Hojas de Hallazgo

Dirección: Av Carlos J.
Arosemena 38, Quevedo

Telf.: (05) 370-2220
Correo: q-audit@gmail.com
Razonabilidad, conformidad, consistencia en
nuestras manos. Quevedo - Los Ríos - Ecuador
Razón social: Marcelo Caicedo
Nombre Comercial: Supertienda Quevedo Elab. Por: Superv. Por:
Ruc: 1801061779001 Q-AUDIT R.I.O.C REF:
Dirección: Quevedo, calle Marcos Quintana y séptima Fecha: Fecha: H1
11/07/2018
PERFIL PROFESIONAL
Condición: Actualmente en la empresa el personal que elabora no cumple con el perfil profesional.
Criterio: De acuerdo al TITULO I DEL CONTRATO INDIVIDUAL DEL TRABAJO ARTICULO
8.- contrato individual de trabajo es el convenio en virtud del cual una persona se comprometo con
otra u otras a prestar sus servicios lícitos y personajes, bajo su dependencia por una remuneración
fijada por el convenio, la ley, del contrato colectivo o la costumbre. En base al reglamento interno
de contratación de la empresa articulo 5 en el que se especifica los perfiles y funciones para el cargo
Causa: Deficiencia en la selección del personal para asignación del área
Efecto: Escaza eficiencia el desarrollo operacional de las tareas asignadas de área
Análisis: Al realizar una adecuada selección del personal y contratar el personal idóneo para el cargo,
se obtendrá eficiencia en sus operaciones.
Conclusión: Actualmente la empresa no está ejecutando el reglamente interno de contratación en el
que se especifican los perfiles y funciones que se requiere para cada uno de los cargos
Recomendación: La empresa debe implementar el reglamento interno de contracción al momento
de seleccionar y contratar al personal para cada uno de los cargos de la empresa.
Marca:
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ROTACION DEL PERSONAL

Condición: Actualmente la empresa mantiene un ciclo de rotación del personal con un período de
tres meses.
Criterio: ISSO 9001. En su anexo A. Sección A7. CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN,
estipula lo siguiente: “En el apartado 7.1.6 de esta Norma Internacional se considera la necesidad de
determinar y gestionar los conocimientos mantenidos por la organización, para asegurarse de la
operación de sus procesos y que puede lograr la conformidad de sus productos y servicios”
Los requisitos relativos a los conocimientos de la organización se introdujeron con el propósito de:
a) salvaguardar a la organización de la pérdida de conocimientos, por ejemplo:
— por causa de rotación de personal;
— fracaso a la hora de capturar y compartir información;
b) fomentar que la organización adquiera conocimientos, por ejemplo:
— aprendiendo de la experiencia;
— tutorías.
Causa: Escaza de estructura organizacional, deficiencia en la aplicación de manuales de
procedimiento y funciones de las áreas de la empresa, personal poco capacitado en el área.
Efecto: Ineficiencia en el desarrollo operacional del área e incumplimiento de objetivos de las áreas.
Análisis: La empresa al optar por mantener un personal fijo o durante un período aceptable, podría
controlar el completo desarrollo y control de sus actividades, buscando así salvaguardar los
conocimientos de sus procesos y evitando la pérdida de los mismos
Conclusión: La empresa se encuentra en un período de rotación corto que influye en la eficiencia de
sus procesos, debido a la falta de responsabilidad y compromiso del personal en dicha área.
Recomendación: la empresa debe contratar personal especializado en el área y tratar de mantener
en su puesto de trabajo para que desarrolle con eficiencia sus actividades
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DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS POR DEPARTAMENTOS.

Condición: La empresa no tiene establecidos objetivos específicos por departamentos de trabajo.
Criterio: ISO 14001.- Ha sido diseñada para poder ser implementada en cualquier organización
independientemente de su tamaño, sector y ubicación geográfica: Permite el establecimiento de
objetivos que ayudan a la organización al eficiente manejo de sus recursos económicos, humanos y
tecnológicos.
Causa: la ausencia de implementación de objetivos específicos por áreas departamentales
Efecto: Bajo desempeño y efectividad de los recursos empleados en los diferentes departamentos.
Análisis: Al establecer objetivos específicos por departamentos derivados o guiados de los objetivos
institucionales la empresa obtendrá una línea de sincronización más efectiva entre su personal para
alcanzar sus metas tanto financieras como empresariales.
Conclusión: La empresa en su situación actual no cuenta con objetivos específicos por
departamentos, lo que tampoco les permite tener una planificación específica por área que beneficie
sus procesos y optimice los recursos de cada sección.
Recomendación: La empresa al realizar su plan estratégico debe estar diseñado en forma global y
específica para cada departamento, con la finalidad de brindar seguridad, compromiso y
responsabilidad de sus participantes, para que de esta manera se vinculen a mayor profundidad con
sus procesos y estos sean parte a su vez del cuerpo entero de la empresa, contribuyendo al desarrollo
unánime de la organización.
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CUMPLIENDO DE METAS EN BASE A LOS OBJETIVOS DEL ÁREA

Condición: Actualmente la empresa no posee objetivos de acuerdo a las metas de cada área
Criterio: la ISO 14001 ha sido diseña para poder ser implementada en cualquier organización
independientemente de su tamaño sector y ubicación geográfica : permite el establecimiento de
objetivos que ayuda a la organización al eficiente manejo de sus recursos económicos humano y
tecnológico
Causa: Ausencia de objetivos del área para alcanzar las metas de la empresa.
Efecto: Inexistencia de indicadores para medición del cumplimiento de las metas.
Análisis: Al tener definidos objetivos en cada área los encargados de estas tendrán claro las
actividades que se debe realizar para alcanzar los resultados o metas esperadas.
Conclusión: En la actualidad Súper Tienda Quevedo no posee objetivos definidos dentro de cada
área.
Recomendación: La empresa debe plantear objetivos en cada área para saber dónde deben estar
direccionadas las operaciones de estas contribuyendo al logro general de objetivos o metas de Super
Tienda Quevedo
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IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EN LAS ADQUISICIONES DE MERCADERÍA POR

CAUSAS EXTERNAS
Condición: Actualmente la empresa en cuestión a su planificación estratégica posee falencias con
respecto a la adquisición de mercaderías.
Criterio: ISO 9001.- De acuerdo con el TITULO 8 DE OPERACIÓN, SUBTITULO 8.1
Planificación y control operacional, la organización debe planificar, implementar y controlar los
procesos necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios, y para
implementar las acciones determinadas.
Causa: Deficiente control de los procesos de adquisición de mercadería y falta de consideración de
los factores externos q influyen en los mismos
Efecto: Adquisiciones de mercaderías de baja calidad, reducción o sobre de stock en los inventarios,
escaso control en la adquisición de mercaderías.
Análisis: Al elaborar un plan de adquisiciones se podrá ejecutar un mejor control, y así que se
proceda a la identificación de eventos para actuar de forma oportuna.
Conclusión: Los procesos en el área de bodega, no cuentan con un plan de adquisiciones para el
control del stock de las mercancías, ocasionando así que sus acciones se vean afectadas, dificultando
el proceso de compra.
Recomendación: Se sugiere a Súper Tienda Quevedo para mejorar su planificación estratégica
elaborar el plan de adquisiciones, que le permita desarrollar sus actividades de compra de forma
eficiente.
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SEGURO DE LA MERCANCIA
Condición: Actualmente no se encuentran aseguradas las mercaderías de menor valor y que son
perecibles
Criterio: de acuerdo a la NIIF 4 contratos de seguros, establece que las empresas deben contar con
seguros de los activos que posea la empresa con la finalidad de salvaguardarlos en eventos futuros o
casos fortuitos
Causa: Deficiencia en actividades de prevención ante eventos fortuitos a corto plazo
Efecto: Perdidas de mercadería que podrían afectar en los resultados económicos de la empresa
Análisis: Al no contar con un seguro para la totalidad de mercadería se corre el riesgo que las
perdidas sean altas
Conclusión: Debido a la ausencia de un seguro para las mercaderías de menor valor la Súper Tienda
Quevedo tiene la probabilidad de que se genere perdidas por este segmento en su inventario de
bodegas
Recomendación: La empresa debería asegurar en totalidad toda la mercadería con la finalidad de
estar preparados al momento que ocurran hechos eventuales o fortuitos
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NIVELES DE PRODUCTOS EN BODEGA

Condición: actualmente la empresa no tiene establecidos niveles máximos y mínimos de productos
en bodega
Criterio: de acurdo a la NIC 2 del tratamiento de inventario, existen los métodos de valoración FIFO
y Promedio Ponderado donde se puede llevar un control de las entradas y salidas de mercadería y
conocer los niveles máximos y mínimos de stock
Causa: deficiencia en el control de los niveles de productos en bodega
Efecto: inadecuado control de la cantidad de cada producto que debe existir en la bodega
Análisis: No cuenta con un adecuado control de la cantidad de productos que deben estar en la
bodega el cual ayude a manejar de mejor manera los productos
Conclusión: la empresa no tiene un control adecuado de los niveles de productos en bodega, lo que
no permite conocer con exactitud la mercadería que se requiere mantener en stock para las
operaciones de la empresa
Recomendación: la empresa debe implementar controles sobre los niveles de productos que deben
existir en la bodega sobre todo para los productos perecibles
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11/07/2018
COMUNICACIÓN ENTRE LAS ÁREAS

