COMO CREAR UNA ETIQUETA

Los rótulos de Press-Aplique tienen diferentes formas y tamaños, los rótulos están
clasificados según el uso que se le pueden dar a cada modelo.

El primer paso para crear una etiqueta es seleccionar en el programa el tamaño

adecuado del rótulo que usted ha adquirido. Para este fin es necesario que
consulte la referencia de los rótulos. Una vez conocida la referencia de los rótulos,
mueva el puntero del mouse hacia el menú principal del programa y seleccione
con un click “Seleccionar Rótulo”.

Aparecerá la ventana que se muestra en la figura 1:

 Figura 1. Ventana para seleccionar el tipo de rótulo.

Esta ventana posee dos pestañas: “Rótulos” y “Crear”.

Haga click en la pestaña “Rótulos” para seleccionar el tipo de rótulo adecuado.

Para seleccionar un rótulo conociendo su tamaño y su clasificación, puede utilizar

el árbol el cual clasifica los rótulos según su línea.
Las referencias de los rótulos pueden ser por cajas o por carpetas, para
seleccionar un rótulo según su referencia, ubique en la ventana la región titulada
“Referencias Press Aplique” y marque “Caja” o “Carpeta” según corresponda con
su adquisición. A continuación en la parte inferior en la lista de referencias
seleccione la referencia de sus rótulos.

Al lado derecho de la ventana pude observar una vista previa del rótulo
seleccionado en página completa.

Una vez seleccionado el rótulo haga click sobre el botón “Aceptar”.

La creación de una etiqueta consiste básicamente en insertar diferentes elementos
en el rótulo seleccionado y luego ubicarlos en la posición deseada. A continuación
se explica como se introducen estos elementos.

Introducción de diferentes elementos a una etiqueta

● Como introducir un texto.

✔ Ubique el botón de “insertar texto” en la barra de herramientas que se

encuentra al lado izquierdo de la pantalla y haga click sobre él. Aparece la
ventana de dialogo “Insertar Texto”,

Figura 2: Introducción de texto, click sobre el botón insertar texto.

 Figura 3. Ventana de dialogo Insertar texto.

✔ En la ventana de dialogo “Insertar Texto” digite el texto que desea

insertar. Si desea darle formato al texto, ubique el botón de Fuente el
cual abre una ventana de dialogo donde puede cambiar el tamaño, la
forma y el color del texto.

También dispone de botones para justificar el texto según lo requiera.

✔ Una vez digitado el texto haga click en el botón “OK”.

● Como introducir un Código de Barras.

 Ubique el botón de insertar Código de Barras en la barra de

herramientas que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla y haga
click sobre él.

Figura 4. Introducción de Códigos de Barras, click sobre el botón

insertar Código de Barras.

Debe aparecer la ventana de dialogo “Insertar Código de Barras”.

 Figura 5. Ventana de dialogo ”Insertar Código de Barras” en la pestaña
“Formato”.

✔ En la pestaña “Formato” seleccione uno de los formatos de la lista de

formatos estándar. Una vez hecha esta operación en la casilla que se
encuentra debajo de la lista de formatos estándar digite el contenido del
código de barras.
 En la pestaña “Parámetros” se pueden modificar las características de
los códigos de Barras.

Figura 6. Ventana de dialogo” Insertar Código de Barras” en la pestaña

“Parámetros”.

o Si desea que el código de barras no contenga texto (texto legible por

personas), quite la selección de la casilla “Mostrar caracteres
Alfanuméricos”.
o Para colocar el texto sobre el Código de Barras seleccione la casilla
”Colocar texto Arriba”.
o Para que el Código de Barras tenga un fondo blanco marque la
casilla “Colocar Código de Barras en fondo blanco”.
o Los códigos de barras deben estar rodeados de un área sin ningún
tipo de estampado, esta área se llama Zona Tranquila. Si ha
seleccionado “mostrar el código de Barras en fondo blanco” pude
marcar o no la casilla “Mostrar Marca de “Zona Tranquila”.
o Algunos códigos de barras poseen un código de chequeo, para
visualizarlo seleccione la casilla “Código de chequeo”.
o Utilice el botón “Fuente” para cambiar parámetros del texto, haga
click sobre este botón y aparecerá la ventana de dialogo de fuentes
donde puede definir el tamaño, color y forma del texto.

Figura 7. Ventana de dialogo “Fuente”.

● Como introducir una Imagen.

