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ORIENTAÇÕES PARA ACESSO E INCLUSÃO DE DADOS DO SISTEMA DE

MONITORAMENTO DA ALIMENTAÇÃO ESCOLAR

O Sistema de Monitoramento da Alimentação Escolar tem como objetivo o


acompanhamento da execução dos recursos de Alimentação Escolar,
repassados para as caixas escolares, na fonte federal e estadual.

OBJETIVO

Permitir as unidades executoras, órgão central e regional acesso on-line das


informações atualizadas referente à execução dos recursos.

REGULAMENTAÇÃO DO SISTEMA

As informações lançadas no sistema, por cada gestor da caixa escolar, deverão


demonstrar fielmente a execução dos recursos, em conformidade com a
documentação que será encaminhada na prestação de contas, após o término
da vigência do Termo de Compromisso, a Superintendência Regional de Ensino.

A execução dos recursos deverá ocorrer conforme determinado na legislação


estadual que trata sobre os recursos transferidos para caixas escolares.

ACESSO AO SISTEMA

Tecnologia

Este sistema é compatível com o sistema operacional LINUX e WINDOWS. Pode-


se utilizar qualquer browser que seja compatível com Linux e/ou Windows.
Endereço eletrônico: http://alimentacaoescolar.educacao.mg.gov.br

Segurança

Para que o usuário possa utilizar as funções do sistema, é necessário que ele
esteja cadastrado no mesmo.

O sistema possui um Gestor Master que é a DTEC - Diretoria de Recursos


Tecnológicos. Este cadastrará os Gestores das escolas, SRE’s, das
Superintendências Regionais de Ensino e do órgão Central, de acordo com o seu
nível de acesso.

A inclusão de produtos não constantes na lista disponibilizada no sistema, será


de responsabilidade da Diretoria de Suprimento Escolar.
O acesso ao sistema será bloqueado, a cada trimestre, para que os dados sejam
consolidados e acrescentados à prestação de contas apresentada ao Conselho
Estadual de Alimentação Escolar CAE.

O bloqueio do sistema será administrado pela Diretoria de Prestação de Contas


– DPCO.

ATENÇÃO: QUALQUER PROBLEMA DE ACESSO E INCLUSÃO DE DADOS PELA


CAIXA ESCOLAR DEVERÁ SER FORMALIZADO JUNTO À SUPERINTENDÊNCIA
REGIONAL DE ENSINO A QUAL A MESMA ESTIVER SUBORDINADA.

FUNÇÕES DO SISTEMA

Login

O usuário será o código da escola e a primeira senha será disponibilizada para


cada gestor pela DTEC - Diretoria de Recursos Tecnológicos.
Digitar o código da escola

Digite o
código da
escola

ATENÇÃO: A SENHA PARA ACESSO É 123 E, POSTERIORMENTE, SERÁ LIBERADO


ÍCONE PARA ALTERAÇÃO E CADASTRO DE NOVA SENHA.
Após clicar em Entrar, o sistema exibirá a seguinte tela:

As caixas escolares deverão incluir neste sistema


(http://alimentacaoescolar.educacao.mg.gov.br) todas as aquisições realizadas
com os recursos de ALIMENTAÇÃO ESCOLAR.

Os dados informados no sistema deverão ser fidedignos à prestação de contas


apresentada na Superintendência Regional de Ensino.

CADASTROS

Neste momento a caixa escolar deverá lançar todas as informações quanto a


execução dos recursos, ou seja, deverá lançar os dados referentes aos saldos
reprogramados, cadastrar os fornecedores, os processos de aquisição (Tomada
de Preço, Convite, Dispensa, Inexigibilidade ou Chamada Pública), vincular o
processo ao fornecedor (Processo/Fornecedor) e os gêneros alimentícios
comprados, pagos e já recebidos nas escolas, em conformidade com os
documentos (Notas Fiscais), o número de alunos atendidos e quantidade de
refeições servidas e por último o saldo que será reprogramado para o exercício
subsequente.

MENU PRINCIPAL:

ICONES DE COMANDOS DO SISTEMA:

- Abrir um novo registro - Abre a tela para inclusão de dados.

- Inserir esta linha – Para gravar os dados lançados.

