FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS – FGV

MBA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

NEGOCIAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS

AS PRINCIPAIS FASES DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO: PLANEJAMENTO,

EXECUÇÃO E CONTROLE

MANAUS – AM
2016

ALESSANDRA DA SILVA MONTENEGRO

BASÍLIO FRASCO VIANEZ JUNIOR

 RAQUEL COSTA MENNA BARRETO

AS PRINCIPAIS FASES DO PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO: PLANEJAMENTO,

EXECUÇÃO E CONTROLE

Trabalho apresentado à disciplina de

Negociação e Administração de Conflitos do
curso de MBA em Gerenciamento de
Projetos da Fundação Getúlio Vargas
ministrada pelo Prof° Otacílio Peçanha Filho
como requisito parcial da avaliação.

MANAUS – AM
2016

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 SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 3

2. CONCEITO DE NEGOCIAÇÃO .................................................................................... 4

3. ETAPAS DA NEGOCIAÇÃO .......................................................................................... 5

3.1 PLANEJAMENTO .......................................................................................................... 6

3.1.1 Análise ambiental .......................................................................................................... 6

3.1.2 Análise quantitativa....................................................................................................... 7

3.1.3 Análise qualitativa ......................................................................................................... 8

3.1.4 Planejamento tático ....................................................................................................... 8

3.2 EXECUÇÃO ................................................................................................................. 10

3.2.1 Abertura ....................................................................................................................... 11

3.2.2 Exploração.................................................................................................................... 12

3.2.3 Encerramento .............................................................................................................. 12

4. CONTROLE..................................................................................................................... 12

5. CONCLUSÃO .................................................................................................................. 13

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................... 14

1. INTRODUÇÃO

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 É incontestável que o ato de negociar é uma realidade em nosso cotidiano, embora
algumas vezes as negociações ocorram de forma inconsciente. O contexto de negociação em
sua existência é o mesmo em negociações pessoais como em negociações complexas a nível
organizacional.

Por isso, saber negociar vai muito mais além de uma habilidade natural. É necessário
buscar conhecimento e identificar as características e técnicas mais adequadas para cada
processo de negociação.

Compreender as fases mais importantes ao se negociar proporciona ao interessado

organizar as informações e executar as estratégias para que transação seja bem sucedida e que
a meta em questão seja alcançada.

Com a proposta de esclarecer sobre as etapas a serem seguidas em uma negociação, este
trabalho tem o objetivo de facilitar a compreensão sobre os conceitos relacionados a esse
assunto.

2. CONCEITO DE NEGOCIAÇÃO

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 O novo dicionário Aurélio da língua portuguesa define: negociar como: “realizar
operações comerciais” e “tratar, discutir para chegar a um acordo”.

Podemos denominar a palavra negociação desde um simples e breve diálogo com nosso
colega de trabalho com o objetivo de alcançar um entendimento, até um longo e complexo
processo de conversações entre dois países, envolvendo vários representantes de cada uma das
partes.

Segundo Lewicki et al.(1999 apud CARVALHAL et al, 2014, p.31), “negociação é um

processo em que tentamos influenciar outros para que nos ajudem a alcançarmos nossas
necessidades enquanto, ao mesmo tempo, levamos as necessidades deles e conta.”

Concordamos com essa definição, uma vez que realmente a negociação é um processo,
pois está situado no tempo passado, presente e futuro e, além disso, exige planejamento,
execução e controle.

A negociação ocorre em todos os momentos de nossas vidas e faz parte da maioria dos
processos de decisão. Normalmente é originada de uma situação ou problema ocorrido no
passado, visando uma solução para o presente ou futuro onde o início do processo de negociação
se dá pela necessidade de uma das partes em resolver um determinado problema ou solucionar
um conflito. Isso implica em dizer que, para que haja um processo de negociação,
necessariamente precisa haver duas ou mais partes envolvidas e interessadas em negociar para
chegarem a um acordo.

Os interesses comuns são os que mobilizam as partes para resolver as diferenças, os

antagonismos ou conflitos, onde as pessoas fazem uso da comunicação, gerindo o fluxo de
informações, explicando e confrontando propostas com a finalidade de alcançar acordos
aceitáveis.

