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Centro de Estudios Tecnológico Industrial y del Servicio N.

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“Carmen Serdán”

Informe Final de Servicio Social


PEREZ GONZALEZ KENYA GUADALUPE

Grado: 6 Grupo: A4 Especialidad: Contabilidad


Director: Martin de Jesús Mancilla Sánchez

Asesora de Servicio Social: Wendy Janeth González

Centro Sociocultural de Xalpa, Huehuetoca, Estado de Mexico

Inicio: 1 de Septiembre de 2017- Finalización: 1 de Marzo de 2018

Ciclo Escolar
2017-2018
INTRODUCCIÓN

En este informe plasmare las actividades que desarrolle durante mi


estancia en el Servicio Social que tuvo una duración de 6 meses, en la
cual labore durante 480 horas en el área de Archivo Municipal en el
Municipio de Huehuetoca, Estado de Mexico, donde realice el acomodo
de documentos oficiales, para un mayor control y organización de los
mismos, una facilitación en la búsqueda y detección de dichos
documentos

DESARROLLO DE ACTIVIDADES

El gobierno tiene que llevar un registro preciso de lo que acontece durante


su mandato, en esta área se lleva el recuento de varios documentos
oficiales ya fueran Actas de nacimiento, Contratos de compra-venta,
Rectificaciones, Agua potable, Testamentos, etc. Que pueden llegar a
servir como comprobante o documento legal para poder avalar algo que
se necesite, las personas pueden ir a solicitar informes siempre y cuando
sean los titulares o los representantes legales, pero para poder hacer la
solicitud como requisito se les pide una carta para realizar el pedido de
documento. Si todo se encuentra en orden y después de haber realizado
la búsqueda de dicho documento se le hará una copia y se le entregara a
la persona y el original se quedara en archivo resguardado, se tendrán
que registrar al haber recibido el documento para posibles aclaraciones o
reclamos.

Al iniciar mi servicio una de las primeras tareas que me fueron asignadas


consistían en el acomodo de documentos de los ya antes mencionados,
por fecha (año), los cuales comenzaban desde 1635 hasta 2016 en ese
archivo, no importaba si en los meses no era consecutivo lo que realmente
era de suma importancia era el año de registro, también tenía que
comprobar que en las diversas carpetas no hubieran documentos de otros

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años y si así fuera se tendría que buscar el año al cual pertenece ser
anexado al mismo.

En estantes y en cajas donde


iban registradas al
departamento que pertenecían
o en este caso sin registro
porque eran documentos
variados.

Al finalizar con eso tuve que


ordenar los estantes en los que
se encontraban diferentes documentaciones divididas en secciones.

Los expedientes debían estar integrados con documentos administrativos


originales, conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su
sección y serie respectivas, señalando su título preciso y la fecha de su
creación o fechas extremas y el número de expediente que le
corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio
expediente.

Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series


documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar
o signar cada unidad de archivo o expediente, utilizando el sistema
numérico Cronológico por días, mes y año.

La numeración o signatura las tenía que realizar aplicando las normas


me especificaron al inicio.

El principal objetivo consistió en una manera de ayuda para una mejor


localización en la forma de los nombres de los productores de archivos y
también describen todos aquellos que sean necesarios para comprender
el contexto de producción de cada documento.

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 La primera contaba con 130 cajas en las cuales se había un contenido de
50 a 60 carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 6 Actas de
nacimiento.

 La segunda contaba con 160


cajas en las cuales había un
contenido de 40 carpetas en las
cuales llegaban a haber hasta 8
Contratos de compra-venta.

 La tercera contaba con 129 cajas


en las cuales había un contenido de 70 carpetas en las cuales llegaban a
haber hasta 5 Actas de Defunción.

 La cuarta contaba con 124 cajas en las cuales había un contenido de 55


carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 20 Rectificaciones.

 La quinta contaba con 113 cajas en las cuales había un contenido de 62


carpetas en las cuales llegaban a haber hasta 15 Actas de Matrimonio.

Se tuvo que realizar la reorganización en estas secciones para un mejor


localizamiento, ya que algunos de ellos estaban fuera de lugar o se
encontraban extraviados y teníamos que realizar la búsqueda hasta dar
con dicho documento. Si algún documento por alguna cuestión no llegaba
a aparecer se enviaba la búsqueda al archivo que se encuentra en la
Cabecera Municipal y si no hubiera algún resultado favorable, sé tiene que
mandar el reporte a Administración y allí se tomaría la decisión de lo que
se haría al respecto.

Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades


archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los
fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento
descriptivo, denominado "Inventario", o sea anotando el lugar de origen
u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura,

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el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la
información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación
documental.
La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para
su localización en el espacio físico, a través de instrumentos
descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices).
Los instrumentos descriptivos, tales como "listas de remisión",
"inventarios" "guías" e "índices", se encuentran ordenados por medio
de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen
un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros
automatizados si al fondo se le aplica un sistema de información para
su búsqueda o localización, indizando la documentación, utilizando los
caracteres de las normas.

