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GUIÓN MÓDULO 4: ELABORACIÓN Y VALORACIÓN DE PRESUPUESTOS

INTRODUCCIÓN
Una vez definidos los aspectos centrales sobre el proyecto que se desea adelantar, es
necesario cuantificar los recursos necesarios para su desarrollo. Este módulo ofrece una
serie de directrices para elaborar y valorar el presupuesto del proyecto, para lo cual
deben tenerse en cuenta varios aspectos tales como: los lineamientos de cada
convocatoria en cuanto a rubros financiables y el máximo permitido en cada uno de
ellos, así como el valor máximo a financiar por proyecto. Finalmente, se presentan los
principales rubros a considerar y una breve descripción de cada uno de ellos.
CONTENIDO

Los temas a tratar en este módulo son los siguientes:

1. Aspectos importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto:

1.1 Identificación de la necesidad de recursos que el proyecto requiere.

1.2 Valoración de recursos identificados.
1.3 Planeación de la ejecución.
1.4 Adaptación del presupuesto a las condiciones generales de los Términos de Referencia TDR y lineamientos institucionales.

2. Principales rubros a emplear en la formulación del proyecto

1. Aspectos Importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto:

1.1 Identificación de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto: Un presupuesto no es más que la
planeación de los costos del proyecto, detallada por rubros o tipo de gastos. Para poder elaborar el presupuesto
es necesario detallar con precisión el plan de actividades a ejecutar en el proyecto, identificando en cada una,
cuáles y cuántos recursos necesita para ello.

1.2 Valoración de recursos identificados: Posteriormente y habiendo identificado los recursos, se procede a
asignar a cada uno de ellos, el respectivo valor. Para proyectos con duración de más de un año, se debe
incorporar en el momento de la formulación, la inflación anual, lo que se puede hacer utilizando las proyecciones
del IPC que hace el Banco de la República. Además, todos los pagos que deban hacerse al extranjero (persona
natural o jurídica) deben tener en cuenta: retenciones, gastos de IVA, gastos de bodegaje, aranceles, fletes,
impuestos, etc.
1.3. Planeación de la ejecución: Para esto, es importante saber tomar las decisiones acerca de cuántos recursos
se van a utilizar y en cuáles etapas del proyecto, esto de acuerdo con el cronograma planteado, para así evitar
inconvenientes durante la ejecución.

1.4. Adaptación del presupuesto a condiciones generales de los términos de referencia TDR y lineamientos
institucionales: Se ajustan los recursos a los rubros a financiar de acuerdo a las condiciones estipuladas en los
términos de referencia de la convocatoria a la que se planea presentar el proyecto y a los lineamientos
institucionales. Es importante revisar si existen rubros con un valor máximo permitido, así como tener en cuenta los
recursos totales disponibles que asigna la convocatoria, ya que aunque se permita solicitar hasta una cifra
máxima, si esta corresponde a un porcentaje muy importante de los recursos totales disponibles, su asignación a
un solo proyecto resulta poco factible. En los casos en que hay más de una fuente de financiación, es necesario
indicar los rubros y los montos que se solicitan a cada una de ellas.
2. Principales rubros a emplear durante la ejecución del proyecto:

A continuación se hace una breve descripción de los principales rubros financiables por Colciencias, para cuales,
dependiendo del tipo de proyecto y de los términos de referencia establecidos para cada convocatoria, se establecen
disposiciones particulares:

2.1 Personal 2.9 Capacitación

2.2 Adquisición de Equipos 2.10 Gastos de administración
2.3 Materiales e Insumos 2.11 Difusión de resultados
2.4 Software 2.12 Gastos de propiedad intelectual
2.5 Servicios técnicos 2.13 Publicaciones
2.6 Viajes 2.14 Adecuación de Infraestructura
2.7 Material Bibliográfico 2.15 Certificaciones
2.8 Salidas de Campo

A continuación se explicará cada uno de éstos rubros.

2.1 Personal

Este rubro trata de personal científico, que incluye investigador principal y coinvestigadores, asesores (nacionales o extranjeros) y
personal de apoyo que incluye profesionales, técnicos, auxiliares y estudiantes. Estos últimos deben registrarse como “N.N”,
especificando el perfil requerido, de forma que se tenga mayor flexibilidad para su vinculación, una vez se obtenga la financiación.
Esto, en consideración del tiempo que puede transcurrir entre la preparación de un proyecto y su aprobación e inicio efectivos.

Para la estimación de los recursos a solicitar en este rubro, lo primero que se debe hacer es definir cuál es el equipo de trabajo
requerido en cada una de las etapas del proyecto y su tiempo de dedicación. Para el caso del personal de planta, se deben usar
las tarifas institucionales de valoración del costo hora investigador, las cuales pueden ser consultadas en la Unidad de Apoyo y
Gestión de Proyectos AGP de la VIE; además se debe tener en cuenta el tiempo máximo de dedicación posible, establecido en el
estatuto de investigación de la UIS.
 Tabla 2. Pagos de personal con recursos Colciencias

Los profesores de planta pueden registrarse como Límite máximo en

investigadores o coinvestigadores y el valor correspondiente Categoría Investigadores salarios mínimos
a su dedicación al proyecto sería aportado como legales vigentes
contrapartida institucional. En el caso de los asesores, el
personal de apoyo y los profesores cátedra, van con cargo Doctorado + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en
Hasta 18
al proyecto y el valor de dedicación se calcula de acuerdo investigación
a las tablas para pago de personal de Colciencias, las Doctorado, poca experiencia Hasta 15
cuales dependen del tipo de convocatoria y se pueden Maestría + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en
consultar en los términos de referencia respectivos. Cabe Hasta 12
investigación
mencionar que la modalidad de contratación o vinculación Maestría, poca experiencia Hasta 10
al proyecto, no conduce a generación de un contrato
laboral. Especialización Hasta 8.5
Título profesional únicamente Hasta 8.0
Técnicos y/o estudiantes de pregrado Hasta 2.0

Fuente: TDR Convocatoria 603 (Anexo 2).

 Tabla 3. Ejemplo “Descripción de los gastos de personal (en miles de $)”.
En la tabla se muestra un RECURSOS
ejemplo de la descripción del Función en el Tipo de DEDICACIÓN
Nombre Entidad Contrapartida TOTAL
rubro gastos de personal, proyecto vinculación Horas/semana Financiado
para un proyecto de Especie Dinero
investigación particular. Aportes médicos
Universidad
Juan Industriales de
EN Industrial
Camilo fabricación 6 0 58.752 0 58.752
PLANTA de
Pérez biológica en
Santander
prótesis

Estudios
Universidad
relacionados con POR
Facundo Industrial
desarrollo y CONTRAT 40 29.000 0 0 29.000
Jiménez de
evaluación de O
Santander
prótesis
TOTAL 87.752

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos de Colciencias.

2.2 Adquisición de Equipos

Aquí se trata tan solo de equipos

necesarios para la ejecución del
proyecto. Los equipos pueden ser de
laboratorio, de oficina y de cómputo. Es
importante verificar si el equipo solicitado
ya existe en la universidad para solicitarlo
en préstamo, arrendamiento o
prestación de servicios técnicos; en este
caso se registraría como contrapartida y
se puede presupuestar el equivalente al
10% del costo comercial de cada
equipo, por cada 12 meses de duración
del proyecto.
Tabla 4. Ejemplo “Descripción de equipos que se planean adquirir (en miles de $)”

Valor Contrapartida
Descripción Justificación Cantidad Entidad Financiado Total
Unitario Especie Dinero

Fuente de
Profesionales
Láser Diode iluminación de 1 787 S.A.
787 0 0 787
dispositivo 1

Presentación
de resultados Universidad
Video proyector en eventos y 1 2.300 Industrial de 2.300 0 0 2.300
ruedas de Santander
negocios

TOTALES 3.087 0 0 3.087

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

2.3 Materiales e Insumos

Son los utilizados en la ejecución del proyecto. En los proyectos de innovación se incluirá lo necesario para el primer lote de prueba,
usualmente para efectos de lanzamiento al mercado, que deben ir acompañados de una justificación de su necesidad y uso
dentro del proyecto. Es muy importante ser coherente con lo planteado en la metodología y tener en cuenta que Colciencias no
reconoce elementos de papelería y/o fotocopias dentro de este rubro.
En la tabla se muestra un Tabla 5. Ejemplo “Descripciones Materiales y Suministros (en miles de $)”
ejemplo de la descripción
Contrapartida
del rubro gastos de personal, Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
para un proyecto de
Probetas, reactivos y
investigación particular. materiales para
Para realizar
Profesionales S.A. 0 25.000 0 25.000
reacciones.
experimentación

Fabricación de
Universidad
Reactivos químicos puntas para TERS y
Industrial de 13.000 0 0 13.000
fabricación de Santander
películas delgadas
Totales 13.000 25.000 0 38.000

