Controles internos para el análisis, desarrollo e implementación de

sistemas

Si buscamos encontrar alguna semejanza entre los elementos del control interno
que estudiamos en el capítulo anterior y el elemento del control interno
informático que a continuación analizaremos, será difícil que podamos
establecer algún tipo de similitud entre ambos, ya que las actividades tan
especializadas que se realizan para el análisis, diseño, desarrollo e
implementación de sistemas de cualquier empresa son únicas y, por lo tanto, no
tienen parecido alguno con otras actividades. Por esta razón, merecen un
tratamiento más especializado en su exposición.

Principales fases de lo que se puede entender como análisis y diseño

de sistemas del control interno
• Análisis del sistema actual
• Diseño conceptual
• Diseño detallado
• Programación
• Pruebas y correcciones
• Documentación del sistema
• Capacitación de usuarios
• Implementación del sistema
• Liberación del sistema
• Mantenimiento

Para desarrollar un proyecto de sistemas, es indispensable aplicar un método

irrestricto que señale, paso a paso, las etapas requeridas para dicho desarrollo.
Es decir, una metodología de sistemas.

A continuación se proponen los siguientes subelementos para el cumplimiento

de este elemento del control interno en el área de sistemas:
Estandarización de metodologías para el desarrollo de proyectos
• Asegurar que el beneficio del sistema sea óptimo
• Elaborar estudios de factibilidad del sistema
• Garantizar la eficiencia y eficacia en el análisis y diseño del sistema
• Vigilar la efectividad y eficacia en la implementación y el mantenimiento del
sistema
• Lograr un uso eficiente del sistema por medio de su documentación

Estandarización de metodologías para el desarrollo de proyectos

Para esto, es necesario establecer que existen múltiples metodologías de
aplicación general para el desarrollo de sistemas propuestas por diversos
autores, desde las establecidas formalmente en libros y documentos editados,
hasta las informales que se utilizan en forma local para el desarrollo de proyectos
internos, pero la empresa debe adoptar alguna en especial que sea acorde al
desarrollo de sus proyectos de sistemas.

Estandarización de métodos para el diseño de sistemas

Consiste en uniformar los métodos y procedimientos establecidos en la unidad
de sistematización, a fin de estandarizar el desarrollo de los sistemas, de tal
manera que los nuevos proyectos se realicen siempre de la misma manera.
Lineamientos en la realización de sistemas.
Así como es necesario estandarizar los métodos y procedimientos, también es
indispensable establecer formalmente las líneas concretas de acción, las cuales
delimitarán, lo más claramente posible, las normas de conducta que deben
acatar quienes desarrollen proyectos en la empresa.

Uniformidad de funciones para desarrollar sistemas

Para el desarrollo uniforme de los nuevos sistemas en la empresa, también es
necesario uniformar las funciones que deben cumplir los encargados de realizar
estos proyectos en el área de sistematización; con ello se busca que siempre se
desarrollen las mismas actividades para realizar nuevos proyectos; sólo así se
garantiza la uniformidad de sistemas en la empresa.

Políticas para el desarrollo de sistemas

Para el desarrollo uniforme de los proyectos de sistemas, es obligatorio

establecer políticas (normas de acción que regulan la toma de decisiones), a fin
de que los encargados de realizar los proyectos de sistemas en la empresa sigan
las mismas directrices señaladas por la dirección de la empresa y por la del área
de sistematización.

Normas para regular el desarrollo de proyectos

Las normas son las directrices que marcan la conducta que deben seguir quienes
laboran en la institución, para el desarrollo de proyectos son los lineamientos
formales que regulan la manera de conducirse por parte de quienes desarrollan
los proyectos; con ellas se establece perfectamente la conducta que deberán
seguir los usuarios y quienes participan en dicho desarrollo.

Asegurar que el beneficio del sistema sea óptimo

Con la aplicación de este subelemento del control interno, se pretende buscar la
optimización de las tareas, operaciones y funciones que resultarán con la
implementación de los sistemas; contando para ello con el seguimiento de una
metodología uniforme para el desarrollo de nuevos sistemas, con lo cual se
pretende garantizar la eficacia y eficiencia de acciones después de que se
implemente el nuevo sistema.

Beneficios tangibles
Con el establecimiento de los sistemas en la empresa se pretende lograr mejoras
sustanciales, realmente palpables, por parte de quienes utilizan dichos sistemas,
lo cual exige que puedan ser cuantificados resultados tales como una mayor
emisión de facturas en la empresa, más y mejores registros contables por
jornada, mayor emisión de cheques de nómina en menor tiempo, mejor captura
y proceso de impuestos vía sistemas, etcétera.

Beneficios intangibles
Entre los principales ejemplos encontramos la oportunidad en la toma de
decisiones con ayuda de los sistemas computacionales, la confiabilidad en los
resultados de las nóminas, la veracidad de las operaciones realizadas con
sistemas computacionales, etcétera.
• El nivel informático
• El económico
• El de los servicios
• El administrativo
• El operacional

Elaborar estudios de factibilidad del sistema

En estos factores se deben contemplar, cada uno por separado, los puntos de
vista operativo, económico, técnico y administrativo para poder valorar la
optimización del nuevo sistema.

Para ello se cuentan con las siguientes características

Viabilidad y factibilidad operativa
Viabilidad y factibilidad económica
Viabilidad y factibilidad técnica
Viabilidad y factibilidad administrativa

Otros estudios de Viabilidad y factibilidad

• Estudios de viabilidad y factibilidad de tipo legal
• Estudios de viabilidad y factibilidad de tipo laboral
• Estudios de viabilidad y factibilidad de comunicación y telecomunicaciones
• Estudios de viabilidad y factibilidad de localización de planta
• Estudios de viabilidad y factibilidad de estudios de mercado
• Estudios de viabilidad y factibilidad de instalaciones y equipamiento de los
sistemas
• Estudios de viabilidad y factibilidad de comercialización de los sistemas,
etcétera.

La adopción y seguimiento de una metodología institucional

Es necesario que en la empresa se establezca y se lleve a cabo una metodología
única para el desarrollo de proyectos, a fin de que ésta sea de aplicación
uniforme en toda la institución; esto se hace con el fin de uniformar las
actividades de análisis y diseño de los sistemas.

Adoptar una adecuada planeación􀀬 programación y presupuestación para el

desarrollo del sistema.
Contar con la participación activa de los usuarios finales o solicitantes del nuevo
sistema para garantizar su buen desarrollo.

Contar con personal que tenga la disposición􀀬 experiencia, capacitación y

conocimientos para el desarrollo de sistemas.

Utilizar los requerimientos técnicos necesarios para el desarrollo del sistema􀀬

como son el hardware, software y personal informático.

Diseñar y aplicar las pruebas previas a la implementación del sistema

Supervisar permanentemente el avance de actividades del proyecto

Vigilar la efectividad y eficiencia en la implementación y mantenimiento

del sistema

Lograr un uso eficiente del sistema por medio de su documentación

Manuales e instructivos del usuario
Manual e instructivo de operación del sistema
Manual técnico del sistema
Manual para el seguimiento del desarrollo del proyecto
del sistema
Manual e instructivo de mantenimiento del sistema

Otros manuales e instructivos del sistema

• Manuales de organización
• Manuales de métodos y procedimientos
• Cursos de capacitación y adiestramiento
• Libros de consulta
• Diccionarios especializados
• Otros documentos técnicos
• Otros documentos administrativos, etcétera