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ARQUIVOLOGIA

CONCEITOS INICIAIS

ARQUIVOLOGIA
É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais,
desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior
destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.
Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA


O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes.
Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três
conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento.

INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de


tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.


Por exemplo: pen drive, folha A4.

DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que


possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta.

Destacamos:

Informação registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta
SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR.

O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e


privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo.

Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:

o Arquivo Nacional;
os arquivos do Poder Executivo Federal;
os arquivos do Poder Legislativo Federal;
os arquivos do Poder Judiciário Federal;
os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado1, vinculado ao
Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional
de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo.

Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas
outras informações sobre Arquivologia.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

1
Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas
em grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas.
ARQUIVO
Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para
efeitos futuros.

Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em


sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade,
e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão
oferecer no futuro.

Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos


conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que,
para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de
acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de
arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será
entregue.

Desse conceito é importante destacar:


1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem
ser também recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.
2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e
serem de vários tipos (sonoro, cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em
suporte papel.
3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar
que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade,
que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela
instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela
organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma
ideia clara das atividades realizadas por aquele órgão.
Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um
documento será produzido em razão da atividade da instituição, ou seja, um banco
não produz certidão de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituição
financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que
se trata de uma instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por
exemplo.

Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os


conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.

Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n.
8.159 é bastante cobrado.

Decreto Nº 4.073, De 3 De Janeiro De 2002

Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados.

O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR:


Móvel destinado à guarda de documentos.
Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos
arquivísticos.
Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir,
ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os
princípios e técnicas arquivísticas.

RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO


1. Reconstituição e preservação da memória;
2. Apoio administrativo;
3. Fonte de informação;
4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica.

Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de


documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.
As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção,
utilização e destinação dos documentos.

FINALIDADE DO ARQUIVO
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas
que permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais
aspectos que possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituição de maneira eficiente.

Requisitos para garantir a Finalidade:

1) Pessoal qualificado e em número suficiente;


2) Instalações em local apropriado;
3) Materiais adequados;
4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria
arquivística moderna;
5) Normas de funcionamento;
6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”.
Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações
contidas no acervo documental sob sua guarda”.
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos


distintos.

Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos


os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela


instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos
através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são
produzidos ou recebidos pela própria instituição.

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,


estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor
cultural.

Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do


arquivo é administrativa, podendo adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo
permanente. Iremos estudar o recolhimento nas próximas aulas. Além disso, os
documentos de arquivo são, em regra, produzidos em única via ou número limitado de
cópias ou vias. Já na biblioteca podemos ver coleções de obras.
Preste atenção no quadro-resumo à seguir, pois esta questão da distinção entre
arquivo, biblioteca e museu é muito cobrada em prova.

Arquivo Museu Biblioteca

Documentos Únicos Coleções

Valor Valor Cultural/Histórico Valor Cultural


Administrativo/Funcional

Documentos Compra/permuta/doação Compra/permuta/doação


produzidos/recebidos
ARQUIVOLOGIA

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

QUANTO AO GÊNERO

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a


informação foi registrada no mesmo.

Podemos destacar:

Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis,


contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex:
Mapas, plantas.

Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel


emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: Fotografias.

Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e


armazenados em computador. Necessitam de computador para serem
acessados. Ex: documentos eletrônicos: word, excel.

Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da


microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex:
Microficha, microfilme em rolo.

Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou


impressos. Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições,
atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabela,
questionários, correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos
ou manuscritos.

Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas


magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e
fitas videomagnéticas.

Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo


registros fonográficos. Ex: Discos e fitas audiomagnéticas.

QUANTO À ESPÉCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA


Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata,
relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma).

Algumas classificações:

1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas,


com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.
Medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento,
resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão,
acórdão, despacho decisório, lei;

2. Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os


assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex: parecer, relatório.
voto, despacho interlocutório;

3. Atos de assentamento: são configurados por registros,


consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex:
apostila, ata, termo, auto de infração;

4. Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos,


decisões etc. Ex: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou
idêntica.

5. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a


Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal – é parte. Ex:
tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc);

6. Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos


normativos em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando,
mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação,
telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o


documento. Exemplo: de serviço, de posse, de concurso.

Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com


a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e
Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida
Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela
Salarial.
Você gosta de Matemática? Vamos misturar Arquivologia com
Matemática? Você vai gostar!

Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta


precatória é um tipo documental.
E se fosse um Contrato de Prestação de Serviço?

Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e


o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno,
planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou


cópia.
ARQUIVOLOGIA

Classificação Dos Arquivos

SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS

Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da


seguinte forma:

Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições


governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas
funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ,
arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal.

Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições


não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades
específicas. Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da
Esquina.

SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de
suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em
microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento,
controle, conservação etc.

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto


específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo,
os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

Arquivo especial  Depende do SUPORTE


Arquivo especializado  Depende do ASSUNTO

SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO


Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a
administração quando divulgadas.

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e


entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do
requerente e a especificação da informação requerida.

Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de


conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança,
quanto a sua custódia e divulgação.

Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público


em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;

O grau de sigilo divide-se em três categorias:


ultra-secreto: 25 anos.
secreto: 15 anos
reservado: 5 anos.

Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO


DE 2011 que regulamenta o Acesso a Informações.

SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO

Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.


Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que
determina prazos ou exclusões gerais.

O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se há alguma


restrição decorrente de regulamentação.

SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO


Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados
em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e
desenhos, bem como nos arquivos permanentes.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros.

Tipos de Arquivos

Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais.

Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos


mesmos, cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do
arquivo corrente – junto aos órgãos operacionais.

Competências dos Arquivos Setoriais:

» racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e


acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;
» conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão
subordinados;
» manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
» atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua
custódia;
» participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes
necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade
e destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central;
» elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;
» elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo
Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de
Documentos);
» orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo
Central;
» zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado,
enquanto estiverem sob sua custódia;
» exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.

Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos


setoriais. Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam
reunidos em um único local, mas também há a concentração de todas as atividades de
controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de
documentos de uso corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas
atividades são realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.

Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial

Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto


importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços
de arquivo em fase corrente. A descentralização se aplica apenas à fase corrente de
arquivos. Em suas fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre
centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e


frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem
localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou
próximos a estes.

Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo
central) as atividades do arquivo corrente.

Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação


devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios
diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.
ARQUIVOLOGIA

ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO

Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).

Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua
destinação, é a distância entre a administração e a história numa sequência temporal.

TEORIA DAS 3 IDADES

Teoria das 3 idades


1. Arquivo de primeira idade ou corrente
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário
3. Arquivo de terceira idade ou permanente

Valoração dos Documentos

Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se


ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor
pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo)
e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor
temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência,
perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam
esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é
chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

Também pode ser chamado de:

VALOR PRIMÁRIO (Imediato): manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:

1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são


necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatórios etc;

2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo


prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais.
Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à
comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências
governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.

Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à


possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o
adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

Também pode ser chamado de:

VALOR SECUNDÁRIO (Mediato): subdivide-se em:

1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização,


reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de
Motivos etc;

2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma


determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas
informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de
Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços,
Indicadores Económicos etc.

Veja:

Ciclo Vital dos Documentos:


ARQUIVOLOGIA

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados


nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entende-se que,
nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem
ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram
criados.

Também são chamados de: 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento;


Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1º Ciclo.

Atividades do Arquivo Corrente:

• Protocolo
• Expedição
• Arquivamento
• Empréstimo
• Consulta
• Destinação
ARQUIVOLOGIA

Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário

É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas


cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar
de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há
necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos
documentos nesses arquivos é transitória.

Também são chamados de: 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo;
Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo.

Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema é a economia de


espaço e de recursos material e humano. Este arquivo evita a eliminação
descontrolada e permite melhor conservação dos documentos.

Os documentos transferidos aos arquivos intermediários conservam a classificação que


lhes foi dada nos arquivos correntes.
ARQUIVOLOGIA

Arquivo de Terceira Idade ou Permanente

É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e


que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os
meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente
ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.

Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático;


Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo.

São classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituição da instituição;


que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.

Atividades do Arquivo Permanente

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação;


conservação e referência:

1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos.


O Arranjo de documentos arquivísticos é definido pelo DBTA (Dicionário Brasileiro de
Técnicas Arquivísticas) como “sequência de operações intelectuais e físicas que visam
à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecidos”.
O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro
dos fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.

Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.


Série: Divisões de um Fundo Arquivístico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível.
Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa
apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de
outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao
princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo
fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo.
O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds,
respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil.

Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas


Holandeses

Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência,


data, número, assunto e nome.
O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que
corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto
possível, a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este
conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois de um
levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura
geral do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele
voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para


identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando
o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o
conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que
pode dispor um arquivo.

3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu


acondicionamento, visando impedir sua deterioração.

4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da


atividade de Referência.
Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser
consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições.
Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais
usuários terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.
ARQUIVOLOGIA

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

GUIA: É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos


fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. É o mais genérico, informa
a totalidade dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o
histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo
integrante do acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de
funcionamento, condução para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos,
requisitos exigidos do pesquisador.

INVENTÁRIO: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo são


identificadas e descritas.

Sumário: onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões são


identificadas e descritas sucintamente. Reflete o arranjo, sua finalidade é descrever a
composição do fundo. Possui introdução com breve histórico sobre a instituição.

Exemplo:

Analítico: onde as unidades de arquivamento são descritas pormenorizadamente,


proporcionando ao usuário o conhecimento individualizado das unidades de
arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

Exemplo:
CATÁLOGO: Instrumento de Pesquisa elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico. Inclui todos os documentos pertencentes a um
ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária. Sua finalidade é
agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma
época, digam respeito à mesma pessoa, etc.

REPERTÓRIO: Trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente


documentos previamente selecionados. Os documentos têm valor específico sobre
determinados assuntos. Tem a intenção de ressaltar documentos individuais.

ÍNDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos


elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em
determinada ordem para indicar sua localização no texto. Remete o leitor ao contexto
onde se acha inserido o termo indexado.

TABELA DE EQUIVALÊNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de


antigas notações para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual
que tenha sido empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.

LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO: Relação elaborada com o objetivo de controlar a


entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

Exemplo:
ARQUIVOLOGIA

Prazo de Guarda

Prazo de guarda (ou período de retenção) é o período em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermediário.

O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com


os seguintes fatores:

• frequência de uso das informações contidas nos documentos;


• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos
(prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos
recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos precaucionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período
definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase
intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será,
portanto, a soma das duas fases em questão.

Destinação dos Documentos

Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua
destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor
administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda
permanente.
ARQUIVOLOGIA

Tabela da Temporalidade

A Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos


documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua
destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma comissão chamada de Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos e
será aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na
instituição.

Decreto 4703
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída
comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos
documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro


e sua possível destinação.
Quando um documento está no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa
fase, ele poderá ser eliminado, transferido ao arquivo intermediário ou recolhido ao
arquivo permanente.
Quando um documento está no arquivo intermediário, decorrido seu prazo de guarda
nessa fase, ele poderá ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais será eliminado.

Exemplo Tabela de Temporalidade

Assunto Prazos de Guarda Destinação OBS


Final
Corrente Intermediário
000 Administração Geral
Modernização e
Guarda
Reforma 5 anos 5 anos
Permanente
Administrativa
Planos, São passíveis de
programas e eliminação
projetos de Guarda documentos que se
5 anos 9 anos
trabalho Permanente encontrem
recapitulados em
outros.
Registro nos
órgãos 3 anos Eliminação
competentes
ARQUIVOLOGIA

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em:

LEVANTAMENTO DE DADOS

• Legislação pertinente:

a) Âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e


procedimentos.
b) Âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
c) Âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.

Organização:

a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição


delineada pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que
integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando
claras as atividades de cada um de seus órgãos.

• Documentação:

a) Gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc.


b) Tipo e espécies documentais: cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem
de computador.
c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês.
d) Estado físico: necessidade de restauração.

• Processos:

a) Rotinas e formulários em uso na empresa.


b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a
correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso,
carimbar, data).
c) Arranjo e classificação documental.

• Recursos:

a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da


empresa (nível das pessoas, escolaridade).
b) Físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento.
c) Ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.

ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará


habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu
diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada
caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma
instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto,
uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do


arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra
seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e
permanente. Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da
instituição.

IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto


arquivístico e seu acompanhamento.

Ainda sobre Organização de Arquivos:


Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de
segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:

Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança,


incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração.
Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou
dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.

Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a


documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de
qualquer documento que tenha sido dele retirado.

Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As


possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a
variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de
difícil entendimento.

Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da


empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos
documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito
rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata,


proporcionando pronta localização dos documentos.
ARQUIVOLOGIA

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao


armazenamento de documentos.

A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante


no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem
adotados no arranjo da documentação corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que
devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.
Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à
observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir qual
o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.

Podem-se dividir os métodos de arquivamento em três grandes sistemas:

Sistema Direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local


onde se acha guardado.

Sistema Indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes


consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários.

Semi-Indireto: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela


consulta a uma tabela.

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos (se o


documento é especial ou especializado) a serem arquivados e pela estrutura da
entidade.

Segundo Marilena Leite Paes, pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas


classes:

Básicos e Padronizados. Veja:

Básicos:
1)Alfabético e Geográfico

2)Numéricos:
Simples
Cronológico
Dígito-terminal

3)Ideográficos (Assunto):

Alfabéticos
Enciclopédico
Dicionário

Numéricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexação coordenada

Padronizados:
1)Variadex
2)Soundex
3)Mnemônico

O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes


de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.

Métodos Básicos

Método Alfabético
É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas
ou jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem
alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação. É um método direto.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetação, veremos as principais:

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o


prenome.
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos

Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.


Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira

Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não


se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo

Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de


sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira

Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira José

5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são
considerados (ver também regra nº 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto,


Sobrinho são consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são
considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem


de elemento de distinção.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome


completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos
de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt

Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais


comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letras
maiúsculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O’Brien

Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que


corresponde ao sobrenome de família do pai.
Exemplo:
José de Oviedo y Baños
Francisco Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos

Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se


apresentam.
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang

Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser


transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda

Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)

13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os


números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia

Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)

Método Geográfico

O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento.


Este método é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por


estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado,
independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão
estar dispostas após as capitais.

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de


identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética
por cidade, não havendo destaque para as capitais.

c) Correspondências de outros países: alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo


da capital e do correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem
alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.
Método Numérico
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número,
devemos adotar os seguintes métodos: numérico simples ou numérico cronológico.

Numérico Simples: Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem


enviamos ou de quem recebemos correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.
Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método
exige a adoção de um índice alfabético, também chamado onosmático (Relativo aos
nomes próprios), que permitirá identificar o número de cada documento e, assim,
possibilitar sua localização. É um método indireto.

Numérico Cronológico: Neste método os documentos são numerados em ordem


cronológica de emissão. Assim, além da ordem numérica, observa-se também a data. É
adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a
pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde além do
número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser
denominado de processo. Além da ficha numérica, também chamada ficha de
protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico
(Relativo aos nomes próprios), de precedência e de assunto para facilitar a
recuperação da documentação.

Método Dígito-terminal
Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no
arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de
identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua
leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos
em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando
pares.

Exemplo 1: o número 831.423, será lido 23.14.83

Exemplo 2:
O Documento referente a tal assunto foi gerado com o certo número de registro:
190683 e esse documento foi arquivado em uma sala, em uma estante e em uma
caixa.

A separação do número: 190683 em grupos de três ficaria assim:

(19) (06) (83) - onde se lê de trás para frente.

Nesse exemplo esses números querem dizer o seguinte:

1º (83) É o número da sala que foi arquivado o documento;


2º (06) É o número da estante;
3º (19) É o número da caixa.

Este método tem a vantagem de redução de erros de arquivamento, com rápida


localização dos arquivos.

Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua
esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a
redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.

Métodos por Assunto

O método de arquivamento por assunto não é fácil de aplicar, pois depende de


interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento da
instituição.
Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o
numérico.
O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica. É um
método indireto.

Alfabético Dicionário: Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em


rigorosa ordem alfabética.

Exemplo:
Cursos de doutorado
Cursos de especialização
Cursos de formação
Exposições de publicações
Pesquisas de administração
Pesquisas de ciência política

Alfabético Enciclopédico: Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e


ordenados alfabeticamente.

Exemplo:

Cursos
Doutorado
Especialização
Formação

Pesquisas
Administração
Ciência política

Publicações
Exposições

Métodos Numéricos Ideográficos

Método Ideográfico Numérico – Duplex


Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice
alfabético remissivo. São, portanto métodos indiretos. Classifica-se a documentação
em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
1-1-3 Aplicada à educação
1-2 Ciência política
1-3 Administração
1-4 Economia

Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a


abertura ilimitada de classes.

Método Ideográfico Numérico – Decimal


Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja
classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma
décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser
incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é
subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades, e assim
sucessivamente.

Exemplo:
a) Classes

000 – Administração Geral


100 – Pessoal
200 – Organização
.
.
.
900 – Divulgação

b) Subclasses

100 – Pessoal
110 - Seleção
120 – Aperfeiçoamento
130 – Preenchimento de Cargos

c) Divisão 130
130 – Preenchimento de Cargos
131 – Nomeação
131.1 – Interina
131.2 – Efetiva
132 – Vacância de Cargos

Este método é limitado, o arquivista precisa conhecer bem a instituição,


pois não pode adicionar além de 10 classes. As bancas gostam de cobrar os métodos
duplex invertendo conceitos. Mas não há como errar: Duplex Decimal -> No qual
Decimal vem de DEZ, dez classes, ok.

Método ideográfico Unitermo (ou indexação coordenada)


O método consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um
número em ordem crescente (número de registro), de acordo com sua entrada no
arquivo. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma
vez numerado, através da análise do documento são identificadas as palavras-chave
ou descritores, que servirão posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos
devem ser transcritos em uma ficha-índice, como mostra o exemplo a seguir:

Nº 0004

CONSELHO DIRETOR E CURADOR

Palavras Chaves
Descritores

RESUMO: Reunião conjunta dos Conselhos Diretor e Conselho Curador (FGV)


Curador, para deliberar sobre Relatório e Prestação
Conselho Diretor (FGV)
de Contas, relativos a 1982. Rio de Janeiro, auditório
do 12º andar, 24 de março de 1983. Reuniões
Barbosa, Manoel
Brito, Oswaldo

Marilena Leite Paes


Para cada palavra prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9.
O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras chave.

REUNIÕES

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
0110 0011 0172 0073 0004 0225 0126 0227 0078 0369
0193 0098

As fichas-índice são arquivadas em ordem numérica e as demais em ordem alfabética


das palavras-chave.
Os documentos são arquivados em ordem numérica.

Métodos padronizados

Método Soundex
Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções, foi inventado o
sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por
código, ao invés de o serem pela sequência estritamente alfabética. O código baseia-
se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento são assim
agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em conta se a grafia
é ou não a mesma.

Método Variadex
Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas
cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a
localização de documentos. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de
cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a
primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco
cores da chave. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de
arquivamento muito comuns no método alfabético.

Método Mnemônico

• Mnemônico é um auxiliar de memória.


• Este método procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a
memória.
Deve-se relacionar 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando significado a cada uma,
por meio de uma palavra chave. Cada palavra chave corresponde um assunto.

Exemplo
A – Aluguel
B – Administração
C – Compra
F – Financiamento
V – Venda

Método Alfanumérico

Esse método não é considerado básico nem padronizado. Esse método trabalha com
uma tabela constituída de divisões do alfabeto, previamente planejadas e numeradas
em ordem crescente. Usam-se notações fechadas, para evitar que depois de
numeradas as divisões sejam alteradas.

Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.

Assim, as pastas individuais teriam como notação os nomes colocados após o número
correspondente à sua divisão alfabética.

Exemplo:
1 – Acrísio, Paulo (Aa-Af = 1)
1 – Afonseca, João (Aa-Af = 1)
– Almeida, Mário (Ag-Al = 2)
RESUMO
ARQUIVOLOGIA

DOCUMENTO DIGITAL

LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.


Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios
eletromagnéticos.

Art. 1º

A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a


reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta
Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um
documento para código digital.

Art. 3º

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a


autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o
emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP - Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão
protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Art. 4º

As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que


utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico,
óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua
precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do
processo adotado.

E-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização


produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos
próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim
como sua acessibilidade. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão
arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento
até a sua destinação final.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma
tecnológica em que for desenvolvido e/ ou implantado.

O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de
gestão arquivística de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os


convencionais.

No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre


os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o
acesso são feitos por meio do SIGAD.

A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de


gerenciamento de documentos. Entretanto, para seassegurar que
documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser
preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos
incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos
documentos digitais.

Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação,


gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos,
gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e sistema informatizado de gestão
arquivística de documentos (SIGAD).

Sistema de informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à
informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das
atividades de um órgão ou entidade.

Gestão arquivística de documentos


Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária,
visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme já
estudamos.

Sistema de gestão arquivística de documentos


Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja
interação permite a eficiência e a eficácia da gestão
arquivística de documentos.

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica


de Documentos.
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de
um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura,
gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não
estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc.
Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que
permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses
documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme,
imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

As principais tecnologias relacionadas a GED são:


••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de
documentos do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel
em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia


que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de
documentos eletrônicos.

••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo vital de


um documento, independente da mídia em que se encontre.
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento,
manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de
categorização e tabelas de temporalidade.

••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização,


garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo
previamente definido.
É um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita
dentro da sua organização. Consiste em um gerenciamento eletrônico de qualquer
processo de informação de uma empresa, gerando aos usuários rotinas e ações pré-
definidas, de forma organizada e monitoramento automático do fluxo dos documentos
através dos diferentes departamentos da organização. O Workflow garante maior
produtividade, segurança e controle total de possíveis gargalos operacionais.

••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita


reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados,
automatizando o processo de digitação. Muito utilizado em bancos.

••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura,


indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em
meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de


fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação,
gestão de documentos, repositórios, entre outras.

Metadados ou Metainformação: A concepção adotada neste trabalho baseou-se na


definição do termo metadado conforme estabelecido no Glossário da Câmara Técnica
de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos, isto é, “dados
estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou
preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”.

São descritores de informação:


– identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura
de dados).
– identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.).
RESUMO
ARQUIVOLOGIA

MICROFILMAGEM

Art. 13º

Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão


ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de
sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14º

Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos


microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar
autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Art. 15º
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios
habilitados.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as
empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão
sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização
que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16º

As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de


terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;

III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das
microformas.

Art. 17º

Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em


juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade


estrangeira que os houver autenticado;

III - forem acompanhados de tradução oficial.

Art. 18º

Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de


documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser
mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos
originais.

Sinalética

O Glossário da Micrográfica não registra o termo sinalética, mas sim alvo (em inglês:
target) que define como:

(1) Qualquer documento ou gráfico contendo informação identificadora, codificadora


ou gráfico de teste. (2) Um recurso auxiliar para controle técnico ou bibliográfico que é
fotografado no filme precedendo ou sucedendo o documento.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, define sinalética, também


designada por alvo, como:

Recurso de comunicação utilizado no processo de microfilmagem, contendo


informações pertinentes ao conteúdo do rolo, seja para fornecer dados relativos ao
teor intrínseco e extrínseco do documento (sinalética bibliográfica), seja para
funcionar como sinal de alerta (sinalética visual).

Uma boa explicação para o termo é dada por Lisa FOX:


Sinalética, em microfilmagem, designa um conjunto de informações técnicas e
bibliográficas, acompanhados ou não de ícones, denominadas também alvos, que são
microfilmadas em folha própria junto aos documentos, com os objetivos de oferecer
informações adicionais de forma a proporcionar maior qualidade informacional ao
produto que está sendo gerado, o rolo de microfilme e orientação para os leitores.

Conteúdo

Quanto ao seu conteúdo, as sinaléticas podem ser:

• Informativas: São aquelas que orientam o usuário do microfilme.


Identificam os materiais microfilmados. Explicam características, como por exemplo,
páginas que faltam no original. Podem informar sobre a localização do material dentro
do rolo de microfilme e também sobre outros aspectos.

• Técnicas: São aquelas que oferecem as informações técnicas visando a produção do


microfilme e sua qualidade, como é o caso dos cartões de teste de resolução.

Posição No Rolo De Microfilme

As sinaléticas podem se classificar, do ponto de vista da posição que ocupam no rolo,


em três tipos:

• Sinaléticas iniciais: São aquelas que, obrigatórias ou não e geralmente padronizadas,


aparecem antes dos documentos a serem microfilmados.

• Sinaléticas intermediárias: São aquelas que aparecem junto a conjuntos


documentais, itens ou páginas de itens documentários. Embora sigam diretrizes,
algumas poderão estar ou não presentes, dependendo das circunstâncias.

• Sinaléticas finais: São aquelas que, obrigatórias, aparecem após a microfilmagem da


última página do acervo, apresentando informações padronizadas. Esta caracterização
dos elementos de sinalética será percebida com clareza quando os alvos forem
apresentados.

Símbolos Utilizados

RESUMO
ARQUIVOLOGIA

Gestão de Documentos

Lei nº 8159/91: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de


procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.

Ou seja, a Gestão de Documentos envolve tudo que diz respeito ao documento, desde
a sua produção até seu destino final. Aqui podemos falar de técnicas de arquivamento,
conservação ou qualquer assunto pertinente ao documento.

Fases
As três fases básicas da gestão de documentos são: produção, utilização e destinação.

1ª Fase: Produção

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um


órgão ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a
produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado,
armazenado e eliminado, garantindo assim, o uso adequado dos recursos de
reprografia e de automação. Recomenda-se nessa fase, evitar a reprodução
desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em
maior dificuldade do controle das informações no arquivo.

2ª Fase: Utilização

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua


função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Essa fase envolve os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às
técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de
recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa.
Desenvolve-se também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a
implantação de sistemas de arquivo e recuperação da informação.

3ª Fase: Avaliação e Destinação


Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
serão preservados permanentemente.

