Você está na página 1de 56

MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE MINAS GERAIS

PROCURADORIA GERAL DE JUSTIÇA


DIRETORIA-GERAL
DIRETORIA DE INFORMÁTICA

SGDP
MANUAL DO USUÁRIO
SISTEMA GERENCIADOR DE
DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS
BELO HORIZONTE
2005
MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
PROCURADORIA GERAL DE JUSTIÇA
DIRETORIA-GERAL
DIRETORIA DE INFORMÁTICA

SGDP
MANUAL DO USUÁRIO

SISTEMA GERENCIADOR DE
DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS

BELO HORIZONTE
2005
PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA
Jarbas Soares Júnior

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA ADJUNTA ADMINISTRATIVA


Paulo Roberto Moreira Cançado

DIRETORIA-GERAL
Simone Maria Lima Santos

DIRETORIA DE INFORMÁTICA
Cláudio Vicente Hess

DIVISÃO DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS


Paulo Cesar Lima

EQUIPE TÉCNICA DE DESENVOLVIMENTO


Cleto Henrique Andrade Souza
Daniela Cruz Soares
Luciana Leal Ambrósio
Mirian Lucas Baia Cardoso

RESPONSÁVEL TÉCNICO PELO MANUAL


Amilcar Francisco Faria
2a Edição
© Copyright 2004 by
Ministério Público do Estado de Minas Gerais
Procuradoria Geral de Justiça
Diretoria-Geral
Diretoria de Informática
Av. Álvares Cabral, 1690 - Santo Agostinho
CEP 30170-001 - Belo Horizonte - Minas Gerais

Equipe Técnica
Texto, editoração e capa: Amilcar Francisco Faria
Apoio: Cláudio Roberto Kfuri Araújo
Daniela Cruz Soares

Impresso no Brasil
Todos os direitos reservados

Dados internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)

Erro! Indicador não definido.

Indices para catálogo sistemático:

1. Programas 005.3
2. Programas para microcomputadores digitais 005.36
Apresentação
Caro Usuário,

Este material foi desenvolvido para satisfazer as necessidades de


treinamento do pessoal do Ministéro Público quanto ao uso do SGDP (Sistema
Gerenciador de Documentos e Procedimentos).

Não tendo este documento a pretensão de encerrar todas as


funcionalidades do sistema, ele abrange tão somente as FUNÇÕES BÁSICAS
do SGDP e é focado nos usuários iniciantes que necessitam aprender a usar o
sistema para melhor desempenhar suas funções.

Parte ele do pressuposto de que o usuário já tenha noções básicas


de informática e um mínimo de conhecimento sobre micro-computadores pessoais:
1. Hardware (o que é):
• computador: CPU, Memória;
• periféricos: drivers, teclado, mouse, HD;
2. Software;
• Quais os principais tipos de programas: Sistemas Operacionais, Editores de texto,
Planilhas, Banco de Dados;
• Conhecimentos básicos sobre Windows;
Todas as contribuições para o aprimoramento deste manual serão
bem vindas e quem desejar participar poderá enviar suas dúvidas, problemas,
soluções ou sugestões para:

sgdp@mp.mg.gov.br
ou ligue para
3330-8219

Convenções adotadas:

Ao ler este material você irá notar a existência de figuras colocadas


para destacar algum item. Na tabela abaixo são apresentadas as figuras utilizadas e
o seu significado:

Figura Significado
Observação importante.
Ação que não deve ser executada pelo usuário.
Sumário
1 INTRODUÇÃO AO SGDP..................................................................................... 1
1.1 O surgimento......................................................................................................................1
1.1 O surgimento......................................................................................................................1
1.2 O objetivo............................................................................................................................2
1.2 O objetivo............................................................................................................................2
1.3 Modelo de Funcionamento.................................................................................................2
1.3 Modelo de Funcionamento.................................................................................................2
2 APRESENTAÇÃO DO SISTEMA.......................................................................... 3
2.1 Iniciando o SGDP...............................................................................................................3
2.1 Iniciando o SGDP...............................................................................................................3
2.2 Atualizando Manualmente o SGDP................................................................................... 4
2.2 Atualizando Manualmente o SGDP................................................................................... 4
2.3 O logon no sistema.............................................................................................................5
2.3 O logon no sistema.............................................................................................................5
2.4 Tela de Abertura.................................................................................................................6
2.4 Tela de Abertura.................................................................................................................6
2.5 Barra de Menus..................................................................................................................6
2.5 Barra de Menus..................................................................................................................6
2.6 Barra de Ferramentas Geral.............................................................................................. 8
2.6 Barra de Ferramentas Geral.............................................................................................. 8
2.7 Barra de Ferramentas da Área de Dados..........................................................................8
2.7 Barra de Ferramentas da Área de Dados..........................................................................8
3 AS FUNÇÕES BÁSICAS..................................................................................... 10
3.1 Consulta Simples (a Documentos)...................................................................................10
3.1 Consulta Simples (a Documentos)...................................................................................10
3.2 Consulta Avançada (a Documentos)............................................................................... 11
3.2 Consulta Avançada (a Documentos)............................................................................... 11
3.3 Cadastro de Documentos.................................................................................................13
3.3 Cadastro de Documentos.................................................................................................13
3.3.1 Cadastrando Dados Básicos do Documento........................................................... 14
3.3.1 Cadastrando Dados Básicos do Documento........................................................... 14
3.3.2 Inserindo Anotações no Documento........................................................................ 15
3.3.2 Inserindo Anotações no Documento........................................................................ 15
3.3.3 Cadastrando Partes Envolvidas no Documento...................................................... 16
3.3.3 Cadastrando Partes Envolvidas no Documento...................................................... 16

Índice
3.4 Movimentação de Documentos........................................................................................19
3.4 Movimentação de Documentos........................................................................................19
3.4.1 Movimentação Simples de Documentos..................................................................19
3.4.1 Movimentação Simples de Documentos..................................................................19
3.4.2 Movimentação Massiva de Documentos..................................................................23
3.4.2 Movimentação Massiva de Documentos..................................................................23
3.4.3 Recibo de Movimentação de Documentos.............................................................. 24
3.4.3 Recibo de Movimentação de Documentos.............................................................. 24
3.5 Manifestação de Documentos..........................................................................................26
3.5 Manifestação de Documentos..........................................................................................26
3.5.1 Manifestação Simples ............................................................................................. 27
3.5.1 Manifestação Simples ............................................................................................. 27
3.5.2 Manifestação Massiva .............................................................................................29
3.5.2 Manifestação Massiva .............................................................................................29
3.6 Recebimento de Documentos..........................................................................................29
3.6 Recebimento de Documentos..........................................................................................29
3.6.1 Recebendo de dentro do Documento...................................................................... 30
3.6.1 Recebendo de dentro do Documento...................................................................... 30
3.6.2 Recebendo pelo módulo Recebimento de Documentos......................................... 30
3.6.2 Recebendo pelo módulo Recebimento de Documentos......................................... 30
3.6.3 Recebimento Massivo de Documentos....................................................................32
3.6.3 Recebimento Massivo de Documentos....................................................................32
3.6.4 Localizando um Documento para receber............................................................... 36
3.6.4 Localizando um Documento para receber............................................................... 36
3.7 Parametrização: Preferências da Unidade Administrativa.............................................. 39
3.7 Parametrização: Preferências da Unidade Administrativa.............................................. 39
3.7.1 Preferências da UA: Guia Documentos................................................................... 39
3.7.1 Preferências da UA: Guia Documentos................................................................... 39
3.7.2 Preferências da UA: Guia Listas por Unidade Administrativa................................. 40
3.7.2 Preferências da UA: Guia Listas por Unidade Administrativa................................. 40
4 GLOSSÁRIO DE TERMOS DE INFORMÁTICA................................................. 42

Índice
Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

1 INTRODUÇÃO AO SGDP

1 O que é o SGDP? 2 Como surgiu? 3 Qual seu objetivo? 4 O que ele faz?

1.1 O surgimento

Como todos sabem, a quantidade de documentos que o Ministério


Público precisa gerenciar é muito grande, assim também como existe uma
infinidade de locais diferentes onde esses documentos precisam ser armazenados.

Advém daí a legítima necessidade de gerenciar todo esse grande


volume de documentos, o que poderia ser feito de maneira rápida e eficiente
através de um Sistema Informatizado.

Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento interno de um Sistema


cujo principal módulo (o de gerenciamento de documentos básicos) já se encontra
em fase adiantada de implantação. Alguns setores possuem módulos específicos, já
desenvolvidos e que estão em fase de manutenção e outros setores, devido ao alto
grau de especificidade, terão módulos que ainda estão em fase inicial de
desenvolvimento (levantamento de necessidades).

O SGDP surge com o principal objetivo de integrar o cadastro e o


controle do andamento e movimentação dos documentos pelas unidades
administrativas do MP, disponibilizando todo tipo de informações relacionadas a
esses procedimentos através de um único sistema informatizado. Dessa forma, o
sistema não só centraliza as bases de dados, como também a busca pelas
informações.

Cabe também ressaltar que o sistema pode ser personalizado através


do desenvolvimento de módulos específicos que reflitam a natureza do documento
bem como da unidade administrativa a que o mesmo se refere, como já tem sido
feito, por exemplo, com módulos como o de Processos e Inquéritos (desenvolvido
inicialmente com base na necessidade específica da 12a PJ do Juízo Criminal e já
disponível para uso naquela e em outras Unidades Administrativas).

O SGDP, ao ser projetado como um sistema integrado, tanto em


informações quanto em funcionalidades, agiliza e garante a segurança na
localização e recuperação das informações por diversos usuários (sejam eles
responsáveis pela operação do sistema ou não), fornece dados estatísticos e
possibilita a diminuição do uso de papel entre outras vantagens oferecidas.

O sistema serve como um canal de comunicação entre as diversas


unidades administrativas do MP ou entre elas e o cidadão comum, permitindo não

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 1


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

só a integração das atividades exercidas, como também o acesso às informações


sem contatos ou deslocamentos desnecessários.

Por ter sido desenvolvido pela equipe de Informática da Procuradoria-


Geral de Justiça, os usuários do sistema – além dos benefícios citados
anteriormente – têm a comodidade e vantagem de contar com um suporte rápido e
eficiente do mesmo; bastando para isso uma comunicação (telefônica ou por email)
com a área de Suporte ao Desenvolvimento de Sistemas para que suas dúvidas,
sugestões e/ou reclamações sejam analisadas e solucionadas o mais rápido
possível pela equipe de desenvolvimento do SGDP.

1.2 O objetivo

O SGDP tem como objetivo principal gerenciar todos os tipos de


documentos do MP, sejam os originados externamente por pessoas físicas ou
jurídicas, sejam os originados internamente, inclusive armazenando dados relativos
a: envolvidos, anotações, manifestações, movimentação (envio/recebimento),
evolução e vínculos entre os diversos documentos, além de emitir relatórios e
recibos.

1.3 Modelo de Funcionamento

O SGDP utiliza um modelo chamado Cliente-Servidor. Nesse modelo,


um computador da rede (servidor) utiliza um software específico para disponibilizar
um serviço para que outros computadores (clientes) ligados à rede, utilizando um
outro tipo de software específico, tenham acesso ao serviço disponível no servidor.
Os dados sobre os documentos são mantidos centralizados e com o
grau de segurança determinado pela própria segurança da rede. Como
os dados ficam concentrados no Edifício Sede, não há perigo de perder
informações uma vez que periodicamente (mais de uma vez ao dia) é
realizado o backup automático dos mesmos.

Quando tentamos executar o SGDP, ele sofre uma atualização


automática caso exista, no servidor, alguma versão com data mais
recente que a versão local.

