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Edición: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha: marzo 2016


DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Código: 400C143000
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PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE.

OBJETIVO:
Controlar la asignación y el uso de los recursos reservados al Fondo Revolvente, con el propósito
de que las unidades administrativas cuenten con efectivo para la erogación de gastos menores,
vigilando que su ejercicio sea apegado a la normatividad correspondiente.

ALCANCE:
Aplica al Director General de Administración y Finanzas responsable de autorizar la asignación del
Fondo Revolvente y a los servidores públicos adscritos a la Dirección de Recursos Financieros
responsables de efectuar la apertura del Fondo Revolvente, y determinar las políticas para su uso,
vigilando que su ejercicio sea apegado a derecho, así como a los titulares de las unidades
administrativas autorizadas, responsables de la solicitud, manejo y comprobación del Fondo
Revolvente.

REFERENCIAS:

 Código Fiscal de la Federación, Título Segundo, Capítulo Único, Artículo 29-A. Periódico
Oficial “Diario Oficial de la Federación”, 12 de enero del 2016, sus reformas y adiciones.

 Ley del Impuesto Sobre la Renta, Capítulo II, Sección I, Artículo 27, fracción III. Periódico
Oficial “Diario Oficial de la Federación”, 18 de noviembre del 2015, sus reformas y adiciones.

 Reglamento Interno de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México, Capítulo IX,
Artículo 20, fracciones VIII y IX. Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 14 de abril del 2009,
sus reformas y adiciones.

 Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del
Gobierno y Municipios del Estado de México, Decimocuarta Edición. Periódico Oficial “Gaceta
del Gobierno” 24 de febrero del 2015, sus reformas y adiciones.

 Manual General de Organización de la Comisión de Derechos Humanos del Estado de México,


apartado VIII Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, numeral 400C143000 Dirección
de Recursos Financieros. “Gaceta de Derechos Humanos”, Órgano informativo de la Comisión
de Derechos Humanos del Estado de México, número 108, junio 2015.

RESPONSABILIDADES:

La Dirección de Recursos Financieros es la unidad administrativa responsable del manejo y


asignación del presupuesto asignado al Fondo Revolvente, vigilando que su uso se apegue a la
normatividad correspondiente.

La o el Director General de Administración y Finanzas, deberá:


 Autorizar la apertura del Fondo Revolvente para la unidad administrativa solicitante.
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La o el Director de Recursos Financieros, deberá:


 Instruir la apertura del Fondo Revolvente al Jefe del Departamento de Tesorería.
 Firmar oficio de requisitos y fecha para cancelación del Fondo Revolvente.

La o el Jefe del Departamento de Tesorería, deberá:


 Archivar en la carpeta de pólizas, oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente y el
formato de solicitud de cheque,
 Elaborar las políticas del Fondo Revolvente de acuerdo a las necesidades operativas de la
unidad administrativa,
 Elaborar el oficio dirigido al titular de la unidad administrativa, informando la apertura del
Fondo Revolvente y remitiendo las políticas del mismo,
 Revisar y fiscalizar la documentación comprobatoria de los gastos erogados por la unidad
administrativa,
 Elaborar y entregar al titular de la unidad administrativa autorizada, cheque de apertura y de
rembolso del Fondo Revolvente, y
 Elaborar póliza diario y póliza de ingresos y archivar para su seguimiento y control.
 Elaborar y notificar oficio informando los requisitos de la cancelación del Fondo Revolvente
y la fecha límite de su entrega a los titulares de las unidades administrativas autorizadas.

