Documento propiedad de INDUSTRIAS PROMI DE OCCIDENTE, S.A DE C.V.

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN

OBJETIVO
Documentar el procedimiento llevado a cabo actualmente por la administración de la compañía para la
adquisición de materias primas y materiales con proveedores nacionales solicitadas por los clientes
internos, en su modalidad de anticipos que serán del 50%; cumpliendo las políticas de compras, precio,
calidad, servicio y fechas de entrega, buscando la reducción de costos, mejores condiciones de negocio
con los proveedores para satisfacer las necesidades de la compañía.

ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal del Departamento de Compras Nacionales, Almacén, Tesorería; así
como el Jefe de Administración y Finanzas de Industrias Promi de Occidente, S.A. de C.V.

DEFINICIONES
Sistema SAP. Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning: Planeación de Recursos Empresariales)
cuyas siglas significan, Systems, Applications, Products in data processing (Sistemas, Aplicaciones y
Productos para procesamiento de datos), desde el cual se puede administrar toda una empresa, teniendo
cada departamento su módulo correspondiente, lográndose con esto que toda la compañía este integrada
y relacionado entre sí.

Transacción (SAP). Llamado a la ejecución de un programa en el campo de comandos definidos por el

sistema dentro del sistema SAP especificados por el usuario o basados en roles.

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 MAPEO DE PROCESO DE COMPRAS NACIONALES
(con Solicitud de Anticipo)
LIBERACION DE ENVIO DE PEDIDO U
GENERACION DE GENERACION DE LIBERACION DE GENERACION DE
SOLICITUDES DE COTIZACIONES ORDEN DE COMPRA A
SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA SOLICITUD DE
PEDIDO DE COMPRA Se realizan 2 – 3 PROVEEDOR
PEDIDO DE COMPRA cotizaciones con ANTICIPO
Liberación electrónica de Depto. de compras le
Las libera el Jefe o Se genera en sistema SAP la proveedores diferentes Si con el proveedor se
Según necesidades de “Orden de compra” desde solicitara al proveedor todos
Encargado de cada Depto. orden de compra para determinar la mejor manejan anticipos se genera
cada departamento sistema SAP según los docs. necesarios para el
(días viernes) correspondiente opción. anticipo y se envía
jerarquía. soporte de la compra.
directamente a tesorería
para su pago que será del
50% del valor de la factura

EJECUCION DE PAGO
Gerencia de pagos recibe toda la
documentación soporte para
proceder al ingreso del portal
bancario y ejecutar el pago.
REGISTRO DE PAGO
Tesorería recibe documentación
para registrar pago a realizarse
en sistema SAP (cheque o
transferencia) y alta en portal
bancario del pago.
RECEPCION E INGRESO DE
COMPENSACION DE MERCANCIA EN SISTEMA
REGISTRO DE FACTURA
FACTURA
Encargado de recepción estará
Depto. de Contabilidad recibe recibiendo mercancía en
Depto. de Contabilidad realiza documentación para registrar parcialidades ya que se trata de una
movimiento en SAP para facturas a pagar en sistema Orden de compra con ‘Anticipo’ para
compensar facturas derivadas SAP. darle entrada al material en sistema
de ‘Anticipos’. SAP
 Proceso detallado paso a paso de acuerdo a mapeo

1) GENERACION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA (SAP)

De acuerdo a las necesidades internas de la compañía y/o necesidades de compra de productos o materiales de
cada departamento, se procederá por medio de cada usuario o solicitante (Guadalajara, México y Monterrey);
a la elaboración de una requisición de compra vía sistema SAP, o según sistema ‘Solicitud de pedido’, ya sea para
materias primas para la producción o venta (caolín, arena silica, cementos, etc.) o gastos indirectos (insumos de
computo, servicios, refacciones y/o piezas específicas, etc.), que sean de proveedores nacionales.

Se describe a continuación la elaboración electrónica de la requisición y/o solicitud; la transacción a utilizarse

para este fin será la ME51N Crear solicitud de pedido

“MATERIAS PRIMAS”

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

Un renglón por cada artículo o concepto

de la compra

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Indicar los siguientes datos:

Material: Código del material a solicitar.

Cantidad: Registrar cantidad de compra.

Fecha de entrega: Fecha en que el material deberá llegar al almacén.

