INFORME DE

GESTIÓN 2017

Contenido
EDITORIAL 4
CONTROL DE GESTIÓN Y TALENTO HUMANO 5
SEGURIDAD INTEGRAL: 5
SERVICIOS Y PROYECTOS: 5
ENTORNO Y EVOLUCIÓN 6
CAPÍTULO I
CONTENIDOS BÁSICOS GENERALES 7
Quienes Somos 7
Misión 8
Visión 8
Principios 8
Valores 8
CÓDIGO DE ÉTICA 9
POLÍTICA DE CALIDAD 9
Objetivos de Calidad 9
ESTRUCTURA DE GOBIERNO 9
Asociados 9
Asamblea General de Asociados 9
Junta Directiva 9
ESTRATEGIA OPERACIONAL 10
NUESTRAS ACTIVIDADES 13
Deportivas 14
Programa Escuelas Deportivas 14
Programa Deportes Para Todos 15
Programa Fútbol Liga 16
Gimnasio 16
Auxilios económicos deportivos 16
Recreativas 17
Culturales 17
Campaña súmate al Cambio 17
Eventos 18
2 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
CAPITULO II Otros temas legales: 34
CONTENIDOS BÁSICOS ESPECÍFICOS 19 Dejamos constancia que: 34
Lucha Contra la Corrupción 34
ENFOQUE GESTIÓN
CLUB ECOPETROL BOGOTÁ 19
AUDITORIA EXTERNA 35
Partes Interesadas 19
Compras y Contratación: 36
Contabilidad: 36
DIMENSIÓN ECONÓMICA 20
Tesorería: 36
Cartera Comercial 21
Almacén General: 36
Empresas 21
Deportes: 36
Asociados 22
Dictamen Evaluación del Nivel de Madurez
Compras y Contrataciones 23 el Sistema de Control Interno 38
Actualización del Manual de Compras Informe del Comité de Auditoria
y Contrataciones 25 a la Junta Directiva 42
Servicios 25
Cafepetrol 25 ESTADOS FINANCIEROS 46
Restaurante La Iguana 25
Restaurante Principal 26 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 52
Mantenimiento 26
Informática 27 CERTIFICADO DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS AL CIERRE DEL EJERCICIO 74
DIMENSIÓN MEDIO AMBIENTE 28
DICTAMEN DE REVISORÍA FISCAL 76
DIMENSIÓN SOCIAL 29
PRESUPUESTO 2018 80
Prácticas laborales y trabajo digno 29
Empleo 29
Relaciones entre
los trabajadores y la dirección 30
Seguridad y salud en el trabajo 31
Responsabilidad en Nuestros Servicios 32
Marketing y Comunicaciones 32
MEDIOS DE COMUNICACIÓN 32
Situación Jurídica 33
Propiedad Intelectual, Derechos de Autor
y Otros Temas Legales 33
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 3

EDITORIAL
LA CORPORACIÓN CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTÁ
como parte de nuestra proyección organizacional, elaboramos el
presente Informe de Gestión y Sostenibilidad siguiendo la metodología
del Global Reporting Initiative (GRI), sobre la base de los principios y
los contenidos básicos establecidos por la Guía G4 (Nivel Conformidad
Esencial) de esta organización como referente internacional; que busca
la transparencia total de las empresas mediante el desarrollo de los
sectores ambiental, económico y social.
El alcance del presente informe evidencia nuestro compromiso
hacia los grupos de interés y el impacto positivo en la gestión de la
Corporación respecto a la naturaleza, la sociedad y la economía como
parte de nuestra responsabilidad social empresarial y el desarrollo
sostenible. Los datos publicados corresponden al periodo compren-
dido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2017.
Estimados y respetados Asociados:
La Junta Directiva del Club Ecopetrol de Bogotá - CEB, tiene la satis-
facción del deber cumplido de dos años de gestión, puesto que logró
consolidar el proceso de trabajo en equipo fundamentado en privilegiar
el bien general sobre las necesidades particulares. Durante sus 28
sesiones de trabajo tomó todas sus decisiones por concertación, y
en los temas sin acuerdo se mejoraron las propuestas para hacerlas
viables.
Hoy se puede manifestar, que se entrega una organización con visión
de empresa, en proceso de desarrollo sostenible, dentro de un marco
normativo-legal en pleno cumplimiento, con vocación de servicio, y
enfocada en ser la mejor opción de bienestar y recreación para los
asociados y sus familias.
Durante el segundo año de gestión se enriqueció el rol de la Junta
Directiva, pasando de control y coaching, a la delegación de respon-
sabilidades con control de gestión gerencial y el fortalecimiento de
los entes de control interno y externos.
En el entendido que el Club es una organización de personas para
personas, se priorizaron los programas para mejorar el clima laboral,
la satisfacción de los clientes, la relación laboral dinámica, los planes
de desarrollo individuales, con mejoras estructurales y la medición de
resultados individuales y organizacionales.
4 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
Se destacan dentro de los logros estratégicos, los siguientes avances, clasificados en
tres temas fundamentales, así:
1. CONTROL DE GESTIÓN Y TALENTO HUMANO:
Resultados organizacionales e individuales concertados, enfocados en las perspectivas
financieras, satisfacción del cliente, partes interesadas, eficiencia operacional, gestión de
talento humano, con mejoramiento y planes de desarrollo, así como relaciones laborales
fluidas , dentro de un clima laboral en franca mejoría.
2. SEGURIDAD INTEGRAL:
Importantes avances reales en seguridad física, 60 cámaras de vigilancia de última
tecnología; gestión financiera dentro de las NIIF , implementación del sistema de infor-
mación integral - ZEUS; sistemas de control efectivos e independientes, actualización y
cumplimiento de Habeas Data, relaciones sinérgicas con Ecopetrol, mejores prácticas en
compras y contratación en curso, y cumplimiento a la nueva reglamentación del régimen
tributario.
3. SERVICIOS Y PROYECTOS:
Mejoramiento en calidad y cobertura de las escuelas deportivas con un crecimiento del
93.5% , modernización del gimnasio con la adquisición de máquinas y equipos de última
tecnología, mejoramiento de la infraestructura y cambio en la forma de prestación de los
servicios de restaurantes, y fortalecimiento de las redes de comunicaciones.
En curso se encuentran: La actualización de la iluminación de la canchas de fútbol y softbol
con luminarias LED que permitirán ahorro energético, levantamiento de la planimetría
locativa, redes hidráulicas y eléctricas, sistematización de la gestión de mantenimiento
en una plataforma tecnológica denominada SAMM , Certificación de Sistema de Gestión
de la Calidad a los procesos ISO-9001 2015.
Se destaca el trabajo en equipo entre la Administración y la Revisoría Fiscal que ha venido
garantizando la continuidad de la migración del sistema contable del Club a las NIIF. .
Cordialmente,
JUNTA DIRECTIVA
2016-2018.
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 5
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

