01-Memorando de Planificacion de Auditoria

PREFECTURA DEPARTAMENTAL DE SANTA CRUZ
AUDITORIA OPERATIVA A LA UTILIZACIÓN DE LOS

RECURSOS PROVENIENTES DEL IDH – GESTION 2006
MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA
Elaborado por:
...................(Firma).................
Lic. Juan Pérez Saldaña Fecha
SUPERVISOR
Revisado por:
Lic. Jorge Hurtado Gutiérrez ...................(Firma).................

Fecha
DIRECTOR DE SUPERVISIÓN
Aprobado por: .
Lic. Alberto Olmedo Parra ..................(Firma).................

Fecha
SECRETARIO DE AUDITORIA INTERNA Y CONTROL
DE GESTIÓN
Leído y entendido por:
Lic. José Antelo Díaz ...................(Firma).................

Fecha
AUDITOR
Lic. Nicolás Ruiz Peña ...................(Firma).................

Fecha
AUDITOR
CONTENIDO
1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1 naturaleza y objetivo del trabajo
1.2 principales responsabilidades a nivel de emisión de informes
1.3 alcance y metodología de la revisión a ser efectuada
1.4 normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo
1.5 actividades y fechas de mayor importancia
2. INFORMACION SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS

INHERENTES
2.1 marco legal
2.2 descripción de las principales actividades y objetivos
2.3 estructura organizativa
2.4 estructura gerencial
2.5 principales fuentes de generación de recursos
2.6 información gerencial emitida
2.7 principales fuentes de generación de recursos
2.8 principales aplicaciones de fondos
2.9 principales segmentos de la actividad, área o programa
2.10 principales actividades o servicios
2.11 organismos y entidades vinculadas
2.12 información que se emite tanto para uso externo como interno
2.13 factores externos que puedan afectar las operaciones
3. AMBIENTE DE CONTROL
4. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS
5. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO
6. APLICACIÓN DE MUESTREO
7. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y FIRMAS DE AUDITORIA
EXTERNA
8. APOYO DE ESPECIALISTAS
9. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO
9.1 personal y tiempo presupuestado
9.2 legajos
10. PROGRAMAS DE TRABAJO
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1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1 NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO
En cumplimiento del Programa de Operaciones Anual de la Secretaría de Auditoria Interna y

Control de Gestión se ha determinado efectuar auditoria operacional a la aplicación de los
recursos provenientes del Impuesto Directo a los Hidrocarburos (IDH) de la Prefectura
Departamental de Santa Cruz, sobre la eficacia de las operaciones técnicas y administrativas y
cumplimiento de normas de dicha entidad.
El objetivo del presente trabajo es el siguiente:
a. Verificar la integridad de la percepción y registro presupuestario y contable de los

recursos provenientes del Impuesto a los hidrocarburos (IDH).
b. Comprobar que los recursos provenientes del IDH hayan sido:
 Aplicados en programas y proyectos de inversión, elaborados, programados y

ejecutados por la entidad, en el marco de las competencias asignadas.
 Ejecutados en términos de eficacia, economía y eficiencia
1.2 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISIÓN DE INFORMES
Como resultado de nuestro trabajo, emitiremos un informe de auditoria relacionado con la

evaluación de las áreas y operaciones sujetas a la auditoria que afectan la eficacia de la
Prefectura Departamental de Santa Cruz.
En caso de detectarse incumplimientos de la normatividad vigente, respecto a las

operaciones evaluadas durante el período de revisión, y según el grado de significatividad,
se efectuará un análisis específico, por separado y se emitirá un informe con indicios de
responsabilidad en los términos establecidos en la Ley Nº 1178 de Administración y Control
Gubernamentales.
1.3 ALCANCE Y METODOLOGÍA DE LA REVISIÓN A SER EFECTUADA
Nuestro examen será realizado de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental y
comprenderá la evaluación de las operaciones ejecutadas y documentación generada,
relacionadas con la aplicación de los recursos provenientes del Impuesto Directo a los
Hidrocarburos, por el período comprendido entre el 1° de junio de 2005 al 30 de septiembre
de 2006.
Para el logro de los objetivos de auditoria, las técnicas y procedimientos a utilizar para la
obtención de evidencia consistirán en la recopilación de información de fuente interna y
externa a la Entidad, a través de la revisión y análisis de la documentación proporcionada y
confirmaciones, cuyos resultados serán expuestos en los papeles de trabajo y en el informe.
Asimismo, elaboraremos un programa de trabajo a la medida, en los que se consignarán
procedimientos de auditoria orientados a determinar la eficacia de las principales
operaciones de la entidad.
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1.4 NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL

DESARROLLO DEL TRABAJO
Nuestro trabajo será desarrollado de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental
(NAG) y considerará la aplicación de las siguientes disposiciones legales:
 Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178, del 20 de julio de 1990 y

disposiciones reglamentarias
 Ley Nº 3058 de Hidrocarburos del 17 de mayo de 2005
 Ley Nº 3606 de Tras pasos presupuestarios de recursos del IDH, emitida el 27 de febrero
de 2007.
 Decreto Supremo Nº 28223 del 27 de junio de 2005, Reglamento de la Aplicación del
Impuesto Directo a los Hidrocarburos.
 Decreto Supremo Nº 28421 del 21 de octubre de 2005, Modifica el artículo 8 del D.S.
28223 referido a la distribución del Impuesto Directo a los Hidrocarburos IDH y
asignación de competencias.
 Ley Nº 1654 del 28 de julio de 1995, de Descentralización Administrativa.
 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, emitidas por la
Contraloría General de la República, mediante Resolución CGR-1/070/2000, vigente a
partir de enero de 2001.
 Normas de Auditoria Gubernamental, aprobadas mediante Resolución Nº CGR/079/2006 del 4
de abril de 2006, vigentes a partir de febrero de 2007.
 Otras disposiciones legales aplicables.
1.5 ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA
A continuación se detallan las fechas de mayor importancia, relacionadas con la planificación,

ejecución y finalización de nuestra auditoria:
ACTIVIDADES FECHAS (*)

