MODULO 3 –

AUTOEVALUACION – ELECTIVA
EVENTOS Y CEREMONIAL

La función principal
del Coordinador General es dirigir y
supervisar que los coordinadores de
área y su grupo cumplan con las
obligaciones inherentes a su cargo y
área.

Verdadero
Falso

2. El Coordinador General tiene una función fundamental: la funcional.

Verdadero

Falso

Cuenta: 10 de 10

3. El Coordinador de administración:

Tiene la responsabilidad de integrar, elaborar y ejecutar el presupuesto general.

Realiza el pago de proveedores y de impuestos.

Tramita ante distintas reparticiones u organismos todo lo que sea necesario para llevar
adelante el evento.

Gestiona permisos.

Gestiona audiencias, entrevistas, comunicaciones telefónicas y electrónicas.

Cuenta: 0 de 10

4. La Zona Compartida, es la zona de la mesa:

Que se denomina en la gastronomía, “puesto”.

En la que se encuentran los cubiertos.

Donde se colocan elementos a compartir.

Donde se colocan las botellas de agua.

Cuenta: 10 de 10

5. Para confeccionar el diagrama de Gantt es necesario:

Estimar la duración de cada actividad.

 Confeccionar el gráfico.

Listar y ordenar las actividades.

Definir roles.

Cuenta: 5 de 10

6. La Zona de Servicio, es la zona de la mesa:

Que se denomina en la gastronomía, “puesto”.

En la que se encuentran los cubiertos.

En la que se encuentra la vajilla.

En la que se colocan candelabros y otros arreglos ornamentales.

Cuenta: 6,66666666666667 de 10

7. Son funciones del Coordinador General del evento:

Control presupuestario.

Planificación del evento.

Evaluación del evento.

Dirección y supervisi´´on de los recursos humanos y materiales.

Tramitación de financiamiento.

Cuenta: 0 de 10

8. El Coordinador General Adjunto:

Gestiona permisos.

Controla el seguimiento de programas.

Tramita ante distintas reparticiones u organismos, todo lo que sea necesario para llevar
adelante el evento.

Trabaja junto al coordinador general.

Cuenta: 0 de 10

La técnica de representación gráfica más adecuada para organizar un evento es el denominado

9. diagrama de Gantt.
Falso

Verdadero

Cuenta: 10 de 10

10. El diagrama de Gantt:

 Es una matriz de doble entrada, en la que se asientan, en las líneas, las distintas
actividades que se deben realizar.
Perite monitorear en tiempo real, la duración del evento.
Tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminación
del proyecto planeado, de una forma ordenada y coherente.

Es útil para programar el conjunto de actividades de organización de un evento.

Cuenta: 6,66666666666667 de 10

1. El Coordinador de información:

Es responsable de elaborar programas, comentarios y guiones para los locutores que

desempeñan el rol de maestro de ceremonias.

Supervisa el desarrollo del plan de comunicación.

Debe proveer y controlar el contenido de la información que se suministra a la agencia de

comunicación y/ o agente de prensa.

Coordina las invitaciones a participantes especiales y VIP.

Cuenta: 3,33333333333333 de 10

2. Para confeccionar el diagrama de Gantt es necesario:

Definir roles.

Listar y ordenar las actividades.

Estimar la duración de cada actividad.

Confeccionar el gráfico.

Cuenta: 0 de 10

3. El Coordinador General Adjunto:

Trabaja junto al coordinador general.

Tramita ante distintas reparticiones u organismos, todo lo que sea necesario para llevar
adelante el evento.

Controla el seguimiento de programas.

Gestiona permisos.

Cuenta: 10 de 10

La técnica de representación gráfica más adecuada para organizar un evento es el denominado

4. diagrama de Gantt.
Falso

Verdadero

Cuenta: 10 de 10
5. La Zona de Servicio, es la zona de la mesa:

En la que se encuentra la vajilla.

En la que se encuentran los cubiertos.

En la que se colocan candelabros y otros arreglos ornamentales.

Que se denomina en la gastronomía, “puesto”.

Cuenta: 10 de 10

Un aspecto fundamental en la organización de un evento, es la determinación de la duración de

6. cada una de las actividades. A esta mecánica se la denomina habitualmente:

Calendarización del evento.

Parametrización del evento.

Agenda del evento.
Duración del evento.

Cuenta: 10 de 10

7. La Zona Compartida, es la zona de la mesa:

Donde se colocan las botellas de agua.

Que se denomina en la gastronomía, “puesto”.

Donde se colocan elementos a compartir.

En la que se encuentran los cubiertos.

