Tesina - DJPQ1

2015
UNIVERSIDAD “JOSÉ
CARLOS
MARIÁTEGUI”
ESTANDARIZACIÓN DE
FORMATOS PARA LA
RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS TESINA
DE CAJA CHICA EN EL
GOBIERNO REGIONAL DE
PUNO – 2014
DINEE JOEL PALOMINO QUISPE

UNIVERSIDAD “JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI”
FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS, EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
ESTANDARIZACIÓN DE FORMATOS PARA LA

RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA EN
EL GOBIERNO REGIONAL DE PUNO – 2014
TESINA
Presentado por: DINEE JOEL PALOMINO QUISPE
Asesor: Mag. EDGAR VILLAHERMOSA QUISPE
Moquegua, 2016
DEDICATORIA
Dedicado, a mis Padres por ser los primeros y más
grandes maestros, quienes con dedicación y
esmero supieron inculcar en mi valores que
perduraran por siempre el amor a Dios y al
prójimo, el respeto, la honradez, responsabilidad,
y los sentimientos nobles de un ser humano, que
debemos poner en práctica todos los días de la
vida ya que son el mejor homenaje por todo lo
recibido de ustedes, mil gracias.
AGRADECIMIENTO
A todos los miembros que conforman La UNIVERSIDAD
JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI, institución que abrió sus
puertas brindándome una nueva oportunidad de
culminar mis Estudios Superiores, por medio de sus
Docentes que día a día dedican sus mayores esfuerzos
para formar nuevos profesionales altamente
competitivos.
Un eterno agradecimiento por sus sabias enseñanzas.
Finalmente, a todos quienes me brindaron su apoyo

incondicional en esta etapa de mi vida, compañeros de
trabajo, personal de la Institución y en especial a mis
amigos con quienes compartimos alegrías y dificultades
en la vida Universitaria.
iii
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
INDICE GENERAL
ÍNDICE DE GRÁFICAS Y TABLAS ................................................................................. VI
RESUMEN ..................................................................................................................7
CAPITULO 1: EL PROBLEMA ........................................................................................8
1.1. CASO PROBLEMÁTICO .......................................................................................8

1.2. OBJETIVOS DEL ENSAYO ....................................................................................9
1.3. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................9
CAPÍTULO 2: REVISION DE TEORIAS Y NORMAS ......................................................... 11
2.1. MARCO LEGAL ................................................................................................ 11

2.1.1. CONCEPTO DE CAJA CHICA................................................................................... 11
2.1.2. ADMINISTRACIÓN Y USO DE LA CAJA CHICA ........................................................ 12
2.1.3. MONTO MÁXIMO PARA CADA PAGO CON CARGO A LA CAJA CHICA ................... 13
2.1.4. REPOSICIÓN OPORTUNA DEL FONDO .................................................................. 14
CAPÍTULO 3: DESARROLLO DEL CASO ........................................................................ 15
3.1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 15

3.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES ........................................................................ 15
3.3. FORMATOS..................................................................................................... 19
3.3.1. RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA................................................. 19
3.3.2. RECIBO ................................................................................................................. 19
3.3.3. REGISTRO AUXILIAR DE CAJA ............................................................................... 19
3.4. EXPOSICIÓN DE LOS FORMATOS ...................................................................... 20
3.4.1. FORMATOS ANTERIORES UTILIZADOS ................................................................. 20
3.4.2. FORMATOS ACTUALES UTILIZADOS ..................................................................... 21
3.4.3. FORMATOS PROPUESTOS .................................................................................... 23
3.5. COMPARATIVO DE FORMATOS CON EL PROPUESTO ......................................... 27
3.5.1. FORMATO DE RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA .......................... 27
FRACCIÓN DEL ENCABEZADO ........................................................................... 27
FRACCIÓN DEL CUERPO .................................................................................... 28
FRACCIÓN DEL FINAL ........................................................................................ 30
iv
3.5.2. FORMATO DE RECIBO O VALE PROVISIONAL ....................................................... 32
3.5.3. FORMATO DE REGISTRO AUXILIAR DE CAJA......................................................... 34
CAPÍTULO 4: DISCUSIÓN DE LA PROPUESTA .............................................................. 36
4.1. EXPLICACIÓN PREVIA ...................................................................................... 36

4.2. DISCUSIÓN DE INFORMACIÓN ......................................................................... 36
4.3. PROPÓSITO DE LA PROPUESTA ........................................................................ 37
4.4. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA ..................................................................... 37
4.5. FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................................................ 38
4.5.1. LA FACTIBILIDAD OPERATIVA ............................................................................... 38
4.5.2. LA FACTIBILIDAD SOCIAL ...................................................................................... 38
4.6. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS ........................................................... 38
4.7. LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA .............................................................. 39
4.8. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ................................................................. 40
4.8.1. DE LA OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN: ................................................ 40
4.8.2. DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD: ...................................................................... 40
4.8.3. DE LA OFICINA DE TESORERÍA: ............................................................................. 41
4.8.4. DE LOS JEFES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS: ...................................................... 42
4.8.5. DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA:........................................... 42
4.8.6. DE LOS RINDENTES O USUARIOS DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA: ..................... 44
CAPITULO 5: CONCLUSIONES .................................................................................... 45
BIBLIOGRAFÍA CITADA .............................................................................................. 46
v
ÍNDICE DE GRÁFICAS Y TABLAS
GRÁFICA N° 1: FORMATO DE RENDICIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA................................ 20

GRÁFICA N° 2: FORMATO DE RECIBO O VALE PROVISIONAL ....................................................... 21
GRÁFICA N° 3: FORMATO DE RENDICIÓN DEL FONDO PARA CAJA CHICA ...................................... 22
GRÁFICA N° 4: FORMATO DE RENDICIÓN DE FONDOS FIJO PARA CAJA CHICA ............................... 22
GRÁFICA N° 5: FORMATO DE RECIBO ..................................................................................... 23
GRÁFICA N° 6: PROPUESTA DE FORMATO - 01 ....................................................................... 24
GRÁFICA N° 9: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA.......... 39
TABLA N° 1: CUADRO COMPARATIVO - ENCABEZADO ............................................................... 28

TABLA N° 2: CUADRO COMPARATIVO - CUERPO ...................................................................... 29
TABLA N° 3: CUADRO COMPARATIVO - FINAL ......................................................................... 31
TABLA N° 4: CUADRO COMPARATIVO - FORMATO DE RECIBO O VALE PROVISIONAL ...................... 33
vi
RESUMEN
El enfoque de la presente tesina que es “Estandarización de los formatos
para la Rendición de los fondos fijos de caja chica”, proporciona una
moldura de referencia para un panorama optimizado a corto plazo y para la
toma de decisiones a través de la utilización de la unidad de caja y las
técnicas administrativas. El presente estudio plantea la estandarización de
los formatos y la identificación de funciones y responsabilidades durante el
proceso de rendición de los fondos fijos de caja chica en el Gobierno
Regional de Puno.
En este sentido se hizo énfasis en el procedimiento operativo de las

rendiciones de los Fondos Fijos de Caja Chica en el Gobierno Regional de
Puno, en la cual se hace la exposición de los formatos que intervienen en
el proceso de rendición de los fondos fijos de caja chica, realizando un
comparativo de los formatos propuestos con formatos anteriores y con los
que se viene utilizando durante el proceso de rendición en el Gobierno
Regional de Puno, en la cual se hace la exposición de los elementos
requeridos en los formatos de rendición para su mejor aplicación.
Otro aspecto importante tomado en cuenta en esta presente tesina es la

identificación de responsabilidades y funciones durante el proceso de
rendición, indicando las responsabilidades y funciones por parte de los
involucrado como son: de la Oficina de Administración, de la Oficina de
Contabilidad, de la Oficina de Tesorería, de los Jefes de las Unidades
Orgánicas, de los Responsables del Fondos Fijo de Caja Chica y de los
Rindentes o Usuarios del Fondo Fijo de Caja Chica.
7
CAPITULO 1: EL PROBLEMA
1.1. CASO PROBLEMÁTICO
El Gobierno Regional Puno con una estructura orgánica seccionada en

