Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-MP v.5.4.

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

E F
MANUAL DE CAMBIOS
- M
G A
I
MÓDULO DE PATRIMONIO VERSIÓN 5.4.2

_ S
C C

Diciembre 2010

Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2 1

Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-MP v.5.4.2

INDICE

F
I INTRODUCCIÓN ……………………………………………………….………………………… 3

E
II ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN ……..……………….…………………......................... 3

III ADMIN – PERFIL DE ACCESO POR USUARIO ……………....…………….…………... 3

M
IV UTILITARIO – IMPORTAR INVENTARIO INICIAL INSTITUCIONAL ……………...…..…… 4

-
IV.1 Archivo TXT ...................................………………………………….………….... 4

A
IV.2 Estructura de la Tabla para la Importación del Inventario Inicial Institucional ……. 5

IV.3 Procedimiento para la Importación ……………………………………………………. 7

IG
IV.4 Reportes ………………………………………………………………………………….10

_ S
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Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2 2

 Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-MP v.5.4.2

I. INTRODUCCIÓN

F
La versión 5.4.2 del Módulo de Patrimonio (SIGA_MP), de fecha 20 de Diciembre del 2010, ha

E
sido desarrollada principalmente para realizar la importación de los activos del Inventario Inicial
Institucional desde un archivo TXT, para las Unidades Ejecutoras que inicien sus operaciones en
este Módulo, de acuerdo a la estructura de la Tabla Temporal para la Importación elaborada

M
para este fin, conformada por cincuenta y dos (52) parámetros.

Asimismo, el Sistema validará los registros que no cumplan con los valores o condiciones

-
correspondientes a cada parámetro con la información registrada en las Tablas Generales del
Módulo de Logística, como código de la Unidad Ejecutora, Catálogo Institucional, Centros de
Costo, Personal, Almacenes, Proveedores, y con la información registrada en las Tablas del

A
Módulo de Patrimonio como Ubicación Física, Marca y Modelo para el caso de los activos ESNI,
fechas de los documentos de Adquisición o de Alta, Cuentas Contables, Empleado
Responsable, Usuario Final, Estado del activo fijo, Estado de Conservación del activo fijo.

IG
Además, se ha elaborado un reporte para cada validación, que mostrará la relación de activos
que presentan registros con error, indicando el detalle de los mismos.

_ S
II. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN

C
Para actualizar la presente Versión, el Sistema validará que la data se encuentre en la versión
5.4.0 del Módulo de Logística, con el siguiente mensaje:

C
Asimismo, es necesario señalar que antes de actualizar la versión, se debe verificar que el
Módulo de Patrimonio se encuentre en la versión 5.4.1.

III. ADMIN

En la ventana Perfil de Acceso por Usuario - Utilitarios, se ha incorporado la Opción Importar

Inventario Inicial Institucional, donde se dará un para su activación en el Módulo de
Patrimonio.

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 Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA-MP v.5.4.2

IV. UTILITARIO – IMPORTAR INVENTARIO INICIAL INSTITUCIONAL

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M
En el Sub Módulo Utilitario se ha incorporado la Opción , donde

-
el Usuario podrá realizar la importación del Inventario Inicial Institucional, en el año que
corresponda.

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I
IV.1 Archivo TXT

S
La importación del inventario Inicial Institucional se realizará mediante un archivo TXT, el cual

_
deberá contener la siguiente información, establecida en la Tabla Temporal para la Importación
del Inventario Inicial Institucional, elaborada para este fin.

C
1. Parámetro: Datos que deberá contener el archivo a importar.
2. Tipo de Dato: Numérico, Carácter o Fecha.

C
3. Valor Máximo: Número de dígitos máximo de los datos.
4. Condición: Obligatorio / No Obligatorio
5. Descripción: Detalle de los datos.

Se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos para su registro:

1. No debe tener datos de cabecera.

2. Los Valores no deben ser mayores a los establecidos en la Tabla.
3. Los Valores Numérico y Fecha no deberán tener espacios en blanco.
Se recomienda al Usuario verificar los espacios en blanco con la opción Buscar del
Excel, antes de realizar la importación.

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IV.2 Estructura de la Tabla Temporal para la Importación del Inventario Inicial Institucional

A Continuación, se detalla la relación de los parámetros que conforman la Tabla Temporal para
la importación de los registros, indicando los tipos de dato, valores, condición y detalle.

VALOR
DESCRIPCIÓN TIPO DE DATO CONDICIÓN DETALLE
MÁXIMO

1 SEC_EJEC NÚMERICO 6 OBLIGATORIO Código de la Unidad Ejecutora

2 TIPO_MODALIDAD NÚMERICO 1 OBLIGATORIO Institucional=1

F
3 SECUENCIA NÚMERICO 8 OBLIGATORIO Secuencia única relacionada al bien patrimonial.