CAPÍTULO I
ENTORNO Y CONTENIDOS
EVOLUCIÓN BÁSICOS
A partir de 2016, empiezan a declinar en el país las reservas de hidro-

GENERALES
carburos y el volumen de producción: durante 2017 fue de 856.000
barriles de petróleo diarios. En 2018, debido a la recuperación del
precio del petróleo y la reactivación de las actividades de exploración y
explotación, se espera una producción promedio nacional de 870.000
barriles diarios.
Las reservas de hidrocarburos alcanzan máximo para cubrir el
consumo interno por seis años más, de no descubrirse nuevos yaci-
mientos o mejorar el recobro de los pozos antiguos, el fantasma de
las importaciones está presente.
Por otra parte el dólar durante el pasado año tuvo un promedio de
$2.952, alcanzando su punto más alto en $3.092,65 y su punto más Quienes Somos
bajo en $2.837,90, en prospectiva se espera que el dólar al finalizar
La Corporación Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá es una
el año 2018 alcance los $3.410 pesos en promedio.
empresa con una trayectoria de 50 años especializados como operador
El crecimiento económico para el 2018 se proyecta entre un 2.7% y logístico en eventos de grande, mediano y pequeño formato para
2.9%, impulsado por la inversión en las vías de cuarta generación y clientes internos y externos; nuestra experiencia asegura el desarrollo
apoyado por el aumento de los precios del petróleo; sin embargo, exitoso de eventos sociales, empresariales y deportivos. Nos ajusta-
esta buena perspectiva se puede ver impactada negativamente por mos a las necesidades de nuestros clientes; ofrecemos una atención
un primer semestre de elecciones presidenciales. integral en logística, ayudas audiovisuales, suministros de alimentos,
servicio de meseros, personal de apoyo, entre otros.
Todas estas perspectivas, más la lenta tendencia al aumento de los
precios internacionales del petróleo, nos permiten esperar un año de Las instalaciones del Club están ubicadas en la transversal 60 No.
relativa calma en el mercado a pesar de ser un año electoral. 100-90 en la ciudad de Bogotá y el correo electrónico para la atención
a sus asociados es atención.asociados@clubecopetrol.com.
Pese a estos factores hemos venido evaluando las diferentes varia-
bles, a fin de tomar acciones para minimizar los impactos que estas La Corporación Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá es una
nos puedan afectar. Es así como en el año 2017 se recibieron ingresos institución de derecho privado con personería jurídica independiente,
de programas de Ecopetrol como: Universidad $ 95.096, Olimpiadas autonomía administrativa y patrimonio propio, sin ánimo de lucro.
$704.959 y Día de la Familia $ 232.478.

6 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 7

Misión
Brindamos con calidad de servicio, cultura, deporte y recreación a
todos nuestros asociados, familiares e invitados para que a través
de un sano esparcimiento mejoren su calidad de vida.
Visión
Ser la mejor alternativa para Ecopetrol S.A., asociados y clientes
en general en la oferta de servicios sociales, culturales, deportivos,
tecnológicos y recreativos que incrementen las opciones de calidad
de vida de asociados y clientes y el clima organizacional de Ecopetrol
S.A., por medio de la optimización de sus recursos, la diversidad y
calidad de sus actividades, y el compromiso ético y responsable en
su gestión empresarial.
Principios
Respeto
El buen trato entre todos los miembros de la comunidad,
dentro de las normas de convivencia establecidas.
Calidad
Realizar con responsabilidad la prestación de servicios,
superando las expectativas de los usuarios.
Equidad
Velamos por el acceso equitativo a los servicios, teniendo
en cuenta los requerimientos y necesidades de todos los
asociados.
Valores
Servicio
Orientado a la satisfacción del cliente y a la innovación en el
servicio.
Respeto
Por el medio ambiente, por las personas y por la normatividad.
Orgullo
Por ser empleado del Club, de pertenecer al Club, de ser
contratista del Club, de ser aliado del Club.
Transparencia
Actuación honesta en la gestión de los procesos, en la ad-
ministración de la información y en la rendición de cuentas.
8 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
CÓDIGO DE ÉTICA
El Club desarrolló sus valores, principios y reglas
mínimas de comportamiento que son aplicables a
los miembros de la Junta Directiva, empleados con
contrato directo, a término definido e indefinido y
outsourcing del Club, y se extiende también a los
proveedores, los cuales deben ser observados en
todas las actuaciones.
POLÍTICA DE CALIDAD
El Club está altamente comprometido con
el bienestar y satisfacción de Asociados,
Familiares, Visitantes, Clientes Empresariales
y Colaboradores, así como con el desarrollo de ESTRUCTURA DE GOBIERNO
relaciones de mutuo beneficio con proveedores
y contratistas, enmarcadas en el respeto y el Asociados
cumplimiento de la normatividad vigente; gracias
El Club tiene establecidas las siguientes categorías
a su personal competente, procesos y servicios
para sus asociados:
mejorados continuamente.
a) Activos
Objetivos de Calidad b) Honorarios
• Prestar servicios que excedan las expec- c) Afiliados
tativas de los asociados, clientes empresaria-
les y usuarios para garantizar su permanencia d) Familiares
y la incorporación de nuevos asociados.
e) Por extensión
• Asegurar el control y transparencia en
la administración y ejecución de los recursos
suministrados por ECOPETROL S.A. Asamblea General de Asociados
• Asegurar una gestión eficiente y trans- El Club es orientado y controlado por la Asamblea
parente en todos sus procesos en pro de la General de Asociados, órgano supremo, quien delega
optimización de los recursos. en la Junta Directiva su dirección y en los funcionarios
del Club la administración y operación del mismo, con
• Mejorar las competencias del talento hu- las atribuciones que el presente Estatuto y demás
mano de la organización por medio de planes disposiciones vigentes les confiere.
de desarrollo personal.
• Asegurar y fortalecer la madurez del
sistema de control interno de la organización. Junta Directiva
• Asegurar la maximización del margen La Junta Directiva, es el órgano administrativo del
operacional del Club para procurar autonomía Club en el cual la Asamblea delega el direcciona-
y sostenibilidad financiera y operativa. miento, evaluación, modificación y control para su
permanencia. La Junta Directiva está integrada por
siete (7) miembros, seis (6) de ellos son asociados
activos elegidos mediante el voto personal o por
poder, aplicando el método de cociente electoral. El
séptimo miembro será nombrado por Ecopetrol S.A.
como su Representante.
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 9
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