INICIO FINALIZACIÓN
Inicio de la auditoria 06/01/07 -
Relevamiento de información 07/01/07 10/01/07
Planificación (*) 11/01/07 20/01/07
Ejecución (*) 21/01/07 20/02/07
Emisión de informe(s) (*) 21/02/07 25/02/07
(*) Las fechas establecidas son indicativas y han sido determinadas sobre la base del
desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas
interna o externamente) pueden alterar el cronograma previsto precedentemente.
2. INFORMACION SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS

RIESGOS INHERENTES
2.1 MARCO LEGAL
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La Prefectura del Departamento de Santa Cruz, es una institución de derecho público, con
personería jurídica reconocida y patrimonio propio, que representa al Poder Ejecutivo en el
Departamento, teniendo bajo su dependencia a los Subprefectos en las provincias y a los
Corregidores en los Cantones.
El artículo 109 y 110 de la Ley Nº 2650, del 13 de abril de 2004 (Texto Ordenado de la
Constitución Política del Estado), menciona que en cada departamento el Poder Ejecutivo
está a cargo y se administra por un Prefecto, designado por el Presidente de la República. El
Prefecto ejerce la función de Comandante General del departamento, designa y tiene bajo su
dependencia a los Subprefectos en las provincias y a los corregidores en los cantones, así
como a las autoridades administrativas departamentales cuyo nombramiento no este
reservado a otra instancia. El Poder Ejecutivo a nivel departamental se ejerce de acuerdo a
un régimen de descentralización administrativa y en cada departamento existe un Consejo
Departamental, presidido por el Prefecto, cuya composición y atribuciones establece la ley.
Con la Ley de Descentralización Administrativa N° 1654, del 28 de julio de 1995, se

establece la reestructuración del Poder Ejecutivo a nivel Departamental, determinando la
transferencia y delegación de atribuciones de carácter técnico administrativo no privadas del
Poder Ejecutivo a nivel nacional a cada una de las Prefecturas de Departamento.
De acuerdo con lo establecido en los artículos 25 y 26 de la Ley N° 1654 y los artículos 89 y

90 del Decreto Supremo N° 24206, del 29 de diciembre de 1995; se transfiere en favor de la
prefectura:
a. Activos, pasivos, documentación técnica legal, obligaciones contractuales debidamente

documentadas, infraestructura física y de servicios, convenios, contratos, recursos
financieros internos y externos, procesos judiciales, programas, obras y proyectos en
ejecución, de la Corporación Regional de Desarrollo de Santa Cruz.
b. Los recursos humanos, físicos y financieros, de las entidades públicas

descentralizadas sin fines de lucro y dependencias desconcentradas de la
administración central.
Las Prefecturas, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de la Ley Nº 1654, se

constituyen en representantes del Poder Ejecutivo a nivel departamental, cuya estructura de
poder se materializa en el Prefecto, el cual es designado por el Presidente de la República
(artículo 4) y el Consejo Departamental.
2.2 DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES Y OBJETIVOS
Dentro de los principales servicios y objetivos institucionales de la Prefectura del Departamento

de Santa Cruz, establecidas según el artículo 5 de la Ley 1654, se determina:
a. Cumplir y hacer cumplir la Constitución Política del Estado, las leyes, los decretos y las
resoluciones.
b. Dentro de la personalidad jurídica del Estado, ejercer la representación legal de la

Prefectura, de acuerdo con los alcances establecidos en la Ley de Descentralización.
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c. Conservar el orden interno en el Departamento.
d. Administrar los recursos económicos y financieros, así como los bienes de dominio y
uso departamental.
e. Formular y ejercer los planes departamentales de desarrollo económico y social, de

acuerdo con las Normas del Sistema Nacional de Planificación; en coordinación con los
Gobiernos Municipales del Departamento y el Ministerio de Desarrollo Sostenible y
Planificación, en el marco del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la
República (PGDES).
f. Formular y ejecutar programas y proyectos de inversión pública en el marco del

PGDES de acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública y al
régimen económico y financiero de la presente ley, en las áreas de:
 Construcción y mantenimiento de carreteras, caminos secundarios y aquellos

concurrentes con los gobiernos municipales.
 Electrificación rural.
 Infraestructura de riego y apoyo a la producción.
 Investigación y extensión técnico científico.
 Conservación y preservación del medio ambiente.
 Promoción del turismo.
 Programas de asistencia social.
 Programas de fortalecimiento municipal.
 Otros concurrentes con los gobiernos municipales.
g. Administrar, supervisar y controlar, por delegación del Gobierno Nacional, los recursos
humanos y las partidas presupuestarias asignadas al funcionamiento de los servicios
personales de educación, salud y asistencia social en el marco de las políticas y
normas para la provisión de estos servicios.
h. Administrar, supervisar y controlar el funcionamiento de los servicios de asistencia

social, cultura, turismo, agropecuarios y viabilidad, con excepción de aquellos que son
de atribución municipal, preservando la integridad de las políticas nacionales en estos
sectores.
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
El Decreto Supremo Nº 26767 del 9 de agosto de 2002 modifica parcialmente la estructura

orgánica de las Prefecturas de Departamento establecida por Decreto Supremo Nº 25060,
del 12 de junio de 1998, asimismo el Decreto Supremo Nº 27431 del 2 de abril de 2004
establece una nueva reglamentación a la Ley 1654 en referencia a los Consejos
Departamentales, determinando la creación de una Secretaria Técnica dependiente del
Consejo Departamental. El Decreto Supremo Nº 28666 del 05 de abril de 2006, define la
organización interna de las Prefecturas.
Considerando lo mencionado, la Prefectura del Departamento producto de un Estudio

