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MANUAL DE USUARIO

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MANUAL DE USUARIO

INDICE

INDICE 2

INTRODUCCIÓN 5

Pantalla Principal 5
Utilización Mateo XXI 5
Menú Principal 6
Barra de Controles 7

MÓDULO DE MATRÍCULA 10

Mantenedores 10
Comunas 10
Países 11
Colegios 11
Ciudades 12
Bancos 13
Productos 13
Monedas 14
Valores Monedas 15
Tipos de Becas 16

Admisión 17
Alumnos 17
Ingreso de Postulantes 22
Estado del Proceso 26
Becas 27
Ingreso de Personas 28
Ingreso de Personal Administrativo 32
Generación de Credencial 32
Información Junaeb 33

Formas de Pago 34
Planes de Pago 34
Documentación 35
Repactaciones 41
Cuentas Corrientes 43
Cuentas por Cobrar 48
Cartas de Cobranza 49

Recaudación 49
Apertura de Caja 49
Caja 50
Reportes 52

CALIFICACIONES 53

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Mantenedores 53
Profesores 53
Cargos 55
Salas 56
Módulos 56
Disponibilidad Horaria Profesor 57
Ingreso de Títulos 59
Tipos de Enseñanza 60

Planes de Estudio 60
Carreras 60
Ingreso Planes de Estudio 61
Malla Curricular 62
Ingreso de Asignaturas 64
Áreas Temáticas 64

Cursos 65
Ingreso de Cursos 65
Ingreso de Calificaciones y Conducta 79
Consolidado de Notas 82
Asistencia Alumnos 84
Asistencia Profesores 87
Carga de Notas desde Excel 88
Información PSU 89
Generación de Horarios 91
Registro de Atrasos 93

Actas y Certificados 93
Acta de Calificaciones y Promoción Escolar 93
Certificado de Alumno Regular 94
Informe de Rendimiento Escolar 94
Certificado Anual de Estudios 95
Certificado de Concentración de Notas 96
Informe de Notas 97
Archivos Magnéticos 98

BIBLIOTECA 100

Biblioteca 100
Ingreso de Materiales 100
Circulación 101

Informes 103
Generación de Códigos de Barra 103
Informes 104

SEGURIDAD 105

Usuarios 105
Ingreso de Roles 105
Aplicaciones v/s Roles 105

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Ingreso de Usuario 106


Asignación de Permisos por Usuario 106
Usuarios Web 107

Auditoria 108
Consulta de Auditoría 108

INVENTARIO 109

Inventario 109
Ingreso de Ubicaciones 109
Ingreso de Inventario 110

PARÁMETROS 112

Móó duló Web 114

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MANUAL DE USUARIO

INTRODUCCIÓN
Pantalla Principal

UTILIZACIÓN MATEO XXI


Para poder utilizar el Sistema Mateo XXI con todas sus potencialidades y sin perderse entre las distintas
funcionalidades se debe comenzar por aquellas aplicaciones que ingresan los datos básicos para el
buen funcionamiento de todas las demás aplicaciones. En general se debe comenzar por completar la
información correspondiente a los usuarios válidos del sistema, información que debe ser ingresada por
el administrador cuya cuenta se describe a continuación:
Nombre Usuario: Administrador
Password : admin (con minúsculas)
Posteriormente se debe continuar con la aplicación de “Parámetros” y finalmente lo correspondiente a
los “Mantenedores” y demás aplicaciones, todo esto con la secuencia que se detalla a continuación:
1. Ingreso de Alumnos y Apoderados en Admisión del módulo de Matrículas
2. Ingreso de Usuario y Password en Usuarios del módulo de Seguridad
3. Ingreso de Roles en Usuarios del módulo de Seguridad
4. Ingreso de Aplicaciones v/s Roles en Usuarios del módulo de Seguridad
5. Asignación de Permisos por Usuario en Usuarios del módulo de Seguridad
6. Ingreso de parámetros en Aplicación de Parámetros (Botonera principal)
7. Las siguientes Aplicaciones del Módulo de Matrículas en el orden que se indica:
a. Mantenedores
i. Bancos
ii. Productos
iii. Monedas
iv. Valores de Moneda
v. Tipos de Beca
b. Admisión
i. Alumnos
ii. Becas
c. Formas de Pago
i. Planes de Pago
d. Caja
i. Apertura de Caja
ii. Caja
8. Las siguientes Aplicaciones del Módulo de Calificaciones en el orden que se indica:
a. Mantenedores
i. Cargos
ii. Salas
iii. Módulos
iv. Profesor
v. Disponibilidad Horaria Profesor
vi. Ingreso de Títulos (Si correspondiese)

b. Planes de Estudio
i. Carreras (Si correspondiese)
ii. Áreas temáticas
iii. Asignaturas (Si faltase alguna no contemplada por el Ministerio de Educación)

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iv. Ingreso Planes de Estudio


v. Malla Curricular
c. Cursos
i. Ingreso de Cursos
ii. Ingreso de Calificaciones
iii. Asistencia Alumnos (Actualización diaria)
iv. Asistencia Profesores (Actualización diaria)
v. Ingreso Notas Externas

MENÚ PRINCIPAL
Mateo XXI consta de una pantalla principal que permite el desplazamiento y la navegación entre las
distintas aplicaciones.

Fig. 1

Dentro de esta pantalla encontramos en su parte superior la barra de botones la cual permite el ingreso
a los módulos (Fig. 2) así como también la posibilidad de poder abandonar la aplicación o consultar la
ayuda del software.

Fig. 2

Esta pantalla principal posee un área de despliegue del árbol de aplicaciones (Fig. 3) en su parte media
izquierda, desde la cual se puede acceder a las aplicaciones correspondientes de cada módulo.

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Fig. 3

En la zona media derecha se localiza un área de información (Fig. 4) cuyo objetivo es la visualización
rápida de las principales características de la aplicación a la cual se va a ingresar.

Fig. 4

En la zona inferior derecha se localiza un área especial destinada a dejar las aplicaciones más utilizadas
por el usuario de tal forma de no tener que buscarlas en el árbol cada vez que desee entrar en ellas
nuevamente (Fig. 5). La forma de dejar la aplicación en la zona de las “Aplicaciones Favoritas” es
pinchando la aplicación con el botón izquierdo del Mouse, arrastrarla (sin soltar) hacia el sector antes
mencionado y soltarla en él.

Fig. 5

Finalmente y de manera horizontal, en la parte inferior tenemos una barra de estado (Fig. 6) con
información acerca del status de la aplicación, usuario, fecha y hora de la conexión.

Fig. 6

BARRA DE CONTROLES
Mateo XXI consta de una barra estándar presente en la mayoría de las aplicaciones (Fig. 7) la cual tiene
las siguientes características:
a) Un botón “Nuevo” encargado de la creación de un nuevo registro o instancia en la aplicación

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b) Un botón “Graba” encargado de guardar los cambios, en la Base de Datos, efectuados sobre los
datos del o los registros activos
c) Un botón “Refresca” para actualizar la información presente en pantalla
d) Un botón “Elimina” para borrar de la Base de Datos el o los registros activos seleccionados en la
aplicación actual
e) Un botón “Primero” para ir al primer registro activo
f) Un botón “Anterior” para moverse al registro previo
g) Un botón “Próximo” para ir al siguiente registro activo
h) Un botón “Último” para ir al último registro activo de la aplicación
i) Un botón “Ayuda” para acceder a la ayuda en línea de Mateo XXI
j) Un botón “Salir” para hacer abandono de la aplicación activa

(a) (b) (c) (d) (e) ( f ) (g) (h) (i) (j)

Fig. 7

Ventana de Búsqueda
Mateo XXI consta de una ayuda para la búsqueda de información la cual puede ser utilizada

presionando el botón abriendo una ventana como la del siguiente ejemplo (Fig. 8):

Fig. 8

En la pantalla de la Fig. 8 tenemos una sección superior en la cual podemos buscar el registro deseado
ingresando uno o varios criterios conforme con los distintos campos facilitados para esta función. Se
debe hacer doble clic sobre cada casilla, teniendo presente que si no se tiene una información exacta de

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lo que se desea buscar, se puede ingresar al “principio” de la palabra o frase el carácter “%”. Una vez
ingresados los criterios de búsqueda se debe presionar la tecla:

Veamos en nuestro ejemplo como encontraríamos un colegio del cual sólo sabemos su primer nombre y
la sigla del apellido y el resultado obtenido (Fig. 9).

Fig. 9

Una vez encontrada la información deseada debemos presionar el botón “Aceptar” para regresar a la
pantalla principal desde la cual se llamó al consultor. A través del botón “Refrescar” podemos limpiar la
pantalla para realizar una nueva búsqueda. Finalmente si deseamos cancelar la operación y volver a la
pantalla principal debemos presionar el botón “Cancelar”.

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MÓDULO DE MATRÍCULA
El módulo de matrícula es el encargado de las tareas referentes a: Inscripción y evaluación de
postulantes y todos los informes relacionados; Administración de las formas de pago de la colegiatura o
cualquier otro compromiso que implique documentos mercantiles; Control de pagos, flujos de efectivos y
documentos mercantiles; Mantención de Comunas, Países, Colegios, Bancos, Productos, Monedas,
Valores de Monedas y Tipos de Becas.

Mantenedores

COMUNAS
Esta aplicación (Fig. 10) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todas las Comunas
del país, utilizando para esto la “Barra de Controles” previamente explicada, incorporando además la
información de la Provincia a la cual pertenece a través de un cuadro de selección (Combo Box) como
se muestra en la Fig. 11. El nombre de la nueva Comuna debe ser digitado en la casilla correspondiente.
Se hace presente que el código de cada comuna es asignado por el Ministerio de Educación por lo que
se deben extremar las precauciones cuando se va a generar una nueva comuna o generar un nuevo
código ya que si este dato se ingresa equivocadamente podría desencadenar el rechazo de los archivos
magnéticos del RECH.

Fig. 10

Fig. 11

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PAÍSES
Esta aplicación (Fig. 12) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los Países y la
respectiva Nacionalidad, utilizando para esto la “Barra de Controles” previamente explicada. La
información debe ser digitada en las casillas correspondientes.

Fig. 12

COLEGIOS
Esta aplicación (Fig. 13) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los
Establecimientos Educacionales del País, utilizando para esto la “Barra de Controles” previamente
explicada. La información debe ser digitada en las casillas correspondientes. Para encontrar
rápidamente un establecimiento educacional utilizamos la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos
llamar presionando el botón .
En la parte inferior derecha de la aplicación encontramos un cuadro para ingresar o eliminar los “Tipos
de Enseñanza” que posee el establecimiento educacional. Para agregar un nuevo tipo de enseñanza

debemos presionar el botón y seleccionar, de la lista previamente ingresada, el tipo de enseñanza


que se requiere. En el caso de querer eliminar un tipo de enseñanza debemos posicionarnos sobre éste

con un clic del Mouse, presionando posteriormente el botón .

Fig. 13

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El “Nombre de la Comuna” es un campo de selección desde el cual podemos escoger la comuna que
se necesite. (Fig. 14)

Fig. 14

El “Tipo de Enseñanza” es un campo de selección desde el cual podemos escoger uno o múltiples
opciones. (Fig. 15)

Fig. 15

CIUDADES
Esta aplicación (Fig. 16) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todas las Ciudades y
su correspondiente Región, utilizando para esto la “Barra de Controles” previamente explicada, digitando
la información en las casillas correspondientes. Al igual que otras aplicaciones, para realizar una
búsqueda de una Ciudad en particular utilizamos la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar

presionando el botón

Fig. 16

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La “Región” es un campo de selección desde el cual podemos escoger la Región correspondiente a la


Ciudad que hemos digitado o escogido previamente. (Fig. 17)

Fig. 17

BANCOS
Esta aplicación (Error: Reference source not found) tiene por objetivo mantener actualizada la
información de todos los Bancos que serán utilizados por otras aplicaciones del sistema, utilizando para
esto la “Barra de Controles” previamente explicada. Para actualizar una información de alguno de los
Bancos basta con hacer doble clic sobre el nombre a cambiar y proceder a hacer los cambios
correspondientes, guardando dichos cambios a través del botón “Graba”. El campo Código
corresponde a la codificación nacional que cada banco posee en el sistema financiero.

Fig. 18

PRODUCTOS
Esta aplicación tiene por objetivo ingresar y mantener los “Servicios o Artículos” ofrecidos por el
Establecimiento Educacional.
Los datos a registrar de los productos son:
Producto: Este es el nombre del servicio, artículo o producto que se está ingresando. Este nombre es
el que aparecerá en la boleta de venta y en los demás informes por lo tanto debe ser lo más
representativo posible, como “Colegiatura”, “Inscripción”, etc.