3. ETAPAS DA NEGOCIAÇÃO

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 O processo de negociação que visa buscar um acordo satisfatório para as partes, a
negociação passa por três momentos que caracterizam as fases as mais importantes:
planejamento, execução e controle. Contudo não as devemos entender como algo rígido. Em
alguns casos, pode-se suprimir uma ou outra. O importante é tê-las sempre presente pois nos
ajudam na sistematização do processo de negociação.

Nas negociações simples, a passagem pelas etapas é rápida, imperceptível e apenas

intuitiva. Nas negociações complexas, cada etapa pode ser detalhada em estágios, onde ocorre
um movimento cíclico e os negociadores podem passar várias vezes por elas até a finalização
com um acordo entre as partes.

Cada pessoa interage diferente numa negociação, pois possuem pontos de vista distintos,
dando ênfase em diferentes assuntos. Por isso é importante que as partes envolvidas no processo
de negociação compreendam cada interesse e juntos gerem opções mutuamente vantajosas,
procurando concordar, conciliar os interesses opostos e permitir um relacionamento efetivo.

3.1 PLANEJAMENTO

O Planejamento proporciona ao negociador uma visão mais clara do cenário que poderá
encontrar. Procura-se criar ideias e decidir o que fazer, verificando como se pode lidar com os
problemas, quais os interesses a serem atendidos, que objetivos são realistas, como gerar opções
adicionais e de que forma definir os critérios para se decidir entre eles.

O planejamento de uma negociação corretamente estruturado divide-se em cinco etapas:

análise ambiental, análise quantitativa, análise qualitativa, planejamento tático e simulação (em
casos de negociações complexas).

3.1.1 Análise ambiental

A análise ambiental permite contextualizar, desenhar um plano de fundo da negociação

para qual os negociadores se preparam, buscando basicamente identificar quais são as partes,
qual é o objeto e qual o contexto (POC – Partes Objetos Contexto).

As partes são todas as pessoas e todos os grupos que são atingidos pelo processo,
incluindo os amigos, a família, o chefe, etc., e que podem exercer alguma influência sobre o

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seu desfecho. É bom, portanto, considerar essas pessoas e esses grupos desde o início, para
evitar surpresas no futuro.

Quando falamos em identificar o objeto, estamos nos referindo ao que está em jogo na
negociação, ou seja, o que será negociado durante o processo. De forma mais clara, o objeto
pode ser: um bem ou serviço, os atributos de qualidade, o escopo de um projeto.

Após definido o objeto, é necessário entender e mapear nos interesses e o que motiva a
outra parte a negociação. Entender quais são os ganhos potenciais (poder, dinheiro, fama,
melhorias). Contextualizando a negociação, o acordo virá quando os negociadores entenderem
o que motiva cada uma das partes.

3.1.2 Análise quantitativa

O negociador precisa conhecer a fundo sobre o que irá ser negociado, o tempo estimado
para o fechamento do negócio, até onde o negociador pode chegar, quais as restrições, se é que
elas existem. A elaboração de quadros e planilhas com dados relativos a ao objeto, tudo isso
fará com que o negociador tenha mais informações e com isso se sinta mais seguro durante o
processo. É importante que as partes envolvidas em uma negociação avaliem de antemão o que
pode lhes acontecer caso o acordo não seja fechado qual seria a melhor alternativa em caso de
não acordo, a MACNA.

Quanto mais desenvolvemos nossas alternativas durante o processo negocial, mais forte
torna-se nossa MACNA. A consciência correta da existência de um plano B da tranquilidade
ao negociador, pois ele sabe que algo lhe resta, caso o acordo não seja fechado.

O negociador, ainda, deve ter e demonstrar confiança nos assuntos envolvidos na

negociação. Se ele transmite segurança, o oponente terá mais cuidados ao fazer algumas
colocações de seus pontos de vista, pois se eles forem colocados de uma forma errada ou que
gerem interpretações dúbias, com certeza, ele sairá perdendo na negociação. O bom negociador
deve formular bem as perguntas, considerando três pontos: o que quer saber, como perguntar e
como aplicar as informações recebidas.