2 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

2 APRESENTAÇÃO DO SISTEMA

1 Quais as formas de iniciar o SGDP? 2 Como fazer a autalização manual do SGDP? 3 Como logar no SGDP?
4 Quais as 5 principais áreas da tela incial?

2.1 Iniciando o SGDP

Para iniciar o SGDP basta dar um duplo click no ícone do programa


que se encontra na área de Trabalho do Windows (Windows Desktop).

Duplo Click:
Executa o SGDP

Fig. 2.1.1: Ícone do SGDP na Área de Trabalho

Outra forma de inciar o sistema: usando o Windows Explorer localizar


o arquivo sgdp.exe usando o comando Localizar ou Pesquisar do menu Iniciar do
Windows (em geral ele se encontra na pasta c:/Sistemas/Sgdp/) e dar nele um
duplo click (fig2):

Em casos excepcionais de não atualização automática do sistema, ou


seja, quando ele der alguma mensagem dizendo não poder fazer essa
atualização, essa poderá ser feita manualmente (vide item 2.2).

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 3


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Duplo Click:
Executa o SGDP

Fig. 2.1.2: Outra forma de Inicialização do SGDP

2.2 Atualizando Manualmente o SGDP

Para realizar a atualização manual do SGDP abra uma janela do


Windows Explorer, digite na Barra de endereços um dos caminhos abaixo e tecle
enter:
\\pgjmg2\sgdp:se sua unidade for atualizada pelo servidor da sede ou
\\pgjmg7\sgdp$: se sua unidade estiver localizada na Raja

Se a barra de endereços do Windows Explorer não estiver visível clique


no menu Exibir, Barra de Ferramentas, Barra de endereços que ela irá
aparecer;

Em caso de dúvida em relação a qual o servidor usar para atualizar o


programa ou qualquer outra, entre em contato com o Desenvolvimento
de Sistemas da Diretoria de Informática;

Ao teclar o enter irão aparecer, na área de dados do Windows


Explorer, vários arquivos dos quais você deve selecionar os seguintes:

ConfigDB.jpm Sgdp.exe
ConfigETQ.ini UpdateSis.exe
LocalSist.jpm

Uma vez selecionados os arquivos, clique com o botão direito do


mouse sobre qualquer um deles e em copiar; (fig. 2.2.1).
Depois entre na pasta onde se encontra o SGDP (em geral ele fica na
pasta c:/Sistemas/Sgdp) e cole nela os arquivos copiados.

Poderá aparecer uma mensagem dizendo que um ou mais dos arquivos


já existem e perguntando se você deseja sobrescrevê-los, Clique no
botão de confirmação (SIM ou SIM para todos);

4 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Fig. 2.2.1: Atualização manual do SGDP

2.3 O logon no sistema

Ao dar o duplo click no arquivo Sgdp.exe o sistema faz a atualização


automática da versão (quando houver, no servidor, uma versão mais atual do
SGDP) e, logo em seguida, abre a tela de logon, onde o usuário vai digitar seu
nome de usuário e a senha (fig. 2.3.1), ambos fornecidos pela diretoria de
informática, devendo o usuário trocar sua senha logo no primeiro acesso.

Fig. 2.3.1: Tela de Logon do SGDP

Em caso de dúvida em relação à senha ou login, entre em contato


como o Suporte ao Desenvolvimento de Sistemas;

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 5


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

2.4 Tela de Abertura

Barra de Título Área de Dados


Barra de Menus Barra de Ferramentas de Dados
Barra de Ferramentas Guias da Área de Dados

Área de
Consultas
Tipo de
consulta

Resultado da
consulta

Barra de Status

Fig. 2.4.1: Tela de Abertura do SGDP (é a tela principal do Sistema)

É muito importante que o usuário conheça bem as áreas da tela do sistema,


as quais podem ser vistas na figura acima.

As áreas de consultas e de dados podem ser fechadas clicando no (X) que se


está no canto superior direito das mesmas. Para mostrá-las novamente deve-
se ir no menu EXIBIR e marcar a janela que se deseja exibir: Janela de
Módulos (Área de dados) ou a Janela Lateral Auxiliar (Área de Consultas).

2.5 Barra de Menus

6 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Fig. 2.5.1: Menu Arquivo

Fig. 2.5.2: Menu Módulos

Fig. 2.5.3: Menu Exibir

Fig. 2.5.4: Menu Tabelas

Fig. 2.5.5: Menu Relatórios

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 7


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Fig. 2.5.6: Menu Ferramentas

2.6 Barra de Ferramentas Geral

Recibo Preferências de Usuário; Parametriza os


Envolvidos valores Padrão (Default)
Usuários Evolução de Documentos
Tabelas Externas Procuradoria Especializada em Crimes de Prefeitos
Tabelas do Sistema Corregedoria
Consulta Avançada Secretaria dos Colegiados
Receber Documento Atualizar
Manifestação Massiva
Movimentação Massiva
Documento
Fig. 2.6.1: Barra de Ferramentas (Geral)

Nem todos os usuários podem visualizar todos os botões da Barra de


Ferramentas Geral ou da Barra de Ferramentas da área de Dados, pois
cada setor (Unidade Administrativa) pode ter acesso a funções
diferentes dos outros setores, conforme as especificidades de cada
um;

2.7 Barra de Ferramentas da Área de Dados

Incluir Receber Documento


Alterar Consultar Movimentações
Excluir Manifestações do Documento
Salvar Vincular / Visualizar Vínculos
Cancelar Voltar
Finalizar

8 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Fig. 2.7.1: Barra de Ferramentas de Dados

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 9


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

3 AS FUNÇÕES BÁSICAS

1 Quais as 4 funções básicas no SGDP? 2 Como fazer a autalização manual do SGDP? 3 Como logar no SGDP?
4 Quais as 5 principais áreas da tela incial?

A primeira e mais importante função do SGDP é a consulta.


TODOS os documentos que tramitarem pelo Ministério Público
deverão ser cadastrados no SGDP.
TODOS os documentos que não foram gerados na própria Unidade
Administrativa (UA) do usuário, e que não tenham Identificador (Id) anotado no
canto superior direito devem ser, primeiramente, consultados para saber se já não
foram cadastrados:
a) se foram, deve-se anotar neles o respectivo Id;
b) se não foram, devem ser cadastrados.

Somente os documentos externos serão encaminhados para o


setor de protocolo do Ministério Público.
TODOS os documentos internos serão cadastrados pela própria
UA que os produziu (exceto em casos de UA's que não possuam o SGDP - como
as do interior e algumas poucas da capital)

3.1 Consulta Simples (a Documentos)

Para se realizar a consulta simples a um certo documento deve-se:


1) Marcar o tipo de consulta na Área de Consultas (Consulta por: Identificador
do Documento, Número de protocolo, Data de protocolo etc);
2) Determinar o ano de Referência (opção habilitada só para consultas por
Número de Protocolo, Número de Documento e Número em Delegacia);
3) Digitar a identificação do documento conforme o tipo de consulta desejada:
Identificador do documento, o número do protocolo, o número do
documento, a data do documento etc;
4) Clicar no ícone da lupa ou teclar enter.
O sistema buscará, na base de dados, todos os documentos que
atendam à condição solicitada e os exibirá na área de Resultado da consulta (região
amarela pautada – fig. 3.1.1). Ao selecionar qualquer dos documentos exibidos
(click simples no identificador de um deles) os dados do mesmo serão mostrados na
área de dados (lado direito da tela).
Durante a busca na base de dados, o cursor se transforma na já conhecida
Ampulheta, indicando que está sendo processada a informação.

Embora se possa fazer a consulta por diversos critérios diferentes e ainda


exista uma cultura de se usar o número do protocolo ou do documento, os
usuários devem se educar para usar o identificador do documento pois este,
sendo gerado sequencialmente pelo sistema, garante que não haverá outro

10 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

documento com o mesmo número. Essa unicidade de identificação do


documento facilita o uso, mas só o ID do documento garante tal unicidade.

Fig. 3.1.1: Resultado de Consulta no SGDP (Consulta por Número do documento)

3.2 Consulta Avançada (a Documentos)

A consulta simples, apesar de permitir vários critérios distintos, só pode


ser ralizada por um único critério de cada vez. Isso a torna muito eficiente quando
se utiliza o Id do documento, mas a torna insatisfatória quando usada para
pesquisar por outros critérios como, por exemplo, o número do documento. A
consulta pelo documento número 001/2004 irá exibir muitos documentos.
Criou-se então a consulta avançada, que permite consultar por mais de
um critério ao mesmo tempo. Para abrir a janela de consulta avançada basta clicar

no ícone Consulta Avançada ( ) na barra de ferramentas geral. A consulta


avançada permite usar até 5 critérios dentre os 14 listados abaixo:
Assunto, Número do Protocolo,
Data do Documento, Órgão Externo Origem,
Data do Protocolo, Procedência do Documento,
Envolvidos, Tipo de Documento,
Identificador do Documento, Unidade Administrativa do MP
MAMP, origem,
Nome Membros/Servidores, Unidade de Cadastramento.
Número do Documento,

O conector padrão para essa consulta de múltiplos critérios é o


conector “E”, que restringe a consulta, pois ele quer dizer que serão procurados os
documentos que atendam a todos os critérios ao mesmo tempo. Já o conector
“OU”, ao invés de restringir, amplia a consulta, pois serão procurados todos os
documentos que atendam ou a um ou a outro dos critérios escolhidos.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 11


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

O exemplo da fig. 3.2.1 abaixo demonstra a realização da pesquisa


por documento cuja Data do Documento esteja entre 01/02/2004 e 10/10/2004,
cujo Número do Documento seja 046/2004 e que, ao mesmo tempo, tenha um
Membro/Servidor com o nome de Amilcar Francisco Faria.

Fig. 3.2.1: Resultado de Consulta Avançada no SGDP

Para visualizar os documentos encontrados (no exemplo acima só


havia 1) basta dar duplo clique no documento desejado e depois, para
voltar à consulta, basta teclar F2.

Se o usuário não tem certeza de como preencher o campo ele pode

clicar na lanterna ( ) e o sistema abrirá uma janela auxiliar (fig. 3.2.2). Na


consulta acima, por exemplo, se não sabe ao certo o nome do Membro/Servidor:

Fig. 3.2.2: Resultado de Pesquisa por nome de Membro/Servidor

Se o usuário só soubesse o sobrenome (FARIA): ao digitar %FARIA e

clicar na lupa ( ) o sistema iria mostrar todos os nomes que


tivessem a palavra digitada ignorando o que viesse antes da mesma.

12 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

3.3 Cadastro de Documentos

Para cadastrar um documento é necessário estar no módulo de

Documentos e clicar no ícone Incluir ( ). A fig.3.3.1 abaixo, ilustra a tela de


cadastro de documentos que será aberta.

Fig. 3.3.1: Cadastrando os Dados Básicos do documento

Ao iniciar o SGDP é exibido, como tela de abertura, o módulo de


Documentos. Caso ele não esteja nesse módulo, basta clicar no ícone

Documento ( ), na barra de Ferramentas Geral, para entrar nele.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 13


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Uma vez na janela de cadastro, o usuário tem 3 tipos de informações


distintas a preencher: os Dados do documento, as Partes Envolvidas e
Anotações do Documento.

