"Suministro de requerida para tal fin. Administrativo
Personal"
13. Si el nuevo colaborador a estado
afiliado a salud y pensiones se
actualizan los respectivos formatos.
De ser la primera vez que se va a Director
Afiliaciones
afiliar a Protección Social se le Administrativo
informa de las entidades con las
cuales en el momento la Empresa
tiene vinculación y él voluntariamente
3 de 4
las escoge.
Envío Documentación 14. Envío de Formatos de afiliaciones
Director
de a entidades de Protección Social y
Administrativo
Afiliaciones Caja de Compensación.
15. Remitir al nuevo empleado a
Director
Examen Médico examen de ingreso a una institución
Administrativo
médica.
16. Recepción de la documentación
Recepción de Director
del examen de ingreso, emitida por la
Documentación Administrativo
institución médica.
17. Entrega de soportes de las
Entrega Soportes a afiliaciones de Salud, Pensión, ARP y Director
Nuevo Colaborador Caja de Compensación al nuevo Administrativo
colaborador.
18. Copias de los documentos de
afiliación a Salud, Pensión y Caja de
Copias Archivo Hojas Compensación se anexan a la hoja de Secretaria de la
de Vida vida del nuevo colaborador, que Empresa
reposan en el archivo del área de
Talento Humano.
19. Finalizada la contratación se
Finalización Proceso y informa al nuevo colaborador que el Responsable de
Aplicación de la paso a seguir es el de la inducción a la Gestión de la Calidad
Inducción Compañía y al cargo que va a
desempeñar.
Instructivo General Área del Talento Humano ADIT-001

Instructivo registro de entrevista ADIT-002
Instructivo evaluación prueba de habilidad preselección ADIT-004
Solicitud de Personal ADPR-001-FT01
Registro de Entrevista ADPR-001-FT02
Evaluación Prueba de Habilidad de preselección ADPR-001-FT03
4 de 4
INDUCCIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
Brindar la información necesaria al nuevo colaborador para el conocimiento de la Empresa y

de su cargo.
2. ALCANCE
Desarrollar el proceso de inducción a los nuevos colaboradores para las Áreas

Administrativas y Operativas de la Empresa.
3.1 Director Administrativo: Concretar la cita respectiva con el Director de Gestión de la

Calidad de la Compañía para que realice la inducción.
3.2 Directores de Área: Realizar el proceso de inducción a su nuevo colaborador, conforme

a lo descrito en el presente documento y a los requerimientos del perfil de cargo.
3.3 Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: Realizar la inducción del nuevo
colaborador a la Compañía.
4. DEFINICIONES
4.1 Inducción: Capacitación proporcionada por la Empresa al ser contratado un nuevo

colaborador, la cual es fundamental para el desarrollo de sus funciones.
5. DESARROLLO

1. El Director de Área programa la
inducción del nuevo colaborador con
Requerimiento de
los funcionarios que considere Superior Inmediato
inducción
necesario para la ejecución de su
labor.
2. El día de inicio se entrega al nuevo
Entrega de la Responsable de
colaborador la información de
Información de la inducción a la Empresa y se le explica Gestión de la Calidad
Inducción los aspectos principales de esta.

Gerente
1 de 2
3. El superior inmediato realiza un

recorrido general por la Empresa con
Visita Área General
el nuevo colaborador, mostrándole las Superior Inmediato
Áreas de trabajo y los procesos en los
cuales tendrá relación.
4. El superior inmediato presentará al
Presentación
nuevo colaborador con todos los Superior Inmediato
Compañeros
compañeros de la Empresa.
5. El superior inmediato mostrará al
nuevo colaborador los equipos,
Equipos y Herramientas
herramientas y materiales que utilizará
de Trabajo Superior Inmediato
durante su labor diariamente,
enfatizando en el mantenimiento y uso
adecuado.
6. El superior inmediato realiza la
inducción al cargo enfatizando el estilo
de trabajo, los resultados esperados y
Inducción al Cargo las reglas generales de trabajo en
Superior Inmediato
equipo. Para tal fin, diligenciará el
Formato ADPR-002- FT01 inducción al
cargo y a la
Compañía.
7. Al finalizar el proceso descrito, el
superior inmediato ubicará en el
puesto de trabajo al nuevo colaborador
Ubicación en el Puesto
para que inicie su labor, comprobando
de Superior Inmediato
que tenga los elementos básicos de
Trabajo
trabajo.
8. El superior inmediato enviará a la

secretaria el Formato ADPR-002-
Superior Inmediato
FT01 inducción al cargo y a la
Programación de Secretaria de la
Compañía debidamente firmado por
Inducción a Archivo Empresa
los dos que intervienen en el proceso
mencionado para ser archivado en la
hoja de vida del nuevo colaborador.
Inducción al Cargo y a la Compañía ADPR-002-FT01

Manual de Inducción General ADMN-002
Manual de Inducción al Cargo ADPR-002-FT02
2 de 2
1. OBJETIVO
Brindar la información necesaria al nuevo colaborador para el conocimiento de la Empresa y

de su cargo.
2. ALCANCE
Desarrollar el proceso de inducción a los nuevos colaboradores para las Áreas

Administrativas y Operativas de la Empresa.
3.1 Director Administrativo: Concretar la cita respectiva con el Director de Gestión de la

Calidad de la Compañía para que realice la inducción.
3.2 Directores de Área: Realizar el proceso de inducción a su nuevo colaborador, conforme

a lo descrito en el presente documento y a los requerimientos del perfil de cargo.
3.3 Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: Realizar la inducción del nuevo
colaborador a la Compañía.
4. DEFINICIONES
4.1 Inducción: Capacitación proporcionada por la Empresa al ser contratado un nuevo

colaborador, la cual es fundamental para el desarrollo de sus funciones.
5. DESARROLLO

1. El Director de Área programa la
inducción del nuevo colaborador con
Requerimiento de
los funcionarios que considere Superior Inmediato
inducción
necesario para la ejecución de su
labor.
2. El día de inicio se entrega al nuevo
Entrega de la Responsable de
colaborador la información de
Información de la inducción a la Empresa y se le explica Gestión de la Calidad
Inducción los aspectos principales de esta.

Gerente
1 de 2
3. El superior inmediato realiza un

recorrido general por la Empresa con
Visita Área General
el nuevo colaborador, mostrándole las Superior Inmediato
Áreas de trabajo y los procesos en los
cuales tendrá relación.
4. El superior inmediato presentará al
Presentación
nuevo colaborador con todos los Superior Inmediato
Compañeros
compañeros de la Empresa.
5. El superior inmediato mostrará al
nuevo colaborador los equipos,
Equipos y Herramientas
herramientas y materiales que utilizará
de Trabajo Superior Inmediato
durante su labor diariamente,
enfatizando en el mantenimiento y uso
adecuado.
6. El superior inmediato realiza la
inducción al cargo enfatizando el estilo
de trabajo, los resultados esperados y
Inducción al Cargo las reglas generales de trabajo en
Superior Inmediato
equipo. Para tal fin, diligenciará el
Formato ADPR-002- FT01 inducción al
cargo y a la
Compañía.
7. Al finalizar el proceso descrito, el
superior inmediato ubicará en el
puesto de trabajo al nuevo colaborador
Ubicación en el Puesto
para que inicie su labor, comprobando
de Superior Inmediato
que tenga los elementos básicos de
Trabajo
trabajo.
8. El superior inmediato enviará a la

secretaria el Formato ADPR-002-
Superior Inmediato
FT01 inducción al cargo y a la
Programación de Secretaria de la
Compañía debidamente firmado por
Inducción a Archivo Empresa
los dos que intervienen en el proceso
mencionado para ser archivado en la
hoja de vida del nuevo colaborador.

Manual de Inducción General ADMN-002
2 de 2
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
1. OBJETIVO
Capacitar al personal según la evaluación de necesidades a nivel de desarrollo personal y

técnico.
2. ALCANCE
Capacitar a los colaboradores de todos los niveles organizacionales (Directivo, Administrativo

y Operativo) para la optimización de su desempeño.
3.1 Director Administrativo: Realizar el cronograma general de capacitación de acuerdo a

las necesidades detectadas en el personal de la Empresa.
3.2 Directores de Área: Solicitar y tramitar los formatos de evaluación de necesidades de

capacitación para su posterior aprobación por parte de la Gerencia.
3.3 Gerente: Aprobar el cronograma general de capacitación y dar el apoyo financiero para
que este se realice.
3.4 Funcionarios de la Compañía: Participar en las capacitaciones programadas por la

Compañía.
4. DEFINICIONES
N.A.
5. DESARROLLO

1. El Director del Área solicitante
Requerimiento Director diligencia el Formato ADPR-003-
Director de Área
de Área FT01, Evaluación de Necesidades de
Solicitante
Capacitación y lo envía a la Dirección
Administrativa.
Análisis y Verificación 2. El Director Administrativo analiza y Director
de Base de Datos de verifica en base de datos la entidad Administrativo
Capacitación que ofrece el curso, seminario o taller
Gerente
1 de 3
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
según los requerimientos

especificados.
3. El Director Administrativo envía al
Envío a solicitante las
solicitante las propuestas de Director
propuestas de
capacitación existentes en el mercado Administrativo
capacitación
según los requerimientos.
4. El Director de Área solicitante
aprueba la propuesta recomendada
Superior o Director
para la capacitación mediante su firma Superior o Director
solicitante aprueba la
en el formato ADPR-003-FT01 solicitante
propuesta
Evaluación de Necesidades de
capacitación.
5. El Director Administrativo con el
visto bueno del Director de Área envía
Envío de la propuesta a a la Gerencia la propuesta para su Director
la Gerencia y aprobación y asignación de recurso Administrativo y
Aprobación financiero quien autoriza, firmando el Gerente
formato, ADPR-003-FT01 Evaluación
de Necesidades de Capacitación.
6. El Director Administrativo contacta
Contacto con Entidad
la entidad programadora del evento e Director
Programadora de la
inscribe al colaborador formalmente Administrativo
Capacitación
por escrito.
7. El Director Administrativo y
Programación de Director
Superior solicitante programan al
Asistencia Administrativo
colaborador para su asistencia al
Superior Solicitante
evento.
8. El colaborador programado asiste a
Asistencia del Funcionarios
la capacitación en el lugar asignado
Funcionario Encargados
por la entidad.
9. El Director Administrativo envía
Formato ADPR-003-FT02 Evaluación Director
Evaluación del Evento de Capacitación al colaborador Administrativo
asistente para conocer el impacto y
generalidades del mismo.
10. De acuerdo a los datos
suministrados en el formato ADPR-
003-FT02 Evaluación de la
Inclusión en Base de
Capacitación entregado por el Director
Datos
funcionario que la tomó, El Director Administrativo
Administrativo ingresa a la Base de
Datos la información de capacitación
individual y corporativa.
2 de 3
Nota: Se programará el cronograma de capacitación semestral o anualmente dependiendo
de las necesidades del Cargo y de la Empresa.
Instructivo de Evaluación General de Capacitación ADIT-005

