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Informe: importancia de las funciones organización, control y staff

Roberto Carlos Pejendino Jojoa.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Controles y seguridad informática
Pasto-Nariño
Junio 2018
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Informe: importancia de las funciones organización, control y staff

Introducción

Una organización es una asociación de personas regulada por un conjunto de

normas en función de determinados fines. Una norma es una regla que se debe seguir o a

que se deben ajustar las tareas o actividades. La teoría de la organización se centra en el

diseño de estructuras capaces de asegurar, de manera eficiente, la mutua adaptación entre

los medios externo e interno de las organizaciones. La organización consiste en ordenar y

armonizar los recursos humanos, logísticos, de mercadotecnia y financieros con la finalidad

de alcanzar un objetivo dado con la máxima eficiencia.

Evaluación de la función de organización

Los planes del ciclo de vida de la organización establecen objetivos, la función de

organización proporciona la estructura necesaria para conseguirlos. Dentro de la función

de organización se encuentran actividades interrelacionadas como:

• Organización de las políticas y las estrategias

• Concepción y diseño de estructuras organizativas

• Diseño de cargos

• Los procesos y operaciones de trabajo

• Determinación las funciones, actividades, tareas, poderes y

responsabilidades
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• Determinación la cantidad de trabajadores

• Determinación de las plantillas de cargo

• Las competencias de los directivos y los empleados

• Análisis del flujo de trabajo

• Interrelaciones, comunicaciones, informaciones y niveles de dirección

Entre las actividades de la función de organización está la elaboración de métodos,

técnicas procedimientos para el orden de cumplimiento de las funciones: determinación

contenido de trabajo, guías, confección de normas para llevar a cabo con eficiencia,

eficacia y efectividad todos los objetivos planteados. También el análisis, descripción y

valoración de cargos u ocupaciones es una función de organización.

La función de organización con sus respectivas ramas: organización del trabajo,

organización de la producción o los servicios y la organización de la dirección, de manera

integrada contribuyen en el diseño, análisis, descripción y valoración de cargos u

ocupaciones.

Evaluación de la función Staff

Se encarga de selección y capacitación del personal adecuado para cumplir los

objetivos de la organización. La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la

calidad de los sistemas producidos en la organización. Las funciones de staff ofrecen

asesoría técnica, consultoría y monitoreo, en cualquiera de los niveles de la organización.

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El auditor debe ser técnicamente competente, poseer una gran habilidad en la toma

de decisiones y los conocimientos necesarios para realizar la revisión de manera efectiva y

con eficiencia.

El plan maestro indica las necesidades de staff en el futuro. Existen dos razones

para enfatizar en la necesidad de una planeación de staff:

 Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta.

 Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación

computacional.

La planeación de personal involucra hacer un inventario de las habilidades de staff

actual, de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa de rotación de personal y

determinar cómo llenar dichos puestos.

¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

Para el eficaz funcionamiento de la empresa se evalúa que el hardware y software

que se utiliza en la organización concuerde con los presupuestos, planes y objetivos

planteados por la empresa.

También se evalúa que el hardware sea el indicado para la estructura

organizacional, por ejemplo, si es una estructura descentralizada que tenga una base de

datos de la misma manera para así poder estar en concordancia.

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¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

Para la evaluación el área de informática tenemos en cuenta dos tipos de estándares:

Estándares de métodos: Establecen los procedimientos y reglas a ser seguidos en el

área de informática de la empresa u organización. Tiene cuatro propósitos:

• Facilitar la comunicación entre áreas independientes, como por ejemplo

entre analistas y programadores.

• Reducir los efectos de rotación del personal.

• Reducir los efectos de cambios tecnológicos.

• Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de

medida común.

Estándares de desempeño: Describen el uso de los recursos que debería ser

esperado al realizar las diferentes actividades de la organización.

Dentro de las reglas generales los estándares deben estar formalmente

documentados en el manual de estándares del área de sistemas. Una formulación de

estándares rigurosa o detallada es muy costosa de desarrollar o mantener, por otro lado,

formular estándares superficiales es inútil ya que proporcionan una guía inadecuada para

el desarrollo de tareas, por tanto, es un problema determinar el nivel apropiado para la

formulación de estándares.
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¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la

contratación de personal en el área de sistemas?

Las técnicas de selección del personal tienen que ser más subjetivas y más

depuradas: determinando con eficacia los requerimientos de los recursos humanos para la

empresa que permitan allegarse a los candidatos más idóneos, evaluando la potencialidad

física y mental de los solicitantes, así como su aptitud para el trabajo, utilizando para ello

una serie de técnicas, como la entrevista personal, las pruebas psicotécnicas, exámenes

médicos, etc.

Una persona adecuada para el área de sistemas es por lo general la que tiene más

experiencia, actitud y capacitación profesional en el ara de la informática. Se debe realizar

una rigurosa revisión de las hojas de vida, cursos y experiencia laboral para contratar el

personal más adecuado.

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Toda capacitación es muy importante, ya que de esta depende el desempeño del

trabajador o grupo asociado, la capacitación es el punto fuerte para que haya un desarrollo

exitoso. La capacitación prepara al empleado para encontrar una solución rápida y efectiva

a cualquier contrariedad que se le presente durante su ocupación en el área asignada o

externa.
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Los beneficios que tiene una organización con la capacitación que se le da los

trabajadores es que mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles, y por lo

consecuente eleva la moral de la fuerza de trabajo, y al mismo tiempo estimulando el

trabajo colaborativo, mejorando la relación jefes-subordinados.

Conclusiones

Tanto para el trabajador como la organización, es beneficioso planificar las

actividades y mantener acciones destinadas a desarrollo de las habilidades y destrezas del

personal. De esta manera se incrementará la eficiencia y desempeño en cada una de las

áreas de trabajo llegando a alcanzar los objetivos o metas planificadas en mas corto tiempo.

Todas las organizaciones deben llevar a cabo un proceso de detección de necesidades de la

empresa, esto permitirá conocer el tipo de capacitación que requieren los empleados o

buscar un perfil de empleado que se adapte a las necesidades de la empresa y

posteriormente realizar la contratación del personal.

El éxito de las organizaciones se debe a la buena capacitación y selección de su

personal, una buena formación técnica profesional dentro de la empresa, asegura en un alto

porcentaje el cumplimiento de los objetivos. La actualización y mantenimiento de los

equipos informáticos es clave en el desarrollo de las actividades y cumplimiento de metas,

la tecnología en los últimos años ha cambiado radicalmente, es necesario que el personal

se esté actualizando con las últimas tendencias en los sectores de información, hardware y

software.
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Bibliografia

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