Manual

Administración de proyectos

MAESTRO: ING. VICTOR MANUEL FIERRO VEGA

ALUMNA:
AMAYRANI JIMENEZ NAVA

MATERIA:
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

“TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN DEL ÁREA SISTEMAS
INFORMATICOS”
5 “A”

OCOTITO, GRO., A 07 DE MARZO DEL 2018

 Introducción

Este método de organizar y planificar el trabajo persigue objetivos fundamentales

en toda organización: eficiencia, productividad, reducción de costes y tiempos,
sinergias, compensación de recursos, control, orden y evaluación continua de
resultados, entre muchas otras cosas.

La administración de proyectos ha tenido un gran desarrollo, ya que en los últimos

años se ha generado la necesidad de poder administrar un número cada vez más
grande de proyectos con variables distintas y características diferentes, en las
organizaciones además de que cada proyecto se encuentra en diferentes fases
dentro de su ciclo de vida, esto representa nuevos y difíciles retos en las
organizaciones

En la actualidad sigue siendo elevado el número de proyectos de software que se

abandonan o fracasan, sobre todo cuando éstos son complejos e involucran miles
o millones de dólares para su realización. En la mayoría de los casos, el fracaso se
debe a que el tiempo utilizado para el desarrollo del proyecto hace que éste se
convierta en no viable.

Es importante que el futuro ingeniero de software esté capacitado en la

“Administración de Proyectos” antes de que se integre por completo a la vida laboral,
donde es común, que la presión por entregar el producto a como de lugar y en una
fecha límite, impida finalizar con éxito un proyecto. El alumno debe saber que seguir
un buen proceso de desarrollo de software, aplicando correctamente las normas de
calidad, no garantiza que un proyecto se entregará trabajando correctamente y
además en el tiempo estimado, ya que existen otros aspectos importantes que se
deben tomar en cuenta
Indice
Fases de la planeción del proyecto
Inicio

•Mecanismos de selección de proyecto

•Carta del proyecto

•Determinar la meta global del proyecto

•Precisar el alcance general del proyecto

•Seleccionar los miembros iniciales del equipo

•Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los

interesados

El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se

requieren.
Carta de Proyecto

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

• Proporciona información general

Planeación

•Identificación de actividades o tareas

•Secuenciación de actividades

•Estimación de la duración/esfuerzo de las actividades

•Estimación de las necesidades de recursos

•Estimación de los costes de las actividades

•Representación gráfica del flujo de actividades

•Optimización de la planificación

•Estructura de Descomposición del Trabajo

En un EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) las tareas se definen con
claridad y pueden emplearse con fines de selección de personal, calendarización,
presupuestación, etc. La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes
en sus componentes individuales.

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarán.

Diagrama de Gantt

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas)

Es una técnica para el Planeamiento y Control; Su fundamento lo constituye el

gráfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo.

Es la representación gráfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y

tareas necesarias para realizar un proyecto.

Ejecución

•Dirigir el equipo

•Reunirse con los miembros del equipo

•Comunicarse con los terceros involucrados

•Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir

•Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

Reportes de avances

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del
proyecto. Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero (hito)

Control

•Vigilar las desviaciones del plan

•Emprender acciones correctivas

•Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados

•Cambiar los calendarios del proyecto

•Adaptar los niveles de recursos

•Cambiar el alcance del proyecto

•Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto

realice un buen seguimiento:

Técnico. - Controlando el avance de las tareas.

Económico. - De las horas invertidas, compras o pedidos realizados,

subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no
supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto:

•Recoger datos

•Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios.

•Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados.

•Informar

•Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos

•Replanificación
Conclusión

•Reconocimiento de logros y resultados

•Cierre de las operaciones y dispersión del equipo

•Aprendizaje de la experiencia del proyecto

•Revisión del proceso y resultados

•Redacción del informe final

 Proceso de administración de proyecto

Inicio

El inicio del proyecto incluye poner en claro qué se debe lograr con éste, plantear el
alcance y la selección de los miembros iniciales del equipo, la conformación de un
equipo de personas adecuado influirá mucho en el desarrollo posterior. El alcance
de un proyecto define su tamaño del proyecto, el tiempo y los recursos que se
requieren.

Los recursos necesarios se deben aprobar durante esta fase y se debe determinar
la fecha en la que estarán disponibles para poder empezar. Otras actividades
importantes en esta etapa son: la definición de los factores de riesgo y la definición
del o los modelos de desarrollo de software que se utilizarán.
Al terminar la fase de inicio, además del contrato, se debe contar con el Acta de
Constitución del proyecto y el documento del Enunciado del Alcance. Al final del
inicio del proyecto se debe formalizar la aceptación del alcance del proyecto, si
después surgen cambios éstos se aceptan o rechazan mediante un proceso de
control. Cuando hay una mala definición del alcance, lo más probable es que el
costo del proyecto sea muy alto.