- Editar esta linha – Para corrigir os dados lançados.

- Apagar esta linha – Para exclui todos os dados da linha.

- Alterar esta linha - Para gravar as alterações (correções)

- Cancelar alterações – Para manter informações lançadas e desconsiderar


as alterações.
- Inserir os dados das notas fiscais

O ícone anterior também será utilizado para incluir os itens – abrirá a tela onde
serão lançados os produtos, quantidades e valores da nota fiscal.

- Valor preenchido automaticamente – Após lançamento dos itens da nota


fiscal o valor total da mesma será incluído neste campo.

- Para cadastrar outra nota fiscal e / ou fornecedor –


Quando todos os dados da nota fiscal já foram lançados.
- Depois de inserir clique para habilitar novo botão para inclusão
de produtos- Após inserir o lançamento do nº da chamada pública e sua data
inicial e final esse ícone irá liberar o acesso para inclusão dos produtos.
- Retorna a página anterior.
- Finalizar cadastro de notas, o cadastro poderá ser editado dentro
do prazo para cadastro. Após finalizar, se a caixa escolar não tiver alcançado o
mínimo de 30%, será solicitada inclusão de justificativa.

- Avançar para o próximo registro

- Retornar par o início

- Avançar par o final

1º PASSO

Inclusão do saldo do exercício anterior (Saldo Reprogramado):

Clicando em “NOVO” aparecerá a seguinte tela:

Após clicar em “NOVO”, a caixa escolar deverá digitar o ano de origem do


recurso:
Ex: Se os recursos foram executados em 2016 e sobrou um valor na conta em 31
de dezembro, o ano será 2016, com valor que se encontra na conta em 31/12,
para execução em 2017.

Deverá selecionar a fonte de origem do saldo:

Para lançar o valor a caixa escolar não deverá incluir ponto ou vírgula, lançando
direto o valor com as casas decimais.

Ex: R$ 200,00 – deverá digitar 20000.

ATENÇÃO: Se houver saldo dos 70% (que deveria ser gasto no mercado) e dos
30% (que deveria ser gasto com os fornecedores da agricultura familiar), os
dois deverão ser lançados no sistema.

Após a inclusão de todos os dados (Ano, Fonte, Valor, da agricultura e do

comercio convencional), para salvar deverá clicar em Inserir esta linha.

Concluído o lançamento dos saldos de todas as fontes existente, a caixa escolar


passará para o 2º Passo dos lançamentos.
2º PASSO

Fonecedores.

Nesta tela a caixa escolar deverá, inicialmente, pesquisar se o fornecedor já esta

cadastrado, digitado o CNPJ ou CPF do mesmo e clicando na lupa

Se o fornecedor já estiver cadastrado, a caixa escolar deverá lançar a DAP,


adotando os mesmos procedimentos informados para inclusão de DAP,
constantes neste Passo a Passo.

Se o fornecedor não estiver cadastrado, a caixa escolar deverá clicar em


“NOVO” para inclusão do mesmo, preenchendo os seguintes dados:

Após o lançamento dos dados (CNPJ ou CPF, Nome, Estado, Município e se é ou


não da agricultura familiar), deverá clicar em “Inserir” e parecerá a mensagem
para clicar em “OK”.

Se fornecedor for da agricultura familiar deverá ser lançada a DAP:

 No caso de pessoa física, somente a DAP do mesmo:


- Marque Físico;

- Digite a DAP (letras e números);

- Clique em “INSERIR”.

 No caso de pessoa jurídica (Associações e Cooperativas), deverá lançar


a DAP juridica e depois as DAPs físicas que compõem o Projeto de
Venda:

- Marque Jurídico;

- Digite a DAP (letras e números);

- Clique em “INSERIR” para salvar.

Após inserir a DAP jurídica, clique na aba de DAP Associados:

- Clique em NOVO;

- Digite a DAP do associado que esta no Projeto de Venda;


- Clique em Inserir esta linha e PRONTO, os dados forma salvos.

3º PASSO

Nesta etapa a caixa escolar deverá lançar os dados referentes ao processo de


compra.

