2017

MANEJO EFICIENTE DE
EXCEL
ING. NATALIA LEÓN
Índice

Índice .................................................................................................................................................. 2
Guardar un libro de trabajo ............................................................................................................. 3
Cerrar un libro de trabajo ................................................................................................................ 5
Empezar un nuevo libro de trabajo ................................................................................................ 6
Abrir un libro de trabajo ya existente ............................................................................................. 7
Menú Inicio Excel ............................................................................................................................. 9
Menú Insertar Excel ....................................................................................................................... 13
Menú Diseño de Página Excel ..................................................................................................... 14
Menú Fórmulas Excel .................................................................................................................... 17
Menú Datos Excel .......................................................................................................................... 20
Menú Revisar Excel ....................................................................................................................... 22
Menú Vista Excel ............................................................................................................................ 23
Barras de Desplazamiento ............................................................................................................ 26
Hoja de cálculo ............................................................................................................................... 27
Movimiento rápido en la hoja ........................................................................................................ 27
Movimiento rápido en el libro ........................................................................................................ 28
Introducir datos ............................................................................................................................... 30
Modificar datos................................................................................................................................ 31
Tipos de datos................................................................................................................................. 31
Errores en los datos ....................................................................................................................... 32
Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en

otra ocasión para modificarlo, imprimirlo u otros, es decir, para realizar cualquier
operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de
disco. Esta operación se denomina Guardar.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una
copia de uno existente.

2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo,
sobreescribiéndolo.

Para almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como. Dejaremos seleccionada
la opción por defecto, Equipo. De esta manera el archivo se almacenará en la
memoria de nuestro equipo. Veremos otras opciones en temas posteriores.

Pulsamos el botón Examinar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir, ya tenía un nombre, aparecerá en el

recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre. Si pulsas el botón Guardar, sin
indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual
estamos trabajando. Por el contrario, si quieres crear otro nuevo documento con
las modificaciones que has realizado sin cambiar el documento original tendrás
que seguir estos pasos:

Selecciona la carpeta dónde vas a grabar tu trabajo. Para ello deberás utilizar el
explorador que se incluye en la ventana.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu

archivo.

Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Para guardar los cambios realizados sobre un archivo:

Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido. También

puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Si tratamos de guardar un archivo que aún no ha sido guardado nunca, aparecerá

el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la
ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para
no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al que se le ha realizado una modificación no
almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos un cuadro de diálogo que
nos dará a escoger entre tres opciones:

- Cancelar: El archivo no se cierra.

- Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había

guardado aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y
ubicación.

- No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la

última vez que guardamos.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú superior.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Supongamos que estamos trabajando con un documento y queremos crear otro

libro nuevo. Esta operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, deberás seguir los siguientes
pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo.

Se mostrará, a la derecha del menú, un conjunto de opciones:

Lo habitual será hacer clic sobre Libro en blanco en la lista de opciones.

Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se

denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
Por defecto tendremos seleccionada la opción Libros recientes, que nos muestra
en el menú de la derecha una lista de documentos abiertos anteriormente. Estarán
ordenados por fecha de última utilización, siendo el primero el más recientemente
utilizado.
Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Libros
recientes haz clic sobre la chincheta que se encuentra a su derecha. Esto lo
fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando
la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.

Menú Inicio Excel

La ficha de menú Inicio Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta
de opciones de Excel y contiene los botones de comando que normalmente se
utilizan para crear, dar formato a texto, alinear texto, y más.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú inicio se organizan en

grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.

Los elementos que forman parte de la barra de menú inicio se describen a

continuación:
Portapapeles:

 Pegar: Pega el contenido del portapapeles.

 Cortar: Corta la selección de documento y la pega en portapapeles.
 Copiar: Copia la selección y la pega en portapapeles.
 Copiar formato: Copia el formato de un sitio y la pega en el otro.

Fuente:

 Fuente: Cambia la fuente.

 Tamaño de fuente: Cambia el tamaño de fuente.
 Aumentar Tamaño de Fuente: Aumenta el tamaño de fuente.
 Disminuir Tamaño de Fuente: Disminuye el tamaño de fuente.
 Negrita: Aplica el formato de negrita al texto Seleccionado.
 Cursiva: Aplica el formato de cursiva al texto Seleccionado.
 Subrayado: Subraya el texto Seleccionado.
 Borde Inferior: Aplica borde en las celdas Seleccionada.
 Color de Relleno: Colorea el fondo de las celdas Seleccionadas.
 Color de Fuente: Cambia el color de texto.

