Manual de Usuario Matrículas Idiomas Universidad de Cuenca

DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y Página: 1 de 13
COMUNICACION
PROCESO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Versión: 1.0
MANUAL DE USUARIO
UC-DTIC-CSI-FOR-005 Vigencia desde: 21-Mar-18
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Analista de Tecnologías de la Información Coordinador/a de Sistemas de Información Director de Tecnologías de
Información y Comunicación
Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
DTIC
MANUAL DE USUARIO
Instructivo para matrículas en cursos

intensivos ofertados por el Instituto
Universitario de Lenguas
Autor: Supervisor:
Ing. Yolanda Aucapiña Ing. María Eugenia Fajardo
Mayo 15, 2018
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

Contenido
Url de Acceso 3
Terminología 3
Procesos y Subprocesos 3
Inicio de sesión 4
Pasos para registro de matrícula 4
1. Selección del servicio académico 4
2. Ver información de la oferta 5
3. Realizar el proceso de matrícula 8
3.1. Iniciar el proceso de matrícula 8
3.2. Registro de información 8
3.2.1. Subir archivo con documentos solicitados 9
3.2.2. Agregar un beneficiario de factura 10
3.2.3. Guardar los cambios realizados en el formulario 10
3.2.4. Finalizar el proceso de registro de información 10
3.3. Reserva de cupo 11
3.3.1. Agregar asignatura externa 12
3.4. Validación de información 12
3.5. Pendiente de pago 13
3.6. Matriculados 13
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

INSTRUCTIVO PARA MATRÍCULAS EN CURSOS

INTENSIVOS OFERTADOS POR EL INSTITUTO
UNIVERSITARIO DE LENGUAS
El presente instructivo detalla los pasos a seguir durante el proceso de matrícula de un
estudiante en un servicio académico ofertado por el Instituto Universitario de Lenguas de la
Universidad de Cuenca.
Url de Acceso
Para acceder al sistema digitar en su navegador la siguiente dirección:
http://estudiante.ucuenca.edu.ec
Terminología
Procesos y Subprocesos
Proceso: Se refiere a cada uno de las etapas por los cuales pasa un estudiante para su
inscripción o matrícula, por ejemplo: proceso de Inscripción o matrícula; previo a encontrarse
inscrito o matriculado en algún servicio académico que se oferte en la Universidad de Cuenca.
Subproceso: Se refiere el flujo de pasos que forman parte de un proceso, entre los principales
subprocesos constan
Proceso Subprocesos
Registro de ficha
Matrícula Reserva de cupo
Validación de información
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Generación de cobro
Pendiente de pago
Matriculado
Inicio de sesión
Al ingresar a la url http://estudiante.ucuenca.edu.ec se presenta la siguiente página de inicio
de sesión, en la cual debe ingresar su dirección de correo institucional y la contraseña
correspondiente (información que fue enviada a su correo electrónico personal o
institucional).
Pasos para registro de matrícula

A continuación, se detallan cada uno de los pasos que debe seguir un estudiante para registrar
su matrícula en un servicio académico ofertado por el Instituto Universitario de Lenguas de
la Universidad de Cuenca.
1. Selección del servicio académico
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MANUAL DE USUARIO

Pasos:
1. Acceder al menú INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LENGUAS, opción SERVICIOS
ACADÉMICOS LENGUAS.
2. Seleccionar la oferta en la que desea matricularse dando clic sobre la fila

correspondiente, la cual automáticamente se resaltará en color azul. Para encontrar
con mayor facilidad
2 la oferta de su interés puede hacer uso del cuadro de búsqueda.
2. Ver información de la oferta
Pasos:
1. Seleccionar una oferta y dar clic en el botón VER INFORMACIÓN.
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MANUAL DE USUARIO

2. Se presentará una página que contiene información propia de la oferta, esta página
incluye las siguientes secciones:
a. Datos de la oferta: contiene información propia de la oferta como nombre, fechas

de inicio y fin, además le permite descargar un documento informativo de la oferta
(en caso de existir).
b. Procesos: presenta el o los procesos que incluye la oferta con sus respectivos
subprocesos, se detalla el orden, nombre, tipo, fecha inicio y fecha fin, debe tener
en consideración que el sistema le permitirá acceder a cada uno de los
subprocesos si y sólo si se encuentra dentro de las fechas establecidas para el
mismo.
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MANUAL DE USUARIO

