Ejemplo de análisis del puesto de trabajo

RESPONSABILIDADES COTIDIANAS DE OFICINA

Actividad Frecuencia

D S M A

Escribir etiquetas, cartas, sobres y facturas.

Determinar el diseño y el formato, y escribir en el formato terminado.

Revisar y corregir errores.

Organizar y escribir informes financieros y estadísticos.

Tomar dictado y transcribir.

Transcribir dictados de grabaciones de voz.

Grabar, escribir y distribuir minutas de reuniones.

Componer cartas estándares en respuesta a la correspondencia de rutina.

Programar citas sin despacho previo, programar reuniones y conferencias y
programar viajes, incluyendo las reservas.
Preparar salas de reuniones y de conferencias.

Mantener, procesar, distribuir y actualizar registros, archivos y documentos.

Mantener registros y archivos confidenciales y manejar correspondencia y registros
confidenciales.
Abrir, ordenar y distribuir el correo.
Contestar teléfonos, analizar y colocar llamadas, monitorear y seguir grabaciones de
correo de voz, derivar a quienes llaman al interlocutor adecuado.
Preparar, procesar y verificar facturas, cuentas, cheques y recibos.

Mantener e informar sobre las actividades de las cuentas de gastos.

Recibir y dar la bienvenida a visitantes, y derivarlos a las personas adecuadas.

Mantener y actualizar las listas de correo.

Introducir datos electrónicamente y verificarlos.

Procesar registros de planilla.

Ejemplo de análisis del puesto de trabajo 1-3

 D S M A

Realizar cálculos, contabilizar y verificar cifras, rastrear y ajustar errores.

Mantener el inventario de suministros de oficina, solicitar nuevos suministros y
distribuir los suministros a las personas autorizadas.
Programar y hacer el seguimiento de las reparaciones de equipos y contrataciones
de servicios.
Mantener candados y llaves para los gabinetes de depósito y otras instalaciones, y
distribuirlos entre las personas autorizadas.
Orientar y capacitar a los nuevos empleados.

Programar el trabajo de los colegas según se le solicite.

Manejar efectivo e instrumentos negociables.

Mantener la caja de efectivo.

Firmar documentos legales.

Informarles a otras personas con respecto al personal y a las ubicaciones.

Mantener registros de ingresos y egresos de efectivo.

Examinar postulantes y solicitudes de trabajo, y realizar entrevistas de evaluación.

Organizar y encuadernar.

Hacer fotocopias.

Fechar y sellar documentos.

Sugerir mejoras en las operaciones y los procedimientos.

Modificar las operaciones y/o los procedimientos.

Mantener manuales de procedimientos e información.

Desarrollar un presupuesto operativo para la aprobación pertinente.

Investigar, tabular y resumir los datos de los informes de rutina, periódicos o
especiales.
Presentar conclusiones de forma oral o escrita.

Registrar y verificar asientos o cuentas, libros diarios, registros y libros mayores.

Hacer el balance de las cuentas y reconciliar los estados bancarios.

Ejemplo de análisis del puesto de trabajo 2-3

Indique el equipo que es parte corriente de las responsabilidades relacionadas con el puesto
de trabajo:

† Calculadora † Cámara † Caja registradora/caja chica

† Computadora † Equipo de dictado † Máquina de fax

† Equipo de microfilme † Fotocopiadora † Máquina de franqueo postal

† Equipo de seguridad † Clasificador † Conmutador

† Procesador de texto Otros equipos: __________________________________

Otras actividades:

Ejemplo de análisis del puesto de trabajo 3-3