Cuenta: 10 de 10

8. El diagrama de Gantt:

Tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminación del

proyecto planeado, de una forma ordenada y coherente.
Perite monitorear en tiempo real, la duración del evento.

Es útil para programar el conjunto de actividades de organización de un evento.

Es una matriz de doble entrada, en la que se asientan, en las líneas, las distintas actividades
que se deben realizar.
Cuenta: 6,66666666666667 de 10

9. El Coordinador de comercialización y difusión:

Planifica el posicionamiento ante los públicos meta.

Elabora las estrategias de sponsoring o financiamiento del evento.

Dirige y supervisa la fuerza de ventas.

Es responsable de elaborar programas, comentarios y guiones para los locutores que

 desempeñan el rol de maestro de ceremonias.

Supervisa el desarrollo del plan de comunicación.

Cuenta: 7,5 de 10

10. El Coordinador de administración:

Tramita ante distintas reparticiones u organismos todo lo que sea necesario para llevar
adelante el evento.
Tiene la responsabilidad de integrar, elaborar y ejecutar el presupuesto general.

Gestiona audiencias, entrevistas, comunicaciones telefónicas y electrónicas.

Realiza el pago de proveedores y de impuestos.

Gestiona permisos.

Cuenta: 10 de 10

¿Qué área es responsable de generar notas, enviar y

recibir correspondencia y gestionar permisos, entre
1. otras actividades a su cargo?

¿Para qué se debe desarrollar un

2. plan de prensa de un evento?
Es indiferente el desarrollo de un plan de prensa ya
decadencia.
Para evitar la asistencia del gobierno a nuestro even
están presentes no asistirán.
Para obtener la simpatía de nuestros clientes y el eq
Para obtener mayor cantidad de sponsor e ingresos
Para obtener la cobertura mediática del evento o la
fílmico acompañado por una gacetilla de prensa o u

Un aspecto fundamental en la
organización de un evento, es la
determinación de la duración de
3. cada una de las actividades. A esta
mecánica se la denomina
habitualmente:
Calendarización del evento.
Agenda del evento.
Duración del evento.
Parametrización del evento.
Mapeo

¿Cuál es el rol vital de un

4. coordinador general de un evento?
 Se relaciona con alcanzar la convocatoria deseada, s
operación antes, durante y después del evento.
Se relaciona con obtener el mejor sitio para el event
antes, durante y después del mismo.
Se relaciona con seguir los detalles de información y
evento.
Se relaciona con obtener la aceptación del equipo or
en equipo.
Se relaciona con obtener el mejor sitio para el event
creatividad.

¿Qué debe tener

5. un Coordinador
General Adjunto?
Empatía y carisma con el equipo.
Una amplia agenda social.
Contactos y vínculos con “celebrities”
Conexiones con la prensa.
Una visión general del evento.

¿Quién tiene la responsabilidad de

integrar, elaborar y ejecutar el
6. presupuesto general, elaborar y
controlar el flujo de dinero?
Coordinación General.
Coordinación de Administración.
Coordinación de Finanzas.
Coordinación de Sponsor.
Coordinación General Adjunto.

Cuando se designa un coordinador

7. general de un evento, ¿qué es
importante tener en cuenta?
Que posea conocimientos académicos y habilidades
organización de eventos.
Que posea habilidades electrónicas, experiencia en
humor.
Que posea carácter fuerte para imponer su voluntad
medios y habilidades técnicas específicas.
Que posea carisma, vínculos con la prensa y habilid
eventos.
Que posea habilidades adquiridas por el desempeñ
conocimientos académicos.

El rol funcional de un coordinador

8. general de un evento:
Requiere involucrarse en los detalles de la administ
del evento.
Requiere involucrarse en los detalles de la ambienta
 Requiere relacionarse con todos los integrantes del
Requiere involucrarse en los detalles de Relaciones
después del evento.
Requiere relacionarse en los detalles de la gestión d
después del evento.

¿Qué área es responsable de

coordinar invitaciones a
participantes especiales, atender a
9. invitados VIP, elaborar,
programas, comentarios y guiones
para los locutores que desempeñan
el rol de maestro de ceremonias?
Coordinación de invitaciones y redacción.
Coordinación técnica.
Coordinación de difusión.
Coordinación de redacción e identidad visual.
Coordinación de información.