Además, es importante resaltar que debe mantenerse pendiente de su correo electrónico ya

que a este serán enviadas las notificaciones de avance en cada uno de los subprocesos de
matrícula a continuación, se detalla cada uno de estos subprocesos:
● Registro de ficha: En este subproceso usted deberá registrar la información solicitada

en la ficha de matrícula.
● Reserva de cupo: Este subproceso le permite seleccionar la asignatura en la cual desea
matricularse, escoger uno de los horarios disponibles y reservar un cupo para dicha
asignatura.
● Validación de información: Este subproceso es realizado por el Instituto Universitario
de Lenguas, consiste en la revisión de la información que fue registrada en la ficha de
matrícula, si todo es correcto usted pasará al siguiente subproceso, caso contrario
será regresado al registro de información con las observaciones pertinentes.
● Generación de cobro: En este subproceso el Instituto de Lenguas generará el valor a
cobrar por concepto de matrícula en las ofertas que hayan sido seleccionadas durante
el subproceso de reserva de cupo.
● Pendiente de pago: En este subproceso usted podrá imprimir el comprobante de pago
para realizar el pago correspondiente a la matrícula.
● Matriculado: Este subproceso es cargado automáticamente cuando haya cancelado el
valor de su matrícula. Este paso puede tardar 48 horas posteriores a realizado el pago.
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COMUNICACION
MANUAL DE USUARIO

3. Realizar el proceso de matrícula
3.1. Iniciar el proceso de matrícula
Pasos:
1. Seleccionar una oferta y dar clic en el botón INSCRÍBETE.
2. Se cargará la página presentada en la imagen, la cual contiene los procesos y

subprocesos de la oferta ordenados en pestañas. Es importante tener en cuenta que
estos subprocesos deben ser realizados de forma secuencial en el orden establecido.
Con el objetivo de guiarlo en este proceso en la parte superior de cada paso se
presenta un rectángulo de color con mensajes informativos.
3.2. Registro de información
Este primer subproceso permite el registro de su información personal, ciertos datos básicos
serán cargados automáticamente al ingresar al registro de información, para modificar la
información presentada y/o incluir aquella que no se encuentra registrada deberá editar el
formulario dando clic en el botón EDITAR ubicado en la parte final del mismo.
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3.2.1. Subir archivo con documentos solicitados
Para completar el proceso de registro de información es necesario que usted suba un archivo
en formato .pdf o un archivo comprimido .zip, que contenga los siguientes documentos
escaneados:
a. Cédula de identidad
b. Certificado de votación
c. Carné de discapacidad (si aplica)
d. Acta de grado de bachiller (si aplica)
e. Certificado de egresado (si aplica)
Es importante que usted cumpla con esta documentación y formatos establecidos ya que
posteriormente el formulario pasará por un proceso de validación realizado por parte del
Instituto Universitario de Lenguas y podrían solicitar el cambio de la información que se
considere incorrecta.
Pasos:
1. Seleccionar el archivo a subir, para esto debe dar clic en el botón ELEGIR, que abrirá
una ventana que le permitirá buscar y seleccionar el archivo, una vez seleccionado, su
nombre se visualizará en la ventana correspondiente.
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2. Clic en el botón SUBIR, lo cual iniciará el proceso de carga del archivo al sistema y le
presentará un mensaje de confirmación al terminar dicho proceso.
3.2.2. Agregar un beneficiario de factura
Si requiere que la factura sea emitida a nombre de una persona o institución específica, debe
registrar sus datos dando clic en el botón AGREGAR presente en el campo BENEFICIARIO
FACTURA durante el proceso de edición del formulario. La siguiente imagen presenta los
campos que deben ser ingresados.
3.2.3. Guardar los cambios realizados en el formulario
Es importante que luego de realizar cambios en el formulario se guarden los mismos para lo
cual debe dar clic en el botón GUARDAR ubicado en la parte final del formulario, este botón
puede encontrarse inhabilitado si uno o varios de los campos requeridos no contiene
información.
3.2.4. Finalizar el proceso de registro de información
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Una vez se hayan realizado todos los cambios necesarios en el subproceso registro de
información se puede FINALIZAR el mismo para pasar al siguiente subproceso dando clic en
el botón FINALIZAR, es importante recordar que una vez hecho esto no se le permitirá realizar
cambio alguno en la información registrada y automáticamente avanzará al subproceso
siguiente.
3.3. Reserva de cupo
Pasos:
1. Desplegar el listado de horarios, que indica el número de cupos disponibles en cada

