PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA

Portal Educação

CURSO DE
BENEFÍCIOS DA BOA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Aluno:

EaD - Educação a Distância Portal Educação

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 CURSO DE

ABENEFÍCIOS DA BOA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

MÓDULO II

Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este
Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição
do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido
são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas.

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 MÓDULO II

5 ESTRESSE - A REDUÇÃO DO ESTRESSE POR MEIO DA ADMINISTRAÇÃO

DO TEMPO

Estresse é a resposta do organismo a determinados estímulos que

representam circunstâncias súbitas ou ameaçadoras. O corpo, como forma de
adaptação, desencadeia reações que ativam a produção de hormônios, entre eles a
adrenalina. Isso deixa o indivíduo em "estado de alerta" e em condições de reagir.
Em instantes, esses hormônios se espalham por todas as células do corpo,
provocando aceleração da respiração e dos batimentos cardíacos, dentre outros
sintomas, denominados "reação de luta ou fuga".

FIGURA 5

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photo-stress-man-

image13812115>. Acesso em: 26 maio 2010.

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 Essa substância, produzida pelas glândulas suprarrenais, impulsiona a
pessoa. Ela motiva, energiza, dá ânimo e ambição. Durante momentos de estresse
em sua fase inicial podemos passar horas ou dias sem dormir direito, sem nos
alimentarmos adequadamente e sem pensarmos em outras coisas que não sejam a
nossa preocupação principal.
O estresse gera esta força toda e sem um pouco disso a vida se torna
tediosa e desmotivada. Todos nós precisamos da energia gerada pelo estresse para
vivermos uma vida mais adequada. Existe uma correlação entre o estresse ao qual a
pessoa está submetida e seu nível de produtividade. De início, a correlação é
positiva, mas quando o estresse se torna pronunciado demais, passa a ser negativo.
Deste modo, no início de períodos de tensão a produtividade aumenta à
medida que o estresse se acentua e depois de algum tempo, se o estresse não é
reduzido, o organismo começa a se enfraquecer e a produtividade cai. Se o estresse
passa dos limites de resistência da pessoa, aí a produtividade diminui gradualmente
até que o déficit seja significativo. As pessoas mais bem-sucedidas
profissionalmente são justamente àquelas que sabem gerenciar o estresse ao seu
favor.
Quem não sabe gerenciá-lo corre o risco de entrar na fase mais negativa do
processo de estresse, aquela em que a produtividade se torna prejudicada. Com
esses conhecimentos a pessoa se torna capaz de reconhecer em si mesmo os
sinais de que seu limite está se aproximando, saberá eliminar os estressores
desnecessários e se fortalecer para não sofrer qualquer efeito negativo. Se após
momentos de estresse fazemos exercícios de relaxamento ou praticamos esporte;
se tivermos uma alimentação rica em nutriente antiestresse e uma atitude
psicologicamente adequada dificilmente entraremos em uma fase perigosa.
Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo seu mau uso. A
ideia de mau uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de objetivos. Se não
temos nenhum objetivo, seja profissional, seja pessoal, então provavelmente
deixaremos o tempo fluir, despreocupadamente. Não há como avaliar meu uso do
tempo nesse caso. A única coisa que podemos querer fazer é “matar o tempo”. Em
uma situação como essa provavelmente não teremos estresse.

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 O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem
objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo depende do
que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causa estresse porque tempo mal
usado é tempo empregado para fazer aquilo que não consideramos importante e
prioritário. Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer,
dedicar tempo aos hobbies ou à família, se é isso que julgamos importante e
queremos – e todos nós desejamos isso em determinados momentos.
Se, entretanto, você realmente quer ler um livro, ou trabalhar um relatório, e
se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças, ou a entreter familiares, se
sente tenso porque o tempo não estará sendo utilizado para aquilo que você
considera importante e prioritário naquele momento, seu tempo não estará sendo
bem usado.
Uma pessoa competente e capaz é menos provável que se deixe cair em
fase de estresse excessivo do que uma pessoa menos capaz. Pois, em geral, elas
assumem mais responsabilidade de forma organizada e sempre enfrentam as
dificuldades da vida sem repassá-las aos outros. É sempre bom lembrar que, da
mesma forma que o mau uso do tempo causa estresse, o bom uso normalmente traz
satisfação, sentido de realização e felicidade.

“Sorria mais, leve a vida simplesmente.”

(Música - Don´t worry, be happy)

Vídeo Motivacional
Estresse.wmv

Disponível em: <http://migre.me/57WXK>.

Acesso em: 27 jun.2011.

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6 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO?

Vamos à leitura do texto de Marco Aurélio de Lima: Por que administrar o

tempo?

