Manual

Manual de
norMas e
ProcediMentos
de Protocolo
Manual de norMas e ProcediMentos
Para de Protocolo Para a adMinistração
Pública do estado de são Paulo
a
adMinistração
Pública
do estado de
são Paulo
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
DE PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO
Governador
Geraldo Alckmin
CASA CIVIL
Secretário-Chefe da Casa Civil
Edson Aparecido
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Coordenador
Izaias José de Santana
Diretora Técnica do Departamento de Gestão do

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Técnica do Departamento de Preservação

e Difusão do Acervo
zĂƌĂWƌĂĚŽ&ĞƌŶĂŶĚĞƐWĂƐĐŽƩŽ
Pesquisa e produção de conteúdo: Centro de

Coordenação dos Protocolos Estaduais
ůŝĂŶĂDĂƌƟŶĞůůŝǀĂŐůŝĂŶŽ;ŝƌĞƚŽƌĂͿ
ŶĚƌĠDŽŶƚĂŐŶĞƌ
ůĞƐƐĂŶĚƌĂŽƌǌĞƩŽDŽƌĞŶŽ
Erich Ewald Kliemke
ůŝƐĂŶŐĞůĂDĞŶĚĞƐYƵĞŝƌŽǌ
Keli Davi Moreira
Lauriany Geize da Silva
Leandro Teixeira Estrella
ZŽŐĠƌŝŽDĂĚĞŝƌĂĚĞDŽƵƌĂĂŵƉŽƐ
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
DE PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO
Arquivo Público do Estado

São Paulo
2013
ŽƉǇƌŝŐŚƚΞϮϬϭϯďǇ
Departamento de Gestão do Sistema
de Arquivos do Estado de São Paulo
Rua Voluntários da Pátria, 596, 02010-000, São Paulo – SP
dĞů͗͘;ϭϭͿϮϬϴϵͲϴϭϱϮ
ĐĞƐƚĂĚƵĂŝƐΛƐƉ͘ŐŽǀ͘ďƌ
ŝƐƉŽŶşǀĞůŶŽƐşƚŝŽǁǁǁ͘ĂƌƋƵŝǀŽĞƐƚĂĚŽ͘ƐƉ͘ŐŽǀ͘ďƌ
Permitida a reprodução parcial ou total desde que indicada a fonte
&ŝĐŚĂĂƚĂůŽŐƌĄĨŝĐĂĞůĂďŽƌĂĚĂƉŽƌZĞŶĂƚĂ'ŽŶĕĂůǀĞƐ
CRB – 8 nº 8248
M252 Manual de normas e procedimentos de protocolo para a Administração

Pública do Estado de São Paulo. - São Paulo: Arquivo Público do
Estado, 2013.
116 p.
ISBN 978-85-63443-08-3
ϭ͘ WƌŽƚŽĐŽůŽƐ ʹ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ĚŽ ƐƚĂĚŽ ;^ĆŽ WĂƵůŽͿ͘
2. Serviços de Protocolo – normas e procedimentos. 3. Gestão
Documental. I. Título.
CDU: 025
COLABORADORES
DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SAESP

Caio Graco Cobério Valério
Camila Brandi de Souza
Camila Giovana Ribeiro
Hilda Delatorre
Luiz Felipe Loureiro Foresti
Maria Elisa Pereira
Manuella Soares Ramalho
Ricardo José de Melo
Ricardo Silvestre
OUTROS ÓRGÃOS E ENTIDADES

ĞůŵŝƌŽŽƌƌĞĂĚĞĂŵĂƌŐŽ;WƌŽĐƵƌĂĚŽƌŝĂ'ĞƌĂůĚŽƐƚĂĚŽͿ
ůĂƵĚĞƚĞ&ƌĂŶĐŝƐĐŽĚĞ^ŽƵǌĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ^ĞŐƵƌĂŶĕĂWƷďůŝĐĂͿ
ŝŽŶĞ>ƵŝǌĚŽƐ^ĂŶƚŽƐ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂĚƵĐĂĕĆŽͿ
ĚŶƵƐĂZŝďĞŝƌŽĚĞ^ĂŶƚĂŶĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ&ĂǌĞŶĚĂͿ
:ŽĂŶĂ͛ƌĐ&ĞůŝƉĞDĂĐŚĂĚŽ;ŽŵƉĂŶŚŝĂŵďŝĞŶƚĂůĚŽƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽWĂƵůŽʹd^Ϳ
:ŽĆŽsĞŶĐĞƐůĂƵZŽĐŚĂ;,ŽƐƉŝƚĂůĚĂƐůşŶŝĐĂƐĚĂ&ĂĐƵůĚĂĚĞĚĞDĞĚŝĐŝŶĂĚĂhŶŝǀĞƌƐŝĚĂĚĞ
ĚĞ^ĆŽWĂƵůŽͿ
:ŽƌŐĞhĐŚŝǇĂŵĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂƵůƚƵƌĂͿ
>ƵŝǌĂƌůŽƐĚĞĂƌǀĂůŚŽ^ŝůǀĂ;ĂƐĂŝǀŝůͿ
DĂƌŝĂƉĂƌĞĐŝĚĂĚĞKůŝǀĞŝƌĂ;&ƵŶĚĂĕĆŽƉĂƌĂĂWƌŽĚƵĕĆŽĞĂŽŶƐĞƌǀĂĕĆŽ&ůŽƌĞƐƚĂůĚŽ
ƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽWĂƵůŽͿ
DĂƌŝĂĚĞ&ĄƚŝŵĂWĞƌĞŝƌĂ^ĂƌĚŝŶŚĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ^ĂƷĚĞͿ
DĂƌŝĂ'ĞƌƵƐĞŶĞŝĚĞ^ŝůǀĂĚĞ:ĞƐƵƐ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚŽDĞŝŽŵďŝĞŶƚĞͿ
sĂůƋƵşƌŝĂĞĂƚƌŝǌĚĂŽƐƚĂ;^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂƵůƚƵƌĂͿ
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO
WƌŽũĞƚŽŐƌĄĮĐŽ
Marli Santos de Jesus
Diagramação
Ricardo Ferreira
Impressão e acabamento
Imprensa Oficial do Estado de São Paulo
Sumário
Apresentação ............................................................................................... 9
Introdução ................................................................................................. 11
ϭ͘WŽůşƟĐĂƐƚĂĚƵĂůĚĞƌƋƵŝǀŽƐĞ'ĞƐƚĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ........................ 15
2. Documentos de Arquivo ........................................................................ 17
3. Recebimento.......................................................................................... 19
ϰ͘ZĞŐŝƐƚƌŽ .................................................................................................. 27
5. Abertura de Expediente ......................................................................... 35
6. Autuação de Processo ........................................................................... 39
7. Encerramento e Abertura de Volume .................................................... 49
8. Tramitação ............................................................................................. 53
9. Expedição............................................................................................... 57
10. Juntada ................................................................................................ 61
11. Desentranhamento .............................................................................. 65
12. Apensamento ...................................................................................... 69
13. Desapensamento ................................................................................. 73
14. Incorporação ........................................................................................ 75
15. Encerramento de Documento ............................................................. 79
ϭϲ͘ZĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ ..................................................................................... 83
ϭϳ͘ZĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞĂĚĂƐƚƌŽ ................................................................... 89
18. Consulta ............................................................................................... 95
19. Pedido de Vista .................................................................................... 99
ϮϬ͘ZĞĂƟǀĂĕĆŽ.......................................................................................... 103
21. Recomendações de Conservação ...................................................... 105
22. Índice Remissivo ................................................................................ 107
Ϯϯ͘ZĞĨĞƌġŶĐŝĂƐŝďůŝŽŐƌĄĮĐĂƐ .................................................................. 111
7
Apresentação
As unidades de protocolo atuam especialmente na produção, recepção, dis-

tribuição e controle de documentos correntes, que estão em curso, e que são
ainda frequentemente consultados.
EŽĞǆĞƌĐşĐŝŽĚĞƐƵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐ͕ĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĂƐƐĞŐƵƌĂŵƋƵĞŽƐ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝĐŽƐĐƵŵƉƌĂŵĂƐĮŶĂůŝĚĂĚĞƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐĞůĞŐĂŝƐƉĂƌĂ
as quais foram produzidos.
Ɛ ĂƟǀŝĚĂĚĞƐ ĚĞ ƉƌŽƚŽĐŽůŽ ƐĆŽ ĚĞĐŝƐŝǀĂƐ ƉĂƌĂ Ă ĞĨĞƟǀĂ ŝŵƉůĞŵĞŶƚĂĕĆŽ ĚĞ
ƵŵĂƉŽůşƟĐĂĚĞŐĞƐƚĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŶĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽƐƚĂĚƵĂů͕ƵŵĂǀĞǌ
ƋƵĞƐĞŝĚĞŶƟĮĐĂŵĐŽŵŽƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĞŽƉĞƌĂĕƁĞƐƚĠĐŶŝĐĂƐƌĞĨĞƌĞŶƚĞƐă
produção e tramitação dos documentos em fase corrente, nos termos do art.
3º da Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de pro-
cedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
EŽƚĂͲƐĞƋƵĞĂŐĞƐƚĆŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂůĐŽŵĞĕĂŶŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐ͕ƉŽŝƐŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞĚŽ-
cumentos, no momento de sua produção ou recepção, deve ser realizado de
ĂĐŽƌĚŽĐŽŵĐƌŝƚĠƌŝŽƐƉƌĞǀŝĂŵĞŶƚĞĚĞĮŶŝĚŽƐŶŽƐƉůĂŶŽƐĚĞĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĞƚĂďĞůĂƐ
ĚĞƚĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘EĞƐƐĞƐĞŶƟĚŽ͕ĠƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞŝŶĚŝƐƉĞŶƐĄǀĞů
ăĞĮĐĄĐŝĂĚĂƉŽůşƟĐĂĚĞŐĞƐƚĆŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂů͕ƉŽŝƐĂƐƐĞŐƵƌĂŽĞĨĞƟǀŽĐŽŶƚƌŽůĞĚŽƐ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞƐĚĞĂƐƵĂŽƌŝŐĞŵ͘
ŽƌĞŐŝƐƚƌĂƌĞĐŽŶƚƌŽůĂƌŽƚƌąŵŝƚĞĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝĐŽƐ͕ŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐ
ĐƵŵƉƌĞŵƵŵĂĨƵŶĕĆŽĞƐƐĞŶĐŝĂůƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌĂĐĞůĞƌŝĚĂĚĞĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽĚĞĐŝ-
sório, bem como para viabilizar a avaliação e controle interno e externo da
Administração Pública.
EĞƐƐĞĐŽŶƚĞǆƚŽ͕ĠƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞŝŵƉƌĞƐĐŝŶĚşǀĞůƚĂŶƚŽƉĂƌĂŽƌŝĞŶƚĂƌĂĂƚƵĂ-
ĕĆŽĚŽŐĞƐƚŽƌƉƷďůŝĐŽƋƵĂŶƚŽƉĂƌĂƉƌŽŵŽǀĞƌĂƉĂƌƟĐŝƉĂĕĆŽĞŽĂĐĞƐƐŽĚŽƐ
ĐŝĚĂĚĆŽƐĂƌĞŐŝƐƚƌŽƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀŽƐĞĂŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƐŽďƌĞĂƚŽƐĚĞŐŽǀĞƌŶŽ͘
ŽŵĂƉƌŽŵƵůŐĂĕĆŽĚŽĞĐƌĞƚŽŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ƋƵĞƌĞŐƵůĂŵĞŶƚĂĂ>ĞŝĚĞ
ĐĞƐƐŽ ă /ŶĨŽƌŵĂĕĆŽ ŶǑ ϭϮ͘ϱϮϳͬϮϬϭϭ͕ ĂƐ ƵŶŝĚĂĚĞƐ ĚĞ ƉƌŽƚŽĐŽůŽ ƉĂƐƐĂƌĂŵ
Apresentação 9
Ă ĚĞƐĞŵƉĞŶŚĂƌ ƵŵĂ ĨƵŶĕĆŽ ĂŝŶĚĂ ŵĂŝƐ ĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐĂ͕ ƉŽŝƐ ĚĞ ƐƵĂ ĞĮĐŝġŶĐŝĂ
dependem também o bom desempenho e qualidade dos Serviços de Infor-
mações ao Cidadão – SIC.
WŽƌ ƚŽĚŽ Ž ĞǆƉŽƐƚŽ͕ ĨĞǌͲƐĞ ƵƌŐĞŶƚĞ Ă ƵŶŝĨŽƌŵŝǌĂĕĆŽ ĚĞ ŶŽƌŵĂƐ Ğ ƉƌŽĐĞĚŝ-
ŵĞŶƚŽƐƋƵĞƌĞŐƵůĞŵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕ƚŽƌŶĂŶĚŽͲŽƐŵĂŝƐĄŐĞŝƐĞ
ƐĞŐƵƌŽƐ͘ƐƐĞĨŽŝŽĚĞƐĂĮŽƋƵĞĂĞƋƵŝƉĞĚŽĞŶƚƌŽĚĞŽŽƌĚĞŶĂĕĆŽĚŽƐWƌŽ-
tocolos Estaduais, deste Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo, assumiu e levou a cabo, com o maior êxito.
dƌĂƚĂͲƐĞĚĞƵŵĂĞƚĂƉĂƉƌĞƉĂƌĂƚſƌŝĂăŝŵƉůĞŵĞŶƚĂĕĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂ/ŶĨŽƌŵĂ-
ƟǌĂĚŽ hŶŝĮĐĂĚŽ ĚĞ 'ĞƐƚĆŽ ƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ğ /ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ʹ
^WĚŽĐ͕ ŶŽƐ ƚĞƌŵŽƐ ĚŽ ĞĐƌĞƚŽ ŶǑ ϱϱ͘ϰϳϵͬϮϬϭϬ͕ ĂůƚĞƌĂĚŽ ƉĞůŽ ĞĐƌĞƚŽ ŶǑ
ϱϲ͘ϮϲϬͬϮϬϭϬ͘ K ^WĚŽĐ Ġ Ƶŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ ĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ
dos documentos públicos estaduais, que promove o controle de documen-
ƚŽƐĚĞƐĚĞĂƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽ͕ĚƵƌĂŶƚĞƐƵĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͕ĂƚĠƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů
;ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞͿ͘
ƐƉĞƌĂŵŽƐƋƵĞĞƐƚĞDĂŶƵĂůƐĞũĂƵŵĂĨĞƌƌĂŵĞŶƚĂƷƟůƉĂƌĂŽƐƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐĞƐ-
taduais que atuam nas unidades de protocolo e que contribua para a moder-
nização da Administração Pública Estadual.
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora técnica do Departamento de Gestão do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo
Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo

10 para a Administração Pública do Estado de São Paulo
Introdução
O Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais - CCPE
ƌŝĂĚŽƉĞůŽĞĐƌĞƚŽŶ͘Ǒϱϰ͘ϮϳϲͬϮϬϬϵ͕ƋƵĞƌĞŽƌŐĂŶŝǌŽƵĂhŶŝĚĂĚĞĚŽƌƋƵŝǀŽ
Público do Estado, o Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais - CCPE
ŝŶƚĞŐƌĂŽĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂĚĞƌƋƵŝǀŽƐĚŽƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽ
Paulo – DGSAESP.
O CCPE tem como atribuições elaborar normas e procedimentos padronizados
ƉĂƌĂŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐ͕ƉƌŽŵŽǀĞƌĂŝŶƚĞŐƌĂĕĆŽƐŝƐƚġŵŝĐĂĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞ
ƉƌŽƚŽĐŽůŽĐŽŵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͕ŽƌŝĞŶƚĂƌĞƉƌŽŵŽǀĞƌĂĐĂƉĂĐŝƚĂĕĆŽĚĞ
servidores que atuam nas Unidades de Protocolo, desenvolver estudos sobre
ŽŇƵǆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐǀŝƐĂŶĚŽăƉĂĚƌŽŶŝǌĂĕĆŽĚĞƐĞƵƚƌąŵŝƚĞĞĂƌĞĐƵƉĞƌĂĕĆŽ
ƌĄƉŝĚĂ ĚĞ ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ ĐŽŽƌĚĞŶĂƌ ĂƐ ĂƟǀŝĚĂĚĞƐ ĚĞ ĚĞƐĞŶǀŽůǀŝŵĞŶƚŽ Ğ ŝŵƉůĞ-
ŵĞŶƚĂĕĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂ/ŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽhŶŝĮĐĂĚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞŽĐƵ-
mentos e Informações - SPdoc, atender e promover treinamento para operação
do sistema SPdoc e assessorar o Comitê Gestor do SPdoc no desenvolvimento de
ƐƵĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚŽEƷĐůĞŽĚĞƉŽŝŽĂŽŽŵŝƚġ'ĞƐƚŽƌ͘
ĨĞƟǀĂŵĞŶƚĞŝŵƉůĞŵĞŶƚĂĚŽŶŽŝŶşĐŝŽĚĞϮϬϭϭ͕ĐŽŵĂŶŽŵĞĂĕĆŽĚĞƵŵĂĚŝ-
ƌĞƚŽƌĂƚĠĐŶŝĐĂĞĂĐŚĞŐĂĚĂĚĞĞǆĞĐƵƟǀŽƐƉƷďůŝĐŽƐƉĂƌĂŝŶƚĞŐƌĂƌŽƐĞƵĐŽƌƉŽ
técnico – aprovados no primeiro concurso público realizado na história do
Arquivo Público do Estado –, a primeira ação do CCPE foi a elaboração de
ƵŵŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽƚĠĐŶŝĐŽƉĂƌĂŽƌŝĞŶƚĂƌŽĂƚĞŶĚŝŵĞŶƚŽĂŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐ
da Administração Pública Estadual quanto aos procedimentos de protocolo.
A elaboração do Manual
A elaboração do Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a

Administração Pública do Estado de São Paulo ƚĞǀĞĐŽŵŽŽďũĞƟǀŽŐĂƌĂŶƟƌ
ĂƉĂĚƌŽŶŝǌĂĕĆŽĚŽƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞĂŽƟŵŝǌĂĕĆŽĚĂƐƉƌĄƟĐĂƐ
ĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐŶŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐ͘
ŵĞƚŽĚŽůŽŐŝĂĚĞƚƌĂďĂůŚŽĐŽŶƐŝƐƟƵŶĂĂŶĄůŝƐĞĚĞŵĂŶƵĂŝƐƚĠĐŶŝĐŽƐĞƌĞĨĞ-
ƌġŶĐŝĂƐůĞŐŝƐůĂƟǀĂƐƐŽďƌĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉƌŽĚƵǌŝĚŽƐƉŽƌŝŶƐƟ-
tuições públicas e privadas, do Brasil e do exterior, bem como na realização
Introdução 11
de visitas técnicas aos setores de protocolo centrais das Secretarias de Esta-
ĚŽĞĚĂƐĞŶƟĚĂĚĞƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐƉĂƌĂĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽĚĂƐƉƌĄƟĐĂƐĂĚŽƚĂĚĂƐ͘
Considerando o elevado número de setores de protocolo existentes na Admi-
nistração Pública Estadual, o CCPE selecionou os setores de protocolo dos se-
ŐƵŝŶƚĞƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐƉĂƌĂƌĞĂůŝǌĂƌĂƐǀŝƐŝƚĂƐƚĠĐŶŝĐĂƐ͗^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽ
da Administração Penitenciária, Hospital das Clínicas da Faculdade de Medici-
na da Universidade de São Paulo, Comando Geral da Polícia Militar, Secretaria
de Estado da Educação, Secretaria de Estado da Saúde, Secretaria de Estado do
Meio Ambiente, Secretaria de Estado da Cultura, Secretaria de Estado da Fa-
ǌĞŶĚĂ͕^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ:ƵƐƟĕĂĞĞĨĞƐĂĚĂŝĚĂĚĂŶŝĂ͕/ŶƐƟƚƵƚŽĚĞDĞ-
ĚŝĐŝŶĂ^ŽĐŝĂůĞĚĞƌŝŵŝŶŽůŽŐŝĂĚĞ^ĆŽWĂƵůŽͲ/D^͕^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĞ
WůĂŶĞũĂŵĞŶƚŽĞĞƐĞŶǀŽůǀŝŵĞŶƚŽZĞŐŝŽŶĂů͕ĂƐĂŝǀŝů͕hŶŝǀĞƌƐŝĚĂĚĞƐƚĂĚƵĂů
de Campinas - UNICAMP e Companhia do Metropolitano de São Paulo - Metrô.
As visitas técnicas ocorreram entre os meses de fevereiro de 2011 e março
de 2012, e possibilitaram o mapeamento das diversas formas de execução de
ĐĂĚĂƵŵĂĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕ďĞŵĐŽŵŽĚĂƐĚŝĨĞƌĞŶƚĞƐĚĞŶŽŵŝŶĂ-
ĕƁĞƐƋƵĞƵŵĂŵĞƐŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞƌĞĐĞďŝĂ͕ŶŽƐĚŝǀĞƌƐŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂ
Administração Pública Estadual.
ƉƌŝŵĞŝƌĂǀĞƌƐĆŽĚŽDĂŶƵĂůĨŽŝƐƵďŵĞƟĚĂăĂŶĄůŝƐĞĚĞƌĞƉƌĞƐĞŶƚĂŶƚĞƐĚŽƐ
demais Centros do Departamento de Gestão do SAESP, por meio da realiza-
ção de reuniões de trabalho, realizadas no período de abril a setembro de
2011.
ƉſƐĂǀĂůŝĚĂĕĆŽƌĞĂůŝǌĂĚĂŶŽĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽĚŽ^^WĨŽŝĐŽŶƐƟ-
tuído Grupo de Trabalho com representantes de diferentes setores de proto-
ĐŽůŽĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂůƉĂƌĂĂƐƐĞŐƵƌĂƌĂĂĚĞƋƵĂĕĆŽĚŽDĂ-
ŶƵĂůăƌĞĂůŝĚĂĚĞ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĂĂŶĄůŝƐĞĚĞĂŐĞŶƚĞƐƉƷďůŝĐŽƐƌĞĐŽŶŚĞĐŝĚĂŵĞŶƚĞ
especializados na sua área de atuação.
K'ƌƵƉŽĚĞdƌĂďĂůŚŽƚĞǀĞĂƉƌĞŽĐƵƉĂĕĆŽĚĞĚĞĮŶŝƌƌŽƟŶĂƐĐĂƉĂǌĞƐĚĞĞƐƚĂ-
ďĞůĞĐĞƌƵŵƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƉĂĚƌĆŽƉĂƌĂĂĞǆĞĐƵĕĆŽĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽ-
ĐŽůŽ͕ŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞŵĞŶƚĞĚĂŝŶĨƌĂĞƐƚƌƵƚƵƌĂƚĞĐŶŽůſŐŝĐĂĚŝƐƉŽŶşǀĞů͘
WĂƌƟĐŝƉĂƌĂŵĚĂƐƌĞƵŶŝƁĞƐĚĞǀĂůŝĚĂĕĆŽ͕ĞŶƚƌĞŽƐŵĞƐĞƐĚĞĚĞǌĞŵďƌŽĚĞϮϬϭϮ
ĞĨĞǀĞƌĞŝƌŽĚĞϮϬϭϯ͕ĚŝƌĞƚŽƌĞƐĞͬŽƵƌĞƉƌĞƐĞŶƚĂŶƚĞƐĚĞƐĞƚŽƌĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ
ĚĞĂůŐƵŶƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂů͘
ƷůƟŵĂĞƚĂƉĂĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚĞƵăĚŝƐƉŽŶŝďŝůŝǌĂĕĆŽĚŽDĂŶƵĂůƉĂƌĂŽŶƐƵůƚĂWƷ-
ďůŝĐĂŶŽƐşƟŽĚŽƌƋƵŝǀŽWƷďůŝĐŽĚŽƐƚĂĚŽ͕ŶŽƉĞƌşŽĚŽĚĞϮϲĚĞĂŐŽƐƚŽĂϮϰ
ĚĞƐĞƚĞŵďƌŽĚĞϮϬϭϯ͕ǀŝƐĂŶĚŽĞƐƟŵƵůĂƌĂƌĞŇĞǆĆŽĚĞƚŽĚŽƐŽƐƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐ
estaduais que atuam nos serviços de protocolo da Administração Estadual
ƉĂƌĂŽĂƉƌŝŵŽƌĂŵĞŶƚŽĚĞƐƵĂƐƌŽƟŶĂƐĚĞƚƌĂďĂůŚŽ͕ďĞŵĐŽŵŽĂƉĂƌƟĐŝƉĂĕĆŽ
de outros interessados.

ƵƌĂŶƚĞŽƉĞƌşŽĚŽĞŵƋƵĞŽDĂŶƵĂůĞƐƚĞǀĞĚŝƐƉŽŶşǀĞůŶŽƐşƟŽĚŽƌƋƵŝǀŽ
Público do Estado todas as manifestações foram processadas e analisadas.
Todo o processo de trabalho foi devidamente documentado em relatórios e
atas, que compõem o Dossiê de elaboração do manual.
Os desdobramentos
O Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração

Pública do Estado de São Paulo contribuirá para a capacitação dos servidores
estaduais que atuam nos setores de protocolo melhorando o seu nível técni-
co e imprimindo maior qualidade aos serviços.
ƉĂĚƌŽŶŝǌĂĕĆŽĚĞƌŽƟŶĂƐ͕ďĞŵĐŽŵŽĂƵŶŝĨŽƌŵŝǌĂĕĆŽĚĞĐŽŶĐĞŝƚŽƐĐŽŶƚƌŝďƵŝ-
ƌĆŽƉĂƌĂƵŵĂĂŵƉůĂĐŽŵƵŶŝĐĂĕĆŽĞŝŶƚĞŐƌĂĕĆŽĚŽƐƐĞƌǀŝĕŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕Ă
uniformização da produção documental no Estado e o controle de todos os do-
ĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĚƵǌŝĚŽƐĞƌĞĐĞďŝĚŽƐƉĞůŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ
WƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂůĂƚĠĂƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů;ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶ-
ƚĞͿ͕ďĞŵĐŽŵŽĂƐƐĞŐƵƌĂƌĆŽĂƌĞĐƵƉĞƌĂĕĆŽƌĄƉŝĚĂĞĨĄĐŝůĚĂŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ͘
ĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞĚŽDĂŶƵĂůĐŽŵŽĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ƋƵĞƌĞ-
ŐƵůĂŵĞŶƚĂĂ>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϭϮ͘ϱϮϳͬϮϬϭϭƋƵĞƌĞŐƵůĂŽĂĐĞƐƐŽăƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕
ĂƐƐĞŐƵƌĂƌĄĂŽĐŝĚĂĚĆŽŽĂĐĞƐƐŽăŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽƉƷďůŝĐĂĞ͕ĚĞƐƚĞŵŽĚŽ͕ĂĞĨĞ-
ƟǀĂĕĆŽĚŽƐƉƌŝŶĐşƉŝŽƐĐŽŶƐƟƚƵĐŝŽŶĂŝƐĚĂƚƌĂŶƐƉĂƌġŶĐŝĂĞĚŽĐŽŶƚƌŽůĞƐŽĐŝĂů͘
ƉĂĚƌŽŶŝǌĂĕĆŽĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĞĚĂƐƌŽƟŶĂƐĚŽƐƐĞƌǀŝĕŽƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĠŽ
ƉƌŝŵĞŝƌŽƉĂƐƐŽƉĂƌĂĂƐƐĞŐƵƌĂƌĂŝŶƚĞŐƌĂĕĆŽĚŽƐƉƌŽƚŽĐŽůŽƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐ͕ƉĞƌŵŝ-
ƟŶĚŽĂŽ'ŽǀĞƌŶŽWĂƵůŝƐƚĂƌĞƵŶŝƌĞŵƵŵĂƷŶŝĐĂďĂƐĞĚĞĚĂĚŽƐͲ^ŝƐƚĞŵĂ/Ŷ-
ĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽhŶŝĮĐĂĚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ/ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ
ʹĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƌĞůĂƟǀĂƐĂƚŽĚŽƐŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞƐƚĂĚƵĂŝƐʹĞŵƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ
ŽƵĂƌƋƵŝǀĂĚŽƐͲĂƵǆŝůŝĂŶĚŽŽƉƌŽĐĞƐƐŽĚĞƉůĂŶĞũĂŵĞŶƚŽĞƐƚƌĂƚĠŐŝĐŽĞĂƚŽŵĂ-
da de decisões.
Equipe do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais
Introdução 13
1.WŽůşƟĐĂƐƚĂĚƵĂůĚĞƌƋƵŝǀŽƐ
e Gestão de Documentos
ŽĐŽŶũƵŶƚŽĚĞĚŝƌĞƚƌŝǌĞƐ͕ŶŽƌŵĂƐ͕ŵĠƚŽĚŽƐĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞŽƌŐĂŶŝ-
ǌĂĕĆŽĞĨƵŶĐŝŽŶĂŵĞŶƚŽĚĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞĂƌƋƵŝǀŽǀŝƐĂŶĚŽĂƐ-
ƐĞŐƵƌĂƌĂŐĞƐƚĆŽ͕ĂƉƌĞƐĞƌǀĂĕĆŽĞŽĂĐĞƐƐŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ
públicas estaduais.
dŽĚĂƌŽƟŶĂĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂĠƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂĞŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƐĞŶĚŽĚĞǀĞƌ dos ór-
ŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂůĂŐĞƐƚĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ĐŽŵŽŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽĚĞĂƉŽŝŽăĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ͕ăĐƵůƚƵƌĂĞĂŽĚĞƐĞŶǀŽůǀŝŵĞŶƚŽ
ĐŝĞŶơĮĐŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰͿ͘
ŽŶƐŝĚĞƌĂͲƐĞ ŐĞƐƚĆŽ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ž ĐŽŶũƵŶƚŽ ĚĞ ƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ Ğ ŽƉĞ-
ƌĂĕƁĞƐƚĠĐŶŝĐĂƐƌĞĨĞƌĞŶƚĞƐăƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͕ƵƐŽ͕ĂǀĂůŝĂĕĆŽĞĂƌ-
quivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
ƌĞĐŽůŚŝŵĞŶƚŽƉĂƌĂŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞ;>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϴ͘ϭϱϵͬϭϵϵϭĞĞĐƌĞƚŽ
ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰͿ͘
YƵĂŝƐƋƵĞƌĂĕƁĞƐƋƵĞŝŵƉůŝƋƵĞŵĞŵĚĞƐƚƌƵŝĕĆŽ͕ŝŶƵƟůŝǌĂĕĆŽŽƵĚĞƚĞ-
rioração do patrimônio documental público são consideradas crime
ĐŽŶƚƌĂŽƉĂƚƌŝŵƀŶŝŽĐƵůƚƵƌĂů͕ĐŽŵƉĞŶĂƐƉƌĞǀŝƐƚĂƐŶĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽ͘
ŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ&ĞĚĞƌĂůĚĞϭϵϴϴ͕ĂƌƟŐŽϮϭϲ͕ΑϭǑ
>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϵ͘ϲϬϱͬϭϵϵϴ͕ĂƌƟŐŽϲϮ͕ŝŶĐŝƐŽ//
ĞĐƌĞƚŽĨĞĚĞƌĂůŶΣϯ͘ϭϳϵͬϭϵϵϵ͕ĂƌƟŐŽϰϵ͕ŝŶĐŝƐŽ//
ſĚŝŐŽWĞŶĂů͕ĂƌƟŐŽϯϬϱ
1.1 Integram a política estadual de arquivos e gestão de documentos:

1.1.1 Serviços de protocolo: unidades técnicas responsáveis pelo rece-
ďŝŵĞŶƚŽ͕ƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ĚŝƐƚƌŝďƵŝĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĞĐŽŶƚƌŽůĞĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘
1.1.2 Serviços de arquivo: unidades técnicas responsáveis por reunir,
ŽƌĚĞŶĂƌ͕ŐƵĂƌĚĂƌ͕ƉƌĞƐĞƌǀĂƌĞĚĂƌĂĐĞƐƐŽĂŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŽďƐƵĂĐƵƐ-
ƚſĚŝĂ͕ƐĞŐƵŶĚŽŽƐƉƌŝŶĐşƉŝŽƐĞƚĠĐŶŝĐĂƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͘
1.1.3 Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA: ŐƌƵƉŽƐ
ƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞƐĞŵƵůƟĚŝƐĐŝƉůŝŶĂƌĞƐŝŶƐƟƚƵşĚŽƐĞǀŝŶĐƵůĂĚŽƐĂŽ'ĂďŝŶĞƚĞĚĂ
ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞŵĄǆŝŵĂĚŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐ-
ƚĂĚƵĂů͕ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐƉĞůĂĞůĂďŽƌĂĕĆŽĞĂƉůŝĐĂĕĆŽĚĞWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂ-
WŽůşƟĐĂƐƚĂĚƵĂůĚĞƌƋƵŝǀŽƐĞ'ĞƐƚĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ 15
ção e de Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como por orien-
ƚĂƌĂŐĞƐƚĆŽƚƌĂŶƐƉĂƌĞŶƚĞĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĂĚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽſƌŐĆŽ
ŽƵĞŶƟĚĂĚĞ͕ǀŝƐĂŶĚŽĂƐƐĞŐƵƌĂƌƐĞƵĂŵƉůŽĂĐĞƐƐŽĞĚŝǀƵůŐĂĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽ
ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϮϵ͘ϴϯϴͬϭϵϴϵ͕ĂƌƟŐŽϭǑ͖ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕Ăƌ-
ƟŐŽϯϰ͖ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽƐϭϭĞϭϮͿ͘
1.1.4 Serviço de Informações ao Cidadão – SIC: unidades de atendimento
ŝŶƐƟƚƵşĚĂƐŶŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂů͕Ěŝ-
ƌĞƚĂŵĞŶƚĞƐƵďŽƌĚŝŶĂĚĂĂŽƐĞƵƟƚƵůĂƌ͕ĐŽŵĂĮŶĂůŝĚĂĚĞĚĞĂƐƐĞŐƵƌĂƌĂŽƐ
cidadãos o acesso pleno aos documentos, dados e informações públicas.
1.2 São instrumentos da gestão de documentos:
ϭ͘Ϯ͘ϭ WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͗ ŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽ ƵƟůŝǌĂĚŽ
ƉĂƌĂĐůĂƐƐŝĮĐĂƌƚŽĚŽĞƋƵĂůƋƵĞƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞĂƌƋƵŝǀŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂ-
ĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϬͿ͘
1.2.1.1ĂƉůŝĐĂĕĆŽĚŽWůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽŐĂƌĂŶƟƌĄĂƉĂĚƌŽŶŝ-
zação da denominação dos documentos em toda a Administração
WƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂů͕ďĞŵĐŽŵŽĂƌĞĐƵƉĞƌĂĕĆŽĚŽƐĞƵĐŽŶƚĞǆƚŽŽƌŝŐŝ-
ŶĂůĚĞƉƌŽĚƵĕĆŽ͕ŽƵƐĞũĂ͕ĂŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚĂĨƵŶĕĆŽ͕ƐƵďĨƵŶĕĆŽĞ
ĂƟǀŝĚĂĚĞƋƵĞĚĞƚĞƌŵŝŶĂƌĂŵĂƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽŽƵĂĐƵŵƵůĂĕĆŽ͘
1.2.2 Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultan-
te da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que
ĚĞĮŶĞŽƐƉƌĂǌŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĞĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂůĚĞĐĂĚĂƐĠƌŝĞĚŽĐƵŵĞŶ-
ƚĂů;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϵͿ͘
1.2.3 Tabela de Documentos, Dados e Informações Sigilosas e Pessoais:
ƌĞůĂĕĆŽĞǆĂƵƐƟǀĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĂĚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐŽŵƋƵĂŝƐƋƵĞƌ
ƌĞƐƚƌŝĕƁĞƐĚĞĂĐĞƐƐŽ͕ĐŽŵĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚŽŐƌĂƵĚĞƐŝŐŝůŽ͕ĚĞĐŽƌƌĞŶƚĞƐĚĞ
estudos promovidos pelas Comissões de Avaliação de Documentos e
ĐĞƐƐŽ ʹ Ğ ƉƵďůŝĐĂĚĂ ƉĞůĂƐ ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞƐ ŵĄǆŝŵĂƐ ĚŽƐ ſƌŐĆŽƐ Ğ
ĞŶƟĚĂĚĞƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϯǑ͕ŝŶĐŝƐŽyy/sͿ͘
ϭ͘Ϯ͘ϰ ^ŝƐƚĞŵĂ /ŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽ ĚĞ 'ĞƐƚĆŽ ƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶ-
tos e Informações: conjunto de procedimentos e operações técnicas
ĚĂŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĐĞƐƐĂĚŽĞůĞƚƌŽŶŝĐĂŵĞŶƚĞĞ
ĂƉůŝĐĄǀĞůĞŵĂŵďŝĞŶƚĞƐĚŝŐŝƚĂŝƐŽƵĞŵĂŵďŝĞŶƚĞƐŚşďƌŝĚŽƐ͕ŝƐƚŽĠ͕ĚŽ-
ĐƵŵĞŶƚŽƐĚŝŐŝƚĂŝƐĞŶĆŽĚŝŐŝƚĂŝƐĂŽŵĞƐŵŽƚĞŵƉŽ;/ŶƐƚƌƵĕĆŽEŽƌŵĂƟ-
ǀĂWͬ^^WŶǑϭͬϮϬϬϵͿ͘

2.Documentos de Arquivo
^ĆŽƚŽĚŽƐŽƐƌĞŐŝƐƚƌŽƐĚĞŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ͕ĞŵƋƵĂůƋƵĞƌƐƵƉŽƌƚĞ͕ŝŶĐůƵƐŝǀĞŽŵĂŐ-
ŶĠƟĐŽŽƵſƉƟĐŽ͕ƉƌŽĚƵǌŝĚŽƐ͕ƌĞĐĞďŝĚŽƐŽƵĂĐƵŵƵůĂĚŽƐƉŽƌſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂ-
ĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂů͕ŶŽĞǆĞƌĐşĐŝŽĚĞƐƵĂƐĨƵŶĕƁĞƐĞĂƟ-
ǀŝĚĂĚĞƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϯǑĞĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑ
ϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϯǑͿ͘
Os documentos de arquivo produzidos, recebidos ou acumulados pelos ór-
ŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐƐĆŽǀĂƌŝĂĚŽƐ͕ĐŽŵŽ͕ƉŽƌĞǆĞŵƉůŽ͗ĨŽƌŵƵůĄƌŝŽƐ͕ůŝǀƌŽƐ͕ĮĐŚĂƐ͕
ĐĂƌƚĂǌĞƐ͕ŵĂƉĂƐ͕ĨŽƚŽŐƌĂĮĂƐ͕ƉůĂŶƚĂƐ͕ĂƚĂƐ͕ĐĞƌƟĚƁĞƐ͕ŽİĐŝŽƐ͕ƚĞůĞŐƌĂŵĂƐ͕ƉĂ-
receres, processos, prontuários, relatórios etc.
2.1 Quanto à sua constituição, os documentos de arquivo podem ser
considerados:
2.1.1 Simples ou avulsos: são os documentos formados por um único
ŝƚĞŵ͘ǆĞŵƉůŽ͗ŽİĐŝŽ͕ƌĞůĂƚſƌŝŽ͕ŵĞŵŽƌĂŶĚŽ͕ƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĞƚĐ͘
2.1.2 Compostos: ƐĆŽŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƋƵĞ͕ĂŽůŽŶŐŽĚĞƐƵĂƚƌĂũĞƚſƌŝĂ͕
acumulam vários documentos simples. Exemplos: processo, prontuá-
rio, expediente e dossiê.
2.1.2.1 Dossiê é a unidade documental que não tramita, em que
ƐĞƌĞƷŶĞŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞŶĂƚƵƌĞǌĂĚŝǀĞƌƐĂ͕ƉĂƌĂƵŵĂĮŶĂůŝĚĂĚĞ
ĞƐƉĞĐşĮĐĂ͘
2.1.2.2 Expediente é a unidade documental que tramita para informar
ĞͬŽƵĂĐŽůŚĞƌŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕƁĞƐ͕ƉŽĚĞŶĚŽĞƐƚĂƌŽƵŶĆŽĂĐŽŵƉĂŶŚĂĚŽĚĞ
ŽƵƚƌŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƌĞƵŶŝĚŽƐĞŵƚŽƌŶŽĚĞƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞ͕ĚĞŵĂŶĚĂ
ou interessado.
2.1.2.3 Processo é a unidade documental, de caráter decisório,
em que se reúnem, por solicitação de autoridade competente, do-
cumentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma
ĂĕĆŽĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂ͘
2.1.2.4 Prontuário é a unidade documental que não tramita, em
que se reúnem documentos de natureza diversa relativos a uma
pessoa física ou jurídica.
Documentos de Arquivo 17
2.2 São propriedades dos documentos de arquivo:
Ϯ͘Ϯ͘ϭƵƚĞŶƟĐŝĚĂĚĞ͗͞ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐĆŽĂƵƚġŶƟĐŽƐƉŽƌƋƵĞƐĆŽĐƌŝĂ-
ĚŽƐ͕ŵĂŶƟĚŽƐĞĐŽŶƐĞƌǀĂĚŽƐƐŽďĐƵƐƚſĚŝĂĚĞĂĐŽƌĚŽĐŽŵƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶ-
ƚŽƐƌĞŐƵůĂƌĞƐƋƵĞƉŽĚĞŵƐĞƌĐŽŵƉƌŽǀĂĚŽƐ͘͟1
2.2.2 Imparcialidade: os documentos de arquivo são produzidos para
ĂƚĞŶĚĞƌĚĞƚĞƌŵŝŶĂĚĂƐĚĞŵĂŶĚĂƐĞ͞ƚƌĂǌĞŵƵŵĂƉƌŽŵĞƐƐĂĚĞĮĚĞůŝĚĂĚĞ
ĂŽƐĨĂƚŽƐĞĂĕƁĞƐƋƵĞŵĂŶŝĨĞƐƚĂŵĞƉĂƌĂĐƵũĂƌĞĂůŝǌĂĕĆŽĐŽŶƚƌŝďƵĞŵ͘͟2
2.2.3 Integridade: “estado dos documentos que se encontram comple-
ƚŽƐ Ğ ƋƵĞ ŶĆŽ ƐŽĨƌĞƌĂŵ ŶĞŶŚƵŵ ƟƉŽ ĚĞ ĐŽƌƌƵƉĕĆŽ ŽƵ ĂůƚĞƌĂĕĆŽ ŶĆŽ
ĂƵƚŽƌŝǌĂĚĂŶĞŵĚŽĐƵŵĞŶƚĂĚĂ͘͟3
2.2.4 Inter-relacionamento: ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͞ĞƐƚĆŽůŝŐĂĚŽƐ
entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou
recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é ne-
ĐĞƐƐĄƌŝŽăƐƵĂƉƌſƉƌŝĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂ͕ăĐĂƉĂĐŝĚĂĚĞĚĞĐƵŵƉƌŝƌƐĞƵŽďũĞƟǀŽ͕
ĂŽƐĞƵƐŝŐŶŝĮĐĂĚŽ͕ĐŽŶĮĂďŝůŝĚĂĚĞĞĂƵƚĞŶƟĐŝĚĂĚĞ͘͟4
2.2.5 Naturalidade: os documentos de arquivo são acumulados “de ma-
ŶĞŝƌĂĐŽŶơŶƵĂĞƉƌŽŐƌĞƐƐŝǀĂ͕ĐŽŵŽƐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĞĞƐƚƌĂƟĮĐĂĕƁĞƐŐĞŽ-
ůſŐŝĐĂƐ͕͟ŽƋƵĞ͞ŽƐĚŽƚĂĚĞƵŵĞůĞŵĞŶƚŽĚĞĐŽĞƐĆŽĞƐƉŽŶƚąŶĞĂ͕ĂŝŶĚĂ
que estruturada”.5
2.2.6 Unicidade: ĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞĂƌƋƵŝǀŽ͞ĂƐƐƵŵĞƵŵůƵŐĂƌƷŶŝĐŽŶĂĞƐ-
ƚƌƵƚƵƌĂĚŽĐƵŵĞŶƚĂůĚŽŐƌƵƉŽĂŽƋƵĂůƉĞƌƚĞŶĐĞĞŶŽƵŶŝǀĞƌƐŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂů͘͟6
ϭ hZEd/͕ >ƵĐŝĂŶĂ͕ ͞ZĞŐŝƐƚƌŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚĂŝƐ ĐŽŶƚĞŵƉŽƌąŶĞŽƐ ĐŽŵŽ ƉƌŽǀĂƐ ĚĞ ĂĕĆŽ͟ ŝŶ
Estudos históricos, Rio de Janeiro, v.7, nº 13, 1994, pp 49-64.
Ϯ ^ K Wh>K ;ƐƚĂĚŽͿ͘ ƌƋƵŝǀŽ WƷďůŝĐŽ ĚŽ ƐƚĂĚŽ͘ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ EŽƌŵĂƟǀĂ ŶǑ Ϭϭ͕ ĚĞ ϭϬ ĚĞ
ŵĂƌĕŽĚĞϮϬϬϵ͘ƐƚĂďĞůĞĐĞĚŝƌĞƚƌŝǌĞƐĞĚĞĮŶĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐƉĂƌĂĂŐĞƐƚĆŽ͕ĂƉƌĞƐĞƌǀĂ-
ĕĆŽĞŽĂĐĞƐƐŽĐŽŶơŶƵŽĂŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĂƌƋƵŝǀşƐƟĐŽƐĚŝŐŝƚĂŝƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ
Estadual Direta e Indireta.
3 idem
4 DURANTI, Luciana, op.cit.
5 idem
6 idem

3.Recebimento
É a entrada de documentos na Unidade com atribuições de Protocolo ou nas
ĚĞŵĂŝƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
Os documentos recebidos nas Unidades com atribuições de Protocolo dos
ſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂƐƚĂĚƵĂůƉŽĚĞŵƚĞƌŽƌŝŐĞŵ͗
ͻ Interna:ƋƵĂŶĚŽƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚŽƉƌſƉƌŝŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕Ž
recebimento de documentos poderá ser efetuado pelas Unidades com
ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ WƌŽƚŽĐŽůŽ ŽƵ ĚŝƌĞƚĂŵĞŶƚĞ ƉĞůĂƐ ƵŶŝĚĂĚĞƐ ĚĞ ĚĞƐƟŶŽ͕
ĚĞƐĚĞƋƵĞĞƐƐĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĞƐƚĞũĂŵŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂ-
ĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
ͻ Externa: ƋƵĂŶĚŽƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚĞŽƵƚƌŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂĚŵŝŶŝƐ-
ƚƌĂĕĆŽƐƚĂĚƵĂů͕ĚĂƐŽĐŝĞĚĂĚĞĐŝǀŝů͕ĚĞſƌŐĆŽƐƉƷďůŝĐŽƐĚĞŽƵƚƌŽƐWŽĚĞƌĞƐ
;>ĞŐŝƐůĂƟǀŽĞ:ƵĚŝĐŝĄƌŝŽͿ͕ĚĞŽƵƚƌŽƐĞŶƚĞƐĚĂ&ĞĚĞƌĂĕĆŽŽƵƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐ
do exterior. Neste caso, o recebimento de documentos de procedência
externa deverá ser efetuado exclusivamente pelas Unidades com atri-
buições de Protocolo.
KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞĂƌƋƵŝǀŽƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌĞŶƚƌĞŐƵĞƐŽƵĞŶǀŝĂĚŽƐĚĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐ
maneiras:
ͻ Mensageiro: ƉŽƌ ŵĞŝŽ ĚĞ ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ ŽƵ
ƉŽƌĞŵƉƌĞƐĂĐŽŶƚƌĂƚĂĚĂƉĂƌĂƉƌĞƐƚĂƌĞƐƚĞƐĞƌǀŝĕŽ͖
ͻ Correio:ƉŽƌŵĞŝŽĚĞ^ĞĚĞǆΠ͕ĐĂƌƚĂ͕ŵĂůŽƚĞ͕ƚĞůĞŐƌĂŵĂ͕ĞŶĐŽŵĞŶĚĂĞƚĐ͘
3.1 Rotina de recebimento
3.1.1 Conferir os documentos e as relações de remessa: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬ
funcionário da Unidade com atribuições de Protocolo deverá conferir
ƐĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĠĚĞƐƟŶĂĚŽĂŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŽƵĂĂůŐƵŵƐĞƌǀŝĚŽƌͬ
funcionário e se contém os dados do remetente.
3.1.1.1 No caso do documento estar acompanhado de Relação de
ƌĞŵĞƐƐĂ;ǀĞƌƉ͘ϮϯͿ͕ĚĞǀĞͲƐĞĐŽŶĨĞƌŝƌƚĂŵďĠŵ͗
ĂͿƐĞŚĄĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂĞŶƚƌĞŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƌĞĐĞďŝĚŽƐĞĂƐŝŶ-
ĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐŽŶƟĚĂƐĞŵƐƵĂƐƌĞƐƉĞĐƟǀĂƐƌĞůĂĕƁĞƐĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͖
Recebimento 19
ďͿƐĞĂƋƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞŝƚĞŶƐŝŶĚŝĐĂĚŽƐŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂʹŝŶ-
cluindo volumes – está de acordo com os itens recebidos.
3.1.1.2KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽƐƉĞůŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚĂ
ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů ĚĞǀĞƌĆŽ͕ ŽďƌŝŐĂƚŽƌŝĂŵĞŶƚĞ͕ ĞƐƚĂƌ
acompanhados de relação de remessa com numeração sequencial,
reiniciada a cada ano. Para os documentos provenientes da socie-
ĚĂĚĞĐŝǀŝů͕ĚĞſƌŐĆŽƐĚĞŽƵƚƌŽƐWŽĚĞƌĞƐ͕ĚĞŽƵƚƌŽƐĞŶƚĞƐĚĂ&ĞĚĞƌĂ-
ĕĆŽŽƵĚŽĞǆƚĞƌŝŽƌ͕ŶĆŽĞǆŝƐƚĞĞƐƐĂŽďƌŝŐĂƚŽƌŝĞĚĂĚĞ͘
3.1.1.3ŝŵƉƌĞƐƐĆŽĚĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĠĨĂĐƵůƚĂƟǀĂŶŽƚƌąŵŝƚĞ
ĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂ
ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
ϯ͘ϭ͘Ϯ /ĚĞŶƟĮĐĂƌ ŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͗ Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĂ hŶŝĚĂĚĞ
ĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĚĞǀĞƌĄŝĚĞŶƟĮĐĂƌĚĞŶƚƌĞŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ƌĞĐĞďŝĚŽƐ͗ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐƐĞŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ;ŽƐƚĞŶƐŝǀŽƐͿ͕
ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐĐŽŵŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ;ƐŝŐŝůŽƐŽƐ
ĞͬŽƵƉĞƐƐŽĂŝƐ7ͿĞŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĂƌƟĐƵůĂƌĞƐ͘
3.1.2.1ŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĂƌƟĐƵůĂƌĞƐŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽƐĂŽƐ
ſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐ ĚĂ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ƐƚĂĚƵĂů͘ ĂƐŽ ĂůŐƵŵ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉĂƌƟĐƵůĂƌƐĞũĂĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽăhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ
de Protocolo, é de responsabilidade do interessado recebê-lo.
3.1.3 Abrir os documentos: todos os documentos recebidos deverão
ƐĞƌĂďĞƌƚŽƐ͕ĐŽŵĞǆĐĞĕĆŽĚĞĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂƉĂƌƟĐƵůĂƌ͕ĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-
ƚŽƐ ŽĮĐŝĂŝƐ ĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽƐ ĐŽŵŽ ƐŝŐŝůŽƐŽƐ ŽƵ ƉĞƐƐŽĂŝƐ Ğ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ƌĞĐĞďŝĚŽƐǀŝĂŵĂůŽƚĞƋƵĞĞƐƚĞũĂŵĚĞƐƟŶĂĚŽƐăƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞƐĐĞŶƚƌĂůŝ-
ǌĂĚĂƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
K ĂŐĞŶƚĞ ƉƷďůŝĐŽ ƋƵĞ ƟǀĞƌ ĂĐĞƐƐŽ Ă ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ ĚĂĚŽƐ ŽƵ ŝŶĨŽƌŵĂ-

ções, nos termos deste decreto, é responsável pela preservação de seu
ƐŝŐŝůŽ͕ĮĐĂŶĚŽƐƵũĞŝƚŽăƐƐĂŶĕƁĞƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐ͕ĐŝǀŝƐĞƉĞŶĂŝƐƉƌĞǀŝƐ-
ƚĂƐŶĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽ͕ĞŵĐĂƐŽĚĞĞǀĞŶƚƵĂůĚŝǀƵůŐĂĕĆŽŶĆŽĂƵƚŽƌŝǌĂĚĂ͘
KƐĂŐĞŶƚĞƐƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐƉĞůĂĐƵƐƚſĚŝĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ
ƐŝŐŝůŽƐĂƐƐƵũĞŝƚĂŵͲƐĞăƐŶŽƌŵĂƐƌĞĨĞƌĞŶƚĞƐĂŽƐŝŐŝůŽƉƌŽĮƐƐŝŽŶĂů͕Ğŵ
ƌĂǌĆŽĚŽŽİĐŝŽ͕ĞĂŽƐĞƵĐſĚŝŐŽĚĞĠƟĐĂƉƌŽĮƐƐŝŽŶĂů͕ƐĞŵƉƌĞũƵşǌŽ
ĚĂƐƐĂŶĕƁĞƐůĞŐĂŝƐ͘
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽƐϳϮĞϳϯ
7 Documento sigiloso: documento de arquivo que, pela sua natureza de conteúdo, requer
ŵĞĚŝĚĂƐĞƐƉĞĐŝĂŝƐĚĞĂĐĞƐƐŽ͕ƉŽĚĞŶĚŽƐĞƌĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽĐŽŵŽƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ͕ƐĞĐƌĞƚŽĞƌĞƐĞƌ-
ǀĂĚŽ͕ ĚĞ ĂĐŽƌĚŽ ĐŽŵ Ž ŐƌĂƵ ĚĞ ƉƌŽƚĞĕĆŽ ƋƵĞ ĞǆŝŐŝƌ͖ Documento pessoal: documento de
ĂƌƋƵŝǀŽĐŽŵŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƌĞůĂĐŝŽŶĂĚĂƐăƉĞƐƐŽĂŶĂƚƵƌĂůŝĚĞŶƟĮĐĂĚĂŽƵŝĚĞŶƟĮĐĄǀĞů͘

3.1.4 Receber, recusar ou devolver os documentos:
3.1.4.1 Receber os documentos: quando não houver nenhuma ir-
ƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞĐŽŵĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞĚĞƐƵĂƐƌĞƐ-
ƉĞĐƟǀĂƐƌĞůĂĕƁĞƐĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͘EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ
ĚĞǀĞƌĄĂƚĞƐƚĂƌŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞƌĞůſŐŝŽĚĂƚĂĚŽƌ͕ĐĂ-
ƌŝŵďŽĚĂƚĂĚŽƌ͕ĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂŽƵƌĞŐŝƐƚƌŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂ-
ƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
3.1.4.1.1ŵƚŽĚŽƐŽƐĐĂƐŽƐ͕ĂĂŶŽƚĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶƚĞƌ͗ĂƐŝŐůĂ
ĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ĂĚĂƚĂĞŚŽƌĂĚŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĞŽŶŽŵĞůĞ-
ŐşǀĞůĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞůƉĞůŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽ͘
3.1.4.1.2 O recebimento deverá ser atestado no documento e
ƚĂŵďĠŵŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂŽƵŶĂŐƵŝĂĚĂŵƉƌĞƐĂƌĂƐŝ-
ůĞŝƌĂĚĞŽƌƌĞŝŽƐĞdĞůĠŐƌĂĨŽƐͲd;ŽƵĞƋƵŝǀĂůĞŶƚĞͿ͘ No caso
de recebimento de documentos com indicação de restrição
ĚĞĂĐĞƐƐŽ;ƐŝŐŝůŽƐŽƐĞͬŽƵƉĞƐƐŽĂŝƐͿŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌ
atestado apenas nos seus envelopes.
3.1.4.1.3 ĂďĞƌĄ ĂŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ ĂƚĞƐƚĂƌ ƉŽƌ ƋƵĂůƋƵĞƌ
meio, sempre que solicitado, o recebimento de documentos
ĚĞŽƌŝŐĞŵĞǆƚĞƌŶĂƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌ͕ĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ĂĐŽŵƉƌŽǀĂ-
ĕĆŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
3.1.4.1.4 YƵĂŶĚŽ ŚŽƵǀĞƌ ĂůŐƵŵĂ ŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ ƋƵĞ ŶĆŽ ŝŶ-
ǀŝĂďŝůŝǌĞŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĐŽŵŽ͕ƉŽƌĞǆĞŵƉůŽ͕ĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŶƵŵĞ-
ração das folhas, a Unidade com atribuições de Protocolo de-
ǀĞƌĄƌĞĐĞďĞƌŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞŝŶĚŝĐĂƌĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞŶŽǀĞƌƐŽ
da relação de remessa e no documento por meio do Termo de
ŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ;ǀĞƌƉ͘ϮϱͿ͘ƐƚĞƚĞƌŵŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌ
ŝŶƐĞƌŝĚŽĂŽĮŶĂůĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŶƵŵĞƌĂĚŽ͘
3.1.4.2 Recusar os documentos: quando o documento não houver
ƐŝĚŽĞŶǀŝĂĚŽĮƐŝĐĂŵĞŶƚĞ͘
3.1.4.3 Devolver os documentos: ƋƵĂŶĚŽŚŽƵǀĞƌĂůŐƵŵĂŝƌƌĞŐƵůĂ-
ƌŝĚĂĚĞƋƵĞŶĆŽƐĞũĂƉĂƐƐşǀĞůĚĞƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽƉĞůĂƉƌſƉƌŝĂhŶŝĚĂĚĞ
ĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ͘ǆĞŵƉůŽƐ͗ĚĂŶŽİƐŝĐŽŶŽĚŽĐƵŵĞŶ-
ƚŽ͕ĂƵƐġŶĐŝĂĚĞŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚŽƌĞŵĞƚĞŶƚĞĞͬŽƵĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͕ĂƵ-
ƐġŶĐŝĂĚŽŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽͬĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞĞƚĐ͘
3.1.4.3.1ĚĞǀŽůƵĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƐĞŵƉƌĞũƵƐƟĮĐĂĚĂĞĂŶŽƚĂ-
ĚĂŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂƋƵĞƐĞƌĄĚĞǀŽůǀŝĚĂĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽͬ
ĞŶƚƌĞŐĂĚŽƌ͕ƉŽĚĞŶĚŽĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ
ŐƵĂƌĚĂƌƵŵĂĐſƉŝĂƐĞĐŽŶƐŝĚĞƌĂƌŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͘
Recebimento 21
3.1.4.3.2 YƵĂŶĚŽĚĂĚĞǀŽůƵĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌ
ĂĚŽƚĂĚŽƐŽƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ͗
a) Balcão da Unidade com atribuições de Protocolo: devolver
ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽͬĞŶƚƌĞŐĂĚŽƌŶŽĂƚŽĚĞƐĞƵƌĞ-
cebimento.
b) Correio: devolver o documento por meio da Empresa Bra-
ƐŝůĞŝƌĂĚĞŽƌƌĞŝŽƐĞdĞůĠŐƌĂĨŽƐʹdŽƵĐŽŵƵŶŝĐĂƌĂŽƌĞ-
ŵĞƚĞŶƚĞƉĂƌĂƋƵĞƌĞƟƌĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŶŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
3.1.5 Encaminhar os documentos:
3.1.5.1 para o registro͕ƋƵĂŶĚŽƐĞƚƌĂƚĂƌĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐ͕
ŝŶĐůƵƐŝǀĞŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐ͘
ϯ͘ϭ͘ϱ͘ϮƉĂƌĂŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͕ƐĞŵƐĞƌĞŵƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐ͕ƋƵĂŶĚŽƐĞƚƌĂƚĂƌ
ĚĞƉĂŶŇĞƚŽƐ͕ĨŽůĚĞƌƐ͕ƌĞǀŝƐƚĂƐ͕ůŝǀƌŽƐĞũŽƌŶĂŝƐ͕ƌĞĐĞďŝĚŽƐĞŵĚĞĐŽƌ-
ƌġŶĐŝĂĚŽĞǆĞƌĐşĐŝŽĚĂƐĨƵŶĕƁĞƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƋƵĞŶĆŽƐĞũĂŵ
ĂŶĞǆŽƐĚĞĂůŐƵŵƟƉŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽĮĐŝĂů;ŵĞŵŽƌĂŶĚŽ͕ŽİĐŝŽĞƚĐ͘Ϳ͘
&ŝĐĂǀĞĚĂĚĂ͕ŶĂƌĞĐĞƉĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉŽƌſƌŐĆŽƐĞĞŶƟ-
dades da Administração direta, autárquica e fundacional, a
ĞǆŝŐġŶĐŝĂĚĞƌĞĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽĚĞĮƌŵĂƐŽƵĚĞĂƵƚĞŶƟĐĂĕĆŽ
de cópias.
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϮ͘ϲϱϴͬϮϬϬϴ͕ĂƌƟŐŽϭǑ
KĚŝƐƉŽƐƚŽŶŽĂƌƟŐŽϭǑĚĞƐƚĞĚĞĐƌĞƚŽŶĆŽƐĞĂƉůŝĐĂƋƵĂŶĚŽ
ŚĂũĂĚĞƚĞƌŵŝŶĂĕĆŽůĞŐĂůĞǆƉƌĞƐƐĂĞŵƐĞŶƟĚŽĐŽŶƚƌĄƌŝŽ͘
ΑϭǑͲEĂŚŝƉſƚĞƐĞĚĞƋƵĞƚƌĂƚĂŽ͞ĐĂƉƵƚ͟ĚĞƐƚĞĂƌƟŐŽ͕ŽƐĞƌ-
ǀŝĚŽƌĚĞǀĞƌĄƉƌŽĐĞĚĞƌĂŽĐŽƚĞũŽ͕ƌĞƐƉĞĐƟǀĂŵĞŶƚĞ͕ĐŽŵĂĐĠ-
ĚƵůĂĚĞŝĚĞŶƟĚĂĚĞĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽŽƵĐŽŵŽƌĞƐƉĞĐƟǀŽĚŽĐƵ-
ŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂůĞ͕ƐŽŵĞŶƚĞƐĞŚŽƵǀĞƌĚƷǀŝĚĂĨƵŶĚĂĚĂ͕ĞǆŝŐŝƌĄ
ŽƌĞĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽĚĂĮƌŵĂŽƵĂĂƵƚĞŶƟĐĂĕĆŽĚĂĐſƉŝĂ͘
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϮ͘ϲϱϴͬϮϬϬϴ͕ĂƌƟŐŽϮǑ
ĂďĞ ĂŽƐ ĂŐĞŶƚĞƐ ƉƷďůŝĐŽƐ ĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽƐ ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐ ƉĞůŽ

ƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐǀĞƌŝĮĐĂƌĞŵĂŝŶƚĞŐƌŝ-
ĚĂĚĞŶĂĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂƌĞĐĞďŝĚĂĞƌĞŐŝƐƚƌĂƌŝŶĚşĐŝŽƐĚĞǀŝŽ-
ůĂĕĆŽŽƵĚĞƋƵĂůƋƵĞƌŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ͕ĚĂŶĚŽĐŝġŶĐŝĂĚŽĨĂƚŽ
ĂŽƐĞƵƐƵƉĞƌŝŽƌŚŝĞƌĄƌƋƵŝĐŽĞĂŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͕ŽƋƵĂůŝŶĨŽƌŵĂ-
rá imediatamente ao remetente.
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϯ͕ŝŶĐŝƐŽ/

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
;EŽŵĞĚŽſƌŐĆŽŽƵĞŶƟĚĂĚĞͿ
RELAÇÃO DE REMESSA ;frenteͿ
Relação de remessa: ŶǑͬĂŶŽ

Data da emissão: ĚŝĂͬŵġƐͬĂŶŽ
Remetente: ŶŽŵĞĞĐĂƌŐŽŽƵƵŶŝĚĂĚĞ
ĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗ŶŽŵĞĞĐĂƌŐŽŽƵƵŶŝĚĂĚĞ
ŶĚĞƌĞĕŽĚŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗
Situação
(marque um X)
N° YƵĂŶƟĚĂĚĞ
Documento Recebido
item (volumes)
Recebido com Recusado Devolvido
ressalva
ǆƉĞĚŝĚŽƉŽƌ͗ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽĞĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂ
ZĞĐĞďŝĚŽƉŽƌ͗ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽ͕ĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĞƵŶŝĚĂĚĞ
Data do recebimento
Recebimento 23
RELAÇÃO DE REMESSA ;versoͿ
DŽƟǀŽĚŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĐŽŵƌĞƐƐĂůǀĂ
N° item DŽƟǀŽ
DŽƟǀŽĚĂĚĞǀŽůƵĕĆŽ
N° item DŽƟǀŽ

TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE
Nesta data, procedeu-se ao recebimento do documento
(indicar a sigla/nº/ano do documento), apresentando
Ă;ƐͿƐĞŐƵŝŶƚĞ;ƐͿŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ;ƐͿ͗
(indicar a irregularidade).
Local e Data
EŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽĞĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƋƵĞƌĞĂůŝǌŽƵŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽ
Recebimento 25
4.ZĞŐŝƐƚƌŽ
ĂŝŶƐĞƌĕĆŽƐŝƐƚĞŵĄƟĐĂĞƉĂĚƌŽŶŝǌĂĚĂĚŽƐĚĂĚŽƐĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĚƵǌŝ-
ĚŽƐ͕ ƌĞĐĞďŝĚŽƐ ŽƵ ĂĐƵŵƵůĂĚŽƐ ƉĞůŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ Ğŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟ-
ǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ĐŽŵŽŽďũĞƟǀŽ
ĚĞŝŶĚŝĐĂƌƐƵĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂŽĮĐŝĂů͕ĐŽŶƚƌŽůĂƌŽƐĞƵƚƌąŵŝƚĞĞĂƐƵĂůŽĐĂůŝǌĂĕĆŽ͕
ĚĞƐĚĞĂƐƵĂƉƌŽĚƵĕĆŽŽƵƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĂƚĠĂƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů͗ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽ
ŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞ͘
dŽĚŽƐŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝĐŽƐ͕ŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞĚŽƐƵƉŽƌƚĞĞĚŽƐĞƵŐƌĂƵĚĞƐŝ-
ŐŝůŽ͕ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌĂĞĮĐŝġŶĐŝĂĚĂŐĞƐƚĆŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂů
ĞŽƐďĞŶĞİĐŝŽƐĚĞůĂĚĞĐŽƌƌĞŶƚĞƐ͘
KƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚŽƉŽƌƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵ-
ƚŽƌĂ͕ƋƵĞƚĞŶŚĂƉƌĞǀŝĂŵĞŶƚĞƌĞĐĞďŝĚŽĂƚƌŝďƵŝĕĆŽĚĞƌĞŐŝƐƚƌĂƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŶĂ
ƐƵĂĞƐĨĞƌĂĚĞĂƚƵĂĕĆŽ͕ŽƵƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ
de Protocolo.
Os documentos produzidos para serem juntados a documentos compostos
;ƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͕ĚŽƐƐŝġƐĞƉƌŽŶƚƵĄƌŝŽƐͿŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƌĞĐĞďĞƌŶƷŵĞ-
ro de protocolo.
4.1 Rotina de registro
4.1.1 Pesquisar antecedentes: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĞǀĞƌĄ ƌĞĂůŝǌĂƌ
ƉĞƐƋƵŝƐĂŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-
tos e informações visando encontrar informações que possam ter cone-
xão com o documento. Possíveis informações deverão ser encaminha-
ĚĂƐ͕ũƵŶƚĂŵĞŶƚĞĐŽŵŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ͘^ŽŵĞŶƚĞ
ĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄĂǀĂůŝĂƌĂƌĞůĞǀąŶĐŝĂĚĂǀŝŶĐƵůĂĕĆŽĚŽ
novo documento ao documento antecedente e solicitar o seu apensa-
ŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϵͿŽƵŝŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϱͿ͘
4.1.2 Atribuir número de protocolo: o ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĂƚƌŝ-
ďƵŝƌŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉĂƌĂĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƌĞĐĞďŝĚŽ͕ƌĞŐŝƐƚƌĂŶĚŽ-
ͲŽŶŽƉƌſƉƌŝŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĞĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂ͕ƉĞůĂƵƟůŝǌĂ-
ĕĆŽĚĞĞƟƋƵĞƚĂŝŵƉƌĞƐƐĂŽƵĂŶĞǆĂŶĚŽĂŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽĐŽŵƉƌŽǀĂŶƚĞ
ĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞŵŝƟĚŽƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ
de documentos e informações.
ZĞŐŝƐƚƌŽ 27
4.1.2.1 O número de protocolo deverá ser:
ĂͿĐŽŵƉŽƐƚŽƉĞůĂƐŝŐůĂĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƉĞůŽŶƷŵĞƌŽĞƉĞůŽĂŶŽ͘
ǆĞŵƉůŽ͗ͬϭϭϰͬϮϬϭϭ͖
ďͿƐĞƋƵĞŶĐŝĂůĞƌĞŝŶŝĐŝĂƌĂĐĂĚĂĂŶŽ͖
ĐͿĞǆĐůƵƐŝǀŽ͕ŶĆŽƉŽĚĞŶĚŽƐĞƌĂƚƌŝďƵşĚŽĂŵĂŝƐĚĞƵŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
4.1.2.2 YƵĂŶĚŽĚŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐƉƌŽ-
ǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚĞŽƵƚƌŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞ
Protocolo deverá:
ĂͿĂƚƌŝďƵŝƌŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽƉƌſƉƌŝŽĞƌĞĨĞƌĞŶĐŝĂƌ͕ŶŽƐŝƐƚĞŵĂ
ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂ-
ĕƁĞƐ͕ŽŶƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚŽĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞŽƵƉƌŽĐĞƐƐŽƌĞĐĞďŝĚŽ͖
ďͿƵƟůŝǌĂƌŽŶƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞĂĐƌĞƐ-
ĐĞŶƚĂŶĚŽĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƋƵĞũƵůŐĂƌŶĞĐĞƐƐĄƌŝĂƐƉĂƌĂŽĐŽŶƚƌŽůĞ
e recuperação do documento.
4.1.2.3 O número de protocolo acompanhará o documento até a
ƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů͕ŝŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞŵĞŶƚĞĚĞŚĂǀĞƌƋƵĂůƋƵĞƌŽƵƚƌŽ
ŶƷŵĞƌŽĚĞĐŽŶƚƌŽůĞ͕ĐŽŵŽƉŽƌĞǆĞŵƉůŽ͕ŶƷŵĞƌŽĚĞŽİĐŝŽ͕ŶƷŵĞƌŽ
de processo, número de memorando etc.
4.1.2.4 O número de protocolo do documento deverá ser forneci-
do ao interessado sempre que solicitado.
4.1.3 Cadastrar os documentos: ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĐĂĚĂƐ-
ƚƌĂƌŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ
ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ŽƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐĚĂĚŽƐĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͗
4.1.3.1 Número do protocolo:ŝŶĚŝĐĂĂƐŝŐůĂĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕Ž
ŶƷŵĞƌŽͬĂŶŽ ĂƚƌŝďƵşĚŽ ĂŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ŶŽ ŵŽŵĞŶƚŽ ĚŽ ƐĞƵ ƌĞĐĞ-
ďŝŵĞŶƚŽŽƵŽŶƷŵĞƌŽͬĂŶŽŐĞƌĂĚŽƉĞůŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞ
ŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƋƵĂŶĚŽĚĂƐƵĂ
ƉƌŽĚƵĕĆŽ͖
4.1.3.2 Número de origem de expedientes e processos: indica o
ŶƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐŽƵƉƌŽĐĞƐƐŽƐƌĞĐĞďŝĚŽƐĚĞſƌ-
ŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĞǆƚĞƌŶŽƐ͘
4.1.3.3 Documento inicial: indica documento de arquivo que deu
ŽƌŝŐĞŵĂĨŽƌŵĂĕĆŽĚĞƵŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽ;WƌŽĐĞƐƐŽ͕ǆƉĞ-
ĚŝĞŶƚĞ͕WƌŽŶƚƵĄƌŝŽĞŽƐƐŝġͿ͘

Exemplos:
–ĂƌƚĂ͗ĚĂƚĂ;ĚĚͬŵŵͬĂĂĂĂͿ
–ZĞƋƵĞƌŝŵĞŶƚŽ͗ĚĂƚĂ;ĚĚͬŵŵͬĂĂĂĂͿ
–DĞŵŽƌĂŶĚŽ͗ƐŝŐůĂͲŶƷŵĞƌŽͲĂŶŽ
–KİĐŝŽ͗ƐŝŐůĂͲŶƷŵĞƌŽͲĂŶŽ
4.1.3.4 Data do documento: indica a data da produção do docu-
ŵĞŶƚŽĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞǆƉƌĞƐƐĂŶŽĨŽƌŵĂƚŽĚĚͬŵŵͬĂĂĂĂ͘
4.1.3.5 Solicitante:ŝŶĚŝĐĂĂ;ƐͿƉĞƐƐŽĂ;ƐͿİƐŝĐĂŽƵũƵƌşĚŝĐĂ͕ƉƷďůŝĐĂ
ou privada, que está enviando o documento. O solicitante não é
necessariamente o interessado.
4.1.3.6 Interessado:ŝŶĚŝĐĂĂƉĞƐƐŽĂİƐŝĐĂŽƵũƵƌşĚŝĐĂ͕ƉƷďůŝĐĂŽƵ
ƉƌŝǀĂĚĂďĞŶĞĮĐŝĂĚĂŽƵĚŝƌĞƚĂŵĞŶƚĞůŝŐĂĚĂăĂƟǀŝĚĂĚĞŽƵĚĞŵĂŶ-
ĚĂǀĞŝĐƵůĂĚĂŶŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘ŵĂůŐƵŵĂƐƐŝƚƵĂĕƁĞƐ͕ŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽĞ
ƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞƉŽĚĞŵƐĞƌŽƐŵĞƐŵŽƐ͘^ĆŽŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐŶĞĐĞƐƐĄƌŝĂƐă
ŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͗
PESSOA FÍSICA PESSOA JURÍDICA
Nome Razão social
Número do RG ou CPF Número do CNPJ
4.1.3.6.1 Havendo vários interessados, poderá se optar pelo

ĐĂĚĂƐƚƌĂŵĞŶƚŽ͕ Ğŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ ĂƌƋƵŝ-
ǀşƐƟĐĂ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ğ ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ ĚĞ ĂƉĞŶĂƐ Ƶŵ ĚĞůĞƐ͕
ĂĐƌĞƐĐĞŶƚĂŶĚŽͲƐĞĂĞǆƉƌĞƐƐĆŽ͞ĞŽƵƚƌŽƐ͘͟
ϰ͘ϭ͘ϯ͘ϳĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗ŝŶĚŝĐĂĂƵŶŝĚĂĚĞŽƵƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƉĂƌĂ
ŽƋƵĂůŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞƐƚĄĚĞƐƟŶĂĚŽ͘
4.1.3.8 ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͗ŝŶĚŝĐĂŽĐſĚŝŐŽƌĞĨĞƌĞŶĐŝĂůŶƵŵĠƌŝĐŽƋƵĞĂƐ-
socia a série documental ao seu contexto de produção e é com-
ƉŽƐƚŽĚĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑ
ϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϯͿ͗
ZĞŐŝƐƚƌŽ 29
028.03.03.01.08
órgão produtor
função
subfunção
ĂƟǀŝĚĂĚĞ
documento
Exemplo:
028.03.03.01.08
Casa Civil
Gestão de Recursos Humanos
Controle de frequência
ZĞŐŝƐƚƌŽĚĞĨƌĞƋƵġŶĐŝĂ
ZĞŐŝƐƚƌŽĚĞƉŽŶƚŽ
4.1.3.8.1 Órgão produtor: instituição ou entidade juridica-

ŵĞŶƚĞĐŽŶƐƚŝƚƵşĚĂĞŽƌŐĂŶŝǌĂĚĂ͕ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞůƉĞůĂĞǆĞĐƵĕĆŽ
ĚĞ ĨƵŶĕƁĞƐ ĚŽ ƐƚĂĚŽ ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ ϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕
ĂƌƚŝŐŽϭϰͿ͗
4.1.3.8.2 Função: ĐŽŶũƵŶƚŽĚĞĂƟǀŝĚĂĚĞƐƋƵĞŽƐƚĂĚŽĞǆĞƌĐĞ
ƉĂƌĂ Ă ĐŽŶƐĞĐƵĕĆŽ ĚĞ ƐĞƵƐ ŽďũĞƟǀŽƐ͕ ƋƵĞ ƉŽĚĞ ƐĞƌ ŝĚĞŶƟĮ-
ĐĂĚĂĐŽŵŽĚŝƌĞƚĂŽƵĞƐƐĞŶĐŝĂůĞŝŶĚŝƌĞƚĂŽƵĂƵǆŝůŝĂƌ;ĞĐƌĞƚŽ
ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϱͿ͘
4.1.3.8.3 Subfunção: ĂŐƌƵƉĂŵĞŶƚŽ ĚĞ ĂƟǀŝĚĂĚĞƐ ĂĮŶƐ͕ ĐŽƌ-
ƌĞƐƉŽŶĚĞŶĚŽĐĂĚĂƐƵďĨƵŶĕĆŽĂƵŵĂŵŽĚĂůŝĚĂĚĞĚĂƌĞƐƉĞĐƟ-
ǀĂĨƵŶĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϲͿ͘
ϰ͘ϭ͘ϯ͘ϴ͘ϰ ƟǀŝĚĂĚĞ͗ ĂĕĆŽ͕ ĞŶĐĂƌŐŽ ŽƵ ƐĞƌǀŝĕŽ ĚĞĐŽƌƌĞŶ-
ƚĞ ĚŽ ĞǆĞƌĐşĐŝŽ ĚĞ ƵŵĂ ĨƵŶĕĆŽ͕ ƋƵĞ ƉŽĚĞ ƐĞƌ ŝĚĞŶƟĮĐĂĚĂ
ĐŽŵŽ ĂƟǀŝĚĂĚĞͲŵĞŝŽ ŽƵ ĂƟǀŝĚĂĚĞͲĮŵ ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ
ϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϳͿ͗
ͻƟǀŝĚĂĚĞͲŵĞŝŽ͗ĂĕĆŽ͕ĞŶĐĂƌŐŽŽƵƐĞƌǀŝĕŽƋƵĞƵŵſƌŐĆŽůĞǀĂ
a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atri-
ďƵŝĕƁĞƐĞƐƉĞĐşĮĐĂƐĞƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŶĂƉƌŽĚƵĕĆŽĞĂĐƵŵƵůĂĕĆŽ
de documentos de caráter instrumental e acessório.

ͻƟǀŝĚĂĚĞͲĮŵ͗ĂĕĆŽ͕ĞŶĐĂƌŐŽŽƵƐĞƌǀŝĕŽƋƵĞƵŵſƌŐĆŽůĞǀĂĂ
ĞĨĞŝƚŽƉĂƌĂŽĞĨĞƟǀŽĚĞƐĞŵƉĞŶŚŽĚĞƐƵĂƐĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĞƐƉĞĐş-
ĮĐĂƐĞƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŶĂƉƌŽĚƵĕĆŽĞĂĐƵŵƵůĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ĚĞĐĂƌĄƚĞƌƐƵďƐƚĂŶƟǀŽĞĞƐƐĞŶĐŝĂůƉĂƌĂŽƐĞƵĨƵŶĐŝŽŶĂŵĞŶƚŽ͘
4.1.3.8.5 Série documental: conjunto de documentos do
ŵĞƐŵŽƟƉŽĚŽĐƵŵĞŶƚĂůƉƌŽĚƵǌŝĚŽƉŽƌƵŵŵĞƐŵŽſƌŐĆŽ͕Ğŵ
ĚĞĐŽƌƌġŶĐŝĂĚŽĞǆĞƌĐşĐŝŽĚĂŵĞƐŵĂĨƵŶĕĆŽ͕ƐƵďĨƵŶĕĆŽĞĂƟ-
ǀŝĚĂĚĞĞƋƵĞƌĞƐƵůƚĂŵĚĞŝĚġŶƟĐĂĨŽƌŵĂĚĞƉƌŽĚƵĕĆŽĞƚƌĂ-
ŵŝƚĂĕĆŽ Ğ ŽďĞĚĞĐĞŵ ă ŵĞƐŵĂ ƚĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞ Ğ ĚĞƐƟŶĂĕĆŽ
;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϮͿ͗
ĂͿKƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽƐ͕ŶŽĂƚŽĚĂƐƵĂƉƌŽ-
dução ou recebimento, em conformidade com o Plano de
ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ĚŽ
ƐƚĂĚŽ ĚĞ ^ĆŽ WĂƵůŽ͗ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ ;ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ
ϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿŽƵĐŽŵŽWůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ĚĂƐƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵ͕ƋƵĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞůĂďŽƌĂĚŽƉĞůĂŽŵŝƐƐĆŽ
ĚĞǀĂůŝĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞĐĞƐƐŽʹĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟ-
dade e aprovado pelo Arquivo Público do Estado, antes de sua
ŽĮĐŝĂůŝǌĂĕĆŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰ͕ĂƌƟŐŽϭϴͿ͘
ďͿĞǀĞƌĆŽ ƐĞŵƉƌĞ ƐĞƌ ŝĚĞŶƟĮĐĂĚŽƐ ŽƐ ƟƉŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚĂŝƐ Ğ
nunca os assuntos dos documentos, pois para um mesmo
ĂƐƐƵŶƚŽƉŽĚĞƌĆŽĞǆŝƐƟƌƟƉŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚĂŝƐĚŝĨĞƌĞŶƚĞƐ͕ĐŽŵ
ƉƌĂǌŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĞĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂůĚŝĨĞƌĞŶĐŝĂĚŽƐ͘
Exemplo:
Prazos de guarda ĞƐƟŶĂĕĆŽ
1 ϯƟƉŽƐ Unidade com
assunto documentais Unidade Guarda
atribuições Eliminação
Produtora permanente
de Arquivo
03.03.04.02
1 - 9
Escala de férias
03.03.04.30
Solicitação de 1 5 9
abono de férias
Férias 03.05.01.19
Processo de
ƉĂŐĂŵĞŶƚŽ
sŝŐġŶĐŝĂ 10 9
de férias e
licença-prêmio
em pecúnia
WůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĞdĂďĞůĂĚĞdĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ
WƷďůŝĐĂĚŽƐƚĂĚŽĚĞ^ĆŽWĂƵůŽ͗ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿ
ZĞŐŝƐƚƌŽ 31
ĐͿĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉŽĚĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚĂĐŽŵŽĂƵ-
ǆşůŝŽĚŽ1ŶĚŝĐĞůĨĂďĠƟĐŽ͕ZĞŵŝƐƐŝǀŽĞWĞƌŵƵƚĂĚŽ͕ƋƵĞƐĞƌǀĞĐŽŵŽ
ŝŶƐƚƌƵŵĞŶƚŽĂƵǆŝůŝĂƌĚŽƐWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
na recuperação das informações. Pelo Índice é possível localizar
ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŶŽWůĂŶŽ͕ďĞŵĐŽŵŽĞƐƚĂďĞůĞĐĞƌĂůŝŐĂĕĆŽĞŶƚƌĞŽƐ
diversos nomes possíveis para um mesmo documento e a forma
ƉĂĚƌŽŶŝǌĂĚĂŝŶĚŝĐĂĚĂŶŽWůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ
que deve ser adotada pela Administração Pública Estadual.
Exemplo:
CÓDIGO DO
ÍNDICE
DOCUMENTO
Doação de bens imóveis USE Processo de alienação de bens
04.02.04.02
patrimoniais
Doação de bens patrimoniais USE Processo de alienação de bens
04.02.04.02
patrimoniais
Doação de bens permanentes USE Processo de alienação de bens
04.02.04.02
patrimoniais
WƌŽĐĞƐƐŽĚĞƉĂŐĂŵĞŶƚŽĚĞĐŽŶƚĂƐĚĞƵƟůŝĚĂĚĞƉƷďůŝĐĂ 05.02.08.07
WƌŽĐĞƐƐŽĚĞƉĂŐĂŵĞŶƚŽĚĞĚŝĄƌŝĂƐĞĂũƵĚĂĚĞĐƵƐƚŽ 05.02.08.08
WƌŽŶƚƵĄƌŝŽĚŽĞŵƉƌĞŐĂĚŽUSE Prontuário funcional 03.03.01.08
Prontuário do servidor USE Prontuário funcional 03.03.01.08
1ŶĚŝĐĞ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿ
ĚͿ Ž ƌĞĐĞďĞƌ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐĞŵ ĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ŽƵ ĐŽŵ ĐůĂƐƐŝ-

ĮĐĂĕĆŽĞŵĚĞƐĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞĐŽŵŽƐWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ
ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ͕ Ă hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵ ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ
Protocolo deverá:
ͻNo caso de documentos de origem interna, devolvê-lo para
ĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĐůĂƐƐŝĮĐĄͲůŽŽƵƌĞĐůĂƐƐŝĮĐĄͲůŽ͘
ͻNo caso de documentos de origem externa que permane-
ĐĞƌĆŽŶŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌĂƐƵĂĐŽƌƌĞƚĂĐůĂƐƐŝĮ-
ĐĂĕĆŽŽƵĞŶĐĂŵŝŶŚĄͲůŽƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞ͕ĚĞŶƚƌŽĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟ-
ĚĂĚĞ͕ƋƵĞƚĞŶŚĂĐŽŵƉĞƚġŶĐŝĂƚĠĐŶŝĐĂƉĂƌĂĐůĂƐƐŝĮĐĄͲůŽ͘
ͻNo caso de documentos de origem externa que retornarão
ĂŽ ƐĞƵ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ ƌĞŐŝƐƚƌĄͲůŽ ĐŽŵ Ă ƐƵĂ ĚĞŶŽŵŝŶĂĕĆŽ
ĚĞŽƌŝŐĞŵ͘
4.1.3.9 Restrição de acesso: indica se é atribuída restrição de aces-
so ao documento de acordo com as Tabelas de Documentos, Dados

Ğ /ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ^ŝŐŝůŽƐĂƐ Ğ WĞƐƐŽĂŝƐ͕ ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚĂ ŽƵ ĐŽŵ Ă ĂŶĄůŝƐĞ
ĚŽƐĐĂƐŽƐĐŽŶĐƌĞƚŽƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϯϮͿ͘
4.1.3.9.1 KƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐŝŐŝůŽƐŽƐ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐ
no momento de sua produção, prioritariamente em sistema
ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌ-
ŵĂĕƁĞƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϬ͕ŝŶĐŝƐŽ/Ϳ͘
4.1.3.9.2 KƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ
ĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚŽƉŽƌĂŐĞŶƚĞĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽ͘
4.1.3.9.3 EŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌŝŶĚŝĐĂĚŽƐĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉŽƐ-
ƐƵŝŶşǀĞůĚĞƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽƉĂƌĐŝĂůŽƵŝŶƚĞŐƌĂů͘
4.1.3.10 Descrição do assunto: indica as informações necessárias e
ƐƵĮĐŝĞŶƚĞƐƉĂƌĂĚĞƐĐƌĞǀĞƌŽĐŽŶƚĞƷĚŽĞƐƉĞĐşĮĐŽĚĞĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
ϰ͘ϭ͘ϯ͘ϭϭYƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞǀŽůƵŵĞƐ͗ŝŶĚŝĐĂĂƋƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞǀŽůƵŵĞƐ
de um documento.
4.1.3.12 Suporte: indica o material sobre o qual as informações são
ƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƐ͘ǆĞŵƉůŽƐ͗ƉĂƉĞů͕ĮƚĂŵĂŐŶĠƟĐĂ͕ĚŝƐĐŽſƟĐŽĞƚĐ͘
4.1.3.13KƵƚƌŽƐŝƚĞŶƐƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌŝŶĐůƵşĚŽƐŶŽƌĞŐŝƐƚƌŽƉĂƌĂĂƚĞŶ-
ĚĞƌĂƐĞƐƉĞĐŝĮĐŝĚĂĚĞƐĚĞĐĂĚĂſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
4.1.4 Distribuir os documentos: ƋƵĂŶĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽƟǀĞƌƐŝĚŽƌĞĂůŝǌĂĚŽ
ƉĞůĂ hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵ ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ WƌŽƚŽĐŽůŽ͕ ŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƌĞŐŝƐƚƌĂ-
ĚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƉƌŽŶƚĂŵĞŶƚĞĚŝƐƚƌŝďƵşĚŽƐĂŽƐƐĞƵƐĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽƐ͕ƐĂůǀŽ
ĂƋƵĞůĞƐƌĞĐĞďŝĚŽƐĂŽĮŶĂůĚŽĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ͘
4.1.4.1 ŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƵƌŐġŶĐŝĂĞĐŽŵƉƌĂǌŽĚĞƌĞƐ-
ƉŽƐƚĂĚĞƚĞƌŵŝŶĂĚŽƚġŵƉƌĞĨĞƌġŶĐŝĂŶŽƌĞŐŝƐƚƌŽĞŶŽĞŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶ-
to, como por exemplo, os Expedientes de atendimento de solicitação
de informação, que devem ser atendidos em prazo não superior a 20
ĚŝĂƐ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϭϱ͕ΑϭǑͿ͘
4.1.4.2ĐŽŵƉƌŽǀĂĕĆŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚĞǀĞƌĄƐĞƌĂƚĞƐƚĂĚĂ͕ŶŽĂƚŽĚŽ
ƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĞƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂŽƵƉŽƌƌĞŐŝƐƚƌŽĞŵ
ƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶ-
ĨŽƌŵĂĕƁĞƐƋƵĞŝŶƚĞƌůŝŐƵĞĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐ͘
ZĞŐŝƐƚƌŽ 33
5.Abertura de Expediente
WƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞĂďĞƌƚƵƌĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƋƵĞƚƌĂŵŝƚĂƌĄƉĂƌĂŝŶĨŽƌŵĂƌĞͬŽƵ
acolher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros docu-
ŵĞŶƚŽƐĚĞŶĂƚƵƌĞǌĂĚŝǀĞƌƐĂ͕ƌĞƵŶŝĚŽƐĞŵƚŽƌŶŽĚĞƵŵĂĂƟǀŝĚĂĚĞ͕ĚĞŵĂŶĚĂ
ou interessado.
ĂďĞƌƚƵƌĂĚĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚĂƉĞůĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌ
esta necessidade, mediante solicitação de autoridade competente.
Apenas deverão ser abertos os expedientes previstos no WůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮ-
cação de Documentos da Administração Pública Estadual do Estado de São
WĂƵůŽ͗ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰͿŽƵŶŽƐWůĂŶŽƐĚĞ
ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĂƐƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵĚŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐ͕ĚĞǀŝ-
ĚĂŵĞŶƚĞĂƉƌŽǀĂĚŽƐƉĞůŽƌƋƵŝǀŽWƷďůŝĐŽĚŽƐƚĂĚŽĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ͘
KĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϱͿĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞƵŵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄ
ƐĞƌĞǆĞĐƵƚĂĚŽƉŽƌƋƵĂůƋƵĞƌƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌĞƐƚĂŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞ͕ďĞŵ
ĐŽŵŽŽĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϵͿĞĂŝŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϱͿĞŶƚƌĞĞǆƉĞĚŝĞŶ-
ƚĞƐ͘ŵƚŽĚŽƐŽƐĐĂƐŽƐ͕ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƐĞŐƵŝĚĂƐĂƐŶŽƌŵĂƐĞƐƚĂďĞůĞĐŝĚĂƐŶŽƐ
ƌĞƐƉĞĐƟǀŽƐƚſƉŝĐŽƐĚĞƐƚĞDĂŶƵĂů͘
5.1 Rotina de abertura de expediente
5.1.1 Registrar o expediente: o expediente deverá ter as suas principais
ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐĂĚĂƐƚƌĂĚĂƐĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐ-
ƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ĂĮŵĚĞƉĞƌŵŝƟƌĂƐƵĂůŽĐĂůŝǌĂĕĆŽĞ
ĂĐĞƐƐŽ͘ĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐĂĚĂƐƚƌĂĚĂƐĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽĞǆƉĞĚŝĞŶ-
ƚĞ;ǀĞƌZĞŐŝƐƚƌŽƉ͘ϮϳͿ͗
ͻEƷŵĞƌŽĚŽĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ;ƐŝŐůĂͬŶǑͬĂŶŽͿ͖
ͻ/ŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ;ƐͿ͖
ͻůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͖
ͻĞƐĐƌŝĕĆŽĚŽĂƐƐƵŶƚŽ͖
ͻŽĐƵŵĞŶƚŽŝŶŝĐŝĂů͖
ͻ>ŽĐĂůŝĚĂĚĞ͖
Abertura de Expediente 35
ͻĂƚĂ͖
ͻsŽůƵŵĞ͖
ͻZĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ͗
ʹEşǀĞů;ŝŶƚĞŐƌĂůŽƵƉĂƌĐŝĂůͿ
ʹ/ŶƚĞƌǀĂůŽĚĞĨŽůŚĂƐ;ŶŽĐĂƐŽĚĞŶşǀĞůƉĂƌĐŝĂůͿ
ʹĂƚĞŐŽƌŝĂ;ƐŝŐŝůŽƐŽŽƵƉĞƐƐŽĂůͿ
ʹ'ƌĂƵ;ŶŽĐĂƐŽĚŽƐŝŐŝůŽƐŽͿ
– Prazo
ϱ͘ϭ͘ϮŵŝƟƌĨŽůŚĂůşĚĞƌ͗ĐŽŶĐůƵşĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŵŝƟĚĂĂ&ŽůŚĂ
ůşĚĞƌ;ǀĞƌƉ͘ϯϳͿĐŽŶƚĞŶĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽŝŵƉƌĞƐƐŽĚĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƐŽďƌĞŽ
expediente.
5.1.3 Ordenar os documentos: os documentos deverão ser reunidos
ƐĞƋƵĞŶĐŝĂůŵĞŶƚĞĞŵƵŵƷŶŝĐŽĐŽŶũƵŶƚŽĐŽŵĂĐĂƉĂƉƌĞƐĂăĚŽĐƵŵĞŶ-
ƚĂĕĆŽĐŽŵƚƌŝůŚŽƉůĄƐƟĐŽ;ƟƉŽ͞ZŽŵĞƵĞ:ƵůŝĞƚĂ͟ŽƵ͞ŵĂĐŚŽĞĨġŵĞĂ͟Ϳ͘
ŽŵǀŝƐƚĂƐăƉƌĞƐĞƌǀĂĕĆŽĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƚƌŝůŚŽƐŵĞƚĄůŝĐŽƐŶĆŽĚĞǀĞ-
ƌĆŽ ƐĞƌ ƵƟůŝǌĂĚŽƐ͕ ĐŽŶĨŽƌŵĞ ŽƌŝĞŶƚĂĕĆŽ ĚĂ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ EŽƌŵĂƟǀĂ Wͬ
^^WŶǑϮͬϮϬϭϬ͘
5.1.4 Numerar os documentos: as folhas do expediente deverão ser nu-
meradas em ordem crescente, no canto superior direito, sem rasuras,
ƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂ;ĂǌƵůŽƵƉƌĞƚĂͿŽƵĚĞĐĂƌŝŵďŽĞƐƉĞ-
ĐşĮĐŽƉĂƌĂƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞŶƵŵĞƌĂĕĆŽĞƌƵďƌŝĐĂĚĂƐƉĞůŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄ-
rio que as inserir.
5.1.4.1 A folha líder será considerada a folha nº 1 e o documento
inicial a folha nº 2.