Instructivo de necesidades de capacitación ADIT-006
Evaluación de Necesidades de Capacitación ADPR-003-FT01
Evaluación de Capacitación ADPR-003-FT02
Formato Individual de Capacitación ADPR-003-FT03
Formato General de Capacitación ADPR-003-FT04
3 de 3
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
1. OBJETIVO
Evaluar a todos los colaboradores de la organización su desempeño basado en el perfil de

cargo, evaluar el clima organizacional, la capacitación dada y los objetivos planteados.
2. ALCANCE
Se realizará a los colaboradores de la Empresa a nivel Directivo, Administrativo y Operativo.
3.1 Director Administrativo: Suministrar la documentación, para la evaluación de desempeño

a los Directores de área, apoyar a los mismos en la evaluación de los funcionarios a su cargo
y evaluar el personal a cargo.
3.2 Directores de Área y Coordinadores: Evaluar al personal bajo su cargo aplicando el

Formato ADPR-003-FT01, Evaluación del Desempeño, y planificar las actividades con miras a
permitir el mejoramiento continuo de la Empresa.
3.3 Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: Coordinar el Programa General de

Evaluación del Desempeño, realizar la encuesta de la evaluación del clima organizacional y el
Plan de Acción.
3.4 Funcionarios de la Empresa: Participar activamente en lo requerido para el

Mejoramiento Continuo.
3.5 Gerente: Evaluar a los Directores y personal a cargo directo.
4. DEFINICIONES
4.1 Evaluación del Desempeño: Herramienta administrativa que permite medir la calidad del
trabajo, las condiciones personales y el cumplimiento de los objetivos por parte de los
funcionarios de la Empresa.
5. DESARROLLO

Programación 1. El director Administrativo programa Director
Evaluación con los Directores de las diferentes Administrativo y
de Desempeño Áreas las fechas de realización de la Directores de Área o
Gerente
1 de 3
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
evaluación de desempeño de sus Coordinadores

colaboradores.
2. A partir de las consultas con los
diferentes Directores de Área, el
Elaboración de Director Administrativo genera un Director
cronograma cronograma con fechas para la Administrativo
realización de las evaluaciones de
desempeño de cada Área.
3. El Director Administrativo envía a
cada Director de Área, el cronograma Director
Entrega de con las fechas respectivas de Administrativo y
Cronogramas evaluación de los colaboradores para Directores de Áreas o
la organización interna en las mismas Coordinadores
según los tiempos de trabajo.
4. Los Directores de cada Área
solicitan a la Dirección Administrativa
el Formato ADPR-004-FT01
Evaluación de Desempeño e ADIT- Director
Requerimiento de 003 Instructivo de Evaluación de Administrativo y
Registro Desempeño, los Perfiles del Cargo de Directores de Áreas o
los respectivos colaboradores de su Coordinadores
Área y el listado de capacitación de
cada uno para la planeación y
ejecución de la evaluación.
5. El Director Administrativo envía a
Envío de Registro cada Director de Área que lo solicite Director
según fechas, la documentación para Administrativo
la evaluación.
6. Los Directores de Área o
Coordinadores respectivos realizarán
Ejecución de la evaluación de desempeño a sus Directores de Área o
Evaluación colaboradores según las fechas Coordinadores
programadas y los tiempos destinados
para tal fin.
7. Los Directores de Área envían una
copia de la evaluación de desempeño
al Director Administrativo firmada por
Director
Envío Copia de el Director o Coordinador que evalúa y
Administrativo o
Evaluación por el evaluado para ser anexada a su
Coordinador y
hoja de vida. Los Directores de Área
Directores de Área
archivan el original para posterior
seguimiento y evaluación de
resultados en la próxima fecha de
2 de 3
evaluación.
8. El Director Administrativo recibe las
Recepción de la Director
copias de la evaluación y verifica su
Evaluación Trabajo Administrativo
aplicación y firmas respectivas
9. El Director Administrativo entrega a
la secretaria para que anexe a la hoja Director
Copias archivo Hoja de de vida de cada colaborador la copia Administrativo,
Vida de la evaluación para tener el soporte Secretaria y
de ejecución y realizar el seguimiento Directores de Área
respectivo.
Nota: El Director responsable del Sistema de Gestión de la Calidad debe realizar la ADPR-
004-FT04, Evaluación del Clima Organizacional, por lo menos una vez al año y presentar el
informe para la toma de acciones preventivas y correctivas.
Evaluación de Desempeño ADPR-004-FT01

Cronograma Evaluación de Desempeño ADPR-004-FT02
Descripción de Competencias ADPR-004-FT03
Evaluación del Clima Organizacional ADPR-004-FT04
3 de 3
ELABORACIÓN DE PERFILES DE CARGO POR
COMPETENCIAS
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros y actividades generales para la construcción de perfiles de cargo

por competencias para los diferentes niveles de la Empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los cargos de la organización que estén actualmente
vigentes y por crear según las necesidades y crecimiento de la Empresa.
3.1 Directores Áreas: Conocer y ayudar en la definición y construcción de los perfiles de

cargo por competencias.
3.2 Gerente: Realizar la revisión y aprobación de los perfiles de cargo de todos los
funcionarios de la Empresa.
4. DEFINICIONES
N.A.
5. DESARROLLO
1. A. Conocer, evidenciar y validar las

diferentes funciones, actividades y
requerimientos de personal en cada
puesto de trabajo, a través del
A. Requerimiento de Formato, Solicitud de Personal ADPR-
Personal. 001-FT01. Gerente
B. Creación de un B. Determinar cuales son las Directores de Área
Nuevo Cargo funciones, actividades, responsab.,
requerimientos de personal específico
e impacto en la Empresa.

Gerente
1 de 3
2. La Dirección Administrativa
mediante el Formato, Perfil del Cargo,
determina con el Director de Área
Gerencia
solicitante del nuevo cargo, las
Dirección
funciones, actividades,
Levantamiento de administrativa
responsabilidades y aspectos
Información, Directores de Área
generales del colaborador solicitado.
validación y Aprobación solicitante
Posteriormente, la Dirección
Administrativa valida con la Gerencia Responsable Gestión
de la Calidad
y la Dirección de Gestión de la
Calidad la información obtenida para
su aprobación.
3. Mediante el análisis de la ubicación
del cargo en la organización
(organigrama), el diccionario de Dirección
Determinación de las
competencias, las funciones, Administrativa
Competencias del
actividades, nivel de impacto, Responsable de
Funcionario para el
responsabilidad y las competencias Gestión de la
Cargo
determinadas para cada nivel Calidad.
(Directivo, Administrativo u Operativo)
se definen las competencias.
4. La Dirección Administrativa
presenta al Director de Área
Gerencia
solicitante el perfil elaborado para su
Director del área
validación y aprobación en primera
solicitante
instancia.
Dirección
Aprobación Final Posteriormente, se presenta a la
Administrativa
Gerencia y a la Dirección de Gestión
Responsable Gestión
de la Calidad el perfil definido para
de la Calidad
su aprobación final y correspondiente
asignación de salario según políticas
internas.
5. Se entrega a la Dirección de Gestión Dirección
Control del documento
de la Calidad el documento original Administrativa
por el
para su ingreso al listado maestro de Responsable Gestión
D.G.C.
control de documentos. de la Calidad
6. Con el documento aprobado y
Dirección
Inicio Proceso controlado, se inicia el proceso de
Administrativa
Selección de selección de personal.
Responsable Gestión
Personal
de la Calidad
2 de 3

Manual de Perfiles del Cargo ADMN-001
Organigrama
Diccionario Competencias ADIT-007
3 de 3
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
VIGENTE A PARTIR DE: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADIT-001
1. OBJETIVO
Seleccionar colaboradores de acuerdo a las necesidades que haya en un área determinada y

bajo las políticas de la Empresa y la política de calidad; teniendo como referencia los perfiles
por competencia de la Empresa.
2. PASO 1. EVALUACIÓN DE REQUERIMIENTOS
A. Cambio de Personal debido a:
 Bajo rendimiento
 Fallas de asistencia
 Indisciplina
 Consumo de bebidas alcohólicas
 Laborar en estado de embriagues
 No adaptación a estilo de trabajo
 No adaptación a horario
 Retiro voluntario
 Robo
 Convivencia
 Reemplazo
B. Por Crecimiento Organizacional:
 Debido al crecimiento administrativo organizacional, la Empresa puede tener un

desarrollo horizontal o vertical el cual implica la creación de nuevos cargos y
puestos de trabajo.
Para la creación de estos nuevos cargos, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
 Evaluar la necesidad del cargo.
 Evaluar la contratación externa o la promoción interna.
 Determinar sus objetivos, alcances, resultados y funciones.
 Determinar el estatus organizacional del cargo.
 Determinar su conectividad con otras áreas.

Jose Tellez – Camilo Nieto Gestor de Calidad
Gerente
1 de 8
INSTRUTIVO GENERAL ÁREA DE TALENTO HUMANO
 Determinar su corresponsabilidad jerárquica.
 Determinar su profesionalización y Experiencia
 Definición de escala salarial según el sector económico y políticas de la

Compañía
3. PASO 2. RECEPCIÓN DE HOJAS DE VIDA
A. El proceso se realiza constantemente, seleccionándolas por sexo, edad, cargos, etc.

Se solicita a la secretaria que verifique los siguientes datos:
 Nombres.
 Dirección.
 Teléfonos.
 Referencias.
4. PASO 3. PRESELECCION DE HOJAS DE VIDA
Este se realiza según el cargo, los requerimientos y la finalidad de la tarea.
5. PASO 4. ENTREVISTA
Son realizadas por el Director Administrativo y el Gerente de la Empresa. En ausencia de este,

son realizadas por el Director de Producción o por el Director encargado del área. En última
instancia, la entrevista es realizada por un funcionario delegado.
Duración: Mínimo 30 minutos.
Temas a abordar:
 Datos Personales.
 Vida Familiar.
 Experiencia General.
 Experiencia Especifica
 Competitividad
 Relaciones interpersonales
2 de 8
 Proyección en tiempo
 Expectativa laboral
 Expectativa personal
 Explicación de tipo de contrato
 Cierre
6. PASO 5. PRUEBAS DE HABILIDAD
Estas se realizan en las áreas de trabajo en compañía del Superior inmediato, quien evalúa la
habilidad y competencia, según lo especificado en el manual de funciones y perfil de cargo por
competencias.
Estas se realizan en los sitios de trabajo (Áreas, Puntos de Venta, etc.) en compañía del
supervisor, quien evalúa la habilidad y competencia, según lo especificado en el manual de
funciones y perfil de cargo por competencias.
Aspectos a evaluar:
 Habilidad
 Tiempo de ejecución de la tarea
 Desempeño general
 Seguimiento y cumplimiento de normas de seguridad industrial
 Manejo de ordenes
 Relaciones interpersonales en general
Duración: Tres días en el área de trabajo.
7. PASO 6. SELECCIÓN FINAL
El supervisor que realizó el seguimiento y aplicación de la prueba, da el visto bueno de

