M

ENCARGADO ACTIVIDADES/DÍAS
17 18 19 20
Juan Ernesto CONFIRMACIÓN SEDE - CENTRO CULTURAL MEXIQUENSE X
Juan Ernesto entrega del oficio corregido
COMITÉ DE DEFINIR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
LOGISTICA
COMITÉ DE DEFINIR PRESUPUESTO/ COTIZACIONES
PRESUPUESTOS
CONFIRMACION PONENTES
ENTREGAR INVITACIONES
CONFIRMAR PONENTES
1. Hanna Jaff
2. Pilotos por la Seguridad Vial
3. Toño Esquinca
4. Fundación Slim – conferencistas
5. Leo Morales
6. Roberto Rueda Ochoa
7. Liz Duck
8. Alfredo Talavera
COMITÉ DE PONENCIAS

Recopilar curriculos de ponentes

Delimitar semblanzas
Recopilar presentaciones de ponentes
CONFIRMACIÓN PANEL ROTARIO/ROTARACT/INTERACT
ENTREGAR INVITACIONES
CONFIRMAR ASISTENCIA
1. Frank Devlyn
2. Patricia Vela
3. Andrea Figueroa
4. ROTARACT
5. Veronik de la Parra
6. Ale Rosas
7. INTERCAMBISTA
8. MODERADOR
Recopilar curriculos de ponentes
Delimitar semblanzas
Recopilar presentaciones de ponentes
IMPRESIÓN DE RECONOCIMIENTOS Y ENMARCADO
COFFE BREAK - PONENTES
ENTREGAR INVITACIONES
E LOGISTICA
COMITÉ DE LOGISTICA
CONFIRMACION INVITADOS ESPECIALES
1. Secretario de Cultura y Deporte
2. Presidente Municipal Toluca
3. Presidente Municipal Metepec
4. Presidente Municipal Zinacantepec
5. Olga María Esquivel Hernández - Diputada Federal
6. PATROCINADORES

PUBLICIDAD
*VIDEOS ROTARY/ROTARACT/INTERACT
Diseño de Carteles
Impresión de Carteles
Diseño de Banners (RYLA, Rotaract, Interact, Rotary)
COMITÉ DE IMAGEN Y DIFUSIÓN

Diseño de Lona RYLA (escenario)

Diseño de playeras Staff
Pedido de playera
Diseño de gafetes con programa
Pedido de gafetes con programa
Diseño de reconocimientos (ponentes, invitados, participantes stands,
patrocinadores)
Diseño de flyer
Impresión de flyers
Diseño de banners Ponentes
Impresión de banners Ponentes
Material de difusión para redes sociales
Montar imagen de Rotary en el centro cultural Mexiquense
COTIZAR - KIT de bienvenida para participantes (LLAVERO, libreta y
pluma / TAZA/ TERMO)
Incluir diseño en KIT de bienvenida
Cobertura del evento en vivo
CONFIRMACION ESCUELAS ASISTENETES (ENTREGA DE OFICIOS Y
CARTELES
REPARTIR FLYERS
DEFINIR LISTA DE ESCUELAS
· UAEM
· IUEM
· TEC DE MONTERREY
· SIGLO XXI
· UVM
· FRANCO INGLES
· PREPA TEC
· EBC
· TEC MILENIO
É DE LOGISTICA

· TECNOLÓGICO DE TOLUCA
COMITÉ DE LOGISTICA
· UVT
· UNITEC
STAFF
EQUIPO DE SONIDO
PAGO DE PLAYERAS RYLA-STAFF
TEMPLETE (medir el espacio)
RUEDAS ROTARIAS
PODIO (medir el espacio)
MESAS
LONA / CARPA (medir el espacio)
Salas Lounge (5 escenarios)
BANNERS CLUBES ROTARIOS
PRESIDIUM
SOUNDCHEK
DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS
REQUERIMIENTOS MATERIALES/ELECTRONICOS
DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL - COMITÉS
PROTECCIÓN CIVIL / BRIGADA ROTARIA
DEFINIR SOCIOS Y HORARIOS POR CLUB - STAFF
PARTICIPANTES
Registro en linea
Crear evento en facebook
COMITÉ DE REGISTROS

Difusión del evento

Entrega de carteles
Repartir flyers
Organizar registro en puerta (recepci{on)
Material (laptop y listas de asistencia)
Entrega de gafetes conprograma
Entrega de KITS de bievenida
Monitoreo de asistentes por conferencia
Reporte final de asistentes
CIERRE DE INSCRIPCIONES
PROTOCOLO
COMITÉ DE PROTOCOLO