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

2.4 Software

Se reconocerá la adquisición de licencias especializadas y destinadas al desarrollo del proyecto de carácter científico,
tecnológico o de innovación. Por el contrario, no se acepta la compra de sistemas operativos y programas de ofimática como
Office, Windows o sistemas de información para la operación normal de la organización, tales como Enterprise Resource
Planning ERPs, Capacity Resource Planning CRPs, entre otros. Para el caso de la contrapartida de acceso a bases de datos, se
sugiere multiplicar la cantidad de artículos científicos que se utilizarán en la propuesta por el valor comercial estimado de los
mismos.
Tabla 6. Ejemplo “Descripción del software que se planea adquirir (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero

Búsqueda y Universidad
Uso de las bases de
análisis de Industrial de 0 20.000 0 20.000
datos de la UIS
información Santander

Totales 0 20.000 0 20.000

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

2.5 Servicios Técnicos

Corresponde a la contratación de ensayos, pruebas, simulaciones, así como al desarrollo de software. Es importante verificar
primero si existe alguna unidad de la universidad que pueda ofrecer el servicio, de lo contrario, se debe prever una
contratación externa, para lo que se deben solicitar cotizaciones a los prestadores de los servicios.
Tabla 7. Ejemplo “Descripción de servicios tecnológicos que se planean realizar (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Caracterización
Microscopía de fuerza
superficial de Profesionales S.A. 0 2.000 0 2.000
atómica (AFM)
películas
Totales 0 2.000 0 2.000

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos

2.6 Viajes

Son los gastos relacionados con tiquetes y viáticos del personal para realizar actividades relacionadas con el proyecto y que son
necesarios para la ejecución exitosa del mismo o para dar visibilidad a los resultados alcanzados. Por ejemplo, es posible incluir las
visitas a otros centros investigativos para capacitación o la invitación de asesores para el proyecto.

Usualmente, en este rubro Colciencias financia como máximo, hasta el 60% del valor total del rubro. Para el valor de la
contrapartida no cubierta por Colciencias, se debe agregar la leyenda que menciona que dicho valor está sujeto al Programa de
Movilidad de la VIE.
Tabla 8. Ejemplo “Descripción y justificación de los viajes (en miles de $)”

Nº días / Nº Pasaje por Estadía por Contrapartida

Lugar / Justificación Entidad Financiado Total
personas persona persona Especie Dinero
México o España /
3/1 2,500 3,000 UIS 4.800 0 3.200 8.000
Congreso
Totales 4.800 0 3.200 8.000

Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.

2.7 Material Bibliográfico

Se podrá financiar bibliografía debidamente justificada y directamente relacionada con la temática del proyecto en la forma
de libros y/o suscripciones a revistas científicas del tema. Es importante tener en cuenta que algunos libros deben ser solicitados
al exterior, razón por la que el costo en el país es mayor al precio de venta en el país de origen, además la compra se hace a
través de intermediarios, razón por la que sería deseable solicitar las cotizaciones respectivas.
Tabla 9. Ejemplo “Descripción de Material Bibliográfico (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Compra de libros y
Profesionales S.A. 2.000 0 0 2.000
normas relacionadas
Totales 2.000 0 0 2.000

Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.

2.8 Salidas de Campo

Gastos de medios de transporte para el traslado a zonas de muestreo, ejecución, labores de campo propias de la investigación
y puesta a punto de productos. Estas salidas normalmente son a zonas cercanas al lugar de desarrollo del proyecto, razón por
la que usualmente se realizan por vía terrestre.
Tabla 10. Ejemplo “Descripción de Salidas de campo (en miles de $)”
Valor Contrapartida
Descripción Justificación Cantidad Financiado Total
unitario Entidad Especie Dinero

Universidad
Salida de Identificación
2 Industrial de 22.600 0 0 22.600
campo región 1 de palmas 11.300
Santander

Totales 22.600 0 0 22.600

Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.

2.9 Capacitación

Formación y actualización del personal de la entidad que participa en el proyecto,

en cursos específicos para la actividad principal del proyecto.

NOTA: Cabe aclarar que no se incluye educación formal, por ejemplo: posgrados.

Tabla 11. Ejemplo “Descripción de Capacitación (en miles de $)”

Nº días / Contrapartida
Proveedor / Nº Costo por Especie Dinero
Tema Entidad Financiado Total
Lugar persona persona
s
Curso sobre
biomateriales y
/IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Profesionales S.A. 0 0 3.000 3.000
técnicas de
caracterización
Curso sobre
Universidad
biomateriales y
/IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Industrial de 3.000 0 0 3.000
técnicas de Santander
caracterización
Totales 3.000 0 3.000 6.000

Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.