FOLHA LÍDER
Nº DO EXPEDIENTE (SIGLA/Nº/ANO):
INTERESSADO:
CLASSIFICAÇÃO:
DESCRIÇÃO DO ASSUNTO:
LOCALIDADE:
DATA:
VOLUME:
RESTRIÇÃO DE ACESSO:
– Prazo
Local e Data
Abertura de Expediente 37
6.Autuação de Processo
ĂƐĞƋƵġŶĐŝĂĚĞŽƉĞƌĂĕƁĞƐƚĠĐŶŝĐĂƐƋƵĞƚĞŵƉŽƌĮŶĂůŝĚĂĚĞĚĂƌĨŽƌŵĂƉƌŽ-
cessual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação
ĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂ͕ǀŝƐĂŶĚŽĞŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶƚŽ͕ŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕĆŽĞĚĞĐŝƐĆŽ͘
Somente poderão ser autuados os processos indicados nos Planos de Classi-
ĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ͘
O procedimento de autuação é de competência exclusiva da Unidade com
atribuições de Protocolo e só poderá ser efetuado mediante solicitação for-
mal de autoridade competente.
Os documentos encaminhados para autuação com a recomendação URGEN-
TE, ou com prazos para atendimento, instrução ou decisão, terão tratamento
prioritário.
ĂƵƚƵĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŝĚĞŶƟĮĐĂĚŽƐĐŽŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌ
ƌĞĂůŝǌĂĚĂƉŽƌƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽ-
ůŽĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽƉĂƌĂŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐĞ
pessoais.
Cada processo formado deverá tratar exclusivamente de um único assunto.
Caso o processo trate de mais de um assunto ou dependa de mais de um ato
decisório deverá ser desdobrado em tantos processos quantos necessários.
Caso haja documento de diversos interessados, de mesma natureza e de-
pendentes de conformidade decisória deverá ser aberto processo para cada
ŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ƋƵĞƚƌĂŵŝƚĂƌĄĂƉĞŶƐĂĚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϵͿĂŽƐĚĞŵĂŝƐĂƚĠŽĂƚŽĚĞĐŝ-
ƐſƌŝŽ͘ĂďĞƌĄăƐƵŶŝĚĂĚĞƐƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐŽƌŝĞŶƚĂƌĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ
de Protocolo, nos casos em que seja necessária a abertura de processo único
para diversos interessados.
EĆŽƐĞƌĆŽƉĞƌŵŝƟĚŽƐŽƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ͗
ͻ ƵƚƵĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞƐƟŶĂĚŽƐ͕ĞǆĐůƵƐŝǀĂŵĞŶƚĞ͕ĂŽĂĐŽŵƉĂŶŚĂ-
ŵĞŶƚŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĞǆĐĞƚŽĂƋƵĞůĞƐŝŶĚŝĐĂĚŽƐĞŵWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂ-
ĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ͖
ͻ ZĞĂƵƚƵĂĕĆŽ ĚĞ ƉƌŽĐĞƐƐŽ ;ĂƚƌŝďƵŝĕĆŽ ĚĞ ŶŽǀŽ ŶƷŵĞƌŽ ĚĞ ƉƌŽĐĞƐƐŽ ĂŽ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽͿ͕ĞǆĐĞƚŽŶŽƐĐĂƐŽƐƉƌĞǀŝƐƚŽƐĞŵůĞŐŝƐůĂĕĆŽĞƐƉĞĐşĮĐĂ͖
Autuação de Processo 39
ͻ Formação de mais de um processo sobre o mesmo assunto e mesmo
ŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͖
ͻ ƵƚƵĂĕĆŽƉƌŽǀŝƐſƌŝĂ͕ƉŽŝƐƐĞƚƌĂƚĂĚĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞĮŶŝƟǀŽ͘
No caso de autuação indevida, o processo deverá ser encerrado e arquivado
ŵĞĚŝĂŶƚĞũƵƐƟĮĐĂƟǀĂĚĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƋƵĞƐŽůŝĐŝƚŽƵĂĂƵƚƵĂĕĆŽ͘
6.1 Rotina de autuação
6.1.1 Conferir a solicitação de autuação: para autuar um processo, a
unidade deverá formalizar Termo de solicitação de autuação ;ǀĞƌƉ͘ϰϳͿ
ĞĞŶĐĂŵŝŶŚĄͲůŽăhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ͘KƚĞƌŵŽĚĞǀĞ-
ƌĄĐŽŶƚĞƌĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĂĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽĐŽŶĨŽƌŵĞŽƐWůĂŶŽƐĚĞ
ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞĂƉƌŽǀĂĚŽƐĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ͘
6.1.1.1 O termo de solicitação de autuação deverá ser assinado por
autoridade competente. São autoridades competentes para solici-
tar a autuação de processo:
ͻ'ŽǀĞƌŶĂĚŽƌ͖
ͻ^ĞĐƌĞƚĄƌŝŽĚĞƐƚĂĚŽ͖
ͻ^ĞĐƌĞƚĄƌŝŽĚũƵŶƚŽ͖
ͻŚĞĨĞĚĞ'ĂďŝŶĞƚĞ͖
ͻŽŽƌĚĞŶĂĚŽƌ͖
ͻƵƚŽƌŝĚĂĚĞĂƚĠŽŶşǀĞůŚŝĞƌĄƌƋƵŝĐŽĚĞŝƌĞƚŽƌŝĂĚĞ^ĞƌǀŝĕŽ͖
ͻKƵƚƌŽƐĐĂƐŽƐĞŵƋƵĞŚŽƵǀĞƌĚĞůĞŐĂĕĆŽĞŵŶŽƌŵĂŝŶƚĞƌŶĂ͘
6.1.1.2 A Unidade com atribuições de Protocolo deverá conferir se
ĂĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĞƐƚĄĞŵĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞĐŽŵŽƐWůĂŶŽƐĚĞůĂƐƐŝĮĐĂ-
ĕĆŽ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞĂƉƌŽǀĂĚŽƐĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ͘ŵĐĂƐŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝ-
ĚĂĚĞ͕ĂƵŶŝĚĂĚĞƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌŶŽƟĮĐĂĚĂƉĂƌĂƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌ
as devidas correções.
6.1.2 Conferir os documentos: o processo deverá ser formado, preferen-
ĐŝĂůŵĞŶƚĞ͕ƉŽƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽƌŝŐŝŶĂŝƐ͘EŽĞŶƚĂŶƚŽ͕ƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌĨŽƌŵĂĚŽƐ
ƉƌŽĐĞƐƐŽƐĂƉĂƌƟƌĚĞĐſƉŝĂĂƵƚĞŶƟĐĂĚĂƉŽƌƚĂďĞůŝĆŽ͕ŽƵĂŝŶĚĂ͕ĐſƉŝĂĂƵ-
ƚĞŶƟĐĂĚĂƉŽƌƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƉƷďůŝĐŽŵĞĚŝĂŶƚĞĐŽƚĞũŽĚĂĐſƉŝĂĐŽŵ
ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂů͕ĐĞƌƟĮĐĂĚĂĐŽŵĐĂƌŝŵďŽŽƵĐŽŵĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂ
;ĂǌƵůŽƵƉƌĞƚĂͿ͞KE&ZKDKKZ/'/E>͕͟ĐŽŶƚĞŶĚŽĂĚĂƚĂĚĂĂƵƚĞŶ-
ƟĐĂĕĆŽĞĂĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ;ĞĐƌĞƚŽŶǑϱϮ͘ϲϱϴͬϮϬϬϴͿ͘
6.1.2.1 Os documentos resultantes de transmissão via fax e de im-
ƉƌĞƐƐƁĞƐƚĞƌŵŽŐƌĄĮĐĂƐ;ƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞŝŵƉƌĞƐƐĆŽ͕ƉŽƌĞǆĞŵƉůŽ͕

ĚĞ ĞǆƚƌĂƚŽƐ ďĂŶĐĄƌŝŽƐ Ğ ĐƵƉŽŶƐ ĮƐĐĂŝƐͿ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ĨŽƚŽĐŽƉŝĂĚŽƐ
ƉĂƌĂƐĞĐŽŶƐƟƚƵşƌĞŵĞŵƉĞĕĂƐĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽ͘
6.1.3 Pesquisar antecedentes: ao receber um documento para autua-
ção, a Unidade com atribuições de Protocolo deverá efetuar pesquisa
ƉĂƌĂǀĞƌŝĮĐĂƌĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽĂŶƚĞƌŝŽƌƐŽďƌĞŽŵĞƐŵŽĂƐƐƵŶƚŽ
ĞĐŽŵŽ;ƐͿŵĞƐŵŽ;ƐͿŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ;ƐͿ͘ŽŶƐƚĂƚĂĚĂĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂĚĞƉƌŽĐĞƐ-
ƐŽĂŶƚĞƌŝŽƌ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌũƵŶƚĂĚŽŽƵŝŶĐŽƌƉŽƌĂĚŽ;ĐĂƐŽƚĞ-
ŶŚĂƐŝĚŽƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽͿĂĞůĞ͕ĐŽŶĨŽƌŵĞĂƐƌĞŐƌĂƐĚĞƐƚĞŵĂŶƵĂů͘
6.1.4 Registrar o processo: todos os processos deverão ter suas prin-
ĐŝƉĂŝƐ ŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ ĐĂĚĂƐƚƌĂĚĂƐ Ğŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ
ĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͕ĂĮŵĚĞƉĞƌŵŝƟƌĂƐƵĂůŽĐĂ-
ůŝǌĂĕĆŽĞĂĐĞƐƐŽ͘ĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐĂĚĂƐƚƌĂĚĂƐĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚŽ
ƉƌŽĐĞƐƐŽ;ǀĞƌZĞŐŝƐƚƌŽƉ͘ϮϳͿ͗
ͻEƷŵĞƌŽĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽ;ƐŝŐůĂͬŶǑͬĂŶŽͿ͖
ͻ/ŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ;ƐͿ͖
ͻůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͖
ͻĞƐĐƌŝĕĆŽĚŽĂƐƐƵŶƚŽ͖
ͻŽĐƵŵĞŶƚŽŝŶŝĐŝĂů͖
ͻ>ŽĐĂůŝĚĂĚĞ͖
ͻĂƚĂ͖
ͻsŽůƵŵĞ͖
ͻZĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ͗
– Prazo
6.1.4.1 ŽŵĂĂƵƚƵĂĕĆŽ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŝŶŝĐŝĂůƉĂƐƐĂƌĄĂŝŶƚĞŐƌĂƌŽ
ƉƌŽĐĞƐƐŽ͘WĂƌĂĮŶƐĚĞůŽĐĂůŝǌĂĕĆŽĞĂĐĞƐƐŽ͕ŽŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ
ƉŽĚĞƌĄƐĞƌŵĂŶƟĚŽĞƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽŶĂĨŽůŚĂůşĚĞƌ͘
ϲ͘ϭ͘ϱŵŝƟƌĨŽůŚĂůşĚĞƌ͗ĐŽŶĐůƵşĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŵŝƟĚĂĂ&Ž-
lha líder ;ǀĞƌƉ͘ϰϲͿĐŽŶƚĞŶĚŽŽƌĞŐŝƐƚƌŽŝŵƉƌĞƐƐŽĚĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƐŽ-
bre o processo.
6.1.6 Ordenar os documentos: os documentos deverão ser reunidos
ƐĞƋƵĞŶĐŝĂůŵĞŶƚĞĞŵƵŵƷŶŝĐŽĐŽŶũƵŶƚŽĐŽŵĂĐĂƉĂƉƌĞƐĂăĚŽĐƵŵĞŶ-
ƚĂĕĆŽĐŽŵƚƌŝůŚŽƉůĄƐƟĐŽ;ƟƉŽ͞ZŽŵĞƵĞ:ƵůŝĞƚĂ͟ŽƵ͞ŵĂĐŚŽĞĨġŵĞĂ͟Ϳ͘
ŽŵǀŝƐƚĂƐăƉƌĞƐĞƌǀĂĕĆŽĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ƚƌŝůŚŽƐŵĞƚĄůŝĐŽƐŶĆŽĚĞǀĞ-
ƌĆŽ ƐĞƌ ƵƟůŝǌĂĚŽƐ͕ ĐŽŶĨŽƌŵĞ ŽƌŝĞŶƚĂĕĆŽ ĚĂ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ EŽƌŵĂƟǀĂ Wͬ
^^WŶǑϮͬϮϬϭϬ͘
6.1.6.1KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌŽƌŐĂŶŝǌĂĚŽƐƐĞŐƵŝŶĚŽĂŽƌĚĞŵ
ĐƌŽŶŽůſŐŝĐĂĚĞƐƵĂĞŵŝƐƐĆŽ;ŽƐŵĂŝƐĂŶƟŐŽƐƐĞƌĆŽŽƐƉƌŝŵĞŝƌŽƐͿ͕
ĚĞŵŽĚŽĂĞǀŝĚĞŶĐŝĂƌŽƉĞƌĐƵƌƐŽĚŽƚƌąŵŝƚĞ͘
6.1.6.2 ĞǀĞƌĄ ƐĞƌ ƵƟůŝǌĂĚŽ Ž ŵŽĚĞůŽ ĚĞ ĐĂƉĂ ĚĞ ƉƌŽĐĞƐƐŽ ĐŽŵ
ǀŝƐŽƌƋƵĞƉĞƌŵŝƚĂĂůĞŝƚƵƌĂĚĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐĂĚĂƐƚƌĂŝƐƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƐ
na folha líder.
6.1.7 Numerar as folhas: as folhas do processo deverão ser numeradas
em ordem crescente, no canto superior direito, pela aposição de ano-
ƚĂĕĆŽ ă ĐĂŶĞƚĂ ;ĂǌƵů ŽƵ ƉƌĞƚĂͿ ŽƵ ĚĞ ĐĂƌŝŵďŽ ĞƐƉĞĐşĮĐŽ ƉĂƌĂ ƌĞŐŝƐƚƌŽ
ĚĞŶƵŵĞƌĂĕĆŽĞƌƵďƌŝĐĂĚĂƐƉĞůŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƋƵĞĂƐŝŶƐĞƌŝƌŶŽ
processo.
6.1.7.1ĐĂƉĂĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽŶĆŽƌĞĐĞďĞƌĄŶƵŵĞƌĂĕĆŽ͘ŽŵĂƵƟůŝǌĂ-
ção do modelo de capa de processo com visor, a capa deixa de ser
peça do processo e passa a ser somente sua proteção.
6.1.7.2 A folha líder será considerada a folha nº 1, o termo de soli-
citação de autuação a folha nº 2 e o documento inicial a folha nº 3.

6.1.7.3YƵĂŶĚŽ͕ĚƵƌĂŶƚĞŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞŶƵŵĞƌĂĕĆŽĚĂƐĨŽůŚĂƐ͕
ŽĐŽƌƌĞƌ ĞƌƌŽ͕ Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĂ hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵ ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ
ĚĞ WƌŽƚŽĐŽůŽ ĚĞǀĞƌĄ ŝŶƵƟůŝǌĂƌ Ă ŶƵŵĞƌĂĕĆŽ ĂŶƚĞƌŝŽƌ ĂƉŽŶĚŽͲůŚĞ
Ƶŵ͞y͟ĞĂĐƌĞƐĐĞŶƚĂƌĂŽůĂĚŽƵŵĂŶŽǀĂĂŶŽƚĂĕĆŽăĐĂŶĞƚĂ;ĂǌƵůŽƵ
ƉƌĞƚĂͿŽƵƵŵŶŽǀŽĐĂƌŝŵďŽĐŽŵĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĐŽƌƌĞƚĂ͘
6.1.7.3.1 EŽĐĂƐŽĚĞĐŽƌƌĞĕĆŽĚĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶ-
ĐŝŽŶĄƌŝŽƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞůĚĞǀĞƌĄƌĞŐŝƐƚƌĂƌĂĂĕĆŽĐŽƌƌĞƟǀĂ͕ĂƉŽŶ-
do-se rubrica e datação em espaço visível e imediatamente
ƉƌſǆŝŵŽ ă ŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽ ĂĐƌĞƐĐŝĚĂ ŽƵ Ğŵ ĞƐƉĂĕŽ ƉƌĞǀŝƐƚŽ ŶĂ
ĐŽŶĮŐƵƌĂĕĆŽĚŽĐĂƌŝŵďŽ͘
8 9
6.1.7.3.2ŶƵŵĞƌĂĕĆŽŶĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĐŽƌƌŝŐŝĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞ
ĐŽƌƌĞƟǀŽƐŽƵĞƟƋƵĞƚĂƐĂĚĞƐŝǀĂƐ͘
6.1.7.3.3 Depois de tramitado o processo, a numeração das
ƐƵĂƐĨŽůŚĂƐŶĆŽƉŽĚĞƌĄƐĞƌĂůƚĞƌĂĚĂ͘ŵĐĂƐŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂ-
de, esta deverá ser indicada por meio de Termo de indicação
ĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ ;ǀĞƌƉ͘ϮϱͿ͕ŝŶƐĞƌŝĚŽĂŽĮŶĂůĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽ͘
6.1.8 Colar os documentos: documentos de tamanho reduzido, como
ƉŽƌĞǆĞŵƉůŽĐŽŵƉƌŽǀĂŶƚĞƐĚĞƉĂŐĂŵĞŶƚŽ͕ĐĂƌƚƁĞƐĚĞĞŵďĂƌƋƵĞ͕ĨŽƚŽƐ
ĞƚĐ͘ĚĞǀĞƌĆŽƚĞƌƐƵĂŵĂƌŐĞŵĞƐƋƵĞƌĚĂŽƵƐƵƉĞƌŝŽƌĐŽůĂĚĂĞŵĨŽůŚĂĚĞ
ƉĂƉĞůϰ͕ƉĂƌĂƉĞƌŵŝƟƌĂůĞŝƚƵƌĂĚĞƉŽƐƐşǀĞŝƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĞǆŝƐƚĞŶƚĞƐŶŽ
ƐĞƵǀĞƌƐŽ͘EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕ĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂŶŽĐĂŶƚŽƐƵ-
perior direito do documento.
6.1.8.1 Os documentos deverão ser colados com cola neutra para
ŶĆŽĚĂŶŝĮĐĂƌŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
6.1.8.2 KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĮǆĂĚŽƐĐŽŵŵĂƚĞƌŝĂŝƐŵĞ-
ƚĄůŝĐŽƐ ŽƵ ĐŽŵ ĮƚĂƐ ĂĚĞƐŝǀĂƐ͕ ĐŽŶĨŽƌŵĞ ŽƌŝĞŶƚĂĕĆŽ ĚĂ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ
EŽƌŵĂƟǀĂWͬ^^WŶǑϮͬϮϬϭϬ͘
6.1.8.3 Deverá ser anotado, na parte inferior da folha de papel,
ƋƵĂů;ĂŝƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿĨŽŝ;ƌĂŵͿĐŽůĂĚŽ;ƐͿ͕ƉĂƌĂĞǀŝƚĂƌƉĞƌĚĂĚĂŝŶ-
ĨŽƌŵĂĕĆŽ͕ĐĂƐŽŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿƐĞũĂ;ŵͿĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽ;ƐͿ͘

&Žŝ;ƌĂŵͿĐŽůĂĚŽ;ƐͿŶĞƐƚĂĨŽůŚĂ͗ŵĞŶĐŝŽŶĂƌŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ
ϲ͘ϭ͘ϵ/ŶƵƟůŝǌĂƌŽƐĞƐƉĂĕŽƐĞŵďƌĂŶĐŽ͗todos os espaços das folhas que

ŶĆŽĐŽŶƚĞŶŚĂŵŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌŝŶƵƟůŝǌĂĚŽƐƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞ
ƵŵƚƌĂĕŽƚƌĂŶƐǀĞƌƐĂů͕ĞǆĐĞƚŽŽƐĞƐƉĂĕŽƐĚĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂ͕ŽŶĚĞƉŽĚĞƌĆŽ
ƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽƐŽƐĚĞƐƉĂĐŚŽƐ͘


&Žŝ;ƌĂŵͿĐŽůĂĚŽ;ƐͿŶĞƐƚĂĨŽůŚĂ͗ŵĞŶĐŝŽŶĂƌŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ
6.1.10 Conferir o registro e a numeração de folhas: antes de encami-

ŶŚĂƌŽƉƌŽĐĞƐƐŽƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞĚĞƐƟŶŽ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞ-
ǀĞƌĄĐŽŶĨĞƌŝƌŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĞĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĚĞĨŽůŚĂƐ͘
6.1.11 Encaminhar o processo: Após a autuação, o processo deverá ser
ĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽ͕ĮƐŝĐĂŵĞŶƚĞ͕ƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞĚĞƐƟŶŽŝŶĚŝĐĂĚĂŶĂƐŽůŝ-
citação de autuação.
FOLHA LÍDER
Nº DO PROCESSO (SIGLA/Nº/ANO):
INTERESSADO:
CLASSIFICAÇÃO:
DESCRIÇÃO DO ASSUNTO:
LOCALIDADE:
DATA:
VOLUME:
RESTRIÇÃO DE ACESSO:
– Prazo
Local e Data

TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO
EĞƐƚĂĚĂƚĂ͕ƐŽůŝĐŝƚŽăhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĂĂƵƚƵĂĕĆŽĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽ
;ŝŶĚŝĐĂƌ Ă ĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ
conforme o WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ,
ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽ ƉĞůŽ ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ ϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰ͕ ŽƵ Ž WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ
ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵ͕ ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽͿ͕ de interesse de

(indicar o interessado),
referente a (indicar o assunto) que deverá ser encaminhado
a ;ŝŶĚŝĐĂƌŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽĂƉſƐĂĂƵƚƵĂĕĆŽͿ͘
Local e Data
EŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽĞĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĚĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƋƵĞƐŽůŝĐŝƚŽƵĂĂƵƚƵĂĕĆŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
7.Encerramento e Abertura de Volume
É o procedimento de desdobrar documentos volumosos, em tantos volumes
ƋƵĂŶƚŽƐŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽƐ͕ĐŽŵŽŽďũĞƟǀŽĚĞĨĂĐŝůŝƚĂƌŽƐĞƵŵĂŶƵƐĞŝŽ͘
YƵĂŶĚŽŽǀŽůƵŵĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂƟŶŐŝƌŽůŝŵŝƚĞĚĞϮϬϬĨŽůŚĂƐŽƵƐĞƵŵĂŶƵ-
ƐĞŝŽĞƐƟǀĞƌĐŽŵƉƌŽŵĞƟĚŽ͕ĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞǀĞƌĆŽƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌŽƐĞƵĞŶĐĞƌƌĂ-
mento e a abertura de novo volume.
O encerramento e abertura de novo volume de processo deverá ser execu-
tado exclusivamente pela Unidade com atribuições de Protocolo, mediante
solicitação de autoridade competente.
Nos demais casos, o encerramento e abertura de novo volume poderá ser
ĞǆĞĐƵƚĂĚŽƉĞůĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌĂŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞĚĞĨĂǌġͲůŽ͕ŵĞĚŝĂŶƚĞ
solicitação de autoridade competente.
Só poderão ser encerrados e abertos volumes de documentos pertencentes
ĂŽƉƌſƉƌŝŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
ŵĐĂƐŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞǆƚĞƌŶŽƋƵĞƌĞƚŽƌŶĂƌĄĂŽƐĞƵſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ĂũƵŶ-
tada deverá ser realizada mesmo que supere o limite máximo de 200 folhas,
ŶĆŽƉŽĚĞŶĚŽƐĞƌĂďĞƌƚŽŶŽǀŽǀŽůƵŵĞ͘YƵĂŶĚŽŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƌĞƚŽƌŶĂƌăƐƵĂ
ŽƌŝŐĞŵ͕ĐĂďĞƌĄăhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĄͲůŽ͘
Também não poderá ser encerrado e aberto novo volume de documento
apensado sem que antes seja desapensado do documento principal.
7.1 Rotina de encerramento e abertura de volume
7.1.1 Conferir a solicitação de encerramento e abertura de novo volu-
me: ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄǀĞƌŝĮĐĂƌĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂĚĞƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ
para a realização do procedimento.
7.1.1.1 Caberá a autoridade competente analisar a formação de
volume, com menor ou maior número de folhas do que o limite
ĞƐƚĂďĞůĞĐŝĚŽ͕ƉĂƌĂĞǀŝƚĂƌĂƋƵĞďƌĂĚĞƉĄŐŝŶĂƐĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƋƵĞ
não poderiam ser desmembrados.
7.1.2 Formalizar o encerramento do volume: ĂŽĮŶĂůĚĞĐĂĚĂǀŽůƵŵĞ
ĞŶĐĞƌƌĂĚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌŝŶƐĞƌŝĚŽdĞƌŵŽĚĞĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽĚĞǀŽůƵŵĞ;ǀĞƌ
Encerramento e Abertura de Volume 49

Ɖ͘ϱϭͿ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŶƵŵĞƌĂĚŽ͕ĂƉſƐŽƋƵĂůŶĞŶŚƵŵĚĞƐƉĂĐŚŽƉŽĚĞƌĄ
ser acrescido e nenhum documento poderá ser juntado.
ϳ͘ϭ͘ϯŵŝƟƌŶŽǀĂĨŽůŚĂůşĚĞƌ͗ para cada novo volume aberto deverá ser
ƉƌĞĞŶĐŚŝĚĂ ŶŽǀĂ ĨŽůŚĂ ůşĚĞƌ ;ǆƉĞĚŝĞŶƚĞ͕ ǀĞƌ Ɖ͘ ϯϳ͕ Ğ WƌŽĐĞƐƐŽ͕ ǀĞƌ Ɖ͘
ϰϲͿ͘ŶŽǀĂĨŽůŚĂůşĚĞƌĚĞǀĞƌĄĐŽŶƚĞƌŶƵŵĞƌĂĕĆŽƐĞƋƵĞŶĐŝĂůĂĚŽƚĞƌŵŽ
de encerramento e os mesmos dados cadastrais da folha líder do vo-
ůƵŵĞŝŶŝĐŝĂů͕ĚŝĨĞƌĞŶĐŝĂŶĚŽͲƐĞĂƉĞŶĂƐƉĞůĂŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽĚŽŶƷŵĞƌŽĚĞ
volume a que se refere.
7.1.4 Formalizar a abertura do novo volume: cada novo volume deverá
ĐŽŶƚĞƌdĞƌŵŽĚĞĂďĞƌƚƵƌĂĚĞǀŽůƵŵĞ;ǀĞƌƉ͘ϱϮͿ͕ŝŶƐĞƌŝĚŽĂƉſƐĂĨŽůŚĂ
líder, devidamente numerado.
7.1.4.1. /ŶĚĞƉĞŶĚĞŶƚĞŵĞŶƚĞĚŽĂŶŽĞŵƋƵĞƐĞƉƌŽĐĞĚĂăĂďĞƌƚƵƌĂ
ĚĞŶŽǀŽǀŽůƵŵĞ͕ĂŝĚĞŶƟĮĐĂĕĆŽ;ƐŝŐůĂͬŶǑͬĂŶŽͿĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽͬĞǆƉĞ-
diente permanecerá a mesma.

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ Ğŵ ĂƚĞŶĚŝŵĞŶƚŽ ă ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ ĚĞ
(indicar o nome, o
cargo e a unidade da autoridade que solicitou o encerramento do
volume do documento), procedeu-se ao encerramento do volume
nº do documento (indicar a
sigla/nº/ano do documento), que se encerra com este Termo, numerado
sequencialmente como folha nº
Observação: nenhum despacho poderá ser acrescido e nenhum documento poderá
ser juntado a este volume.
Local e Data
Encerramento e Abertura de Volume 51

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Nesta data, procedeu-se a abertura do volume nº do documento
(indicar a sigla/nº/ano do documento) que se inicia
com a Folha líder, numerada sequencialmente como folha nº
Local e Data

8.Tramitação
ĂŵŽǀŝŵĞŶƚĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĞůĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽƉƌſƉƌŝŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂ-
ĚĞŽƵĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚŝƐƟŶƚŽƐ͕ƉĂƌĂĚĂƌĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽ͕
bem como para acolher manifestações, instruções e informações necessárias
ăƚŽŵĂĚĂĚĞĚĞĐŝƐƁĞƐ͘
ƐƵŶŝĚĂĚĞƐ;ŽŽƌĚĞŶĂĚŽƌŝĂƐ͕ŽŶƐĞůŚŽƐ͕ĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽƐ͕ŝǀŝƐƁĞƐ͕EƷĐůĞŽƐ͕
^ĞƚŽƌĞƐĞƚĐ͘ͿƉŽƌŽŶĚĞĐŝƌĐƵůĂŵŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐĆŽĚĞŶŽŵŝŶĂĚĂƐ͞ƉŽŶƚŽƐ͟
ŽƵ͞ůŽĐĂŝƐĚĞƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͘͟
EĂ ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ ƉŽĚĞŵ ƐĞƌ ŵŽǀŝŵĞŶƚĂĚŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐŝŵƉůĞƐ ;ŽİĐŝŽ͕ ŵĞ-
ŵŽƌĂŶĚŽĞƚĐ͘ͿŽƵĐŽŵƉŽƐƚŽƐ;ƉƌŽĐĞƐƐŽƐĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐͿ͘
Não poderão tramitar:
ͻ processos e expedientes com capa ou folha líder dilaceradas, cabendo
Ă ƐƵďƐƟƚƵŝĕĆŽ͕ ŶŽ ĐĂƐŽ ĚŽƐ ƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ ă hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵ ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ
WƌŽƚŽĐŽůŽĞŶŽĐĂƐŽĚŽƐĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͕ăhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂ͖
ͻ processos que não estejam com todas as suas folhas devidamente nu-
ŵĞƌĂĚĂƐĞƌƵďƌŝĐĂĚĂƐĞŽƐĞƐƉĂĕŽƐĞŵďƌĂŶĐŽŝŶƵƟůŝǌĂĚŽƐ͖
ͻ ƉƌŽĐĞƐƐŽƐĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐĐŽŵŵĂŝƐĚĞϮϬϬĨŽůŚĂƐƉŽƌǀŽůƵŵĞ͖
ͻ ƉƌŽĐĞƐƐŽƐĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐƐĞŵŽĚĞǀŝĚŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞƐƵĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽŶŽƐŝƐ-
ƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
Poderão tramitar, temporariamente, na contracapa de processos:
ͻ ŽƌŝŐŝŶĂŝƐĚĞĐĞƌƟĚƁĞƐĂƐĞƌĞŵĨŽƌŶĞĐŝĚĂƐƉĞůĂƵŶŝĚĂĚĞ͖
ͻ ŽƌŝŐŝŶĂŝƐĚĞĂƚŽƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀŽƐƉĂƌĂƉƵďůŝĐĂĕƁĞƐ͖
ͻ outros documentos que, por sua natureza, devam ser posteriormente
ƌĞƟƌĂĚŽƐ͘
YƵĂůƋƵĞƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽŝŶƐĞƌŝĚŽŶĂĐŽŶƚƌĂĐĂƉĂĚĞǀĞƌĄƐĞƌũƵŶƚĂĚŽŽƵƌĞƟƌĂĚŽ
do processo pela unidade que o inseriu, antes de seu encerramento e arqui-
vamento.
ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚĂĐŽŵĂŵĂŝŽƌĂŐŝůŝĚĂĚĞƉŽƐƐşǀĞů
ĞĐŽŵƌŝŐŽƌŽƐĂŽďƐĞƌǀąŶĐŝĂĚĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƵƌŐġŶĐŝĂĞͬŽƵĚĞƉƌĂǌŽƐĞƐƉĞĐŝĂŝƐ
Tramitação 53
ƋƵĞĞƐƟǀĞƌĞŵĮǆĂĚŽƐƉĂƌĂĐĂĚĂĐĂƐŽƉĞůĂƐĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞƐĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƐ͕ĚĞĂĐŽƌĚŽ
ĐŽŵĂŶĂƚƵƌĞǌĂĚĂŵĂƚĠƌŝĂ͕ŽƵĚĞƉƌĂǌŽƐƉƌĞǀŝƐƚŽƐĞŵůĞŐŝƐůĂĕĆŽĞƐƉĞĐşĮĐĂ͘
ĞǆƉĞĚŝĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĞĞŶƚƌĞŐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽĞƐĞ-
ĐƌĞƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞĨĞƚƵĂĚĂƉĞƐƐŽĂůŵĞŶƚĞƉŽƌĂŐĞŶƚĞƉƷďůŝĐŽĐƌĞĚĞŶ-
ĐŝĂĚŽ͕ƐĞŶĚŽǀĞĚĂĚĂĂƐƵĂƉŽƐƚĂŐĞŵ͘
ĞĐƌĞƚŽƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϭ
8.1 Rotina de tramitação na unidade emissora

8.1.1 Conferir o despacho/instrução: os documentos só poderão trami-
tar mediante solicitação de autoridade competente, por meio de des-
ƉĂĐŚŽͬŝŶƐƚƌƵĕĆŽ͘
8.1.1.1 dŽĚŽĚĞƐƉĂĐŚŽͬŝŶƐƚƌƵĕĆŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶƚĞƌ͗
ĂͿƵŶŝĚĂĚĞͬĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĚĞĚĞƐƟŶŽ͖
ďͿĚĞĐŝƐĆŽĂĚŽƚĂĚĂĞͬŽƵƉƌŽǀŝĚġŶĐŝĂƐŽůŝĐŝƚĂĚĂ͖
ĐͿŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽ͕ĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂĞƵŶŝĚĂĚĞĚĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞƋƵĞƌĞĂůŝǌŽƵŽ
ĚĞƐƉĂĐŚŽ͖
ĚͿĚĂƚĂ͘
8.1.1.2KƌĞŐŝƐƚƌŽĚŽĚĞƐƉĂĐŚŽƉŽĚĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚŽŶĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂ
do próprio documento ou em Folha para despacho ;ǀĞƌƉ͘ϱϲͿĂƐĞƌ
inserida no processo ou expediente, devidamente numerada.
ϴ͘ϭ͘ϮŽŶĨĞƌŝƌĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĚĞĨŽůŚĂƐĞĂŝŶƵƟůŝǌĂĕĆŽĚĞĞƐƉĂĕŽƐĞŵ
branco: todas as folhas deverão estar devidamente numeradas, rubrica-
ĚĂƐĞĐŽŵŽƐĞƐƉĂĕŽƐĞŵďƌĂŶĐŽŝŶƵƟůŝǌĂĚŽƐ;ǀĞƌƵƚƵĂĕĆŽĚĞWƌŽĐĞƐƐŽ
Ɖ͘ϯϵͿ͕ĚĞǀĞŶĚŽĂƵŶŝĚĂĚĞĞŵŝƐƐŽƌĂƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌĂƐĂĚĞƋƵĂĕƁĞƐ͕ƋƵĂŶ-
do necessárias.
8.1.3 Registrar o encaminhamento: o encaminhamento do documento
ĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ
de documentos e informações.
ϴ͘ϭ͘ϰŵŝƟƌƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͗ĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŵŝƟĚĂZĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ
;ǀĞƌƉ͘ϮϯͿƉĂƌĂĂĐŽŵƉĂŶŚĂƌŽĞŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶƚŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘
8.1.4.1ŝŵƉƌĞƐƐĆŽĚĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĠĨĂĐƵůƚĂƟǀĂŶŽƚƌąŵŝƚĞ
ĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂ
8.1.5 Tramitar o documento

