Srri Lankan - Germ

man Dev
velopme
ent Coop
peration

 
Perfo
for develo
ormance Improvem
opment acto
ment Pro
oject (PIP))
ors in the North
N and Ea
ast of Sri La
anka
20
009
9­ 
20
010
0 
 

 
Projectt Docum
mentt

Trincom
malee 
Septem
mber 2009
9 
 
 
The Pe
erformance Imprrovement Projectt works with the Public
P Administra
ation in the North
h and East of Sri Lanka
and is funded byy the German Federal Ministry forr Economic Coopperation and Dev velopment (BMZ)  

 
Ministry of 
Nation Buiilding and 
Estate Infrrastructure 
Development 
 
 Sri La
ankan - German
G n Develo
opmentt Coope
eration

Perform
mance Im
mproveme
ent Proje
ect (PIP)
for de
evelopment actors in the Norrth and Ea
ast of Sri L
Lanka

Proje
ect Docu
ument 
 
Trincomale
ee 
Sep
ptember 2
2009 

Ministry of
M
N
Nation Building annd
E
Estate Infrastructu
ure
D
Development

The Perform
mance Improvement Project wo
orks with the Pu ublic Administra
ation in the North
h and East of Sri Lanka and is funded by
e German Federral Ministry for Economic
the E Cooperation and Devvelopment (BMZ Z)
Contents 
 

List of abbreviations ...................................................................................................................................... 2 
Foreword ....................................................................................................................................................... 3 
Purpose of the document ............................................................................................................................. 4 

Part 1: Project details ........................................................................................................................... 5 

Project summary ........................................................................................................................................... 7 
Project log frame ......................................................................................................................................... 10 

Part 2: Project strategy ...................................................................................................................... 13 

Context ........................................................................................................................................................ 15 
Background ................................................................................................................................................. 15 
Relevance to development cooperation .................................................................................................... 16 
Approach ..................................................................................................................................................... 17 
Gender strategy .......................................................................................................................................... 19 
Good governance strategy .......................................................................................................................... 19 
Conflict transformation strategy................................................................................................................. 20 

Part 3: Operational plan ..................................................................................................................... 21 

Human Resource Development .................................................................................................................. 23 
Local Government ....................................................................................................................................... 29 
Community Development ........................................................................................................................... 35 
Other activities ............................................................................................................................................ 41 
 

   

1 
 
List of abbreviations 

ACLG  Assistant Commissioner of Local Government  
ADB  Asian Development Bank 
BMZ  German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development 
CAP  Capacity Building for Implementing Authorities at Local Level 
CBO  Community Based Organisation 
CD  Community Development 
CIRM  Centre for Information Resource Management 
CLG  Commissioner of Local Government 
DFID  Department for International Development, British Government 
DS  Divisional Secretariat, District Secretariat 
EP  Eastern Province 
EPC  Eastern Provincial Councils 
FSCT  Food Security and Conflict Transformation Project 
GS  Grama Seveka 
GTZ  German Technical Cooperation 
HRD  Human Resource development 
LA  Local Authorities 
MDTD  Management Development Training Department – EP 
MDTI  Management Development Training Institute – NP 
MC  Municipal Council 
NECCDEP  North East Coastal Community Development Project 
NECORD  North East Community Restoration and Development Project 
NEPC  North East Provincial Council 
NGO  Non Government Organisation 
NP  Northern Province 
NPC  Northern Provincial Council 
OD  Organisational Development 
PIDT  Public Information Dissemination Training 
PIP  Performance Improvement Project 
PLA  Participatory Learning in Action 
PPS  Provincial Planning Secretariat 
PPP  Peoples Planning Process 
PreSTEPS  General English course (Pre Skill Through English for Public Servants 
PRO  Public Relations Officer 
PS  Pradeshiya Sabha 
R/ACLG  Regional Assistant Commissioner of Local Government (also ACLG) 
STEPS  Skills Through English for Public Servants 
WRDS  Women’s Rural Development Society 
WSPS  Writing Skills for Public Servants 

2 
 
Foreword 

The Performance Improvement Project (PIP) has been supporting the organisational 
development of the Northern and Eastern Provincial Councils since their inception, and for 
several years before, the North East Provincial Council (NEPC). The tsunami, the de‐merger of 
the NEPC and the conflict have not made it an easy environment to work in, and so the 
project’s achievements are all the more important.  

With the support of PIP the Management Development Training Department, Eastern Province 
is now a flourishing training centre with its own trainers, materials, equipment and training 
programme. PIP is currently funding the extension to the Management Development Training 
Institute, Northern Province, training trainers and helping establish the STEPS Institute Jaffna, 
so that the North too can flourish. By 2009 more than 2,500 public servants from over 70 
organisations in the Northern and Eastern Provincial Councils had benefited from courses such 
as Skills Through English for Public Servants (STEPS), Induction to Public Service, Spatial 
Planning, Effective Communication and Self Access Skills. In a 2008 survey 85% of senior 
managers strongly agreed that PIP training courses met the real needs of their staff.  

In 2005, local government was termed ‘The Sleeping Giant’. With support from PIP and other 
donors for local government reform, that giant is beginning to wake up. PIP has established a 
grievance redressal system in 20 local authorities in the East and an almost equal number are 
planned in 2010 for the North. In 2006 PIP put in the first network at Inner Harbour Road (the 
then headquarters of the NEPC) and in 2008 at Varodayanagar (the headquarters of the NPC). 
In 2007 PIP pioneered the first Integrated Local Development Planning in Kinniya, getting the 
Divisional Secretariat, the Urban Council and the Pradeshiya Sabha to work together on a four 
year rolling plan – something that had never been done in Sri Lanka before. In 2009 work has 
begun on integrated local development planning in three geographical areas in Jaffna District, 
building on lessons learnt from a similar intervention in Kinniya, Eastern Province.  

In this new 2009 – 2010 phase, the Office of the Chief Secretary Eastern Province and the Office 
of the Chief Secretary Northern Province will continue to work hand‐in‐hand with the 
Performance Improvement Project. This collaboration will ensure that project inputs and 
activities continue to strengthen the two administrations in their management, planning, 
communication, coordination and service delivery for vulnerable communities in the North and 
East. 

Mr Walter Keller, Senior Adviser, GTZ Performance Improvement Project 
Mr VP Balasingham, Chief Secretary, Eastern Province 
Mr A Sivasamy, Chief Secretary, Northern Province 

3 
 
Purpose of the document 

The purpose of this document is to give stakeholders, intermediaries, implementing agencies and other 
projects working in the same field a clear understanding of the project. It is divided into three main 
parts. The first part gives an overview of the project details, for easy reference, and includes the project 
log frame. The second part outlines the project strategy in terms of relevance, approach, and 
management, based on the project context, history, and best practices. The third part provides 
comprehensive descriptions of project activities and the operational plans for each of the three project 
strands. 

   

4 
 
Part 1: Project details 
   

5 
 
 

6 
 
Project summary 

Name  GTZ Performance Improvement Project (PIP) 

Donor  German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ) 

Project area  Good governance and conflict transformation capacity development for public 
servants working in the provincial administration in the North and East of Sri 
Lanka with specific reference to Human Resource Development, Local 
Government Reform and Community Development. 

Objectives  1. Provincial and local government staff and counterparts in the Northern and 
Eastern Provinces use new skills to improve the way they work as service 
providers, within their organisations and with the public (Human Resource 
Development). 
 
2. Local government in the Northern and Eastern Provinces uses improved 
mechanisms of communication and planning for better service delivery and 
conflict mitigation (Local Government). 
 