ESTRATEGIA
OPERACIONAL
LA CORPORACION CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTA, continúo su pro-
ceso de transformación y modernización basada en su planeación estratégica de largo
plazo, continuidad del plan quinquenal 2010-2015 y planes estratégicos 2016-2020.
Esta planeación obedece al objetivo fundamental de mejorar el bienestar de los
asociados con servicios de calidad con una operación rentable y sostenible.
La gestión estratégica 2016-2018 se enfocó en aspectos fundamentales como son:
2. Formulación de una estructura organizacional alineada con los
procesos productivos y de soporte del Club, con énfasis en un equipo
de dirección y control competente y calificado. Se fortaleció la gestión
de talento humano para el mejoramiento de las relaciones laborales y
su direccionamiento gerencial. Adicionalmente se incorporó la función
de HSE para asegurar el cumplimiento legal del sistema de seguridad
en el trabajo.

1. Implementación de un sistema de gestión por procesos, basado en la norma de

calidad ISO 9001 2015 (Actualmente en proceso de certificación), a partir de un diag-
nóstico del estado real de los procesos “CORE” del portafolio de servicios del Club ;
así como de los procesos de soporte o habilitadores necesarios para el logro de los
objetivos y para la prestación de servicios con altos estándares de calidad.

Fuente: Elaboración propia Fuente: Elaboración propia

10 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 11

3. Optimización de recursos a partir de una
gestión efectiva por procesos con cumplimiento
de metas, con acciones concretas como:
• Actuación y decisiones soportadas en
los principios y valores del Club Social y
Deportivo de Ecopetrol Bogotá.
• Planificación operativa basada en pro-
gramas del portafolio de servicios del Club.
• Diseño de una estructura de control y
gestión con seguimiento y control sistemático
al logro de objetivos y metas.
• Actualización de los perfiles de cargo,
para asegurar la competencia del equipo de
talento humano del Club y para formulación
del plan de cierre de brechas.
• Formulación de TBG con indicadores
de sostenibilidad financiera, satisfacción
del cliente, partes interesadas, eficiencia
operacional y gestión de talento humano.
• Optimización y sistematización de la
gestión de mantenimiento para asegurar la
confiabilidad de la infraestructura para la
prestación de servicios del Club (En proceso).
• Gestión de proyectos de infraestructura
y actualización tecnológica soportada en
principios de costo beneficio, competitividad
y optimización de costos.
• Coaching al equipo de dirección para el
liderazgo de equipos de trabajo, planifica-
ción táctica y operativa y control de gestión.
• Implementación de acciones correctivas
a partir del ejercicio de auditoria interna y de
mecanismos de control.
12
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
NUESTRAS
ACTIVIDADES
4. Gestión de Proyectos de Infraestructura y
Actualización Tecnológica
• Adquisición e implementación de una ERP
comercial acorde a las necesidades del Club
denominado “ZEUS”, que permite una gestión y
control efectivo de las operaciones del Club.
Gracias a la gestión de la Junta Directiva y la adecuada aplicación de
• Mejoramiento de la infraestructura de co- sus directrices, hemos avanzado en el desarrollo de una estrategia
municaciones con actualización y ampliación de que nos permite brindarle a nuestros asociados una amplia oferta de
la red de cableado estructurado con fibra óptica. servicios en todas las áreas y a lo largo del territorio nacional; de esa
manera aumentamos en un 40% la suscripción de nuevos convenios
• Mejoramiento y ampliación con más de
60 videocámaras para el circuito cerrado de en el año 2017. Así mismo se logró la afiliación de 266 nuevos asocia-
vigilancia y monitoreo de las diferentes áreas dos del personal activo de ECOPETROL S.A. con su respectivo núcleo
locativas del Club. familiar.
De igual forma, dinamizamos nuestra relación comercial con Ecopetrol
• Optimización energética, con la actualiza-
ción del sistema de iluminación de la cancha de S.A. de modo que en las instalaciones del Club se desarrollaron el 20%
futbol y Softbol con luminarias LED (En proceso) de las actividades académicas que realiza la Universidad Ecopetrol
S.A., y continuamos desarrollando los eventos más importantes de
• Modernización de equipos del gimnasio Ecopetrol como son el día de la Familia y las Olimpiadas.
para las áreas fuerza y spinning.
• Sistematización de la gestión de manteni-
miento en una plataforma tecnológica denomi-
nada SAMM.(En proceso)
• Actualización de la planimetría locativa,
redes hidráulicas y eléctricas del Club.
• Adecuación y modernización de la infraes-
tructura de las áreas de cocina del restaurante
la iguana, restaurante principal y pizzería. (En
proceso)
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 13
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

DEPORTIVAS Programa Deportes Para Todos

Con el desarrollo anual del programa Deportes para todos el Club
continúa ofreciendo un espacio de entrenamiento exclusivo para sus
Programa Escuelas Deportivas asociados. Este programa presentó un incremento de participación
En el año 2017 nuestro programa de escuelas deportivas se desarrolló del 34% con relación al año anterior.
con gran éxito, contando con 540 niños inscritos desde los 20 meses
de edad y hasta los 16 años en las disciplinas de ajedrez, baloncesto, Número de asociados participantes:
ballet, béisbol, bolos, fútbol, matrogimnasia, polimotor, taekwondo,
tenis de campo y voleibol, reflejando un incremento del 93,5% frente DISCIPLINA Nº PART
al año anterior., ATLETÍSMO MASCULINO - FEMENINO 20
BALONCESTO MASCULINO 26
FEMENINO 18
BILLAR MASCULINO- FEMENINO 19
FÚTBOL FEMENINO 15
MASCULINO 20
SOFTBOL MASCULINO 25
FEMENINO 16
TENIS DE MESA MASCULINO - FEMENINO 15
Relación de participantes año 2017 vs 2016: VOLEIBOL FEMENINO 25