La o el Titular de la Unidad Administrativa, deberá:


 Elaborar oficio de solicitud de apertura del Fondo Revolvente dirigido a la Dirección General
de Administración y Finanzas,
 Requisitar formato de “Solicitud de Cheque” para la apertura del fondo,
 Utilizar los recursos de acuerdo a lo establecido en las políticas del Fondo Revolvente,
 Recabar la documentación comprobatoria de los gastos erogados por su unidad
administrativa,
 Entregar mensualmente formato “Solicitud de Cheque” y documentación comprobatoria de
los gastos erogados a la Dirección de Recursos Financieros para solicitar el reembolso del
Fondo Revolvente,
 Elaborar oficio de solicitud de cancelación del Fondo Revolvente dirigido a la Dirección
General de Administración y Finanzas anexando los requisitos establecidos para tal fin, y
 En su caso, entregar a la Dirección General de Administración y Finanzas, ficha de depósito del
remanente del Fondo Revolvente.
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DEFINICIONES:
 Documentación comprobatoria: Documentos con validez fiscal (facturas) que amparan
los gastos realizados por las diferentes unidades administrativas.
 Gastos erogados: Desembolso del recurso económico que realiza una persona física o
moral.
 Póliza: Documento en el que se asientan las operaciones desarrolladas por la organización al
momento de realizar un ajuste contable; pueden ser de caja, de diario, de ingresos y de
egresos.
 Fiscalizar: Examinación de un documento fiscal para verificar si cumple con lo establecido en
la normatividad aplicable en la materia.
 Fondo Revolvente: Importe que en las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados montos,
los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se
restituyen mediante la comprobación respectiva.
 Políticas del Fondo Revolvente: Lineamientos de uso del Fondo Revolvente creados para
cada unidad administrativa en particular, de acuerdo a sus necesidades operativas.

INSUMOS:
 Oficio de Solicitud de autorización para la apertura del Fondo Revolvente para determinada
Unidad Administrativa.

RESULTADOS:
 Apertura del Fondo Revolvente

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:


 Solicitud de Cheque.

POLÍTICAS:

 La Comisión de Derechos Humanos del Estado de México es responsable de proveer y


abastecer a cada una de sus áreas administrativas de los suministros mínimos indispensables
para la buena operación y función de las actividades del Organismo, administrando y
optimizando los recursos financieros.

 La Dirección de Recursos Financieros deberá asignar de manera mensual a las Unidades


Administrativas autorizadas los fondos revolventes para cubrir los gastos operativos derivados
de las funciones que efectúan cotidianamente.

 Cada una de las unidades administrativas autorizadas contará con un Fondo Revolvente
mensual que estará bajo la custodia del titular, fondo que será ejercido mediante la
comprobación de gastos, mismos que deberán contener el nombre y firma de quien realiza el
gasto y el visto bueno del titular en cada uno de los comprobantes, bajo las políticas
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contables y administrativas que dicte la Dirección General de Administración y Finanzas y en


apego a las políticas del Fondo Revolvente, debiendo presentar la comprobación
debidamente requisitada los días veinticinco de cada mes, para ser reembolsado los
primeros diez días del siguiente mes.

 No serán aceptadas las facturas que presenten tachaduras o enmendaduras y que no reúnan
los requisitos fiscales de ley, tales como: nombre, domicilio, R.F.C., descripción, importe con
número y letra; estar expedida a nombre de Comisión de Derechos Humanos del Estado de
México, con domicilio fiscal en Av. Dr. Nicolás San Juan N° 113; Col. Ex – Rancho
Cuauhtémoc; C. P. 50010; R.F.C. CDH921020G78; consecuentemente, cada comprobante
deberá contener una breve justificación del gasto, ejemplo: ¿por qué? y ¿para qué? se efectuó
el gasto.

 Derivado de las políticas de austeridad deberán usarse vías alternas, ya que únicamente se
reembolsarán los gastos de peaje que por urgencia misma de la encomienda y/o que por
alguna otra contingencia sea necesario el traslado a través de la autopista respectiva,
debiendo justificar plenamente dicho gasto.

 En su caso, el remanente del Fondo Revolvente se deberá depositar en la cuenta e institución


bancaria que previamente sea informada vía oficio por la Dirección de Recursos Financieros.
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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE.