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Arancel: Este dato es una marca que le indica al sistema si el producto ingresado es del tipo “Arancel”,
esto es, si el producto corresponde al valor a cancelar por los servicios educativos. Se requiere esa
marca para este tipo de servicio de manera de independizar su categoría del nombre que la institución
desee utilizar (“Arancel”, “Colegiatura”, “Mensualidad”, etc.)
Matrícula: Este dato es una marca que le indica al sistema si el producto ingresado es del tipo
“Matrícula”, esto es, si el producto corresponde al valor que usualmente se suele cobrar a los
apoderados al comienzo del año escolar por cada uno de sus pupilos.
Crédito: Marque esta opción para indicar que este producto se puede vender al crédito.
Moneda: Seleccione la moneda en la que se venderá el producto, Pesos, U.F. u otro (ver ingreso de
monedas). Si bien el software le permite utilizar cualquier moneda todos los valores se transformarán a
pesos de modo que debe mantener la tabla de conversión de monedas de acuerdo a la fecha (ver
valores de moneda).
Nivel: Este campo indica el grado (1º básico, 3º medio, etc.) para el cual será efectivo el servicio, esto
se hace especialmente importante cuando los aranceles toman distintos valores dependiendo del curso,
de manera de conseguir, por ejemplo, que los alumnos de 8º básico paguen un monto distinto a los
alumnos de 1º medio.
No Visible: Este campo permite ocultar un producto de los informes que se generen y en los cuales se
incluyan productos.

Fig. 19

MONEDAS
Esta aplicación (Fig. 20) tiene por objetivo ingresar y mantener todos los tipos de “Monedas” utilizados
por el Establecimiento Educacional. Para esto debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles”
previamente explicada. Para actualizar la información de alguno de los Campos basta con hacer doble
clic sobre la celda correspondiente y proceder a hacer los cambios deseados, guardando dichos
cambios a través del botón “Graba”.

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Fig. 20

VALORES MONEDAS
Esta aplicación (Fig. 21) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los Valores en
Pesos de los distintos tipos monedas con su equivalencia en moneda nacional. Para esto debemos
apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles” previamente explicada.
Los campos de “Moneda”, “Año”, “Mes” y “Fecha” son campos de selección desde los cuales podemos
escoger el valor deseado como lo muestra el ejemplo de la Fig. 22. Para actualizar la información del
campo “Valor en Pesos”, basta con hacer doble clic sobre la celda correspondiente y proceder a hacer
los cambios deseados. Para mantener las modificaciones realizadas sobre los datos debemos
guardarlas a través del botón “Graba”.

Fig. 21

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Fig. 22

TIPOS DE BECAS
Esta aplicación (Fig. 23) tiene por objetivo ingresar y mantener los datos de todos los “Tipos de Becas”
que el colegio puede entregar. Las becas se entienden como un descuento porcentual sobre los
productos de tipo arancel (ver ingreso de productos).
Los tipos de beca tienen los siguientes datos
Nombre de la beca: Este nombre debe ser lo más representativo posible ya que este el dato por el cual
los demás usuarios lo identificarán. Existe una lista de tipos de becas predefinidas las cuales se aplican
automáticamente al momento de la matrícula.
% Máximo: Este dato indica, en primera instancia, el valor máximo de este tipo de beca que se podrá
otorgar a los alumnos. Para el caso de las becas automáticas este dato debe ser valor a asignar por
defecto.
Para la utilización del mantenedor debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles”
previamente explicada. Para activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda
correspondiente y proceder a ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con
el botón “Graba”.

Fig. 23

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Admisión

ALUMNOS
Esta aplicación (Fig. 24) tiene por objetivo ingresar y mantener la información de los alumnos que ya
pertenecen a la institución. Se sugiere utilizar esta aplicación para alimentar por primera vez la base de
datos de alumnos sin tener que pasar por un proceso de postulación y matrículas. Para ingresar los
datos utilice la “Barra de Controles” previamente explicada, digitando la información en las casillas
correspondientes. Al igual que otras aplicaciones, para realizar la búsqueda de un Alumno en particular
utilizamos la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el siguiente botón .
El primer campo a ingresar corresponde al código del alumno, en el cual se debe ingresar el número de
rut sin dígito verificador, puntos ni guiones. Este valor no se podrá modificar en el futuro ya que será el
identificador del alumno, sin embargo, el campo de rut que aparece más adelante se podría modificar ya
que es un dato más del alumno. Este último será el que figure en las actas y certificados emitidos por el
sistema.
Existen algunos datos que son obligatorios, los cuales serán indicados por el mismo sistema al momento
de grabar. Los datos del alumno se dividen en 4 categorías:
Categoría “Datos Personales”
Todos los datos obligatorios aparecen en esta carpeta, utilice la tecla tabulador para avanzar entre los
campos. En los datos ciudad y comuna usted sólo necesita ingresar las iniciales y la información
aparecerá automáticamente (Si es que ésta existe) o también puede presionar el botón adjunto para
seleccionar desde una lista. Si el dato buscado no apareciera, ingréselo o solicite que lo ingresen en la
aplicación de mantención respectiva (Ver mantenedores). Para agregar una fotografía primero grabe los
datos y después haga doble clic sobre el campo donde aparece la foto y seleccione el archivo que
contenga la imagen. Se recomienda que el tamaño de los archivos no supere los 100 KB.
IMPORTANTE: La Fecha de Matrícula es una fecha académica que NO DEBE CAMBIARSE hasta que
sean enviadas las Actas Académicas del RECH.

Fig. 24

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Además de tener gran parte de las funcionalidades, la barra de menú (Fig. 25) “Registro” nos entrega la
posibilidad de generar en forma automática el Nº de registro de Matrícula del alumno a través de la
opción “Generar número de matrícula en forma automática”. Si este no fuera el caso, podemos generar
una planilla Excel con todos los alumnos, ingresarles su número de registro y cargar estos números
automáticamente a la base de datos utilizando la opción “Carga planilla Excel con datos”, la cual abre la
pantalla Fig. 26.

Fig. 25

Fig. 26

El menú alumnos (Fig. 27) nos permite filtrar la información mostrándonos sólo los que deseamos ver
según su estado académico. De igual forma, si nos hemos equivocado en el ingreso de algún Rut es
aquí donde tenemos la opción de arreglar y cambiar dicha información utilizando la alternativa “Cambio
de Rut”.

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Fig. 27

El menú “Listados” (Fig. 28) nos permite llevar a Excel una serie de listados con información útil sobre
los alumnos y sus familias.

Fig. 28

El menú “Consultas” (Fig. 29) nos permite saber rápidamente en que familia está incorporado el alumno
seleccionado.

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Fig. 29

Categoría “Características”
Utilice esta carpeta para agregar información adicional optativa. Antes de ingresar estos datos se

sugiere haber grabado primero los datos obligatorios. El botón permite generar un nuevo registro y

el botón para quitarlo. Si modifica los datos de peso, talla, grupo sanguíneo y/o previsión recuerde
grabar utilizando la barra de herramientas. Adicionalmente en la parte inferior de esta carpeta se
encuentran campos de selección los cuales son utilizados por el Ministerio de Educación y son incluidos
en los archivos magnéticos generados por el sistema.

Fig. 30

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Categoría “Núcleo Familiar”


En esta carpeta se ingresa la información acerca del grupo familiar donde vive el alumno. La carpeta
consta de dos paneles, el del ingreso de la familia como unidad y el de selección de integrantes. En el
ingreso de la familia como unidad se puede seleccionar una familia ya existente con el botón consultar

familia , o creando una nueva con el botón nuevo que se encuentra dentro del mismo panel.
Cuando se presiona el botón nuevo se asumen como identificadores los dos apellidos del alumno y sus
datos de dirección y comuna, quedando para su selección los campos de estado civil de los padres, si
aún viven y con quien vive el alumno. Esta información no se guardará hasta que presione el botón
guardar que se encuentra dentro del mismo panel. Para eliminar una familia primero asegúrese de
haber sacado primero a todos sus integrantes, de otro modo el registro no se quitará.
Para agregar integrantes al grupo familiar, primero deben haber ser ingresados en la aplicación Ingreso
de Personas y la familia debió ser grabada previamente. Cuando haya escogido a un familiar utilice el

botón que se encuentra adjunto y posteriormente seleccione el tipo de relación e indique si será o no

el apoderado del alumno. Use el botón para quitar el integrante; esto último no significa que se está
eliminando el registro de la persona sino que se está desvinculando a la familia seleccionada.
IMPORTANTE: Todos los alumnos necesitan un Sostenedor antes de poder matricularse (Fig. 31).

Fig. 31

Categoría “Ambiente”
Los datos de esta carpeta son optativos pero son de gran utilidad para hacer estudios de riesgo social
de los alumnos y es una información muchas veces solicitada por entidades públicas. Todos los campos
son de selección y se graban con la barra de herramientas que se encuentra dentro del mismo panel
Fig. 32.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 32

INGRESO DE POSTULANTES
Esta aplicación (Fig. 33) tiene por objetivo ingresar y mantener la información de los postulantes a la
institución. Los postulantes ingresados en esta aplicación solamente pasaran a ser alumnos mediante
una matrícula válida. Para ingresar los datos utilice la “Barra de Controles” previamente explicada,
digitando la información en las casillas correspondientes.
Al igual que otras aplicaciones, para realizar la búsqueda de un Postulante en particular utilizamos la

“Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón .


El primer campo a ingresar corresponde al código del postulante, en el cual se debe ingresar el número
de rut sin digito verificador, puntos ni guiones. Este valor no se podrá modificar en el futuro ya que será
el identificador del alumno, sin embargo, el campo de rut que aparece más adelante se podría modificar
ya que es un dato más del postulante. Este último será el que figure en las actas y certificados emitidos
por el sistema.
Existen algunos datos que son obligatorios, los cuales serán indicados por el mismo sistema al momento
de grabar. Los datos del postulante se dividen en 5 categorías:
Categoría “Datos Personales”
Todos los datos obligatorios aparecen en esta carpeta, utilice la tecla tabulador (F) para avanzar entre los
campos. En los datos ciudad y comuna usted solo necesita ingresar las iniciales y la información
aparecerá automáticamente (Si es que esta existe) o también puede presionar el botón adjunto para
seleccionar desde una lista. Si el dato buscado no apareciera ingréselo, o solicite que lo ingresen, en la
aplicación de mantención respectiva (Ver mantenedores). Para agregar una fotografía primero grabe los
datos y después haga doble clic sobre el campo donde aparece la foto y seleccione el archivo que
contenga la imagen. Se recomienda que el tamaño de los archivos no supere los 100 KB.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 33

Categoría “Características”
Utilice esta carpeta para agregar información adicional optativa. Antes de ingresar estos datos se sugiere

haber grabado primero los datos obligatorios. Utilice el botón para generar un nuevo registro y el

botón para quitarlo (Fig. 34).

Fig. 34

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MANUAL DE USUARIO

Categoría “Familia”
En esta carpeta se puede ingresar la información acerca del grupo familiar donde vive el postulante.
Esta carpeta tiene dos paneles. El del ingreso de la familia como unidad y el de selección de familiares.

En el ingreso de la familia como unidad se puede seleccionar una familia ya existente con el botón ,o
creando una nueva con el botón nuevo que se encuentra dentro del mismo panel. Cuando presiona el
botón nuevo se asume como identificador los dos apellidos del postulante y sus datos de dirección y
comuna, quedando para su selección los campos de estado civil de los padres y si aun viven. Esta
información no se guardará sino hasta que presione el botón guardar que se encuentra dentro del mismo
panel. Para eliminar una familia primero asegúrese de haber sacado primero a todos sus integrantes, de
otro modo el registro no se quitará.
Para agregar integrantes al grupo familiar (Fig. 35), estos primero deben ser ingresados en la aplicación
Ingreso de Personas y la familia debió ser grabada previamente. Cuando haya escogido a un familiar

utilice el botón y posteriormente seleccione el tipo de relación e indique si será o no el apoderado

del postulante. Para quitar el integrante use el botón esto último no significa que se está eliminando
el registro de la persona si no que se está desvinculando a la familia seleccionada.
IMPORTANTE: Todos los postulantes necesitan un apoderado antes de poder matricularse.

Fig. 35

Categoría “Ambiente”
Los datos de esta carpeta (Fig. 36) son optativos pero son de gran utilidad para hacer estudios de riesgo
social de los postulantes y es información muchas veces solicitada por entidades públicas. Todos los
campos son de selección y se graban con la barra de herramientas que se encuentra dentro del mismo
panel.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 36

Categoría “Postulaciones”
Los datos de esta carpeta son de gran importancia ya que aquí se ingresan las postulaciones a la
institución (Fig. 37). Sin postulación no se puede hacer la matrícula. Para agregar una postulación

utilice el botón , e indique el nivel al que se haría la matricula y opcionalmente el curso donde habría
vacantes disponibles. El estado sirve para indicar si un postulante fue aceptado o rechazado.