DISCIPLINA FECHA PARTICIPACIONES

ATLETÍSMO NOV CARRERA NEW BALANCE 15 K
JUL MEDIA MARATON BOGOTA
ABR ALLIANZ K 15
OCT MEDIA MARATON DE NEW YORK
ABR PRESTA TU PIERNA
BALONCESTO FEB - NOV INTERNO MASCULINO
OCT– MAR COPA ELITE MASCULINO
AGO – DIC TORNEO INTERNO FEMENINO
ABR TORNEO MAXI BASKETBOL INTERNACIONAL BUCARAMANGA
AGO TORNEO INTERNACIONAL CIUDAD DE CALI
BILLAR AGO - SEP INTERNO MIXTO
AGO PARTICIPACION TORNEO DEL CLUB EL RANCHO
SEP INTERCLUBES DE BILLAR PUEBLO VIEJO
SOFTBOL ABR - DIC TORNEO INTERNO
JUL - DIC TORNEO INTEREMPRESAS FEMENINO- MASCULINO
Fuente: Elaboración propia
TENIS DE MESA SEP- OCT TORNEO INTERNO
MAR TORNEO INTEGRACION
OCT INTERCAMBIO EMPRESARIAL
VOLEIBOL DIC PARADA CLAUSURA DICIEMBRE
DIC PARADA INTEGRACION APIAY
MAR- JUN- OCT 3 PARADAS

Fuente: Elaboración propia

14 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 15

Programa Fútbol Liga
El desarrollo del programa Fútbol
Liga en el año 2017 se destacó por
su buena participación en dos de
sus tres categorías, sobresalien-
do en sus diferentes calendarios
deportivos:
Fuente: Elaboración propia
Gimnasio
Con el propósito de mejorar la
capacidad de nuestras rutinas
de ejercicio y acondicionamiento
f ísico para un estilo de vida
saludable de nuestros Asociados,
se llevó a cabo una inversión
cercana a los $200.000 en la
compra de trece máquinas para
el gimnasio, entre equipo multi-
funcional, trotadoras y bicicletas.
16
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
Recreativas
Promoviendo nuestra misión de brindar a
todos nuestros asociados, familiares e invi-
tados cultura, deporte y recreación, el área
comercial desarrolló diferentes salidas eco-
lógicas que contribuyeron a que las familias
tuvieran espacios de sano esparcimiento.
Fuente: Elaboración propia
Culturales
En el año 2017 nuestra misión principal fue
promover la oferta en servicios culturales
para nuestros diferentes grupos objetivos
(niños, adolescentes y adultos). Se llevó a
cabo las siguientes actividades subvencio-
nadas entre el 30% y 50%, que aportaron
a mejor de calidad de vida de nuestros
Asociados.
Auxilios económicos deportivos
En el 2017 nuestros Asociados obtuvieron un auxilio económico por
parte del Club para participar en competencias de diferentes discipli-
nas deportivas externas así:
Campaña súmate al Cambio
Relación por competencias: Desde el segundo semestre del año 2017 desarrollamos
con éxito la campaña súmate al cambio culturalmente
como parte de nuestro programa de comunicaciones y
de intervención de la imagen; dicha campaña pretende
sensibilizar a nuestros asociados en temas como la cultura
del cuidado y la auto sostenibilidad, mediante una serie de
actividades culturales, recreativas y deportivas al servicio
de nuestros asociados.
Fuente: Elaboración propia
Fuente: Elaboración propia
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 17
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

CAPITULO II
Eventos
Nuestros Asociados y sus fa-
milias disfrutaron de todos los
eventos institucionales que se

CONTENIDOS
programan anualmente. Nuestra
experiencia y empeño aseguró
una masiva participación y la ple-
na satisfacción de los asistentes
que son nuestra razón de ser.

BÁSICOS
ESPECÍFICOS
ENFOQUE GESTIÓN CLUB
ECOPETROL BOGOTÁ
El enfoque de la gestión que
desarrolla el Club permite que la
organización explique cómo se
gestionan los efectos económicos,
ambientales y sociales mediante la Partes Interesadas
Fuente: Elaboración propia implementación de su manual de
la gestión, en dicho documento se El Club ha elaborado matrices en las que se identifican las princi-
determinan los grupos de interés y pales partes interesadas, estimando su efecto en la prestación de
los procesos estratégicos que des- los servicios. En estas matrices se analizan las expectativas y los
criben los aspectos primordiales de requisitos derivados de la identificación de las partes interesadas.
Convenios la operación del Club en su inde-
clinable decisión de prestar a los
Con el propósito de seguir ofreciendo a nuestros Asociados más op- Asociados un servicio en niveles de
ciones de recreación con beneficios económicos, el equipo de trabajo excelencia, y mantener relaciones
del área comercial gestionó y logró la firma de convenios comerciales con los grupos de interés, que
con: Multiparque, Hotel Campanario, Tuima Park, y Ruitoque Golf Club. construyan vínculos mutuamente
beneficiosos fundamentados en
Igualmente, se hizo presencia comercial en Yopal (Cusiana) y
el respeto.
Bucaramanga (ICP), con el ánimo de hacer extensivo nuestros servicios
a los trabajadores activos de Ecopetrol S.A., lográndose la afiliación de
nuevos asociados al Club. Esto aportó al incremento de 266 asociados
al cierre del año 2017.

18 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 19
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Sistema de Gestión de la Calidad CARTERA COMERCIAL

De igual manera se formaliza la intención de la organización en
certificarse bajo la norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de
Calidad, actividad que se inició a mediados del mes de Noviembre de
2017, contando con la participación de todos los colaboradores y con
la que se espera lograr la certificación en calidad en Febrero de 2018.
Optimizar procesos, aumentar la productividad y asegurar el bienestar
de la familia Club Ecopetrol se ha convertido en el pilar de nuestra
Organización.
Fuente: Elaboración propia
Empresas
Como parte de nuestra estrategia comercial, el 2017 se caracterizó por
la generalidad en la recuperación de la cartera comercial de clientes
con un máximo de 30 días, la implementación del pago anticipado de
los eventos realizados generó una recuperación de la misma al finalizar
cada uno de los eventos contratados.
La relación comercial con nuestros antiguos clientes (Ecopetrol S.A.,
Cavipetrol y la Universidad Sergio Arboleda entre otros) se afianzó
durante lo recorrido del año gracias a la calidad de nuestros servicios e
incluso se logró vincular a la red Ilumno como uno de nuestros nuevos
y seguros clientes en cumplimiento de la estrategia comercial.

