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DOCUMENTOS COMERCIALES
DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de
comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. *
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad
TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o boleto de depósito
10.- Acta

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo
general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del
cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de
compraventa comercial.
La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio, para
efectos impositivos; estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa
información que dan de cada transacción, como un registro detallado de cada compra y venta.
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden
a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Factura ordinaria

De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de
uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperación
económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Este tipo de
factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación.

Factura rectificativa

Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error
o agregar algún dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o
bien la devolución de la mercancía. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no
cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, también se debe emitir una
factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía, ya sean errores en el
precio, descuentos, devoluciones, etc.

Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un

mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea válido, es
necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, también debe cumplir los
mismos requisitos básicos. Por esta razón, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor
total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripción de todas las
operaciones que está agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación,
pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.
ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a
un proveedor, por determinados artículos a un
precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al

proveedor para entregar los artículos y presentar
una factura.Todos los artículos comprados por
una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie
con el fin de suministrar control sobre su uso.Por
lo general se incluyen los siguientes aspectos en
una orden de compra:- Nombre impreso y
dirección de la compañía que hace el pedido-
Número de orden de compra- Nombre y dirección
del proveedor- Fecha del pedido y fecha de
entrega requerida- Términos de entrega y de
pago- Cantidad de artículos solicitados- Número
de catálogo- Descripción- Precio unitario y total- Costo de envío, de manejo, de seguro y
relacionados. Costo total de laorden- Firma autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para
documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías.
La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma,
reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en
el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a
cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya
orden de compra extendida en formulario ni nota de
venta, y sirve de base para la confección de la factura
si la entrega de las mercaderías es previa a la
facturación.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O
REMITO.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son
los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se
han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los
mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la
leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior
RECIBO
Un recibo o constancia de pago es una constancia que
sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o
producto.Hay de diversos tipos según el formato, si queda
registrado, y otras características. Los recibos por lo
general, se extienden por duplicado. El original se entrega a
quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien
lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras
diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el
detalle de facturas o servicios que se pagan con este
cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo
recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción
de las facturas (números que se pagan), los precios totales,
los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar
constancia por parte de una empresa de que fue lo que se
pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que
consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando
tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las
tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de
los interesados. Además sirve para sacar cuentas de
cuánto dinero se ha gastado.

NOTA DE DÉBITO
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica
haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por
mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
NOTA DE CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar
la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma
nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos
vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la
respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota
crédito significa una erogación.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check)
es un documento contable de valor en el
que la persona que es autorizada para
extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el
titular), extiende a otra persona una
autorización para retirar una determinada
cantidad de dinero de su cuenta la cual se
expresa en el documento, prescindiendo de
la presencia del titular de la cuenta
bancaria.
CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona
determinada: esto es en el anverso del
cheque escribimos el nombre del legítimo
tenedor persona que, salvo que transmita el
documento a un tercero, es quien lo debe
cobrar. El incluir la cláusula "A LA ORDEN"
tiene el mismo efecto que no incluirla si bien
pone de manifiesto explicitamente la
capacidad que tiene el legítimo tenedor del
cheque de transmitir o endosar este a un
tercero.

CHEQUE AL PORTADOR

Es aquel que no indica una persona

específica a favor de quien se expide.
Este tipo de cheque debe indicar la
leyenda “al portador” en el espacio
destinado para señalar el nombre del
beneficiario.

Características particulares:
 El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o
empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador”
del cheque es quien podrá cobrarlo.
 No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir
los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo.
 El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada
institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.

Recomendaciones:
 Al recibir un cheque al portador, deposítalo o cóbralo inmediatamente, ya que
en caso de extravío o robo, podrá ser cobrado por cualquier persona.
 Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado, la institución bancaria
tiene la obligación de pagarlo a quien lo presente para su cobro, por lo que
debes notificar inmediatamente el extravío o el robo al banco, además de seguir
el procedimiento que éste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelación.
 Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad
máxima por la que este puede ser expedido, ya que al ser disposiciones del
Banco de México, estas pueden variar.
 Respecto a la cancelación de este tipo de cheques, ésta se hará efectiva hasta
que hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la Ley
General de Títulos y Operaciones de Crédito; misma que señala que será de
15 días naturales que sigan al de su fecha, si fueran pagaderos en el mismo
lugar de su expedición. Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en
diversos lugares del territorio nacional; y dentro de 3 meses si son expedidos
en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. Mientras no
transcurran estos plazos, no puede ser cancelado el cheque, salvo en caso de
robo.
CHEQUE CERTIFICADO

En algunas ocasiones el beneficiario

de un cheque necesita estar
totalmenteseguro de que este
documento cuenta con los fondos
suficientes para ser pagado por el
banco; para lo cual solicita al
librador, quien a su vez requerirá al
banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el
importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo
y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos
suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido.
Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del
documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya
que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.

Características particulares
 El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación.
 Debe ser nominativo, es decir estar a nombre de una persona o una empresa
determinada.
 No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante
endosos y sólo puede canjearse por el beneficiario, quien deberá cobrarlo o
depositarlo en su cuenta.
 Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado, debe
contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco.
 Se cobra comisión por su certificación.
 Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su
certificación siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el
documento al banco para realizar la cancelación.
 A diferencia del cheque de caja, para éste tipo de cheques es necesario que
quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar, por lo que
puede decirse que únicamente es para clientes de ese banco.
 Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que
el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco.

Recomendaciones
 Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de
cheques y el cargo en caso de cancelación.
 Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento, deberás levantar
un acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma ante
el banco para que procedan a realizar los trámites de cancelación.
CHEQUE DE CAJA

Los cheques de caja son emitidos por una

institución de crédito para que el cliente

sólo pueda cobrarlos en una de las

sucursales o filiales de dicha institución.

El cliente entrega al banco la cantidad de

dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución o en

su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario.

PAGARE
El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar una deuda
y una de las herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro.
En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayoría utiliza esta arma comercial tan
importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE

DEPOSITO
La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como
constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para ser
sumada a la cuenta del titular.

Las clases de depósitos bancarios más comunes son:• Cuenta corriente.• Plazo fijo.• Caja de
Ahorro.También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de gastos
mal cobrados, etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el banco cuando
nos acredita dinero en nuestra cuenta.

Acta (documento)
La palabra acta viene del latín y significa “los hechos”; luego, un acta no es más que un
testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de
consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una
certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito
y que resulta importante registrar y conservar.
Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido,
tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la
reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o
privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un
nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal
de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede
servir como prueba en un juicio.
Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente
en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como
así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.
Existen algunos elementos en común que poseen todas las actas: por ejemplo, todas ofrecen
una visión o estructura general de lo ocurrido en la reunión, quienes han sido los participantes
o asistentes, el detalle de las diferentes cuestiones o temas planteados, cuales han sido los
debates, y las conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los
convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han sido
planteadas durante su celebración.