AUDITORÍA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

Consiste en un flujo continuo de hechos y transacciones, los cuales se llevan a cabo

con el propósito de cumplir objetivos específicos durante cada proceso y generales en
función del resultado final.

El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo

de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos
económicos, similares y que se enlazan entre sí.

La auditoría por ciclo de transacciones se basa en verificar y analizar los diferentes

procesos que se dan al hacer los registros contables de cada evento económico. La
auditoría por ciclo de transacciones evalúa el control interno inherente a las diferentes
cuentas que forman los estados financieros y los resultados esperados producto de
hacer un cargo y un abono siguiendo la lógica contable.

1. Transacciones

Una transacción es un hecho económico al que se le ha reconocido que produce un

efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma en que
puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o más de los
sistemas de registro de la entidad.

Un solo hecho económico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el

embarque de mercancías es un hecho económico, puede dar origen a transacciones
separadas de facturación, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas.

No todos los hechos económicos que deben reflejarse en los estados financieros de
una entidad, se convierten en transacciones y se procesan. Por ejemplo, los cambios
en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero
usualmente no se consideran transacciones.
 2. Objetivo
2

El objetivo principal del enfoque de auditoría por ciclos, es el de analizar gráficamente

la suficiencia de los controles internos contables como condición básica de la integridad
de las cifras resultantes de una transacción.

Bajo este enfoque, las operaciones de una entidad, se agrupan en ciclos lógicos para
poder examinar el efecto que las decisiones administrativas, tienen sobre los estados
financieros.

3. Beneficio

Permite al Auditor tener una visión de conjunto, al analizar los hechos económicos en
forma integral y no en forma aislada o por áreas de trabajo, permite tener una lógica
secuencial de los procesos que componen la ruta para alcanzar los objetivos de la
empresa.

Los ciclos son artificiales en un sentido ya que ellos no identifican (ni tienen la intención
de identificar) las unidades organizativas. Por ejemplo; es posible que se encuentre el
departamento de contabilidad de una entidad; es dudoso que se pueda localizar el ciclo
de Información Financiera.

Sin embargo, el concepto de ciclo ofrece un numero de beneficios al equipo de

auditoria. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el modo en que ellos
den el sistema financiero de una compañía

4. Características en la aplicación de la auditoría por ciclos

Cualquier empresa puede realizar una auditoría mediante ciclos de transacciones,

tomando en cuenta, que toda organización puede dividirse lógicamente en un número
limitado de actividades o ciclos. El auditor debe estar consciente que la actividad de
negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones debido a las diversas
actividades que realiza un negocio, entre las que se puede mencionar: actividades
financieras, operativas, y administrativas para alcanzar un nivel óptimo de eficiencia en
las operaciones requeridas y lograr mantenerse en el mercado.
 3

Es necesario contar con un Departamento de Auditoria Interna en donde el papel que

juega el auditor interno es muy importante, debido a que el campo de acción del C.P.A,
dentro del ambiente empresarial, es ilimitado; y tiene la capacidad de desarrollar
auditorías operacionales, administrativas, evaluación de procesos y análisis financieros
de rentabilidad y productividad así como también la búsqueda de oportunidades de
reingeniería de procesos.

La auditoría por ciclos de transacciones, es un enfoque de auditoría interna cuyo

objetivo es analizar desde el punto de vista administrativo la suficiencia de los controles
internos en las empresas en estudio. Examinar las operaciones de dichas
organizaciones con el fin de informarle al Consejo de Administración los hallazgos
encontrados sobre la evaluación del control interno para recomendar de esa manera,
controles internos más adecuados. También desde el punto de vista financiero, que
obtiene información financiera de calidad que permite tomar las mejores decisiones;
logrando un mayor aprovechamiento de los recursos de las entidades.

5. Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno:

5.1. El Control Interno:

Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro

del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los
datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas
administrativas.