3. WRDS in Batticaloa District work with local authorities and donors to 
implement small scale socio‐economic plans for improved facilities, services 
and livelihoods in their villages (Community Development). 

Scope  Trincomalee, Batticaloa, Ampara, Vavuniya, Mannar and Jaffna Districts 

Duration  January 2009 – December 2010 

Beneficiaries  The conflict and tsunami affected Muslim, Tamil and Sinhalese population of the 
Northern and Eastern Provinces with particular reference to vulnerable low 
income groups, the public the local authorities serve, and women’s 
organisations. 

Intermediaries  The management and technical staff of approximately 70 organisations from the 
provincial and local authorities and the central line authorities at local level, their 
civil society counterparts, women’s groups and community based organisations.  

Executing agency  The Ministry of Nation Building and Estate Infrastructure Development 

Implementing  The Northern and Eastern Provincial Councils 
agency 
 

7 
 
Key stakeholders  The Offices of the Chief Secretaries (CSO), Eastern Province (EP) and Northern 
Province (NP)  
The Commissioners and Regional Assistant Commissioners of Local Government, 
(CLG and R/ACLG) EP and NP 
49 local authorities, EP and NP  
The Centre for Information Resource Management (CIRM) EP 
The Management Development Training Department (MDTD) EP 
The Management Development Training Institute ( MDTI) NP  
The Ministry of Education NP 
30 Women’s Rural Development Societies (WRDS), EP  

Inputs  Specialised short and long term consultancies in technical assistance 
Training courses, workshops, planning meetings and coaching 
Financing agreements with the British Council and Czech NGO People in Need 
Local subsidy contracts with CIRM, MDTD and the North East Community 
Restoration and Development Project (NECORD)  
The supply of a limited amount of equipment for organisational development 

Management   The project is managed by a Senior Adviser and a Team Leader with a team of 
over 40 national and international staff in three locations. Trincomalee is its main 
office, and is situated within the Eastern Provincial Council’s Management 
Development Training Department, which is also one of its main implementing 
partners. Two sub offices exist in Batticaloa and Jaffna.  

Cumulative Value  Cumulative, overall project duration: 9 years 4 months from 09/2001 to 12/2010
Cumulative total budget of €10,881,000 

Previous phases  Date  Phase  Value  Description 

 
  09/2001  preliminary  € 956,000  rehabilitation, training and 
  to  phase with ADB  community development trust 
  08/2003  building measures through NECORD 
 
 
09/2003  second phase  € 4,000,000  organisational development, human 
 
to  with DFID  with  resource development, planning and 
 
12/2008  €2,100,000 information management and good 
 
co‐ governance, for the NEPC, then EPC 
 
financing  and NPC, through CSO, PPS, CIRM, 
 
from DFID   MDTD and CLG; interlinked to the 
 
Capacity Building for Implementing 
 
Authorities at Local Level Project 
 
(CAP), 08/2005 to 10/2008; 
 
   
 

8 
 
Current phase  Date  Phase  Value  Description 

01/2009  current phase;  €3,825,000  human resource development, local 

to  extension of the  government reform and community 
12/2010  second phase   development. 

Activities  Human Resource Development 

• Bridging courses for Skills Through English for Public Servants (STEPS) are 
developed and STEPS courses are run in different locations. 
• STEPS Institute in Jaffna is set up under the NPC. 
• Good Governance and conflict transformation are taught through a variety 
of courses: STEPS, public information dissemination training (PIDT), effective 
communication, self access skills, induction to public service, report writing.  
• The training capacity of the Provincial Councils is strengthened and trainer 
competencies/ accreditation established. 

Local Government Reform 

• New approaches to local government public committees are introduced for 
content, composition and ways of working. 
• Public redressal staff and systems are standardised, upgraded and 
expanded. 
• Public information dissemination techniques are taught to local authorities. 
• Integrated local development planning is introduced in new areas. 
• Information management for development profiles is supported. 

Community Development 

• WRDS leadership is strengthened for community development purposes. 
• Advocacy events are organised to bring the Local Authorities and 
communities closer together. 
• Livelihood development is strengthened and new livelihood ventures 
explored. 
• Pre school education, facilities, staff and systems are strengthened. 

Monitoring and  Baseline study, 2009; Project Document (this), Impact study 2010 
evaluation  Quarterly reporting to stakeholders through the Provincial Council Coordination 
Meetings and the Ministry of Nation Building and Estate Infrastructure’s 
cumulative reports 
Project proposal (the ‘Offer’), annual progress reports and a final report to the 
BMZ 

9 
 
 Project log frame 
Development impact 
Equitable distribution of resources and greater public participation ‐ through good governance, promotion of democracy at decentralised level, and balanced socio‐economic 
development ‐ contribute to peace building in Sri Lanka. 
Indirect impact
Social equity is improved by conflict sensitive, participatory public services which benefit the vulnerable and the poor. 
Outcome
Management tasks and service delivery for socio‐economic development are carried out in a coordinated, participatory and conflict sensitive way at provincial and local level. 
Outcome indicator  1  Outcome indicator  2  Outcome indicator  3
650 people working at provincial and local government  Conflict sensitive, participatory mechanisms  Plans and proposals from women’s/ community based 
level apply what they have learnt about good governance  (committees, redressal systems) are established and  groups are reflected in at least 10 current, small scale 
and conflict transformation in the work place. (Means of  used in at least two local authorities. (Means of  socio‐economic projects. (Means of verification: 
verification: gender sensitive survey)  verification: minutes, publications and agreements)  agreements and local development plans) 
Use of output 1  Use of output 2 Use of output 3
Provincial and local government staff and counterparts  Local government uses improved mechanisms of  WRDS begin to implement plans for their village 
improve the way they work as service providers, within  communication and planning for better service  development in terms of improved facilities, services and 
their organisations and with the public.  delivery and conflict mitigation.  livelihoods 
Output 1  Output 2 Output 3
Training courses, trainers and materials for key  Public committees, redressal systems, information  WRDS have the confidence and skills to utilise the services 
competencies in planning, management, communication,  dissemination and local development planning  of local authorities and other donors for community 
good governance and conflict transformation are  become more equitable, responsive and efficient.  development 
increased and made sustainable. 
Activities 1  Activities 2 Activities 3
• Bridging courses for Skills Through English for Public  • New approaches to local government public  • WRDS leadership is strengthened for community 
Servants (STEPS) are developed and STEPS courses  committees are introduced for content,  development purposes. 
are run in different locations.  composition and ways of working.  • Advocacy events are organised to bring the Local 
• STEPS Institute in Jaffna is set up under the NPC.  • Public redressal staff and systems are  Authorities and communities closer together. 
• Good Governance and conflict transformation are  standardised, upgraded and expanded.  • Livelihood development is strengthened and new 
taught through a variety of courses: STEPS, public  • Public information dissemination techniques  livelihood ventures explored. 
information dissemination training (PIDT), effective  are taught to local authorities.  • Pre school education, facilities, staff and systems are 
communication, self access skills, induction to public  • Integrated local development planning is  strengthened. 
service, report writing.   introduced in new areas. 
• The training capacity of the Provincial Councils is  • Information management for development 
strengthened and trainer competencies/  profiles is supported. 
accreditation established. 
 