Condición: En la actualidad la empresa no tiene una adecuada comunicación entre sus áreas.
Criterio: COSO II Sistemas de información y comunicación del principio 13, establece que la
comunicación es el proceso continuo e interactivo de proporcionar, compartir y obtener su
información necesaria, relevante y de calidad tanto interna como externa.
Causa: Ausencia de protocolo en líneas de comunicación directa.
Efecto: Retraso de la información entre departamentos.
Análisis: La deficiencia de la comunicación interna crea sentimientos negativos entre los miembros
de la empresa generando un mal clima laboral y una disminución de la productividad
Conclusión: La empresa no tiene establecido líneas de comunicación entre los directivos y el
personal que labora en cada departamento impidiendo que la información que se maneje sea oportuna
y específica a la hora de tomar decisiones.
Recomendación: Se sugiere implementar proceso que agilicen el traslado de información que genera
cada área a todos los miembros de la entidad. De igual manera establecer protocolo de charlas o
reuniones para que cada área exprese sus preocupaciones o necesidades.
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COMUNICACIÓN INTERNA
Condición: Actualmente la empresa no considera necesario recoger y comunicar las diferentes
observaciones al personal pertinente
Criterio: De acuerdo al Título 7 Apoyo, Apartado 7.4. Comunicación de la ISO 9001 Sistemas de
Gestión de Calidad; determina que: “La organización debe determinar las comunicaciones internas
y externas pertenecientes al SGC, que incluyan: a) qué comunicar; b) cuándo comunicar; c) a quién
comunicar; d) cómo comunicar; y, e) quién comunica”.
De acuerdo al Título 7 Soporte, Apartado 7.4. Comunicación de la ISO 14001 Sistemas de Gestión
de Ambiental; determina que: “Una eficaz comunicación interna es clave no sólo para el sistema de
gestión ambiental sino también para resolver conflictos, o coordinar actividades, por lo que
asegurarse que se está aportando la información adecuada y en el momento preciso a aquellos que
van a emplearla, sirve para aumentar su motivación y mejorar su desempeño”.
Causa: Inexistencia de un buzón de quejas y sugerencias.
Efecto: Carencia de correcciones y rectificaciones por parte del personal al realizar sus funciones.
Análisis: Al no contar con un sistema de atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, no
se realizaría las respectivas soluciones y correcciones por área departamental.
Conclusión: La empresa no establece parámetros para reunir y comunicar las observaciones que se
realizan por parte de clientes, personal de la empresa y/o personas externas a esta.
Recomendación: Se sugiere que se incorpore un buzón de quejas y sugerencias dentro de la
organización en un lugar visible, para conocer las distintas inquietudes y observaciones de los
usuarios para así fortalecer y mejorar las actividades laborales de la empresa.
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SUPERVISIÓN PERMANENTE
Condición: Se realiza supervisión y monitoreo continuo por el responsable del área y la empresa
Criterio: la Ley Orgánica de Salud, en su artículo 129, menciona: “El cumplimiento de las normas
de vigilancia y control sanitario es obligatorio para todas las instituciones, organismos y
establecimientos públicos y privados que realicen actividades de almacenamiento, transporte,
distribución, comercialización y expendio de productos de uso y consumo humano.”;
Causa: Existe mucha deficiencia en la supervisión y monitoreo del área por parte de lo encargado
de las mismas especialmente En el área de inventario ya que no se controla con frecuencia en las
fechas de caducidad.
Efecto: Por la falta de control de productos se puede llegar hasta el punto de llegar de a dar de baja
el producto caducado llegando a causar pérdida económica para la entidad comercial
Análisis: Al realizar el adecuado control y supervisión constante de los inventarios de productos se
genera un mejor servicio a los clientes ofreciendo una variedad de productos y con la calidad q los
clientes merecen
Conclusión: Actualmente no se lleva un control permanente de inventarios no existe supervisión
llevada a cabo en periodo de tiempos cortos ya que se comercializa productos alimenticios los cuales
son perecibles y estos pueden llagas a caducar sino existe una rotación supervisada.
Recomendación: La empresa debe implementar el Reglamento Interno la supervisión de las
diferentes áreas de la entidad especialmente el área de inventarios que exista un control más eficaz
en rotación y control de productos
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