En la tabla 4.1 se especifica lo que debe incluir cada uno de los documentos según
la Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos del Project Management
Institute.

Planeación

La planeación del proyecto consiste en: perfeccionar el alcance, hacer un listado de

tareas y actividades para lograr las metas, definir una secuencia de actividades,
desarrollar un calendario, elaborar un presupuesto, establecer fechas de entregas
parciales (hitos) y hacer un plan de emergencia, para que cada participante sepa
que hacer en el caso de un cambio en las prioridades o en las tareas.

El plan del proyecto debe aprobarse según las normas de calidad establecidas antes
de proceder con la siguiente etapa. Dependiendo del tamaño del proyecto, el
proceso de planeación puede resultar bastante complejo, esto se expone con más
detalle en el capítulo V. En la figura 4.2 podemos observar gráficamente las etapas
de la administración del proyecto y todas las actividades de la etapa de planeación.

Ejecución

La ejecución del proyecto incluye: dirigir al equipo, comunicarse con el cliente,

proveedores y demás externos, resolver conflictos y asegurar los recursos
necesarios (dinero, personal, equipo y tiempo). Como se puede apreciar en la figura
4.1 el proceso de ejecución en la administración de un proyecto es el que requiere
de mayor actividad por parte del administrador.

El monitoreo del proyecto es una de las actividades más importantes de la ejecución

de la administración. Un buen sistema de monitoreo debe contener los siguientes
cuatro puntos fundamentales:

1. Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

2. Un método para medir el desempeño actual.
3. Un método para comparar el desempeño actual contra el estándar.
4. Un método de retroalimentación.
En la práctica, como se puede apreciar en la figura 4.3, las etapas de planeación y
ejecución se retroalimentan una a la otra constantemente.

Cierre

El cierre del proyecto contempla una serie de actividades como:

 reconocimiento de logros y resultados,

 cierre de las actividades y dispersión del equipo,
 aprendizaje de la experiencia del proyecto,
 revisión del proceso y resultados, redacción del informe final,
 auditorías.

El cierre de un proyecto se puede clasificar según se ilustra en la figura4.4:

El cierre administrativo comprende las siguientes actividades:

 La elaboración y entrega de un Reporte final el cual debe contener:

 El presupuesto.
 El programa.
 Las evidencias.
  Las lecciones aprendidas
 El Reporte de control de cambios.
 La entrega de los Archivos del proyecto.
 Un Plan de transición entre el proyecto que finaliza y el siguiente. El cierre
del contrato abarca la recopilación de lo siguiente:
 Archivos de contrato.
 Manuales, planos.
 Bitácoras.
 Comunicados.
 Lecciones aprendidas.

Y finalmente la entrega del producto consiste en entregar el sistema, servicio o

resultado final al cliente.

Plan de trabajo
Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y
procesos con los cuales un equipo o una persona pueden lograr sus objetivos.
Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensión del alcance del proyecto.
Dentro del ámbito profesional o académico, los planes de trabajo te ayudarán a
mantenerte organizado mientras llevas a cabo algún proyecto. Con su ayuda,
podrás dividir un proceso en tareas más pequeñas y alcanzables, así como a
identificar las cosas que quieres lograr.

Pasos:

1 Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que
se crea un plan de trabajo. Antes de empezar a crearlo, deberás determinar lo que
quieres lograr con él para que así puedas prepararte adecuadamente. Ten en
cuenta que la mayoría de estos planes están orientados a un determinado plazo
(por ejemplo, 6 meses o 1 año).
  En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber
qué proyectos se realizarán en el trascurso de los próximos meses. Por lo
general, se desarrollan justo después de una evaluación anual de
desempeño o cuando los equipos emprenden proyectos de gran
envergadura. Los planes de trabajo también pueden ser el resultado de
sesiones de planificación estratégica que realiza la organización al principio
de un nuevo año calendario o fiscal.
 En el ámbito académico, los planes de trabajo pueden ayudar a los
estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros
a planificar el material didáctico para el semestre.
 Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarán a
determinar lo que piensas hacer, la manera en que lo harás y la fecha en que
planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarán a
llevar un registro de tus metas y tu progreso.

2 Escribe la introducción y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo

profesional, probablemente debas escribir una introducción y los antecedentes. Esto
le dará a tu supervisor o jefe la información necesaria para poner en contexto el plan
de trabajo. En un ámbito académico, estos puntos suelen ser innecesarios.
 La introducción debe ser breve e interesante. Recuérdales a tus superiores
la razón por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los
proyectos específicos que desarrollarás durante este periodo.
 Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crearás el
plan de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadísticos de
 informes recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o
evalúa las recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en
proyectos de trabajo anteriores.