10 
 
 Use of output 1  Use of output 2  Use of output 3 
Provincial and local government staff and counterparts  Local government uses improved mechanisms of  WRDS begin to implement plans for their village 
improve the way they work as service providers, within  communication and planning for better service delivery  development ‐ for improved facilities, services and 
their organisations and with the public.  and conflict mitigation.  livelihoods. 
Use of output 1 indicators  Use of output 2 indicators  Use of output 3 indicators 
 
•  (600) public servants who have gone up at least  • Advisory Committees contribute to successful  • (15) WRDS submit realistic, needs based proposals 
one level in English use it as a link language for  service delivery in (2) local authority areas.  for community development to local authorities 
management and administration. (Means of  (Means of verification: committee minutes,  and other donors. 
verification: end of course results and  reports, notices)  (Means of verification: documents, LA records, 
questionnaire)    correspondence) 
  • Public Relations Officers successfully resolve   
• (70%) of senior managers in the provincial councils  conflicts through the redressal system in (10) local  • (5) WRDS submit business plans for funding / apply 
affirm that their staff have improved the way they  authority areas.  for loans for new livelihood ventures. 
work within their organisation as a result of PIP  (Means of verification: complaints register and  (Means of verification: correspondence and 
training. (Means of verification: survey)  database)  documents) 
     
• (70%) of participants who work as field staff,  • Complaints analysis improves service delivery in (2)    
teachers and middle managers in service ministries  local authority areas.  • (20) WRDS managed pre schools provide quality pre 
(local government, health, education, agriculture,  (Means of verification: local authority and public  school education for (X) children. 
rural development, social services...) affirm that  survey)   (Means of verification: classroom observation 
they have improved the way they work with the    records and teacher/material evaluations) 
public as a result of PIP training. (Means of  • (5) Local authorities successfully disseminate key   
verification: survey)  messages through public information campaigns.  • (5) WRDS get local authorities and/or the Ministry 
  (Means of verification: campaign records, materials  of Education to provide on‐going quality assurance 
• The STEPS Institute in Jaffna becomes sustainable  and public survey)  and support for (10) pre schools. 
under the NPC and provides quality assured courses    (Means of verification: records of visits, meeting 
on a regular basis for public servants and teachers.  • Local authorities use development profiles and  minutes, survey.) 
(Means of verification: Management scheme,  integrated local development plans for 
budget allocation, course enrolment)  participatory planning and service delivery in (2) 
  areas. (Means of verification: plans and minutes) 
• Provincial council training organisations (CIRM,   
MDTD, MDTI) accredit trainers and use them to  • (5) local authorities qualify for service delivery small 
deliver needs based training programmes. (Means  grants by applying what they have learned about 
of verification: trainer competency evaluations)  good governance. (Means of verification: selection 
  records and criteria) 
 

11 
 
 Output 1  Output 2  Output 3 
Training courses, trainers and materials for key  Public committees, redressal systems, information  WRDS have the confidence and skills to utilise the 
competencies in planning, management,  dissemination and local development planning become  services of local authorities and other donors for 
communication, good governance and conflict  more equitable, responsive and efficient.  community development 
transformation are expanded and institutionalised   
 
Output 1 indicators  Output 2 indicators  Output 3 indicators 
• STEPS is successfully expanded to five levels.  • (5 ) advisory committees are established and pilot  • (15) WRDS establish working relations with their 
• (900) participants successfully complete STEPS  new ways of working with the public.  local authorities. 
courses and (70%) of them are able to apply     
improved English skills in the workplace.   • Local authorities implement upgraded complaints  • (6) successful local authority public days and village 
• (400) participants are able to apply the new skills in  systems and analysis through (10 existing and 5  open days enable (X) people to get to know their 
good governance and conflict transformation they  new) public redressal systems.  local authorities better. 
have learnt.     
• The STEPS Institute in Jaffna becomes operational  • (20) Local authorities design effective public  • (10) WRDS develop new business initiatives/plans. 
under NPC management.  information campaigns on different issues.   
• (25) Provincial council trainers meet agreed    • (20) WRDS produce realistic, needs based proposals 
competency standards and deliver quality training  • Integrated local development plans and profiles are  for community development . 
programmes in a variety of subjects.  designed for (3) areas.   
 
Activities 1  Activities 2  Activities 3 
• Bridging courses for Skills Through English for Public  • New approaches to local government public  • WRDS leadership is strengthened for community 
Servants (STEPS) are developed and STEPS courses  committees are introduced for content,  development purposes. 
are run in different locations.  composition and ways of working.  • Advocacy events are organised to bring the Local 
• The STEPS Institute in Jaffna is set up under the  • Public redressal staff and system are standardised,  Authorities and communities closer together. 
NPC.  upgraded and expanded.  • Livelihood development is strengthened and new 
• Good Governance and conflict transformation are  • Public information dissemination techniques are  livelihood ventures explored. 
taught through a variety of courses: STEPS, public  taught to local authorities.  • Pre school education, facilities, staff and systems 
information dissemination training (PIDT), effective  • Integrated local development planning is  are strengthened. 
communication, self access skills, induction to  introduced in new areas. 
public service, report writing.  • Information management for development profiles 
• The training capacity of the Provincial Councils is  is supported. 
strengthened and trainer competencies / 
accreditation established. 

12 
 
Part 2: Project strategy 
   

13 
 
   

14 
 
Context 

25 years of civil war, and large scale destruction of infrastructure in coastal regions due to the December 
2004 tsunami, have severely impeded development in the North and East of Sri Lanka and created an 
imbalance with the rest of the country. The North is now in a transitional phase after fighting ceased and 
there has been no more open fighting in the Eastern Province since the end of 2007.  

The biggest problem for provincial, district and local authorities at present is not a lack of funds, but the 
inability to act in a coordinated, needs‐based, participatory manner in order to guarantee basic services. 
Management skills and participatory approaches, which are necessary for utilising inputs in an efficient, 
transparent, and conflict sensitive way, are inadequate. This results in a lack of planning and 
coordination by the various development actors involved, which in turn produces gaps, duplication and 
inefficiency at implementation level. Available resources are not fully utilised. Public service delivery 
demonstrates considerable weakness because it does not properly take into consideration the real 
needs of the people.  

Background 

The GTZ Performance Improvement Project (PIP) is implemented by German Technical Cooperation 
(GTZ) on behalf of the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ). It is 
a good governance conflict transformation project which operates in the conflict affected North and 
East of Sri Lanka. It was set up in 2001 and is now in an extension of its second phase. The total value of 
the project is €10.9m of which, in 2005, €2.1m came from the British Government’s Department for 
International Development (DFID). The current phase is worth €3.8m. The project’s partner ministry is 
the Ministry of Nation Building and Estate Infrastructure Development and it also coordinates with the 
Ministry of Local Government and Provincial Councils. The project’s main office is in Trincomalee with 
sub offices in Batticaloa and Jaffna. 

The first phase – 2001 to 2003 ‐ consisted of rehabilitation work in conjunction with the Asian 
Development Bank (ADB) supported North East Community Restoration and Development 
Project (NECORD). The second phase – 2003 to 2008 ‐ focussed on strengthening the North East 
Provincial Council, and after the de‐merger, the Northern and Eastern Provincial Councils respectively, 
by developing capacity in human resource management, organisational development, planning and 
information management, and good governance. During this phase, PIP was interlinked with the 
tsunami funded Capacity Building for Implementing Authorities at Local Level Project (CAP) and 
expanded its work in organisational development for local government. Inputs and activities were 
implemented through the project’s key stakeholders: the Chief Secretaries’ Offices, the Provincial 
Planning Secretariats, the Management Development Training Department, the Centre for Information 
Resource Management and the Commissioners of Local Government’s Offices.  

