Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 1 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU

1. Tujuan
Menjamin :
a. Perencanaan dalam mendapatkan pekerjaan menguntungkan.
b. Proses perintisan, pra-kualifikasi (PQ), tender, dan kontrak sesuai persyaratan dan
pemenuhan kepuasan pelanggan.
c. Bonafiditas calon pengguna jasa, mampu memenuhi persyaratan kontrak.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk lokasi Pusat, Divisi, Cabang.

3. Referensi
a. ISO 9001 : 2008, Tinjauan Persyaratan yang berkaitan dengan produk (7.2.2.).
b. SMK3 PP RI 50 tahun 2012, Peninjauan Kontrak (3.2.).
c. OHSAS 18001: 2007, Pengendalian Operasional (4.4.6.)
d. ISO 14001:2004, Pengendalian Operasional (4.4.6.).

4. Definisi : -
a. Satuan 1-2-3 adalah Satuan mata anggaran Proyek Pemerintah yang telah diproses
dan disetujui berdasarkan tahapan proses yang telah dilalui sesuai peraturan yang
berlaku.
b. Peta Pasar adalah Data pasar yang diperoleh dari Satuan 1-2-3, BUMN, Swasta,
sesuai form AMKA-PU-MK3L-09, F01.

5. Ketentuan Umum

a. Data Proyek
1) Pemerintah : Satuan 1-2-3, Nomor Mata Anggaran, Perda Anggaran
2) BUMN : RKAP
3) Swasta : Rencana Investasi
b. Tinjauan Pra Kontrak
1) Pekerjaan dengan nilai sd. Rp. 300 juta, tidak perlu mendapatkan verifikasi
dari BPT, BKA dan DO.
2) Pekerjaan dengan nilai diatas Rp. 300 juta, harus mendapatkan verifikasi dari
BPT, BKA dan DO
c. Rekomendasi DO
Bila rekomendasi DO berbeda dengan rekomendasi Biro maka DO memberikan
penjelasan tertulis yang dapat memperjelas rekomendasi DO.
d. Penandatangan Penawaran, Kontrak dan Amandemennya
1) Untuk Pekerjaan dengan nilai sampai dengan Rp. 3 Milyar, ditandatangani
oleh Kepala Cabang/Divisi berdasarkan Surat Kuasa dari DU.
2) Untuk Pekerjaan dengan nilai diatas Rp. 3 Milyar, ditandatangani oleh DO
berdasarkan Surat Kuasa dari DU.
3) Proyek dari pesanan langsung dan pasar yang sudah terbentuk di Divisi
ditandatangani oleh Kepala Divisi.
e. Distribusi Dokumen Penawaran (Harga & Administrasi)
1) Dokumen asli dan copy untuk Pelanggan/Pemberi Kerja
2) Dokumen Copy 1 untuk BPT
3) Dokumen Copy 2 untuk Cabang/Divisi terkait
f. Distribusi Dokumen Kontrak dan Amandemennya
1) Dokumen asli 1 dan copy (sesuai permintaan) untuk Pelanggan/Pemberi
 Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 2 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU

Kerja,
2) Dokumen asli 2 untuk BPT,
3) Dokumen copy untuk BKA, BPTI dan Cabang/Divisi terkait
g. Ketua Tim Tender adalah salah satu Kepala Bagian di BPT.

6. Uraian Prosedur.

BAGAN ALIR URAIAN PJ DOKUMEN

6.1. Perencanaan Pemasaran (Cabang) :

Mulai
Mulai

6.1.1 6.1.1. Pada tahun berjalan mendapatkan data Kepala Cabang Rekaman
proyek untuk tahun berikutnya sesuai
ketentuan Umum
6.1.2
6.1.2. Data pada butir 6.1.1 dimasukkan ke
dalam form Peta Pasar Kepala Cabang AMKA-PUMK3L-09,F01
6.1.3
6.1.3. Data dalam butir 6.1.2 dievaluasi dan
hasilnya dimasukkan ke dalam form Kepala Cabang AMKA-PUMK3L-09,F01
T program Pemasaran RKAT tahun
berikutnya paling lambat diterima di TPP
6.1.4 minggu pertama Oktober.
Y
6.1.4. Mengevaluasi data Program Pemasaran
dari Cabang : TPP Rekaman
 Jika diyakini TPP, langsung ke butir
A 6.1.5
 Jika tidak, kembali ke butir 6.1.3