Fig. 37

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ESTADO DEL PROCESO


En esta aplicación el usuario puede encontrar un resumen del proceso académico del año que
seleccione (Fig. 38), obteniendo un listado completo (Fig. 39) el cual puede ser exportado a Excel para
posteriores modificaciones.

Fig. 38

Fig. 39

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BECAS
En esta aplicación (Fig. 40) el usuario puede asignarle las becas a los alumnos, las cuales más tarde se
podrán traducir en un descuento o un beneficio especial.

Fig. 40

Para asignar una beca (Fig. 41) basta con hacer clic en el botón lo cual agregará una nueva fila.
Una vez agregada la fila se debe seleccionar debajo de la columna “Beca / Beneficio” la beca específica
que se desea asignar, posterior a su selección se procede a llenar el resto de la información de cada una
de las columnas restantes. Para eliminar una beca o beneficio se debe seleccionar la fila que

corresponde y presionar el botón .

Fig. 41

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MANUAL DE USUARIO

INGRESO DE PERSONAS
Esta aplicación (Fig. 42) tiene por objetivo ingresar, mantener y eliminar la información de todas aquellas
personas que mantengan una relación familiar con algún alumno o postulante, como padres hermanos y
apoderados. Esta información es muy útil para incorporarla al núcleo familiar del alumno en la aplicación
de Alumnos.
Al igual que otras aplicaciones, para realizar la búsqueda de una persona en particular utilizamos la

“Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón .


En los datos de ciudad de nacimiento y comuna aparecen cuadros de búsqueda en donde solo basta
con digitar las primeras letras del dato y este aparecerá por si solo. Si el dato no aparece debe recurrir
al mantenedor respectivo para ingresarlo o actualizarlo.

Fig. 42

Cuando el usuario llega al campo de “Dirección” la aplicación le preguntará si desea relacionar este
apoderado a algún alumno existente en la Base de Datos (Fig. 43). El usuario deberá seleccionar a un
alumno desde la aplicación de la Fig. 44. La relación seleccionada de la Fig. 45 formará
automáticamente el lazo familiar y dejara a la persona como Apoderado Académico del Alumno, además
heredará al apoderado algunos de los campos restantes por ingresar. Si esta persona es además el
“Sostenedor Económico” del alumno esta característica debe seleccionarse directamente en la
aplicación del “Ingreso de alumnos” en la carpeta de “Familia”.

Fig. 43

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 44

Fig. 45

En la barra de menús (Fig. 46) tenemos el menú de “Apoderado”, en él se encuentra la funcionalidad de


Cambio de Rut. Está aplicación es la única instancia válida para modificar un rut de un apoderado una
vez que nos hemos dado cuenta que este ha sido mal ingresado (Fig. 47). La consulta rápida de la
familia nos permite con sólo un clic tener acceso a información conductual y académica de los alumnos
que son dependientes académicamente del apoderado seleccionado (Fig. 48 y Fig. 49). Basta con hacer
doble clic sobre la foto del alumno para que se nos muestren sus calificaciones.

Fig. 46

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Fig. 47

Fig. 48

Fig. 49

El ingreso de anotaciones nos da la posibilidad de registrar cualquier visita realizada por el apoderado
destacando el problema o situación presentada, el compromiso adquirido e individualizar al docente del
colegio que atendió a dicho apoderado (Fig. 50).

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Fig. 50

En esta opción de menú podemos encontrar “Generar Credenciales” permitiendo la generación de


credenciales para los apoderados de los alumnos del establecimiento, ya sea uno a uno o por cursos.

Se selecciona al apoderado o el curso correspondiente y presionar el botón para pre visualizar la


credencial. Si se pretende usar el código de barras se recomienda imprimir las credenciales en una
impresora láser o una de tinta de buena resolución.
En la barra de menús (Fig. 51) tenemos el menú de “Mantenedores”. Este menú nos muestra la
aplicación Ingreso de Empresas (Fig. 52) la cual tiene como funcionalidad ingresar a aquellas empresas
que tienen convenios con el establecimiento educacional cancelando directamente la matrícula de los
hijos de funcionarios así como también parte o toda la colegiatura. Este ingreso nos permite seleccionar
en el campo “Empresa Corporativa” de la pantalla principal la empresa a la cual se relaciona el
apoderado en el caso que se cumpla lo anterior.

Fig. 51

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 52

INGRESO DE PERSONAL ADMINISTRATIVO


En esta aplicación se ingresan los datos del personal NO DOCENTE del Colegio (Fig. 53). Además se
puede generar la credencial de la persona presionando en el menú Personal en “Generar Credencial”;
junto con esto se puede ingresar una firma en formato digital por si a futuro se desea automatizar su uso
en documentos internos.

Fig. 53

GENERACIÓN DE CREDENCIAL
En esta aplicación se pueden generar las credenciales de los alumnos del establecimiento, ya sea uno a
uno o por cursos (Fig. 54 y Fig. 55). Basta con seleccionar al alumno o el curso correspondiente y
presionar el botón vista para pre-visualizar la credencial. Si se pretende usar el código de barras se
recomienda imprimir las credenciales en una impresora láser o una de tinta de buena resolución.

32
MANUAL DE USUARIO

Fig. 54

Fig. 55

INFORMACIÓN JUNAEB
Esta aplicación se encuentra en desarrollo y está dirigida a los colegios dependientes de la Junaeb para
el control de entrega del beneficio de alimentación diario (aplicación sin uso por el momento).

Fig. 56

33
MANUAL DE USUARIO

Formas de Pago

PLANES DE PAGO
Esta aplicación (Fig. 57) tiene por objetivo ingresar y mantener los planes de pago, utilizando para esto
la “Barra de Controles”, digitando la información en las casillas correspondientes. Los planes de pago se
aplican a un servicio en particular y la idea principal es permitir modificar los valores a cancelar
dependiendo del tipo de documentos utilizado y el número de cuotas. Los valores se modifican a partir
de los valores base asociados a cada servicio.
Los planes de pago pueden aplicar un descuento o recargo en monto o en porcentaje, y además tienen
una validez dada por las fechas inicial y final, de manera que se puedan diferenciar los plazos de
matrícula y conseguir, por ejemplo, que los valores de las colegiaturas cambien dependiendo del
momento en que se realice la matrícula.
IMPORTANTE: Los planes aquí ingresados constituyen un paso crítico en el proceso de matrículas ya
que serán utilizados por la aplicación de documentación, de modo que antes de comenzar el proceso de
matrículas se debe completar esta información.

Fig. 57

Los datos a ingresar son los siguientes:


Forma Pago: Nombre para identificar el plan de pago. Se sugiere utilizar una combinación de las
abreviaturas del tipo de documento y el número de cuotas.
Ítem: Producto o servicio para el cual servirá este plan de pago.
Moneda: Moneda en que se vende el producto. Este dato se modifica solamente en el ingreso de
productos.
Valor: Valor base (predeterminado) asignado al producto.
Tipo Doc: Tipo de documento que utilizará para pagar el producto.
Cuotas: Número de cuotas en el que se venderá el producto.

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MANUAL DE USUARIO

Descuento/Recargo: Identifica si el plan de pago involucrará un descuento o recargo a aplicar al valor


base dado por el producto. Las opciones son “Monto”, por una cantidad fija expresada en la moneda en
que se vende el producto, y “Porcentaje”.
(%): Porcentaje de descuento o recargo si corresponde. Si seleccionó el tipo “Monto” ignore este campo.
($)Monto de descuento o recargo si corresponde. Si seleccionó el tipo “Porcentaje” ignore este campo.
Fecha Inicio Fecha a partir de la cual se puede comenzar a utilizar el plan de pago
Fecha Termino Fecha hasta la cual se puede utilizar el plan de pago
Diferido: Cuando se selecciona esta opción para el plan de pago se considerará la venta del producto o
servicio como diferida, es decir se emitirán las boletas a medida que se vayan cobrando las cuotas. Si
esta opción no es seleccionada se entenderá que el sistema emitirá una sola boleta, al momento de
venta de la colegiatura, y el establecimiento administrará la deuda a través de las cuentas corrientes.
Importante: Si las fechas de inicio y término no son correctas, o no indican el verdadero periodo de
interés, el operador de matrículas no podrá ver los Planes de Pago.

IMPORTANTE: Al hacer una colegiatura del tipo diferida las boletas serán emitidas
en un número igual al Nº de cuotas del plan de pago contratado. No se agruparan
varios pagos de cuotas en una sola boleta. En el caso que el Plan de Pago no sea
Diferido, como el sistema hará una sola boleta por el total de la deuda, los abonos
serán registrados a través de “Comprobantes de Abono”.

DOCUMENTACIÓN
Esta es una de las aplicaciones más importantes del sistema ya que es aquí donde se documenta la
deuda del Arancel Anual a través de los distintos planes de pago previamente ingresados (Fig. 58). En
ella se registra la documentación de los servicios de Colegiatura entregados por la Institución que más
tarde pasarán a implementar la Cuenta Corriente del alumno. El pago de la “Matrícula” debe hacerse
directamente en la aplicación de “Caja”.
Principalmente se deben realizar los siguientes pasos:
1. Identificar al apoderado: Quién a su vez ya tiene asociados a sus pupilos.
2. Seleccionar los ítems o servicios a vender.
3. Seleccionar las formas de pago de entre las ya ingresadas.
4. Ingresar los documentos para pagar dichos servicios.
5. Confirmar la transacción.
Para llevar a cabo estos simples pasos debe manipular los objetos de pantalla que se detallan a
continuación.

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MANUAL DE USUARIO

Menú
Barra de
Ingreso rápido Herramienta
Apoderado
s
del Apoderado

Alumnos

Servicios
Seleccionados Forma De Pago

Ítems o Servicios

Fig. 58

Barra de Herramientas: En ella se encuentran los siguientes botones:

Limpiar Pantalla: Para hacer otra transacción.

Imprimir Cotización: En donde aparecen los servicios o ítems seleccionados con las becas
calculadas y los montos de acuerdo a los planes de pago seleccionados.

Ayuda: Le mostrará la ayuda.

Salir: Para cerrar esta aplicación y volver a menú principal de Mateo XXI.
Apoderado: Para identificar un apoderado puede ingresar su Rut y presionar el botón TAB y presionar el
botón de consulta de apoderados.
Alumnos: En esta lista se despliegan automáticamente todos los alumnos y postulantes dependientes
del apoderado seleccionado. Los servicios o ítems se asocian por separado a cada uno de ellos de
modo que antes de seleccionar dichos servicios primero debe seleccionar el alumno el cual aparecerá
con el fondo en color verde cuando esté seleccionado.
IMPORTANTE: En el caso que el plan de pago escogido sea del tipo Diferido y el apoderado tenga más
de un alumno en el establecimiento, los alumnos no se podrán agrupar en una sola venta debiendo
realizar una venta distinta por cada alumno.
Ítems o Servicios: Estos son los registros ingresados en la aplicación de productos y dependiendo de
su calidad podrán matricular o no a un alumno. Para asignar uno de ellos al alumno o postulante
seleccionado basta con hacer doble clic sobre él y en ese instante se calculará la beca si corresponde y
se sumará al total general.
Servicios Seleccionados: Es donde se muestran los servicios agrupados por alumno, con los
respectivos cálculos y totales.
Forma de Pago: Si hace clic con el Mouse al lado derecho del servicio seleccionado se desplegará una
lista de los planes o formas de pago asociados al servicio para la fecha actual. El seleccionar una u otra

36
MANUAL DE USUARIO

forma de pago variará los montos a cancelar de acuerdo a lo estipulado por el plan, si el usuario tuviera
una autoridad superior, otorgada por el administrador de sistema, podría seleccionar una forma de pago
libre pero que utilizaría los valores base para cada ítem. Todos los valores serán traducidos a pesos de
manera que se deben mantener actualizadas las tablas de equivalencias de monedas, o de otra forma
no podrá seleccionar el ítem que no esté expresado en pesos.
Con el total a pagar se debe ir a la carpeta Pagos donde se deben ingresar los documentos con los que
se cancelará la transacción. Aquí se distinguen los siguientes objetos de pantalla (Fig. 59):
Barra de
Herramientas

Documentos

de Pago

Fig. 59

Barra de Herramientas: En ella se encuentran los siguientes botones:

El botón generar es opcional y se utiliza para generar los pagos en forma rápida, de modo de
evitar la digitación de cada uno de los documentos y sus vencimientos si se entiende que debieran ser
correlativos. Los documentos generados pueden ser modificados posteriormente y antes de grabar
(Confirmar). Para generar basta con ingresar los datos solicitados por la siguiente pantalla:

Correlativo
Inicial

Fig. 60

37
MANUAL DE USUARIO

Agregar documentos al final.

Quitar documento seleccionado.

Insertar un documento en la cuota seleccionada.

Llevar el pago de la cuota seleccionada al contado.