5.2. Funciones y objetivos del control interno contable

Las funciones se derivan de los objetivos de control interno. Sin embargo, la auditoría
por ciclos, se resumen en tres, de los que se derivan sus respectivas funciones siendo
las siguientes:
 a) Las transacciones se ejecutan adecuadamente (eficiencia operativa), de la que
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se deriva la función de ejecución.
b) Las transacciones deben estar debidamente registradas (obtención de
información financiera razonable y oportuna), de la que se deriva la función de
registro.
c) Custodia de los activos (protección de los activos), de la que se deriva la función
de custodia.

6. Hechos económicos

Un hecho económico es un seceso potencial, verdadero y objetivo. Es un

acontecimiento preciso.

6.1. Clases de hecho económicos

a) Los que involucran intercambio con terceros. Ejemplo:
 Adquisición de recursos a cambio de obligaciones de pago.
 Pagos de efectivo para satisfacer obligaciones.
 Distribución de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros.
 Recibo de pago de terceros, por recursos distribuidos.

b) Los que comprenden fuerzas o entidades externas, pero que no

comprenden intercambios. Ejemplo:
 Cambios en las condiciones económicas del país (recesiones, cambios en los
niveles de precios, escasez de abastecimientos, etc.)
 Cambios en leyes y regulaciones gubernamentales incluyendo cambios en leyes
y tarifas de impuestos.
 Los llamados “actos de la naturaleza” tales como incendios e inundaciones.
 Cambios en los domicilios de proveedores, empleados y clientes.
 Arrendamientos operativos y contratos con fuerza ejecutiva.

c) Los que involucran decisiones o transferencias internas de recursos,

como:
  Decisiones operativas cambiando precios.
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 Transferencias de materias primas a productos en proceso.
 Corrección de errores (ajustes de facturas incorrectas).

d) Los que involucran el tiempo, como:

 Acumulación de intereses y depreciación.
 Amortización de gastos anticipados devengados.

7. Ciclos de actividad de la empresa

Una de las características básicas de la auditoria mediante ciclos de transacciones es

que toda empresa puede dividirse en forma lógica en un número reducido de grupos de
actividades denominadas ciclos. Estas actividades variarán dependiendo la naturaleza
del negocio.

Cada ciclo está compuesto de una o más funciones; las cuales se dividen en funciones
de ejecución, registro y custodia, necesarias para la comprensión de cada ciclo.

7.1. Enlaces

“Puede definirse como un eslabón, donde una transacción sale de un ciclo y entra a
otro”. Cada ciclo es independiente, sin embargo, cada uno de ellos está relacionado
entre sí, en cierta medida, por lo que a esas relaciones se les llama enlaces, por
ejemplo; el registro de diario por compras al crédito. El hecho final se registra en el
asiento de diario del ciclo de egresos, en el cual la empresa realiza la adquisición, con
cargo a compras y abono a cuentas por pagar.

8. CLASIFICACIÓN DE LOS CICLOS

8.1. Ciclo de Tesorería

Incluye aquellas funciones que tratan de los fondos de capital, es decir, el manejo de
efectivo y la emisión de obligaciones de deuda y de acciones de capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las

necesidades de efectivo, incluyen la distribución del efectivo disponible a las
operaciones corrientes y otros usos, y se termina con la devolución de efectivo a
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inversionistas y acreedores.

8.1.1. Funciones Típicas

 Relación con instituciones financieras
 Relaciones con accionistas
 Custodia física del efectivo y los valores
 Administración de la deuda, inclusive el pago de capital e intereses y vigilancia
del cumplimiento de las condiciones de los préstamos (necesidades de capital).
 Recursos y disponibilidades de capital.

8.1.2. Asientos comunes

Las funciones de este ciclo inician asientos contables que reflejan hechos económicos
tales como:

 Emitir y retirar acciones.

 Incurrir en deudas y pagarlas.
 Adquirir y vender acciones de Tesorería.
 Comprar y vender inversiones.
 Acumulaciones, cobros y pagos de dividendos.
 Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos relacionados con deudas
e inversiones.
 Cambios en el valor en libros de inversiones y deuda.