DIMENSIÓN ECONÓMICA
El Club desarrolla esta dimensión para medir el
impacto de su sostenibilidad respecto a la situación
económica de sus grupos de interés y en la sociedad
como parte de su estrategia financiera.
La tendencia al mejoramiento continuo durante el
año 2017 nos permitió aumentar la oferta de nues-
tras opciones culturales, recreativas y deportivas,
situación que nos generó unos ingresos totales por
valor de $9.488.246 mostrando así, un crecimiento
del 19% con relación al resultado de año 2016.
En este sentido es necesario destacar dos hechos
relevantes que impactaron el resultado final del
ejercicio, la implantación del modelo de estándares
internacionales de información financiera - NIIF y el
cambio en el modelo impositivo, fueron relevantes
para la presentación de los resultados ya que la
afectación que causan algunos criterios de conta-
bilización se reflejan directamente en el gasto y el
costo de la operación general; así mismo, al cambiar
el régimen tributario, se hizo necesario gestionar la
utilidad esperada por el Club mediante una estruc-
tura de costos y rentabilidades muy estricta, para
que en todos los casos nuestra operación genere
resultados positivos.
Por otra parte, nuestra situación financiera se esta-
bilizó debido principalmente a inversiones vigentes
con el Fondo de Reinversión Social FRS por valor de
$ 567.989 y un certificado de depósito a término por
otros $ 500.000 con el BBVA.
De igual modo, se han efectuado inversiones para Fuente: Elaboración propia
la recuperación y reposición de equipos e infraes-
tructura por valor de $363.579, de estas podemos
destacar proyecciones estratégicas que aseguraran
la operación del Club durante los próximos 10 años
como son:
1. Adquisición del software ZEUS con tecnología
ERP que nos brinda información oportuna y al
menor costo posible para los ejercicios sobre la
toma de decisiones del Club y nos permitirá tener
un control integral de toda la operación.
2. Se implementó un nuevo sistema de cámaras
de seguridad con el que pasamos de 33 cámaras
de baja resolución a 60 cámaras de alta defini-
ción e infrarrojas, con lo cual logramos mitigar
en un 80% el riesgo interno y del entorno.
Fuente: Elaboración propia

20 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 21

Asociados
Tenemos en cartera de Pensionados el 58%, Asociados por Extensión
un 22%, y Activos un 17% que corresponde al 97% en cartera ordinaria,
lo que ha venido mejorando notablemente para aquellos casos donde
la mora ha persistido, y aplicando por consiguiente, las respectivas
sanciones de acuerdo con los Estatutos del Club.
Fuente: Elaboración propia
Fuente: Elaboración propia
22
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
Compras y Contrataciones
En el año 2017 la gestión de esta área se enfocó principalmente en la
búsqueda de nuevos proveedores con la finalidad de brindar a nuestro
cliente interno una óptima oportunidad en términos de calidad y precio
sobre la adquisición de bienes y servicios, se tramitaron un total 558
requerimientos que se generaron en las diferentes necesidades de
compra y contratación en el afán de garantizar el mejor servicio a
todos nuestros asociados y visitantes.
Los meses de mayor actividad reportada fueron febrero, junio, agosto,
septiembre, octubre, noviembre y diciembre; atendiendo durante el
año un promedio mensual de 46 requisiciones, de esta forma, se
evidencia una mejoría significativa en la gestión de los procesos y la
realización exitosa de negociaciones para optimizar los recursos del
Club.
Fuente: Elaboración propia
Se realizaron compras y contrataciones por
valor total de $5.137.000 que corresponden a
contrataciones por $3.617.000 que representan
un 70,41% y órdenes de compra por $1.520.000
correspondiente a un 29,59%
Fuente: Elaboración propia
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 23
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Durante este periodo anual las contrataciones de servicios más signi- Actualización del Manual de Compras y Contrataciones
ficativas fueron: vigilancia, aseo, concesión del restaurante principal
para suministro y venta de alimentos para eventos, alimentación Con la finalidad de ajustarse a los cambios estratégicos del Club y facilitar
empleados, honorarios de revisoría fiscal, artistas y logística fiesta su implementación, se llevó a cabo la actualización del manual de compras
fin de año. y contrataciones con la colaboración del Comité de Auditoría para su
posterior aprobación de la Junta Directiva de la Corporación.
Las contrataciones se distribuyeron en las áreas de la siguiente forma:
En relación a las órdenes de compra después del abastecimiento de
puntos de venta, los montos más significativos se desarrollaron en
las siguientes áreas: deportes (compra de máquinas para modernizar
el gimnasio, uniformes para las diferentes disciplinas, implementos
deportivos, bonos sodexo para premiaciones), en servicios abaste- SERVICIOS
cimiento para los restaurantes, en sistemas (obtención del software
ERP ZEUS, cambio cableado estructurado y adquisición de sistema
CCTV), el almacén general por compra de productos para la venta, Cafepetrol
mantenimiento para mejoras locativas y servicios (adquisición de
menaje, maquinaria y equipo para el Restaurante Iguana). Desde el mes de Junio de 2017
el Club asume la administra-
ción directa del punto de venta
Cafepetrol con sobresalientes
resultados financieros.

Fuente: Elaboración propia

Restaurante La Iguana
Una vez agotados los propo-
nentes y las opciones sobre el
cumplimiento de las condiciones
de servicio, el Club en septiembre
de 2017 abre el Restaurante la
Iguana proyectando un nuevo
concepto gastronómico accesible
en la que se ofrecen desayunos,
almuerzos típicos y comida snack
para los puntos de billar, bolos,
Fuente: Elaboración propia tejo y el quiosco, con excelentes
resultados en calidad y precio.
A partir del mes de octubre de
2017 la alimentación del personal
es suministrada directamente por
el Club desde este restaurante,
mejorando los costos de sumi-
nistro y dando mayor cobertura
a este servicio. Fuente: Elaboración propia

24 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 25
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Restaurante Principal Las actividades más significativas y desarrolladas gracias al apoyo de

todo el equipo de trabajo del área de mantenimiento durante este año
En nuestro compromiso por mejorar la calidad de los servicios ofre- fueron:
cidos a nuestros asociados y clientes del Club se estandarizaron los
procesos y procedimientos para el inicio de su etapa de apropiación de 1. Se construyó área de acopio de polvo de ladrillo para los campos
los servicios directos de alimentos y bebidas como resultado de una de tenis.
estrategia de mediano plazo de cobertura total. El mejoramiento en la
2. Cambio de cubierta y pintura de las puertas ingreso atención socios
infraestructura permitirá tener una cocina con los más altos estándares
de calidad, para ofrecer a nuestros asociados un excelente servicio. 3. Cambio de tejado camerinos
4. Divisiones SPA
MANTENIMIENTO 5. Adecuación Salón Cusiana
Durante el año 2017 se desa- 6. Adecuación Salón Oro Negro para Oficinas
rrolló el plan de mantenimiento
programado con el objetivo de 7. Remodelación Cafepetrol
asegurar la infraestructura del 8. Adecuación Restaurante Iguana y Bodega
Club y mejorar los espacios de
nuestros asociados y clientes; 9. Cambio Tejado en Camerinos
de igual manera, se desarrollaron
una serie de actividades tendien- 10. Mantenimiento Cancha de Fútbol
tes a optimizar los recursos y
11. Cuarto Bodega para Sistemas Salón Fuente
reducir los costos de las adecua-
ciones necesarias para el óptimo 12. Construcción cuartos de residuos orgánicos
funcionamiento de nuestras
instalaciones. 13. Centro de Acopio para basuras
14. Adecuación salones para capacitación Zeus y traslado de oficinas
Fuente: Elaboración propia