ocho órganos: órganos de gobierno, órganos de alta dirección, órganos
consultivos y de coordinación, órganos de control y defensa judicial,
órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, órganos de línea, y órganos
desconcentrados (Gobierno Regional Puno, 2007). Y cada uno de estos
órganos con sus respectivas divisiones estructurales jerárquicas, con
todas sus áreas, cada una de estas áreas cuenta con fondos destinados
para caja chica, que es operado por un encargado del manejo de los
fondos fijos de caja chica, siendo esta responsable de realizar los procesos
de la rendición de los fondos fijos.
Al revisar su operatividad se determinó mediante la observación directa en
sus diversas áreas, la existencia de debilidad a la hora de elaborar las
rendiciones de los fondos fijos de caja chica, y la falta de identificación de
las funciones y responsabilidades por parte de los involucrado en el
proceso de rendición, donde se origina un problema por la pérdida de
tiempo, esto como consecuencia que en ella aún se realizan muchos de
los pasos de forma manual, o en algunos de los casos sin formatos
estandarizados para su registro, imposibilitando que las operaciones
realizadas en dicha área no sean reportadas en el momento oportuno, lo
que origina dificultad en el control, ya que no se establecen prioridades ni
responsabilidades en el manejo de sus procedimientos.
Ante esta situación es importante contar con un formato estandarizado,
para mejorar y generar una optimización en las operaciones de rendición,
que se realizan en dichas áreas, mejorando la efectividad en ella y así
permitir llevar mejor el manejo de caja chica en todas las áreas. Junto a
esto identificar las funciones y responsabilidades por parte de los
involucrados durante el proceso de rendición, debido a que muchas de las
áreas cuentan con personal con poco conocimiento respecto al proceso de
rendición de los fondos fijos de caja chica y sus funciones sobre ella.
Al no tomarse en cuenta el problema que es palpable en cada una de las
rendiciones, seguirán dándose algunas deficiencias en su proceso. Por
esto es que se requiere la estandarización de los formatos para la rendición
8
de los fondos fijos de caja chica y la identificación de funciones y
responsabilidades por parte de los involucrados en el proceso de rendición.
En virtud del análisis, nos conlleva a realizarnos la siguiente consulta:
¿cómo implantar un modelo estandarizado de formatos para la rendición
de los fondos fijos de caja chica en el Gobierno Regional de Puno? Y
¿cuáles son las responsabilidades y funciones de los intervinientes en el
proceso de la rendición de los fondos fijos de caja chica?
1.2. OBJETIVOS DEL ENSAYO
 Proponer la estandarización del manejo de los fondos fijos para caja

chica.
 Determinar los formatos para la rendición en el manejo de los fondos
fijos para caja chica.
 Determinar las responsabilidades y funciones durante el proceso de
rendición de los fondos fijos para caja chica.
1.3. JUSTIFICACIÓN
Del problema, por la falta de la implementación de un formato

estandarizado para el adecuado manejo de Los Fondos Fijos para Caja
Chica, se hace necesario realizar esta presente tesina, planteando un
modelo que permita determinar de una manera técnica y práctica la de
llevar a cabo el manejo de fondos fijos de caja chica de la Entidad.
Algunas veces se presentan informes cuyo contenido está determinado por
la opinión personal de quien lo elabora, en el sentido de que incluye datos
que a su criterio son relevantes, aun cuando no sea lo que se espera del
reporte referido. Asimismo, la costumbre ha sido dar espacio a la
creatividad de cada operador en cuanto a la “forma o esquema” de
presentar los reportes solicitados, ocasionando el problema de que la
información se vuelve menos práctica al no tener claro en dónde buscar.
Esta tesina es de gran importancia ya que el encargado del manejo de los
Fondos Fijos para Caja Chica podrá de manera sencilla acceder y tener
conocimiento eficiente a la hora de elaborar la rendición, además es
necesario aclarar que los formatos contendrán datos veraces y confiables;
los mismos que le permitirán tomar decisiones adecuadas para el buen
9
manejo del presupuesto asignado para cada área, en sus respectivas
específicas.
La administración de la caja chica se sujeta a las Normas Generales de
Tesorería 06 y 07 aprobada por la Resolución Directoral Nº 026-80-
EF/77.15 (Dirección Nacional de Endeudamiento y Tesoro Público).
Además cabe recalcar que el desarrollo de esta tesina, con un formato
para la rendición, proporcionara una seguridad razonable para contar con
la información oportuna y eficiente, sin embargo a través del uso de esta
herramienta se dará la agilidad para la buena y oportuna rendición.
10
CAPÍTULO 2: REVISION DE TEORIAS Y NORMAS
2.1. MARCO LEGAL
FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA
El Fondo Fijo de Caja Chica es el fondo constituido con recursos del Estado
para el pago rápido y oportuno que ejecutan las entidades de los Gobiernos
Nacionales, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Empresas del
Estado, Instituciones Públicas Descentralizadas, Unidades Ejecutoras,
Unidades Operativas, entre otras. El monto de dicho fondo es determinado
por la propia entidad, considerando como referencia el presupuesto
institucional (Instituto de Estudios Peruanos, 2008).
2.1.1. CONCEPTO DE CAJA CHICA
La R. D. Nº 026-80-EF/77.15 (Dirección Nacional de Endeudamiento y

Tesoro Público) define de la siguiente manera: se utilizará el fondo para
caja chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y
excepcionalmente viáticos no programables y jornales. Asimismo, señala
que el Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido con carácter único,
por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las
necesidades de la entidad, cuyas acciones a desarrollar son las siguientes:
 Su manejo será centralizado en el encargo único, a nombre de quien
exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o
reposición del fondo.
 Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante
resolución del Director General de Administración, o quien haga sus
veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.
 Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago,
debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en
efectivo.
 Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y
urgentes, tales como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos
menudos, así como el pago de jornales de servidores iletrados y
viáticos urgentes no programables debidamente autorizados.
 La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima
autoridad, la que podrá delegar esta potestad sin desmedro de su
11
responsabilidad. La autorización será conferida por escrito o rúbrica de
los documentos sustentatorios del gasto.
 Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta
documentada de la utilización, en el formato que para el caso utilice la
entidad.
Se considera documento sustentatorio de gasto al comprobante de pago,
documento que acredita la transferencia de bienes (a título oneroso o
gratuito), entrega en uso y/o prestación de servicio, siempre que reúnan
todos los requisitos y características mínimas establecidas por el
Reglamento de comprobantes de pago y hayan sido impreso por empresas
gráficas que se encuentren inscritos en el registro de imprentas (SUNAT).
2.1.2. ADMINISTRACIÓN Y USO DE LA CAJA CHICA
La R. D. Nº 01-2011-EF-77.15 (Dirección Nacional de Endeudamiento y

Tesoro Público, 2011) en el artículo 10º, respecto al manejo de la caja
chica señala que ésta es un fondo en efectivo que puede ser constituido
con recursos públicos de cualquier fuente de financiamiento del
presupuesto institucional para ser destinado únicamente a gastos menores
que demanden su cancelación inmediata o, que por su finalidad y
características no puedan ser debidamente programados.
Excepcionalmente, puede destinarse al pago de viáticos por comisiones
de servicio no programados y de los servicios básicos de las dependencias
desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la sede de la unidad
ejecutora (Prieto Hormaza, Junio - 2013).
La administración de la caja chica se sujeta a las NGT 06 y 07 aprobada
por la R. D. Nº 026-80-EF/77.15 (Dirección Nacional de Endeudamiento y
Tesoro Público).
El documento sustentatorio para la apertura de la caja chica es la
resolución del Director General de Administración, o de quien haga sus
veces, en la que se señale la dependencia a la que se asigna la caja chica,
el responsable único de su administración, los responsables a quienes se
encomienda el manejo de parte de dicha caja, el monto total de la caja
chica, el monto máximo para cada adquisición y los procedimientos y
plazos para la rendición de cuentas debidamente documentada, entre
otros aspectos.
12
El gasto en el mes con cargo a dicha caja no debe exceder de tres veces
el monto constituido, indistintamente del número de rendiciones
documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.
Los cheques o giros bancarios se emiten a nombre del responsable de la
administración de la caja chica o de los responsables en las dependencias
a favor de las cuales se asigne dicho fondo (Prieto Hormaza, Junio - 2013).
Por otro lado, debemos tener en cuenta que no está permitida la entrega
provisional de recursos con cargo a la citada caja, excepto cuando se
autorice en forma expresa e individualizada por el Director General de
Administración, o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos
efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas
de la entrega correspondiente.
El Director General de Administración, o quien haga sus veces, debe
aprobar una Directiva para la Administración de la Caja Chica, en la misma
oportunidad de su constitución, y disponer la realización de arqueos
inopinados sin perjuicio de las acciones de fiscalización y control a cargo
del Órgano de Control Institucional.
Se realizarán arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, además
de los arqueos habituales de operación (Ortegón, 2012).
Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si
el saldo en libros está de acuerdo con la existencia de fondos y valores.
Precisase que la denominación “Caja Chica” es aplicable indistintamente
para el “Fondo Para Pagos en Efectivo” o el “Fondo Fijo para Caja Chica”.
2.1.3. MONTO MÁXIMO PARA CADA PAGO CON CARGO A LA CAJA CHICA
Según la R. D. Nº 004- 2011-EF/77.15 (Dirección Nacional de

