EXÁMEN PROFUNDO DE LAS ÁREAS CRÍTICAS

CONCEPTOS GENERALES
Es el área que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u
operacional. En un área crítica se supone que todas las operaciones o actividades
que allí se realizan, son posibles hallazgos de auditoria es decir, estarán afectadas
negativamente en su efectividad o eficacia, economía y eficiencia. En caso de que
sean varias las áreas de una entidad que hayan sido identificadas como críticas o
débiles, los esfuerzos de auditoría deben orientarse hacia las más importantes de
la organización.

En general, un razonable equipo de auditoría (integrado por cinco profesionales

altamente calificado) debería asumir máximo el examen de dos áreas críticas o
débiles, para poder evaluarlas con la profundidad requerida en un tiempo también
razonable que oscilará entre cuatro y seis meses.

ÁREAS CRÍTICAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO GERENCIAL

La empresa tiene su propia configuración y estructura orgánica, que distingue su
funcionamiento y el potencial competitivo con el cual se mueve en el mercado. En
ella podemos definir o identificar las áreas críticas o vitales mediante la experiencia,
criterio técnico y el conocimiento estratégico sobre sus fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas. Para el control de gestión, desarrollo y rentabilidad de la
empresa es muy importante tener en cuenta no solo los activos tangibles sino
también los activos intangibles representados en las áreas críticas de la
organización, áreas de resultado clave o factores críticos de éxito.
Cada área critica se hace explícita a través de los indicadores de control para medir
los resultados alcanzados por la gestión dentro de los objetivos y metas trazadas
en el tiempo por la entidad, empresa, institución o negocio en particular. Las áreas
claves de resultados fueron determinadas en el marco del modelo gerencial de la
administración por objetivo planteado por Peter Drucker en la década de los
cincuenta del siglo pasado, como instrumento de gestión para integrar esfuerzos y
lograr mejores resultados que conduzcan al éxito teniendo en cuenta las variables
internas y externas que dinamizan el desarrollo organizacional. Los factores claves
de éxito representan todo lo que no puede fallar en la empresa o negocio, dependen
directamente de la misión de la empresa y se pueden clasificar en permanentes y
temporales.
Dentro de las principales áreas críticas de una empresa encontramos: producción,
productividad, servicio al cliente, recursos humanos, situación financiera, posición
comercial, tecnologías, en las cuales podemos gestionar con los siguientes
indicadores: calidad, producción, existencias, costos competitivos, innovación,
tecnologías líder; productividad global, productividad empresa, productividad
trabajo; calidad del producto, satisfacción al cliente; composición plantilla, salarios,
ambiente, seguridad e higiene, formación; rentabilidad, estructura financiera,
inversión y financiación a largo plazo, márgenes y rotación, costos financieros,
disponibilidad; ventas y cuotas, distribución y publicidad, compras, competencia,
demanda global, participación en el mercado, nuevos productos; sistemas de
información, investigación y desarrollo. Las áreas de resultado claves deben
integrar sus esfuerzos centradas en todo aquello que genere mayores impactos,
tanto hacia el interior de la empresa como en su entorno, por ejemplo: rentabilidad,
puede utilizar el indicador relacionado con ganancias/ventas de un periodo
determinado respecto al anterior. Los factores claves de éxito, permiten: identificar
los factores decisivos para el posicionamiento y competitividad del negocio.
Convertir a la empresa en una organización de continuo aprendizaje, con una fácil
adaptación a los cambios rápidos que suelen darse en nuestro tiempo, nueva
estructura organizacional, convertir la información en conocimiento y disponerlo
para todos los integrantes de la organización. Optimizar procesos, minimizando los
riesgos, reduciendo costos e incrementando la eficiencia. Los canales de
distribución son utilizados con flexibilidad generando alta relación costo/efectividad.
Calidad en productos y/ o servicios, mediante el mejoramiento continuo de los
procesos estratégicos, misionales, apoyo y de evaluación.
Las aéreas críticas de una empresa requieren ser apoyadas y controladas para
alcanzar con éxitos los objetivos y metas de la organización con mayor eficacia,
eficiencia, productividad, y efectividad.