15 
 
In the current extension phase – 2009 to 2010 ‐ the project’s mandate is to build capacity for provincial 
and local government, and community based organisations so that they can work together towards 
sustainable development in a participatory and conflict mitigating way. The project’s main stakeholders 
are key offices in the Northern and Eastern Provincial Councils, local authorities, selected divisional 
secretariats and Women’s Rural Development Societies. The project’s implementing partners at 
government level are the Management Development Training Department and the Centre for 
Information Resource Management and at international level, British Council Sri Lanka and People In 
Need. 

The rationale for the extension was to support the conflict and tsunami affected populations in a 
transitional situation in the Northern Province, and in a conflict emerging situation in the Eastern 
Province, by building on best practices and lessons learnt from previous GTZ projects. This included 
expanding and making sustainable the STEPS programme from PIP, the public grievance redressal 
system and integrated local level development planning from CAP, local government reform from PIP 
and CAP, and Participatory Learning in Action/WRDS strengthening from the Food Security and Conflict 
Transformation (FSCT) project.  

The new project strategy and operational plan was conceived as a result of a feasibility mission from GTZ 
head quarters Germany, a series of planning and scoping workshops with the project’s key stakeholders 
in the Provincial Councils chaired by the Chief Secretaries, and the findings and recommendations of an 
extensive baseline study. (See, ‘Performance Improvement Project Baseline Study Report 2009’.)  

Relevance to development cooperation 

The project has relevance to Sri Lankan‐German government development cooperation and to the 
Millennium Development Goals (MDGs).  

PIP’s work in capacity development for good governance, conflict sensitivity and participatory 
approaches at local level supports local government reform in Sri Lanka as follows:  

• the 2007 – 2010 Eastern Province Development Plan 
• the Local Government Reforms circulars No. 2, 4 and 10 (2007) 
• the National Policy Declaration for Local Government (2007) 
• the Citizens' Charter, adopted in 2008, which emphasises public participation as a crucial 
prerequisite for sustainable, democratic development. 

In addition the project contributes to the Millennium Development Goals. It promotes 

• women’s organisations which contributes to Goal 3 of the MDGs (Promote gender equality and 
empower women) 
• good governance which contributes to MDG Target 16 (Develop and implement strategies for 
decent and productive work for youth) 

16 
 
In terms of the BMZ Programme for Action 2015 development policy, the PIP extension strengthens 

• Objective 9: Ensuring the participation of the poor in social, political and economic life and 
strengthening good governance 
• Objective 1: Boosting the economy and enhancing the active participation of the poor 
• Objective 10: Resolving conflicts peacefully and fostering human security and disarmament 

It also takes into account the German Federal Government's, “Action Plan for Civilian Crisis Prevention, 
Conflict Resolution and Post‐Conflict Peace‐Building’”(2004) and, “Crisis Prevention, Conflict 
Management and Peace‐building” (2005). 

Approach 
Sustainability 
The project will use the extension period to secure sustainability through key stakeholder management 
and ownership. For its continuing outputs – the STEPS programme, the redressal system, and integrated 
local development planning – this means expansion, standardisation and institutionalisation. For new 
interventions in the 2009‐2010 period – leading to outputs that strengthen local government public 
committees, public information dissemination, local authority service delivery, WRDS livelihoods, 
community development and pre‐school education – this means implementation from the start through 
the Chief Secretaries’ Offices, with the clear provision of management, technical expertise and counter‐
parting from the stakeholder’s side .  

Coverage 
There will be a two pronged approach to the project’s ‘intermediaries’ – staff from the provincial, local 
and central line authorities and their civil society counterparts working at local level. Firstly, the project 
will build capacity in general communication and good governance skills for a large number of change 
agents from these organisations. Secondly, the project will focus on specific skills for specific areas for a 
more limited number of people. This will include, for example, advocacy skills for community based 
organisations in Batticaloa district, integrated local development planning skills for Jaffna local 
authorities. In this way the project will increase its impact by providing wider coverage for general skills 
and more in‐depth coverage for specific skills. It will also meet the Provincial Council’s expectations, 
both in terms of numbers, and in terms of quality pilots with ‘roll out’ potential. 

Flexibility 
Building on lessons learnt, the project will promote flexibility for sustainability in a generalised service. 
This means not relying overmuch on the personality or skills of specific senior managers as they are 
likely to be transferred at any moment and replaced with others who are not familiar with the work of 
the Performance Improvement Project. Such an approach requires stamina, and the ability to ‘start 
anew’ with each replaced manager, but it is essential to sustainability. To this end, inputs, activities and 
outputs will be channelled through a variety of key stakeholders and intermediaries. In addition, new 
systems and processes will be clearly documented and disseminated in the form of guidelines, 
handbooks, trainer’s notes, publishing rights and operating manuals. 

17 
 
Coordination of provincial and central government 
Coordination between the provincial and central line authorities working at local level will remain a 
constant. Activities and outputs will focus on getting these different lines of government to cooperate, 
plan, pool resources and streamline roles and responsibilities as much as possible. Not an easy task, 
given the imbalance of power between the two, the project will endeavour to create a variety of 
opportunities where, in particular the Divisional Secretariats and the Pradeshiya Sabhas work together. 
Such opportunities include  

• promoting integrated local development planning where socio economic profiles and four year 
development plans cut across traditional compartmentalisation to include Divisional Secretariats 
and the Local Authorities, line ministries, and project donors 
• putting government staff on training courses where they are mixed by ability, not organisation 
• streamlining the roles and responsibilities of divisional secretariat and local authority front line 
officers at community development level (Rural Development Officers, Community 
Development Officers, Social Service Officers etc.) to avoid duplication and gaps 
• getting central line authorities to refer the public to provincial line services where appropriate – 
for example encouraging the public to use the local authority public redressal system to address 
grievances rather than going to the police. 

However, the project will remain firmly rooted in the devolved structures of government, as it has 
always been, in order to promote democracy and strengthen the 13th Amendment in practical ways, and 
reduce recentralisation in the North and East. This message will also be communicated to other donors 
and other GTZ projects to persuade them to coordinate their project implementation, wherever 
possible, through the provincial structures in order to strengthen democracy. 

Facts and figures 
In line with a GTZ annual target for 2009, the project will pursue results based monitoring and reporting 
with an emphasis on facts and figures. To this end, the ‘Performance Improvement Project Baseline 
Study Report 2009’ was conducted and published and will be followed up with a similar impact study at 
the end of the project. Data gleaned from the study has already been used to make recommendations 
to key stakeholders, develop indicators (Part 1, Project log frame, above) and inform the operational 
plans (Part 3, Operational plan, below). Likewise progress reports to the Provincial Councils, the Ministry 
of Nation Building and Infrastructure Development and the BMZ will follow this approach. 

Quality Assurance 
In all aspects, the project will strive to assure the highest quality in its inputs, activities and outputs. A 
greater emphasis will be put on the design of actual activities and how they link together to create a 
changed environment, not just changed individuals. This in turn means getting senior managers to buy 
into new ways of working and to make active use of new skills accrued by their staff. It also means more 
work place oriented training, as seen in the design of Public Information Dissemination Training, and 
more exacting criteria for certification and accreditation, as seen in the plans for a competency based 
certified and accredited trainer system. 