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 3.1.3 Análise qualitativa

As pessoas que estão envolvidas na negociação devem ter pleno conhecimento do

negócio para evitar um fracasso dos objetivos pretendidos. Portanto a qualidade das
informações é um item primordial e que ser for bem analisando facilitará a compressão das
necessidades entres os negociadores, a compressão da intensidade que as necessidades
mobilizam energias para as partes defenderem os seus interesses, identificação do que está em
jogo, quais os objetivos das partes envolvidas.

Os negociadores devem saber claramente quais são os interesses envolvidos na

negociação. Assim, devem saber quais são os interesses comuns que atendem as partes
envolvidas, quais os interesses que se complementam para alcançar os objetivos do foco
principal. É importante, também, saber os interesses opostos ou conflitantes que podem
atrapalhar uma boa negociação, além de outros interesses que possam surgir durante a
negociação, os quais podem atender ou não, a uma determinada parte dos negociadores ou a
todos os envolvidos. Supondo que não atendam a uma parte envolvida, então novas negociações
começarão, com foco nestes novos interesses, para se eliminar os conflitos que apareceram.

É preciso também ter bem definido o que será negociado, o objeto de negociação. Essa
definição é que irá delinear como o processo será conduzido, determinado o objetivo, a meta a
ser alcançada. Para evitar que surjam problemas novos ou minimize o aparecimento destes, nas
negociações, deve-se relacionar tudo o que será negociado, durante a montagem dos cenários.
Quando sabemos o que será negociado, devemos definir a importância e os valores do que será
negociado. Isso é bom, porque se atribui uma escala ou hierarquia de importância e valor
daquilo que estamos negociando.

3.1.4 Planejamento tático

Qualquer que seja a forma de se negociar, o objetivo da negociação, sua importância e

oportunidade, destaca-se três elementos que influenciam este processo: o tempo, o poder e a
informação. Sabendo utilizar estas variáveis tornam-se estratégias no processo de negociação.

Numa negociação o tempo deve ser analisado cuidadosamente, sendo ponto de apoio
para a projeção da negociação e a satisfação das partes envolvidas. O negociador precisa ter a
sensibilidade de perceber o melhor momento para negociar e o tempo para seus movimentos.

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Essas oportunidades podem estar relacionadas à oferta maior que a demanda, negociar com
antecedência, aproveitar uma data especial, importar ou exportar quando o câmbio estiver
favorável, etc.

A palavra poder transmite a ideia de autoridade, superioridade, oportunidade, controle

e direito, o qual se usada dentro de limites razoáveis torna-se positivo no processo de
negociação, possibilitando a realização de acordos satisfatórios para ambas as partes; os poderes
são subdivididos em poderes pessoais (que são os poderes da moralidade, atitude, persistência
e capacidade de persuadir) e poderes circunstanciais (que são os poderes do especialista, de
investimento, da posição, da legitimidade, da concorrência, do precedente, dos riscos do
compromisso, de conhecer as necessidades, de recompensa e punição, de identificação e de
barganha).

A informação é o ato de informar-se, de ter um conhecimento amplo e bem

fundamentado tornando-o primordial ao processo de negociação. (MARTINELLI E
ALMEIDA, 2006). Portanto, seja qual for o tipo de negociação a ser usada e considerando que
as pessoas envolvidas num processo de negociação são seres humanos, com emoções, valores
enraizados e pontos de vistas diferentes, o negociador deve preparar-se bem, planejar adiante,
executar e revisar. (MARTINELLI E ALMEIDA, 2006).

A análise dos movimentos táticos é uma alternativa para se estabelecer um

posicionamento estratégico adequado, possibilitando ao negociador fazer escolhas estratégicas
e táticas situacionais orientando-o a forma com que o negociador pode abordar um conflito,
definindo o curso de ação e perceba comportamentos e ações prováveis da outra parte.

Figura 1

Formas radicais: 9, mutuamente excludentes. 1, fuga

- Uso do poder (ganhar/perder): uma das partes QUER a solução preferida e se impõe
sobre a outra.
9
 - Fuga (perder/ganhar): ignora o conflito, postura passiva, evita a interação.

- Amaciamento (perder/perder): dá ênfase aos interesses comuns de relacionamento.

Assim minimiza as diferenças.

