ANALISIS JABATAN DESKRIPSI JABATAN DAN SPESIFIKASI JABATAN

 Analisis jabatan adalah penentuan tugas- tugas yang meliputi jabatan dan penentuan
kecakapan pengetahuan, kemampuan, dan tangggung jawab yang diperlukan
karyawan untuk pelaksanaan pekerjaan yang sukses dan yang membedakan jabatan
tersebut dengan semua jabatan lainnya.

Contoh : sebuah perusahaan ekspedisi PT JALUR NUGRAHA EKAKURIR membuka

kantor cabang di setiap kota. Dan di setiap kantor cabang tersebut memiliki masing-masing
branch manager untuk menentukan kebijakan melaksanakan kegiatan / pekerjaan yang ada di
kantor cabang tersebut.
Analisis jabatan ini juga berfungsi untuk :

1. Perencanaan dan Pengadaan Tenaga Kerja

2. Rekrutmen dan Seleksi Tenaga Kerja
3. Orientasi dan Pelatihan
4. Pengembangan Karier khususnya promosi dan pemindahan
5. Pengaturan Kompensasi
6. Penilaian Karyawan
7. Konseling

 Deskripsi jabatan adalah memberikan informasi tentang tugas dan tanggung jawab
suatu pekerjaan tertentu yang harus dilaksanakan secara tertulis. Format diskripsi
jabatan tidak standard. Karenanya, setiap organisasi akan memiliki diskripsi jabatan
yang berbeda – beda.

Contoh : pada perusahaan ekspedisi, branch manager membutuhkan pekerja yang menempati
jabatan-jabatan yang dibutuhkan. Seperti :

1. Vice branch manager

2. Sales & marketing departement (supervisior)
3. Customer service departement (supervisior)
4. POD supervisior
5. Sub agen supervisior
6. Operational departement (supervisor)
7. Accounting & finance department (supervisior)
8. HRD Departement (supervisior)
9. Cargo & logistics department (supervisior)
10. IT departement (supervisior)

Serta jabatan bawahan dan tugas-tugasnya yaitu :

1. Staf marketing : mencatat pemasukan dan penjualan.

2. Cash sales : melayani customer untuk mengirim.
 3. Staf customer service problem : menangani masalah complaind dari customer.
4. Staf customer service undel : menangani masalah kiriman alamat tidak ditemukan
5. Staf customer service DO : menangani masalah
6. Staf customer service POD : menginput data nama penerima barang customer
7. Inbouner : menginput barang masuk
8. Airport inbound : mengambil barang masuk dari bandara
9. Delivery : untuk mengantar paket ke alamat tujuan
10. Outbound : menginput barang keluar
11. Airport outbound : mengantar barang ke bandara untuk dikirim
12. Pick up : untuk melayani jemput kiriman
13. Accounting staff : bertugas dengan masalah keuangan
14. Credit control staff : mengontrol masalah keuangan pada kantor tersebut
15. Invoice : mengurus tagihan masuk dan tagihan keuar
16. Cost to cost : mengcorect salah destination kiriman
17. HRD staf : mengurus gaji karyawan, memperhatikan pekerjaan karyawan
18. Cargo & logistics staff : menangani masalah kiriman kenderaan,barang pindahan,dsb.
19. IT staf : menangani masalah sistim di kantor tersebut

 Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama
dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Contoh : pada sebuah perusahaan ekspedisi mempunyai persyaratan untuk menduduki suatu
jabatan.
Persyaratan oleh staf karyawan yaitu :
Pria / Wanita
UMUR 18 s/d 45 tahun
Pengalaman tidak diutamakan
Pendidikan minimal SMA/K semua jurusan (FRESH GRADUATED welcome)
Mampu berkomunikasi dengan sangat baik
Pekerja keras
Mempunyai motifasi untuk maju

Sales bertanggungjawab penuh atas jumlah produk yang terjual dalam periode yang telah
ditetapkan. Secara terperinci, berikut 5 tugas sales yang harus dikuasai dengan baik dan
benar.

1. Aktif Mencari Target

Pangsa pasar harus telah terencana bersama dengan pemikiran konsep bisnis. Hal ini
memudahkan saat produk siap dipasarkan. Kerja sales bisa dimulai sejak beberapa waktu
sebelum proses produksi selesai. Kabarkan kepada masyarakat terkait temuan hasil
perusahaan. Tumbuhkan rasa ingin tahu mereka dengan cara menginfokan keunggulan yang
dimiliki produk tersebut.

