Você está na página 1de 61

Auxiliar

Administrativo
Conteúdo Programático
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

• Introdução • Administração Financeira E Orçamentária

• A Profissão De Auxiliar Administrativo • Noções De Contabilidade

• Introdução A Administração • Noções De Produção E Custos

• Histórico E Evolução • Noções De Matemática Financeira

• A Empresa E Seus Recursos • Noções De Informática

• Objetivos Da Administração • Conceito De Protocolo

• Tipos De Organizações • Funcionamento Do Protocolo

• Relacionamento Interpessoal No Trabalho • Arquivologia

• Comunicação Interpessoal • O Processo De Arquivo De Documentos

• Perfil Profissional • Comunicação Empresarial

• Departamento Pessoal • Redação Empresarial


• Bom Atendimento
• O Atendimento Telefônico
Olá Bem-Vindos ao curso

Auxiliar Administrativo
Este curso apresenta os caminhos para um bom desempenho do
profissional para a função de auxiliar de administrativo
Aborda técnicas para redação, comunicação empresarial e a
importância do bom atendimento nas organizações, dicas de como
atender bem o telefone no ambiente de trabalho, dentre outros.

O curso tem como objetivo :

Melhorar o desempenho do profissional em seu ambiente de


trabalho como também a relação com os demais funcionários!

Bons Estudos!
Introdução
Esse profissional é indispensável em qualquer área. Afinal, o sucesso de
uma empresa, seja ela grande ou pequena, começa com uma boa
organização, administração e atendimento.

Devido a sua importância para empresas e instituições, o mercado de


trabalho encontra-se sempre aquecido, em todos os setores.

Conhecer as rotinas e as etapas do processo de gestão de uma pessoa é


a característica principal dessa função.
Possuir um conhecimento diferenciado fará do profissional o mais
completo e preparado para otimizar os resultados de uma organização.

Mas… O que significa auxiliar administrativamente numa empresa?

Para uns poderia ser o simples fato de arquivar um documento, para


outros, sê-lo ia o de trazer cafezinho para o chefe, mas, a titulo de
verdade, esta área é bem mais complexa, ela exige do profissional uma
apurada capacidade de liderança, bem como, de noção administrativa.
A função de auxiliar existe deste o Império Romano, quando era
publicado pelos imperadores a Acta Diurna, que era o documento de
informação e documentação do antigo Imperio.

Nesta Acta, informava-se, por exemplo, sobre a distribuição de pão ou


sobre alguma batalha vindoura, supostamente, conquistadas por Roma.
Era na realidade um documento administrativo.
Ao longo do tempo, foi-se aprofundando o sistema de comércio
marítimo entre o Ocidente e Oriente, junto com as navegações exigia-
se que os navegadores tivessem sólidas informações cartográficas.

Mas não apenas de notícias históricas vive a profissão.

Hoje em dia o maior desafio é conquistar solidez num mercado cada


vez mais competitivo, a instrução até que existe, doravante, não existe
vagas para todos no mercado de trabalho, o que faz então um
profissional adentrar neste campo minado é a qualificação profissional.
A profissão de Auxiliar
Administrativo
Descrição do Cargo

Executar serviços de apoio nas áreas de:

• recursos humanos,
• administração,
• finanças e logística;
• atendem fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo
informações sobre produtos e serviços;
• tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento
necessário referente aos mesmos;
• preparar relatórios e planilhas;
• executar serviços gerais de escritório
Formação

Para os profissionais que desejam especializar-se nesta área,


as opções de programas são diversas, passando por temas
como:

Formação Básica

Para atuar como auxiliar de escritório, é preciso ter no mínimo o ensino


Médio completo, de preferência com cursos profissionalizantes na área
de gestão empresarial, além de bons conhecimentos em informática.
Mercado de Trabalho

O mercado de trabalho para este profissional é sempre amplo.


Isto tendo em vista que novas empresas abrem todos os anos no país e
a maioria precisa ter um setor responsável pelo administrativo e
financeiro, consequentemente, precisa dos serviços do Assistente
Administrativo.

Para se destacar nesse mercado, o profissional precisa focar na pró-


atividade e organização, além de se manter sempre atualizado,
realizando novos cursos de qualificação e participando de workshops e
palestras na área.
Faixa Salarial

Os valores podem variar de acordo com o segmento da empresa,


número de horas de trabalho, capitais x cidades do interior, etc.