2.10 Gastos de Administración

Incluye auxiliares administrativos, papelería y envío de correspondencia. En la mayoría de los casos, el valor admisible oscila
entre el 5% y el 10% del valor financiado por Colciencias. Se recomienda incluir el máximo valor permitido por la convocatoria,
ya que en la mayoría de los casos éste valor resulta necesario para la buena ejecución del proyecto.
Tabla 12. Ejemplo “Descripción de Gastos de administración (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Gastos de Auxiliaturas Universidad Industrial
1.550 0 0 1.550
Administración administrativas de Santander
Totales 1.550 0 0 1.550
2.11 Difusión de Resultados

En este rubro se incluye el diseño, elaboración y distribución de cartillas técnicas,

posters, así como inscripciones a congresos.

Tabla 13. Ejemplo “Descripción de difusión de resultados (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Diseño y Cartillas para
Universidad Industrial
elaboración difusión del 2.000 0 0 2.000
de Santander
cartillas evento
Totales 2.000 0 0 2.000

Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias

2.12 Gastos de Propiedad Intelectual

Corresponde a los gastos para registros de patentes, traducciones para la solicitud, pago de tasa de la
solicitud de patentes, y asesoría legal. Este costo se debe basar en la sección de resultados esperados
del proyecto. Este rubro aplica, cuando uno de los compromisos adquiridos en el proyecto es el registro
de una solicitud de patente. El valor a presupuestar debe ser consultado con la Dirección de
Transferencia de Conocimiento – DTC.

Tabla 14. Ejemplo “Descripción de gastos de propiedad intelectual (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Preparación de
solicitud de
Registro de Universidad Industrial
patente, asesoría 5.000 0 0 5.000
patente de Santander
legal y pago de
tasa de solicitud
Totales 5.000 0 0 5.000

Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.

2.13 Publicaciones

Indica los costos de edición y publicación de artículos científicos en revistas indexadas reconocidas,
libros, manuales, videos, cartillas entre otros.

Tabla 15. Ejemplo “Descripción de gastos de publicaciones (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Publicación de
Pago costos de Universidad Industrial
artículos 5.000 0 0 5.000
publicación de Santander
derivados
Totales 5.000 0 0 5.000

Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.

Cabe mencionar que el valor mostrado en la tabla es sólo un ejemplo y que la determinación del valor exacto a presupuestar
depende de cada proyecto.
2.14 Adecuación de Infraestructura

Incluye sólo las inversiones destinadas a adecuar laboratorios, parcelas o plantas piloto. Habitualmente,
su valor no puede ser superior al 20% del valor total del proyecto. Por lo anterior, es importante verificar,
en los términos de referencia, si este rubro es financiable o no y en caso afirmativo, el monto o
porcentaje máximo permitido.

Tabla 16. Ejemplo “Descripción de gastos de adecuación de infraestructura (en miles de $)”
Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Adecuación Cumplir normas técnicas Universidad
laboratorio de para acreditación de Industrial de 5.000 0 0 5.000
rayos x ensayos. Santander
Totales 5.000 0 0 5.000

Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.

2.15 Certificaciones

Obtención de certificaciones de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o similares,

sin incluir los gastos de implementación de dichas normas. En la mayoría de los casos, este rubro aplica
para convocatorias de acreditación de laboratorios.

Tabla 17. Ejemplo “Descripción de gastos de certificaciones (en miles de $)”

Contrapartida
Descripción Justificación Entidad Financiado Total
Especie Dinero
Certificación Solicitud de Universidad Industrial
6.000 0 0 6.000
Norma 17025 auditoría externa de Santander
Totales 6.000 0 0 6.000

Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.

Gracias por su atención. En el siguiente módulo se explicarán los pasos a seguir en la presentación
de propuestas y proyectos.
BIBLIOGRAFÍA

• OJEDA, Yesid; SÁNCHEZ, Claudia. Tipologías de Proyectos de Carácter Científico, Tecnológico e Innovación. [En línea]. Colombia. Disponible
en Web: <http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/ACUERDO%20001-2011.pdf>, consultado en abril 25 de 2013.

• Términos de Referencia Convocatoria 603 – “Convocatoria para la selección de un proyecto de investigación para la optimización de la
cadena logística de transporte de carga en Colombia”. Año 2013.
LECTURAS RECOMENDADAS

•Recomendaciones generales para la presentación de propuestas de investigación.