No. UNIDAD ACTIVIDAD


ADMINISTRATIVA/
PUESTO

1 Unidad Elabora en original y copia oficio dirigido al Director


Administrativa/Titular General de Administración y Finanzas solicitando
apertura del Fondo Revolvente para cubrir las
necesidades operativas de la unidad administrativa a su
cargo, resguarda, ingresa a la intranet de la CODHEM y
requista el formato “Solicitud de Cheque”, para la
apertura del fondo, entrega original del oficio
conjuntamente con el formato de “Solicitud de
Cheque”, recaba acuse de recibo en la copia del oficio
y archiva.

2 Dirección General de Recibe oficio de solicitud de apertura del Fondo


Administración y Revolvente, conjuntamente con el formato “Solicitud
Finanzas/Director(a) de Cheque” analiza y determina:
¿Autoriza la apertura del Fondo Revolvente
para la unidad administrativa?

3 Dirección General de No autoriza.


Administración y Elabora oficio comunicando a la unidad administrativa la
Finanzas/Director(a) negativa de la autorización de la apertura del Fondo
Revolvente.
Fin del procedimiento.

4 Director General de Sí, autoriza.


Administración y Turna oficio de solicitud de apertura del Fondo
Finanzas/Director(a) Revolvente conjuntamente con el formato “Solicitud de
Cheque” al Director de Recursos Financieros para su
atención.

5 Dirección de Recursos Recibe instrucción conjuntamente con el oficio de


Financieros/Director(a) solicitud de apertura del Fondo Revolvente y el
formato “Solicitud de Cheque”, analiza y turna al Jefe
del Departamento de Tesorería, instruyéndole la
apertura del Fondo Revolvente.
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No. UNIDAD ACTIVIDAD


ADMINISTRATIVA/
PUESTO

6 Departamento de Recibe instrucción conjuntamente con el oficio de


Tesorería/Jefe(a) del solicitud de apertura del Fondo Revolvente y el
Departamento formato “Solicitud de Cheque”, archiva en la carpeta de
pólizas, elabora las políticas del Fondo Revolvente de
acuerdo a las necesidades operativas de la unidad
administrativa, resguarda, ingresa al Sistema Integral de
Contabilidad Gubernamental.
Se conecta con el Procedimiento: Elaboración
de Cheques Op. Número 3 a 6.

7 Departamento de Elabora en original y copia oficio dirigido al titular de la


Tesorería/Jefe(a) del unidad administrativa, informando la apertura del
Departamento Fondo Revolvente y remitiendo las políticas que
deberán observarse para su uso y entrega original del
oficio conjuntamente con las políticas del Fondo
Revolvente y el cheque al titular de la unidad
administrativa, recaba acuse de recibo de las políticas
del fondo en la copia del oficio y del cheque en la
póliza, con nombre, firma y fecha de entrega y archiva
en la carpeta de pólizas.

8 Unidad Recibe oficio conjuntamente con las políticas del


Administrativa/Titular Fondo Revolvente y el cheque, acusa de recibo en la
copia del oficio y en la póliza del cheque que devuelve,
se entera de las políticas del Fondo Revolvente,
resguarda conjuntamente con el oficio, cambia cheque
en la institución bancaria correspondiente e ingresa el
efectivo al Fondo Revolvente y utiliza los recursos para
efectuar compras de gastos menores de acuerdo a lo
establecido en las políticas del Fondo Revolvente,
recaba los comprobantes de cada compra y resguarda
para solicitar el reembolso del Fondo Revolvente en el
periodo determinado.