BAGAN ALIR URAIAN PJ DOKUMEN

6.1.5. Menyusun Program Pemasaran untuk TPP Rekaman

6.1.5 RKAP paling lambat minggu ke dua
Oktober.

6.1.6. Data pada butir 6.1.5 dikirim kembali ke TPP AMKA-PUMK3L-09,F01

6.1.6
Cabang untuk diperbaharui terus menerus
dan dilaporkan ke TPP setiap minggu

6.1.7 6.1.7. Menyampaikan data Peta Pasar dan

realisasi Program Pemasaran RKAP TPP Rekaman
Cabang kepada DO, copy kepada BPT
sekali dalam satu minggu.
Selesai
Selesai.
 Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 3 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU

6.2. Perencanaan Pemasaran (TPP) :

Mulai Mulai

6.2.1. Pada tahun berjalan mendapatkan data TPP Rekaman

6.2.1 proyek untuk tahun berikutnya sesuai
ketentuan Umum 5.1 paling lambat bulan
Agustus.

6.2.2 6.2.2. Data pada butir 6.2.1 dimasukkan ke TPP AMKA-PUMK3L-09,F01

dalam form Peta Pasar.
AMKA-PUMK3L-09,F01
6.2.3. Data dalam butir 6.2.2 dievaluasi dan TPP
6.2.3 hasilnya dimasukkan ke dalam form
program Pemasaran RKAT tahun
berikutnya paling lambat minggu pertama
Oktober.
6.2.4 Rekaman
6.2.4. Menyusun Program Pemasaran untuk TPP
RKAP paling lambat minggu ke dua
Oktober.
Rekaman
6.2.5 6.2.5. Menyampaikan data Peta Pasar dan Kabag TPP
realisasi Program Pemasaran TPP
kepada DO, copy kepada BPT sekali
dalam satu minggu
Selesai
Selesai.
 Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 4 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU

BAGAN ALIR URAIAN PJ DOKUMEN

6.3. Tinjauan Pra Kontrak (TPK)

Mulai
Mulai

6.3.1. Mengevaluasi data proyek yang ada Kepala Cabang Rekaman

6.3.1 dalam Program Pemasaran untuk proses
Penawaran.
6.3.2. Membuat data Tinjauan Pra Kontrak . Staf Cabang AMKA-PUMK3L-09,F03
6.3.2

6.3.3. Membaca dokumen dengan seksama dan Staf Cabang Rekaman

6.3.3 membuat daftar ringkasan / catatan hal -
hal penting.

6.3.4. Mengevaluasi data TPK terlebih dahulu, Kepala Cabang Rekaman

T apakah sesuai dengan kemampuan
6.3.4
Perusahaan dengan membuat analisis
Y SWOT singkat, peta persaingan :
 Jika Tidak, selesai.
 Jika Ya, lanjut ke butir 6.3.5.
6.3.5
6.3.5. Mengirim hasil TPK pada butir 6.3.4 Kepala Cabang AMKA-PUMK3L-09,F03
kepada BPT. dilengkapi dengan ringkasan AMKA-PUMK3L-09,F04
/ catatan hal-hal penting, laporan hasil
6.3.6 survey, dokumen & gambar lelang dari
Pelanggan jika ada
6.3.6. Menerima TPK dari Cabang dan Kabag Anggaran Rekaman
memasukkan ke dalam Daftar TPK
6.3.7
6.3.7. Berkoordinasi dengan BPT selama proses Kepala Cabang Rekaman
verifikasi Tinjauan Pra Kontrak
6.3.8. Membuat verifikasi dengan melibatkan Kepala BPT Rekaman
6.3.8
BKA dan hasilnya direkomendasikan ke
DO
T 6.3.9. Memberikan rekomendasi TPK kepada Kepala BPT Rekaman
6.3.9 DO :
 Jika tidak disetujui untuk dilanjutkan,
Y maka lanjut ke butir 6.3.10 dan selesai
 Jika disetujui untuk dilanjutkan maka
lanjut ke butir 6.3.11
6.3.10
6.3.10. Menginformasikan secara tertulis ke Kepala BPT Rekaman
Cabang hasil keputusan kantor pusat
terhadap TPK usulan Cabang.
6.3.11
6.3.11. Mempersiapkan Tim Tender Kepala BPT Rekaman

Selesai.
Selesai
 Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 5 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU

BAGAN ALIR URAIAN PJ DOKUMEN

6.4. Dokumen Penawaran

Mulai
Mulai

6.4.1 6.4.1. Membentuk Tim Tender untuk Kepala BPT Rekaman

menyiapkan dokumen Penawaran.
6.4.2. Menyiapkan Dokumen Penawaran Ketua Tim Pra-RKABP
6.4.2 berkoordinasi dengan Cabang terkait. Tender