Para incluir os dados deverá clicar em “NOVO” e aparecerá a seguinte tela:

A caixa escolar deverá:

 Digitar o número do processo. Ex 1 (o sistema não registra o zero a


esquerda);

 Digitar o ano do processo. Ex: 2017

 Selecionar o Processo de Compra (“MODALIDADE”). A fundamentação


será selecionada automaticamente após seleção do processo de compra.
 Selecionar “SIM” se for referente à Agricultura Familiar.

 Digitar o valor, somente número.

Processos de Compras (Modalidades) e fundamentação:

1. Para aquisições da Agricultura Familiar, deverá selecionar conforme tela


abaixo:

2. Para aquisições com licitação (Convite, Tomada de Preço e


Concorrência):

3. No caso de Dispensa e Inexigibilidade:

Exemplo de lançamentos:
4º PASSO

Lançamento dos dados do Processo, vinculado a um Fornecedor (


Processo/Fornecedor).

A caixa escolar deverá:

- Clicar em “NOVO” ;

- Selecionar o processo;

-Digitar o número do CNPJ ou CPF do fornecedor;

- Digitar ou selecionar no calendário, a data em que o processo foi homologado,


no caso de licitação, ou da ratificação, no caso da dispensa ou da seleção do
vencedor, no caso da chamada;

- Digitar ou selecionar no calendário, a data da publicação do resultado;

Após o lançamentos dos dados, clicar em inserir está linha para salvar .

Adotar o mesmo procedimento para cada processo de compra.

Exemplo de lançamento concluído:


5º PASSO

Lançamento das notas fiscais.

Para a inclusão dos dados das notas fiscais, a caixa escolar deverá observar a
fonte e lançar cada despesa com a origem do recurso (fonte 10, 21 ou 36).

Para inclusão da nota fiscal, clicar em cadastrar e seguinte tela abrirá:

Clicar em “NOVO” para iniciar os lançamentos:

Para inclusão da nota fiscal a caixa escolar deverá:


 Selecionar o Processo/Fornecedor que acoberta a despesa;

 Informar se é ou não produto orgânico;

 O número da nota fiscal;

 O número do formulário, se for o caso;

 Forma de pagamento (nº do cheque);

 A série da nota fiscal, se for caso;

 A data da emissão da nota fiscal;

 A data do recebimento das mercadorias pela escola, em conformidade


com o carimbo onde dois servidores atestam o recebimento na nota
fiscal.

Processo /
Fornecedor

Após a inclusão das informações, clicar em inserir esta linha .

Os dados da nota fiscal foram lançados, conforme tela a seguir e a caixa escolar,
para incluir o valor do documento, deverá lançar os itens da nota. Para isso
deverá clicar em icluir itens:

Para inserir os itens a caixa escolar deverá:

 Digitar o produto, selecionando o mesmo na lista. A unidade de medida


do mesmo será informada automaticamente.

 Informar a quantidade total do item adquirido, conforme nota fiscal


cadastrada na tela anterior.
Lembramos que antes da vírgula deverá ser informado kilo ou unidade e
após a vírgula os valores fracionados (grama).

Exemplo: A caixa escolar adquiriu trinta quilos e quinhentos grama de


Açucar, será lançado da seguinte forma:

30,500.

 Digitar o valor total do item adquirido, conforme nota fiscal cadastrada


na tela anterior.

Após inclusão dos dados, clicar em inserir esta linha :

A caixa escolar deverá adotar o mesmo procedimento para cada item da nota
fiscal.

Após a inclusão de todos os itens da nota fiscal, deverá clicar em finalizar


inclusão de itens.

ATENÇÃO: Somente os produtos (gêneros alimentícios) que fazem parte das


preparações do Cardápio elaborado pela equipe de Nutricionista da SEE/MG é
que fazem parte da lista do sistema, tendo em vista que a caixa escolar deverá
cumprir o cardápio.
Caso algum produto não esteja disponível, deverá ser encaminhado o nome do
mesmo para o endereço: dise.merenda@educacao.mg.gov.br

Após lançar todos itens, na tela das notas fiscais, aparecerá o valor total da nota
fiscal:

Após o lançamento de todas as notas fiscais, de janeiro a dezembro, a caixa


escolar deverá clicar em Finalizar

Caso não tenha alcançado o mínimo de 30% de aquisição da Agricultura


Familiar, aparecerá a seguinte tela para cadastro de justificativa:

Após clicar em “NOVO” a caixa escolar deverá selecionar em qual opção


enquadra a situação que causou a ausência da aquisição de no minimo 30% de
produtos da Agricultura Familiar:

Caso a opção não esteja prevista na legislação, deverá marcar “Outros” e digitar
a justificativa.