aprobación de selección.
3 de 8
8. PASO 7. CONTRATACIÓN.
 Esta será realizada por el Director Administrativo, quien se encargará de realizar

todos los trámites necesarios para el manejo de todas las prestaciones sociales
y pagos de parafiscales requeridos por la legislación colombiana. La contratación
debe realizarse cuando el nuevo funcionario de la compañía suministre todos los
documentos exigidos. Los documentos son:
 Fotocopia de Cédula de Ciudadanía o extranjería (Según aplique)
 Pasado Judicial
 Fotocopia de Libreta militar (Si aplica)
 Fotocopias de diplomas o Certificaciones de Formación recibida.
 Foto Reciente
 Referencias y Certificaciones laborales y personales.
 Exámen de ingreso respectivo.
9. PASO 8. NÓMINA
El Director Administrativo liquida la nomina con base en los registros de asistencias, ausencias,
permisos, accidentalidad, incapacidades y demás datos que influyen directamente en los
montos a pagar. Elabora los respectivos registros quincenales o mensuales, según las políticas
de la empresa.
Los datos revisados y consolidados se pasan a Gerencia quien autoriza el pago. El Director
Administrativo elabora el informe respectivo al banco para que efectúen el pago directo de
nomina a cada colaborador.
10. CAPACITACION PASO 1. INDUCCIÓN A LA EMPRESA
El objetivo es dar a conocer la finalidad de la compañía, sus objetivos, la política de calidad y

lo que espera de sus colaboradores. Enfatizar en los valores y el nivel de desempeño deseado.
4 de 8
11. PASO 2. INDUCCIÓN AL CARGO
La finalidad es profundizar en los temas generales y específicos del cargo como:
 Funciones a realizar
 Horarios
 Turnos
 Traslados
 Pagos
 Descansos
 Reglamento interno
 Normas de salud ocupacional y seguridad industrial
Nota 1: Al finalizar cualquier tipo de inducción, debe quedar formalizada en un documento

donde se especifique los temas abordados y debe estar firmada por el colaborador asistente;
con lo cual se certifica el conocimiento por parte del trabajador de las normas, deberes y
derechos adquiridos por él en la Compañía.
12. PASO 3. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE NECESIDADES
Se realizará según los requerimientos de la empresa, y de acuerdo a la solicitud directa de

los Directores de área y Coordinadores.
13. PASO 4. DEFINICIÓN DE TIPO DE CAPACITACION
A. Capacitación de Desarrollo
Procesos que generan conocimiento y desarrollan actitudes, habilidades y destrezas que

mejoran el crecimiento del individuo a nivel personal y laboral.
5 de 8
B. Capacitación Técnica
Son procesos que ofrecen conocimientos, conceptos y herramientas técnicas específicas

para el desempeño de una actividad determinada.
La finalidad de estas directrices de la capacitación es proyectar al individuo al desarrollo de

sus habilidades, competencias generales y especificas a nivel comportamental e intelectual
que mejoraran su desempeño y calidad de vida laboral.
 Capacitación Interna
Son realizadas por los Directores de Área de la Empresa, quienes por sus
conocimientos y conceptos ayudan al mejor desarrollo de una actividad.
 Capacitación Externa
Son realizados por entidades ajenas a la compañía como:
-Proveedores de Insumos
-Proveedores de Equipos
-Asesores
-Certificadores
-Operadores
-Desarrolladores de Software
-Proveedores de servicios
Estas capacitaciones se realizaran de acuerdo a las necesidades de cada área y sin

entorpecer el funcionamiento normal de la Empresa.
14. PASO 5. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Esta se debe realizar mínimo cada seis meses. Su finalidad es medir el desempeño general y
específico de cada colaborador, el impacto de la capacitación dada durante ese tiempo, la
implementación de la misma y como ha aportado en su proceso de mejoramiento continúo.
6 de 8
15. BIENESTAR ORGANIZACIONAL
El Director Administrativo en conjunto con la Gerencia son los encargados de evaluar,

programar y ejecutar todo tipo de eventos que promuevan el mejoramiento de la convivencia,
las relaciones interpersonales, el clima organizacional, la calidad de vida laboral y general del
colaborador. Lo anterior dará las bases para la creación de una cultura organizacional que
promueva valores y objetivos empresariales y personales.
Actividades Básicas:
 Eventos de integración
 Almuerzos corporativos
 Recordación de cumpleaños
 Concursos internos
 Integración de la familia a la empresa
16. SALUD OCUPACIONAL
El comité Paritario de Salud Ocupacional y el Director Administrativo con la asesoría de la ARP

deben proteger la salud de los trabajadores en sus áreas y/o puestos de trabajo, velar por el
cumplimiento de las normas de seguridad, reducir la ocurrencia de accidentes de trabajo y la
protección de los equipos e instalaciones de la compañía en general.
17. PASO 1. MEDICINA DEL TRABAJO
Se encarga de todos los aspectos básicos referentes a la salud de los trabajadores, la

programación y puesta en marcha de programas que promuevan y prevengan enfermedades
de tipo general y profesional.
18. PASO 2. HIGIENE INDUSTRIAL
Su finalidad es promover el orden y el aseo de todas las instalaciones de la empresa; así como
de la maquinaria y de los elementos dados para desarrollar una determinada actividad.
19. PASO 3. SEGURIDAD INDUSTRIAL
Su objetivo es velar por la seguridad del colaborador durante el desarrollo de su labor, bien
sea en instalaciones propias, arrendadas o adjudicadas. Igualmente velar por la protección de
las instalaciones, equipos e insumos de la Compañía.
7 de 8
Instructivo registro de entrevista ADIT-002

Instructivo evaluación prueba de habilidad preselección ADIT-004
Evaluación Prueba de Habilidad de preselección ADPR-001-FT03
Manual de Inducción General ADPR-002-FT02
Instructivo de Evaluación General de Capacitación ADIT-005
Instructivo de necesidades de capacitación ADIT-006
Evaluación de Necesidades de Capacitación ADPR-003-FT01
Evaluación de Capacitación ADPR-003-FT02
Cronograma Evaluación de Desempeño ADPR-004-FT02
Evaluación del Clima Organizacional ADPR-004-FT04
8 de 8
INSTRUCTIVO REGISTRO DE ENTREVISTA
1. OBJETIVO
Generar un resumen con la información básica y necesaria para el conocimiento del

entrevistado a nivel familiar, laboral y personal. Construir una imagen general de desempeño
y relaciones interpersonales con los demás colaboradores y con jefes directos.
Desarrollando este procedimiento se tiene la posibilidad de un conocimiento más personal y

directo con el nuevo colaborador, a su vez, contribuye a la generación de un importante nivel
de confianza mutua.
2. UTILIZACIÓN DEL FORMATO
A. Diligenciamiento de los datos de identificación.
B. Averiguar el desarrollo de su vida laboral, en que empresas ha trabajado, que tipo de

funciones ha desempeñado, cuales han sido los motivos de despido, y/o retiro, etc.
Profundizar en la experiencia, habilidades y competencias para ejecutar las labores y el
trabajo en general para el cual esta siendo seleccionado.
C. Evaluar la forma como establece relaciones laborales y de amistad con otras personas
y especialmente con compañeros de trabajo.
D. Evaluar que espera y desea alcanzar a nivel laboral.
E. Conocer que proyecciones tiene y estas como beneficiarán su desarrollo a nivel

personal y familiar.
F. Explicar cual es el tipo de contrato al cual estará sujeto, sus beneficios y obligaciones.
G. Por parte del entrevistador, mencionar aspectos importantes que puedan ser definitivos
al momento de tomar la decisión de la contratación o por el contrario, los motivos por
los cuales no se realizará.
H. El registro debe estar firmado por los entrevistadores y/o superior directo para constatar
la realización de la entrevista y el conocimiento de la información consignada.

Gerente
1 de 2
INSTRUCTIVO REGISTRO DE ENTREVISTA
Esta entrevista será realizada por el Director Administrativo, por el Gerente o por el Superior
inmediato.
4. PERÍODOS DE APLICACIÓN
Este registro se debe diligenciar cada vez que se realice una entrevista para la selección de
un nuevo colaborador.
5. IMPORTANCIA DEL REGISTRO DE ENTREVISTA
Este registro brinda la información básica para el conocimiento del individuo que esta
participando en un proceso de selección, enfatizando en las áreas laboral, personal, familiar y
experiencia. Con esta información es posible aproximarse a conocer el tipo y calidad de
persona que desea hacer parte de la Empresa. Registro que se debe anexar a la hoja de vida.
Igualmente se debe archivar en las hojas de vida de los participantes no seleccionados pero
que presentaron entrevista.
Reclutamiento, Selección y Contratación ADPR-001

Instructivo General del Talento Humano. ADIT-001
2 de 2
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1. OBJETIVO
Definir individualmente con cada Funcionario de la Empresa los objetivos de su cargo para el
semestre inmediato o para el siguiente y al final de este evaluar el porcentaje de cumplimiento
de los mismos.
En segunda instancia, proponer y concretar los planes de acción a seguir para el cumplimiento
de los objetivos propuestos, dando fechas aproximadas para su ejecución y seguimiento.
A. Escribir los datos de identificación solicitados.
B. Definir los objetivos del cargo de manera clara y concreta, especificando el cómo,
dónde, para qué, el resultado que se debe obtener, tiempos de ejecución y evaluación.
C. Calificar mediante un índice porcentual el grado de cumplimiento de los objetivos. De

no cumplirse con el 100% del alcance, en una hoja anexa se debe aclarar los motivos,
circunstancias o hechos que influyeron para la no conformidad del objetivo (s).
D. Para el siguiente semestre y/o nueva propuesta de objetivos, se debe tener presente la
no conformidad de objetivos anterior y proponer planes para el logro de los mismos.
E. El plan de acción se plantea individualmente para cada objetivo propuesto, acordando

fechas aproximadas de cumplimiento, lo cual contribuye para la realización de un
seguimiento estricto.
F. Este tipo de evaluación permite ser aplicada a niveles directivos, mandos medios y
operativos.
G. Para el caso del mando operativo, los grupos de colaboradores que realicen las mismas
actividades y/o funciones, se pueden estandarizar o generalizar los objetivos y planes
de acción para que el proceso sea más práctico sin perder su efectividad y finalidad.