3.3.1 Cadastrando Dados Básicos do Documento

Os dados do documento que precisam ser preenchidos são os


seguintes:
Número do documento - ex.: 001/2004 (o n° do processo, inquérito, portaria, ofício etc)
Data do documento – (data que está escrita no corpo do documento, se houver)
Número e Data de Protocolo – (caso existam; Ou o usuário preeche ambos ou nenhum)
Tipo de documento - ex.: Ofício, Ofício Circular, Portaria, Inquérito, Processo etc.
Restrição do Documento – Público, Privado Parcial ou Privado Total
Procedência do Documento – (a cidade de onde ele vem)
Orgão externo de Origem – (pesquisar antes de cadastrar um novo órgão)
Unidade Administrativa de Origem – (mutuamente excludente com órgão externo: um ou outro)
Assunto – (aquilo que é tratado no documento)
Palavra chave – (podem ser marcadas mais de uma ou nenhuma, conforme a pertinência)

Os campos com Asterisco vermelho na frente são de preenchimento

obrigatório ( ).

Os campos Tipo de Documento e Origem (seja Orgão externo ou


Unidade Administrativa Interna) são de preenchimento obrigatório.

Os Assuntos, assim como as Palavras-Chave de cada assunto, são


cadastrados pela Diretoria de Informática conforme solicitação
telefônica ao setor de Desenvolvimento de Sistemas.

Os Campos de Dados Básicos do documento podem já vir


preenchidos com as informações mais usadas no setor, agilizando o
cadastro de documentos. Essas preferências do usuário podem ser

parametrizadas clicando-se no ícone Preferências da UA ( ) na


barra de ferramentas geral. No caso da Diretoria de Informática, a
parametrização foi definida, confome a fig. 3.3.1.1. (abaixo).

14 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Fig. 3.3.1.1: Preferências da UA (Diretoria de Informática)


Após o preenchimento dos dados básicos, o documento já pode ser

salvo clicando no ícone Salvar ( ), na barra de ferramentas da Área de Dados.


O sistema irá pedir uma confirmação e, uma vez confirmado, ele irá gerar o
Identificador (Id) do documento, o qual deverá ser anotado no canto superior direito
do documento físico que está sendo cadastrado no sistema.

Os ícones Salvar ( ) e Cancelar ( ) só ficam ativos quando o


usuário está no modo de edição de documento, seja incluindo novo,

ícone Incluir ( ), seja alterando um existente, ícone Alterar ( )

O usuário pode escolher salvar o documento somente após preencher


as Anotações (se quiser colocar alguma) e as Partes Envolvidas para não ter que
voltar ao modo de edição após salvar o documento e anotar o Identificador.

3.3.2 Inserindo Anotações no Documento

Na área de anotações deve-se colocar informações rápidas que


ajudem os usuários a saber do que se trata o documento, contudo deve-se usar
esse campo com moderação para evitar reescrever nele todo o teor do documento
ou informações que não devam ser vistas por todos os setores por onde passar o
documento.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 15


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Fig. 3.3.2.1: Incluindo Anotações no Documento

3.3.3 Cadastrando Partes Envolvidas no Documento

Para cadastrar as partes envolvidas, o usuário deverá clicar no botão


Consulta/Cadastro das partes ( ) que fica ao final dos
Dados Básicos do Documento. Esta ação irá abrir a janela de cadastro das partes
envolvidas no documento (fig. 3.3.3.1).

Fig. 3.3.3.1: Incluindo Anotações no Documento

Para iniciar a inclusão das partes envolvidas nesse documento deve-se


clicar no botão Incluir Parte Envolvida ( ). Ao fazer isso, o
sistema irá exibir outro módulo: o Módulo de Envolvidos (fig. 3.3.3.2).
O módulo de envolvidos tem uma área própria de consulta, a qual pode
ser feita pelos seguintes critérios:
Nome Envolvido
Alcunha/Nome Falso
Documentos do Envolvido

16 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Envolvido Indefinido
MAMP
Nome Membros/Servidores

Fig. 3.3.3.2: Incluindo Partes Envolvidas no Documento

Deve-se consultar se um certo envolvido no documento já se encontra


cadastrado usando-se a área de consultas desse módulo.

Se o nome do envolvido existir, mas não houver dados de


documentos que possam certificar sua identidade, o usuário só
deverá usar esse nome se ele próprio não for complementar os dados
pessoais ou de documentação do envolvido.

Caso o usuário queira complementar os dados do envolvido ele


deverá cadastrar um novo envolvido como homônimo, complementar
os dados pessoais ou de documentação e depois Exportá-lo para o
documento.

Como o usuário está no módulo de envolvidos e não mais no de


documentos, ele deve exportar o envolvido (encontrado ou cadastrado) para o

documento clicando no ícone Exportar ( ), na barra de ferramentas da área de


dados.
Ao clicar em exportar, será aberta uma janela (fig 3.3.3.3) de Vínculo
Pessoa / Documento onde o usuário poderá preencher os seguintes dados (Tipo de
envolvimento é obrigatório):
Tipo do Envolvimento (Acusado, Vítima, Indiciado, Promotor, Remetente, Destinatário etc);
Situação do Envolvido (Absolvido, Culpado, Internado, Preso etc);
Data de Início de Vínculo (quando for pertinente);
Data de Fim de Vínculo (quando for pertinente).

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 17


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Fig. 3.3.3.3: Exportando Partes Envolvidas para o Documento

Confirma Cancela Fecha a janela

Após preencher a janela ilustrada acima, o usuário irá clicar no botão


OK e a área de dados voltará a exibir o módulo de envolvidos. Uma vez incluídos
todos os envolvidos no documento (localizados/cadastrados e exportados), o

usuário deve voltar ao módulo Documentos, clicando no ícone Voltar ( ), para


visualizar os envolvidos incluídos (fig. 3.3.3.4) na tela de cadastro das partes. Nessa
Tela o usuário pode incluir novos envolvidos ou excluir envolvidos já incluídos:
selecionando o nome (clique simples) e apertando a tecla E ou clicando no botão
Excluir ( )

Fig. 3.3.3.4: Visualizando Envolvidos incluídos no Documento

Para fechar a tela de cadastro de envolvidos basta clicar no botão


Fechar ( ).
Preenchidos os Dados Básicos, as Anotações e as Partes
Envolvidas é preciso salvar o documento para que o sistema gere o Identificador,

18 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

clicando no botão Salvar ( ). O sistema então irá exibir uma caixa de


confirmação como as abaixo:

Fig. 3.3.3.5: Confirmação para salvar o documento

A mensagem varia conforme esteja ou não preenchido o Número do


Documento, que pode ser o n° de ofício, portaria, processo, inquérito etc.

Após a confirmação o SGDP gera o Identificador, o qual deve ser


anotado no canto superior direito do Documento Físico (fig. 3.3.3.6).

Anotar Id. No canto superior


direito do Documento Físico

Fig. 3.3.3.5: Anotando o ID do documento gerado pelo sistema

3.4 Movimentação de Documentos

A movimentação de documentos pode ser feita de duas formas:


1) documento a documento (Movimentação Simples)
2) vários documentos de uma vez (Movimentação Massiva).

Somente a UA portadora do documento pode movimentá-lo.

Enquanto a UA destino não tiver recebido o documento o remetente


pode alterar ou até excluir a última movimentação do mesmo.

Somente a última movimentação pode ser alterada ou excluída, e


somente a UA remetente pode fazê-lo e somente se o documento não
tiver sido recebido pela UA de destino

3.4.1 Movimentação Simples de Documentos

Uma vez que o documento tenha sido cadastrado e seu ID tenha sido
gerado pelo sistema, observa-se o surgimento, na área de dados, de uma 3a guia
(abaixo da barra de ferramentas) chamada guia de Movimentação, a qual mostra os

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 19


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

dados de todas as movimentações do documento, respeitada a restrição de


visibilidade do mesmo (Público, Privado Parcial, Privado Total).

Guia Movimentação

Dados da
Movimentação

Fig. 3.4.1.1: Guia Movimentação

Restrição Quem pode ver


Todas as Movimentações Todos os Dados Básicos
Público Todas as UA's Todas as UA's
Privado Parcial Quem cadastrou, recebeu ou é o dono Todas as UA's
Privado Total Quem cadastrou e ou está com ele Quem cadastrou ou está com ele

Para movimentar um documento basta clicar na guia Movimentação e

clicar no ícone Incluir ( ), na barra de ferramentas da área de dados.


Se o documento tiver sido vinculado a outro e sua movimentação tiver
sido encerrada, ao tentar incluir uma movimentação, a seguinte mensagem de erro
será exibida:

Fig. 3.4.1.2: Mensagem de Movimentação encerrada

Se a UA do usuário não estiver de posse do documento que está


sendo movimentado, a seguinte mensagem de erro será exibida:

Fig. 3.4.1.3: Movimentação de documento de outra UA

20 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Se a UA do usuário estiver de posse do documento que se quer


movimentar, será exibida a tela de movimentação (fig 3.4.1.4) onde o usuário irá
preencher os dados da mesma:
Situação do Documento (Encaminhado, Em Tramitação, Aguardando, Arquivado etc);
Data do Envio (Em geral preenchida com a data atual; pode ser modificada);
Previsão de Retorno (quando for pertinente);
Recebimento Automático (quando for para órgão externo ou para quem não usa o SGDP –
ex: promotor, UA do Interior etc).
Unidade Administrativa do MP (quando for para destinatário INTERNO ao MP);
Membro/Servidor (pode-se selecionar uma pessoa, mas toda a UA tem acesso ao documento)
Órgão Externo (quando for para destinatário EXTERNO ao MP);
Anotações (podem ser impressas no recibo da movimentação, quando parametrizado);

Inclui Manifestação nessa


movimentação

Marque recebimento
automático quando enviar
para Órgão Externo ou para
quem não usar o Sistema

Limpa Unidade
Administrativa e
Membro/Servidor

Anotações podem sair no


recibo de envio se for
parametrizado

Fig. 3.4.1.4: Incluindo uma movimentação no documento

Preenchidos os dados da Movimentação é preciso salvar o documento

clicando no botão Salvar ( ).


Se o destino for uma UA do MP, o sistema irá perguntar se deseja
enviar para o setor padrão de recebimento da UA (fig 3.4.1.6):

Fig. 3.4.1.6: Confirmação do envio para o setor Padrão da UA

Se clicar em sim para envio ao setor padrão e a UA não tiver um setor


padrão cadastrado o documento será enviado para o setor Pai
daquele inicialmente determinado. Se clicar em NÃO, o documento
será enviado para o setor inicialmente determinado.

Ao tentar incluir uma movimentação o sistema irá verificar se estão


satisfeitas as condições para registro do retorno do recebimento automático, através
das seguintes restrições ao mesmo tempo:

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 21


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

SE na última movimentação:
– A UA ou o Órgão Externo de destino estão preenchidos;
– Se foi feita com Recebimento Automático;
– Se a origem é a UA atual;
– Se o usuário de envio é o mesmo de recebimento.

Se as restrições acima são verdadeiras irá aparecer a mensagem da


fig. 3.4.1.7 abaixo, indicando que será registrado, automaticamente o retorno do
recebimento automático da movimentação anterior:

Fig. 3.4.1.7: Aviso de registro do retorno do recebimento automático

Ao clicar no botão OK ( ) o sistema irá abrir a tela de


Recebimento Rápido (fig 3.4.1.8) cujos dados para registro do retorno do
recebimento automático da última movimentação já virão preenchidos, bastando ao
usuário clicar em receber para registrar esse retorno.

Fig. 3.4.1.7: Aviso de registro do retorno do recebimento automático

Embora os dados para o recebimento do documento já venham


preenchidos nessa tela de recebimento rápido, o usuário pode
modificá-los ou mesmo cancelar esse recebimento.

Na movimentação massiva, essa janela irá aparecer para cada


documento digitado que atenda às condições para registro do retorno
do recebimento automático descritas acima. Basta ao usuário teclar o
<ENTER> ou clicar no botão Receber para confirmar o recebimento,
ou seja, para registrar o retorno do recebimento automático.