 Ubique el botón de insertar Imagen en la barra de herramientas que se

encuentra en el lado izquierdo de la pantalla y haga click sobre él.

Figura 8. Introducción de Imágenes, click sobre el botón insertar

Imagen.

Debe aparecer la ventana de dialogo “Abrir Imagen

 Figura 9. Ventana de dialogo “Abrir Imagen”.

 Mediante esta ventana ubique el directorio donde se encuentra la

imagen que desea introducir, señálela y haga click en el botón “Abrir”
(puede ver al lado derecho de esta ventana una vista previa de la
imagen).

● Como introducir un texto curbo.

 Ubique el botón de insertar Texto curbo en la barra de herramientas que

se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla y haga click sobre él.
 Figura 10. Introducción de texto curbo, click sobre el botón insertar
texto curbo.

Debe aparecer la ventana de dialogo “Insertar Código de Barras”.

Figura 11. Ventana de dialogo ”Insertar Texto Redondeado” en la pestaña
“Parámetros”.

✔ En la pestaña “Parámetros” puede seleccionar el sentido de giro de las

letras haciendo click en los botones que están en la sección “rotación”.
En el cuadro de testo “Ángulo de inicio del texto” puede indicar en donde
inicia el texto, el ángulo se mide tomando como referencia el eje mayor
de la elipse que describirá el texto y en sentido contra horario.

A continuación encontrará un cuadro de texto en el cual puede ajustar la

separación entre las letras.

Posteriormente aparece un cuadro de texto donde se introduce el texto

que desea que aparezca en forma curva.

Utilice el botón “Fuente” para cambiar parámetros del texto, haga click
sobre este botón y aparecerá la ventana de dialogo de fuentes donde
puede definir el tamaño, color y forma del texto.

Figura 12. Ventana de dialogo “Fuente”.

Al realizar cualquier cambio en los parámetros estos se verán reflejados

en el ejemplo que aparece en la parte inferior del cuadro de dialogo.
 MANEJO DE BASES DE DATOS

¿Cómo crear etiquetas con datos diferentes? Existen dos soluciones a este
problema. Ambas están estrechamente relacionadas con un archivo de datos
externo (una hoja de cálculo Excel o una tabla de base de datos). El usuario debe
vincular cada una de las filas (Excel) o cada una de los registros (tabla de datos) a
una etiqueta particular.

Características de una tabla de base de datos para

Rótulos Factory
Una tabla para Rótulos Factory (abierta desde una archivo Excel o una base de
datos) debe poseer una columna o campo que indique el número de veces que
se imprimirá una etiqueta con la información proporcionada. Como ejemplo,
suponga que desea imprimir unos rótulos basados en la tabla de municipios que
se muestra en la figura 1.
 Figura 1. Tabla de Municipios.

Se relaciona un elemento Código de barras con la columna “Código” y un

elemento Texto con la columna “Nombre_Municipio”, paso seguido se manda a
imprimir, el resultado es una etiqueta para cada ciudad con un código de barras
con el código de municipio y un texto con el nombre del municipio. Pero si
deseamos imprimir tres etiquetas con el contenido del registro uno (11001
Bogotá), dos etiquetas con el contenido del registro siete (25175 Chía), cinco con
el contenido del registro diez y nueve (25754 Soacha), la estructura inicial de la
figura no permite hacerlo.

Para solucionar este problema se debe introducir en la tabla una columna, la cual,
contendrá el número de veces que se imprimirá un rótulo con la información del
registro o fila. Existen dos formas apropiadas para realizar esta tarea. Al instante
de abrir un archivo de excel, el usuario, deberá completar un par de preguntas
relacionadas con la estructura del archivo, la segunda es si usa alguna columna
para el control del número de rótulos? Si no se marca la casilla el programa
genera la columna de total rótulo de manera automática de lo contrario le pedirá
que indique cual de las columnas de la hoja va a asumir este papel. Es importante
recalcar que cuando se abre una tabla de una base de datos la columna de total
rótulos no se podrá adjuntar por lo tanto es requisito indispensable que su
estructura contenga este campo.

De esta forma, la solución al problema planteado se muestra en la figura 2.

 Figura 2. Tabla de municipios con columna de control
de impresión.

Donde la columna “total rótulos” indica las veces que una misma etiqueta se debe
imprimir.