Gerente
1 de 2
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
La aplicación, evaluación, definición de objetivos y planes de acción estará a cargo del

Superior Inmediato del funcionario de la Empresa.
Se recomienda realizar esta evaluación de desempeño cada seis meses; estos tiempos
están sujetos a cronograma de actividades laborales y decisiones de la Gerencia.
5. IMPORTANCIA DEL REGISTRO
La realización de una evaluación de desempeño semestral brinda la posibilidad de realizar un

seguimiento estricto de actividades, desarrollo de labores, logro de objetivos y metas; impacto
y aplicación de capacitación dada, desarrollo de habilidades y competencias y el análisis de
nuevos procesos de mejoramiento continuo para los colaboradores de la organización que
optimicen su desempeño y productividad laboral.
Evaluación del Desempeño ADPR-004

Evaluación del Desempeño ADPR-004-FT01
2 de 2
INSTRUCTIVO EVALUACION PRUEBA DE HABILIDAD DE
PRESELECCION
1. OBJETIVO
Realizar un seguimiento y evaluación a los nuevos colaboradores que están en periodo de

prueba en las diferentes Áreas de la Empresa de sus habilidades para ejecutar efectivamente
las funciones determinadas y asignadas, en el evento de ser seleccionado. Igualmente servirá
como soporte para el seguimiento y la evaluación posterior a su contratación, según lo tenga
previsto la Empresa.
A. Diligenciar todos los datos de identificación que encabezan el Formato.
B. Durante el tiempo de prueba, el Superior Inmediato o el asignado por la Gerencia,

evaluará cada uno de los aspectos definidos en la columna nominada “actividad” dando
una puntuación de 1 a 5 a cada actividad según su ejecución (Siendo 1 la menor
puntuación – no aprobó y 5 la mayor puntuación – aprobó)
C. El mayor puntaje es 40 puntos equivalentes a un 100% de efectividad y desempeño

óptimo por parte del evaluado durante la prueba.
D. Los preseleccionados asignados a la prueba de habilidad que obtengan puntajes

menores a 30 puntos no deben pasar a la siguiente fase del proceso en la cual se toma
la decisión de quien ocupará el cargo. La elección no solo se tomará basado en el
puntaje, sino también en las observaciones realizadas por el evaluador durante el
tiempo determinado.
E. En la columna de observaciones se consigna todas aquellas sugerencias, inquietudes,

deficiencias, aciertos y demás aspectos de cada ítem evaluado que sean importantes
para el momento de la toma de decisión de aprobación o desaprobación del candidato.
F. Luego de concluir con la evaluación y las observaciones anotadas por el evaluador, se

escribe la puntuación obtenida por el preseleccionado y con una equis (X) se determina
su aprobación o no.
G. Según sea la decisión, es importante dar a conocer aspectos generales de la evaluación

y del evaluado; más aun cuando este ha obtenido la calificación de aprobado.

Gerente
1 de 2
INSTRUCTIVO EVALUACION PRUEBA DE HABILIDAD DE
PRESELECCIÓN
H. El registro debe tener la firma del evaluador dando aprobación de la aplicación de la

prueba y de visto bueno del jefe directo independiente a la decisión final.
El Director Administrativo será el encargado de capacitar y brindar las herramientas necesarias

a los Directores, Coordinadores o sus delegados en las diferentes áreas de la Empresa para
el manejo, aplicación y seguimiento de la prueba.
El registro debe ser aplicado a todo preseleccionado asignado para la prueba de habilidad, la
cual tiene una duración de uno a tres días aproximadamente.
5. IMPORTACIA DEL REGISTRO
Es una herramienta para la evaluación de desempeño, actitudes y relaciones laborales durante

el periodo de prueba; estos resultados darán información que apoye las decisiones de
contratación de nuevos colaboradores. Igualmente brinda información para la realización de
un seguimiento y evaluación general.
Este registro debe reposar en el archivo de hoja de vida de los colaboradores activos y no
activos.
Evaluación prueba de habilidad y preselección ADPR-001-FT03

Reclutamiento, selección y contratación de personal ADPR-001
2 de 2
INSTRUCTIVO GENERAL DE CAPACITACIÓN
1. OBJETIVO
Aplicar el registro al terminar cualquier tipo de capacitación para evaluar las características
generales del evento, el desarrollo del tema, el conocimiento y manejo del tema por parte del
conferencista y la calidad de la entidad prestadora del servicio.
2. UTILIZACIÓN DEL REGISTRO
a. Escribir los datos del colaborador que evalúa, datos del conferencista y entidad.
b. Aclarar las dudas por parte de los asistentes en cuanto al diligenciamiento del
registro.
c. Analizar los resultados y observaciones generales.
d. Revisión y firma por parte del área de capacitación o persona encargada de la

evaluación.
e. Calificar de forma general cada registro.
f. Informe o concepto general del evento de capacitación.
g. Dar a conocer el concepto final del evento a la entidad capacitadora.
3. RESPONSABLE
La aplicación y evaluación final de los registros y del evento será realizado por el encargado
del área de capacitación o por el delegado de la Gerencia.
Se debe realizar al finalizar cada capacitación, bien sea por personal interno o por una
Entidad externa.

Gerente
1 de 2
INSTRUCTIVO GENERAL DE CAPACITACIÓN
5. IMPORTANCIA DE APLICACIÓN DEL REGISTRO DE CAPACITACIÓN
Para evaluar la efectividad inmediata del tema, la organización general y tener un seguimiento
de la entidad. Igualmente para tener archivos de los procesos de mejoramiento continuo
ejecutados y su posterior aplicación si la evaluación de necesidades de capacitación lo
determina.
6. DOCUENTOS RELACIONADOS

2 de 2
INSTRUCTIVO DE NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
1. OBJETIVO
Mediante una entrevista con el Superior inmediato del colaborador a evaluar, se

especifican los requerimientos de capacitación a nivel técnico y/o desarrollo. La
información solicitada surge a partir de lo observado y analizado por el superior
directo durante un lapso de tiempo determinado, que en promedio son seis meses
a partir del ingreso o tres meses a partir de la implementación de esta evaluación
en la organización.
Luego de tener claridad en los requerimientos, se indaga en la base de datos de las

instituciones dedicadas a prestar los servicios de capacitación, cuáles de sus
programas cubren las necesidades detectadas y se ajusten al presupuesto y
objetivos de la compañía. Igualmente se averigua con los distintos proveedores, cuál
o cuáles dan como valor agregado la instrucción técnica requerida para la operación
y/o manipulación de insumos.
2. UTILIZACIÓN DEL REGISTRO
 Nombre del colaborador a evaluar.

 Definir el tipo de capacitación (técnica o desarrollo).
 Definir los requerimientos, temas, áreas de capacitación con el superior
directo, y si es necesario con el colaborador; para tener una visión
general del mismo.
 Se definen las temáticas que deben ser abordadas en el proceso de
capacitación del colaborador evaluado.
 Proyección de una fecha a iniciar.
3. RESPONSABLE
Son responsables los Directores de cada Área. Si no existe esta figura al interior
de la organización, lo debe realizar el Superior Directo del colaborador evaluado.
La realización de este proceso puede ser solicitada directamente por el

colaborador y/o superior directo.

Gerente
1 de 2
INSTRUCTIVO DE NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
Como política instaurada por la compañía, el proceso se debe realizar cada seis
meses, posterior a la evaluación de desempeño con el objetivo de tener mayor
claridad en los requerimientos y temáticas a desarrollar.
5. IMPORTANCIA Y ARCHIVO DEL REGISTRO
Este tipo de documento debe ser anexado al archivo de Hoja de Vida del
colaborador para llevar un récord de capacitación y mejoramiento continuo.
Igualmente para realizar una evaluación de la implementación de los conocimientos,
habilidades y competencias desarrolladas.

2 de 2
DICCIONARIO DE COMPETENCIAS
1. OBJETIVO
Establecer y proporcionar herramientas que faciliten la identificación objetiva de aquellas

características de personalidad o actitud, requeridas por una persona para el óptimo
desempeño de un cargo y su posterior evaluación.
2. ALCANCE
Este documento debe ser aplicado para elaboración del ADPR-008 Perfiles de cargo por
competencias, así como para el entendimiento a la hora de realizar la determinación de
Competencias y el ADPR-004-FT01 Evaluación del Desempeño.
3. DESARROLLO
Las características de personalidad son el conjunto de rasgos que expresa la totalidad de un

individuo tal como aparece ante los demás y ante sí mismo, los cuales son esenciales para
desempeñar un cargo y deben asumirse bajo las siguientes definiciones:
CONGLOMERADO
COMPETENCIAS BÁSICAS COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
1. PROFESIONALES * Aplicación de conocimientos
* Solución de problemas
* Conocimientos técnicos y prácticos
* Capacidad intelectual
2. GENERALES * Desempeño general
* Polifuncionalidad
* Confianza para realizar exposiciones
* Valor individual
3. CONDUCTUALES * Comportamiento general

* Comportamiento observable
* Comportamiento en situaciones
4. MOTIVACIÓN Y LOGRO * Orientado a resultados

* Orden y calidad
* Iniciativa
* Búsqueda de información
* Habilidad de control
* Auto motivación
* Orientado a la acción
* Rapidez de aprendizaje
Gerente
1 de 4
* Motivación de subalternos y otras personas

* Organizador
* Aprendizaje personal
* Establecimiento de prioridades
* Obtención de resultados
* Distribución del tiempo
5. AYUDA Y SERVICIO HUMANITARIO * Comprensión interpersonal
* Orientado al cliente interno y externo
* Atención al cliente
6. IMPACTO E INFLUENCIA * Identificación con la organización
* Creador de relaciones
* Relación con sus jefes
* Contrataciones y selección de personal
7. DIRECCIÓN * Ayuda y soporte
* Obtención y uso del poder
* Trabajo en equipo
* Liderazgo de equipo
* Planificación y organización
* Delegación
* Asumir riesgos
* Manejo de situaciones ambiguas
* Preocupación por subalternos directos
* Manejo de situaciones difíciles
* Manejo de situaciones diferentes
* Enfrenta a los subalternos directos
* Delegación de responsabilidades
* Hace progresar a los subalternos directos
* Dirección de personal
* Trato imparcial de subalternos directos
* Seguridad de gestión
* Dirección y evaluación del trabajo
* Manejo de situaciones contradictorias
* Gestión mediante sistemas
* Dirección de proyectos y objetivos
8. COGNITIVO * Pensamiento analítico
* Pensamiento conceptual
* Análisis numérico
* Conocimiento del producto
* Perspectiva / Rango de intereses
* Control de los procedimientos
9. EMOCIONAL * Autocontrol
* Auto confianza
* Flexibilidad
* Tolerancia al estrés
* Adaptabilidad
* Iniciativa
* Energía
* Serenidad
* Perseverancia
* Conocimiento de si mismo
2 de 4
* Capacidad para juzgar a las personas

10. LIDERAZGO * Dominancia
* Motivación
* Soporte e información
* Crear equipo
* Toma de decisiones
* Desarrollo de subalternos
* Ejercicio de mando
* Calidad de toma de decisiones
* Negociación
* Creación de equipos
11. DESARROLLO DE NEGOCIO * Visión de empresa
* Logro de objetivos
* Organización
* Distribución de trabajo
* Sensibilidad organizacional
* Agudeza comercial
* Interés por el cliente
* Manejo de organizaciones
* Astucia política
* Hábil estratega
* Calidad total / Reingeniería
12. RELACIONES INTERPERSONALES * Convincente
* Asertivo
* Independiente
* Tolerante / Flexible
* Capacidad solución de problemas
* Sensibilidad
* Impacto
* Sociabilidad
* Resistencia
* Compromiso
* Confianza en los superiores
* Solidaridad
* Relación con sus colegas
* Abierto a los demás
* Equilibrio entre trabajo y vida personal
13. COMUNICACIÓN * Comunicación oral
* Comunicación escrita
* Comunicación fluida
* Capacidad de escucha
* Transmisión de información
* Capacidad para escuchar
14. ESTILO DE TRABAJO * Intuitivo
* Multifuncional
* Creativo
* Pragmático
* Metódico
* Perseverante
* Meticuloso
3 de 4
* Medición niveles de trabajo