Confirmar la transacción.

Imprimir la boleta.
Una vez confirmada la transacción y emitido el comprobante o boleta se ha concluido con la venta de la
Colegiatura.
IMPORTANTE: Si por algún motivo la colegiatura no queda bien hecha, esta se puede deshacer, pero
solamente durante el día en que fue realizada, antes del cierre de caja y antes de haber efectuado
cualquier pago sobre alguna de las cuotas, de otro modo no podrá deshacer la transacción.
Para deshacer una matrícula o colegiatura diríjase al menú de esta aplicación tal como aparece en la
Fig. 61 y posteriormente seleccione eliminar compromisos en Fig. 62.

Menú

Fig. 61

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MANUAL DE USUARIO

Colegiaturas Elimina
realizadas durante el Compromiso
día seleccionado Seleccionad
o

Fig. 62

La Configuración del Pagaré (Fig. 63) nos permite parametrizar a nuestro gusto este documento
escribiendo texto libre e intercalando los campos que son paramétricos (Fig. 64). Si no deseamos hacer
nuestro propio pagaré, podemos seleccionar la opción “Usar pagaré predeterminado” con lo cual se
utilizará el documento por defecto de Mateo XXI.

Fig. 63

39
MANUAL DE USUARIO

Campos
paramétricos

disponibles

Fig. 64

La Configuración del Contrato (Fig. 65) es similar a la del Pagaré y nos permite parametrizar a nuestro
gusto este documento escribiendo texto libre e intercalando los campos que son paramétricos. El
contrato no tiene alternativa y debe ser realizado por el colegio si desea generarlo.

Campos
paramétricos
disponibles

Fig. 65

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MANUAL DE USUARIO

La Configuración de la Boleta (Fig. 66) nos permite seleccionar los campos que irán en el encabezado y
en el detalle, indicando su posición dentro de los márgenes de la propia boleta del establecimiento
educacional. Esto evita tener que imprimir nuevas boletas con nuevos formatos ya que podemos seguir
utilizando las boletas que actualmente posee el colegio.

Fig. 66

REPACTACIONES
Debido a que el sistema bloquea a los morosos, existe la posibilidad de repactar o condonar una deuda
con esta aplicación. Una repactación consiste en anular una deuda impaga generando otra al día pero
con los recargos que se determinen por la operación.
En la Fig. 67se debe comenzar seleccionando al APODERADO. Una vez seleccionado, se despliegan
todas sus cuentas por cobrar. Usted puede seleccionar los documentos que desea repactar o condonar
y el sistema calcula automáticamente los totales a Repactar.
Importante es tener en consideración que la repactación no puede terminar en una deuda de monto
cero, si lo que se desea hacer es anularle o condonarle el total de la deuda al apoderado se debe anular
esta deuda directamente en la aplicación de Cuentas Corrientes.

41
MANUAL DE USUARIO

Fig. 67

Los totales son:


Monto A Repactar: Es la suma de los capitales de los documentos seleccionados.
Interés Por Mora: Es el monto resultado del cálculo de intereses por mora.
Interés Por Repactación: Es un interés adicional por concepto de repactación.
Gastos Operacionales: Es un monto fijo asociado a los gastos de operación.
Cada uno de estos valores puede ser modificado por el operador, pero si rebaja el capital se entenderá
que se está haciendo una condonación la cual quedará registrada en la base de datos.
Una vez que el total está claro se procede a la generación de la nueva deuda, para esto utilice el botón
generar para crear automáticamente los documentos (Fig. 68), como una alternativa de ahorrar tiempo,
indicando en la pantalla emergente solamente los datos del primer documento. Esto se complementa
con la posibilidad de agregar más documentos o eliminar otros con los botones con el signo “ +” o el
signo “-” respectivamente.

Fig. 68

42
MANUAL DE USUARIO

Una vez que los montos ingresados concuerdan con el monto de la repactación se puede presionar el
botón confirmar para grabar la transacción. Sólo entonces la operación habrá finalizado (Fig. 69).

Fig. 69

CUENTAS CORRIENTES
Esta aplicación (Fig. 68) se utiliza para consultar y mantener las cuentas corrientes de los alumnos, el
cual debe seleccionarse con el botón de consulta. Para acelerar dicha consulta usted consultar por
alumno, apoderado o familia. Esta operación se puede complementar con la barra de herramientas
adjunta que tiene los siguientes botones.

Limpiar Pantalla.

Sale de la aplicación de cuentas corrientes.


En la pantalla, que aparece en la Fig. 70, se muestran todos los compromisos asociados al alumno con
sus respectivas ubicaciones y estados. Además aparecen actualizados los valores de los intereses y
recargos por mora.

43
MANUAL DE USUARIO

Fig. 70

Si se desea filtrar la información a visualizar se puede escoger por ubicación o estado utilizando los
cuadros de selección “Mostrar Doctos. Que Están En:” y “Mostrar Doctos. Con El Estado:”
respectivamente.
También puede cambiar el estado y ubicación de los documentos que seleccione además de las
siguientes operaciones:
Cobranza: Con este botón se marcarán como enviados a cobranza los documentos que haya
seleccionado.
Cobranza Judicial: Con este botón se marcarán como enviados a cobranza judicial los documentos que
haya seleccionado.
Protesto: Con este botón se marcarán como protestados los documentos seleccionados.
Prórroga: Se realizará una prórroga para el documento seleccionado. En este caso deberá indicar la
fecha (Fig. 71) de la prórroga junto con consultar si ya se efectuó este movimiento anteriormente.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 71

Para cada modificación en los estados se mantiene un historial que se puede consultar más tarde, para
verlos basta con presionar el botón que aparece en el registro sobre los campos ubicación o estado (Fig.
72).

Fig. 72

Para el caso en que los documentos ya hayan sido cancelados aparecerá el fondo con color beige y si
hace doble clic sobre el registro podrá ver el detalle de la transacción (Fig. 73)

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 73

Además de los documentos asociados al alumno se pueden mostrar los movimientos de matrículas
realizados y los montos involucrados (Fig. 74).

Fig. 74

Para visualizar el detalle de cada documento se puede hacer doble clic sobre el documento de su interés
y se desplegará una pantalla donde podrá visualizar toda la información de una forma más global (Fig.
75 y Fig. 76).

46
MANUAL DE USUARIO

Fig. 75

Fig. 76

La aplicación de Cuentas corrientes entrega la posibilidad a través del menú de imprimir ciertos listados
que son de utilidad para el usuario. Estos listados son entregados en planillas Excel para su mejor
manipulación y para utilizar todo el potencial de esta aplicación en la generación de estadísticas y
gráficos (Fig. 77)

47
MANUAL DE USUARIO

Fig. 77

CUENTAS POR COBRAR


La aplicación de Cuentas por Cobrar nos permite visualizar las deudas que se vencerán entre dos
fechas que pueden ser elegidas por el usuario. Adicionalmente se puede filtrar por tipo de documento
(Fig. 78).

Fig. 78

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MANUAL DE USUARIO

CARTAS DE COBRANZA
Esta funcionalidad le proporciona al usuario una forma rápida de generar las cartas de cobranza por
curso para todos los deudores del establecimiento educacional (Fig. 79). Como primer paso debe ser
llenado el párrafo previo a la presentación y descripción de la deuda que el apoderado mantiene con el
colegio. Posterior a esto se debe llenar el párrafo de cierre el cual termina con el timbre de quién es el
responsable de firmar este aviso de cobranza.

Fig. 79

Recaudación

APERTURA DE CAJA
Esta aplicación (Fig. 80) se utiliza para abrir un registro de Caja. Si dicho registro no existiera el sistema
no le permitirá matricular ni recibir dinero por la caja. Para esto utilizamos la “Barra de Controles”. Para
actualizar la información de alguno de los Campos basta con hacer doble clic sobre la celda
correspondiente y proceder a hacer los cambios deseados, guardando dichos cambios a través del
botón “Graba”.
Cree un registro de apertura de caja para cada usuario que utilice las aplicaciones de Documentación y
Caja. Este registro sirve solamente para un día.

49
MANUAL DE USUARIO

Fig. 80

CAJA
Esta aplicación (Fig. 79) se utiliza para recibir los pagos de mensualidades y la matrícula. Esta pantalla
está orientada al estudiante, el cual debe seleccionarse con el botón de consulta. Para acelerar dicha
consulta usted puede ingresar las iniciales del apellido paterno y/o apellido materno y presionar el botón
de consulta. Esta operación se puede complementar con la barra de herramientas adjunta que tiene los
siguientes botones.

Limpia Pantalla. Se utiliza para hacer una nueva transacción.

Limpia Estudiante. Se utiliza para limpiar el estudiante actual sin limpiar la transacción.
IMPORTANTE: En una misma transacción se pueden cancelar y comprar varios ítems y para distintos
estudiantes. Por ejemplo, se puede pagar la colegiatura de dos alumnos con un mismo cheque, siempre
y cuando la selección del Plan de Pago haya sido del tipo NO DIFERIDA.

Salir de la aplicación de caja.


En la pantalla que se muestra en la siguiente figura se distinguen tres cuadros principales que son:
Cuentas Por Cobrar: Son aquellos compromisos asociados al alumno que seleccionó, que no están
cancelados, los cuales pueden estar o no en mora.
Ítems: Son servicios que se pueden vender al contado (matrícula) con Boletas Exentas de IVA.
Ítems Seleccionados: Son Aquellos ítems o cuentas por cobrar que se han seleccionado para su
cancelación en la presente transacción. Para seleccionarlos solamente haga doble clic sobre él, o los
registros a cancelar.

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MANUAL DE USUARIO

Una vez que seleccionó los ítems a cancelar, automáticamente se calculan los totales que se deberán
pagar (Fig. 81).

Fig. 81

Con el total a pagar se debe ir a la carpeta Pagos (Fig. 82) donde deben ingresar los documentos con
los que se cancelará la transacción. Para esto utilice el botón que tiene el signo “+”. En el registro
indique el tipo de documento, el vencimiento (al día para el caso del efectivo) el monto y el correlativo,
banco y plaza para el caso de los cheques y vales vista. Si desea eliminar alguno de los documentos
ingresados presione el botón que tiene el signo “-“. Cuando la suma del monto ingresado iguale al monto
a cancelar, el campo Total Pagos dejará de aparecer con el fondo rojo y el campo diferencia aparecerá
en cero.
Entonces puede presionar el botón confirmar para grabar la transacción y dar por cancelados los ítems
seleccionados. Sólo entonces podrá emitir el comprobante o boleta y la operación habrá finalizado.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 82

REPORTES

Depósito de Documentos
En esta aplicación el usuario podrá listar los documentos diarios o periódicos que deben ser
seleccionados para ser depositados. Esta selección puede ser realizada entre dos fechas determinadas
y para uno o todos los tipos de documentos involucrados (Fig. 83).

Fig. 83

52
MANUAL DE USUARIO

CALIFICACIONES
Mantenedores

PROFESORES
Esta aplicación (Fig. 84 y Fig. 85) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los
Docentes de la Institución Educacional, utilizando para esto la “Barra de Controles”, digitando la
información en las casillas correspondientes.
Al igual que otras aplicaciones, para realizar la búsqueda de un Docente en particular utilizamos la

“Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón


Los campos enumerados a continuación son campos de selección sobre los cuales el usuario sólo debe
escoger una opción sin digitar nada:
“Sexo - Fecha Nac. - Fecha Ingreso - Estado Civil – Nacionalidad – Escolaridad - Ciudad de Nacimiento
- Estado - Comuna - Área – Cargo“.

Fig. 84

Fig. 85

53
MANUAL DE USUARIO

Podemos ingresar una firma digital (Fig. 86) para parametrizar tareas tales como incorporar la Firma del
Director a todos los informes de notas.

Fig. 86

Dentro del menú principal encontramos la posibilidad (Fig. 87) de llevar una agenda de anotaciones del
docente con respecto a actividades o circunstancias que se requieran recordar para más tarde servir de
base para una posible calificación. La pantalla donde se puede ingresar estas anotaciones (Fig. 88) se
encuentra protegida por una clave especial (Fig. 89) que sólo la posee y la puede modificar la persona
encargada de introducir las anotaciones.

Fig. 87

Fig. 88

54
MANUAL DE USUARIO

Fig. 89

CARGOS
Esta aplicación (Fig. 90) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los “Cargos”
que ocupará el personal docente del Instituto Educacional. Para esto debemos apoyarnos en el uso de
la “Barra de Controles”. Para activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda
correspondiente y proceder a ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con
el Botón “Graba”.