22 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Se o usuário puder realizar a movimentação normalmente, o sistema


irá gerar o registro de retorno da movimentação automaticamente (no caso de o
documento atender às condições para registro do retorno do recebimento
automático) e já abrirá a janela normal de movimentação do documento para o
usuário incluir a movimentação desejada inicialmente.
Quando usuário preenche o campo de “Usuário Destino” com o nome
de um promotor de justiça, o campo “Situação Documento” é
automaticamente preenchido com a situação ACP – AUTOS COM
CARGA PROMOTOR e a opção Recebimento Automático é marcada;

Quando usuário preenche o campo de “Destino Externo”, o campo


“Situação Documento” é automaticamente preenchido com a situação
EM TRAMITACAO e a opção Recebimento Automático é marcada;

3.4.2 Movimentação Massiva de Documentos

Para movimentar vários documentos ao mesmo tempo para um único

destinatário basta clicar no ícone Movimentação Massiva ( ), na barra de


ferramentas geral para abrir a janela de movimentação massiva (fig. 3.4.2.1)

Digite o ID e tecle
Enter

Exclui o Documento
selecionado

Documentos que
serão enviados (até 15)

Dados da
Movimentação

Marcar quando destino


não usar o SGDP

Movimenta os
documentos listados

Anotações podem ser


Impressas no recibo

Limpa UA do MP e
Membro/Servidor

Cancela moviment. e
limpa a lista de ID’s

Fecha janela de
moviment. massiva

Fig. 3.4.2.1: Tela de Movimentação Massiva

Nessa janela, o usuário vai digitar o IDentificador de cada documento


que deseja movimentar e teclar Enter para que o mesmo passe a compor a área
amarela, a qual comporta até 15 documentos de uma vez.
Se algum documento, dentre os ID's que foram incluídos, não for
mais enviado e tiver que ser removido da lista, basta selecioná-lo e

clicar no ícone Excluir Item ( ).

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 23


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

De maneira análoga à movimentação simples, o usuário vai preencher


os dados da movimentação:
Data do Envio (Em geral preenchida com a data atual; pode ser modificada);
Recebimento Automático (quando for para órgão externo ou para quem não usa o SGDP –
ex: promotor, UA do Interior etc).
Situação do Documento (Encaminhado, Em Tramitação, Aguardando, Arquivado etc);
Unidade Administrativa do MP (quando for para destinatário INTERNO ao MP);
Membro/Servidor (pode-se selecionar uma pessoa, mas toda a UA tem acesso ao documento)
Destino Externo (quando for para destinatário EXTERNO ao MP);
Anotações (podem ser impressas no recibo da movimentação, quando parametrizado);

Após listar todos os documentos que deseja movimentar, o usuário irá


clicar no botão Movimentar ( ). Então será exibida a tela de
Resultado da Movimentação Massiva, conforme fig. 3.4.2.2, a qual especifica quais
documentos foram enviados com sucesso e quais não foram:

Fig. 3.4.2.2: Resultado de Movimentação Massiva de documentos

Somente serão movimentados com sucesso os documentos que


estiverem de posse da UA que está tentando movimentá-los.

A janela de registro do retorno do recebimento automáico irá aparecer


para cada documento digitado que atenda às condições para registro
do retorno do recebimento automático descritas no item 3.4.1 acima.
Basta ao usuário teclar o <ENTER> ou clicar no botão Receber para
confirmar o recebimento, ou seja, para registrar o retorno do
recebimento automático.

3.4.3 Recibo de Movimentação de Documentos

Uma vez que o documento tenha sido movimentado para um


destinatário, seja ele uma UA do Ministério Público seja ele um Órgão Externo, pode
ser necessário emitir um recibo para comprovar o envio do documento.
Se houver necessidade de guardar uma cópia do documento que está
sendo movimentado, não é necessário emitir um recibo de envio do
mesmo, pois quem o for receber físicamente pode dar o recebido na
própria cópia que será guardada pelo remetente.

24 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Para emitir um recibo de movimentação de um documento qualquer,

basta clicar no ícone Recibo ( ), na barra de ferramentas geral para entrar no


Módulo de Recibo (fig. 3.4.3.1)

Data de envio

Apaga campos Destino/AC

Pesquisa docs na data

Lista todos os documentos


enviados p/ destino acima

Seleciona todos os
documentos listados acima

Documentos selecionados
para emitir recibo

Visualiza Recibo

Imprime Recibo

Fig. 3.4.3.1: Gerando Recibo de Entrega de Documentos

Pode-se gerar um único recibo para comprovar o envio de vários


documentos, desde que todos tenham o mesmo destino.

Para se aproveitar recursos, pode-se imprimir o recibo no verso de


documentos impressos como prova ou rascunho, desde que não
sejam sigilosos.
Antes de imprimir o recibo, pode-se visualizá-lo para certificar-se de
sua correição, bastando, para isso, clicar no botão Visualizar Recibo de Entrega (
), no Módulo de Recibo (fig. 3.4.3.2)

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 25


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Fig. 3.4.3.2: Visualizando Recibo de Entrega

Para imprimir o recibo de movimentação, sem visualizá-lo antes, basta


clicar no botão Gerar todos os Recibos ( ), no
Módulo de Recibo (fig. 3.4.3.2)
No módulo de visualização do recibo, após verificar que o mesmo está
correto, o usuário pode imprimí-lo diretamente na impressora padrão do micro em
uso ou configurar outra impressora, dentre as instaladas no sistema operacional
Windows daquele computador (Fig 3.4.3.3 e Fig 3.4.3.4).

Imprime o recibo na impressora padrão do


Computador em uso

Permite configurar para qual impressora será


enviado o recibo

Fig. 3.4.3.3: Imprimindo Recibo de Entrega

Para escolher uma impressora diferente da padrão basta selecioná-la


na janela Imprimir (Fig 3.4.3.4) que é aberta ao clicar no primeiro ícone de
impressora (Printer Setup) do modo de visualização de recibo.

Fig. 3.4.3.4: Configurando Impressora para imprimir o Recibo

3.5 Manifestação de Documentos

A manifestação no documento é o ato de registrar no sistema o que foi


manifestado, por quem de direito, sobre o mesmo (ou sobre os envolvidos) e pode
ser feito de duas formas:
1) Manifestação simples, feita para um único documento, seja avulsa seja
de uma movimentação específica do documento;
2) Manifestação massiva, quando uma manifestação é feita para vários
documentos ao mesmo tempo.
Qualquer UA pode incluir manifestação (avulsa) sobre o documento
ou os envolvidos mesmo sem estar de posse do documento, mas só a

26 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

UA portadora, ou uma pela qual o documento já tenha passado, pode


incluir uma manifestação dentro de uma movimentação.

As manifestações dos promotores devem ser cadastradas dentro de


movimentações (ADP autos devolvidos pelo promotor) pois esse
parâmetro é usado para medir a produtividade dos membros.

3.5.1 Manifestação Simples

Uma vez dentro de um documento, pode-se incluir uma manifestação

no mesmo clicando no ícone Manifestações do Documento ( ), na barra de


ferramentas da área de dados. O sistema, então, irá abrir a janela de
Manifestação conforme figura 3.5.1.1 abaixo:
Inclui, Altera, Exclui, Salva
ou Cancela

Diz se manifest. é sobre


documento ou pessoa

SIM: Só usuários da UA
que cadastrou podem
alterar a manifestação
Data da Manifestação

Usuártio responsável pelo


cadastro da Manifestação

Especifica o tipo de
Manifestação

Especifica o sub-tipo de
Manifestação

Qdo Manifestação sobre


pessoa, diz Qual

Inclui ou exclui
envolvidos

Lista envolvidos sobre


quem se manifesta

Anotações podem ser


Impressas no recibo

Consulta movimentações
do documento

Fecha janela de
Manifestação

Fig. 3.5.1.1: Janela de Manifestação do Documento

A manifstação será gravada vinculada à última movimentação


recebida pela UA do usuário.

Em uma movimentação, notadamente nas devoluções (Autos


Devolvidos pelo Promotor), pode-se também incluir uma manifestação, em geral
feita pelo promotor; para isso, basta clicar no ícone Manifestações da

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 27


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Movimentação ( ), presente na tela de movimentação. Também nesse caso


o sistema irá abrir a janela de Manifestação conforme figura 3.5.1.1 acima.

28 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

3.5.2 Manifestação Massiva

Para se incluir uma única manifestação em diversos documentos ao

mesmo tempo, basta clicar no ícone Manifestações Massiva ( ), na barra de


ferramentas geral. O sistema, então, irá abrir a janela de Manifestação Massiva
conforme figura 3.5.2.1 abaixo:
Digite o ID e tecleEnter

Exclui o Documento
selecionado ao lado

Documentos que serão


Manifestados(até 15)

Dados da Manifestação

Data da Manifestação

SIM: Só usuários da UA
que cadastrou podem
alterar a manifestação

Usuártio responsável pelo


cadastro da Manifestação

Abre janela Colaboradores

Pesquisa por
membros/servidores

Tipo e sub-tipo da
Manifestação

Anotações

Botões Manifestar,
Cancelar, Fechar

Fig. 3.5.2.1: Janela de Manifestação Massiva

A manifstação será gravada vinculada à última movimentação


recebida pela UA do usuário.

3.6 Recebimento de Documentos

O recebimento de documentos é o ato de registrar no sistema que um


certo documento chegou na UA e pode ser feito de duas formas:
1) De dentro do documento (após consultá-lo)
2) Pelo Módulo de Recebimento de Documentos (simples ou massivo).

Somente a UA destinatária, para a qual o documento foi enviado,


pode recebê-lo, contudo, documentos enviados para unidades que
não usam o SGDP (como o interior por exemplo) ou para órgãos
externos, podem ser recebidos (capturados) por outras UA's.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 29


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

3.6.1 Recebendo de dentro do Documento

Uma vez consultado (e encontrado) um certo documento e caso o


mesmo tenha sido enviado para a unidade que o está consultando, para recebê-lo

basta clicar no ícone Receber Documento ( ), na barra de ferramentas da área


de dados. O sistema irá abrir uma solicitação de confimação de recebimento, após
a qual, será exibida uma mensagem de sucesso no recebimento (Fig. 3.6.1.1)

Fig. 3.6.1.1: Solicitação de Confirmação e Confirmação de Recebimento

Caso o documento não tenha sido enviado para a unidade que o está

consultando o ícone Receber Documento estará desabilitado ( ),

3.6.2 Recebendo pelo módulo Recebimento de Documentos

Para entrar no módulo de Recebimento basta clicar no ícone Receber

Documento ( ), na barra de ferramentas Geral. O sistema irá exibir o módulo de


recebimento de documentos, conforme Fig. 3.6.2.1 abaixo:

Pesquisa documentos da
Unidade Administrativa

Exibe documentos
enviados p/ a UA. Duplo
clique seleciona p/ receber.

Habilita o recebimento
massivo

Localiza documento para


receber. Permite receber
documentos de outra UA.

Lista os selecionados para


receber. Os não marcados
não serão recebidos.

Lista documentos
selecionados para receber.