8.1.3. Formas y documentos vitales

 Certificados de acciones
 Documentos legales en cartera
 Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones
 Cheques de dividendos e intereses
 Contratos relacionados con valores adquiridos o cedidos
 8.1.4. Base de datos
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Se denomina así al conjunto de información almacenada resultante de las

transacciones procesadas.

En general las bases de datos pueden ser estáticas o dinámicas.

Las bases de datos estáticos son aquellos que tiene carácter permanente y que solo se
modifican mediante instrucciones específicas, en forma normalmente esporádica. Por
ejemplo, las listas de precios, datos generales de proveedores, nomenclatura de
cuentas, etc.

Las bases de datos dinámicos son aquellos que son de naturaleza variable o
cambiante, y casi siempre se actualizan con el registro de cada transacción, o sea que
los datos modificados continuamente. Por ejemplo, saldos de proveedores, existencias
de mercaderías, saldos bancarios, etc.

Las bases de datos para el ciclo de Tesorería, pueden ser las que se mencionan a
continuación:

 Estáticos
 Registros de accionistas
 Cédulas de intereses y dividendos
 Cuestionarios de cumplimiento de estipulaciones de préstamos
 Dinámicos
 Saldos de cuentas bancarias
 Cartera de inversiones
 Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores

8.1.5. Enlaces normales

Se denominan enlaces a aquellos puntos en los que se unen o se interrelacionan dos

ciclos de transacción diferentes. O sea que los enlaces son aquellas coyunturas en las
que el flujo de una transacción sale de un ciclo y entra a otro.
 8

Los enlaces normales para el ciclo de tesorería se describen a continuación:

 Ciclo de adquisición y pago: desembolsos de efectivo.

 Ciclo de Ingresos: Ingresos de efectivo.
 Ciclo de Información Financiera: Asientos de diario que reflejan las
transacciones.

8.2. Ciclo de Adquisición (egresos)

Este ciclo consiste en las actividades que van desde la requisición para la adquisición
de bienes y servicios, que serán usados en la empresa hasta el pago de los mismos.

Los recursos con que cuenta una empresa se clasifican en humanos y materiales, por
lo que la descripción de este ciclo se divide en ambos grupos.

Una parte significativa del esfuerzo contable en un ciclo de egresos compras (llamado
también adquisición y pago) se dedica usualmente a clasificar la adquisición de los
recursos entre diversas cuentas de activo y gasto.

Debido a las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de los recursos y el
desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados, también
se afectan directamente por este ciclo.

Las transacciones relacionadas con las nóminas involucran los eventos y transacciones
que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados. Este tipo de
transacciones incluyen personal asalariado, obreros que se les paga por hora o sobre
una base incentiva, vacaciones etc.

8.2.1. Funciones Típicas

 Compras
 Nóminas
 Seleccionar proveedor
 Seleccionar empleados
 Solicitar comprar
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 Relaciones laborales
 Comprar, controlar e informar asistencia
 Recibir materiales
 Control de calidad
 Contabilización de nómina
 Cuentas a pagar
 Pago de nóminas
 Pagos
8.2.2. Asientos Comunes
 Compras
 Nóminas pagadas
 Desembolsos de efectivo
 Beneficios de empleados
 Ajustes
 Distribuciones de mano de obra
 Distribuciones de cuentas
 Pagos adelantados
 Ajustes de nómina
8.2.3. Formas y documentos vitales
 Orden de compra
 Avisos de alta de personal
 Documentos de recepción
 Informes de tiempo
 Facturas de proveedores
 Tarjetas de reloj
 Notas de débito y de crédito
 Formas de autorización de ajustes de nómina
8.2.4. Bases de datos
 Compras
 Nóminas
  Archivo de proveedores (referencia)
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 Archivo de empleados (referencia)
 Nombres y direcciones
 Empleados
 Precios
 Tipos de retribución
 Mayor auxiliar de obras
 Elementos de beneficios en proceso (dinámico) a empleados
 Cuentas a pagar
 Registro de salarios
 Cuentas pendientes de pago
 Historia de pago
 Compromisos de compra
 Órdenes de compra
8.2.5. Enlaces normales
 Ciclo de Tesorería: Con desembolsos de efectivo.
 Ciclo de Conversión: Recepción de bienes y mercancías.
 Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.
 Ciclo de Tesorería: Con desembolsos de efectivo.
 Ciclo de Conversión: Recepción de servicios de mano de obra
 Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.