Fig. 90

55
MANUAL DE USUARIO

SALAS
Esta aplicación (Fig. 91) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todas las “Salas” y
“Ubicaciones Físicas” ingresadas a través del módulo de “Inventario” del Instituto Educacional,
manteniendo información de Nombre, Capacidad, Disponibilidad, Ubicación y Posición en que se desea
que aparezcan las dependencias en el árbol de Ubicaciones Físicas. Para la mantención de los datos
debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles”. Para activar un campo en particular basta con
hacer doble clic sobre la celda correspondiente y proceder a borrar o modificar la información,
guardando dichos cambios con el Botón “Graba”.

Fig. 91

MÓDULOS
Esta aplicación (Fig. 92) tiene por objetivo mantener actualizada la información de los “Módulos” del
Instituto Educacional, los cuales serán utilizados como base para la generación de los horarios de clase.
Para la mantención de los datos debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles” previamente
explicada. Para activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda correspondiente
y proceder a ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con el Botón
“Graba”.

56
MANUAL DE USUARIO

Fig. 92

DISPONIBILIDAD HORARIA PROFESOR


Esta aplicación (Fig. 93) tiene por objetivo mantener actualizada la “Disponibilidad Horaria” de los
profesores del Instituto Educacional, información básica y necesaria para la generación de los horarios
de clase. Para activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda correspondiente
y proceder a borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con el Botón “Graba”.
El campo “Profesor” es un campo para seleccionar al docente con el cual se trabajará (Fig. 94)

Fig. 93

57
MANUAL DE USUARIO

Fig. 94

La aplicación cuenta con un menú para dar cierto nivel de automatización al marcado de cada celda,
sobre todo para aquellos profesores que permanecen a disponibilidad completa del Instituto
Educacional. El menú se accede presionando el botón derecho del Mouse sobre las celdas de
actualización (Fig. 95)

Fig. 95

Además debemos seleccionar en esta aplicación las asignaturas que dicta el profesor y en que niveles
las realiza (Fig. 96). Esta información es imprescindible al momento de utilizar la aplicación de
“Generación de Horarios”.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 96

INGRESO DE TÍTULOS
Esta aplicación (Fig. 97) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los Títulos
otorgados por el Establecimiento Educacional, utilizando para esto la “Barra de Controles”. Para
actualizar una información de alguno de los Títulos basta con hacer doble clic sobre el campo
correspondiente y proceder a hacer los cambios que se deseen, guardando dichos cambios a través del
botón “Graba”.

Fig. 97

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MANUAL DE USUARIO

TIPOS DE ENSEÑANZA
Esta aplicación (Fig. 98) tiene por objetivo mantener actualizada la información de todos los Tipos de
Enseñanza que posee el Ministerio de Educación. Esta tabla se entrega precargada con los datos
vigentes del MINEDUC, se debe tener un cuidado especial al modificar, agregar o eliminar un registro ya
que esto podría afectar la generación de las Actas RECH en el sistema.

Fig. 98

Planes de Estudio

CARRERAS
Esta aplicación (Fig. 99) tiene por objetivo mantener actualizadas las carreras impartidas en el Instituto
Educacional, manteniendo información de “Nombre de la Carrera” y el “Título” que otorga esa carrera
si correspondiese. Para la mantención de los datos debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de
Controles”. Para activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda
correspondiente y proceder a ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con
el Botón “Graba”.

60
MANUAL DE USUARIO

Fig. 99

INGRESO PLANES DE ESTUDIO


Esta aplicación (Fig. 100 y Fig. 101) tiene por objetivo mantener actualizados los “Planes de Estudio”
impartidos en el Instituto Educacional de acuerdo con las distintas carreras si correspondiese. Para la
mantención de los datos debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles”. Para activar un
campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda correspondiente y proceder a ingresar,
borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con el Botón “Graba”.
El campo “Carrera” es una celda de selección donde el usuario sólo debe escoger dentro de las
alternativas de carreras que le ofrece la lista desplegada en pantalla.
Si el Plan de Estudio no tiene carrera el campo correspondiente debe quedar en blanco.

Fig. 100

De extrema importancia es el ingreso de los decretos con sus años correspondientes ya que es
información que obligatoriamente está incluida en el encabezado del Acta Final de Calificaciones de
cada curso, en los Certificados de Estudio, En El Certificado de Concentración de Notas y en los
Archivos Magnéticos que son enviados al MINEDUC. La opción de Homologación se utiliza para
relacionar un nuevo plan de estudios con otro que ya está creado producto que difieren en muy pocas
asignaturas y se desea partir del ya creado como base para generar el nuevo plan.

61
MANUAL DE USUARIO

Fig. 101

MALLA CURRICULAR
Esta aplicación (Fig. 102) tiene por objetivo ingresar la Malla Curricular, incorporando la relación
existente entre “Plan de Estudio”, “Nivel” y “Asignaturas“. Para el ingreso y mantención de la
información debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles” previamente explicada. Para
activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda correspondiente y proceder a
ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con el Botón “Graba”.
Las flechas negras a la derecha de la aplicación se utilizan para desplazar una asignatura hacia abajo o
hacia arriba según sea su ubicación en el Acta Final de Calificaciones.

Fig. 102

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MANUAL DE USUARIO

Los campos “Plan de Estudio”, “Nivel”, “Asignatura” y “Color” son de selección, donde el usuario sólo
debe escoger dentro de las alternativas que ofrece la lista respectiva desplegada en pantalla. (Fig. 103 y
Fig. 104)
El campo “Color” (Fig. 105) debe ser cuidadosamente seleccionado, considerando un color distinto para
cada asignatura. Dicho atributo será usado posteriormente por la aplicación “Ingreso de Cursos” que es
la encargada de generar los horarios de clase.

Fig. 103

Fig. 104

Fig. 105

63
MANUAL DE USUARIO

Además al seleccionar una asignatura se pueden ingresar los Objetivos (Fig. 106) y Los contenidos por
Objetivo de cada una de ellas, indicando fechas probables en que dichos contenidos deben estar
pasados, estrategia o procedimiento con que debe ser pasado ese contenido, actividades de
aprendizaje, Criterios de Evaluación y Aprendizaje esperado.

Fig. 106

INGRESO DE ASIGNATURAS
Esta aplicación (Fig. 107) tiene por objetivo la mantención de las “Asignaturas” las cuales serán
impartidas en cada “Plan de Estudio” según el “Nivel” correspondiente“. Para el ingreso y mantención
de la información debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles” previamente explicada. Para
activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda seleccionada y proceder a
ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con el botón “Graba”.

Fig. 107

ÁREAS TEMÁTICAS
Esta aplicación (Fig. 108) tiene por objetivo la mantención de las distintas Áreas Temáticas. Para el
ingreso y mantención de la información debemos apoyarnos en el uso de la “Barra de Controles”
previamente explicada. Para activar un campo en particular basta con hacer doble clic sobre la celda
seleccionada y proceder a ingresar, borrar o modificar la información, guardando dichos cambios con el
Botón “Graba”.

64
MANUAL DE USUARIO

Fig. 108

Cursos

INGRESO DE CURSOS
Esta aplicación (Fig. 108) tiene múltiples funciones las cuales se detallan a continuación:

Fig. 109

Barra de Botones Principales

65
MANUAL DE USUARIO

Esta barra posee los siguientes botone y funcionalidades:

Genera automáticamente todo el árbol de cursos para el siguiente año escolar, una vez que
comienza el período de admisión siguiente, para lo cual se de cambiar en la “Tabla de Parámetros” el
año de Admisión el cual es el Año Actual + 1.

Guarda cualquier cambio efectuado sobre cualquiera de las aplicaciones dentro del Ingreso de
Cursos, es recomendable ir guardando a medida que se van efectuando los cambios en cada una de
las carpetas con el fin de evitar la pérdida de información si se olvida realizar esta operación al final del
ingreso de datos.

Ayuda en línea que le explicará cómo se utiliza esta aplicación.

Abandona la aplicación.

Campo para visualizar el Año, pudiendo avanzar o retroceder con los botones
adyacentes y de esa forma ver la información actual o histórica de cada uno de los cursos.
Confección del árbol de cursos
En el lado izquierdo de la pantalla principal (Fig. 108) tenemos el árbol donde se realiza el ingreso o
eliminación de los cursos dentro de su correspondiente jornada.
Para ingresar un nuevo “Nivel” debemos posicionarnos en el nivel de la “Jornada” de nuestra
preferencia, presionar el “Botón Derecho” del Mouse y presionar nuevamente en la opción “Nuevo” de
la siguiente ventana (Fig. 110):

Fig. 110

En el ejemplo anterior estamos iniciando la creación de un nuevo nivel para la jornada de la Tarde. Una
vez seleccionada la opción “Nuevo” aparecerá una ventana para la selección del nivel que deseamos
ingresar (Fig. 111). En esta pantalla, que no es otra cosa que una “Ventana de Búsqueda”,
seleccionamos el nivel de nuestra preferencia el cual quedará automáticamente incorporado al árbol de
jornadas y cursos.

66
MANUAL DE USUARIO

Fig. 111

Para ingresar la “Letra” que generará finalmente el “Curso” definitivo, debemos repetir la operación
anterior teniendo la precaución de pararnos sobre el nivel en el cual deseamos generar la letra del nuevo
curso y escoger una letra (Fig. 112) de entre las opciones que se nos ofrece, teniendo presente en no
ingresar una letra ya presente en el Nivel y Jornada de nuestra elección.

Fig. 112

Llenado de la Carpeta de Atributos


En la carpeta de atributos (Fig. 113) debemos seleccionar aquella información que falte por ingresar,
teniendo presente que casi todos los campos son autogenerados o de selección, a excepción del
“Período” y las “Vacantes”, en los cuales debemos digitar el número que corresponda.

67
MANUAL DE USUARIO

Fig. 113

La aplicación (Fig. 114) sólo mostrará en el listado de “Salas” aquellas que se encuentren desocupadas
para la jornada en la cual se está trabajando.

Fig. 114

Si el usuario desea saber a quienes se les ha asignado alguna sala en particular, bastará con hacer
“Doble Clic” sobre el campo “Sala” para acceder a la aplicación de ayuda (Fig. 115) de “Asignación de
Salas”.

Fig. 115

Asignación de Profesores a las Asignaturas

68
MANUAL DE USUARIO

Una vez generadas automáticamente las asignaturas, sólo nos queda asignarles el correspondiente
“Profesor“, el cual se elige dentro de una lista de selección (Fig. 116) donde están todos los profesores
del Instituto Educacional.

Fig. 116

Generación del Horario de Clases


El llenado del “Horario de Clases” se realiza utilizando la información de profesores y asignaturas
ingresada en la pantalla anterior. Por cada módulo se desplegará un cuadro de selección (Fig. 117)
donde aparecerán, ordenadas por abecedario, las asignaturas y sus correspondientes profesores. Al
seleccionar una asignatura automáticamente, en el cuadro respectivo, se pondrá el “Nombre” y el
“Color” distintivo de esa asignatura. Si el profesor no tuviera disponibilidad horaria en el módulo
seleccionado, el Sistema “automáticamente” enviará a pantalla un mensaje avisando al usuario que
debe escoger otro módulo para ese profesor. Se brinda además la posibilidad de exportar a Excel o a
HTML con los botones y respectivamente.

La impresión se realiza presionando el botón ubicado en la parte superior derecha de la carpeta de


Horario.

Fig. 117

69
MANUAL DE USUARIO

Con el fin de facilitar la tarea del usuario encargado de construir el horario, se adjunta a esta pantalla la
posibilidad de consultar la “Disponibilidad Horaria del Profesor” (Fig. 118). Esta función se realiza
seleccionando en el campo Disponibilidad Profesor a un docente en particular. Una vez seleccionado
el profesor, el Sistema entregará la información a través de una pantalla de consulta especial (Fig. 119)
en donde se verá claramente en que horario está presente el profesor en el Instituto así como también
que módulos tiene ya utilizados con programación de clases. (Celeste: Horario libre y presente; Salmón:
Horario Ocupado y Presente; Blanco: Horario ausente del Instituto).

Fig. 118

Fig. 119

Generación de la Lista del Curso


Para la generación de la lista de curso tenemos que ir a la carpeta “Lista de Curso” (Fig. 120). En esta
carpeta se muestran los alumnos pertenecientes al curso seleccionado al lado izquierdo de la pantalla y
de acuerdo al año definido al costado derecho de la barra de botones. Como existe la posibilidad de
definir dos tipo de informes distintos, uno para educación básica y otro para media, es posible que algún
nivel de básica necesariamente necesite usar el informe de educación media para evaluar a su curso; si

70
MANUAL DE USUARIO

ese fuese el caso se tendrá que seleccionar en la parte inferior derecha de esta pantalla el tipo de
informe que será utilizado por todo el curso.

Fig. 120

Para borrar un alumno de un curso basta con hacer clic sobre la fila que lo contiene, presionar el botón
derecho del Mouse para, finalmente, presionar el botón “Borrar Alumno” (Fig. 121) que aparecerá bajo la
fila correspondiente.