Alineación:

 Alínear a la Parte Superior: Ajusta el texto a la parte superior de la celda.

 Alínear en el Medio: Ajusta el texto para que este centrado entre la parte
superior e inferior de la celda.
 Alínear a la Parte Inferior: Ajusta el texto en la parte inferior de la celda.
 Orientación: Gira el texto en un ángulo diagonal o una orientación vertical.
 Alínear Texto a la Izquierda: Ajusta el texto a la izquierda.
 Centrar: centra el texto.
 Alínear Texto a la derecha: Ajusta el texto a la derecha.
 Justificar texto: Ajusta el contenido para que visible en una celda
mostrándolo en barias líneas.
 Combinar y Centrar: une las celdas Seleccionada en una sola celda.
Número:

 Formato de Numero: elige la manera en que de mostrara los v alores en

una celda.
 Porcentaje: moneda
 Fecha/hora

Estilos:

 Formato a condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores y

visualiza datos usando barras de datos.
 Dar formato como tabla: Da conjunto de dato en celdas y rápidamente la
convierte en tabla.
 Estilos de celdas: Aplica rápidamente formato a una celda con los estilos
predefinidos.

Celdas:

 Insertar: Inserta columnas o pestañas en una tabla u hoja de trabajo.

 Eliminar: Elimina filas o columnas en una tabla u hoja de trabajo.
 Formato: Cambia el alto de las filas o de las columnas, organiza las hojas o
protege las hojas.

Modificar:

 Autosuma: Muestra la suma de las celdas Seleccionadas.

 Rellenar: Copia una formula o formato en una o más celdas adyacentes.
 Borrar: Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el
contenido o el comentario.
 Ordenar y Filtrar: Organiza los datos para facilita el a análisis.
 Buscar y Seleccionar: Busca y Selecciona un texto o formato
Menú Insertar Excel

La ficha de menú Insertar Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y se encarga de todos los comandos que permiten
insertar algún objeto o elemento dentro de un documento, tales como gráficos,
tablas, imágenes, texto, y más.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Insertar se organizan en

grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Insertar se describen a

continuación:

Tablas:

 Tabla Dinámica: Resume los datos con una tabla dinámica.

 tabla: Crea una tabla para ab ministrar y analizar datos relacionados.

Ilustraciones:

 Imagen: Inserta una imagen desde un archivo externo.

 Imágenes prediseñadas: Inserta imágenes prediseñadas en el documento.
 Formas: Inserta formas previamente prediseñadas como círculos,
rectángulos, flechas etc.
 SmartRrt: Inserta un gráfico SmartRart pera dar información visualmente.

Gráficos:
  Columna: Inserta un gráfico de columna.
 Línea: Inserta un gráfico de línea.
 Circular: Inserta un gráfico circular.
 Barra: Inserta un gráfico de barras
 Área: Inserta un gráfico de áreas.
 Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, también conocido como gráfico
xy.
 Otros gráficos: Inserta un gráfico de cotización, de superficie de anillos, de
burbuja o radial.

Vínculos:

Menú Diseño de Página Excel

La ficha de menú Diseño de Página Excel es una barra horizontal que forma
parte de la cinta de opciones de Excel y permite cambiar los márgenes, tamaño y
orientación de página, definir el área de impresión, establecer saltos de página,
especificar qué filas y columnas se imprimen en cada página.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Diseño de Página se

organizan en grupos: Temas, Configurar Página, Ajustar área de impresión,
Opciones de la hoja y Organizar

Los elementos que forman parte de la barra de menú Diseño de página se

describen a continuación:

Temas:

 Temas: Cambia el diseño general del todo el documento incluidos los

colores las fuentes y los efectos.
  Colores: Cambia los colores del tema actual.
 Fuentes: Cambia la fuente del tema actual.
 Efectos: Cambia los efectos del tema actual.

Configurar Página:

 Márgenes: Establece el tamaño del margen del documento actual.

 Orientación: Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical.
 Tamaño: Elige el tamaño del papel actual.
 Area de impresión: Marca un área específica de la hoja para imprimirla.
 Saltos: Especifica el inicio de una nueva página copia impresa.
 Fondo: Elije una imagen para el fondo de la hoja.
 Imprimir títulos: Especifique las columnas que se repetirán en cada página
impresa.