9 Unidad Conforme a las políticas del Fondo Revolvente para el


Administrativa/Titular reembolso, mensualmente ingresa a la intranet de la
CODHEM y requisita el formato “Solicitud de Cheque”
para obtener el reembolso del Fondo Revolvente y
entrega conjuntamente con la documentación
comprobatoria de los gastos realizados en el mes a la
Dirección de Recursos Financieros.
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No. UNIDAD ACTIVIDAD


ADMINISTRATIVA/
PUESTO

10 Dirección de Recursos Recibe el formato “Solicitud de Cheque”


Financieros/Director(a) conjuntamente con la documentación comprobatoria
de los gastos realizados por la unidad administrativa en
el mes, se entera y turna al Jefe del Departamento de
Tesorería para su atención.

11 Departamento de Recibe el formato “Solicitud de Cheque”


Tesorería/Jefe(a) del conjuntamente con documentación comprobatoria de
Departamento gastos erogados mensualmente por la Unidad
Administrativa, se entera, analiza, revisa y fiscaliza la
documentación soporte presentada con base a las
políticas presupuestales establecidas y resguarda.
ingresa al Sistema Integral de Contabilidad
Gubernamental.
Se conecta con el Procedimiento: Elaboración
de Cheques operaciones número 3 a 6.

12 Departamento de Entrega Cheque de reembolso al titular de la unidad


Tesorería/Jefe(a) del administrativa, recaba acuse de recibo en la póliza, con
Departamento nombre, firma y fecha de recepción y archiva
conjuntamente con la documentación comprobatoria
en la carpeta de pólizas para su seguimiento y control.

13 Departamento de Al final del año elabora oficio dirigido al titular de la


Tesorería/Jefe(a) del unidad administrativa autorizada informando los
Departamento requisitos para la cancelación del Fondo Revolvente y la
fecha límite para su entrega y recaba firma del Director
de Recursos Financieros en el oficio.

14 Dirección de Recursos Recibe oficio, firma y devuelve al Jefe del


Financieros/Director(a) Departamento de Tesorería.

15 Departamento de Recibe oficio firmado, obtiene copia, entrega original al


Tesorería/Jefe(a) titular de la unidad administrativa autorizada, recaba
acuse de recibo en la copia y archiva para su
seguimiento en la carpeta de pólizas.
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No. UNIDAD ACTIVIDAD


ADMINISTRATIVA/
PUESTO

16 Unidad Recibe oficio, acusa de recibo en la copia que devuelve,


Administrativa/Titular se entera de los requisitos para la cancelación del
Fondo Revolvente y de la fecha límite para su entrega,
antes de la fecha límite, elabora en original y copia
oficio dirigido al Director de Recursos Financieros,
solicitando la cancelación del Fondo Revolvente,
adjunta los requisitos solicitados conjuntamente con la
documentación comprobatoria de los gastos erogados
en el mes y en su caso, la ficha de depósito del
remanente del Fondo Revolvente, entrega original del
oficio con anexos al Director de Recursos Financieros,
recaba acuse de recibo en la copia y archiva para su
seguimiento y control.

17 Dirección de Recursos Recibe en original oficio de solicitud de cancelación del


Financieros/Director(a) Fondo Revolvente conjuntamente con los requisitos
solicitados y documentación comprobatoria de los
gastos erogados en el mes, en su caso, ficha de
depósito del remanente, se entera, acusa de recibo en
la copia que devuelve, turna al Jefe del Departamento
de Tesorería e instruye su atención.

18 Departamento de Recibe oficio de solicitud de cancelación del Fondo


Tesorería/Jefe(a) del Revolvente conjuntamente con los requisitos y la
Departamento documentación comprobatoria de los gastos erogados
en el mes, en su caso, ficha de depósito del remanente
del Fondo Revolvente, ingresa al Sistema Integral de
Contabilidad Gubernamental, elabora póliza diario y
póliza de ingresos, las archiva conjuntamente con la
documentación comprobatoria y la ficha de depósito en
la carpeta de pólizas para su seguimiento y control.
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DIAGRAMA:
PROCEDIMIENTO:MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE

COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
TITULAR DE LA UNIDAD DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
ADMINISTRATIVA DIRECTOR GENERAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
DIRECTOR
TESORERIA

INICIO

11

ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE 22


APERTURA DEL FONDO
REVOLVENTE, INGRESA A LA
INTRANET DE LA CODHEM, RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
REQUISITA EL FORMATO APERTURA DE FONDO REVOLVENTE
«SOLICITUD DE CHEQUE» ENTREGA CON EL FORMATO «SOLICITUD DE
ORIGINAL DEL OFICIO Y FORMATO, CHEQUE» ACUSA DE RECIBO,
RECABA ACUSE DE RECIBO Y ANALIZA Y DETERMINA:
ARCHIVA.