Campana
BANDA DE GUERRA
Mazo
BANDERA DE MEXICO
Definir programa del evento (GUIÓN)
Elegir Maestros de Ceremonias (2)
Elegir presentadores de Ponentes
Elegir Sargentos de Armas
Seguimiento del evento
STANDS
Rotario
Rotaract
STANDS
 Interact

COMITÉ DE STANDS
Intercambistas
Escuelas
Patrocinadores
Instituciones
Organizaciones Sociales
Foodtrucks
Definir espacios (mapa)
Confirmar Pagos de STANDS
Tramite con FURMEX (deducibles de impuestos)
Montaje de Stands
PRESENTACIIÓN CULTURAL
PROPUESTAS banda/grupo/orquesta participantes
COMITÉ DE
CONCIERTO

DEFINIR PRESENTACIÓN
Delimitar requerimientos para presentación
TEMPLETE
Sonido
Montaje del escenario
Logistica del evento
 RYLA 2016 DISTRITO 4170

CRONOGRAMA
MARZO ABRIL
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

X X

X
X
X
X

X
X

X
X
X
X
X
4170

ABRIL MAY
15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7

X
X

X
X
 X

X
X

X
X

X
X
X
X
X

X
 X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X

X
X

X
X
X
X

X
X
X

X
X
 X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
 MAYO
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

X
X
X

X
 X

X
X
X
X
X

X
X
X
X
 RYLA 2016
PONENTES
NOMBRE INVITACION HORARIO CONFIRMADO
1. Hanna Jaff
2. Pilotos por la Seguridad Vial
3. Toño Esquinca
4. Fundación Slim – conferencistas
5. Leo Morales
6. Roberto Rueda Ochoa
7. Liz Duck
8. Alfredo Talavera
ENCARGADO
 RYLA 2016
ESCUELAS
INVITACIONES
· UAEM
· IUEM
· TEC DE MONTERREY
· SIGLO XXI
· UVM
· FRANCO INGLES-
· PREPA TEC- Sofía de la Parra
· EBC
· TEC MILENIO
· TECNOLÓGICO DE TOLUCA
· UVT
· UNITEC
. CUZEM
. ITUEM
. ARISTOS
. ARGOS
. CENCA (PREPA)
. UNIM
TOTAL:

INVITACIONES PUBLICO EN GENERAL:

INVITACIONES ROTARIOS Y ROTARACT:

INVITACIONES COLEGIO DE CONTADORES:

CUELAS
CONFIRMADAS RESPONSABLE # INVITACIONES
100
80
80
80
80
80

80
80
80
80
80
40
40

30
30

1040

TOTAL: 1040

TOPE: 1000 PERSONAS

 PRESUPUESTO
APOYO CLUBES ROTARIOS:
APOYO GOBERNATURA:
FURMEX
RECAUDACIÓN EQUIPO LIDERAZGO
FOODTRUCKS
STANDS:
TOTAL:

P
CONCEPTO
*INVITACIONES PONENTES
* KIT (pluma, libreta, USB/termo/taza) 1500
* TARJETAS PRESENTACIÓN ROTARACT / INTERACT
* FLYERS (2000)
*INIVITACIONES ESCUELAS
*CARTELES (1000)
* CINTA ADHESIVA (6)
*PLAYERAS STAFF (200)
*LONA RYLA
* RUEDAS ROTARACT (7) / INTERACT (3)
* BANNERS (RYLA, ROTARY, ROTARACT E INTARCT) 28
* PENDONES (1.0 X .50)
* BANNERS PONENTES (6)
* PRESENTES PONENTES (6)
* SALAS ESCENARIOS (2/4)
* DIPLOMAS Y RECONOCIMIENTOS - 30
*COFFE BREAK PONENTES
* CARPA
* TEMPLETE
* EQUIPO DE SONIDO CONCIERTO
* BAÑOS / LIMPIEZA
* RENTA DE SILLAS (1500)
* PLANTA DE LUZ (2) GASOLINA
* GAFETE ASISTENTES (COLORES)
* GASTOS VARIOS (S.O.S.)
* CONCIERTO / BANDA
TOTAL
 PATR
PATROCINADORES

UBER
TROSTEN
MUNDO JOVEN
BONAFONT
AGUA ZOE
PEUGEOT
STANDS ESCUELAS
STANDS INSITUCIONES
SPORT CITY METEPEC
FOODTRUCKS
GIMSA AUTOMOTRIZ S.A DE C.V.
SÁNCHEZ AUTOMOTRIZ S.A. DE C.V.
CHEVY SAN CARLOS S.A. DE C.V.
TELCEL
 ESTIMADO OBTENDIO