8.3. Ciclo de conversión

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad en agrupaciones en las que se
retienen, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan, o se utilizan en otra
forma. Las funciones del ciclo de conversión manejan agrupaciones de recursos tales
como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes,
seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para
usarse en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del
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ciclo de conversión es la producción de un artículo terminado mediante el uso de los
recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa, elementos de
costos indirectos. El ciclo de conversión de una entidad de esa clase incluiría el
movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hasta que los
productos terminados se depositen en el lugar final de almacenamiento dentro de la
entidad. Los embarques a clientes serían parte del ciclo de ingresos de la entidad.

Las actividades en los ciclos de conversión de otras industrias no son tan extensas
como en las industrias de manufactura. Sin embargo, en cierto grado, las empresas de
servicios públicos, las instituciones de asistencia a la salud, las compañías inmobiliarias
y los detallistas manejan inventario u otras agrupaciones de recursos.

8.3.1. Funciones Típicas

 Contabilidad de costos
 Control de fabricación
 Administración de inventarios
 Contabilidad de propiedades
8.3.2. Asientos comunes
 Depreciación y amortización de costos diferidos
 Retiros de propiedades
 Transferencias de inventario
 Costos de fabricación absorbidos
 Variaciones
 Cambios en el valor en libros de inventarios y propiedades
8.3.3. Formas y documentos vitales
 Peticiones de materiales
 Órdenes de entrega de materiales
 Órdenes de producción
 Boletos de movimiento
 Hojas de trabajo de tipos y aplicación de gastos de fabricación
 Bases usuales de los datos
  Registro maestro de propiedades
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 Archivo del producto
 Información de costo
 Información de cantidad
 Relaciones de materiales
 Hojas de ruta
 Análisis de amortización de cuentas
8.3.4. Enlaces normales
 Ciclo de Adquisición y pago: Entradas de material y mano de obra.
 Ciclo de Ingresos: Embarques de productos.
 Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.

8.4. Ciclo de Ingreso

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo,
con los clientes, los productos o servicios. Incluye tomar pedidos de los clientes,
embarcar productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la
compañía, obtener y cobrar las cuentas a cobrar y recibir efectivo de los clientes. Como
el ciclo de ingreso es el ciclo en que el físico y el derecho de propiedad sobre los
recursos convertidos se traspasan a cambio de efectivo, la determinación del costo de
las ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingreso.

8.4.1. Funciones Típicas

 Concesión de crédito
 Entrada de pedidos
 Entrega o embarque
 Facturación
 Contabilización de comisiones
 Contabilización de garantías
 Cuentas a cobrar
 Ingresos del efectivo
 Cobro
  Ajuste de facturas
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 Costeo de las ventas
8.4.2. Asientos comunes
 Ventas
 Costo de ventas
 Ingresos de caja
 Devoluciones y rebajas en ventas
 Descuentos por pronto pago
 Cancelaciones y recuperaciones de cuentas canceladas
 Provisiones para cuentas dudosas
 Gastos de comisiones
 Pasivo por impuesto a las ventas
 Acumulación de gastos de garantía
8.4.3. Formas y documentos vitales
 Pedidos de clientes
 Órdenes de venta
 Conocimientos de embarque
 Facturas de ventas
 Avisos de remesas de clientes
 Formas para ajustes a clientes

8.4.4. Bases usuales de los datos

Referencia Dinámicas
Archivo maestro del cliente Archivos de órdenes pendientes y de
crédito
Catálogos de productos y listas o archivos Archivos de análisis e históricos de ventas
de precios

8.4.5. Enlaces normales

 Ciclo de Tesorería: Ingresos Caja.
  Ciclo de Conversión: Embarque de productos.
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 Ciclo de Información: Asientos de diario que reflejan las transacciones.

