CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

DEFINICIÓN DE SISTEMA
Un Sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo.
Un conjunto de partes.
Un sistema tiene más de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy
conocido que se llama automóvil.

Partes integradas.
Debe existir una relación lógica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecánicos y electrónicos, como son las
lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administración de
personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados.

El propósito de lograr algún objetivo en común.

El sistema se diseña para alcanzar uno o mas objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y
controlados de manera que se logre el objetivo del sistema.
Si definimos al sistema como un conjunto de elementos íntimamente interrelacionados, podemos agregar que los
sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propósitos u objetivos y son, por tanto, sistemas
orientados y, como tales, de naturaleza teleológica por lo tanto un sistema es un plan diseño o método de
organización cuya finalidad es lograr algún propósito.

Otras dos características fundamentales de los sistemas son los siguientes:

a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas
individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuación mayor o menor que la de la suma de sus
partes.
b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le
permite una gran variedad de comportamientos.
Un sistema de información recoge, procesa, almacena, analiza y difunde información para lograr un objetivo
específico.

Además también se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de
procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de
decisiones mediante el suministro de información a todos los niveles de la organización: nivel inferior, nivel medio y
nivel superior.

Nivel inferior (operativo): la información que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el estado y
actividades actuales dentro de las funciones básicas del negocio. Con ello se toman decisiones rutinarias, como la
cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de inventario, etc.

Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de mas tiempo y experiencia. La información que
se necesita implica la revisión de resúmenes y análisis de datos históricos que permiten planificar y controlar
operaciones e implementar políticas que han sido formuladas por la administración superior.
Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se relacionan con
actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de mayor experiencia y buen juicio. La
información que se requiere en este nivel debe detallar todas las operaciones de la compañía y sus departamentos,
las cuales se encaminan hacia la planificación estratégica, la asignación de recursos y la formulación de políticas.

OBJETIVOS
Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrínsecos y los asignados.
Los objetivos intrínsecos son los propósitos que el sistema adquiere con su propia conformación y que constituye
parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propósitos muy básicos, derivados de la forma de interacción de
sus partes.

Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificación al mismo, para que realice las
funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.
DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ACTIVIDADES BÁSICAS.
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades
de una empresa o negocio.
Un Sistema de Información es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o
información en una organización.

Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrónico de datos son el sistema de computación,
el sistema de numeración y el sistema Operativo.

Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo
constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan
el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él sistema de
información para generar como resultado la información que se desea.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del
software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente
y generen los resultados que se esperan.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

n Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y salida de
información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.
Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas
que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que
provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un
Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya
que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de
Clientes.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades
de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre
otras.
Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que
tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la
sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas
archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con
una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o
bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de
Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una
interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de
salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los
clientes.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:
1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relación entre los
recursos de la empresa.
2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que este disponible cuando
se necesite.
3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de decisiones en sus empresas.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La clasificación de los sistemas de información se realiza teniendo en cuenta sus características similares. Esta
clasificación permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. entre las
clasificaciones se encuentran:
1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de líneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los
sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operación e incluso para empleados individuales.
2. Por área funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son
esenciales para la operación de la organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de información
de comercialización, sistema de información de recursos humanos.
3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos
al momento de entregar un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc

LOS SISTEMAS CONTABLES, SU ESTRUCTURA Y OBJETIVO

Conceptos de Sistemas Contables
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la presentación
adecuada de le empresa y los hechos económicos que afectan a la misma.
Según Catacora Carpio (1997, p. 25) define el concepto de sistema como un conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que
funcionan para lograr un objetivo común.
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.
“Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, etc. Para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre” (Núñez, 2003, p.63).
se pueden identificar los siguientes conceptos:

“Elementos: es una agrupación de piezas individuales que tienen interrelacionadas entre sí”.

“Atributos Identificables: están constituidos por las características individuales que posee cada uno de esos
elementos, es decir los objetivos específicos para los cuales fueron diseñados”.

“Relaciones: se refiere a la vinculación que debe existir entre los elementos identificables o componentes del
sistema”.
Objetivo Común: no menos importante que los objetivos anteriores, el objeto común debe ser guía acción por
la cual justifica el sistema. Cuando se habla de objetivo común, se está especificando que todos los elementos
componentes de un sistema deben estar elaborados para cumplir una función específica.

Estructura de un Sistema Contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad, y una relación aceptable de costo / beneficios.