6.4.3. Mendapatkan data Proyek dari Cabang / Kabag Rekaman

6.4.3 Unit antara lain. Anggaran
 Data harga sumber daya setempat.
 Ketersediaan sumber daya dan jarak
6.4.4 ke lokasi proyek.
 Metode kerja yang efisien sesuai
kondisi lapangan

6.4.5 6.4.4. Menyiapkan Draft Harga Pokok dalam Rekaman

bentuk soft file dan hard copy untuk Kabag
diserahkan kepada Kepala BPT. Anggaran
6.4.6 6.4.5. Menetapkan harga pokok. Rekaman
6.4.6. Mempresentasikan harga pokok di Kepala BPT Pra -RKABP
depan Direksi dan Cabang untuk
ditetapkan CM-nya oleh DO. Kepala BPT
6.4.7
6.4.7. Finalisasi Dokumen Penawaran. Rekaman

6.4.8 Ketua Tim

6.4.8. Menandatangani Dokumen Penawaran Tender Rekaman
sesuai ketentuan butir 5.3
DO
6.4.9 6.4.9. Menyerahkan Dokumen Penawaran Pra-RKABP
kepada Pemberi Kerja sesuai surat
kuasa DU. Kepala Cabang

6.4.10 6.4.10. Melakukan negosiasi dan atau Pra-RKABP

klarifikasi dengan calon Pelanggan.
Y 6.4.11. Mendapat Pengumuman Pemenang Kepala
BPT/Cabang Rekaman
hasil penawaran :
6.4.11  Jika tidak dimenangkan, maka lanjut Kepala Cabang
T ke butir 6.4.12.
 Jika dimenangkan, lanjut ke Kontrak.
k
o
6.4.12. Mengevaluasi harga penawaran dan Rekaman
n
6.4.12 t aspek teknis sebagai bahan masukan
r untuk penawaran sejenis berikutnya. Kepala BPT
a
k
Selesai Selesai.
k
 Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 6 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU

BAGAN ALIR URAIAN PJ DOKUMEN

6.5. Kontrak.

Mulai Mulai

6.5.1 6.5.1. Menerima Penetapan Pemenang hasil Kepala Cabang Rekaman

Penawaran

6.5.2. Menyiapkan dokumen kontrak dengan Kepala BPT Rekaman

6.5.2 Pemberi Kerja melibatkan Kepala Cabang
dan BSSU.

6.5.3 6.5.3. Menanda tangani dokumen kontrak sesuai Kepala Catatan

ketentuan butir 5.3 berdasarkan surat Cabang/DO Rekomendasi
kuasa Direktur Utama.

6.4.4 6.5.4. Mendistribusikan dokumen kontrak, sesuai Rekaman

ketentuan butir 5.5. Kabag Anggaran

Selesai.
Selesai

7. Pengecualian : Tidak ada.

8. Lampiran :
8.1. AMKA-PU-MK3L-09, F01
8.2. AMKA-PU- MK3L-09, 002
8.3. AMKA-PU- MK3L-09, F03
8.4. AMKA-PU- MK3L-09, F04
: Form Peta Pasar
: Form Program Pemasaran
: Form Tinjauan Pra Kontrak
: Form Laporan Hasil Survey

9. Daftar Istilah :.
- DU : Direktur Utama
- DO : Direktur Operasi
- BPT : Biro Pemasaran dan Teknik
- BKA : Biro Keuangan dan Akuntansi
- BPTI : Biro Pengendalian dan Teknologi Informasi
- PJ : Penanggung Jawab
- RKAP : Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
- RKABP : Rencana Kerja dan Anggaran Biaya Pelaksanaan
- BUMN : Badan Usaha Milik Negara
- TPP : Tim Pemasaran Pusat yang dibentuk dengan surat tugas dari DO
- Kabag Anggaran : Kepala Bagian Anggaran BPT
- Kabag TPP : Kepala Bagian Tim Pemasaran Pusat BPT
- SWOT : Strength, Weakness, Opportunity and Treathness
- CM : Contribution Margin
- BSSU : Biro SDM, Sistem & Umum.
- TPK : Tinjauan Pra Kontrak.
Nomor Dokumen AMKA-PU-MK3L-09 Revisi ke 01

Tanggal Berlaku 04 Februari 2013 Halaman 7 dari 6

TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU