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ÍNDICE

MELHORES PRÁTICAS DE BI INTRODUÇÃO 03


PARTE I - PREPARAÇÃO
PARA ALAVANCAR OS
• 1. Eleja um embaixador de Business Intelligence 05
RESULTADOS NO DISTRIBUIDOR
• 2. Priorize os departamentos 06
Maximizar os resultados que um projeto de • 3. Estabeleça os usuários-chave 07
Business Intelligence pode trazer para o seu • 4. Defina os indicadores mais importantes para o negócio 08
negócio requer alguns cuidados na • 5. Treine seu time 11
implementação. Ter um plano de ação claro, • 6. Planeje a evolução do BI na organização 12
envolver as pessoas certas e começar aos poucos PARTE II – CICLO DE EVOLUÇÃO
são medidas que facilitam o caminho para o • 1. Planejamento 15
sucesso. Saiba mais aqui! • 2. Validação 16
• 3. Execução 17
• 4. Entrega para as áreas 17
• 5 Encerraemnto do ciclo 18
CONCLUSÃO 19
REFERÊNCIAS 19
INTRODUÇÃO
Atacadistas distribuidores que investiram em uma sejam realmente aproveitados pelo distribuidor e os
solução de Business Intelligence (BI) já têm uma resultados maximizados, ecoando eficiência por toda sua
visão clara dos benefícios que essa tecnologia operação. Nesse material, você vai encontrar dicas
pode trazer ao negócio: informações disponíveis e práticas para conduzir o processo, como: escolher as
padronizadas, vindas das mais diversas fontes, pessoas ideais, definir prioridades, treinar a equipe e
que sustentam uma tomada de decisão ágil e respeitar um roteiro.
assertiva. Ocorre que, muitas vezes, o projeto
acaba não decolando por dificuldades na Como você sabe, estabelecer a inteligência competitiva
condução das etapas de implementação dentro dentro da sua estrutura, utilizando uma plataforma de
da empresa. Business Intelligence, é um diferencial enorme em busca
da excelência operacional. Acredite, você está a um
O objetivo deste ebook é mostrar o caminho que passo de chegar lá!
deve ser seguido para que os benefícios do BI
Aproveite a leitura!

Melhores práticas para alavancar os resultados no distribuidor – PC Sistemas | 03


Parte I: PREPARAÇÃO
1. Eleja um embaixador de
Business Intelligence
Quem nunca ouviu o ditado popular: atacado distribuidor ou um membro da Contar com um profissional que tenha

“cachorro com muitos donos morre de diretoria). esse perfil para liderar o projeto de BI

fome”? É o que acontece quando um certamente vai maximizar os resultados

projeto fica distribuído entre vários Esse profissional tem um perfil misto entre a obtidos, trazê-los em um tempo bem

líderes: como não é a prioridade de capacidade técnica, por conhecer a solução menor e com muita qualidade.

ninguém, acaba levando muito mais de BI, e também visão de negócio, por ser
tempo para ser concluído. Para que seu capaz de entender os processos empresariais
projeto de Business Intelligence não que a solução apoia, identificando as
“morra de fome” por falta de uma decisões que precisam ser tomadas e quais
liderança definida, é preciso eleger quem os dados que vão sustentar melhor essas
será o dono do assunto na sua empresa. decisões.

O embaixador de BI é a pessoa que Ele também precisa ter boa capacidade de


conhece o negócio profundamente e vai comunicação e relacionamento interpessoal
acompanhar todas as etapas da para intermediar a interação entre as áreas
implantação, envolver as equipes e de negócios e a TI, além de conciliar os
aprovar o escopo com o patrocinador do interesses e prioridades, sempre focado nos
projeto (que, geralmente, é o dono do objetivos da empresa.

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2. Priorize os departamentos
Para abrir os trabalhos, é importante seguir para que ela desenvolva seu trabalho da
a máxima do empresário, palestrante, melhor maneira possível. Caso seu foco
professor e autor, Carlos Alberto Júlio: seja otimizar o processo de negociação
“pense grande, comece com seus fornecedores, o ideal é iniciar
pequeno, cresça rápido”, em seu com a equipe de compras, por exemplo.
livro A arte da estratégia (Negócio Editora).
Por isso, é importante identificar quais Depois de estabelecer as áreas
departamentos demandam uma atenção prioritárias, vá agregando outros
especial dentro da estratégia da empresa, e departamentos conforme a importância
começar a implantação do Business deles na estratégia da sua empresa. E
Intelligence por eles. atenção: a máxima “cresça rápido”,
citada na abertura do capítulo, não pode
Priorizar as áreas para o projeto de ser esquecida! A adoção do BI por
implantação do BI permite trazer resultados departamentos deve ser um processo
mais rápidos e duradouros, além de, bastante ágil para que os resultados
geralmente, ser mais factível dentro da sejam ainda mais relevantes.
rotina da empresa e dos profissionais
envolvidos. Se a prioridade é aumentar as
vendas, será preciso acompanhar
primeiramente o desempenho da equipe
comercial e oferecer informações confiáveis

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3. Estabeleça os usuários-chave
Quando se anuncia uma mudança e as profissional para o projeto é mostrar que a
Em empresas menores, muitas vezes o
pessoas percebem que sua rotina de solução vai reduzir drasticamente o volume
mesmo profissional abraça as funções de
trabalho vai mudar, mesmo que seja para de trabalho manual da sua rotina,
Embaixador do BI e usuário-chave e isso
melhor, existe uma resistência natural. Por eliminando muitas horas debruçado sobre
não traz problema algum. Aliás, até
isso, é preciso escolher a pessoa certa para planilhas.
acelera o processo. Por isso, distribuidores
dissipar essa rejeição e ser uma apoiadora
que tenham uma operação pequena
do BI dentro de cada área, participando Também é interessante que o usuário-chave
também podem adotar o BI tranquilamente
ativamente da implantação do projeto. tenha interesse por tecnologia, para extrair o
para alavancar seus resultados.
Chamaremos essa pessoa de usuário- máximo que uma solução de BI pode trazer,
chave. sem a necessidade de solicitar ajuda da TI
(Tecnologia da Informação) a todo momento.
Em parceria direta com o embaixador de BI,
o usuário-chave é o especialista dentro do É o usuário-chave quem vai direcionar os
departamento, que domina os desafios e os cenários para análise, por isso, deve estar
processos da equipe. Ele tem condições de sempre ligado às necessidades do
identificar as melhorias necessárias e vai departamento e manter um relacionamento
apoiar na definição dos indicadores que dinâmico com o embaixador e a TI. Seu
tornarão o trabalho mais produtivo e engajamento no projeto de BI faz toda a
eficiente. diferença para que o time todo perceba os
ganhos e “compre” mais facilmente a nova
Uma grande vantagem que atrairá esse tecnologia.

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4. Defina os indicadores mais
importantes para o negócio
Os indicadores de performance (da sigla em inglês, KPI) são o coração do BI. Por isso, é
importante alinhar com cada departamento quais são os assuntos que precisam ser
monitorados para garantir o atingimento das metas estabelecidas. Nesse momento, é
preciso levar em consideração os desafios que cada equipe enfrenta no dia a dia e que
podem ser melhor conduzidos pelo acompanhamento dos indicadores.

Pode estar certo de que na primeira reunião com as áreas a lista de indicadores
sugeridos será grande. No entanto, é preciso ser realista e ter foco na estratégia. Com
esse olhar, selecione os indicadores de maior importância e impacto para o negócio e
os que são mais úteis para a análise. Assim, os resultados aparecem mais rapidamente
e a equipe vai se motivando a usar a solução, sem o desejo constante de voltar às
antigas planilhas.

Note que o envolvimento das equipes é fundamental para o sucesso do projeto.


Participando ativamente da definição dos indicadores prioritários, sem receber
indicadores “impostos”, cria-se um ambiente favorável à adoção da nova tecnologia.

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Para apoiar nessa conversa com os departamentos, veja exemplos de indicadores mais
tradicionais em cada área:

Comercial: Logística:
faturamento, cobertura pedido perfeito, nível de
de clientes e cobertura serviço de fornecedores e
de mix de produtos. volume de carregamento.

Compras: Financeiro:
Comercial: faturamento, cobertura de clientes e cobertura
Estoque em dias, inadimplência, evolução
de mix de produtos.
excesso e falta. patrimonial e saldo de verba.

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Use o template abaixo para ajudar na organização dos principais Aqui surge um ponto de atenção: além de definir os
indicadores: indicadores com os departamentos, é preciso padronizar o
conceito de cada um deles. Por exemplo: a equipe comercial
define que é importante criar e acompanhar um indicador
que será chamado de “rentabilidade”. Por rentabilidade, eles
entendem a margem de lucro que cada produto vendido
traz. No entanto, o termo “rentabilidade” também pode ser
utilizado pelo departamento financeiro para avaliar os lucros
da empresa em relação ao nível de vendas, ativos e capital
investido. Como você vê, se o mesmo nome de indicador
avaliar dados diferentes, certamente haverá conflito de
entendimento na hora de uma análise macro da operação.
Por isso, é fundamental que o conceito aplicado a cada
indicador seja exatamente o mesmo em toda a empresa,
assim, a leitura do desempenho fica adequada.

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5. Treine seu time
Uma equipe de alto desempenho se faz Outro objetivo de treinar as equipes é processos e encontrar novas oportunidades.
com dedicação, conhecimento e garantir a multiplicação do conhecimento Com esse olhar, o BI se fortalece e gera
treinamento constante. A solução de BI sobre os indicadores que o BI apresenta e resultados superiores.
traz autonomia e agilidade para os colocar todos para pensar se estão com os
departamentos manipularem os dados, dados mais interessantes em mãos. O BI é
criarem cenários e fazerem análises. Para uma solução viva, que pode ser evoluída a
que tenham essa liberdade, de fato, sem qualquer momento, de acordo com as
precisar acessar o time de TI a todo necessidades da equipe. Por isso, depois do
momento, é preciso que sejam treinados treinamento, usando a solução com mais
na ferramenta. desenvoltura, as equipes podem identificar
que seria importante adicionar novos
O embaixador e o usuário-chave devem indicadores. Assim, o usuário-chave e o
capacitar outras pessoas do departamento embaixador podem ser acionados para que
no uso da ferramenta para que saibam um novo indicador seja criado dentro da
como criar e usar os painéis de controle e, ferramenta.
principalmente, como analisar os dados
obtidos. Afinal, o BI será instrumento de O sucesso do projeto depende (e muito!) do
trabalho para que as decisões tomadas no poder de ação dos usuários frente aos dados
dia a dia sejam mais rápidas e assertivas. encontrados para reduzir os riscos de seus

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6. Planeje a evolução
do BI na organização

Já percebeu que mesmo empolgados com um novo projeto, é comum os times


apresentarem muita iniciativa e pouca “acabativa”? Isso acontece quando não
há um planejamento prévio dos caminhos que serão percorridos ou quando o
planejamento não é factível com a disponibilidade do time para a execução das
tarefas. Aí, o sucesso parece inatingível e acaba desmotivando o trabalho.

A dica de ouro é viabilizar um Ciclo de Evolução, que servirá de guia, dando


clareza sobre o que precisa ser feito em cada etapa, como, quando e por
quem. Assim, o BI estará sempre em evolução, e os benefícios serão cada vez
maiores. Na parte II deste ebook, você verá na prática como criar este ciclo de
evolução. Vamos lá?

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Parte II: CICLO DE EVOLUÇÃO
O Ciclo de Evolução do BI será importante para que a Etapas de um Ciclo de Evolução
implantação aconteça em etapas, com o objetivo de: do Business Intelligence:

• Garantir que as equipes sigam evoluindo a solução e


que ela vá sendo implementada por departamento;
• Permitir o acompanhamento detalhado das
atividades do projeto;
• Mensurar os benefícios que a ferramenta traz para
cada equipe e para a empresa como um todo;
• Trocar experiências, afinal, a cada novo ciclo, novos
aprendizados são incorporados.

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1. Planejamento
É quando o embaixador, em conjunto com os gestores dos
departamentos, direciona as demandas que o BI deve atender.
Ele participa ativamente de sessões de brainstorming das áreas
e também de reuniões formais para a definições dos
entregáveis, como os indicadores de performance, relatórios,
análises e treinamentos, por exemplo. Nesse momento são
estabelecidos os usuários-chave de cada área, além de prazos
e metas.

Envolver as equipes na etapa de planejamento otimiza os


resultados alcançados e evita a percepção de que essa é uma
responsabilidade somente de TI.

Baixe um template para ajudar na organização do


“Planejamento do Ciclo de Evolução”:

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2. Validação

A partir das demandas incluídas no planejamento, chega o


momento de validar com o patrocinador quais são as
entregas prioritárias e possíveis de serem feitas no período
entre 15 e 21 dias.

Por exemplo: no primeiro lote ficou decidido que o


departamento prioritário será o Comercial e que os
indicadores que serão extraídos nos próximos 15 dias serão:
cobertura de clientes, venda total, venda por vendedor, venda
por região e visitas realizadas. No próximo lote serão
contempladas outras entregas e também indicadores da área
de logística, e assim vai, até que sejam incluídos no BI todos
os dados e os departamentos que o distribuidor deseja
acompanhar.

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3. Execução
Chegou o momento de “colocar a mão na massa”! Com total autonomia, os
usuários-chave de cada departamento podem inserir no BI as informações que
vão compor as entregas que a empresa deseja acompanhar pela solução: os
indicadores de performance, os relatórios desejados, os dashboards, as
análises específicas, entre outras que julgarem ser importantes para o
acompanhamento do desempenho das áreas.

4. Entrega para as áreas


É hora de apresentar oficialmente ao gestor de cada
departamento os indicadores e painéis criados. Isso feito, o
embaixador e o usuário-chave se encarregarão de facilitar o
entendimento da equipe toda, para que façam o melhor uso da
solução na resolução dos desafios diários.

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5. Encerramento do ciclo

Quando cada ciclo for encerrado, é importante que o embaixador crie e


gerencie um documento que registre as dificuldades encontradas em cada
etapa, assim como as soluções. Assim, o conhecimento fica organizado e
arquivado para que os próximos ciclos possam ser mais ágeis, sem repetir
erros evitáveis. Como certa vez disse Abílio Diniz, em um encontro com
empresários: "Se for para errar, que sejam apenas erros
novos”.

Clique na imagem ao lado para usar o template de “Encerramento do


Ciclo de Evolução”:

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CONCLUSÃO
Tão importante quanto investir na tecnologia certa para alavancar a
performance do seu distribuidor, é conduzir o projeto com excelência,
para que ele traga os resultados esperados, no menor tempo possível.

Neste ebook você leu dicas valiosas para maximizar esses resultados.
Também deve ter pensado em alguns funcionários de uma maneira
REFERÊNCIAS
diferente, imaginando quais deles seriam ótimos embaixadores ou
usuários-chave, não é mesmo? • PC Sistemas
Isso é ótimo! A tecnologia só traz resultado quando as pessoas • Carlos Julio
• CIO
envolvidas abraçam a ideia e entendem os benefícios que ela trará ao
• Computerword
negócio e para suas próprias carreiras. Para garantir a evolução do BI
na sua empresa, leia também nosso post sobre a melhoria contínua
desse processo.

Aproveite o embalo das novas informações e mãos à obra! Se precisar


de apoio para conduzir o processo, conte com a PC Sistemas.

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Há 29 anos no mercado, a PC Sistemas

Sobre a atua no desenvolvimento de softwares de


gestão integrada (ERP) que atendem a toda

PC Sistemas a cadeia de abastecimento. Líder com mais


de 40% de participação de mercado no
setor atacadista distribuidor e presente em
mais de 6 mil PDVs, a empresa possui
também ferramentas e soluções
especializadas nas demandas atuais do
varejo. Com mais de 4,9 mil clientes e 53
mil usuários, desde 2013 a PC faz parte do
Grupo TOTVS, considerado o maior
provedor de software, serviços e tecnologia
da América. As eficientes operações da PC
com seu ERP são complementadas por um
amplo portfólio de serviços, como
consultorias especializadas e treinamentos.
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