Endeudamiento y Tesoro Público, 2011), modifica el literal b. del numeral
10.4 del artículo 10º de la R. D. Nº 001-2011-EF/77.15, quedando
redactado de la siguiente manera:
El monto máximo para cada pago con cargo a la caja chica no debe
exceder del veinte por ciento (20%) de una UIT, salvo los conceptos a que
se refiere el segundo párrafo del numeral 10.1 precedente.
Los casos que por razones justificadas requieran ser atendidos con montos
mayores a lo señalado en el párrafo precedente, hasta un máximo de 90%
de una UIT, deben estar contemplados en la directiva a que se contrae el
13
literal f. del artículo 10º de la R. D. Nº 001-2011-EF/77.15 (Dirección
Nacional de Endeudamiento y Tesoro Público, 2011).
2.1.4. REPOSICIÓN OPORTUNA DEL FONDO
Se repondrá oportunamente el Fondo para pagos en efectivo y del fondo

fijo para caja chica previa documentación sustentatoria debidamente
autorizada (Dirección Nacional de Endeudamiento y Tesoro Público).
La reposición oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos
efectuados, de acuerdo a lo determinado en su caso, en las Normas NGT
05 y NGT 06, previa verificación de la documentación sustentatoria.
Su oportuna reposición se hará mediante solicitud que formulará el
custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles
que hagan necesarias nuevas habilitaciones.
La unidad correspondiente procederá previa verificación a reponer el
Fondo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas de recibida la solicitud de
reposición (Huaman Meza, 2013).
Como mecanismos de control se verificará la existencia de solicitudes de
reposición del fondo, se verificará el cumplimiento del plazo establecido
para la reposición del Fondo.
14
CAPÍTULO 3: DESARROLLO DEL CASO
3.1. INTRODUCCIÓN
Como punto de partida, para el manejo de los fondos de caja chica, se

comienza con la asignación de presupuesto por cada Unidad Orgánica,
para luego elaborar la programación de presupuesto según las
necesidades existentes en cada Unidad Orgánica, esto de acuerdo a las
partidas específicas del Clasificador de Gastos, habilitando las partidas
que se van a utilizar para los Fondos Fijos de Caja Chica durante el
ejercicio fiscal.
La Oficina Regional de Administración por Resolución Administrativa
Regional aprobará la Directiva Regional para la “Apertura y Manejo de
Fondos Fijos para Caja Chica”, la cual establece los procedimientos y
mecanismos para el manejo de los fondos, en función de las necesidades
de la Entidad y de las diferentes reparticiones pertenecientes a la Unidad
Ejecutora 001 Sede Puno del Pliego 458 Gobierno Regional del
Departamento de Puno, para su aplicación durante el Ejercicio Fiscal.
Continuado mediante una Resolución Administrativa Regional encarga el
manejo del Fondo Fijo para Caja Chica de la Sede Central, durante el
Ejercicio Presupuestal a un servidor como responsable único, y autorizar
el manejo de los Fondos Fijos para Caja Chica a los servidores propuestos
por cada dependencia de la Sede Central del Gobierno Regional Puno.
El manejo de los Fondos Fijos para Caja Chica, deberá sujetarse a lo
dispuesto en la Directiva Regional emitida para la “Apertura y Manejo de
Fondo Fijo para Caja Chica”.
3.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
APERTURA DE CAJA CHICA

La Oficina Regional de Administración con fecha 15/01/2014, da la
apertura del Fondo Fijo para Caja Chica con la emisión de la Resolución
Administrativa N° 10, para el ejercicio fiscal del 2014, por la suma de S/.
3,000.00 a cargo de la fuente de financiamiento (RDR) Recursos
Directamente Recaudados, e indicando la autorización a los encargados
por dependencias para el manejo y uso de los fondos fijos para caja chica.
15
Cada dependencia mediante un memorándum presentando a la Oficina
Regional de Administración hará la habilitación de fondos según las
partidas específicas habilitadas para uso de fondos de caja chica, y su
asignación de SIAF a través de la Oficina de Contabilidad, para luego pasar
a la Oficina de Tesorería para giro de Cheque a nombre del encargado
único del manejo del fondo fijo de caja chica, quien retendrá el efectivo
hasta que los usuarios realicen las rendiciones, o se solicite el efectivo a
través del formato de recibo para luego realizar la rendición, al momento
de realizar la apertura se afecta a los siguientes clasificadores:
 23199199 Otros bienes por S/. 1250.00,

 232121 Pasajes por S/. 500.00,
 23271199 Servicios diversos por S/. 1250.00,
POR COMPROMISO
TIPO DE OPERACIÓN: (C) APERTURA CAJA CHICA
FASE: COMPROMISO DIVISIONARIA: 1101.0202

CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA
CLASIFICACION SUB CTA DEBE SUB CTA HABER
2 3 199 199 8301.0201 1,250.00 8401.0201 1,250.00
232121 8301.0201 500.00 8401.0201 500.00
2 3 2 7 11 99 8301.0201 1,250.00 8401.0201 1,250.00
POR DEVENGADO
FASE: DEVENGADO DIVISIONARIA: 1101.0202

2 3 199 199 8401.0201 1,250.00 8601.0201 1,250.00
232121 8401.0201 500.00 8601.0201 500.00
2 3 2 7 11 99 8401.0201 1,250.00 8601.0201 1,250.00
POR GIRO
FASE: GIRADO DIVISIONARIA: 1101.0202

CONTABILIDAD PATRIMONIAL
2 3 199 199 1101.0202 1,250.00 1101.030102 1,250.00
232121 1101.0202 500.00 1101.030102 500.00
2 3 2 7 11 99 1101.0202 1,250.00 1101.030102 1,250.00
16
FASE: GIRADO DIVISIONARIA: 1101.0202

CONTABILIDAD CUENTAS DE ORDEN
2 3 199 199 9103.08 1,250.00 9104.08 1,250.00
232121 9103.08 500.00 9104.08 500.00
2 3 2 7 11 99 9103.08 1,250.00 9104.08 1,250.00
PAGADO
FASE: PAGADO DIVISIONARIA: 1101.0202

CONTABILIDAD CUENTAS DE ORDEN
2 3 199 199 9104.08 1,250.00 9103.08 1,250.00
232121 9104.08 500.00 9103.08 500.00
2 3 2 7 11 99 9104.08 1,250.00 9103.08 1,250.00
RENDICION DE LA APERTURA DE CAJA CHICA
2 3 199 199 5301.9999 1,250.00 2103.010101 1,250.00
232121 5302.010201 500.00 500.00
2103.010102
2 3 2 7 11 99 5302.071199 1,250.00 1,250.00
POR CIERRE DE CAJA CHICA
2 3 199 199 2103.010101 1,250.00
232121 500.00 1101.0202 3,000.00
2103.010102
2 3 2 7 11 99 1,250.00
REEMBOLSO DE CAJA CHICA

Con fecha 22 de enero, según rendición N° 001, el responsable de la
administración del fondo de caja chica solicita el primer reembolso de caja
por la suma de S/. 1,000.00 con cargo a la fuente de financiamiento (RDR)
Recursos directamente recaudados, conforme al siguiente detalle:
 231111 Alimentos por S/. 700.00,

 2321299 Servicios diversos por S/. 300.00,
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POR COMPROMISO
TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

FASE: COMPROMISO
231111 8301.0201 700.00 8401.0201 700.00
2 3 2 1 2 99 8301.0201 300.00 8401.0201 300.00
POR DEVENGADO

FASE: COMPROMISO
231111 8401.0201 700.00 8601.0201 700.00
2 3 2 1 2 99 8401.0201 300.00 8601.0201 300.00

FASE: DEVENGADO
231111 5301.0101 700.00 2103.010101 700.00
2 3 2 1 2 99 5302.010299 300.00 2103.010102 300.00
POR EL PAGO CON FONDOS DE CAJA CHICA

FASE: GIRADO
231111 2103.010101 700.00 1101.0202 700.00
2 3 2 1 2 99 2103.010102 300.00 1101.0202 300.00
POR EL GIRO DE CHEQUE

FASE: GIRADO
231111 1101.0202 700.00 1101.030102 700.00
2 3 2 1 2 99 1101.0202 300.00 1101.030102 300.00
18
FASE: GIRADO
231111 9103.08 700.00 9104.08 700.00
2 3 2 1 2 99 9103.08 300.00 9104.08 300.00
PAGADO