Fig. 3.6.2.1: Módulo de Recebimento de Documentos

30 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Para exibir todos os documentos enviados para a UA basta clicar no


botão Buscar documentos pendentes para a Unidade Administrativa
( ).
Os documentos enviados para a UA e que ainda aguardam
recebimento serão exibidos, por ordem crescente do ID do documento, na
primeira área branca.
Para selecionar os que serão recebidos basta dar duplo clique sobre
os mesmos e eles passarão a compor a lista dos selecionados (área amarela). Uma
vez que não se queira mais receber algum dos documentos selecionados basta
desmarcar a caixa do lado esquerdo do mesmo antes de clicar no botão Receber
Documentos ( ) - fig 3.6.2.2

Documentos com caixa


desmarcada não serão
recebidos

Fig. 3.6.2.2: Documentos Selecionados para recebimento

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 31


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

3.6.3 Recebimento Massivo de Documentos

No módulo de Recebimento, a lista de documentos não recebidos


pode ficar muito grande, tornando lento o processo de seleção dos documentos que
se quer receber. Assim sendo, foi criado o Recebimento massivo.
Para selecionar rapidamente vários documentos para recebimento o
usuário irá clicar no botão Recebimento Massivo ( ), para abrir a
janela de recebimento massivo (fig. 3.6.3.1)
Digite o ID e tecleEnter

Exclui o Documento
selecionado

Documentos que serão


recebidos (até 15)

Recebe documentos
listados

Fecha a janela de
recebimento massivo

Fig. 3.6.3.1: Tela de Recebimento Massivo

No Recebimento Massivo, de maneira análoga à Movimentação


Massiva, o usuário vai digitar o Identificador (ID) de cada documento que deseja
receber e teclar Enter para que o mesmo passe a compor a área amarela, a qual
comporta até 15 documentos de uma vez.
Se não quiser mais receber algum documento, dentre os ID's que
foram incluídos na lista, basta selecioná-lo e clicar no ícone Excluir

Item ( ), para removê-lo.

Após colocar (listar) todos os identificadores o usuário irá clicar no


botão Receber ( ), quando então será exibida a tela de Resultado do
Recebimento Massivo, conforme figura 3.6.3.2 abaixo, onde serão distinguidos os
documentos recebidos com sucesso dos não recebidos por falta de permissão (ou
seja, por não terem sido enviados para o setor que os está tentando receber).

32 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Lista dos documentos


não recebidos

Lista dos documentos


recebidos com sucesso

Fecha a janela de
resultado de
Recebimento massivo

Fig. 3.6.3.2: Resultado do recebimento massivo

Caso tenham sido listados, na janela de recebimento massivo (fig.


3.6.3.1), documentos cuja última movimentação tenha sido feita com recebimento
automático o sistema irá verificar se estão satisfeitas as condições para registro do
retorno desse recebimento automático, através das seguintes condições
simultâneas:
SE na última movimentação:
– A UA ou o Órgão Externo de destino estão preenchidos;
– Se foi feita com Recebimento Automático;
– Se a origem é a UA atual;
– Se o usuário de envio é o mesmo de recebimento.

Se as restrições acima são verdadeiras irá aparecer a mensagem da


fig. 3.6.3.3 abaixo, indicando que será registrado, automaticamente o retorno do
recebimento automático da movimentação anterior:

Fig. 3.6.3.3: Aviso de registro do retorno do recebimento automático

Ao clicar no botão OK ( ) o sistema irá abrir a tela de


Recebimento Rápido (fig 3.6.3.4) cujos dados para registro do retorno do
recebimento automático da última movimentação já virão preenchidos, bastando ao

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 33


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

usuário clicar em receber para registrar esse retorno. Isso para cada documento,
dentre os listados para recebimento, que atenda as condições acima (de registro do
retorno do recebimento automático).

Fig. 3.6.3.4: Aviso de registro do retorno do recebimento automático

Embora os dados para o recebimento do documento já venham


preenchidos nessa tela de recebimento rápido, o usuário pode
modificá-los ou mesmo cancelar esse recebimento.

No Recebimento massivo, essa janela irá aparecer para cada


documento digitado que atenda às condições para registro do retorno
do recebimento automático descritas acima. Basta ao usuário teclar o
<ENTER> ou clicar no botão Receber para confirmar o recebimento,
ou seja, para registrar o retorno do recebimento automático.

Para cada documento para o qual será registrado o retorno do


recebimento automático, o usuário irá clicar no botão Receber ( ).
Após o recebimento de todos, será exibida a tela de Resultado do Recebimento
Massivo, conforme figura 3.6.3.5 abaixo, onde serão distinguidos os documentos
recebidos com sucesso dos não recebidos por falta de permissão (ou seja, por não
terem sido enviados para o setor que os está tentando receber).

34 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Fig. 3.6.3.5: Resultado do recebimento massivo

Ao clicar no botão Fechar ( ), após o recebimento


massivo de todos os documentos, será exibida uma mensagem automaticamente
perguntando se o usuário deseja movimentar os documentos recebidos e ainda não
movimentados conforme figura 3.6.3.6 abaixo.

Fig. 3.6.3.6: Aviso de registro do retorno do recebimento automático

Caso o usuário clique em não, o sistema retornará ao módulo de


recebimento. Caso ele clique em sim, será aberta uma janela cujo título é
Movimentação após Recebimento conforme figura 3.6.3.7 abaixo.
Nesta janela já virão selecionados para movimentação os documentos
para os quais acabou-se de registrar o retorno do recebimento automático. Caso o
usuário prefira, ele poderá clicar no botão de busca de documentos pendentes para
sua UA e o sistema irá listar no grid Branco todos os documentos recebidos pela
respectiva UA e ainda não movimentados.
Para selecionar qualquer documento entre os listados bastará um
duplo clique sobre o documento e o mesmo será enviado ao grid Amarelo
(selecionados para movimentar). Se desistir de movimentar qualquer documento já
selecionado, basta desmarcar a caixa de seleção (dentro do grid amarelo) que
precede o documento.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 35


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Clique aqui para exibir TODOS os documentos


pendentes

Lista os documentos pendentes ao clicar o


botão acima. Duplo clique seleciona o
documento enviando-o ao grid amarelo

Anotações a serem incluídas

Lista documentos que serão movimentados.


Para não movimentar algum, basta desmarcar
a caixa de seleção que o precede.

Dados da movimentação massiva dos


documentos listados no grid amarelo acima

Movimentar: Movimenta os Documentos;


Cancelar: Cancela a Movimentação;
Fechar: Fecha esta janela.

Fig. 3.6.3.7: Aviso de registro do retorno do recebimento automático

3.6.4 Localizando um Documento para receber

Para localizar um documento para poder recebê-lo, o usuário irá clicar


no botão Localizar Documento ( ). Esta ação irá abrir a janela
de detalhe do recebimentos (fig. 3.6.4.1)

Fig. 3.6.4.1: Tela de Detalhamento do Recebimento,

Nesta modalidade de recebimento é possível receber documentos


enviados para sua UA, para outras UA's (desde que as mesmas não possuam o
SGDP) ou para órgãos externos (os quais também não possuem o sistema).
Embora exista esta opção, o recebimento massivo é uma opção bastante eficiente
para o recebimento de documentos enviados com recebimento automático (ou seja,
para órgãos ou UA's que não usem o sistema).

36 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Se o usuário tentar receber documentos enviados para outras UA's do


MP que tenham o SGDP instalado e em uso, será exibida a mensagem da figura
3.6.4.2 abaixo:

Fig. 3.6.4.2: Recebendo Documento inexistente

Após a exibição da tela de detalhamento do recebimento e a escolha


do Órgão Externo ou da UA pela qual se quer receber os documentos, o sistema irá
exibir a tela Pesquisa de Documentos, conforme figura 3.6.4.3 abaixo:
Critérios de Pesquisa do
documento

Para documentos enviados


p/ a UA.

Data de envio do
documento

Permite a digitação direta


do ID do documento que se
quer receber

Lista documentos que


atendem ao critério acima.
Duplo clique seleciona

Lista documentos
selecionados para receber

Rrecebe os documentos
selecionados

Consulta movimentações
do documento

Fecha a janela de Pequisa


de documentos

Fig. 3.6.4.3: Recebendo Documento inexistente

A janela de pesquisa de documentos abre com o critério de pesquisa


previamente marcado, conforme a opção escolhida na janela de Detalhe do
recebimento (Fig 3.5.4.1): se for receber documento enviado para sua UA, o critério
de pesquisa vem marcado Unidade Administrativa; se for receber documentos
enviados para outra UA ou para Órgão Externo, o critério de pesquisa vem marcado
Número de protocolo. O usuário, porém, pode modificar o critério de pesquisa para
outro que julgue mais apropriado e/ou escolher o período de envio do documento

Quando o usuário clicar na lupa ( ), o sistema irá exibir uma lista


dos documentos que atendam ao critério estipulado. Para selecionar o(s)
documento(s) que deseja receber o usuário deve dar duplo clique sobre ele(s).

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 37


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

O usuário também pode marcar a opção de digitação direta do ID do


documento, caso em que o sistema irá exibir a tela Pesquisa de Documentos,
conforme figura 3.6.4.4 abaixo:
Critério de pesquisa
do documento
Digite o ID (ou n° de
protocolo) e tecle Enter

Exclui o Documento
selecionado

Documentos que
serão recebidos

Fecha a janela de
recebimento massivo

Fig. 3.6.4.4: Digitação direta do ID do Documento que se quer receber

Nessa modalidade de recebimento o usuário digita o ID, ou o n° de


protocolo, do documento que deseja receber e tecla Enter para habilitá-lo ao
recebimento. Caso o documento não possa ser recebido pela UA do usuário,
específicamente, será exibida a a mensagem da figura 3.5.4.5 abaixo:

Fig. 3.6.4.5: Mensagem de impossibilidade de recebimento

38 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

3.7 Parametrização: Preferências da Unidade Administrativa

A parametrização é o meio através do qual o usuário indica ao sistema


as preferências da sua Unidade Administrativa. Embora qualquer usuário possa
fazer essa parametrização, sugerimos que um único usuário da respectiva UA o
faça (preferencialmente o de maior conhecimento) pois a parametrização é feita por
setor e não por usuários. Para tanto, basta clicar no ícone Preferências da
Unidade Administrativa ( ), na barra de ferramentas geral.

Fig. 3.7.1: Parametrização: Preferências da Unidade Administrativa

3.7.1 Preferências da UA: Guia Documentos

Ao clicar no ícone Preferências da Unidade Administrativa o sistema


irá abrir a janela de título Preferências (fig 3.7.1.1) a qual possui seis guias para
parametrização:
1) Documentos; 4) Manifestação;
2) Relatórios; 5) Cadastro de Endereços e
3) Movimentação; 6) Listas por Unidade Administrativa.
Guias de parametrização de:
1) Documentos
2) Relatórios
3) Movimentação
4) Manifestação
5) Cadastro de Endereços
6) Listas por UA's

Tipo de documento padrão

Tipo de documento padrão

Tipo de documento padrão


Padrão para consulta
da Ua Tipo de documento padrão

Tipo de documento padrão

Tipo de documento padrão

Fig. 3.7.1.1: Digitação direta do ID do Documento que se quer receber

Ao iniciar a parametrização a guia Documentos é a primeira guia a ser


aberta.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 39


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

Parametrizar a guia Documentos implica que qualquer novo


documento que venha a ser cadastrado na UA já venha com os
campos Tipo de Documento, Restrição, Procedência, Órgão Externo
de Origem ou Unidade Administrativa do MP de Origem preenchidos
conforme a parametrização desejada. Esse procedimento agiliza o
cadastro dos documentos mais comuns.

Parametrizada a guia Documenos, ao iniciar o cadastro de novos


documentos os campos já virão preenchidos, mas o usuário pode
mudar qualquer deles.

3.7.2 Preferências da UA: Guia Listas por Unidade Administrativa

A parametrização da última guia (Listas por Unidade Administrativa–


Fig 3.7.2.1) é a mais relevante, uma vez que nela se pode parametrizar as principais
listas disponíveis para cada UA, ou seja, as listas de:
1) Tipo de Documento; 4) Tipo de Manifestação;
2) Assunto; 5) Tipo de envolvimento e
3) Órgão Externo; 6) Situação do Documento.

