CÓDIGO DDES–FO–08

ACTAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS VERSIÓN 1

COMUNICACIONES FECHA 31-09-05
HOJA 1/3

Acta N° Lugar, fecha y hora de realización Lugar, fecha y hora próxima reunión
20171228-01 Sala de reuniones Admisiones y Registro Académico Por definir
28 de diciembre de 2017 10:00 am

Asistentes
Patricia Lequerica Moreno Gloria Galvis Valderrama
Claudia Patricia Serrano Rodríguez Camilo Ernesto Rodríguez Moreno
Giovanny Jiménez Gómez Karol Dalila Reyes Díaz

Objetivos
Revisar los reportes en la forma SWARADM con el fin de determinar las condiciones de migración a Argos
como parte del proyecto de Migración a Banner 9.

Temática Responsable (s)

1. Presentación del proyecto de migración y su alcance a nivel de reportes Karol Reyes
2. Revisión de reportes de admisiones (SWARADM) Asistentes

Compromisos Responsable (s) Fecha

1. Revisar en conjunto con Claudia Serrano el reporte de Giovanny Jiménez 4/01/2018
solicitantes con y sin decisión de admisión para precisar los
campos requeridos
2. Verificar con Educación Continua el uso del reporte Karol Reyes 22/01/2018
“ADMITIDOS NO INSCRITOS EDUC NO FORMAL”
3. Desarrollar en Argos los reportes según lo descrito en las Camilo Rodríguez 12/01/2018
observaciones
4. Verificar el funcionamiento de los reportes nuevos Gloria Galvis / Claudia 15/01/2018
Serrano
5. Realizar los ajustes a los reportes en Mi Portal U Karol Reyes 22/01/2018

Observaciones
Información general respecto a los reportes de admisiones:
- Se consultan principalmente en la forma SWARADM.
- Dependiendo del reporte se usan por el staff de admisiones, mercadeo y directores de programa.
- Se informa que un Berzetti David directora del programa de Administración Turística y Hotelera utiliza el
reporte SWRADMT, en el cual se presenta información de aspirantes, sin embargo, la forma y el uso no
es de conocimiento del personal de admisiones.

Una vez revisados los reportes de la forma SWARADM se especifica el funcionamiento y la acción a tomar en
cada caso, según lo descrito en la siguiente tabla:

# NOMBRE REPORTE Acción OBSERVACIONES

1. ASPIRANTES Agregar información personal en Presenta información de aspirantes, con datos personales.
Mi Portal U: Gestión de Principal uso: mejorar la conversión
contenidos > Admisiones Consultado por: MERCADEO y direcciones de programa
2. REPORTE DE Integrar en un solo reporte con Uso de admisiones en el proceso general principalmente para citación o seguimiento a
SOLICITANTES SIN filtros con y sin decisión de entrevistas.
DECISIÓN DE admisión Se usa para verificar información de cargue de admitidos a banner
ADMISION

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Administrador Sistemas de Información Director Desarrollo Tecnológico Comité de Calidad GRAF
 CÓDIGO DDES–FO–08
ACTAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS VERSIÓN 1
COMUNICACIONES FECHA 31-09-05
HOJA 2/3

# NOMBRE REPORTE Acción OBSERVACIONES

3. REPORTE DE Integrar con el anterior Uso de admisiones en el proceso general principalmente para citación o seguimiento a
SOLICITANTES CON entrevistas
DECISIÓN DE
ADMISION
4. SOLICITANTES Agregar nformación en Gestion Se puede integrar con el de aspirantes poniendo filtro
de contenidos > Admisiones
5. REP RESUMEN DE Agregar información al hecho Se usa con mucha frecuencia.
SOL, ADM, INS Y inscritos y matriculados Presenta agrupaciones por facultad y programa, generalmente en PDF, porque la info en
excel dificulta la lectura.
Se puede reemplazar con el de estadisticas institucionales.
Términos:
- Aspirantes: Dolicitud completa
- Solicitudes: Documentos enviados
- Adminitidos: Act (actuales), Ant (Vienen de reserva de un periodo anterior),
Rap (admisión rápida)
- Inscritos: Con prematrícula
- Pagos: Pagos de primer ingreso
- Total: Incluye continuos --> Se incluirán en el hecho Inscritos (matriculados)
6. REP Y GRAF MEDIOS Quitar No se usan - se reemplaza con CRM
SOLICITANTES
CONOCEN UNAB
7. REPORTE DE Pendiente definir Revisar con Joanna argüello - Edu continua
ADMITIDOS NO
INSCRITOS EDUC NO
FORMAL
8. REPORTE DE Quitar No se usan - revisar posgrados
FORMULARIOS
PAGADOS
9. SOL CON PUNTAJES Trasladar a Argos Se ejecuta se imprime y se firma por la Directora de Admisiones y la Vicerrectora
ICFES Integrar los 4 reportes en uno, Académica, para validar que se esté haciendo la admisión de forma correcta.
10. SOL SIN PUNTAJES permitiendo filtrar la información
ICFES según lo requerido:
- con o sin icfes
11. SOL CON PUNTAJES
- Estudiantes de
ICFES FORMACION
formación
COMPLEMENTARIA
complementaria
12. SOL SIN PUNTAJES
ICFES FORMACION
COMPLEMENTARIA

13. REPORTE GENERAL Trasladar a Argos Se usa para verificar que los puntajes del icfes se carguen correctamente. Se omitiría si
DE SOLICITUDES se integra con el webservice del icfes
WEB Y PUNTAJE
ICFES
14. REPORTE Quitar No se usan
REQUISITOS DE
ADMISION Y
MATRICULA
15. REPORTE DE Trasladar a Argos Gestión de colegios
INSTITUCIONES
16. REPORTE DE Quitar Trataba de integrar los reportes 2 y 3
SOLICITANTES CON
Y SIN DECISIÓN DE
ADMISION ICFES
17. ACTUALIZAR A Incluir en Mi Portal U Genera teléfonos no cargados o vacíos.
MAYUSCULAS Se incluirá en el proceso de cargue a banner desde miportalu, teniendo en cuenta
agregar los teléfonos en la información del aspirante (verSolicitud.php)
18. Carta de rpta. Solicitud Quitar No se usan
adisión
19. Carta de rpta. Solicitud Quitar No se usan
adisión Posg
20. Carta de rpta. Solicitud Quitar No se usan
adisión Virtual
21. Resumen de Crear Reportes resumen:
admisiones (nuevo) Filtros: Fechas, periodos,
- No. de solicitudes en un rango de fechas
- Solicitudes x usuario x fecha
- Solicitudes x estado x fecha
- Proceso por programa por día

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Administrador Sistemas de Información Director Desarrollo Tecnológico Comité de Calidad GRAF
 CÓDIGO DDES–FO–08
ACTAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS VERSIÓN 1
COMUNICACIONES FECHA 31-09-05
HOJA 3/3

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Administrador Sistemas de Información Director Desarrollo Tecnológico Comité de Calidad GRAF