SI
¿AUTORIZA LA APERTURA
DEL FONDO REVOLVENTE?

NO

COMUNICA MEDIANTE OFICIO


LA NEGATIVA DE LA
AUTORIZACIÓN PARA LA
APERTURA DEL FONDO
REVOLVENTE.

44

TURNA OFICIO DE SOLICITUD 55


CONJUNTAMENTE CON EL
FORMATO «SOLICITUD DE
CHEQUE» MANIFESTANDO LA RECIBE OFICIO DE SOLICITUD Y 66
AUTORIZACIÓN DE APERTURA DEL FORMATO «SOLICITUD DE
FONDO REVOLVENTE. CHEQUE» SE ENTERA DE LA
AUTORIZACIÓN DE LA APERTURA RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
DEL FONDO REVOLVENTE Y TURNA APERTURA DEL FONDO
INSTRUYENDO LA APERTURA. REVOLVENTE Y FORMATO
«SOLICITUD DE CHEQUE», ARCHIVA
EN LA CARPETA DE PÓLIZAS,
ELABORA LAS POLÍTICAS DEL
FONDO REVOLVENTE, RESGUARDA,
INGRESA AL SISTEMA INTEGRAL DE
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

SE CONECTA CON EL
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE
CHEQUES
Op.3-6

77

ELABORA OFICIO INFORMANDO LA


88 APERTURA DEL FONDO
REVOLVENTE Y REMITIENDO LAS
POLÍTICAS, ENTREGA OFICIO,
RECIBE OFICIO, POLÍTICAS DEL
POLITICAS DEL FONDO REVOLVENTE
FONDO REVOLVENTE Y CHEQUE,
Y CHEQUE, RECABA ACUSE DE
ACUSA DE RECIBO EN LA COPIA DEL
RECIBO EN LA COPIA DEL OFICIO Y
OFICIO Y EN LA PÓLIZA DEL
EN LA PÓLIZA DEL CHEQUE Y
CHEQUE, RESGUARDA OFICIO Y
ARCHIVA.
POLÍTICAS DEL FONDO, CAMBIA
CHEQUE, INGRESA EFECTIVO AL
FONDO REVOLVENTE, UTILIZA LOS
RECURSOS DE ACUERDO A LAS
POLÍTICAS, RECABA LOS
COMPROBANTES DE LAS COMPRAS
Y RESGUARDA.

99

MENSUALMENTE INGRESA AL 10
10
INTRANET DE LA CODHEM Y
REQUISITA EL FORMATO
«SOLICITUD DE CHEQUE» PARA EL RECIBE FORMATO «SOLICITUD DE 11
11
REEMBOLSO DEL FONDO CHEQUE» CON LA
REVOLVENTE Y ENTREGA CON LA DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA DE LOS GASTOS RECIBE EL FORMATO «SOLICITUD
DOCUMENTACIÓN
EROGADOS EN EL MES, SE ENTERA Y DE CHEQUE» CON LA
COMPROBATORIA DE LOS GASTOS.
TURNA. DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA DE LOS GASTOS
EROGADOS EN EL MES, ANALIZA,
REVISA Y FISCALIZA LA
DOCUMENTACIÓN CON BASE A LAS
POLÍTICAS PRESUPUESTALES,
RESGUARDA E INGRESA AL SISTEMA
INTEGRAL DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL.