FIGURA 6

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/royalty-free-stock-photography-narrow-escape-

image4478087>. Acesso em: 5 jun. 2010.

Por que administrar o tempo?

Discutir o tempo é algo muito complicado, pois o tempo parece ser,

quando não tentamos discorrer sobre ele, algo simples, que todo o mundo
conhece. Basta, porém, tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante
de grande confusão.

Ao me propor discutir a administração do tempo estou, de certa forma,

correndo riscos semelhantes. De um lado, o risco de ficar discutindo o óbvio,
que é do conhecimento geral. De outro, o de tentar fugir do óbvio, cair na
maior confusão.

Neste trabalho tento evitar confusão, mesmo correndo o risco de só

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dizer óbvio. Na verdade, às vezes precisamos ser relembrados do óbvio...

Mitos sobre Administração do Tempo

Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do

tempo.

Primeiro: quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. A

verdade é bem o contrário. Quem administra o tempo coloca-o sob controle,
torna-se senhor dele. Quem não o administra é por ele dominado, pois acaba
fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na ordem e no
momento em que desejaria.

Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam

administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível
programar 100% do seu tempo. Administrar o tempo, para elas, acaba sendo,
por causa disso, como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la.

A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos

mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem
dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso. Se você
está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não há razão
para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou.

Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser

reagendada, sem maiores problemas, não interrompa o que você vem fazendo
bem. Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e
prioritário, é ser senhor do próprio tempo, não é programá-lo nos mínimos
detalhes e depois tornar-se escravo dele.

O segundo mito é que a gente só produz mesmo, ou então só trabalha

melhor, sob pressão. Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a
indecisão, a tendência à procrastinação. Não há evidência que o justifique, até
porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem pressão para
comparar os resultados – sobre si mesmos e sobre os que os circundam. A

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evidência, na verdade, justifica o contrário daquilo que expressa o mito.

Em contextos escolares, por exemplo, quem estuda ao longo do ano,

com calma e sem pressões, sai-se, geralmente, muito melhor do que quem
deixa para estudar nas vésperas das provas e, por isso, vê-se obrigado a
passar noites em claro para fazer aquilo que deveria vir fazendo durante o
tempo todo. Nada nos permite concluir que o que vale no contexto escolar, a
esse respeito, não valha em outros contextos.

O terceiro mito é que administrar o tempo é algo que se aplica apenas

à vida profissional. Falso. Certamente há muitas coisas em sua vida pessoal e
familiar que você reconhece que deve e deseja fazer, mas não faz por falta de
tempo.

Você pode estar querendo, há anos, reformar algumas coisas em sua

casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma língua estrangeira, ou
então dançar, desenvolver algum hobby, tirar duas semanas sem
perturbações nas montanhas, curtir os filhos que estão
crescendo, tudo isso sem conseguir.

A culpa sempre será a falta de tempo. A administração do tempo

poderá permitir que você faça essas coisas em sua vida pessoal e familiar.
O quarto mito é que ter tempo é questão de querer ter tempo. Você
certamente já ouviu muita gente dizer isso.

De certo modo, essa afirmação é verdadeira – até onde ela vai.

Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que
realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta
simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É preciso também querer o
meio indispensável de obter mais tempo – e esse meio é a administração do
tempo.

Contrário a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber

usá-lo para fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias,
profissional ou pessoalmente. Administrar o tempo é organizar a sua vida de
tal maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que realmente
gostaria de fazer, profissional e pessoalmente, e que possivelmente não vem

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fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas
delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo.

Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue
administrar o tempo que tem. Todos nós conhecemos pessoas (um tio idoso,
uma prima) que (pelos nossos padrões) não fazem nada o dia inteiro e, no
entanto, constantemente se dizem sem tempo.

Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está todo o
tempo ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir algum que trabalha o tempo
todo, fica até mais tarde no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de
semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o
tempo. Quem administra o tempo geralmente não vive em uma corrida
perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas extras e, geralmente,
produz muito mais!

Mas não se engane: o processo de administrar o tempo não é fácil. É

preciso realmente querer tornar-se senhor de seu tempo para conseguir
administrá-lo.

“Uma das grandes desvantagens de termos pressa é

o tempo que nos faz perder.” Gilbert Chesterton

Algumas dicas para utilizar bem o seu tempo

Disponível em: http://migre.me/57RW8
Acesso em: 27 jun. 2011.

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7 VOCÊ SABE COMO USAR SEU TEMPO?

Cada um de nós é único. Percebemos e processamos as coisas de

maneiras diferentes, usamos o tempo de formas diversas. Portanto, nenhum estilo
de administração ou gerenciamento serve para todos. Antes que você consiga
começar a organizar melhor seu tempo, precisa identificar a forma como tem agido
até agora.