FASE: GIRADO
231111 9104.08 700.00 9103.08 700.00
2 3 2 1 2 99 9104.08 300.00 9103.08 300.00
3.3. FORMATOS
3.3.1. RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA
Es el formato que se adjunta a la documentación sustentatoria, para

solicitar la oportuna reposición que formulará el custodio del fondo o
encargado del fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles
que hagan necesarias nuevas habilitaciones.
3.3.2. RECIBO
Es el formato que se utiliza para, requerir el efectivo ante la oficina de

tesorería para los fondos de caja chica, monto que es establecido según
Directiva emitida por la Institución, la cual establece los montos máximos
a requerir para los fondos de caja, en cada nivel de manejo del fondo y
según la cadena presupuestal.
3.3.3. REGISTRO AUXILIAR DE CAJA
El formato de registro auxiliar estándar, se utiliza para llevar el control de

apertura, reembolso y rendición de los fondos fijos para caja chica,
manejado por el custodio del fondo y encargado del manejo de los fondos
de caja chica.
19
3.4. EXPOSICIÓN DE LOS FORMATOS
Para tener un conocimiento mejor acerca de los formatos a presentar,

primeramente aremos una presentación de los formatos que se utilizaron
como también de los formatos que se viene utilizando, para las rendiciones
de los fondos fijos de caja chica, y finalizando con la presentación de los
formatos a utilizar para las rendiciones de los fondos fijos de caja chica.
3.4.1. FORMATOS ANTERIORES UTILIZADOS
Con una muestra de los formatos que se llegaba a utilizar anteriormente

durante las rendiciones de los fondos fijos de caja chica, del formato
denominado recibo o vale provisional y del formato denominado rendición
de fondos fijos para caja chica, que a continuación se hace una exhibición
de los formatos que solía utilizarse en el Gobierno Regional de Puno.
GRÁFICA N° 1: Formato de rendición del fondo fijo para caja chica
20
GRÁFICA N° 2: Formato de recibo o vale provisional
3.4.2. FORMATOS ACTUALES UTILIZADOS
Con las imágenes que a continuación se presentan se da a conocer los

formatos actuales que se vienen utilizando para la elaboración de las
rendiciones de los fondos fijos de caja chica, que a continuación se hace
un despliegue de todos los formatos en sus diversos modelos que se
vienen utilizando por los encargados del manejo de los fondos de caja
chica en la actualidad, que para lo cual se requiere la unificación de todos
estos formatos, y que se generalice los datos a consignar en cada
rendición de los fondos fijos de caja chica.
21
GRÁFICA N° 3: Formato de rendición del fondo para caja chica
GRÁFICA N° 4: Formato de rendición de fondos fijo para caja chica
22
GRÁFICA N° 5: Formato de recibo
3.4.3. FORMATOS PROPUESTOS
Con algunos detalles generalizados, incremento de cuadros, se muestra a

continuación los formatos propuestos para las rendiciones de los fondos
fijos de caja chica, según denominación de formatos: formato de “RECIBO,
formato de “RENDICION DE LOS FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA” y
el formato de “REGISTRO AUXILIAR DE CAJA”, con la cual se podrá tener
un mejor control de la apertura, rendición y reembolso de los fondos de
caja chica y la aplicación en el Gobierno Regional de Puno en todas sus
unidades orgánicas, que a continuación de exhiben.
23
GRÁFICA N° 6: Propuesta de Formato - 01
FORMATO N° 01
S/. -
RECIBO N°
RECIBÍ DE LA UNIDAD DE TESORERÍA, DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO

LA SUMA DE :
POR CONCEPTO DE :
REGISTRO SIAF N° :
PARTIDA IMPORTE PARTIDA IMPORTE PARTIDA IMPORTE

2.3.1.1.1.1 2.3.1.99.1.13 2.3.2.7.10.99
2.3.1.2.1.1 2.3.1.99.1.99 2.3.2.7.11.99
2.3.1.2.1.2 2.3.2.1.2.1 2.6.2.2.2.4
2.3.1.3.1.1 2.3.2.1.2.2 2.6.2.2.2.5
2.3.1.3.1.2 2.3.2.1.2.99 2.6.7.1.6.2
2.3.1.3.1.3 2.3.2.2.1.1 2.6.7.1.6.3
2.3.1.5.1.1 2.3.2.2.1.2 2.6.8.1.4.2
2.3.1.5.1.2 2.3.2.2.2.2 2.6.8.1.4.3
2.3.1.5.3.1 2.3.2.2.3.1
2.3.1.5.4.1 2.3.2.2.4.2
2.3.1.6.1.1 2.3.2.2.4.4
2.3.1.6.1.4 2.3.2.3.1.1
2.3.1.7.1.1 2.3.2.4.1.1
2.3.1.8.1.2 2.3.2.4.1.5
2.3.1.9.1.1 2.3.2.6.1.2
SUB TOTAL S/. - SUB TOTAL S/. - SUB TOTAL S/. -
TOTAL S/. -
Puno, de del, 20
ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD TESORERÍA
Nombres y Apel l i dos :

DNI N° :
Dependenci a :
Ofi ci na : RECIBÍ CONFORME
IMPORTANTE: SI DENTRO DE 72 HORAS NO PRESENTA SU RENDICIÓN DE CUENTAS, MEDIANTE EL PRESENTE AUTORIZO SE ME

DESCUENTE DE MIS REMUNERACIONES
24
FORMATO N° 02
Actividad :
Meta : SIAF :
Fuente de Financiamiento :
RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA
PRESUPUESTO
Programa N° De Operación N° Día Mes Año
Sub Programa N° De Inversión
2 5
1 3 4
DOCUMENTO
Partidas
a b c
N° DETALLE DEL GASTO IMPORTE Específicas
Fecha Clase Nro
TOTAL S/. -
RESUMEN
TOTAL S/. -
Informado en el Formato: MOVIMIENTO DEL FONDO

Saldo Anterior S/.
Ejecuci ón Pres upues ta l (T-6) N° + Incremento al Fondo
TOTAL S/.
La columna (5) partida específicas será
llenada por la DGA u Oficina que hagan sus Importe de la presente Rendición
veces. SALDO ACTUAL S/.
Fi rma del Tra ba ja dor Fi rma del Jefe del Progra ma

1 2
25
FORMATO N° 03
REGISTRO AUXILIAR DE CAJA

Actividad :
Meta :
Periodo :
DOCUMENTO MOVIMIENTO
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
FECHA OPERACIÓN CLASE Nro DEBE HABER SALDO
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
SUMAS S/. - -

1 2
26
3.5. COMPARATIVO DE FORMATOS CON EL PROPUESTO
Según nuestra base que es la presentación de nuevos formatos, se da una

presentación comparativa de los formatos que se tiene involucrados en el
desarrollo de las rendiciones de los fondos fijos de caja chica, con los
formatos que se llegaban a utilizar anteriormente, y las opciones que nos
ofrece nuestros formatos propuestos, para que resulte más claro vamos a
ver la estructura de los apartados, que vamos a ver de forma gráfica,
explicando los detalles más resaltantes, en cada uno de los formatos
presentados como propuesta y los detalles que aún se obvian en las
presentaciones que se realizan durante las rendiciones de los fondos de
caja chica.
3.5.1. FORMATO DE RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA
En el formato propuesto (Gráfica N° 07) en comparación con los formatos

(Gráficas N° 01, 03, 04) se observa una gran diferencia que a continuación
pasamos a describir las diferencias y detalles agregados en el formato
propuestos para la rendición.
FRACCIÓN DEL ENCABEZADO
FORMATO PROPUESTO FORMATOS UTILIZADOS
Según la Tabla N° 01
 En la parte inicial del encabezado se  Como se puede
consigna la: actividad, meta, SIAF y la fuente observar en el gráfico,
de financiamiento, (que son datos que los formatos anteriores
guardan la incidencia de la cadena utilizados no muestran
programática del gasto vigente, que cuenta la actividad, meta, la
con niveles programáticos (Meza fuente de
Quispealaya, pág. 11)) la consignación de financiamiento, el SIAF,
datos ayudara a una mejor identificación, de el tipo de presupuesto
los objetivos específicos previstos a ejecutar asignado, que esto
durante el año fiscal. dificultaba a hora del
registro de la rendición.
27
 Seguido del título del formato utilizado para la
rendición en este caso formato de:
“Rendición de Fondos Fijos de Caja Chica”.
 Finalizando se consignara el programa, sub
programa (según cadena programática de
gasto), tipo de presupuesto asignado si es de
operación o de inversión, por último se
consignará el número de la rendición y la
fecha en la que se va a realizar la rendición.
TABLA N° 1: Cuadro comparativo - Encabezado
FORMATOS UTILIZADOS
Gráfica N° 01
FORMATO PROPUESTO
Gráfica N° 07
Gráfica N° 03
FORMATO N° 03
Actividad :
Meta : SIAF :
PRESUPUESTO
1
2
3 4
5 Gráfica N° 04
DOCUMENTO
Partidas
a b c
Fecha Clase Nro
TOTAL S/. -
RESUMEN
FRACCIÓN DEL CUERPO

TOTAL S/. -

FORMATOSaldoPROPUESTO
Anterior S/. FORMATOS UTILIZADOS
Ejecuci ón Pres upues ta l (T-6) N° + Incremento al Fondo
TOTAL S/.

