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empresa?
El diagnostico administrativo
Autor: Haroldo Herrera
Mejores prácticas
02-2007
Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crísis
dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro.
Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro
de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán
variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema
que se desee atacar.
Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos
administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con él, además
es necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de estudio para
retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.
El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos:
- De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la
ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de desiciones.
- RECOPILACION DE INFORMACION
- OBTENCION DE CONCLUSIONES
RECOPILACION DE INFORMACION:
La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base
para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la
información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos
tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y
analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los
problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y
diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al
analizarla y contribuye a la solución final.
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA:
Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:
- Organigrama estructural
- Niveles jerárquicos
- Tramos de control
- Recursos existentes
Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de etudio, así como las
atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.
La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que
integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:
- Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las
funciones.
Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de
etudio, así como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la
organización en los cuales se ve involucrada.
La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las
actividades que se desarrollan dentro del área objeto de estudio.
- Procesos principales
- Sub-procesos
- Procesos contingentes
ANALISIS DE RELACIONES:
Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:
- Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto
de estudio.
- Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas.
- Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en
por lo menos una de sus actividades componentes.
OBTENCION DE CONCLUSIONES:
Todas las etapas del diagnóstico administrativo están intimamente ligadas, cada una de
ellas puede producir conclusiones, aún antes de finalizar la recolección de los datos, y
por simple observación al inicio del estudio dando resultados comprobados
posteriormente por medio de la información obtenida.
Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar
tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su
funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la
etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y
procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen,
cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en que manera se
motiva o insentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de
ellos.
Por último se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas
dentro de la organización, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la
forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las posibles
soluciones y establecer o estructurar un plan de acción.
- Duplicidad de funciones
- Cuellos de botella.
Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en órden la
investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones
posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias
para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se
persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que
permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resulatdo,
evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a
adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.