Estructuración Del Sistema

De Información De Trazabilidad

¡Hola estimados aprendices!, mi nombre es Gear.

Hoy vamos a analizar la estructura del sistema
de información de trazabilidad, que es la suma
de la información de procesos de la cadena de
abastecimiento.

Para este propósito, revisaremos la información

concerniente con la organización del sistema de
información de trazabilidad y los factores que
influyen en ella.

¿Qué implica establecer los planes de mejora en la red

logística?
Implica la organización del sistema de información de trazabilidad
para la toma de decisiones.

¿Qué comprende esta organización?

Esta organización comprende diferentes aspectos entre los cuales se mencionan: la implementación
en el sistema de elementos que cubran aspectos como los requerimientos para atender las
solicitudes o requisiciones de los clientes.

Esto facilita la consulta e integra la información de las actividades de los socios en la cadena de
abastecimiento, con el fin de optimizar los procesos de acuerdo con los sistemas de información
utilizados y con los objetivos de trazabilidad propuestos.

Pero… ¿Qué se obtiene al organizar el sistema de información de la trazabilidad?

Organizar el sistema de información de trazabilidad permite, que en forma lógica, se realice el
seguimiento del producto desde el proceso de elaboración hasta el de comercialización.

Este seguimiento detecta y corrige las no conformidades ocasionadas para lo cual se tiene en cuenta
el alcance y los requerimientos a través de la estandarización y homogenización de los procesos de
cada entidad y su compromiso.

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Para la captura y el procesamiento de los datos, se hace referencia a los estándares nacionales
e internacionales y se implementa el uso de las tecnologías de la información. Lo anterior facilita
la administración, verificación y eficiencia de la información en cumplimiento de políticas de la
organización.

¿Por qué es importante estructurar el sistema de información de trazabilidad?

Estructurar el sistema de información de

trazabilidad es importante porque permite analizar
la participación operacional de los diferentes
actores que integran la cadena de abastecimiento.

En este proceso se aplican conocimientos

relacionados con la interacción entre las
actividades. Algunas de ellas son:

• La verificación de los procesos

• Los procedimientos
• El manejo de archivos
• El manejo de los productos, sus características
y atributos
• La gestión del stock
• La identificación
• El etiquetado

Organización del sistema de información de trazabilidad y su importancia

El sistema de información asociado a la trazabilidad en el contexto de la empresa facilita el seguimiento

de diferentes componentes:

• La revisión de los registros de las actividades logísticas desarrolladas en los diferentes niveles
estratégicos
• El flujo de información de los niveles estratégicos, tácticos y operativos que intervienen para
garantizar la competitividad de la empresa
• La toma de decisiones frente a los flujos de información que se generan
• Las posibles actualizaciones que pueden ocurrir desde la arquitectura empresarial acorde con la
dinámica del mercado y las expectativas del cliente

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Niveles de decisión Procesos estratégicos

Procesos tácticos

Procesos operativo

Figura 1 Niveles de decisión de la cadena de abastecimiento

Fuente: elaboración propia

Proceso estratégico
Definición de políticas de servicio sobre:

• Selección y desarrollo de proveedores

• Alcance de la red logística
• Administración de la cadena de distribución
• Indicadores de gestión

Procesos tácticos
Elaboración de planes de acción tales como:

• Planes operativos de compras, de almacenamiento, de inventarios, de distribución y

de contratación

Procesos operativos
Actividades propias de la operación en el desarrollo de los planes:

• Flujo de materiales, información, dinero y otros recursos

• Controles manuales y sistematizados de órdenes de compra, ventas, fabricación,
almacenamientos, manejo de inventarios y demás aspectos propios de la trazabilidad
del producto o proceso

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Flujo de información de la cadena de abastecimiento

El flujo de información en la cadena de abastecimiento es uno de los factores clave para garantizar el
éxito de la logística empresarial. Se constituye en el soporte para el seguimiento del flujo de materiales,
energía, dinero y también es estratégico para el cumplimiento de la promesa en el servicio.

