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PROCESADO DOCUMENTOS.
Desde este panel se podrá realizar el proceso de registro y obtención de datos de los
documentos.
Digitalizar
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
Si se presiona sobre saldrá un menú:
Si se debe introducir una factura que tiene más hojas de las que el alimentador puede
albergar, la solución pasa por introducir en ADF el valor -1, y al terminar de escanear la
última hoja aparece la siguiente pregunta (también aparecerá con la opción “Utilizar
Página Separadora”),
Tras introducir el resto de hojas de la misma factura, se responderá SI, con el fin que
continúe escaneando hojas e insertándolas a la misma factura ya comenzada.
Procesar Documento
Desde este cuadro de diálogo se puede navegar a través de los distintos discos y
carpetas en busca del archivo (siempre en formato TIFF) que se pretende procesar. Una
vez localizado se puede realizar acciones sobre el archivo antes de cargarlo, tales como,
rotar, cortar, mover a Word, imprimir ... . Finalmente se debe presionar en “Procesar”
para cargarlo.
Procesar Directorio
Cuadros Combinados.
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
Este cuadro combinado nos muestra el nombre de
la cuenta de Explotación receptora de las facturas que vamos a introducir, pulsando el
boton podemos acceder a los datos completos, así como modificarlos mediante el
cuadro de diálogo “Cuentas de Explotación” .Si DigiFactIn se ha configurado en modo
MultiEmpresa, ver Opciones, se puede desde este cuadro combinado seleccionar y crear
nuevas empresas al estar activo. Introduzca el nombre de la empresa que recibe la
factura, si no está registrada en DigiFactIn le saldrá el siguiente cuadro mensaje:
Si desea crear una nueva cuenta de explotación responda que sí, podrá crearla desde el
propio cuadro de dialogo "Crear cuentas de explotacion", ver Crear/Modificar/Eliminar
Cuentas de Explotacion.
Si desea crear un nuevo proveedor responda que sí, podrá crearlo desde el propio cuadro
de dialogo “Proveedores”
Sin plantilla: esta opción no cargará ninguna plantilla, rellena la zona de datos con
todos los campos posibles, es el usuario quién manualmente tendrá que insertar los
valores de los campos, que consten en el documento a procesar dejando vacíos los otros.
Añadir plantilla nueva: esta opción permitirá crear una plantilla, para saber más ver
Cómo crear una plantilla
Cargar plantilla existente: esta opción abrirá el cuadro de diálogo Cargar Plantillas,
donde se muestran todas las plantillas que se tienen guardadas, o incluso se puede
cargar una desde un archivo.
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
Si se presiona sobre el asterisco azul abrirá el cuadro de diálogo “Plantillas”.
Zona de Datos.
Este botón nos servirá para incluir campos que, ya sea por que la
lectura automática es difícil, porque no tenga una posición fija en la imagen del
documento en proceso, o cualquier otro motivo, no se pueda realizar una lectura
automática. Estos campos añadidos pueden rellenarse manualmente, o si son calculados,
dejarlos vacíos para que los sugiera DigiFactIn.
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
Si se carga una plantilla, la Zona de Datos se
completa con los campos que tiene la plantilla y
en la imagen del documento en proceso se
añaden unos recuadros verdes que resaltan la
posición de los distintos campos, tal como se
pueden ver en las imágenes.
Este mismo codigo de colores se aplica a los valores de cada dato, ejemplo:
Se tienen varios campos asignados a sus respectivas zonas, entre ellos base 16%,
impuesto 16% y total, no habiendo más datos
en cuanto a importes, los datos de dichos
campos nos aparecerán en (verde), el total
no lo lee correctamente, entonces se calculará
automáticamente y se mostrará el valor en
color (azul)
El botón abré un menú contextual que dependiendo del tipo de campo que sea
genera unas opciones u otras:
Cambiar Zona, Esta opción nos permite corregir el tipo de dato, es decir, sin
cambiar el recuadro verde de campo en la imagen podemos cambiar el tipo de
zona que indica en la Zona de Datos. Así, si por ejemplo, nos hemos equivocado
y en vez de indicar que era el Total, indicamos que es el IVA, tendríamos que
cambiarlo a través de esta opción.
Calcular, Esta opción sólo está visible en caso de que el campo sea numérico.
Calcula el campo en base a los demás campos que se hayan obtenido. No
aplicable a campos “Automáticos” .
ReLeer Campo, Esta opción nos permite hacer una lectura rápida del campo en
la imagen, es la opción por defecto, es decir, si se hace doble-click en el campo
de texto realizará esta opción. Sólo aplicable a campos “Zonas OCR”
A cada lado de dichos números hay sendas flechas para cambiar de un documento a otro,
esto permite previsualizar los documentos escaneados y elegir por cual empezar
independientemente del orden con que se haya escaneado.