Cuando llegaba a haber juntas ya sea en el lugar donde daba mi servicio


o si nos teníamos que trasladar, cuando os tocaba a nosotros hacer las
reuniones teníamos que hacer memorándums que serían enviados a los
diferentes departamentos para que pudieran asistir a la junta en estos
casos las funciones que yo llegue a desempeñar fueron las siguientes:

 Tomar la asistencia de todos los funcionarios que consistía en


colocarme en la entrada y solicitarles su nombre, carga que
desempeñaban, área de la que venían, correo y firma.
 Tomar fotos del desenlace de la junta para así poder tener
evidencias para realizar el informe que sería enviado a presidencia para
dar fe de que la junta fue realizada de acuerdo con lo establecido.
 Repartir las hojas que contenía información de acuerdo al tema que
estaba siendo abordado en la junta.
 Tomar nota de los puntos importantes y de las participaciones que
se realizaban por parte de las diferentes áreas allí reunidas.

En una de las juntas que se realizaron por parte del Archivo Municipal
área en la que estaba desempeñando mi servicio, trato de como los
departamentos tenían que realizar la ficha para poder pedir algún

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documento ya fuera personal o solicitado para la resolución de un
problema por parte de su área de trabajo.

Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de


préstamo, el personal que labora en la Dirección, los documentos no
podrán ser retenidos por más de quince días, plazo que puede
prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que
los solicite en casos especiales de ser documentos originales, en caso
contrario solo se prestaran copias, responsabilizadose por que solo
ello manejaran el documento y que no se podrá proporcionar ningún
tipo de información a otros entes por el grado de confidencialidad del
archivo.

Muchas personas a pesar de saber hacer esa ficha cuando iban a solicitar
algún documento no la llevaban y eso a veces asía que se retrasara la
salida del documento y en algunas ocasiones provocaba problemas por
que llegaba a ser urgente, pero no se podía autorizar la salida del
documento si no cumplía con el requisito que se solicitaba.

Una vez llenada la ficha se podía permitir la salida del documento pero
únicamente la copia, sin importar que el solicitante perteneciera al
establecimiento o fuera algún Servidor Público.

Así mismo, en el archivo se relaciona directamente con el funcionamiento


de las actividades administrativas cotidianas de la organización y de la
búsqueda de información que tiene que ser de manera eficaz y rápida
para un mayor control de fuentes primarias de información; su adecuado
funcionamiento avala la administración de la documentación estratégica.
Lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la
gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y
confidencial.
Las unidades de información dentro del archivo , deben velar por llevar a
cabo las operaciones archivísticas de organización documental que
incluye (clasificación – ordenación – descripción -- selección),
diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección

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por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación
al Personal que labora en la organización y así poder facilitar su trabajo
con una búsqueda inmediata gracias a la organización que se fue
realizando en el acomodo que hice de los archivos.

Los elementos se agrupan en seis áreas de información:

1. Área de identificación: información esencial para identificar la


unidad de descripción.
2. Área de contexto: información sobre el origen y custodia de la
unidad de descripción
3. Área de contenido y estructura: información sobre el tema
principal de los documentos y la organización de la unidad de
descripción
4. Área de acceso y utilización: información acerca de la
disponibilidad de la unidad de descripción (situación jurídica,
condiciones de acceso, derechos de autor/reproducción, lengua,
características físicas)
5. Área de documentación asociada: información acerca de los
documentos que tienen una relación importante con la unidad de
descripción (localización de los documentos originales, existencia de
copias, documentos complementarios y relacionados, bibliografía)
6. Área de notas: información auxiliar y la que no se puede incluir
en otras áreas

Algunas funciones que estamos obligados a cumplir en el Archivo y me


enseñaron con el transcurso del tiempo fue:

 Control de Ingreso de la Documentación.


 Organización de los documentos (clasificar, ordenar, describir).
 Descripción (Inventarios, e Indización).
 Aplicación de Normas Internacionales de Descripción
Archivística
 Gestión Documental

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 Creación de un Sistema de Información para el control,
localización y Digitalización de la Información Estratégica
 Conservación.
 Servicio y Control de Préstamo de los Archivos
 Selección, Traslado de Documentación.

Esta era como reglas que me ayudaron a guiarme y realizar un mejor


trabajo y poder tener una mejor organización a la hora del acomodo de
documentos

También tuve que realizar la búsqueda de algunos documentos para su


eliminación ya que algunos solo pueden llegar a tener la antigüedad de 10
años, pero la mayoría se quedan resguardados en el archivo.
Otro motivo por el cual los llegamos a eliminar son los siguientes:

 Que el índice de la búsqueda del documento sea mínima.


 Que existan razones de peso para que el archivo del Gestión
del Despacho lo conserve por un plazo determinado, evaluando su
valor administrativo, legal y científico-cultural.

 Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan


duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón,
eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del
mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al
carbón. Se tiene que procurar que el archivo siempre conserve
material original o copias al carbón.
 Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en
su conservación para evitar su pronto deterioro.
 Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista
seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
 Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse
para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar
esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca,

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separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de
Bibliografía.
 Tenía que verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza
documental en sus diferentes etapas.
 Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de
remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia
administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivo de
Gestión.
 Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de
Correspondencia.
Al finalizar la búsqueda de dichos documentos los tuve que enlistar y
después tenían que ser pasados a electrónico para resguardar esa
información para futuras aclaraciones.

Así todo se llevaba con más orden sin tener que perder el tiempo en
documentos que posiblemente ya no estuvieran en existencia y tuvo
que realizar un listado de lo realizado para seguir llevando un control a
pesar de que ya no estuvieran en existencia.

Hubo una sección en la cual tuvimos que centrarnos en las últimas


fechas porque necesitaba una mayor organización ya que en
presidencia estaban haciendo la solicitud de esta.

También hubo una sección


indeterminada en la cual tuve que
organizar los documentos sin importar
si eran variados, lo único que tenia que
revisar era que estuvieran en la fecha
correcta y después proseguí a meterlas
dentro de las cajas sin exceder el
número de carpetas en ellas el cual era un mínimo de 20 y un máximo
de 30, iban desde el año 1712 hasta el 2012, en el cual el año 2007
tuvo mayor cantidad de cajas a su registro.

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Sindicatura en la cual están los contratos de Compra-Venta, tenía una
desorganización que ocasiono el retardo de varios pedidos en la
presidencia, así, que tuve que revisar las cajas que allí se encontraban

las carpetas revisar los documentos que allí se encontraban y ver si


todos pertenecían allí y tenían la fecha indicada.

En las primeras 6 cajas la mayoría estaba en orden solo se llegaron a


extraer de 2 o 3 contratos de Compra-Venta, después de la caja 7
hasta la 20 se llegaron a extraer mayor cantidad de contratos, pues
llegaban a ser toda una caja completa, la mayoría de lo que no iba en
esa sección eran Rectificaciones o Actas de Nacimiento.

A partir de la 21 muchas de las cajas quedaron vacías ya que en


algunas se llegó a extraer todo porque no pertenecían a esa sección
o eran de años más adelante, algunas cajas solo llegaban a traer hasta
5 carpetas ya que tenían un volumen considerable y en algunas
ocasiones se tuvieron que realizar una verificaciones a fondo de esas
carpetas porque podían estar combinadas con otro documento a pesar
de que fuera el año correcto o del mismo Titular. Pero también tuvimos
que reducir el tamaño de las carpetas para poder tener una mejor
extracción de las mismas y por lo cual ayudaría a tener un mejor
mantenimiento de los documentos.

De la caja 39 hasta la 72 hubo más tardanza en su revisión ya que


algunos de los documentos no se encontraban en ese archivo, si no
en el Archivo Municipal y se tenía que pedir su traslado por medio de
un oficio y ser firmado por el Coordinador de Archivo.

Una vez que esos documentos se encontraban en el lugar donde


estaba su registro se incorporaban a las carpetas y se hacia un nuevo
registro de su anexo.

De la caja 73 hasta la 100 las carpetas fueron un poco más fáciles de


manejar ya que solo se tuvieron que extraer 1 a 2 contratos por caja,
en los cuales el orden era más preciso.

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La caja 101 y hasta la última que era en la 117 quedaron basáis por la
extracción de varias carpetas ya fuera porque no pertenecían allí o
eran de gran volumen y tuvieron que ser reducidas o en todo caso
extraídas de manera definitiva para un reacomodo en otra área.

Algunas carpetas a pesar de que contenían contratos de Compra-


Venta con la fecha exacta, tenían que ser removidos por que venían
en compañía de documentos variados y que no pertenecían a esa
sección.

Una vez finalizada la búsqueda, reorganización y extracción, se llevó


a cabo el registro final para poder tener un control verídico de esos
documentos sin errores y para una mejor localización de los mismos.

RESULTADOS

Pude tomar un mayor conocimiento de cómo se organizan los


distintos documentos a cargo de una Institución, como se tiene que
llevar el control y manejo de los ya mencionados.

Pude obtener mayor habilidad en el acomodo y organización de los


documentos para una búsqueda más eficiente y rápida.

También entendí que para la organización de esto hay que tener una
gran disponibilidad y confidencialidad a la hora de su manejo para
poder evitar cualquier percance.

CONCLUSIONES

La organización de los documentos Oficiales que llegan a tener estas


Instituciones tiene que llevar un control riguroso para su manejo y
difusión, tiene que ser de manera discreta en la cual el trabajo
realizado ayude a una buena localización y por ende estos
documentos puedan mantenerse en buena condición para futuros
usos en los que puedan llegar a ser requeridos.

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