* Planificación
15. PERSONALIDAD * Conocedor de emociones
* Tolerancia a la frustración
* Honestidad
* Perfeccionamiento
* Pensamiento Crítico
* Optimismo
* Confianza
* Tenacidad
* Integridad
* Creatividad
* Ambición personal
* Ética y valores
* Sentido de humor
* Administración de innovaciones
* Integridad y confianza
* Paciencia
* Desarrollo personal
Manual de Perfiles del Cargo ADMN-001

4 de 4
ADPR-002-FT01
00/00/0000
INDUCCIÓN AL CARGO Y A LA COMPAÑÍA VERSIÓN: 1
Nombre del Funcionario:

Nombre del Superior Inmediato:
Fecha de inicio de la inducción:
Fecha en la que finaliza la inducción:
Cargo del que realiza la inducción:
Área a la que pertenece el Funcionario que recibe la inducción:
AREA DE
FECHA HORARIO ACTIVIDADES A REALIZAR RESPONSABLES REALIZACIÓN
Firma del Nuevo Funcionario:
Firma del Superior Inmediato:
Firma del Director Administrativo:
Firma del Director (e) de Gestión de la Calidad:

1 de 1
PROPUESTA DE CARPETA
PARTE EXTERNA
CARA POSTERIOR CARA FRONTAL
MANUAL DE INDUCCIÓN
FOTOGRAFÍA CORPORATIVA
LOGO LOGO
NOMBRE
PARTE INTERNA
CARA IZQUIERDA CARA DERECHA
 Para la parte externa, utilizar los colores corporativos.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO INTERNO DEL MANUAL DE INDUCCIÓN
ESTRUCTURA GENERAL
Parte externa
- Portada y Contraportada
Se sugiere utilizar los colores corporativos y una fotografía en la portada que

identifique la naturaleza y el negocio de la empresa.
Parte interna
- Se sugiere utilizar hojas en tamaño progresivo de menor a mayor.
- En la parte superior (Ribete) de cada hoja se debe identificar con el nombre

y el número correspondiente de ítem, utilizando igualmente los colores
corporativos.
- En cada hoja se recomienda utilizar una fotografía que identifique el tema y

caracterice la empresa.
ITEMS DE CONTENIDO INTERNO
1. HISTORIA CORPORATIVA
Reseña general de los inicios de la empresa con fechas y lugares. Descripción

del objetivo del negocio y servicio, cantidad de personal inicial y actual, cobertura
del servicio en cuanto a clientes, ciudades y proyección a mediano y largo plazo.
2. BIENVENIDO
Para la empresa es fundamental contar con su colaboración. Deseamos que

encuentre las mejores condiciones para el desarrollo de su trabajo.
En Confecciones Caroyco E.U., creemos en la gente; estamos seguros que

nuestro éxito se debe a la calidad humana de nuestros colaboradores y
directivos. Desde hoy usted hace parte de él.
“En Confecciones Caroyco E.U., soñamos con un futuro exitoso, poseemos

el don del entusiasmo para trabajar con responsabilidad y
compromiso y hacer realidad nuestros sueños”.
3. MISIÓN Y VISIÓN
Misión: Confecciones Caroyco E.U., es consciente de la importancia que tiene

la seguridad industrial en el desarrollo de las actividades del sector empresarial
de nuestro país, por tanto diseñamos y confeccionamos un amplio portafolio de
soluciones en dotaciones empresariales, elaboradas con materiales de la más
alta calidad, respaldadas por las mas importantes marcas de nuestro país.
Brindando así mayor confianza y seguridad a nuestros clientes, y de esta manera
fomentar el desarrollo integral de la organización y el bienestar de su talento
humano.
Visión: Ser líderes nacionales en el diseño, confección y comercialización en

dotaciones empresariales, logrando el afianzamiento y aceptación de nuestros
clientes, manteniendo estándares internacionales de calidad con el único
propósito de brindar soluciones confiables al sector comercial e industrial de
nuestro país.
4. POLÍTICA DE CALIDAD
Confecciones Caroyco E.U. en su Política de calidad asegura satisfacer las

necesidades y expectativas que tienen nuestros clientes sobre las prendas de
uso industrial que diseñamos, confeccionamos y comercializamos a nivel
nacional de forma directa y exclusiva, buscando el desarrollo y crecimiento
personal, social y profesional de todos nuestros colaboradores y de la
organización en general.
5. SERVICIOS PRESTADOS POR LA EMPRESA
Descripción general de los servicios prestados por la empresa en las diferentes

instalaciones y/o áreas de atención.
6. ORGANIZACIÓN INTERNA
Descripción de la organización mediante el organigrama corporativo.
7. HORARIOS DE TRABAJO
Los horarios establecidos en la compañía son:
 Área Administrativa
 Área Operativa según instalaciones y turnos

8. VALORES CLAVES DE NUESTRA COMPAÑÍA
Actuamos con honestidad y liderazgo como ejemplo.

Buscamos nuevas formas de hacer mejor las cosas.
Obramos con responsabilidad y perseverancia para lograr nuestros
objetivos.
Trabajos con entusiasmo y amor por lo que hacemos.
Servir orientando todo nuestro esfuerzo asegurando la lealtad de los
clientes.
Hacemos el trabajo bien hecho desde el principio dando lo mejor de
nosotros y buscando siempre soluciones objetivas.
Escuchamos a todos con atención, valorando la diversidad de opiniones y
manteniendo la relación de confianza.
9. VALORES DE NUESTROS COLABORADORES
 Honestidad
 Espíritu luchador
 Positivismo
 Sencillez
 Entusiasmo
 Confiabilidad
 Identificación y compromiso con la empresa
 Disciplina
 Orden
 Respeto por el otro
 Integridad
10. SUS RELACIONES LABORALES CON - NOMBRE EMPRESA -
 Reglamento Interno de Trabajo
- Los derechos y deberes entre colaboradores y empresa están consignados

en el Reglamento interno de Trabajo, el cual se encuentra publicado en
diferentes áreas de trabajo (3).
Lo invitamos a leerlo cuidadosamente y a consultar sus dudas e inquietudes

al Superior Inmediato al Director Administrativo.
 Contrato de Trabajo
- Si vinculación a la empresa se hará por medio de la firma de un contrato

escrito con la empresa, quien se encargara de todo lo pertinente a nomina y
aspectos generales laborales.
La cancelación del mismo esta regida por lo previsto en el Código
Sustantivo del Trabajo y en el Reglamento Interno de Trabajo.
 Salario
Mencionar las formas de contrato, pagos, fechas, horarios y lugares

correspondientes.
11. BENEFICIOS DE NUESTRA EMPRESA
 Caja de compensación
Si los hay mencionarlos de forma general
 Pensiones y cesantías
Si las hay mencionarlas de forma general
 Salud
Si la hay mencionarla de forma general
 Servicio médico
Si lo hay mencionarlo de forma general
 Programa de salud ocupacional
Si lo hay, mencionar sus actividades, programas, alcance y beneficios para los

colaboradores y empresa.
 Auxilio educativo
Si lo hay se recomienda:
Su objetivo es brindar a los empleados la oportunidad de un auxilio para apoyar

e incentivar el nivel de desarrollo profesional y laboral de los mismos. Las normas
generales de dicho auxilio son:
- La compañía cubre el 50% de la matrícula

- El solicitante debe tener mínimo dos años de trabajo en la compañía y
permanecer en ella el mismo tiempo. En caso contrario, se cobra la totalidad
del auxilio.
- Las instituciones de los cursos a estudiar deben estar debidamente
aprobadas por el ICFES.
- Los auxilios se otorgan mensual y/o semestral según el caso.
- Se debe mantener un promedio de notas mínimo de 3.8 y una asistencia del
90% debidamente certificado.
 Posibilidades de préstamo
Describir al detalle los requerimientos y documentos básicos para optar a un

prestamo con la compañía, la forma de cobro o descuento por nomina, el
porcentaje de interés si lo hay y el tiempo de estudio y aprobación de la solicitud.
 Capacitación
Interesados por el desarrollo de nuestros colaboradores y en obtener un óptimo

nivel de productividad y competitividad, diseñamos y realizamos programas de
capacitación y entrenamiento específicos a nivel técnico y de desarrollo, y de
temas de interés general para los empleados de todas las áreas de la compañía.
 Actividades deportivas
Mencionarlas si se realizan o si están proyectadas a un futuro cercano.
 Celebraciones especiales
Pensando en el bienestar de nuestros colaboradores, nos hacemos presentes

en sus fechas especiales con obsequios y realización de celebraciones en fechas
importantes.
 Comunicación
Por medio de carteleras ubicadas en las diferentes instalaciones donde laboran

nuestros colaboradores encontraran información importante referente a aspectos
laborales, sociales (Matrimonios, nacimientos, cumpleaños, fallecimientos y
clasificados), programación de eventos deportivos, de capacitación, salud
ocupacional, seguridad, organigramas de nuestra estructura organizacional e
información general de interés para todos nuestros colaboradores.
12. ESTIMADO COLABORADOR
Deseamos que la información recibida a través de este manual de inducción

contribuya efectivamente al conocimiento de la compañía y a su desempeño en
ella.
“Recuerde que somos una compañía de gente, con gente y para la gente”.
Desde ahora forma parte de nuestra gran familia NOMBRE EMPRESA. y cuenta
con nosotros para resolver sus dudas e inquietudes.
NUEVAMENTE
BIENVENIDO Y EXITOS
TALENTO HUMANO
NOMBRE EMPRESA
“La excelencia que caracteriza al hombre fuerte consiste en que puede

convocar y afrontar situaciones trascendentales y tomar decisiones. Los
hombres débiles se ven obligados a optar por alternativas que ellos
mismos no han elegido”.
D. BONHOEFFER.
INDUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN Y AL
CARGO
NOMBRE EMPRESA
GUIA PARA LOS JEFES DIRECTOS
Nombre del nuevo empleado:
Cargo:
Fecha de ingreso:
Nombre jefe inmediato:
Cargo:
COMO SE REALIZA?
PRINCIPIOS BÁSICOS
PLANEE SU TIEMPO.
Apreciado jefe, usted sabe con anterioridad cuando ingresará el nuevo empleado al
área bajo su responsabilidad, por lo tanto dediquele el tiempo necesario para cumplir
el objetivo de la inducción.
I 018 /2003-01 /VERSION 01

PORTADA
8. Inducción a la El área de Talento Humano le programará una sesión
de inducción a la compañía. Nos comunicaremos con
compañía. usted.
“ Y NO OLVIDE “
Recuerde... Su primer día de trabajo, las expectativas

que tenía y lo que le hubiera gustado recibir... Por eso,
asegurese de que su nuevo colaborador tenga
alguien con quien almorzar ( Preferiblemente
invítelo usted el primer día ),
alguien a quien acudir y alguien que le renueve
“ La alegría de pertenecer a nuestra gran familia

NOMBRE EMPRESA “.
“ HAGA CON EL LO QUE LE HUBIERA

GUSTADO PARA USTED “
ÁREA TALENTO HUMANO.
CONTRAPORTADA
PROGRAME LOS TEMAS.
Usted conoce y puede transmitir los aspectos importantes que debe adquirir su colaborador para
desempeñarse eficientemente. MENCIONELOS. Procure no divagar o dejar las cosas al azar.
PLANEE LAS ACCIONES

Según sea el cargo, establezca los pasos a seguir, los contactos que se deben realizar y los
documentos y/o información que se deben revisar.
LA DISPOSICIÓN ES SU MEJOR ACTITUD.