Organizacional ha definido su estructura orgánica y otros aspectos que hacen a la
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organización propia de la Entidad, mediante la Resolución Prefectural Nº 153/2006 del 23 de

agosto de 2006.a continuación describimos la estructura de la Prefectura:
a. NIVEL SUPERIOR
Constituido por el Prefecto del Departamento y el Consejo Departamental (órgano de

consulta, control y fiscalización de los actos administrativos del Prefecto)
b. NIVEL DE CONTROL
Constituida por la Secretaría de Auditoria Interna y Control de Gestión, encargada del

control de la administración de los recursos financieros y de evaluar el cumplimiento de
las normas y objetivos de la gestión,
c. NIVEL DE ASESORAMIENTO
Conformada por Asesoría General, encargada de apoyar el análisis, revisión y

despacho de los asuntos sometidos a la consideración y decisión del Prefecto.
d. NIVEL DE APOYO DIRECTO AL PREFECTO
Constituida por las Unidades de Gabinete Prefectural, Comisión Agraria

Departamental, Consejo Departamental Seguridad Ciudadana, Despacho de
Coordinación Social y Dirección de Ética y Transparencia.
e. NIVEL EJECUTIVO OPERATIVO
Constituida por nueve Secretarías y seis Servicios:
 Secretaría General y de Planificación: Responsable de la Dirección y

Coordinación técnica administrativa y política de la Prefectura, reemplaza al
Prefecto.
 Secretaría Departamental de Desarrollo Sostenible: Encargada de coordinar y

dirigir el manejo de los recursos naturales renovables y la gestión ambiental.
 Secretaría Departamental de Desarrollo Productivo: Es responsable de la

promoción y apoyo al desarrollo productivo en el Departamento.
 Secretaría de Obras Públicas: Responsable de promover el desarrollo de la

infraestructura física, identificación y priorización de proyectos, diseño de las
especificaciones técnicas para los proyectos, supervisión de la ejecución de
obras y el cumplimiento de objetivos y resultados del Servicio Prefectural de
Caminos.
 Secretaría Departamental de Autonomía, Descentralización y Desarrollo

Democrático: Responsable de difundir, analizar propuestas y estrategias
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inherentes a la descentralización, autonomía, asamblea constituyente y

desarrollo democrático.
 Secretaría Departamental de Gobierno y Seguridad Ciudadana:

Responsable de proponer la ejecución de políticas y estrategias en materia de
seguridad ciudadana y defensa civil.
 Secretaría de Desarrollo Humano: Responsable de promover el desarrollo

humano y la calidad de vida de la población del departamento.
 Secretaría Departamental de Hacienda: Responsable en el ámbito de la

Prefectura de los sistemas y recursos de administración no financieros y
financieros.
 Secretaría Departamental de Justicia y Desarrollo Normativo: Responsable

de la gestión y control de la Prefectura, emite informes de carácter jurídico,
elabora y autoriza resoluciones, contratos y documentos jurídicos; proyectos de
disposición legal; sustanciar procesos administrativos; promueve el desarrollo
normativo, entre otras labores.
f. SERVICIOS DEPARTAMENTALES:
Órganos operativos a través de los cuales se administran áreas o sectores de la

gestión que demandan un manejo técnico especializado.
 Servicio Departamental de Educación
De acuerdo con el Decreto Supremo Nº 25232, del 27 de noviembre de 1998, la Ex-

Dirección Departamental de Educación se convierte en el Servicio Departamental de
Educación (SEDUCA), órgano operativo y desconcentrado de la Prefectura, de alcance
departamental, independencia de gestión administrativa, depende del Prefecto y
funcionalmente del Director de Desarrollo Social de la Prefectura. Su misión fundamental
es la administración de la educación pública y el control de la privada, en el ámbito de su
jurisdicción territorial.
 Servicio Departamental Agropecuario
De conformidad con el Decreto Supremo N° 25297, del 4 del febrero de 1999, el Servicio
Departamental Agropecuario (SEDAG), es un órgano desconcentrado y de coordinación
operativa de las Prefecturas de Departamento, con competencia de alcance
departamental.
La misión fundamental del SEDAG es mejorar los niveles de producción y productividad

agropecuaria y forestal del departamento, para elevar el nivel de vida de la población
rural.
Todos los bienes y activos fijos de las Unidades de Agricultura y Ganadería, que se
encuentren establecidos en las Prefecturas, pasan a conformar el patrimonio del Servicio.
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 Servicio Departamental de Gestión Social
El Decreto Supremo N° 25287 del 30 de enero de 1999, establece el modelo básico de la

organización sectorial, para el funcionamiento del Servicio Departamental de Gestión
Social (SEDEGES) en la Prefectura de Departamento; el cual es un órgano
desconcentrado y de coordinación, con competencia de ámbito departamental, en lo
relativo a la gestión técnica del Servicio, y con dependencia funcional del Director de
Desarrollo Social.
La misión del Servicio es la aplicación de las políticas y normas nacionales, emitidas por
el órgano competente, sobre asuntos de género, generacionales, familia y servicio social,
mediante el apoyo técnico a las instancias responsables y la supervisión del
cumplimiento de los objetivos y resultados propuestos, así como la de coordinar los
programas y proyectos en materia de gestión social.
 Servicio Departamental de Fortalecimiento Municipal y Comunitario
De acuerdo con el Decreto Supremo Nº 25286, del 30 de enero de 1999, el Servicio