Guias de parametrização de:


1) Documentos
2) Relatórios
3) Movimentação
4) Manifestação
5) Cadastro de Endereços
Botões de Alteração 6) Listas por UA's
das listas atuais
Lista os Tipos de documento

Lista de Assuntos

Lista de Órgãos Externos

Lista Tipos de Manifestação

Lista Tipos de Envolvimento

Lista Situação do Documento

Salvar ou cancelar alterações

Fig. 3.7.2.1: Digitação direta do ID do Documento que se quer receber

Ao clicar no botão Alterar ( ) em qualquer das listas da


Unidade Administrativa irá aparecer uma tela com duas áreas (Fig 3.7.2.2): a
primeira exibe Todas as possibilidades existentes para a lista escolhida e a segunda
mostra só as possibilidades escolhidas para a respectiva UA. Para passar qualquer
item de uma área para outra basta usar os botões existentes entre elas .

40 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

Lista todos os itens


disponíveis na base de dados

Lista somente os itens


parametrizados para a UA

Passa o item selecionado da


esquerda para a direita

Passa TODOS os itens da


esquerda para a direita

Passa o item selecionadoda


direita para a esquerda
Passa TODOS os itens da
direita para a esquerda

Salvar / Cancelar Alterações

Fig. 3.7.2.2: Parametrizando a lista de Tipos de Documento para esta UA

Fazer uma boa parametrização das listas da Unidade Administrativa


implica maior produtividade pois o sistema terá que buscar menos
informações na base de dados ao exibir as listas (já parametrizadas),
bem como o usuário não terá que voltar à parametrização para incluir
ítens que tenha deixado de fora da lista de preferências da sua UA
Quando a área da direita (itens parametrizados para a respectiva UA)
estiver vazia, o sistema irá exibir todos os itens disponíveis na base
de dados.
Uma vez feita a parametrização, o sistema só irá exibir os itens
parametrizados para a respectiva UA. Se o iten desejado pelo usuário
não estiver entre eles, será necessário voltar à parametrização para
incluí-lo.
Após fazer a parametrização pode ser necessário reiniciar o SGDP
para que algumas mudanças se tornem efetivas.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 41


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

4 GLOSSÁRIO DE TERMOS DE INFORMÁTICA

TOPO

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z - Outros
-A- TOPO ▲ BROWSER - Programa que permite visualizar e utilizar uma base de
dados, distribuída ou não por vários computadores. Termo
normalmente aplicado aos programas que permitem navegar na Web.
ANONYMOUS - Anônimo. Em geral utilizado p/ o login num servidor
FTP, p/ indicar que se trata de um usuário não registrado na máquina. BTW - Sigla do inglês "By the Way" (Já agora / Por falar nisso, etc.).
A password a fornecer em seguida deve ser o endereço eletrônico. Usada em textos de correio eletrônico, artigos de news, etc.
ANSI - Conjunto de normas para a transmissão de caracteres de
controle para um terminal, permitindo: tratamento de cores e outros -C- TOPO ▲
atributos, movimento do cursor, som, etc. Em terminais.
CELLO – Nome de um programa (browser) para navegar na Web.
APLICATIVO – programa que atende a uma necessidade do usuário
CERT (Computer Emergency Response Team) - Organismo criado
ARCHIE - Ferramenta de procura de arquivos e informações em em 1988 pela Darpa, visando tratar questões de segurança em redes,
servidores FTP. Indica-se ao archie o nome do arquivo (ou parte dele) em particular na Internet.
que se deseja encontrar e ele retorna o nome (endereço) dos
servidores onde o pode encontrar. CHAIN LETTER (chain mail) - Carta recebida e re-enviada para
várias pessoas e assim sucessivamente até que se torna muito
ARPANET - Rede de computadores criada em 69 pelo Depto de difundida. Normalmente seu texto incita à sua difusão por outras
Defesa norte-americano p/ Interligar instituições militares. Originou a pessoas.
Internet após aderirem a ela as universidades americanas.
CIBERESPAÇO (cyberspace) - Termo inventado por William Gibson
ARTICLE (ARTIGO) - Um texto existente na Usenet/News. no seu romance Neuromancer. É o Conjunto de redes de
computadores interligadas e de toda a atividade ai existente. É uma
ASCII (American Standard Code for Information Interchange) – espécie de planeta virtual, onde as pessoas (a sociedade da
Código-padrão americano para intercâmbio de Informações. É uma informação) se relacionam virtualmente, por meios eletrônicos.
Normatização para a codificação de caracteres através de números
binários, utilizada em quase todos os computadores. Define a CLIENT (CLIENTE) - Programa que pede um certo serviço (exemplo:,
codificação dos caracteres com códigos numéricos: de 0 a 127. a transferência de um arquivo) a um outro programa chamado
Servidor. Cliente e Servidor em geral estão em máquinas diferentes.
ATTACHMENT (atachado/anexo)- arquivo anexado a uma mensagem
CONEXÃO - Ligação do seu computador a um computador remoto.
AUTO-ESTRADA DA INFORMAÇÃO - Conjunto de ligações entre
computadores, formando uma rede de redes, de preferência com correio eletrônico (e-mail) - Mensagem transmitida por meios
meios de comunicação ultra rápidos. Nome usado por vezes para eletrônicos. Uma carta eletrônica contém texto (como qualquer outra
designar a(s) rede(s) atualmente existente(s) (em particular a Internet) carta) e pode ter, eventualmente, um ou mais arquivos anexos.

AUP/ acceptable use policy - Regras de boa conduta para a CROSSPOST - Fazer o crosspost de... Ato de enviar para um grupo
utilização correta da rede e seus serviços. Pode ser um documento de news um artigo (ou parte) já publicado (ou a publicar) noutro grupo.
distribuído ao usuário novato em um certo sistema.
CRACKER - Individuo que faz todo o possível e o impossível para
AVI (Audio Vídeo Interleaved) - Formato de arquivos audiovisuais para entrar num sistema de informática alheio, quebrando sistemas de
Windows segurança, para assim poder causar danos.

-B- TOPO ▲ -D- TOPO ▲


BACKBONE - Espinha dorsal de uma rede, geralmente uma DAEMON - Programa sempre pronto a receber instruções/pedidos de
infraestrutura de alta velocidade que interliga várias redes. outros programas p/ a executar uma ação.

BANDWIDTH - Largura de Banda. Termo que designa a quantidade DIAL-IN (DIAL-UP) - Designação de um tipo de ligação ou de um ato
de informação passível de ser transmitida por unidade de tempo, num de ligação à Internet (por exemplo pelo estabelecimento de uma
determinado meio de comunicação (fio, onda radio, fibra ótica, etc.). chamada telefônica (Dial) p/ um computador, através de um modem)
Normalmente medida em bits por segundo (bps), kbps, mbps, kBps
(kiloBytes/s), mBps, etc. DNS (Domain Name Server) - Conjunto de regras e/ou programas
que constituem um Servidor de Nomes da Internet. Um servidor de
BAUD - Número de mudanças de fase do sinal transmitido por um nomes faz a tradução de um nome alfanumérico (p.ex. microbyte.com)
modem. Muito confundido com a medida bps (bits por segundo), mas para um numero IP (p.ex. 192.190.100.57).
com um significado diferente embora possam ter valores aproximados.
DOMAIN (DOMÍNIO) - Nome que é associado a um computador na
BBS - Bulletin Board System. Computador(es) que permite(em) que Internet, formado por palavras seguidas de ponto
os usuários se liguem a ele(es) através de uma linha telefônica onde (www.pgj.mg.gov.br)
normalmente há trocas de mensagens, busca de arquivos e
programas e participação em conferências (fóruns de discussão) DOMÍNIO PÚBLICO – Diz-se daquilo que é de livre uso, ou seja, que
divulgadas por várias BBS. pode ser utilizado sem nenhuma restrição de uso. Em geral deve ser
dado o o devido crédito ao(s) autor(es).
BITNET - Rede mundial acessível pela Internet, mas distinta desta,
com características educacionais. DOOM – Nome de um dos mais famosos jogos distribuidos em
shareware na Internet. Seus criadores (3 jovens) ficaram rápidamente

42 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

milionários! :-) Tem vários níveis, efeitos sonoros, é em 3D e permite GNU (GNU's not Unix) - Organização/Associação sem fins lucrativos
que vários jogadores joguem simultaneamente, cada um no seu que promove o desenvolvimento de software gratuito de todo o tipo:
computador. Um clássico no gênero (tiros e explosões). sistemas operacionais, compiladores etc.

DOWNLOAD - Ato de transferir o arquivo de um computador remoto GOPHER – Antigo serviço semelhante a Web para a procura de
para o seu próprio, usando um protocolo de comunicações. informação em bases de dados existentes em todo o mundo, usando
ou não algumas ferramentas próprias de pesquisa por palavras-chave
-E- TOPO ▲ GOV-Sufixo dos endereços eletrônicos de instituições governamentais
EDU - Sufixo das instituições de ensino/educação (edu=educational). GRUPOS DE DISCUSSÃO (NEWSGROUP) – Áreas onde se escreve
publicamente sobre um tema, em geral indicado pelo nome do grupo.
ELM - Um programa/leitor de correio eletrônico para ambientes Unix
(se bem que também se possam encontrar versoes para outros
sistemas operacionais). à base de menus com escolha de opcoes por -H- TOPO ▲
letras e teclas de cursor.
HACKER – Erroneamente confundido com "cracker", um hacker é um
ENDEREÇO ELETRÔNICO (email address) - Cadeia de caracteres especialista (em informática) ou um "Problem solver" (aquele que
que identifica univocamente um determinado usuário (ou seja, sua resolve problemas).
caixa de correio electrônico) dentro da Internet.
HIERARQUIA - Hierarquia de diretórios é o conjunto dos diretórios de
ETHERNET - Uma das arquiteturas possíveis em redes locais e nas um certo sistema de arquivos que engloba a raiz e todos os
quais se usam, em geral, cabos coaxiais p/ interligar os computadores. subdiretórios
Cada um acessa a rede de modo concorrente com os outros, exigindo
portanto regras/convenções para determinar qual deles deve transmitir HIPERTEXTO (HYPERTEXT) - Texto eletrônico, formatado, com
informações num certo instante. A informação pode ser transmitida em imagens, sons, animações e hiperlinks
modo "Broadcast": para todos eles e não só para um.
HIPERLINKS - palavras destacadas cujo acionamento leva a outra(s)
EUDORA – Nome de um aplicativo de correio eletrônico. página(s) de informação relacionada (como no Help do Windows)

-F- TOPO ▲ HOME PAGE - Página base de uma pessoa ou instituição na Web.
Espécie de ponto de partida para as informações relacionadas a essa
pessoa ou instituição.
FAQ (Frequently Asked Questions) - Texto com respostas para as
Questões mais Frequentemente Realizadas pelos usuários. HOST - Computador central. Também chamado de servidor ou nó.
FIDONET - Rede mundial que interliga PC's. Transfere um tipo próprio HOWTO - Documento(s) eletrônico(s), que acompanham o Linux
de correio eletrônico (é possível enviar uma carta para alguém na (versão de domínio público do Unix) e que constituem uma espécie de
Internet) e grupos de discussão (conferências) próprios. É uma manual, onde se pode procurar informação sobre quase todas as
espécie de internet bastante limitada em termos de interação, difusão, tarefas de instalação, administração e atualização do Linux
rapidez e heterogeneidade, mas que possui uma identidade própria.
HTML (Hypertext Markup Language) - Linguagem de descrição de
FINGER - Programa para obter informações sobre uma determinada páginas da Web que permite inserir texto, imagens, formulários, sons,
pessoa que tenha um endereço eletrônico na Internet. animações etc.
FIREWALL (Parede de Fogo) – Barreira de segurança que visa limitar HTTP (Hypertext Transport Protocol) - Protocolo que define como 2
o acesso de terceiros a uma rede ligada à Internet. Existem variados servidores vão interagir p/ trocarem comandos e informações via Web
mecanismos e o controle pode ser por hardware ou software