Fig. 121

En la parte inferior tenemos el botón el cuál al presionarlo nos lleva a la pantalla “Alumnos
sin Curso” (Fig. 122). En esta pantalla aparecen todos aquellos alumnos del Instituto que no tienen
asignado aún un curso definitivo, pueden ser antiguos repitentes los cuales en el proceso de generación
automática quedaron sin curso asignado, también pueden ser alumnos nuevos a los cuales aún no se
les a asignado un curso en particular y finalmente pueden estar aquí los alumnos que se están
cambiando de curso y han sido borrados de una de las listas actuales. Para seleccionar un alumno basta
con marcar el campo “Seleccionar” con un ticket ( ) para después presionar el botón guardar
quedando de esta manera, automáticamente incorporado al curso actual.

71
MANUAL DE USUARIO

Fig. 122

Una vez generado el árbol de cursos automático para el siguiente año, podemos avanzar al nuevo año
(Fig. 123) para ingresar, modificar o crear nuevos cursos, eligiendo alumnos, salas, nuevos horarios,
etc.

Fig. 123

En el listado de Curso, se puede seleccionar un alumno en particular y al dar click derecho tendremos un
listado de opciones según aparece en la Error: Reference source not found:

72
MANUAL DE USUARIO

Fig. 124

El botón situado en la parte inferior de la pantalla permite obtener un listado de todos los
alumnos del curso en un formato imprimible como se muestra en la figura Fig. 125.

Fig. 125

El sistema permite además el reordenamiento de la lista de curso, ya sea por apellidos o manualmente

utilizando los botones situados en la parte inferior de la pantalla. También es posible


cambiar el número de orden con solo dar doble click en el campo del mismo nombre.
Para el ingreso de las Observaciones se selecciona la opción “Ver Anotaciones” lo cual lo llevará a la
pantalla de Registro de Observaciones (Fig. 126).

73
MANUAL DE USUARIO

Fig. 126

El ingreso de Datos se inicia seleccionando el Tipo de Anotación de la lista de anotaciones (Fig. 127).

Fig. 127

Posteriormente debemos ingresar la fecha de la observación la cual se escoge desde un calendario en


la primera celda de la grilla (Fig. 128). La Observación propiamente tal debe ser digitada en la casilla
que corresponde haciendo doble clic sobre ella para dejarla en modo edición. Posteriormente desde un
campo de selección se ingresa el nombre del docente que impuso la anotación. En la parte inferior de la
pantalla encontramos un área de resumen en donde se encuentra la información Acumulada de cada
uno de los tipos de observación.

74
MANUAL DE USUARIO

Fig. 128

Recuerde grabar las anotaciones usando el botón


Esta aplicación posee un menú para seleccionar una serie de informes distintos. Sólo basta con
presionar sobre el submenú “Imprimir” y se desplegarán las opciones para su selección. (Fig. 129)

Fig. 129

Junto con las anotaciones se encuentran dos tipos de informes de desarrollo distintos, uno que es el
Estándar del Ministerio de Educación (Fig. 130) y otro que puede ser definido por el propio
establecimiento educacional (Fig. 131)

75
MANUAL DE USUARIO

Fig. 130

Fig. 131

Para poder configurar este informe especial tenemos un menú especial llamado “Mantenedores” el cual
se encuentra en la barra de menús como se indica en la Fig. 132.

76
MANUAL DE USUARIO

Fig. 132

Lo primero que se deben ingresar son las áreas del informe de desarrollo y para ello debemos entrar al
submenú de “Ingreso de Áreas”. (Fig. 133)

Fig. 133

Lo segundo que se deben ingresar son los conceptos por cada una de las áreas de desarrollo y para ello
debemos entrar al submenú de “Ingreso de Conceptos por Área”. (Fig. 134). Junto con el ingreso de
cada uno de los conceptos también se debe definir si el concepto ingresado es aplicable al informe de
Educación Básica o al de Educación Media, ya que como dijimos anteriormente el sistema puede
diferenciar dos tipo s de informes distintos (Básica y Media).

77
MANUAL DE USUARIO

Fig. 134

Lo último que se debe definir es la escala de Calificación que se utilizará (Fig. 135). Esta escala afecta
de igual forma al informe de desarrollo especial así como al informe de desarrollo estándar.

Fig. 135

Finalmente tenemos un consolidado de los períodos (semestres o trimestres) (Fig. 136). Este
consolidado que agrupa las calificaciones de todo el año puede ser impreso desde el menú principal
como una opción especial.

78
MANUAL DE USUARIO

Fig. 136

INGRESO DE CALIFICACIONES Y CONDUCTA


Esta aplicación (Fig. 137) tiene por objetivo la mantención de las calificaciones y las conductas de
cada uno de los Alumnos del Establecimiento Educacional.
Calificaciones
La metodología para calificar puede ser de la manera Tradicional (con notas numéricas Fig. 137) o por
Conceptos donde las escalas de calificación para los conceptos puede y debe ser definida por el
usuario (Fig. 138). Los promedios P1, P2, P3 (correspondiente al promedio de cada semestre o
trimestre del año escolar), EX corresponde a la nota del Examen y NF a la Nota.
En la opción “Calificaciones” del menú podemos escoger la modalidad de calificación que esté de
acuerdo con el establecimiento educacional (Semestral o Trimestral). Además tenemos una serie de
opciones las cuales pueden ser ejecutadas presionando sobre cada una de ellas. Si el establecimiento
educacional no le da la misma ponderación a cada una de las notas parciales durante el año académico,
NO DEBE estar seleccionada la opción de “Hacer cálculo automático de promedios”. En esta aplicación
el administrador o autoridad superior puede bloquearle al profesor de cada una de las asignaturas las
columnas que estime convenientes de tal forma que el docente deberá pedir una autorización especial
para desbloquear una nota porque desea modificar o poner una nota atrasada. Esta última capacidad
sólo la tienen disponible en el menú principal los usuarios con clave de administrador.

79
MANUAL DE USUARIO

Fig. 137

Junto con las opciones ya descritas, el menú de Calificaciones le permite al usuario filtrar la lista de
alumnos a través del submenú “Mostrar Lista”, la idea es que si un taller, subsector, sub-asignatura, etc.,
no contiene a todos los alumnos del curso, el profesor pueda filtrar la lista y dejar sólo a los alumnos que
asisten. Se puede ver el ranking de alumnos con sus promedios finales. Se puede definir desde que
promedios se aproximan las notas finales, por defecto el sistema aproximará a 4.0 la nota 3.95, pero si
el establecimiento ha definido otra forma de hacerlo puede configurarlo en esta opción. Si se selecciona
“Truncar Promedios” el sistema entenderá que los promedios finales se truncan y no se aproximan, esto
se puede parametrizar tanto para los parciales como para la nota final. Se parametriza además con que
valores se genera automáticamente el promedio, si es con los valores de la asignatura o si se incluyen
los subsectores en el cálculo.
Para poner las calificaciones basta con escribir la nota sin puntos ni comas, el sistema las pone por el
usuario para evitarle perder ese tiempo de digitación, esto significa que por ejemplo si se quiere escribir
un seis coma cinco sólo se debe escribir sesenta y cinco y el sistema asumirá que va una coma entre
ambos números.
Esta aplicación consta de 10 notas parciales para el primer semestre y 10 notas para el segundo
semestre. Si se necesitase poner más de 10 notas por semestre las asignaturas son perfectamente
divisibles, operación que se realiza agregando una subdivisión de esta asignatura en “Ingreso de
Asignaturas” y luego la agregamos a la aplicación de “Malla Curricular”, le indicamos que esta
subdivisión No va en ACTA y luego le decimos que es sub-asignatura o hija de aquella que necesitamos
dividir. Por cada división tenemos 20 notas adicionales. Para graficar y comprender mejor esta opción
veamos el ejemplo de la Fig. 138 en el cual se ha dividido la asignatura de Matemáticas.

80
MANUAL DE USUARIO

Fig. 138

El traspaso de las notas finales o semestrales de las sub-asignaturas o subdivisiones, hacia la


asignatura padre, se hace automáticamente a través del menú “Traspaso” en el cual se debe escoger la
opción que se desee.
Barra de Botones Principales

Esta barra posee los siguientes botones y funcionalidades:

Guarda cualquier cambio efectuado sobre cualquiera de las aplicaciones dentro del Ingreso de
Calificaciones.

Imprime las notas del curso actual, configurando la impresora y el tipo de página a imprimir.

Exporta a Excel.

Exporta a Word

Exporta a HTML

Accede a la ayuda en línea de la aplicación.

Abandona la aplicación.

Campo para visualizar el Año, pudiendo avanzar o retroceder con los botones
adyacentes y de esa forma ver la información actual o histórica de cada uno de los cursos.
En la sección izquierda de la pantalla principal, tenemos un árbol tipo Explorer en el cual sólo debemos
ir haciendo Doble Click para llegar hasta el Curso y la asignatura que corresponde.

81
MANUAL DE USUARIO

En la sección del lado derecho de la pantalla principal encontramos la lista del curso con todos sus
alumnos, junto a sus calificaciones.
El ingreso de las notas parciales (N1, N2, N3,.............N12) y la nota del Examen (EX) se realiza
haciendo Doble click sobre la casilla correspondiente para dejar el campo en modo edición,
procediendo a digitar la nota, cuyo dígito decimal debe ir separado por una Coma “,” o simplemente se
omite la coma.
Para el cálculo de los promedios (P1, P2, P3 y NF) la aplicación provee al usuario de una calculadora
(Fig. 139 y Fig. 140), en donde encontrará todos los valores que necesita para generar automáticamente
y de una vez los promedios parciales y final de todos los alumnos.

Fig. 139

Fig. 140

Conducta
En la pantalla principal al hacer doble clic sobre cualquiera de los alumnos se podrá acceder a la
pantalla de ingreso de anotaciones al igual que en como sucede en la lista de alumnos de la aplicación
“Ingreso de Cursos”

CONSOLIDADO DE NOTAS
Esta aplicación (Fig. 141) tiene por objetivo el mostrar una consolidación de todas las notas finales por
cada uno de los ramos y sus correspondientes promedios generales, por cada uno de los alumnos de un
curso. Cabe hacer presente que las asignaturas se muestran con su nombre corto el cual fue
previamente ingresado en la aplicación de ingreso de asignaturas.
Además en esta aplicación (Fig. 142) se ingresa la información de los alumnos Reprobados y
Retirados del Colegio, el Motivo por el cual ha salido mal y la Fecha de Retiro según corresponda.
Al igual que en otras aplicaciones, tenemos una barra de controles:

Graba los cambios.

Imprime la información activa en pantalla.

Exporta a Excel la tabla.

82
MANUAL DE USUARIO

Grafica la información en diferentes formatos.

Accede a la Ayuda en línea de esta aplicación.

Sale de la aplicación

Barra para el Desplazamiento de un Año a otro.

Fig. 141

Fig. 142

Se muestra en la Fig. 143 un gráfico obtenido a partir del Consolidado de Notas.

83
MANUAL DE USUARIO

Fig. 143

ASISTENCIA ALUMNOS
Esta aplicación (Fig. 145) tiene por objetivo registrar la asistencia diaria de cada uno de los alumnos de
un curso. Tiene dos formas de trabajar, asistencia por día y asistencia por hora. Estos modos son
seleccionados en el menú principal con la opción “Asistencia” según se observa en la Fig. 144.

Fig. 144

Asistencia por día


Para realizar esta operación debemos escoger en primer lugar el Mes y el Año. Por defecto aparecerán
el mes en curso y el año académico fijado a través de la aplicación de Parámetros.
Posteriormente ubicamos un curso en particular utilizando el Árbol de Cursos ubicado al costado
izquierdo de la aplicación.
Una vez aparecidos los nombres de los alumnos, pinchamos y hacemos un ticket para aquellos alumnos
que estén Ausentes o dejamos el casillero libre si el alumno está Presente.
Al igual que en otras aplicaciones, tenemos una barra de controles:

Graba los cambios.

Exporta a Excel la tabla.

Accede a la Ayuda en línea de esta aplicación.

Sale de la aplicación

84
MANUAL DE USUARIO

Fig. 145

En la parte superior existe una barra de menús donde podemos realizar un cálculo de la asistencia
general para los alumnos “Por curso” o “Por Colegio” sólo seleccionando la opción “Calcula Asistencia
por Curso” (Fig. 146).

Fig. 146

De la misma forma se puede visualizar un resumen de la asistencia mensual del colegio eligiendo la
opción “Asistencia Colegio” (Fig. 147). Para los colegios Municipales y los Particulares
Subvencionados este informe les entrega un resumen de gran valor el cual puede ser utilizado como
base para el cálculo de la subvención así como también para ser más proactivos ante los problemas de
inasistencia los cuales e pueden detectar rápidamente.

Fig. 147

85
MANUAL DE USUARIO

Otro informe muy útil es el resumen de asistencia por alumno el cual se muestra en la Fig. 148.