Cuando se plantea el organigrama

de trabajo del equipo organizador
10. de un evento, es importante, para
su desempeño eficiente:
Agrupar funciones y acciones que se ejecutan duran
respetando una estructura.
Agrupar funciones y personalidades de los integran
Agrupar personalidades, acciones y nacionalidades
evento.
Agrupar acciones y cargos para promocionar el inte
No agrupar las acciones con las funciones ya que la

¿Qué es la planificación, en el
11. campo de la organización de
eventos?
Procesar los datos necesarios para la presupuestació
Identificar la cronología de los eventos similares qu
Identificar el proceso lógico y coherente que ejercer
organización.
Priorizar el reclutamiento de recursos humanos par
Identificar los actores involucrados, sin tener en cue

Al momento de convocarnos para

la organización de un evento.
12. ¿Cuál es la primera acción que
debemos realizar?
Realizar la cotización de la sede.
Armar el organigrama.
Realizar la investigación previa.
Diagramar el mapa de públicos.
 Buscar posibles proveedores.

Junto al coordinador general, un

área específica planifica el
desarrollo del evento, el mapa de
invitados, la sede, la distribución
13. de funciones, programa y atiende
los asuntos relacionados con
equipos y materiales. ¿Qué área
desarrolla estas actividades?
Coordinación de Operaciones.
Coordinación de Difusión.
Coordinación Técnica.
Coordinación de Administración.
Coordinación de Comercialización.

¿Qué área se encarga de convocar

y contratar al profesional para la
14. realización de la identidad del
evento?
El coordinador de información.
El coordinador de comercialización.
El coordinador de operaciones.
El coordinador técnico.
El coordinador general.

¿Qué elementos constituyen la

15. identidad visual del evento?
El origen y fundamentación del evento y los objetivos.
La ambientación, uniformología del personal afectado o el d
El tipo de evento, la moda y los objetivos general y específico
Los objetivos del evento, la misión y visión y el presupuesto
Las tendencias, la misión de la empresa y la meta del evento

Cuando hablamos de noción de

16. servicio nos referimos a:
Trabajar con un alto sentido profesional, respeto, la
objetivos, el respeto hacia el cliente y la confidencia
evento.
Trabajar con alto sentido profesional, sin importar e
división de tareas ya que si somos profesionales est
Trabajar siempre en pos del cliente, divulgando tod
presupuestarios del evento.
Respetar la puntualidad del comienzo del evento, r
aspectos personales de nuestros compañeros.
Trabajar sin sentido profesional, teniendo en cuenta
las tareas y la confidencialidad.

17. ¿Qué se debe tener en cuenta para

 elaborar el plan de prensa?
Los objetivos fijados, las necesidades de cobertura y
mensaje.
El presupuesto para la organización del evento y la
Los ritos regionales, los objetivos del evento y los m
La filosofía de la empresa, los sponsor involucrados
La legislación de la región, los objetivos fijados y lo

En la organización de eventos,
¿qué se sugiere que a un
18. coordinador general nunca le debe
suceder?
Relaciones personales, extrovertido, verborragia y s
Crisis personales, estar deprimido, ignorar sugeren
fines de semana por periodos prolongados.
No terminar lo que comienza, ser introvertido, escu
tener verborragia.
Estar deprimido, ser extrovertido, escuchar los com
Crisis personales, interactuar con el equipo, salir de

La seguridad, sanidad y guardería,

en el caso de hacer falta, de un
19. evento. Es responsabilidad ¿de qué
área?
Coordinación de Seguridad y Logística.
Coordinación de Operaciones.
Coordinación de Sanidad.
Coordinación Técnica.
Coordinación de Atención al asistente.

Uno de los secretos para la

redacción de una gacetilla
20. exitosa es que la misma debe
ser:
Corta, evitando información importante para que el periodist
Ninguna de las opciones es correcta.
Llena de detalles para que el periodista no deba contactarnos
Sobria, evitando redacciones llenas de detalles.
Larga, incluyendo el programa del evento.

TRABAJO PRACTICO 4 NOTA 9,50

1. La evaluación en las reuniones periódicas con las áreas, permite:

Retrasar los
pagos a los
 proveedores que
no están
cumpliendo con
los plazos.
Pronosticar
convocatorias y
sponsor.
Corregir errores
y prevenir
contratiempos o
salvar el
obstáculo de un
imponderable.
Prevenir la
quiebra de la
empresa
organizadora del
evento.
Trabajar
ordenadamente
con el equipo de
trabajo.

2. ¿Qué es una memoria académica o memoria de un congreso?

Es una
publicación con
los recortes
publicitarios y de
los medios de
comunicación en
la que fueron
mencionados
durante el
congreso.

Es la publicación
que se envía a
todos los
participantes con
todas las piezas
gráficas del
congreso.