FLAME - Resposta intempestiva, em geral provocadora, a um artigo -I- TOPO ▲


de news ou mail. O conjunto de flames e contra-flames é chamado de
"flame-war" (nesse tipo de discussão, é dificil chegar a uma conclusao) IMHO (In My Humble Opinion) - Na minha modesta opinião! :-)

FOLLOW-UP - Resposta a um artigo de news com outro artigo de INTERNET - Rede de redes de computadores. Estende-se por todo o
news, mantendo o mesmo tema de discussão. globo (quase todos os paises). Nela os computadores se interligam
por variados meios comunicação: rádio, linhas telefônicas, ISDN,
FQDN (Fully Qualified Domain Name) - Nome de domínio completo;, linhas digitais, satélite, fibras-óticas etc. Criada em 1969 pelo (DoD)
tudo aquilo que está à direita do simbolo @ num endereço eletrônico, Depto de Defesa dos EUA como um projeto de rede capaz de
sem que se omita qualquer parte (inclui geralmente a designação do sobreviver a ataques nucleares, expandiu-se até atingir dezenas de
país, da instituição e de um computador, pelo menos). milhões de usuários nos dias de hoje

FREEWARE - software distribuído em regime gratuito mas segundo INTERNIC - Organização americana que atribui números IP únicos a
alguns princípios gerais como a impossibilidade de venda e de quem o pedir. É o gestor da raiz (topo da hierarquia) do DNS mundial
alteração de qualquer parte para posterior distribuição etc
IP (Internet Protocol) – Protocolo responsável pela identificação das
FTP (File Transfer Protocol) - Principal protocolo de transferência de máquinas e redes e pelo encaminhamento correto das mensagens
arquivos na Internet; Nome de um aplicativo que usa esse protocolo. entre elas. Corresponde ao protocolo de nível 3 do modelo OSI

FTP server (Servidor de FTP) - Computador disponibiliza arquivos IRC (Internet Relay Chat) - Sistema que permite a interação de vários
para aplicativos clientes através do protocolo de comunicação FTP usuários em grupos de discussão usando diálogo textual direto e em
tempo real. Os usuários deste sistema podem entrar num grupo já
FULL-IP - Ligação total à Internet, via linha dedicada, ou outro meio de existente ou criar o seu próprio grupo de discussão
comunicação permanente, disponibilizando, assim, todos os serviços
da Internet. ISDN (Integrated Service Digital Network) - Rede Digital Integradora
de serviços (RDIS). É uma evolução das linhas telefônicas atuais
FYI (For Your Information) - Documento(s) contendo informação baseada em linhas digitais capazes de velocidades de transmissão
geral sobre temas relativos aos protocolos TCP/IP ou à Internet bem maiores (a partir de 64 Kbps) e com melhor qualidade.

-G- TOPO ▲ ISO (International Standards Organization)


internacional para a definição de normas.
- Organização

GATEWAY – Equipamento (ou computador) dedicado que liga 2 ou


mais redes com protocolos de comunicação interna diferentes, ou, -J- TOPO ▲
computador que liga 1 rede local à Internet: nó de saida p/ a Internet

GIF (Graphic Interchange Format) - Formato de arquivos de imagem -K- TOPO ▲


muito utilizado, desde sua disponibilização pela Compuserve

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 43


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

KERMIT - Aplicativo/protocolo de comunicações que permite transferir MUD (Multi User Dungeon) - Jogo multiusuário, em geral presente
arquivos entre duas máquinas. em um servidor na Internet. É uma espécie de Mundo Virtual onde se
podem encontrar e interagir vários usuários. Normalmente tudo se
KILL FILE - Filtro para evitar mensagens com certa origem ou certo passa textualmente (nada de imagens ou sons).
tema nos grupos de discussão da Usenet. É um arquivo onde se
traduzem, através de regras definidas, quais os artigos que se MULTI-FREQÜÊNCIA - Deginação para uma linha telefônica capaz
pretende evitar. de transportar sinais elétricos em várias freqüências. São aquelas
linhas que permitem ter um telefone com discagem por ton e não por
pulsos.
-L- TOPO ▲
LAN (Local Area Network) - Rede Local. É uma rede de 2 até -N- TOPO ▲
algumas dezenas de computadores que não se estende para além dos
limites físicos de um edificio. Normalmente utilizada nas empresas NAVEGAR - Na significa procurar informações, principalmente na
para interligação local dos seus computadores. Existem várias Web.
tecnologias que permitem a realização de uma rede local, sendo as
mais importantes a Ethernet e o Token-Ring. NCSA - National Center for Supercomputing Applications.

LATÊNCIA - Tempo que uma unidade de informação leva a percorrer NET - Rede (de computadores, nexte contexto).
um dado meio de comunicação. Pode-se, por exemplo, dizer que o
tempo de latência de um satélite VSAT é de 300 ms equivale a dizer NETIQUETA (Netiquette) - Conjunto de regras implícitas e conselhos
que um caracter enviado a partir de um ponto leva 300 ms para chegar para uma boa utilização da Internet, de modo a se evitarem erros
a outro, passando pelo satélite. próprios de novatos quando da interação com outros usuários (mais
experientes). A netiqueta se baseia muito no bom senso.
LEASED-LINE (Linha alugada) - A maior parte das linhas que ligam
as várias máquinas da Internet são linhas alugadas disponíveis NETSCAPE – Nome de um navegador (browser) para a Web,
permanentemente. Com uma linha alugada, dois computadores Sucessor do Mosaic e desenvolvido pela mesma equipe, o Netscape
encontram-se em conexão permanente. evolui muito rapidamente, sendo um dos mais conhecidos e usados,
devido às suas características.
LINK – Espécie de apontador para outra fonte de informação. Na Web
uma palavra em azyl claro e sublinhada indica a existência de um link. NETWORK - Rede de computadores.

LINUS TORVALDS - O inventor do Linux; aquele que teve a idéia e NEWBIE - Novato. designação depreciativa dada pelos veteranos da
desenvolveu o núcleo (kernel) e algumas ferramentas/utilitários Internet àqueles que a descobriram recentemente.
básicos. Sua melhor idéia talvez tenha sido disponibilizá-lo na Internet,
tornando-o um sistema operacional de domínio público. Formou uma NEWSGROUP (NEWS) – Grupos de Notícias: melhor traduzido por
equipe que regularmente constrói novas aplicações, melhora as fóruns ou grupos de discussão. Abreviatura de Usenet News. São
existentes, corrige erros, etc. grupos de discussão, organizados por temas, a maior parte com
distribuição internacional, podendo haver alguns distribuidos só em
LINUX - Nome de um sistema operacional derivado do autor do kernel um país ou instituição. Nesses grupos, públicos, qualquer pessoa
(núcleo) deste sistema, Linus Torvalds. É, hoje em dia, um sistema pode ler artigos e escrever os seus próprios. Alguns tem moderadores
operacional com todas as caracteristicas do Unix, com uma (pessoas que lêem os artigos antes da publicação para garantir sua
implantação invejável e em constante evolução, além de ser de conformidade ao tema), mas a maioria é não moderada.
domínio público. Normalmente é distribuído em diferentes "releases"
que são um núcleo (recompilável) acompanhado de utilitários, de NNRP (Network News Reading Protocol) - Protocolo que permite
ferramentas, de documentação, etc. que um programa leitor de news obtenha a informação (artigos,
grupos, etc.) a partir de um servidor de news.
LOGIN - Identificação de um usuário em um computador. Fazer o login
é identificar-se como usuário de um computador e entrar no sistema. NNTP (Network News Transport Protocol) - Protocolo para a
transferência de grupos de news e mensagens de controle na Usenet.
LOGOUT - Ato de desconectar-se de um sistema ou computador.

LYNX – Nome de um browser para a Web. Feito para uso em -O- TOPO ▲
terminais texto, ele só visualiza a informação textual, ficando a restante
(imagens, sons etc) disponível p/ gravação no HD p/ ver/ouvir depois. OFFLINE (fora da linha) - Significa que não há nenhuma ligação ativa
(por linha telefônica ou outra). Leitura offline, por exemplo, de e-mails,
é a leitura dos e-mails que estão no computador local: sem que ele
-M- TOPO ▲ esteja conectado a um servidor; Isso só é possível se as mensagens
já foram descarregadas (baixadas) do servidor. No modo offline não
MAILING LIST - Lista de assinantes que se correspondem por correio se navega pela internet, pois o computador não pode enviar
eletrônico. Quando um dos assinantes escreve uma carta para um comandos e receber dados em tempo real.
determinado endereço eletrônico (de gestão da lista) todos os outros a
recebem, o que permite que se constituam grupos (privados) de ONLINE (em linha) – Significa estar conectado (logado) em certo
discussão através de correio eletrônico. momento à rede ou a um computador conectado à Internet.

MAIL SERVER (servidor de e-mail) - Aplicativo que disponibiliza o


serviço de e-mail. -P- TOPO ▲
MAN (Metropolitan Area Network) - Rede de computadores com PASSWORD (senha) – Palavra-chave secreta usada para
extensão de até algumas dezenas de kilometros, interligando identificação do usuário, juntamente com o login (nome do usuário).
normalmente algumas centenas de computadores numa dada região.
PGP (Pretty Good Privacy) - Programa para a codificar mensagens
MIL - Sufixo dos endereços eletrônicos das organizações militares. texto, inventado por Philip Zimmerman. Uma mensagem assim
enviada é inquebrável e só o seu destinatário a pode decodificar.
MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) - Conjunto de regras
definidas para permitir o envio de correio eletrônico (texto) com outros PINE – Nome de um aplicativo de correio eletrônico para ambientes
documentos anexos (gráficos, sons etc). Unix (mas existem versões para outros sistemas operacionais), à base
de menus com escolha de opções por letras e teclas de cursor.
MODEM (MOdulador DEModulador) - Aparelho que permite ligar um Suporta também o formato de mensagens MIME (mensagens de texto
computador à linha telefônica para se comunicar com outros. Muitos com outro tipo de arquivos anexos).
são capazes de realizar funções de fax. Sua principal função é ligar o
computador à Internet (através de um provedor de acesso). PING - Pequeno aplicativo usado para ver se uma certa conexão se
encontra ativa e qual o tempo gasto para uma mensagem ir de um
MOSAIC - Primeiro browser para a Web, concebido pela NCSA ponto ao outro da conexão. Ele envia pacotes, em geral de 64 bytes
(EUA). Deu um grande impulso à Web pois ele permitia visualizar a para um ponto, que responde enviando outro pacote equivalente.
informação e utilizá-la por meio de uma interface gráfica e atraente.

44 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

POST - Desgina um artigo de news. Fazer um post significa escrever e SNAIL MAIL (Correio Caracol) – Apelido dado ao correio tradicional
enviar um artigo para um grupo de news. (alusão ao fato do mesmo ser muito mais lento que o eletrônico).

