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POP GQ 000

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ELABORAÇÃO E CONTROLE DE Emissão: 17/04/2007
PROCEDIMENTOS OPERACIOAIS PADRÃO Revisão: 05
Data: 17/06/2009
Revisar até: 17/06/2012

Elaborador por: Conferido por: Aprovado por: Aprovado por:

Milena. B. Carminato Carlos A. M. Sufi Patricia Francisco Milena B. Carminato


M.Carminato – GQ C. Sufi – GQ P. Francisco – CQ M. Carminato – GQ
Data: 19/06/2009 Data: 22/06/2009 Data: 22/06/2009 Data: 22/06/2009

1.0 OBJETIVO

Orientar o autor para elaboração, atualização e padronização dos Procedimentos


Operacionais Padrão.

2.0 APLICAÇÃO

Almoxarifado MP / Recebimento X Preparação Reator 1 a 5 X


Almoxarifado Material de embalagem X Preparação Reator 6 X
Controle de Qualidade Químico X Produção (Envase) I X
Controle de Qualidade Embalagem X Produção (Produto Acabado) X
Garantia da Qualidade X Produção Serac X
Logística / Expedição X Sabonete X
Manutenção X SAC X
P&D Produtos X Segurança do trabalho X
PCP X Utilidades X
Pesagem X

3.0 PROCEDIMENTO

3.1 O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma documentação técnica,


controlada pela Garantia da Qualidade, que tem a finalidade de padronizar todas as
atividades realizadas na área fabril.
3.2 Todos os setores da área fabril devem ter uma cópia controlada para consulta de
todos os POP’s relacionados às suas atividades.
3.3 A Garantia da Qualidade deve disponibilizar para consulta, cópias controladas dos
POP’s, que ficam em pastas de Procedimentos nas áreas de aplicação e cópia para
consulta eletrônica, que fica disponível no diretório I:\Documentação técnica, conforme
descrito no POP GQ 001.

NOTA: Todos os formulários anexos aos POP’s que precisam ser impressos devem ser sempre
acessados diretamente no diretório I:\Documentação técnica, para garantir a utilização dos
documentos atualizados. Exceto planilhas de uso contínuo, que devem ser descritos no POP
em qual diretório está disponível, para fácil localização.

3.4 Não é permitido qualquer tipo de rasura ou anotação à tinta nos documentos.
3.5 Qualquer necessidade de alteração deve ser comunicada à Garantia da
Qualidade para disponibilizar a revisão do documento conforme item 3.15.
3.6 Os POP’s são elaborados e atualizados pelos colaboradores que executam a
tarefa, sempre que necessário ou próximo a data de expiração do documento, utilizando
um modelo padrão de POP, conforme anexo I.
ESTE DOCUMENTO É CONFIDENCIAL E DE PROPRIEDADE DA DAVENE – CRIA SIM PRODUTOS DE HIGIENE LTDA. USUÁRIOS QUE IMPRIMIR CÓPIA
DESTE DOCUMENTO SÃO RESPONSÁVEIS POR ASSEGURAR QUE NOVAS REVISÕES NÃO FORAM EMITIDAS DESDE A SUA IMPRESSÃO E POR
DESTRUIR A CÓPIA IMPRESSA APÓS A CONSULTA NECESSÁRIA.
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PROCEDIMENTOS OPERACIOAIS PADRÃO Revisão: 05
Data: 17/06/2009
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3.7 O formato e as normas estabelecidas devem ser cumpridos a partir da data de


vigência deste procedimento. As documentações técnicas emitidas anteriormente
permanecem válidas e devem ser convertidas ao novo formato na data da próxima
revisão do documento em específico.
3.8 A numeração da edição é gerada de forma crescente, iniciando-se pelo número
“00”, conforme são realizadas as revisões.
3.9 Os POP’s tem validade de três anos, contados da data da ultima revisão e devem
ser descritos no campo “Revisar até” no cabeçalho do POP.
3.10 Os anexos que pertencem a um POP possuem histórico de atualizações
independentes do histórico de atualizações do POP, possibilitando que o anexo seja
revisado, quando necessário, de forma independente do POP, porém a data de sua
próxima revisão obrigatória deve ser a mesma do POP correspondente.
3.11 São considerados anexos de POP os Modelos de relatórios ou formulários para
registro de determinada atividade, e/ou instruções de preenchimento, etiquetas (quando
for necessário).