Garantiza la calidad de la información resultante del proceso de trazabilidad y, también, la efectividad

de la logística en el flujo de la cadena de abastecimiento de manera sincrónica y acorde con los
planes operativos establecidos para los diferentes actores. En respuesta a la entrega oportuna de los
productos al cliente, se requiere la efectividad de los niveles de automatización para el manejo de
datos, y su capacidad de almacenamiento definida según el volumen e intercambio con los actores de
la cadena, la naturaleza de los productos rastreados y el cumplimiento que se dará a las solicitudes.

Clientes

Envío cliente Tienda

Ordenes

Centro de distribución Envío tienda

Fabricantes

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¿Por qué es importante el flujo de información en la cadena?

En la figura 2 se observa los aspectos que deben ser incluidos en el flujo de información en la cadena.

El flujo debe contemplar todos los elementos que hacen parte de la cadena:

• La provisión de la materia prima

• El almacenamiento organizado y codificado para el recibo
• El proceso de producción
• La disposición para el despacho, distribución y descargue en el punto de venta

Transportador Manufactura
Ubicación del almacén. Número de serie, número de
Número de lote manipulación lote, el procesamiento, las
del producto, el fechas, el manejo, la calidad,
almacenamiento, la cantidad, el almacenamiento,
temperatura, peso, etc. la temperatura, etc. peso.

Proveedor de la materia
prima
Materia prima, su
elaboración, fechas,
calidad, cantidad, peso.
Punto de venta Distribución producto
Número de serie, número Número de serie, número
de lote. de lote, fechas de
manipulación,

Figura 2. Flujo de información entre los actores de la cadena Fuente: Adaptación de GS1. (2013).

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 El proceso de trazabilidad requiere una planeación
organizada que alimente efectivamente el
sistema de información. Está conformado a partir
de la captura y registro de datos, el adecuado
almacenamiento de los mismos, la transmisión
y análisis de la información y, finalmente, el
cumplimiento de las solicitudes.

En la organización del sistema de información

de trazabilidad, entran varios elementos que
sincronizados y organizados estratégicamente
permiten identificar en su interior los flujos.

Por ejemplo, en el caso de la entrega de productos

se presenta el despacho debidamente codificado
en sus diferentes formas de empaquetado, que se
puede realizar por lotes o por unidades logísticas
de acuerdo con los flujos de cada fase, propia de
la operación.

Para recordar
La organización del sistema de trazabilidad debe contemplar los tres momentos asociados
al flujo de información resultante del recorrido del producto desde el aprovisionamiento, la
producción hasta la distribución.

También debemos considerar:

En relación con la respuesta al cliente se requiere: la verificación de los procesos, procedimientos y

archivos desde el cumplimiento de las políticas de trazabilidad, de servicio al cliente y de la metodología
para responder a las solicitudes de los mismos en el desarrollo de acuerdos comerciales.

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En relación con la administración de la información se requiere: estructuración del sistema de trazabilidad
con los diferentes actores de la cadena para la administración de la información, determinación del
alcance y los requerimientos por medio del conocimiento de productos, datos, estándares y sistemas
de información utilizados.

En relación con la calidad de la información se requiere: la aplicación de técnicas para la verificación

de los procesos, procedimientos sobre flujo de información y el sistema de trazabilidad en la cadena
de abastecimiento teniendo en cuenta la normatividad nacional e internacional.

Picking

Trazabilidad Packing
Interna

Características del sistema de información de trazabilidad

Un sistema de información de trazabilidad se estructura a partir de la información de los subsistemas

que integran la cadena de abastecimiento. Además, debe estar conectado y ser coherente con las
áreas y procesos normales de las empresas productoras (bienes o servicios) quienes son las que
establecen los compromisos iniciales con los clientes y seleccionan las entidades para atender los
requerimientos.

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Componentes del sistema de información

De acuerdo con GS1 Argentina (2003), el sistema de información de la

trazabilidad comprende:

Sistemas de identificación
• Sistema de identificación del producto unitario
• Sistema de identificación los embalajes o cajas
• Sistema de identificación de bultos o palets

Sistemas para la captura de datos

• De materias primas
• De datos en planta
• Datos en almacén

Software para la administración de datos

• Capturar y emitir etiquetas
• Grabar chips RFID
• Almacenamiento de datos capturados
• Intercambio electrónico de documentos

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 Vamos a ver detenidamente cada uno de estos sistemas:

Sistemas de información para la identificación

Este sistema permite identificar las categorías del producto de

acuerdo con las exigencias de presentación establecidas por el
cliente y relacionadas con la rotulación bien sea en embalajes,
producto unitario, cajas, bultos o palet de acuerdo con los
estándares internacionales.
La captura de datos se realiza a través de códigos estandarizados
como EAN UCC, que pasan por lectores ópticos de sistemas de
identificación de productos.