- Barganha (perder/perder): as partes estão empenhadas no ganhar/perder. Porém, há

equilíbrio entre forças. Ocorre, então, a troca de concessões até se chegar a um acordo, de forma
relutante.

- Integração (ganhar/ganhar): busca conjunta de solução para as divergências e

antagonismos.

Num momento inicial, os negociadores tendem a focar somente nos seus próprios
objetivos e em vencer, não se preocupando em relação ao outro lado, tendo em vista que a outra
parte terá o mesmo pensamento, resultando assim em negociações ganha-perde, com estratégias
sempre competitivas. Em relação a um acordo ganha-ganha, é importante identificar metas
desejadas de ambas as partes, determinar fatores e soluções alternativas, sendo que a
criatividade e as diferença de opiniões auxiliam para estabelecer um melhor acordo.

Negociadores habilidosos perguntam mais, testam entendimento, parafraseiam e

resumem, fazem silêncio para que o outro fale, o que, em essência, caracteriza a capacidade de
ouvir ativamente, ampliando a capacidade de identificar necessidades e objetivos dos
envolvidos.

3.2 EXECUÇÃO

Uma vez definido o que será negociado, é necessário identificar quem tem o melhor
perfil para conduzir a negociação, pois uma falha, dependendo do que está sendo negociado,
pode causar grandes prejuízos à organização.

As pessoas que se propõem ou são indicadas como negociadores devem apresentar um

estilo próprio que é o de não se envolver emocionalmente com a negociação e os atores desta.
Quem vai para uma mesa de negociação não pode ver a outra parte como um inimigo, e sim
como uma outra pessoa que quer resolver um problema comum. Para isso, devem ter
flexibilidade nas negociações para evitar as decisões de “isso pode e isso não pode”. Essa
flexibilidade é importante porque ela corta algumas arestas que vão surgindo ao longo das
negociações
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 Devemos iniciar a negociação, não com atritos ruídos ou desconfianças, mas, sim,
transferir ou gerar confiança e criar um clima construtivo para que as pessoas sejam receptivas,
dispostas a ouvir e prestar informações relevantes que possam levar ao bom desenvolvimento
da negociação. Durante a negociação devemos coletar informações para nos inteirar e confirmar
os problemas dos outros negociadores, as soluções e os possíveis benefícios que ele procura
alcançar. Com conhecimento e habilidade os negociadores minimizam e eliminam os impasses
fazendo concessões, dentro dos limites do objetivo desejável e o mínimo necessário. Durante o
processo de negociação algumas técnicas, estratégias e táticas não devem ser utilizadas, são
elas:

1 - Improvisação e falta de planejamento: no mundo globalizado em que vivemos as

informações são muito rápidas e em grande quantidade, aqueles que se preparam melhor têm
grande chance de sair vitoriosos;

2 - Descobrir o ponto fraco do oponente e atacá-lo: o sucesso da negociação está na

valorização dos aspectos positivos dos negociadores, então devemos descobrir as oportunidades
e aproveitá-las.

3 - Aplicar truques, macetes e artimanhas: o uso destes artifícios pode tornar o

adversário perigoso, ele pode, também, adotar os mesmos artifícios e derrotá-lo.

4 - Tentar a manipulação; se o negociador pretende se utilizar disto, a primeira coisa que

tem a fazer é se colocar posição do outro. Veremos que o problema é bem diferente daquilo que
pensamos.

5 - Agredir e intimidar: esta não é uma boa estratégia ou tática, pois demonstra para o
adversário que quer impor a sua força, mas os seus argumentos são fracos.

Podemos dividir o processo de execução em três estágios, os quais devem ser

cuidadosamente preparados: Abertura, exploração e encerramento.

3.2.1 Abertura

Este é o início da negociação. É o momento de expor o que se espera e o que se pode

oferecer no processo. Portanto durante a negociação é extremamente importante criar-se um
ambiente favorável ao entendimento desde o início, reduzindo eventuais tensões, procurando-
se um consenso.
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 3.2.2 Exploração

Muitas vezes iniciamos uma negociação nesta etapa, esquecendo-nos das anteriores. Isto
poderá ser um erro, pois o desenvolvimento será mais fácil se precedido da etapa de
planejamento. Nesta etapa deveremos explorar e compreender variáveis envolvidas, fazer
perguntas e fornecer respostas é o principal. O objetivo é encontrar os pontos comuns entre as
duas partes, evitando enfatizar as diferenças. Crie pontos de contato, de forma que o negócio se
mostre benéfico para os dois lados. A descoberta desses pontos comuns acontece através do
diálogo e da troca de perguntas e respostas entre os negociadores.