NOTA: Evitar utilizar o mesmo anexo em vários procedimentos. Caso um anexo que pertence a
um POP for citato em outro Procedimento, descrever a qual POP ele pertence. Por exemplo:
Anexo I do POP GQ 001. Neste caso, não é necessário descrever o anexo no tópico “4.0
Anexos.

3.12 Utilizar modelos de anexos conforme anexo II para anexos em formato retrato e
anexo III para anexos em formato paisagem.
3.13 Os POP’s, seguindo o modelo anexo I, devem ter configurações padrões
conforme descrito abaixo:

 Cabeçalho:
- Logomarca institucional Davene: bloco superior à esquerda.
- Título: Descreve de forma simples e direta qual a finalidade do documento. Bloco
superior central, arial nº 12, letras maiúsculas em negrito.
- Sigla e nº do documento: bloco superior à direita, arial nº 08, letra maiúscula em
negrito, conforme modelo exemplo item 3.9.5.
- nº de páginas: bloco superior à direita, arial nº 08 sem negrito;
- Emissão: É a data de o documento foi criado. Bloco superior à direita, arial nº 08 sem
negrito;
- Revisão: Número de revisões realizadas no documento. O número de revisão inicial
deve ser representado pelo número “00”. Bloco superior à direita, arial nº 08 sem negrito;
- Data: É a data que o documento foi realizada a revisão. Bloco superior à direita, arial nº
08 sem negrito.
- Revisar até: É a data de validade do POP. O POP tem validade de 3 anos após a data
da ultima revisão. Bloco superior à direita, arial nº 08 sem negrito.
- Campos de assinaturas na primeira página: Elaborado por; conferido por e aprovado
por (Responsável da área e responsável da Garantia da Qualidade).

 Rodapé
Deve conter a seguinte informação:

ESTE DOCUMENTO É CONFIDENCIAL E DE PROPRIEDADE DA DAVENE – CRIA SIM PRODUTOS DE HIGIENE LTDA. USUÁRIOS QUE IMPRIMIR CÓPIA
DESTE DOCUMENTO SÃO RESPONSÁVEIS POR ASSEGURAR QUE NOVAS REVISÕES NÃO FORAM EMITIDAS DESDE A SUA IMPRESSÃO E POR
DESTRUIR A CÓPIA IMPRESSA APÓS A CONSULTA NECESSÁRIA.
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 Configuração de página
Margem superior: 1,5cm;
Margem inferior: 1,5cm;
Margem esquerda: 1,5cm;
Margem direita: 1,5cm;
Medianiz: 0,0cm;
Cabeçalho: 1,25cm;
Rodapé: 1,25cm;
Tamanho do papel: A4 (210x297mm);
Orientação: Retrato;
Fonte: Arial;
Tamanho da fonte: 12;
Alinhamento: Superior.

3.13.1 Tópicos dos procedimentos


- 1.0 Objetivo: Descrição detalhada do objetivo do procedimento.
- 2.0 Aplicação: Departamento que deverá seguir o referido procedimento;
- 3.0 Procedimento: Descrição simples, objetiva e de fácil entendimento, de toda as etapas
realizadas no processo relacionado ao POP;
- 4.0 Anexos: Descrição dos anexos que pertencem ao POP;
- 5.0 Histórico de revisões: Descreve a edição, o motivo da alteração e o autor da revisão.

3.13.2 Configuração da codificação


3.13.2.1 Procedimento
POP XXX XXX

Indica o tipo de documento (Procedimento)

Sigla que indica o departamento

Indica a numeração gerada a partir de cada documento

NOTA: Os POP’s devem ser codificados com a sigla do departamento a que pertence,
conforme anexo IV tabela de sigla.