Pantau lokasi dimana calon pembeli berada. Tentukan berdasarkan wilayah dan sebar sales
pada masing-masing tempat itu. Berlakukan sistem rolling ketika sales belum mampu
mencapai target di area tertentu. Hal ini sebagai bentuk penyegaran dan pembaharuan
strategi. Sesuaikan cara promosi dengan kondisi lokasi yang dijajaki.

Kenali secara singkat sifat masyarakat di lokasi tersebut. Ini merupakan awal penentuan
penggunaan strategi. Sifat konsumtif lebih mudah menerima produk baru ketimbang
masyarakat yang terbiasa hidup hemat. Pelanggan yang selektif terhadap pengeluaran
finansial rumah tangga membutuhkan tenaga ekstra untuk mengenalkan produk. Yakinkan
mereka bahwa produk yang ditawarkan memiliki keunggulan lebih dibanding lainnya.

2. Merekap Data Hasil Penjualan

Data hasil penjualan harus disusun rapi, detail dan terperinci. Hal ini untuk memudahkan
pihak lain saat menganalisinya. Evaluasi dilakukan atas dasar rekapan data tersebut.
Selanjutnya akan dipakai untuk menilai ketepatan strategi sales. Cara promosi tepat ketika
penjualan meningkat dari waktu ke waktu.

Dibutuhkan kerjasama tim yang solid dan loyal agar visi misi perusahaan terwujud. Sales
harus saling membantu dan tidak diperkenankan memelihara ego. Prestasi sales tidak
tercermin dari berapa jumlah produk yang berhasil dijual oleh masing-masing individu tetapi
secara global. Inilah bentuk gotong-royong sesama anggota guna meringankan beban sales
marketing di dalam sebuah tim.

3. Menjamin Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan terjadi karena manfaat yang diberikan produk sesuai informasi sales saat
promosi. Paparkan semua hal yang menyangkut produk agar pelanggan tidak merasa tertipu.
Bila salah satu unsur dari produk tidak diketahui dan mengakibatkan kerugian, maka
berdampak pada kekecawaan.

Jangan anggap sepele masalah ini, rasa kecewa menumbuhkan sikap tidak percaya. Sulit
meyakinkan pelanggan yang sudah pernah menggunakan produk tetapi tidak puas akan
manfaatnya. Garansi ialah trik antisipasi mencegah kerugian yang diakibatkan oleh kelalaian
perusahaan. Jaminkan kualitas produk unggul yang dilengkapi dengan garansi untuk menjaga
kepuasan pelanggan.

4. Mencari Mitra Kerja

Menggandeng pihak lain guna meningkatkan penjualan produk ialah cara mempercepat
proses penjualan. Tentu harus dengan persetujuan pemimpin dari hasil diskusi yang telah
dilakukan sales sebelumnya. Kerjasama ini harus menguntungkan bagi kedua belah pihak.
Mitra sales marketing dapat berasal dari kalangan lembaga keuangan, jasa pengiriman barang
dan lain sebagainya.
Bagi hasil keuntungan juga harus dirembug sebelum terjun ke lapangan. Buatlah perjanjian
hitam di atas putih lengkap dengan penandatanganan berkas berlandaskan materai. Waspada
terhadap rekan kerja baru bukan berarti mencurigai tetapi keamanan finansial perusahaan
wajib dijaga.

5. Menyusun Strategi Lanjutan

Penyusunan strategi lanjutan menjadi tanggungjawab sales marketing bila cara-cara anjuran
perusahaan tidak dapat memenuhi target. Ketentuan yang telah disepakati bersama boleh
dimodifikasi agar sesuai dengan kondisi lapangan. Jangan merubah total, ingat hanya
menghasirkan inovasi saja.
CONTOH ANALISIS JABATAN GURU MATA PELAJARAN
FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia SMA Negeri ………

2. Kode Jabatan :

3. Unit Organisasi : SMA Negeri

4. Eselon I :

5. Eselon II : - Badan Kepegawaian Daerah

- Bidang Administrasi Kepegawaian

6. Eselon III : Kabid Dikmenti Dikbud Provinsi ,………………………….

Eselon IV : Kepala SMAN ………………………

7.

Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

(Tulis jabatan Saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2 (dua) jabatan
di atasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)

8. Ikhtisar Jabatan :

Mengajar, mendidik, membuat perencanaan pengajaran, melaksanakan pengajaran, melakukan

penilaian, melaksanakan kegiatan remedial dan pengayaan, membuat administrasi berhubungan
dengan kegiatan perencanaan, pelaksanaan, penilaian, remedial, dan pengayaan untuk peserta
didik, serta mengerjakan tugas lain yang diberikan atasan dan melakukan pengembangan
profesi, sesuai bunyi tujuan pendidikan nasional.

9. Uraian Tugas :

a. Merencanakan pembelajaran/ program pengajaran (berpedoman kepada kurikulum yang

berlaku sebagai pedoman pelaksanaan)

Tahapan :
1) Menghitung minggu efektif

2) Membuat Program Tahunan (Prota)

3) Menyusun Program Semester (Prosem)

4) Menganalisis Kompetensi Inti (KI) dan Kompetensi Dasar (KD)

5) Menetapkan Kriteria Ketuntasan Minimal (KKM) mata pelajaran

6) Mengembangkan silabus

7) Menyusun Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)

8) Mengembangkan materi/ bahan ajar

9) Membuat media pembelajaran

10) Mempelajari dan memahami model pembelajaran

11) Merancang program penilaian

12) Merancang program remedial

13) Merancang program pengayaan

14) Mengembangkan pembelajaran tatap muka, penugasan terstruktur, dan kegiatan mandiri tidak
terstruktur

b. Mengajar Peserta Didik

Tahapan :

1) Menyampaikan materi pembelajaran dengan pola PAIKEM (Pembelajaran Aktif, Inisiatif, Kreatif,
Efektif, dan Menyenangkan)

2) Menerapkan teori dan model pembelajaran

3) Mengatur pengelolaan kelas, dengan tahapan sebagai berikut.

a) Kegiatan awal (memotivasi peserta didik dan melakukan apersepsi)

b) Kegiatan inti (mengamati, menanya, menganalisis, mencoba, dan mengomunikasikan)

c) Kegiatan penutup yaikni menyimpulkan hasil Proses Belajar Mengajar(PBM)

d) Kegiatan post tes

e) Memberikan tugas pendalaman materi kepada peserta didik bila diperlukan

4) Membantu peserta didik memahami materi pembelajaran

5) Memeriksa tugas mandiri dan tak terstruktur

6) Menetapkan tata tertib peserta didik

7) Mengawasi perilaku peserta didik

c. Menilai Peserta Didik

Tahapan :

1) Menyusun kisi-kisi soal

2) Menyusun soal ulangan/ semester

3) Memeriksa hasil ulangan/ semester

4) Melakukan analisis soal ulangan/ semester

5) Menganalisis hasil ulangan

6) Membuat laporan hasil penilaian

7) Merancang pembelajaran pengayaan dan remedial

d. Pengembangan Profesi Guru

Tahapan :

1) Mengikuti pelatihan pengembangan profesi

2) Mengikuti workshop

3) Mengikuti seminar/ diskusi

4) Mengikuti lomba Karya Tulis Ilmiah (KTI)

5) Menulis artikel di media cetak

6) Membuat Penelitian Tindakan Kelas (PTK)

7) Mengirim hasil karya sastra (cerpen, puisi) di media cetak

8) Mengikuti Lomba Guru Berprestasi baik tingkat kota, provinsi, atau nasional bahkan
internasional

9) Melanjutkan studi ke program S2 (Pascasarjana)

e. Mengadministrasikan Kegiatan Pembelajaran

1) Merekapitulasi data siswa dan orang tua

 2) Mengabsen tingkat kehadiran peserta didik di kelas

3) Menabulasikan data hasil belajar

4) Mendokumentasikan dan melaporkan hasil belajar

f. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan atasan (Kepala Sekolah dan Dinas
Pendidikan) sepanjang menyangkut bidang tugas agar aktivitas berjalan dengan tertib dan lancar,
sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) guru, yaitu sebagai guru pengajar, wali kelas, guru
piket dan guru pembina.

Tahapan :

1) Menerima instruksi pimpinan

2) Melaksanakan tugas sesuai dengan instruksi

3) Membuat laporan