Es la publicación
que se envía a
todos los
participantes
sobre las
ponencias,
conclusiones,
nominas de
pagos, comité
organizador,
comité
académico y
 libros de caja.

Es la publicación
que se envía a los
participantes
sobre los libros
citados por los
exponentes y sus
publicaciones
respecto al tema
desarrollado en
un congreso o
seminario.
Es la publicación
que se le envía
luego a todos los
participantes
sobre las
ponencias,
conclusiones,
nómina de
participantes,
comité
organizador,
comité
académico,
comité científico,
comité de honor.

3. ¿En qué momento es importante evaluar un evento?

Sólo en el pos
evento, ya que
ahí podemos ver
los resultados
obtenidos.
Sólo durante el
evento, ya que en
ese momento
podemos evaluar
en el sitio.
No es importante
cuándo la
realizamos, ya
que podemos
organizar un
evento
improvisando.
Sólo en el pre
evento ya que se
evalúan los
recursos
humanos con los
que trabajamos.
En todo
 momento, desde
el comienzo hasta
el pos evento.

4. ¿Qué es la memoria de un evento?

Es la totalidad de
archivos y
documentos en
soporte, papel,
digital u objetos e
indumentaria,
que se utilizaron
durante el
evento; se
archivan los
resultados y
evaluaciones de
toda índole.

Es la totalidad de
los documentos
confidenciales y
transacciones
realizadas por el
equipo
organizador
previo, durante y
posterior al
evento.

Es una
recopilación de
todas las noticias
o menciones que
los medios de
comunicación
realizaron sobre
el evento.

Es la recopilación
de los balances y
libros de caja,
contratos y
permisos
utilizados para la
realización del
evento.

Es una
recopilación de
los
inconvenientes
surgidos en la
realización del
evento para
evitar cometerlos
 nuevamente.

5. Respecto a la hospitalidad empresaria, el “hacerse esperar” ¿qué indica a nuestro invitado?

Falta de respeto y
consideración
hacia el otro.
Interés, para que
se relaje antes de
nuestro
encuentro.
Superioridad o
importancia ya
que nos
demoramos en
nuestra agenda.
Respeto y
consideración
hacia el otro para
que pueda
interactuar.
No es importante
ya que en el
mundo
empresarial, los
ejecutivos tienen
agendas muy
ocupadas.

6. Al momento de evaluar la convocatoria de un evento, si tomamos como indicador la comparación de

los asistentes esperados vs asistentes reales, ¿Qué tipo de evaluación realizamos?

Estadística.
Cuantitativa.
Cualitativa.
Reflexiva.
Apreciativa.

7. ¿Qué debe evaluar el coordinador general del evento, en sus reuniones con las áreas de la organización
del evento?

La calidad de los
recursos
humanos
contratados.
Sólo el
cumplimiento del
presupuesto.
El cumplimiento
de la identidad
visual del evento.
El cumplimiento
de los tiempos de
 organización y la
gestión.
La convocatoria
que se está
estimando hasta
el momento.

8. Al referirnos a la Evaluación por áreas y del comité organizador general. ¿Cómo podemos también
llamarla?

Evaluación
general.
Evaluación
táctica.
Evaluación de
desempeño.
Evaluación
práctica.
Evaluación de
programas.

9. La memoria para patrocinantes o sponsor es:

Todo el material
que muestre los
resultados
conclusiones y
ponencias del
evento, así como
un clipping de
prensa.

Todo el material
financiero que
detalle el egreso
del aporte del
sponsor, libros de
caja y balances.

Todo el material
que llevó
impreso el
isologotipo de la
empresa y el
detalle financiero
de cómo se
utilizó su aporte
al evento.

Todo el material
gráfico utilizado
en el evento,
donde se
publicaron las
empresas
participantes,
 papelería interna
y gacetillas de
prensa.

Todo el material
que se utilizó en
el evento que
lleve su
isologotipo,
imágenes,
filmaciones,
apariciones en el
sitio web del
evento, clipping
de prensa.

10. ¿Qué pieza de comunicación utilizada en los eventos tiene como información básica, fecha, lugar y
motivo?

Dossier de
prensa.
Cronograma de
trabajo.
Memoria del
evento.
Programa del
evento.
Diagrama de
Gantt.

11. Para realizar el análisis de cobertura específica del objetivo principal del evento, ¿a través de qué
indicadores podemos hacerlo?

Análisis de
impacto.
Por la cantidad
de asistentes al
eventos.
A través de las
salutaciones
recibidas.
Por los medios de
difusión a través
de clipping.
Análisis y
valoración del
tratamiento de la
noticia.