18 
 
Gender strategy 

GTZ works with women and men as equals as a matter of course. This leads to the need for redressing 
the balance of power between men and women in the organisations and communities which PIP 
supports. The project’s gender strategy is to strengthen the number of women and the significance of the 
role they play so that women’s political and socio‐economic participation in government and in civil society 
is strengthened in the long run. This will be done through 

• ensuring numbers of men and women on training courses are commensurate with government 
statistics of men and women in those jobs 
• making senior management aware of the fact that at lower management level 60% of jobs are 
held by women but by senior management level the number has been halved to 30% and 
getting senior management to work on ways to increase the number of women at the top 
• ensuring more senior women managers and administrators, with specific reference to school 
principals, heads of departments and administrative officers, become involved as change agents 
for good governance and conflict transformation by promoting places for them on STEPS 
courses 
• running training courses at local level so that women with families have equal opportunity to 
attend 
• ensuring more women are represented on local government advisory committees in the North 
and East and that they have the right skills to represent the concerns of women in their 
communities 
• strengthening women’s groups and ‘voice’ in 32 villages through 30 Women’s Rural 
Development Societies (WRDS) with advocacy, leadership and proposal writing training for 
community development, and establishing working relations between them and local 
authorities and donors 
• strengthening pre school education for girls and boys and through that promoting positive 
gender role models for children as well as project management experience for women in WRDS. 

Good governance strategy 
PIP is primarily a good governance project and works on governance in three specific ways.  

Firstly, it integrates good governance in all project systems and processes so that aspects of good 
governance are constantly demonstrated in practice. For example, all training courses are equitable in 
terms of ethnicity and gender, transparent in the way participants are selected and certified, 
participatory and responsive in the way courses are delivered and effective and efficient through quality 
assurance of materials, trainers, and assessments.  

Secondly, it teaches good governance as a skill and a subject through a variety of courses. These include 
Introduction to Public Service, Skills Trough English for Public Servants, Writing Skills for Public Servants, 
Public Information Dissemination Training, Guidelines for Integrated Local Development Planning and an 
introduction to good governance for Councillors which will be developed in 2010. Collectively these 

19 
 
training courses provide a well rounded understanding and practical application of good governance 
skills in the workplace.  

Thirdly, it supports the implementation of local government reform as determined by the Government’s 
own good governance strategy ‐ the Local Government Reforms circulars No. 2, 4 and 10 (2007), the 
National Policy Declaration for Local Government (2007) and the Citizens' Charter, adopted in 2008. (See 
‘Project Relevance to Development Cooperation’ above.) In this regard, PIP helps local government  

• improve channels of communication, accountability and transparency with the public by 
developing and disseminating effective leaflets on a variety of subjects from building regulations 
to the prevention of dengue 
• carry out participatory needs analysis and planning with the public by producing socio‐ 
economic profiles and embarking on integrated local development planning 
• increase the public voice in local authorities by promoting public grievance redressal, advisory 
committees and new links with WRDS 
• increase their own responsiveness to the public with improved service delivery.  

Conflict transformation strategy 
Good governance, democratisation at the decentralised level, conflict resolution and balanced, socio‐
economic development are seen as crucial for long‐term, peace building results. The project promotes 
conflict transformation strategies with its key stakeholders and targeted intermediaries so that civic 
alternatives to violent conflict become the norm. Specifically, the project  

• teaches key stakeholders and intermediaries a series of conflict resolution skills through its one‐
week module on Conflict in the STEPS course which includes learning to address and resolve 
conflict at family, neighbour, work and ethnic level 
• ensures capacity development at community level that empowers vulnerable groups without 
antagonising existing village elites (see Community development conflict sensitivity, Part 3 
below).  

In addition, the project strongly supports the teaching and learning of English as a conflict 
transformation tool. English is used as a link language, a ‘connector’ where national languages have 
traditionally become social or ethnic ‘dividers’. It links ethnic groups at several levels. Internationally it 
links the country to the outside world. At the end of a protracted and impoverishing civil war, all groups 
have a strong need to communicate with foreign governments and to be heard in the international 
forum. At provincial level it links the civil service, local government, NGOs, bank funded projects and 
other development actors working in the conflict affected and mainly Tamil speaking areas of the North 
and East with the Sinhala speaking central government. At classroom level it links individuals from 
different walks of life who would not normally sit and study together. Here it becomes a common 
denominator that connects people by ability and need, not a subject that divides people by seniority or 
gender or ethnicity or religion. It builds trust and helps participants form informal networks which in 
turn contribute to inter‐ethnic communication and constructive working relationships.   

20 
 
Part 3: Operational plan 

21 
 
   

22 
 
Human Resource Development 

Objective 
Provincial and local government staff and counterparts improve the way they work as service providers, 
within their organisations and with the public. 

Contribution to achieving the project outcome 
650 people working at provincial and local government level apply what they have learnt about good 
governance and conflict transformation in the work place. 

Recommendations from the baseline study 
• Training should continue to be delivered based on needs identified during the 2005 ‐ 2008 phase 
of  the  project,  placement  tests  conducted  between  2006  and  2009,  and  project  partners’ 
expressed requirements for 2009‐2010. 
• Priority  to  General  English  (Pre  STEPS)  and  Skills  Through  English  for  Public  Servants  (STEPS) 
courses  should  continue  to  be  given  and  bridging  courses  developed  to  accommodate  the 
greatest needs in English amongst public servants.  
• Training courses should be related to the development of practical skills in the work place, and 
include on‐the‐job components and follow‐up. Participants should be certified after work place 
components are complete. 
• Senior managers should become more aware of the skills their staff gain on training courses and 
ensure staff utilise their new skills in the workplace on a regular basis. 
• The pool of qualified Provincial Council trainers should be increased and quality assured based 
on an agreed list of trainer competencies. 
• Project  partners  and  PIP  should  make  a  conscious  effort  to  involve  more  women  senior 
managers and administrators in capacity development. They should support more promotion of 
women to senior management level. 
• The  local  government  redressal  system  training  materials  should  be  updated  and  authentic 
examples from the field integrated in them.  

Approach 
The HRD approach is to provide quality assured, sustainable courses and training systems based on real 
needs, delivered in a participatory way, and followed up in the workplace, for large number of staff 
across the provincial councils. Before any course, attention is paid to researching course subjects in 
depth, integrating authentic materials and situations to make training relevant, and developing 
comprehensive trainer’s notes and participant’s worksheets so that courses are not ‘owned’ by 
particular trainers. At the delivery stage, attention is paid to piloting and revising courses several times 
in all three languages, training trainers so they master the content and deliver the courses effectively. 
After the course is over, attention is paid to assessment, feeding collective comments from course 
evaluations back into the design, and developing course administration tools so that programmes can be 
‘rolled out’ to cater efficiently for a large number of participants. 

23 
 
Description of activities 
Skills Through English for Public Servants (STEPS) 
The Skills Through English for Public Servants (STEPS) programme is a suite of content and language 
integrated courses at five levels : General English 1 (or Pre STEPS 1), General English 2 (or Pre STEPS 2), 
Skills Through English for Public Servants (STEPS), Writing Skills for Public Servants 1 (WSPS 1: 
Correspondence) and Writing Skills for Public Servants (WSPS 2: Reports). It caters for language learners 
from elementary level to lower advanced and is delivered by skilled trainers from the British Council. 
Courses are four weeks intensive, and run in Trincomalee, Batticaloa, and Jaffna in 2009‐10 and 
Vavuniya as soon as the situation permits in 2010. The STEPS suite will build capacity for 950 public 
servants in 2009‐2010 bringing the cumulative total since 2006 to over 2,000 potential ‘change agents’. 
They are drawn from over 70 organisations of the project’s key stakeholders and intermediaries in the 
Provincial Councils, their civil society counterparts, selected Divisional Secretariats and the Ministry of 
Nation Building and Estate Infrastructure Development. Specifically, participants improve their English 
language skills for the workplace and in the process learn presentation skills, critical thinking, 
information management, teambuilding and interpersonal skills. They are mixed by language level not 
organisation and this creates coordination between sectors.  