Fig. 148

Asistencia por hora


El trabajo en modo de asistencia por hora permite en identificar en horas las ausencias diarias de los
alumnos. Se adiciona un menú en la parte superior (Fig. 149) que permite la generación de un reporte
específico de ausencias por hora según se muestra en Fig. 150

Fig. 149

Fig. 150

86
MANUAL DE USUARIO

ASISTENCIA PROFESORES
Esta aplicación (Fig. 151) tiene por objetivo registrar la asistencia diaria de cada uno de los profesores
del instituto.
Para realizar esta operación debemos escoger en primer lugar una Fecha:

Una vez aparecidos los nombres de los profesores, pinchamos y hacemos un ticket en el campo
Presente o dejamos el casillero libre si el profesor está Ausente.
Al igual que en otras aplicaciones, tenemos una barra de controles:

Graba los cambios.

Borra el registro de asistencia del Profesor.

Accede a la Ayuda en línea de esta aplicación.

Sale de la aplicación

Fig. 151

87
MANUAL DE USUARIO

CARGA DE NOTAS DESDE EXCEL


Esta aplicación (Fig. 152) tiene por objetivo generar en planillas Excel los listados de cada curso por
asignatura, con el objeto de ser entregados al profesor para su actualización:

Fig. 152

Botón que se utiliza para generar las planillas Excel para las asignaturas y el profesor
correspondiente (Fig. 153).

Fig. 153

88
MANUAL DE USUARIO

Una vez que el profesor actualiza sus notas, devuelve la planilla al administrador del sistema quien
procede a efectuar el proceso de carga de las notas actualizadas a la Base de Datos de Mateo XXI. (Fig.
154)

Fig. 154

Botón que se utiliza para cargar a la Base de Datos de Mateo XXI las planillas Excel con sus
notas actualizadas.

INFORMACIÓN PSU
Esta aplicación (Fig. 155) tiene por objetivo entregar la información necesaria para que el
establecimiento educacional pueda evaluar el rendimiento de sus alumnos en los ensayos que realiza de
la PSU así como también poder evaluar los resultados como colegio en la misma prueba de evaluación
para el ingreso a la Universidad.
Para esto la aplicación posee varias tablas e informes gráficos donde rápidamente se podrá determinar
en qué materias los alumnos se encuentran más débiles. Sin embargo si el usuario desea realizar otro
tipo de estadísticas, las tablas son exportables a Excel de tal forma de utilizar toda la potencialidad que
esta aplicación posee.

89
MANUAL DE USUARIO

Fig. 155

Una vez llenados los datos de las diferentes pruebas para cada uno de los cursos, podemos graficar los
resultados a través del menú “Gráficos” indicado en la Fig. 157, obteniendo resultados como el de la
Fig. 156 que nos permitiría evaluar visualmente el resultado que deseamos evaluar.

Fig. 156

90
MANUAL DE USUARIO

Fig. 157

GENERACIÓN DE HORARIOS
La generación de horarios es una aplicación que permite reducir los tiempos significativamente en la
construcción de los horarios de los distintos cursos. La idea no es dejarle al generador todo el trabajo
sino que, en mucho menor escala de lo que se necesita hoy, siempre va a ser necesaria la intervención
humana dentro de las decisiones al momento de definir en qué horario o módulo se asigna a uno u otro
profesor, sobre todo si éste tiene ciertos privilegios que le permiten escoger libremente una mejor
opción.
La generación de horarios tiene la siguiente secuencia lógica que debe ser respetada para que el
generador cumpla su objetivo:
1. Se debe ingresar la disponibilidad horaria del profesor junto con las asignaturas y los niveles a
los cuales les realiza dichas asignaturas. Esto lo se debe hacer dentro del módulo de
Calificaciones-Mantenedores-Disponibilidad Horaria Profesor.
2. Se debe ingresar el grado de Carga Académica de cada asignatura de cada uno de los planes de
estudio dentro de la funcionalidad Calificaciones-Planes de Estudio-Malla Curricular. Esta
funcionalidad tiene una columna que se llama Dificultad donde numéricamente debemos
asignarle una prioridad a cada asignatura. Los números más altos son de mayor prioridad. La
idea es que el sistema, basándose en esta información, tratará dentro de lo posible de no dejar
dos asignaturas de gran carga académica juntas, inclusive tratará de ponerlas en días
separados.
3. Si existe algún profesor cuya disponibilidad sea muy limitada o tenga privilegios especiales, es la
aplicación Calificaciones-Cursos-Ingreso de Cursos, se deben asignar en el curso que
correspondan los profesores especiales a las asignaturas que ellos realicen, posteriormente en la
misma aplicación se debe pasar a la carpeta del horario y asignarle éstos profesores y
asignaturas directamente en los módulos que se desea queden preestablecidos antes de la

91
MANUAL DE USUARIO

generación. Al momento de generar el horario el sistema respetará los módulos ya asignados y


tratará de poner los profesores con mayor disponibilidad horaria en los módulos restantes.
En la Fig. 158 podemos ver la aplicación de generación de horarios donde debemos seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar la Jornada a Generar
2. Seleccionar el Módulo de inicio de la Jornada
3. Seleccionar el Número de Horas Académicas por Jornada
4. El sistema tiene 6 formas distintas de generar horarios, estas se logran combinando los 3
campos de Generar Horario Privilegiando, por lo que todas las combinaciones posibles serían
las siguientes:
a. Identificador del curso – Nivel – Letra
b. Identificador del Curso – Letra – Nivel
c. Nivel – Identificador del Curso – Letra
d. Nivel – Letra – Identificador del Curso
e. Letra – Identificador del Curso – Nivel
f. Letra – Nivel – Identificador del Curso

5. Si el día sábado es un día valido para la selección este debe ser seleccionado indicando el Nº de
horas académicas para este día.
6. Finalmente, si la base de horario generada no es de nuestra completa satisfacción podemos
generar nuevamente eligiendo otra combinación explicada en el punto 4º y borrando sólo el
horario anteriormente generado si no queremos perder a aquellos profesores puestos
anteriormente a mano o borrando todo el horario si no nos importa perder la información de
profesores especiales.

Fig. 158

REGISTRO DE ATRASOS
El registro de atrasos (Fig. 159) es una aplicación creada para la persona encargada de controlar los
alumnos que llegan atrasados al colegio. Usando una pistola lectora de código de barras y la credencial

92
MANUAL DE USUARIO

del alumno, esta persona puede ir chequeando a cada alumno atrasado y a su vez ingresándolo
automáticamente a la Base de Datos de Mateo XXI. De esta forma se evitaría el mandar una lista en
papel para que alguien más tarde realice esta tarea. Queda almacenado igualmente el docente
responsable del registro del atraso.

Fig. 159

Actas y Certificados

ACTA DE CALIFICACIONES Y PROMOCIÓN ESCOLAR


Esta aplicación (Fig. 160) tiene por objetivo confeccionar el Acta de Calificaciones y Promoción
Escolar, para lo cual sólo debemos escoger el Año y el Curso que corresponda, para posteriormente
presionar el Botón Vista y visualizar el acta terminada, la cual se manejará a través del utilitario Excel
de Microsoft, el cual necesariamente debe estar previamente instalado.

Fig. 160

CERTIFICADO DE ALUMNO REGULAR


Esta aplicación (Fig. 161) tiene por objetivo confeccionar el Certificado de Alumno Regular, para lo
cual sólo debemos escoger el alumno que corresponda. Para encontrar rápidamente el alumno
utilizamos la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón . Posteriormente
presionamos el Botón Vista para visualizar el Certificado ya construido. (Fig. 162)

93
MANUAL DE USUARIO

Fig. 161

Fig. 162

INFORME DE RENDIMIENTO ESCOLAR


Esta aplicación (Fig. 163) tiene por objetivo confeccionar el Informe de Rendimiento Escolar, para lo
cual debemos escoger entre dos alternativas: Por Alumno o Por Curso, para esto pinchamos en el
círculo que corresponda lo cual habilitará los campos de una u otra alternativa para realizar la búsqueda
a través de la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón .

94
MANUAL DE USUARIO

Fig. 163

Posteriormente presionamos el Botón Vista para visualizar el Informe ya construido (Fig. 164).

Fig. 164

CERTIFICADO ANUAL DE ESTUDIOS


Esta aplicación (Fig. 165) tiene por objetivo confeccionar el Certificado Anual de Estudios, para lo cual
debemos escoger entre dos alternativas: Por Alumno o Por Curso, para lo cual pinchamos en el
círculo que corresponda habilitando los campos de una u otra alternativa para realizar la búsqueda a
través de la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón .
Finalmente presionamos el Botón Vista para visualizar el Certificado ya construido (Fig. 166).

95
MANUAL DE USUARIO

Fig. 165

Fig. 166

CERTIFICADO DE CONCENTRACIÓN DE NOTAS


Esta aplicación (Fig. 167) tiene por objetivo confeccionar el Certificado de Concentración de Notas el
cual se previsualiza en formato Excel. Este certificado se realiza alumno por alumno y no tiene una
opción de generación masiva. Una vez seleccionado el alumno basta con presionar el botón Generar y
el certificado será generado en formato Excel.

96
MANUAL DE USUARIO

Fig. 167

INFORME DE NOTAS
Esta aplicación (Fig. 168) tiene por objetivo entregar el informe de notas periódico que se entrega al
apoderado en cada una de las reuniones de curso. Este informe de notas puede ser obtenido por
alumno o por curso, semestral o trimestral dependiendo de la modalidad de cada establecimiento
educacional. Además de lo anterior se pueden escoger distintas opciones para su pre-visualización las
cuales se describen en el combo box “Periodo”: Por semestres o trimestres o por todas las notas del
año. Al igual que en otro tipo de informes, una vez seleccionados todos los campos necesario se debe
presionar el botón “Vista” para visualizar el o los informes de nota (Fig. 169). Se sugiere que si el
establecimiento educacional no cuenta con una red con un buen anchi de banda, la visualización y la
impresión masiva de los informes sea realizada directamente en el servidor principal.

Fig. 168

97
MANUAL DE USUARIO

Fig. 169

ARCHIVOS MAGNÉTICOS
Esta aplicación (Fig. 170) tiene por objetivo Generar los Archivos Magnéticos que el Ministerio de
Educación le exige a todos los Establecimientos educacionales.
Para llevar a cabo esta operación se debe escoger el archivo que se desea generar y una vez
seleccionado, oprimir el botón Generar. La aplicación le solicitará el lugar donde se desea dejar este
archivo (Fig. 171), ayudándose para esto con el botón de los Binoculares. Una vez escogido el lugar,
sólo debe presionar el botón Guardar para realizar la generación final.
El archivo final generado se guardará con el Nombre que exige el Ministerio. Si se decidiera cambiar
este nombre preestablecido, este archivo no servirá para ser enviado al Ministerio de Educación por no
tener el formato adecuado.

Fig. 170

98
MANUAL DE USUARIO

Fig. 171

99
MANUAL DE USUARIO

BIBLIOTECA
Biblioteca

INGRESO DE MATERIALES
Aquí es donde se deben ingresar los materiales a la biblioteca (Fig. 172), como libros, revistas, video,
música, etc. Los materiales se identificarán por el código o Nº de Serie y puede ser el mismo que ya
tenga asignado por el bibliotecario. Dicho código puede aceptar números, letras y otros caracteres, pero
se exige que dicho código sea único para poder realizar la identificación. En esto tenga especial
cuidado cuando trabaje con espacios ya que se haría distinción entre los códigos “123.c1” y “123 c1”,
por tener un espacio en lugar de un punto.
Si el material es un original El Nº de Copia será cero y deberá estar seleccionado el campo Original. Si
se desea hacer una copia basta con seleccionar el original y presionar el botón Copiar,
automáticamente el sistema le asignará un Nº de Copia. Si usted modifica el dato Nº de copia
asegúrese de respetar los correlativos de manera de no tener una copia 3 sin una copia 2.

Fig. 172

Si el usuario está utilizando el sistema por primera vez debe revisar que los códigos correspondientes a
la “Clasificación Dewey” se encuentren cargados, de no ser así deberá cargarlos escogiendo la opción
“Actualizar Códigos Dewey” del menú “Códigos” (Fig. 173) Además en el menú “Mantenedores” podrá
agregar los idiomas que le falten al igual que podrá incorporar a la lista nuevos Medios o materiales que
no hayan sido considerados originalmente.

100
MANUAL DE USUARIO

Fig. 173

CIRCULACIÓN
Esta es la aplicación principal del sistema de biblioteca. En ella se pueden realizar todas las
operaciones de circulación como prestamos, prorrogas y devoluciones.
Aquí los materiales se pueden prestar de dos maneras:
a. Aceptando una solicitud hecha por un usuario en la aplicación de “solicitud de materiales”, para
lo cual bastaría con seleccionar el registro deseado de los que aparezcan en la primera carpeta
de la pantalla que aparece en la Fig. 174 y posteriormente presionando el botón presta.
b. Buscando al usuario y posteriormente buscando el material deseado. Una vez hecho esto solo se
presiona, de igual forma, el botón prestar y el préstamo ya estaría realizado.