1 2
28
Divido en cinco columnas que a continuación

se detalla:
1º. El número correlativo del registro u
operación realizada durante la rendición.
2º. Detalle del documento (comprobante de Según la Tabla N° 02
pago) manipulado en cada operación
durante la rendición.  Como se puede observar
a. Fecha del comprobante de pago se ve una diversidad de
manipulado. formatos que se utilizaron
b. Tipo del comprobante de pago como también se vienen
manipulado (boleta de venta, factura, utilizando, cabe recalcar
ticket, etc.). que cada formato tiene su
c. Número del documento (comprobante similaridad, en cuanto a los
de pago) manipulado. datos a consignar en la
3º. Se consignará el detalle del gasto, según elaboración de la rendición,
indicación del comprobante de pago. y que esto amerita elaborar
4º. Se consignará el importe de cada un formato estándar.
comprobante de pago.
5º. Se indicará la partida específica, según el
clasificador de gastos e ingreso vigentes
para el año, y según el presupuesto
existente en cada partida, teniendo en
cuenta la cadena programática del gasto.
TABLA N° 2: Cuadro comparativo - Cuerpo
Gráfica N° 07 Gráfica N° 01
29
Actividad :
Meta : SIAF :
PRESUPUESTO
2 5
1 3 4
DOCUMENTO
Partidas
a b c
Fecha Clase Nro
Gráfica N° 03
TOTAL S/. -
RESUMEN
TOTAL S/. -

Saldo Anterior S/. Gráfica N° 04
Ejecución Presupuestal (T-6) N° + Incremento al Fondo
TOTAL S/.
Firma del Trabajador Firma del Jefe del Programa

1 2
FRACCIÓN DEL FINAL
Según la Tabla N° 03 Según la Tabla N° 03
 Cuenta con un cuadro RESUMEN según las  En comparación con el

partidas específicas del clasificador de formato propuesto se ve,
gastos (que es un instrumento técnico de la falta de un cuadro
gestión presupuestal que permite el registro resumen según las
ordenado y uniforme de las operaciones que partidas específicas, el
generan gasto durante un proceso movimiento de los
presupuestario de cada año fiscal, teniendo saldos, y una
30
en cuenta la cadena programática del gasto uniformización de estos
(Meza Quispealaya, pág. 11)). formatos.
 En la parte inferior izquierdo, se consignará:
el número de formato, la ejecución
presupuestal (T-6) (que es la recaudación
que se efectúa a través de la cuenta central
RDR, y debe ser depositada a la Cuenta
Principal (CUT) mediante la Papeleta de
Depósito a favor de Tesoro Público (T-6), que
es un requisito indispensable para la
autorización de la Asignación Financiera,
registro y procesamiento del Gasto Girado
(Cosme Lopez, 2013)), este dato la
consignará la Oficina de Tesorería.
 En la parte inferior derecho se consignará el
movimiento del fondo de caja chica, con las
indicaciones de: el saldo anterior,
incrementos al fondo de caja, importe de la
rendición y el saldo actual de la rendición.
 En la parte final se consignarán las firmas:
(1°) Firma del encargado del fondo, personal
designado bajo Resolución Gerencial o
Administrativa, (2°) Firma del Jefe de la
Unidad Orgánica o Jefe del Programa.
TABLA N° 3: Cuadro comparativo - Final
FORMATOS UTILIZADOS
Gráfica N° 01
FORMATO PROPUESTO
Gráfica N° 07
31
RESUMEN
Gráfica N° 03
TOTAL S/. -

Saldo Anterior S/.
Ejecución Pres upues tal (T-6) N° + Incremento al Fondo
TOTAL S/.
Gráfica N° 04
Firma del Trabajador Firma del Jefe del Programa

1 2
3.5.2. FORMATO DE RECIBO O VALE PROVISIONAL
En el formato propuesto (Gráfica N° 06) en comparación con los formatos

(Gráficas N° 02 y 05), veremos algunas diferencias y detalles que se han
agregado, que a continuación se hará una breve explicación de los
detalles.
Según la Gráfica n° 06 Según la Gráfica n° 01
Se percibe los siguientes detalles:  Es un formato que se

solía utilizar para el
Fracción Inicial
requerimiento de
 En la parte superior indica el nombre de efectivo ante la Unidad
formato, número del formato, seguido de la de Tesorería, que en la
suma a recibir, el concepto por el que se cuales no se consignaba
recibe el efectivo y el registro SIAF por el cual las partidas específicas,
será rendido. que actualmente ya no
se utilizan.
Fracción Central
 En la parte central se tiene un cuadro con las Según la Gráfica n° 05

partidas específicas del clasificador de  Este formato lo
gastos, en las cuáles se ha consignado las establece o propone la
partidas que mayormente se utilizan durante Unidad de Tesorería,
32
las rendiciones o partidas por las cuales se pero que cada
pueden realizar gastos menudos o menores encargado del manejo
en un proceso de rendición. del fondo lo adecua a
sus necesidades,
Fracción Final
muchos de los
 En la parte inferior se consignará: la fecha, encargados del fondo
los vistos buenos en triple de las oficinas aun trabajan
encargadas de autorizar el desembolso de manualmente por lo que
efectivo (Administración, Contabilidad y es llenado
Tesorería), seguido de los datos del manualmente.
encargado del manejo de los fondos
designado por Resolución Gerencial o
Administrativa y el área o unidad orgánica al
cual pertenece, por ultimo ira la firma de la
persona que está recibiendo el efectivo en
este caso el encargado del manejo del fondo
de caja chica.
 Al final del formato se consignara, como
cláusula final el compromiso de rendir dentro
de los plazos establecidos, según indicación
del recibo, autorizando en caso de
incumplimiento al descuento de su pago de
haberes a través de la planilla de
remuneraciones.
TABLA N° 4: Cuadro comparativo - formato de recibo o vale provisional
FORMATO PROPUESTO
FORMATOS UTILIZADOS
Gráfica N° 06
Gráfica N° 02
FRACCIÓN INICIAL
33
FORMATO N° 01
S/. -
RECIBO N° 59
RECIBÍ DE LA UNIDAD DE TESORERÍA, DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO
FORMATO
LA SUMA N°
DE01 : S/. -
POR CONCEPTO DE :
REGISTRO SIAF N° : RECIBO N° 59

PARTIDA IMPORTE PARTIDA IMPORTE PARTIDA IMPORTE
2.3.1.1.1.1 2.3.1.99.1.13 2.3.2.7.10.99
RECIBÍ DE LA UNIDAD DE TESORERÍA,
2.3.1.2.1.1 DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO
2.3.1.99.1.99 2.3.2.7.11.99
FORMATO
SUMA N° DE01
LA2.3.1.2.1.2 :
POR CONCEPTO DE :
2.3.2.1.2.1 2.6.2.2.2.4 S/. -
2.3.1.3.1.1
FRACCIÓN CENTRAL
2.3.2.1.2.2 2.6.2.2.2.5
2.3.1.3.1.2
REGISTRO SIAF N°
2.3.1.3.1.3 : RECIBO
2.3.2.1.2.99
2.3.2.2.1.1
2.6.7.1.6.2
N°
2.6.7.1.6.3
59
2.3.1.5.1.1
PARTIDA IMPORTE 2.3.2.2.1.2
PARTIDA IMPORTE 2.6.8.1.4.2
PARTIDA IMPORTE
2.3.1.5.1.2 2.3.2.2.2.2 2.6.8.1.4.3
2.3.1.1.1.1 2.3.1.99.1.13 2.3.2.7.10.99
2.3.1.5.3.1
RECIBÍ 2.3.2.2.3.1
DE LA UNIDAD DE TESORERÍA, DEL GOBIERNO REGIONAL PUNO
2.3.1.2.1.1 2.3.1.99.1.99 2.3.2.7.11.99
2.3.1.5.4.1
LA2.3.1.2.1.2
SUMA DE : 2.3.2.2.4.2
2.3.2.1.2.1 2.6.2.2.2.4
2.3.1.6.1.1
POR CONCEPTO DE : 2.3.2.2.4.4
2.3.1.3.1.1 2.3.2.1.2.2 2.6.2.2.2.5
2.3.1.6.1.4 2.3.2.3.1.1
2.3.1.3.1.2 2.3.2.1.2.99 2.6.7.1.6.2
2.3.1.7.1.1
REGISTRO 2.3.2.4.1.1
2.3.1.3.1.3SIAF N° : 2.3.2.2.1.1 2.6.7.1.6.3
2.3.1.8.1.2 2.3.2.4.1.5
2.3.1.5.1.1 2.3.2.2.1.2 2.6.8.1.4.2
PARTIDA
2.3.1.9.1.1 IMPORTE PARTIDA
2.3.2.6.1.2 IMPORTE PARTIDA IMPORTE
2.3.1.5.1.2 2.3.2.2.2.2 2.6.8.1.4.3
2.3.1.1.1.1
SUB TOTAL S/. - 2.3.1.99.1.13
SUB TOTAL S/. - 2.3.2.7.10.99
SUB TOTAL S/. -
2.3.1.5.3.1 2.3.2.2.3.1
2.3.1.2.1.1 2.3.1.99.1.99 2.3.2.7.11.99
2.3.1.5.4.1 2.3.2.2.4.2
2.3.1.2.1.2 2.3.2.1.2.1 2.6.2.2.2.4
2.3.1.6.1.1
2.3.1.3.1.1
TOTAL S/.2.3.2.2.4.4
2.3.2.1.2.2 -
2.6.2.2.2.5
2.3.1.6.1.4
2.3.1.3.1.2
2.3.1.7.1.1
Puno,
2.3.2.3.1.1
2.3.2.1.2.99
2.3.2.4.1.1
2.6.7.1.6.2 Gráfica N° 05
2.3.1.3.1.3 de del, 20
2.3.2.2.1.1 2.6.7.1.6.3
2.3.1.8.1.2 2.3.2.4.1.5
2.3.1.5.1.1 2.3.2.2.1.2 2.6.8.1.4.2
2.3.1.9.1.1 2.3.2.6.1.2
2.3.1.5.1.2 2.3.2.2.2.2 2.6.8.1.4.3
2.3.1.5.3.1 2.3.2.2.3.1
2.3.1.5.4.1 2.3.2.2.4.2
2.3.1.6.1.1 TOTAL S/.2.3.2.2.4.4
ADMINISTRACIÓN
-
2.3.1.6.1.4 2.3.2.3.1.1 CONTABILIDAD TESORERÍA
2.3.1.7.1.1 de
Puno, 2.3.2.4.1.1
del, 20
2.3.1.8.1.2 2.3.2.4.1.5
2.3.1.9.1.1 2.3.2.6.1.2
DNI N° :
Dependenci a :
Ofi ci na FRACCIÓN- FINAL
:
TOTAL S/.
RECIBÍ CONFORME
ADMINISTRACIÓN
IMPORTANTE: CONTABILIDAD
SI DENTRO DE 72 HORAS NO PRESENTA SU RENDICIÓN DE CUENTAS, MEDIANTE EL PRESENTETESORERÍA
AUTORIZO SE ME
Puno, de del, 20
DNI N° :
Dependenci a :
IMPORTANTE: SI DENTRO DE 72 HORAS NO PRESENTA SU RENDICIÓN