Nota: Tenga en cuenta que Rótulos Fáctory no modificará una tabla ya que estas
pueden pertenecer a una base de datos estructurada que es accedida y
administrada por otros programas, una modificación en una tabla puede dañar la
estructura de la base de datos y generar errores en otras aplicaciones, por lo
tanto, si desea preparar una tabla como base de información para Rótulos Factory
debe hacerlo en el administrador de la base de datos al cual pertenece la tabla o
sacar una copia en formato xls(Excel).

Introducción de datos en una etiqueta

Para poder usar los datos contenidos en una base de datos, en primer lugar debe
abrir la base de datos o archivo excel en el programa, con este fin dirija el puntero
del mouse hacia el menú principal y seleccione con un click el ítem “Datos” (ver
figura 3). Aparece la ventana de dialogo que muestra la figura 4.
En esta ventana seleccione en el menú principal la opción “Archivo” haciendo click
sobre él como se muestra en la figura 4. Aparece un submenú (figura 5) donde
puede elegir abrir una tabla según su formato este proceso se describe a
continuación para cada caso.
Figura 3. Selección del ítem Datos en el menú principal.
Figura 4. Ventana de diálogo “Datos Externos”.
 Figura 5. Submenú “Archivo”.

• Introducción de datos desde un archivo Excel:

Si los datos que desea introducir en la etiqueta se encuentran en un archivo de
Excel, en el submenú “Archivo” haga click sobre el ítem “Abrir archivo Excel”.
 Figura 6. Ventana de diálogo “Abrir”.

Aparece la ventana de dialogo “Abrir” (Figura 6), mediante esta ventana ubique
el directorio donde esta el archivo xls, a continuación selecciónelo y haga click
en el botón “abrir”. Aparece la ventana de diálogo “Datos externos” que
muestra la figura 7.

Figura 7. Ventana de dialogo “Datos externos”.

Si el encabezado de las columnas se encuentra en la primera fila seleccione
“Usa la primera fila como encabezado de las columnas?”.

Si la pagina Excel no contiene una columna para indicar el número de veces

que se debe repetir la impresión de una etiqueta haga click en el botón
“continuar”, automáticamente se agrega una columna con este fin, de lo
contrario, antes de hacer click en el botón “continuar” seleccione “Usa alguna
columna para control del número de rótulos?” y haga click en el botón
“Continuar”, aparece la ventana de diálogo “Control de secuencia” que muestra
la Figura 8.

Figura 8. Ventana de dialogo “Control de secuencia”.

En esta ventana seleccione la columna que servirá de control de secuencia

(Columna que indica el número de veces que se repite la impresión de una
etiqueta) y a continuación haga clic en el botón “Continuar”.

• Introducción de datos desde una tabla:

Si los datos que desea introducir en la etiqueta se encuentran en una tabla, en
el submenú “Archivo” haga cilck sobre el ítem “Abrir BDE”. Aparece la ventana
de dialogo “BDE” que muestra la figura 9.
 Figura 9. Ventana de dialogo “BDE”.

En esta ventana seleccione el alias BDE que identifica la base de datos y a

continuación seleccione la tabla que contiene los datos que desea introducir.
Haga click en el botón “Aceptar”, aparece la ventana de diálogo “Control de
secuencia” que se muestra en la Figura 8.

En esta ventana seleccione la columna que servirá de control de secuencia

(Columna que indica el número de veces que se repite la impresión de una
etiqueta) y a continuación haga click en el botón “Continuar”.

• Introducción de datos desde un archivo texto con separadores:

Si los datos que desea introducir en la etiqueta se encuentran en un archivo de

texto con separadores, en el submenú “Archivo” haga cilck sobre el ítem “Abrir
archivo de texto”. Aparece la ventana de dialogo “Abrir” que muestra la figura
6. Mediante esta ventana ubique el directorio donde esta el archivo de texto, a
continuación selecciónelo y haga click en el botón “abrir”. Aparece la ventana
de dialogo “Datos externos” que muestra la figura 7.

Si el encabezado de las columnas se encuentra en la primera fila seleccione

“Usa la primera fila como encabezado de las columnas?”.
Si el archivo de texto no contiene una columna para indicar el número de veces
que se debe repetir la impresión de una etiqueta haga click en el botón
“continuar”, automáticamente se agrega una columna con este fin, de lo
contrario, antes de hacer click en el botón “continuar” seleccione “Usa alguna
columna para control del número de rótulos?” y haga click en el botón
“Continuar”.
Sin importar que selecciones haga en esa ventana al hacer clic en el botón
“Continuar” aparece la ventana de dialogo “Separador” que muestra la Figura
10.