Centro: Indicar el centro de trabajo donde se realiza la solicitud, las opciones son:

Solicitante: Nombre de quien solicita el material o área solicitante.

Organización de compras: Departamento de compras responsable de dar seguimiento a esta solicitud,

se tienen las siguientes opciones y debe seleccionarse la adecuada de acuerdo al centro donde se está
realizando la solicitud.

Dar click sobre el botón para abrir la sección detalle de posición como se muestra en la
siguiente pantalla:

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 Ir al tabulador Valoración, verificar el precio propuesto por el sistema

y grabar la solicitud

Se muestra el número de la solicitud que se ha grabado para así poder rastrear su estatus posteriormente.
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 “GASTOS INDIRECTOS”

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

Un renglón por cada artículo o concepto

de la compra

Indicar los siguientes datos:

Tipo de Imputación: ‘K’ (material que no ingresa al inventario) Centro de costos

Texto breve: Indicar la descripción del material o servicio a solicitar ya que para este tipo de compra no
se cuenta con código de material.
Cantidad: Registrar cantidad de compra.
Unidad: La unidad de medida del producto o servicio a comprar
Fecha de entrega: Fecha sugerida por el sistema en que el material deberá llegar al almacén.
Gpo.artic: En caso de servicios será SE001
Almacen: El tipo de almacén

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Centro: Indicar el centro de trabajo donde se realiza la solicitud, las opciones son:

Grupo de compras: 200-201 Comprador responsable de dar seguimiento a la solicitud.

Solicitante: Nombre de quien solicita el material o área solicitante.
Organización de compras: Departamento de compras responsable de dar seguimiento a esta solicitud,
se tienen las siguientes opciones y debe seleccionarse la adecuada de acuerdo al centro donde se está
realizando la solicitud.

Dar click sobre el botón para abrir la sección detalle de posición como se muestra en
la siguiente pantalla:
Ir al tabulador Valoración, indica el precio para la solicitud (en este caso el usuario siempre pondrá $1,
compras lo modificara posteriormente)

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Ir al tabulador Imputación,
Cta. mayor: Por default se pondrá 601012-Varios
Centro de coste: Se registrará la contabilización de esta solicitud.

y grabar la solicitud.

Se muestra el número de la solicitud que se ha grabado para así poder rastrear su estatus posteriormente.

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2) LIBERACION DE SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRA (SAP)
Los días viernes de cada semana de las 08:30 am a las 10:30 am, será el día asignado para recibir las requisiciones
de compra generadas por las diferentes áreas o deptos. de la compañía vía sistema SAP; están serán revisadas
de primera mano por el mismo usuario y/o solicitante y así proceder a informarle al Jefe Inmediato del mismo y
pueda comenzar a liberarlas vía sistema SAP durante el transcurso del día o al día siguiente según las cargas de
trabajo de esta persona.

La transacción a utilizarse para este proceso será la ME54N Liberación individual de solicitud de pedido.

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

Se presenta la siguiente pantalla:

El sistema nos muestra la última solicitud de pedido que hemos tratado, para cambiar a la solicitud que

liberaremos dar click en el botón Otra solicitud de pedido, el sistema presenta la siguiente ventana:

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Indicar el número de solicitud a liberar y presionar enter o dar click en el botón

Se presenta la solicitud que hemos tecleado como se muestra en la siguiente imagen:

Abrir la sección detalle de posición dando click al botón

Ir al tabulador Estrategia liberac. Y dar click sobre el botón de liberación

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 El sistema muestra mensaje de liberación:

Grabar la solicitud.

3) COTIZACIONES
Ya una vez liberadas en sistema las requisiciones y/o solicitudes, y en los casos donde sea necesario, según el
tipo de material o servicio solicitado, se procederá a realizar al menos de 2 a 3 cotizaciones con proveedores
diferentes para evaluar las mismas y decidir con quién realizar la compra o servicio, dejando evidencia en correo
electrónico de la cotizaciónes dadas.

Como herramienta de apoyo para el usuario del departamento de compras, existe una transacción en sistema
SAP que puede utilizarse a manera de base de datos de todos los proveedores registrados en sistema, que puede
consultarse por medio de la transacción “ZQ_COM001” y servir de guía o referencia para consultar distintos
datos relacionados al proveedor (contacto telefónico, domicilio, datos fiscales, contacto correo-e, producto o
servicio que proporciona, entre otros) que se requieran para poder realizar de mejor manera sus cotizaciones.