8.5. Ciclos de Información Financiera

El ciclo de información de una entidad no procesa transacciones como los demás ciclos
que se han descrito, mas bien, obtiene información contable y operativa de los demás
ciclos y analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información de modo
que pueda darse a conocer a la gerencia, a terceros, o a ambos.

Desde un punto de vista contable, los asientos de diario se reciben por el ciclo de
informe financiero de los ciclos que procesan las transacciones y se pasan al mayor
general.

El ciclo de información también incluye funciones tales como la conversión de estados

financieros de filiales en moneda extranjera, consolidación y reclasificación y ajuste.
Además la apreciación de la gerencia del medio externo, el reconocimiento de hechos
externos que requieren exposición, y la obtención de datos para notas e información
suplementaria ocurren dentro de este ciclo los productos finales de un ciclo de informe
financiero usualmente incluyen estados financieros preparados de acuerdo con
principios de contabilidad generalmente aceptados así como informes de
administración y operativos de distintas clases.

8.5.1. Funciones Típicas

 Traslados al mayor general
 Obtención de datos para exposiciones suplementarias
 Preparación de asientos de diarios
 Consolidación
 Conversión de datos en moneda extranjera
 Preparación de informes
 Retención de registros financieros
8.5.2. Asientos comunes
 Valuación
  Eliminaciones
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 Reclasificaciones
 Formas y documentos vitales
 Asientos de diario
 Estados financieros y otros financieros

8.5.3. Bases usuales de los datos

Estáticos Dinámicos
Nomenclatura de cuentas Mayor general
Presupuestos

Enlaces normales

(de)otros Preparación de asientos de diario

(a)Función de planeamiento Preparación de informe financiero y
control

9. Ciclos como métodos de segmentación

Una forma común de dividir una auditoría es conservar los tipos de operaciones y
saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le
llama el método de ciclos. Por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las
entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de
operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo
tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza.

10. Otros ciclos aplicables en determinados casos

En aquellos casos en los cuales, por la naturaleza del tipo de negocio o por la forma
organizativa de la empresa, se hará necesario desglosar del ciclo de información
financiera alguna función debido a su importancia relativa, esta deberá mostrarse y
analizarse como un ciclo especifico.
Algunos ejemplos a considerar serian el cilo de impuestos, para aquellas empresas que
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tengan una serie de implicaciones fiscales o estén sujetas a tratamientos fiscales
especiales, y que, a la vez, se relacionen íntimamente con los demás ciclos. También
puede mencionarse el ciclo de consolidación, para aquellas empresas que forman parte
de un complejo organizativo en el cual se producen diversas relaciones
intercompañías, que requieren de un proceso de Consolidación complicado. En ambos
casos, el tratamiento a través de ciclos específicos se hace necesario.

11. Interrelaciones entre ciclos

Las relaciones de los ciclos entre si, y con la función de planeamiento financiero y
control, se ha descrito como enlaces en las secciones discutidas.

La autoridad fluye de arriba hacia abajo y la responsabilidad en sentido inverso. La

función de planteamiento financiero y control tiene autoridad que fluye hacia los ciclos y
asimismo, responsabilidad que fluye hacia los directores y propietarios.

El efectivo fluye de los propietarios a los proveedores y empleados a cambio de los

recursos que se requieren para proveer mercancías y servicios a los clientes, y retoma
a los clientes a cambio de las mercancías y servicios provistos.

Las mercancías y servicios (recursos) se adquieren de los proveedores y los

empleados, fluyen a través de la entidad y se venden a los clientes.

La información debe circular a través de una entidad para hacerla funcionar con
eficiencia. La información también circula horizontalmente para los fines de las
operaciones diarias.

Aunque el efectivo que se usa para pagar a proveedores y empleados se origina en el

ciclo de tesorería y circula a través del ciclo de adquisición la información relativa a los
desembolsos de efectivo puede circular en forma de registros.