Perceba que na letra da Lei temos:


[...] produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento [..]
Que são as mesmas fases que acabamos de estudar.

RESUMO
PROTOCOLO

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente


consultados como ponto de partida, ou prosseguimento de planos, para fins de
controle, para tomada de decisões das administrações etc. (Marilena Leite Paes)
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem
ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e
expedição dos documentos correntes. Por isso, frequentemente encontra- se na
estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e
Arquivo, Arquivo e comunicação ou outra denominação similar.
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos
documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização
e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de
protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante.

O PROTOCOLO é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição


de correspondência de uma empresa.

Rotinas

Recebimento e Classificação:

• Receber a correspondência.
• Separar a correspondência oficial da particular.
• Distribuir a correspondência particular.
• Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
• Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários.
• Abrir a correspondência ostensiva.
• Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a
existência de antecedentes.
• Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lá, o setor encarregado
de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita
a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
• Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado
pela empresa e definido pelo arquivista.
• Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do número,
escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído
a ele, quando foi classificado.
• Elaborar o resumo do assunto tratado no documento.
• Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.

Registro e Movimentação

Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e


suas atribuições podem ser assim descritas:
• Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de
entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do
assunto, primeira distribuição.
• Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino,
juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas
respectivas fichas, se for o caso.
• Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e
assunto, rearquivando-as em seguida:

• Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica


• Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas
respectivas fichas (numéricas) o novo destino.
• Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de
autoridade competente.
Expedição

• Receber a correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas


cores e quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para
consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são
devolvidas ao setor de origem, após a expedição.
• Verificar a falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
• Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cópias.
• Separar o original das cópias.
• Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
• Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes
que lhes deram origem.

Expedição: Documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora da empresa.


Distribuição ou redistribuição: Documentos remetidos a outros setores da mesma
instituição.
ARQUIVOLOGIA

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A classificação dos documentos se dá utilizando o “código de classificação de


documentos” de arquivo, que é um instrumento de trabalho utilizado para classificar
todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas
funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema.

Tal medida tem a finalidade de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas


arquivísticas relacionadas com a avaliação, a eliminação, a transferência, o
recolhimento e o acesso a esses documentos.

Isso é feito considerando que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo
do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação
nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos
arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, as atividades, as espécies e os tipos


documentais, genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente
distribuídos de acordo com as funções e as atividades desempenhadas pelo órgão.

Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia


funcional do órgão, definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos,
partindo-se sempre do geral para o particular.
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operações:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a fim de verificar sob que assunto


deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A
referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se
refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que
trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

1. Receber o documento para classificação;


2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo
com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo,
utilizando o índice, quando necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.
ARQUIVOLOGIA

Arquivamento

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às


seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se


destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
atribuída será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo


assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível
manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-
os previamente para o arquivamento.

Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês


acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o
caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a
facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas
suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões.

Acondicionar:
Embalar

Armazenar:
Guardar

Esta operação possibilita:

Racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados
vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o
número de pastas.

Exemplo:
Organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada
pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e
desde que relativos a um mesmo assunto.

Exemplo:

Terminologia Arquivística:

Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por


assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que
constitui uma unidade de arquivamento.

Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos


no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que
constitui uma unidade de arquivamento.

Volume: Folhas encadernadas, sejam manuscritas,


datilografadas ou impressas.

http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta


suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter
muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido,
sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO


1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar
a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única
cópia;
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores
plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as
pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em
caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência,
arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação
sempre que chegar um novo número.

d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos,


dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para:
– emprestar aos usuários;
– prestar informações;
– efetuar uma juntada.

Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de


empréstimo, no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros
documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela
solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de
empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e
servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o
estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização
do(s) documento(s) retirado(s).

O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo:

1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado,
devendo ser eliminada quando da devolução do documento;
2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança,
quando vencido o prazo de devolução.
ARQUIVOLOGIA

PRINCÍPIOS TEÓRICOS

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA
Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando
de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – princípio
intimamente ligado ao organograma da instituição.
De acordo com Marilena Leite Paes este é um princípio básico da arquivologia,
segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da
proveniência corresponde à expressão inglesa provenance e à francesa respect des
fonds, também muito usada no Brasil.
Quando o fundo é constituído de documentos de gêneros diversos como filmes,
fotografias, desenhos e outros estes podem ser fisicamente armazenados em local
diverso, desde que sejam feitas referências correspondentes no fundo ao qual
pertencem.

PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE OU INDIVISIBILIDADE


É a preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
adição indevida de arquivo.

PRINCÍPIO DA UNICIDADE
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma
espécie documental determina a preservação de um único exemplar.
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em
que foram produzidos.

UNICIDADE DO DOCUMENTO
Princípio arquivístico segundo o qual o documento produzido em mais de uma via ou
cópia terá apenas uma delas preservada - o documento original.

UNICIDADE DA INFORMAÇÃO
Princípio arquivístico segundo o qual a mesma informação contida em mais de uma
espécie documental determina a preservação de um único exemplar, observada a
integralidade da informação e do suporte.
Em um arquivo, muitas vezes há a necessidade de vias ou cópias e
documentos, mas isso é a exceção. A regra é sempre que um documento é único. As
vias ou cópias existem apenas quando necessário e enquanto necessário.

PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE / ORDEM ORIGINAL


Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu. Este princípio enuncia que, considerando as
relações estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem
original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua
organicidade.

PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
Os arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a
estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organização
dos conjuntos documentais.

PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE / NATURALIDADE


Princípio segundo o qual o arquivo é uma formação orgânica, progressiva e natural.

PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos
deveria poder, se necessário, ser desfeito.

PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
Princípio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem
ter em conta a proveniência e a classificação original. Também chamado princípio
temático.

PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE
Princípio segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo
do território em que foram produzidos, exceto os documentos elaborados pelas
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. Também
conhecido como Princípio da Proveniência Territorial.
ARQUIVOLOGIA

Equipamentos e Acessórios do Arquivo

INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS

É de grande importância a escolha do local adequado para exercer as atividades de um


arquivo. Incluímos então as condições físicas como temperatura e umidade
adequadas. Um local limpo e com iluminação adequada. A área deve ser capaz de
manter o arquivo com possibilidade de ampliações.

Material de arquivo

De acordo com Marilena Leite Paes, na estrutura de um setor de arquivo devemos


considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material
permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário
da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo,
denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média
inferior a três anos e é constantemente substituído.

Materiais de Consumo: é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São as
fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.

Ficha: Retângulo de cartolina onde se registra uma informação.

Guia Divisória: Retângulo de papel resistente que serve para separar as partes
ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas
ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca do documento e o seu
rearquivamento.

Elementos da Guia Divisória:

1. Projeção: É a saliência na parte superior da guia. A abertura na projeção


que recebe a tira de inserção chama-se janela.

2. Pé: É a saliência na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado


ilhó. Esse orifício tem a função de prender as guias à gaveta através de
uma vareta.
3. Janela: A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se
janela.

4. Notação: É a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética,


numérica ou alfanumérica.

A notação pode ser ainda aberta ou fechada.


Aberta: Quando indica somente o início da seção.
Fechada: Quando indica o princípio e o fim.
Posição: É o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento
pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto.
Por isso recebem a denominação de primeira posição, segunda posição,
terceira posição, quarta posição, quinta posição.

Quanto à sua função, a Guia pode ser:

Primária: Indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo.


Secundária: Indica uma subdivisão da primária.
Subsidiária: Indica uma subdivisão da secundária.
Especial: Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência.

O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiária ou especial é a notação


e não a projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em
primeira posição, as secundárias em segunda posição e assim por diante.
Guia- Fora: É a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de
uma pasta do arquivo.

Tira de inserção: É uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se


escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pastas: É uma folha de papel resistente dobrada ao meio que serve para
guardar e proteger o documento. Pode ser suspensa, de corte reto (lisa) ou ter
projeção.
Pasta Lisa Pasta com Projeção
Pasta Suspensa

Pasta miscelânea: É aquela onde se guardam documentos referentes a diversos


assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela
ordenação cronológica.

Materiais Permanentes: O material permanente tem grande duração e pode ser


utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha devem-se levar em
consideração os seguintes quesitos:

Economia de espaço
Capacidade de expansão
Segurança
Condições estéticas
Resistência

Alguns materiais permanentes:

Armário de Aço: Móvel de aço utilizado para guardar documentos sigilosos ou


volumes encadernados.

Arquivo: Móvel de aço ou madeira com duas, três, quatro ou mais gavetas ou
gabinetes onde são guardados os documentos.

Arquivo de Fole: Arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal.


Os documentos são guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e
carregados verticalmente.
Estante: Móvel aberto, com prateleiras.

Fichário: Próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas.

Equipamento: É a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à


realização do trabalho arquivístico.

RESUMO