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS, MEDIANTE EL PRESENTETESORERÍA
CONTABILIDAD AUTORIZO SE ME

DNI N° :
Dependenci a :
IMPORTANTE: SI DENTRO DE 72 HORAS NO PRESENTA SU RENDICIÓN DE CUENTAS, MEDIANTE EL PRESENTE AUTORIZO SE ME

3.5.3. FORMATO DE REGISTRO AUXILIAR DE CAJA
Se hace la presentación de un nuevo formato que debería ser incorporado

en las rendiciones de los fondos fijos de caja chica, como registro de todas
las operaciones que se realicen durante la rendición, manejando un mejor
dato con respecto a la apertura, reembolso y rendiciones, con la cual nos
ayudará a saber mejor respecto a nuestros saldos existente, teniendo un
mejor control y gasto eficiente, sabiendo que es una Institución de gran
envergadura y debe contar con instrumentos que apoyen a un mejor
control del gasto presupuestal la cual se hace una presentación a través
34
de la Gráfica n° 08, exponiendo a continuación los detalles existentes en
el formato.
FORMATO PROPUESTO
Según Gráfica n° 08
Fracción Inicial
 Irá el nombre del formato, seguido de: la actividad, meta, periodo y

fuente de financiamiento, según la cadena presupuestal de cada
Unidad Orgánica que viene ejecutando el fondo fijo para caja chica.
Fracción Central
 Constará de un cuadro de tres columnas subdividas cada una de

ellas de la siguiente manera:
 1ra Columna, detalle del documento maniobrado en cada
operación, constará de cuatro sub columnas: en la 1ra sub
columna estará la fecha de documento, en la 2da sub columna
se describirá la operación realizada (apertura, reembolso,
rendición), en la 3ra sub columna, se consignará la clase de
documento que se viene utilizando y por último en la 4ta sub
columna se introducirá el número del documento manejado.
 2da Columna, descripción de la actividad, se describirá el
concepto del documento o la operación realizada durante la
rendición.
 3ra Columna, movimiento de la operación, constará de tres
sub columnas en la cual se detallará nuestros ingresos y salidas
de efectivo e indicando nuestro saldo, según cada operación
realizada.
Fracción Inferior
 Sentarán las firmas de: (1ro) Del trabajador o encargado del fondo
designado por Resolución Gerencial o Administrativa, (2do) Del Jefe
de la Unidad Orgánica o Programa del cual se maneja los fondos
fijos de caja chica.
35
CAPÍTULO 4: DISCUSIÓN DE LA PROPUESTA
4.1. EXPLICACIÓN PREVIA
En el proceso de la elaboración de la tesina se realizó, algunas entrevistas

directas a los responsables de la elaboración de las rendiciones,
acogiendo sus propuestas y aquejas a la hora de elaborar las rendiciones
de los fondos fijos de caja chica.
Adicionalmente de desarrolló la observación directa sobre el proceso de la
elaboración de las rendiciones de los fondos fijos de caja chica, los
métodos, materiales y equipos que llegan a utilizar en el proceso de la
rendición de los fondos fijos de caja chica.
De acuerdo a estos datos obtenidos, se vio en la necesidad de estandarizar
los formatos de las rendiciones detallándose sus modificaciones con las
anteriores, como también indicar las responsabilidades y funciones de los
involucrados en el proceso de la rendición.
4.2. DISCUSIÓN DE INFORMACIÓN
EN FUNCIÓN DE LA INFORMACIÓN TEÓRICA, DE CAMPO Y

EXPERIENCIA PERSONAL
Dentro del personal que labora en el Gobierno Regional de Puno quienes
se encargan directamente del manejo de los fondos de caja chica en cada
unidad orgánica, se tiene poco conocimiento de las partidas
presupuestarias, que es una herramienta indispensable para un adecuado
manejo de los fondos fijos de caja chica.
Si bien es cierto que dentro de todas las Gerencias y Oficinas existe una
preocupación por el mejoramiento en la gestión, esto no se ha visto durante
el proceso de rendición, con la necesidad de actualizar los datos.
Según la Oficina de Administración y encargados del manejo del fondo de
caja chica, se cree que es de suma importancia la estandarización de los
formatos de rendición y la identificación de responsabilidades y funciones
durante el proceso de rendición, para optimizar la presentación de las
rendiciones los fondos de caja chica.
Es muy importante mostrar al personal sobre el beneficio que se tendrá la
uniformización de los formatos y manejar un solo estándar para su
rendición, mediante el cual se permitirá visualizar y ampliar el horizonte en
36
el proceso de toma de decisiones que viabilicen el cumplimiento de la
ejecución presupuestal.
4.3. PROPÓSITO DE LA PROPUESTA
La presente tesina tiene el propósito de preveer información, acerca de los

formatos propuestos para una adecuada elaboración de las rendiciones,
como también identificar las responsabilidades y funciones de los
involucrados durante el proceso de rendición, por lo que se constituye en
una herramienta básica, con la que contará el personal encargado del
manejo de los fondos fijos de caja chica, para la preparación de sus
rendiciones.
Como instrumento técnico, se busca contribuir a la eficiente rendición de
los fondos fijos de caja chica, siendo esto determinante para el desarrollo,
contando con formatos más organizados y fortalecidos permitiendo el logro
de los planes y metas trazadas.
Teniendo en cuenta que el Gobierno Regional Puno, tiene la obligatoriedad
de emplear los instructivos y herramientas que expide el Ministerio de
Economía y Finanzas a través de sus Direcciones Generales que son la
Contaduría Pública, Endeudamiento y Tesoro, que están en constantes
actualizaciones, para estar más acorde con las necesidades de las
Entidades públicas y privadas.
4.4. DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
Existen constantes cambios que hacen despertar el interés por desarrollar

mejoras en la utilización de los recursos con los que se cuentan en las
diferentes áreas, en la actualidad no existe un formato estándar que ayude
o que permita mejorar la calidad de las rendiciones, por lo tanto la
instauración de los formatos contribuirá a un mejor proceso de rendición.
Estos modelos de formatos, está diseñado para que los encargados del
manejo de los fondos fijos de caja chica puedan manejarlo de manera
sencilla, el mismo constara de tres tipos de formatos, diseñados con el
programa Excel de la familia de Microsoft Office, las cuales ayudaran a
llevar mejor las rendiciones, desde su apertura hasta realizar todas la
rendiciones que se requiere, durante el periodo de ejercicio.
37
4.5. FUNDAMENTACIÓN DE LA PROPUESTA
4.5.1. LA FACTIBILIDAD OPERATIVA
Los formatos estandarizados para las rendiciones están diseñado para ser
operados por los usuarios cuyos conocimientos en computación sean
básicos, presentando así un medio para obtener información rápida y
poder evaluar las diferentes variables que permita realizar las rendiciones
4.5.2. LA FACTIBILIDAD SOCIAL
En lo social favorece mediante su aplicación a todos los involucrados con