El sistema contable de cualquier empresa independiente del sistema que utilicé, se deben ejecutar tres pasos
básicos utilizando relación con las actividades financieras; los dato s que se deben registrar, clasificar y resumir;
sin embargo, el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y a interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad financiera: En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemático de la

actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa, se llevan a cabo todo tipo de transacciones que
se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción,
se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica

comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar las decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Se debe
agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: la información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser
resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa seria demasiada
larga que cualquier persona se dedicara a leerla.

Objetivos de un sistema contable

Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de contabil idad representan un orden
coherente mediante el cual se recopilan toda la información que se necesita con respecto a la entidad
empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma. En este sentido debemos
destacar que los datos que recogen los sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la
información legal, financiera y tributaria de la compañía.

La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad dependerá de la manera
con la cual sean empleados los mismos; este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los
objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen
encontrarse del esquema funcional de una entidad comercial.

Si se habla más específicamente de la característica que poseen los sistemas de contabilidad se debe decir que
se concentran en los objetivos para los cuales son empleados, entre esto tenemos: el conocimiento de los
objetivos, elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa y
preparación de los informes pendientes.

El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán
llevar a cabo el análisis que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos totales
que utilizará la empresa.
En segundo lugar tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar acerca de la situación en la cual se
encuentra la empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes
metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se
acerque lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la empresa.

El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de contabilidad es la preparación
de los informes pertinentes, como por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en
los libros, elaborando informes financieros. No queremos dejar de mencionar el hecho de que implementar los
sistemas de contabilidad más adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la
gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización de una compañía comercial, ya que los mismos le
permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestión y a su vez, determinar su
posición y situación financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite.

Clasificación de los Sistemas de una empresa

Un estudio formal de clasificación de los sistemas necesariamente nos llevaría a planear, al menos un esquema
de tres o cuatros clasificadores bajo distintos puntos de vista. Para efecto d e central la atención en los sistemas
operativos que manejan los negocios en las empresas.
Una de las bases en las cuales sustenta el proceso para guiar las actividades de un negocio, es el aporte que dan
los sistemas de información aplicados a los negocios. Unos de los puntos de referencia para la clasificación de
un sistema, lo representa el grado de complejidad alcanzado para el proceso de las operaciones.

Sistema de Compra
El sistema de compra consiste en la formulación de grupos cerrados de personas naturales o jurídicas que
realizan aportes mensuales durante un plazo determinado con el objetivo de construir un fondo común
destinado a la adquisición de bienes, los cuales se adjudican mensualmente mediante entrega programa y
licitación.
El proceso de compras que existe en las instituciones tiene en lo fundamental cuatro etapas, entre estas etapas
están:

1. El proceso de compra, abarca el aspecto relativo a la plantación de la adquisición del bien.

2. Aprobación de la compra, donde se analiza la solicitud, los montos y las instancias de aprobación.
3. El procesamiento de la aprobación de compra, donde se incluye un registro de proveedores, análisis de
solicitudes y cotizaciones.
4. Validación de la compra, el proceso de compra culminada con un sistema de pago que incluye a su vez una
primera etapa de autorización, la segunda de confección del instrumento de pago (cheques de cuentas
corriente bancarias) y la entrega del cheque.

Sistema de Producción
Un sistema de producción es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción, ejecución y el
planteamiento de un proceso industrial. Es la manera en que se lleva a cabo la entrada de las materias primas
(que puede ser materiales, información, entre otros) así como el proceso dentro de la empresa para
transformar los materiales y así obtener un producto terminado para la entrega de los mismo a los clientes o
consumidores, teniendo en cuenta un control adecuado del mismo.

El sistema de producción debe tener las siguientes funciones principales:

· Planificación de la producción
· Planificación de la materia prima y otros costos
· Control de la producción

Sistema de venta
Es todo aquel sistema de información usado en mercadotecnia y en administración que automatiza algunas
funciones de ventas y de administración.

El sistema de ventas de basa en la actividad de un negocio, lo constituye el sistema de ventas. Un sistema de

ventas cubre las siguientes funciones o subsistemas:
· Facturación de cobranza
· Control de los canales de distribución
· Mercado

Facturación y cobranzas
Un sistema de facturación y cobranzas debe tener separadas las principales funciones, es decir, la facturación
segregada de los cobros. Un sistema de facturación se diseña con el objetivo de registrar y controlar las
operaciones de ventas de la organización. Un sistema de cobranzas permite controlar el proceso de cobranzas a
través del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar.