Fig. 174

101
MANUAL DE USUARIO

Las prórrogas son la prolongación del plazo de un préstamo, el cual puede haber vencido o no, estas
operaciones cambian la fecha de plazo y a la vez generan un registro con la modificación indicando las
fechas originales. Estos datos pueden resultar de particular importancia a la hora de evaluar una nueva
prórroga. Para realizar esta operación basta con seleccionar el registro de entre los préstamos o los
atrasos y presionar el botón Prorroga, después el sistema le preguntará cuál es la nueva fecha, y se
realizará la modificación.
Las devoluciones las puedo realizar también de dos formas. La primera es seleccionar el préstamo de
entre los préstamos vigentes o atrasados y presionar el botón devolver. La segunda consiste en ubicar el
cursor del Mouse sobre el campo Devolución Rápida (Fig. 175) y comenzar a leer, con la pistola láser,
el código de barras que le generó a los materiales ingresados al sistema. Con esta operación los
materiales ya quedan devueltos.

Fig. 175

Existen dos maneras de controlar el comportamiento de los usuarios, las suspensiones y los bloqueos
(Fig. 176). Las suspensiones son periodos de tiempo en los cuales un usuario no podrá utilizar los
materiales de la biblioteca, a menos que el bibliotecario lo apruebe. Los bloqueos son periodos en los
cuales un alumno es limitado globalmente impidiéndose que este se matricule además de no poder
solicitar materiales. Para ingresar dichos controles al sistema utilice la ventana de historial del usuario.
Utilice el botón con el signo ‘+’ (mas) para agregar suspensiones o bloqueos y el botón con el signo ‘-‘
(menos) para quitarlos.

Fig. 176

102
MANUAL DE USUARIO

Informes

GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE BARRA


Esta aplicación (Fig. 177) tiene por objetivo generar lo Códigos de Barra para los distintos materiales de
la biblioteca. Se puede realizar una búsqueda del material por distintos criterios tales como: Título,
Código o Autor, inclusive por una combinación de ellos. Una vez escogido el criterio de búsqueda
presionamos sobre el botón Buscar (Binoculares) y se desplegará el resultado de nuestra consulta.
Una vez obtenida la lista procedemos a seleccionar los materiales a los cuales les deseamos imprimir
sus códigos de barra, esto se realiza haciendo doble clic sobre los materiales preseleccionados ubicados
en la pantalla de “Material Preseleccionado” los cuales se copiarán más abajo en la pantalla de
“Material Seleccionado”. Una vez escogido los materiales procedemos a irnos a la columna
“Ubicación” donde podemos poner un número del 1 al 30 indicando en qué lugar específico de la hoja
de etiquetas deseamos se impriman la etiquetas de nuestros materiales seleccionados. Las posiciones
o ubicaciones de las etiquetas corresponden a una hoja tamaño carta de 30 etiquetas las cuales han
sido ordenadas de la siguiente forma:

1 2 3
4 5 6
7 8 9
.................
.................
28 29 30

Fig. 177

103
MANUAL DE USUARIO

Una vez seleccionadas las ubicaciones estamos en condiciones de visualizar las etiquetas (Fig. 178)
para más tarde imprimirlas desde la pantalla de pre-visualización.

Fig. 178

INFORMES
Los informes (Fig. 179) son una serie de listados pre-configurados que le permiten al usuario tener una
información estadística básica para la operación de la biblioteca.

Fig. 179

104
MANUAL DE USUARIO

SEGURIDAD
Usuarios

INGRESO DE ROLES
Esta aplicación (Fig. 180) tiene por objetivo ingresar los distintos Roles y su correspondiente
Descripción. Para realizar esta función se utiliza la “Barra de Controles”.

Fig. 180

APLICACIONES V/S ROLES


Esta aplicación (Fig. 181) tiene por objetivo asignar los Permisos sobre las distintas Aplicaciones para
cada uno de los Roles previamente definidos. Para realizar esta función se utiliza la “Barra de Controles”
y la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón , con el fin de buscar y traer
el Rol que nos interesa definir.
Una vez escogido el Rol, desplegamos el Árbol de las Aplicaciones, pinchando las aplicaciones que
son de nuestro interés y Sin soltar, arrastrándolas hacia la ventana Aplicación, a la derecha de la
pantalla principal, donde la soltamos finalmente.
Una vez soltadas las aplicaciones seleccionadas sobre la Ventana de Aplicaciones, se generarán
casilleros donde debemos decidir si al Rol respectivo le damos permisos de Lectura, o de Escritura, o
de Eliminación (sólo uno, dos o los tres) sobre cada una de estas aplicaciones; esto se logra haciendo
un ticket en el casillero que corresponda.
Finalmente procedemos a guardar los cambios efectuados presionando el botón Graba de la barra de
botones.

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 181

INGRESO DE USUARIO
Esta aplicación (Fig. 182) tiene por objetivo asignar la Password a los distintos Usuarios, junto con su
correspondiente Descripción. Para realizar esta función se utiliza la “Barra de Controles” y la “Ventana
de Búsqueda” a la cual podemos llamar presionando el botón con el fin de encontrar rápidamente al
usuario con el cual deseamos trabajar.

Fig. 182

ASIGNACIÓN DE PERMISOS POR USUARIO


Esta aplicación (Fig. 183) tiene por objetivo asignar los Permisos sobre las distintas Aplicaciones para
cada uno de los Usuarios del Sistema. Para realizar esta función se utiliza la “Barra de Controles”
previamente explicada y la “Ventana de Búsqueda” la cual podemos llamar presionando el botón ,
con el fin de buscar y traer el Usuario que nos interesa definir.

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MANUAL DE USUARIO

Una vez escogido el Usuario, desplegamos el Árbol de las Aplicaciones, pinchando las aplicaciones
que son de nuestro interés y Sin soltar, arrastrándolas hacia la ventana Aplicación, a la derecha de la
pantalla principal, donde la soltamos finalmente.
Una vez soltadas las aplicaciones seleccionadas sobre la Ventana de Aplicaciones, se generarán
casilleros donde debemos decidir si al Usuario en cuestión le damos permisos de Lectura, o de
Escritura, o de Eliminación (sólo uno, dos o los tres) sobre cada una de estas aplicaciones; esto se
logra haciendo un ticket en el casillero que corresponda.
Finalmente procedemos a guardar los cambios efectuados presionando el botón Graba de la barra de
botones.

Fig. 183

USUARIOS WEB
Esta aplicación (Fig. 184) tiene por objetivo asignarle la contraseña a los apoderados que deseen
consultar la información académica de sus pupilos a través de Internet utilizando para esto el Módulo
Web que Mateo XXI provee. Junto con crear la password o contraseña el administrador puede imprimir
las cartas confidenciales que se le entregarán al apoderado para informarles sus códigos de acceso.
Además como Mateo XXI dentro del módulo Web tiene una aplicación para que el apoderado pueda
enviar sugerencias, éstas pueden ser vistas dentro del menú “Apoderados” presionando el submenú
“Ver Listado de sugerencias”.

Fig. 184

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MANUAL DE USUARIO

Auditoria

CONSULTA DE AUDITORÍA
Esta aplicación (Fig. 185) tiene por objetivo que el administrador del sistema pueda revisar los registros
de las transacciones realizadas por los Usuarios sobre los datos Críticos a través de las diferentes
Aplicaciones. El administrador cuenta con una barra especial donde puede revisar la información
ingresando una Fecha Específica.
El administrador puede borrar fácilmente la información que considere obsoleta, marcándola al arrastrar
el Mouse sobre los registros y enviándola a la papelera de reciclaje o con el botón derecho del Mouse
llamar al menú Eliminar de la Lista y presionarlo. Si se desea Limpiar Completamente la Tabla de
Auditoria debemos seleccionar la opción Eliminar Todos los Registros. Antes de realizar esta última
acción se recomienda que el Administrador del Sistema saque una copia de seguridad de la Base de
Datos para mantener un registro histórico de lo sucedido hasta la fecha de eliminación.

Fig. 185

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MANUAL DE USUARIO

INVENTARIO
Inventario

INGRESO DE UBICACIONES
Esta aplicación (Fig. 181) tiene por objetivo ingresar el inventario a su ubicación física dentro del
establecimiento educacional. Para tal efecto en primer lugar se deben crear las ubicaciones físicas
utilizando los siguientes botones de la barra de herramientas:

Botón utilizado para crear una nueva ubicación física la cual estará bajo la rama del árbol
seleccionada.

Botón utilizado para guardar una nueva ubicación física.

Botón utilizado para eliminar la ubicación física seleccionada.

Botón utilizado para cambiar el nombre de la ubicación física seleccionada.

Fig. 186

Una vez realizada la creación de las ubicaciones físicas se procede a asignar los bienes que se han
creado a través de la aplicación “Ingreso del Inventario” utilizando para tal efecto los siguientes botones:

Botón utilizado para crear una nueva instancia para la asignación del bien a la ubicación física
seleccionada.

Botón utilizado para eliminar el ítem o bien de la ubicación física seleccionada.

Botón utilizado para guardar la información del ítem o bien dentro de la ubicación física
seleccionada.

Botón utilizado para imprimir el inventario de la ubicación física seleccionada.

109
MANUAL DE USUARIO

Botón utilizado para visualizar la foto y los detalles del ítem seleccionado.
Al crear una nueva instancia aparecerá una nueva fila en la pantalla derecha como la mostrada en laFig.
187.

Fig. 187

Al presionar sobre el campo del código aparecerá el botón desplegándose la pantalla de búsqueda
(Fig. 188) de los bienes previamente ingresados.

Fig. 188

En esta pantalla debemos seleccionar el bien, hacer doble clic sobre él o presionar el botón aceptar.
De igual forma debemos hacer para identificar al responsable de la custodia del bien que puede ser un
personal administrativo o un profesor del establecimiento educacional.
Finalmente debemos ingresar en el campo correspondiente la cantidad del bien asignado a la ubicación
física seleccionada. Para esto hacemos doble clic sobre el campo específico y digitamos el número
correspondiente.

INGRESO DE INVENTARIO
Esta aplicación (Fig. 189) tiene por objetivo ingresar los detalles de cada ítem del inventario:

Botón utilizado para crear un nuevo ítem.

Botón utilizado para guardar el ítem creado.

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MANUAL DE USUARIO

Botón utilizado para eliminar un ítem ya creado.

Botón utilizado para refrescar la información.

Botón utilizado para la búsqueda de un bien o ítem.

Botón utilizado para calcular la depreciación lineal del bien.

Fig. 189

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MANUAL DE USUARIO

PARÁMETROS
Esta aplicación (Fig. 190, Fig. 191 y Fig. 192) tiene por objetivo ingresar la información general del
establecimiento la cuál será utilizada dentro de todos los demás Módulos y Sub Módulos del sistema. En
primer lugar debemos completar la carpeta de datos Generales con los antecedentes del
establecimiento educacional. Es en este lugar donde se ingresa la Insignia del Colegio la cual será
utilizada en todos los listados, informes de notas y certificados. Además aquí se define la escala de
calificación ya que el sistema ha sido parametrizado para trabajar con notas de 1 a 7 como también con
notas de 1 a 10.
En segundo lugar debemos ingresar los datos financieros en la carpeta Financieros, datos necesarios
para la correcta utilización del módulo de Matrículas en especial del control de cuentas corrientes y
pagos de colegiaturas y aranceles. En tercer lugar accedemos a la carpeta Unidades Educativas donde
el usuario debe llenar los datos correspondientes a los distintos tipos de enseñanza que imparte el
colegio, datos imprescindibles para la confección del las Actas Magnéticas que se envían cada año al
Mineduc.

Fig. 190

Fig. 191

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 192

Por último accedemos a las subvenciones, donde se registra el valor USE y cada una de las
subvenciones del colegio (Fig. 193).

Fig. 193

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MANUAL DE USUARIO

MÓDULO WEB
Este Módulo (Fig. 194, Fig. 195, Fig. 196, Fig. 197, Fig. 198) tiene por objetivo entregar al
Establecimiento Educacional una ventana para informar a los padres y apoderados a través de Internet
del estado y situación académico conductual de sus pupilos. Este módulos se entrega con los
programas fuentes para que sea modificado y customizado a gusto por cada colegio. Además a través
de este Módulo el apoderado tiene la posibilidad de hacer llegar cualquier sugerencia al colegio
directamente desde su casa o lugar de trabajo.

Fig. 194

Fig. 195

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MANUAL DE USUARIO

Fig. 196

Fig. 197

Fig. 198

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