PPP (Point to Point Protocol) - Protocolo que implementa o TCP/IP SOCKETS - Nome dado à interface Unix que implementa os
numa linha telefônica, para que através dela, um computador pessoal protocolos TCP/IP. Interface é um conjunto de chamadas possíveis a
possa se conectar à Internet. bibliotecas que contém rotinas que implementam determinadas
funções, neste caso, comunicação em TCP/IP.
PROCESSO - Programa que está rodando em um certo instante,
portanto presente na memória do computador. Em Unix pode-se ter SOUP (Simple Offline Usenet Protocol) – Protocolo (ou programa)
vários processos rodando ao mesmo tempo (multiprocesso). que define como deve ser um pacote compactado de e-mail's e artigos
de news, para serem lidos offline por aplicativo específico.
PROTOCOLO – Conjunto de regras a seguir para estabelecer uma
comunicação entre computadores. SPAM - Publicação do mesmo artigo de news em vários grupos de
discussão, ou e-mail's de propaganda comercial não autorizada.
PROXY (Procuração) - Um servidor proxy (ou com função de proxy)
recebe pedidos de computadores internos à sua rede e, se preciso, SYSADMIN (System Administrator) – O responsável por um
repassa esses pedidos (de HTTP, Finger, etc.) ao exterior da mesma sistema.
(p/ a Internet), usando como identificação o seu próprio número IP e
não o IP do computador que requisitou o serviço. Util por questões de SYSTEM V – Nome de uma versão comercial do sist. operacional
segurança ou falta de números IP registados na rede interna. Unix.

PUBLIC DOMAIN - domínio público.


-T- TOPO ▲
PULSE (pulso) – Um dos modos de operação de discagem em uma
linha telefônica onde a identificação dos números se faz por uma séria TALK - Programa que permite que dois usuários (ou mais conforme a
de pulsos curtos separados por espaços, daí ser mais lenta. Outro versão) "dialoguem textualmente" e em tempo real via Internet.
modo é o multifrequencial, onde a identificação é feita por variações de
freqüências (tons). TALKER - Um programa servidor que pode manter vários usuários
ligados ao mesmo tempo, permitindo-lhes a interação/diálogo textual.

-Q- TOPO ▲ TCP (Transmission Control Protocol) - Um dos protocolos Internet


do conjunto TCP/IP, que implementa o nível 4 do modelo OSI, através
-R- TOPO ▲ do transporte de mensagens com Ligação.

TCP/IP - Conjunto de protocolos da Internet. Definem como se


README (Leia-me) - arquivo que deve ser lido antes de usar ou processam as comunições entre os vários computadores. Pode ser
instalar um determinado programa, sistema, computador etc. Contem, implementado virtualmente em qualquer tipo de computador, pois é
em geral, informações que podem poupar tempo ao usuário. independente do hardware. Geralmente, além dos protocolos TCP e
IP (os 2 mais importantes), o nome TCP/IP designa também o
REPLY - Resposta. conjunto dos restantes protocolos Internet: UDP, ICMP etc.
RFC (Request For Comments) - Documentos que definem normas e TELNET– Protocolo (aplicativo) que permite a Ligação de um
protocolos para a Internet e onde se fazem as discussões de nível computador a outro, funcionando o primeiro como se fosse um
técnico para a definição de novos protocolos. terminal remoto do segundo. O computador que "trabalha" é o
segundo enquanto o primeiro apenas visualiza no ecran os resultados
ROUTER (roteador) - Computador, software ou equipamento e envia os caracteres digitados (comandos) no seu teclado.
dedicado que interliga duas ou mais redes redirecionando
automaticamente as mensagens de uma rede para outra. THREAD - Dentro de um grupo de discussão, existem normalmente
vários threads. Um thread representa um assunto especifico ai
RTFM (Read The Fucking Manual) - Leia o car"#$% do manual. debatido e é composto por um ou mais artigos.
Termo usado para indicar a leitura do manual.
TIM BERNERS LEE – Nome do homem que definiu/inventou o
-S- TOPO ▲ protocolo HTTP e deu origem ao WWW.

TIN – Nome de um leitor de news, com estrutura de menus


SERVER (Servidor) - Computador na Internet que oferece algum
semelhante ao elm (leitor de correio eletrônico).
serviço
TONE (tom) - Um dos modos de operação de uma linha telefônica
SGML (Standard General Markup Language) - Linguagem de
onde a identificação dos números discados é feita por uma variações
descrição de páginas em hipertexto mais geral que o HTML.
de freqüências (tons), o que torna a discagem mais rápida.
SHAREWARE - software que é distribuído livremente, desde que seja
TRN (Threaded News) – Nome de um leitor de news, onde os artigos
mantido o seu formato original, sem modificações, e seja dado o
são apresentados por thread's.
devido crédito ao seu autor. Normalmente permite seu uso por um
período de teste/avaliação e, caso seja utilizado, o usuário tem a
obrigação moral de enviar o pagamento ao seu autor (na ordem de TRUMPET - Nome dado aos programas que implementam e usam o
poucas dezenas de dólares). Quando é feito o registro, em geral se TCP/IP em ambiente Windows, feitos por Peter Tattam. O mais
recebe um manual impresso, uma versão melhorada e a possibilidade importante deles é o Trumpet Winsock.
de assistência técnica e informações sobre novas versões.
-U- TOPO ▲
SIGNATURE (Assinatura) - Texto incluído no fim de um e-mail ou de
um artigo de news (neste caso, por norma, deve ser inferior a 4 linhas UART (Universal Asynchronous Receiver Transmiter) - Circuito
com no máximo 80 caracteres sem TAB's nem códigos além dos integrado responsável pelas comunicações através de uma porta
caracteres ASCII normais). serial em um computador.
SITE – Conjunto de páginas de hipertexto disponibilizadas em um UDP (User Datagram Protocol) - Um dos protocolos do conjunto de
computador conectado à Internet. protocolos da Internet (comumente chamadosTCP/IP). Corresponde
ao nível 4 do modelo OSI, pois é um protocolo de transporte, sem
SLIP(Serial Line Internet Protocol) – Primeiro Protocolo usado para Ligação. Em UDP, uma mensagem é enviada para o destino, sem que
implementar o TCP/IP numa linha telefônica. haja uma Ligação lógica entre a origem e o destino (semelhante a
uma Ligação telefônica entre dois pontos). O(s) pacote(s) de
SMILEY - Pequenos conjuntos de caracteres ASCII que pretendem mensagens podem então passar por vários nós da Internet até chegar
transmitir uma emoção ou estado de espirito. Devem ser visualizados ao destino. Menos confiável que o TCP (outro protocolo de transporte,
de lado (folha a 90 graus). Mais conhecidos: :-) :) :-( :( ;-) ;) mas com Ligação), mas bastante útil quando a perda de um ou outro
pacote não seja importante e se quer velocidade na transmissão e
SMTP (Simple Mail Transport Protocol) - Protocolo utilizado entre os menor sobrecarga das ligações lógicas presentes.
programas que transferem correio eletrônico entre computadores.

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 45


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

UNIX - sistema operacional com característica multi-tarefa preemptiva, WAN (Wide Area Network) - Rede de computadores cuja extensão
criado nos anos 70, no Bell Labs. varia de várias dezenas até alguns milhares de kilômetros.

UPLOAD - Ato de transferir o arquivo do seu computador para um WEB (teia) - Abreviatura para designar o World-Wide-Web.
computador remoto, usando qualquer protocolo de comunicação.
WHOIS- Diretório de endereços eletrônicos de pessoas e
URL (Uniform Resource Locator) - Localizador Uniformizado de computadores, na Internet, contendo informações relacionadas.
Recursos. Método de especifição de um determinado recurso na
Internet, seja ele obtido por FTP, News, Gopher, Mail, HTTP, etc. WINSOCK - Implementação da interface de sockets para o WIndows.
Pretende uniformizar o maneira de designar a localização de um Com a qual é possível a utilização dos protocolos SLIP e/ou PPP no
determinado tipo de informação na Internet. Exemplo: http://www.insa- Windows, permitindo a conexão a outros computadores da Internet.
lyon.fr - pedido, por HTTP, da home page (WWW) do INSA de Lyon.
WORLD-WIDE-WEB (WWW - Teia de Alcance Mundial) -
USENET - Conjunto dos grupos de discussão, artigos e computadores Gigantesca base de dados distribuída, acessível de forma muito
que os transferem. A Internet inclui a Usenet, mas esta pode ser atraente e intuitiva através de aplicativos específicos (navegadores),
transportada por computadores fora da Internet. onde há uma grande teia de informação multimedia em hipertexto; É o
conjunto dos servidores que "falam" HTTP e cuja informação, neles
USER (usuário) – Aquele que usa os serviços de um computador; em armazenada, está em formato HTML.
geral registado através de um login e uma password.
WWW SERVER - Um computador que fornece serviços no WWW e
UUCP (Unix to Unix CoPy) - Método (antigo, mas ainda usado) para que disponibiliza informações acessível na WEB.
transmitir correio e artigos da Usenet entre computadores. Feito
originalmente para a transmissão entre computadores Unix, mas já se
pode usá-lo em outras plataformas. -X- TOPO ▲
UUDECODE - Programa para decodificar arquivo de texto e X.25 - Protocolo de transferência de pacotes, sem Ligação logica,
transformá-lo no binário correspondente. definido pelos operadores públicos de telecomunicações, na Europa.

UUENCODE - Programa para codificar um arquivo binário e


transformá-lo em arquivo texto. Junto com o uudecode, permite
-Y- TOPO ▲
transferir binários (portanto, qualquer software) através de um simples
YANOFF (Scott Yanoff) – Aquele que criou uma lista (Lista de Yanoff)
arquivo texto.
contendo endereços eletrônicos e indicação de outros recursos, para a
obtenção de informação na Internet. Essa lista é estruturada por
-V- TOPO ▲ temas (Agricultura, Bioquímica, Desporto etc.) e regularmente
atualizada. Não contém indicações para tudo o que existe na Internet
V.32bis - Uma das normas estabelecidas para os modems e que (pois isso é impossível) mas pode ser de grande ajuda.
define a transmissão de dados à velocidade de 14400 bps.
XMODEM – Tipo de protocolo de transferência de dados por modem,
V.34 - Uma das normas estabelecidas para os modems e que define a relativamente lento.
transmissão de dados à velocidade de 28800 bps.
YMODEM – Tipo de protocolo de transferência de dados por modem,
V.FAST - Uma pseudo-norma definida pelos fabricantes de modems com melhoramentos em relação ao Xmodem.
para permitir a transmissão de dados à velocidade de 28800 bps.
Obsoleta com a chegada da norma V.34. -Z- TOPO ▲
VIEWER (Visualizador) - Aplicativo que permite visualizar um arquivo ZMODEM – Tipo de protocolo de transferência de dados por modem,
gravado num determinado formato. Existem viewers de GIF, de JPEG, melhorado em relação ao Xmodem e ao Ymodem (mais rápido).
de Postscript, de WAV (para sons são chamados de players) etc.

VSAT (Very Small Aperture Terminal - Uma antena VSAT permite a -Outros- TOPO ▲
transmissão de dados (envio e recepcao) para outra antena VSAT,
usando uma parte da banda disponivel nos satelites VSAT. :-( - Veja smiley. Um smiley com uma expressão triste.

VT100 - Tipo de emulação de terminal muito frequente na Internet. :-) - Veja smiley. Um smiley com uma expressão contente.

-W- TOPO ▲ ;-) - Veja smiley. Um smiley piscando o olho.

@ - Pronuncia-se arrôba e encontra-se entre o nome do usuário e o


WAIS - Wide Area Information Service
domínio, num endereço eletrônico.

46 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005


Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos - SGDP -

DINF- Jun/2005 SGDP_Manual.sxw 47


- SGDP - Sistema de Gerenciamento de Documentos e Procedimentos

“Todos devemos buscar nosso


aprimoramento pessoal e individual uma vez que é
sabido que o crescimento do ser humano se
processa na razão direta do conhecimento adquirido
e da superação de seus próprios limites, dificuldades,
más tendências e inclinações inferiores.”

48 SGDP_Manual.sxw DINF- Jun/2005