Logre a través de los principios anteriores un buen clima, brinde la apertura y confianza necesarias
para alcanzar los objetivos de la inducción al cargo.
PASOS A SEGUIR
Cumplido
si no
1. Presentación general Haciendo una reunión corta, dando nombre y
del grupo de trabajo cargo de cada uno de los integrantes y/o pase
por los puestos de cada uno y haga la
presentación.
2. Presente el área. Dando a conocer los objetivos, políticas y

normas del área y la relación de esta con las
otras.
3. Presente el cargo. Explique la posición del cargo dentro del

área, su localización física, las líneas de
comunicación y autoridad, los principales
objetivos, funciones y procedimientos para
llevarlos a cabo. Los alcances y limitaciones.
CARA INTERNA IZQUIERDA

Cumplido
si no
4. Presentación específica Permitiéndole y programándole al nuevo
colaborador una charla corta con cada uno de
de los cargos del área. sus compañeros, subalternos o jefes para que
reciba una explicación básica sobre la relación
interfuncional con el puesto de la persona que
ingresa.
5. Presentación de otras Programándole reuniones con las personas de

divisiones relacionadas otras áreas con las que va a tener contacto
con el cargo. continuo por razón de las funciones de su cargo.
6. Contrato Psicológico Una vez realizadas las anteriores etapas usted

como jefe debe expresarle a su nuevo
colaborador: que espera de él como persona y
como subalterno y le deberá permitir a su vez
decirle a usted, lo que él espera de usted como
jefe. Sea claro, no de por hecho que la persona
sabe lo que usted necesita para lograr los
objetivos comunes de la organización.
7. Ubicación en el sitio Acompáñelo a su lugar físico de trabajo,

de trabajo. asegúrese de que tenga los elementos de
trabajo necesarios y manifiestele nuevamente
su apoyo y deséele éxito.
CARA INTERNA DERECHA

ADPR-003-FT01
00/00/0000
VERSIÓN: 1
EVALUACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
Fecha: Área: Elaborado por: _

Cargo de quien Elaboró: Aprobado por D. Área: _ Aprobado por Gerencia:
TIPO CAPACITACIÓN INSTITUCIÓN QUE
FECHA DE
NOMBRE COLABORADOR DICTA LA
EJECUCIÓN
TÉCNICA DESARROLLO CAPACITACIÓN A IMPLEMENTAR CAPACITACIÓN
ADPR-003-FT02
00/00/0000
EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
Nombre del Funcionario: Evento:

Cargo: Conferencista:
Empresa:
Excelente (5) Muy Bueno (4) Bueno (3) Regular (2) Deficiente (1)
1. Claridad en la presentación del tema:

Excelente: Muy Bueno: Bueno: Regular: Deficiente:
2. Presentación de los objetivos de capacitación:

3. Explicación del tema:

4. Explicación del tema mediante ejemplos y/o casos:

5. Dominio del tema por parte del conferencista:

6. Se cumplieron con los objetivos planteados inicialmente:

7. Presentación y expresión verbal por parte del conferencista:

8. Utilización de ayudas audio visuales:

1 de 2
ADPR-003-FT02
15/10/2003
EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
9. Observaciones Generales:
10. Aspectos a mejorar:
11. Recomendaciones:
Firma del funcionario asistente:

Revisión Dirección Administrativa y/o Gerencia:
CALIFICACIÓN GENERAL DE LA EVALUACIÓN (Solo por la Gerencia y/o Dirección
Administrativa):
.
2 de 2
ADPR-003-FT03
00/00/0000
FORMATO INDIVIDUAL DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
Nombre: Cargo:
Área: Fecha:
TIPO DE PROCESO DE NOMBRE DEL ENTIDAD INTENSIDAD
FECHA COSTO
CAPACITACIÓN EVENTO PROGRAMADA EN HORAS
TOTALES TÉCNICA DESARROLLO 1. SEMES. 2. SEMES. TOTAL

PROCESOS DE CAPACITACIÓN
INTENSIDAD HORAS
COSTOS
1 de 1
ADPR-003-FT04
00/00/0000
FORMATO GENERAL DE CAPACITACIÓN VERSIÓN: 1
NOMBRE
NOMBRE DEL TIPO DE ENTIDAD INTENSIDAD COSTO COSTO
CARGO ÁREA DEL
FUNCIONARIO CAPACITACIÓN PROGRAMADORA EN HORAS HORA TOTAL
EVENTO
TOTALES TÉCNICA DESARROLLO 1. SEMESTRE 2. SEMESTRE TOTAL

PROCESOS DE CAPACITACIÓN
INTENSIDAD HORAS
COSTOS
PORCENTAJE DE
COLABORADORES
CAPACITADOS ( COBERTURA )
Entidades de capacitación:
Mejor calificación:
1 de 1
ADPR-004-FT01
00/00/0000
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO VERSIÓN: 1
Cargo : Nombre del funcionario:

Superior Inmediato: Fecha de evaluación: _
CUMPLIÓ
OBJETIVOS DEL CARGO ( PRÓXIMO SEMESTRE ) SI NO
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO ( % )
OBJETIVO PLAN DE ACCIÓN FECHA ACORDADA
1 de 1
ADPR-004-FT04
EVALUACIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL 00/00/0000
VERSIÓN: 1
1. Analice el contenido de cada una de las siguientes preguntas y luego, marque con equis ( x ) la casilla que más se
acerca a su manera de pensar y sentir.
(1.Siempre 2. Casi Siempre 3. Algunas veces 4. Casi nunca 5. Nunca)

Concepto 1 2 3 4 5
1. Cuento con el apoyo de mis superiores para innovar –hacer cosas nuevas- en mi gestión o actividad
2. Cuento con la autonomía necesaria para poder desarrollar mis tareas
3. El trabajo que desempeño permite mi proyección personal y profesional
4. Soy tomado en cuenta como persona dentro de la Compañía.
5. Existe colaboración entre los compañeros para cumplir los objetivos que se proponen.
6. Existe reconocimiento o elogios por los objetivos alcanzados
7. La Compañía me permite conocer sus políticas, sus objetivos y estrategias
8. La información (órdenes) para cumplir mis tareas es entregada de manera oportuna
9. Las áreas de la empresa están integradas entre sí
10.Los procesos de comunicación de la compañía son consistentes (coherentes entre sí)
11.Los requerimientos (necesidades) del personal son atendidos de manera diligente por la empresa
12.Mi equipo de trabajo tiende por cumplir los requisitos
13.Mi Superior Inmediato me retro-alimenta sobre los resultados de mi gestión
14.Mis conceptos sobre la manera de realizar el trabajo son tenidos en cuenta por mi superior inmediato
15. Nuestra compañía logra la satisfacción del cliente.
16. Existe trabajo en equipo dentro de la Compañía
17.Puedo participar en la toma de decisiones relativa a mi área o puesto de trabajo (en las que tengo
competencia)
18. Mi trabajo es agradable y me gusta. SI NO
19. Si dependiera de mí, me gustaría seguir trabajando indefinidamente en la Compañía. SI NO
20. Considera que ha mejorado su rendimiento y ha desarrollado mayor habilidad en la realización de su SI NO
trabajo desde que ingreso a la Compañía.
21. Considera que su trabajo es importante para sus Superiores y contribuye al mejoramiento y crecimiento SI NO
de la Compañía.
ADPR-001-FT03
EVALUACIÓN PRUEBA DE HABILIDAD 00/00/0000
PRESELECCIÓN VERSIÓN: 1
Fecha:
Nombre del Entrevistado:
Nombre del Evaluador:
Cargo del Evaluador:
Cargo para el que se realiza la evaluación:
CALIFICACIÓN
ACTIVIDAD OBSERVACIONES
1 2 3 4 5
Habilidad Manual
Tiempo Ejecución de Tarea
Seguimiento de Normas
Seguimiento de Órdenes
Relaciones Interpersonales
Convivencia
Puntualidad
Desempeño General
Puntaje Final:
Observaciones:
Firma del Evaluador:

Superior Inmediato del Evaluado:
Aprobado:
No Aprobado:
1 de 1
ADPR-001-FT02
00/00/0000
REGISTRO DE ENTREVISTA VERSIÓN: 1
Entrevistador 1. Hora de Ingreso: Hora de Salida Fecha:

Entrevistador 2. Hora de Ingreso: Hora de Salida Fecha:
Nombre del Entrevistado:
Nombre del Entrevistador 1: Cargo:
Nombre del Entrevistador 2: Cargo:
Datos Personales:
Edad: Sexo: Estatura:
Dirección: Barrio:
Teléfono:
Datos Familiares
Estado Civil: Numero de Hijos:

Personas con quien convive:
Formación Académica:
Último curso o carrera realizada: Año:
Entrevistador 1
Entrevistador 2
¿Planea seguir cursos adicionales a los que ya ha hecho? ¿Cuándo? ¿Cuáles?
1 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
Entrevistador 1
2 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
Entrevistador 2
Experiencia Laboral:
¿Conoce y qué opina de los productos y servicios que ofrece nuestra Compañía?
Entrevistador 1
Entrevistador 2
¿Cuáles cargos y/o trabajos ha desempeñado en los dos últimos años?

Entrevistador 1
Entrevistador 2
Expectativa personal:
¿Calificando su trabajo, cuál cree que debería ser su salario?
Entrevistador 1
Entrevistador 2
3 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
¿Espera ser ascendido dentro de la Compañía? ¿A qué cargo? ¿Por qué?
Entrevistador 1
Entrevistador 2
¿Qué proyecciones personales tiene para el futuro?

Entrevistador 1
Entrevistador 2
Relaciones interpersonales:
¿Describa como es su jefe ideal?