Que escolhas você está fazendo, consciente ou inconscientemente?

Qual é o seu estilo organizacional? De que maneira você emprega seu

tempo?

 Você mantém uma agenda diária?

 Você tira cópia de cada documento que assina?

 Em geral, confirma antecipadamente seus compromissos?

 Você tenta retornar telefonemas dentro de 24 horas?

 Quando chega em casa, sempre coloca as chaves no mesmo lugar?

 Você costuma ter papel e caneta perto do telefone?

 Se você ficar doente amanhã, existe alguém que possa assumir

temporariamente suas responsabilidades no trabalho?

 Você tem um arquivo para seus documentos particulares?

 Tem o hábito de levar algo para ler quando tem hora marcada em algum
consultório?

Quanto mais respostas (sim) você tiver dado às questões anteriores,

melhor.

 Você perdeu a data de vencimento de alguma conta nos últimos três meses?

 Você leva trabalho para casa mais de uma vez por semana?

 Fica trabalhando além do seu horário mais de duas vezes por semana?

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  Existe alguma atividade em que você esteja envolvido que o deixe
aborrecido?

 Você evita responder telefonemas quando não gosta do interlocutor ou

quando o assunto o faz sentir-se desconfortável?

 Pedaços de papel com números de telefone, endereços, anotações, etc. se

acumulam em sua mesa de trabalho ou superlotam seus bolsos?

Nas questões anteriores as respostas (sim) identificam fatores que o

fazem perder tempo.

Avalie seu comportamento com honestidade e identifique as áreas de sua

vida que mais precisam de ajuda. Para iniciar a melhor forma de utilização do tempo,
a primeira observação é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas
imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, em
uma “tabela de tempo”, o resultado não é o que se esperava.

É importante saber o tempo que você gasta em cada trabalho, no entanto,

não queremos que você fique apenas fazendo anotações em agendas. A melhor
maneira de ver o que acontece com seu tempo é fazer uma tabela de atividades de
um dia comum e somar o tempo gasto em cada uma delas. Distribuindo as
respectivas atividades em porcentagens, você saberá de maneira geral quanto
tempo tem gastado em cada atividade, para posteriormente estudar a melhor forma
de administrar seu tempo nas atividades.

Veja um exemplo simples do que estamos dizendo:

Maria Fernanda inicia seu dia às 8 horas e termina às 18 horas. Ela quer
administrar melhor seu tempo no trabalho. Veja como ela dividiu seu dia atualmente:

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 Tempo em horas %

Descrição

Deslocamento ao trabalho 1 hora (ida e volta) 10%

Chamadas telefônicas 1 hora 10%

Reuniões 2 horas 20%

Almoço 1 hora 10%

Atendimento a fornecedores 2 horas 20%

Buscando Informações 1 hora 10%

Fazendo relatórios 1 hora 10%

Revendo processos 1 hora 10%

Total 10 horas 100%

FIGURA 7

FONTE: Disponível em: <http://www.dreamstime.com/stock-photography-finding-time-to-keep-fit-

image2802672>. Acesso em: 26 maio 2010.

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 Provavelmente seu caso não tem nada a ver com o exemplo acima, mas
isso não interessa. O importante é mostrar o que tem tomado muito tempo em suas
atividades e que poderia ser mais bem administrado. Ao fazer sua tabela, descreva-
a de forma que chegue mais próximo de sua realidade, descrevendo todas as
atividades que acarretam tomadas de tempo de seu dia a dia, assim teremos um
diagnóstico de sua situação.

Algumas situações comuns observadas em uma tabela de tempo:

• Falta de tempo para pensar e planejar, acostumando-se com a rotina;

• Falta de decisões sobre assuntos importantes;

• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente, sem

necessidade;

• Períodos de interrupções constantes;

 Concentração em assuntos poucos importantes;

• Períodos de “escravidão ao papel”, em que se manuseiam muitos papéis

sem importância;

• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades

anteriores.

Com sua tabela, podem-se observar os momentos que você considera

tempo perdido, analisar como reduzir essas atividades ao mínimo possível e
estabelecer suas metas em como poderia trabalhar melhor nestes momentos. Por
exemplo, em relação ao exemplo acima, Maria Fernanda tem interesse de aprimorar
seu inglês, então poderia delegar algumas chamadas telefônicas e os contatos com
os fornecedores, diminuindo seu tempo disponível em pelo menos 1 hora e 30
minutos, que poderia ser utilizado para fazer um curso de inglês pela internet, sem
sair de seu trabalho.

FIM DO MÓDULO II

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