FACTORES DE UN HALLAZGO DE AUDITORÍA

Los auditores que participen en el equipo de auditoría, deben estar capacitados en

las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista
realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener
en cuenta son los siguientes:
· Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o
se efectuó la transacción bajo examen y no aquellas existentes al momento de
efectuar el examen.
· La índole, complejidad y magnitud de las operaciones que se están evaluando.A
pesar de que el auditor siempre está interesado en mejorar el rendimiento, no hay
que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un
punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informará a la
administración de la entidad sobre asuntos importantes, junto con las
recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.
· La necesidad de someter el hallazgo potencial o un análisis honesto y crítico.La
práctica de hacer el papel de “abogado del diablo” es muy útil para identificar puntos
débiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor debe observar normas
muy altas de objetividad y estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran
inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin
alcanzar buenos resultados.
· La labor de auditoría debe ser lo suficientemente completa para presentar una
base sólida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y para poder
demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma
convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones,
disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta.
· Diferencias de opiniónAl ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios de
la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no está de acuerdo.
No deben criticarse tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones
adecuadas de los hechos disponibles en el momento. Tampoco debe criticárselas
solamente porque el auditor tiene una opinión distinta acerca de la naturaleza de la
decisión que debía haber sido tomada.
· No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la entidad.En
estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y recomendaciones deben
basarse en los resultados o el efecto de la decisión en cuanto al programa,
operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.

PASOS DE UN HALLAZGO DE AUDITORÍA

El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos:

1) Identificar la condición o asuntos deficientes, según se les mida en comparación
con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor
las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las
directivas o políticas de la empresa, y si éstos no han sido establecidos por el auditor
tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.
2) Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las
operaciones implicadas.
3) Determinar las causas de la deficiencia.
4) Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.
5) Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.
6) Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados,
que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.
7) Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada.
8) Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que
permitan introducir mejoras. La labor efectuada, la información obtenida y las
conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente
respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se va efectuando
la labor.
Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparación del informe esté
en proceso. El desarrollo total de un hallazgo exige que se informe al titular o
máxima autoridad de la entidad. Todo el proceso de desarrollo de un hallazgo
requiere la acumulación de información apropiada para informar adecuadamente de
acuerdo con las normas, características y requerimientos básicos de la auditoría.

INTERPRETACIÓN DE CADA UNO DE LOS ATRIBUTOS DE UN HALLAZGO

La evidencia que encuentra el auditor sobre el hallazgo debe ser organizada de
 manera que contenga los cuatro atributos del hallazgo de auditoría, los cuales
son: condición, criterio, causa y efecto. Su redacción será en párrafos separados
y rigiéndose al ordenamiento señalado en estos elementos

a) La condición: (Lo que es, lo que sucedió) Comunica los hechos que el auditor
encontró y que indican que no se cumplió con las normas requeridas. Los
objetivos de la auditoría determinarán el tipo de evidencia que se recogerá de
manera que ésta pueda servir de base para afirmar el hecho. El auditor debe
asegurarse de que la evidencia:
 Sea suficiente, idónea, pertinente y relevante;
 Que esté sustentada en trabajos completos; y,
 Sea objetiva. Cuando el auditor va a desarrollar el hallazgo comparará
la condición (los hechos, lo que es) contra los criterios (lo que debe ser).