INFORMÁTICA
Durante el año 2017 el área de sistemas realizó actividades tendientes
al mejoramiento del servicio en aspectos como: renovación tecnológi-
ca, mejoramiento de planes de contingencia, mejoramiento de ayudas
audiovisuales para salones, etc.
A continuación se relaciona algunos de los proyectos más relevantes
del área de sistemas, cuyo objetivo se enfocó en generar proyectos y
servicios, promoviendo nuevas tecnologías ajustadas a la necesidad
y presupuesto del Club.
Cableado Estructurado: Se inició el proceso del cambio del cableado
Fuente: Elaboración propia estructurado del Club mediante el empleo de la categoría 6ª, de esta
Nota. El incremento en la ejecu- forma se interconectaron varias áreas del Club con el propósito de
ción para los meses de septiem- mejorar la comunicación tecnológica de las aplicaciones.
bre a diciembre de 2017 se debió
a que fue necesario contratar CCTV: Siendo este uno de los temas de mayor importancia para la
personal adicional debido a la seguridad de nuestros asociados y visitantes, se instalaron 60 cá-
gran demanda del servicio de maras en todo el perímetro de nuestras instalaciones con tecnología
mantenimiento en este periodo. de vanguardia.

26 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 27
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Servidores: En este tema se han realizado varias intervenciones con DIMENSIÓN SOCIAL
el propósito de mejorar la respuesta de las aplicaciones y programas
para un buen desarrollo operativo mejorando los tiempos de respuesta El Club Ecopetrol Bogotá desarrolla programas y campañas relacio-
a nuestros asociados. nadas con las repercusiones de nuestras actividades en los sistemas
sociales en los que operamos mediante unas adecuadas prácticas
WIFI: Se amplió la cobertura y la velocidad del servicio de WIFI en las laborales, el respeto por los derechos humanos y la responsabilidad,
instalaciones del Polideportivo y el Gimnasio. puestas de manifiesto en las actividades que se desarrollan durante
el año para mejorar el bienestar de nuestros grupos de interés.
ZEUS: es una solución integral, modular y parametrizable desarrollada
bajo interfaces nativas, es decir que los aplicativos de front y/o back
son parametrizados de acuerdo a las determinantes del Club y trabajan
de manera autónoma, pero al interfazarlos van a migrar la información PRÁCTICAS LABORALES Y TRABAJO DIGNO
entre ellos para que sea oportuna y confiable sin tener que recurrir a
un re proceso (re digitación) de la información, la inversión ascendió Empleo
a $320.602 Durante el año 2017 el equipo de trabajo del Club continúo su fortaleci-
miento mediante el reconocimiento de la labor a nuestros trabajadores
por el cumplimiento de sus tareas, desarrollando espacios de unión y
compañerismo tendientes a mejorar el clima laboral y las relaciones
interpersonales en el marco de la cultura organizacional del Club.
DIMENSIÓN MEDIO AMBIENTE
Atendiendo lo anterior, la admi-
El Club en su ejercicio de sostenibilidad y el compromiso sobre los nistración actual por designio
impactos mínimos que su operación comercial pueden generar en el expreso de la Junta Directiva
medio ambiente, viene desarrollando dos proyectos claves respecto fijó como su principal objetivo el
a nuestros insumos principales: el agua y la energía. mejoramiento del clima laboral y
las relaciones entre el Sindicato
Se desarrollará un sistema de aprovechamiento de aguas lluvias y las directivas del Club; se
a través del cual se recolecten con el propósito de emplearlo en el logró entonces la firma de una
riego de los campos deportivos y las baterías de sanitarios. De esta Convención Colectiva a cinco (5)
forma, no solo contribuiremos significativamente a la sostenibilidad años que garantiza beneficios di-
y la protección del medio ambiente, sino que también promoveremos rectos para los trabajadores y su
una cultura de buen uso de los recursos naturales, alineados con las estabilidad laboral y económica,
políticas ambientales promulgadas por la legislación actual. en la que se va a desarrollar un
De igual manera, se instalaran fuentes de luz que son generados por modelo de escalafón conforme
paneles fotovoltaicos que producen energía limpia, utilizada para la con las necesidades particulares
iluminación de las zonas comunes de circulación de las instalaciones de los empleados en su afán de
del Club, mediante lo cual lograremos un ahorro significativo de ener- crecer profesional y personalmen-
gía eléctrica y damos un paso importante hacia el empleo de fuentes te, como muestra de nuestra res-
de electricidad no contaminantes. ponsabilidad social corporativa.

Paralelo a lo anterior, la administración del Club Ecopetrol Bogotá

implementa campañas periódicas con el propósito de disminuir el
uso de utensilios desechables en todos sus puntos de venta y de esa
forma reducir el consumo de plástico, reemplazándolo con materiales
biodegradables sin trasladar el costo a nuestros asociados y/o clientes.
Por último, destacamos que en consonancia de nuestros programas Fuente: Elaboración propia
institucionales se desarrollan salidas ecológicas a diferentes lugares
de la geografía nacional, con el propósito de promover una cultura
del crecimiento de “Gerencia Verde” como método para mejorar las
relaciones con nuestros grupos de interés.