3.13.2.2 Anexo do POP


ANEXO R - POP XXX XXX

ESTE DOCUMENTO É CONFIDENCIAL E DE PROPRIEDADE DA DAVENE – CRIA SIM PRODUTOS DE HIGIENE LTDA. USUÁRIOS QUE IMPRIMIR CÓPIA
Indica
DESTEo DOCUMENTO
número, emSÃO
romano, do anexoPOR
RESPONSÁVEIS doASSEGURAR
POP. Partindo
QUE do número
NOVAS romano
REVISÕES NÃOI FORAM EMITIDAS DESDE A SUA IMPRESSÃO E POR
DESTRUIR A CÓPIA IMPRESSA APÓS A CONSULTA NECESSÁRIA.

POP que o anexo pertence


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3.14 ELABORAÇÃO DE NOVO PROCEDIMENTO


3.14.1 Para elaboração de um novo Procedimento, o colaborador da área
envolvida deve informar o título do Procedimento à Garantia da Qualidade.
3.14.2 A Garantia da Qualidade deve consultar o Índice geral de POP para gerar o
número do POP, que está disponível no diretório I:\Garantia da Qualidade\Garantia da
Qualidade\Documentacao Técnica ( anexo do POP GQ 001), de uso exclusivo da
Garantia da Qualidade. Preencher o campo descrição, referência e o campo status
colocando “Em revisão”.
3.14.3 Os demais campos deverão permanecer em branco durante a elaboração.

NOTA: O código é gerado em seqüência numérica crescente.

3.14.4 Gerar o Procedimento utilizando o modelo padrão de POP, anexo I, salvar


no diretório: I:\Documentação técnica\REVISÃO\POP, na pasta correspondente ao
departamento que pertence e comunicar o solicitante para a elaboração do
Procedimento.
3.14.5 O colaborador deve acessar o POP em elaboração no diretório descrito no
item 3.14.4 e salvar no mesmo local.
3.14.6 O conteúdo do POP deve descrever todas as etapas realizadas no
processo de forma simples, objetiva e de fácil entendimento.

NOTA: Pode conter fotos ou fluxogramas para melhor entendimento do processo.

3.14.7 Ao finalizar o POP, o colaborador deve comunicar, via e-mail, à Garantia da


Qualidade para realizar análise crítica e correções necessárias.
3.14.8 Após análise crítica, a Garantia da Qualidade deve comunicar os
colaboradores necessários para a revisão e o responsável da área, via e-mail.
3.14.9 Os colaboradores envolvidos na revisão terão, a partir da data de
recebimento do e-mail, 5 dias úteis para a revisão do documento.
3.14.10 O revisor deverá realizar a avaliação crítica antes da sua implementação
oficial, incluindo as informações necessárias.
3.14.11 Após revisão, informar a Garantia da Qualidade, que deverá realizar a
emissão e aprovação conforme item 3.16.

3.15 ATUALIZAÇÃO PROCEDIMENTO


3.15.1.1 Sempre que houver necessidade de atualização de algum POP
ou anexo, deve-se solicitar, via e-mail, ao Analista da Garantia da Qualidade
responsável pela Documentação técnica.
3.15.1.2 O analista da Garantia da Qualidade deverá modificar o status do
documento na lista de índice geral para “Em Revisão”. Os demais campos não serão
modificados durante o processo de revisão do documento.

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3.15.1.3 A Garantia da Qualidade deverá salvar o documento na pasta


REVISÃO, no diretório I:\Documentacao Técnica e informar o solicitante, via e-mail, a
presença do POP para realizar a revisão necessária.
3.15.1.4 Os colaboradores envolvidos na revisão terão, a partir da data de
recebimento do e-mail, 5 dias úteis para a revisão do documento.
3.15.1.5 As alterações realizadas devem ser descritas detalhadamente no
item “Histórico de revisões” do Procedimento.
3.15.1.6 O revisor deverá realizar a avaliação crítica antes da sua
implementação oficial, incluindo as informações necessárias.
3.15.1.7 Após revisão, informar a Garantia da Qualidade, que deverá
realizar a emissão e aprovação conforme item 3.16.