la institución, que de una u otra forma favorece de su buena funcionalidad
y la optimización del tiempo en su aplicación del modelo.
4.6. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS
Con la aplicación de los formatos propuestos, en un breve análisis se

considera necesaria la estandarización de los formatos, en todas la
Unidades Orgánicas que se manejen los Fondos Fijos para Caja Chica, de
acuerdo con la aplicación de los formatos se puede observar el fácil manejo
para no presentar resistencia al cambio por parte de los usuarios.
Con algunas entrevistas realizadas directamente a los encargados del
manejo de los Fondos Fijos para Caja Chica, ellos optaron por la necesidad
de estandarizar los formatos, con una respuesta afirmativa a la utilización
la cual facilita y reduce los tiempos durante los procesos de rendición.
La utilización de los formatos por su fácil comprensión, será vital su
aplicación dentro de la Entidad, por parte de los usuarios directos con el
manejo de los fondos fijos para caja chica, sin duda los recursos en general
con los que cuentan la Entidad han sido manejado adecuadamente aunque
no de una forma estandarizada, por lo que es necesario estandarizar los
formatos para las rendiciones de los fondos fijos de caja chica.
Con el fin de lograr el objetivo fundamental de la propuesta,
indudablemente se debe capacitar permanentemente al personal
encargado del manejo de los fondos fijos para caja chica, para estar acorde
con las normar modernas de la administración, pues no se puede estar
alejados o indiferentes con los procedimientos que la época moderna
38
exige. Los formatos diseñados están dirigido a optimizar la calidad en la
prestación de servicio durante la elaboración de las rendiciones
4.7. LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Al establecer un análisis de la organización administrativa del Gobierno

Regional; debo de expresar que las empresas de carácter público y
privado, fueron creadas por el hombre con la finalidad de solucionar en
parte sus más elementales necesidades en forma colectiva o individual
(Sanchez Martines, pág. 13).
Dentro de este punto de vista, la estructura administrativa del Gobierno
Regional, tiene su importancia y participación del funcionamiento diseñado
en su órgano estructural, en donde se observa que este tiene un sistema
administrativo de tipo lineal vertical, que hace y permite que el recurso
humano cumpla y satisfaga la generación de servicio del Gobierno
Regional a favor de la comunidad.
Los Órganos de apoyo son los encargados de administrar los recursos
humanos, físicos y financieros, así como brindar los servicios técnicos y
normativos que posibiliten el cumplimiento de las actividades programadas
para que la gestión de los diferentes órganos del Gobierno Regional sea
efectiva y eficiente (Gobierno Regional Puno, 2007).
GRÁFICA N° 9: Flujograma del proceso de rendición de fondos fijos de caja chica
39
4.8. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
4.8.1. DE LA OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN:
a) Formular y Proponer a la Presidencia y Gerencia General la aplicación

de lineamientos de política en materia de administración de los
recursos financieros, materiales, potencial humano y patrimonio.
b) Supervisar el estricto cumplimiento de la Directiva emanada para el
manejo de los fondos, por parte de los servidores del Gobierno
Regional Puno, que administran, solicitan o usan recursos financieros
con cargo a los Fondo Fijo para Caja Chica.
c) Autorizar oportunamente la reposición del fondo.
d) Ordenar los Arqueos sorpresivos o inopinados a los Fondos Fijos para
Caja Chica, existentes en la Institución.
e) Ordenar los descuentos vía planilla de remuneraciones a los rindentes
que no devuelven los montos extraídos del fondo fijo con recibo o vale
provisional.
f) Deberá implementar medidas de seguridad que impiden la sustracción
o deterioro de la documentación sustentatoria del Fondo Fijo para Caja
Chica, previniendo que las instalaciones físicas respectivas tengan
ambientes con llave y caja fuerte de seguridad y otro medio similar.
g) Llevar el registro de las firmas y rúbricas de los responsables de firmar
los Documentos sustentatorios en las Cajas Chicas de la Institución, de
acuerdo a las épocas de asunción de funciones.
h) Proponer a los encargados de los fondos entre el personal Nombrado,
con reconocida idoneidad.
i) Visar los comprobantes sustentatorios del Gasto, previa revisión
cualitativa y cuantitativa de los mismos.
4.8.2. DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD:
a) La revisión cuantitativa y cualitativa de la documentación sustentatoria

de las Rendiciones del Fondo Fijo para Caja Chica, que entreguen los
encargados de su custodia.
b) Verificar que los sustentos documentarios de la Rendición de los Fondo
Fijo para Caja Chica sean los comprobantes y/o documentos descritos
40
por la SUNAT, y que se encuentren dentro de la fecha del plazo de la
Rendición.
c) Verificar que los comprobantes de pago cuenten con los requisitos que
solicita la SUNAT, en la Resolución de Superintendencia N° 007-99
SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de pago y sus
modificatorias.
d) La verificación y constatación (realizando sumas y/o operaciones
aritméticas) de las cantidades que se indican en los Formatos de
“Rendición de Fondo Fijo para Caja Chica”.
e) En control numérico correlativo de las rendiciones y de los números de
los documentos sustentatorios del fondo.
f) A efectuar los arqueos inopinados a los diferentes encargados de los
Fondos Fijos para Caja Chica.
g) Visar de la documentación sustentatoria de la rendición de los fondos
de caja chica, efectuando el control previo y concurrente.
4.8.3. DE LA OFICINA DE TESORERÍA:
a) Revisar las Rendiciones de los Fondos Fijos para Caja Chica en cuanto
a los documentos sustentatorios con el recibí conforme, las firmas de
los funcionarios autorizados.
b) Verificar el sustento del egreso del fondo con los documentos y que la
suma de estos sea el justiprecio de la reposición del fondo.
c) Reponer los registros auxiliares a los encargados de llevar los fondos
de caja chica, debidamente foliados y legalizados por la Oficina
Regional de Administración y la Oficina de Tesorería.
d) Agilizar el giro de los Cheques para la reposición oportuna del fondo.
e) Efectuar el giro de los cheques a nombre del Encargado del Fondo,
designado por Resolución Administrativa, o del nombre de la persona
(reemplazante) que designe el Gerente General documentadamente.
f) Archivar los documentos sustentatorios de las Rendiciones de Caja
Chica, en forma ordenada.
g) Efectuar las revisiones de los Registros Auxiliares a los Encargados de
los Fondos, los mismos que deben de permanecer al día, y archivar los
libros que se encuentran llenos, por orden numérico.
41
h) Archivar en forma cronológica las Resoluciones Administrativas que
otorgan a los encargados del Fondo fijo para caja chica.
4.8.4. DE LOS JEFES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS:
Que tienen que utilizar y visar la documentación.
a) Revisar y visar la documentación sustentatoria de los Fondos Fijo para

Caja Chica, poniendo su sello de V°B° y su rúbrica, verificando que al
reverso del comprobante de pago, se encuentre el refrendo del gasto,
y el recibí conforme.
b) Autorizar los gastos efectuados por Caja Chica en cumplimiento a las
disposiciones por la Directiva emitida por la Oficina de Administración.
c) Efectuar un uso racional de los recursos provenientes por Caja Chica.
d) Efectuar el control adecuado de los bienes que ingresan por concepto
de gasto de Caja Chica.
e) Rendir dentro de las según establecidas bajo Directiva, por los importes
de los Recibos o vales provisionales que se solicita.
f) Efectuar gastos con racionalidad, austeridad, responsabilidad y mucha
cautela de los fondos de caja chica.
4.8.5. DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA:
a) Debe verificar el documento o comprobante de pago entregado por los