28 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 29

Mencionada convención arrojó los siguientes
resultados:
1. VIGENCIA: Se logró una vigencia de cinco (5)
años, lo que reduce gastos de negociación. Una
parte de este ahorro se distribuyó en el bono por
negociación.
2. SALARIOS: Se cumplió la propuesta aprobada
por la JD de no superar el IPC + 1,5%. Para salarios
el incremento fue IPC + 1 punto.
3. ESCALAFON: Se acordó el incremento por
productividad de 0,25 primer año y 0.50 para los
otros años por cumplimiento del 90% de las metas
en el TBG corporativo e individual.
4. ACTUALIZACIÓN DEL ESCALAFON: Se acordó
la creación de una comisión de trabajo para la
construcción de un nuevo escalafón convencional,
que responda al lenguaje moderno de la admi-
nistración de empresas. Su base se desarrollará
conforme a competencias técnicas y organizacio-
nales y evaluación de desempeño.
5. PERMISOS SINDICALES: Se racionalizó el
permiso abierto para la comisión paritaria de
reclamos a 60 días de auxilio.
6. PARTIDA CAPITALIZABLE: Se logró modificar
el criterio de inmediatez económica, por uno de
programación de ahorro hacia el futuro con sus
propios recursos, al constituir la partida de bono
navideño como ahorro individual de cada trabaja-
dor, liquidada a la terminación del vínculo laboral.
7. C O N T I N U A C I Ó N D E L P R O C E S O D E
MEJORAMIENTO DE LAS RELACIONES ENTRE LA
EMPRESA Y LA ORGANIZACIÓN SINDICAL: La
negociación se desarrolló dentro de un ambiente
de respeto que propició el mejoramiento del clima
laboral y los factores de productividad.
8. RESPETO A ROLES INSTITUCIONALES: La
negociación colectiva respetó los roles así: el
estratégico a cargo de la Junta Directiva y los roles
táctico y operativo a cargo de la administración y
el equipo negociador.
30
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
Relaciones entre
los trabajadores y la dirección
Durante el año 2017 el Club logró consolidar en su
negociación colectiva la estructuración de un nuevo
escalafón basado en competencias técnicas y orga-
nizacionales que le permitirá incluir las funciones de
los cargos y la evaluación de su desempeño conforme
a los siguientes pasos:
1. Levantamiento y revisión de perfiles: Revisión
de diseño y ajuste de los perfiles de cargos y de las
personas.
2. Revisión y definición de competencias técnicas y Fuente: Elaboración propia
organizacionales: Se revisarán las normas de com-
petencia laboral (técnicas) en las mesas sectoriales.
Se definirán las estrategias para la elaboración de Seguridad y salud en el trabajo
normas faltantes, si es el caso. Se seleccionarán las
competencias organizacionales afines a los perfiles El Club comprometido durante el año 2017 en su mejoramiento con-
de los cargos. tinuo, la sobresaliente prestación de sus servicios y el bienestar de
sus grupos de interés, continúa con el diseño e implementación de
3. Estructura nuevo escalafón: Basado en competen- su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, conforme
cias técnicas y organizacionales, con el diseño de las a la normatividad establecida por el Decreto único 1072 de 2015
rutas de crecimiento, los lineamientos y requisitos reglamentario del sector trabajo y los lineamientos establecidos en la
para ascensos, reemplazos temporales, traslados Resolución 1111 de 2017 mediante la cual se definieron los estándares
transitorios, llenos de vacantes, flujo promocional, mínimos del SG-SST. Fuente: Elaboración propia
y definición de los objetivos estratégicos en los
cargos, que serán la base para el acuerdo individual
de desempeño y su evaluación.
4. Modelo de gestión de desempeño: Se presentará
una propuesta de documento modelo para la gestión
de desempeño.
5. Plan de trabajo para la formación, evaluación y
certificación en competencias técnicas y plan de
trabajo para la formación en competencias orga-
nizacionales: Se elaborará y propondrá un plan de
trabajo que contenga la estrategia de formación,
evaluación y certificación de competencias técnicas y
el plan de trabajo para la formación en competencias
organizacionales.
6. Plan de vida y plan de carrera: Se llevarán a cabo
talleres con el personal, a fin de trabajar en la revisión
del plan de vida y la construcción de planes de carrera
Fuente: Resolución 1111 de 2017
como se puede evidenciar en la figura.
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 31
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

RESPONSABILIDAD EN NUESTROS SERVICIOS Situación Jurídica

Marketing y Comunicaciones
Como parte de nuestra estrategia corporativa durante el año 2017
hemos incorporado las comunicaciones de mercadeo y la publicidad
como elemento fundamental para el posicionamiento del Club, con el
propósito de continuar brindando información transparente y oportuna
a nuestros grupos de interés.
Durante el año 2017 se instauraron dos demandas en contra del Club
de índole laboral, una fue del ex trabajador JAIME NIETO por reintegro
y pago de Indemnizaciones fuero de salud con unas pretensiones de
$120.000, este proceso se encuentra próximo a Juicio y otra por el ex
Gerente del Club GUSTAVO SEPULVEDA, aduciendo Acoso Laboral con
unas pretensiones de $450.000 proceso que agotó todas las instancias
a favor del Club. Adicionalmente el Club instauró una denuncia Penal
contra una ex funcionaria INGRID LORENA SANTACRUZ, por el delito
de acceso abusivo a un sistema informático.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Fuente: Elaboración propia

Fuente: Elaboración propia

Propiedad Intelectual, Derechos de Autor

y Otros Temas Legales
En cumplimiento de las normas legales, puedo garantizar ante los
Asociados y ante autoridades que los productos protegidos por
derecho de propiedad intelectual, están siendo utilizados con el cum-
plimiento de las normas respectivas y con las debidas autorizaciones
y en el caso específico del software de acuerdo con la licencia de uso.

32 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 33
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Otros temas legales: AUDITORIA EXTERNA