3.16 EMISSÃO E APROVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA


3.16.1 A Garantia da Qualidade deve emitir o documento e modificar o status da
lista de índice geral para “Em Aprovação” e enviar o documento para assinatura e
aprovação.
3.16.2 Os responsáveis devem assinar e datar a primeira página do POP e dos
anexos, no campo correspondente:
 Responsável pela elaboração ou atualização do documento, no campo “Elaborado por”;
 Responsável pela conferência do conteúdo do documento, no campo “Conferido por”;
 Responsável da área a que pertence o documento, no campo “Aprovado por”;
 Aprovação final é dada pelo responsável da Garantia da Qualidade, com campo
“Aprovado por”.

3.16.3 Após aprovação final, o Analista responsável pela documentação técnica


deve proceder a liberação do POP para consulta conforme descrito nos itens 3.8 a 3.9
do POP GQ 001.

3.17 TREINAMENTO DE POP’S APROVADOS


3.17.1 OS POP’s aprovados devem ser treinados em um prazo de um mês após a
aprovação, conforme POP GQ 016.

3.18 DOCUMENTOS DESCONTINUADOS OU OBSOLETOS


3.18.1 Todos os documentos descontinuados ou obsoletos devem ser destruídos
e os documentos eletrônicos devem ser transferidos para a pasta OBSOLETOS no
diretório I:\Garantia da Qualidade\Garantia da Qualidade\Documentacao Técnica, pelo
analista da Garantia da Qualidade, conforme descrito no item 3.10 do POP GQ 001.
3.18.2 Caso houver necessidade de reativação do documento, a Garantia da
Qualidade deverá emitir a próxima edição do documento conforme item 3.15.

3.19 PERIODICIDADE DE REVISÃO DAS DOCUMENTAÇÕES TÉCNICAS


3.19.1 As documentações técnicas devem sofrer obrigatoriamente revisões a
cada 3 anos, a contar da data de emissão, ou quando houver necessidade de
atualização.

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NOTA: Os anexos são revisados sempre que necessário, de forma independente do POP e a
data de revisão obrigatória é a mesma descrita no procedimento a que pertence.

3.19.2 O POP e seus anexos devem ser revisados e atualizados dentro de um


mês antes da data de expiração da validade do POP.

3.20 CONTROLE DE PROCEDIMENTOS


3.20.1 O controle é realizado através do Índice geral de Procedimentos
Operacionais Padrão, que está disponível para consulta restrita da Garantia da
Qualidade no diretório: I:\Garantia da Qualidade\Garantia da Qualidade\Documentacao
Técnica.
3.20.2 O controle de revisão, atualização, aprovação e distribuição de cópias
controladas dos POP’s é de responsabilidade da Garantia da Qualidade, conforme
descrito no POP GQ 001.

4.0 ANEXOS

Anexo I – Modelo de Procedimento Operacional Padrão


Anexo II – Modelo de anexo
Anexo III – Modelo de anexo
Anexo IV – Tabela de sigla dos departamentos da área fabril

5.0 HISTÓRICO DE REVISÕES

Revisão Data Motivo Responsável


00 05/01/03 1º Emissão A. Brito
01 15/02/05 Alteração de layout e inclusão das siglas C. Queiroz
02 25/10/2005 Alteração de nome de revisão para M. Yura M. Yura
03 17/04/2007 Alteração de cabeçalho e tópicos, inclusão de Carmen Alberti
modelo de procedimento e formulário de registro
04 27/05/2009 Revisão geral do procedimento, com inclusão da M. Carminato
definição do POP, item 5.1. Alteração do layout do
documento, transferindo o Histórico de revisões
para o final do procedimento e retirado o tópico
escopo. Inclusão da validade do POP para 3 anos
e modelos de anexo (anexo II e anexo III).
05 17/06/2009 Alteração do título do POP de Elaboração de M. Carminato
procedimentos para Elaboração e controle de
Procedimentos Operacionais Padrão.
Retirada a data de validade dos anexos. Os
anexos devem seguir a mesma data de validade
do POP a que pertence. Inclusão do prazo de 5
dias úteis para análise crítica do POP após sua
revisão.

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