Departamental de Fortalecimiento Municipal y Comunitario (SED-FMC), se constituye en
un órgano desconcentrado y operativo de la Prefectura en materia de fortalecimiento
municipal y comunitario, con alcance departamental en lo relativo a la gestión técnica, con
dependencia lineal del Prefecto. Cabe mencionar que a partir de la promulgación del
Decreto Supremo Nº 26767, depende funcionalmente del Secretario General.
El Servicio tiene a su cargo la coordinación de los programas y proyectos destinados a

promocionar, difundir y apoyar, a través del fortalecimiento municipal y comunitario, el
proceso de descentralización participativa en su jurisdicción departamental.
 Servicio Departamental de Salud
De conformidad con el Decreto Supremo Nº 25233, del 27 de noviembre de 1998, el

Servicio Departamental de Salud (SEDES), es un órgano desconcentrado de la
Prefectura, cuenta con estructura propia e independencia de gestión administrativa,
competencia de ámbito departamental y dependencia lineal del Prefecto y funcionalmente
del Director de Desarrollo Social.
Tiene la misión fundamental de ejercer como autoridad de Salud en el ámbito

departamental y las siguientes acciones: establecer controles y evaluar permanentemente
la situación de salud en el departamento; velar por la calidad de los servicios; promover la
participación del servicio público; efectuar el control y registro sanitario de alimentos;
coordinar en las acciones de promoción; operativización de programas y proyectos de
prevención, rehabilitación, reinserción y apoyo efectivo a los incapacitados.
 Servicio Departamental de Caminos
El Decreto Supremo Nº 25366 del 26 de abril de 1999, establece que el Servicio

Departamental de Caminos se denominará Servicio Prefectural de Caminos SEPCAM,
órgano operativo desconcentrado de la prefectura, con independencia de gestión técnica;
dependiendo directamente del Prefecto y funcionalmente del Director de Desarrollo de
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Infraestructura.
El SEPCAM, tiene como misión fundamental aplicar las políticas y normas nacionales y
departamentales, emitidas por el órgano competente, sobre construcción, mejoramiento,
rehabilitación o mantenimiento de la red departamental, de vías de interés común de
aquellas concurrentes con los gobiernos municipales.
G. NIVELES DESCONCENTRADOS
Constituido por las Subprefecturas y los Corregimientos quienes ejercen sus funciones
en el área de circunscripción territorial correspondiente, provincias en el primer caso y
cantones en el segundo.
Mediante Decreto Supremo Nº 27457 del 19 de abril de 2004, se modificó la estructura

orgánica de las Prefecturas de Departamento, sustituyendo a la establecida en el Decreto
Supremo Nº 25060 del 12 de junio de 1998; sin embargo el Decreto Supremo Nº 27478
del 14 de mayo de 2004 suspende su vigencia mientras se desarrolla un proceso de
análisis sectorial e intersectorial para reubicar los Servicios Departamentales en la
estructura organizacional establecida para las Prefecturas y mediante Decreto Supremo
Nº 27495, también del 14 de mayo de 2004 fueron abrogados los Decretos Supremos
Nrs. 27457 y 27478 de 19 de abril y 6 de mayo de 2004, respectivamente, asimismo
decreta la restitución en su integridad el conjunto de las normas abrogadas y derogadas
por el Decreto Supremo Nº 27457.
H. ENTIDADES SOBRE LAS QUE EJERCE TUICIÓN
Por otra parte, la Prefectura del Departamento de Santa Cruz, tiene bajo su
dependencia directa, las siguientes instituciones, cuyas transacciones forman parte de
las operaciones de la Prefectura:
 Centro de Investigación Agrícola Tropical (CIAT)

 Servicio Encauzamiento Aguas Río Piraí (SEARPI)
 Laboratorio de Investigación y Diagnóstico Veterinario (LIDIVET)
 Proyecto de Inversión Social Belga (PRODISA BELGA)
 Proyecto Riego Comarapa-Saipina-San Rafael (PRICRUZ)
 Manejo Sostenible Recursos Naturales (MASRENA)
 Fortalecimiento de Planes de Organización Territorial (FORTEMU)
 Programa Mundial de Alimentos (PMA-PAIS)
 Programa de Apoyo a la Niñez (PAN) (*)
 Proyecto Serícola
 PROASU-JICA 185 POZOS
(*) Institución en proceso de liquidación
2.4 ESTRUCTURA GERENCIAL
A continuación se presenta el detalle del personal jerárquico, responsable de la

administración de la Prefectura del Departamento de Santa Cruz durante la gestión auditada:
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NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