No tenemos conocimiento de: Durante el año 2017 se venía realizando la labor En el segundo semestre se participó activamente
del control interno bajo la coordinación de un en la preparación de los Comités de Auditoría, se
a. Irregularidades que involucren a la Gerencia o a empleados de la funcionario del Club; por determinación de la Junta realizó acompañamiento a los Comités de Gerencia
compañía que desempeñen un papel importante. Directiva a partir del mes de junio se decidió que y Comités de compras a fin de brindar los aportes y
esta labor fuera ejecutada por una firma externa y sugerencias tendientes a asegurar la aplicación de
b. Ninguna violación o posible de leyes o reglamentos cuyos efectos las políticas, mecanismos y procedimientos ade-
deban divulgarse en los estados financieros. se procedió a contratar a H.C. Auditores y consul-
tores Internacional Ltda. cuados de control interno y riesgos; para promover
c. Entorpecer la libre circulación de las facturas emitidas por ventas la eficiencia, la eficacia de las operaciones y el
o de proveedores (Ley 1676 de 2013 articulo 87 parágrafo 2) El trabajo realizado durante el segundo semestre cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones.
del año se fundamentó en el cumplimiento del plan
de auditoria, estatutos, políticas, procedimientos, Se realizó acompañamiento en actividades adicio-
los manuales y reglamentos internos de la compa- nales como son: el proceso de implementación del
Dejamos constancia que: ñía. A continuación se presenta el informe de las Software Zeus, mediante asistencia a reuniones
actividades realizadas y el alcance de la auditoría de seguimiento y a algunas capacitaciones a fin
La información exigida por el ordinal tercero del Artículo 446 del de brindar aportes que contribuyan a la adecuada
efectuada por el área de control interno:
Código de Comercio con todos sus detalles, está a disposición del señor parametrización y cumplimiento del cronograma;
Secretario para su lectura y es parte integrante del presente informe. El plan de auditorías se orientó principalmente presencia en la apertura de lockers; incineración y
en los procesos misionales y de apoyo del Club procesos de baja de documentos; baja de activos
La empresa ha cumplido durante el período sus obligaciones de
que fueron: tesorería; contabilidad; compras y fijos; proceso de venta del reciclaje; apertura de
autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social
contratación; gimnasio; deportes; Seguimiento a sobres para procesos de contratación; se participó
Integral.
supervisión de contratos; restaurante la iguana; en las reuniones durante el procesos de construc-
De acuerdo con lo establecido en la Ley, copia de este informe de ges- almacén general; puntos de venta y eventos como ción del sistema de gestión de calidad, a fin de
tión fue entregado oportunamente a la Revisoría Fiscal, para que en su son el día del padre, Sinthol, olimpiadas Ecopetrol brindar aportes; en reuniones de seguimiento a las
dictamen informe sobre su concordancia con los estados financieros. 2017 y Fiesta fin de año. Estos informes fueron observaciones realizadas por la Secretaria de Salud
presentados al Comité de Auditoria y los más a fin de verificar que se tomen acciones correctivas
relevantes se dieron a conocer a la Junta Directiva. y en forma oportuna.
Lucha Contra la Corrupción
El Club manifiesta, que de conformidad con las normas impuestas
por la Ley 1778 de 2016, que no tenemos conocimiento de actos de
corrupción llevados a cabo dentro o fuera de nuestras instalaciones
y tampoco en relación con nuestros empleados o proveedores.
De igual manera y en relación a lo ordenado por la circular 100-000005
de 2014 de la Superintendencia de Sociedades respecto al estableci-
miento de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de
activos y financiación del terrorismo (LA/FT), nuestra Organización no
observó durante el período del alcance de este informe situaciones
que puedan generar a la empresa riesgo de LA/FT en las operaciones,
negocios o contratos que realiza

Fuente: Elaboración propia

34 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 35

Durante el segundo semestre se prepararon 26
informes con 109 oportunidades de mejora de
las cuales 71 fueron atendidas que equivale a
un 65.14%.
El cumplimiento del plan de trabajo fue del
99%, presentando el siguiente comportamiento:
Con relación a las auditorías internas de
mayor impacto se realizaron las siguientes
recomendaciones:
Compras y Contratación:
Dar estricto cumplimiento al manual de con-
tratación debido a que se evidencio que se
realizaron eventos y procesos en compras sin
el cumplimiento de los debidos procedimientos.
Es necesario retroalimentar la importancia de la
gestión del interventor del contrato, por cuanto
en algunos casos no se está cumpliendo a
cabalidad con sus funciones.
Contabilidad:
Se deben tomar las acciones pertinentes a fin
de garantizar que los Estados Financieros, se
tengan preparados mensualmente en forma
opor tuna y que se garantice que no haya
variación de las cifras una vez presentados los
informes.
Tesorería:
Es importante que se dé cumplimiento a la
directriz establecida en el reglamento de caja
menor con relación al valor mínimo de reintegro
cuando se haya utilizado el 50% de la base; y
cumplimiento al monto máximo de retiro de
ochenta mil pesos ($80.000). Lo anterior ga-
rantiza que se tenga disponibilidad de recursos
cuando se requiera cubrir necesidades de las
diferentes áreas. Se recomienda ampliar el uso
de la transferencia electrónica como medio de
pago para las transacciones, dada la facilidad
para conciliar, la disminución de carga operativa
y de costos.
36
CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS
Almacén General:
Las diferencias resultantes de los inventarios deben
de ser analizadas en forma inmediata y se deben tomar
las acciones oportunas con el propósito de depurar los
inventarios periódicamente para que refleje el saldo
real y así brindar mayor razonabilidad a los Estados
Financieros.
Puntos de Venta:
Se sugiere implementar un sistema de control de
costos que garantice medir la operación del negocio,
el costo de los productos, las mermas presentadas y
cuantificadas, además de brindar las herramientas
necesarias para cualquier toma de decisiones, en
particular con el Restaurante la Iguana. Se recomienda
asignar un responsable que cuente con los conoci-
mientos necesarios para manejar el sistema de costos,
brindar informes periódicos a la administración y sus
recomendaciones a fin de optimizar la operación, con el
propósito de contribuir a que en el futuro cada unidad
de negocio sea autosostenible.
Deportes:
Con relación a las disciplinas que no son autos soste-
nibles, se propone hacer una fidelización y promoción
más, asertiva a fin de captar nuevos participantes que
permitan garantizar como mínimo un punto de equili-
brio o un margen de rentabilidad. Es preciso buscar
un nivelación entre los ingresos y los costos de cada
disciplina y escuela, que garanticen su continuidad
en el largo plazo, ya que actualmente hay escuelas
y disciplinas que están dando perdidas al no haber
suficientes asociados inscritos que justifique el pago
de los instructores.
INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 37
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Dictamen
Evaluación del
Nivel de Madurez
del Sistema de
Control Interno

38 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 39
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

40 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 41
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

Informe del Comité

de Auditoria a la
Junta Directiva

42 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 43
 CAPÍTULO 1 | CONTENIDOS BÁSICOS GENERALES CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

44 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 45
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

ESTADOS
FINANCIEROS

46 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 47
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

48 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 49
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

50 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 51
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

NOTAS A LOS
ESTADOS
FINANCIEROS

52 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 53
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

54 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 55
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

56 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 57
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

58 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 59
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

60 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 61
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

62 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 63
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

64 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 65
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

66 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 67
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

68 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 69
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

70 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 71
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

72 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 73
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

CERTIFICADO DE
LOS ESTADOS
FINANCIEROS
AL CIERRE DEL
EJERCICIO

74 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 75
 CAPÍTULO 1 | CONTENIDOS BÁSICOS GENERALES CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

DICTAMEN DE
REVISORÍA
FISCAL

76 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 77
 CAPÍTULO 1 | CONTENIDOS BÁSICOS GENERALES CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

78 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 79
 CIFRAS EXPRESADAS EN MILES DE PESOS

PRESUPUESTO
2018

80 INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL INFORME DE GESTIÓN 2017 CLUB ECOPETROL 81