Menor salário: R$ 489,00


Salário médio: R$ 1.149,81
Maior salário: R$ 2.400,00
Introdução a
Administração
O que é uma organização?

Diversas instituições que compõem qualquer sociedade não vivem ao


acaso. Elas precisam ser administradas.

Essas instituições são chamadas organizações. Todas as organizações


são constituídas de: recursos humanos e não humanos, isto é recursos
materiais e físicos, recursos financeiros, recursos não financeiros,
recursos mercadológicos, entre outros.
Qual o significado da palavra administrar?

A palavra administração vem do latim “ad” (significa “direção” ou


“tendência para”) e “minister” (significa “subordinação ou obediência”)
sendo traduzido atualmente como:

Aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é,


aquele que presta um serviço a outro.
A administração, tal como encontramos hoje, é o resultado histórico da
contribuição de vários precursores, tais como filósofos, físicos,
estadistas, economistas que no decorrer do tempo, foram
desenvolvendo e divulgando suas obras e teorias.

Dessa forma, o conceito moderno de administração utiliza certos


conceitos e princípios conhecidos e divulgados pelas Ciências
Matemáticas (como por exemplo a Estatística), nas Ciências Humanas e
Sociais (Psicologia, Sociologia), bem como na Teoria Econômica, no
Direito, nas Engenharias, etc.
Tal conceito conduz a interpretação dos objetivos propostos pela
organização transformando-os em ação organizacional por meio do
planejamento, da organização, da liderança e do controle de todos os
esforços realizados em todas áreas e níveis de uma organização, com a
finalidade de alcançar os objetivos propostos de modo adequado a
situação existente.
Histórico e Evolução
A capacidade de administrar do homem é muita antiga. A construção
das pirâmides do Egito, há 3000 anos, é um exemplo da capacidade de
administrar do homem, uma vez que reuniu eficientes supervisores e
gerentes, capazes de organizar e conduzir o trabalho de centenas de
pessoas.
Diversos filósofos, entre eles Sócrates, Platão, Aristóteles registraram,
em seus respectivos períodos de vivência, os conceitos, ainda que
rudimentares, da palavra administração, sendo aprimorada ao longo do
tempo.

Quando falamos em evolução da administração é unânime na teoria


geral da administração ter como marco histórico o aparecimento da
mecanização.
O aparecimento da máquina a vapor de James Watt e o descaroçador
de algodão de Eli Whitney, deu inicio a uma nova forma de produção e,
conseqüentemente, uma nova forma das relações socioeconômica.

De acordo com a maioria dos autores que se dedicam a estudar tal


temática, com o início da Revolução Industrial, na segunda metade do
século XVIII, ocorreu uma grande transformação sobre a forma de
organização do trabalho, que deixou de ser manual para se tornar um
trabalho com uso intenso de máquinas.
A máquina dominou o imaginário da sociedade e as relações humanas
passaram a ser vistas e analisadas dentro da perspectiva da máquina.

Este conceito mecanicista passou a prevalecer nas organizações,


fazendo com que o perfil de uma organização eficiente seja aquela que
opera como uma máquina: eficiente, rotinizada e previsível.
A empresa e seus
recursos
Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, tanto melhor
o seu funcionamento e, conseqüentemente, melhores serão os seus
resultados.

Existem vários recursos organizacionais, porém os recursos mais


importantes são os seguintes:
Recursos materiais: são os recursos físicos de uma organização, tais
como prédios, edifícios, instalações, máquinas, ferramentas,
equipamentos, matérias-primas, etc.

Recursos financeiros: engloba todos os recursos monetários, como


capital, dinheiro em caixa ou em bancos, créditos, investimentos,
financiamentos, contas a receber etc.
Recursos Humanos: são todas as formas de atividade humana, seja ela
mental, conceitual, social, manual, braçal ou verbal. Tais recursos
operam e dinamizam os demais recursos empresariais.