4 CODIGO_ACTIVO CARACTER 12 OBLIGATORIO Margesí

E
Estado del activo
Activo Fijo ='1'
5 ESTADO CARACTER 1 OBLIGATORIO Baja='2'

M
6 TIPO_BIEN CARACTER 1 OBLIGATORIO Por defecto Bien = 'B'

-
7 GRUPO_BIEN CARACTER 2 OBLIGATORIO Código del Grupo

8 CLASE_BIEN CARACTER 2 OBLIGATORIO Código de la Clase

A
9 FAMILIA_BIEN CARACTER 4 OBLIGATORIO Código de la Familia

G
10 ITEM_BIEN CARACTER 4 OBLIGATORIO Código del item del Catálogo

I
11 DESCRIPCION CARACTER 200 OBLIGATORIO Descripción del Activo Fijo
Tipo de Activo

S
Activo depreciable=’1’
Activo No Depreciable=’2’
12 TIPO_ACTIVO CARACTER 1 OBLIGATORIO

_
Tipo de documento de Adquisición
'031' = O/C - Guia -->
FECHA_COMPRA,VALOR_COMPRA,NRO_ORDEN

C
'045' = Nea -->
13 TIPO_DOC_ADQUISICION CARACTER 3 OBLIGATORIO NRO_DOCUMENTO,VALOR_NEA,FECHA_NEA

14 NRO_DOCUMENTO CARACTER 10 OBLIGATORIO Número de documento de la NEA

C
15 VALOR_NEA NÚMERICO 16,6 OBLIGATORIO Monto de la Nota de Entrada de Almacén
FECHA
16 FECHA_NEA (DD/MM/AAAA) DATE OBLIGATORIO Fecha de la Nota de Entrada de Almacén

17 NRO_ORDEN NÚMERICO 7 OBLIGATORIO Número de la orden de compra

18 VALOR_COMPRA NÚMERICO 16,6 OBLIGATORIO Monto de la orden de compra

FECHA
19 FECHA_COMPRA (DD/MM/AAAA) DATE OBLIGATORIO Fecha de la orden de compra
'046' = (Pecosa) -> NRO_PECOSA,FECHA_ALTA.
Si el documento de Adquisición es la O/C o NEA el
campo NRO_PECOSA no será obligatorio.
20 TIPO_DOC_ALTA CARACTER 3 OBLIGATORIO

Número de la PECOSA cuando el TIPO_DOCUMENTO

21 NRO_PECOSA NÚMERICO 5 OBLIGATORIO sea igual a 046.

FECHA
22 FECHA_ALTA (DD/MM/AAAA) DATE OBLIGATORIO Fecha de Alta.

23 SEDE NÚMERICO 3 OBLIGATORIO Código de Sede.

24 CENTRO_COSTO CARACTER 15 OBLIGATORIO Código del Centro de Costo.

25 EMPLEADO_RESPONSABLE CARACTER 15 OBLIGATORIO Código de Personal Responsable.

26 EMPLEADO_FINAL CARACTER 15 OBLIGATORIO Código del Usuario final.

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VALOR
DESCRIPCIÓN TIPO DE DATO CONDICIÓN DETALLE
MÁXIMO

27 TIPO_UBICAC NÚMERICO 3 OBLIGATORIO Código de Tipo de ubicación.

28 SUBTIPO_UBICAC CARACTER 3 OBLIGATORIO Código de Sub tipo de ubicación.

NO
29 CARACTERISTICAS CARACTER 300 Características generales del Activo.
OBLIGATORIO

NO
30 MODELO CARACTER 40 Modelo del Activo Fijo, Obligatorio para los Items ESNI.
OBLIGATORIO

NO
31 MEDIDAS CARACTER 30 Medidas del activo fijo.
OBLIGATORIO

NO
32 NRO_SERIE CARACTER 20 Número de Serie, Obligatorio para Items ESNI.
OBLIGATORIO

F
Items estratégicos ESNI (Estrategia Nacional de
Inmunizaciones)
33 FLAG_ITEM_ESNI CARACTER 1 OBLIGATORIO
‘S’=Si

E
‘N’=No

Código de Marca ; si no tiene marca ingresamos 328

(SIN MARCA).
34 MARCA NÚMERICO 5 OBLIGATORIO
Si FLAG_ITEM_ESNI=’S’ ingresar la marca ESNI que

M
corresponda al bien. Ver hoja MARCA ESNI

Si FLAG_ITEM_ESNI = 'S' entonces ingresamos Modelo

OBLIGATORIO /

-
por Item estratégico ESNI de forma obligatoria, Ver hoja
35 COD_MODELO NÚMERICO 3 NO
MODELO ESNI. En caso contrario no será obligatorio el
OBLIGATORIO
registro del código de Modelo.
Estado de Uso del activo
36 ESTADO_ACTUAL CARACTER 1 OBLIGATORIO 'S'=Si

A
'N'=No
Estado de conservación del activo
Bueno=’1’

G
Regular=’2’
37 ESTADO_CONSERV CARACTER 1 OBLIGATORIO
Malo=’3’

I
Muy Malo=’4’
Nuevo=’5’

S
FECHA
38 FECHA_MOVIMTO DATE OBLIGATORIO Fecha de ingreso del activo
(DD/MM/AAAA)