In 2009 the ‘bridging’ courses, Pre STEPS 2 and WSPS 1, will be designed and piloted. This is because a 
large number of participants in previous years failed to make the jump between Pre STEPS to STEPS and 
between STEPS to WSPS – not through any fault of their own ‐ but simply because the gap between the 
levels was too great. Pre STEPS 2 will be based on the English Language textbook, ‘Language in Use’. 
WSPS I – a writing for letters, memos, minutes and emails course ‐ will be more tailor made for the 
specific needs of administrators in the civil service. Designed by the PIP Materials Design Consultant, it 
will become the writing skills course of choice, and WSPS 2 will cater to a smaller group of more senior 
managers who need to write proposals, concept papers and reports. 

STEPS Institute, Jaffna 
In direct response to the Northern Province’s request to sustain STEPS in the North after the end of the 
project, PIP will support the Ministry of Education and the Ministry of Provincial Public Administration to 
establish the STEPS Institute, Jaffna within the premises of J/Canagaratnam M.M.V. (Stanley College). 
This will include  

• renovating and equipping the building 
• getting the management scheme and the budget approved, and ensuring funds are allocated for 
2010 in the September 2009 budget 
• developing a STEPS database in Access and a STEPS administration handbook 
• appointing permanent staff and the management committee according to the management 
scheme 
• training the staff how to use the STEPS management and administration systems as well as its 
methodology  
• running enough courses in the new premises with the British Council before the end of the 
project so that all become familiar with systems, roles, responsibilities and NPC management  

24 
 
 • coaching the Management Committee on how to select contracts and get value for money from 
the British Council or similar service providers  
• management coaching in eliciting and coordinating finances and inputs from other donors in the 
future for the continuance of STEPS. 

A sustainable pool of trainers 
There is a good number of experienced staff with specific technical skills who have the potential to 
enhance their training skills. However they are unable to deliver training in a learner centred, task 
based, participatory way, and as a result, training is ineffective and skills are not passed on to 
participants. Because of this lack of home‐grown trainers, with specific reference to technical skills, the 
training departments and training units of the provincial councils still depend on outside resource 
persons. PIP will therefore support the NPC and EPC in increasing the pool of trainers and creating a 
network of trainers so that the different districts are covered. This will be done by  

• running the Methodology Course for 60 senior and middle management staff in three batches 
in 2009 – 10. The training will give participants skills in methodology so that they can conduct 
effective training sessions for public servants in their own subject.   
• institutionalising the Methodology Course in MDTD and CIRM so that it can be run 
independently of PIP by provincial council staff in three languages. This will involve training of 
methodology trainers, materials development of participants’ worksheets and trainer’s notes, 
and a system of on‐the‐job certification.  
• establishing trainer certification and a trainer accreditation system. This will involve training 
senior management to understand, recognise in action, and use trainer competencies to certify 
resource persons and working with them to establish and use criteria for trainer accreditation . 

Public Information Dissemination Training (PIDT) 
As shown by the PIP Baseline Study Report, 2009, local government communication with the public is 
often one‐sided and messages tend to emphasise what the public must do for the local authority rather 
than what the local authority can do for the public. Therefore, the aim of PIDT is to develop local 
government staff capacity in disseminating information about local services to the public in a more 
responsive, effective and participatory way. It targets Community Development Officers and Public 
Relation Officers in the Local authorities. The first part of the training covers effective communication, 
problem identification, target group analysis, setting objectives, choice of media, face to face 
communication, and developing posters and brochures. In the follow up, participants bring the 
campaigns and materials they have designed to get feedback from the rest of the group and in a further 
follow up information campaigns are evaluated as to their effectiveness. Developing PIDT will involve 
development of the participant’s worksheets and trainer’s notes and resources in English, Tamil and 
Sinhala, training of trainers in Tamil and Sinhala, and a series of pilot courses in order to refine and 
authenticate the materials. 

Effective Communication Workshops 
This series of 1 ‐ 3 day workshops carries on from the success the training had in 2007 – 2008. Delivered 
in Tamil and Sinhala, the workshops cover effective communication, effective writing, telephone skills, 

25 
 
report writing, effective meeting skills, negotiation skills, public relation, team work and time 
management. They target middle and senior management staff with specific reference to the 19% of 
staff who do not qualify for STEPS (see PIP Baseline Study Report 2009) because they offer many of the 
skills taught on the STEPS programme, but in mother tongue. In 2009 – 2010 the Effective 
Communication workshops will be expanded by running them as a regular staple at MDTD, EPC as well 
as in Batticaloa, Ampara and Jaffna. 

Good governance 
This course will be developed in 2010 and will target local authority chairmen, councillors and 
secretaries. It will include a short introduction to the precepts of good governance and its practical 
applications through the use of Sri Lankan case studies and experience. Materials will be developed and 
trainers trained. In addition, capacity in good governance will be developed through the other training 
programmes – conceptually through STEPS and in very practical ways through PIDT and Public Redressal 
training (see ‘Establishing and strengthening local authority public redressal systems’ in the Local 
Government description of activities below). 

Monitoring and evaluating the use of practical skills in the work place 
This activity will target senior managers and coach them to make better use in the workplace of the 
skills and knowledge their staff have accrued on PIP supported training courses. There will be an initial 
awareness raising workshop and a series of follow ups, starting in October 2009 at Provincial and District 
level.  

   

26 
 
Human resource development operational plan 
 

27 
 
 

   

28 
 
Local Government 

Objective 
Local government in the Northern and Eastern Provinces uses improved mechanisms of communication 
and planning for better service delivery and conflict mitigation. 

Contribution to achieving the project outcome 
Conflict sensitive, participatory mechanisms such as committees and redressal systems are established 
and used in at least two local authorities. 

Recommendations from the baseline study 
• The  project’s  support  for  local  government  reforms  should  be  done  through  the  CLG,  ACLG, 
Secretaries, elected councillors and civil society groups. 
• A  feasibility  study  should  be  carried  out  prior  to  any  larger  engagement  in  strengthening 
standing  and  advisory  committees.  This  study  should  also  form  the  basis  for  any  decisions  on 
whether to strengthen existing committees or support the formation of new ones.  
• Balanced  appointments  of  committee  members  should  be  made  taking  into  consideration 
gender, age, ethnicity, transparency, non‐elected status and sector specific criteria. 
• Quality  assurance  of  how  the  committees  function  should  be  provided  through  effective 
communication training for committee members.  
• The redressal system should be standardised and improved and local authorities should use the 
new  system  to  improve  the  way  they  register,  analyse  and  follow  up  complaints.  Existing  PIP 
public relations and redressal training for local authorities should be revised accordingly. 
• Analysis  of  high  frequency  complaints  in  the  redressal  system  and  utilisation  of  the  Public 
Information Dissemination Training (PIDT) should lead to improved public awareness and service 
delivery.  
• The role of public relations officers in local authorities should be strengthened, so that they can 
provide  front  desk  services,  organize  public  information  dissemination  and  run  the  redressal 
system effectively.  
• Two‐way communication between the public and the local authorities should be improved with 
more  emphasis  on  face  to  face  communication  and  outreach  to  the  community  through,  for 
example, open days and mobile services.  
• Models of good service delivery that benefit the poor should be duplicated. 
• Advocacy  from  community  based  civil  society  groups  as  a  bottom‐up  means  of  strengthening 
channels  of  communication  between  the  people  and  their  local  authorities  should  be 
encouraged. 