b). El Criterio: La norma estandarizada con la cual se evalúa la situación. Algunos

ejemplos de criterios que sirven de referencia para evaluar son: leyes, reglamentos,
cláusulas de contratos o convenios, instructivos, procedimientos, normas de control
interno, principios de contabilidad, opinión de un experto o el juicio del auditor con
base en sus conocimientos y experiencia. Los criterios varían de acuerdo con la
exigencia de su cumplimiento. Hay dos clases de criterios:
El Criterio Estándar es el de mayor fuerza. Ejemplos:
 Las Leyes;
 Acuerdos
 Los reglamentos;
 Normas, principios y guías de aplicación general;
 Contratos;
 Las metas y objetivos programáticos; y,
 Planes de trabajo

Los criterios indirectos o implícitos,

 Los conocimientos profesionales;

 La experiencia;
 El medio ambiente;
 Las destrezas personales;
 Las pruebas de mayor eficiencia y economía;
 El sentido común; y,
 Los usos y costumbres

Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas u

otros documentos, es imperativo transcribir íntegramente los artículos,
cláusulas contractuales o normas citadas.
C). La causa describe la razón fundamental por la cual ocurrió la situación. (¿Por
qué sucedió?). Es lo que motiva el incumplimiento el criterio. La determinación de
la causa ayuda al auditor a desarrollar las recomendaciones de manera que sean
efectivas para que las faltas no se repitan. Investigue la causa, pregúntela por
escrito y obtenga la respuesta en igual forma, del porqué de lo sucedido. Ejemplos
de Causas

 Inobservancia voluntaria o involuntaria de leyes o reglamentos;

 Falta de planificación y organización;
 Escasez de recursos humanos, materiales y financieros;
 Supervisión inadecuada;
 Ausencia de comunicación de las decisiones y de las normas;
 Falta de eficiencia en el control interno;
 Inconsistencia en la aplicación de disposiciones legales y reglamentarias;
 Falta de adiestramiento del personal;
 Falta de instrucciones precisas;
 Guías inadecuadas, obsoletas, imprácticas, no divulgadas o divulgadas en
forma inapropiada; • Deshonestidad, descuido, negligencia o falta de
interés por parte del personal; y,
 Asignación indebida de responsabilidades.

b) El efecto: Se refiere al resultado observable o la consecuencia de no haber

cumplido con uno o más criterios y lo que ello ha significado para la institución
o el interés público. Si una situación examinada no tiene efectos negativos
reales o potenciales sobre los objetivos programáticos, no hay hallazgo. En
ocasiones no se pueden corroborar los efectos pasados, pero se puede
identificar futuros efectos (potenciales). Si se identifica algún efecto potencial,
el auditor realizará los procedimientos necesarios para determinar si se
incurrió en errores, irregularidades o actos ilegales, esto incluye, entre otros
procedimientos, someter una consulta sobre la tipificación de delitos. Los
efectos sirven también para convencer a la entidad auditada de la necesidad
de tomar medidas para implantar las recomendaciones formuladas al
respecto. A continuación se citan algunos parámetros que permiten determinar
los efectos en un hallazgo:
Es necesario identificar la importancia del efecto, eficiencia, economía,
efectividad son algunos parámetros para medir el efecto.

Los efectos generalmente se expresan en términos cuantitativos como son:

 Dólares;
 Unidades de tiempo (horas, minutos, días, semanas, meses);
 Unidades de producción;
 Número de los procedimientos;
 Procesos; y,
 Transacciones.

Los efectos pueden estar dados por algunos de los siguientes ejemplos:

 Pérdida de ingresos;
 Gasto Indebido;
 Inefectividad en la realización del trabajo;
 Inseguridad para juzgar si lo que se hace es lo propio o lo correcto;
 Inefectividad, impropiedad o inutilidad de la información contenida en
los registros;
 Pérdida de activos o pobre protección de los mismos;
 Desmoralización del personal; y,
 Pérdida de imagen o prestigio
infografía
http://www.ideaf.org/index.php?ideaf=articulos&id=30
http://auditoriaopertivayadministrativadued1.blogspot.com/2013/02/areas-criticas-
de-una-empresa.html
https://www.academia.edu/25873014/ATRIBUTOS_DEL_HALLAZGO