Lembramos que para os recursos da fonte 36, caso o FNDE não acate a
justificativa, o valor não utilizado na aquisição de produtos da agricultura
familiar poderá ser descontado no pagamento das parcelas no ano
subsequente.
Após a seleção ou inclusão da justificativa, no caso de “Outros”, a caixa escolar

deverá clicar em inserir esta linha .

Lembramos que o processo de Chamada pública deverá ser formalizado,


demonstrando a situação informada no sistema, para fins de prestação de
contas e fiscalização dos órgãos internos (SRE, DPCO, DISE, SPF e Auditoria
Setorial) e externos (FNDE, CAE, Controladoria Geral do Estado, Tribunal de
Contas, etc). Caso seja comprovado a não realização de processo para
contratação, os valores destinados a Agricultura Familiar não utilizados poderão
ser devolvidos.

6º PASSO

Registro da Execução Física.

A caixa escolar deverá:

 Informar o número de alunos atendidos em cada segmento (1 e 1.1);

 Informar o número de dias que foram fornecidos a alimentação (2 );

 Informar o número de refeições servidas que será o resultado do número


de alunos atendidos vezes o número de dias de atendimento.

Exemplo: 20 Alunos da Creche, 50 do Fundamental – atendimento 200


dias

Resultada para cada segmentos – Creche 20X200 = 4.000 refeições.

- Fundamental 50X200 = 10.000


refeições
7º PASSO

Saldo a reprogramar para o ano subsequente.

A caixa escolar para incluir deverar clicar em ‘NOVO’ para abrir a seguinte tela:

Após clicar em “NOVO”, a caixa escolar deverá:


 Selecionar o ano de origem da execução do recurso;

Ex: Se os recursos foram executados em 2017 e sobrou um valor na conta


em 31 de dezembro, o ano será 2017, com valor que se encontra na
conta em 31/12, para execução em 2018.

 Selecionar a fonte de origem do saldo;


 Digitar o valor em conta em 31/12;
 Informar o valor em conta em 31/12, lançando em separado o valor do
saldo da agricultura, se houver e do comércio convencional

Lembramos que caso haja saldo não executado referente à agricultura


familiar o mesmo deve ser informado em separado em cada fonte.

Ex: Saldo em 31/12 na conta da fonte 36 – R$ 5.000,00

Deste saldo, o valor de R$ 500,00 se refere à agricultura familiar e o valor


de R$ R$ 4.500,00 ao mercado convencional, para esta situação o
lançamento será da seguinte forma:
Após a inclusão de todos os dados (Ano, Fonte, Valor, da agricultura e do

comercio convencional), para salvar deverá clicar em Inserir esta linha.

PRAZOS DO SISTEMA

Esclarecemos que a caixa escolar deverá finalizar as compras a cada trimestre,


após o lançamento de todas as aquisições, conforme a seguir:

TRIMESTRE AQUISIÇÕES REALIZADAS PRAZO PARA FINALIZAR


1º JANEIRO A MARÇO ATÉ 05 DE ABRIL
2º ABRIL A JUNHO ATÉ 05 DE JULHO
3º JULHO A SETEMBRO ATÉ 05 DE OUTUBRO
4º OUTUBRO A DEZEMBRO ATÉ 05 DE FEVEREIRO

Informamos que após o término do prazo estabelecido na tabela anterior o


sistema estará fechado para caixa escolar, impossibilitando a inclusão de mais
aquisições.

Esclarecemos que o procedimento, a cada trimestre, do fechamento do sistema


será realizado para prestação de contas junto ao Conselho Estadual de
Alimentação – CAE, responsável pela aprovação da prestação de contas.

A liberação do sistema será realizada automaticamente, a partir do 10º dia do


mês de abril, julho, outubro e fevereiro.

Belo Horizonte, 14 de novembro de 2017