Rubén Armando Costas Aguilera Prefecto del Departamento
Rolando Aguilera Passer Secretario General
Guillermo Ribera Cuellar Asesor General
Luís Eduardo Serrate Céspedes Secretaria de Justicia y Desarrollo normativo
Georgia Nieme Rodríguez Secretaria de Auditoria Interna y control de gestión
José Luís Parada Rivero Secretario de hacienda
Edwin Angel Aguilera Antúnez Secretario de Recursos Naturales
Luís Alberto Soliz Franco Secretario Director Departamental de Infraestructura
María Alejandra Vaca Díez Director Departamental de Desarrollo Social
Carola Hilda Araúz Simón Directora Servicio Departamental de Gestión Social
Willy Landivar Cabruja Director Servicio Departamental de Fortalecimiento
Municipal
Miguel Alejandro Guzmán Mendoza Director Servicio Departamental Agropecuario
Roberto Cristian Vargas Ortíz Director Servicio Departamental de Salud
Salomón Vargas Vargas Director Servicio Departamental de Educación
El Consejo Departamental está compuesto por:
 Presidido por el Prefecto, de acuerdo al artículo 11 de la Ley 1654 del 28 de julio de 1995.
 Ciudadanos designados por los Concejales Municipales de cada una de las provincias de
los departamentos, de conformidad con lo establecido en el punto 1) artículo 11 y
parágrafo I del artículo 12 de la Ley 1654 del 28 de julio de 1995.
 Ciudadanos designados por los Concejales Municipales de acuerdo con lo establecido en
el punto 2) artículo 11 y parágrafo II del artículo 12 de la Ley 1654 del 28 de julio de 1995.
La nómina de los consejeros es la siguiente:
NOMBRE Y APELLIDOS PROVINCIA

Zenón Quiroz Delgadillo Andrés Ibáñez
Rose Marie Sandoval Farfán Andrés Ibáñez
Edith Alicia Perrogón Toledo Andrés Ibáñez
Ciria Cinthia Barrero Chávez Andrés Ibáñez
Wilfredo César León Villarroel Andrés Ibáñez
Delmar Eduardo Méndez Aponte Andrés Ibáñez
Envida Egüez de López Ángel Sandoval
Simón Moreno Serataya Chiquitos
Ronald Artunduaga Justiniano Cordillera
Bernardo Suárez Andrade Cordillera
Carlos Emilio Lobo Calzadilla Florida
Juan Carlos Ibáñez Morales Germán Busch
Walter Rodríguez Olmos Guarayos
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Juan Baltasar Sardán Ichilo

José Antonio Baldelomar Serranob Manuel María Caballero
Roxana Vaca de Mayser Ñuflo de Chávez
Atiliano Pérez Ñuflo de Chávez
Herlan Catalá Campos Obispo Santiestevan
Ronaldo Francisco Justiniano Aguilera Obispo Santestevan
Juan Carlos Parada Landívar Sara
Saúl Rodríguez Méndez Vallegrande
Carlos Urdí Dorado Flores Velasco
Olwys Elmar Vaca Díez Vaca Díez Warnes
De acuerdo con información estadística, los recursos humanos de la Prefectura Departamental

de Santa Cruz, alcanzan a 541 servidores públicos aproximadamente, de acuerdo con el
siguiente detalle:
N° DE MONTOS
EST.PROG. DESCRIPCIÓN CASOS Bs
00-00-00-01 Despacho 113 551.983,63
00-00-00-03 Dirección Administrativa y Financiera 126 452.982,18
00-00-00-04 Secretaría General 96 331.734,59
10-00-00-01 Dirección de Recursos Naturales 57 261.264,00
12-00-00-01 Dirección de Desarrollo Productivo 47 199.322,47
12-00-00-02 Servicio Departamental Agropecuario 10 43.711,00
16-00-00-01 Servicio Departamental de Fortalecimiento Municipal 14 64.716,00
17-00-00-01 Dirección de Desarrollo Social 16 90.700,00
42-00-00-01 Servicio Departamental de Gestión Social 26 89.170,00
43-00-00-01 Dirección de Infraestructura 32 154.024,00
42-00-00-72 Programa de Asistencia Social 4 12.163,00
Total 541 2.251.770,87
2.5 PRINCIPALES FUENTES DE GENERACIÓN DE RECURSOS
Los ingresos de la Prefectura del Departamento de Santa Cruz, se encuentran constituidos

por:
a. Las Regalías Departamentales creadas por Ley del 15 de julio de 1938, promulgada
por el Presidente Germán Busch, ratificada en todas las Leyes sobre Hidrocarburos;
Ley Nº 1689 de 30 de abril de 1996 vigente en la gestión 2004.
b. Los recursos del Fondo Compensatorio Departamental, creado por Ley 1551, de
Participación Popular.
c. El 25% de la recaudación efectiva del Impuesto Especial a los Hidrocarburos y sus

derivados (Ley 843 y su Decreto Reglamentario 1606 de Reforma Tributaria).
d. Las asignaciones consignadas anualmente en el Presupuesto General de la Nación

para el gasto en servicios personales de salud, educación y asistencia social.
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e. Las transferencias extraordinarias del Tesoro General de la Nación, en los casos

establecidos en el Art. 148º de la Constitución Política del Estado.
f. Los créditos, empréstitos internos y externos obtenidos de acuerdo con las Normas del
Sistema Nacional de Tesorería y Crédito Público.
g. Los recursos provenientes de la enajenación de los bienes a su cargo.
h. Los ingresos provenientes de la prestación de servicios (Ventanilla Única de Trámites