3 Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo

referente a que ambos señalan cosas que esperas alcanzar por medio del plan de
trabajo. No obstante, también debes tener en cuenta las diferencias que tienen: las
metas son generales y los objetivos, más específicos.
 Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona
el máximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo
en un ámbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un
informe de investigación o aprender más sobre la redacción.
 Los objetivos, por su parte, deben ser específicos y tangibles. En otras
palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por
ejemplo, entrevistar personas para tu informe de investigación sería un buen
objetivo.
 En el caso de objetivos que varían considerablemente, muchos planes de
trabajo los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la meta a
corto plazo de la empresa para aumentar el público en un 30 % en tres meses
podría variar considerablemente de la meta a largo plazo de reforzar la
visibilidad de la marca en los medios sociales durante el próximo año.
 Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean
verbos de acción con significado específico (por ejemplo, “planear”, “escribir”,
“incrementar” y “medir”) en lugar de unos con significado ambiguo (por
ejemplo, “examinar”, “entender”, saber”, etc.).
4 Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos” SMART”.
SMART (siglas en inglés para específico, medible, alcanzable, relevante y con
tiempo limitado) es un acrónimo utilizando por personas que buscan resultados más
tangibles y factibles en los planes de trabajo.
 Especifico. ¿Qué se hará exactamente y para quién? Explica el público en el
que te enfocarás y todas las acciones específicas que emplearás para ayudarlo.
 Medible. ¿Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo? ¿Puedes
contar los resultados? ¿Has estructurado el plan de trabajo de una manera tal
que “la salud en Sudáfrica se incremente en el 2020” o que los casos de
VIH/SIDA en bebés sudafricanos recién nacidos disminuya un 20 % en el dicho
año?”.
o Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita
cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA en
los recién nacidos de Sudáfrica, te será imposible señalar con seguridad
que pudiste reducirla en un 20 %.
 Alcanzable. ¿Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los
recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las
limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable
únicamente si tienes una empresa pequeña. No obstante, si tu empresa es la
que domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
o En algunos casos, quizás necesites consultar con un experto o una
autoridad para determinar si los objetivos establecidos en el plan de
trabajo son factibles.
 Relevante. ¿Este objetivo tendrá un efecto en la meta o estrategia deseadas? Si
bien quizás sea importante para la salud en general, ¿medir la talla y el peso de
los estudiantes de secundaria produce directamente un cambio en los
procedimientos de salud mental? Asegúrate de que tus objetivos y métodos
establecidos guarden una relación clara e intuitiva.
 Tiempo limitado. ¿Cuándo se logrará este objetivo o cuándo se sabrá que todo
está terminado? Especifica un plazo límite invariable para el proyecto. Estipula
(si es posible) qué resultados harían que el proyecto finalice de manera
prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos.

5 Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitarás
para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarán según la finalidad del
plan de trabajo.
 En un ámbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un
presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y
libros. Si tu plan de trabajo es más formal, podrías incluir un presupuesto
detallado en un apéndice.
 En el ámbito académico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas
bibliotecas, materiales de investigación (p.ej. libros, periódicos y diarios),
acceso a computadoras e Internet, así como maestros y otras personas que
puedan ayudarte en caso de que tengas dudas.
 6 Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstáculos que pueden
interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar
un informe de investigación para la escuela, podrías descubrir que tu itinerario está
demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada. Por ende,
una limitación sería tu horario demasiado apretado, de modo que necesitarías
eliminar algunas cosas durante el semestre para así finalizar con eficacia el plan de
trabajo (si tienes más de una clase difícil por semestre, necesitarás recurrir a la
planificación).

7 Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en

un buen plan de trabajo. ¿Quién será responsable de terminar cada tarea? Puede
haber un equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se
mencionan los recursos), pero solo una será la encargada de hacer que se complete
a tiempo.

8 Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cómo emplearás los

recursos a tu disposición y superarás las limitaciones con la finalidad de alcanzar
tus metas y objetivos.
 Enumera las acciones específicas. Identifica las acciones diarias o semanales que
deberás realizar para poder cumplir con tus objetivos. También enumera las
acciones que los demás integrantes de tu equipo deberán realizar. Considera la
 posibilidad de utilizar un software de gestión de proyectos o un calendario personal
para mantener esta información organizada.
 Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten en
cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitarás contar con un
espacio disponible que te impida retrasarte.

Matriz de roles y actividades

En el ámbito de la gestión de proyectos, la matriz RACI tiene como utilidad,
fundamentalmente, clarificar las responsabilidades de los diferentes miembros del
proyecto sobre las distintas actividades del mismo. De esta forma, se asegura que
cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o equipo de
trabajo.

“En términos más generales, la Matriz RACI se utiliza para relacionar actividades
con personal, clarificando roles y responsabilidades, así como las relaciones entre
los integrantes de un equipo, departamento, etc.”