Ajustar Area de Impresión:

 Ancho: Reduce el ancho del resultado de impresión.

 Alto: Reduce el alto de impresión.
 Escala: Reduce o aumenta el porcentaje de impresión de tamaño real.

Opciones de la Hoja:

 Líneas de la cuadricula ver: Muestra las líneas entre filas y columnas de la

hoja para facilitar la lectura.
 Líneas de la cuadricula imprimir: Imprime las filas y columnas para facilitar
la vista de impresión.
 Encabezados ver: Muestra los encabezados de filas y columnas.
 Encabezados imprimir: Imprime los encabezados de filas y columnas.
Organizar:

 Traer al frente: Sirve para traer algo hacia adelante.

 Enviar al fondo: Sirve para enviar al fondo un objeto u otra cosa
 Panel de selección: Muestra el panel de selección para mostrar objetos
individuales.
 Alínear: Ajusta los bordes de varios objetos Seleccionados.
 Agrupar: Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar uno solo.
 Girar: Gira o voltea el objeto Seleccionado.

 Hipervínculos: Crea un hipervínculo a una página web, una imagen, una

dirección de correo electrónico o un programa.

Texto:

 Cuadro de Texto: Inserta un cuadro texto para colocarlo cualquier parte de

la página.
 Encabezado Pie de Página: Edita el encabezado o pie de página del
documento.
 WordArt: Inserta texto decorativo en el documento.
 Línea de Firma: inserta una línea de firma que especifique a la persona que
debe firmar.
 Objeto: Inserta un objeto incrustado.
 Símbolo: Inserta caracteres que no existen en el teclado.
Menú Fórmulas Excel

La ficha de menú Fórmulas Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y como su nombre lo indica sirve para crear y
manipular fórmulas denominadas también funciones. Las fórmulas se agrupan en
categorías, tales como financieras, matemáticas, lógicas, etc. La ficha de menú
fórmulas permite acceso a comandos de comprobación de de errores y rastreo de
precedentes y dependientes.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Fórmulas se organizan en

grupos: Biblioteca de funciones, Nombres Definidos, Auditoria de las formulas
y Cálculo.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Fórmulas se describen a

continuación:

Biblioteca de Funciones:

 Insertar función: Edita la formula de la celda actual seleccionando las

funciones y editando los argumentos.
 Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente
después de las celdas Seleccionadas.
 Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la más usadas y
selecciona.
 Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera.
 Lógicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lógicas.
 Texto: Examina y de una lista y selecciona la función de texto.
 Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y
hora.
 Búsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones
búsqueda y referencias.
 Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista las
funciones matemáticas y trigonométricas.
 Mas funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de
estadísticas, de ingeniera del cubo y de la función.
Nombres Definidos:

 Administrador de nombres: Crea, edita o elimina nombres o busca todos los

nombres utilizados en el libro.
 Asignar nombre a un rango: Asigne un nombre a las celdas para referirse a
ella.
 Utilizar en la formula: Elige un nombre en este libro y lo insertare en la
fórmula actual.
 Crear desde la selección: Genera automáticamente los nombres de las
celdas seleccionadas.

Auditoria de las Fórmulas:

 Rastrear precedente: Muestran con fleca que efectúan el valor de las celdas
seleccionadas.
 Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican donde fueron
efectuadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.
 Quitar flechas: Oculta las flechas trazadas por rastrear precedentes.
 Mostrar formulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor
resultante.
 Comprobación de errores: Busca errores comunes en las fórmulas.
 Evaluar formula: Inicia el cuadro de dialogo evaluar fórmula para depurar
una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente.
 Ventana inspección: Supervisa los v alores determinados en las celdas al
mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.

Cálculo:

 Opciones para el cálculo: Específica cuando se calcularan las fórmulas.