En la tabla 1 se muestra las unidades de empaque más utilizadas, según los estándares internacionales
para la identificación de productos que componen las unidades de empaque con sus características
para cada usuario.

Tabla 1.
Clasificación básica de unidades de empaque de un producto

Identificación
Definición Características Ejemplo
del producto
Ítem U nidad mínima Para la venta al Una resma
indivisible de usuario final de papel
producto

Agrupación de Agrupación de Para ventas a Una caja

Ítems varios ítems, distribuidores de seis
embalados resmas
para su
comercialización

Agrupación de Agrupación de Para facilitar el Un lote de

Agrupaciones varias transporte y diez cajas
agrupaciones según pedidos de seis
de clientes la resmas
distribución

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Sistemas de información para la captura de datos

Los datos resultan del registro de los procesos de aprovisionamiento de materias primas y del flujo de
las operaciones logísticas relacionadas con la gestión del almacenamiento e inventarios. Se recogen
datos asociados a la planeación de recursos para la producción y la programación de maquinarias,
equipos y recurso humano que participan de estos procesos hasta obtener el producto terminado.

Finalmente, se hace la captura o el registro de

la información relacionada con las unidades
de medida como lotes de producción, líneas,
presentación y fechas de elaboración de los
productos que son entregados por la línea de
producción para el respectivo ingreso a los
almacenes de producto terminado.

Codificación de las unidades de medida en la

presentación de un producto
En la cadena de abastecimiento se encuentra
normalizado cada sector y en algunos casos
la naturaleza de los productos según sus
características:

• De uso, por ejemplo: medicamentos

• De almacenamiento y manipulación, por
ejemplo: productos perecederos, mercancías
peligrosas
• De control, por sus especificaciones técnicas
según el tipo de mercancías, por ejemplo: control
físico, químico, biológico,etc.

En la tabla 2 se muestra una relación de aspectos

básicos que deben tenerse en cuenta para
acompañar la codificación de algunos productos
según sus características especiales o el sector o
el área de procedencia.

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Tabla 2
Información para la codificación de productos especiales

Identificación del sector o cadena

Naturaleza del producto

Entidad Códigos
EPC
Sistemas de codificación
requerida GS1 - 13

GS1 -128

ETIQUETAS RFID

EPC

Selección del hardware Está condicionado al sistema de codificación que le

según el grado de
automatización requerido
Presentación del registro
de datos (identificación)
Información trazable y que
se puede optimizar con
los estándares GS1
Ejemplo: crianza de un animal, cultivo de una fruta,
etc.
corresponda y a la naturaleza del producto
Puede ser a través de los siguientes.
∞ Impresión directa
∞ Composición de etiquetas
∞ Radiofrecuencia
∞ Otro sistema para la captura de datos
∞ Número de lote
∞ Número SSCC
∞ Fecha de elaboración, envasado, vencimiento,
etc.
∞ Identificación de ítems
∞ Referencia del lugar de procesamiento
∞ Datos de procedencia, lugar de fabricación,
lugar de ensamblado.
∞ Localización en general
∞ Identificación de establecimientos autorizados
para la faena

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Software para la administración de datos

Los avances tecnológicos en sus diferentes variedades como equipos de cómputo, equipos periféricos
y diferentes tipos de software facilitan la captura de la información.