rindentes con los siguientes datos:
1. Que sean los documentos descritos según directiva;
2. La fecha debe coincidir con el periodo de rendición;
3. Los comprobantes de pago no deben de tener borrones ni
enmendaduras;
4. El monto a pagar debe ser muy legible y claro;
5. Las respectivas visaciones del Gerente o Director a cargo de la
principal línea de mando, del sello triple de las Áreas
administrativas con los visto de las Oficinas de: Contabilidad,
Tesorería, Administración, y del área de Control Previo, y la firma
del recibí conforme el bien o servicios (reverso);
6. La afectación presupuestal, con la indicación de las partidas
específicas;
7. Si es factura debe ser a nombre del Gobierno Regional de Puno;
42
8. Llevar constancia expresa de su cancelación;
9. Contener la unidad de medida, cantidad total, tipo de producto
adquirido y/o servicio prestado.
b) En cada comprobante de pago o documento que sustente el gasto,
deberá de poner el sello de su caja chica, con el número correlativo de
los documentos que dan origen a la rendición de cuentas.
c) Llevar el fondo con mucha responsabilidad y diligenciamiento, velando
por la seguridad, la habilitación de caja fuerte puertas reforzadas y el
control debido.
d) Llevar el registro de los fondos en los Auxiliares estándares en forma
diaria y continua, manteniendo al día los datos, dicho auxiliar será
foliado y legalizado por la Oficina Regional de Administración y la
Oficina de Tesorería.
e) Mantener a la mano la Resolución Administrativa o Gerencial con el
que lo nombran como responsable del fondo.
f) Deberá administrar el dinero que se le ha encargado, con sujeción a
las disposiciones contenidas en la directiva, con mucho orden,
disciplina y honradez.
g) Archivar las rendiciones de caja chica en forma, cronológica y
numérica, las mismas que contendrá las firmas de autorización de
reembolso de la Oficina de Contabilidad y la Oficina Regional de
Administración.
h) Efectúa el control previo y concurrente de la documentación
sustentatoria del gasto, antes de entregar el dinero el rindente.
i) Informar periódicamente a la Oficina Regional de Administración sobre
los nombres de los rindentes que tuvieran recibos o vales provisionales,
que faltan rendir dentro margen establecido.
j) Con el propósito de cautelar los recursos públicos asignados, el
Responsable del Fondo Fijo para Caja Chica, debe recabar del Usuario
o rindentes del Fondo Fijo para Caja Chica un documento donde este
último se comprometa expresamente a rendir cuentas dentro del plazo
señalado en la Directiva emitida por la Oficina de Administración,
autorizando para que, en caso de incumplimiento proceda al descuento
respectivo a través de la planilla de pagos de remuneraciones y otra
planilla de contraprestación mensual del Usuario del Fondo Fijo para
43
Caja Chica, incluidos los respectivos intereses, el compromiso de
autorización de descuento por planilla constara en el Recibo o Vale
Provisional.
4.8.6. DE LOS RINDENTES O USUARIOS DEL FONDO FIJO DE CAJA

CHICA:
a) Rendir cuenta del dinero recabado con los Recibos o Vales

provisionales de caja chica, caso contrario será descontado de sus
haberes mensuales; el descuento antes señalado se realizará sin
perjuicio de las responsabilidades administrativas que corresponden
y/o acciones legales a que hubiera lugar, por lo cual la Oficina Regional
de Administración informará al respecto al Área de Personal.
b) El Usuario del Fondo Fijo para Caja Chica podrá rendir cuentas incluso
extemporáneamente, siempre que nos e haya hecho efectivo el
descuento a que se refiere el ítem anterior y se incluyan los intereses
correspondientes, ello sin perjuicio de las responsabilidades a que
hubiere lugar, efectuada dicha rendición, surtirá los mismos efectos
legales que se hubiera formulado oportunamente.
c) Una vez realizado el descuento, carecerá de validez legal cualquier
rendición de cuentas que pudiera presentar el Usuario del Fondo Fijo
para Caja Chica.
d) Es responsable del dinero recibido hasta la rendición de la cuenta.
44
CAPITULO 5: CONCLUSIONES
1) Se puede concluir que la finalidad de realizar este presente trabajo es

de dar a conocer las principales características y detalles de los
formatos propuestos, y poder facilitar los procedimientos
administrativos en El Gobierno Regional Puno, para las rendiciones de
los fondos fijos de caja chica, su implementación beneficiará la
elaboración de las rendiciones por parte de los encargados del manejo
2) La unidad de caja es un área administrativa altamente funcional, con

un tráfico de información diaria con un volumen considerable, la cual
es muy importante y se debe tomar en cuenta para solucionar los
problemas que se presentan en ella. Esta propuesta permitirá la
disminución de la pérdida de tiempo en actividades que se solucionan
con la organización y manejo de los formatos, que en la actualidad no
se ve.
3) Puedo decir que la efectividad de los formatos propuestos radica en el

análisis de cada proceso de rendición, ya que este permitirá una
elaboración precisa de cada rendición, conociendo las principales
características de los formatos propuestos, que son de gran ayuda para
la Institución con respecto a la elaboración de las rendiciones de los
fondos fijos de caja chica, logrando con ello que el usuario encuentre
soluciones a dificultades que se le presentan durante la realización de
las rendiciones de los fondos fijos para caja chica.
4) La implicación del personal de la Entidad es muy importante, tal es la

razón que se finaliza con exposición de responsabilidades y funciones
por parte de los involucrado en el proceso de rendición de los fondos
fijos de caja chica en el Gobierno Regional de Puno.
45
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Lima: Marketing Consultores S.A.
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GRÁFICAS SAC.
Sanchez Martines, P. R. (s.f.). Fundamentos de Administración. Huancayo:

Solano Anchante, W. B., Condori Choque, G., Aranda Rojas, A., & De la Peña
Malpartida, R. (2012). Diario Gubernamental. Lima: Pacífico Editores
S.A.C.
SUNAT. (s.f.). REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE PAGO - RESOLUCION

DE SUPERINTENDENCIA N° 007-99/SUNAT.
47

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2015

DINEE JOEL PALOMINO QUISPE

FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS, EMPRESARIALES Y PEDAGÓGICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

ESTANDARIZACIÓN DE FORMATOS PARA LA

Asesor: Mag. EDGAR VILLAHERMOSA QUISPE

Un eterno agradecimiento por sus sabias enseñanzas.

Finalmente, a todos quienes me brindaron su apoyo

CAPITULO 1: EL PROBLEMA ........................................................................................8

1.1. CASO PROBLEMÁTICO .......................................................................................8

CAPÍTULO 2: REVISION DE TEORIAS Y NORMAS ......................................................... 11

2.1. MARCO LEGAL ................................................................................................ 11

CAPÍTULO 3: DESARROLLO DEL CASO ........................................................................ 15

3.1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 15

CAPÍTULO 4: DISCUSIÓN DE LA PROPUESTA .............................................................. 36

4.1. EXPLICACIÓN PREVIA ...................................................................................... 36

CAPITULO 5: CONCLUSIONES .................................................................................... 45

BIBLIOGRAFÍA CITADA .............................................................................................. 46

GRÁFICA N° 1: FORMATO DE RENDICIÓN DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA................................ 20

TABLA N° 1: CUADRO COMPARATIVO - ENCABEZADO ............................................................... 28

En este sentido se hizo énfasis en el procedimiento operativo de las

Otro aspecto importante tomado en cuenta en esta presente tesina es la

1.1. CASO PROBLEMÁTICO

El Gobierno Regional Puno con una estructura orgánica seccionada en

1.2. OBJETIVOS DEL ENSAYO

 Proponer la estandarización del manejo de los fondos fijos para caja

Del problema, por la falta de la implementación de un formato

2.1. MARCO LEGAL

FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

2.1.1. CONCEPTO DE CAJA CHICA

La R. D. Nº 026-80-EF/77.15 (Dirección Nacional de Endeudamiento y

2.1.2. ADMINISTRACIÓN Y USO DE LA CAJA CHICA

La R. D. Nº 01-2011-EF-77.15 (Dirección Nacional de Endeudamiento y

Según la R. D. Nº 004- 2011-EF/77.15 (Dirección Nacional de

2.1.4. REPOSICIÓN OPORTUNA DEL FONDO

Se repondrá oportunamente el Fondo para pagos en efectivo y del fondo

Como punto de partida, para el manejo de los fondos de caja chica, se

3.2. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

APERTURA DE CAJA CHICA

 23199199 Otros bienes por S/. 1250.00,

TIPO DE OPERACIÓN: (C) APERTURA CAJA CHICA

FASE: COMPROMISO DIVISIONARIA: 1101.0202

TIPO DE OPERACIÓN: (C) APERTURA CAJA CHICA

FASE: DEVENGADO DIVISIONARIA: 1101.0202

TIPO DE OPERACIÓN: (C) APERTURA CAJA CHICA

FASE: GIRADO DIVISIONARIA: 1101.0202

FASE: GIRADO DIVISIONARIA: 1101.0202

TIPO DE OPERACIÓN: (C) APERTURA CAJA CHICA

FASE: PAGADO DIVISIONARIA: 1101.0202

RENDICION DE LA APERTURA DE CAJA CHICA

POR CIERRE DE CAJA CHICA

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

 231111 Alimentos por S/. 700.00,

TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

POR EL PAGO CON FONDOS DE CAJA CHICA

TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

POR EL GIRO DE CHEQUE

TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

TIPO DE OPERACIÓN: (RC)REEMBOLSO DE CAJA CHICA

3.3.1. RENDICIÓN DE FONDOS FIJOS PARA CAJA CHICA

Es el formato que se adjunta a la documentación sustentatoria, para