Decreto Supremo Nº 24776) y del usufructo de los bienes a su cargo.
i. Los legados, donaciones y otros ingresos similares.
j. Las Patentes Forestales (Ley 1700 de 12 de julio de 1996)
k. El Impuesto complementario a la Minería (Ley 1777 Código de Minería).
l. El 56,9 % del monto total recaudado en efectivo del Impuesto Directo a los
Hidrocarburos (Decreto Supremo Nº 28421).
2.6 INFORMACIÓN GERENCIAL EMITIDA
La Prefectura del Departamento de Santa Cruz emite la siguiente información gerencial:
 Balance General
 Estado de Resultados
 Balance General Comparativo
 Estado de Resultado Comparativo
 Estado de flujo de Efectivo
 Estados de Cambios en el Patrimonio Neto
 Estado de Cuenta - Ahorro – Inversión – Financiamiento (CAIF)
 Estado de Ejecución Presupuestaria de Recursos
 Estado de Ejecución Presupuestaria de Gastos
 Notas a los Estados Financieros
2.7 PRINCIPALES FUENTES DE GENERACIÓN DE RECURSOS
Las fuentes de generación de los recursos, correspondientes a la gestión 2006 fueron las
siguientes:
TOTAL
RECURSOS Bs
VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 17.084.087
REGALIAS 220.780.099
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TOTAL
RECURSOS Bs
INTERESES Y OTRAS RENTAS DE LA PROPIEDAD 2.569.369
TRASFERENCIAS CORRIENTES 1.147.399.270
AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES 50.227.342
TOTAL 1.438.060.167
2.8 PRINCIPALES APLICACIONES DE FONDOS
Las aplicaciones de fondos o erogaciones de los recursos, correspondientes a la gestión

2006 fueron las siguientes:
TOTAL
DESCRIPCION Bs
GASTOS DE CONSUMO 1.248.008.925
INTERESES Y OTRAS RENTAS DE LA PROPIEDAD 20.457.796
OTRAS PERDIDAS 209.602
TRANSFERENCIA CORRIENTES 18.849.636
TRANSFERENCIA DE CAPITAL 223.722.725
AJUSTE POR INFLACIÓN Y TENENCIA DE BIENES 55.369.470
TOTAL 1.566.618.154
2.9 PRINCIPALES SEGMENTOS DE LA ACTIVIDAD, ÁREA O PROGRAMA
Los principales segmentos de la Prefectura Departamental de Santa Cruz, relacionados con

la auditoria son las direcciones de: Finanzas y Ventanilla Única, Presupuesto, Planificación,
Inversión y Programación.
2.10 PRINCIPALES ACTIVIDADES O SERVICIOS
La Prefectura Departamental de Santa Cruz, a través de sus Direcciones, realiza las

siguientes funciones:
a. FINANZAS Y VENTANILLA ÚNICA
Destinada a ejecutar el presupuesto departamental en el marco de las normas del

Sistema Nacional de Administración Financiera y Control Gubernamental, realizar el
análisis de los recursos desembolsados para su correcta aplicación en el Sistema
Presupuestario conforme a las directrices y normas vigentes; realizar el registro y control
de los ingresos de la Prefectura.
b. PRESUPUESTO
Destinada a elaborar el proyecto de presupuesto departamental en conformidad a las

normas del Sistema Nacional de Presupuesto y a las directrices emitidas por el Ministerio
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de Hacienda, efectuar el seguimiento a la ejecución del presupuesto departamental en el

marco de las normas del Sistema Nacional de Administración Financiera y Control
Gubernamental.
c. PLANIFICACIÓN, INVERSIÓN Y PROGRAMACIÓN
Destinada a la identificación, formulación y evaluación de proyectos de inversión pública;

formular Planes de Inversiones; realizar el seguimiento a la ejecución del Plan
Departamental de Desarrollo.
2.11 ORGANISMOS Y ENTIDADES VINCULADAS
La Prefectura Departamental de Santa Cruz está vinculada con las siguientes

instituciones:
 Ministerio de la Presidencia (Entidad que ejerce tuición sobre la Prefectura)

 Ministerio de Hacienda
 Instituciones del sector público
2.12 INFORMACIÓN QUE SE EMITE TANTO PARA USO EXTERNO COMO INTERNO
La información que la entidad emite, tanto para uso externo como interno, es la siguiente:
a. Reporte Mensual Consolidado Transferencias del IDH.

b. Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), sistema a través del cual se
integran las transacciones presupuestarias y patrimoniales.
c. Comprobantes de Ejecución Presupuestaria de Recursos C-21.
d. Comprobantes de Ejecución Presupuestaria del Gasto C-31
e. Certificación Presupuestaria.
2.13 FACTORES EXTERNOS QUE PUEDAN AFECTAR LAS OPERACIONES
Los principales factores externos que afectan las operaciones objeto de auditoria e inciden en el
riesgo inherente, son:
 Falta de remisión de Informes con datos correspondientes a la recaudación del IDH por
parte del Ministerio de Hacienda.
 Inoportunidad de transferencia de recursos por parte del Ministerio de Hacienda.
 Alta rotación de personal en las áreas técnicas de la entidad.
3. AMBIENTE DE CONTROL
De los diversos factores de riesgo, desviaciones y limitaciones establecidas y detectadas en

informes de auditoria interna y externa, se concluye que los sistemas no han sido diseñados,
implantados ni funcionan de conformidad con los lineamientos de la Ley N° 1178, las Normas
Básicas emitidas por el órgano rector y las normas básicas de control interno, emitida por la
Contraloría General de la República. Dichas debilidades y deficiencias, se complementan
con las siguientes:
15
a. No existen controles por parte de la Prefectura para comprobar que los recursos
recibidos del IDH están de acuerdo a los porcentajes establecidos por disposiciones
vigentes.
b. No existe difusión de información respecto a las normas y disposiciones legales que se

deben aplicar para ejecutar las actividades de acuerdo a los parámetros establecidos
en las normativas.
c. No existen un Programa de Inversión preparado, con recursos del IDH para su

incorporación en el Programa Operativo Anual.
Considerando que la institución, no ha logrado establecer un sistema efectivo de control

sobre las operaciones, nos vemos imposibilitados de depositar nuestra confianza en los
sistemas de control implantados en la entidad, lo cual incrementa el nivel de riesgo inherente
y de control.
4. PROBLEMAS POTENCIALES IDENTIFICADOS
Los principales problemas potenciales identificados y relativos a la naturaleza de las

operaciones vinculadas con el objetivo del presente trabajo son los siguientes:
a. La entidad no cuenta con un Programa de Inversión incorporado en el Programa