20,000
25,000
25,000
17,000

87,000 0

PUBLICIDAD
COSTO UNITARIO MONTO TOTAL ANTICIPO FECHA
100 100 0
25,000 20,000

600 1,200
200 200
6500 6,500
150 150
70 14,000
3,300 3,300
2,000
250 7000

250 1,500
400 2400
800 1,600
100 3000
2,400
8,000

8,000
5,000
4,500
3,000
10 1,500

5,000
100350
 PATROCINADORES
COSTO
CONCEPTO DE PATROCINIO MONTO TOTAL ANTICIPO
UNITARIO
PUBLICIDAD / VIAJES PONENTES 0 0
PUBLICIDAD / RIFA DE UN VIAJE
PUBLICIDAD /
AGUA EMBOTELLADA
AGUA EMBOTELLADA PONENTES

STAND DE INFORMACIÓN
STAND DE INFORMACIÓN
STAND
COMIDAS STAFF / VENTA AL PUBLICO
PUBLICIDAD
PUBLICIDAD
PUBLICIDAD
STAND
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
LIQUIDACION FECHA FECHA DE ENTREGA
0 0 0
FECHA LIQUIDACION FECHA FECHA DE ENTREGA

SARA MOTA 2705048

 RYLA 2016
STANDS
INSTITUCIÓN SOLICITUD CONFIRMACION
UBER
TROSTEN
MUNDO JOVEN
STANDS ESCUELAS
STANDS INSITUCIONES
STAND CLUBES ROTARACT
STAND CLUBES ROTARIOS
STAND FUNDACIÓN FURMEX
STAND INTERACT
STAND INTERCAMBISTAS
RYLA 2016
STANDS
FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE COSTO TAMAÑO LOGOTIPO
 STAFF
HORA ACTIVIDAD
8:30 Recepción de participantes
8:35 Entrega de gafetes
9:10 Proyección del video ¿Qué es Rotary?
9:15 Inicio de Protocolo
9:20 Campanazo de apertura
9:25 Banda de Guerra y Escolta del cuerpo de Bomberos de
Toluca
9:30 Reflexión Rotaria
9:35 Presentación de presidio
se invita a tomar asiento a los miembros del presidio y
9:45 asistentes

9:45 Exposición de motivos del RYLA

9:50 Agradecimientos y reconocimiento a autoridades

9:55 Inauguración del RYLA 2016

10:00 1° Conferencia Magistral
10:30 Preguntas y Respuestas
10:45 Entrega de Reconocimientos
10:50 Traslado a otros escenarios
1° Ponencia Simultanea
2° Ponencia Simultanea
11:00 3° Ponencia Simultanea
4° Ponencia Simultanea
5° Ponencia Simultanea
11:30 Preguntas y Respuestas
11:45 Entrega de Reconocimientos
11:50 Traslado a escenario principal
12:00 Panel Rotario/Rotaract/Interact
12:30 Preguntas y Respuestas
12:45 Entrega de Reconocimientos
13:00 Feria de Proyectos
13:50
Deliberación del Jurado y nombramiento del ganador
14:00 Mensaje Final de la Gobernadora
14:05 Mensaje de las Autoridades
14:10 Resumen Actividades del RYLA 2016
14:15 Agradecimientos
14:20 Campanazo de cierre
14:40 Concierto de Clausura
16:00 Termino del Evento
STAFF
ACTORES PRINCIPALES RESPONSABLE

Patricia Vela Reyna, Andrea Figueroa Mijares

Ernesto Benítez

Andrea Figueroa Mijares

Patricia Vela Reyna
Secretario de Cultura

Patricia Vela Reyna

Juan Ernesto Benítez

Andrea Figueroa Mijares
Patricia Vela Reyna y Andrea Figueroa Mijares
 CONTACTO

UAEM IUEM
NOMBRE/FACEBBOK/ CORREO

NUMERO DE FOLIO
 REGISTRO DE ASISTENTES
ESCUELAS

TEC DE SIGLO XXI UVM FRANCO

MONTERREY
E ASISTENTES
ESCUELAS

TECNOLOGICO
EBC TEC MILENIO UVT UNITEC
DE TOLUCA
 ROTARIOS

CUZEM ITUEM ARGOS CENCA

ROTARACT INTERACT

UNIVERSIDAD
FACULTAD DE CENTROAMERICANA
MEDICINA
 RYLA 2016
STAFF
INSTITUCIÓN SOLICITUD CONFIRMACION
SONIDO
RUEDAS ROTARIAS
PODIO
MESAS
MANTELES
EXTENSIONES
BANDERA
BANDERINES

ACTIVIDADES DESCRIPCION DÍA

 RYLA 2016
STAFF
FECHA DE ENTREGA RESPONSABLE COSTO CONTACTO

# PERSONAS REQUERIDAS
CLUB SOCIO FECHHAS HORARIO
PUESTO