Figura 10. Ventana de dialogo “Separador”

.
En la ventana “separador” seleccione el tipo de separador usado en el archivo
de texto (tabuladores, comas y puntos, comas o rayas verticales) seleccione el
que corresponda al archivo de texto que esta abriendo.

Si en la ventana de dialogo “Datos externos” se seleccionó “Usa alguna

columna para control del número de rótulos?” aparece la ventana de dialogo
“Control de secuencia” (Figura 8), en esta ventana seleccione la columna que
servirá de control de secuencia (Columna que indica el número de veces que
se repite la impresión de una etiqueta) y a continuación haga click en el botón
“Continuar”.
 Cierre la ventana “Datos Externos” (Figura 4), al cerrar esta ventana los datos
no se pierde se mantienen en segundo plano.

Una vez introducidos los datos, estos quedan en forma de tabla, los elementos
que conforman una etiqueta deben relacionarse con cada uno con una columna de
esta tabla, esto se describe a continuación.

Relacionando los datos con los elementos de una

etiqueta

Los elementos que pueden ser relacionados con los datos introducidos en la
etiqueta son los códigos de barras y los textos. Debe introducirse la tabla de datos,
archivo Excel o archivo de texto antes de tratar de relacionar los códigos de barras
o los textos con cualquiera de estas fuentes de datos.

• Como relacionar un texto con la fuente de datos introducida.

Esta operación la puede realizar en el momento de introducir un elemento
texto en la etiqueta en la ventana de dialogo “Insertar texto” o después de
introducido haciendo doble click sobre él, esta operación abre la ventana de
dialogo “Insertar texto” que se muestra en la figura 11.
 Figura 11. Ventana de dialogo Insertar texto.

 Haga click sobre la pestaña “Fuente de datos”, la ventana de dialogo se

ve como se muestra en la figura 12.

 Seleccione “Base de Datos”, esto activa la lista de columnas que está

ubicada en la parte inferior de la ventana.

 Seleccione una de las columnas de la lista haciendo click sobre ella y a

continuación haga click sobre el botón “OK”.
 Figura 12. Ventana de dialogo Insertar texto.

• Como relacionar un código de barras con la fuente de datos

introducida.
Esta operación la puede realizar en el momento de introducir un elemento
código de barras en la etiqueta en la ventana de dialogo “Insertar Código
de Barras” o después de introducido el código de barras haciendo doble
click sobre él, esta operación abre la ventana de dialogo “Insertar Código
de Barras” que se muestra en la figura 13.

 Haga click sobre la pestaña “Fuente de datos”, la ventana de dialogo se

ve como se muestra en la figura 14.
Figura 13. Ventana de dialogo ”Insertar Código de Barras” en la pestaña
“Formato”.
 Figura 14. Ventana de dialogo ”Insertar Código de Barras” en la pestaña
“Fuente de datos”.

 Seleccione “Base de Datos”, esto activa la lista de columnas que está

ubicada sobre la previsualización del código de barras.

 Seleccione una de las columnas de la lista haciendo click sobre ella y a

continuación haga click sobre el botón “OK”.
• Como relacionar un texto curvo con la fuente de datos introducida.
Esta operación la puede realizar en el momento de introducir un elemento
de texto curvo en la etiqueta en la ventana de dialogo “Insertar texto
redondeado” o después de introducido el texto curvo haciendo doble click
sobre él, esta operación abre la ventana de dialogo “Insertar texto
redondeado” que se muestra en la figura 13.

 Haga click sobre la pestaña “Fuente de datos”, la ventana de dialogo se

ve como se muestra en la figura 15.
Figura 15. Ventana de dialogo ”Insertar Texto redondeado” en la pestaña
“Parámetros”.
Figura 16. Ventana de dialogo ”Insertar Texto Redondeado” en la pestaña
“Fuente de datos”.

 Seleccione “Base de Datos”, esto activa la lista de columnas que

está ubicada sobre la previsualización del texto curvo.
 Seleccione una de las columnas de la lista haciendo click sobre ella y
a continuación haga click sobre el botón “OK”.

Los elementos que han sido relacionados con los datos se muestran en pantalla
con el primer valor de la tabla, al ser impresos cada rótulo tomará un valor según
la columna con la que halla sido relacionado y el número de veces que se
imprimirá por cada fila.