Recursos Mercadológicos: são os recursos comerciais que as empresas


utilizam para colocar seus produtos ou serviços no mercado. São as
vendas, a promoção, a propaganda, a canais de distribuição, pesquisa
de mercado, definição de preços, etc.
Recursos administrativos: são os recursos gerenciais que as empresas
possuem, tais como a direção e a supervisão, utilizados para planejar,
organizar, dirigir e controlar suas atividades.
Objetivos da
Administração
A eficiência está ligada aos meios, ou seja, aos processos, métodos,
regras e regulamentos sobre como as coisas devam ser feitas na
empresa, visando sempre otimizar a utilização dos recursos da empresa.

A eficácia refere-se aos fins, ou seja, os objetivos e resultados a serem


alcançados pela empresa.
Sendo assim, a tarefa da Administração incide em interpretar os
objetivos propostos pela empresa e estabelecer as formas de alcançá-
los da melhor maneira possível.

Os objetivos da Administração é proporcionar eficiência e eficácia às


empresas.
Tipos de organizações
Organizações não lucrativas: são aquelas em que os objetivos são de
natureza social, isto é, prestação de serviços, segurança, entre outros.

Tais organizações não visam o lucro, mas contabilizam seus resultados


sob o ponto de vista social.
Em geral elas sobrevivem de doações ou de verbas governamentais. Ex.:
Exército, Força Aérea, Polícias federais, estaduais e municipais, Igrejas,
ONGs (organizações não governamentais), instituições beneficentes,
fundações, etc.
Organizações lucrativas: são aquelas que foram criadas para gerar bens
e/ou serviços, vendendo-os para a sociedade, com uma margem de
lucro que viabilize o investimento de capital, ou seja, que cubra com
sobras, os custos de produção da organização.

Juridicamente as organizações lucrativas possuem basicamente duas


formas de constituição: Sociedades Anônimas (SA’s) e as Sociedades por
Cotas Limitadas (Ltda).
As SA’s possuem o capital dividido em ações, negociadas em Bolsa de
Valores, e a responsabilidade dos sócios ou acionistas será limitada as
ações que possuem.

Tais organizações devem ter suas contas ou os balanços e resultados de


sua administração obrigatoriamente divulgados nos principais veículos
de comunicação, tais como jornais.
As Ltda não são obrigadas a divulgar suas contas ou os resultados de
sua gestão, embora devam elaborar Balanços e Demonstrações de
Resultados anualmente, conforme previsto em lei.

Deve-se lembrar que a pessoa jurídica não se confunde com as pessoas


físicas dos proprietários.

A organização possui direitos e obrigações e tudo que for praticado em


seu nome, é a organização quem responde perante a lei.
Porém, sob o ponto de vista jurídico, os efeitos de certos atos da
organização podem ser estendidos aos bens particulares dos sócios e
acionistas.
Relacionamento
Interpessoal no Trabalho
Relacionamento Interpessoal significa relacionamento entre pessoas,
englobando todos os tipos de relacionamento entre os seres humanos.

Desde o seu nascimento, todo ser humano passa a pertencer a uma


família, já se envolve em seus primeiros relacionamentos interpessoais.

Ao chegar a fase adulta, o indivíduo terá estabelecido milhares de


vínculos nas suas relações, participando de grupos sociais,
relacionamentos afetivos e profissionais.
Todos esses relacionamentos apresentam uma característica em
comum: a comunicação.

Podemos dizer que o homem não vive sozinho. O desenvolvimento da


sociedade da sociedade tornou as pessoas cada dia mais dependentes
de seu grupo. Isto também acontece no trabalho.

A dimensão do trabalho na vida do homem é muito extensa.


Há autores que afirmam que o homem vive:

No trabalho, pois tudo o que está a sua volta é fruto do trabalho, seu
ou de outro indivíduo;

Do trabalho, pois é dele que se conseguem os recursos necessários


para a sobrevivência;

Para o trabalho, pois nele pode realizar-se enquanto homem, sentindo-


se útil, responsável, produtivo e reconhecido.
Comunicação
Interpessoal
Comunicação

É o processo que consiste em transmitir e receber mensagens com


finalidade de afetar o comportamento das pessoas
Processo de Comunicação

Se as pessoas descobrirem como agem e tentarem descobrir maneiras


para compensar tais comportamentos, isso os ajudará com mais
eficiência no relacionamento interpessoal.
Entendendo o Processo de Comunicação

Por meio de comunicação expressamos pensamentos, experiências e


emoções;

A comunicação é o processo de transmitir e receber mensagens;

Para que a comunicação se realize, são necessários um emissor e um


receptor;

A comunicação ocorre de duas maneiras: Verbal e não-verbal.