La determinación correcta, clara y precisa de las responsabilidades de cada uno de

los miembros de la organización resulta esencial para las empresas en términos de
eficacia y eficiencia.

Por lo general este tipo de diagramas muestran el trabajo que debe realizarse en la
columna izquierda como “actividades”. Los recursos asignados pueden
representarse como personas o grupos y se representan en las columnas.
El acrónimo RACI proviene del inglés y hace referencia a las responsabilidades más
frecuentemente incluidas en la matriz:

 Responsible (responsable)
Aquellos recursos que hacen el trabajo para lograr la tarea. Normalmente hay
un solo rol con el tipo de participación de responsable, aunque otros pueden
asumir el mismo al ser delegada dicha responsabilidad para ayudar en el
trabajo requerido.
 Accountable (“aprobador”)
Persona que rinde cuentas sobre la actividad, también definido como la
autoridad final de aprobación. En otras palabras, es a quien le corresponde
firmar la aprobación del trabajo que es proporcionado por el Responsable.
Sólo debe haber un “Accountable” especificado para cada tarea o entrega.
 Consulted (consultado)
Son aquellos no directamente implicados en el desarrollo de las actividades,
pero que se les solicita opiniones, y con quienes existe una comunicación
bidireccional.
 Informed (informado)
Aquellos que se mantienen al día sobre los progresos, generalmente, cuando
la tarea se termina o entrega, o quienes reciben las salidas de un proceso y
con el que sólo hay una vía de comunicación unidireccional.

Para aplicarla basta con seguir unas sencillas directrices:

 Identificar las actividades (y colocarlas como filas de la matriz)

  Identificar / definir los principales roles funcionales (y colocarlos como
columnas de la matriz)
 Asignar los códigos “RACI” a cada tarea
 Identificar ambigüedades o problemas (solapamientos, vacíos, dudas, etc.) y
trabajar para solucionarlos
 Distribuir la matriz e incorporar el Feedback
 Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el proceso
 Asegurar que se haga una actualización periódica de la matriz

Hay que tener en cuenta que un mismo rol puede ser compartido por más de una
persona o viceversa (sobre todo en las organizaciones de menor dimensión).

Ejemplo:

Organigrama
Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o de
una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación
gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o
informático.
Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada y
cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales
de la organización.

Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y
competencias vigentes.

De esta manera, los organigramas deben representar de forma gráfica o

esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. No
tienen que abundar en detalles, sino que su misión es ofrecer información fácil de
comprender y sencilla de utilizar.

Ejemplo:

Cronograma de actividades

Es una descripción especifica de las actividades y del tiempo que se va a emplear

para la ejecución del proyecto. Se debe organizar el trabajo en fechas probables,
para saber cuánto tiempo requerirá elaborar el trabajo definitivo. Para su
presentación se utilizan generalmente diagramas, lo que permite visualizar mejor el
tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que hay varias
actividades en un mismo tiempo.

CRONOGRAMA TIPO PAY

En este ejemplo se especifica el tiempo dedicado a trabajos en ciertas entidades en

términos de porcentajes de tiempo.

CRONOGRAMA TRADICIONAL

Aquí observamos de manera clara como se especifican en una serie de columnas

las fechas y en seguida, en varios renglones, las actividades a realizarse dentro de
un programa establecido en el Instituto de Especialización Judicial. Los cuadros en
tonos grises indican la actividad que ha de realizarse en dicho día. Este es sin duda
el tipo de cronograma más utilizado.
DIAGRAMA DE GANTT

Son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales

están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada;
también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal
ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los
usuarios finales.

DIAGRAMA DE PERT

El diagrama PERT es una representación gráfica de las relaciones entre las tareas
del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla.

CALENDARIO DE UN PROYECTO
Designa la programación predeterminada de los trabajos para todos los recursos
asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un
período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los
calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y
modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios
laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.

Ejemplo:

Elementos de comunicación
Es el proceso utilizado para determinar qué tipo de información enviar, a quien
mandarla, cuando o que tan frecuentemente y cómo manejarla o formatearla para
que sea efectiva. Se deben monitorear continuamente las actividades de
comunicación para asegurarse que el proceso está establecido y es mantenido de
manera efectiva. Su foco principal es establecer y mantener expectativas comunes
de las prácticas de administración.
https://es.wikihow.com/crear-un-plan-de-trabajo

https://articulospm.files.wordpress.com/2012/07/matriz-de-asignacic3b3n-de-
responsabilidades1.pdf

https://www.educadictos.com/matriz-raci/

https://es.slideshare.net/angelpcamargo/plan-de-comunicacin-14567614

https://www.recursosenprojectmanagement.com/lista-de-contactos/