Approach 
The Local Government approach directly supports the Local Government Reforms circulars No. 2, 4 and 
10 (2007), and the National Policy Declaration for Local Government (2007). In addition, activities are 
intended to uphold the universals of good governance: improving channels of communication, 

29 
 
accountability and transparency with the public, practising participatory needs analysis and planning 
with the public, increasing public voice in local authorities and by extension increasing local authority 
responsiveness and improved service delivery. In terms of sustainability, all work in this area will be 
explicitly channelled through Offices of the Chief Secretaries and the Commissioners of Local 
Government. Success will be measured not just by what the local authorities think but by what the local 
public say. 

Description of activities 
Reforming and strengthening advisory committees of local authorities 
This project activity supports the local government reform recommendation in establishing a non‐
political advisory committee for each local authority. The aim is to get advisory committees to assist 
their respective local authorities in deciding development policies, and distributing resources, taking 
into account people's needs. As such, the advisory committee will function as a communication channel 
between the local authority and the people and as a means of keeping activities that affect the public 
transparent. Project work in this area will include 

• the development of criteria for the composition, duties, functions and proceedings of the 
committee 
• capacity development for members of the committee (meeting skills, minute taking and 
participatory approaches)  
• awareness raising for the local authority’s citizens about the committee system and how they 
can use it 
• quality assurance once the committees are up and running to ensure real issues are being dealt 
with. 

Establishing and strengthening local authority public redressal systems 
This activity focuses on strengthening the existing redressal system as well as replicating it in new local 
authorities. In 2008, the project supported the Commissioner of Local Government (CLG) to develop 
standardised guidelines for local authorities to implement the redressal system. Selected community 
development officers were trained to monitor and report the performance of the system to their 
Assistant Commissioners of Local Government (ACLGs) and CLG on a regular basis. In the 2009 – 2010 
phase, activities will follow the recommendations of the Baseline Study. These will include: 

• standardising and improving the redressal system in the way complaints are registered, analysed 
and followed up 
• revising existing PIP public relations and redressal system training materials and training of 
trainers accordingly 
• establishing redressal systems in selected local authorities which don’t yet have them 
• training public relations officers to analyse high frequency complaints in the redressal system 
and use the results as a needs analysis for improving service delivery 

30 
 
 • utilising Public Information Dissemination Training (PIDT) to promote the redressal system and 
ensuing improved service delivery 
• training public relations and community development officers in mediation skills so that they 
can help resolve the large number of neighbour‐to‐neighbour disputes lodged for redressal 
• strengthening the role of public relations officers in their local authorities in terms of better 
front desk services and effective communication with the public.  

Establishing integrated local development planning (ILDP) 
The project supports the introduction of integrated local development planning (as described by the 
local government reform recommendation). Integrated local development planning is a process through 
which local authorities work in close cooperation with divisional secretariats, sector institutions and 
other stakeholders to prepare a four‐year rolling plan for their geographical area of jurisdiction. This 
involves a strategic, multi sector, participatory approach. The project will pilot ILDP in three local 
authorities in the Northern Province (Jaffna). At the same time it will develop the capacity of the Office 
of the Commissioner of Local Government and the Provincial Planning Secretariat to replicate the 
approach for other local authorities in the future. Activities will include  

• developing training for introducing the ILDP guidelines ( materials development, training of 
trainers) and getting the trainers to deliver the training to local authority staff 
• helping convene planning groups, getting them to meet on a regular basis and ensuring the 
output is relevant and on‐track 
• helping planning groups put together a development profile 
• helping planning groups develop the four year rolling plan, including advising on technical 
planning issues and project formulation as required.  

Supporting public information dissemination 
As the PIP Baseline Study Report 2009 shows, there is a need to improve channels of communication 
between the local authorities and their citizens. Messages tend to be one‐sided, inaccessible and not 
service oriented. Therefore the project will promote a more systematic approach for the authorities to 
identify and prioritise issues, and appropriate tools and messages for public information campaigns. 
Training designed by the project (see Public information Dissemination Training in the HRD section 
above) will be rolled out to most local authorities in the project’s scope. Through the training, 
information campaigns will be designed, implemented and evaluated. These will range from developing 
leaflets for building regulations to health campaigns on prevention of dengue. As the topics vary, so will 
the communication tools. Local authorities will gain experience in leaflet and poster development as 
well as in face‐to‐face presentation skills and public speaking.  

Designing a local government profile 
The aim of this activity is to develop a Local Government Profile for Trincomalee which can be used as a 
model for different districts in future. The Local Government Profile is, in fact, an information 
management tool which will be used at the local, district and provincial level to collect, store and 
analyse data on local government services and administration. It takes the form of an MS Access 
database with extended data input forms in electronic and hardcopy format. As a tool it will significantly 

31 
 
enhance the ability of the Offices of the Assistant Commissioner of Local Government (ACLG) and 
Commissioner of Local Government (CLG) to monitor the capacity of local authorities in particular 
aspects of their functions. It will be used to make decisions about capital investments in local authorities 
(donor supported, provincial or national) and capacity development needs regardless of existing 
funding.  

Supporting local authorities’ service delivery 
The aim of this activity is to encourage local authorities to apply for small development grants from the 
provincial Commissioners of Local Government (CLGs), funded by PIP, having met the required good 
governance competencies stipulated in the award. This will encourage local authorities to use several 
good governance tools put at their disposal through the project, and in so doing, give the project’s key 
stakeholders a way of measuring the application of good governance skills accrued. The good 
governance criteria will encourage local authorities to expedite the implementation of local government 
reforms, in particular establishing advisory committees, preparing mid‐term development plans, setting 
up public redressal systems and utilising public information dissemination training to communicate 
effectively with the public. In this way, direct support for improvement of service delivery will be linked 
to reforms targeting principles of good government. The small grants scheme will be for improvement of 
public services, not office or organisational development.  

   

32 
 
Local government operational plan  
 

33 
 
 

   

34 
 
Community Development 

Objective 
WRDS in Batticaloa District work with local authorities and donors to implement small scale socio 
economic plans for improved facilities, services and livelihoods in their villages. 

Contribution to achieving the project outcome 
Plans and proposals from women’s/ community based groups are reflected in at least 10 current, small 
scale socio‐economic projects. 

Recommendations from the baseline study 
• Women  from  vulnerable  communities  should  receive  confidence  building  training  and  active 
accompaniment to meet officials and establish a working relationship with them. 
• Local authorities need to learn how to promote their services more effectively and at the same 
time the WRDS need to learn how to advocate for support more effectively. 
• WRDS and community centres should be encouraged to work together since they are all from 
the same village. 
• Local  authorities  should  reassess  the  effectiveness of  their  Citizen’s  Charters  and  explore  new 
ways of providing more accountable, accessible, effective, participatory, face to face means of 
communication with the public at village level. 
• More  outreach  could  be  done  through  using  local  authority  sub‐offices,  providing  mobile‐
services,  open‐days,  and  by  sending  Community  Development  Officers  (CDOs)  on  bi‐weekly 
visits. 
• The redressal system could be set up in the four WRDS‐local authority areas that don’t yet have 
it, or where there is too much dependency on the police.  
• Grama  Sevakas  could  be  encouraged  to  refer  individuals  and  community  based  organisations 
with grievance needs to the local authority redressal system. 
• Central  line  authority  field  officers  working  at  village  level  (Rural  Development,  Samurdhi  and 
Social  Services  Officers)  and  local  authority  field  officers  (Community  Development  Officers) 
should coordinate their roles more. 

Approach 
The Community Development approach is to continue to empower the 30 WRDS that PIP works with in 
Batticaloa District and to link them more to their local authorities in a mutual strengthening process. 
This means focussing less on livelihoods development per se and more on community development in 
terms of small scale infrastructure projects and better service provision. It means helping establish 
channels of communication between WRDS and local authorities and eventually working relations that 
can act as pathways for larger numbers of families to gain access to local officials and services. It also 
means encouraging local authorities to develop and promote outreach mechanisms to connect pro‐ 
actively with WRDS. 