 Calcular ahora: Calcula todo el libro actual.
 Calcular hoja: Calcula toda la hoja actual.
Menú Datos Excel

La ficha de menú Datos Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta
de opciones de Excel y sirve como ayuda para manipular datos. Por ejemplo,
puedes utilizar esta ficha para importar datos externos como Access, SQL Server,
archivos csv, xml y más. La ficha Datos permite además filtrar y ordenar celdas,
validar sus datos, así como agrupar y desagrupar datos.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Datos se organizan en

grupos: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y Filtrar, Herramientas de
Datos y Esquema.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Datos se describen a

continuación:

Obtener Datos Externos:

 Desde Access: Importa datos desde de una base de datos de Microsoft Ex

 celDesde web: Importa datos de una página web
 Desde texto: Importa datos de un archivo de datos
 De otras fuentes: No importa datos de otros orígenes de datos
 Conexiones existentes: Conecta un origen de datos externos seleccionado
de una lista de datos usados frecuentemente

Conexiones:

 Actualizar todo: Actualiza la información de libro que provenga de una

fuente de datos
 Conexiones: Muestra todas las conexiones para el libro
 Propiedades: Especifica la manera en que se actualizaran las celdas
conectadas a un origen de datos
  Editar vínculos: Muestra todos los archivos a los que esta vinculado la hoja
de cálculo para que actualice o quite los datos.

Ordenar Y Filtrar:

 Ordenar de A a Z: ordena la selección para que los valores más bajos se

encuentren en la parte superior de la columna
 Ordenar de A a Z: ordena la selección para que el valor mas alto
se encuentre en la parte superior de la columna
 Ordenar: inicia el cuadro de dialogo ordenar para ordenar los datos vasados
en varios criterios a la vez
 Filtro: habilita el filtro de celdas seleccionadas
 Borrar: borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos
 Volver a aplicar: vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual
 Avanzadas: Especifica criterios complejos para limitar los registros que se
incluirán en los registros de resultados de una consulta

Herramientas De Datos:

 Texto de columnas: Divide el texto de una celda de Excel en varias

columnas
 Quitar duplicados: Quita las duplicadas de una hoja
 Validación de datos: Evita la entrada de datos no validos en una celda
 Consolidar: Cambia valores de varios rangos en un nuevo rango
 Análisis y si: Prueba varios valores para las formulas de la hojas

Esquema:

 Agrupar: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas

 Desagrupar: Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente
 Subtotal: Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando
automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas
 Mostrar detalle: Expande un numero de celdas contraído
 Ocultar detalle: Contrae un numero de celdas
Menú Revisar Excel

La ficha de menú Revisar Excel es una barra horizontal que forma parte de la
cinta de opciones de Excel y sirve para revisar la ortografía y gramática, buscar
una palabra en un diccionario de sinónimos, revisar marcas o cambios realizados
por otras personas y comparar documentos. La ficha Revisar permite proteger las
hojas de cálculo y libros de trabajo mediante contraseña.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Revisar se organizan en

grupos: Revisión, Comentarios y Cambios.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Revisar se describen a

continuación:

Revisión:

 Ortografía y gramática: Comprueba la ortografía y gramática del texto en el

documento.
 Referencia: Abre el panel de tareas de referencia como diccionarios,
enciclopedias y servicios de traducción.
 Sinónimos: Sugiere otras palabras como significado parecido a otras
palabras que ha Seleccionado.
 Traducir: Traduce el texto Seleccionado en un idioma diferente.
 Sugerencia de información en pantalla para traducción: Habilita la
información en la pantalla que traduce palabras en otro idioma en la que se
detiene el cursor.
 Definir idioma: Establece el idioma utilizado para comprobar la ortografía y
dramática del texto Seleccionado.
 Contar palabras: Busca el número de palabras, caracteres, párrafos y
líneas del documento.

Comentarios:
  Nuevo comentario: Agrega un comentario sobre la selección.
 Eliminar: Elimina el comentario Seleccionado.
 Anterior: Va al comentario anterior del documento.
 Siguiente: Se desplaza al siguiente comentario de documento.

Cambios:

 Aceptar: Realiza un cambio y va al siguiente cambio propuesto.

 Rechazar: Rechaza el cambio actual y va al siguiente cambio propuesto.
 Anterior: Va a la marca de revisión anterior del documento para aceptarla o
rechazarla.

Siguiente: Se desplaza a la siguiente marca de revisión del documento para

aceptarla o rechazarla.

Menú Vista Excel

La ficha de menú Vista Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta
de opciones de Excel y sirve para cambiar la forma de ver la hoja de trabajo,
permite ver u ocultar las líneas de la cuadrícula que forman las celdas de la hoja
de trabajo, además de ajustar el zoom del documento (acercar o alejar el
contenido).