Operativo Anual, el cuál debería ser incorporado para la verificación del cumplimiento del
Decreto Supremo Nº 28421 a las instancias definidas por norma legal.
b. El Ministerio de Hacienda, centraliza la información y documentación relativa a la

Recaudación del IDH, aspecto que limita la realización de evaluaciones y control en la
Prefectura Departamental de Santa Cruz por la falta de la documentación de respaldo.
c. La información que emite la Unidad de Control de Ingresos y Crédito Público de la

Prefectura Departamental de Santa Cruz, no garantiza una adecuada toma de
decisiones, porque no es analizada por las instancias de supervisión correspondientes, la
alta dirección no ha establecido controles para asegurar la veracidad y transparencia de
la misma.
d. Los recursos percibidos por concepto IDH de la Prefectura no son conciliados, no existen
controles que aseguren la integridad y exactitud de dichos ingresos.
5. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO
De acuerdo a lo establecido en el Decreto Supremo Nº 28421, los beneficiarios presentarán de

acuerdo a normativa legal vigente, Estados Financieros auditados sobre la ejecución de los
recursos institucionales y auditorias operativas sobre el cumplimiento de sus Programas
Operativos Anuales, con pronunciamiento expreso sobre la utilización y destino de los recursos
provenientes del IDH.
16
Asimismo, y con el objeto de garantizar la eficiencia en el uso de los recursos provenientes

del IDH en el marco del Artículo 57 de la Ley 3058, el Decreto Supremo Nº 28421, establece
que en un plazo no mayor a 90 días desde la publicación del presente Decreto Supremo, el
Poder Ejecutivo y los beneficiarios, establecerán, sobre una línea de base, bancos de datos
con el objeto de determinar metas e indicadores de desempeño y sistemas de control,
monitoreo y evaluación para el cumplimiento de las competencias establecidas en el
presente Decreto Supremo.
De acuerdo a lo anterior, se solicitó a la Unidad de Planificación de la Prefectura de Santa

Cruz y al Ministerio de Hacienda, la remisión de las metas e indicadores de desempeño
requeridas, cuya respuesta en ambos casos fue de inexistencia de los mismos, omisión que
no permite desarrollar evaluaciones respecto de la eficiencia de las operaciones.
Asimismo debido a que en la entidad no se elaboraron programas o proyectos específicos

para la utilización de los recursos, y por consiguiente no existen pliegos de especificaciones
y/o términos de referencia con precios de cada uno de los mismos, que se podrían
considerar costos estándares, tampoco podremos desarrollar evaluación respecto de la
economía de las operaciones.
Por lo anteriormente expuesto la presente evaluación se circunscribirá solo a la verificación de

la eficacia de la recepción y utilización de los recursos provenientes del IDH.
Para cumplir con el objetivo señalado, se aplicarán los procedimientos incluidos en el programa
de trabajo preparado a la medida, orientados a determinar la eficacia de la Prefectura
Departamental de Santa Cruz respecto a la aplicación de los recursos provenientes del
Impuesto Directo a los Hidrocarburos:
Para determinar la eficacia evaluaremos:
 Cumplimiento de los requisitos establecidos por los Decretos Supremos Nº 28223 y

28421, Reglamento de la Aplicación del Impuesto Directo a los Hidrocarburos.
 Proceso de desembolsos y pago, a través de operaciones ejercidas por las unidades

relacionadas de la Prefectura del Departamento de Santa Cruz.
 Existencia y legalidad de la documentación de respaldo, integridad y veracidad de los

datos procesados y ejecutados.
6. APLICACIÓN DE MUESTREO
Para alcanzar los objetivos de la auditoria, bajo el enfoque descrito, se ha previsto aplicar
los procedimientos detallados en el programa de trabajo adjunto, para los cuales
seleccionaremos una muestra representativa utilizando el criterio profesional del auditor,
basado principalmente en los niveles de materialidad de cada una de las operaciones.
7. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Y FIRMAS DE

AUDITORIA EXTERNA
17
No existen trabajos desarrollados por Auditoria interna ni externa relacionados con los
objetivos de la presente evaluación, por lo que no se incluye ningún análisis ni decisión al
respecto.
8. APOYO DE ESPECIALISTAS
Contaremos con el apoyo del área legal de la Secretaría de Justicia y Desarrollo Normativo de
la Prefectura Departamental de Santa Cruz, para los aspectos de interpretación legal que sean
necesarios, en todas las etapas de la auditoria.
9. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO
9.1 PERSONAL Y TIEMPO PRESUPUESTADO
PLANIFIC. EJEC. INF. TOTAL COSTO TOTAL