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 En el caso de proveedores de materia prima directa para la producción (caolín, sílice, polímeros, etc.) en su
mayoría ya no se realizaran cotizaciones; salvo casos muy específicos o por orden directa de la Dirección, ya que
normalmente se tienen acuerdos previos de la lista de precios a manejar con estos proveedores.

4) GENERACION DE ORDEN DE COMPRA (SAP)

Ya una vez determinado con que proveedor se realizara la compra, habiéndose modificado algún dato en la
solicitud de pedido, si así fue necesario, y con la solicitud de pedido ya liberada en sistema SAP, el depto. de
compras procederá a generar el pedido correspondiente en sistema, tomando como referencia la solicitud de
pedido generada anteriormente, es decir de solicitud de pedido de compra se convertirá en un pedido ya
definitivo o llamado “Orden de compra”, asignándole SAP un folio a cada orden de compra generada que
generalmente siempre comenzara con la misma serie numérica (450000…) este folio es de suma importancia ya
que nos servirá para identificar, rastrear o darle seguimiento a la compra durante todo su proceso en sistema.

La transacción a utilizarse para este fin será la ME21N Crear pedido, que se describe a continuación:

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

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Se presenta la siguiente pantalla:

Activar la ventana

Seleccionar opción e indicar que se usarán solicitudes de pedido como se muestra en la siguiente
imagen:

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Entraremos a la siguiente pantalla, seleccionar los filtros adecuados para cada usuario que crea órdenes de
compra y ejecutar.

En la sección de Resumen de documentos se presentan los números de solicitudes de pedido pendientes de

convertirse en orden de compra.

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Para continuar arrastrar la solicitud de pedido a convertir hasta el icono Carro de compra
Todos los datos contenidos en la solicitud de pedido son copiados sobre la orden de compra.

Cerrar la sección de Resumen de documento presionando Resumen documento no activo

Abrir la sección de posiciones dando click en el botón

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Seleccionar la clase de orden de compra que se está creando

Indicar el proveedor que suministra el material o servicio.

Verificar datos y grabar la orden de compra

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 El sistema muestra el número de pedido de compra que se ha grabado.

5) LIBERACION DE ORDEN DE COMPRA (SAP)

Ya una vez generado el pedido de compra u “Orden de compra” en sistema SAP, se procederá a liberar la misma.
Con la finalidad de tener un mecanismo adecuado de control del proceso; otro usuario en sistema con una
jerarquía diferente a la auxiliar de compras, desde su respectivo modulo, liberara la misma quedando de la
siguiente manera:

Montos de $1,000 a $5,000 – Serán autorizados por la responsable del Depto. de compras nacionales.
Montos de $5,000 a $10,000 – Serán autorizados por el Gerente de Admón. y Finanzas
Montos arriba de $10,000 – Podrán ser autorizados por la Gerente de Pagos y/o Dirección General.
La transacción a utilizar para liberar el pedido será la ME28 Liberar pedido, que se describe a continuación:

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

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Se presenta la siguiente pantalla:

Indicar el código de liberación que usaremos para liberar pedidos y ejecutar

Se muestran todos los pedidos de compra pendientes de liberar por el código indicado al ejecutar la
transacción. Si se desea liberar algún pedido dar click en el botón
El pedido liberado aparecerá con el indicador como se muestra en la siguiente imagen

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 Nos mantenemos en el listado de pedidos pendientes de liberar para continuar, al terminar salir de la
transacción usando el botón

6) GENERACION DE SOLICITUD DE ANTICIPO

Hay proveedores con los cuales se manejaran anticipos, cuando sea este el caso, el Depto. de compras
nacionales posterior a la generación de la orden de compra y ya estando esta liberada, tendrá que utilizar una
transacción en sistema SAP para estos fines, esto con 2 objetivos, uno que el sistema asocie que esa orden de
compra tendrá primero un pago por concepto de anticipo (que será del 50%) y tesorería pueda liberar el pago
únicamente lo que corresponda al anticipo y quedando pendiente la liquidación y por otro lado que cuando se
le tenga que dar ingreso en sistema al producto o mercancía; el mismo ya tenga vinculada la orden de compra
identificando que habrá un ingreso parcial de mercancía, quedando de esta manera el sistema en espera del
producto o mercancía restante, como medida de control automatizado del propio sistema.