12. Para evaluar el cumplimiento de objetivos específicos y general. ¿Qué herramienta podemos utilizar
para recolectar los datos necesarios?

Auditoría de
ingresos y
 egresos.
Entrevistas
personales.
Encuestas de
satisfacción.
Clipping.
Encuestas de
clima laboral.

13. Cuando recibimos un invitado especial debemos hacerle llegar un programa provisorio de actividades,
ya se trate de profesionales como de relaciones sociales y culturales. ¿Por qué?

Para que tenga

una idea
suficientemente
clara de su
agenda durante
la estadía.
No debemos
presentarle la
agenda ya que de
esta forma se
sorprenderá de lo
programado.
Para que pueda
informar a su
familia donde se
encontrará en
cada momento
del día.
Para que nos
indique las
actividades que
no desea realizar
durante su
estadía.
Para que pueda
programar sus
descansos con
anterioridad.

14. ¿Qué aspectos debemos chequear con el hotel que recibirá a nuestro invitado?

La tramitación de
sus documentos
de viaje, retiro de
equipaje, calidad
de sus
habitaciones y
del servicio.
Que no se le
otorgue una
habitación de
mayor categoría
que la que
 deseamos.
La tramitación y
selección del
personal que lo
atenderá en el
hotel.
No es necesario
realizar el
chequeo de los
servicios ya que
siempre debemos
confiar en el hotel
contratado.
Que no se retire
su equipaje ya
que es de mal
gusto que el
personal se haga
cargo del mismo.

15. ¿Qué tipo de evaluaciones se pueden realizar en un evento?

Evaluación de
memoria,
cuantitativa,
cualitativa y de
comunicación.
Evaluación por
áreas y del
comité
organizador en
general, de
Recursos
Humanos y de
Relaciones
Públicas.
Evaluación por
áreas y del
comité
organizador en
general,
financiera, de
prensa y general.

Evaluación de
desempeño,
clima laboral,
académica y
financiera.
Evaluación de
Recursos
Humanos, de
Difusión, de sede
y financiera.

16. Si tenemos diferentes tipos de visitas, debemos destinar:

 Una zona de
espera general
para que
interactúen las
visitas.
Diferentes zonas
de espera para
cada una, según
el tipo de visita.
Zonas de espera
diferentes de
acuerdo al
idioma.
Una zona de
espera para
empleados y
clientes, así como
también para
invitados
especiales.
Zonas de espera
de acuerdo al
género de la
persona.

17. Es importante instruir a quien recibe y actúa como interlocutor que siempre debe:

Identificarse,
saludar e indicar
cómo se va a
proceder.
Explicar cómo se
va a proceder
pero obviar
identificarse y
saludar, ya que
no es de interés
de la visita.
Cuestionar al
invitado sobre
sus intereses para
chequear lo que
se ha elegido
obsequiar.
Identificarse,
saludar y no
explicar el
programa de la
visita.
No hablar con el
invitado o
explicarle porqué
no han ido a
recibirlo, ya que
no le interesa.
18. Una vez terminada la visita, como cierre de la misma, es importante:

Dejar al invitado
libre para
trasladarse solo.
Acompañar al
hotel y dejarlo
solo para su
traslado al
aeropuerto.
Instruir al
invitado sobre las
rutas menos
congestionadas.
Aconsejar sobre
los lugares de
moda y turísticos
para visitar.
La partida, el
traslado,
acompañamiento
y despedida.

19. Para la atención de personalidades, autoridades, medios de comunicación e invitados especiales

debemos:

Designar un
médico privado
que lo acompañe
en toda la visita o
evento.
Designar
responsables del
catering especial
para cada
invitado.
Realizar
credenciales
especiales para
cada uno y su
staff.
Designar
guardaespaldas
para cada uno de
los invitados
especiales.
Designar a
personas
responsables que
atenderán a cada
uno de estos
grupos
específicos.
 20. Es esencial observar y planificar con atención que todas las personas que forman parte de la cadena de
recepción, sigan las mismas normas de cortesía y de actuar. Para ello debemos, una vez definida la filosofía
de la empresa asegurarnos:

Que la seguridad
de la empresa la
conozca e
implemente, ya
que deben
resguardar a la
organización.
Que el
departamento de
Relaciones
Públicas y
Recursos
Humanos la
conozcan, ya que
son quienes
tienen contacto
con los públicos
de la empresa.

Que el personal
de recepción, que
son los primeros
en recibir a las
personas, la
implementen.
Que los altos
ejecutivos y
directivos la
conozcan para
poder planificar
correctamente.

Que todos los

miembros de la
empresa la
implementen con
el mismo grado
de compromiso.