También se han generado otro tipo de tecnologías como aquellas que generan etiquetas internas
para la codificación de los productos propios de la empresa y los sistemas de voz o lectores ópticos
asociados a los diferentes avances de la RFID de acuerdo con los siguientes procesos logísticos:

• Ubicaciones en las bodegas

• Posiciones en las estanterías
• Rotación de productos frente a la entrega de pedidos y georeferenciadores a través del movimiento
de la mercancía

Estas tecnologías asociadas permiten la captura de datos y la interrelación entre los procesos. También
garantizan la sincronización de las áreas de aprovisionamiento, producción y distribución.
El intercambio electrónico de documentos juega un papel importante por ser intercomunicador del
evento en el tiempo y en el espacio

El sistema de información que se va a implementar debe facilitar a la empresa productora del bien o
servicio la comunicación a través de un sistema independiente de su sistema de gestión empresarial,
pero también, debe existir compatibilidad entre los dos sistemas.

Para ilustrar lo enunciado anteriormente, vamos a utilizar un ejemplo:

Distribución

Tesorería Logística

Compras Producción

Almacenamiento

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La aplicación utilizada en la empresa que maneja el ciclo comercial presenta las siguientes áreas:
Compras – almacenamiento – producción – logística – distribución – tesorería

La información obtenida en cada uno de estos subprocesos llega al área de contabilidad mediante
procesos de integración sistematizada.

Cada área maneja su o sus documentos, que son el soporte para registrar cada transacción. Se
mencionan por ejemplo:

• Entrada al almacén
• Factura del proveedor
• Vales de consumo
• Remisiones y facturas de venta que son contabilizados mediante interfaces

Los diferentes actores o usuarios interesados pueden consultar y usar la información ya sistematizada
sin incurrir en errores como la doble digitación.
La consulta de esta información está sujeta a los niveles de autorización que se hayan regulado y a la
responsabilidad del coordinador de esta aplicación.

Sistema de información de trazabilidad

La organización del sistema de información de trazabilidad de un producto bajo la estandarización de

GS1 se realiza a través del flujo de información de cada uno de los subprocesos con que intervienen
los socios o actores.

En la Tabla 3 se esquematiza una secuencia y el aporte de cada uno de las actividades que integran
un proceso de trazabilidad.

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Tabla 3
Proceso y flujo de trazabilidad

N· Actividades Finalidad
1. Planificar y Se asigna, recopila, comparte y mantiene la
organizar información de la trazabilidad.

2. Alinear datos Se asignan identificadores a las partes y

maestros ubicaciones físicas a los artículos comerciales,
la correspondencia y a los bienes. Permite el
intercambio de datos maestros con socios
comerciales.

3. Registrar Se captura la identificación de la trazabilidad y

datos de la forma en que se recopilan, comparten y
trazabilidad almacenan datos de trazabilidad durante el
flujo físico.

4. Solicitar Se inicia y se responde a una solicitud de

seguimiento trazabilidad

5. Utilizar Permite el uso de procesos anteriores para

información ejecutar las acciones que correspondan
conforme a requisitos legales y comerciales

Fuente. Adaptado de GS1 Ecuador

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Arquitectura de bases de datos

En la construcción de las bases de datos del sistema de trazabilidad intervienen varios elementos
como las herramientas de captura, transformación y archivo de información.

La información se transfiere por diferentes medios. Puede realizarse de forma manual: notas de pedidos,
de entregas o por medios electrónicos: correo electrónico, mensajes, intercambio electrónico.
Los productos se codifican según su naturaleza.

En el diagrama se presenta el detalle de las herramientas que hacen posible el procesamiento y

trasmisión de la información; los resultados se materializan en bases de datos útiles para todos los
actores de la cadena y partes interesadas incluidos el cliente final.

Códigos de barras, sistema GS1

GTIN*-13 GTIN-8 GTIN-14 GS1-128 GS1 DataBar GS1 DataMatrix
(EAN-13) (EAN-8) (ITF-14)

- Para productos - Para productos - Para unidades - Para unidades - Para productos - Simbología en 2D
a ser escaneados en los que no se tales como cajas tales como cajas y pequeños tales - Principalmente
en el punto de dispone de y estibas estibas como joyas y para productos
venta minorista espacio para un - Consta de 14 - Permite codificar cosméticos, que farmacéuticos y
- Consta de 13 GTIN-13 dígitos información para el son de díficil dispositivos
dígitos - Consta de 8 seguimiento, tal marcación médicos
dígitos como No. de lote, -Permite - Codifica
fecha de información información
fabricación, fecha adicional como No. adicional como No.
de envasado, etc. de lote, peso, etc. de lote, etc.