_
NO
39 PROVEEDOR NÚMERICO 5 Código de Contratista
OBLIGATORIO

C
40 COD_ALMACEN CARACTER 3 OBLIGATORIO Código de Almacén

41 SEC_ALMACEN CARACTER 3 OBLIGATORIO Secuencia de Almacén

C
Flag del etiquetado
NO
42 FLAG_ETIQUETA CARACTER 1 'S'=Si,
OBLIGATORIO
'N'=No
FECHA NO Si FLAG_ETIQUETA='S' entonces registrar Fecha de
43 FECHA_ETIQUET DATE
(DD/MM/AAAA) OBLIGATORIO etiquetado

44 VALOR_INICIAL NÚMERICO 16,2 OBLIGATORIO Valor inicial del periodo

45 VALOR_DEPREC NÚMERICO 16,2 OBLIGATORIO Depreciación acumulada

Indicador si es Activo leido con scaner

46 INVENT_SCANER CARACTER 1 OBLIGATORIO 'S'=Si
'N'=No
Clasificador de gastos. Compuesto por números tipo
47 CLASIFICADOR CARACTER 20 OBLIGATORIO carácter del 0 al 9 y el punto como separador.
Ejemplo: 2.6. 3 2. 4 2 - EQUIPOS

48 ANO_EJE NÚMERICO 4 OBLIGATORIO Año contable.

49 SUB_CTA CARACTER 8 OBLIGATORIO Sub cuenta contable.

50 MAYOR CARACTER 4 OBLIGATORIO Cuenta Mayor contable.

NO
51 CODIGO_BARRA CARACTER 15 Código Anterior o de Barra.
OBLIGATORIO

NO
52 OBSERVACIONES CARACTER 300 Observaciones acerca del bien.
OBLIGATORIO

Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2 6

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IV.3 Procedimiento para la Importación.

Para realizar la importación de datos, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a esta Opción, para visualizar la ventana

, la misma que cuenta con el filtro Año, los
botones y , así como la relación de cuarenta y un (41) errores que se validarán
durante el proceso de importación de datos.

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- M
G A
S I
_
2. Ejecutar el botón , con el cual el Sistema mostrará la ventana de búsqueda
del explorador de Windows, en ella el Usuario deberá seleccionar el archivo

C
TXT correspondiente y ejecutar el botón .

3. El Sistema mostrará el siguiente mensaje procediendo a eliminar la información que esté

registrada en la base de datos.

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Seleccionar la opción SI, para que el Sistema realice el proceso de importación de datos,
verificando las validaciones indicadas en el punto IV.1 Archivo TXT. Si no se cumpliera con
los requisitos, el Sistema validará con el siguiente mensaje:

E F
- M
A
Si el archivo TXT, cumple con los requisitos indicados en el punto IV.1, el Sistema validará
los casos de error, los que se mostrarán activos.

IG
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C C
Simultáneamente mostrará el siguiente mensaje:

Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2 8

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4. Luego de Aceptar este mensaje, dar clic en los errores activados y ejecutar el icono para
visualizar los reportes respectivos. En ellos se presenta la relación de activos que contienen
datos errados.

5. Después de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de

importación. Si el archivo TXT ya no presenta errores, el Sistema mostrará el siguiente
mensaje:

E F
M
6. Aceptar este mensaje y luego dará clic en el botón .

-
7. Verificar la carga del Inventario Inicial en el año correspondiente.

El Inventario Inicial importado se mostrará abierto y permitirá al Usuario realizar las

A
modificaciones que considere necesarias.

IG
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C C
Luego de cerrar el Inventario Inicial, si el Usuario realiza nuevamente la importación, el
Sistema validará con el siguiente mensaje:

Para realizar nuevamente la importación, deberá abrir el Inventario Inicial.

Manual de Cambios SIGA-MP v.5.4.2 9

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IV.4 Reportes

De acuerdo a lo indicado en el punto IV.3 numeral 4, ingresando el icono en cada error

activado, el Sistema generará el reporte respectivo.

Existe un total de cuarenta y un (41) reportes de errores. Como ejemplo, mostramos los
siguientes:

1. NO EXISTE EJECUTORA: Al dar clic en este error, el Sistema mostrará un mensaje con el
código correcto de la Unidad Ejecutora.

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Seguidamente mostrará el siguiente reporte, indicando el código incorrecto.

G A
S I
C_
C
2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AÑO ACTUAL: En este reporte se indicará
el activo y la cuenta contable incorrecta.

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3. FORMACIÓN DEL CÓDIGO DEL ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIA DEL

CATÁLOGO: En este reporte el Sistema mostrará los activos con los códigos errados y en la
columna ‘Familia’ los códigos correctos.

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M
4. Clasificador Incorrecto o Estructura no corresponde: En este reporte, el Sistema mostrará
como incorrecto, los activos con Clasificador que no han sido registrados de acuerdo a la

-
estructura del código, sin tomar en cuenta los espacios que debe haber entre los dígitos. En la
columna ‘Correcto’ indicará el registro válido.

Asimismo mostrará los activos registrados con Clasificador incorrecto, en este caso la columna

A
‘Correcto’ se mostrará en blanco.

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5. Error en las Fechas de O/C o NEA: Este reporte mostrará los activos con documentos de
adquisición que presentan error en el registro de las fechas.

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