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Vista se organizan en

grupos: Vistas del libro, Mostrar y ocultar, Zoom, Ventana y Macros.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Vistas se describen a

continuación:

Vista del Libro:

  Diseño de Impresión: Muestra el documento tal como nos va a quedar
impresa.
 Lectura de pantalla completa: Muestra el documento en vista de lectura o
en pantalla completa para maximizar el espacio disponible para la lectura o
comentarios del documento.
 Diseño web: Muestra el documento como seria como página web.
 Esquema: Muestra el documento como un esquema y muestra las
herramientas del esquema
 Borrador: Muestra el documento como un borrador para editar texto
rápidamente.

Mostrar u Ocultar:

 Regla: Muestra las reglas utilizada para medir y alinear objetos del
documento.
 Líneas de la cuadricula: Activa las líneas de las cuadriculas para alinear los
objetos del documento.
 Barra de mensajes: Abre la barra de mensajes para completar cualquier
acción necesaria en el documento.
 Mapa del documento: Abre el mapa del documento que le permite,
mediante una vista de estructuras del documento.
 Vista en miniatura: Abre el panel de miniaturas para utilizar para
desplazarse por un documento grande con pequeñas imágenes de cada
página.

Zoom:

 Zoom: Abre el cuadro de dialogo de zoom para especificar el nivel de zoom

en el documento.
 100%: Aplica un zoom de 100% del tamaño normal del documento.
 Una página: Acerca todo el documento para que se ajuste toda la página en
la ventana.
 Dos páginas: Acerca el documento para que dos páginas aparezcan en la
ventana.
 Ancho de página: Acerca el documento para que el ancho de página
coincidan con el ancho de la ventana.
Ventana:

 Nueva ventana: Abre una nueva ventana que tenga vista del documento
actual.
 Organizar todo: Coloca el mosaico de todas las ventanas de los programas
abiertos en paralelo en la pantalla.
 Dividir: Divide la ventana actual en dos partes para que puedan ver las
diferentes secciones del documento al mismo tiempo.
 Ver en paralelo: Muestra todo el documento en paralelo para poder
comparara el contenido.
 Desplazamiento sincrónico: Sincroniza el desplazamiento de todos los dos
documentos para que se desplacen juntos.
 Restablecer posición de la ventana: Restablece la posición de la ventana
del documento que se está comprando en paralelo para que compartan la
pantalla.
 Cambiar ventanas: Pasa una ventana abierta actualmente.

Macros:

 Macros: Ver la lista de macros desde la que se puede ejecutar crear o

eliminar un macro.
Barras de Desplazamiento

Las barras de desplazamiento contienen botones de comandos que sirven para

moverse a lo largo o ancho del área de trabajo de forma rápida y sencilla.

Para moverse dentro de una hoja de trabajo se utilizan las barras de

desplazamiento vertical u horizontal. También puedes utilizar el mouse o teclado:

 Para ir a la siguiente hoja utiliza CTRL+AVPAG

 Para ir a la hoja anterior utiliza CTRL+REPAG

La barra de desplazamiento muestra el nombre o etiqueta de las hojas de trabajo

que contiene el libro de Excel. Si cambiar de hoja de trabajo puedes hacer clic
sobre el nombre de la misma, si existen muchas hojas y no caben en la barra de
etiquetas, puedes utilizar los botones de desplazamiento:

 Primera hoja.
 Hoja anterior o previa a la que hoja activa.
 Hoja siguiente o posterior a la hoja activa.
 Ultima hoja.
Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un

conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila,
por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la
celda se llama A1.

Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el
documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a
través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la
celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de
nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar
la tecla INTRO.

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por
defecto aparece sólo 1 hoja de cálculo aunque podemos agregar más haciendo
clic cobre el botón .

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas
hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

En este caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total
de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para
trabajar, la Hoja4.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic
sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso

de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para
visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para

visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic
sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán
ningún efecto y aparecerán desactivados.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

 Hoja Anterior CTRL+REPAG

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como

puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a

ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la

celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic

sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá
siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado
o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una
misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es
que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra
deberemos pulsar ALT+INTRO.
Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está

escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se

puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos

la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la
tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del
dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la

misma; ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el

botón Introducir .

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la
tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de
fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya
tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona

la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en

una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =. ¿

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto
similar al que ves a la derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un
símbolo en la esquina superior izquierda similar a este: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá
saber más sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará
un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacentes (por
ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás sumas).

Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o

no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.

Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca

el símbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la

celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo
de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

intersectan.