Ciclo de Conferencias 2018

1. Organización de Personal
1.1. Organigrama

Presidente

Axel Rodríguez

Tesorero Secretario
Tamara Durand José Crisanto

Coordinador Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de

Académico Protocolo Inscripciones Logística Difusión Recusos Humanos
Lorena Benites Gisel Gil Jhon Sosa Gerardo Mogollón Humberto Gómez Romina Deekes

Esquema 1: Organigrama de la directiva del Ciclo de Conferencias 2018.

Fuente: Elaboración Propia.

1.2. Manual de organización y funciones (MOF)

ROL /
NOMBRE Responsabilidad Funciones

Presidente Responsable de la dirección, -Dirección general del Ciclo de conferencias.

control y seguimiento del ciclo de -Supervisar el cumplimiento de las funciones de todas
Axel conferencias 2018. Responsable las áreas.
Rodríguez ante el PMI y la Universidad de - Designar a los encargados necesarios en cada puesto.
Piura. -Comprobar que la ponencia se desarrolle según lo
planificado (respetando fechas y presupuestos).
-Mantener contacto directo con las autoridades de la
UDEP y con el PMI con el fin de comprobar el
correcto funcionamiento del evento.
Secretario Responsable del control y -Coordinar las reuniones semanales de área.
seguimiento de documentos -Registrar la información necesaria en el acta de
José Crisanto relacionado a la conferencia, así reunión.
como el cumplimiento de -Estar pendiente de los informes de cada miembro del
actividades del equipo equipo.
directivo.
Tesorero Responsable de la administración -Registrar los materiales requeridos por los ponentes
de entradas y salidas de dinero que se encuentran en las fichas de ponentes.
Tamara antes, durante y después de la -Llenar la ficha de presupuesto de finanzas para
Durand conferencia internacional. comprar los materiales.
-Apoyar a finanzas en los días de la conferencia.
-Mantener informado al área sobre los ingresos de cada
conferencia en cuestión de pagos de certificados.
Coordinador Responsable de la programación -Verificar las fechas de asistencia de los ponentes,
Académico de actividades de la conferencia, contacto y confirmación de los requerimientos del
contacto y confirmación de material de sus ponencias.
Lorena ponentes. -Elaborar un correo de agradecimiento (Bienvenida)
Benites por la participación del ponente en el ciclo de
conferencias.
 - Estar pendiente del cronograma de ponencias y
elaborar su cronograma para realizar sus funciones.

Coordinador Responsable de la recepción y -Elaborar el reglamento para los asistentes.

de protocolo atención a los asistentes, ponentes -Tratar directamente con los ponentes y asistentes
y comité del ciclo de atendiendo sus inquietudes.
Gisel Gil conferencias. -Guiar y dirigir a las personas dentro del campus
universitario.
-Coordinar con los representantes de la Universidad y
el presidente del comité organizador su participación
en la Inauguración de la ceremonia de apertura y
clausura.
Coordinador Responsable del registro de -Enviar formulario al área de Marketing
de inscripciones de los participantes, -Realizar seguimiento del aforo de las aulas a
inscripciones así como de la difusión de precios disposición con la cantidad de inscritos en el
de la conferencia. formulario.
Jhon Sosa -Elaborar una lista de los inscritos (formato en Excel)
-Monitorear las inscripciones el día de la conferencia
(supervisión)
Coordinador Responsable del correcto -Optimizar procesos de trabajo.
de Logística funcionamiento, coordinación y -Gestionar el inventario de equipos y herramientas
organización del área logística (equipos de luces y sonido, dispositivos de traducción,
Gerardo para el desarrollo del ciclo de proyectores, laptops, punteros láser, sistema de
Mogollón conferencias. cableados, entre otros) proporcionados por la
universidad.
-Adquisición, almacenamiento y distribución de
material de trabajo para ponentes y asistentes de la
conferencia.
-Gestionar proveedores para adquisición de diversos
materiales de trabajo.
-Garantizar el correcto funcionamiento de equipos
relacionados al uso en las ponencias.
-Supervisar las actividades de
hospedaje contactándose con el área de Alianzas
estratégicas.
Coordinador Seguimiento y control de -Estar en contacto con el área de marketing y hacer
de difusión comunicaciones externas e seguimiento del cumplimiento del cronograma.
internas, promoción y publicidad -Comunicar todas las decisiones u ideas de publicidad
Humberto del ciclo de conferencias. del área al área de marketing.
Gómez -Distribuir el material publicitario a las distintas
facultades de la universidad.
Coordinador Administrar eficientemente la -Elaborar un manual de la organización interna del
de recursos gestión de personas para la evento
humanos formación y desarrollo del equipo -Reclutamiento de colaboradores
de trabajo y colaboradores con el - Capacitar a los colaboradores que apoyarán en el
Romina objeto de fortalecer y potenciar ciclo de conferencias.
Deekes las competencias necesarias para -Estar al tanto del requerimiento de colaboradores que
lograr los objetivos planteados. se necesitará para cada conferencia.
-Controlar el desempeño de cada colaborador el día de
la conferencia de la mano del área de Talento Humano.