35 
 
Description of activities 
Promoting advocacy 
The project seeks to promote advocacy at both WRDS and local authority level. At WRDS level it will help 
women members become aware of what services are available and from whom (DS, LA and NGO), how 
to gain access to service providers, and how to develop skills in lobbying them for community 
development, including at WRDS village events. At local authority level, it will help chairmen and staff 
(especially Public Relations and Community Development Officers) disseminate information about local 
authority services more effectively, including through Pradeshiya Sabha ‘open days’, public information 
campaigns, more regular village visits and the provision of mobile services. (See also references to PIDT 
in the HRD and Local Government sections above.) Through this process it is intended that local 
authorities will become aware of the importance of being more responsive to community and WRDS 
needs and of coordinating with NGO and DS inputs in the same area.  

Promoting conflict sensitivity 
The project supports activities at village level in a conflict sensitive manner. All interventions are 
intended to ‘Do No Harm’ and so the project will take special care to create win‐win situations where 
possible conflicts might otherwise arise. To this end, the project will ensure capacity development that 
empowers leaders who represent the more vulnerable groups in the village (the PLA leaders from the 
former FSCT project) so that they are not undermined by existing village elites. At the same time, 
existing village leaders (office bearers form longer established WRDS) will be included in all training and 
decision making. In addition the project will make the WRDS and public officers from the central and 
provincial government lines aware of the danger of competing for control over the activities of the 
WRDS. As described in the 2009 Baseline Study, one way to do this will be to get Grama Sevekas in the 
WRDS villages to refer grievances presented by WRDS to the local authority’s grievance redressal 
system. Another way will be to train Rural Development and Community Development Officers on the 
same courses and use this as a stepping off point to getting them to coordinate their roles at village level 
where there are areas of overlap.  

Participatory Learning in Action (PLA) 
Related to ‘Promoting conflict sensitivity ‘ above and carrying forward the original concept of 
Participatory Learning in Action (PLA), the project will help create opportunities for PLA and non PLA 
members from existing WRDS to share experience about livelihood development, accessing local 
authorities, and proposal writing (see other activities below). These sharing activities will be promoted 
at divisional level on a monthly basis, between divisions on a quarterly basis and at district level on a six‐
monthly basis. At the monthly divisional level meeting the project will also support clear communication 
between WRDS members and their respective Rural Development Officers. There will be a gradual hand 
over of the role of facilitator from the project to the Rural Development Officers so that sharing 
experience, as a regular occurrence in the future, can become sustainable. 

36 
 
Proposal writing for WRDS 
In order for WRDS to utilise their local authorities as service providers and as a referral service for other 
local donors, WRDS need skills in identifying their small scale infrastructure needs and for writing 
proposals effectively enough to elicit real funding. The project will therefore support the WRDS to  

• Refine existing village plans and do community data collection/needs analyses where necessary. 
• Follow a 4 day workshop with a 1 ‐ 2 day follow up from CIRM on proposal writing for WRDS so 
that women can target their specific requests to local donors and local authorities.  
• Map out who is supporting village development in their area – in terms of government and non 
government actors and donors. 
• Follow a simple, community level presentation skills course so that they can effectively lobby for 
their needs, present their proposals, and get funding.  

Supporting livelihood activities 
The project will continue to enhance WRDS livelihood opportunities, which used to be one of the main 
focuses of the former FSCT project. It will be important for PLA members feel that the more individually 
rewarding project interventions for personal and financial development are not being supplanted by 
more community rewarding project interventions, but that they all work together. The project will 
therefore: 

• carry out a livelihoods stock‐taking and feasibility study in the 30 WRDS 
• get WRDS members to share skills and learn from on‐going livelihoods projects that work  
• assess livelihoods training needs and organise training accordingly, including business creativity 
and marketing techniques 
• support WRDS members with access to markets and product promotion.  

Provision of pre school education 
Through the Czech NGO People In Need (PIN), the project supports ‘Collaborating on Pre School 
Education’, a sub project that ensures  

• local authorities, WRDS and parents’ committees collaborate on pre school education as a joint 
responsibility in terms of understanding the value of pre school education, school construction, 
school maintenance, supply and payment of teachers, and maintaining teaching standards 
through the Ministry of Education 
• local authorities and WRDS draft proposals for funding pre school buildings and equipment  
• women (including from WRDS) are selected as pre school teachers and trained in pre school 
education (a 3‐month course with in‐school teaching practice based on People In Need’s 
Ministry of Education approved pre‐school manual) 
• local authorities renovate or construct 7 pre schools, add play parks and equip them with 
suitable furniture and teaching materials.  

   

37 
 
Community development operational plan 
 

38 
 
 

   

39 
 
 

   

40 
 
Other activities 
Several other project activities are underway which are described here separately. They are either 
legacy activities from the 2005 – 2008 phase, or they are the project’s response to specific requests from 
key stakeholders.  

Description of activities 
Extending MDTI (Common Hall) at the Northern Provincial Council 
In direct response to the Northern Province’s request to improve its facilities for capacity building 
programmes, PIP will support the extension of the Management Development Training Institute, MDTI, 
formerly known as the common hall, at the NPC's Varodayanagar headquarters, Trincomalee.  

Renovating the Organisational Development Unit at the ACLG Office, Vavuniya 
The Organisational Development Unit was established at the ACLG Office Vavuniya in 2007. It manages 
OD activities and training for local authorities in the Northern Province. In 2009 PIP will support the 
renovation of 250 square meters on two floors of the ACLG Office so that it can upgrade the OD Unit’s 
facilities including administration space and upgraded training facilities. 

Providing office equipment to project partners 
PIP will continue, although on a smaller scale than in the previous phase, to support its partners in 
providing office equipment including furniture and various information and communication technology 
items. The aim is to facilitate efficient management service delivery and better communications through 
automated office systems. 

Supporting NECCDEP with the People’s Planning Process (PPP) 
Since 2006 PIP has supported the North East Coastal Community Development Project (NECCDEP) in the 
development of its People’s Planning Process (PPP), a planning approach based on the principles of the 
Sustainable Livelihood Approach and the process of appreciative inquiry. The activities consisted of a 
series of workshops involving approximately 20 staff from NECCDEP and other governmental planning 
departments. The participants successfully applied PPP in over 40 communities. In 2009 PIP will support 
the final validation workshop in order to review the suitability of the guidelines, the final modification 
and eventual publication of the guidelines and the concept document.  

Supporting NECORD’s community development activities 
The first phase of PIP – 2001 to 2003 – consisted of rehabilitation work in conjunction with the ADB 
supported NECORD Project. Although the focus of PIP has changed since then, support for NECORD has 
remained constant. In 2009 ‐ 2010 PIP will remain responsible for remunerating community 
development officers who monitor the Revolving Livelihood Funds which is a main component of 
NECORD. In addition it will continue to finance the regular project newsletter and diary. 

Supporting CIRM’s community development resource book 
The project will support the finalisation of the Community Development Resource Book which is being 
produced by CIRM. It describes approaches, summarizes lessons learnt and recommends good practices 
for community development.   

41 
 
Other activities operational plan 

42 
 
 

 
 

Published by 

Performance Improvement Project (PIP)
  Management Development Training Department
Farm Road, Uppuveli, Trincomalee, Sri Lanka 
  Tel/Fax:   026 222 4014, 026 4595342‐3
Email:   info@pip.lk

Author
  PIP  Professional Staff