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO (DÍAS) (DÍAS) (DÍAS) (DÍAS) DÍA Bs
BS.
Lic. Alberto Olmedo Parra Secretario de Auditoria 1 4 5 10 50
Interna y Control de
Gestión
Lic. Jorge Hurtado Gutiérrez Director de Supervisión 2 3 5 10 50
Lic. Juan Pérez Saldaña Supervisora 13 17 10 40 10 400
Lic. José Antelo Díaz Auditora 5 24 1 30 10 300
Lic. Nicolás Ruiz Peña Auditor 5 14 1 20 10 200
TOTAL 26 55 19 100 1.000
Por las características especiales que tiene el desarrollo de una auditoria especial, el insumo de días
se efectuará en forma discontinua y paralela a otros trabajos de auditoria establecidos en el Programa
de Operaciones Anual gestión 2006 de la Secretaria de Auditoria Interna y control de gestión.
9.2 LEGAJOS
Los legajos a ser utilizados para el archivo de nuestros papeles de trabajo serán:
 Legajo Resumen
 Legajo Corriente
 Legajo de Programación
La información solicitada mediante dichos legajos será modificada en función a las

características del tipo de auditoria desarrollada.
10. PROGRAMAS DE TRABAJO
El programa de trabajo elaborado a la medida de las operaciones a ser auditadas en función

de los objetivos definidos es el siguiente:
18

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PREFECTURA DEPARTAMENTAL DE SANTA CRUZ

AUDITORIA OPERATIVA A LA UTILIZACIÓN DE LOS

Lic. Jorge Hurtado Gutiérrez ...................(Firma).................

Lic. Alberto Olmedo Parra ..................(Firma).................

Leído y entendido por:

Lic. José Antelo Díaz ...................(Firma).................

Lic. Nicolás Ruiz Peña ...................(Firma).................

2. INFORMACION SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS RIESGOS

10. PROGRAMAS DE TRABAJO

1.1 NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO

En cumplimiento del Programa de Operaciones Anual de la Secretaría de Auditoria Interna y

El objetivo del presente trabajo es el siguiente:

a. Verificar la integridad de la percepción y registro presupuestario y contable de los

b. Comprobar que los recursos provenientes del IDH hayan sido:

 Aplicados en programas y proyectos de inversión, elaborados, programados y

1.2 PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISIÓN DE INFORMES

Como resultado de nuestro trabajo, emitiremos un informe de auditoria relacionado con la

En caso de detectarse incumplimientos de la normatividad vigente, respecto a las

1.3 ALCANCE Y METODOLOGÍA DE LA REVISIÓN A SER EFECTUADA

1.4 NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL

 Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178, del 20 de julio de 1990 y

1.5 ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA

A continuación se detallan las fechas de mayor importancia, relacionadas con la planificación,

ACTIVIDADES FECHAS (*)

2. INFORMACION SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y SUS

2.1 MARCO LEGAL

Con la Ley de Descentralización Administrativa N° 1654, del 28 de julio de 1995, se

De acuerdo con lo establecido en los artículos 25 y 26 de la Ley N° 1654 y los artículos 89 y

a. Activos, pasivos, documentación técnica legal, obligaciones contractuales debidamente

b. Los recursos humanos, físicos y financieros, de las entidades públicas

Las Prefecturas, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de la Ley Nº 1654, se

2.2 DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES Y OBJETIVOS

Dentro de los principales servicios y objetivos institucionales de la Prefectura del Departamento

b. Dentro de la personalidad jurídica del Estado, ejercer la representación legal de la

c. Conservar el orden interno en el Departamento.

e. Formular y ejercer los planes departamentales de desarrollo económico y social, de

f. Formular y ejecutar programas y proyectos de inversión pública en el marco del

 Construcción y mantenimiento de carreteras, caminos secundarios y aquellos

h. Administrar, supervisar y controlar el funcionamiento de los servicios de asistencia

2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

El Decreto Supremo Nº 26767 del 9 de agosto de 2002 modifica parcialmente la estructura

Considerando lo mencionado, la Prefectura del Departamento producto de un Estudio

organización propia de la Entidad, mediante la Resolución Prefectural Nº 153/2006 del 23 de

Constituido por el Prefecto del Departamento y el Consejo Departamental (órgano de

Constituida por la Secretaría de Auditoria Interna y Control de Gestión, encargada del

Conformada por Asesoría General, encargada de apoyar el análisis, revisión y

d. NIVEL DE APOYO DIRECTO AL PREFECTO

Constituida por las Unidades de Gabinete Prefectural, Comisión Agraria

e. NIVEL EJECUTIVO OPERATIVO

Constituida por nueve Secretarías y seis Servicios:

 Secretaría General y de Planificación: Responsable de la Dirección y

 Secretaría Departamental de Desarrollo Sostenible: Encargada de coordinar y

 Secretaría Departamental de Desarrollo Productivo: Es responsable de la

 Secretaría de Obras Públicas: Responsable de promover el desarrollo de la

 Secretaría Departamental de Autonomía, Descentralización y Desarrollo

inherentes a la descentralización, autonomía, asamblea constituyente y

 Secretaría Departamental de Gobierno y Seguridad Ciudadana:

 Secretaría de Desarrollo Humano: Responsable de promover el desarrollo

 Secretaría Departamental de Hacienda: Responsable en el ámbito de la

 Secretaría Departamental de Justicia y Desarrollo Normativo: Responsable

Órganos operativos a través de los cuales se administran áreas o sectores de la

 Servicio Departamental de Educación

De acuerdo con el Decreto Supremo Nº 25232, del 27 de noviembre de 1998, la Ex-

 Servicio Departamental Agropecuario