uno, y seleccionar el de su preferencia.
2. Una vez seleccionado el horario se habilitará el botón FINALIZAR con el cual puede
terminar su proceso de registro y de forma automática el sistema pasará al siguiente
subproceso.
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COMUNICACION
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3.3.1. Agregar asignatura externa
En este subproceso, se puede agregar un segundo idioma en caso que el estudiante requiera
tomar más de un idioma. Esta opción le permitirá agregar nuevas asignaturas que desee
adicionar a su proceso de matrícula. A continuación, se detallan los pasos para esto.
Pasos:
1. Iniciar el proceso dando clic en el botón AGREGAR ASIGNATURA EXTERNA.
2. Seleccionar la asignatura de su interés en la lista de asignaturas disponibles dando clic

sobre el círculo de selección ubicado en cada una de las filas y posteriormente de clic
en el botón SELECCIONAR. Para ubicar la asignatura con mayor facilidad puede
ayudarse del cuadro de búsqueda.
3. Una vez seleccionada la asignatura se presentará en la lista de asignaturas registradas

y deberá seleccionar un horario (de la misma manera que se detalló anteriormente)
para finalizar y continuar al siguiente subproceso.
3.4. Validación de información
Este subproceso es realizado por el Instituto Universitario de Lenguas, consiste en la revisión

de la información registrada durante el subproceso de registro de información y reserva de
cupo, usted deberá está pendiente de su correo electrónico o revisar el sistema
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MANUAL DE USUARIO

constantemente, como resultado del subproceso de validación se podrían dar lo siguientes

casos:
a. Solicitar cambios: En este caso el sistema le presentará nuevamente el formulario

para el registro de información y en la parte final se le indicarán las observaciones con
los cambios que debe realizar.
b. Rechazar: El sistema le mostrará un mensaje indicando que su solicitud ha sido
rechazada.
c. Aprobar: El sistema pasará automáticamente al subproceso pendiente de pago,
donde podrá descargar su papeleta de pago.
3.5. Pendiente de pago
En este subproceso usted podrá descargar la papeleta para efectuar el pago correspondiente,
es importante que se mantenga pendiente ingresando en el sistema, este subproceso
visualizará las órdenes de cobro el momento que el personal del Instituto Universitario de
Lenguas genere la respectiva papeleta.
Pasos:
1. Una vez concluidos los subprocesos de Validación y Generación de Cobro, pasará
automáticamente al subproceso PENDIENTE DE PAGO, en el cual puede revisar sus
órdenes de cobro pendientes con sus valores respectivos.
2. Para imprimir su papeleta de pago de clic en el botón DESCARGAR, esto abrirá una
nueva ventana que contiene el documento en formato pdf.
3.6. Matriculados
Una vez que su pago este procesado, lo cual puede tardar hasta 48 horas posteriores a cuando
realizó su depósito en el banco, su registro pasará automáticamente del subproceso
PENDIENTE DE PAGO a MATRICULADO, lo cual indica que usted cumplió todos los pasos
establecidos y el proceso de matrícula culminó con éxito.
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INSTRUCTIVO PARA MATRÍCULAS EN CURSOS

Matrícula Reserva de cupo

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Pasos para registro de matrícula

1. Selección del servicio académico

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2. Seleccionar la oferta en la que desea matricularse dando clic sobre la fila

2. Ver información de la oferta

1. Seleccionar una oferta y dar clic en el botón VER INFORMACIÓN.

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a. Datos de la oferta: contiene información propia de la oferta como nombre, fechas

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Además, es importante resaltar que debe mantenerse pendiente de su correo electrónico ya

● Registro de ficha: En este subproceso usted deberá registrar la información solicitada

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3. Realizar el proceso de matrícula

3.1. Iniciar el proceso de matrícula

1. Seleccionar una oferta y dar clic en el botón INSCRÍBETE.

2. Se cargará la página presentada en la imagen, la cual contiene los procesos y

3.2. Registro de información

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.2.1. Subir archivo con documentos solicitados

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.2.2. Agregar un beneficiario de factura

3.2.3. Guardar los cambios realizados en el formulario

3.2.4. Finalizar el proceso de registro de información

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.3. Reserva de cupo

1. Desplegar el listado de horarios, que indica el número de cupos disponibles en cada

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3.3.1. Agregar asignatura externa

1. Iniciar el proceso dando clic en el botón AGREGAR ASIGNATURA EXTERNA.

2. Seleccionar la asignatura de su interés en la lista de asignaturas disponibles dando clic

3. Una vez seleccionada la asignatura se presentará en la lista de asignaturas registradas

3.4. Validación de información

Este subproceso es realizado por el Instituto Universitario de Lenguas, consiste en la revisión

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

constantemente, como resultado del subproceso de validación se podrían dar lo siguientes

a. Solicitar cambios: En este caso el sistema le presentará nuevamente el formulario

3.5. Pendiente de pago

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