A comunicação Verbal

É fundamental nos relacionamentos interpessoais alem de ser a mais


utilizada.

Ocorre por meio de conversas, livros, jornais, radio, TV, cartas, relatórios,
entre outros. Exige cuidado e preparo, tanto da parte de quem a origina
como a de quem a recebe.

É necessário passar idéias com clareza, mas a comunicação nem sempre


consegue atingir o objetivo de passar uma mensagem clara
A Comunicação Não-Verbal

Nesse de comunicação, o emissor está transmitindo mensagem com


expressões faciais ou corporais e ainda por meio de gestos.

Sem que se perceba, freqüentemente se está transmitindo mensagens.


O comportamento inadequado de um condutor no trânsito gera
“mensagens” negativas que permitem aos outros analisar o seu perfil.
Problemas de Comunicação

As causas principais das falhas de comunicação ou ainda pela própria


mensagem.

• Dificuldade de expressão

• Escolha inadequada do receptor

• Escolha inadequada do meio

• Falhas na mensagem

• Diferenças de percepção
Condições para uma BOA Comunicação

• Falar com clareza e precisão

• Ter objetividade

• Tom de voz moderado

• Saber ouvir

• Respeitar

• Ter boa vontade, ser receptivo


Aprendendo a Administrar Relacionamentos

Alem de uma comunicação eficiente, os indivíduos que possuem um


bom relacionamento interpessoal têm características especiais:

• RESPEITO • EQUILIBRIO

• FLEXIBILIDADE • EMPATIA

• BOM SENSO • RECEPTIVIADE

• HUMANIDADE • IQUALDADE

• PACIÊNCIA • PERSISTENCIA
• EDUCAÇÃO
Personalidade

É o conjunto de características que torna a pessoa única a diferente das


outras, ou seja, cada um tem a sua personalidade, pois os indivíduos
pensam, sentem a agem de maneira bastante distinta.

A personalidade se forma quando ainda somos crianças e vai se


adaptando ao ambiente em que vivemos, a medida que vamos
crescendo.
São fatores que determinam a personalidade:

· Herança biológica
· Ambiente
· Idade

Deve-se ter cuidado ao formar opiniões precipitadas sobre outras


pessoas, pois estas informações podem se transformar em preconceitos
ou esteriótipos.
Preconceitos

Trata-se de conceito ou opinião formados antes de ter o conhecimento


adequado.

Alguns preconceitos são:

• Criticar idéias e opiniões dos outros que não combinam com o que você pensa;
• Julgar a pessoa precipitadamente sem considerar o seu estado emocional.
Por exemplo: ela pode estar agressiva porque está vivendo um
momento difícil. Ao relacionar-se com o outro, deve-se considerar as
próprias emoções para não julgar o outro de forma errada.

A revelação da personalidade acontece no relacionamento com as


outras pessoas.

Quando o individuo se conhece melhor, fica mais fácil conhecer o outro.


Assim, melhora a qualidade dos relacionamentos.
Melhorando os Relacionamentos

Um aperto de mão, um sorriso ou um simples olhar de uma pessoa


influencia nossos pensamentos e sentimentos.

Estamos nos relacionando com as outras pessoas todo o tempo. Uma


das principais características do ser humano é que ele interage com o
seu meio e, ao mesmo tempo, sofre influências dele.
O relacionamento interpessoal e uma troca, entre duas ou mais
pessoas.

Podemos também, a partir da nossa observação sobre uma pessoa,


transferir a idéia que formamos para todo o grupo a que ela pertença.

Vejamos um exemplo: se você tem uma experiência desagradável com


uma pessoa estrangeira, isso não significa que todos os estrangeiros
voa agir da mesma forma .
Isso acontece quando pessoas ou grupos são rotulados. Por exemplo:
Todos os adolescentes são preguiçosos. Essa afirmativa é um
preconceito, porque nem todos os adolescentes são preguiçosos.

Por isso esteja atento ao comportamento do outro como um todo,


procurando conhecer a pessoa como ele é. Assim, fica mais fácil o
relacionamento com as pessoas.

Você também pode gostar