Figura 3. Estructuras de códigos de barras en el sistema GS1 (los ejemplos de los códigos de barras son tomados de Vilas, 2011, pp. 169-71

Los artículos comerciales se enumeran con un GTIN para lo cual se utilizan diferentes estructuras de
numeración tales como: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13, GTIN-14.

Estos tipos de códigos de barras son conformados por los siguientes elementos:

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Herramientas para la captura y transformación de información

En la actualidad existen diferentes herramientas que permiten capturar y transformar la información.

Se mencionan algunos:
En la actualidad existen diferentes herramientas
que permiten capturar y transformar la información.
Se mencionan algunos:

• Código de barras
• Etiquetas
• Identificadores de frecuencia RFID
• Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
• E-mail
• Intercambio de documentos en papel
• Teléfonos (fijos, celulares, fax, avantel, handheld, etc)

Tipología de Códigos

Una vez que se han identificado los códigos para cada producto o agrupación de productos, se
realiza la implementación utilizando los estándares de GS1.

El objetivo es manejar un lenguaje común entre los socios comerciales. En esta implementación,
también se tratan aspectos generales estandarizados como los colores que son leídos por los escaners
que van en áreas claras y oscuras. En la Figura 3 se presenta un resumen de los mismos.

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El GLN es un código que se usa para identificar entidades legales o localizaciones físicas.

Las empresas, cualquiera que sea su razón de ser, se suscriben a GS1 ya sean fabricantes, proveedores,
clientes, bancos, universidades para quedar registradas dentro del sistema de codificación y
estandarización internacional. Para ello compran unos derechos que los hacen competitivos y generan
más confianza en el mercado internacional.

Conclusión

En la organización del sistema de información de trazabilidad se debe determinar el alcance y

necesidades de información de la cadena, para lo cual se requiere tener en cuenta los productos, datos,
estándares nacionales e internacionales y el sistema de información de acuerdo con la administración
de la información de la cadena de abastecimiento.

Los mecanismos de comunicación entre actores de la cadena se realizan a través del intercambio
electrónico de datos, para determinar el alcance y las necesidades del sistema de información de
trazabilidad.

Es importante verificar los procesos, los procedimientos y los archivos, que sean soporte de los flujos
de materiales, dinero y de información requeridos. Esta cadena de información debe ser consultada
con los proveedores y clientes, y ser coherente y amigable entre aplicaciones, tener objetivos de
trazabilidad definidos, en concordancia con las políticas de las organizaciones involucradas.

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Glosario
Los términos que hacen parte de este glosario están basados en el documento GS1 Argentina (2003).

Automatización: sistematización a través de herramientas informáticas y dispositivos de trasformación

EDI: (Electronic Data Interchange), transferencia electrónica de datos

EPC: (Electronic Product Code), código electrónico de producto.

GPS: (Global Positioning System), sistema de posicionamiento global.

RFID: (Radio Frecuency Identification), identificación por radio frecuencia.

Ruteo: delimitación de ruta o caminos a seguir en el desarrollo de un proceso

Trazabilidad: histórico en el recorrido de rastreo y seguimiento de un producto o un proceso

WMS: (Warehouse Management System), sistema de administración de mercancía en bodega.

Fuentes

Ballou, R. H. (2004). Logística administración de la cadena de suministro. México. Pearson Educación.

GS1 Argentina. (2003). Trazabilidad Proyecto TRACE - 1. Buenos Aires GS1 Argentina.

GS1 Ecuador (s.f.). Consulta por producto. Recuperado el 24 de abril de 2013 de http://gs1ec.org/
contenido/index.php?option=com_wrapper&view=wrapper&Itemid=81

GS1 Perú. (2011). GS1, Perú. Etiqueta logística internacional. Recuperado el 20 de Mayo de 2013.
http://www.gs1pe.org/e_news/24_en_un_click_01.htm

EFQM (1999). Modelo EFQM de excelencia. European Foundation for Quality Management, Bruselas.

Harrington, H.J. (1995). Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Bogotá: McGraw-Hill.

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