As dúvidas devem ser respondidas e as objeções rebatidas com dados, e não somente
com opiniões. As objeções, neste caso, servem como oportunidade para detalhar melhor as
propostas.

As negociações também envolvem uma boa dose de ética. Não minta jamais para o outro
lado. Quando for impossível contar tudo, omita - ou, se colocado diante de uma pergunta direta,
diga que não está autorizado a respondê-la.

3.2.3 Encerramento

Este momento requer muita sensibilidade. Devem-se evitar a impaciência e a precipitação.

Deveremos ainda ter em consideração:

 Resumir o que ficou combinado;

 Recapitular os benefícios mútuos;
 Verificar se não há mal-entendidos e/ou resistências;
 Formalizar, se necessário, o compromisso;
 Registar o que ficou acordado;
 Combinar (se houver) os próximos passos e definir o cronograma.

4. CONTROLE

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 O Controle é a avaliação da negociação, feita individualmente, após a reunião, diz
respeito ao controle das ações planejadas durante a reunião.

Como o fato de se chegar a um acordo não determina o final da negociação, é importante

que se exerça o controle daquilo que foi acordado até o seu cumprimento final. Isso é feito em
dois momentos.

 Controle do que foi acertado (datas, custos, condições, responsáveis, etc.)

 Avaliação entre o "previsto x realizado", isto é, o que você queria que acontecesse e o
que acabou de fato ocorrendo em termos de resultado final. Concessões feitas e qual o
alcance dessas concessões.
É importante refletir sobre as etapas da negociação e como elas se desenvolveram,
buscando identificar aspectos a serem melhorados das próximas vezes.

5. CONCLUSÃO

O desenvolvimento desse trabalho teve como finalidade a apresentação de conceitos e

técnicas de negociação.

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 Apesar das habilidades de negociação serem inerentes ao ser humano e fazerem parte
do nosso dia a dia, é necessário o aprimoramento dessas técnicas. O estudo e a compreensão da
prática dos aspectos conceituais são conhecimentos importantes na orientação em se alcançar
os resultados desejados. Por isso, devem-se primeiramente alinhar e identificar as técnicas de
acordo com o cenário em questão.

Saber planejar é o primeiro aspecto importante na negociação. É nessa etapa que são
examinadas as condições e os objetos do negócio, preparação da execução e a avaliação do
controle dos resultados.

Ao se iniciar o ato de negociar, é o momento para expor o que se espera e o que se pode
oferecer nesse processo. Deve-se definir o objetivo da relação para que todas as partes
envolvidas estejam à vontade. Perguntar e fornecer respostas ajudam no esclarecimento que
podem facilitar ou dificultar as expectativas. Após a formulação das informações e propostas,
tem-se o momento decisivo se o negócio será aceito pelas partes. Com a negociação concluída,
deve-se monitorar o andamento e realização das propostas conforme o acordo.

Seguir as técnicas e fases descritas no decorrer nesse trabalho, facilita para que a
negociação seja executada de maneira saudável e que ofereça vantagens para todas as partes
interessadas.

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CARVALHAL, Eugenio et al. Negociação e administração de conflitos. 4 ed. Rio de

Janeiro: Editora FGV, 2014.
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 MARTINELLI, Dante Pinheiro. Negociação, administração e sistemas.
2001.SemeAd-FEA-USP. Disponível em:
http://www.ead.fea.usp.br/semead/5semead/Adm.%20Geral/Negocia%E7ao,%20Administra
%E7ao%20e%20Sistemas.pdf

MARTINELLI, Dante P.; ALMEIDA, Ana Paula de. Negociação e solução de

conflitos: do impasse ao ganha-ganha através do melhor estilo. São Paulo: Atlas, 2006.

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