Entrevistador 1
Entrevistador 2
4 de 4
ADPR-001-FT02
00/00/0000
¿Cuáles son sus fortalezas?, ¿Qué aspecto cree que debe mejorar y por qué?.
Entrevistador 1
Entrevistador 2
¿Considera que con su manera de ser, puede llegar fácil a las personas y por qué?.
Entrevistador 1
Entrevistador 2
Observaciones
Entrevistador 1
Entrevistador 2
Firma del Entrevistado:

Firma del Entrevistador 1:
Firma del Entrevistador 2:
Aprobado:
No Aprobado:
4 de 4
ADPR-001-FT01
00/00/0000
SOLICITUD DE PERSONAL VERSIÓN: 1
Requerimiento por:
Cambio de Personal:
Crecimiento Organizacional:
Área Solicitante:
Nombre del Solicitante:
Cargo: Cargo Solicitado:
Funciones (Remitirse al Manual de Perfiles de Cargo y Definición de Funciones):
.
Funciones adicionales:
Conocimientos y Formación para el cargo si este no esta definida por la compañía o por la
persona que solicita:
Experiencia Requerida:
Características del candidato:

Edad: Sexo: Estatura: Estado Civil:
Disponibilidad:
Diurno: Nocturno: Turnos:
Firma del Solicitante:

Recibido por Director Administrativo:
Fecha:
Aceptada:
1 de 1
ADPR-001-FT01
00/00/0000
SOLICITUD DE PERSONAL VERSIÓN: 1
Rechazada:
1 de 1
CACARTERIZACION PROCESO FINACIERO

Garantizar información financiera oportuna a la Alta Dirección Aplica a la gestión Contable, de Tesoreria y Cartera de la Empresa CONFECCIONES CAROYCO E.U.
y a terceros con el fin de que sea utilizada en la toma de LÍDER DEL PROCESO
desiciones que generen crecimiento y proyección a la
compañía, todo esto soportado en la gestión en cadena de * Director Administrativo
Tesorería y Cartera.
El proceso abarca desde la administración de los recursos económicos de la Empresa hasta el control del cumplimiento con las obligaciones legales y reglamentarias, a través de una
gestión de Tesoreria (Ingresos y egresos) y de recolección de cartera.
* Recibo provisional
* Gestión Comercial * Comprobante de consignación RECAUDOS * Recibo de caja
1 * Gestión Financiera 01
* Compras * Título Valor (Cheque, Voucher). (AD-PR - 007) * Relación Ventas Contado
* Vales
* Gestión de la Calidad * Gestión de la Calidad
* Gestión Comercial * Cheques * Gestión Comercial
* Planificación y Diseño del Prod. * Consignaciones bancarias * Planificación y Diseño del Prod.
* Factura
* Gestión de la Producción PAGOS * Comprobantes de consignación * Gestión de la Producción
2 * Cuenta de Cobro 01
* Logística y Distribución (AD-PR-008) * Comprobantes de egreso * Logística y Distribución
* Compras * Nomina * Compras
* Registros de cumplimiento
Entes de Control y Reguladores: normatividad sustancial y formal a nivel Entes de Control y Reguladores:
* DANE nacional y territorial . * DANE
* Formularios de Impuestos
* Secretaria de Hacienda IMPUESTOS * Registros de impuestos * Secretaria de Hacienda
3 * Documentos equivalentes 01
* ICA (AD-PR-009) * Registros de cumplimiento * ICA
* Camara y Comercio normatividad aduanera sustancial y * Camara y Comercio
* Catastro formal. * Catastro
* Recurso Humano
El dinero que entre realmente * Gestión Comercial
* Equipo (Cómputo, comunic.)
1 coincida con la consignacion o * Compras
* Instalaciones
titulo valor recaudado. * Gestión Financiera
* Recurso Humano
Gestionar el cobro con la totalidad * Equipo (Cómputo, comunic.)
1 * Compras
de las facturas vencidas. * Instalaciones
* Recurso Humano
Verificar que la planilla diaria * Gestión Comercial
1 concuerde con el cierre de caja y * Compras
* Instalaciones
el valor del recaudo. * Gestión Financiera
1. NUMERO DE PAGOS
OPORTUNOS REALIZADOS
* Recurso Humano
Que los comprobantes de egreso Prod. NUMERO DE PAGOS A REALIZAR
2 estén debidamente soportados * Gestión de la Producción
* Instalaciones
antes de ser archivados. * Logística y Distribución
* Compras
* Gestión Humana 2. EDAD DE LA CARTERA
* Gestión de la Calidad x 100
* Gestión Comercial 3. ROTACIÓN DE LA CARTERA
* Recurso Humano
Prod.
Verificar veracidad de las fechas * Equipo (Cómputo, comunic.)
de vencimiento. * Instalaciones 4, NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
* Compras
* Gestión Humana
5. NIVEL DE RENTABILIDAD
* Recurso Humano
Prod.
Disponibilidad de efectivo en * Equipo (Cómputo, comunic.)
bancos. * Instalaciones
* Compras
* Gestión Humana
Cumplimiento de cronograma * Recurso Humano
establecido para la presentación * Equipo (Cómputo, comunic.)
3 * Gestión Financiera
de los informes a la Junta * Instalaciones
Directiva. * Insumos (Útiles de Papeleria).
RECAUDOS
1. OBJETIVO
Establecer el método para efectuar el recaudo del dinero proveniente de la actividad

comercial de la empresa con el fin de optimizar la gestión de la Tesorería.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de los dineros que ingresen a la empresa por concepto de su
actividad comercial.
3.1 Director Administrativo: Debe controlar el ingreso del dinero en su punto de venta y
conciliar con su respectiva facturación, además diariamente debe realizar la consignación del
efectivo, enviar los documentos valores y las facturas que los soportan a la Coordinación de
los puntos de venta. Este a su vez revisa de nuevo los documentos que son enviados por el
administrador de cada punto de venta y los envía a tesorería para su respectiva contabilización.
3.2 Auxiliar Administrativo: Recepción de los dineros y los documentos valores, efectuando
su oportuna contabilización y presentando su respectivo informe a la Gerencia. Liquidar los
intereses de las cuentas en mora.
4. DEFINICIONES
4.1 Dinero: Hace referencia al pago en efectivo, títulos valores y vaucher de tarjetas de
crédito.
4.2 Recaudo: Actividad mediante la cual se recibe el dinero y se contabiliza.
4.3 Cheque: Orden escrita y girada contra un banco comercial para que este pague a su
presentación, el todo o parte de los fondos que el librador pueda disponer en cuenta
corriente.
4.4 Consignación: Suma de dinero recibida mediante el diligenciamiento del comprobante

de consignación en una entidad financiera.

Gerente
1 de 3
RECAUDOS
VIGENTE A PARTIR: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADPR-007
5. DESARROLLO
El proceso de recaudo se realiza para los diferentes tipos de ingreso tales como:
5.1 Cobranza: El Auxiliar Administrativo genera un reporte mensual de la cartera a cobrar.

Con esta información se programan las llamadas con las cuales se realiza la gestión de cobro.
5.1.1 Consignación: En la gestión de cobranza se solicita a los clientes que realicen la

consignación directamente a la cuenta bancaria de Confecciones Caroyco E.U. El cliente envía
copia de la consignación vía fax o información vía e-mail de la transacción efectuada a cartera.
5.2 Recaudo de Venta: Una vez, ha conciliado la facturación diaria por venta, procede a hacer
entrega a la tesorería de la empresa y el tesorero debe revisar la facturación para que coincida
en valores con la Relación de Ventas de Contado. En caso de diferencias estos se subsanan
con el Director Administrativo. A continuación debe proceder a liquidar el IVA y a realizar el
respectivo recibo de caja discriminado por punto de venta y de acuerdo al número de cuenta.
Con los totales de efectivo, cheques, vaucher y documentos valores se diligencian las
consignaciones respectivas y le solicita al Director Administrativo un mensajero para que
realice los trámites. Con los cheques posfechados se hace un recibo de caja provisional se
registran los datos del mismo y se guardan en la caja fuerte hasta el día de su consignación.
Una vez recibida la copia de la consignación sellada por el banco el tesorero procede a
diligenciar en el sistema el comprobante de consignación. Para finalizar se imprime y se
archiva.
5.3. Elaboración del recibo de caja: Una vez recibida la información del recaudo (Mensajería,
clientes, tesorería) y previa verificación de la información a reportar, el Auxiliar Administrativo
el Recibo de Caja Provisional en el Sistema de Facturación Recaudos y Cartera.
5.4 Reporte de Pagos: El Auxiliar Administrativo entrega, la RELACION PAGOS, junto con
los soportes y el medio de pago correspondiente, para la revisión e impresión del recibo de
caja definitivo.
5.5. INFORMES
Finalizado el mes y elaborada la conciliación contable de las cuentas por cobrar, el Asistente
de cartera genera un informe detallado por centro de costos y por regionales, con fecha de
corte del fin de mes, separando aquellos clientes que generan solicitudes de reembolso de los
que generan facturas de venta.
2 de 3
RECAUDOS
VIGENTE A PARTIR: 00/00/0000 VERSIÓN: 1 ADPR-007
En este informe se detalla la cartera vencida por edades, así: no vencida, 30, 60, 90 y más de
90 días, tanto de clientes corporativos como de clientes no corporativos y se entrega a la
Gerencia de la Compañía.
Revisado el informe por la Gerencia de la Compañía, se envía un informe vía e-mail al de

aquellos clientes que cancelan fuera de los plazos establecidos, detallando brevemente la
gestión realizada del recaudo, cuando las circunstancias lo ameriten.
Comprobante de consignación
Recibo provisional
Recibo de caja
Relación de Pagos
Vales
3 de 3
PAGOS
1. OBJETIVO
Establecer el método para efectuar los pagos a los diferentes proveedores, acreedores y
nomina de la Compañía con el fin de optimizar la gestión de la Tesorería.
2. ALCANCE
Debe ser aplicado a la totalidad de transacciones que se realicen para efectuar pagos por
concepto de la actividad comercial de la Compañía.
3.1 Gerente de la Compañía: Revisar, verificar, aprobar los pagos y firmar los documentos
de valor (Cheques).
3.2 Auxiliar Administración: Debe efectuar el desembolso de dinero respaldado con su

respectivo comprobante de egreso, realizando la oportuna contabilización con previa
autorización de la Gerencia.
4. DEFINICIONES
4.1 Dinero: Hace referencia al pago en efectivo, títulos valores y vaucher de tarjetas de
crédito.
4.2 Egresos o Pagos a Proveedores: Actividad mediante la cual se cancela dinero a

proveedores, producto de la actividad comercial de la Compañía.
5. DESARROLLO
5.1 El proceso de pagos se realiza para:
5.1.1 Pago de proveedores: Una vez el Gerente revise, verifique y apruebe los pagos, da el
aval al Tesorero para realizar el respectivo comprobante de egreso y el cheque. Después, el
Tesorero procede a diligenciar estos documentos verificando fechas, valores y sellos, son
devueltos al Gerente para su respectiva revisión y aprobación.
5.1.2 Pago a Nómina: Cuando el Director Administrativo haya realizado la liquidación de la

nómina de empleados temporales, debe pasar al tesorero para que realice su respectivo pago.