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
ser exportados a otros formatos (FacturaE, CSV) según lo que se disponga en Opciones
de Configuración.
Para el caso en que se haya activado algún Plugin, y configurado correctamente (véase
apartado correspondiente dentro de Opciones de Configuración - General), DigiFactIn
tratará de realizar el envío a que refiere dicho plugin, de forma que dependiendo del
resultado obtenido, presentará una de las dos siguientes ventanas:
Zona de Imagen
Esta área central es donde se muestra el documento en proceso (téngase en cuenta que
el documento, independientemente de cómo se haya digitalizado, en esta área siempre
se verá en Blanco y Negro, para hacer efectivo la lectura automática de zonas).
Bajo la zona de imagen encontramos siempre una barra de herramientas con las
siguientes utilidades:
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
Voltear Imagen. Herramienta para voltear hacia la izquierda o derecha la imagen.
Tenga cuidado, ya que las acciones que se realicen con esta herramienta se guardan en
la imagen.
Ajuste Automático. Herramienta para ajustar la imagen al ancho o al alto del visor,
siempre el que mejor resultado dé.
Lupa Rectangular. Herramienta para situar sobre el visor una lupa cuadrada que nos va
a permitir ver datos concretos. Tal como se muestra en la siguiente figura.
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Crear Zona OCR. Herramienta útil para la creación de zonas rectangulares bajo un
distintos campos que se van a leer de la factura. Una vez presionado, cambia el cursor
para indicar que está en selección zona OCR . Cuando se termina de marcar la zona
aparece un cuadro de dialogo emergente para que se indique el tipo de campo que es.
Eliminar Última Zona OCR. Herramienta que sirve para eliminar la última zona creada
con la herramienta anterior; útil para cuando se ha creado una zona de forma errónea.
Para eliminar zonas concretas se debe utilizar el botón “Ed” en la “Zona de Datos” ver
más arriba.
Borrar Todas las Zonas OCR. Herramienta que sirve para eliminar todas las zonas de
una plantilla, cuidado al utilizar esta herramienta se borran todas las zonas en la plantilla
de forma irreversible. Solicita confirmación.
Ver/Ocultar Zonas OCR. Herramienta que sirve para ocultar o hacer visible los
recuadros verdes de las Zonas de OCR. Si las zonas OCR son visibles las ocultará, si
están ocultas las hará visibles.
Liberar Cursor. Herramienta que libera el cursor, útil para deshacer las acciones de:
Aumentar a Zona Rectangular, Seleccionar Zona Rectangular, Cortar Zona
Rectangular.
Copiar como Texto en Portapapeles. Herramienta que realiza una lectura automática
de caracteres sobre una zona rectangular que se haya dibujado con anterioridad.
Cortar Zona Rectangular. Herramienta que sirve para recortar la imagen. Cambia el
cursor para que se dibuje el recuadro en el que se quiere dejar la imagen. ¡Cuidado! las
acciones que se realicen con esta herramienta se guardan en la imagen.
Eliminar documento. Herramienta que sirve para eliminar el documento que se está
previsualizando. Cuidado la eliminación en el disco es real.
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Exportar a Word. Herramienta que incluirá la imagen en un documento de Word
abierto, o bien, creará un documento de Word con la imagen.
Abrir Imagen con Imaging. Herramienta que abre la imagen en previsualización con
Imaging, desde donde se podrá manejar.
Tras finalizar el proceso de asignación y lectura por OCR, sólo queda registrar el
documento para que quede grabado, si se ha efectuado sin errores se mostrará:
CASO PRÁCTICO
Archivos de Demostración
Para realizar este caso práctico se han de tener instalados los archivos de demostración.
Para instalar los archivos de demostración realice lo siguiente:
Para este caso se va a coger un documento para el procesado y registro por DigiFactIn
de los archivos de demostración. En el caso concreto de la Digitalización Certificada el
documento debe haber sido digitalizado con DigiFactIn; para realizar la digitalización sin
iniciar el procesado y registro del documento se proporciona la herramienta DigiFactIn.
Digitalizar que encontrará en Inicio > Programas > DigiFactIn 2.0.
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Manual de Usuario DigiFactIn 2.0
5. Haga clic en el botón “Procesar” sobre el cuadro de diálogo “Seleccionar
Archivo”; esto cerrará el cuadro de diálogo y asignará el documento a la zona de
imagen.
8. Haga clic sobre el botón OCR, automáticamente se leerán las zonas y mostrará un
mensaje de confirmación para guardar las modificaciones hechas en la plantilla
activa.
En ese momento aparece un mensaje que en caso de haberse registrado con éxito
informa de tal situación.
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