Control de los canales de distribución

El canal de distribución lo constituye un grupo de intermediarios relacionados entre sí que hacen llegar los
productos y servicios de los fabricantes a los consumidores y usuarios finales.

Sistema de Administración
Las empresas utilizan sistemas de información para el procesamiento de la información generada por todas sus
operaciones; tales sistemas pueden ser denominados Sistemas Administrativos. Una empresa puede clasificar
sus sistemas administrativos en dos grupos: sistemas contables y sistemas no contables.

Sistema Contable: reúne y contiene todos los movimientos de los demás sistemas.
Sistema no Contable: también pueden ser denominados como sistemas auxiliares que manejan información
detallada.
Importancia de los Sistemas Contables
En la actualidad, todo proceso contable requiere de sistemas. Es imposible llevar un adecuado control sobre las
operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en
las computadoras.
Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más importantes y esenciales para lograr el
desarrollo de la compañía. A su vez, los sistemas de contabilidad son los encargados de analizar y valorar todos
aquellos resultados económicos que suele obtener una empresa mediante la agrupación y la comparación de
resultados, permitiendo así, que todas las tareas de la compañía sean ejecutadas bajo control y con la
supervisión de un contador.

Teniendo en cuenta la relevancia de la contabilidad como herramienta para el desarrollo de una empresa, se
debe destacar que la creación de los sistemas contables eficientes surgió de la necesidad de información que
los actores que componen la empresa necesitaban.

El Ciclo de Negocios y los Sistemas

Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia en forma más o menos cíclica. Un
balance general presenta la situación financiera de una entidad a una fecha determinada, y un estado de
ganancias y pérdidas refleja el resultado de las operaciones para un período determinado.
ciclo de negocios o ciclo de operación como el tiempo que transcurre entre la compra de inventarios, en el caso
de una empresa manufacturera o la prestación de servicios, en el caso de una empresa de servicios y su
conversión en efectivo.

Los Sistemas Contables en los Negocios

La mayoría de las entidades económicas desempeñan básicamente las siguientes funciones: comprar, producir,
facturar, mercadear, finanzas y recursos humanos.

Para cada una de estas actividades se diseñan sistemas que controlen operativamente los procedimientos
administrativos llevados a cabo por cada función. Cada sistema de negocio tiene un objetivo para el cual fue
diseñado y por el cual se encuentra en funcionamiento.

el sistema como un todo, está dirigido a incrementar las posibilidades de éxito en todo enfrentamiento con
otros sistemas competitivos en su espacio es decir su medio ambiente. Puesto que la empresa es un sistema
abierto relacionado con una serie de sistemas que afectan de una forma direct a definiendo su comportamiento,
buscando su equilibrio y ventajas maximizada solo por uno de ellos
2.1. Sistemas Integrados.
Es un Sistema de Información que hace uso intensivo y extensivo de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC) para integrar o centralizar la gestión de la información dentro de una organización. Un SII
soporta todos los procesos de negocio y de soporte de la organización.
2.2. Sistemas no Integrados.
Es aquel en el que la información es transferida al final de periodos previamente definidos, en este tipo de sistema la
información compartida no existe.
2.3. Sistemas Auxiliares.
Es aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes o las actividades
típicas de un negocio. Producción, ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.
.4. Principales objetivos del análisis.
Uno de los objetivos principales es verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de
acuerdo con los estándares establecidos por la empresa.
Asegurar la integridad de los datos.
Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones.
Presentar la información financiera en forma confiable.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
2.5. Análisis de los sistemas contables.
Dentro de este análisis existen diferentes metodologías para el análisis de cualquier sistema, así como por ejemplo:
análisis estructurado, análisis orientado a objetivos y otras mitologías particulares. Un sistema de información
contable comprende al menos los siguientes elementos, Hardware donde se procesa la información, Software o
programas, Recursos Humanos, Políticas y normas contables por la entidad.
2.6. El tamaño de la empresa y los procesos contables.
A medida que una empresa crece, sus operaciones se vuelven cada vez más complejas y aumentan en volumen.
Sin importar que clase de empresa sea, los procesos contables se hacen más complejos a medida que aumenta el
tamaño.