Gerente
1 de 2
PAGOS
Cheques
Consignaciones bancarias
Comprobantes de consignación
Comprobantes de egreso
Nómina
2 de 2
IMPUESTOS
1. OBJETIVO
Establecer la metodología a desarrollar en materia tributaria, y respuesta de requerimientos

legales.
2. ALCANCE
Este procedimiento está dirigido a la Dirección Administrativa, específicamente a la sección

de Impuestos, Nomina, Cartera, Contabilidad y Tesorería.
3. DEFINICIONES
3.1. Impuesto: Tributo que tiene origen en el precepto constitucional contenido en el artículo
95 de la carta política. El impuesto debe responder a los principios de equidad, eficiencia y
progresividad, el impuesto se paga en contraprestación específica y se refleja en el bienestar
colectivo.
3.2. Impuesto al valor agregado - IVA: Gravamen que recae sobre el consumo de bienes y
servicios. Es un impuesto de orden nacional, indirecto, de naturaleza real, de causación
instantánea y de régimen general
3.3. Retención en la fuente: Mecanismo de recaudo anticipado del impuesto, bien sea, de
renta y complementarios, de ventas o de timbre nacional. Tiene por objeto conseguir en forma
gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que
se cause. La retención en la fuente se efectúa a título de impuesto sobre la renta y
complementarios, a título de impuesto sobre las ventas y a título de impuesto de timbre.
3.4 Impuesto de renta y complementarios: Es un impuesto directo, que recae sobre los
contribuyentes individualmente considerados y grava a quienes en la Ley están previstos como
sujetos pasivos que hayan recibido ingresos "hecho generador del impuesto", susceptibles de
producir un incremento neto en el patrimonio.
El impuesto sobre la renta y sus complementarios se considera un solo tributo y comprende

el impuesto de renta y los complementarios de ganancias ocasionales y el de remesas al
exterior.
3.5. Impuesto al patrimonio: El gobierno nacional por medio de la ley 1111 de 2006 creó el
impuesto al patrimonio para los años gravables 2007 a 2010. Este impuesto está a cargo de

Gerente
1 de 4
IMPUESTOS
personas naturales y jurídicas, contribuyentes del impuesto de renta, que para el primero de
enero de 2010 posean un patrimonio liquido superior a $ 3.000.000.000.oo
Este impuesto no será deducible o descontable en el impuesto sobre la renta ni podrá ser
condensado con otros impuestos.
3.6. Impuesto predial: Tributo municipal que grava los predios urbanos, suburbanos y
rurales, edificados o no, que se encuentran ubicados dentro del municipio.
3.8. Impuesto de vehículos: Es un impuesto de carácter directo que recae sobre los
vehículos gravados.
4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
4.1. Elaboración de declaraciones: Para las declaraciones es indispensable que el Área

Administrativa haya realizado el proceso de revisión de los documentos ingresados por el
Auxiliar Administrativo.
4.1.1. Prediales: Se toma como base el avalúo catastral del año inmediatamente anterior y el
Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo debe verificar que el incremento para el
año base de revisión sea el autorizado por ley; verificar las tarifas y porcentajes establecidos
por ciudad, cuando existen inconsistencias en los incrementos debe solicitar autorización de
la Presidencia para efectuar el pago del impuesto; posteriormente, debe elaborar la requisición
de egreso y proceder a su respectiva revisión.
4.1.2. Valorizaciones: Se recibe el documento por parte de la entidad respectiva de cada

municipio, el cual es soporte para la verificación por parte del Director Administrativo y/o el
Auxiliar Administrativo de acuerdo con las resoluciones y decretos expedidos por la entidad
reguladora, y así proceder a la revisión y pago del mismo.
4.1.3 Vehículos: El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo debe tomar el valor
del avalúo comercial del vehículo de acuerdo con las características del mismo (marca,
modelo, cilindraje, línea) establecido en la resolución del Ministerio de Transporte para cada
año; a dicho valor se le debe aplicar la tarifa que corresponda según la tabla de tarifas,
adicionalmente debe liquidar los derechos de semaforización (Bogotá) y tasa de ordenanza
(Cundinamarca).
2 de 4
IMPUESTOS
4.2. NACIONALES
4.2.1. Impuesto Sobre las Ventas: Luego de efectuada la revisión por parte del Director
Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo, se debe proceder a listar las cuentas de IVA
generado, IVA descontable, Retención de IVA tanto a favor como a pagar, costos y gastos
gravados y no gravados por comprobante. Generan Balance de Prueba de las cuentas de IVA
generado, IVA descontable, retención de IVA a favor y por pagar, ingresos operacionales y no
operacionales, solicitan al auxiliar de cajas y rembolsos las partidas conciliatorias de los pagos
efectuados con tarjeta debito y crédito.
El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo proceden a la elaboración de la

declaración con su respectiva requisición de egreso.
4.2.2. Retención en la Fuente: Luego de efectuada la revisión por parte del Director
Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo, proceden a listar las cuentas de Retención en la
fuente y retenciones de IVA por comprobante. Genera Balance de Prueba de las cuentas de
Retención en la fuente y Retención de IVA, se elabora la declaración y la requisición de egreso.
4.2.3. Renta y complementarios: Una vez están los Estados Financieros debidamente
certificados, el Director Administrativo procede a listar los anexos de renta los cuales son
verificados con los estados financieros, hace la depuración de la Renta, y elabora la
declaración. El auxiliar de archivo recopila los certificados de retención.
4.2.4. Impuesto al Patrimonio: La base del impuesto al patrimonio está constituida por el
valor del patrimonio líquido del contribuyente poseído el 1º de enero de 2007, determinado
conforme lo previsto en el Título II del Libro I del Estatuto Tributario, excluyendo el valor
patrimonial neto de las acciones o aportes poseídos en sociedades nacionales, así como los
primeros $220.000.000 (año base 2007) del valor de la casa o apartamento de habitación.
La tarifa del impuesto al patrimonio es del cero punto tres por ciento (1.2%) de la base gravable
establecida de conformidad con el procedimiento antes descrito.
4.3. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
4.3.1. Certificados Expedidos: Una vez el Departamento Administrativo efectúe el cierre, el

Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo genera los certificados en el sistema
desde la aplicación de contabilidad y los revisa contra libros. Para la entrega de los certificados
se exige carta de autorización y/o sello.
3 de 4
IMPUESTOS
4.3.2. Certificados Solicitados: Una vez el departamento Administrativo efectúe el cierre, el

Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo listan de la contabilidad las cuentas de
Retenciones por cobrar de IVA, Ica y renta; elaboran la carta de solicitud del certificado de
retención la cual es firmada por el gerente financiero. Se envía al cliente ya sea por fax o
correo para hacer el seguimiento hasta la recepción del certificado.
4.4 ARCHIVO DE IMPUESTOS:
El Director Administrativo y/o el Auxiliar Administrativo son los responsables del archivo y
custodia de todos los documentos de Impuestos.
Formularios de Impuestos
Documentos Equivalentes
4 de 4

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TABLA DE CONTENIDO

7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 35

Figura 1 Modelo de un Sistema de Gestión de Calidad basado en

Tabla 1 Matriz DOFA 41

ANEXO A MANUAL DE CALIDAD

Ante la creciente necesidad de mejorar los procesos y buscar la satisfacción

Lo que se pretende es promover la adopción de un enfoque basado en

Confecciones Caroyco E.U., es una empresa dedicada a la confección de

Por consiguiente, dentro de las oportunidades que se tienen con la adopción

Por lo anterior, para Confecciones Caroyco E.U., es de vital importancia

La metodología utilizada para el diseño del Sistema de Gestión de la Calidad

Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad para la empresa Confecciones

1.1. LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

1.2. SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN

 Dinámica de la innovación, indicadores, instrumentos y mediciones.

1.3. LINEAMIENTOS BÁSICOS

 Sistema de gestión de la calidad.

La tendencia actual de un gran número de empresas productoras de diferentes

Confecciones Caroyco E.U., en la actualidad requiere como guía para el

Adicionalmente, al no contar con procedimientos y formatos definidos para el

El éxito del Sistema de Gestión de Calidad en Confecciones Caroyco E.U.,

Entendiendo la necesidad de la empresa Confecciones Caroyco E.U. y la

¿Cómo el Diseño de un Sistema de Gestión de Calidad permite evidenciar la

2.1.1. Preguntas Secundarias

Mediante la identificación de procesos y la documentación de los mismos

El diseño y estandarización de los formatos requeridos en el diseño del manual

¿En qué medida, la aplicación del manual de calidad como evidencia

Gracias a la creciente e imparable internacionalización de la economía, la cual

Por consiguiente, se encuentra la necesidad de adoptar estas metodologías

Por esta razón, el conocimiento y crecimiento profesional y laboral de las

Diseñar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma NTC ISO

 Diagnosticar el estado actual de la empresa, con base en el cumplimiento

 Identificar los procesos, diseñando el mapa de procesos y elaborando la

 Elaborar el Manual de Calidad, orientando las políticas que deben seguirse

El diseño un Sistema de Gestión de Calidad, basado en la Norma NTC ISO

5.1. VARIABLES INDEPENDIENTES

5.2. VARIABLES DEPENDIENTES

 Diseño de procesos, caracterizaciones, procedimientos, manuales,

5.3. VARIABLE INTERVINIENTE

En la actualidad, la competitividad de las empresas y de las personas se basa

Uno de los conceptos que en la actualidad posee mayor importancia en el

El objetivo primordial del marco de referencia se fundamenta en analizar e

6.1. MARCO HISTÓRICO

La norma británica, denominada BS 5750 fue la primera a nivel mundial en

Este documento contenía aspectos de Administración de Sistema de calidad,

La familia de normas ISO 9000 es el estándar de Aseguramiento de la Calidad

A continuación se presenta en forma cronológica la información histórica del

1950 MIL-STD-105 Sampling Inspection Tables for Attributes.

El 15 de marzo de 1987 el ISO TC/176 publica oficialmente la serie ISO 9000,

ISO 9000:1987 Normas de Administración de Calidad y

La familia de Normas ISO se ha elaborado para asistir a las organizaciones,

En diciembre del 2000 se aprobaron las nuevas versiones de las siguientes

ISO 9001:2000 Recopila las normas ISO 9001, 9002, 9003,

6.1.2. Antecedentes de ISO en la Industria: La certificación de los Sistemas de

Se sabe que las organizaciones desarrollan y mantienen sistemas de Gestión

La selección e implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad es una

Para establecer los requisitos del SGC se deberían considerar:

a. Los requisitos de los clientes y otras partes interesadas.

La decisión de cuáles requisitos implementar está determinada por las

6.1.2.2. Industria con calidad y certificación en Colombia: Para el sector de las

Al mismo tiempo, Manufacturas Austin Reed, ubicada en la ciudad de Pereira

6.2. MARCO TEÓRICO

Para llevar a cabo el diseño del Sistema de Gestión de Calidad para