SE CONECTA CON EL
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DE
CHEQUES
Op.3-6
A
Edición: Primera

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PROCEDIMIENTO:MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE

COMISIÓN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE MÉXICO


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
TITULAR DE LA UNIDAD DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
ADMINISTRATIVA DIRECTOR GENERAL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
DIRECTOR
TESORERIA

12
12

ENTREGA CHEQUE DE REEMBOLSO,


RECABA ACUSE DE RECIBO EN LA
PÓLIZA Y ARCHIVA
CONJUNTAMENTE CON LA
DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA.

13
13
AL FINAL DE AÑO ELABORA OFICIO
INFORMANDO LOS REQUISITOS
PARA LA CANCELACIÓN DEL FONDO
14
14 REVOLVENTE Y LA FECHA LÍMITE
PARA SU ENTREGA, RECABA FIRMA.

RECIBE OFICIO, FIRMA Y DEVUELVE.


15
15
RECIBE OFICIO FIRMADO, OBTIENE
COPIA, ENTREGA ORIGINAL,
16
16 RECABA ACUSE DE RECIBO EN LA
COPIA Y ARCHIVA PARA SU
SEGUIMIENTO Y CONTROL.
RECIBE OFICIO, ACUSA DE RECIBO
EN LA COPIA QUE DEVUELVE, SE 17
17
ENTERA, ANTES DE LA FECHA
LÍMITE ELABORA OFICIO
RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
SOLICITANDO LA CANCELACIÓN DEL
CANCELACIÓN DEL FONDO
FONDO REVOLVENTE, ADJUNTA LOS
REVOLVENTE CON LOS REQUISITOS 18
REQUISITOS SOLICITADOS Y
SOLICITADOS Y LA 18
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA DE LOS GASTOS
COMPROBATORIA DE LOS GASTOS RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE
EROGADOS EN EL MES Y EN SU
EROGADOS EN EL MES Y EN SU CANCELACIÓN DEL FONDO
CASO, FICHA DE DEPÓSITO DEL
CASO, FICHA DE DEPÓSITO DEL REVOLVENTE CON LOS REQUISITOS
REMANENTE DEL FONDO,
REMANENTE DEL FONDO, SE SOLICITADOS Y LA
ENTREGA, RECABA ACUSE DE
ENTERA Y TURNA. DOCUMENTACIÓN
RECIBO Y ARCHIVA.
COMPROBATORIA DE LOS GASTO
EROGADOS EN EL MES Y EN SU
CASO, FICHA DE DEPÓSITO DEL
REMANENTE, INGRESA AL SISTEMA
INTEGRAL DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL, ELABORA
PÓLIZA DIARIO Y PÓLIZA DE
INGRESOS Y LAS ARCHIVA
CONJUNTAMENTE CON LOS
REQUISITOS SOLICITADOS,
DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA Y EN SU CASO,
FICHA DE DEPÓSITO.
Edición: Primera

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha: marzo 2016


DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Código: 400C143000
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MEDICIÓN:

Los indicadores nos permiten identificar las Unidades Administrativas que son beneficiadas con el
Fondo Revolvente.

Número Anual de Fondos


Revolventes ejercidos Porcentaje de cumplimiento del
Número Anual de Unidades x 100 = procedimiento Manejo del Fondo
Administrativas autorizadas para Revolvente.
la apertura y ejercicio del Fondo
Revolvente

REGISTRO DE EVIDENCIAS:
Las Unidades Administrativas autorizadas y el número de Fondos Revolventes aperturados
quedan registrados en:

 Oficio de remisión de políticas del Fondo Revolvente


 Cheques emitidos por concepto de apertura del Fondo Revolvente.

Los Fondos Revolventes ejercidos, quedan registrados en:


 Cheques emitidos por concepto de apertura del Fondo Revolvente y por reembolso de éste.
 Documentación comprobatoria de los gastos erogados por las unidades administrativas
autorizadas.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
 No aplica.

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