La transacción que se utilizara en sistema SAP para este registro será F-47 Solicitud de anticipo que se describe
a continuación:

Capturar la transacción en el recuadro subrayado

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Se presenta la siguiente pantalla:

Fecha documento: Fecha de la factura (del anticipo)

Sociedad: Según sea (1000 o ENER)
Moneda/T/C: MXN
Txt.cab.doc.: Concepto de la compra
Referencia: El número de folio de la factura
Acreedor: Cuenta del acreedor en sistema
In. CME dest.: El tipo de solicitud (A) Anticipo

Click en Continuar , dar click en

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 Se presenta la siguiente pantalla:

Importe: Importe del anticipo a pagar

Impuesto: Lo que corresponda (16%)
Ind.impto: V4 Habilitar Calc.impuestos
Vence el: Fecha del día de la captura
Doc.compras: El número de orden de compra y la posición que corresponda
Asignación: Se repetirá el núm. de orden de compra
Texto: Haciendo referencia del concepto del anticipo

Click en y se generara un número de folio ubicado en la parte inferior de la página que se anotara
manualmente sobre el documento como referencia para cuando el departamento de contabilidad realice
posteriormente su proceso.

7) ENVIO DE PEDIDO U ORDEN DE COMPRA A PROVEEDOR

Ya liberados los pedidos u órdenes de compra en sistema, el departamento de compras estará en contacto con
el proveedor para solicitarle toda su documentación necesaria y la traiga consigo al momento del arribo a las
instalaciones de Industrias Promi de Occidente, haciéndole llegar vía correo electrónico el archivo en pdf del
pedido u orden de compra generado y así optimizar los tiempos de la recepción y entrega de la mercancía, ya
que estará enterado de esta información la persona Encargada de la recepción de la mercancía.

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8) RECEPCION E INGRESO DE MERCANCIA EN SISTEMA
Al momento de arribar el proveedor con su respectiva orden de compra, el encargado de recepción del material
será el responsable de recibir y darle entrada en sistema SAP a la materia prima y/o mercancía, quien
posteriormente le entregara la documentación correspondiente al Depto. de Contabilidad.

9) REGISTRO DE FACTURA (Contabilidad)

Continuando con el proceso y ya una vez entregada la documentación correspondiente por la persona Encargada
de la recepción de la mercancía, el Depto. de Contabilidad procederá a realizar su proceso correspondiente en
sistema SAP, que será donde se estará creando el pasivo o el registro del saldo de la factura a pagar al proveedor
y que posteriormente se compensara cuando se realice el pago.

10) COMPENSACION DE FACTURA (Contabilidad)

Ya una vez realizado el proceso del Depto. de Contabilidad en la transacción antes descrita, se tendrá que realizar
de manera adicional dentro de sistema SAP otra transacción relativa al anticipo, con la intención de completar
el proceso de la transacción hecha en la Generación de Solicitud de anticipo (F-47 Solicitud de anticipo) para
proceder a compensar la factura correspondiente al anticipo y así Tesorería reciba la información adecuada en
sistema de que solamente realice el pago por el anticipo restante o liquidación del 50%; todo esto con su
respectivo soporte.

11) REGISTRO DE PAGO (Tesorería)

Ya una vez realizado el proceso del Depto. de Contabilidad; Tesorería recibe la documentación soporte para que
de igual manera esta área realice su correspondiente proceso en sistema SAP del registro del pago a realizarse
al proveedor ya sea vía cheque o transferencia. Posteriormente realizara también el alta en el portal bancario
del pago al proveedor dejando como evidencia la impresión del registro para anexarlo a la documentación que
se le entregara a la Gerencia de pagos para su ejecución.

12) EJECUCION DE PAGO

Finalmente Gerencia de pagos recibe por parte de Tesorería toda la documentación soporte completa y así
proceder a ingresar al portal bancario correspondiente por medio de los dispositivos electrónicos (token o
netkey) para la ejecución del pago al proveedor.

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