ϴ͘ϭ͘ϱ͘ϭEĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕
situadas no mesmo local, o documento poderá tramitar direta-
ŵĞŶƚĞĚĂƵŶŝĚĂĚĞĞŵŝƐƐŽƌĂƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞĚĞƐƟŶŽ͕ƐĞŵƉĂƐƐĂƌ
pela Unidade com atribuições de Protocolo.
8.1.5.2 Na tramitação entre unidades descentralizadas do mesmo
ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽăƵŶŝĚĂĚĞ
ĚĞĚĞƐƟŶŽƉĞůĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽŽƵĚĞǆƉĞ-
ĚŝĕĆŽ͘ŶƚƌĞƚĂŶƚŽ͕ƋƵĂŶĚŽĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐĞƐƟǀĞƌĞŵŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌ
ƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶ-
formações, o documento poderá tramitar diretamente da unidade
ĞŵŝƐƐŽƌĂƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞĚĞƐƟŶŽ͘
ϴ͘ϭ͘ϱ͘ϯEĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐĚŝƐƟŶ-
tos, o documento deverá ser enviado e recebido pelas Unidades
com atribuições de Protocolo ou de Expedição.
8.1.5.4 KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞŶĂƚƵƌĞǌĂƐŝŐŝůŽƐĂƚƌĂŵŝƚĂƌĆŽĞŵĞŶǀĞ-
lopes duplos, fechados e lacrados contendo em ambos o nome do
ƌĞŵĞƚĞŶƚĞĞĚŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͘KŶƷŵĞƌŽĚŽƌĞŐŝƐƚƌŽĞŽŐƌĂƵĚĞƐŝ-
ŐŝůŽĚĞǀĞƌĆŽĞƐƚĂƌŝŶĚŝĐĂĚŽƐĂƉĞŶĂƐŶŽĞŶǀĞůŽƉĞŝŶƚĞƌŶŽ;ĞĐƌĞƚŽ
ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮͿ͘
8.2 Rotina de tramitação na unidade receptora
ϴ͘Ϯ͘ϭŽŶĨĞƌŝƌŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞƐƵĂƌĞƐƉĞĐƟǀĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͗o do-
ĐƵŵĞŶƚŽ Ğ Ă ƌĞůĂĕĆŽ ĚĞ ƌĞŵĞƐƐĂ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ĐŽŶĨĞƌŝĚŽƐ͕ ƐĞŐƵŶĚŽ ĂƐ
ƌĞŐƌĂƐĐŽŶƐƚĂŶƚĞƐĚŽƚſƉŝĐŽZĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚĞƐƚĞDĂŶƵĂů;ǀĞƌƉ͘ϭϵͿ͘
8.2.1.1 Documentos com indício de adulteração deverão ser enca-
ŵŝŶŚĂĚŽƐăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞĚĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĚŽĚŽ-
cumento ou da Unidade com atribuições de Protocolo, por meio de
ĚĞƐƉĂĐŚŽ͕ĞǆƉŽŶĚŽĂƐĐŝƌĐƵŶƐƚąŶĐŝĂƐǀĞƌŝĮĐĂĚĂƐ͘
8.2.1.1.1 ĂďĞƌĄ ă ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞ ĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ ƉƌŽŵŽǀĞƌ͕ ƋƵĂŶ-
ĚŽŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͕ĂƉƵƌĂĕĆŽƉƌĞůŝŵŝŶĂƌ͕ĚĞŶĂƚƵƌĞǌĂŝŶǀĞƐƟŐĂƟǀĂ͕
ƋƵĂŶĚŽĂŝŶĨƌĂĕĆŽŶĆŽĞƐƟǀĞƌƐƵĮĐŝĞŶƚĞŵĞŶƚĞĐĂƌĂĐƚĞƌŝǌĂĚĂ
ŽƵĚĞĮŶŝĚĂĂƐƵĂĂƵƚŽƌŝĂ͕ƉĂƌĂĂǀĞƌŝŐƵĂƌƐĞŚŽƵǀĞŽĂƚŽůĞƐŝǀŽ
contra o patrimônio público, de acordo com os procedimentos
ƉƌĞǀŝƐƚŽƐŶĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽǀŝŐĞŶƚĞ;>ĞŝĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϭϬ͘ϮϲϭͬϭϵϲϴͿ͘
8.2.2 Atestar o recebimento do documento: o recebimento deverá ser
ĂƚĞƐƚĂĚŽŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͕ŶĂŐƵŝĂĚĂŵƉƌĞƐĂƌĂƐŝůĞŝƌĂĚĞŽƌ-
ƌĞŝŽƐĞdĞůĠŐƌĂĨŽƐͲd;ŽƵĞƋƵŝǀĂůĞŶƚĞͿĞͬŽƵƉŽƌƌĞŐŝƐƚƌŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂ
ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐŶŽ
ĂƚŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
Tramitação 55
FOLHA PARA DESPACHO/INSTRUÇÃO
NÚMERO DO PROCESSO OU EXPEDIENTE (SIGLA/NÚMERO/ANO):
INTERESSADO:
UNIDADE/AUTORIDADE DE DESTINO:
DECISÃO/ PROVIDÊNCIA:
Local e Data
EŽŵĞ͕ĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂ͕ĐĂƌŐŽĞƵŶŝĚĂĚĞĚĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƋƵĞƌĞĂůŝǌŽƵŽĚĞƐƉĂĐŚŽ

9.Expedição
ŽĐŽŶũƵŶƚŽĚĞƌŽƟŶĂƐƋƵĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌŽďƐĞƌǀĂĚŽƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌŽĐŽŶƚƌŽůĞĚĞ
ƐĂşĚĂĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞƉĂƌĂƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞƐĐĞŶƚƌĂůŝǌĂĚĂƐŽƵ
ƉĂƌĂƵŶŝĚĂĚĞƐĚĞŽƵƚƌŽƐſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂĚĞƐ͘
9.1 Rotina de expedição na unidade emissora
9.1.1 Conferir o registro do documento: a unidade emissora deverá veri-
ĮĐĂƌƐĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂƐĞƌĞǆƉĞĚŝĚŽĞƐƚĄĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽŶŽƐŝƐ-
9.1.2 Registrar a expedição: a expedição do documento deverá ser re-
ŐŝƐƚƌĂĚĂĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-
tos e informações.
9.1.3 Providenciar cópia do documento: a Unidade Produtora poderá,
ƉŽƌƉƌĞĐĂƵĕĆŽ͕ƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌĐſƉŝĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂů;ŽİĐŝŽ͕ƉĂƌĞ-
ĐĞƌĞƚĐ͘ͿĂŶƚĞƐĚĞĞǆƉĞĚŝͲůŽ͕ĐŽŵŽŽďũĞƟǀŽĚĞƌĞĐƵƉĞƌĂƌŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĞͬ
ŽƵĚĞĐŽŵƉƌŽǀĂƌĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĞǆĞĐƵƚĂĚĂƐ͕ĐĂƐŽŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͘
9.1.3.1 Não deverão ser realizadas cópias de processos e expedien-
ƚĞƐƋƵĞƌĞƚŽƌŶĂƌĆŽăhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĂƉſƐƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽƉŽƌŽƵ-
ƚƌĂƐƵŶŝĚĂĚĞƐƉĂƌĂĂĐŽůŚĞƌŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕƁĞƐĞͬŽƵƉƌŽǀŝĚġŶĐŝĂƐ͘
ϵ͘ϭ͘ϰŵŝƟƌƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͗ĂƵŶŝĚĂĚĞĞŵŝƐƐŽƌĂĚĞǀĞƌĄĞŵŝƟƌZĞůĂĕĆŽ
ĚĞƌĞŵĞƐƐĂ;ǀĞƌƉ͘ϮϯͿƉĂƌĂĂĐŽŵƉĂŶŚĂƌŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƋƵĞƐĞƌĄĞǆƉĞĚŝĚŽ͘
9.1.4.1 Caso o documento seja expedido pela Unidade com atribui-
ções de Protocolo ou de Expedição, a Unidade Produtora poderá
ĞŵŝƟƌŽƵƚƌĂǀŝĂĚĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĞƐŽůŝĐŝƚĂƌƋƵĞĞƐƚĂƵŶŝĚĂĚĞ
ĂƚĞƐƚĞŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞŵƚƌąŶƐŝƚŽ͘8
9.1.5 Acondicionar o documento: o documento deverá ser acondicio-
ŶĂĚŽĞŵĞŶǀĞůŽƉĞƉĂƌĂƉƌŽƚĞŐġͲůŽĚƵƌĂŶƚĞĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͘
9.1.5.1 KƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĞ ŶĂƚƵƌĞǌĂ ƐŝŐŝůŽƐĂ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ĂĐŽŶĚŝ-
cionados em envelopes duplos, fechados e lacrados, contendo em
ϴ ŽĐƵŵĞŶƚŽ ƉƌŽĚƵǌŝĚŽ ƉŽƌ ƵŶŝĚĂĚĞ ĚŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ ƋƵĞ Ġ ĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽ ă hŶŝĚĂĚĞ

ĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĞŶƚƌĂůƉĂƌĂĞŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶƚŽĂŽƐĞƵĚĞƐƟŶŽĮŶĂů͘
Expedição 57
ĂŵďŽƐŽŶŽŵĞĚŽƌĞŵĞƚĞŶƚĞĞĚŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͘KŶƷŵĞƌŽĚŽƌĞŐŝƐ-
ƚƌŽĞŽŐƌĂƵĚĞƐŝŐŝůŽĚĞǀĞƌĆŽĞƐƚĂƌŝŶĚŝĐĂĚŽƐĂƉĞŶĂƐŶŽĞŶǀĞůŽƉĞ
ŝŶƚĞƌŶŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϬͿ͘
9.1.5.2 O envelope externo deverá indicar:
ͻKremetente no lado que possui a aba de fechamento do enve-
ůŽƉĞ͕ŵĞŶĐŝŽŶĂŶĚŽŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽŽƵĨƵŶĕĆŽ͕ƵŶŝĚĂĚĞ͕ſƌŐĆŽ͕ĞŶ-
ĚĞƌĞĕŽĞW͖
ͻKĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ no outro lado do envelope, mencionando prono-
ŵĞĚĞƚƌĂƚĂŵĞŶƚŽ͕ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽŽƵĨƵŶĕĆŽ͕ƵŶŝĚĂĚĞ͕ſƌŐĆŽ͕ĞŶ-
dereço e CEP.
9.1.6 Expedir o documento: a expedição do documento deverá ser rea-

lizada pela Unidade com atribuições de Protocolo ou de Expedição.
9.1.6.1 O documento poderá ser expedido diretamente, quando as
ƵŶŝĚĂĚĞƐ ĞŵŝƐƐŽƌĂƐĞĚĞĚĞƐƟŶŽƉĞƌƚĞŶĐĞƌĞŵĂŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬ
ĞŶƟĚĂĚĞĞĞƐƟǀĞƌĞŵŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌŵĞŝŽĚĞƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂ-
ĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
9.2 Rotina de expedição na Unidade com atribuições de Protocolo ou
na Unidade de Expedição
ϵ͘Ϯ͘ϭŽŶĨĞƌŝƌŽƌĞŵĞƚĞŶƚĞĞŽĚĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽ͗a Unidade com atribuições
de Protocolo ou de Expedição, ao receber documentos para expedição,
ĚĞǀĞƌĄǀĞƌŝĮĐĂƌƐĞŽĞŶǀĞůŽƉĞƉŽƐƐƵŝŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚŽƌĞŵĞƚĞŶƚĞ͕ĚŽĚĞƐƟ-
natário e se está com o endereçamento completo, devendo devolvê-lo
ăƵŶŝĚĂĚĞĞŵŝƐƐŽƌĂƉĂƌĂĂĚĞƋƵĂĕƁĞƐ͕ĐĂƐŽŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͘
9.2.2 Conferir o registro do documento: a Unidade com atribuições de
WƌŽƚŽĐŽůŽŽƵĚĞǆƉĞĚŝĕĆŽĚĞǀĞƌĄǀĞƌŝĮĐĂƌƐĞŽƌĞŐŝƐƚƌŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
ƋƵĞƐĞƌĄĞǆƉĞĚŝĚŽĐŽŶƐƚĂĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐ-
ƟĐĂ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘ ĂƐŽ Ž ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ŶĆŽ ĞƐƚĞũĂ ĐĂ-
ĚĂƐƚƌĂĚŽ͕ĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĚĞǀĞƌĄĚĞǀŽůǀġͲůŽă
ƵŶŝĚĂĚĞĞŵŝƐƐŽƌĂƉĂƌĂĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽŶŽƐŝƐƚĞŵĂ͘

9.2.3 Atestar o recebimento do documento em trânsito: caso seja soli-
citada, a Unidade com atribuições de Protocolo ou de Expedição deverá
ĂƚĞƐƚĂƌŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞŵƚƌąŶƐŝƚŽŶĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐ-
sa produzida pela Unidade emissora.
9.2.4 Expedir o documento: os documentos poderão ser expedidos por
ŵĞŶƐĂŐĞŝƌŽŽƵĐŽƌƌĞŝŽ͗
ͻDĞŶƐĂŐĞŝƌŽ͗ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐĞƌĆŽĞŶƚƌĞŐƵĞƐƉŽƌƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚŽ
ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŽƵƉŽƌĞŵƉƌĞƐĂĐŽŶƚƌĂƚĂĚĂƉĂƌĂƉƌĞƐƚĂƌĞƐƚĞƐĞƌǀŝĕŽ͖
ͻŽƌƌĞŝŽ: os documentos serão enviados por meio dos serviços presta-
ĚŽƐƉĞůĂŵƉƌĞƐĂƌĂƐŝůĞŝƌĂĚĞŽƌƌĞŝŽƐĞdĞůĠŐƌĂĨŽƐʹd;^ĞĚĞǆΠ͕
ĐĂƌƚĂ͕ŵĂůŽƚĞ͕ƚĞůĞŐƌĂŵĂ͕ĞŶĐŽŵĞŶĚĂĞƚĐ͘Ϳ͘
ĞǆƉĞĚŝĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽĞĞŶƚƌĞŐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽĞƐĞ-
ĐƌĞƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞĨĞƚƵĂĚĂƉĞƐƐŽĂůŵĞŶƚĞ͕ƉŽƌĂŐĞŶƚĞƉƷďůŝĐŽĐƌĞĚĞŶ-
ĐŝĂĚŽ͕ƐĞŶĚŽǀĞĚĂĚĂĂƐƵĂƉŽƐƚĂŐĞŵ͘
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϭ
9.2.5 Devolver a relação de remessa: a relação de remessa assinada

ƉĞůĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞĚĞƐƟŶŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĚĞǀŽůǀŝĚĂƉĂƌĂĂƵŶŝĚĂĚĞĞŵŝƐƐŽƌĂ͘
Expedição 59
10.Juntada
É o procedimento de inserção de documento avulso em documento compos-
ƚŽƋƵĞĚĞůĞĨĂƌĄƉĂƌƚĞŝŶƚĞŐƌĂŶƚĞ͘
Documentos produzidos para serem juntados a documento composto
não deverão receber número de protocolo. Caso o documento tenha
sido protocolado, a unidade deverá realizar o procedimento de incor-
ƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϱͿ͘
A juntada não é um procedimento exclusivo da Unidade com atribuições de
Protocolo. Os documentos deverão ser inseridos pelas próprias unidades
ƋƵĞĞƐƟǀĞƌĞŵĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ƐĞŵƉƌĞƋƵĞĂŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽŶĞůĞƐĐŽŶ-
ƟĚĂƐĞũĂĨƵŶĚĂŵĞŶƚĂůƉĂƌĂŽĞŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶƚŽĚĞĂĕƁĞƐŽƵƉĂƌĂĂƚŽŵĂĚĂ
ĚĞĚĞĐŝƐƁĞƐŶĞĐĞƐƐĄƌŝĂƐăƌĞƐŽůƵĕĆŽĚĂĚĞŵĂŶĚĂ͘
KĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽĚĞǀĞƌĄĞƐƚĂƌĂƟǀŽ͘ŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƉŽƐƚŽƐĞŶĐĞƌ-
rados não poderão receber a juntada de novos documentos. Havendo esta
ŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂƟǀĂĚŽ;ǀĞƌƉ͘ϭϬϯͿ͘
ĂďĞăĐŚĞĮĂĚĂƵŶŝĚĂĚĞĞŶǀŽůǀŝĚĂĂƌĞƐƉŽŶƐĂďŝůŝĚĂĚĞĚĞĞǆĞƌĐĞƌŽĐŽŶƚƌŽůĞ
sobre o procedimento de juntada de documentos.
10.1 ZŽƟŶĂĚĞũƵŶƚĂĚĂ
10.1.1 Conferir a numeração das folhas: antes de inserir os documen-
ƚŽƐ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶĨĞƌŝƌĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĚĂƐĨŽůŚĂƐĚŽ
documento composto.
10.1.1.1 YƵĂŶĚŽĨŽƌĐŽŶƐƚĂƚĂĚĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞŶĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĐŽ-
ŵĞƟĚĂ ƉĞůĂ ƷůƟŵĂ ƵŶŝĚĂĚĞ ĚĞ ƉŽƐƐĞ ĚŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ĐŽŵƉŽƐƚŽ͕
ƉĞƌƚĞŶĐĞŶƚĞĂŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞĞƐŝƚƵĂĚĂŶŽŵĞƐŵŽůŽĐĂů͕
ĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞǀĞƌĄĚĞǀŽůǀġͲůŽƉĂƌĂĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽ͘
10.1.1.1.1KĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽăhŶŝĚĂĚĞ
com atribuições de Protocolo para que seja elaborado e inse-
ƌŝĚŽdĞƌŵŽĚĞŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ;ǀĞƌƉ͘ϮϱͿ͕ƋƵĂŶĚŽ
ĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞŚŽƵǀĞƌƐŝĚŽĐŽŵĞƟĚĂ͗
ͻƉŽƌŽƵƚƌŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͖
Juntada 61
ͻƉĞůĂƷůƟŵĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉĞƌƚĞŶĐĞŶƚĞĂŽ
ŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ŵĂƐƐŝƚƵĂĚĂĞŵŽƵƚƌŽůŽĐĂů͖
ͻƉŽƌƵŶŝĚĂĚĞĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƐŝƚƵĂĚĂŶŽŵĞƐŵŽ
ůŽĐĂů͕ŵĂƐƋƵĞŶĆŽƚĞŶŚĂƐŝĚŽĂƷůƟŵĂĚĞƉŽƐƐĞ͘
10.1.2 Inserir os documentos: os documentos deverão ser inseridos
ĂƉſƐĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽŽďĞĚĞĐĞŶĚŽăŽƌĚĞŵĐƌŽ-
ŶŽůſŐŝĐĂĚĞƐƵĂĂƉƌĞƐĞŶƚĂĕĆŽ͘
10.1.2.1 Documentos de tamanho reduzido deverão ser juntados
ĐŽŶĨŽƌŵĞĂƐŽƌŝĞŶƚĂĕƁĞƐĚŽƚſƉŝĐŽƵƚƵĂĕĆŽĚĞWƌŽĐĞƐƐŽ;ǀĞƌƉ͘ϯϵͿ͘
10.1.2.2 A juntada de documentos com restrição de acesso de-
verá ser formalizada por meio de Termo para juntada de docu-
ŵĞŶƚŽƐĐŽŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ;Ɖ͘ϲϰͿ͕ƋƵĞƉƌĞĐĞĚĞƌĄŽƐĚŽĐƵ-
mentos juntados.
10.1.2.2.1dŽĚĂƐĂƐƉĄŐŝŶĂƐŝŶƐĞƌŝĚĂƐĚĞǀĞƌĆŽƌĞĐĞďĞƌŵĂƌĐĂ-
ĕĆŽĐŽŵĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĂĐĂƚĞŐŽƌŝĂ;ƉĞƐƐŽĂůŽƵƐŝŐŝůŽƐŽͿ͕ĚŽƉƌĂǌŽ
de restrição de acesso atribuído ao documento e, caso seja si-
ŐŝůŽƐŽ͕ĚŽŐƌĂƵĚĞƐŝŐŝůŽ;ƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ͕ƐĞĐƌĞƚŽŽƵƌĞƐĞƌǀĂĚŽͿ͘
10.1.2.2.2ŵĂƌĐĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƉŽƌĂŶŽƚĂĕĆŽă
ĐĂŶĞƚĂ;ĂǌƵůŽƵƉƌĞƚĂͿŽƵƉŽƌĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞĐĂƌŝŵďŽĞƐƉĞĐşĮĐŽ
em local visível, que possibilite sua reprodução em eventuais
ĐſƉŝĂƐ͕ĞĞƐƚĂƌŶĞĐĞƐƐĂƌŝĂŵĞŶƚĞĚĂƚĂĚĂ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑ
ϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϴ͕ΑϮǑͿ͘
10.1.2.2.3 K ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ƐŝŐŝůŽƐŽ ƋƵĞ ĐŽŶƚĞŶŚĂ ĚŝĨĞƌĞŶƚĞƐ
ŵĂƌĐĂĕƁĞƐĚĞŐƌĂƵƐĚĞƐŝŐŝůŽ;ƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ͕ƐĞĐƌĞƚŽĞƌĞƐĞƌ-
ǀĂĚŽͿĚĞǀĞƌĞĐĞďĞƌĚŝĨĞƌĞŶƚĞƐŵĂƌĐĂĕƁĞƐ͕ŵĂƐŶŽƐĞƵƚŽĚŽ͕
ƐĞƌĄ ƚƌĂƚĂĚŽ ŶŽƐ ƚĞƌŵŽƐ ĚĞ ƐĞƵ ŐƌĂƵ ĚĞ ƐŝŐŝůŽ ŵĂŝƐ ĞůĞǀĂĚŽ
;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϰϴ͕ΑϭǑͿ͘
10.1.2.2.4 Sempre que a juntada de documento com restrição
ĚĞĂĐĞƐƐŽĂůƚĞƌĂƌĂĐĂƚĞŐŽƌŝĂ͕ŶşǀĞů͕ŐƌĂƵĞͬŽƵƉƌĂǌŽĚĞƌĞƐƚƌŝ-
ĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽ͕ĞƐƚĞĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽăhŶŝ-
ĚĂĚĞĐŽŵƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽƉĂƌĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĂƐƵĂ
indicação de restrição de acesso e emissão de nova folha líder.
10.1.3 Numerar as folhas: a numeração das folhas juntadas será reali-
ǌĂĚĂŶĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĂƐŝŶƐĞƌŝƌĞƐĞŐƵŝƌĄĂŽƌĚĞŵƐĞƋƵĞŶĐŝĂůĚĂƷůƟŵĂ
folha do documento.
10.1.3.1 ĂĚĂĨŽůŚĂũƵŶƚĂĚĂĚĞǀĞƌĄƐĞƌĐĞƌƟĮĐĂĚĂŵĂŶƵĂůŵĞŶƚĞĐŽŵĂ
ƌƵďƌŝĐĂĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞůƉĞůĂƌĞĂůŝǌĂĕĆŽĚĂũƵŶƚĂĚĂ͘

10.1.3.2 YƵĂŶĚŽĂũƵŶƚĂĚĂŽĐĂƐŝŽŶĂƌĂƐƵƉĞƌĂĕĆŽĚŽůŝŵŝƚĞĚĞϮϬϬ
ĨŽůŚĂƐŽƵĚŝĮĐƵůƚĂƌŽŵĂŶƵƐĞŝŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ŶŽǀŽǀŽůƵŵĞĚĞǀĞ-
ƌĄƐĞƌĂďĞƌƚŽ;ǀĞƌŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽĞďĞƌƚƵƌĂĚĞsŽůƵŵĞƉ͘ϰϵͿ͘
10.1.3.2.1 ŵƐĞƚƌĂƚĂŶĚŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽ͕ĐĂďĞƌĄăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞ
ĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞĚĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĞƐƟǀĞƌĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
ƐŽůŝĐŝƚĂƌăhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ͕ƉŽƌŵĞŝŽĚĞ
despacho, a abertura de novo volume.
10.1.3.2.2 Em se tratando de outros documentos compostos,
ĐĂďĞƌĄăƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĞƐƟǀĞƌĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂĂďĞƌ-
tura de novo volume.
10.1.3.2.3 Em caso de documento externo que retornará ao
ƐĞƵ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ Ă ũƵŶƚĂĚĂ ĚĞǀĞƌĄ ƐĞƌ ƌĞĂůŝǌĂĚĂ ŵĞƐŵŽ
que supere o limite máximo de 200 folhas, não podendo ser
ĂďĞƌƚŽŶŽǀŽǀŽůƵŵĞ͘YƵĂŶĚŽŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƌĞƚŽƌŶĂƌĂƐƵĂŽƌŝ-
ŐĞŵ͕ĐĂďĞƌĄăhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĄͲůŽ͘
ϭϬ͘ϭ͘ϰ/ŶƵƟůŝǌĂƌŽƐĞƐƉĂĕŽƐĞŵďƌĂŶĐŽ͗os espaços em branco das fo-
ůŚĂƐŝŶƐĞƌŝĚĂƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌŝŶƵƟůŝǌĂĚŽƐƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞƵŵƚƌĂĕŽƚƌĂŶƐ-
ǀĞƌƐĂů͕ĞǆĐĞƚŽŽƐĚĂƷůƟŵĂƉĄŐŝŶĂŝŶƐĞƌŝĚĂ͕ŽŶĚĞƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂ-
dos os despachos.
10.1.5 Registrar o procedimento: Ă ũƵŶƚĂĚĂ ĚĞǀĞƌĄ ƐĞƌ ƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂ Ğŵ
ƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂ-
ĕƁĞƐĞŶŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ƉĞůĂĂƉŽƐŝĕĆŽĚĞĐĂƌŝŵďŽĞƐƉĞĐşĮĐŽŽƵĂŶŽƚĂĕĆŽ
ăĐĂŶĞƚĂ;ĂǌƵůŽƵƉƌĞƚĂͿĐŽŶƚĞŶĚŽĂƐƐĞŐƵŝŶƚĞƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͗ŶƷŵĞƌŽŽƵ
ŝŶƚĞƌǀĂůŽĚĞĨŽůŚĂƐŝŶƐĞƌŝĚĂƐ͕ĚĂƚĂĚĂũƵŶƚĂĚĂ͕ŶŽŵĞůĞŐşǀĞů͕ĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂ͕
ĐĂƌŐŽĞƵŶŝĚĂĚĞĚŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƋƵĞƌĞĂůŝǌŽƵĂũƵŶƚĂĚĂ͘
Juntada 63
TERMO PARA JUNTADA DE DOCUMENTOS COM RESTRIÇÃO DE ACESSO
EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ ƉƌŽĐĞĚĞƵͲƐĞ ă ũƵŶƚĂĚĂ ŶŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
(indicar a sigla / nº/ano do documento) de
documentos com restrição de acesso (indicar a categoria: pessoal ou
sigiloso , (indicar o grau de sigilo: ultrassecreto, secreto
ou reservado) ,com prazo de restrição de acesso
de (indicar prazo de restrição de acesso: no máximo 100
anos para pessoal, no máximo 25 anos para ultrassecreto, 15 anos para
secreto ou 5 anos para reservado) da folha a
;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶΣϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮͿ͘
Local e Data

11.Desentranhamento
ŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƋƵĞĐŽŶƐŝƐƚĞŶĂƌĞƟƌĂĚĂĚĞƵŵŽƵŵĂŝƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĂǀƵů-
sos de um documento composto.
Somente poderão ser desentranhados documentos de documentos compostos
;ƉƌŽĐĞƐƐŽ͕ĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ͕ĚŽƐƐŝġĞƉƌŽŶƚƵĄƌŝŽͿƉĞƌƚĞŶĐĞŶƚĞƐĂŽſƌŐĆŽƉƌŽĚƵƚŽƌ͘
KĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽĚĞǀĞƌĄĞƐƚĂƌĂƟǀŽ͘ŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽĞŶĐĞƌƌĂĚŽ
não poderá ter documentos desentranhados. Havendo esta necessidade, o
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂƟǀĂĚŽ;ǀĞƌƉ͘ϭϬϯͿ͘
Também não poderá ser desentranhado documento avulso de documento
composto apensado, sem que antes seja realizado o seu desapensamento
do documento principal.
O desentranhamento de documentos avulsos de um processo deverá ser
executado exclusivamente pela Unidade com atribuições de Protocolo, me-
diante solicitação de autoridade competente.
Nos demais casos, o desentranhamento poderá ser executado por qualquer
ƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌĞƐƚĂŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞ͕ŵĞĚŝĂŶƚĞƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞĂƵƚŽƌŝĚĂ-
de competente.
Poderá ocorrer desentranhamento de documentos sempre que houver ne-
cessidade de:
ͻ ĨŽƌŵĂƌŶŽǀŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽ͖
ͻ ĞůŝŵŝŶĂƌĐſƉŝĂƐĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐũƵŶƚĂĚĂƐĞŵĚƵƉůŝĐŝĚĂĚĞ͖
ͻ ƌĞƟƌĂƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐũƵŶƚĂĚŽƐŝŶĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ͖
ͻ ĚĞǀŽůǀĞƌ͕ƉĂƌĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ǀŝĂŽƌŝŐŝŶĂůĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ͘
11.1 Rotina de desentranhamento
11.1.1 Conferir a solicitação de desentranhamento: antes de desentra-
ŶŚĂƌŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶĨĞƌŝƌŽĚĞƐƉĂ-
cho da autoridade competente.
11.1.1.1 Caso a solicitação tenha sido realizada por meio de reque-
rimento do interessado, este deverá ser encaminhado para autori-
Desentranhamento 65
dade competente para análise e autorização. Se autorizado o de-
ƐĞŶƚƌĂŶŚĂŵĞŶƚŽ͕ŽƌĞƋƵĞƌŝŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌũƵŶƚĂĚŽĂƉſƐĂƷůƟŵĂ
folha do documento composto, devidamente numerado.
ϭϭ͘ϭ͘Ϯ ZĞƟƌĂƌ Ž;ƐͿ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ ƐŽůŝĐŝƚĂĚŽ;ƐͿ͗após a conferência do
ĚĞƐƉĂĐŚŽĞͬŽƵĚŽƌĞƋƵĞƌŝŵĞŶƚŽ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄƌĞƟƌĂƌ
Ž;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿƐŽůŝĐŝƚĂĚŽ;ƐͿ͘
11.1.2.1ŵĐĂƐŽĚĞĚĞǀŽůƵĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽƌŝŐŝŶĂŝƐĂŽŝŶƚĞƌĞƐ-
ƐĂĚŽŽƵĚĞƌĞƟƌĂĚĂƉĂƌĂĂĨŽƌŵĂĕĆŽĚĞŶŽǀŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐ-
ƚŽ͕ĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ;ŶŽĐĂƐŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐͿ
ŽƵĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ŶŽƐĚĞŵĂŝƐĐĂƐŽƐͿĚĞǀĞƌĄ
ƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌĐſƉŝĂƐƉĂƌĂƐƵďƐƟƚƵŝƌŽŽƌŝŐŝŶĂůƌĞƟƌĂĚŽ͘
11.1.3 Formalizar o desentranhamento: a informação do desentranha-
ŵĞŶƚŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿĚĞǀĞƌĄƐĞƌĨŽƌŵĂůŝǌĂĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚŽdĞƌŵŽĚĞ
ĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϲϳͿ͘
11.1.3.1EŽĐĂƐŽĚĂƐƵďƐƟƚƵŝĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐŽƌŝŐŝŶĂŝƐƉŽƌĐſ-
ƉŝĂƐ͕ŽdĞƌŵŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌŝŶƐĞƌŝĚŽĂŽĮŶĂůĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶ-
te e devidamente numerado.
11.1.3.2 No caso de documentos juntados indevidamente ou em
ĚƵƉůŝĐŝĚĂĚĞ͕ŽdĞƌŵŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌŝŶƐĞƌŝĚŽŶŽůŽĐĂůŽŶĚĞĂ;ƐͿĨŽůŚĂ;ƐͿ
ĨŽŝ;ƌĂŵͿƌĞƟƌĂĚĂ;ƐͿĞƌĞĐĞďĞƌĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚĞŶƚĞăĨŽůŚĂ
ou ao intervalo de folhas desentranhadas.
11.1.4 Registrar o desentranhamento: o desentranhamento deverá ser
ƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽ Ğŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ ĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ ĚĞ ĚŽĐƵ-
mentos e informações.
11.1.5 Encaminhar o(s) documento(s) desentranhado(s): Ž;ƐͿ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ ĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂĚŽ;ƐͿ ĚĞǀĞƌĄ;ĆŽͿ ƐĞƌ ĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽ;ƐͿ ĐŽŶ-
forme determinado pela autoridade competente.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO
EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ ĂƚĞŶĚĞŶĚŽ ă ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ ĚĞ
(indicar o nome, o cargo e a
unidade da autoridade que solicitou o desentranhamento do documento),
ƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂ ă ĨŽůŚĂ (indicar o número da folha do
despacho/instrução, quando houver) desentranhou-se deste
documento (indicar a sigla/nº/ano do
documento), Ž;ƐͿ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ (indicar o(s)
documento(s))ĐŽŶƐƚĂŶƚĞ;ƐͿă;ƐͿĨŽůŚĂ;ƐͿĚĞŶƷŵĞƌŽ;ƐͿ
DŽƟǀŽĚŽĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂŵĞŶƚŽ͗
΀ ΁ĨŽƌŵĂƌŶŽǀŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͖
΀ ΁ĞůŝŵŝŶĂƌĐſƉŝĂƐĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐũƵŶƚĂĚĂƐĞŵĚƵƉůŝĐŝĚĂĚĞ͖
΀ ΁ƌĞƟƌĂƌĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐũƵŶƚĂĚŽƐŝŶĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ͖
΀ ΁ĚĞǀŽůǀĞƌ͕ƉĂƌĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ǀŝĂŽƌŝŐŝŶĂůĚŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ͘
ŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶƚŽ ĚĂĚŽ ĂŽ;ƐͿ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ
ĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂĚŽ;ƐͿ͗
Local e Data
Desentranhamento 67
12.Apensamento
É o procedimento que consiste em unir documentos, em caráter temporário,
ƋƵĂŶĚŽĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐŽŶƟĚĂƐĞŵƵŵƐĞƌǀŝƌĚĞĞůĞŵĞŶƚŽĞůƵĐŝĚĂƟǀŽŽƵ
ƐƵďƐŝĚŝĄƌŝŽƉĂƌĂĂŝŶƐƚƌƵĕĆŽĚĞŽƵƚƌŽŽƵĐŽŵǀŝƐƚĂƐăƵŶŝĨŽƌŵŝǌĂĕĆŽĚĞƚƌĂƚĂ-
mento em matérias semelhantes.
Poderá ocorrer apensamento:
ͻ ĞŶƚƌĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͖
ͻ ĞŶƚƌĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͖
ͻ ĚĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞĂƉƌŽĐĞƐƐŽ͖
ͻ de processo a expediente.
KĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽƉŽĚĞƌĄŽĐŽƌƌĞƌĞŶƚƌĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽƉƌŽĚƵ-
ƚŽƌŽƵĚĞſƌŐĆŽƐĚŝƐƟŶƚŽƐ͘
Não poderá ocorrer apensamento:
ͻ ĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂǀƵůƐŽ͖
ͻ de expediente a documento avulso.
O apensamento entre expedientes poderá ser executado pela unidade
que identificar a necessidade de fazê-lo, mediante solicitação de auto-
ridade competente.
Os demais casos de apensamento deverão ser executados exclusivamente
pela Unidade com atribuições de Protocolo, mediante solicitação de autori-
dade competente.
O documento que receber o apensamento de outro documento será deno-
ŵŝŶĂĚŽ͞ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉƌŝŶĐŝƉĂů͘͟
Poderão ser apensados ao documento principal tantos documentos quantos
necessários.
ŶƋƵĂŶƚŽĚƵƌĂƌŽĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽ͕Ž;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿƚƌĂŵŝƚĂƌĄ;ĆŽͿ
com o principal.
Apensamento 69
YƵĂŶĚŽ Ž ĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽ ŽĐŽƌƌĞƌ ĂƉĞŶĂƐ ƉĂƌĂ ƐƵďƐŝĚŝĂƌ Ă ŝŶƐƚƌƵĕĆŽ ĚŽ ĚŽ-
ĐƵŵĞŶƚŽƉƌŝŶĐŝƉĂů͕ŶĆŽĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƐŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕƁĞƐ͕ĚĞƐƉĂĐŚŽƐĞ
ũƵŶƚĂĚĂƐŶŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ͘
YƵĂŶĚŽŽĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽŽĐŽƌƌĞƌƉĂƌĂƵŶŝĨŽƌŵŝǌĂĕĆŽĚĞƚƌĂƚĂŵĞŶƚŽĞŵŵĂ-
ƚĠƌŝĂƐƐĞŵĞůŚĂŶƚĞƐ͕ĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞƉƌŽĚƵǌŝĚŽŶŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ
as manifestações, despachos e juntadas do documento principal ou apenas a
ĚĞĐŝƐĆŽĮŶĂů͕ĐŽŶĨŽƌŵĞŽĐĂƐŽ͘
O apensamento não deverá ser realizado:
ͻ ƋƵĂŶĚŽĚĞƐƐĞĂƚŽƌĞƐƵůƚĂƌƉƌĞũƵşǌŽƉĂƌĂŽƚƌąŵŝƚĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂƐĞƌ
ĂƉĞŶƐĂĚŽ͖
ͻ ƋƵĂŶĚŽĂũƵŶƚĂĚĂĚĞĐſƉŝĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĨŽƌƐƵĮĐŝĞŶƚĞƉĂƌĂŽĞƐĐůĂƌĞ-
ĐŝŵĞŶƚŽĚŽĂƐƐƵŶƚŽ͖
ͻ em documento apensado a documento principal.
Documentos encerrados não poderão ser apensados a outros. Caso o apen-
ƐĂŵĞŶƚŽƐĞũĂŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂƟǀĂĚŽ;ǀĞƌƉ͘ϭϬϯͿ͘
Processos e expedientes apensados não poderão ser encerrados ou arquiva-
dos sem que antes sejam desapensados.
12.1 Rotina de apensamento
12.1.1 Conferir a solicitação de apensamento: a solicitação de apensa-
mento deverá ser realizada por meio de despacho de autoridade com-
petente para decisão na matéria.
12.1.1.1 O despacho deverá ser realizado no documento principal
ĐŽŶƚĞŶĚŽĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƋƵĂů;ŝƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿƐĞƌĄ;ĆŽͿĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ͘
12.1.2 Formalizar o apensamento: a informação do apensamento de-
ǀĞƌĄƐĞƌĨŽƌŵĂůŝǌĂĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞdĞƌŵŽĚĞĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϭͿ͗
ƵŵĂǀŝĂƐĞƌĄŝŶƐĞƌŝĚĂĂƉſƐĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉƌŝŶĐŝƉĂůĞŽƵ-
ƚƌĂĂƉſƐĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂĚĞĐĂĚĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽĂƐĞƌĂƉĞŶƐĂĚŽ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶ-
te numeradas.
12.1.3 Apensar os documentos: ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌŵĂŶƟĚŽƐ
ƐƵƉĞƌƉŽƐƚŽƐ͕ƉƌĞƐŽƐƉŽƌŵĞŝŽĚĞĐĂĚĂƌĕŽĚĞĂůŐŽĚĆŽ͕ĮĐĂŶĚŽŽĚŽĐƵ-
ŵĞŶƚŽƉƌŝŶĐŝƉĂůăĨƌĞŶƚĞĚŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ͘
12.1.3.1 Durante o apensamento, cada documento manterá a sua
individualidade e a sua numeração de folhas.
12.1.4 Registrar o apensamento: ŽĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽĞŵ
ƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘

TERMO DE APENSAMENTO
(indicar o nome, o cargo e a
unidade da autoridade que solicitou o apensamento)͕ ĨŽŝ;ƌĂŵͿ ĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ ĂŽ
processo ou expediente (indicar a sigla/
nº/ano do processo ou expediente), Ž;ƐͿ ƉƌŽĐĞƐƐŽ;ƐͿ ŽƵ ĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ;ƐͿ

(indicar a
sigla/nº/ano do(s) processo(s) ou expediente(s)).
Local e Data
Apensamento 71
13.Desapensamento
É o ato de separar um ou mais documentos apensados, sempre que for solu-
ĐŝŽŶĂĚĂĂƋƵĞƐƚĆŽƋƵĞũƵƐƟĮĐŽƵĂƐƵĂƵŶŝĆŽƚĞŵƉŽƌĄƌŝĂ͘
O desapensamento entre expedientes poderá ser executado pela unidade
ƋƵĞŝĚĞŶƟĮĐĂƌĂŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞĚĞĨĂǌġͲůŽ͕ŵĞĚŝĂŶƚĞƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞ
competente.
Os demais casos de desapensamento deverão ser executados exclusivamen-
te pela Unidade com atribuições de Protocolo, mediante solicitação de auto-
ridade competente.
Processos e expedientes deverão ser desapensados antes de serem encerra-
dos e arquivados.
ŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞǆƚĞƌŶŽƐĂƉĞŶƐĂĚŽƐĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞĚĞǀĞƌĆŽ͕
ĂƉſƐƐŽůƵĐŝŽŶĂĚĂĂƋƵĞƐƚĆŽƋƵĞŵŽƟǀŽƵƐƵĂƵŶŝĆŽƚĞŵƉŽƌĄƌŝĂ͕ƐĞƌĞŵĚĞƐĂ-
ƉĞŶƐĂĚŽƐĂŶƚĞƐĚĞƐƵĂĚĞǀŽůƵĕĆŽĂŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞĚĞŽƌŝŐĞŵ͘
13.1 Rotina de desapensamento
13.1.1 Conferir a solicitação de desapensamento: a solicitação de desa-
pensamento deverá ser realizada por meio de despacho de autoridade
competente para decisão na matéria.
13.1.1.1 O despacho deverá ser realizado no documento principal, con-
ƚĞŶĚŽĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƋƵĂů;ŝƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿƐĞƌĄ;ĆŽͿĚĞƐĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ͘
13.1.2 Formalizar o desapensamento: a informação do desapensamen-
ƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĨŽƌŵĂůŝǌĂĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞdĞƌŵŽĚĞĚĞƐĂƉĞŶƐĂŵĞŶƚŽ;ǀĞƌ
Ɖ͘ϳϰͿ͗ƵŵĂǀŝĂƐĞƌĄŝŶƐĞƌŝĚĂĂƉſƐĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƉƌŝŶĐŝƉĂů
Ğ ŽƵƚƌĂ͕ ĂƉſƐ Ă ƷůƟŵĂ ĨŽůŚĂ ĚĞ ĐĂĚĂ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ Ă ƐĞƌ ĚĞƐĂƉĞŶƐĂĚŽ͕
devidamente numeradas.
13.1.3 Desapensar os documentos: ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĮƐŝĐĂ-
mente separados.
13.1.4 Registrar o desapensamento: o desapensamento deverá ser re-
ŐŝƐƚƌĂĚŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-
tos e informações.
Desapensamento 73
TERMO DE DESAPENSAMENTO
Nesta data, atendendo à solicitação
de (indicar o nome, o cargo e a
unidade da autoridade que solicitou o desapensamento)͕ĨŽŝ;ƌĂŵͿĚĞƐĂƉĞŶƐĂĚŽ;ƐͿ
do processo ou expediente (indicar a sigla do órgão
ŽƵ ĞŶƟĚĂĚĞͬŶǑͬĂŶŽ ĚŽ ƉƌŽĐĞƐƐŽ ŽƵ ĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞͿ͕ Ž;ƐͿ ƉƌŽĐĞƐƐŽ;ƐͿ ŽƵ
ĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ;ƐͿ (indicar a
ƐŝŐůĂͬŶǑͬĂŶŽĚŽ;ƐͿƉƌŽĐĞƐƐŽ;ƐͿŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ;ƐͿͿ͘
Local e Data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o procedimento

14.Incorporação
ŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƋƵĞĐŽŶƐŝƐƚĞĞŵƵŶŝƌ͕ĞŵĐĂƌĄƚĞƌĚĞĮŶŝƟǀŽ͕ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ĚĞƵŵŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞƋƵĂŶĚŽƚƌĂƚĂƌĞŵĚŽŵĞƐŵŽĂƐƐƵŶƚŽĞƟǀĞ-
rem as mesmas partes interessadas.
Poderá ocorrer incorporação:
ͻ ĞŶƚƌĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƉŽƐƚŽƐĚĞŵĞƐŵĂĞƐƉĠĐŝĞ;ĞŶƚƌĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĞŶ-
ƚƌĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͕ĞŶƚƌĞƉƌŽŶƚƵĄƌŝŽƐĞĞŶƚƌĞĚŽƐƐŝġƐͿ͖
ͻ ĚĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞĂƉƌŽĐĞƐƐŽ͖
ͻ de documento avulso protocolado a documento composto. Caso o do-
cumento avulso não possua número de protocolo, a unidade deverá re-
ĂůŝǌĂƌŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞũƵŶƚĂĚĂ;ǀĞƌƉ͘ϲϭͿ͘
A incorporação entre processos, de expediente a processo e de documento avul-
so protocolado a processo deverá ser executada exclusivamente pela Unidade
com atribuições de Protocolo, mediante solicitação de autoridade competente.
Nos demais casos, a incorporação poderá ser executada pela unidade que iden-
ƟĮĐĂƌĂŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞĚĞĨĂǌġͲůĂ͕ŵĞĚŝĂŶƚĞƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ͘
Com a incorporação, prevalecerá o número do documento principal. Para
efeito de recuperação da informação, o número do documento incorporado
ĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽŶŽdĞƌŵŽĚĞ/ŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϳͿ͘
14.1 Rotina de incorporação
14.1.1 Conferir a solicitação de incorporação: a solicitação de incorpo-
ração deverá ser realizada por meio de despacho da autoridade compe-
tente para decisão na matéria.
14.1.1.1 O despacho deverá ser realizado no documento prin-
ĐŝƉĂů ĐŽŶƚĞŶĚŽ Ă ŝŶĚŝĐĂĕĆŽ ĚĞ ƋƵĂů;ŝƐͿ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐĞƌĄ;ĆŽͿ
ŝŶĐŽƌƉŽƌĂĚŽ;ƐͿ͘
14.1.2 Incorporar os documentos: todas as folhas do documento a ser
ŝŶĐŽƌƉŽƌĂĚŽͲŝŶĐůƵƐŝǀĞĂĨŽůŚĂůşĚĞƌͲĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌũƵŶƚĂĚĂƐĂƉſƐĂƷůƟŵĂ
folha do documento principal, devidamente renumeradas e rubricadas.
Incorporação 75
14.1.2.1 No caso de processo incorporado, a sua capa não deverá
ƐĞƌũƵŶƚĂĚĂĂŽƉƌŽĐĞƐƐŽƉƌŝŶĐŝƉĂů͘ĂƐŽĂĐĂƉĂĐŽŶƚĞŶŚĂŽƌĞŐŝƐƚƌŽ
ĚŽƐĚĂĚŽƐĐĂĚĂƐƚƌĂŝƐĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽ͕ĂƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐŶĞůĂĐŽŶƟĚĂƐĚĞ-
ǀĞƌĆŽƐĞƌƚƌĂŶƐĐƌŝƚĂƐƉĂƌĂƵŵĂ&ŽůŚĂůşĚĞƌ;ǀĞƌƉ͘ϰϲͿ͘
14.1.3 Formalizar a incorporação: a incorporação deverá ser formaliza-
ĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞdĞƌŵŽĚĞŝŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϳϳͿ͕ŝŶƐĞƌŝĚŽĂƉſƐĂƷůƟŵĂ
folha do documento incorporado e devidamente numerado.
14.1.4 Registrar a incorporação: ĂŝŶĐŽƌƉŽƌĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂ
ĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶ-
formações.
14.1.4.1 WĂƌĂĮŶƐĚĞĐŽŶƚƌŽůĞĞĂĐĞƐƐŽ͕ƉƌĞǀĂůĞĐĞƌĄŽŶƷŵĞƌŽĚŽ
documento principal.
14.1.4.2 K;ƐͿŶƷŵĞƌŽ;ƐͿĚŽ;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿŝŶĐŽƌƉŽƌĂĚŽ;ƐͿĚĞǀĞƌĄ;ĆŽͿ
ƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽ;ƐͿŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞ
documentos e informações e no Termo de incorporação.

TERMO DE INCORPORAÇÃO
EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ ĂƚĞŶĚĞŶĚŽ ă ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ
unidade da autoridade que solicitou a incorporação)͕ ĨŽŝ;ƌĂŵͿ ŝŶĐŽƌƉŽƌĂĚŽ;ƐͿ ĂŽ
documento (indicar a sigla/ nº /ano do
documento) Ž;ƐͿĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ (indicar a
sigla/nº/ano do(s) documento(s)), Ă ƉĂƌƟƌ ĚĂ ĨŽůŚĂ ĚĞ
nº (indicar o nº da folha).
Local e Data
Incorporação 77
15.Encerramento de Documento
É o ato expresso por meio de despacho de autoridade competente, atestan-
do que todas as decisões e providências esperadas em relação ao objeto do
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƚĞŶŚĂŵƐŝĚŽƚŽŵĂĚĂƐĞƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƐ͘
Deverão ser encerrados:
ͻ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƉŽƐƚŽƐ;ƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞĞƚĐ͘ͿƋƵĞĚĞǀŝĚŽĂƐƵĂ
ŶĂƚƵƌĞǌĂ͕ĚĞƉĞŶĚĂŵĚŽĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽƉĂƌĂŽŝŶşĐŝŽĚĂĐŽŶƚĂŐĞŵĚĞƐĞƵ
ƉƌĂǌŽĚĞŐƵĂƌĚĂŶĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂ͕ĚĞĮŶŝĚŽĞŵĂŶŽƐ͖
Exemplo: Processo de transferência de bens patrimoniais;Ϭϰ͘ϬϮ͘Ϭϰ͘Ϭϰͬ
ddDĞŝŽͿ͘dĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞ͗EĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĚƵƌĂŶƚĞϭĂŶŽ͕ŵĂŝƐ
ϱĂŶŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĚĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞƌƋƵŝǀŽ͕ƐĞŐƵŝĚŽĚĞ
eliminação.
ͻ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐƋƵĞƚĞŶŚĂŵŽƉƌĂǌŽĚĞŐƵĂƌĚĂŶĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĚĞ-
ĮŶŝĚŽĐŽŵŽ͞sŝŐġŶĐŝĂ͘͟EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕ŽĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽƐĞĚĂƌĄĐŽŵŽƚĠƌ-
ŵŝŶŽĚĂǀŝŐġŶĐŝĂ͘
Exemplo: WƌŽĐĞƐƐŽĚĞƐŝŶĚŝĐąŶĐŝĂƌĞůĂƟǀĂăĚĞĨĞƐĂĚĞďĞŶƐƉĂƚƌŝŵŽŶŝĂŝƐ
;Ϭϰ͘ϬϮ͘ϬϮ͘ϬϯͬddDĞŝŽͿ͘dĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞ͗EĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĚƵƌĂŶ-
ƚĞ Ă ǀŝŐġŶĐŝĂ͕ ŵĂŝƐ ϱ ĂŶŽƐ ĚĞ ŐƵĂƌĚĂ ĚĂ hŶŝĚĂĚĞ ĐŽŵ ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ ĚĞ
ƌƋƵŝǀŽ͕ƐĞŐƵŝĚŽĚĞĞůŝŵŝŶĂĕĆŽ͘
ͻ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐƋƵĞƚĞŶŚĂŵŽƉƌĂǌŽĚĞŐƵĂƌĚĂŶĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĚĞ-
ĮŶŝĚŽĐŽŵŽ͞ƚĠĂƉƌŽǀĂĕĆŽĚĂƐĐŽŶƚĂƐ͘͟EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕ŽĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽƐĞ
dará com a aprovação das contas.
Exemplo: Processo de arrolamento de bens excedentes, inservíveis ou
em desuso;Ϭϰ͘ϬϮ͘Ϭϱ͘ϬϮͬddDĞŝŽͿ͘dĞŵƉŽƌĂůŝĚĂĚĞ͗EĂhŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵ-
ƚŽƌĂĂƚĠĂĂƉƌŽǀĂĕĆŽĚĂƐĐŽŶƚĂƐ͕ŵĂŝƐϱĂŶŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĚĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵ
ĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞƌƋƵŝǀŽ͕ƐĞŐƵŝĚŽĚĞĞůŝŵŝŶĂĕĆŽ͘
KĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐſĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽƉĂƌĂĂƐƵĂĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů;Ğůŝŵŝ-
ŶĂĕĆŽŽƵŐƵĂƌĚĂƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞͿ͕ĐŽŶĨŽƌŵĞĚĞƚĞƌŵŝŶĂĚŽŶĂƐƚĂďĞůĂƐĚĞƚĞŵ-
ƉŽƌĂůŝĚĂĚĞĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞĂƉƌŽǀĂĚĂƐĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚĂƐ͕ĂƉſƐŽ
ƐĞƵĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽĞŽĐƵŵƉƌŝŵĞŶƚŽĚĞƐĞƵƐƉƌĂǌŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂŶĂhŶŝĚĂĚĞ
WƌŽĚƵƚŽƌĂĞͬŽƵŶĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞƌƋƵŝǀŽ͘
Encerramento de Documento 79
ŽŵĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĐŽŵƉŽƐƚŽ͕ĂĐŽŶƚĂŐĞŵĚŽƉƌĂǌŽĚĞŐƵĂƌĚĂ
ƐĞƌĄŝŶƚĞƌƌŽŵƉŝĚĂ;ĂŶƵůĂĚĂͿ͕ƉĂƐƐĂŶĚŽĂƐĞĐŽŶƚĂƌŽƉƌĂǌŽŶŽǀĂŵĞŶƚĞƋƵĂŶ-
do ocorrer novo encerramento.
Os documentos desarquivados apenas para consultas ou vista que não resultem
ŶĂƐƵĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽ͕ŶĆŽƚĞƌĆŽŽƐĞƵŽƉƌĂǌŽĚĞŐƵĂƌĚĂŝŶƚĞƌƌŽŵƉŝĚŽŽƵƐƵƐƉĞŶƐŽ͘
Não poderão ser encerrados documentos que:
ͻ ƚĞŶŚĂŵƵŵŽƵŵĂŝƐĚĞƐĞƵƐǀŽůƵŵĞƐĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽƐ͖
ͻ ŶĆŽĞƐƚĞũĂŵĂĐŽŵƉĂŶŚĂĚŽƐĚĞƚŽĚŽƐŽƐƐĞƵƐǀŽůƵŵĞƐ͖
ͻ ĐŽŶƚĞŶŚĂŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĂƉĞŶƐĂĚŽƐ͖
ͻ ĐŽŶƚĞŶŚĂŵƉƌŽǀŝĚġŶĐŝĂƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐƉĞŶĚĞŶƚĞƐ͖
ͻ dependam da aprovação do Tribunal de Contas, conforme determinado
nas tabelas de temporalidade de documentos.
Documentos encerrados não poderão ser apensados, incorporados, ter
documentos desentranhados, receber a juntada de novos documentos ou
ƌĞŐŝƐƚƌŽĚĞŶŽǀĂƐĚĞĐŝƐƁĞƐĞƉƌŽǀŝĚġŶĐŝĂƐ͘KĐŽƌƌĞŶĚŽƋƵĂůƋƵĞƌƵŵĂĚĞƐƚĂƐ
ŶĞĐĞƐƐŝĚĂĚĞƐ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂƟǀĂĚŽ;ǀĞƌƉ͘ϭϬϯͿ͘
15.1 Rotina de encerramento
ϭϱ͘ϭ͘ϭsĞƌŝĮĐĂƌŽĚĞƐƉĂĐŚŽ͗ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĨŽƌŵĂ-
ůŝǌĂƌŽĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄǀĞƌŝĮĐĂƌĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂĚĞĚĞƐƉĂĐŚŽĚĞĂƵƚŽƌŝĚĂ-
de competente determinando o encerramento do documento, constando
ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽ͕ĂƐƐŝŶĂƚƵƌĂ͕ƵŶŝĚĂĚĞĚĂĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞĞĂĚĂƚĂ͘
15.1.1.1 WĂƌĂĮŶƐĚĞĐŽŶƚĂŐĞŵĚĞƉƌĂǌŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶ-
tos, em conformidade com as tabelas de temporalidade de docu-
mentos, será considerada a data do despacho de autoridade com-
petente que determinou o encerramento do documento.
15.1.1.2 KƐ ĚĂŶŽƐ ĐĂƵƐĂĚŽƐ ă ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ Ğŵ ĚĞĐŽƌƌġŶĐŝĂ ĚŽ
encerramento e arquivamento de documentos com soluções pen-
dentes são de responsabilidade da autoridade que determinou os
referidos atos.
ϭϱ͘ϭ͘Ϯ sĞƌŝĮĐĂƌ Ă ƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ ĚŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ: antes de formalizar o
ĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽ͕ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶĨĞƌŝƌĂŝŶƵƟůŝǌĂĕĆŽĚĞ
espaços em branco, a inexistência de documentos na contracapa do
ƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ;ĂŶĞǆŽƐͿ͕ĂĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͕ĞŵĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞĐŽŵ
ŽƐ ƉůĂŶŽƐ ĚĞ ĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ͕ ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ ĂƉƌŽǀĂĚŽƐ Ğ ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽƐ Ğ Ă
ƌĞŐƵůĂƌŶƵŵĞƌĂĕĆŽĚĂƐĨŽůŚĂƐ͘

15.1.2.1 ŵĐĂƐŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞŶĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽ͕ĐĂďĞƌĄĂŽƐĞƌǀŝ-
ĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ͗
ĂͿĐŽƌƌŝŐŝƌĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽ͕ƐĞĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞŚŽƵǀĞƌƐŝĚŽĐŽŵĞƟĚĂ
ĞŵƐƵĂƵŶŝĚĂĚĞ͖
ďͿĚĞǀŽůǀĞƌƉĂƌĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽ͕ƋƵĂŶĚŽĂŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞƟǀĞƌƐŝĚŽ
ĐŽŵĞƟĚĂƉĞůĂƷůƟŵĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ƉĞƌƚĞŶ-
ĐĞŶƚĞĂŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞĞƐŝƚƵĂĚĂŶŽŵĞƐŵŽůŽĐĂů͖
ĐͿŝŶĚŝĐĂƌ Ă ŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ ŶŽ dĞƌŵŽĚĞ ĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽ ;ǀĞƌƉ͘ϴϮͿ͕
nos demais casos.
15.1.3 Formalizar o encerramento: o encerramento deverá ser forma-
lizado por meio de Termo de encerramento ;ǀĞƌƉ͘ϴϮͿ͕ŝŶƐĞƌŝĚŽĂƉſƐĂ
ƷůƟŵĂĨŽůŚĂĚŽƷůƟŵŽǀŽůƵŵĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŶƵŵĞƌĂĚŽ͘
15.1.4 Registrar o encerramento: ŽĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂ-
ĚŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ
informações.
ϭϱ͘ϭ͘ϱƵŵƉƌŝƌƉƌĂǌŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĞĚĞƐƟŶĂĕĆŽĮŶĂů͗formalizado o en-
ĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽ͕ŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄĐƵŵƉƌŝƌƐĞƵƐƉƌĂǌŽƐĚĞŐƵĂƌĚĂĞͬŽƵ
ƐƵĂ ĚĞƐƟŶĂĕĆŽ ĮŶĂů ;ĞůŝŵŝŶĂĕĆŽ ŽƵ ŐƵĂƌĚĂ ƉĞƌŵĂŶĞŶƚĞͿ ŶĂ hŶŝĚĂĚĞ
WƌŽĚƵƚŽƌĂĞͬŽƵŶĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞƌƋƵŝǀŽ͕ĐŽŶĨŽƌŵĞĚĞ-
terminado nas tabelas de temporalidade de documentos, devidamente
ĂƉƌŽǀĂĚĂƐĞŽĮĐŝĂůŝǌĂĚĂƐ͘
Encerramento de Documento 81
TERMO DE ENCERRAMENTO
EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ ĂƚĞŶĚĞŶĚŽ ă ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ
unidade da autoridade que determinou o encerramento do documento),
ƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂ ŶĂ ĨŽůŚĂ ĚĞ ŶǑ (indicar o nº da folha),
em (indicar data do despacho de encerramento), encerrou-se o
documento (indicar a sigla/nº/ano do
documento).
Observação: ĐŽŶƐƚĂ ŶĞƐƚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ ŶĂ ŶƵŵĞƌĂĕĆŽ ĚĞ ĨŽůŚĂ;ƐͿ
(indicar a folha ou o intervalo
de folhas). (Indicar esta informação no termo apenas quando houver
irregularidade na numeração de folhas)
Somente poderão ser juntados documentos avulsos a este documento composto em
ĐĂƐŽĚĞƐƵĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽ͘
Local e Data

16.ZĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ
É o procedimento administrativo de recompor, com a maior fidelidade
ƉŽƐƐşǀĞů͕ Ƶŵ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽ ŽƵ ĚĞƚĞƌŝŽƌĂĚŽͬĚĂŶŝĨŝĐĂĚŽ ƋƵĞ ŶĆŽ
possa ser restaurado.
KĞǆƚƌĂǀŝŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƉƌŽŶƚĂŵĞŶƚĞĐŽŵƵŶŝĐĂĚŽ͕ƉĞůŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬ
ĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƋƵĞĐŽŶƐƚĂƚĂƌŽĨĂƚŽ͕ăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞĚĞƐƵĂƵŶŝĚĂĚĞ͘
hŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌŶŽƟĮĐĂĚĂ͕ĐĂƐŽŽĚŽĐƵŵĞŶ-
to não tenha sido extraviado na sua posse, para que sejam tomadas as medi-
ĚĂƐŶĞĐĞƐƐĄƌŝĂƐăƐƵĂůŽĐĂůŝǌĂĕĆŽ͘
Caso o documento não seja localizado, a autoridade que, por qualquer
ŵĞŝŽ͕ ƟǀĞƌ ĐŽŶŚĞĐŝŵĞŶƚŽ ĚŽ ĞǆƚƌĂǀŝŽ ĚĞǀĞƌĄ ƉƌŽŵŽǀĞƌ ĂƉƵƌĂĕĆŽ ƉƌĞůŝ-
ŵŝŶĂƌ͕ĚĞŶĂƚƵƌĞǌĂŝŶǀĞƐƟŐĂƟǀĂ͕ƋƵĂŶĚŽĂŝŶĨƌĂĕĆŽŶĆŽĞƐƟǀĞƌƐƵĮĐŝĞŶƚĞ-
ŵĞŶƚĞĐĂƌĂĐƚĞƌŝǌĂĚĂŽƵĚĞĮŶŝĚĂĂƐƵĂĂƵƚŽƌŝĂ͕ƉĂƌĂĂǀĞƌŝŐƵĂƌƐĞŚŽƵǀĞŽ
ato lesivo contra o patrimônio público, de acordo com os procedimentos
ƉƌĞǀŝƐƚŽƐŶĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽǀŝŐĞŶƚĞ͘
Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado re-

ƋƵĞƌĞƌăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞĂŝŵĞĚŝĂƚĂŝŶƐƚĂƵƌĂĕĆŽĚĞĂƉƵƌĂĕĆŽƉƌĞ-
ůŝŵŝŶĂƌƉĂƌĂŝŶǀĞƐƟŐĂƌŽĚĞƐĂƉĂƌĞĐŝŵĞŶƚŽĚĂƌĞƐƉĞĐƟǀĂĚŽĐƵŵĞŶƚĂĕĆŽ͘
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ͕ĂƌƟŐŽϭϬ͕ŝŶĐŝƐŽs//͕ΑϱǑ
ĂďĞƌĄƚĂŵďĠŵ͕ăĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ͕ƉƌŽǀŝĚĞŶĐŝĂƌĂƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽĚŽ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ Ğ ƌĞŐŝƐƚƌĂƌ Ž ƐĞƵ ĞǆƚƌĂǀŝŽ Ğŵ ƐŝƐƚĞŵĂ ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽ ĚĞ ŐĞƐƚĆŽ
ĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
ƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚĂĂƉĂƌƟƌĚĞ
cópias de documentos que o compunham, disponíveis nas unidades por
onde o documento tramitou.
KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĞƚĞƌŝŽƌĂĚŽƐͬĚĂŶŝĮĐĂĚŽƐƉŽƌĂĕĆŽĚŽĨŽŐŽ͕ĄŐƵĂ͕ŝŶĨĞƐƚĂĕĆŽ
por cupins ou brocas, incidência excessiva de radiação solar etc, quando pos-
sível, deverão ser restaurados.
ZĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ 83
16.1 Rotina de reconstituição
16.1.1 Registrar o extravio: as informações do extravio do documen-
ƚŽ ;ĚĂƚĂ͕ ƵŶŝĚĂĚĞ ŽŶĚĞ ĨŽŝ ĐŽŶƐƚĂƚĂĚŽ Ž ĞǆƚƌĂǀŝŽ ĞƚĐ͘Ϳ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ
ƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂƐĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƚŝǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƚŝĐĂĚĞĚŽ-
cumentos e informações.
16.1.2 Solicitar cópias às unidades: ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞ
WƌŽĚƵƚŽƌĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐŽůŝĐŝƚĂƌăƐƵŶŝĚĂĚĞƐƉŽƌŽŶĚĞŽĚŽ-
ĐƵŵĞŶƚŽĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽƚƌĂŵŝƚŽƵƐĞŐƵŶĚĂƐǀŝĂƐŽƵĐſƉŝĂƐƌĞƉƌŽŐƌĄĮĐĂƐĚĞ
documentos juntados, possivelmente disponíveis nessas unidades que
ĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌŝĚġŶƟĐĂƐĂŽƐŽƌŝŐŝŶĂŝƐ͘
ϭϲ͘ϭ͘ϯ ZĞĐŽŶƐƟƚƵŝƌ Ž ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͗ no caso de documentos simples, a
ƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽĞŶĐĞƌƌĂͲƐĞĐŽŵĂŽďƚĞŶĕĆŽĚĞƐĞŐƵŶĚĂǀŝĂŽƵĐſƉŝĂ͘ŵ
ƐĞƚƌĂƚĂŶĚŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƉŽƐƚŽƐ͕ĂƐƐĞŐƵŶĚĂƐǀŝĂƐŽƵĐſƉŝĂƐƌĞ-
ƉƌŽŐƌĄĮĐĂƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌŽƌĚĞŶĂĚĂƐĚĞŵŽĚŽĂƌĞƉƌŽĚƵǌŝƌĂĐŽŵƉŽƐŝĕĆŽ
ŽƌŝŐŝŶĂůĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽ͘
16.1.3.1EŽĐĂƐŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĐĂďĞƌĄăhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐ
de Protocolo, mediante solicitação de autoridade competente,
ĚĂƌ ĨŽƌŵĂ ƉƌŽĐĞƐƐƵĂů ăƐ ƐĞŐƵŶĚĂƐ ǀŝĂƐ ŽƵ ĐſƉŝĂƐ ƌĞƉƌŽŐƌĄĮĐĂƐ
encaminhadas pela Unidade Produtora. Esta solicitação deverá
ser juntada após a folha líder.
16.1.3.2ŵƚŽĚŽƐŽƐĐĂƐŽƐ͕ĚĞǀĞƌĄƐĞƌŵĂŶƟĚĂĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽŽƌŝŐŝ-
ŶĂůĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĞͬŽƵŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽĐĞƐ-
ƐŽͬĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞͿ͘
ϭϲ͘ϭ͘ϰ&ŽƌŵĂůŝǌĂƌĂƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ͗ĂƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĨŽƌŵĂ-
ůŝǌĂĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞdĞƌŵŽĚĞƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϴϲͿ͕ŝŶƐĞƌŝĚŽĂŽĮŶĂů
ĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƌĞĐŽŶƐƟƚƵşĚŽĞĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŶƵŵĞƌĂĚŽ͘
16.1.4.1 ĂƐŽŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂůƐĞũĂĞŶĐŽŶƚƌĂĚŽ͕ĐĂďĞƌĄăƵŶŝ-
ĚĂĚĞƋƵĞƉƌŽĐĞĚĞƵĂƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽƌĞĂůŝǌĂƌĂĐŽŵƉĂƌĂĕĆŽĞŶƚƌĞŽ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂůĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƌĞĐŽŶƐƟƚƵşĚŽƉĂƌĂŝĚĞŶƟĮĐĂƌ
ƋƵĂŝƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĂƐĞŐƵŶĚĂǀŝĂĞƐƚĆŽĞŵĚƵƉůŝĐŝĚĂĚĞ͘
16.1.4.1.1KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƋƵĞĞƐƟǀĞƌĞŵĞŵĚƵƉůŝĐŝĚĂĚĞĚĞ-
verão ser eliminados, conforme as determinações do Decreto
ĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϰϴ͘ϴϵϳͬϮϬϬϰĞĚĂ/ŶƐƚƌƵĕĆŽEŽƌŵĂƟǀĂWͬ^^W
ŶǑ ϮͬϮϬϭϬ͘ KƐ ĚĞŵĂŝƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ũƵŶƚĂĚŽƐ ĂŽ
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽƌŝŐŝŶĂů͘

16.1.4.1.2 O procedimento deverá ser formalizado por meio
ĚŽdĞƌŵŽĚĞůŽĐĂůŝǌĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞǆƚƌĂǀŝĂĚŽ;ǀĞƌƉ͘ϴϳͿ͕
ŝŶƐĞƌŝĚŽĂƉſƐĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞŽƌŝŐŝ-
nal, devidamente numerado.
ϭϲ͘ϭ͘ϱZĞŐŝƐƚƌĂƌĂƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ͗ĂƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂ-
ĚĂĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ Ğ
informações.
16.1.5.1 ŵƐĞƚƌĂƚĂŶĚŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐ͕ĂƌĞĐŽŶƐƟ-
ƚƵŝĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂŶŽĐĂŵƉŽŽďƐĞƌǀĂĕƁĞƐĚĂ&ŽůŚĂůşĚĞƌ
;ǀĞƌ&ŽůŚĂůşĚĞƌǆƉĞĚŝĞŶƚĞƉ͘ϯϳĞ&ŽůŚĂůşĚĞƌWƌŽĐĞƐƐŽƉ͘ϰϲͿ͘
TERMO DE RECONSTITUIÇÃO
EĞƐƚĂĚĂƚĂ͕ĂƚĞŶĚĞŶĚŽăƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞ (indicar o nome, o cargo
Ğ Ă ƵŶŝĚĂĚĞ ĚĂ ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞ ƋƵĞ ƐŽůŝĐŝƚŽƵ Ă ƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ ĚŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽͿ,
ƉƌŽĐĞĚĞƵͲƐĞ ă ƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ ĚŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
extraviado (indicar a sigla/nº/ano do
documento extraviado), em (indicar a data do
extravio).
Local e Data

TERMO DE LOCALIZAÇÃO DE DOCUMENTO EXTRAVIADO
Nesta data, foi localizado o documento
(indicar a sigla/nº/ano do documento), que se
encontrava extraviado.
&Žŝ;ƌĂŵͿũƵŶƚĂĚĂ;ƐͿĨŽůŚĂ;ƐͿĚĞŶǑ a (indicar intervalo de folhas),Ă;ƐͿ
ƋƵĂů;ŝƐͿĨŽŝ;ƌĂŵͿƌĞƟƌĂĚĂ;ƐͿĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƌĞĐŽŶƐƟƚƵşĚŽ͘
Local e Data
17.ZĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞĂĚĂƐƚƌŽ
ŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞĐŽƌƌŝŐŝƌŽƵĂƚƵĂůŝǌĂƌŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĐĂĚĂƐƚƌĂŝƐĚĞƵŵĚŽ-
cumento, sempre que houver necessidade.
EŽĐĂƐŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͕ĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĠĚĞĐŽŵƉĞƚġŶĐŝĂĞǆĐůƵƐŝǀĂĚĂhŶŝĚĂ-
de com atribuições de Protocolo.
A atualização do interessadoĠƉĞƌŵŝƟĚĂŶŽƐĐĂƐŽƐĚĞ͗
ͻ ĂůƚĞƌĂĕĆŽĚĞŶŽŵĞ͕ƋƵĂŶĚŽƐĞƚƌĂƚĂƌĚĞƉĞƐƐŽĂİƐŝĐĂ͖
ͻ ĂůƚĞƌĂĕĆŽĚĞƌĂǌĆŽƐŽĐŝĂů͕ƋƵĂŶĚŽƐĞƚƌĂƚĂƌĚĞƉĞƐƐŽĂũƵƌşĚŝĐĂ͖
ͻ ĂůƚĞƌĂĕĆŽĚŽŶŽŵĞĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ƋƵĂŶĚŽŽĐŽƌƌĞƌƌĞĞƐƚƌƵƚƵƌĂĕĆŽ
ĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂ͘
ƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĂĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ deverá ser realizada sempre que for consta-
ƚĂĚŽĞƌƌŽŶĂĚĞĮŶŝĕĆŽĚĂƐĠƌŝĞĚŽĐƵŵĞŶƚĂů͘
ƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽ ĚĂ indicação da restrição de acesso deverá ser realizada
ƐĞŵƉƌĞƋƵĞŚŽƵǀĞƌĚĞƐĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽŽƵƌĞĂǀĂůŝĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĚĂĚŽƐ
ĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƐŝŐŝůŽƐĂƐŽƵƉĞƐƐŽĂŝƐ͘EŽĐĂƐŽĚĞƌĞĂǀĂůŝĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕
ĚĂĚŽŽƵŝŶĨŽƌŵĂĕĆŽƐŝŐŝůŽƐĂ͕ƐŽŵĞŶƚĞƉŽĚĞƌĄŽĐŽƌƌĞƌĂƌĞĚƵĕĆŽĚŽƉƌĂǌŽĚĞ
ƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮͿ͘
ŵŶĞŶŚƵŵĐĂƐŽĠƉĞƌŵŝƟĚĂĂĂůƚĞƌĂĕĆŽĚĞŶƷŵĞƌŽĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽ͕ĚĞŶƷŵĞ-
ro de processo ou de número de expediente.
Somente poderão ser alterados números de processo ou e de expediente
ŶŽƐĐĂƐŽƐƉƌĞǀŝƐƚŽƐĞŵůĞŐŝƐůĂĕĆŽĞƐƉĞĐşĮĐĂ͘
17.1 Rotina de regularização de cadastro
17.1.1 Conferir a solicitação de regularização: ĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞƌĞŐƵ-
larização deverá ser realizada por meio de despacho de autoridade
competente.
17.1.1.1 Em se tratando de alteração de classificação de docu-
mentos, a solicitação deverá indicar a classificação correta, em
conformidade com a denominação adotada no Plano de Classi-
ficação das Atividades-Meio, aprovado pelo Decreto estadual
ZĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞĂĚĂƐƚƌŽ 89
ŶǑ ϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰ͕ ŽƵ Ğŵ ĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞ ĐŽŵ Ž WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐ-
ƐŝĨŝĐĂĕĆŽĚĂƐƚŝǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵĚŽſƌŐĆŽͬĞŶƚŝĚĂĚĞ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ
aprovado e oficializado.
17.1.1.2 Em se tratando de alteração de interessado, a solicitação
deverá estar acompanhada de documento comprobatório da altera-
ĕĆŽŽĐŽƌƌŝĚĂ͕ĐƵũŽŽƌŝŐŝŶĂůŽƵĐſƉŝĂƉŽƐƐĂƐĞƌũƵŶƚĂĚŽĂŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͘
17.1.1.3 Em se tratando da alteração de indicação de restrição de
acesso͕ĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄĐŽŶƚĞƌŽŶşǀĞů;ŝŶƚĞŐƌĂůŽƵƉĂƌĐŝĂůͿ͕Ă
ĐĂƚĞŐŽƌŝĂ ;ƐŝŐŝůŽƐŽ ĞͬŽƵ ƉĞƐƐŽĂůͿ͕ Ž ŐƌĂƵ ĚĞ ƐŝŐŝůŽ ĚŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
;ƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ͕ƐĞĐƌĞƚŽŽƵƌĞƐĞƌǀĂĚŽͿĞŽƉƌĂǌŽŵĄǆŝŵŽĚĞƌĞƐƚƌŝ-
ĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ͗ƉĞƐƐŽĂů;ĂƚĠϭϬϬĂŶŽƐͿ͕ƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ;ĂƚĠϮϱĂŶŽƐͿ͕
ƐĞĐƌĞƚŽ;ĂƚĠϭϱĂŶŽƐͿĞƌĞƐĞƌǀĂĚŽ;ĂƚĠϱĂŶŽƐͿ͕ĞŵĐŽŶĨŽƌŵŝĚĂĚĞ
ĐŽŵĂdĂďĞůĂĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĂĚŽƐĞ/ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ^ŝŐŝůŽƐĂƐĞƉĞƐ-
soais ou com a análise dos casos concretos.
ϭϳ͘ϭ͘Ϯ ŵŝƟƌ ŶŽǀĂ &ŽůŚĂ ůşĚĞƌ͗ ŶŽ ĐĂƐŽ ĚĞ ƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽ ĚŽ ĐĂĚĂƐƚƌŽ ĚŽ
ƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ͕ŶŽǀĂ&ŽůŚĂůşĚĞƌ;ǀĞƌ&ŽůŚĂůşĚĞƌǆƉĞĚŝĞŶƚĞƉ͘ϯϳĞ
&ŽůŚĂůşĚĞƌWƌŽĐĞƐƐŽƉ͘ϰϲͿĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŵŝƟĚĂĞŵƐƵďƐƟƚƵŝĕĆŽĚĂĂŶƚĞƌŝŽƌ͘
17.1.3 Formalizar a regularização: ĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĨŽƌŵĂůŝǌĂ-
ĚĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞdĞƌŵŽĚĞƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϵϭ͕ϵϮĞϵϯͿŝŶƐĞƌŝĚŽĂŽ
ĮŶĂůĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽŽƵĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞ͕ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞŶƵŵĞƌĂĚŽ͘
17.1.4 Registrar a regularização: ĂƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂ-
ĚĂĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƚŝǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƚŝĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
e informações.

TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE INTERESSADO
Nesta data, atendendo ao despacho
de (indicar o nome, o cargo e a unidade da
autoridade que solicitou a regularização)͕ ƉƌŽĐĞĚĞƵͲƐĞ ă ĂůƚĞƌĂĕĆŽ ĚĂ
denominação do interessado
de
para .
Local e Data
ZĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞĂĚĂƐƚƌŽ 91
TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE CLASSIFICAÇÃO
Nesta data, atendendo ao despacho
de (indicar o nome, o cargo e a unidade da
autoridade que solicitou a regularização)͕ƉƌŽĐĞĚĞƵͲƐĞăĂůƚĞƌĂĕĆŽĚĂĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ
do documento de
para ,
em conformidade com a denominação adotada no WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĂ
ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ WƷďůŝĐĂ ĚŽ ƐƚĂĚŽ ĚĞ ^ĆŽ WĂƵůŽ͗ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ, aprovado
ƉĞůŽ ĞĐƌĞƚŽ ĞƐƚĂĚƵĂů ŶǑ ϰϴ͘ϴϵϴͬϮϬϬϰ ŽƵ ĚŽ WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĂƐ
ƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵ ĚŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ ĂƉƌŽǀĂĚŽ ƉĞůŽ ƌƋƵŝǀŽ WƷďůŝĐŽ ĚŽ ƐƚĂĚŽ Ğ
ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽ ;ŝŶĚŝĐĂƌŽĂƚŽŶŽƌŵĂƟǀŽƋƵĞĂƉƌŽǀŽƵŽWůĂŶŽĚĞ
ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽͿ͘
Local e Data

TERMO DE REGULARIZAÇÃO DA INDICAÇÃO DE RESTRIÇÃO DE ACESSO
Nesta data, atendendo ao despacho de (indicar o
nome, o cargo e a unidade da autoridade que solicitou a regularização), procedeu-se
neste documento (indicar sigla/número/ano do documento):
alteração da categoria de para

a categoria ;ŝŶĚŝĐĂƌĂĂŶƟŐĂĞĂŶŽǀĂĐĂƚĞŐŽƌŝĂĚĞƌĞƐƚƌŝĕĆŽ
de acesso: sigiloso e/ou pessoal);
Ă ůƚĞƌĂĕĆŽĚĂĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞƐŝŐŝůŽ;ƌĞĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽͿĚĞ para
;ŝŶĚŝĐĂƌ Ž ĂŶƟŐŽ Ğ Ž ŶŽǀŽ ŐƌĂƵ ĚĞ ƐŝŐŝůŽ͗ ƵůƚƌĂƐƐĞĐƌĞƚŽ͕
ƐĞĐƌĞƚŽŽƵƌĞƐĞƌǀĂĚŽͿ͖
alteração do prazo de restrição de acesso de para

;ŝŶĚŝĐĂƌ Ž ĂŶƟŐŽ Ğ Ž ŶŽǀŽ ƉƌĂǌŽ ĚĞ ƌĞƐƚƌŝĕĆŽ ĚĞ ĂĐĞƐƐŽ͗
até 100 anos para pessoal, até 25 anos para ultrassecreto, até 15 anos para
ƐĞĐƌĞƚŽ͕ĂƚĠϱĂŶŽƉĂƌĂƌĞƐĞƌǀĂĚŽͿ;
Ě
ĞƐĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĂ ĐĂƚĞŐŽƌŝĂ ĚĞ ƐŝŐŝůŽ
;ŝŶĚŝĐĂƌ Ă ĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŐƌĂƵ ĚĞ
sigilo e o prazo de restrição de acesso), tornando irrestrito o acesso a este
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶΣϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮͿ͘
Observação: Conforme a alteração realizada, poderá ser marcada mais de uma opção
neste termo.
Local e Data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o procedimento
Regularização de Cadastro 93
18.Consulta
ŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚĞĚĂƌĂĐĞƐƐŽĂŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƌŽĚƵǌŝĚŽƐ͕ƌĞĐĞďŝĚŽƐĞͬŽƵ
ĂĐƵŵƵůĂĚŽƐƉĞůŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞĂŽƐƐĞƵƐŐĞƐƚŽƌĞƐ͕ĚŝƌŝŐĞŶƚĞƐ͕ƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐͬ
funcionários e aos demais cidadãos interessados.
ƐƐŽůŝĐŝƚĂĕƁĞƐĚĞĐŽŶƐƵůƚĂƉŽĚĞƌĆŽƚĞƌŽƌŝŐĞŵ͗
ͻ Interna͕ƋƵĂŶĚŽ ƉƌŽǀĞŶŝĞŶƚĞƐĚĞŐĞƐƚŽƌĞƐ͕ĚŝƌŝŐĞŶƚĞƐ͕ƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐͬĨƵŶ-
ĐŝŽŶĄƌŝŽƐĚŽƉƌſƉƌŝŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘EĞƐƚĞĐĂƐŽ͕ŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉƷďůŝ-
ĐŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐŽŶƐƵůƚĂĚŽƐŶŽůŽĐĂůĚĞĂƌƋƵŝǀĂŵĞŶƚŽ;hŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵ-
ƚŽƌĂŽƵhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞƌƋƵŝǀŽͿŽƵƌĞƟƌĂĚŽƐƉĂƌĂĐŽŶƐƵůƚĂ
ĞŵƐƵĂƵŶŝĚĂĚĞ͕ĐŽŶĨŽƌŵĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐŝŶƚĞƌŶŽƐ͖
ͻ Externa, quando provenientes de:
ĂͿŐĞƐƚŽƌĞƐ͕ ĚŝƌŝŐĞŶƚĞƐ͕ ƐĞƌǀŝĚŽƌĞƐͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽƐ ĚĞ ŽƵƚƌŽƐ ſƌŐĆŽƐͬĞŶƟĚĂ-
ĚĞƐ ĚĂ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ ƐƚĂĚƵĂů WĂƵůŝƐƚĂ͕ ĚĞ ſƌŐĆŽƐ ƉƷďůŝĐŽƐ ĚĞ ŽƵƚƌŽƐ
ƉŽĚĞƌĞƐ;>ĞŐŝƐůĂƟǀŽĞ:ƵĚŝĐŝĄƌŝŽͿ͕ĚĞŽƵƚƌŽƐĞŶƚĞƐĚĂ&ĞĚĞƌĂĕĆŽ͖
ďͿĐŝĚĂĚĆŽƐ͖
ĐͿĂĚǀŽŐĂĚŽůĞŐĂůŵĞŶƚĞĐŽŶƐƟƚƵşĚŽ;ǀĞƌWĞĚŝĚŽĚĞǀŝƐƚĂ͕Ɖ.ϵϵͿ͘
Para evitar extravio e tramitações desnecessárias, os documentos deverão
ƐĞƌĐŽŶƐƵůƚĂĚŽƐŶŽůŽĐĂůŽŶĚĞĞƐƟǀĞƌĞŵĂƌƋƵŝǀĂĚŽƐ;hŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂŽƵ
hŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞƌƋƵŝǀŽͿ͘
A solicitação de consulta deverá ser encaminhada:
ͻ ĚŝƌĞƚĂŵĞŶƚĞăƵŶŝĚĂĚĞŽŶĚĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞƐƟǀĞƌĂƌƋƵŝǀĂĚŽ͕ƋƵĂŶĚŽƐĞ
ƚƌĂƚĂƌĚĞƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽŝŶƚĞƌŶĂ͖
ͻ para a Unidade com atribuições de Protocolo ou para o Serviço de Infor-
ŵĂĕƁĞƐĂŽŝĚĂĚĆŽʹ^/;ǀĞƌĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮͿ͕ƋƵĂŶĚŽ
se tratar de solicitação externa.
Serão indeferidas as solicitações de consulta:
ͻ ĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĞƐƐŽĂŝƐƋƵĞŶĆŽƐĞũĂŵƌĞůĂĐŝŽŶĂĚŽƐăƉĞƐƐŽĂĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͖
ͻ ĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐƋƵĞĐŽŶƚĞŶŚĂŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽĞŵƐƵĂƚŽƚĂ-
ůŝĚĂĚĞ͘EŽƐĐĂƐŽƐĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĂƌĐŝĂůŵĞŶƚĞĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽƐĐŽŵŽƐŝŐŝ-
Consulta 95
ůŽƐŽƐ͕ƐĞƌĄĂƐƐĞŐƵƌĂĚŽĂĐĞƐƐŽăƉĂƌƚĞŶĆŽƐŝŐŝůŽƐĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞĐĞƌƟĚĆŽ͕
ĞǆƚƌĂƚŽŽƵĐſƉŝĂĐŽŵŽĐƵůƚĂĕĆŽĚĂƉĂƌƚĞƐŽďƐŝŐŝůŽ͘
18.1 Rotina de consulta interna
ϭϴ͘ϭ͘ϭsĞƌŝĮĐĂƌĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞĐŽŶƐƵůƚĂ͗ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂƵŶŝ-
ĚĂĚĞŽŶĚĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞƐƟǀĞƌĂƌƋƵŝǀĂĚŽĚĞǀĞƌĄǀĞƌŝĮĐĂƌĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂ
de solicitação de consulta.
18.1.2 Cadastrar a solicitação de consulta: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĂ
ƵŶŝĚĂĚĞŽŶĚĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞƐƟǀĞƌĂƌƋƵŝǀĂĚŽĚĞǀĞƌĄƌĞŐŝƐƚƌĂƌĂƐŽůŝĐŝ-
ƚĂĕĆŽĚĞĐŽŶƐƵůƚĂĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞ
documentos e informações.
18.1.2.1 EŽ ƌĞŐŝƐƚƌŽ ĚĂ ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ ĚĞ ĐŽŶƐƵůƚĂ ĚĞǀĞƌĄ ĐŽŶƐƚĂƌ Ž
ŶŽŵĞ͕ĐĂƌŐŽĞƵŶŝĚĂĚĞĚŽƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞĞĂĚĂƚĂĚĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ͘ĂƐŽ
o documento seja consultado fora da unidade de arquivamento de-
ǀĞƌĄƚĂŵďĠŵƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚĂĂƵŶŝĚĂĚĞƉĂƌĂƋƵĂůŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞƌĄ
encaminhado e a data de sua devolução.
18.1.3 Localizar o documento: quando a solicitação for recebida pela Uni-
ĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ͕ĐĂďĞƌĄĂŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĞƐƚĂ
ƵŶŝĚĂĚĞƌĞĂůŝǌĂƌƉĞƐƋƵŝƐĂŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ
de documentos e informações para localizar o documento desejado.
18.1.4 Atender a solicitação de consulta
18.1.4.1KƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂƵŶŝĚĂĚĞĞŵƋƵĞŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
ĞƐƟǀĞƌĂƌƋƵŝǀĂĚŽƉŽĚĞƌĄĂƚĞŶĚĞƌĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞŝŵĞĚŝĂƚŽŽƵĞŶ-
ƚƌĂƌĞŵĐŽŶƚĂƚŽĐŽŵŽƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞƉĂƌĂĂŐĞŶĚĂƌĂĐŽŶƐƵůƚĂ͘
18.1.4.2 Em caso de consulta fora da unidade de arquivamento, o
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽăƵŶŝĚĂĚĞƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞ͕ĂĐŽŵ-
ƉĂŶŚĂĚŽĚĞƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ;ǀĞƌƉ͘ϮϯͿ͘
18.1.4.3ĞŵŝƐƐĆŽĚĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĠĨĂĐƵůƚĂƟǀĂŶŽƚƌąŵŝƚĞ
ĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂ
ŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟǀĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
18.1.4.4ĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞŐŝƐƚƌĂĚŽŶŽƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽ
ĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĂĚĂƚĂĚŽĂƚĞŶĚŝŵĞŶƚŽ
da solicitação de consulta e a data de devolução do documento,
quando se tratar de consulta fora da unidade de arquivamento.
18.2 Rotina de consulta externa
18.2.1 Atestar o recebimento da solicitação de consulta: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬ
funcionário da Unidade com atribuições de Protocolo deverá atestar

por qualquer meio, sempre que solicitado, o recebimento da solicitação
ƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌ͕ĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ĂĐŽŵƉƌŽǀĂĕĆŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚŽƉĞĚŝĚŽ͘
18.2.2 Encaminhar a solicitação de consulta: ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂ
Unidade com atribuições de Protocolo deverá realizar pesquisa no siste-
ŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ
para localizar a unidade onde o documento está arquivado e encami-
nhar a solicitação de consulta.
18.2.3 Para atender a solicitação de consulta a unidade em que o docu-
ŵĞŶƚŽĞƐƟǀĞƌĂƌƋƵŝǀĂĚŽĚĞǀĞƌĄƐĞŐƵŝƌŽƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐĚĂZŽƟŶĂĚĞ
consulta interna.
Consulta 97
19.Pedido de Vista
É o procedimento de consulta a documento realizado pelo interessado ou
ƉŽƌĂĚǀŽŐĂĚŽůĞŐĂůŵĞŶƚĞĐŽŶƐƟƚƵşĚŽ͘
KƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉŽĚĞƌĆŽƐĞƌĐŽŶƐƵůƚĂĚŽƐŶŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞŽƵƌĞƟƌĂĚŽƐƉŽƌ
ĂĚǀŽŐĂĚŽ͕ĐŽŶĨŽƌŵĞůĞŐŝƐůĂĕĆŽǀŝŐĞŶƚĞ͘
KĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌĚĞǀŽůǀŝĚŽƉĞůŽĂĚǀŽŐĂĚŽĐŽŶĨŽƌŵĞŽƐƉƌĂǌŽƐƉƌĞǀŝƐƚŽƐ
ĞŵůĞŐŝƐůĂĕĆŽĞƐƉĞĐşĮĐĂ͕ŽƵŶĂĂƵƐġŶĐŝĂĚĞƐƚĞƐ͕ĚĞĮŶŝĚŽƐƉĞůŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͘
K ƉĞĚŝĚŽ ĚĞ ǀŝƐƚĂ Ğ Ă ƌĞƚŝƌĂĚĂ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ ĚĞǀĞƌĆŽ ƐĞƌ ƐŽůŝĐŝƚĂĚŽƐ ă
ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞƉĂƌĂĚĞǀŝĚĂĂƵƚŽƌŝǌĂĕĆŽ͕ĚĞĂĐŽƌĚŽĐŽŵĂůĞŐŝƐ-
ůĂĕĆŽǀŝŐĞŶƚĞ͘
Serão indeferidos os pedidos de vista:

ͻ ĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĞƐƐŽĂŝƐƋƵĞŶĆŽƐĞũĂŵƌĞůĂĐŝŽŶĂĚŽƐăƉĞƐƐŽĂ
ĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͖
ͻ ĂĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŝŐŝůŽƐŽƐƋƵĞĐŽŶƚĞŶŚĂŵƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ
em sua totalidade. Nos casos de documentos parcialmente
ĐůĂƐƐŝĮĐĂĚŽƐĐŽŵŽƐŝŐŝůŽƐŽƐ͕ƐĞƌĄĂƐƐĞŐƵƌĂĚŽĂĐĞƐƐŽăƉĂƌ-
ƚĞŶĆŽƐŝŐŝůŽƐĂƉŽƌŵĞŝŽĚĞĐĞƌƟĚĆŽ͕ĞǆƚƌĂƚŽŽƵĐſƉŝĂĐŽŵ
ŽĐƵůƚĂĕĆŽĚĂƉĂƌƚĞƐŽďƐŝŐŝůŽ͘
ĞĐƌĞƚŽĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϱϴ͘ϬϱϮͬϮϬϭϮ
19.1 Rotina de pedido de vista

19.1.1 Atestar o recebimento da solicitação de pedido de vista: o servi-
ĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĚĞǀĞƌĄĂƚĞƐ-
tar por qualquer meio, sempre que solicitado, o recebimento da solicita-
ĕĆŽƉĂƌĂŐĂƌĂŶƟƌ͕ĂŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ĂĐŽŵƉƌŽǀĂĕĆŽĚĂĞŶƚƌĞŐĂĚŽƉĞĚŝĚŽ͘
19.1.2 Localizar o documento: Ž ƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽ ĚĂ hŶŝĚĂĚĞ
com atribuições de Protocolo deverá realizar pesquisa em sistema in-
ĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐƉĂƌĂ
localizar o documento.
Pedido de Vista 99
19.1.3 Encaminhar a solicitação à unidade de posse do documento: a
solicitação deverá ser encaminhada para a devida autorização da auto-
ƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ͕ĚĞĂĐŽƌĚŽĐŽŵĂůĞŐŝƐůĂĕĆŽǀŝŐĞŶƚĞ͘
19.1.4 Registrar a solicitação de pedido de vista: a unidade de posse do
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƌĞŐŝƐƚƌĂƌĂƐƉƌŝŶĐŝƉĂŝƐŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐĚĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĞŵƐŝƐ-
19.1.5 Conceder vista: ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂƵŶŝĚĂĚĞĚĞƉŽƐƐĞĚŽ
documento que conceder vista ao processo ou expediente poderá en-
trar em contato com o solicitante para informar o local, o horário e o
ƉƌĂǌŽƉĂƌĂĂǀŝƐƚĂŽƵĂƌĞƟƌĂĚĂĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽŽƵƉƵďůŝĐĂƌĂĐŽŶĐĞƐƐĆŽ
ŶŽŝĄƌŝŽKĮĐŝĂůĚŽƐƚĂĚŽ͘
19.1.5.1 KƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĐŽŶĐĞĚĞƌǀŝƐƚĂĂŽ
documento deverá acompanhar o solicitante durante a consulta.
19.1.5.2ĂƐŽŽƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞŶĞĐĞƐƐŝƚĞĚĞĐſƉŝĂ;ƐͿĚĞĨŽůŚĂ;ƐͿĚŽĚŽ-
ĐƵŵĞŶƚŽ͕ĂƌĞƉƌŽĚƵĕĆŽƐĞƌĄĐŽďƌĂĚĂƐĞŐƵŶĚŽŽƐǀĂůŽƌĞƐĞƐƚĂďĞůĞ-
ĐŝĚŽƐĞŵůĞŐŝƐůĂĕĆŽǀŝŐĞŶƚĞ͘
19.1.5.3 EŽ ĐĂƐŽ ĚĞ ƌĞƟƌĂĚĂ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ Ž ĂĚǀŽŐĂĚŽ ĚĞǀĞƌĄ
ƉƌĞĞŶĐŚĞƌ Ğ ĂƐƐŝŶĂƌ dĞƌŵŽ ĚĞ ĞŵƉƌĠƐƟŵŽ ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƉĂƌĂ
vista ;ǀĞƌƉ͘ϭϬϮͿ͘
19.1.5.4 ĞǀĞƌĄƐĞƌŝŶĨŽƌŵĂĚŽĂŽĂĚǀŽŐĂĚŽŽƉƌĂǌŽƉĂƌĂĂĚĞǀŽůƵ-
ção do documento.
19.1.6 Juntar ou arquivar a solicitação de pedido de vista
19.1.6.1 Em se tratando de processo ou expediente em tramitação,

ĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌũƵŶƚĂĚĂĂŽĮŶĂůĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĞĚĞǀŝĚĂ-
mente numerada.
19.1.6.2 Em se tratando de documento encerrado, a solicitação de-
verá ser arquivada em separado.
19.1.6.3 Para evitar extravio e tramitações desnecessárias, os docu-
ŵĞŶƚŽƐĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌĐŽŶƐƵůƚĂĚŽƐŶŽůŽĐĂůŽŶĚĞĞƐƟǀĞƌĞŵĂƌƋƵŝǀĂĚŽƐ͘

ŽŶƐƟƚƵŝŝŶĨƌĂĕĆŽĚŝƐĐŝƉůŝŶĂƌƌĞƚĞƌ͕ĂďƵƐŝǀĂŵĞŶƚĞ͕ŽƵĞǆƚƌĂǀŝĂƌĂƵƚŽƐ
ƌĞĐĞďŝĚŽƐĐŽŵǀŝƐƚĂƐŽƵĞŵĐŽŶĮĂŶĕĂ͘
>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϴ͘ϵϬϲͬϭϵϵϰĂƌƟŐŽϯϰ͕ŝŶĐŝƐŽyy//
A infração será punida com suspensão. A sanção disciplinar acarreta

ĂŽŝŶĨƌĂƚŽƌĂŝŶƚĞƌĚŝĕĆŽĚŽĞǆĞƌĐşĐŝŽƉƌŽĮƐƐŝŽŶĂů͕ĞŵƚŽĚŽŽƚĞƌƌŝƚſƌŝŽ
nacional, pelo prazo de trinta dias a doze meses, de acordo com os
critérios de individualização.
>ĞŝĨĞĚĞƌĂůŶǑϴ͘ϵϬϲͬϭϵϵϰ͕ĂƌƟŐŽϯϳ͕ŝŶĐŝƐŽ/͕ƉĂƌĄŐƌĂĨŽϭǑ
ĐŽŶĐĞƐƐĆŽĚĞǀŝƐƚĂƐĞƌĄŽďƌŝŐĂƚſƌŝĂ͕ŶŽƉƌĂǌŽƉĂƌĂŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕĆŽĚŽ
interessado ou para apresentação de recursos, mediante publicação
ŶŽŝĄƌŝŽKĮĐŝĂůĚŽƐƚĂĚŽ͘
>ĞŝĞƐƚĂĚƵĂůŶǑϭϬ͘ϭϳϳͬϭϵϵϴ͕ĂƌƟŐŽϯϱ͕ƉĂƌĄŐƌĂĨŽƷŶŝĐŽ
Pedido de Vista 101

TERMO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTO PARA VISTA
EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ ƌĞƟƌŽ ĚĂ (indicar nome da
unidade), pelo prazo de (indicar o prazo em dias), o
documento (indicar a sigla/ nº /ano do
documento).
Nome do solicitante:
Nº OAB:
Endereço:
Telefone: Ramal:
E-mail:
YƵĂŶƟĚĂĚĞĚĞǀŽůƵŵĞƐ͗΀ ΁
Número de folhas: [ ]
Prazo de devolução: [ ] dias
Observação: As informações prestadas são de inteira responsabilidade do solicitante.
Local e Data
Assinatura do solicitante

20.ZĞĂƟǀĂĕĆŽ
É a retomada da tramitação de um documento encerrado, para acolher
ŶŽǀĂƐŝŶƐƚƌƵĕƁĞƐ͕ŵĂŶŝĨĞƐƚĂĕƁĞƐŽƵĚĞĐŝƐƁĞƐ͕ƋƵĂŶĚŽƐƵƌŐŝƌĞŵŶŽǀŽƐĨĂ-
tos ou documentos.
ƌĞĂƟǀĂĕĆŽĚĞƵŵĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƐĞƌƌĞĂůŝǌĂĚĂƉĞůĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĞƐƟǀĞƌ
ĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;hŶŝĚĂĚĞWƌŽĚƵƚŽƌĂŽƵhŶŝĚĂĚĞĐŽŵĂƚƌŝďƵŝĕƁĞƐĚĞ
ƌƋƵŝǀŽͿ͕ƉŽƌŝŶƚĞƌĞƐƐĞĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽŽƵĂƉĞĚŝĚŽĚŽŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ͕ŵĞ-
diante análise e determinação de autoridade competente.
ŽŵĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ͕ĂĐŽŶƚĂŐĞŵĚŽƐƉƌĂǌŽƐƉƌĞƐĐƌŝĐŝŽŶĂŝƐĞƉƌĞ-
caucionais previstos nas tabelas de temporalidade de documentos é interrom-
ƉŝĚĂ;ĂŶƵůĂĚĂͿ͕ŝŶŝĐŝĂŶĚŽͲƐĞŶŽǀĂĐŽŶƚĂŐĞŵƋƵĂŶĚŽĚŽŶŽǀŽĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽ͘
EĆŽĚĞǀĞƌĆŽƐĞƌƌĞĂƟǀĂĚŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƐŽůŝĐŝƚĂĚŽƐĂƉĞŶĂƐƉĂƌĂĐŽŶƐƵůƚĂŽƵǀŝƐƚĂ͘
20.1 Rotina de reativação
ϮϬ͘ϭ͘ϭŽŶĨĞƌŝƌĂƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞƌĞĂƟǀĂĕĆŽ͗ŽƐĞƌǀŝĚŽƌͬĨƵŶĐŝŽŶĄƌŝŽĚĂƵŶŝ-
ĚĂĚĞƋƵĞĞƐƟǀĞƌĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄǀĞƌŝĮĐĂƌĂĞǆŝƐƚġŶĐŝĂĚĞ
ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽĚĞƌĞĂƟǀĂĕĆŽ͕ĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚĂƉŽƌĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞĐŽŵƉĞƚĞŶƚĞ͘
ϮϬ͘ϭ͘Ϯ&ŽƌŵĂůŝǌĂƌĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽ͗ĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽĚĞǀĞƐĞƌĨŽƌŵĂůŝǌĂĚĂƉŽƌ
ŵĞŝŽĚĞdĞƌŵŽĚĞƌĞĂƟǀĂĕĆŽ;ǀĞƌƉ͘ϭϬϰͿ͕ŝŶƐĞƌŝĚŽĂƉſƐĂƷůƟŵĂĨŽůŚĂ
do documento e devidamente numerado.
ϮϬ͘ϭ͘ϯZĞŐŝƐƚƌĂƌĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽ͗ĂƵŶŝĚĂĚĞƋƵĞĞƐƟǀĞƌĚĞƉŽƐƐĞĚŽĚŽĐƵ-
ŵĞŶƚŽĚĞǀĞƌĄƌĞŐŝƐƚƌĂƌĂƐƵĂƌĞĂƟǀĂĕĆŽĞŵƐŝƐƚĞŵĂŝŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞ
ŐĞƐƚĆŽĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞŝŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ͘
20.1.4 Encaminhar o documento: o documento solicitado deverá ser en-
ĐĂŵŝŶŚĂĚŽăƵŶŝĚĂĚĞƐŽůŝĐŝƚĂŶƚĞ͕ĂĐŽŵƉĂŶŚĂĚŽĚĞƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂ͘
20.1.4.1 ĞŵŝƐƐĆŽĚĂƌĞůĂĕĆŽĚĞƌĞŵĞƐƐĂĠĨĂĐƵůƚĂƟǀĂŶŽƚƌąŵŝƚĞ
ĞŶƚƌĞƵŶŝĚĂĚĞƐĚŽŵĞƐŵŽſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ͕ŝŶƚĞƌůŝŐĂĚĂƐƉŽƌƐŝƐƚĞŵĂ
ZĞĂƟǀĂĕĆŽ 103
TERMO DE REATIVAÇÃO
(indicar o
ŶŽŵĞ͕ Ž ĐĂƌŐŽ Ğ Ă ƵŶŝĚĂĚĞ ĚĂ ĂƵƚŽƌŝĚĂĚĞ ƋƵĞ ƐŽůŝĐŝƚŽƵ Ă ƌĞĂƟǀĂĕĆŽ ĚŽ
documento)͕ ƉƌŽĐĞĚĞƵͲƐĞ ă ƌĞĂƟǀĂĕĆŽ ĚŽ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ

(indicar a
sigla/nº/ano do documento).
Local e Data

21.Recomendações de Conservação
Para a melhor conservação dos documentos públicos recomenda-se:
21.1 hƟůŝǌĂƌĐĂƉĂƐĐŽŵǀŝƐŽƌĞƐƵďƐƟƚƵşͲůĂƐƐĞŵƉƌĞƋƵĞŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͕ĞǀŝƚĂŶĚŽ-
-se tramitar documentos com capas sujas ou dilaceradas.
21.2 hƟůŝǌĂƌƚƌŝůŚŽƐ;ƟƉŽ͞ZŽŵĞƵĞ:ƵůŝĞƚĂ͟ŽƵ͞ŵĂĐŚŽĞĨġŵĞĂ͟ͿŐƌĂŵƉŽƐ
ŽƵĐůŝƉĞƐƉůĄƐƟĐŽƐ͕ĞǀŝƚĂŶĚŽͲƐĞŽƵƐŽĚĞŵĂƚĞƌŝĂŝƐŵĞƚĄůŝĐŽƐƋƵĞƉƌŽǀŽĐĂŵ
ŵĂŶĐŚĂƐĚĞĨĞƌƌƵŐĞŵŶŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘
21.3 hƟůŝǌĂƌĐĂĚĂƌĕŽƐĚĞĂůŐŽĚĆŽƉĂƌĂĂƉĞŶƐĂƌŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘
21.4 hƟůŝǌĂƌĐŽůĂŵĞƟůĐĞůƵůŽƐĞ;ĂďĂƐĞĚĞĄŐƵĂͿ͕ƋƵĞĠŶĞƵƚƌĂĞƌĞǀĞƌƐşǀĞů͕
sempre que for necessário colar documentos de tamanhos menores em fo-
ůŚĂƐĞŵďƌĂŶĐŽ͘EĆŽƵƟůŝǌĂƌĐŽůĂƐƉůĄƐƟĐĂƐĞĞŵďĂƐƚĆŽ͕ƋƵĞĨĂǀŽƌĞĐĞŵĂ
ĚĞŐƌĂĚĂĕĆŽ ĚŽƐ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ ŶĞŵ ĮƚĂƐ ĂĚĞƐŝǀĂƐ ŽƵ ŐŽŵĂĚĂƐ ĚĞ ƋƵĂůƋƵĞƌ
espécie, que se alteram e provocam manchas permanentes, bem como a
ĨƌĂŐŝůŝǌĂĕĆŽĚŽƐƵƉŽƌƚĞ͘
21.5 hƟůŝǌĂƌĞŵďĂůĂŐĞŶƐƉƌŽĚƵǌŝĚĂƐĐŽŵŵĂƚĞƌŝĂůĚĞƋƵĂůŝĚĂĚĞĂƌƋƵŝǀşƐƟĐĂ
ĂĚĞƋƵĂĚĂ͕ĐŽŵŽƉŽƌĞǆĞŵƉůŽ͕ĂƐĐĂŝǆĂƐĚĞƉŽůŝƉƌŽƉŝůĞŶŽĐŽƌƌƵŐĂĚŽ;ƉůĄƐƟ-
ĐĂƐͿƉĂƌĂƉƌŽƚĞŐĞƌŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĚĂƐĂĕƁĞƐŶŽĐŝǀĂƐĚŽĂŵďŝĞŶƚĞ͘ĂŝǆĂƐŽƵ
ƉĂƐƚĂƐĚĞƉĂƉĞůĆŽŶĆŽĚĞǀĞŵƐĞƌƵƟůŝǌĂĚĂƐ͘
21.6 hƟůŝǌĂƌŵŽďŝůŝĄƌŝŽĂĚĞƋƵĂĚŽƉĂƌĂĂƌŵĂǌĞŶĂƌŽƐĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͘KƐŵſǀĞŝƐ
mais indicados são os de metal esmaltado. Móveis de madeira, fórmica ou
ĨĞƌƌŽŶĆŽƐĆŽƌĞĐŽŵĞŶĚĂĚŽƐ͕ƉŽŝƐƉŽĚĞŵĂƚƌĂŝƌŝŶƐĞƚŽƐĞƉƌĂŐĂƐĞͬŽƵĞŵŝƟƌ
produtos voláteis ácidos no ambiente.
21.7 hƟůŝǌĂƌĂŵŝĐƌŽĮůŵĂŐĞŵ͕ĚŝŐŝƚĂůŝǌĂĕĆŽŽƵĨŽƚŽŐƌĂĮĂƉĂƌĂƌĞƉƌŽĚƵǌŝƌ͕ƐĞ
ŶĞĐĞƐƐĄƌŝŽ͕ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĐŽŵƐƵƉŽƌƚĞĨƌĂŐŝůŝǌĂĚŽ͕ĞǀŝƚĂŶĚŽͲƐĞ͕ŶĞƐƐĞƐĐĂƐŽƐ͕
ƌĞĂůŝǌĂƌĐſƉŝĂƐƌĞƉƌŽŐƌĄĮĐĂƐƋƵĞĞǆŝŐĞŵŵĂŶƵƐĞŝŽĐŽŶƐƚĂŶƚĞĚŽĚŽĐƵŵĞŶƚŽ
ĐŽŶƚƌŝďƵŝŶĚŽĐŽŵƐƵĂĚĞŐƌĂĚĂĕĆŽ͘
21.8 Reproduzir e imprimir documentos no modo frente e verso, sempre que
possível, ƉĂƌĂ ĮŶƐ ĚĞ ƉƌĞƐĞƌǀĂĕĆŽ ĚŽ DĞŝŽ ŵďŝĞŶƚĞĞ ƌĞĚƵĕĆŽ ĚĞ ŐĂƐƚŽƐ
com material.
Recomendações de Conservação 105

22.Índice Remissivo
Abertura de Expediente ver p.35
Apensamento ver p.69
Autuação de Processo ver p.39
ƟǀŝĚĂĚĞǀĞƌƉ͘ϯϬ
ƟǀŝĚĂĚĞͲŵĞŝŽǀĞƌƉ͘ϯϬ
ƟǀŝĚĂĚĞͲĮŵǀĞƌƉ͘ϯϭ
ƵƚĞŶƟĐŝĚĂĚĞǀĞƌƉ͘ϭϴ
ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐǀĞƌƉ͘Ϯϵ
Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA ver p.15
Consulta ver p.95
Desapensamento ver p.73
Desentranhamento ver p.65
ĞƐƟŶĂƚĄƌŝŽǀĞƌƉ͘Ϯϵ
Documentos de arquivo ver p.17
ŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞŽƌŝŐĞŵĞǆƚĞƌŶĂǀĞƌƉ͘ϭϵ
ŽĐƵŵĞŶƚŽĚĞŽƌŝŐĞŵŝŶƚĞƌŶĂǀĞƌƉ͘ϭϵ
ŽĐƵŵĞŶƚŽĞŵƚƌąŶƐŝƚŽǀĞƌƉ͘ϱϳ
Documento inicial ver p.28
Documentos compostos ver p.17
Documentos simples ver p.17
Dossiê ver p.17
Encerramento de documento ver p.79
Encerramento e abertura de volume ver p.49
Expediente ver p.17
Expedição de documentos ver p.57
Função ver p.30
Gestão de documentos ver p.15
Incorporação ver p.75
Índice Remissivo 107

Imparcialidade ver p.18
Interessado ver p.29
Inter-relacionamento ver p.18
Juntada de documentos ver p.61
Naturalidade ver p.18
EƷŵĞƌŽĚĞŽƌŝŐĞŵĚĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ ver p.28
Número do protocolo ver p.28
MƌŐĆŽƉƌŽĚƵƚŽƌ ver p.30
Pedido de vista ver p.99
WůĂŶŽĚĞůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ver p.16
WŽůşƟĐĂƐƚĂĚƵĂůĚĞƌƋƵŝǀŽƐĞ'ĞƐƚĆŽĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ver p.15
Processo ver p.17
Prontuário ver p.17
ZĞĂƟǀĂĕĆŽ ver p.103
Reautuação de processo ver p.39
Recebimento de documentos ver p.19
ZĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ ver p.83
ZĞŐŝƐƚƌŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ver p.27
ZĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞĐĂĚĂƐƚƌŽ ver p.89
Relação de remessa de documentos ver p.23
Restrição de acesso ver p.32
Série documental ver p.31
Serviços de Arquivo ver p.15
Serviços de Protocolo ver p.15
Serviço de Informações ao Cidadão – SIC ver p.16
^ŝƐƚĞŵĂ/ŶĨŽƌŵĂƟǌĂĚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽƌƋƵŝǀşƐƟĐĂĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞ/ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ
ver p.16
Solicitante ver p.29
Subfunção ver p.30
Suporte ver p.33
dĂďĞůĂĚĞŽĐƵŵĞŶƚŽƐ͕ĂĚŽƐĞ/ŶĨŽƌŵĂĕƁĞƐ^ŝŐŝůŽƐĂƐĞWĞƐƐŽĂŝƐ ver p.16
Tabela de Temporalidade de Documentos ver p.16
Termo de abertura de volume ver p.52
Termo de apensamento ver p.71
dĞƌŵŽĚĞĞŵƉƌĠƐƟŵŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐƉĂƌĂǀŝƐƚĂ ver p.102

Termo de encerramento de volume ver p.51
Termo de desapensamento ver p.74
Termo de desentranhamento ver p.67
Termo de encerramento ver p.82
Termo de incorporação ver p.77
dĞƌŵŽĚĞŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞŝƌƌĞŐƵůĂƌŝĚĂĚĞ ver p.25
Termo de solicitação de autuação ver p.47
Termo de localização de documentos extraviado ver p.87
dĞƌŵŽĚĞƌĞĂƟǀĂĕĆŽ ver p.104
dĞƌŵŽĚĞƌĞĐŽŶƐƟƚƵŝĕĆŽ ver p.86
dĞƌŵŽĚĞƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĂŝŶĚŝĐĂĕĆŽĚĞƌĞƐƚƌŝĕĆŽĚĞĂĐĞƐƐŽ ver p.93
dĞƌŵŽĚĞƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ver p.92
dĞƌŵŽĚĞƌĞŐƵůĂƌŝǌĂĕĆŽĚĞŝŶƚĞƌĞƐƐĂĚŽ ver p.91
Termo para juntada de documentos com restrição de acesso ver p.64
Tramitação ver p.53
Unicidade ver p.18
Índice Remissivo 109

23.ZĞĨĞƌġŶĐŝĂƐŝďůŝŽŐƌĄĮĐĂƐ
23.1 Manuais técnicos
sK/'Z>hE/K;ƌĂƐŝůͿ͘Manual de procedimentos de protoco-
lo, expedição e arquivo. Brasília, 2010.
'E/E/KE>'h^;ƌĂƐŝůͿ͘Manual de gestão de documentos,
arquivos e biblioteca. Brasília, 2005.
'E/E/KE>s/K;ƌĂƐŝůͿ͘DĂŶƵĂůĚĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ͘ Brasí-
lia, 2009.
ZEZ^͕/ĞĚĂW͘;ĐŽŽƌĚ͘Ϳ͖>dKZZ͕,ŝůĚĂ͘Gestão documental aplica-
da. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.
Z^/>͘DŝŶŝƐƚĠƌŝŽĚĂ/ŶƚĞŐƌĂĕĆŽEĂĐŝŽŶĂů͘Manual de procedimentos opera-
ĐŝŽŶĂŝƐͲĂƉŽŝŽĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀŽ͘Brasília, 2010.
BRASIL. Ministério da Saúde. SIPAR-Sistema Integrado de Protocolo e Arqui-
vo: curso básico de protocolo. 2. ed. aum., 3. reimpr., Brasília, 2003.
KE^>,K:h^d/&Z>;ƌĂƐŝůͿ͘Programa de gestão documental –
manual de procedimentos. Brasília, 2001.
^W1Z/dK ^EdK ;ƐƚĂĚŽͿ͘ ĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽ ĚĞ /ŵƉƌĞŶƐĂ KĮĐŝĂů͘ Manual de
gestão documental do Estado do Espírito Santo. Vitória, 2005.
&hEKE/KE>^j;ƌĂƐŝůͿ͘ĂƌƟůŚĂĚĞĨŽƌŵĂĕĆŽĚĞƉƌŽĐĞƐƐŽƐ͘
1. ed. rev. Brasília, 2010.
GONZÁLEZ, Glaydes G. Ordenación Documental. ŽŐŽƚĄ͗ƌĐŚŝǀŽ'ĞŶĞƌĂůĚĞ
La Nación, 2003.
>/D/Z;ŝĚĂĚĞͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂDƵŶŝĐŝƉĂůĚĞĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ. Manual sobre pro-
cessos. Limeira, [2006].
Manual do Módulo Protocolo-Sistema Integrado de Gestão Universitária,
Florianópolis: [s.n.], 2005.
WZE ;ƐƚĂĚŽͿ͘ ĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽ ƐƚĂĚƵĂů ĚĞ ƌƋƵŝǀŽ WƷďůŝĐŽ. Manual de
gestão de documentos do Estado do Paraná. Ϯ͘ĞĚ͘ƌĞǀ͘ĞĂƵŵ͘ƵƌŝƟďĂ͕
1998.
ZĞĨĞƌġŶĐŝĂƐŝďůŝŽŐƌĄĮĐĂƐ 111
^KWh>K;ŝĚĂĚĞͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂDƵŶŝĐŝƉĂůĚĞ'ĞƐƚĆŽWƷďůŝĐĂ͘Manual sobre
processos. São Paulo, [2006].
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘ĞƉĂƌƚĂŵĞŶƚŽĚĞ'ĞƐƚĆŽĚŽ^ŝƐƚĞŵĂĚĞƌƋƵŝǀŽƐ͘Ma-
nual de procedimentos para protocolo e arquivo. São Paulo, 2008.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽĞDŽĚĞƌŶŝǌĂĕĆŽ
do Serviço Público. Manual de procedimentos do servidor público esta-
dual: o protocolo. São Paulo, 1993.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ&ĂǌĞŶĚĂ͘Manual de procedi-
mentos, sistema de protocolo único. São Paulo, 2004.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚŽƐŝƌĞŝƚŽƐĚĂWĞƐƐŽĂĐŽŵĞĮĐŝ-
ência. Manual de gestão documental. São Paulo, [2009].
SILVA, Cláudia S. P. Manual de normas e procedimentos para gerenciamento
de processos oriundos da Fiocruz. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundação Oswal-
do Cruz, 2006.
^Kh͕DĂƌůŝD͕͘^/>s͕ĞŶŝƐĞ͕͘^D/d͕:ŽŚĂŶŶĂt͕͘E^/DEdK͕:ŽƌŐĞ,͘^͕͘
;ŽƌŐ͘Ϳ͕Gestão Documental: Procedimentos de Protocolo, 2. ed. rev. e aum.,
São Paulo: Ed. USP, 2010.
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE CAMPINAS. Manual de gestão de processos e
expedientes da Universidade Estadual de Campinas. Campinas, 2009.
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Manual de normas processuais da Uni-
versidade Estadual Paulista Julio de Mesquita. [S.l.: s.n.], 2008.
23.2 Referência legislativa

BRASIL. Casa Civil. Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a polí-
ƟĐĂŶĂĐŝŽŶĂůĚĞĂƌƋƵŝǀŽƐƉƷďůŝĐŽƐĞƉƌŝǀĂĚŽƐĞĚĄŽƵƚƌĂƐƉƌŽǀŝĚġŶĐŝĂƐ͘
Z^/>͘ĞŶƚƌŽ&ĞĚĞƌĂůĚĞĚƵĐĂĕĆŽdĞĐŶŽůſŐŝĐĂĚĞ^ĆŽWĂƵůŽʹ&d͘WŽƌƚĂ-
ƌŝĂŶǑϱϵϮͬ'͕ĚĞϯϬĚĞŵĂŝŽĚĞϮϬϬϴ͘ƉƌŽǀĂŽDĂŶƵĂůĚĞEŽƌŵĂƐĞ
Procedimentos de Protocolo e de Documentação e Arquivo.
BRASIL. Ministério da Defesa. Portaria do Comando Geral do Pessoal da Ae-
ƌŽŶĄƵƟĐĂŶǑϴϵͬϱD͕ĚĞϳĚĞũƵŶŚŽĚĞϮϬϭϬ͘ƉƌŽǀĂĂƌĞĞĚŝĕĆŽĚĂ/ŶƐ-
ƚƌƵĕĆŽƋƵĞĚŝƐƉƁĞƐŽďƌĞĐŽƌƌĞƐƉŽŶĚġŶĐŝĂĞĂƚŽƐŽĮĐŝĂŝƐĚŽŽŵĂŶĚŽĚĂ
ĞƌŽŶĄƵƟĐĂ͘
BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Portaria Norma-
ƟǀĂŶǑϱ͕ĚĞϭϵĚĞĚĞǌĞŵďƌŽĚĞϮϬϬϮ͘ŝƐƉƁĞƐŽďƌĞŽƐƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐ
ŐĞƌĂŝƐƉĂƌĂƵƟůŝǌĂĕĆŽĚŽƐƐĞƌǀŝĕŽƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽ͕ŶŽąŵďŝƚŽĚĂĚŵŝŶŝƐ-

ƚƌĂĕĆŽWƷďůŝĐĂ&ĞĚĞƌĂů͕ƉĂƌĂŽƐſƌŐĆŽƐĞĞŶƟĚĂĚĞƐŝŶƚĞŐƌĂŶƚĞƐĚŽ^ŝƐƚĞ-
ma de Serviços Gerais–SISG.
,/;ƐƚĂĚŽͿ͘DŝŶŝƐƚĠƌŝŽWƷďůŝĐŽĚŽƐƚĂĚŽĚĂĂŚŝĂ͘/ŶƐƚƌƵĕĆŽEŽƌŵĂƟǀĂ
ŶǑϱ͕ĚĞϮϱĚĞĂŐŽƐƚŽĚĞϮϬϬϱ͘ŝƐĐŝƉůŝŶĂĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐƌĞůĂĐŝŽŶĂĚĂƐĂŽ
ƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽ͕ƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͕ĐŽŶƚƌŽůĞĞĞǆƉĞĚŝĕĆŽĚĞĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ
ŶŽDŝŶŝƐƚĠƌŝŽWƷďůŝĐŽĚŽƐƚĂĚŽĚĂĂŚŝĂ͕ĞŵĂƉŽŝŽĂŽƐƐĞƵƐſƌŐĆŽƐĚĞ
administração superior, auxiliares e de execução.
,/;ƐƚĂĚŽͿ͘DŝŶŝƐƚĠƌŝŽWƷďůŝĐŽĚŽƐƚĂĚŽĚĂĂŚŝĂ͘/ŶƐƚƌƵĕĆŽEŽƌŵĂƟǀĂ
ŶǑ ϱ͕ ĚĞ ϱ ĚĞ ŽƵƚƵďƌŽ ĚĞ ϮϬϬϳ͘ ŝƐĐŝƉůŝŶĂ ĂƐ ĂƟǀŝĚĂĚĞƐ ĚĞ ĞǆƉĞĚŝĕĆŽ
ĚĞ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƉĂƌĂ ſƌŐĆŽƐͬƵŶŝĚĂĚĞƐ ĞǆƚĞƌŶĂƐ͕ ƉĞůŽ WƌŽƚŽĐŽůŽ 'ĞƌĂů
do Ministério Público do Estado da Bahia, estabelecendo critérios de
ĨŽƌŵĂůŝǌĂĕĆŽ͕ƉĂĚƌŽŶŝǌĂĕĆŽĞƌĂĐŝŽŶĂůŝǌĂĕĆŽŶŽƵƐŽĚŽƐƌĞĐƵƌƐŽƐĚĞƐƟ-
nados a esses serviços.
WZEDhK;ƐƚĂĚŽͿ͘&ƵŶĚĂĕĆŽĚĞƉŽƐĞŶƚĂĚŽƌŝĂƐĞWĞŶƐƁĞƐĚŽƐ^Ğƌ-
vidores do Estado de Pernambuco-FUNAPE. Resolução nº 13, de 23
ĚĞĂŐŽƐƚŽĚĞϮϬϭϬ͘ƐƚĂďĞůĞĐĞƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽƐƌĞůĂƚŝǀŽƐĂƉƌŽĐĞƐƐŽƐ
e documentos de benefícios previdenciários para autuação, proto-
colização, controle, tramitação, anexação, apensação, despacho, di-
ůŝŐġŶĐŝĂ͕ ĚĞƐĞŶƚƌĂŶŚĂŵĞŶƚŽ͕ ƌĞĐŽŶƐƚŝƚƵŝĕĆŽ͕ ĞŶĐĞƌƌĂŵĞŶƚŽ Ğ ĂƌƋƵŝ-
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ǀĂŽDĂŶƵĂůĚĞ'ĞƐƚĆŽĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĞŝŶƐƟƚƵŝĂŶƵŵĞƌĂĕĆŽƷŶŝĐĂĚĞWƌŽ-
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Z/K'ZEK^h>;ƐƚĂĚŽͿ͘ĞĐƌĞƚŽŶǑϰϯ͘ϴϬϯ͕ĚĞϮϬĚĞŵĂŝŽĚĞϮϬϬϱ͘
ZĞŐƵůĂŵĞŶƚĂĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞƉƌŽƚŽĐŽůŽĚĞĞǆƉĞĚŝĞŶƚĞƐĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀŽƐ
na Administração Estadual.
Z/K'ZEK^h>;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽĞĚŽƐ
ZĞĐƵƌƐŽƐ ,ƵŵĂŶŽƐ͘ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ EŽƌŵĂƟǀĂ ŶǑ Ϯ͕ ĚĞ Ϯϱ ĚĞ ĨĞǀĞƌĞŝƌŽ ĚĞ
1997. Transmite instruções a respeito da formação de processos admi-
ŶŝƐƚƌĂƟǀŽƐĞƐƵĂƚƌĂŵŝƚĂĕĆŽ͘
^>sKZ ;DƵŶŝĐşƉŝŽͿ͘ ^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂ DƵŶŝĐŝƉĂů ĚĞ ĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ͘ /ŶƐƚƌƵĕĆŽ
EŽƌŵĂƟǀĂŶǑϬϮ͕ĚĞϭϰĚĞĂďƌŝůĚĞϭϵϵϴ͘ŝƐƉƁĞƐŽďƌĞŽƌŐĂŶŝǌĂĕĆŽ͕ƉƌŽ-
tocolo, tramitação, remessa, expedição e arquivamento de processos e
expedientes.
^EddZ/E;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂĕĆŽ͘/ŶƐƚƌƵĕĆŽ
EŽƌŵĂƟǀĂŶǑϭϬ͕ĚĞϭϯĚĞũƵůŚŽĚĞϮϬϭϬ͘ Orienta quanto aos procedi-
ŵĞŶƚŽƐƌĞůĂƟǀŽƐĂŽƌĞĐĞďŝŵĞŶƚŽ͕ƌĞŐŝƐƚƌŽ͕ĂƵƚƵĂĕĆŽ͕ĞǆƉĞĚŝĕĆŽ͕ƚƌĂŵŝ-
ZĞĨĞƌġŶĐŝĂƐŝďůŝŽŐƌĄĮĐĂƐ 113
tação e arquivamento de documentos e processos eletrônicos no Siste-
ma de Gestão de Protocolo Eletrônico–SGP-e.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘ĞĐƌĞƚŽŶǑϱϬ͘ϵϳϰ͕ĚĞϮĚĞĚĞǌĞŵďƌŽĚĞϭϵϲϴ͘ŝƐƉƁĞ
ƐŽďƌĞĂŝŶƐƟƚƵŝĕĆŽĚŽƉƌŽĐĞƐƐŽƷŶŝĐŽĚĞƐƟŶĂĚŽăĂƉƵƌĂĕĆŽĚŽƚĞŵƉŽ
de serviço público e dá outras providências.
^K Wh>K ;ƐƚĂĚŽͿ͘ >Ğŝ ŶǑ ϭϬ͘Ϯϵϰ͕ ĚĞ ϮϬ ĚĞ Ăďƌŝů ĚĞ ϭϵϵϵ͘ ŝƐƉƁĞ ƐŽďƌĞ
proteção e defesa do usuário do serviço público do Estado de São Paulo
e dá outras providências.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘,ŽƐƉŝƚĂůĚĂƐůşŶŝĐĂƐĚĂ&ĂĐƵůĚĂĚĞĚĞDĞĚŝĐŝŶĂĚĂhŶŝ-
versidade de São Paulo. Ordem de Serviço Consolidada nº 3, de 26 de
ĚĞǌĞŵďƌŽĚĞϭϵϵϰ͘ŝƐĐŝƉůŝŶĂĞĂƚƵĂůŝǌĂĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚŽ^ĞƌǀŝĕŽĚĞŽ-
ŵƵŶŝĐĂĕƁĞƐĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀĂƐĚĂŝǀŝƐĆŽĚĞƟǀŝĚĂĚĞƐŽŵƉůĞŵĞŶƚĂƌĞƐ͘
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂĚƵĐĂĕĆŽ͘ZĞƐŽůƵĕĆŽŶǑϰϮ͕ĚĞ
18 de junho de 2013. Dispõe sobre a tramitação de processos de contra-
tação de serviços terceirizados.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ&ĂǌĞŶĚĂ͘WŽƌƚĂƌŝĂŶǑϮϱĚĂ^ĆŽ
Paulo Previdência, de 27 de janeiro de 2012. Dispõe sobre novo procedi-
mento para concessão de aposentadoria no Estado de São Paulo deter-
minando o envio de processo de aposentadoria SPPREV que deve reunir
ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐĞƐƐĞŶĐŝĂŝƐĞƐƵĮĐŝĞŶƚĞƐƉĂƌĂĐŽŶĐĞƐƐĆŽĚŽďĞŶĞİĐŝŽĚĞĂƉŽ-
ƐĞŶƚĂĚŽƌŝĂĂƚƌĂǀĠƐĚĞƚƌąŵŝƚĞĚŝŐŝƚĂůŵŽŶŝƚŽƌĂĚŽƉĞůŽ^ŝƐƚĞŵĂĚĞ'ĞƐƚĆŽ
ĚĞĞŶĞİĐŝŽƐWƌĞǀŝĚĞŶĐŝĄƌŝŽƐʹ^/'WZsĞƉŽƐƚĞƌŝŽƌĮƐĐĂůŝǌĂĕĆŽĚŽdƌŝďƵ-
ŶĂůĚĞŽŶƚĂƐĚŽƐƚĂĚŽ͕ƚŽƌŶĂŶĚŽŽƉƌŽĐĞĚŝŵĞŶƚŽĚŝŶąŵŝĐŽĞĐĠůĞƌĞ͘
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚĂ^ĂƷĚĞ͘ZĞƐŽůƵĕĆŽŶǑϭϮϮ͕ĚĞϲ
de julho de 1995. Dispõe sobre a revisão da numeração única dos pro-
cessos da Secretaria da Saúde e dá providências correlatas.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚŽƐEĞŐſĐŝŽƐĚŽƐdƌĂŶƐƉŽƌƚĞƐ͘ZĞ-
solução n° 83, de 24 de junho de 1994. Disciplina a formação e trami-
tação de processos, recebimento de expediente e papéis de natureza
ĚŝǀĞƌƐĂƋƵĞƚƌĂƚĞŵĚĞĂƐƐƵŶƚŽĚĞĐƵŶŚŽĂĚŵŝŶŝƐƚƌĂƟǀŽ͕ŶŽąŵďŝƚŽĚĂ
Administração Centralizada da Secretaria dos Transportes.
^KWh>K;ƐƚĂĚŽͿ͘^ĞĐƌĞƚĂƌŝĂĚĞƐƚĂĚŽĚŽDĞŝŽŵďŝĞŶƚĞ͘ZĞƐŽůƵĕĆŽŶǑϲϳ͕
ĚĞϵĚĞĂŐŽƐƚŽĚĞϮϬϭϯ͘ZĞŐƵůĂŵĞŶƚĂĂƐĂƟǀŝĚĂĚĞƐĚĞWƌŽƚŽĐŽůŽĞƌƋƵŝǀŽ͘

ISBN 978-85-63443-08-3
9 788563 443083

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ĂďĞ ĂŽƐ ĂŐĞŶƚĞƐ ƉƷďůŝĐŽƐ ĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽƐ ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐ ƉĞůŽ

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RELAÇÃO DE REMESSA ;frenteͿ

Relação de remessa: ŶǑͬĂŶŽ

RELAÇÃO DE REMESSA ;versoͿ

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TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE

Nesta data, procedeu-se ao recebimento do documento

(indicar a sigla/nº/ano do documento), apresentando

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PESSOA FÍSICA PESSOA JURÍDICA

Nome Razão social

Número do RG ou CPF Número do CNPJ

4.1.3.6.1 Havendo vários interessados, poderá se optar pelo

4.1.3.8.1 Órgão produtor: instituição ou entidade juridica-

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ĚͿ Ž ƌĞĐĞďĞƌ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ƐĞŵ ĐůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ŽƵ ĐŽŵ ĐůĂƐƐŝ-

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ϲ͘ϭ͘ϵ/ŶƵƟůŝǌĂƌŽƐĞƐƉĂĕŽƐĞŵďƌĂŶĐŽ͗todos os espaços das folhas que

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6.1.10 Conferir o registro e a numeração de folhas: antes de encami-

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TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO

conforme o WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ,

ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵ͕ ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽͿ͕ de interesse de

referente a (indicar o assunto) que deverá ser encaminhado

Encerramento e Abertura de Volume 49

Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

EĞƐƚĂ ĚĂƚĂ͕ Ğŵ ĂƚĞŶĚŝŵĞŶƚŽ ă ƐŽůŝĐŝƚĂĕĆŽ ĚĞ

cargo e a unidade da autoridade que solicitou o encerramento do

volume do documento), procedeu-se ao encerramento do volume

sigla/nº/ano do documento), que se encerra com este Termo, numerado

sequencialmente como folha nº

Observação: nenhum despacho poderá ser acrescido e nenhum documento poderá

ser juntado a este volume.

Encerramento e Abertura de Volume 51

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Nesta data, procedeu-se a abertura do volume nº do documento

(indicar a sigla/nº/ano do documento) que se inicia

ĂďĞ ĂŽƐ ĂŐĞŶƚĞƐ ƉƷďůŝĐŽƐ ĐƌĞĚĞŶĐŝĂĚŽƐ ƌĞƐƉŽŶƐĄǀĞŝƐ ƉĞůŽ

conforme o WůĂŶŽ ĚĞ ůĂƐƐŝĮĐĂĕĆŽ ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲDĞŝŽ,

ĚĞ ŽĐƵŵĞŶƚŽƐ ĚĂƐ ƟǀŝĚĂĚĞƐͲ&ŝŵ͕ ĚĞǀŝĚĂŵĞŶƚĞ ŽĮĐŝĂůŝǌĂĚŽͿ͕ de interesse de

ϴ ŽĐƵŵĞŶƚŽ ƉƌŽĚƵǌŝĚŽ ƉŽƌ ƵŶŝĚĂĚĞ ĚŽ ſƌŐĆŽͬĞŶƟĚĂĚĞ ƋƵĞ Ġ ĞŶĐĂŵŝŶŚĂĚŽ ă hŶŝĚĂĚĞ

ŶĐĂŵŝŶŚĂŵĞŶƚŽ ĚĂĚŽ ĂŽ;ƐͿ ĚŽĐƵŵĞŶƚŽ;ƐͿ